Thông tư 23/2017/TT-BLĐTBXH cấp giấy phép lao động người lao động nước ngoài qua mạng điện tử

• Số hiệu: 23/2017/TT-BLDTBXH
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội
• Người ký: Doãn Mậu Diệp
• Ngày ban hành: 15/08/2017

BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 23/2017/TT-BLĐTBXH	Hà Nội, ngày 15 tháng 08 năm 2017

THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN CẤP GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG NƯỚC NGOÀI LÀM VIỆC TẠI VIỆT NAM QUA MẠNG ĐIỆN TỬ

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử năm 2005;

Căn cứ Nghị định số 14/2017/NĐ-CP ngày 17 tháng 02 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội;

Căn cứ Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14 tháng 10 năm 2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử;

Căn cứ Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13 tháng 6 năm 2011 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 11/2016/NĐ-CP ngày 03 tháng 02 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam (sau đây được viết tắt là Nghị định số 11/2016/NĐ-CP);

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Việc làm;

Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội ban hành Thông tư hướng dẫn thực hiện cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam qua mạng điện tử.

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này hướng dẫn thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài; cấp, cấp lại giấy phép lao động; xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam qua mạng điện tử theo mức độ 3 của dịch vụ công trực tuyến.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Lao động là công dân nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam theo quy định tại Khoản 1 Điều 2 Nghị định số 11/2016/NĐ-CP.

2. Người sử dụng người lao động nước ngoài theo quy định tại Khoản 2 Điều 2 Nghị định số 11/2016/NĐ-CP.

3. Cơ quan chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài là Cục Việc làm (Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội); Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Sở Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc Ban Quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế và khu công nghệ cao trong trường hợp được ủy quyền theo quy định của pháp luật.

4. Cơ quan cấp giấy phép lao động theo quy định tại Điều 3 của Thông tư số 40/2016/TT-BLĐTBXH ngày 25 tháng 10 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 11/2016/NĐ-CP (sau đây được viết tắt là Thông tư số 40/2016/TT-BLĐTBXH).

5. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

1. Giao dịch điện tử trong việc thực hiện cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam (sau đây được viết tắt là cấp giấy phép lao động cho lao động nước ngoài) bao gồm: việc chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài; cấp, cấp lại giấy phép lao động; xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam được thực hiện bằng phương tiện điện tử.

2. Cổng thông tin điện tử là địa chỉ http://dvc.vieclamvietnam.gov.vn (sau đây được viết tắt là cổng thông tin điện tử) truy cập trên môi trường mạng, để liên kết, tích hợp các kênh thông tin, các ứng dụng và dịch vụ của lĩnh vực cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài mà qua đó được dùng để khai thác, sử dụng.

3. Tài khoản giao dịch điện tử trong cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài là tài khoản do người sử dụng lao động đăng ký để đăng nhập vào cổng thông tin điện tử để thực hiện cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài.

Điều 4. Nguyên tắc giao dịch điện tử trong cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài

1. Thực hiện thống nhất, đúng quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, quản lý người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam và pháp luật có liên quan.

2. Bảo đảm tính liên tục, kịp thời, rõ ràng, chính xác, công bằng, trung thực, an toàn, hiệu quả, tuân thủ các quy định của pháp luật về bảo mật và toàn vẹn thông tin.

3. Người sử dụng lao động khi thực hiện các giao dịch điện tử phải có tài khoản giao dịch điện tử để đăng nhập vào cổng thông tin điện tử.

Điều 5. Hồ sơ cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài

1. Hồ sơ cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài bao gồm tờ khai và giấy tờ kèm theo phải phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, quản lý người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

2. Hồ sơ cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài có các giấy tờ kèm theo ở dạng chứng từ giấy thì người sử dụng lao động phải chuyển đổi sang chứng từ điện tử dạng portable document format (pdf), document (doc, docx) hoặc joint photographic experts group (jpg), việc chuyển đổi phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau:

a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của chứng từ giấy;

b) Được chuyển từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử.

3. Khi các giấy tờ ở dạng chứng từ giấy không còn giá trị pháp lý thì các tài liệu chứng từ điện tử cũng không còn giá trị pháp lý.

Chương II

CẤP, CẤP LẠI GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG, XÁC NHẬN KHÔNG THUỘC DIỆN CẤP GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG QUA MẠNG ĐIỆN TỬ

Điều 6. Chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài

1. Trước ít nhất 20 ngày kể từ ngày dự kiến sử dụng người lao động nước ngoài, người sử dụng lao động (trừ nhà thầu) phải khai thông tin vào tờ khai và nộp báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài theo quy định tại Điều 4 Nghị định số 11/2016/NĐ-CP đến cơ quan chấp thuận qua cổng thông tin điện tử, trừ các trường hợp quy định tại Khoản 4, 5 và 8 Điều 172 Bộ luật Lao động và Điểm e và h Khoản 2 Điều 7 Nghị định 11/2016/NĐ-CP.

Trường hợp thay đổi nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài thì người sử dụng lao động gửi báo cáo giải trình thay đổi trước ít nhất 10 ngày kể từ ngày dự kiến sử dụng người lao động nước ngoài qua cổng thông tin điện tử.

2. Trong thời hạn 12 ngày, kể từ ngày nhận được tờ khai và báo cáo giải trình hoặc báo cáo giải trình thay đổi nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài phù hợp với quy định của pháp luật, cơ quan chấp thuận trả lời kết quả qua thư điện tử cho người sử dụng lao động. Trường hợp báo cáo chưa thực hiện đúng theo quy định của pháp luật, cơ quan chấp thuận trả lời kết quả qua thư điện tử cho người sử dụng lao động và nêu rõ lý do.

3. Sau khi nhận được trả lời kết quả báo cáo giải trình hoặc báo cáo giải trình thay đổi nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài là phù hợp với quy định của pháp luật, người sử dụng lao động nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính bản gốc báo cáo đến cơ quan chấp thuận để kiểm tra, đối chiếu và lưu theo quy định.

Trong thời hạn không quá 8 giờ làm việc kể từ khi nhận được bản gốc báo cáo thì cơ quan chấp thuận phải trả kết quả cho người sử dụng lao động. Người sử dụng lao động có thể nhận kết quả trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính theo địa chỉ đăng ký của người sử dụng lao động.

4. Trường hợp bản gốc báo cáo giải trình hoặc báo cáo giải trình thay đổi nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài không đúng với tờ khai và báo cáo đã gửi qua cổng thông tin điện tử thì cơ quan chấp thuận trả lời bằng văn bản hoặc qua thư điện tử hoặc thông báo trực tiếp cho người sử dụng lao động.

Điều 7. Cấp giấy phép lao động

1. Trước ít nhất 7 ngày làm việc, kể từ ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc cho người sử dụng lao động thì người sử dụng lao động phải khai thông tin vào tờ khai và nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động theo quy định tại Điều 10 của Nghị định số 11/2016/NĐ-CP đến cơ quan cấp giấy phép lao động qua cổng thông tin điện tử.

2. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được tờ khai và hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động phù hợp với quy định của pháp luật, cơ quan cấp giấy phép lao động trả lời kết quả qua thư điện tử cho người sử dụng lao động. Trường hợp tờ khai và hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động chưa thực hiện đúng theo quy định của pháp luật, cơ quan cấp giấy phép lao động trả lời kết quả qua thư điện tử cho người sử dụng lao động và nêu rõ lý do.

3. Sau khi nhận được trả lời kết quả hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động là phù hợp với quy định của pháp luật, người sử dụng lao động nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính bản gốc hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động đến cơ quan cấp giấy phép lao động để kiểm tra, đối chiếu và lưu theo quy định.

Trong thời hạn không quá 8 giờ làm việc kể từ khi nhận được bản gốc hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động thì cơ quan cấp giấy phép lao động phải trả kết quả cho người sử dụng lao động. Người sử dụng lao động có thể nhận kết quả trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính theo địa chỉ đăng ký của người sử dụng lao động.

4. Trường hợp bản gốc hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động không đúng với tờ khai và hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động đã gửi qua cổng thông tin điện tử thì cơ quan cấp giấy phép lao động trả lời bằng văn bản hoặc qua thư điện tử hoặc thông báo trực tiếp cho người sử dụng lao động.

Điều 8. Cấp lại giấy phép lao động

1. Trường hợp cấp lại giấy phép lao động theo quy định tại Điều 13 Nghị định số 11/2016/NĐ-CP thì người sử dụng lao động phải khai thông tin vào tờ khai và nộp hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép lao động theo quy định tại Điều 14 Nghị định số 11/2016/NĐ-CP đến cơ quan cấp giấy phép lao động qua cổng thông tin điện tử.

2. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được tờ khai và hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép lao động phù hợp với quy định của pháp luật, cơ quan cấp giấy phép lao động trả lời kết quả qua thư điện tử cho người sử dụng lao động. Trường hợp tờ khai và hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép lao động chưa thực hiện đúng theo quy định của pháp luật, cơ quan cấp giấy phép lao động trả lời kết quả qua thư điện tử cho người sử dụng lao động và nêu rõ lý do.

3. Sau khi nhận được trả lời kết quả hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép lao động là phù hợp với quy định của pháp luật, người sử dụng lao động nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính bản gốc hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép lao động đến cơ quan cấp giấy phép lao động để kiểm tra, đối chiếu và lưu theo quy định.

Trong thời hạn không quá 8 giờ làm việc kể từ khi nhận được bản gốc hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép lao động thì cơ quan cấp giấy phép lao động phải trả kết quả cho người sử dụng lao động. Người sử dụng lao động có thể nhận kết quả trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính theo địa chỉ đăng ký của người sử dụng lao động.

4. Trường hợp bản gốc hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép lao động không đúng với tờ khai và hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép lao động đã gửi qua cổng thông tin điện tử thì cơ quan cấp giấy phép lao động trả lời bằng văn bản hoặc qua thư điện tử hoặc thông báo trực tiếp cho người sử dụng lao động.

Điều 9. Xác nhận người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động

1. Trước ít nhất 05 ngày làm việc, kể từ ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc cho người sử dụng lao động thì người sử dụng lao động phải khai thông tin vào tờ khai và nộp hồ sơ đề nghị xác nhận người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động theo quy định tại Khoản 3 Điều 8 của Nghị định số 11/2016/NĐ-CP đến cơ quan cấp giấy phép lao động qua cổng thông tin điện tử, trừ các trường hợp quy định tại Khoản 4 và 5 Điều 172 của Bộ luật Lao động và Điểm e Khoản 2 Điều 7 Nghị định số 11/2016/NĐ-CP.

2. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được tờ khai và hồ sơ đề nghị xác nhận người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động phù hợp với quy định của pháp luật, cơ quan cấp giấy phép lao động trả lời kết quả qua thư điện tử cho người sử dụng lao động. Trường hợp tờ khai và hồ sơ đề nghị xác nhận người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động chưa thực hiện đúng theo quy định của pháp luật, cơ quan cấp giấy phép lao động trả lời kết quả qua thư điện tử cho người sử dụng lao động và nêu rõ lý do.

3. Sau khi nhận được trả lời kết quả hồ sơ đề nghị xác nhận người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động là phù hợp với quy định của pháp luật, người sử dụng lao động nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính bản gốc hồ sơ đề nghị xác nhận người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động đến cơ quan cấp giấy phép lao động để kiểm tra, đối chiếu và lưu theo quy định.

Trong thời hạn không quá 8 giờ làm việc kể từ khi nhận được bản gốc hồ sơ đề nghị xác nhận người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động thì cơ quan cấp giấy phép lao động phải trả kết quả cho người sử dụng lao động. Người sử dụng lao động có thể nhận kết quả trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính theo địa chỉ đăng ký của người sử dụng lao động.

4. Trường hợp bản gốc hồ sơ đề nghị xác nhận người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động không đúng với tờ khai và hồ sơ đề nghị xác nhận người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã gửi qua cổng thông tin điện tử thì cơ quan cấp giấy phép lao động trả lời bằng văn bản hoặc qua thư điện tử hoặc thông báo trực tiếp cho người sử dụng lao động.

Chương III

QUẢN LÝ DỮ LIỆU GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG ĐIỆN TỬ

Điều 10. Nhập dữ liệu về lĩnh vực cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài trước khi áp dụng giao dịch điện tử

1. Cơ quan cấp giấy phép lao động đã có cơ sở dữ liệu trong lĩnh vực cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài thì phối hợp với Cục Việc làm, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội (sau đây viết tắt là Cục Việc làm) để đồng bộ dữ liệu qua cổng thông tin điện tử.

2. Cơ quan cấp giấy phép lao động chưa xây dựng cơ sở dữ liệu thì có trách nhiệm cập nhật vào cơ sở dữ liệu về giấy phép lao động đang còn hiệu lực của người lao động nước ngoài lên cổng thông tin điện tử.

Điều 11. Về bảo mật dữ liệu và chia sẻ thông tin

1. Bảo đảm năng lực, khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các truy nhập bất hợp pháp, các hình thức tấn công trên môi trường mạng để bảo đảm tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu trao đổi giữa các bên tham gia.

2. Có các quy trình thực hiện sao lưu dữ liệu, sao lưu trực tuyến dữ liệu, khôi phục dữ liệu; có khả năng phục hồi dữ liệu trong trường hợp dữ liệu điện tử gặp sự cố. Chứng từ điện tử trong thời gian giao dịch chưa hoàn thành với yêu cầu thông điệp dữ liệu điện tử gốc phải được lưu giữ trên hệ thống và được truy cập trực tuyến.

3. Nhật ký giao dịch điện tử phải được lưu trữ trong thời gian tối thiểu 5 năm, kể từ thời điểm thực hiện giao dịch thành công. Bảo đảm các thông tin lưu trữ trong nhật ký giao dịch.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 12. Trách nhiệm của Cục Việc làm

1. Tổ chức tuyên truyền, phổ biến quy định của Thông tư này và các quy định của pháp luật về quản lý người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam có liên quan qua cổng thông tin điện tử và các phương tiện truyền thông khác.

2. Quản lý, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài qua cổng thông tin điện tử.

3. Tổng hợp, báo cáo tình hình thực hiện cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài qua cổng thông tin điện tử.

4. Thực hiện kết nối liên tục, bảo mật, toàn vẹn thông tin về hồ sơ và các điều kiện cần thiết để thực hiện cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài.

5. Vận hành cổng thông tin điện tử để tiếp nhận và xử lý dữ liệu cấp giấy phép lao động điện tử bảo đảm tính liên tục, toàn vẹn, an ninh, an toàn và bảo mật.

6. Cấp tài khoản giao dịch điện tử và mật khẩu, phân quyền truy cập, cập nhật thông tin, phân quyền quản lý, sử dụng và chia sẻ thông tin cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan theo quy định.

7. Giám sát việc khai thác, chia sẻ thông tin, dữ liệu, đảm bảo an ninh thông tin, an toàn hệ thống.

8. Sao lưu dữ liệu định kỳ hàng tuần, hàng tháng, hàng năm nhằm phòng tránh trường hợp sai hỏng, mất dữ liệu trong quá trình quản lý, sử dụng. Thực hiện lưu trữ dữ liệu liên quan đến người nước ngoài làm việc tại Việt Nam tối thiểu là 5 năm.

Điều 13. Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

1. Chỉ đạo các cơ quan chức năng ở địa phương tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài qua cổng thông tin điện tử, kiểm tra, thanh tra và xử lý các vi phạm theo quy định của pháp luật.

2. Đảm bảo về nguồn kinh phí, hạ tầng kỹ thuật và an toàn, an ninh thông tin trong quá trình triển khai thực hiện.

3. Chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài qua cổng thông tin điện tử hoặc giao cho cơ quan được ủy quyền.

Điều 14. Trách nhiệm của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội

1. Triển khai việc cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài qua cổng thông tin điện tử trên địa bàn.

2. Tổ chức tuyên truyền, phổ biến cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài trên địa bàn các quy định cấp giấy phép lao động qua cổng thông tin điện tử cho người lao động nước ngoài.

3. Cung cấp thông tin về tình hình thực hiện cấp giấy phép lao động qua cổng thông tin điện tử trên địa bàn theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Điều 15. Trách nhiệm của người sử dụng lao động

1. Có trách nhiệm khai báo trung thực thông tin và bảo vệ thông tin tài khoản truy cập, truy cập đúng địa chỉ, mật khẩu, không được làm lộ địa chỉ, mật khẩu truy cập đã được cấp.

2. Khai thác, sử dụng thông tin, dữ liệu trong phạm vi được cấp, đúng mục đích, không xâm nhập trái phép hệ thống.

3. Quản lý nội dung các thông tin, dữ liệu đã khai thác, không được cung cấp cho tổ chức, cá nhân khác trừ trường hợp đã được thỏa thuận, cho phép của Cục Việc làm.

4. Không được thay đổi, xóa, hủy, sao chép, tiết lộ, hiển thị, di chuyển trái phép một phần hoặc toàn bộ thông tin, dữ liệu, không được tạo ra hoặc phát tán chương trình phần mềm làm rối loạn, thay đổi, phá hoại hệ thống, thông báo kịp thời cho Cục Việc làm về những sai sót của thông tin, dữ liệu đã cung cấp.

Chương V

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 16. Hiệu lực thi hành và triển khai thực hiện

1. Thông tư này có hiệu lực kể từ ngày 02 tháng 10 năm 2017.

2. Người sử dụng lao động lựa chọn một trong hai phương án sau để thực hiện nộp báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động; hồ sơ đề nghị cấp, cấp lại giấy phép lao động; hồ sơ đề nghị xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động:

a) Thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính cho cơ quan chấp thuận và cơ quan cấp giấy phép lao động;

b) Thực hiện qua cổng thông tin điện tử.

3. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, đề nghị phản ánh về Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội để hướng dẫn, bổ sung kịp thời./.

Nơi nhận: - Ban Bí thư Trung ương Đảng; - Thủ tướng, các Phó Thủ tướng Chính phủ; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - Văn phòng Trung ương Đảng và các Ban của Đảng; - Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Văn phòng Chính phủ; - Hội đồng dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội; - Viện kiểm sát nhân dân tối cao; - Tòa án nhân dân tối cao; - Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và cơ quan Trung ương của các đoàn thể; - HĐND, UBND các tỉnh, TP trực thuộc Trung ương; - Sở LĐTBXH các tỉnh, TP trực thuộc TƯ; - Công báo; - Cục Kiểm tra văn bản QPPL (Bộ Tư pháp); - Cổng Thông tin điện tử Chính phủ; - Bộ LĐTBXH: Bộ trưởng, các Thứ trưởng và các đơn vị có liên quan; - Website Bộ LĐTBXH; - Lưu: VT, CVL (30 bản).

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Doãn Mậu Diệp

Tiếng Anh (English)

MINISTRY OF LABOUR, WAR INVALIDS AND SOCIAL AFFAIRS --------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence – Freedom – Happiness ---------------------
No.: 23/2017/TT-BLDTBXH	Hanoi, August 15, 2017

CIRCULAR

GUIDANCE ON ONLINE ISSUANCE OF WORK PERMIT TO FOREIGN WORKERS IN VIETNAM

Pursuant to the Law on Electronic Transactions in 2005;

Pursuant to the Government’s Decree No. 14/2017/ND-CP dated February 17, 2017 defining the Functions, Tasks, Powers and Organizational Structure of Ministry of Labour, War Invalids and Social Affairs;

Pursuant to the Government’s Resolution No. 36a/NQ-CP dated October 14, 2015 on E-government;

Pursuant to the Government’s Decree No. 43/2011/ND-CP dated June 13, 2011 providing for online provision of information and public services on the websites or portals of state agencies;

Pursuant to the Government’s Decree No. 11/2016/ND-CP dated February 03, 2016 elaborating certain articles of the Labour Code with respect of foreign workers in Vietnam (hereinafter referred to as Decree No. 11/2016/ND-CP);

At the request of Director of Department of Employment;

...

...

...

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

Article 1. Scope

This Circular provides guidance on the receipt of applications for approval for demand for employment of foreign workers; issuance and re-issuance of work permit; certification of foreign workers eligible for work permit exemption via electronic networks according to 3 levels of online public services.

Article 2. Regulated entities   

1. Employees that are foreign citizens working in Vietnam as regulated in Clause 1 Article 2 of the Decree No. 11/2016/ND-CP.

2. Employers that recruit and use foreign workers as regulated in Clause 2 Article 2 of the Decree No. 11/2016/ND-CP.

3. The approving authority for demand for employment of foreign workers that is the Department of Employment (affiliated to the Ministry of Labour, War Invalids and Social Affairs); Chairpersons of People’s Committees of provinces or central-affiliated cities, Provincial Departments of Labour, War Invalids and Social Affairs or the Management Authorities of industrial parks, export processing zones, economic zones or high-tech parks as authorized in accordance with the law regulations.

4. Work permit issuing authorities as regulated in Article 3 of the Circular No. 40/2016/TT-BLDTBXH dated October 25, 2016 by Minister of Labour, War Invalids and Social Affairs providing guidance on implementation of a number of articles of Decree No.11/2016/ND-CP (hereinafter referred to as Decree No. 40/2016/TT-BLDTBXH).

...

...

...

Article 3. Interpretation of terms

1. Electronic transactions in issuance of work permits to foreign workers in Vietnam (hereinafter referred to as work permit for foreign worker) consist of: approval for demand for employment of foreign workers, issuance/ re-issuance of work permit and certification of foreign workers eligible for work permit exemption that are conducted by electronic means.

2. Website refers to the web address: http://dvc.vieclamvietnam.gov.vn (hereinafter referred to as the “website”) which can be accessed through the internet connection so as to connect or integrate pages, applications and services relating the issuance of work permits to foreign workers.

3. Electronic transaction account in issuance of work permit foreign worker is registered by the employee and used to access the website for carrying out procedures for issuing work permit to foreign worker.

Article 4. Principles for conducting electronic transactions in issuance of work permit to foreign worker

1. Consistently and strictly comply with regulations of the laws on electronic transactions, management of foreign workers in Vietnam and relevant laws.

2. Ensure the continuity, punctuality, obviousness, impartiality, integrity, safety, efficiency and compliance with regulations of the law on information security and integrity.

3. The employer who wants to conduct electronic transactions must have an electronic transaction account for access to the website.

Article 5. Applications for issuance of work permit for foreign worker

...

...

...

2. The employer must convert paper documents attached to the application form for issuance of work permit for foreign worker into portable document format (pdf), document (doc, docx) or joint photographic experts group (jpg) files. Such conversion must satisfy the following requirements:

a) Reflect the complete contents of paper document;

b) Be converted from paper documents into electronic documents.

3. If paper documents are null and void, the electronic documents are also null and void.

Chapter II

ISSUANCE, REISSUANCE OF WORK PERMIT AND CERTIFICATION OF FOREIGN WORKERS ELIGIBLE FOR WORK PERMIT EXEMPTION ELECTRONICALLY

Article 6. Approval for demand for employment of foreign workers

1. At least 20 days before the planned date of employing foreign workers, the employer (excluding contractors) must submit the declaration and explanation about his/her demand for employment of foreign workers as regulated in Article 4 of Decree No. 11/2016/ND-CP to the approving authority through the website, excluding the cases prescribed in Clauses 4, 5 and 8 Article 172 of the Labour Code and Points e, h Clause 2 Article 7 of Decree No. 11/2016/ND-CP.

At least 10 days before the planned date of employing foreign workers, the employer must send report on any changes in his/her demand for employment of foreign workers through the website.

...

...

...

3. After receiving a response indicating that the employer's explanation or report on change in demand for employment of foreign workers is conformable with the law regulations, the employer shall by hand or by post submit the original explanation and/or report to the approving authority for verification and retention as regulated.

Not later than 8 working hours from the receipt of the original explanation and/or report, the approving authority must give processing results to the employer. The employer may receive processing results by hand or by post via the employer’s registered address.

4. In case the original explanation and/or report on change in demand for employment of foreign workers do/does not match with the ones sent through the website, the approving authority shall give a written response or send an email or directly notify such issue to the employer.

Article 7. Issuance of work permit

1. At least 7 working days before the planned date on which foreign workers start working for the employer, the employer must electronically submit the declaration and application for work permits for foreign workers in accordance with regulations in Article 10 of Decree No. 11/2016/ND-CP to the work permit issuing authority through the website.

2. Within 05 working days from the receipt of the declaration and application for work permits which are conformable with the law regulations, the work permit issuing authority shall give a response by sending an email to the employer. If the declaration and application for work permits are not conformable with the law regulations, the work permit issuing authority shall an email which indicates reasons thereof to the employer.

3. After receiving a response indicating that the application for work permits is conformable with the law regulations, the employer shall by hand or by post submit the original application for work permits to the work permit issuing authority for verification and retention as regulated by law.

Not later than 8 working hours from the receipt of the original application for work permits, the work permit issuing authority must give processing results to the employer. The employer may receive processing results by hand or by post via the employer’s registered address.

4. In case the original application for work permits does not match with the declaration and application for work permits sent through the website, the work permit issuing authority shall give a written response or send an email or directly notify such issue to the employer.

...

...

...

1. In case of re-issuance of work permit as regulated in Article 13 of the Decree No. 11/2016/ND-CP, the employer must electronically submit the declaration and application for re-issuance of work permits as regulated in Article 14 of the Decree No. 11/2016/ND-CP to the work permit issuing authority through the website.

2. Within 03 working days from the receipt of the declaration and application for re-issuance of work permits which are conformable with the law regulations, the work permit issuing authority shall give a response by sending an email to the employer. If the declaration and application for re-issuance of work permits are not conformable with the law regulations, the work permit issuing authority shall an email which indicates reasons thereof to the employer.

3. After receiving a response indicating that the application for re-issuance of work permits is conformable with the law regulations, the employer shall by hand or by post submit the original application for re-issuance of work permits to the work permit issuing authority for verification and retention as regulated by law.

Not later than 08 working hours from the receipt of the original application for re-issuance of work permits, the work permit issuing authority must give processing results to the employer. The employer may receive processing results by hand or by post via the employer’s registered address.

4. In case the original application for re-issuance of work permits does not match with the declaration and application for re-issuance of work permits sent online through the website, the work permit issuing authority shall give a written response or send an email or directly notify such issue to the employer.

Article 9. Certification of foreign workers eligible for exemption from work permit

1. At least 05 working days before the planned date on which foreign workers start working for the employer, the employer must submit the declaration and application for certification of foreign workers eligible for work permit exemption in accordance with regulations in Clause 3 Article 8 of Decree No. 11/2016/ND-CP online to the work permit licensing authority through the website, excluding the cases prescribed in Clauses 4, 5 Article 172 of the Labour Code and Point e Clause 2 Article 7 of Decree No. 11/2016/ND-CP.

2. Within 03 working days from the receipt of the declaration and application for certification of foreign workers eligible for work permit exemption which are conformable with the law regulations, the work permit issuing authority shall give a response by sending an email to the employer. If the declaration and application for certification of foreign workers eligible for work permit exemption are not conformable with the law regulations, the work permit issuing authority shall an email which indicates reasons thereof to the employer.

3. After receiving a response indicating that the application for certification of foreign workers eligible for work permit exemption is conformable with the law regulations, the employer shall by hand or by post submit the original application for certification of foreign workers eligible for work permit exemption to the work permit issuing authority for verification and retention as regulated by law.

...

...

...

4. In case the original application for certification of foreign workers eligible for work permit exemption does not match with the declaration and application for certification of foreign workers eligible for work permit exemption sent online through the website, the work permit issuing authority shall give a written response or send an email or directly notify such issue to the employer.

Chapter III

MANAGEMENT OF WORK PERMIT DATA

Article 10. Entering data about issuance of work permit for foreign workers before conducting electronic transactions

1. The work permit issuing authority that has the database on issuance of work permits for foreign workers available shall cooperate with the Department of Employment affiliated to the Ministry of Labour, War Invalids and Social Affairs (hereinafter referred to as the Department of Employment) in syncing data on the website.

2. The work permit issuing authority that does not yet establish the database must update information about unexpired work permits issued to foreign workers to the work permit database on the website.

Article 11. Information security and sharing

1. The capacity and ability to detect, give warning and prevent illegal access as well as cyberattacks must be ensured so as to ensure confidentiality and integrity of data exchanged between the parties.

2. Procedures for data backup, online data backup and data recovery must be available; data must be recovered in case of failure in electronic data system. Electronic documentation must be stored over the time such transactions have been not yet completed and original electronic data messages must be stored on the system and may be accessed online.

...

...

...

Chapter IV

ORGANIZATION OF IMPLEMENTION

Article 12. Responsibility of Department of Employment

1. Propagate and disseminate regulations herein and of relevant laws on management of foreign workers in Vietnam through the website and other means of mass media.

2. Manage, instruct and inspect the issuance of work permits for foreign workers through the website.

3. Submit consolidated report on issuance of work permits for foreign workers through the website.

4. Ensure uninterrupted connection, confidentiality and integrity of information concerning applications and facilitate the issuance of work permits for foreign workers.

5. Operate the website to receive and process applications for work permit in the manner so as to ensure the continuity, integrity, security, safety and confidentiality.

6. Issue electronic transaction accounts and passwords thereof, determine rights to access and update information, rights to manage, use and share information of agencies, entities and individuals as regulated.

...

...

...

8. Perform full backups on a weekly, monthly and annual basis with the aim of preventing failure and loss of data in course of management and use. Data on foreign workers in Vietnam must be stored for a period of no less than 5 years.

Article 13. Responsibility of people’s committees of provinces or central-affiliated cities

1. Instruct local agencies to propagate and disseminate regulations on issuance of work permits for foreign workers through the website, inspect and handle violations in accordance with the law.

2. Ensure financial sources, technical infrastructure and information security during the implementation of this Circular.

3. Give approval for demand for employment of foreign workers through the website or authorize competent agencies to give such approval.

Article 14. Responsibility of Provincial Departments of Labour, War Invalids and Social Affairs

1. Issue work permits to eligible foreign workers through the website to work in local area.

2. Propagate and disseminate regulations on issuance of work permits for foreign workers through the website to local agencies, entities and enterprises that have demand for employment of foreign workers.

3. Provide information about the issuance of work permits through the website to foreign workers in local area at the request of competent authorities.

...

...

...

1. Provide accurate information and protect information concerning access account, use the correct account and password to access the website, and absolutely keep secret of the issued account and password.

2. Collect and use information and data within the permitted scope and for proper purposes, not to illegally access the system.

3. Manage collected information/date and not provide them for any other entities or individuals, unless otherwise agreed upon or permitted by the Department of Employment.

4. Not to alter, erase, remove, copy, reveal or move partial or entire information/data; not to create or spread software programs with the aims of interfering, changing or destroying the system; timely notify inaccurate information/data to the Department of Employment.

Chapter V

IMPLEMENTATION PROVISIONS

Article 16. Entry into force and implementation

1. This Circular takes effect as from October 02, 2017.

2. The employers may submit explanation about demand for employment of foreign workers, applications for issuance/re-issuance of work permits, and applications for certification of foreign workers eligible for work permit exemption by adopting one of two following methods:

...

...

...

b) Submit them online through the website.

3. Difficulties that arise during the implementation of this Circular should be reported to the Ministry of Labour, War Invalids and Social Affairs for consideration./.

PP. MINISTER
DEPUTY MINISTER




Doan Mau Diep