Hướng dẫn 41/HD-TLĐ 2021 Công đoàn tham gia đối thoại tại nơi làm việc

• Số hiệu: 41/HD-TLD
• Loại văn bản: Hướng dẫn
• Nơi ban hành: Tổng liên đoàn Lao động Việt Nam
• Người ký: Nguyễn Đình Khang
• Ngày ban hành: 11/11/2021

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 41/HD-TLĐ	Hà Nội, ngày 11 tháng 11 năm 2021

HƯỚNG DẪN

CÔNG ĐOÀN THAM GIA ĐỐI THOẠI VÀ THỰC HIỆN QUY CHẾ DÂN CHỦ Ở CƠ SỞ TẠI NƠI LÀM VIỆC

Căn cứ Bộ luật Lao động năm 2019, Luật Công đoàn năm 2012, Luật Thanh tra năm 2010, Nghị định số 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2020 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động (sau đây gọi tắt là Nghị định 145) và Điều lệ Công đoàn Việt Nam;

Để thực hiện quyền và trách nhiệm của tổ chức công đoàn trong tham gia đối thoại và thực hiện quy chế dân chủ, góp phần xây dựng quan hệ lao động hài hòa, ổn định và tiến bộ trong doanh nghiệp, Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam (sau đây gọi tắt là Tổng Liên đoàn) hướng dẫn “Công đoàn tham gia đối thoại và thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc” trong các doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị sự nghiệp ngoài công lập, hợp tác xã có thuê mướn, sử dụng người lao động làm việc (sau đây gọi tắt là doanh nghiệp) đã thành lập công đoàn cơ sở (sau đây gọi tắt là công đoàn). Nội dung cụ thể như sau:

Phần I

THAM GIA XÂY DỰNG QUY CHẾ DÂN CHỦ Ở CƠ SỞ TẠI NƠI LÀM VIỆC

Căn cứ đặc điểm, tình hình lao động, hoạt động sản xuất kinh doanh, quy mô của doanh nghiệp, công đoàn chủ động đề nghị với người sử dụng lao động (NSDLĐ) xây dựng hoặc sửa đổi, bổ sung Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc (sau đây gọi tắt là Quy chế). NSDLĐ sử dụng dưới 10 người lao động (NLĐ) thì không phải ban hành Quy chế.

I. NỘI DUNG QUY CHẾ

Công đoàn đề xuất với NSDLĐ bổ sung thêm vào Quy chế những nội dung sau:

1. Nội dung, hình thức NSDLĐ phải công khai

Ngoài quy định tại Điều 43, Nghị định 145, công đoàn đề nghị NSDLĐ công khai thêm các quy định mới của NSDLĐ liên quan đến quyền lợi của NLĐ; kết luận của cơ quan thanh tra, kiểm tra, kiểm toán, thực hiện kiến nghị của thanh tra, kiểm tra, kiểm toán liên quan đến quyền lợi của NLĐ (trừ những nội dung liên quan đến bí mật nhà nước)...

2. Nội dung, hình thức NLĐ được tham gia ý kiến

Ngoài quy định tại Điều 44, Nghị định 145, công đoàn đề nghị NSDLĐ bổ sung thêm nội dung NLĐ được tham gia ý kiến như: Nội dung đối thoại định kỳ; cách thức tiến hành và kết quả thương lượng tập thể; nội dung, hình thức công khai...

3. Nội dung, hình thức NLĐ được quyết định

Ngoài quy định tại Điều 45, Nghị định 145, công đoàn đề xuất với NSDLĐ bổ sung thêm quyền được quyết định của NLĐ như: Quyền tham gia các câu lạc bộ, chương trình tình nguyện; mức đóng các loại quỹ xã hội, quỹ từ thiện tại doanh nghiệp; tham quan, nghỉ mát hàng năm; quyền được học tập, nâng cao trình độ, tay nghề;... phù hợp với tình hình thực tế tại doanh nghiệp.

4. Nội dung, hình thức NLĐ được kiểm tra, giám sát

Ngoài quy định tại Điều 46, Nghị định 145, công đoàn đề nghị NSDLĐ bổ sung thêm nội dung NLĐ được kiểm tra, giám sát như: Việc thực hiện chế độ, chính sách đối với NLĐ, nhất là các chính sách hỗ trợ NLĐ của Nhà nước thông qua NSDLĐ, trợ cấp thôi việc, mất việc làm; thực hiện kết quả đối thoại, thỏa ước lao động tập thể (TƯLĐTT) mà NSDLĐ tham gia; kết quả thực hiện nghị quyết của hội nghị NLĐ, kết luận của thanh tra, kiểm tra, kiểm toán, thực hiện kiến nghị của thanh tra, kiểm tra, kiểm toán liên quan đến quyền lợi của NLĐ (nếu pháp luật không cấm)...

5. Đối thoại tại nơi làm việc

Ngoài quy định tại Điều 37, 38, Nghị định 145, công đoàn đề nghị với NSDLĐ bổ sung thêm một số nội dung sau: Trình tự đối thoại, các hình thức đối thoại khác theo khoản 3, Điều 63, Bộ luật Lao động.

6. Hội nghị NLĐ

Trong Quy chế cần nêu rõ một số nội dung ngoài quy định trong Nghị định 145 gồm: Trình tự, thời điểm tổ chức hội nghị (theo quy định tại phần III của Hướng dẫn này và Quy chế mẫu đính kèm); hình thức tổ chức hội nghị (trực tiếp, trực tuyến); quy mô tổ chức hội nghị (toàn thể, đại biểu).

7. Các hình thức dân chủ khác

Ngoài tham gia xây dựng nội dung thực hiện Quy chế quy định tại mục 1, 2, 3, 4, 5, 6 nêu trên, công đoàn đề xuất với NSDLĐ quy định thêm các hình thức dân chủ khác vào Quy chế như: Hình thức dân chủ thông qua hộp thư góp ý, thư ngỏ, hiến kế, diễn đàn, tài liệu, ấn phẩm, bản tin, trao đổi trực tiếp với NLĐ...

II. THỰC HIỆN THỰC HIỆN QUY CHẾ DÂN CHỦ

1. Công đoàn chủ động đề xuất, phối hợp với tổ chức của NLĐ tại doanh nghiệp (nếu có), nhóm đại diện đối thoại của NLĐ (nếu có) và NSDLĐ tổ chức phổ biến, tuyên truyền nội dung Quy chế đến toàn thể NLĐ; kết quả tổ chức thực hiện quyền dân chủ ở cơ sở của NLĐ; kết quả các cuộc đối thoại, hội nghị NLĐ và kết quả thực hiện các hình thức dân chủ khác (nếu có).

2. Rà soát, nghiên cứu các quy chế, nội quy, quy định nội bộ của NSDLĐ, chỉ rõ những quy định không còn phù hợp với quy định của pháp luật; đánh giá kết quả thực hiện Quy chế để kiến nghị, đề xuất với NSDLĐ sửa đổi, bổ sung cho phù hợp, đồng thời phối hợp với NSDLĐ triển khai thực hiện bảo đảm hiệu quả. Việc tham gia của công đoàn phải thực chất, hài hòa, trên cơ sở nghiên cứu, lấy ý kiến của cán bộ công đoàn và đoàn viên, NLĐ.

3. Tổ chức triển khai, giám sát việc tổ chức thực hiện Quy chế tại đơn vị mình, cấp mình, phản ánh kịp thời những vướng mắc trong quá trình thực hiện để đề xuất, phối hợp với NSDLĐ xem xét, giải quyết.

Phần II

THAM GIA ĐỐI THOẠI TẠI NƠI LÀM VIỆC

I. XÁC ĐỊNH SỐ LƯỢNG, THÀNH PHẦN THAM GIA ĐỐI THOẠI BÊN NLĐ

Số lượng, thành phần tham gia đối thoại được xác định theo quy định tại Điều 38, Nghị định 145. Để tham gia đối thoại đạt hiệu quả, công đoàn cần chủ động thực hiện các nội dung sau:

1. Đối với doanh nghiệp có 100% NLĐ là đoàn viên công đoàn

Công đoàn chọn cử hoặc bầu thành viên tham gia đối thoại, lập danh sách gửi NSDLĐ và công khai tới toàn thể NLĐ.

2. Đối với doanh nghiệp có NLĐ không là đoàn viên công đoàn

Công đoàn chủ động gặp gỡ, trao đổi, hỗ trợ NLĐ không là đoàn viên công đoàn thành lập nhóm đại diện đối thoại của NLĐ. Số lượng thành viên tham gia đối thoại của mỗi bên được xác định tương ứng theo tỷ lệ số lượng NLĐ là đoàn viên công đoàn, số lượng NLĐ không là đoàn viên công đoàn trên tổng số NLĐ tại thời điểm xác định. Công đoàn lập danh sách thành viên tham gia đối thoại gửi NSDLĐ và công khai tới toàn thể NLĐ. Đối với những doanh nghiệp có đông công nhân lao động mà số NLĐ không là đoàn viên công đoàn chiếm tỷ lệ quá thấp (dưới 5% hoặc ít hơn 300 người) thì không bắt buộc thực hiện việc gặp gỡ.

3. Đối với doanh nghiệp đồng thời có công đoàn, tổ chức của NLĐ tại doanh nghiệp, NLĐ không là thành viên của tổ chức đại diện NLĐ

Công đoàn, tổ chức của NLĐ tại doanh nghiệp và nhóm đại diện đối thoại của NLĐ (bên NLĐ) thống nhất về số lượng, danh sách thành viên tham gia đối thoại tương ứng theo tỷ lệ số lượng NLĐ là đoàn viên công đoàn, số lượng NLĐ là thành viên của tổ chức của NLĐ tại doanh nghiệp, số lượng NLĐ không là thành viên của tổ chức đại diện NLĐ trên tổng số NLĐ tại thời điểm xác định. Công đoàn lập danh sách thành viên tham gia đối thoại gửi NSDLĐ và công khai tới toàn thể NLĐ.

4. Đối với doanh nghiệp chưa thành lập công đoàn và tổ chức đại diện của NLĐ tại doanh nghiệp

Căn cứ đề nghị của NLĐ, công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở trao đổi, thống nhất với NSDLĐ về nội dung, cách thức hỗ trợ NLĐ trong doanh nghiệp thành lập nhóm đại diện đối thoại của NLĐ để tổ chức đối thoại định kỳ. Công đoàn hỗ trợ, hướng dẫn việc tổ chức đối thoại đảm bảo dân chủ, tuân thủ các quy định của pháp luật.

Lưu ý: Nên lựa chọn thành viên tham gia đối thoại là những NLĐ am hiểu về pháp luật, chế độ, chính sách lao động, việc làm, tiền lương, tình hình doanh nghiệp, có khả năng thuyết phục và được NLĐ tín nhiệm.

II. TỔ CHỨC ĐỐI THOẠI ĐỊNH KỲ

Tổ chức đối thoại định kỳ được thực hiện theo quy định tại Điều 39, Nghị định 145. Để cuộc đối thoại có hiệu quả, công đoàn chủ trì, thống nhất với tổ chức của NLĐ tại doanh nghiệp (nếu có), nhóm đại diện đối thoại của NLĐ (nếu có) thực hiện các nội dung sau:

1. Chuẩn bị đối thoại

- Xây dựng kế hoạch tham gia tổ chức đối thoại; dự kiến thời gian, địa điểm, thành phần tham gia đối thoại bên phía NLĐ; cách thức lấy ý kiến NLĐ về nội dung dự kiến đối thoại định kỳ; cơ chế phối hợp, phân công trách nhiệm thực hiện giữa công đoàn, tổ chức của NLĐ tại doanh nghiệp, nhóm đại diện đối thoại của NLĐ; cách thức phổ biến kết quả đối thoại...

- Trên cơ sở nắm bắt tâm tư, nguyện vọng của NLĐ, lựa chọn những nội dung phù hợp với đặc thù, tình hình doanh nghiệp, ưu tiên các nội dung như: Tiền lương, tiền thưởng, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, chất lượng bữa ăn ca, chính sách BHXH, BHTN, BHYT; sáng kiến, giải pháp của NLĐ góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm, hiệu quả sản xuất, kinh doanh, cải thiện môi trường làm việc; trách nhiệm của các bên trong việc tổ chức thực hiện kết quả đối thoại trước đó (nếu có)... để dự kiến nội dung đề nghị đối thoại định kỳ.

- Chủ tịch công đoàn chủ động gặp NSDLĐ, trao đổi để thống nhất về nội dung, địa điểm, thời gian, số lượng, thành phần tham gia đối thoại của mỗi bên và công khai cho tập thể NLĐ biết.

- Tổ chức lấy ý kiến NLĐ về những nội dung dự kiến đề nghị đối thoại định kỳ (có thể qua các hình thức như phát phiếu lấy ý kiến, nghe NLĐ phản ánh, họp tổ công đoàn, công đoàn bộ phận, công đoàn cơ sở thành viên để tập hợp ý kiến, khảo sát trực tuyến, khảo sát qua các mạng xã hội như Facebook, Zalo (do công đoàn lập), mạng thông tin nội bộ của doanh nghiệp...

- Tổng hợp, quyết định lựa chọn nội dung đề nghị đối thoại định kỳ (lưu ý: sắp xếp nội dung theo thứ tự ưu tiên, phù hợp với từng cuộc, hình thức đối thoại). Không nên đề nghị quá nhiều nội dung. Các vấn đề lựa chọn đối thoại phải bảo đảm tính khả thi, được số đông NLĐ quan tâm.

- Phân công nhiệm vụ cho từng thành viên tham gia đối thoại như: Chuẩn bị ý kiến, lập luận, tài liệu liên quan...

- Gửi nội dung đề nghị đối thoại bằng văn bản cho NSDLĐ chậm nhất 05 ngày làm việc trước ngày bắt đầu tổ chức đối thoại định kỳ.

- Nếu có ý kiến phản hồi hoặc nội dung đề nghị đối thoại từ phía NSDLĐ, công đoàn chủ trì, cùng tổ chức của NLĐ tại doanh nghiệp, nhóm đại diện đối thoại của NLĐ xem xét, bàn bạc để chuẩn bị các lập luận, phản biện, tài liệu... Có thể thông tin lại với NSDLĐ để tạo sự đồng thuận cao trước khi đối thoại.

- Họp các thành viên tham gia đối thoại trước khi diễn ra cuộc đối thoại định kỳ để rà soát công việc, nội dung phân công, hoàn thiện các tài liệu, số liệu liên quan đến nội dung đối thoại, các ý kiến và ý kiến phản biện, đồng thời dự kiến các tình huống phát sinh và phương án xử lý.

2. Tiến hành đối thoại

- Khi tiến hành đối thoại, các thành viên tham gia đối thoại thể hiện tinh thần hợp tác, chia sẻ, vì lợi ích chung để thảo luận đạt được đồng thuận đối với các nội dung đối thoại. Trường hợp phát sinh những nội dung mới thì đề nghị NSDLĐ cho hội ý trao đổi nội bộ hoặc tạm dừng đối thoại để thống nhất ý kiến, sau đó trở lại đối thoại tiếp hoặc chuyển nội dung sang cuộc đối thoại tiếp theo.

- Đề xuất người ghi biên bản cuộc đối thoại là đại diện của hai bên, mỗi bên một người. Biên bản đối thoại phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền và chữ ký của người đại diện công đoàn, người đại diện tổ chức của NLĐ tại doanh nghiệp (nếu có) và của người đại diện cho nhóm đại diện đối thoại của NLĐ (nếu có). Cuộc đối thoại được phép ghi âm, ghi hình theo thống nhất của hai bên, giao thư ký hoặc kỹ thuật viên thực hiện.

- Ngay sau khi cuộc đối thoại kết thúc, công đoàn phối hợp với NSDLĐ hoàn thiện biên bản đối thoại, đồng thời đề xuất hưởng giải quyết các nội dung chưa đạt kết quả trong cuộc đối thoại (nếu có).

3. Công bố kết quả đối thoại

Trong thời gian 03 ngày làm việc kể từ khi đối thoại kết thúc, công đoàn chủ trì, phối hợp với tổ chức của NLĐ tại doanh nghiệp (nếu có) và nhóm đại diện đối thoại của NLĐ (nếu có) phổ biến kết quả đối thoại tới toàn thể NLĐ; đề nghị NSDLĐ công khai những nội dung chính của cuộc đối thoại.

III. TỔ CHỨC ĐỐI THOẠI KHI CÓ YÊU CẦU

Việc tổ chức đối thoại khi có yêu cầu của một hoặc các bên được tiến hành theo quy định tại Điều 40, Nghị định 145. Ngoài ra, công đoàn cần chủ trì, phối hợp với tổ chức của NLĐ tại doanh nghiệp (nếu có) và nhóm đại diện đối thoại của NLĐ (nếu có) quan tâm một số nội dung sau:

1. Đối thoại theo yêu cầu bên NLĐ

1.1. Trường hợp NLĐ là đoàn viên công đoàn yêu cầu đối thoại

- Tiếp nhận yêu cầu đối thoại: Khi đoàn viên công đoàn yêu cầu công đoàn đại diện tổ chức đối thoại với NSDLĐ, công đoàn tập hợp nhanh ý kiến từ các đoàn viên, NLĐ, làm rõ lý do có kiến nghị, đề xuất, bức xúc của đoàn viên, NLĐ, nhóm NLĐ. Trường hợp đoàn viên, NLĐ, nhóm NLĐ trực tiếp gửi yêu cầu đối thoại đến NSDLĐ, công đoàn chủ động thu thập thông tin, gặp gỡ đoàn viên, NLĐ, nhóm NLĐ để trao đổi, tư vấn, hướng dẫn nội dung, quy trình tiến hành đối thoại theo quy định của pháp luật và đề nghị đoàn viên, NLĐ, nhóm NLĐ để công đoàn đại diện thực hiện đối thoại.

- Lấy ý kiến thành viên tham gia đối thoại của bên NLĐ: Công đoàn tổ chức họp thành viên tham gia đối thoại (tại mục I/1 phần này) để xem xét, lấy ý kiến biểu quyết của các thành viên để quyết định đề nghị NSDLĐ đối thoại. Đề nghị đối thoại chỉ được thông qua khi được sự đồng ý của ít nhất 30%/ tổng số thành viên được quyền tham gia đối thoại.

- Gửi nội dung yêu cầu đối thoại cho NSDLĐ: Công đoàn gửi văn bản yêu cầu đối thoại tới NSDLĐ, trong đó đề nghị thời gian, địa điểm, thành phần, nội dung đối thoại của bên NLĐ.

- Thông báo nội dung đối thoại tới NLĐ: Trên cơ sở phản hồi, thống nhất của NSDLĐ, công đoàn thông báo cho NLĐ, nhóm NLĐ, tập thể NLĐ biết trong thời gian sớm nhất.

- Tổ chức đối thoại: Thực hiện tương tự như tổ chức đối thoại định kỳ (theo mục II/2 phần này).

- Công bố kết quả đối thoại: Thực hiện tương tự như tổ chức đối thoại định kỳ (theo mục II/3 phần này).

1.2. Trường hợp NLĐ không là thành viên của tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở yêu cầu đối thoại

- Khi NLĐ hoặc nhóm NLĐ không là đoàn viên công đoàn, không là thành viên của tổ chức của NLĐ tại doanh nghiệp đề nghị công đoàn đại diện thực hiện đối thoại hoặc trực tiếp gửi yêu cầu đối thoại đến NSDLĐ thì nội dung, quy trình, cách thức đối thoại thực hiện như mục 1.1 nêu trên.

- Lấy ý kiến thành viên tham gia đối thoại của bên NLĐ: Thành viên lấy ý kiến thực hiện theo mục I/2 phần này.

1.3. Trường hợp NLĐ, nhóm NLĐ bao gồm cả đoàn viên công đoàn, thành viên của tổ chức của NLĐ tại doanh nghiệp, NLĐ không là thành viên của tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở yêu cầu đối thoại

- Khi NLĐ hoặc nhóm NLĐ bao gồm cả đoàn viên công đoàn, thành viên của tổ chức của NLĐ tại doanh nghiệp, NLĐ không là thành viên của tổ chức đại diện NLĐ đồng thời gửi yêu cầu cho công đoàn, tổ chức của NLĐ tại doanh nghiệp, NSDLĐ về cùng nội dung thì công đoàn chủ động phối hợp với tổ chức của NLĐ tại doanh nghiệp, NLĐ không là thành viên của tổ chức đại diện NLĐ thực hiện đối thoại như mục 1.1 nêu trên.

- Lấy ý kiến thành viên tham gia đối thoại của bên NLĐ: Thành viên lấy ý kiến thực hiện theo mục I/3 phần này.

1.4. Trường hợp tổ chức của NLĐ tại doanh nghiệp đề xuất đối thoại với NSDLĐ mời công đoàn, thành viên tham gia đối thoại của công đoàn cùng tham gia đối thoại

Khi tổ chức của NLĐ tại doanh nghiệp mời công đoàn, thành viên tham gia đối thoại của công đoàn cùng tham gia đối thoại với NSDLĐ, thì Ban Chấp hành công đoàn đề nghị tổ chức của NLĐ tại doanh nghiệp cung cấp nội dung yêu cầu đối thoại để nghiên cứu, trao đổi, tư vấn, hướng dẫn tổ chức của NLĐ tại doanh nghiệp thực hiện quy trình đối thoại bảo đảm theo quy định của pháp luật, đồng thời cử đại diện tham gia đối thoại để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp, chính đáng của NLĐ.

Lưu ý: Nếu công đoàn không tham gia đối thoại thì có trách nhiệm theo dõi, giám sát quá trình đối thoại để kịp thời bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp, chính đáng của NLĐ.

2. Đối thoại theo yêu cầu của NSDLĐ

Nội dung yêu cầu đối thoại phải được đề xuất chính thức từ người đại diện theo pháp luật của NSDLĐ. Sau khi tiếp nhận yêu cầu đối thoại, công đoàn tổ chức họp, bàn bạc, thống nhất nội dung, quy trình, thành viên tham gia; nghiên cứu, phân tích các nội dung đưa ra đối thoại, chuẩn bị kỹ ý kiến, lập luận, phân công người phát biểu; đảm bảo những ý kiến đưa ra trong cuộc đối thoại có sức thuyết phục, hiệu quả, bảo đảm quyền, lợi ích của NLĐ.

IV. TỔ CHỨC ĐỐI THOẠI KHI CÓ VỤ VIỆC

Đây là trường hợp đối thoại để giải quyết các tình huống thực tế trong quan hệ lao động, đòi hỏi tổ chức công đoàn cần:

1. Nắm chắc bản chất vụ việc;

2. Nghiên cứu kỹ các quy định của pháp luật và quy định của doanh nghiệp để xử lý tình huống;

3. Vận dụng kỹ năng đối thoại nhuần nhuyễn, bảo vệ tốt nhất quyền lợi NLĐ;

4. Không làm cho vụ việc phát triển theo chiều hướng phức tạp hơn, dẫn đến ngừng việc, đình công trái pháp luật;

5. Lắng nghe ý kiến NLĐ trực tiếp liên quan đến vụ việc, phối hợp tốt với NSDLĐ.

Đối với từng vụ việc cụ thể, công đoàn có thể xem xét mời thêm một số NLĐ không phải là thành viên tham gia đối thoại, am hiểu về lĩnh vực, nội dung liên quan đến vụ việc đó cùng tham gia đối thoại hoặc tham vấn ý kiến của các chuyên gia trước khi tiến hành đối thoại.

Phần III

THAM GIA TỔ CHỨC HỘI NGHỊ NGƯỜI LAO ĐỘNG

I. TRÌNH TỰ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ NLĐ

Công đoàn chủ động bám sát quy định của pháp luật và Điều 47, Nghị định 145 để đề xuất hình thức, nội dung, quy trình tổ chức hội nghị NLĐ (hội nghị); những công đoàn có dưới 10 NLĐ thì không phải tổ chức hội nghị. Nội dung cụ thể như sau:

1. Công tác chuẩn bị

1.1. Xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị

- Công đoàn chủ động đề xuất, thống nhất với NSDLĐ xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị, trong đó xác định: Nội dung, hình thức tổ chức hội nghị; số lượng đại biểu triệu tập và phân bổ đại biểu cho từng đơn vị trực thuộc để bầu chọn (nếu là hội nghị đại biểu); địa điểm, thời gian; phân công chuẩn bị các báo cáo tại hội nghị; kinh phí và các điều kiện vật chất bảo đảm cho việc tổ chức hội nghị cấp doanh nghiệp và cấp đơn vị trực thuộc. Dự kiến người chủ trì, thư ký hội nghị và các nội dung khác phù hợp với đặc thù doanh nghiệp. Kế hoạch do đại diện hai bên ký.

- Công đoàn đề xuất NSDLĐ thành lập Ban Tổ chức hội nghị và phân công rõ trách nhiệm cho từng thành viên. Thành viên Ban Tổ chức hội nghị gồm: Đại diện NSDLĐ, đại diện ban chấp hành công đoàn và đại diện một số bộ phận liên quan khác của NSDLĐ. Đại diện NSDLĐ (cấp trưởng, cấp phó) làm Trưởng ban Tổ chức; đại diện ban chấp hành công đoàn (chủ tịch, phó chủ tịch) làm Phó ban Tổ chức.

- Thành phần tham dự hội nghị cần quy định cụ thể trong kế hoạch tổ chức hội nghị:

+ Đối với hội nghị toàn thể: Là toàn bộ NLĐ của doanh nghiệp. Trường hợp NLĐ không thể rời vị trí sản xuất thì công đoàn và NSDLĐ thỏa thuận về thành phần tham gia, nhưng cần đảm bảo ít nhất 70% NLĐ của NSDLĐ tham dự.

+ Đối với hội nghị đại biểu: Công đoàn và NSDLĐ thỏa thuận, thống nhất đại biểu dự hội nghị phù hợp với tình hình sản xuất, kinh doanh của NSDLĐ, nhưng chỉ tổ chức khi có ít nhất 70% tổng số đại biểu được triệu tập tham dự, trong đó:

Thành phần đương nhiên gồm: Thành viên Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty; Trưởng Ban kiểm soát, kiểm soát viên; Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc, Giám đốc, Phó giám đốc; đại diện cấp ủy đảng, đại diện các tổ chức chính trị-xã hội (nếu có); Kế toán trưởng, Trưởng phòng nhân sự, Trưởng Ban Thanh tra nhân dân (nếu có); ban chấp hành công đoàn hoặc đại diện ban chấp hành công đoàn cấp trên nơi chưa có công đoàn cơ sở (trên cơ sở thống nhất với NSDLĐ) và các trường hợp khác do hai bên thỏa thuận, thống nhất và được quy định trong Quy chế.

Đối với đại biểu bầu (bên NLĐ): Công đoàn đề xuất đối tượng bầu, số lượng bầu đại biểu dự hội nghị cho phù hợp, tổ chức hội nghị bầu bảo đảm dân chủ, khách quan, có tính đại diện các phòng, ban, phân xưởng... Căn cứ vào điều kiện tổ chức hội nghị, công đoàn phối hợp với NSDLĐ thống nhất tỷ lệ được bầu trên số lao động tăng thêm của NSDLĐ. (Ví dụ: doanh nghiệp có từ 101 lao động trở lên thì cứ 100 lao động tăng thêm thì được bầu ít nhất 05 đại biểu).

1.2. Tổ chức, nội dung hội nghị

Trong quá trình xây dựng Quy chế công đoàn đề xuất đưa vào Quy chế một số nội dung sau:

- Hội nghị được tổ chức từ cấp tổ, đội, phòng, ban, phân xưởng, đơn vị trực thuộc (theo cơ cấu tổ chức và quy mô của doanh nghiệp).

- NSDLĐ ban hành kế hoạch tổ chức hội nghị sau khi có ý kiến thống nhất của ban chấp hành công đoàn.

- Trách nhiệm chuẩn bị nội dung hội nghị:

+ NSDLĐ chuẩn bị báo cáo và thực hiện các nội dung gồm: Tình hình sản xuất kinh doanh năm trước, phương hướng hoạt động của NSDLĐ trong năm; giải quyết khiếu nại, tố cáo; thực hiện các phong trào thi đua, khen thưởng, kỷ luật; sử dụng quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, quỹ xã hội từ thiện, kinh phí công đoàn...(những nội dung NLĐ được công khai và được biết); phân bổ đại biểu tham dự hội nghị NLĐ cấp doanh nghiệp cho từng đơn vị trực thuộc, để các đơn vị lựa chọn, bầu chọn (nếu tổ chức hội nghị đại biểu); các nội dung kiến nghị của NLĐ gửi tới đại diện chủ sở hữu (Chủ tịch Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên; Chủ tịch công ty hoặc Công ty mẹ) để giải quyết (nếu có).

+ Công đoàn chuẩn bị báo cáo và thực hiện các nội dung gồm: Tổng hợp kết quả tổ chức hội nghị tại các tổ, đội, phòng, ban, phân xưởng...; tổng hợp các đề xuất, kiến nghị của NLĐ góp ý để sửa đổi, bổ sung thỏa ước lao động tập thể (TƯLĐTT), nội quy, quy chế về tiền lương, tiền thưởng, định mức lao động, quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, quỹ xã hội từ thiện...; tổng hợp các ý kiến khác liên quan đến quyền và lợi ích của NLĐ; tình hình thực hiện quy chế dân chủ, đối thoại tại nơi làm việc, tình hình thực hiện Nghị quyết hội nghị năm trước và kết quả giải quyết các kiến nghị của tập thể NLĐ sau các cuộc đối thoại; hướng dẫn công đoàn cấp trực thuộc chuẩn bị nội dung báo cáo và tham gia với chuyên môn đồng cấp tổ chức hội nghị cấp mình theo kế hoạch.

+ Hai bên có thể thống nhất dự kiến số lượng, người chuẩn bị ý kiến phát biểu, tham luận.

1.3. Maket hội nghị

Công đoàn thống nhất với NSDLĐ về mẫu, nội dung maket tổ chức hội nghị, nên có nội dung sau:

Logo CĐVN	Logo DN
Tên doanh nghiệp .................................... HỘI NGHỊ NGƯỜI LAO ĐỘNG NĂM .................. Địa điểm, ngày ........ tháng ........ năm ...........

2. Tổ chức hội nghị cấp đơn vị trực thuộc

2.1. Công tác chuẩn bị

- Căn cứ kế hoạch tổ chức hội nghị của doanh nghiệp, người đứng đầu đơn vị phối hợp với công đoàn xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị của cấp mình; chuẩn bị nội dung, hình thức tổ chức, thành phần tham dự, chương trình hội nghị; các báo cáo thuộc phạm vi trách nhiệm được phân công; các điều kiện vật chất, trang bị kỹ thuật, trang trí, khánh tiết... bảo đảm phục vụ hội nghị.

- Chuẩn bị nội dung hội nghị:

+ Người đứng đầu đơn vị xây dựng báo cáo và chuẩn bị các nội dung: Tình hình sản xuất kinh doanh năm trước, phương hướng hoạt động của đơn vị trong năm; kết quả giải quyết khiếu nại, tố cáo; thực hiện các phong trào thi đua, khen thưởng, kỷ luật; kết quả đóng góp vào quỹ phúc lợi, quỹ xã hội từ thiện của NLĐ trong đơn vị; các nội dung khác do hai bên thống nhất.

+ Công đoàn chuẩn bị báo cáo và thực hiện các nội dung: Tổng hợp các ý kiến của NLĐ liên quan đến quyền và lợi ích của NLĐ; tình hình thực hiện Nghị quyết hội nghị năm trước và kết quả giải quyết các kiến nghị của NLĐ sau các cuộc đối thoại; các nội dung khác do hai bên thống nhất.

2.2. Tổ chức hội nghị

- Người đứng đầu đơn vị phối hợp với công đoàn chủ trì, điều hành tổ chức hội nghị theo chương trình hai bên đã thống nhất, trình bày các báo cáo theo phân công.

- Trên cơ sở ý kiến trao đổi, thảo luận tại hội nghị, người đứng đầu đơn vị và công đoàn hoàn thiện các báo cáo, kiến nghị, đề xuất của NLĐ cấp mình để gửi cấp trên và trình bày, thảo luận tại hội nghị cấp doanh nghiệp (hoặc cấp tập đoàn, tổng công ty).

- Đề cử, bầu người đại diện để tham dự hội nghị cấp doanh nghiệp (nếu có).

- Đề cử, bầu thành viên tham gia đối thoại cấp mình và cấp doanh nghiệp (nếu có).

- Thông qua biên bản, hoàn thiện biên bản hội nghị và phổ biến, công khai đến toàn thể NLĐ trong đơn vị mình và gửi cấp trên theo quy định.

3. Tổ chức hội nghị cấp doanh nghiệp

3.1. Cơ quan điều hành, giúp việc hội nghị

- Chủ trì hội nghị: Là người điều hành hội nghị và giải quyết các vấn đề phát sinh tại hội nghị theo thẩm quyền. Chủ trì hội nghị gồm 02 thành viên, một người đại diện cho NSDLĐ, một người đại diện cho ban chấp hành công đoàn, được đề xuất từ phía các bên và tiến hành bầu tại hội nghị. Hai thành viên chủ trì hội nghị bình đẳng về quyền, phân công nhiệm vụ điều hành phù hợp, tương xứng với vai trò, trách nhiệm của từng thành viên. Trong trường hợp hai thành viên không thống nhất được về một vấn đề cụ thể thì xin ý kiến hội nghị.

- Thư ký hội nghị: Là người ghi chép biên bản hội nghị, giúp chủ trì hội nghị xử lý các vấn đề liên quan đến hội nghị, hoàn thiện các văn bản hội nghị ngay sau khi hội nghị kết thúc. Thư ký hội nghị gồm 02 thành viên do người chủ trì hội nghị của các bên (NSDLĐ và tổ chức công đoàn hoặc đại diện tập thể NLĐ) cử.

3.2. Diễn tiến hội nghị

- Chào cờ (khuyến khích).

- Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu.

- Bầu chủ trì hội nghị; chủ trì lên điều hành hội nghị.

- Đại diện NSDLĐ và đại diện công đoàn trình bày các báo cáo theo phân công.

- Đại biểu thảo luận, chất vấn tại hội nghị.

- Mời lãnh đạo phát biểu (nếu có).

- Chủ trì hội nghị tiếp thu ý kiến góp ý và trả lời kiến nghị thuộc trách nhiệm; kết luận thông qua các báo cáo, nội quy, quy chế nội bộ và TƯLĐTT (nếu có).

- Ký kết TƯLĐTT (nếu có).

- Bầu hoặc công bố thành viên tham gia đối thoại bên NLĐ (nếu có).

- Bầu Ban Thanh tra nhân dân đối với doanh nghiệp nhà nước (nếu có).

- Khen thưởng, phát động thi đua, ký kết giao ước thi đua (nếu có).

- Biểu quyết thông qua Nghị quyết hoặc những nội dung chính của Biên bản hội nghị (viết chung là Nghị quyết).

- Bế mạc hội nghị.

Lưu ý: Nếu tổ chức hội nghị bằng hình thức trực tuyến thì công đoàn đề xuất với NSDLĐ quy định rõ trong quy chế tổ chức hội nghị một số nội dung sau: 1) địa chỉ đăng nhập, có xác thực OTP, theo tên đăng nhập và mật khẩu được đơn vị cấp trong thời gian diễn ra hội nghị; 2) cách thức biểu quyết, thảo luận; 3) hình thức bỏ phiếu trực tuyến (bỏ phiếu điện tử hoặc bỏ phiếu từ xa), mẫu phiếu có gắn QR code, thời gian, thời lượng bỏ phiếu, phiếu hợp lệ, không hợp lệ, xác nhận kết quả bỏ phiếu; 4) bảo đảm đầy đủ điều kiện về trang thiết bị, đường truyền, công tác bảo mật; 5) hướng dẫn, tập duyệt trước cho đại biểu tham dự hội nghị các nội dung trên.

4. Tổ chức thực hiện Nghị quyết hội nghị

Ngay sau khi kết thúc hội nghị, đại diện NSDLĐ và đại diện công đoàn hoặc đại diện tổ chức của NLĐ tại doanh nghiệp (nếu có) thực hiện các nội dung sau:

- Tiếp thu ý kiến hoàn thiện các nội dung báo cáo đã trình tại hội nghị để ban hành; gửi báo cáo lên cấp trên của các bên.

- Phổ biến Nghị quyết hội nghị đến toàn thể NLĐ.

- Chỉ đạo cấp trực thuộc của mỗi bên triển khai thực hiện Nghị quyết hội nghị theo chức năng, nhiệm vụ được giao.

- Sửa đổi, bổ sung nội quy, quy chế có nội dung trái với TƯLĐTT đã ký kết hoặc sửa đổi, bổ sung (nếu có) hoặc trái với Nghị quyết hội nghị.

- Định kỳ 6 tháng đánh giá thực hiện Nghị quyết hội nghị (đánh giá những nội dung đã thực hiện, những tồn tại, vướng mắc, phát sinh trong quá trình thực hiện, đề xuất các giải pháp đề thực hiện nghị quyết trong thời gian tiếp theo).

II. THỜI ĐIỂM TỔ CHỨC HỘI NGHỊ

1. Thời điểm tổ chức hội nghị cấp trực thuộc doanh nghiệp

Hội nghị các đơn vị trực thuộc tiến hành theo kế hoạch tổ chức hội nghị của doanh nghiệp do NSDLĐ ban hành.

2. Thời điểm tổ chức hội nghị cấp doanh nghiệp

Căn cứ tình hình thực tế, công đoàn đề xuất với NSDLĐ thời điểm tổ chức hội nghị cho phù hợp. Có thể được quy định trong Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc của doanh nghiệp (ví dụ: Quý I hàng năm).

Để phát huy quyền dân chủ của NLĐ trong việc đánh giá kết quả hoạt động của năm trước và đề xuất giải pháp thực hiện nhiệm vụ năm công tác mới, công đoàn nên đề xuất với NSDLĐ tổ chức hội nghị vào quý I hàng năm. Đối với công ty cổ phần, thời điểm tổ chức nên trước Đại hội cổ đông thường niên để NLĐ có thể kiến nghị những nội dung thuộc thẩm quyền quyết định của chủ sở hữu và được trình, giải quyết kịp thời tại Đại hội đồng cổ đông của doanh nghiệp.

3. Thời điểm tổ chức hội nghị cấp tập đoàn, tổng công ty

Khuyến khích công đoàn cấp trên cơ sở phối hợp với NSDLĐ tổ chức hội nghị cấp Tập đoàn, Tổng Công ty, thời điểm tổ chức do hai bên xác định.

Trình tự, nội dung tổ chức hội nghị do hai bên thống nhất, có thể vận dụng theo mục I, phần này.

Phần IV

TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CẤP CÔNG ĐOÀN

I. TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM

1. Triển khai Hướng dẫn “Công đoàn tham gia tổ chức đối thoại và thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc” và phát hành tài liệu phục vụ công tác tuyên truyền, tập huấn cho các cấp công đoàn.

2. Tổ chức phổ biến, quán triệt tới các Liên đoàn Lao động tình, thành phố, Công đoàn ngành Trung ương, Công đoàn Tổng công ty và các doanh nghiệp trực thuộc Tổng Liên đoàn về các quy định tại Nghị định 145 và các quy định pháp luật khác liên quan về xây dựng và thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc.

3. Định kỳ kiểm tra, giám sát các cấp công đoàn triển khai thực hiện chủ trương của Đảng, pháp luật của Nhà nước, quy định của Tổng Liên đoàn về xây dựng và thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc; phối hợp với cơ quan chức năng thực hiện thanh tra, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác này của NSDLĐ.

4. Định kỳ sơ, tổng kết đánh giá kết quả việc Công đoàn tham gia xây dựng và thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở, hàng năm báo cáo Ban Chỉ đạo Trung ương về kết quả thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc của tổ chức Công đoàn Việt Nam.

5. Tham gia, kiến nghị với các cơ quan nhà nước có thẩm quyền xây dựng và hoàn thiện quy định pháp luật về thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc, nhất là các nội dung kiến nghị nhằm giải quyết nhũng vướng mắc trong quá trình thực hiện.

II. LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG TỈNH, THÀNH PHỐ, CÔNG ĐOÀN NGÀNH TRUNG ƯƠNG VÀ TƯƠNG ĐƯƠNG, CÔNG ĐOÀN TỔNG CÔNG TY TRỰC THUỘC TỔNG LIÊN ĐOÀN

1. Tổ chức phổ biến, tuyên truyền về chủ trương của Đảng, pháp luật của Nhà nước và Hướng dẫn này đến cán bộ công đoàn, đoàn viên, NLĐ thuộc phạm vi quản lý; đề xuất với cấp ủy, chính quyền đồng cấp ban hành văn bản chỉ đạo việc thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc; chủ động phối hợp với các ngành, địa phương, cơ quan chức năng tổ chức tuyên truyền, vận động việc xây dựng và thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc đến NSDLĐ trên địa bàn.

2. Chỉ đạo và hướng dẫn công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở hỗ trợ công đoàn cơ sở, tập thể NLĐ tại doanh nghiệp tham gia xây dựng và thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc của doanh nghiệp; tổ chức làm điểm, rút ra bài học kinh nghiệm để thực hiện diện rộng trong phạm vi quản lý.

3. Tập huấn nghiệp vụ, kỹ năng cho cán bộ công đoàn các cấp để nắm được nội dung, quy trình và kỹ năng trong tham gia, hỗ trợ, giúp đỡ xây dựng và thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc.

4. Định kỳ kiểm tra, giám sát công đoàn cấp dưới hoặc phối hợp với chuyên môn thực hiện kiểm tra, giám sát việc thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc theo quy định của pháp luật và Hướng dẫn này.

5. Định kỳ 6 tháng (trước 15/6), một năm (trước 30/11) tổ chức sơ kết, tổng kết và báo cáo kết quả thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc về Tổng Liên đoàn (theo phụ lục đính kèm hướng dẫn này).

III. CÔNG ĐOÀN CẤP TRÊN TRỰC TIẾP CƠ SỞ

1. Tổ chức hoặc phối hợp với chuyên môn đồng cấp và các cơ quan chức năng phổ biến, tuyên truyền các quy định của Đảng, Nhà nước, Tổng Liên đoàn về thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc đến cán bộ, đoàn viên công đoàn, NLĐ và NSDLĐ.

2. Tổ chức bồi dưỡng tập huấn cho cán bộ công đoàn cơ sở trực thuộc về các chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước và hướng dẫn của công đoàn cấp trên liên quan đến việc thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở. Quan tâm bồi dưỡng nâng cao kỹ năng đối thoại, thương lượng, tập hợp NLĐ... cho cán bộ công đoàn cơ sở và các thành viên tham đối thoại.

3. Rà soát các công đoàn cơ sở thuộc phạm vi quản lý, các doanh nghiệp trên địa bàn về tình hình xây dựng và thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc để kịp thời hỗ trợ.

4. Định kỳ sơ kết, tổng kết, báo cáo công đoàn cấp trên kết quả thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc.

5. Thường xuyên theo dõi, giám sát việc thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc của doanh nghiệp để kịp thời có ý kiến với chính quyền, chuyên môn đồng cấp trong việc đôn đốc, nhắc nhở các doanh nghiệp triển khai thực hiện theo quy định, bảo đảm quyền và lợi ích của NLĐ.

IV. HIỆU LỰC THI HÀNH

Hướng dẫn này có hiệu lực thi hành từ ngày ký, thay thế Hướng dẫn số 1360/HD-TLĐ ngày 28/8/2019 về Công đoàn tham gia xây dựng và thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc. Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có vướng mắc, phản ánh kịp thời về Tổng Liên đoàn (qua Ban Quan hệ Lao động) để nghiên cứu, xem xét, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.

TM. BAN CHẤP HÀNH CHỦ TỊCH Nguyễn Đình Khang

PHỤ LỤC

MỘT SỐ MẪU VĂN BẢN ÁP DỤNG TRONG THỰC HIỆN QUY CHẾ DÂN CHỦ Ở CƠ SỞ
(Kèm theo Hướng dẫn số 41/HD-TLĐ ngày 11/11/2021 của TLĐ)

Mẫu 01	Biên bản đối thoại định kỳ/ khi có có yêu cầu/ khi có vụ việc
Mẫu 02	Nghị quyết Hội nghị người lao động năm ...
Mẫu 03	Biên bản Hội nghị người lao động năm ...
Mẫu 04	Quyết định ban hành Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc
Mẫu 05	Bảng tổng hợp số liệu kết quả thực hiện Quy chế dân chủ ở cơ sở 6 tháng……/năm……

Mẫu 01

TÊN DOANH NGHIỆP -------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------

BIÊN BẢN
ĐỐI THOẠI ĐỊNH KỲ/THEO YÊU CẦU/KHI CÓ VỤ VIỆC TẠI NƠI LÀM VIỆC
LẦN THỨ..............NĂM 20...............

Căn cứ Bộ luật Lao động năm 2019; Nghị định số 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2020 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động;

Căn cứ Quyết định số:.../QĐ-, ngày …/…/…… của Giám đốc Công ty ............................. về việc ban hành Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc;

Vào lúc ... giờ... phút, ngày... tháng ... năm 20 ..., tại (địa điểm tổ chức đối thoại)... Công ty... đã tổ chức đối thoại... lần thứ ... năm ...

Thành phần tham dự:

1. Đại diện Ban Giám đốc công ty:

Ông/Bà: .................................... ; chức vụ: ....................................

2. Đại diện tập thể người lao động:

Ông/Bà: .................................... ; chức vụ: ....................................

3. Đại diện Công đoàn cấp trên (nếu có):

Ông/Bà: .................................... ; chức vụ: ....................................

4. Thư ký hội nghị:

Ông/Bà: .................................... ; chức vụ: ....................................

Phần I. Nội dung đối thoại (ghi rõ những nội dung được tổng hợp từ ý kiến của người lao động đề xuất đối thoại).

Phần II. Diễn biến cuộc đối thoại (ý kiến thảo luận của các đại biểu tham dự đối thoại).

Phần III. Kết quả đối thoại (các nội dung thống nhất, giải pháp, thời gian thực hiện và hoàn thành; nội dung chưa thống nhất, đề xuất biện pháp giải quyết).

Buổi đối thoại kết thúc vào lúc....giờ ....... phút, cùng ngày.

Biên bản được đọc lại cho các bên tham dự cùng nghe, thống nhất ký tên và được lập thành ... bản và có giá trị như nhau, mỗi bên tham gia đối thoại giữ một bản, một bản lưu tại công ty. Biên bản được công khai đến toàn thể người lao động biết, thực hiện./.

THƯ KÝ

ĐẠI DIỆN TẬP THỂ NGƯỜI LAO ĐỘNG

GIÁM ĐỐC

Mẫu 02

TÊN DOANH NGHIỆP -------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------

NGHỊ QUYẾT
HỘI NGHỊ NGƯỜI LAO ĐỘNG NĂM 202...

Căn cứ Bộ luật Lao động năm 2019; Nghị định số 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2020 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động;

Căn cứ Quyết định số:.../QĐ-, ngày …/…/…… của Giám đốc Công ty .......................... về việc ban hành Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc;

Vào lúc ... giờ ... phút, ngày ... tháng ... năm 20 ..., tại (địa điểm tổ chức hội nghị)... Công ty... đã tổ chức Hội nghị người lao động năm ...

Thành phần tham dự hội nghị gồm:

1. Đại diện Ban Giám đốc.

2. Đại diện Ban Chấp hành CĐCS.

3. Đại biểu khách mời: Công đoàn cấp trên (nếu có).

4. Và sự có mặt của ... đại biểu, đại diện cho các phòng, ban, phân xưởng, tổ, đội trong Công ty.

HỘI NGHỊ NGƯỜI LAO ĐỘNG CÔNG TY... NĂM...
QUYẾT NGHỊ

1. Nhất trí thông qua Báo cáo thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh của Công ty năm ...; phương hướng, nhiệm vụ, kế hoạch sản xuất, kinh doanh năm...

2. Nhất trí thông qua Báo cáo tình hình hoạt động Công đoàn cơ sở năm... và phương hướng hoạt động năm...

3. Hội nghị người lao động Công ty đã biểu quyết nhất trí với nội dung đã thảo luận, thống nhất tại Hội nghị; các nội dung (sửa đổi: nội quy, quy chế của công ty) hoặc (dự thảo mới TƯLĐTT...); kết quả bầu thành viên tham gia đối thoại, bầu ban thanh tra nhân dân (nếu có) và các nội dung khác có liên quan trực tiếp đến quyền và nghĩa vụ của người lao động.

4. Hội nghị giao Ban Giám đốc và Ban Chấp hành CĐCS Công ty tiếp thu đầy đủ các ý kiến đống góp của đại biểu tham dự; có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện đầy đủ Nghị quyết Hội nghị người lao động đà thông qua.

5. Hội nghị kêu gọi toàn thể đoàn viên, người lao động phát huy tinh thần trách nhiệm của mình, hưởng ứng tích cực các hoạt động, phong trào thi đua do Ban Giám đốc, Ban Chấp hành CĐCS phát động góp phần thực hiện thắng lợi Nghị quyết Hội nghị người lao động năm ...

Nghị quyết Hội nghị người lao động năm 202... được Hội nghị thông qua và có hiệu lực kể từ ngày ký./.

THƯ KÝ

ĐẠI DIỆN TẬP THỂ NGƯỜI LAO ĐỘNG

GIÁM ĐỐC

Mẫu 03

TÊN DOANH NGHIỆP -------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------

BIÊN BẢN
HỘI NGHỊ NGƯỜI LAO ĐỘNG NĂM 202...

Căn cứ Bộ luật Lao động năm 2019; Nghị định số 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2020 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động;

Căn cứ Quyết định số:.. ./QĐ - , ngày.../.../... của Giám đốc Công ty .................................... về việc ban hành Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc;

Vào lúc ... giờ ... ngày ... tháng ... năm ... tại Công ty tổ chức Hội nghị người lao động năm...

Thành phần:... (số đoàn viên)/... (số lao động), đại diện cho các phòng, ban, phân xưởng, tổ, đội sản xuất trong Công ty tham dự.

A. PHẦN NGHI THỨC

1. Chào cờ (khuyến khích).

2. Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu.

3. Bầu chủ trì hội nghị; chủ trì lên điều hành hội nghị.

B. NỘI DUNG (chủ trì hội nghị điều hành)

1. Đại diện Ban Giám đốc báo cáo tình hình sản xuất, kinh doanh; thực hiện Hợp đồng lao động, nội quy lao động, những nội dung công khai cho đoàn viên người lao động biết để giám sát; thực hiện chế độ chính sách đối với người lao động trong năm...; phương hướng, nhiệm vụ, kế hoạch sản xuất, kinh doanh năm ...; tiếp thu và giải trình các kiến nghị, đề xuất của người lao động.

2. Đại diện Ban Chấp hành CĐCS báo cáo hoạt động Công đoàn, công tác phối hợp với Ban giám đốc thực hiện TƯLĐTT, chăm lo, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp chính đáng cho người lao động; những nội dung người lao động được tham gia ý kiến, quyết định và kiểm tra, giám sát; tổng hợp ý kiến, kiến nghị, đề xuất của người lao động.

3. Đại biểu thảo luận: (ghi ý kiến phát biểu từng người).

4. Bầu thành viên tham gia đối thoại (nếu có).

5. Bầu Ban Thanh tra nhân dân đối với doanh nghiệp nhà nước (nếu có).

6. Phát biểu của lãnh đạo (nếu có).

7. Khen thưởng, phát động thi đua, ký giao ước thi đua (nếu có)

8. Biểu quyết thông qua Nghị quyết hội nghị người lao động hoặc những nội dung chính của Biên bản hội nghị.

Hội nghị kết thúc vào hồi... cùng ngày.

THƯ KÝ

CHỦ TRÌ HỘI NGHỊ

Mẫu 04

TÊN DOANH NGHIỆP -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: …/QĐ……	……..., ngày tháng năm 20…

QUYẾT ĐỊNH

Ban hành Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc

GIÁM ĐỐC CÔNG TY ...

Căn cứ Bộ luật Lao động năm 2019;

Căn cứ Nghị định số 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2020 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động;

Căn cứ Điều lệ (Quy chế hoạt động) của Công ty...;

Xét đề nghị của ....................................

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc của Công ty ...

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Ban Giám đốc; Ban Chấp hành Công đoàn cơ sở; các đơn vị trực thuộc và toàn thể người lao động làm việc tại Công ty chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.

Nơi nhận: - Ban GĐ Cty; - BCH CĐCS Cty; - Công đoàn cấp trên trực tiếp; - Lưu: VT, CĐCS.

GIÁM ĐỐC (Ký tên và đóng dấu)

TÊN DOANH NGHIỆP -------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------

QUY CHẾ

DÂN CHỦ Ở CƠ SỞ TẠI NƠI LÀM VIỆC
(Kèm theo Quyết định số ............../QĐ-........ ngày... tháng... năm 202.... của Giám đốc Công ty )

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi áp dụng

Quy chế này quy định về quyền và trách nhiệm của người sử dụng lao động (NSDLĐ), người lao động (NLĐ) và tổ chức đại diện người lao động ở cơ sở trong việc thực hiện Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc (QCDC) của Công ty....

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Người lao động đang làm việc theo hợp đồng lao động tại Công ty.

2. Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc Công ty.

3. Ban Chấp hành Công đoàn cơ sở Công ty (viết tắt BCH CĐCS).

Điều 3. Nguyên tắc thực hiện

1. Thiện chí, hợp tác, trung thực, bình đẳng, công khai và minh bạch;

2. Tôn trọng quyền và lợi ích hợp pháp của NLĐ, NSDLĐ và các tổ chức, cá nhân khác có liên quan;

3. Tổ chức thực hiện QCDC không được trái pháp luật và đạo đức xã hội.

Điều 4. Những hành vi cấm khi thực hiện QCDC

1. Xâm phạm an ninh quốc gia, trật tự an toàn xã hội, lợi ích của nhà nước;

2. Xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp của NSDLĐ và NLĐ;

3. Trù dập, phân biệt đối xử với người tham gia đối thoại, người khiếu nại, tố cáo.

Chương II

NỘI DUNG QUY CHẾ DÂN CHỦ Ở CƠ SỞ TẠI NƠI LÀM VIỆC

Mục 1

NỘI DUNG NSDLĐ CÔNG KHAI, NLĐ THAM GIA Ý KIẾN, QUYẾT ĐỊNH, KIỂM TRA, GIÁM SÁT

Điều 5. Nội dung NSDLĐ phải công khai

1. Tình hình sản xuất, kinh doanh của NSDLĐ;

2. Nội quy lao động, thang lương, bảng lương, định mức lao động, nội quy, quy chế và các văn bản quy định khác của NSDLĐ liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của NLĐ;

3. Các thỏa ước lao động tập thể mà NSDLĐ tham gia (thỏa ước cấp doanh nghiệp, thỏa ước ngành, thỏa ước nhóm doanh nghiệp);

4. Việc trích lập, sử dụng quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi và các quỹ do NLĐ đóng góp (nếu có);

5. Việc trích nộp kinh phí công đoàn, BHXH, BHYT, BHTN;

6. Tình hình thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật, giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến quyền, nghĩa vụ và lợi ích của NLĐ;

7. Nội dung khác theo quy định của pháp luật.

Điều 6. Hình thức công khai

1. Niêm yết công khai tại nơi làm việc;

2. Thông báo tại các cuộc họp, các cuộc đối thoại, hội nghị NLĐ;

3. Thông báo bằng văn bản cho BCH CĐCS để thông báo đến đoàn viên, NLĐ;

4. Thông báo trên hệ thống thông tin nội bộ;

5. Đăng trên trang thông tin nội bộ của doanh nghiệp;

6. Hình thức khác mà pháp luật không cấm.

Điều 7. Nội dung NLĐ được tham gia ý kiến

1. Xây dựng, sửa đổi, bổ sung nội quy, quy chế và các văn bản quy định khác của NSDLĐ liên quan đến quyền, nghĩa vụ và lợi ích của NLĐ;

2. Xây dựng, sửa đổi, bổ sung thang lương, bảng lương, định mức lao động; đề xuất nội dung thương lượng tập thể;

3. Đề xuất, thực hiện giải pháp tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất lao động, cải thiện điều kiện làm việc, bảo vệ môi trường, phòng chống cháy nổ;

4. Nội dung khác liên quan đến quyền, nghĩa vụ và lợi ích của NLĐ theo quy định của pháp luật.

Điều 8. Hình thức lấy ý kiến

1. Lấy ý kiến trực tiếp NLĐ;

2. Lấy ý kiến thông qua BCH CĐCS;

3. Lấy ý kiến tại Hội nghị NLĐ; đối thoại tại nơi làm việc;

4. Phát phiếu hỏi, gửi dự thảo văn bản để NLĐ tham gia ý kiến;

5. Hình thức khác mà pháp luật không cấm.

Điều 9. Những nội dung, hình thức NLĐ được quyết định

1. Giao kết, sửa đổi, bổ sung, chấm dứt HĐLĐ theo quy định của pháp luật;

2. Gia nhập hoặc không gia nhập CĐCS;

3. Tham gia hoặc không tham gia đình công theo quy định của pháp luật;

4. Biểu quyết nội dung thương lượng tập thể đã đạt được để ký kết TƯLĐTT theo quy định của pháp luật;

5. Nội dung khác theo quy định của pháp luật hoặc theo thỏa thuận của các bên;

6. Hình thức quyết định của NLĐ thực hiện theo quy định của pháp luật.

Điều 10. Nội dung, hình thức NLĐ được kiểm tra, giám sát

1. Việc thực hiện hợp đồng lao động và TƯLĐTT;

2. Việc thực hiện nội quy lao động, quy chế và các văn bản quy định khác của NSDLĐ liên quan đến quyền, nghĩa vụ và lợi ích của NLĐ;

3. Việc sử dụng quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, các quỹ do NLĐ đóng góp;

4. Việc trích nộp kinh phí công đoàn, BHXH, BHYT, BHTN của NSDLĐ;

5. Việc thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật, giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến quyền, nghĩa vụ và lợi ích của NLĐ;

6. Hình thức kiểm tra, giám sát của NLĐ thực hiện theo quy định của pháp luật (thông qua kiểm tra, giám sát của CĐCS; Hội nghị NLĐ hàng năm; công khai, dân chủ; hoạt động đối thoại tại nơi làm việc...).

7. NLĐ được quyền giám sát các nội dung theo khoản 6, Điều này (trừ nội dung thuộc bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh được quy định trong Nội quy lao động của Công ty).

Mục 2. TỔ CHỨC HỘI NGHỊ NGƯỜI LAO ĐỘNG

Điều 11. Tổ chức Hội nghị NLĐ

1. Hội nghị NLĐ do NSDLĐ và BCH CĐCS tổ chức hàng năm nhằm tổng kết, đánh giá, công khai kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động CĐCS, chia sẻ, trao đổi thông tin và thực hiện các quyền dân chủ của NLĐ, NSDLĐ trong Công ty.

2. Thời gian, hình thức, quy mô tổ chức

a) Thời gian: Hội nghị NLĐ được tổ chức ít nhất 1 năm một lần, vào quý I.

b) Hình thức, quy mô tổ chức: Hội nghị trực tiếp hoặc hội nghị trực tuyến, hội nghị toàn thể hoặc hội nghị đại biểu (tùy vào đặc điểm sản xuất, kinh doanh, tổ chức lao động đang làm việc tại doanh nghiệp, NSDLĐ và BCH CĐCS thống nhất quyết định hình thức, quy mô tổ chức hội nghị cho phù hợp).

3. Thành phần tham dự:

a) Đối với hội nghị toàn thể: Là toàn thể NLĐ trong Công ty.

b) Đối với hội nghị đại biểu: NSDLĐ thống nhất với BCH CĐCS phân bổ số lượng, cơ cấu phù hợp, đồng đều cho các bộ phận. Căn cứ vào số lượng phân bổ, các Tổ công đoàn chọn cử đại diện NLĐ tham gia Hội nghị.

c) Đại biểu đương nhiên bao gồm: Hội đồng quản trị; Ban Giám đốc; Ban kiểm soát; Kế toán trưởng, Trưởng phòng nhân sự; BCH CĐCS; đại diện cấp ủy đảng, đại diện các tổ chức chính trị - xã hội (nếu có); ban thanh tra nhân dân (nếu có); đại diện BCH công đoàn cấp trên (nơi chưa có CĐCS).

4. Nội dung hội nghị

Hội nghị tập trung báo cáo, thảo luận các nội dung sau:

a) Tình hình sản xuất kinh doanh của NSDLĐ;

b) Việc thực hiện HĐLĐ, TƯLĐTT, nội quy, quy chế và cam kết, thỏa thuận khác tại nơi làm việc;

c) Điều kiện làm việc; môi trường làm việc;

d) Kiến nghị (yêu cầu) của NLĐ, CĐCS đối với NSDLĐ;

đ) Kiến nghị (yêu cầu) của NSDLĐ với NLĐ và CĐCS;

e) Nội dung khác mà hai bên quan tâm.

5. Công tác chuẩn bị hội nghị

a) Trước thời gian dự kiến tổ chức hội nghị NLĐ 15 ngày, Giám đốc Công ty chủ trì triệu tập cuộc họp chuẩn bị hội nghị, tham gia cuộc họp gồm: Giám đốc, Chủ tịch CĐCS, đại diện các bộ phận có liên quan.

b) Nội dung cuộc họp chuẩn bị thống nhất kế hoạch, nội dung, thời gian, địa điểm; số lượng, cơ cấu phân bổ đại biểu (nếu là hội nghị đại biểu), phân công nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên.

c) Phân công trách nhiệm

- NSDLĐ chuẩn bị: Báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, việc thực hiện hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, nội quy, quy chế công ty, điều kiện làm việc, an toàn vệ sinh lao động, kết quả giải quyết những kiến nghị của NLĐ, thực hiện nghị quyết hội nghị NLĐ lần trước.

- BCH CĐCS chuẩn bị: Báo cáo tổng kết phong trào thi đua, hoạt động của CĐCS, tổng hợp kiến nghị đề xuất của NLĐ, công tác chăm lo bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp chính đáng của đoàn viên, NLĐ.

- NSDLĐ và Chủ tịch CĐCS thống nhất các nội dung công khai, nội dung lấy ý kiến biểu quyết tại hội nghị, sửa đổi, bổ sung nội quy, quy chế, TƯLĐTT của Công ty...

6. Chương trình hội nghị

Hội nghị NLĐ Công ty chì tổ chức khi có ít nhất 70%/ tổng số đại biểu triệu tập tham dự. Chương trình hội nghị diễn ra cụ thể như sau:

a) Chào cờ (khuyến khích)

b) Bầu chủ trì hội nghị, cử thư ký hội nghị (biểu quyết giơ tay).

c) Thông qua Chương trình Hội nghị.

d) Đại diện các bên trình bày các báo cáo tại điểm c, khoản 5, Điều này.

đ) Đại biểu thảo luận, kiến nghị đề xuất.

e) NSDLĐ giải đáp thắc mắc; bàn giải pháp đảm bảo việc làm, thu nhập, cải thiện và nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho NLĐ; nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, cải tiến điều kiện làm việc...

f) Phát biểu của lãnh đạo (nếu có).

g) Ký kết, sửa đổi, bổ sung TƯLĐTT (nếu có).

h) Bầu thành viên tham gia đối thoại bên đại diện NLĐ (nếu có).

i) Bầu Ban Thanh tra nhân dân đối với doanh nghiệp nhà nước (nếu có).

j) Tổ chức khen thưởng, phát động thi đua, ký giao ước thi đua (nếu có).

k) Thông qua Nghị quyết hội nghị.

7. Phổ biến, triển khai, giám sát thực hiện Nghị quyết hội nghị.

a) NSDLĐ phối hợp với BCH CĐCS tổ chức phổ biến nội dung Nghị quyết hội nghị đến toàn thể NLĐ trong Công ty.

b) BCH CĐCS có trách nhiệm tổ chức kiểm tra, giám sát việc thực hiện Nghị quyết hội nghị.

c) Định kỳ 6 tháng một lần, NSDLĐ phối hợp với CĐCS tổ chức đánh giá kết quả thực hiện Nghị quyết hội nghị; kết quả thực hiện, kiến nghị của NLĐ.

Mục 3 .TỔ CHỨC ĐỐI THOẠI TẠI NƠI LÀM VIỆC

Điều 12. Đối thoại tại nơi làm việc

Đối thoại tại nơi làm việc là việc chia sẻ thông tin, tham khảo, thảo luận, trao đổi ý kiến giữa NSDLĐ với NLĐ hoặc BCH CĐCS về những vấn đề liên quan đến quyền, lợi ích và mối quan tâm của các bên tại nơi làm việc nhằm tăng cường sự hiểu biết, hợp tác, cùng nỗ lực hướng tới giải pháp các bên cùng có lợi.

Điều 13. Nguyên tắc đối thoại tại nơi làm việc

1. Thiện chí, hợp tác, trung thực, bình đẳng, công khai và minh bạch;

2. Tôn trọng quyền và lợi ích hợp pháp của NLĐ, NSDLĐ và các tổ chức, cá nhân khác có liên quan;

3. Tổ chức đối thoại tại nơi làm việc không được trái pháp luật và đạo đức xã hội.

4. Kết quả đối thoại được công bố công khai, kịp thời đến toàn thể NLĐ trong công ty biết, thực hiện.

Điều 14. Tổ chức đối thoại định kỳ

1. NSDLĐ có trách nhiệm phối hợp với BCH CĐCS tổ chức đối thoại định kỳ tại nơi làm việc.

a) Số lượng, thành phần tham gia đối thoại của mỗi bên như sau:

- Bên NSDLĐ: Người đại diện theo pháp luật của Công ty hoặc người được ủy quyền bằng văn bản, trưởng phòng nhân sự, kế toán trưởng Công ty (do NSDLĐ chọn cử và ra quyết định bằng văn bản về việc chọn cử tham gia đối thoại).

- Bên NLĐ: Chủ tịch, phó Chủ tịch, ủy viên BCH CĐCS, đại diện NLĐ ở một số bộ phận (đảm bảo theo điểm a, Khoản 2, Điều 38, Nghị định số 145/2020/NĐ-CP).

- Thư ký: Do NSDLĐ và BCH CĐCS thống nhất chọn cử, thư ký Hội nghị đối thoại không thuộc thành phần tham gia đối thoại của 2 bên. Thư ký có nhiệm vụ chuẩn tài liệu, ghi chép trung thực, đầy đủ nội dung đối thoại vào biên bản đối thoại.

NSDLĐ có trách nhiệm chuẩn bị điều kiện vật chất cần thiết và bố trí địa điểm cho việc tổ chức đối thoại.

b) Số lần đối thoại: Ít nhất 01 năm một lần

c) Thời gian tổ chức đối thoại:

Vào quý I hàng năm. Khi có việc đột xuất (bất khả kháng) phải thay đổi thời gian tổ chức đối thoại, NSDLĐ và CĐCS phải thống nhất việc tạm hoãn (thay đổi thời gian tổ chức đối thoại) nhưng không quá 15 ngày làm việc kể từ ngày tổ chức cuộc đối thoại bị hoãn các bên phải tổ chức đối thoại.

d) Địa điểm: Tại Công ty.

đ) Nội dung đối thoại:

đ1) Nội dung đối thoại bắt buộc theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều 63 của Bộ luật Lao động.

đ2) Ngoài nội dung quy định tại điểm c khoản 2 Điều 63 của Bộ luật Lao động, các bên lựa chọn một hoặc một số nội dung sau đây để tiến hành đối thoại:

đ2.1) Tình hình sản xuất, kinh doanh của NSDLĐ;

đ2.1) Việc thực hiện hợp đồng lao động, TƯLĐTT, nội quy lao động, quy chế và cam kết, thỏa thuận khác tại nơi làm việc; đ2.2) Điều kiện làm việc;

đ2.3) Yêu cầu của NLĐ, tổ chức đại diện NLĐ đối với NSDLĐ;

đ2.4) Yêu cầu của NSDLĐ đối với NLĐ, tổ chức đại diện NLĐ;

đ2.5) Nội dung khác mà một hoặc các bên quan tâm.

e) Trách nhiệm của các bên:

NSDLĐ có trách nhiệm:

e.1) Cử đại diện bên NSDLĐ tham gia đối thoại tại nơi làm việc theo quy định;

e.2) Bố trí địa điểm, thời gian và các điều kiện vật chất cần thiết khác để tổ chức đối thoại tại nơi làm việc;

e.3) Báo cáo tình hình thực hiện đối thoại và QCDC với cơ quan quản lý nhà nước về lao động khi được yêu cầu.

BCH CĐCS có trách nhiệm:

e.1) Cử thành viên đại diện tham gia đối thoại theo quy định;

e.2) Tham gia ý kiến với NSDLĐ về nội dung QCDC;

e.3) Lấy ý kiến NLĐ, tổng hợp và chuẩn bị nội dung đề nghị đối thoại;

e.4) Tham gia đối thoại với NSDLĐ theo quy định tại khoản 2 Điều 63 của Bộ luật Lao động và quy chế này.

g) Cách thức tổ chức đối thoại:

Công tác chuẩn bị

Chậm nhất 05 ngày làm việc trước ngày tổ chức đối thoại, CĐCS gửi nội dung đối thoại cho NSDLĐ và ngược lại (nội dung yêu cầu đối thoại căn cứ kết quả lấy ý kiến, kiến nghị của NLĐ và tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, việc lấy ý kiến có thể thực hiện thông qua cuộc họp CĐCS và các tổ trưởng Công đoàn hoặc lấy ý kiến trực tiếp từ NLĐ ở các bộ phận sản xuất kinh doanh tùy vào đặc thù của cơ sở và số lượng NLĐ).

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được nội dung đối thoại, hai bên thống nhất nội dung, thời gian, địa điểm, thành phần tham gia đối thoại định kỳ và NSDLĐ ban hành Quyết định (kế hoạch) bằng văn bản về việc tổ chức đối thoại (nêu rõ chương trình, thời gian, địa điểm, nội dung, thành phần tham dự ). Quyết định tổ chức đối thoại phải được gửi đến Chủ tịch CĐCS trước ngày đối thoại.

NSDLĐ và Chủ tịch CĐCS phân công các thành viên tham gia đối thoại của mỗi bên chuẩn bị nội dung, tài liệu liên quan cho buổi đối thoại.

Tổ chức đối thoại

Đối thoại định kỳ tại nơi làm việc được tiến hành với sự có mặt trên 70% trở lên số thành viên đại diện cho mỗi bên. Trường hợp Hội nghị đối thoại không đủ trên 70% số thành viên đại diện cho mỗi bên, NSDLĐ quyết định hoãn cuộc đối thoại vào thời gian sau đó và các bên phải tổ chức đối thoại vào thời gian do hai bên thống nhất (tùy vào tình hình sản xuất kinh doanh và điều kiện thực tế của công ty).

Chương trình buổi đối thoại

- Người đại diện theo pháp luật của Công ty hoặc người được ủy quyền bằng văn bản và Chủ tịch CĐCS đồng chủ trì, cử thư ký ghi biên bản đối thoại.

- Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu.

- Thông qua báo cáo kết quả thực hiện nội dung đối thoại lần trước.

- Đại diện mỗi bên trình bày nội dung đề xuất đối thoại.

- NSDLĐ và Chủ tịch CĐCS điều hành thảo luận, trả lời thống nhất từng nội dung đối thoại của mỗi bên.

- Thống nhất các bên, kết luận từng nội dung đối thoại.

- Thông qua biên bản đối thoại. Nội dung biên bản đối thoại phải thể hiện các nội dung chính như sau:

+ Những nội dung tại buổi đối thoại mà hai bên thống nhất, công khai cho NLĐ biết và tổ chức thực hiện.

+ Những nội dung tại buổi đối thoại mà hai bên chưa thống nhất, sẽ tiếp tục đề xuất vào kỳ đối thoại tiếp theo.

+ Những vấn đề phát sinh (nếu có) ngoài nội dung đối thoại mà hai bên đã thống nhất, chưa thống nhất.

Trong quá trình đối thoại, các thành viên tham gia đối thoại có trách nhiệm phân tích, giải trình, phản biện, cung cấp thông tin, số liệu, tư liệu, trao đổi, thảo luận trên tinh thần xây dựng, đoàn kết, dân chủ, công khai, minh bạch, tôn trọng.

Kết thúc đối thoại

- Đại diện các bên ký tên xác nhận nội dung biên bản.

- Biên bản cuộc đối thoại định kỳ tại nơi làm việc được lập thành 04 bản, mỗi bên tham gia đối thoại giữ một bản, 01 bản niêm yết (thông báo) trong nội bộ Công ty, 01 bản lưu Văn phòng Công ty.

- Công khai kết quả nội dung đối thoại cho NLĐ biết và tổ chức thực hiện.

Điều 15. Tổ chức đối thoại khi có yêu cầu của một hoặc các bên

Nội dung thực hiện theo Điều 40, Nghị định số 145/2020/NĐ-CP của Chính phủ.

Điều 16. Tổ chức đối thoại khi có vụ việc

Nội dung thực hiện theo Điều 41, Nghị định số 145/2020/NĐ-CP của Chính phủ.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 17. Trách nhiệm thi hành

1. Căn cứ Bộ luật Lao động năm 2019; Nghị định số 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2020 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động và Quy chế này, các phòng, ban, đơn vị trực thuộc và toàn thể đoàn viên, NLĐ trong Công ty nghiêm túc thực hiện, nâng cao ý thức trách nhiệm, phát huy quyền dân chủ tại nơi làm việc, góp phần bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp chính đáng của mình, đồng thời xây dựng quan hệ lao động hải hòa, ổn định và tiến bộ trong doanh nghiệp.

2. Trưởng các đơn vị trực thuộc Công ty có trách nhiệm phối hợp với BCH CĐCS phổ biến nội dung của Quy chế đến toàn thể đoàn viên, NLĐ trong Công ty biết và thực hiện. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc phát sinh, Ban Giám đốc và BCH CĐCS sẽ xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.

GIÁM ĐỐC (Ký tên, đóng dấu)

Tiếng Anh (English)

VIETNAM GENERAL CONFEDERATION OF LABOR -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No. 41/HD-TLD	Hanoi, November 11, 2021

GUIDANCE

TRADE UNIONS’ PARTICIPATION IN DIALOGUES AND IMPLEMENTATION OF GRASSROOTS DEMOCRACY REGULATIONS AT WORKPLACE

Pursuant to the 2019 Labor Code; the 2012 Trade Union Law; the 2010 Inspection Law; the Government’s Decree No. 145/2020/ND-CP dated December 14, 2020, elaborating and providing guidance on implementation of several Articles of the Labor Code on labour conditions and relationship (hereinafter referred to as Decree 145); and the Regulation of Vietnam Trade Union;

In order for trade unions to exercise their rights and responsibilities to participate in dialogues and implement democracy regulations, contributing to building harmonious, stable and progressive relationships at workplace, the Presidium of the Vietnam General Confederation of Labor (hereinafter referred to as General Confederation) herein provides the Guidance on “Trade unions’ participation in dialogues and implementation of grassroots democracy regulations at workplace” at enterprises, organizations, non-public non-business units and cooperatives hiring and engaging employees (hereinafter referred to as enterprises) that already set up their own workplace trade unions (hereinafter referred to as trade unions). Details are given hereunder:

Part I

PARTICIPATION IN FORMULATION OF GRASSROOTS DEMOCRACY REGULATIONS AT WORKPLACE

Based on the characteristics and circumstances of labour, production and business activities, and the size, of the enterprise where it is operating, the trade union can proactively request employers to make, revise or supplement the grassroots democracy regulations at workplace (hereinafter referred to as Regulations). Employers engaging fewer than 10 employees are exempted from issuing these Regulations.

I. CONTENT

...

...

...

1. Items employers make available to their employees and disclosure methods

In addition to those stipulated in Article 43 of the Decree No. 145, trade unions can advise employers to communicate new regulations pertaining to employee’s benefits and interests that they impose; conclusions of inspection, review or audit agencies, and their compliance with inspection, review or audit recommendations concerning employees' benefits and interests (except those dealing with state secrets), and so on.

2. Items available for employees’ comment and commenting methods

In addition to those referred to in Article 44 of the Decree No. 145, trade unions can advise employers to allow employees to comment upon the followings: issues to be discussed in periodic dialogues; manner and outcomes of the collective bargaining; items to be disclosed to employees, disclosure methods, etc.

3. Items subject to employee decisions and decision-making methods

In addition to those stated in Article 45 of the Decree No. 145, trade unions can recommend employers to grant more rights to make decisions to employees, such as the right to join clubs, volunteer programs; rates of contribution to social funds or charitable funds in the workplace; annual sightseeing tours and vacations; the right to take training and mentoring programs for the purposes of promotion of their professional qualification, skills or expertise; etc., to adapt to the actual workplace situation.

4. Items subject to employee's inspection or supervision, and inspection or supervision methods

In addition to those referred to in Article 46 of the Decree No. 145, trade unions can advise employers to allow employees to inspect and supervise the followings: Employer’s implementation of employee’s policies and benefits, especially employee support policies that employers are assigned by the state to carry out, employment termination, severance pay or unemployment compensations; employer’s implementation of outcomes of dialogues or collective bargaining agreements in which employers participate; results of implementation of resolutions of employee meetings, inspection or audit conclusions or recommendations pertaining to their employees’ benefits and interests (if not prohibited by law), etc.

5. Workplace dialogues

...

...

...

6. Employee meetings

Under these Regulations, several items other than those provided in the Decree No. 145, including meeting formalities and dates (prescribed in Part III of this Guidance and sample Regulations attached); meeting forms (online or offline); meeting size (general or delegate), should be delineated.

7. Other workplace democracy practices

In addition to getting involved in developing those aimed at implementation of Regulations as stated in sections 1, 2, 3, 4, 5 and 6 above, trade unions may recommend employers to add more regulations on other democracy forms to the Regulations, such as implementing democracy regulations via mailboxes, open letters, suggestions, forums, materials, publications, bulletins, direct conversations with employees, etc.

II. ACTIONS INVOLVED IN IMPLEMENTATION OF DEMOCRACY REGULATIONS

1. The trade union actively proposes, and cooperates with the employee organization at workplace (if any), the employee delegation to dialogues (if any) and the employer in taking charge of, activities of communicating and disseminating the content of the Regulations to all employees; results of employees’ exercise of workplace democracy rights; results of staff dialogues, conferences and results of implementation of other workplace democracy practices (if any).

2. Review and study the internal rules and regulations of the employer, specifying the regulations that are no longer aligned with the provisions of law; evaluate the results of implementation of the Regulations to make recommendations to the employer about appropriate amendments and supplements, and at the same time cooperate with the employer in effectively implementing democracy regulations. Trade union’s involvement should be real, harmonious, based on the study and survey of opinions from trade union officers and members or employees.

3. Take charge of implementing and supervising implementation of the Regulations by the host enterprise and the trade union itself, and promptly raise any issues arising from the implementation process in order to recommend and cooperate with the employee in considering possible actions.

Part II

...

...

...

I. DETERMINING HOW MANY AND WHAT PARTICIPANTS ON EMPLOYEE SIDE ARE ADMITTED TO WORKPLACE DIAGLOGUES

The number of participants in and participants eligible to attend a workplace dialogue shall be decided in accordance with Article 38 in the Decree No. 145. In order to effectively participate in the dialogue, the trade union should actively carry out the following activities:

1. At an enterprise where all employees are trade union members (briefly called union employees)

The trade union nominates or elects its members to the dialogue, prepare the list of participants for submission to the employer and make it available to all employees.

2. At an enterprise where employees are not trade union members (briefly called non-union employees)

The trade union actively meets and converse with non-union employees, and assists them in setting up a delegation to the dialogue. The number of participants in the dialogue on each side is calculated on the basis of the corresponding ratio of the number of union employees or the number of non-union employees to total number of employees calculated at a specified time. The trade union prepares the list of participants in the dialogue for submission to the employer and makes it available to all employees. If there is a very low percentage of non-union employees at an enterprise employing a lot of people (i.e., less than 5% or fewer than 300 persons), meeting with these employees shall not be required.

3. At an enterprise where a trade union and an employee organization at workplace are operating, and employees are not members of the employee representation organization

The trade union, the employee organization at workplace and the employee delegation to the dialogue (on employee side) arrive at an agreement on the number and list of participants in the dialogue on the basis of the corresponding ratio of the number of union employees, the number of employees who are members of the employee organization at workplace, or the number of employees who are not members of the employee delegation, to total number of employees calculated at a specified time. The trade union prepares the list of participants in the dialogue for submission to the employer and makes it available to all employees.

4. At an enterprise where neither the trade union nor the employee representation organization at workplace is set up

...

...

...

Notes: It is advised that participants in the dialogue should be the employees who are expert in labour, employment and wage legislation, regulations, policies, operational situation, demonstrate good persuasion skills and gain trust from other employees.

II. ORGANIZATION OF PERIODIC DIALOGUES

Periodic dialogues are organized under the provisions of Article 39 in the Decree No. 145. In order to hold an effective dialogue, the trade union should preside over and reach agreement with the employee organization at workplace (if any) or the employee delegation to dialogues (if any) on the following:

1. Preparing for the dialogue

- Develop a plan to participate in the dialogue organization; and propose the meeting schedule, venue and eligible participants in the dialogue on employee side; how to get employees' opinions on the expected agenda; mechanism for cooperation and assignment of responsibilities between the trade union, the employee organization at workplace, and employee delegation to dialogues; how to communicate the results of the dialogue...

- On the basis of grasping employee’s thoughts and aspirations, select dialogue issues or items suitable to the characteristics and situation of the enterprise with priority given to the followings: wages, bonuses, working time, rest time, quality of shift meals, social insurance, unemployment insurance, health insurance policies; initiatives and solutions of employees that contribute to improving product quality, production and business efficiency, and improving working environment; responsibilities of the parties for implementing the results of previous dialogues (if any)... in order to suggest periodic dialogue issues or items.

- The trade union president proactively meets with the employer to discuss and agree on the meeting agenda, venue, time, number of participants and participants eligible to be admitted in the dialogue on each side, and make them available to all employees.

- Organize consultations with employees on the proposed issues or items of the periodic dialogue (carried out by handing out survey forms, listening to employees' feedback, holding meetings in group- or department-level or member trade unions to gather opinions, conduct online surveys, surveys via social networks such as Facebook, Zalo (created by trade unions), internal social networks,...

- Synthesize and decide on the suggested agenda for the periodical dialogue (notes: arrange issues or items to be discussed in the dialogue in order of priority and depending on each dialogue session and form). Too many issues or items to be discussed in the dialogue are not advised. Issues and items on the dialogue agenda selected to be discussed should be feasible and interested by a large number of employees.

...

...

...

- Send the written request for a dialogue to the employer at least 05 working days before the date of starting the periodic dialogue.

- If there is feedback or proposed dialogue issues or items on the employer side, the presiding union works in collaboration with the employee organization at workplace or the employee delegation to the dialogue to consider and discuss preparation for arguments, defences, other related documents,... It is possible to report to the employer so as to create a high consensus before the dialogue.

- Meet with participants in the dialogue before the dialogue periodically takes place to review the work, assignments, and complete the documents and data related to the dialogue issues and items, ideas, defenses and, at the same time, anticipate emergencies and response plans.

2. Beginning the dialogue

- When entering into the dialogue, participants should act in the spirit of cooperation and sharing, for the common interest to discuss how to attain consensus on dialogue issues. In case any new issue arises, it is suggested that the employer allow internal discussion or temporary suspension of the dialogue to reach agreement, then resume the dialogue or move on to other dialogue issues.

- Recommend the persons who are representatives from both sides and a person from each side to write up the dialogue’s minutes. The minutes of the dialogue must bear the signatures of the enterprise’s legal representative or the authorized person and the trade union’s representative, the representative of the employee organization at workplace (if any) and the representative of the employee delegation to the dialogue (if any). When the dialogue is taking place, audio and video recording may be allowed according to the agreement between both sides, and carried out by the secretary or technician.

- Immediately after the dialogue, the trade union cooperates with the employer in finalizing the dialogue minutes and proposing solutions to unsolved issues (if any).

3. Announcing dialogue outcomes

Within 3 working days after the dialogue ends, the trade union shall take charge of and coordinate with the employee organization at workplace (if any) and the employee delegation to the dialogue (if any) in communicating the dialogue outcomes to all employees; requesting the employer to make the main dialogue issues or items available to its staff.

...

...

...

Holding a dialogue at the request from one or more sides shall be subject to the provisions of Article 40 of the Decree 145. In addition, the trade union should take charge of and cooperate with the employee organization at workplace (if any) and the employee delegation to the dialogue (if any) that are interested in the followings:

1. Entering into the dialogue at the employee’s request

1.1. If union employees demand a dialogue

- Receiving the dialogue request: When there are any union members requesting the trade union to represent them to have a dialogue with the employer, the trade union quickly gathers their opinions to clarify the reasons for any petition, recommendation or grievance from union members, employees or group of employees. In case where a union member, employee, or group of employees directly sends a call for a dialogue to be held to the employer, the trade union actively collects information, meets with that union member, employee, and group of employees to exchange views, give advice and guidance on issues to be discussed in the dialogue and procedures for entering into such dialogue in accordance with law, and to advise them to authorize the trade union to represent them in the dialogue.

- Collecting opinions from members attending the dialogue on the employee side: The trade union holds a meeting with members participating in the dialogue (as stated in I/1 of this section) to consider issuing or take their votes on the decision to request the employer to hold the dialogue. This decision is approved only when obtaining consent from at least 30%/total number of members authorized to participate in the dialogue.

- Sending issues or items to be discussed in the dialogue to the employer: The trade union files the written call for the dialogue to the employer, including the proposed time, venue, attendees and issues to be discussed in the dialogue on the employee side.

- Making issues or items to be discussed in the dialogue available to employees: After receipt of feedback or agreement from the employer, the trade union informs employees, groups of employees or collectives of employees at its earliest convenience.

- Beginning the dialogue: All steps are the same as those in holding a periodic dialogue (as stated in II/2 of this section).

- Announcing dialogue outcomes: All steps are the same as those in holding a periodic dialogue (as stated in II/3 of this section).

...

...

...

- When employees or groups of employees that are neither members of the trade union nor members of the employee organization at workplace request the trade union to act on their behalf to engage in the dialogue or directly send a call for a dialogue to the employer, content, procedures and formalities of the dialogue shall be the same as those stated in 1.1 above.

- Collecting opinions from participants in the dialogue on the employee side: All steps in collecting opinions shall be subject to I/2 in this section.

1.3. If employees, groups of employees, including union members, members of the employee organization at workplace, or employees that are not members of the employee representation organization at workplace, demand a dialogue

- When employees, groups of employees including union members, members of the employee organization at workplace and employees who are not members of the employee representation organization concurrently raise the same issue to the trade union, the employee organization at workplace and the employer, the trade union shall actively cooperate with the employee organization at workplace, employees who are not members of the employee representation organization in engaging in the dialogue as stated in 1.1 above.

- Collecting opinions from participants in the dialogue on the employee side: All steps in collecting opinions shall be subject to I/3 in this section.

1.4. If the employee organization at workplace that propose a dialogue with the employer invites the trade union and its authorized union members to the dialogue

When the employee organization at workplace invites the trade union and its nominated members to attend the dialogue with the employer, the trade union’s Executive Committee requests the employee organization at workplace to inform issues to be discussed in the dialogue in order to examine them, exchange views with, advise and guide the employee organization at workplace on how to carry out dialogue procedures in accordance with law, and nominate its representative to the dialogue to protect the legitimate rights and interests of employees.

Notes: If the trade union does not attend the dialogue, it shall be responsible for monitoring and overseeing dialogue procedures in order to take timely action to protect the legitimate rights and interests of employees.

2. Entering into the dialogue at the employer’s request

...

...

...

IV. ORGANIZATION OF CASE-BY-CASE DIALOGUES

This type of dialogue is to deal with factual situations arising from labor relationships and requires the trade union to:

1. Fully grasp the substance of each case;

2. Carefully study legislative regulations and internal rules and regulations of each enterprise to handle any situation likely to arise;

3. Manipulate dialogue and communication skills, ultimately protect rights and interests of employees;

4. Avoid making the case likely to escalate to the extent of the illegal strike or work stoppage;

5. Listen to opinions from employees directly related to the case, and build good rapport with the employer.

Depending on the particular case, the trade union may consider additionally inviting a number of non-union employees, employees who are expert in the fields and issues related to that case to the dialogue, or consult experts before entering into the dialogue.

Part III

...

...

...

I. STEPS IN ORGANIZING EMPLOYEE CONFERENCES

A trade union should closely adhere to law and Article 47 of the Decree No. 145 to propose the form, content and procedures for organization of an employee conference (briefly called conference); any trade union with the membership of fewer than 10 employees are not required to hold any conference. Details about these steps are given hereunder:

1. Preparing for the conference:

1.1. Developing the plan to organize the conference

- The trade union should actively propose and agree with the employer on formulation of the plan to organize the conference which specifies: Content and form of the conference; the number of delegates to the conference and distribution of the number of delegates that each subordinate unit can elect to the conference (in case of the delegate conference); conference schedule and venue; assignment of tasks of preparing for presentations in the conference; budget and physical conditions necessary for organization of the conference at the corporate level and the subordinate unit level. Recommendation for the conference chair, secretary and other preparations should be made according to the particular workplace situation. The plan is signed on both sides.

- The trade union recommends the employer to set up the conference organizing committee and clearly assigns duties to each of its members. The organizing committee is composed of: The employer’s representative, the representative of the trade union’s executive committee and representatives from several related departments of the employer. The employer’s representative (holding the chief or deputy chief position) is appointed as the head of the organizing committee; the representative of the trade union’s executive committee (holding the president or vice president position) is appointed as the vice head of the organizing committee.

- Participants in the conference should be clearly stated in the plan to organize the conference:

+ As for the general/plenary conference: Participants are all of the employees working for the enterprise. In case where employees cannot leave their production position, the trade union and the employer should reach agreement on participants provided that at least 70% of employees can attend.

+ As for the delegate/representative conference: The trade union and the employer reach agreement on the delegates to the conference according to the employer’s production and business situation, and hold the conference only if at least 70% of total number of delegates who are invited attend. Attendees are composed of the followings:

...

...

...

With regard to voting delegates (on the employee side): The trade union shall recommend the candidates for election, the relevant number of delegates to the conference, hold the election meeting that ensures democracy, impartiality and take into account representatives from departments, committees, workshops, etc. Based on conditions for organization of the conference, the trade union may cooperate with the employer to agree on the ratio of elected candidates to total increased number of employees on the employer side. (Example: An enterprise hires and employs at least 101 persons, at least 05 delegates are nominated per an increase of 100 employees).

1.2. Organization and agenda of the conference

When formulating the trade union Regulations, several points mentioned hereunder should be added to the Regulations:

- The employee conference is organized by groups, teams, departments, divisions, workshops or subordinate units (according to the organization structure and size of the enterprise).

- The employer issues the plan to organize the conference after reaching agreement with the trade union’s executive committee.

- Responsibilities for preparing for the content of the conference:

+ The employer prepares the presentation containing the followings: Production and business situation of the previous year, business proposal of the employer in the current year; resolving complaints and accusations; carrying out emulation, commendation and discipline movements; using reward funds, welfare funds, social charity funds, trade union funds... (those information which are communicated or accessible to employees); allocating quotas for delegates to the enterprise-level employee conference to each subordinate unit and in order for participating units to select and vote their delegates (in case of holding the delegate conference); employee's recommendations that employees send to the owner's representatives (e.g., President of the Governing Board, Members’ Board; President of the company or the parent company) to seek their decision (if any).

+ The trade union prepares the presentation containing the followings: Synthesizing the results of the conference held by a group, team, division, department, workshop...; synthesizing suggestions and recommendations of the employees for the purpose of amendment and supplement to the collective bargaining agreement (CBA), internal rules and regulations on wages, salaries, bonuses, labor norms, reward fund, welfare fund, social charity fund...; synthesizing other opinions concerning the rights and benefits of the employees; the implementation of democratic regulations or dialogues at work, the implementation of the previous year's conference resolutions and the results of settlement of recommendations of the employee collective after each dialogue; providing guidance for the directly affiliated trade union to prepare presentations and work with its peer professional unit to organize conference at that level according to the predetermined plan.

+ Participants on both sides can agree on the estimated number of presentations or speeches and persons preparing these presentations or speeches.

...

...

...

The trade union should agree with the employer on the sample and content of the conference banner/backdrop, which should show the following information:

VGCL’s logo

Enterprise’s logo

Enterprise's name: …………………………..

EMPLOYEE CONFERENCE OF THE YEAR...............

(Venue), day…month…year…

2. Organizing the conference of the directly affiliated unit

2.1. Preparing for the conference

- Based on the enterprise's plan to organize the conference, the head of the unit shall cooperate with the trade union in formulating its own meeting plan; making preparations related to the content and form of its conference, participants, agenda; presentations that it is assigned to give; facility, equipment, decoration, guest welcoming conditions,... which are necessary for the meeting to take place.

...

...

...

+ The unit’s head prepares his/her presentation containing the following information: Production and business situation of the previous year, business proposal of the unit in the current year; results of settlement of complaints and denunciations; implementation of emulation, commendation and sanctioning movements; results of contribution to the welfare fund, the social charity fund by employees in the unit; other content agreed upon from both sides.

+ The trade union prepares the presentation containing the followings: Synthesizing the opinions from the employees related to their rights and interests; the implementation of the Resolution of the previous year's conference and the results of the settlement of the employees' recommendations after the dialogues; other issues to be discussed as agreed upon on both sides.

2.2. Organizing the conference

- The unit’s head shall cooperate with the trade union in presiding over and organizing the conference according to the agenda agreed upon on both sides, and shall present on his/her part.

- On the basis of opinions exchanged and discussed in the conference, the unit’s head in conjunction with the trade union shall prepare the report, recommendations and proposals of the employees under their management for submission to the superior so that they are presented and discussed in the conference at the enterprise (or corporation or incorporation level).

- Nominate and elect the representative to the conference at the enterprise level (if any).

- Nominate and elect its members to the dialogue at its own level and the enterprise level (if any).

- Approve the minutes, complete the conference minutes, and communicate it to all of its employees as well as submit it to the superior in accordance with regulations.

3. Organizing the conference at the enterprise level

...

...

...

- Conference chair: This is a person presiding over the conference and resolving any issues that arise in the conference under his/her authority. There shall be 02 chairs, including 1 representative of the employer and 1 representative of the executive committee of the trade union, who are nominated from both sides and elected in the conference. Both chairing members have equal rights and duties to chair the conference which are appropriate and match roles and responsibilities of each member. In case where both members fail to agree on a particular issue, the conference resolution on this issue shall be sought.

- Conference secretary: This is a person writing up the conference minutes, assisting in the conference chair to deal with any issue arising in the conference, and finalizing conference documents promptly after the conference. There shall be 02 secretaries nominated by the chair on each side (the employer and the trade union or the representative of the employer).

3.2. Conference scenario

- Flag salute (recommended).

- Opening speeches and delegate welcoming remarks.

- Electing the conference chair; the elected chair taking charge of the conference.

- Presentations given on the part of the employer’s representative and the trade union’s representative.

- Delegates entering into discussion and raising questions.

- Invitation for leadership’s speeches (if any).

...

...

...

- Signing CBA (If any).

- Electing or announcing members participating in the dialogue on the employee side (if any).

- Electing the people’s inspection board at the state enterprise (if any).

- Offering rewards, launching emulation activities and signing emulation agreements (if any).

- Voting for ratification of the Resolution or main content of the conference minutes (as commonly known as Resolution).

- Closing remark.

Notes: When organizing an online conference, the trade union may recommend the employer to specify the followings in the conference organization regulations: 1) login addresses authenticated by OTP codes, username and passwords granted by the unit during the conference; 2) voting and discussion methods; 3) online voting form (e-voting or remote voting), ballots with QR codes, time and duration of voting, valid and invalid votes, confirmation of voting results; 4) conformity with all conditions relating to equipment, transmission lines, security work; 5) guidance and rehearsal related to the aforesaid for delegates prior to the conference.

4. Implementing the conference resolution

Immediately after the conference, the employer’s representative and the trade union’s representative or the representative if the employee organization at workplace (if any) shall perform the activities hereunder:

...

...

...

- Communicate the conference resolution to all employees.

- Instruct subordinate units on each side to implement the resolution according to their assigned functions and duties.

- Amend and supplement internal rules and regulations in conflict with the CBA already in effect or amended (if any), or the conference resolution.

- Every six months, assess the implementation of the conference resolution (i.e., achievements, unsolved issues, problems arising during the implementation period, recommended actions for ongoing implementation of the resolution in the future).

II. CONFERENCE TIME

1. Determining when the conference of the unit directly affiliated to the enterprise is held

The conference of units directly affiliated to the enterprise is held according to the plan to organize the conference approved by the enterprise.

2. Determining when the conference at the enterprise level is held

Based on the actual situation, the trade union may recommend the appropriate time of the conference to the employer. The time of the conference can be stipulated in the workplace democracy regulations of the enterprise (e.g., the conference held in the Quarter I each year).

...

...

...

3. Determining when the conference at the corporation or incorporation level

The trade union superior to the workplace trade union shall cooperate with the employer in organizing the conference at the corporation or incorporation level and the time of this conference shall be determined according to agreement reached on both sides.

Procedures and content of the conference are agreed upon on both sides, and may be the same as those stated in section I of this part.

Part IV

RESPONSIBILITIES OF ALL-LEVEL TRADE UNIONS

I. VIETNAM GENERAL FEDERATION OF LABOUR

1. Implement the Guidance on "Trade union’s participation in dialogues and implementation of grassroots democracy regulations at workplace" and publish communication and training documents for use by trade unions at all levels.

2. Take charge of communicating regulations of Decree No. 145 and other relevant law on the formulation and implementation of grassroots democracy regulations at workplace to the Confederations of Labor in provinces, cities, Trade Unions of central authorities, Incorporations and enterprises directly controlled by the General Confederation of Labour, and helping them thoroughly grasp these regulations and law.

3. Periodically inspect and supervise all-level trade unions’ implementation of the Party's guidelines, the State's law, and the VGCL's regulations on building and implementing the grassroots democracy regulation at the workplace; cooperate with competent authorities in inspecting, examining and supervising how these tasks are carried out by the employer.

...

...

...

5. Get involved in and give competent state authorities recommendations about formulation and perfection of legal regulations on the implementation of grassroots democracy regulations at workplace, especially recommendations aimed at resolving problems encountered during implementation.

II. LABOR CONFEDERATIONS OF PROVINCES AND CITIES; TRADE UNIONS OF CENTRAL AUTHORITIES OR EQUIVALENTS; TRADE UNIONS OF INCORPORATIONS DIRECTLY CONTROLLED BY THE VGCL

1. Take charge of disseminating and communicating the Party's guidelines, the State's law and this Guidance to trade union officers, union members and employees under their management; recommend the Party committees and authorities at the same level to issue directives for the implementation of grassroots democracy regulations in the workplace; proactively cooperate with central authorities, local authorities and functional agencies in communicating and stimulating the formulation and implementation of grassroots democracy regulations at workplace to local employers.

2. Direct and guide the trade unions directly superior to the workplace trade unions to support the workplace trade unions and employee collectives at workplace to participate in the formulation and implementation of the grassroots democracy regulation at workplace; pilot and draw lessons learned from implementation to widely implement these regulations within the scope of management.

3. Provide professional and skill training courses for all-level trade union officers to ensure that they understand the content, processes and skills in participating in, giving support for formulation and implementation of the grassroots democracy regulations at workplace.

4. Periodically inspect and supervise inferior trade unions or cooperate with specialists in inspecting and supervising the implementation of grassroots democracy regulations at workplace in accordance with law and this Guidance.

5. Every 6 months (before June 15), and one year (before November 30), conduct the preliminary or final review of the results of implementation of the grassroots democracy regulations at the workplace, and report them to the VGCL (according to the appendix to this Guidance).

III. TRADE UNIONS DIRECTLY SUPERIOR TO WORKPLACE TRADE UNIONS

1. Take charge of or cooperate with peer specialized units and competent authorities in communicating and disseminating regulations of the Party, the State and the VGCL on the implementation of grassroots democracy regulations at workplace to trade union officers, union members, employees and employers.

...

...

...

3. Review the formulation and implementation of grassroots democracy regulations at workplace by workplace trade unions under their management and local businesses before timely support is given to them.

4. Periodically conduct the preliminary and final review of results of implementation of workplace democracy regulations and report them to the superior trade unions.

5. Regularly monitor and supervise the implementation of workplace democracy regulations in order to advise state authorities or peer specialized units to encourage and prompt enterprises to implement democracy regulations in compliance with regulations and protect the rights and interests of their employees.

IV. ENTRY INTO FORCE

This Guidance is entering into force as of the signature date as a replacement for the Guidance No. 1360/HD-TLD dated August 28, 2019 on trade unions’ participation in formulation and implementation of grassroots democracy regulations at workplace. In the course of implementation of this Guidance, if there is any difficulty that arises, feedback should be sent to the Vietnam General Confederation of Labour (via the Labor Relations Committee) to request its review and proper amendment./.

PP. EXECUTIVE COMMITTEE
PRESIDENT




Nguyen Dinh Khang

APPENDIX

...

...

...

(to the Guidance No. 41/HD-TLD dated November 11, 2021 of the VGCL)

Sample 01

Minutes of periodic/on-demand/case-by-case dialogues at workplace

Sample 02

Resolution of the employee conference of the year…

Sample 03

Minutes of the employee conference of the year...

Sample 04

Decision to promulgate grassroots democracy regulations at workplace

...

...

...

Comprehensive chart showing data on results of implementation of grassroots democracy regulations at workplace during 6 ... months/year…

Sample 01

COMPANY’S NAME
-------

SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom - Happiness
---------------

MINUTES OF THE……PERIODIC/ON-DEMAND/CASE-BY-CASE DIALOGUE AT WORKPLACE OF THE YEAR 20……

Pursuant to the 2019 Labor Code; the Government’s Decree No. 145/2020/ND-CP dated December 14, 2020, elaborating and providing guidance on implementation of several Articles of the Labor Code on labour conditions and relations;

Pursuant to the Decision No:.../QD- dated (dd/mm/yyyy)…… of the company’s Director………….regarding promulgation of the grassroots democracy regulations at workplace;

...

...

...

Participants, including:

1. Representative of the Board of Directors:

Mr./Mrs.: .................................... ; title: ....................................

2. Representative of the employee collective:

Mr./Mrs.: .................................... ; title: ....................................

3. Representative of the superior trade union (if any):

Mr./Mrs.: .................................... ; title: ....................................

4. Conference secretary:

Mr./Mrs.: .................................... ; title: ....................................

...

...

...

Part II. Full account of the dialogue (opinions contributed by delegates to the dialogue).

Part III. Dialogue outcomes (Agreements, solutions, implementation and completion schedule; unsolved issues, recommended actions).

The dialogue ends at (hh:mm)…….on the same day.

The minutes is read out to and signed by agreement by participants, and made into ... copies having the same value. A copy is send to each participating side and another is deposited with the company. The minutes is available to all employees for their information and compliance./.

SECRETARY

EMPLOYEE COLLECTIVE’S REPRESENTATIVE

DIRECTOR

...

...

...

COMPANY’S NAME
-------

SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence – Freedom – Happiness
---------------

RESOLUTION OF THE EMPLOYEE CONFERENCE OF THE YEAR 202…

Pursuant to the 2019 Labor Code; the Government’s Decree No. 145/2020/ND-CP dated December 14, 2020, elaborating and providing guidance on implementation of several Articles of the Labor Code on labour conditions and relations;

Pursuant to the Decision No:.../QD- dated (dd/mm/yyyy)…… of the company’s Director………….regarding promulgation of the grassroots democracy regulations at workplace;

At (hh:mm), on (dd/mm/yyyy)……., at (the dialogue venue)……, the Company … is holding the employee conference of the year…

Participants in this conference, including:

1. Representative of the Board of Directors.

...

...

...

3. Guest participant: The superior trade union (if any).

4. And …delegates and representatives from departments, committees, workshops, teams or groups in the Company.

EMPLOYEE CONFERENCE OF THE COMPANY…IN THE YEAR...
HEREIN RESOLVES

1. Unanimously ratify the Report on business and production performance of the Company in the year…; the production and business plan, policy and proposal to be executed in the year…

2. Unanimously ratify the Report on performance of the workplace trade union in the year… and the operational proposal for the year…

3. The Company’s employee conference unanimously votes for issues discussed and agreed upon at the conference; amendments to internal rules, regulations of the company or new draft CBA,...); results of election of members participating in the dialogue, election of the people's inspection board (if any) and others directly related to the rights and obligations of all employees.

4. The conference mandates the Board of Directors and the Executive Committee of the workplace trade union to fully take up opinions contributed by participating delegates; bear responsibility to fully implement the resolution passed in the employee conference.

5. The conference call on all union members and employees to promote their sense of responsibility, actively support activities and emulation movements launched by the Board of Directors and the Executive Committee of the Communist Party of Vietnam, contributing to the successful implementation of the resolution of the employee conference of the year...

The resolution of the employee conference of the year 202… is passed and in effect as from the signature date./.

...

...

...

SECRETARY

EMPLOYEE COLLECTIVE’S REPRESENTATIVE

DIRECTOR

Sample 03

COMPANY’S NAME
-------

SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence – Freedom – Happiness
---------------

MINUTES OF THE EMPLOYEE CONFERENCE OF THE YEAR 202...

...

...

...

Pursuant to the Decision No:.../QD- dated (dd/mm/yyyy)…… of the company’s Director………….regarding promulgation of the grassroots democracy regulations at workplace;

At (hh:mm), on (dd/mm/yyyy)…………….at the Company, the employee conference of the year… is holding.

Participants:… (the number of union members)/… (the number of employees), representatives from departments, committees, workshops, teams or groups in the Company.

A. CEREMONIAL CUSTOMS AND COURTESIES

1. Flag salute (recommended).

2. Opening speeches and delegate welcoming remarks.

3. Election of the conference chair; the elected chair taking charge of the conference.

B. CONTENT (The chair in charge of the conference)

1. Representative of the Board of Directors reports on production and business situations; implementation of labor contracts, labor regulations, and others made available to union members for their supervision; implementation of allowance and benefits granted to employees during the year...; production and business plan and proposal of the year...; handling of and explanation for petitions and recommendations of the employees.

...

...

...

3. Participants entering into discussion: (recording the voice or oral presentation given by each speaker).

4. Electing members participating in the dialogue (if any).

5. Electing the people’s inspection board at the state enterprise (if any).

6. Leadership speech (if any).

7. Offering rewards, launching emulation activities and signing emulation agreements (if any).

8. Voting for ratification of the resolution of the employee conference or main content of the conference minutes.

The conference ends at…on the same day.

SECRETARY

...

...

...

Sample 04

COMPANY’S NAME
-------

SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence – Freedom – Happiness
---------------

No.: …/QD……

……., (dd/mm/20…)…….

DECISION

To promulgate grassroots democracy regulations at workplace

...

...

...

Pursuant to the 2019 Labor Code;

Pursuant to the Government's Decree No.145/2020/ND-CP dated December 14, 2020, elaborating and providing guidance on implementation of the Labor Code in terms of labor conditions and relations;

Pursuant to the Statutes (Operation Rules and Regulations) of the Company…;

Upon the request of ……………………..

HEREIN DECIDES

Article 1. The grassroots democracy regulations at workplace in the Company... are issued as an annex to this Decision.

Article 2. This Decision shall enter into force as of the signature date.

Article 3. The Board of Directors; the Executive Committee of the workplace trade union; directly affiliated units and all employees working for the Company, shall be responsible for implementing this Decision./.

...

...

...

DIRECTOR
(Signature and seal)

COMPANY’S NAME
-------

SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence – Freedom – Happiness
---------------

REGULATIONS

ON GRASSROOTS DEMOCRACY REGULATIONS AT WORKPLACE
(Attached to the Decision No. ............../QD-........ dated (dd/mm/202…)…… of the Director of the Company)

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

...

...

...

These Regulations discuss the rights and responsibilities of the employer, employees and the employee representation organization at workplace concerning the implementation of grassroots democracy regulations at workplace in the Company...

Article 2. Subjects of application

1. Employees working under employment contracts for the Company.

2. Governing Board, Board of Directors of the Company.

3. Executive Committee of the workplace trade union of the Company.

Article 3. Implementation principles

1. Carry out these Regulations on a goodwill, cooperation, honesty, equality, openness and transparency basis;

2. Respect legitimate rights and interests of all employees, the employer and other relevant entities or persons;

3. Prohibit any illegal acts and infringement upon social moral standards when implementing these Regulations.

...

...

...

1. Infringe upon national security, social order and peace as well as interests of the state;

2. Infringe upon the legitimate rights and interests of the employer and employees;

3. Repress and discriminate against dialogue participants, complainants and denunciators.

Chapter II

CONTENT OF GRASSROOTS DEMOCRACY REGULATIONS AT WORKPLACE

Section 1

ISSUES OR ITEMS THE EMPLOYER MAKES AVAILABLE TO ALL EMPLOYEES, FOR EMPLOYEES' COMMENT, DECISION, INSPECTION OR SUPERVISION

Article 5. Issues or items that the employer must make available to all employees

1. Employer’s production and business situation;

...

...

...

3. Collective bargaining agreements in which the employer participates (e.g. enterprise-level agreement, industry-level agreement, enterprise group-level agreement);

4. Establishment and use of the reward fund, welfare fund and other funds to which contributions are made by the employees (if any);

5. Withholding of funds for payment of union dues, SI, HI and UI contributions;

6. Performance related to such activities as emulation, commendation, disciplining, settlement of complaints and denunciations related to rights, obligations and interests of the employees;

7. Others permitted by law.

Article 6. Disclosure methods

1. Posting at workplace;

2. Announcements made at meetings, dialogues or conferences in which employees participate;

3. Written announcements sent to the executive committee of the workplace trade union to be communicated to union members and employees;

...

...

...

5. Information posted on the company’s website;

6. Using other disclosure methods not prohibited by law.

Article 7. Items or issues available for employees’ comment

1. Formulation, revision and supplementation of internal rules, regulations and other documents of employers relating to the obligations, legitimate rights and interests of employees;

2. Formulation, revision and supplementation of the pay scale, table and labor norms as well as recommendations about collective bargaining agreements;

3. Recommendations about and implementation of solutions to cost reduction, increase in labor productivity, working condition improvement, environmental protection and fire safety;

4. Others related to the rights, obligations and benefits of employees under law.

Article 8. Methods of collection of opinions

1. Collecting opinions directly from employees;

...

...

...

3. Collecting opinions at the employee conference; the workplace dialogue;

4. Handing out questionnaires; sending draft documents to employees to obtain their comment;

5. Using other disclosure methods not prohibited by law.

Article 9. Items and issues subject to employee decisions and decision-making methods

1. Concluding, amending, supplementing and terminating labor contracts in accordance with law;

2. Acceding to or refusing to join the workplace trade union;

3. Participating in or refusing to participate in labor strikes under law;

4. Voting on agreement that has been reached for the conclusion of the collective bargaining agreement in accordance with law;

5. Others permitted by law or agreed upon by participating parties;

...

...

...

Article 10. Issues and items subject to employee's inspection or supervision

1. Implementation of labor contracts and CBA;

2. Implementation of internal rules, regulations and other documents of employers relating to the obligations, legitimate rights and interests of employees;

3. Use of the reward fund, welfare fund and other funds to which contributions are made by the employees;

4. Employer’s withholding of funds for payment of union dues, SI, HI and UI contributions;

5. Performance related to such activities as emulation, commendation, disciplining, settlement of complaints and denunciations related to rights, obligations and interests of the employees;

6. Methods of inspection and supervision of employees shall be subject to the provisions of law (through inspection and supervision of the workplace trade union; the annual employee conference; public disclosure and democracy system; dialogue activities at workplace…).

7. Employees may supervise issues and items prescribed in clause 6 of this Article (except those classified as technology secrets, trade secrets stipulated in the internal labor rules and regulations of the Company).

Section 2. ORGANIZING EMPLOYEE CONFERENCES

...

...

...

1. The employee conference is annually held by the employer and the executive committee of the workplace trade union with the aim of reviewing, assessing and publicly communicating business and production performance of the employer, the performance of the workplace trade union, sharing and exchanging information, as well as implementing the democracy rights of the employees and the employer in the Company.

2. Time, forms and scale of the conference

a) Time: The employee conference is held at least once a year in the first quarter of the year.

b) Form and scale: Offline or online, general/plenary or delegate/representative conferences (depending on the production and business characteristics and the labor organization at workplace, the employer and the executive committee of the workplace trade union unanimously decide on the appropriate form and scale of the conference).

3. Participants, including:

a) General/plenary conference: All employees in the Company attend this conference.

b) Delegate/representative conference: The employer agrees with the executive committee of the workplace trade union to allocate the appropriate and equal structure-based quota of delegates to the departments. Based on the allocated quota, trade union groups nominate employees’ representatives as delegates to the conference.

c) Ex officio delegates, including: The Governing Board; the Board of Directors; the Supervisory Board; the Chief Accountant, the Head of the Human Resource Department; the executive committee of the workplace trade union; representatives of all-level Party committees, representatives of socio-political organizations (if any); the people’s inspection board (if any); representative of the executive committee of the superior trade union (where the workplace trade union is not set up).

4. Conference content

...

...

...

a) Employer’s production and business situation;

b) Implementation of labor contracts, CBA, internal rules, regulations, commitments and other agreements at workplace;

c) Working conditions; working environment;

d) Petitions (requests) submitted by employees and the trade union to the employer;

dd) Recommendations (requests) made by the employer to the employees and the workplace trade union;

e) Others in which parties are interested.

5. Preparations for the conference

a) 15 days before the time when the employee conference is scheduled to take place, the Company's Director takes charge of convening a preparatory meeting attended by the Director, the Chairperson of the workplace trade union and representatives of relevant departments.

b) The preparatory meeting seeks to agree on the conference plan, content, time and venue; the allocated quota and structure of delegates (if it is a delegate conference), and assign the specific tasks to members.

...

...

...

- The employer makes the following preparations: Report on the production and business situation of the company, implementation of labor contracts, CBA, internal rules and regulations, working conditions, occupational safety and health, results of handling of recommendations of the employees and implementation of the resolutions of the previous employee conference.

- The executive committee of the workplace trade union makes the following preparations: Report on review of emulation movements, activities of the workplace trade union, synthesis of recommendations and proposals of the employees, care and protection of the legitimate rights and interests of union members and employees.

- The Employer and the Chairperson of the workplace trade union agree on issues or items available to the employees, those to be voted on at the conference, and the amendment and supplements to the Company's internal rules, regulations, CBA...

6. Conference agenda

The employee conference can be held only when at least 70% of total delegates invited to the conference are present. Items of the conference agenda are listed as follows:

a) Flag salute (recommended).

b) Electing the conference chair and the conference secretary (by the hand vote).

c) Approving of the conference agenda.

d) Representatives present their reports prescribed in point c of clause 5 of this Article.

...

...

...

e) The Employer answers questions; is involved in discussion about solutions to ensuring employment, income, improving and enhancing the material and spiritual life of employees; improving the production and business efficiency of the Company, innovating working conditions...

f) Leadership speech (if any).

g) Signing, revising and supplementing CBA (if any).

h) Electing members participating in the dialogue on the employee side (if any).

i) Electing the people’s inspection board at the state enterprise (if any).

j) Offering rewards, launching emulation activities and signing emulation agreements (if any).

k) Ratifying the conference resolution.

7. Communicating, implementing and supervising the implementation of the conference resolution.

a) The employer cooperates with the executive committee of the workplace trade union in communicating the conference resolution to all employees in the Company.

...

...

...

c) Every six months, the employer cooperates with the workplace trade union in assessment of results of implementation of the conference resolution; results of implementation of recommendations of employees.

Section 3. ORGANIZING WORKPLACE DIALOGUES

Article 12. Workplace dialogues

Workplace dialogue is an act of sharing information, referencing, discussing and exchanging opinions between the employer and employees or the executive committee of the workplace trade union on issues related to the rights, interests and concerns of parties at workplace in order to increase the knowledge, cooperation and joint effort in obtaining solutions of common interest.

Article 13. Workplace dialogue principles

1. Carry out these Regulations on a goodwill, cooperation, honesty, equality, openness and transparency basis;

2. Respect legitimate rights and interests of all employees, the employer and other relevant entities or persons;

3. Prohibit any illegal acts and infringement upon social moral standards when holding a workplace dialogue.

4. Outcomes of the workplace dialogue are communicated publicly and promptly to all employees for their information and compliance.

...

...

...

1. The employer is responsible for cooperating with the executive committee of the workplace trade union to organize a periodic dialogue at workplace.

a) The number of participants and eligible participants in the dialogue on each side are as follows:

- On the employer side: The company’s legal representative or a person authorized in writing, the head of the human resource department, the chief accountant of the Company (nominated and obtaining a written decision on nomination to the dialogue).

- On the employee side: Chairperson, vice chairperson, members of the executive committee of the workplace trade union and representatives of employees at several departments (in accordance with point a of clause 2 of Article 38 in the Decree No. 145/2020/ND-CP).

- Secretary: The secretary is appointed by mutual agreement between the employer and the executive committee of the workplace trade union, and is not a member participating in the dialogue from both sides. The secretary is tasked with preparing documents, faithfully and fully recording dialogue content in the dialogue minutes.

The employer is responsible for providing necessary material conditions and arranging the venue for the dialogue.

b) Dialogue frequency: At least once a year.

c) Time of the dialogue:

The dialogue is held in Quarter I each year. When there is an unexpected (force majeure) event that lead to any change of the time of the dialogue, the employer and the trade union must reach agreement on the postponement (change of the time of the dialogue), and the parties must hold the dialogue within 15 working days from the dialogue postponement date.

...

...

...

dd) Dialogue content:

dd1) Content of the dialogue shall be subject to point c of clause 2 of Article 63 in the Labor Code.

dd2) In addition to the content specified at point c of clause 2 of Article 63 in the Labor Code, the parties may choose one or several of the following items to be discussed in the dialogue:

dd2.1) Employer’s production and business situation;

dd2.1) Implementation of labor contracts, CBA, internal rules, regulations, commitments and other agreements at workplace;

dd2.2) Working conditions;

dd2.3) Demands presented by employees and the employee representation organization to the employer;

dd2.4) Demands presented by the employer to employees and the employee representation organization;

dd2.5) Others in which either or both parties are interested.

...

...

...

The employer shall assume the following responsibilities:

e.1) Nominate the representative on the employer side to the workplace dialogue in accordance with regulations;

e.2) Locate, schedule and prepare other material conditions necessary for the workplace dialogue.

e.3) Report on the organization of the dialogue and the implementation of the democracy regulations to state labor authorities upon request.

The executive committee of the workplace trade union shall assume the following responsibilities:

e.1) Nominate its representative to the dialogue in accordance with regulations;

e.2) Give comments on the content of the democracy regulations to the employer;

e.3) Collect opinions from employees, synthesize and prepare issues or items to be discussed in the dialogue;

e.4) Participate in the dialogue with the employer in accordance with clause 2 of Article 63 in the Labor Code and these Regulations.

...

...

...

Preparing for the dialogue:

Within 05 working days prior to the dialogue, the workplace trade union notifies issues or items to be discussed in the dialogue to the employer and vice versa (issues or items requested to be discussed in the dialogue are chosen on the basis of the results of collecting opinions and recommendations of the employees and the production and business situation of the company. Opinions can be collected through the meeting of the workplace trade union and the leaders of the trade union groups, or directly from the employees in the production and business departments, depending on the characteristics of the company and the number of employees).

Within 05 working days from the date of receipt of the notification of issues or items to be discussed in the dialogue, the two parties agree on the content, time, venue and participants of the periodic dialogue and the employer issues a written decision (plan) to organize the dialogue (specify agenda, time, venue, issues or items to be discussed and participants). The decision to organize the dialogue must be sent to the Chairperson of the workplace trade union prior to the dialogue.

The employer and the chairperson of the workplace trade union assign members participating in the dialogue on each side to prepare issues or items to be discussed in the dialogue and related documents.

Beginning the dialogue

The periodic dialogue at workplace is held with the presence of more than 70% of the members representing each party. In case where the requirement of more than 70% of the members representing each party that are present at the dialogue is not satisfied, the employer can decide to postpone the dialogue to a later time and the parties must hold the dialogue at the time agreed upon by the two parties (depending on the production and business situation and actual conditions of the company).

Dialogue agenda

- The legal representative of the Company or the person authorized in writing and the chairperson of the workplace trade union co-chair and appoint a secretary to keep the minutes of the dialogue.

- Opening speeches and delegate welcoming remarks.

...

...

...

- The representative on each side raises issues or items to be discussed in the dialogue.

- The employer and the chairperson of the workplace trade union enter into the discussion and answer questions related to these issues or items on each part.

- Seeking agreement from parties and drawing conclusions on each issue or item already discussed.

- Ratifying the dialogue minutes. The minutes must show the following main information:

+ Agreements reached at the dialogue and communicated to all employees for their information and compliance.

+ Unsolved issues that need to be discussed further in the next dialogue.

+ Issues arising (if any) other than solved or unsolved ones.

During the dialogue, members participating in the dialogue are responsible for ensuring that activities, such as analysis, explanation, defence, provision of information, data, proof, opinion exchange and discussion, are performed in a constructive, solidary, democratic, open, transparent and respectful manner.

Ending the dialogue

...

...

...

- The minutes is duplicated into 04 copies. Each participating party keeps one; one copy is posted within the company; one copy is deposited with the Company's clerical department.

- Communicating outcomes of the dialogue to all employees for their information and compliance.

Article 15. Organizing a dialogue upon the request of one or more parties

All steps and procedures for organizing this dialogue are the same as those stipulated in Article 40 of the Government’s Decree No. 145/2020/ND-CP.

Article 16. Organizing a case-by-case dialogue

All steps and procedures for organizing this dialogue are the same as those stipulated in Article 41 of the Government’s Decree No. 145/2020/ND-CP.

Chapter IV

IMPLEMENTATION PROVISIONS

Article 17. Implementation responsibilities

...

...

...

2. Heads of affiliated units of the Company are responsible for cooperating with the executive committee of the workplace trade union to disseminate the content of these Regulations to all union members and employees in the Company for their information and compliance. In the course of implementation of these Regulations, should there be any issue that arises, the Board of Directors and the Executive Committee of the workplace trade union shall consider any proper amendments or supplements./.

DIRECTOR
(sign and seal)