Thông tư 24/2024/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành

• Số hiệu: 24/2024/TT-BTC
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Tài chính
• Người ký: Võ Thành Hưng
• Ngày ban hành: 17/04/2024

BỘ TÀI CHÍNH -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 24/2024/TT-BTC	Hà Nội, ngày 17 tháng 4 năm 2024

THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH, SỰ NGHIỆP

Căn cứ Luật Kế toán ngày 20 tháng 11 năm 2015;

Căn cứ Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30 tháng 12 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán;

Căn cứ Nghị định số 14/2023/NĐ-CP ngày 20 tháng 4 năm 2023 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Quản lý, giám sát kế toán, kiểm toán;

Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Thông tư hướng dẫn Chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp.

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này hướng dẫn Chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp gồm: chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán, báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động, báo cáo tài chính; quy trình in, sắp xếp, đóng để lưu trữ tài liệu kế toán của các đơn vị quy định tại Điều 2 Thông tư này.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Thông tư này hướng dẫn kế toán áp dụng cho các đơn vị kế toán, bao gồm:

a) Cơ quan nhà nước (trừ Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn sử dụng ngân sách cấp xã);

b) Đơn vị sự nghiệp công lập (trừ các đơn vị sự nghiệp công lập tự đảm bảo chi thường xuyên và chi đầu tư được cơ quan có thẩm quyền cho phép áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp; tuy nhiên trường hợp các đơn vị này được bố trí dự toán ngân sách nhà nước từ nguồn kinh phí trong nước, tiếp nhận kinh phí viện trợ không hoàn lại của nước ngoài thuộc nguồn thu của ngân sách nhà nước, tiếp nhận kinh phí vay nợ nước ngoài theo dự án, có phát sinh kinh phí từ nguồn phí được khấu trừ, để lại theo pháp luật phí, lệ phí, thì phải lập báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động quy định tại Phụ lục III kèm theo Thông tư này);

c) Tổ chức chính trị; tổ chức chính trị - xã hội; Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và tổ chức, cơ quan, đơn vị khác là đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước;

d) Tổ chức, cơ quan, đơn vị thực hiện cơ chế tài chính của đơn vị sự nghiệp công lập.

2. Tổ chức, cơ quan, đơn vị được giao quản lý và ghi sổ kế toán tài sản kết cấu hạ tầng theo pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản công. Trong đó, doanh nghiệp được giao quản lý tài sản kết cấu hạ tầng không tính thành phần vốn nhà nước tại doanh nghiệp áp dụng các tài khoản ngoài bảng quy định tại Thông tư này để ghi sổ kế toán; trường hợp doanh nghiệp được giao quản lý tài sản kết cấu hạ tầng tính thành phần vốn nhà nước tại doanh nghiệp thì hạch toán theo quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp.

3. Các tổ chức, cơ quan, đơn vị khác không phải là đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước có thể áp dụng chế độ kế toán này phù hợp với hoạt động của mình.

Điều 3. Đơn vị kế toán, đơn vị hạch toán phụ thuộc và đầu mối chỉ tiêu

1. Đơn vị kế toán là đơn vị thuộc đối tượng áp dụng tại Điều 2 Thông tư này có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, mở sổ kế toán, hạch toán kế toán và lập báo cáo tài chính theo quy định tại Thông tư này.

2. Tùy theo quy mô tổ chức bộ máy và tính chất hoạt động, đơn vị kế toán có thể tổ chức các đơn vị hạch toán phụ thuộc, đầu mối chi tiêu trực thuộc đơn vị đảm bảo nguyên tắc tinh gọn, hiệu quả.

a) Đơn vị hạch toán phụ thuộc là đơn vị cấp dưới của đơn vị kế toán, được thực hiện một số công việc kế toán nhất định theo sự phân công của đơn vị kế toán, cuối kỳ phải cung cấp thông tin, số liệu cho đơn vị kế toán lập báo cáo tài chính theo quy định tại Thông tư này.

b) Đầu mối chi tiêu là đơn vị cấp dưới của đơn vị kế toán, không thực hiện công việc kế toán. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại đầu mối chi tiêu đều phải được hạch toán, ghi sổ kế toán tập trung tại đơn vị kế toán. Việc lập và luân chuyển chứng từ kế toán của đầu mối chi tiêu thực hiện theo hướng dẫn của đơn vị kế toán.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 4. Quy định về chứng từ kế toán

1. Các đơn vị kế toán được tự thiết kế chứng từ kế toán của đơn vị để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phù hợp yêu cầu quản lý, đảm bảo đủ các thông tin phục vụ hạch toán kế toán, trừ trường hợp đã có quy định mẫu biểu chứng từ kế toán tại các văn bản pháp luật có liên quan. Chứng từ kế toán do đơn vị tự thiết kế phải phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, tuân thủ các nội dung quy định tại Luật Kế toán, phù hợp với thông tin cần ghi sổ kế toán và yêu cầu quản lý của đơn vị.

2. Trường hợp đơn vị kế toán, đơn vị hạch toán phụ thuộc (sau đây gọi tắt là đơn vị) sử dụng các chứng từ kế toán in sẵn, thì phải thực hiện bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát. Đối với loại chứng từ kế toán được cơ quan có thẩm quyền quy định phải quản lý riêng biệt, chặt chẽ như tiền, thì đơn vị phải thực hiện đúng quy trình quản lý, đảm bảo tuyệt đối an toàn.

Điều 5. Quy định về tài khoản kế toán

1. Tài khoản kế toán phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống về tình hình tài sản; tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí do ngân sách nhà nước cấp và các nguồn kinh phí khác theo cơ chế tài chính; doanh thu, chi phí, phân phối kết quả hoạt động và các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh khác tại đơn vị.

2. Phân loại và nguyên tắc sử dụng hệ thống tài khoản kế toán

a) Tài khoản trong bảng gồm tài khoản từ loại 1 đến loại 9, được hạch toán kép (hạch toán bút toán đối ứng giữa các tài khoản). Tài khoản trong bảng phản ánh tình hình tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, xác định kết quả hoạt động của đơn vị trong kỳ kế toán, làm cơ sở để lập báo cáo tài chính.

b) Tài khoản ngoài bảng gồm tài khoản loại 0, được hạch toán đơn (không hạch toán bút toán đối ứng giữa các tài khoản). Trong đó, các tài khoản ngoài bảng 005, 006, 007, 008, 009, 010, 011, 012, 013 áp dụng cho các đơn vị để phản ánh việc nhận và sử dụng kinh phí mà cuối năm đơn vị phải quyết toán số đã sử dụng chi tiết theo mục lục ngân sách nhà nước, làm cơ sở để lập báo cáo quyết toán. Cụ thể như sau:

- Đối với các tài khoản ngoài bảng liên quan đến quyết toán kinh phí ngân sách nhà nước (tài khoản 005, 006, 007, 008, 009, 010, 011) phải được hạch toán chi tiết theo mục lục ngân sách nhà nước, theo niên độ ngân sách và theo các yêu cầu quản lý khác về quyết toán kinh phí ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật về ngân sách nhà nước.

- Đối với các tài khoản ngoài bảng liên quan đến quyết toán kinh phí từ tiền thu phí được khấu trừ, để lại và kinh phí từ hoạt động nghiệp vụ mà cơ quan có thẩm quyền có quy định phải quyết toán số đã sử dụng theo mục lục ngân sách nhà nước (tài khoản 012, 013) đơn vị phải hạch toán chi tiết theo mục lục ngân sách nhà nước, theo các yêu cầu quản lý khác về quyết toán các nguồn kinh phí này.

c) Trường hợp một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến tiếp nhận, sử dụng kinh phí từ ngân sách nhà nước trong nước; kinh phí từ tiền thu phí được khấu trừ, để lại và kinh phí từ hoạt động nghiệp vụ có quy định phải quyết toán số đã sử dụng theo mục lục ngân sách nhà nước, thì kế toán vừa phải hạch toán kế toán theo các tài khoản trong bảng, đồng thời hạch toán các tài khoản ngoài bảng, chi tiết theo mục lục ngân sách nhà nước và niên độ phù hợp.

d) Trường hợp một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí viện trợ nước ngoài, kinh phí từ nguồn vay nợ nước ngoài theo dự án, thì đơn vị phải thực hiện ghi thu, ghi chi với ngân sách nhà nước theo quy định hiện hành. Sau khi thực hiện ghi thu, ghi chi với ngân sách nhà nước, kế toán phải hạch toán vào tài khoản ngoài bảng để lập báo cáo quyết toán theo quy định tại Thông tư này.

3. Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản

a) Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán ban hành tại Thông tư này, các đơn vị lựa chọn tài khoản kế toán để áp dụng tại đơn vị phù hợp với cơ chế tài chính và hoạt động của đơn vị theo chức năng, nhiệm vụ được giao.

b) Đơn vị kế toán được bổ sung các tài khoản chi tiết cho các tài khoản đã được quy định trong danh mục hệ thống tài khoản kế toán (Phụ lục I) kèm theo Thông tư này để hạch toán chi tiết phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị.

c) Trường hợp cần bổ sung tài khoản ngang cấp với các tài khoản đã được quy định trong danh mục hệ thống tài khoản kế toán (Phụ lục I) kèm theo Thông tư này, thì đơn vị phải thực hiện theo quy định tại Luật Kế toán để đảm bảo thống nhất trong sử dụng tài khoản và trình bày thông tin trên báo cáo tài chính, tránh bỏ sót hoặc trùng lặp thông tin báo cáo tài chính.

4. Danh mục hệ thống tài khoản kế toán, giải thích nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán tài khoản kế toán nêu tại Phụ lục I “Hệ thống tài khoản kế toán và hướng dẫn hạch toán kế toán” kèm theo Thông tư này.

Điều 6. Quy định về sổ kế toán

1. Đơn vị phải mở sổ kế toán để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh tại đơn vị. Việc mở sổ, ghi sổ, khoá sổ, bảo quản, lưu trữ sổ kế toán thực hiện theo quy định của pháp luật về kế toán, các văn bản pháp luật có liên quan và quy định tại Thông tư này.

2. Toàn bộ tài sản hiện có tại đơn vị đều phải được phản ánh và theo dõi trên sổ kế toán; trường hợp tài sản chưa xác định được giá trị chính thức, thì đơn vị ghi sổ theo giá trị tạm tính; nếu không có giá trị tạm tính thì ghi sổ theo giá trị quy ước; đến khi có giá trị chính thức của tài sản, đơn vị phải điều chỉnh lại số liệu trên sổ kế toán các tài khoản có liên quan theo quy định tại Thông tư này.

3. Trường hợp đơn vị có tiếp nhận, sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước trong nước; kinh phí viện trợ nước ngoài, vay nợ nước ngoài theo dự án; kinh phí từ tiền thu phí được khấu trừ, để lại theo pháp luật phí và lệ phí và kinh phí hoạt động nghiệp vụ mà cơ quan có thẩm quyền quy định phải báo cáo quyết toán số đã sử dụng theo mục lục ngân sách nhà nước, thì đơn vị phải mở sổ kế toán để theo dõi chi tiết việc nhận và sử dụng các nguồn kinh phí này theo niên độ, mục lục ngân sách nhà nước và theo các yêu cầu khác có liên quan để phục vụ cho việc lập báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động gửi cho cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

4. Các loại sổ kế toán

a) Mỗi đơn vị chỉ sử dụng một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm, bao gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

Đơn vị phải mở đầy đủ các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và thực hiện đầy đủ, đúng nội dung, trình tự và phương pháp ghi sổ theo quy định tại Thông tư này.

b) Sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi sổ tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian hoặc theo nội dung kinh tế. Trường hợp cần thiết, có thể kết hợp việc ghi sổ theo trình tự thời gian với việc phân loại, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh theo nội dung kinh tế.

c) Sổ, thẻ kế toán chi tiết:

- Sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chi tiết các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán theo yêu cầu quản lý mà sổ kế toán tổng hợp chưa phản ánh chi tiết. Số liệu trên sổ, thẻ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin cụ thể phục vụ cho việc quản lý trong đơn vị và việc tính, lập các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động.

- Căn cứ vào yêu cầu quản lý và yêu cầu hạch toán của từng đối tượng kế toán riêng biệt, đơn vị được phép bổ sung thêm các thông tin trên sổ, thẻ kế toán chi tiết để phục vụ lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động và yêu cầu quản lý khác.

- Thông tin, số liệu trên sổ, thẻ kế toán chi tiết phải đảm bảo khớp đúng với các chỉ tiêu, số liệu có liên quan trên sổ kế toán tổng hợp.

5. Trách nhiệm của người quản lý và ghi sổ kế toán

a) Sổ kế toán phải được đơn vị quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân quản lý và ghi sổ kế toán. Sổ kế toán giao cho nhân viên nào quản lý thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm kiểm soát về nội dung, số liệu được ghi sổ trong thời gian quản lý và ghi sổ. Trường hợp đơn vị phân quyền cho nhiều nhân viên nhập dữ liệu vào một sổ kế toán trên phương tiện điện tử, thì từng người phải chịu trách nhiệm về các dữ liệu do mình ghi sổ.

b) Khi có sự thay đổi người được giao quản lý và ghi sổ kế toán, đơn vị phải tổ chức bàn giao trách nhiệm quản lý, ghi sổ kế toán và toàn bộ hồ sơ, tài liệu kế toán có liên quan thuộc trách nhiệm của nhân viên kế toán cũ cho nhân viên kế toán mới. Nhân viên kế toán cũ phải chịu trách nhiệm về toàn bộ những nội dung ghi trong sổ trong thời gian mình quản lý và ghi sổ kế toán, nhân viên kế toán mới chịu trách nhiệm từ ngày nhận bàn giao.

c) Người ghi sổ kế toán phải thực hiện việc ghi sổ kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, phù hợp với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên chứng từ kế toán, dữ liệu, hồ sơ tương ứng làm căn cứ để ghi sổ.

d) Người ghi sổ kế toán phải thực hiện trình bày thông tin, số liệu trên sổ kế toán theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề, đảm bảo liên tục từ khi mở sổ đến khi khoá sổ.

6. Mở sổ kế toán

a) Sổ kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm hoặc ngay sau khi có quyết định thành lập đơn vị. Sổ kế toán được mở đầu kỳ kế toán năm mới để chuyển thông tin, số liệu từ sổ kế toán năm cũ sang và ghi ngay nghiệp vụ kinh tế, tài chính mới phát sinh thuộc năm mới từ ngày 01/01 của năm tài chính, ngân sách mới.

Trên sổ kế toán của đơn vị kế toán phải thể hiện tên đơn vị kế toán lập sổ, tên sổ kế toán và ký hiệu sổ; ngày, tháng, năm lập sổ kế toán; phải có đầy đủ chữ ký của nhân viên kế toán lập sổ, kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán của đơn vị.

Trên sổ kế toán của đơn vị hạch toán phụ thuộc phải thể hiện tên đơn vị, tên sổ kế toán và ký hiệu sổ; ngày, tháng, năm lập sổ kế toán; phải có đầy đủ chữ ký của người được giao làm công việc kế toán.

b) Đối với các sổ kế toán tài khoản ngoài bảng theo dõi tiếp nhận và sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước cấp trong nước; kinh phí viện trợ nước ngoài, kinh phí vay nợ nước ngoài theo dự án; kinh phí từ tiền thu phí được khấu trừ, để lại và kinh phí từ hoạt động nghiệp vụ phải quyết toán số đã sử dụng theo mục lục ngân sách nhà nước, sau ngày 31/12 phải giữ nguyên số liệu thuộc năm trước để tiếp tục theo dõi, điều chỉnh số liệu trong thời gian quyết toán theo quy định. Đơn vị mở sổ kế toán để hạch toán các phát sinh mới thuộc năm sau phù hợp với niên độ quyết toán theo quy định.

c) Các thông tin, dữ liệu của sổ kế toán trên phần mềm kế toán phải đảm bảo đầy đủ các nội dung của sổ kế toán theo quy định của pháp luật về kế toán và quy định tại Thông tư này.

d) Trường hợp mở sổ kế toán thủ công, đơn vị phải hoàn thiện thủ tục pháp lý của sổ kế toán như sau:

- Sổ kế toán phải được đóng thành quyển, ngoài bìa (góc trên bên trái) phải ghi tên đơn vị ghi sổ kế toán, giữa bìa ghi tên sổ, ngày, tháng năm lập sổ, ngày, tháng, năm khoá sổ, họ tên và chữ ký của những người có liên quan theo quy định của pháp luật kế toán, đóng dấu; ngày, tháng, năm kết thúc ghi sổ hoặc ngày bàn giao sổ cho người khác.

- Các trang sổ kế toán phải đánh số trang liên tục từ trang một (01) đến hết trang sổ cuối cùng, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị.

7. Ghi sổ kế toán

a) Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc thông tin, dữ liệu chứng minh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; nội dung ghi sổ phải chính xác, trung thực; tài khoản sử dụng trong hạch toán kế toán phải phù hợp với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; số liệu trình bày trên sổ kế toán phải đảm bảo rõ ràng, liên tục theo thời gian, thông tin được hiển thị đầy đủ, có hệ thống; không được viết tắt, không được bỏ cách dòng.

b) Đơn vị phải mở đầy đủ sổ kế toán. Việc ghi sổ kế toán phải thực hiện theo trình tự ghi sổ, thể hiện đầy đủ các thông tin tối thiểu cần phải có đối với từng sổ kế toán theo quy định tại Phụ lục II “Hệ thống sổ kế toán” kèm theo Thông tư này.

c) Trường hợp ghi sổ kế toán thủ công, phải dùng mực không phai, không dùng mực đỏ, bút chì để ghi sổ kế toán. Khi ghi hết trang sổ phải cộng số liệu của từng trang để mang số cộng trang trước sang đầu trang kế tiếp, không được ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới. Nếu không ghi hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi, không tẩy xoá thông tin đã ghi sổ kế toán.

8. Khoá sổ kế toán

Khoá sổ kế toán là việc cộng sổ để tính ra tổng số phát sinh bên Nợ, bên Có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản kế toán hoặc tổng số thu, chi, tồn quỹ, nhập, xuất, tồn kho trong kỳ. Đơn vị không được phép thay đổi thông tin, số liệu trên sổ kế toán sau khi đã khóa sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán đã được nộp cho cơ quan có thẩm quyền. Trường hợp phải điều chỉnh số liệu kế toán thực hiện theo quy định tại Điều 7 Thông tư này.

a) Kỳ khóa sổ

- Đơn vị phải khoá sổ kế toán tại thời điểm cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính.

- Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc nhà nước phải khóa sổ vào cuối mỗi tháng và thực hiện đối chiếu số liệu với ngân hàng, kho bạc nhà nước.

- Sổ kế toán tiền mặt phải thực hiện khoá sổ vào cuối mỗi ngày hoặc theo định kỳ do đơn vị kế toán quyết định phù hợp với quy mô, tổ chức hoạt động, đảm bảo quản lý an toàn tiền mặt trong đơn vị.

- Ngoài ra, đơn vị phải khoá sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê đột xuất hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

b) Trình tự khoá sổ kế toán

b1) Bước 1: Kiểm tra, đối chiếu thông tin, số liệu trước khi khoá sổ kế toán

- Cuối kỳ kế toán, sau khi đã hạch toán hết các chứng từ kế toán phát sinh trong kỳ vào sổ kế toán, xử lý kết chuyển cuối kỳ, kế toán phải tiến hành đối chiếu số liệu đã ghi sổ, bao gồm đối chiếu số liệu tiền, số liệu hàng tồn kho, số liệu tài sản cố định, số dư các khoản phải thu, phải trả và các số liệu kế toán khác với các bên và các tài liệu có liên quan để đảm bảo phù hợp, khớp đúng.

- Đối với Sổ kế toán chi tiết tiền mặt, khi khóa sổ phải thực hiện đối chiếu với Sổ quỹ tiền mặt và tiền mặt thực tế có tại đơn vị đảm bảo chính xác, khớp đúng. Riêng ngày cuối tháng nếu đơn vị có tồn quỹ tiền mặt phải lập Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt theo thực tế kiểm kê, Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt phải được lưu cùng với Sổ kế toán chi tiết tiền mặt ngày cuối cùng của tháng.

- Đối với Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc, khi khóa sổ phải đối chiếu số liệu từng tài khoản tiền gửi của đơn vị với ngân hàng, kho bạc nhà nước đảm bảo chính xác, khớp đúng. Xác nhận đối chiếu số liệu với ngân hàng, kho bạc nhà nước (có chữ ký và dấu của ngân hàng, kho bạc nhà nước) phải được lưu cùng Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc hàng tháng.

- Tiến hành cộng số phát sinh bên Nợ, số phát sinh bên Có của tất cả các tài khoản trên sổ kế toán tổng hợp và sổ, thẻ kế toán chi tiết. Lập Bảng tổng hợp sổ kế toán chi tiết đối với các tài khoản phải mở nhiều sổ chi tiết. Sau đó tiếp tục tiến hành đối chiếu giữa số liệu trên sổ kế toán tổng hợp với số liệu trên sổ, thẻ kế toán chi tiết hoặc Bảng tổng hợp sổ kế toán chi tiết đảm bảo số liệu khớp đúng.

- Sau khi đảm bảo khớp đúng, thì đơn vị tiến hành khoá sổ kế toán. Trường hợp có chênh lệch, thì phải xác định nguyên nhân và xử lý số chênh lệch cho đến khi khớp đúng.

b2) Bước 2: Khoá sổ kế toán

- Trước khi khoá sổ kế toán năm, đơn vị phải kiểm tra xem trong năm có điều chỉnh hồi tố, áp dụng hồi tố hay không. Nếu có, thì phải tính toán lại số dư đầu năm.

- Khi khóa sổ, trên sổ kế toán phải thể hiện được các thông tin như sau:

+ Số dư đầu kỳ: Phải thể hiện được số dư mang sang từ kỳ trước. Riêng đối với số dư đầu năm thì phải thể hiện được số dư mang sang từ năm trước; tổng cộng số đã điều chỉnh hồi tố, áp dụng hồi tố và số dư đầu năm sau khi điều chỉnh hồi tố, áp dụng hồi tố (nếu có);

+ Tổng cộng số phát sinh trong kỳ khóa sổ;

+ Số dư cuối kỳ (được tính toán trên cơ sở số dư đầu năm sau khi điều chỉnh hồi tố, áp dụng hồi tố);

+ Tổng cộng số phát sinh lũy kế từ đầu năm đến ngày khóa sổ;

Số dư cuối kỳ tính như sau:

Số dư Nợ cuối kỳ	=	Số dư Nợ đầu kỳ	+	Số phát sinh Nợ trong kỳ	-	Số phát sinh Có trong kỳ
Số dư Có cuối kỳ	=	Số dư Có đầu kỳ	+	Số phát sinh Có trong kỳ	-	Số phát sinh Nợ trong kỳ

Khi khoá sổ kế toán, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán của đơn vị kế toán phải kiểm tra đảm bảo sự chính xác, cân đối của thông tin, số liệu đã ghi sổ của đơn vị kế toán để làm cơ sở lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động theo quy định tại Thông tư này. Người làm công việc kế toán của đơn vị hạch toán phụ thuộc phải kiểm tra số liệu khoá sổ để đảm bảo cung cấp thông tin, số liệu chính xác cho đơn vị kế toán.

- Trường hợp đơn vị thực hiện ghi sổ thủ công, thì ngoài việc phải tuân thủ theo các bước khóa sổ nêu trên, khi khoá sổ phải kẻ một đường ngang dưới dòng ghi nghiệp vụ cuối cùng của kỳ kế toán. Sau khi tính được số dư của từng tài khoản, tài khoản nào dư Nợ thì ghi vào cột Nợ, tài khoản nào dư Có thì ghi vào cột Có. Cuối cùng kẻ 2 đường kẻ liền nhau kết thúc việc khoá sổ.

9. Các đơn vị tự thiết kế mẫu sổ kế toán theo danh mục sổ kế toán và hướng dẫn nội dung sổ kế toán tại Phụ lục II “Hệ thống sổ kế toán” kèm theo Thông tư này. Ngoài ra đơn vị có thể mở thêm các sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý, nhưng phải đảm bảo các quy định của pháp luật kế toán về sổ kế toán và quy định của pháp luật có liên quan.

Điều 7. Quy định về sửa chữa thông tin, số liệu trên sổ kế toán

1. Phương pháp sửa chữa sổ kế toán phải được thực hiện theo quy định tại Luật Kế toán và quy định tại Thông tư này.

2. Sửa chữa thông tin, số liệu trong năm (giai đoạn từ ngày 01/01 đến ngày 31/12)

Trường hợp phát hiện các sai sót đã ghi sổ kế toán trong năm, đơn vị thực hiện điều chỉnh, sửa chữa thông tin, số liệu vào sổ kế toán năm hiện tại. Nếu các sai sót phát hiện liên quan đến cả thông tin, số liệu đã hạch toán tài khoản trong bảng và tài khoản ngoài bảng, thì ngoài việc điều chỉnh, sửa chữa thông tin, số liệu đã hạch toán tài khoản trong bảng, phải đồng thời điều chỉnh, sửa chữa thông tin, số liệu đã hạch toán tài khoản ngoài bảng, đảm bảo chính xác, khớp đúng.

3. Sửa chữa thông tin, số liệu sau ngày khóa sổ kế toán (sau ngày 31/12) liên quan đến báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động

a) Việc sửa chữa thông tin, số liệu trên sổ kế toán tài khoản ngoài bảng phản ánh số liệu làm căn cứ lập báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động phải thực hiện theo quy định của pháp luật về ngân sách nhà nước và các quy định của pháp luật có liên quan.

b) Đơn vị chỉ thực hiện sửa chữa các thông tin, số liệu trên sổ kế toán chi tiết tài khoản ngoài bảng của năm báo cáo trong trường hợp báo cáo quyết toán năm chưa nộp cho cơ quan có thẩm quyền.

c) Khi báo cáo quyết toán năm đã được nộp cho cơ quan có thẩm quyền, thì đơn vị không được tự ý điều chỉnh, sửa chữa thông tin, số liệu đã hạch toán, báo cáo, trừ trường hợp có yêu cầu thay đổi thông tin, số liệu theo biên bản phê duyệt quyết toán của cơ quan có thẩm quyền; trường hợp này, đơn vị phải lập lại báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động theo thông tin, số liệu sau khi đã điều chỉnh, sửa chữa theo yêu cầu để nộp lại cho cơ quan có thẩm quyền.

d) Các trường hợp điều chỉnh, sửa chữa thông tin, số liệu kế toán trên sổ kế toán tài khoản ngoài bảng có liên quan đến thông tin, số liệu lập báo cáo tài chính, thì đồng thời phải thực hiện điều chỉnh, sửa chữa thông tin, số liệu trên sổ kế toán các tài khoản trong bảng có liên quan theo quy định tại khoản 4 Điều này.

4. Sửa chữa thông tin, số liệu sau ngày khóa sổ kế toán (sau ngày 31/12) liên quan đến báo cáo tài chính.

Việc điều chỉnh, sửa chữa thông tin, số liệu trên sổ kế toán các tài khoản phản ánh số liệu lập báo cáo tài chính thực hiện như sau:

a) Giai đoạn từ sau ngày khóa sổ kế toán (sau ngày 31/12) đến trước ngày báo cáo tài chính được ký duyệt phát hành để nộp cho cơ quan có thẩm quyền hoặc công khai theo quy định.

Trong khoảng thời gian từ sau ngày khóa sổ kế toán (sau ngày 31/12) đến trước ngày báo cáo tài chính được ký duyệt phát hành sẽ có các sự kiện phát sinh thêm gọi là sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc kỳ kế toán năm có liên quan đến số liệu lập báo cáo tài chính, bao gồm sự kiện không phải điều chỉnh và sự kiện phải điều chỉnh vào thông tin, số liệu của kỳ kế toán đã khoá sổ. Trong đó, các sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc kỳ kế toán năm phải điều chỉnh vào thông tin, số liệu của kỳ kế toán đã khoá sổ là các sự kiện cung cấp bằng chứng cho thấy các sự việc đã tồn tại trong năm báo cáo, trước khi kết thúc kỳ kế toán năm. Các sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc kỳ kế toán năm đơn vị phải điều chỉnh vào thông tin, số liệu của kỳ kế toán đã khóa sổ, bao gồm:

- Tài sản đã được đơn vị mua, bán từ ngày 31/12 trở về trước, nhưng sau ngày khoá sổ kế toán (sau ngày 31/12) mới có đủ thông tin, hồ sơ tài liệu có liên quan để xác định giá trị của tài sản đã mua, số thu được từ tài sản đã bán;

- Khoản thu liên doanh, liên kết đã thu được trong kỳ báo cáo phải phân chia với đơn vị khác theo thỏa thuận đã ký kết, nhưng sau ngày khoá sổ kế toán (sau ngày 31/12) mới có đầy đủ thông tin, hồ sơ tài liệu có liên quan để xác định được việc phân chia khoản thu này (đơn vị phân chia hạch toán kết chuyển từ khoản đã thu chờ phân bổ thành doanh thu trong kỳ báo cáo, đơn vị được nhận khoản phân chia hạch toán doanh thu trong kỳ báo cáo đối ứng với khoản phải thu);

- Các khoản kết chuyển chênh lệch thu, chi (tiết kiệm chi) trong năm báo cáo của các hoạt động tự chủ, khoán chi hoặc hoạt động có tính chất tương tự theo cơ chế tài chính vào các quỹ thuộc đơn vị, các quỹ phải trả, các khoản phải trả tương ứng;

- Các sai sót đã ghi sổ kế toán trong năm báo cáo (thông tin, số liệu đã hạch toán từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12) được phát hiện sau ngày khoá sổ kế toán (sau ngày 31/12);

- Các khoản đã rút dự toán ứng trước của ngân sách nhà nước, đã có khối lượng thực hiện từ ngày 31/12 trở về trước được chuyển thành cấp phát trong thời gian chỉnh lý quyết toán của năm báo cáo;

- Quyết định của cấp có thẩm quyền mà đơn vị nhận được sau ngày khoá sổ kế toán (sau ngày 31/12) liên quan đến một vụ việc đang xử lý, trong đó phát sinh nghĩa vụ hiện tại mà đơn vị cần ghi nhận hoặc điều chỉnh một khoản dự phòng liên quan đến thông tin, số liệu của năm báo cáo;

- Thông tin được tiếp nhận sau ngày khoá sổ kế toán (sau ngày 31/12) chỉ rõ tài sản của đơn vị đã bị tổn thất từ ngày 31/12 trở về trước đối với hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ, đơn vị phải xem xét để ghi nhận hoặc điều chỉnh khoản dự phòng (ví dụ như trường hợp đối tác bị phá sản dẫn đến tổn thất đối với khoản còn phải thu tại ngày kết thúc kỳ kế toán năm mà đơn vị cần điều chỉnh khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi);

- Các sự kiện khác phát sinh sau ngày khoá sổ kế toán (sau ngày 31/12) cung cấp cho đơn vị bằng chứng rõ ràng về các sự việc đã tồn tại từ ngày 31/12 trở về trước, mà đơn vị phải xem xét quyết định việc điều chỉnh vào thông tin, số liệu đã khoá sổ để trình bày vào báo cáo tài chính của năm đã khoá sổ đảm bảo phù hợp, khách quan; đơn vị chịu trách nhiệm về quyết định điều chỉnh này.

b) Giai đoạn sau khi báo cáo tài chính năm đã được nộp cho cơ quan có thẩm quyền hoặc đã được công khai theo quy định.

b1) Nghiêm cấm đơn vị tự ý làm thay đổi thông tin, số liệu trình bày trên báo cáo tài chính đã được nộp cho cơ quan có thẩm quyền hoặc báo cáo tài chính đã được công khai theo quy định. Trường hợp phát hiện có sai sót, thì đơn vị phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm phát hiện sai sót theo quy định tại Thông tư này.

b2) Các trường hợp điều chỉnh, sửa chữa thông tin, số liệu:

- Phát hiện các sai sót trọng yếu: Là trường hợp bỏ sót thông tin, số liệu hoặc xử lý chưa đúng các thông tin đã có tại thời điểm khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài chính các năm trước, dẫn đến làm sai lệch thông tin trên báo cáo tài chính của đơn vị trong các năm trước và có thể làm ảnh hưởng đến quyết định của người đọc báo cáo tài chính. Những sai sót này có thể là các lỗi về tính toán; sai sót trong áp dụng các quy định; bỏ quên, hiểu và diễn giải sai thực tế; hoặc gian lận. Căn cứ vào phạm vi, tính chất của sai sót, quy mô, đơn vị tự đánh giá để xác định là trường hợp sai sót trọng yếu đối với đơn vị mình và quyết định việc điều chỉnh thông tin, số liệu.

- Thực hiện văn bản của cơ quan có thẩm quyền (cơ quan kiểm toán nhà nước, cơ quan thanh tra, các cơ quan chức năng có thẩm quyền khác), trong đó yêu cầu/kiến nghị đơn vị phải điều chỉnh thông tin, số liệu trình bày trên báo cáo tài chính đã nộp cho cơ quan có thẩm quyền hoặc đã được công khai.

- Thay đổi trong chính sách kế toán: Bao gồm các trường hợp thay đổi chế độ kế toán; thay đổi cơ chế tài chính mà trong đó có quy định phải điều chỉnh thông tin, số liệu các năm trước; đơn vị thay đổi phương pháp ghi nhận hoặc xác định giá trị của một giao dịch, sự kiện có ảnh hưởng trọng yếu đến thông tin, số liệu các năm trước.

- Thay đổi số liệu ước tính kế toán: Là trường hợp số liệu phải hạch toán kế toán trong kỳ, nhưng đơn vị chưa có đủ cơ sở để xác định chính xác mà phải tự ước tính số liệu. Để ước tính số liệu, phải dựa trên cơ sở các thông tin, dữ liệu thực tế hiện có đến thời điểm đơn vị thực hiện ước tính; kết quả số liệu thông qua ước tính này, đơn vị sử dụng để hạch toán và trình bày trên báo cáo tài chính trong kỳ thực hiện ước tính. Trong các kỳ sau, khi có thêm các thông tin, dữ liệu mới, dẫn đến số liệu đã ước tính này bị thay đổi, thì đơn vị được phép điều chỉnh, sửa chữa thông tin, số liệu đã ước tính trước đó cho phù hợp với thông tin, dữ liệu cập nhật theo quy định tại Thông tư này. Ví dụ: Ước tính để trích lập các khoản dự phòng, ước tính ghi nhận doanh thu do bảo hiểm y tế chi trả cho cơ sở khám chữa bệnh khi chưa có quyết toán chính thức hoặc ước tính chi phí khi công việc chưa hoàn thành.

b3) Các phương pháp điều chỉnh, sửa chữa:

(1) Điều chỉnh hồi tố

- Điều chỉnh hồi tố là việc đơn vị thực hiện điều chỉnh số liệu các chỉ tiêu thuộc khoản mục tài sản, nợ phải trả, tài sản thuần đã trình bày trên báo cáo tài chính năm trước bằng cách điều chỉnh số dư dầu kỳ trên báo cáo tài chính năm hiện tại, gồm điều chỉnh số liệu cột số đầu năm trên báo cáo tình hình tài chính năm hiện tại, dòng số dư đầu năm trên báo cáo về những thay đổi trong tài sản thuần năm hiện tại và thuyết minh báo cáo tài chính năm hiện tại.

- Đơn vị thực hiện điều chỉnh hồi tố trong các trường hợp sau đây:

+ Phát hiện các sai sót trọng yếu;

+ Thực hiện theo yêu cầu/kiến nghị của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

(2) Áp dụng hồi tố

Áp dụng hồi tố là việc một chính sách kế toán mới được áp dụng cho các giao dịch, sự kiện đã phát sinh trước đó.

Đơn vị áp dụng hồi tố trong trường hợp thay đổi chính sách kế toán, trong đó có quy định phải điều chỉnh thông tin, số liệu kế toán các năm trước. Trong trường hợp này, đơn vị thực hiện như sau:

- Điều chỉnh số liệu các chỉ tiêu thuộc khoản mục tài sản, nợ phải trả, tài sản thuần đã trình bày trên báo cáo tài chính năm trước bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi chính sách kế toán, bằng cách điều chỉnh số đầu kỳ trên báo cáo tài chính năm hiện tại (cột số đầu năm trên báo cáo tình hình tài chính năm hiện tại, dòng số dư đầu năm trên báo cáo về những thay đổi trong tài sản thuần năm hiện tại và thuyết minh báo cáo tài chính năm hiện tại).

- Điều chỉnh số liệu đã trình bày trên báo cáo kết quả hoạt động năm trước bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi chính sách kế toán, bằng cách điều chỉnh số liệu các chỉ tiêu trình bày trên cột năm trước của báo cáo kết quả hoạt động năm hiện tại. Ngoài ra, các thay đổi liên quan đến báo cáo kết quả hoạt động của một hoặc nhiều năm trước phải được tính toán và điều chỉnh số dư đầu năm của tài sản thuần có liên quan trên báo cáo tình hình tài chính năm hiện tại và báo cáo về những thay đổi trong tài sản thuần năm hiện tại.

(3) Áp dụng phi hồi tố

Áp dụng phi hồi tố là việc đơn vị ghi nhận ảnh hưởng của các thay đổi trong ước tính kế toán vào số phát sinh trên sổ kế toán của năm hiện tại. Trường hợp này thông tin, số liệu ước tính bị thay đổi khi các dữ kiện làm cơ sở cho ước tính trong các kỳ trước có thay đổi hoặc khi có thêm các thông tin mới.

(4) Các trường hợp điều chỉnh hồi tố, áp dụng hồi tố nêu trên phải được thuyết minh đầy đủ trên Thuyết minh báo cáo tài chính năm hiện tại. Trước khi khóa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính đơn vị phải tính toán lại số dư đầu năm (hoặc số liệu năm trước nếu liên quan đến báo cáo kết quả hoạt động) trên cơ sở các số liệu điều chỉnh hối tố, áp dụng hồi tố trong năm để trình bày trên báo cáo tài chính năm hiện tại.

c) Việc điều chỉnh số liệu kế toán quy định tại điểm a và điểm b khoản này không được làm thay đổi số liệu các tài khoản tiền mặt; tiền gửi ngân hàng, kho bạc đã được đối chiếu khớp đúng đến cuối ngày 31/12 theo quy định tại Thông tư này.

Điều 8. Quy định về báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động

1. Đối tượng lập báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động

a) Đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước phải lập báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động đối với số kinh phí ngân sách nhà nước cấp (bao gồm kinh phí ngân sách trong nước cấp từ chi thường xuyên, kinh phí viện trợ nước ngoài, kinh phí vay nợ từ nhà tài trợ nước ngoài theo dự án mà đơn vị được giao dự toán) theo quy định pháp luật về ngân sách nhà nước và mẫu biểu quy định tại Thông tư này.

b) Trường hợp đơn vị có phát sinh các khoản thu, chi từ tiền thu phí được khấu trừ, để lại theo pháp luật phí và lệ phí; kinh phí hoạt động nghiệp vụ mà cơ quan có thẩm quyền quy định phải báo cáo quyết toán số đã sử dụng theo mục lục ngân sách nhà nước, thì phải lập báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động theo mẫu biểu quy định tại Thông tư này.

2. Mục đích của báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động

a) Báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động dùng để cung cấp thông tin về tình hình quản lý, sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước của đơn vị; kinh phí từ tiền thu phí được khấu trừ, để lại theo pháp luật phí, lệ phí; kinh phí hoạt động nghiệp vụ mà cơ quan có thẩm quyền quy định phải báo cáo quyết toán số đã sử dụng theo mục lục ngân sách nhà nước.

b) Báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động được trình bày chi tiết theo các chỉ tiêu tương ứng và chi tiết kinh phí đã sử dụng đề nghị quyết toán theo mục lục ngân sách nhà nước để cung cấp thông tin cho cơ quan cấp trên, cơ quan tài chính và cơ quan có thẩm quyền khác về việc quản lý, sử dụng kinh phí hoạt động.

c) Thông tin trên báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động của đơn vị phục vụ cho việc đánh giá tình hình tuân thủ, chấp hành quy định của pháp luật về ngân sách nhà nước và các cơ chế tài chính khác mà đơn vị áp dụng, là căn cứ quan trọng giúp cơ quan có thẩm quyền, đơn vị cấp trên và lãnh đạo của đơn vị thực hiện kiểm tra, đánh giá, giám sát, điều hành hoạt động tài chính, ngân sách của đơn vị và đánh giá hiệu quả của các cơ chế, chính sách áp dụng cho đơn vị.

3. Nguyên tắc và yêu cầu lập báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động

a) Báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động của đơn vị phải được lập căn cứ vào số liệu kế toán sau khi khóa sổ kế toán.

b) Đối với số liệu quyết toán kinh phí ngân sách nhà nước trong nước:

- Số liệu quyết toán kinh phí ngân sách nhà nước bao gồm kinh phí đơn vị đã thực nhận và thực sử dụng trong năm ngân sách, bao gồm cả số liệu phát sinh trong thời gian chỉnh lý quyết toán theo quy định của pháp luật về ngân sách nhà nước.

- Số liệu quyết toán kinh phí ngân sách nhà nước của đơn vị trong năm ngân sách phải được đối chiếu, có xác nhận khớp đúng với số liệu của kho bạc nhà nước nơi giao dịch theo quy định.

- Số kinh phí ngân sách nhà nước thực sử dụng trong năm ngân sách đề nghị quyết toán là số kinh phí đơn vị đã chi và được kho bạc nhà nước xác nhận hạch toán thực chi ngân sách nhà nước trong năm ngân sách theo quy định.

- Trường hợp đơn vị sử dụng ngân sách thuộc ngân sách cấp trên được ngân sách cấp dưới cấp hỗ trợ kinh phí theo quy định, thì phải lập riêng báo cáo quyết toán phần kinh phí được hỗ trợ theo mẫu biểu báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động tại Thông tư này để quyết toán với cơ quan tài chính nơi cấp kinh phí hỗ trợ và tổng hợp số liệu báo cáo đơn vị kế toán cấp trên.

- Trường hợp đơn vị sử dụng ngân sách thuộc ngân sách cấp dưới được nhận kinh phí ngân sách ủy quyền của ngân sách cấp trên theo quy định, thì phải lập riêng báo cáo quyết toán kinh phí ủy quyền theo mẫu biểu báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động quy định tại Thông tư này để quyết toán với cơ quan ủy quyền và cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

c) Đối với số liệu báo cáo quyết toán từ kinh phí viện trợ nước ngoài, kinh phí vay nợ nước ngoài theo dự án:

Số quyết toán ngân sách nhà nước bao gồm số kinh phí đơn vị đã thực nhận từ nhà tài trợ và số kinh phí đơn vị đã sử dụng được kho bạc nhà nước ghi thu ghi chi trong năm ngân sách, gồm cả số liệu phát sinh trong thời gian chỉnh lý quyết toán theo quy định của pháp luật về ngân sách nhà nước.

d) Đối với số liệu báo cáo quyết toán kinh phí từ tiền thu phí được khấu trừ, để lại theo pháp luật phí, lệ phí và kinh phí hoạt động nghiệp vụ mà cơ quan có thẩm quyền quy định phải báo cáo quyết toán số đã sử dụng theo mục lục ngân sách nhà nước:

Số quyết toán bao gồm số kinh phí đơn vị được nhận và số đã thực sử dụng trong năm tài chính, có đầy đủ hồ sơ, chứng từ của các khoản chi, bao gồm toàn bộ thông tin, số liệu đơn vị đã thực hiện từ đầu năm đến hết ngày 31/12 (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác).

đ) Việc lập báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động phải bảo đảm trung thực, khách quan, đầy đủ, kịp thời, phản ánh đúng số kinh phí mà đơn vị đã thực nhận, thực sử dụng và dự toán được giao theo từng nguồn kinh phí trong năm.

e) Báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động phải được lập đúng nội dung, phương pháp và được trình bày nhất quán giữa các kỳ báo cáo theo mẫu biểu quy định tại Thông tư này. Ngoài ra, trong các trường hợp nhất định, đơn vị còn phải lập các mẫu biểu báo cáo quyết toán khác theo quy định của cơ quan có thẩm quyền.

4. Kỳ báo cáo

Báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động được lập theo kỳ kế toán năm. Trường hợp pháp luật có quy định lập thêm báo cáo quyết toán theo kỳ kế toán khác, thì ngoài báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động theo kỳ kế toán năm đơn vị phải lập cả báo cáo quyết toán theo kỳ kế toán đó.

5. Thời hạn nộp và nơi nhận báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động năm

a) Thời hạn nộp báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động năm được thực hiện theo quy định của pháp luật về ngân sách nhà nước và các văn bản hướng dẫn quyết toán có liên quan.

b) Nơi nhận báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động năm:

- Đơn vị dự toán cấp trên;

- Cơ quan tài chính cùng cấp trong trường hợp đơn vị kế toán vừa là đơn vị dự toán cấp I vừa là đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước;

- Cơ quan tài chính nơi cấp hỗ trợ kinh phí trong trường hợp đơn vị sử dụng ngân sách thuộc ngân sách cấp trên được ngân sách cấp dưới cấp hỗ trợ kinh phí (quyết toán phần kinh phí được hỗ trợ theo quy định).

- Cơ quan giao dự toán kinh phí ủy quyền trong trường hợp đơn vị sử dụng kinh phí ủy quyền của đơn vị thuộc ngân sách cấp trên.

6. Phương thức gửi báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động năm

Báo cáo có thể được thể hiện dưới hình thức văn bản giấy hoặc văn bản điện tử, tùy theo điều kiện thực tế và yêu cầu của cơ quan nhận báo cáo.

7. Danh mục báo cáo, mẫu báo cáo, hướng dẫn lập báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động nêu tại Phụ lục III “Hệ thống báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động” kèm theo Thông tư này.

Điều 9. Quy định về báo cáo tài chính

1. Báo cáo tài chính của đơn vị kế toán là hệ thống thông tin kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán được trình bày theo nguyên tắc và mẫu biểu quy định tại Thông tư này, phản ánh toàn bộ thông tin, số liệu các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh trong năm của đơn vị kế toán.

2. Đối tượng lập báo cáo tài chính

Đơn vị kế toán phải lập báo cáo tài chính trên cơ sở thông tin, số liệu đã khóa sổ kế toán vào ngày kết thúc kỳ kế toán năm (31/12). Đơn vị hạch toán phụ thuộc phải cung cấp thông tin, số liệu cho đơn vị kế toán để lập báo cáo tài chính theo quy định tại Thông tư này.

3. Mục đích của báo cáo tài chính

a) Báo cáo tài chính dùng để cung cấp các thông tin về tình hình tài chính, kết quả hoạt động và các luồng tiền từ hoạt động của đơn vị kế toán cho lãnh đạo đơn vị, cơ quan có thẩm quyền và những đối tượng có liên quan để xem xét và đưa ra các quyết định phù hợp với tình hình tài chính của đơn vị kế toán.

b) Thông tin trình bày trên báo cáo tài chính giúp tăng cường tính minh bạch và nâng cao trách nhiệm giải trình của đơn vị kế toán về việc tiếp nhận và sử dụng tất cả các nguồn lực tại đơn vị theo quy định của pháp luật.

c) Báo cáo tài chính của đơn vị kế toán là thông tin cơ sở để hợp nhất báo cáo tài chính của đơn vị kế toán cấp trên và cung cấp thông tin, số liệu cho lập báo cáo tài chính nhà nước theo quy định.

d) Ngoài các mục đích nêu trên, trường hợp cần sử dụng thông tin, số liệu trên báo cáo tài chính của đơn vị kế toán được lập theo quy định tại Thông tư này cho các mục đích cụ thể khác (ví dụ như mục đích tính thuế), thì người sử dụng báo cáo tài chính cần phải xem xét sự phù hợp của thông tin, số liệu trình bày trên báo cáo tài chính với các mục đích cụ thể cần sử dụng thông tin, số liệu.

4. Nguyên tắc và yêu cầu lập báo cáo tài chính

a) Báo cáo tài chính của đơn vị kế toán phải được lập căn cứ vào thông tin, số liệu kế toán sau khi đã khóa sổ kế toán.

b) Báo cáo tài chính phải được lập đúng nguyên tắc, nội dung, phương pháp theo quy định và được trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán. Trường hợp trình bày không nhất quán, thì đơn vị kế toán phải thuyết minh rõ lý do.

c) Báo cáo tài chính phải được phản ánh một cách trung thực, khách quan về nội dung và giá trị các chỉ tiêu báo cáo; trình bày theo một cấu trúc chặt chẽ, có hệ thống về tình hình tài chính, kết quả hoạt động và các luồng tiền từ hoạt động của đơn vị kế toán. Đơn vị kế toán phải thuyết minh đầy đủ các thông tin, số liệu đã trình bày trên Báo cáo tình hình tài chính, Báo cáo kết quả hoạt động, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo quy định tại Thông tư này.

d) Thông tin, số liệu trình bày trên báo cáo tài chính theo quy định tại Thông tư này phải bao gồm toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong phạm vi đơn vị kế toán. Số liệu trình bày trên các chỉ tiêu của báo cáo tài chính phải phù hợp và thống nhất với số liệu đã ghi sổ kế toán các tài khoản tương ứng. Việc bỏ sót thông tin, số liệu các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong năm không trình bày trên báo cáo tài chính của đơn vị kế toán được coi là hành vi để ngoài sổ kế toán.

Báo cáo tài chính của đơn vị kế toán phải bao gồm thông tin tài chính của bản thân đơn vị kế toán và các đơn vị hạch toán phụ thuộc. Riêng các giao dịch nội bộ phát sinh trong năm của đơn vị kế toán phải được loại trừ hết trước khi lập báo cáo tài chính theo quy định tại Thông tư này.

đ) Báo cáo tài chính phải được lập kịp thời, đúng thời gian quy định, nội dung thông tin, số liệu phải được trình bày rõ ràng, dễ hiểu, tin cậy, thông tin, số liệu phải được phản ánh liên tục, số liệu của kỳ này phải kế tiếp số liệu của kỳ trước.

e) Nghiêm cấm mọi hành vi can thiệp làm thay đổi thông tin, số liệu trình bày trên báo cáo tài chính đã được nộp cho cơ quan có thẩm quyền hoặc đã được công khai. Trường hợp phải điều chỉnh thông tin, số liệu trình bày trên báo cáo tài chính đã được nộp cho cơ quan có thẩm quyền hoặc đã được công khai, thì phải đảm bảo các nguyên tắc điều chỉnh thông tin, số liệu theo quy định tại Thông tư này và văn bản hướng dẫn có liên quan.

5. Kỳ báo cáo

a) Đơn vị kế toán phải lập báo cáo tài chính năm cho kỳ kế toán kết thúc vào ngày 31/12 theo quy định của Luật Kế toán.

b) Trong một số trường hợp cụ thể đơn vị kế toán phải lập báo cáo tài chính theo các kỳ khác theo quy định của pháp luật.

6. Thời hạn nộp và nơi nhận báo cáo tài chính năm

a) Báo cáo tài chính năm của đơn vị kế toán phải được nộp cho cơ quan có thẩm quyền trong thời hạn 90 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm theo quy định của pháp luật.

b) Nơi nhận báo cáo tài chính năm:

- Đơn vị kế toán cấp trên.

- Cơ quan tài chính và kho bạc nhà nước đối với đơn vị kế toán không có đơn vị kế toán cấp trên, gồm:

+ Đơn vị kế toán thuộc địa phương quản lý nộp báo cáo cho cơ quan tài chính cùng cấp và kho bạc nhà nước nơi giao dịch;

+ Đơn vị kế toán thuộc trung ương quản lý nộp báo cáo cho cơ quan tài chính cùng cấp và kho bạc nhà nước (Cục Kế toán nhà nước).

- Cơ quan thuế trong trường hợp đơn vị có hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ phải nộp thuế theo quy định pháp luật thuế.

7. Phương thức gửi báo cáo tài chính năm

Báo cáo có thể được thể hiện dưới hình thức văn bản giấy hoặc văn bản điện tử, tùy theo điều kiện thực tế và yêu cầu của cơ quan nhận báo cáo.

8. Công khai báo cáo tài chính năm

Báo cáo tài chính năm của đơn vị kế toán được công khai theo quy định của pháp luật kế toán và pháp luật có liên quan.

9. Danh mục báo cáo, mẫu báo cáo, hướng dẫn lập báo cáo tài chính nêu tại Phụ lục IV “Hệ thống báo cáo tài chính” kèm theo Thông tư này. Trường hợp đơn vị có hoạt động đặc thù được trình bày báo cáo tài chính theo hướng dẫn riêng hoặc chấp thuận của Bộ Tài chính.

Điều 10. Quy định về in, sắp xếp, đóng để lưu trữ tài liệu kế toán và bàn giao công việc kế toán

1. Tất cả các hồ sơ, tài liệu kế toán của đơn vị phải được bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và trong thời gian phải lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán. Việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán thực hiện theo hướng dẫn của Luật Kế toán, Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30 tháng 12 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán và các hướng dẫn chi tiết về kỹ thuật lưu trữ tài liệu kế toán nêu tại Phụ lục V “Quy trình in, sắp xếp, đóng để lưu trữ tài liệu kế toán” kèm theo Thông tư này.

2. Trường hợp có thay đổi người làm kế toán thì đơn vị phải tổ chức bàn giao, để nhân viên kế toán cũ bàn giao toàn bộ công việc, hồ sơ, tài liệu kế toán đang phụ trách (bao gồm cả tài liệu kế toán lưu trữ) cho nhân viên kế toán mới. Biên bản bàn giao phải được kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán của đơn vị kế toán ký xác nhận, nếu người bàn giao là kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán của đơn vị kế toán thì biên bản bàn giao phải được thủ trưởng cơ quan ký xác nhận.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 11. Quy định về sử dụng phần mềm kế toán

1. Đơn vị có thể sử dụng các phần mềm kế toán để thực hiện công việc kế toán theo quy định tại Thông tư này.

2. Trường hợp sử dụng phần mềm kế toán, đơn vị phải lựa chọn phần mềm kế toán đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy trình, nghiệp vụ kế toán quy định tại Thông tư này, phù hợp với tổ chức bộ máy, hoạt động của đơn vị và đáp ứng các yêu cầu như sau:

a) Các quy trình được thiết lập trên phần mềm phải đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật kế toán, không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc, phương pháp kế toán và thông tin, số liệu trình bày trên các báo cáo được quy định tại Thông tư này và văn bản pháp luật có liên quan.

b) Việc xử lý các quy trình kế toán, các thông tin, số liệu liên quan đến nhau phải đảm bảo sự chính xác, phù hợp, không trùng lắp.

c) Thông tin, dữ liệu kế toán phải đảm bảo tính bảo mật, an toàn; tuân thủ các quy định của pháp luật về bảo mật, an toàn thông tin. Các bước nghiệp vụ phải được phân quyền phù hợp, kiểm soát được việc truy cập của người sử dụng; có khả năng lưu vết các nội dung đã ghi sổ kế toán theo trình tự thời gian và ngăn chặn, cảnh báo các sai sót khi nhập dữ liệu và trong suốt quá trình xử lý thông tin, số liệu kế toán. Hệ thống thông tin được thiết lập có khả năng cảnh báo, ngăn chặn việc can thiệp có chủ ý làm thay đổi thông tin, số liệu đã ghi sổ kế toán.

d) Giao diện đảm bảo thân thiện, thuận tiện cho người sử dụng, các vùng thông tin được phân biệt rõ ràng; có khả năng thực hiện các quy trình nghiệp vụ kế toán nhanh gọn, cung cấp các tiện ích khác nhau cho người sử dụng theo yêu cầu quản lý của đơn vị; cung cấp được dữ liệu đầu ra theo yêu cầu của đơn vị nhận thông tin, dữ liệu (đơn vị kế toán cấp trên, kho bạc nhà nước và đơn vị nhận thông tin khác) để tổng hợp báo cáo theo quy định.

đ) Có khả năng nâng cấp, sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính; có khả năng kết nối hoặc sẵn sàng kết nối với các phần mềm có liên quan theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

3. Thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng/phụ trách kế toán và những người có liên quan phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của thông tin, số liệu kế toán trình bày trên sổ kế toán và các báo cáo được kết xuất từ dữ liệu phần mềm kế toán.

Điều 12. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị

1. Cơ quan tài chính, kho bạc nhà nước

a) Cơ quan tài chính có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về kế toán theo quy định của pháp luật kế toán; kiểm tra việc thực hiện chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp của các đơn vị kế toán thuộc phạm vi quản lý.

b) Cơ quan tài chính địa phương chịu trách nhiệm phối hợp với các đơn vị chức năng trên địa bàn để tham mưu cho Ủy ban nhân dân cùng cấp về phương án tổ chức đơn vị kế toán trên địa bàn đảm bảo phù hợp và đáp ứng yêu cầu tinh gọn bộ máy, chuyên nghiệp hóa công tác kế toán, nâng cao chất lượng thông tin báo cáo của đơn vị kế toán, quản lý chặt chẽ, tuyệt đối an toàn tiền, tài sản của nhà nước tại các đơn vị.

c) Cơ quan tài chính, kho bạc nhà nước cùng cấp thực hiện và phối hợp với đơn vị trong việc đối chiếu, điều chỉnh, cung cấp và khai thác số liệu về nhận và sử dụng kinh phí, quản lý và sử dụng tài sản và các hoạt động tài chính khác của đơn vị kế toán phù hợp với chức năng, nhiệm vụ.

2. Đơn vị dự toán cấp I

a) Đơn vị dự toán cấp I có các đơn vị trực thuộc trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm tổ chức công tác kế toán cho các đơn vị trực thuộc đảm bảo mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong đơn vị đều phải được ghi sổ kế toán và trình bày trên báo cáo tài chính của đơn vị theo quy định tại Thông tư này nhằm quản lý chặt chẽ, an toàn tiền, tài sản của Nhà nước.

- Đơn vị dự toán cấp I phải xác định bằng văn bản các đơn vị kế toán trực thuộc có trách nhiệm lập báo cáo tài chính theo quy định tại Thông tư này, các đơn vị khác không phải là đơn vị kế toán thì có thể xác định là đơn vị hạch toán phụ thuộc hoặc đầu mối chi tiêu của đơn vị kế toán.

- Đơn vị dự toán cấp I chịu trách nhiệm cấp mã thanh toán cho đơn vị kế toán trực thuộc để thống nhất hạch toán và có cơ sở đối chiếu loại trừ giao dịch nội bộ khi hợp nhất báo cáo tài chính của đơn vị dự toán cấp I theo quy định.

- Đơn vị dự toán cấp I có trách nhiệm kiểm tra việc thực hiện chế độ kế toán của các đơn vị kế toán trực thuộc.

b) Đơn vị dự toán cấp I đồng thời là đơn vị sử dụng ngân sách được xác định là đơn vị kế toán và phải lập báo cáo tài chính theo quy định tại Thông tư này.

3. Đơn vị kế toán

a) Đơn vị kế toán có trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán, phân cấp các công việc kế toán cho đơn vị hạch toán phụ thuộc, hướng dẫn đơn vị hạch toán phụ thuộc tổ chức công tác kế toán, cung cấp thông tin, số liệu để đối chiếu, loại trừ các giao dịch nội bộ và tổng hợp lập báo cáo tài chính của đơn vị kế toán theo quy định tại Thông tư này.

b) Đơn vị kế toán phải mở sổ kế toán, hạch toán kế toán đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại đơn vị mình đảm bảo phù hợp với cơ chế tài chính đơn vị đang áp dụng; chấp hành đúng các quy trình nghiệp vụ về kế toán theo quy định tại Thông tư này.

c) Đơn vị kế toán phải lập báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động, báo cáo tài chính theo đúng quy định tại Thông tư này. Người ký báo cáo phải chịu trách nhiệm kiểm soát các thông tin, số liệu đã trình bày trên các báo cáo đảm bảo chính xác, khớp đúng và phù hợp theo quy định tại Thông tư này và pháp luật có liên quan.

4. Đơn vị hạch toán phụ thuộc

a) Đơn vị hạch toán phụ thuộc phải mở sổ kế toán, hạch toán, ghi sổ kế toán, lưu trữ tài liệu kế toán phát sinh tại đơn vị mình theo phân cấp của đơn vị kế toán và quy định tại Thông tư này.

b) Cuối kỳ, đơn vị hạch toán phụ thuộc phải cung cấp thông tin, số liệu theo hướng dẫn của đơn vị kế toán để đơn vị kế toán tổng hợp số liệu, lập báo cáo tài chính theo quy định tại Thông tư này.

Điều 13. Hiệu lực thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2025 và áp dụng từ năm tài chính 2025.

2. Các Thông tư sau đây hết hiệu lực thi hành kể từ ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành:

a) Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10 tháng 10 năm 2017 của Bộ Tài chính về hướng dẫn Chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp;

b) Thông tư số 108/2018/TT-BTC ngày 15 tháng 11 năm 2018 của Bộ Tài chính về hướng dẫn kế toán dự trữ quốc gia;

c) Thông tư số 76/2019/TT-BTC ngày 05 tháng 11 năm 2019 của Bộ Tài chính về hướng dẫn kế toán tài sản kết cấu hạ tầng giao thông, thủy lợi;

d) Thông tư số 79/2019/TT-BTC ngày 14 tháng 11 năm 2019 của Bộ Tài chính về hướng dẫn Chế độ kế toán áp dụng cho ban quản lý dự án sử dụng vốn đầu tư công.

3. Các văn bản mà Thông tư này dẫn chiếu đến có bổ sung, sửa đổi, thay thế thì thực hiện theo văn bản mới đang có hiệu lực thi hành.

Điều 14. Điều khoản chuyển tiếp

1. Sau khi khóa sổ kế toán lập báo cáo tài chính năm 2024, đơn vị phải thực hiện chuyển đổi số dư sang tài khoản mới theo quy định tại Thông tư này.

2. Số dư đầu năm 2025 trên các báo cáo sau đây được áp dụng hồi tố sau khi kết chuyển số dư từ năm 2024 sang, gồm:

a) Báo cáo tình hình tài chính;

b) Thuyết minh báo cáo tài chính cho phần báo cáo tình hình tài chính.

3. Đơn vị thực hiện chuyển đổi số dư tài khoản theo hướng dẫn tại Phụ lục VI “Hướng dẫn chuyển đổi số dư tài khoản” kèm theo Thông tư này.

Điều 15. Tổ chức thực hiện

1. Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm chỉ đạo, triển khai thực hiện tới các đơn vị thuộc phạm vi phụ trách hoặc quản lý là đối tượng áp dụng Thông tư này.

2. Cục trưởng Cục Quản lý, giám sát kế toán, kiểm toán và Thủ trưởng các đơn vị chức năng có liên quan thuộc Bộ Tài chính chịu trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra và thi hành Thông tư này./.

Nơi nhận: - Ban Bí thư Trung ương Đảng; - Thủ tướng, các Phó Thủ tướng Chính phủ; - Văn phòng Trung ương Đảng và các Ban của Đảng; - Văn phòng Tổng Bí thư; - Văn phòng Chính phủ; - Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; - Hội đồng dân tộc và các Ủy ban của Quốc Hội; - Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - Tòa án nhân dân tối cao; - Viện kiểm sát nhân dân tối cao; - Kiểm toán Nhà nước; - Cơ quan Trung ương của các đoàn thể; - UBND, Sở Tài chính các tỉnh, TP trực thuộc TW; - Cục Kiểm tra văn bản QPPL (Bộ Tư pháp); - Hiệp hội Kế toán và Kiểm toán Việt Nam; - Hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam; - Công báo; - Cổng thông tin điện tử Chính phủ; - Cổng thông tin điện tử Bộ Tài chính; - Các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ Tài chính; - Lưu: VT, Cục QLKT (140 bản).

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Võ Thành Hưng

FILE ĐƯỢC ĐÍNH KÈM THEO VĂN BẢN

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF FINANCE OF VIETNAM ----------	THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence-Freedom-Happiness -----------------
No. 24/2024/TT-BTC	Hanoi, April 17, 2024

CIRCULAR 

PROVIDING GUIDELINES FOR PUBLIC SECTOR ACCOUNTING

Pursuant to the Law on Accounting dated November 20, 2015;

Pursuant to the Government’s Decree No. 174/2016/ND-CP dated December 30, 2016 on elaboration of some articles of the Law on accounting;

Pursuant to the Government’s Decree No. 14/2023/ND-CP dated April 20, 2023 defining functions, tasks, powers and organizational structure of the Ministry of Finance of Vietnam;

At the request of the Director of the Department of Accounting and Auditing Regulations;

The Minister of Finance of Vietnam promulgates a Circular providing guidelines for public sector accounting.

Chapter I

...

...

...

Article 1. Scope

This Circular provides guidelines for public sector accounting, including: accounting records, chart of accounts, accounting books, final statements of operating funding, and financial statements; procedures for printing, sorting and binding of accounting records for retention purpose of the entities mentioned in Article 2 of this Circular.

Article 2. Regulated entities 

1. This Circular provides guidelines for accounting for the following accounting units:

a) Regulatory authorities (except People's Committees of communes, wards, and commune-level towns that are funded by commune-level budget);

b) Public administrative units (except public administrative units that self-cover both recurrent and investment expenses and are allowed by competent authorities to apply corporate accounting regimes; however, if these units are allocated state budget estimates with domestic funding sources, receive ODA grants from foreign donors which are recorded as state budget revenues, receive foreign loans for implementing projects, or incur expenses which are covered with deducted or retained amount of collected fees as prescribed by the law on fees and charges, they shall be required to prepare final statements of operating funding according to provisions of Appendix III enclosed herewith);

c) Political organizations; socio-political organizations; Vietnamese Fatherland Front and other authorities, organizations and units that are funded by state budget;

d) Organizations, authorities and units that apply financial autonomy of public administrative units.

2. Organizations, authorities and units are assigned to manage and do bookkeeping of infrastructure assets in accordance with regulations of law on management and use of public property. Enterprises assigned to manage infrastructure assets without calculation of state capital portion of such enterprises shall apply off-balance-sheet (OBS) accounts prescribed in this Circular to recording of entries in their accounting books; enterprises assigned to manage infrastructure assets with calculation of state capital portion of such enterprises shall do bookkeeping in accordance with regulations on corporate accounting.

...

...

...

Article 3. Accounting units, financially dependent units and spending units

1. Accounting units are the regulated entities of this Circular as defined in Article 2 of this Circular that conduct economic/financial transactions, open accounting books, do bookkeeping and make financial statements in accordance with provisions of this Circular.

2. Depending on its apparatus and operations, each accounting unit may establish its financially dependent units and/or spending units in a simplified and efficient manner.

a) Financially dependent units are inferior units of an accounting unit that perform certain accounting works as assigned by the accounting unit, and provide information and data to the accounting unit for making financial statements at the end of each accounting period in accordance with provisions of this Circular.

b) Spending units are inferior units of an accounting unit that do not perform any accounting works. Any economic/financial transactions that occur at spending units must be recorded in the accounting book of the accounting unit. Preparation and transfer of accounting records by spending units shall comply with guidelines given by the accounting unit.

Chapter II

SPECIFIC PROVISIONS

Article 4. Accounting records

1. Accounting units may design their own accounting records to reflect economic/financial transactions in a manner that meets management requirements and ensures adequate information for doing bookkeeping tasks, unless forms of accounting records are prescribed in relevant legislative documents. Accounting records self-designed by an accounting unit must correctly reflect the nature of its economic/financial transactions, contain adequate information as required in the Law on accounting, be suitable for the types of information to be recorded in the accounting book, and meets its management requirements.

...

...

...

Article 5. Chart of accounts

1. Accounts regularly, continuously and systematically reflect assets; receipt and use of funding derived from state budget and other funding sources according to financial mechanisms; revenues, expenses, profit distribution and other economic/financial transactions that occurs at a unit.

2. Classification and rules for using chart of accounts

a) Accounts on the balance sheet include accounts of type 1 to 9, and are recorded applying double-entry bookkeeping (i.e. every entry shall be recorded in both sides of an account). These accounts are used for reflecting assets, funding sources, revenues, and expenses and determining business performance of a unit during the accounting period, which are used as the basis for making financial statements.

b) OBS accounts are accounts of type 0, and are recorded applying single-entry bookkeeping (i.e. every entry shall only be recorded in one side of an account).  OBS accounts 005, 006, 007, 008, 009, 010, 011, 012, 013 are used for reflecting the receipt and use of funding of which the amounts used must be recorded in detail at the end of year according to list of state budget entries as the basis for making final statements. To be specific:

- OBS accounts used for statement of state budget-derived funding (accounts 005, 006, 007, 008, 009, 010, 011) shall be recorded in detail according to the list of state budget entries and budget year, and in a manner meeting other management requirements for statement of state budget-derived funding set out in regulations of law on state budget.

- OBS accounts used for statement of funding derived from deducted/retained amounts of collected fees, and revenues earned during operation of which the amounts used must be recorded and reported according to the list of state budget entries (accounts 012, 013) shall be recorded in detail according to the list of state budget entries and in a manner meeting other management requirements for statement of these funding sources.

c) If an economic/financial transaction involves the receipt and use of domestic funding derived from state budget, or funding derived from deducted/retained amounts of collected fees, and revenues earned during operation of which the amounts used must be recorded and reported according to the list of state budget entries, it shall be recorded on both on-balance and OBS accounts and in detail according to the list of state budget entries and appropriate budget year.

d) If an economic/financial transaction involves the receipt and use of foreign aid amounts or foreign loans for implementing projects, it shall be recorded as state budget revenue or expense in accordance with regulations of law in force. After it is recorded as state budget revenue or expense, it must be also recorded on OBS accounts for making final statements as prescribed in this Circular.

...

...

...

a) Based on the chart of accounts enclosed herewith, units shall select accounts suitable for their operations and financial mechanisms within the ambit of their assigned functions and tasks.

b) Subaccounts of the accounts on the chart of accounts (in Appendix I enclosed herewith) may be created to meet management requirements of the unit.

c) The addition of any account of the same level with that of an account on the chart of accounts (provided in Appendix I) enclosed herewith must comply with provisions of the Law on accounting to ensure the consistency in use of accounts and presentation of information on financial statements which should not be omitted or duplicated.

4. The chart of accounts, contents, structure and methods for recording such accounts are provided in Appendix I “Chart of accounts and guidelines for recording” enclosed herewith.

Article 6. Accounting books

1. Accounting books shall be intended for recording, systematizing and retaining all economic/financial transactions already arising of units. Opening, recording of entries, closures, management and retention of accounting books shall comply with regulations of the Law on accounting, relevant legislative documents and the provisions of this Circular.

2. All existing assets of a unit must be reflected and monitored on its accounting book. If the official value of an asset is not available, it shall be recorded according to its temporarily calculated value. If its temporarily calculated value is not available, it shall be recorded according to conventional value. When the asset's official value is available, entries of relevant accounts on the unit’s accounting book must be modified in accordance with provisions of this Circular.

3. If a unit receives and uses domestic funding derived from state budget; foreign aid amounts or foreign loans for implementing projects; funding derived from deducted/retained amounts of collected fees, and revenues earned during operation of which the amounts used must be recorded and reported according to the list of state budget entries, it shall be required to open accounting book to monitor the receipt and use of these funding sources in detail according to the state budget year and list of state budget entries, and in manner meeting other management requirements for preparing final statements of operating funding which are submitted to competent authorities as prescribed.

4. Types of accounting books

...

...

...

Each unit shall create both general accounting book and subsidiary accounting books, and ensure adequate and correct contents, order and method for recording accounting books as prescribed in this Circular.

b) The general accounting book is used for generally recording economic/financial transactions in chronological order or according to economic contents. A unit may, where necessary, record economic transactions in chronological order and classify or systematize them according to economic contents.

c) Subsidiary accounting books and sheets:

- Subsidiary accounting books/sheets are intended for recording in detail economic/financial transactions involving accounting subjects which are not yet reflected in detail in the general accounting book to meet management requirements. Data on subsidiary accounting books/sheets is the specific information serving the performance of internal management tasks of a unit as well as the computation and creation of items of its financial statements and final statements of operating funding.

- Based on management and bookkeeping requirements for each accounting subject, units are allowed to add information to their subsidiary accounting books/sheets to serve their preparation of financial statements, final statements of operating funding, and meet their management requirements.

- Information and data on subsidiary accounting books/sheets must match those on the general accounting book.

5. Responsibility of bookkeepers

a) Accounting books must be strictly managed. The persons responsible for managing and recording accounting books must be identified. The bookkeeper is responsible for the contents and data on the accounting book while he/she is assigned to keep and record such accounting book. If more than an employee is assigned to make entries in the same accounting book electronically, each employee shall be responsible for their entries made in such accounting book.

b) When a new bookkeeper is assigned, the unit shall arrange handover of responsibility to keep and record the accounting book and all relevant accounting records/documents between the former bookkeeper and this new one. The former bookkeeper shall take responsibility for the period over which he/she managed and recorded the accounting book, and the new bookkeeper shall take responsibility from the date of responsibility handover.

...

...

...

d) The bookkeeper shall record economic/financial transactions in the accounting book in chronological order. Information and data recorded in an accounting book of the following year must continue those on the accounting book of the preceding year, and have their continuity from the opening to closing of the book ensured.

6. Opening accounting books

a) An accounting book must be opened at the opening of the annual accounting period or as soon as practicable after receiving the establishment decision of the unit. The accounting book shall be opened at the beginning of the annual accounting period to transfer information and data from the accounting book of the preceding year, and record all economic/financial transactions arising in the new fiscal or budget year from January 01.

The accounting book of an accounting unit must specify the name of the accounting unit, name and symbol of the accounting book; opening date of the book; signature of the person opening the book, chief accountant or acting chief accountant of the accounting unit.

The accounting book of a financially dependent unit must specify the name of the financially dependent unit, name and symbol of the accounting book; opening date of the book; signature of the person assigned to perform accounting works.

b) Regarding OBS account books used for monitoring the receipt and use of domestic funding derived from state budget; foreign aid amounts or foreign loans for implementing projects; funding derived from deducted/retained amounts of collected fees, and revenues earned during operation of which the amounts used must be recorded and reported according to the list of state budget entries, after December 31, data of the previous year must be kept for further data monitoring and adjustment during preparation of final statements of such funding as prescribed. Accounting book shall be opened for recording transactions that occur in the following year according to the statement year as prescribed.

c) Accounting books on accounting software program must have adequate contents of an accounting book as prescribed by the Law on accounting and provisions of this Circular.

d) If an accounting book is opened manually, each unit is required to complete legal procedures for that accounting book as follows:

- The accounting book must be bound in a book form; its cover’s left corner must specify the name of the unit opening the book while the book’s name, dates of opening and closing the book, full names and signatures of relevant persons as defined in the Law on accounting, seal, date of closing or transferring the book to another person are shown in its cover’s middle.

...

...

...

7. Recording accounting books

a) Accounting books must be recorded according to accounting records or supporting information and data of economic/financial transactions; entries made in the accounting book must be accurate and truthful; any accounts used must be consistent with contents of economic/financial transactions; all figures must be clearly and continuously presented in the accounting book in chronological order; information must be adequately and systematically presented; no abbreviations or skipped lines shall be accepted.

b) Each unit shall be required to adequately open accounting books. Recording order and minimum information requirements for each type of accounting books in Appendix II “System of accounting books” enclosed herewith must be followed.

c) In case an accounting book is recorded manually, indelible ink must be used; the use of red ink or pencil shall not be allowed. When a page is fully written up, the sum of figures on such page shall be found and recorded at the beginning of the following page; no interlineations on the top or bottom of a page shall be permitted. Blank space of each page shall be crossed out. No erasures will be accepted.

8. Closing accounting books

Closing accounting book means the calculation of total number of debits and total number of credits, and ending balance of each account or total revenues, expenses, unused funds, received, dispatched and stocked goods during the period. Information and data on an accounting book must not be changed after the accounting book is closed and financial statements/final statements of funding are submitted to competent authorities. Correction of accounting data shall comply with provisions of Article 7 of this Circular.

a) Closing period

- Accounting books must be closed at the end of the annual accounting period before financial statements are prepared.

- Monitoring book of deposits at banks/state treasuries must be closed at the end of each month for the purpose of verifying deposit balances with the bank/treasury.

...

...

...

- Accounting books shall be also closed in case of unscheduled stocktaking or in other cases as prescribed by law.

b) Procedures for closing accounting books

b1) Step 1: Check and compare information and data before closing the accounting book

- At the end of each accounting period and upon completion of recording of all accounting records that arise during the period in the accounting book, and carryforward of ending balances, data recorded in the accounting book, including data on cashes, inventories, fixed assets, balances on receivables, payables, and other accounting data, must be compared and verified with relevant parties and documents to ensure their accuracy and matching.

- After closing the cash book, verification procedures are required to ensure the accuracy and matching between the cash book, the cash fund book and actual cash amount in the unit’s vault. If cash is not used up at the end of a month, a cash count sheet must be prepared and kept together with the cash book prepared at the ending day of the month.

- When closing monitoring book of deposits at banks/state treasuries, verification with banks/state treasuries must be carried out to ensure the accuracy of each deposit account of the unit. Deposit verification forms (which bear signature and seal of the bank/state treasury) shall be monthly kept together with the monitoring book of deposits at banks/state treasuries.

- Calculate the sums on both debit and credit sides of all accounts on the general accounting book and subsidiary accounting books/sheets. If multiple subsidiary accounting books are opened, a statement of such subsidiary accounting books shall be made. Then, verification procedures shall be followed to ensure the accuracy and matching of data between the general accounting book and subsidiary accounting books/sheets or the statement of subsidiary accounting books.

- After data is found to be matched, the accounting book shall be closed. If there is any difference, the cause thereof must be determined and the difference shall be reconciled until all figures are matched.

b2) Step 2: Close accounting books

...

...

...

- An accounting book must indicate the following information when it is closed:

+ Opening balances: Balances carried forward from the previous period must be specified. Regarding opening balances of a year, balances carried forward from the previous year, sums for which retroactive adjustment or retroactive application is made and opening balances after retroactive adjustment or retroactive application (if any) must be specified;

+ Sums that arise during the period;

+ Closing balances (which are calculated on the basis of opening balances after retroactive adjustment or retroactive application);

+ Sums accumulated from the beginning of year to the closing date;

Closing balance is calculated adopting the following formula:

Closing debit balance

=

Opening debit balance

...

...

...

Total number of debits in the period

-

Total number of credits in the period

Closing credit balance

=

Opening credit balance

+

Total number of credits in the period

-

...

...

...

When closing an accounting book, the chief accountant or acting chief accountant of the accounting unit must check to ensure the accuracy and balancing of information and data recorded by the accounting unit as the basis for preparation of financial statements and final statements of operating funding as prescribed in this Circular. Person in charge of accounting works of a financially dependent unit must check closing figures to ensure provision of accurate information and data to the accounting unit.

- When closing an accounting book which is recorded manually, in addition to the abovementioned steps, a horizontal line must be drawn below the line recording the final transaction in the accounting period. After calculation, the balance of each account shall be written within the appropriate column, whether it is debit or credit. Finally, two straight lines will be drawn to end the closing of the accounting book.

9. Units shall design their own accounting books according to the list of accounting books and guidelines for recording accounting books in Appendix II "System of accounting books" enclosed herewith. In addition, units may open subsidiary accounting books to meet their management requirements provided that they must comply with regulations of the Law on accounting regarding accounting books and relevant laws.

Article 7. Correction of information and data on accounting books

1. Correction of accounting books shall comply with provisions of the Law on accounting and this Circular.

2. Correction of information/data in the year (from January 01 to December 31)

If any entries made in an accounting book in the year are found erroneous, correction of information/data will be made on the accounting book of the current year. If an error involves both on-balance account and OBS account, correction will be made on both accounts to ensure the accuracy and matching of information/data.

3. Correction of information/data concerning the final statement of operating funding after the closing date of an accounting book (i.e. after December 31)

a) Correction of information/data on an OBS account book which is used as the basis for preparation of the final statement of operating funding shall comply with provisions of the Law on state budget and relevant laws.

...

...

...

c) No corrections made after the final statement has been submitted to a competent authority will be permitted, unless there are changes in information/data according to the written approval of the final statement given by the competent authority. In this case, a new final statement will be prepared and submitted to the competent authority after completing correction of information/data as requested.

d) If any information/data on the OBS account book which is in connection with those used for the preparation of the financial statements, corrections will also be made on relevant on-balance accounts as prescribed in Clause 4 of this Article.

4. Correction of information/data concerning the financial statements after the closing date of an accounting book (i.e. after December 31)

Correction of information/data on an accounting book concerning accounts used as the basis for preparation of financial statements shall be subject to the following provisions:

a) In cases where an error is found after the closing date of an accounting book (after December 31) but before the financial statements are signed for issue and submission to competent authorities or publicly disclosed as prescribed:

There will be some events that occur after the closing date of the accounting book (after December 31) but before the date on which the financial statements are signed for issue. These events are defined as events after the end of the reporting period, and are relevant to the preparation of the financial statements, including adjusting events and non-adjusting events. Adjusting events are those that provide evidence of conditions that existed in the reporting year and before the end of the annual reporting period. Adjusting events include:

- the determination after the closing date of the accounting book (after December 31) of the cost of assets purchased, or the proceeds from assets sold, on December 31 or earlier;

- the determination after the closing date of the accounting book (after December 31) of the sharing of the revenue earned from a joint venture or association in the reporting period but must be shared with another unit under a signed agreement (the sharing unit shall carry forward from the received payment pending sharing into its revenue; the receiving unit shall record the received amount as revenue in the reporting period corresponding to the previously recorded receivable);

- the carrying forward of the differences between revenues and expenses in the reporting year of the activities of which the cost is self-covered by the unit or with a pre-determined funding or other activities of similar nature into the funds of the unit, funds or amounts payable;

...

...

...

- the change of the advance payment received from state budget for the work quantities finished before December 31 into the allocated amount during the period for making adjustments to the final statement of the reporting year;

- the receipt after the closing date of the accounting book (after December 31) of a competent authority’s decision on a case that confirms that the unit has a liability which must be recognized or has to adjust any previously recognized provision of the reporting year;

- the receipt of information after the closing date of the accounting book (after December 31) indicating that an asset was impaired on December 31 or earlier and that the unit’s provision needs to be recognized or adjusted (e.g. the bankruptcy of a customer confirms that a loss existed at the end of the annual accounting period on a trade receivable and that the unit needs to adjust the provision for bad receivable debts);

- other events that occur after the closing date of the accounting book (after December 31) and provide clear evidence of conditions that existed on December 31 or earlier and require the entity to adjust information/data on the closed book for preparing the financial statements of the year for which the accounting book is closed in an appropriate and objective manner; the unit shall assume responsibility for its decision to make these adjustments.

b) In cases where an error is found after the annual financial statements are submitted to competent authorities or publicly disclosed as prescribed:

b1) No corrections on the financial statements submitted to competent authorities or publicly disclosed are permitted. If an error is found, correction shall be made on the accounting book of the year in which the error is found in accordance with provisions of this Circular.

b2) Information/data may be corrected in the following cases:

- Discovery of material errors: omission or improper handling of information existed at the closing date of the accounting book for preparation of financial statements of the previous years that results in falsified information occurring on the unit’s financial statements of the previous years and could influence the decisions of users of such financial statements. These errors result from mathematical mistakes, mistakes in applying accounting regulations, oversights or misinterpretations of facts, or fraud. Depending on the scope, nature and scale of each error, the materiality of the error will be determined and a decision to adjust or correct information/data will be issued.

- Implementation of documents issued by competent authorities (the State audit offices, inspection agencies or other regulatory authorities) that request the unit to correct information/data presented on its financial statements submitted to competent authorities or publicly announced. 

...

...

...

- Changes in accounting estimates: cases where the value of items which must be recorded in the period cannot be accurately determined but must be estimated.  The estimation will be based on information/data existing at the date on which the estimation is made; the outputs of this estimation will be recorded and presented on the financial statements of the period in which the estimation is made. In the following periods, if there are any changes in accounting estimates that result from new information/data, correction of previously estimated information/data may be made in accordance with provisions of this Circular. E.g.:  accounting estimates for setting aside provisions, recording revenues paid by the health insurance fund to health facilities before the official final statements are made or costs of in-progress works.

b3) Correction or adjustment methods:

(1) Retroactive adjustment

- Retroactive adjustment means the restatement of values of items of assets, liabilities and net assets presented on prior years’ financial statements by adjusting the opening balances on the current year’s financial statements, including adjustment of figures in the opening balance column of the current year’s financial status report, and in the opening balance lines on the current year’s report on changes in net assets and notes to the current year’s financial statements.

- The retroactive adjustment will apply:

+ when discovering any material errors; or

+ for implementing a competent authority’s request/recommendation.

(2) Retrospective application

Retrospective application means the application of a new accounting policy to transactions or events previously conducted or occurred.

...

...

...

- Adjust the values of items of assets, liabilities and net assets presented on prior years’ financial statements which are affected by changes in accounting policies by adjusting the opening balances on the current year’s financial statements (i.e. figures in the opening balance column of the current year’s financial status report, and in the opening balance lines on the current year’s report on changes in net assets and notes to the current year’s financial statements).

- Adjust figures presented on the previous year’s income statement which are affected by changes in accounting policies by making corresponding adjustment to figures in the “previous year” column of the current year’s income statement. In addition, changes in income statements of one or more previous years must be determined, and the opening balance of net assets on the current year’s financial status report and on the current year’s report on changes in net assets.

(3) Prospective application

Prospective application means the recognition of the effect of a change in an accounting estimate in figures on the current year’s accounting book. In this case, the accounting estimate is changed if there are changes occurring in the circumstances on which the previous periods’ accounting estimate was based or as a result of new information.

(4) The abovementioned retroactive adjustment and/or retroactive application must be fully explained in the notes to the current year’s financial statements. Before closing accounting books for preparing the financial statements, the opening balances (or previous year’ balances if such retroactive adjustment and/or retroactive application involves the income statement) shall be re-calculated on the basis of figures for which retroactive adjustment and/or retroactive application are made in the year for being presented on the current year’s financial statements.

c) Adjustment of accounting data as prescribed in Points a and b of this Clause shall not cause any changes in values of accounts of cash, deposits at banks/state treasuries which have been verified and certified accurate by the end of December 31 in accordance with provisions of this Circular.

Article 8. Final statement of operating funding

1. The following entities shall be required to prepare final statements of operating funding:

a) State budget-funded units shall make final statements of operating funding in respect of the funding derived from state budget (including domestic funding derived from state budget's funding for recurrent expenditures, foreign aid amounts, foreign loans granted by foreign sponsors for implementing projects) in accordance with provisions of the Law on state budget and the form provided in this Circular.

...

...

...

2. Purposes of final statements of operating funding

a) Final statements of operating funding are intended for providing information on the management and use of state budget-derived funding; deducted/retained amounts of collected fees; revenues earned during operation of which the amounts used must be recorded and reported according to the list of state budget entries.

b) Final statements of operating funding shall be presented in detail according to corresponding items and the used funding which must be recorded and reported according to the list of state budget entries in order to provide information on the management and use of operating funding to superior authorities, finance authorities and other competent authorities.

c) Information on the final statement of operating funding is used for assessment of the compliance with regulations of law on state budget and other financial mechanisms applied by the unit, as an important basis for competent authorities, the unit's superior authority and the unit's leadership to carry out the inspection, assessment, supervision and management of financial activities and budget of the unit, and assessment of efficiency of mechanisms and policies applied by the unit.

3. Principles and requirements for preparing final statements of operating funding

a) A unit’s final statement of operating funding must be based on the accounting data obtained after closing its accounting book.

b) Regarding statement of domestic state budget-derived funding:

- Data on statement of state budget-derived funding includes funding actually received and used in the budget year, including such amounts arising during the final statement adjustment period as prescribed by the Law on state budget.

- Data on statement of state budget-derived funding must be compared, verified and certified to be matched with those of state treasuries where transactions are made as prescribed.

...

...

...

- If a unit that is funded by a superior state budget receives funding provided by the inferior state budget as prescribed, a final statement of funding amounts received from the inferior state budget must be made using the form provided in this Circular to facilitate the statement of funding with the finance authority providing such funding amount and preparation of consolidated report to the superior accounting unit.

- If a unit that is funded by an inferior state budget receives state budget-funding under authorization of a superior state budget, a final statement of authorized funding amounts must be made using the form provided in this Circular to facilitate the statement of funding with the authorizing authority and competent authorities as prescribed.

c) Regarding statement of foreign aid amounts and foreign loans for implementing projects:

Data on statement of state budget-derived funding includes the amount actually received from foreign donors and the amount used and recorded as state budget revenues/expenses in the budget year, including such amounts arising during the final statement adjustment period as prescribed by the Law on state budget.

d) Regarding statement of deducted/retained amounts of collected fees as prescribed by the Law on fees and charges, and revenues earned during operation of which the amounts used must be recorded and reported according to the list of state budget entries:

Data on the statement includes the amount received and the amount actually used in the fiscal year which must be supported by adequate documents and records, including information/data from the beginning of the year to the end of December 31 (unless otherwise prescribed by law).

dd) Final statements of operating funding must be prepared in a truthful, objective, adequate and timely manner, and must correctly reflect the funding amounts actually received, used and allocated under estimates in the year. These amounts should be sorted by their sources.

e) Final statements of operating funding must have adequate contents, be made adopting the prescribed methods, and consistently presented between reporting periods using the form provided in this Circular.  In addition, in certain cases, other forms of final statements must be prepared and submitted in accordance with regulations of competent authorities.

4. Reporting period

...

...

...

5. Time limits and places for submission of annual final statements of operating funding

a) Time limits for submission of annual final statements of operating funding shall comply with provisions of the Law on state budget and relevant guidelines.

b) Annual final statements of operating funding shall be submitted to:

- Superior estimation units;

- Same-level finance authority, if an accounting unit is a level-I estimation unit and is funded by state budget;

- Finance authority providing funding, if a unit that is funded by a superior state budget receives funding provided by the inferior state budget (statement of funding amount provided by the inferior state budget as prescribed).

- Authority allocating authorized funding estimate, if a unit uses funding under authorization of a superior state budget.

6. Methods for submission of annual final statements of operating funding

Annual final statements of operating funding shall be submitted in either physical or electronic form, depending on actual conditions and requirements of the receiving authority.

...

...

...

Article 9. Financial statements

1. Financial statements of an accounting unit mean a system of economic/financial information of that unit demonstrated according to the principles and form provided in this Circular, and are used for reflecting all information/data on economic/financial transactions conducted in the year of that unit.

2. Entities required to prepare financial statements

Accounting units shall prepare financial statements on the basis of information/data on their closed accounting books at the end of the annual accounting period (December 31). Financially dependent units shall provide information/data to serve the preparation of financial statements by their superior accounting units as prescribed in this Circular.

3. Purposes of financial statements

a) Financial statements are intended for providing information on financial status, business performance and cash flows of an accounting unit, for that unit’s leadership, competent authorities and relevant entities to serve their consideration and issuance of decisions appropriate to that unit’s financial status.

b) Information provided in the financial statements is helpful to increase the accounting unit’s accountability and transparency of information on its receipt and use of all resources under its management in accordance with regulations of law.

c) Financial statements of an accounting unit are used as the basis for its superior accounting unit’s preparation of consolidated financial statements, and provide information/data for preparation of financial statements of the State as prescribed.

d) In addition to the abovementioned purposes, if the information/data on an accounting unit’s financial statements prepared according to provisions of this Circular needs to be used for another specific purpose (such as tax calculation), the user of financial statements should take into account the suitability of the information/data on the financial statements for such purpose.

...

...

...

a) An accounting unit’s financial statements must be prepared based on the accounting information/data obtained after its accounting book is properly closed.

b) Financial statements must be prepared based on correction information and according to the correct method and principles, and must be presented in a consistent manner between accounting periods.  If there is any discrepancy between financial statements of accounting periods, reasons for such discrepancy must be clearly stated.

c) Financial statements must honestly and objectively reflect contents and values of reported items; present information on financial status, business performance and cash flows of the accounting unit in a coherent and systematical manner. The accounting unit must provide adequate explanatory notes to the information/data presented in the financial status report, income statement, and cash flow statement as prescribed in this Circular.

d) Information/data presented in the financial statements as prescribed in this Circular must include all economic/financial transactions that arise at the accounting unit. Data on items of the financial statements must match and be consistent with the data on corresponding accounts recorded in the accounting book. Failure to present adequate information/data on economic/financial transactions that occurred in the year on an accounting unit's financial statements shall be considered as omission of data or facts from accounting book.

An accounting unit’s financial statements shall contain financial information of that accounting unit and of its financially dependent units. All internal transactions that are conducted in the year of an accounting unit must be excluded from its financial statements in accordance with provisions of this Circular.

dd) Financial statements must be prepared in a timely manner and within the prescribed time limit, and contain the information/data which is presented in a clear, understandable, and reliable manner, and continuously reflect transactions or events; data of a period must continue that of the previous one.

e) Any acts which are deliberately performed to alter or correct the information/data on the financial statements submitted to competent authorities or publicly disclosed shall be prohibited. All corrections to the financial statements which have been submitted to competent authorities or publicly disclosed must be made in accordance with the principles for correction of information/data set out in this Circular and relevant guidelines.

5. Reporting period

a) Annual financial statements shall be prepared for the accounting period ended December 31 as prescribed in the Law on accounting.

...

...

...

6. Time limits and places for submission of annual financial statements

a) Annual financial statements of accounting units must be submitted to competent authorities within 90 days from the end of the annual accounting period as prescribed by law.

b) Annual financial statements shall be submitted to:

- Superior accounting unit.

- Finance authority and state treasury, if an accounting unit is not affiliated to any superior accounting unit, including:

+ An accounting unit falling under the management of local government submits financial statements to the same-level finance authority and the state treasury where transactions are made;

+ An accounting unit falling under the management of central government submits financial statements to the same-level finance authority and the state treasury (the State Accounting Department).

- Tax authority, if an accounting unit's business activities or services are taxable as prescribed by tax laws.

7. Methods for submission of annual financial statements

...

...

...

8. Disclosure of annual financial statements

Annual financial statements of accounting units shall be disclosed in accordance with regulations of law on accounting and relevant laws.

9. List of reports, forms and guidelines for preparation of financial statements are provided in Appendix IV “Financial statements” enclosed herewith. Financial statements of units that perform specific activities may be prepared and presented according to specific guidelines or with approval of the Ministry of Finance of Vietnam.

Article 10. Printing, sorting and binding for retention of accounting documents and handover of accounting works

1. All accounting documents must be preserved in an adequate and safe manner during use and mandatory retention period as prescribed in the law on accounting. Accounting documents shall be retained in accordance with provisions of the Law on accounting, the Government’s Decree No. 174/2016/ND-CP dated December 30, 2016 elaborating the Law on accounting, and specific guidance on techniques for retention of accounting documents in Appendix V “Procedures for printing, sorting and binding for retention of accounting documents” enclosed herewith.

2. When an accountant is replaced, the handover of all accounting works and accounting documents (including retained accounting documents) between this replaced accountant and the new one must be carried out. The handover record must bear the signature of the chief accountant or acting chief accountant. If the handover is carried out by the chief accountant or acting chief accountant, the handover record must bear signature of the accounting unit’s head.

Chapter III

IMPLEMENTATION

Article 11. Use of accounting software

...

...

...

2. The use of an accounting software program must ensure full compliance with accounting processes and operations prescribed in this Circular, be conformable with the structure and operation of units, and meet the following requirements:

a) Processes established in the software program must comply with regulations of the Law on accounting, and not cause any changes in the nature, principles and methods of accounting, as well as information/data on the reports/statements prescribed in this Circular and relevant laws.

b) Accounting processes, information and data which are related to each other must be handled in an accurate and rational manner to avoid overlapping.

c) Accounting information/data must meet safety and security requirements; comply with provisions of law on confidentiality and safety of information. Authority to perform operational steps must be assigned in an appropriate manner that enables the control of access rights of users; is capable of logging entries made in accounting books in chronological order, and preventing or warning of errors that may occur when inputting data and during the processing of accounting information/data. The established information system must be capable of warning and preventing any deliberate intervention acts to alter the information/data recorded in accounting books.

d) The interface must be user-friendly and convenient, and have distinguished information fields; be capable of quickly performing accounting processes, and providing various utilities to users to meet management requirements of units; providing output data as required by the recipients of information/data (superior accounting units, state treasuries and other recipients) for making consolidated reports as prescribed.

dd) Appropriate upgrades and modifications may be made to be conformable with certain changes in accounting and financial policies; the accounting software program must be capable of connecting or ready to connect to relevant software programs at the request of competent authorities.

3. The unit’s head, chief accounting/acting chief accountant and relevant persons shall assume responsibility for the accuracy and truthfulness of accounting information/data presented on accounting books and reports obtained/printed from accounting software programs.

Article 12. Responsibility of relevant authorities and units

1. Finance authorities and state treasuries

...

...

...

b) Local finance authorities shall cooperate with local competent authorities in providing advice for same-level People’s Committees on plans for organizing local accounting units that must be reasonable, and meet streamlined and professional accounting apparatus requirements to perform accounting works, improve quality of reports submitted by accounting units, and properly and safely manage State cash and assets at units.

c) Finance authorities and state treasuries of same level shall cooperate with units in comparing, verifying, correcting, providing and use data on receipt and use of funding sources, management and use of assets, and other financial activities of accounting units within the ambit of their assigned functions and tasks.

2. Level-I estimation units

a) Level-I estimation units that have affiliated units shall, within the ambit of their assigned tasks and powers, organize accounting works for their affiliated units to ensure that all economic/financial transactions that occur at such units must be recorded in their accounting books and financial statements in accordance with provisions of this Circular in order to properly and safely manage the State cash and assets.

- Level-I estimation units must issue documents confirming their affiliated accounting units that are required to prepare financial statements as prescribed in this Circular; other units that are not accounting units may be considered as financially dependent units or spending units of accounting units.

- Level-I estimation units shall issue payment codes to their affiliated accounting units to serve consistent accounting and establish the basis for comparison and exclusion of internal transactions when preparing consolidated financial statements of level-I estimation units as prescribed.

- Level-I estimation units shall carry out inspection of compliance with accounting policies by their affiliated accounting units.

b) Level-I estimation units that are funded by state budget are considered as accounting units and required to prepare financial statements in accordance with provisions of this Circular.

3. Accounting units

...

...

...

b) Accounting units must open accounting books and fully record economic/financial transactions that occur at their units in conformity with financial mechanisms applied at their units; comply with professional accounting processes prescribed in this Circular.

c) Accounting units must make final statements of operating funding and financial statements as prescribed in this Circular. Persons whose signatures appear on reports/statements must control or monitor the information/data presented in such reports/statements to ensure their accuracy, matching and conformity with the provisions of this Circular and relevant laws.

4. Financially dependent units

a) Financially dependent units must open accounting books, fully make entries in their accounting books, and retain accounting documents as assigned by their superior accounting units and in accordance with provisions of this Circular.

b) At the end of each accounting period, financially dependent units must provide information/data according to instructions given by their superior accounting units to serve their data consolidation and preparation of financial statements as prescribed in this Circular.

Article 13. Effect

1. This Circular comes into force from January 01, 2025 and applies from the fiscal year 2025.

2. As from the date of entry into force of this Circular, the documents listed hereunder shall cease to have effect: 

a) The Circular No. 107/2017/TT-BTC dated October 10, 2017 of the Ministry of Finance of Vietnam;

...

...

...

c) The Circular No. 76/2019/TT-BTC dated November 05, 2019 of the Ministry of Finance of Vietnam;

d) The Circular No. 79/2019/TT-BTC dated November 14, 2019 of the Ministry of Finance of Vietnam.

3. If any legislative documents referred to in this Circular are amended or replaced, the new ones shall apply.

Article 14. Transition

1. After accounting books are closed to serve the preparation of financial statements in 2024, balances must be carried forward to new accounts as prescribed in this Circular.

2. Opening balances of the year 2025 in the following reports may be subject to retrospective application after the balances are carried forward from the year 2024, including:

a) Financial status report;

b) Notes to financial statements regarding contents on financial status.

3. Carrying forward of balances on accounts shall comply with guidelines in Appendix VI “Guidelines for carrying forward of account balances” enclosed herewith.

...

...

...

1. Ministries, ministerial agencies, Governmental agencies and provincial People's Committees shall direct units under their authority or management that are regulated of this Circular to implement provisions of this Circular.

2. Director of the Department of Accounting and Auditing Regulations, and heads of relevant units affiliated to the Ministry of Finance of Vietnam shall disseminate, instruct, inspect and implement this Circular./.

PP. MINISTER
DEPUTY MINISTER




Vo Thanh Hung