Thông tư 103/2005/TT-BTC hướng dẫn tiêu chuẩn điều kiện phần mềm kế toán

• Số hiệu: 103/2005/TT-BTC
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Tài chính
• Người ký: Trần Văn Tá
• Ngày ban hành: 24/11/2005

BỘ TÀI CHÍNH ******	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 103/2005/TT-BTC	Hà Nội, ngày 24 tháng 11 năm 2005

THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN TIÊU CHUẨN VÀ ĐIỀU KIỆN CỦA PHẦN MỀM KẾ TOÁN

Căn cứ Luật Kế toán ngày 17/06/2003;
Căn cứ Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong hoạt động kinh doanh;
Để có cơ sở cho đơn vị kế toán lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp và các đơn vị sản xuất phần mềm kế toán tham khảo khi sản xuất phần mềm kế toán, Bộ Tài chính hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán áp dụng tại các đơn vị kế toán, như sau:

I - QUY ĐỊNH CHUNG

1. Thông tư này áp dụng cho các đơn vị kế toán thực hiện kế toán trên máy vi tính bằng phần mềm kế toán. Khi thực hiện kế toán trên máy vi tính bằng phần mềm kế toán, đơn vị kế toán phải vận dụng các tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán hướng dẫn tại Thông tư này để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với điều kiện áp dụng phần mềm kế toán của đơn vị.

2. Khi áp dụng phần mềm kế toán, ngoài việc đảm bảo công tác kế toán thực hiện đúng các quy định hiện hành của pháp luật về kế toán, đơn vị kế toán còn phải áp dụng các quy định cụ thể về tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán hướng dẫn tại Thông tư này.

3. Các đơn vị cung cấp phần mềm kế toán phải căn cứ vào các quy định hiện hành về kế toán và tham khảo các tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán hướng dẫn tại Thông tư này để thiết kế, sản xuất phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu của các đơn vị kế toán.

4. Các thuật ngữ trong Thông tư này được hiểu như sau:

Phần mềm kế toán là bộ chương trình dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, xử lý thông tin trên các chứng từ theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị.

Tiêu chuẩn phần mềm kế toán là những tiêu thức mang tính bắt buộc hoặc hướng dẫn về chất lượng, tính năng kỹ thuật của phần mềm kế toán làm cơ sở cho các đơn vị kế toán lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp và đơn vị sản xuất phần mềm kế toán tham khảo khi sản xuất phần mềm kế toán.

Điều kiện áp dụng là những yêu cầu về cơ sở vật chất, quy chế kiểm soát, bộ máy tổ chức, con người để thực hiện công việc kế toán bằng phần mềm kế toán tại đơn vị.

II - QUY ĐỊNH CỤ THỂ

1. Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán áp dụng tại đơn vị kế toán

1.1. Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán; khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toán

Phần mềm kế toán áp dụng tại các đơn vị kế toán phải đảm bảo các yêu cầu của pháp luật hiện hành về kế toán theo các nội dung sau:

a. Đối với chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán nếu được lập và in ra trên máy theo phần mềm kế toán phải đảm bảo nội dung của chứng từ kế toán quy định tại Điều 17 của Luật Kế toán và quy định cụ thể đối với mỗi loại chứng từ kế toán trong các chế độ kế toán hiện hành. Đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm các nội dung khác vào chứng từ kế toán được lập trên máy vi tính theo yêu cầu quản lý của đơn vị kế toán, trừ các chứng từ kế toán bắt buộc phải áp dụng đúng mẫu quy định. Chứng từ kế toán điện tử được sử dụng để ghi sổ kế toán theo phần mềm kế toán phải tuân thủ các quy định về chứng từ kế toán và các quy định riêng về chứng từ điện tử.

b. Đối với tài khoản kế toán và phương pháp kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng và phương pháp kế toán được xây dựng trong phần mềm kế toán phải tuân thủ theo quy định của chế độ kế toán hiện hành phù hợp với tính chất hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị. Việc mã hóa các tài khoản trong hệ thống tài khoản và các đối tượng kế toán phải đảm bảo tính thống nhất, có hệ thống và đảm bảo thuận lợi cho việc tổng hợp và phân tích thông tin của ngành và đơn vị.

c. Đối với hệ thống sổ kế toán: Sổ kế toán được xây dựng trong phần mềm kế toán khi in ra phải đảm bảo các yêu cầu: Đảm bảo đầy đủ sổ kế toán; đảm bảo mối quan hệ giữa các sổ kế toán với nhau; đảm bảo có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các sổ; phải có đủ nội dung chủ yếu theo quy định về sổ kế toán trong các chế độ kế toán hiện hành; số liệu được phản ánh trên các sổ kế toán phải được lấy từ số liệu trên chứng từ đã được truy cập; đảm bảo tính chính xác khi chuyển số dư từ sổ này sang sổ khác. Đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm các chỉ tiêu khác vào sổ kế toán theo yêu cầu quản lý của đơn vị.

d. Đối với báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính được xây dựng trong phần mềm kế toán khi in ra phải đúng mẫu biểu, nội dung và phương pháp tính toán các chỉ tiêu theo quy định của chế độ kế toán hiện hành phù hợp với từng lĩnh vực. Việc mã hoá các chỉ tiêu báo cáo phải đảm bảo tính thống nhất, thuận lợi cho việc tổng hợp số liệu kế toán giữa các đơn vị trực thuộc và các đơn vị khác có liên quan.

e. Chữ số và chữ viết trong kế toán: Chữ số và chữ viết trong kế toán trên giao diện của phần mềm và khi in ra phải tuân thủ theo quy định của Luật Kế toán. Trường hợp đơn vị kế toán cần sử dụng tiếng nước ngoài trên sổ kế toán thì có thể thiết kế, trình bày song ngữ hoặc phiên bản song song bằng tiếng nước ngoài nhưng phải thống nhất với phiên bản tiếng Việt. Giao diện mỗi màn hình phải dễ hiểu, dễ truy cập và dễ tìm kiếm.

f. In và lưu trữ tài liệu kế toán: Tài liệu kế toán được in ra từ phần mềm kế toán phải có đầy đủ yếu tố pháp lý theo quy định; đảm bảo sự thống nhất giữa số liệu kế toán lưu giữ trên máy và số liệu kế toán trên sổ kế toán, báo cáo tài chính được in ra từ máy để lưu trữ. Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán trên máy được thực hiện theo quy định về thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán hiện hành. Trong quá trình lưu trữ, đơn vị kế toán phải đảm bảo các điều kiện kỹ thuật để có thể đọc được các tài liệu lưu trữ.

1.2. Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu đã có

a. Có khả năng đảm bảo khâu khai báo dữ liệu ban đầu kể cả trường hợp bổ sung các chứng từ kế toán mới, sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung cách ghi chép một số chứng từ kế toán đã được sử dụng trong hệ thống. Có thể loại bỏ bớt các chứng từ kế toán không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống.

b. Có thể bổ sung tài khoản mới hoặc thay đổi nội dung, phương pháp hạch toán đối với các tài khoản đã được sử dụng trong hệ thống. Có thể bỏ bớt các tài khoản không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống.

c. Có thể bổ sung mẫu sổ kế toán mới hoặc sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung, cách ghi chép các sổ kế toán đã được sử dụng trong hệ thống nhưng phải đảm bảo tính liên kết có hệ thống với các sổ kế toán khác. Có thể loại bỏ bớt sổ kế toán không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống.

d. Có thể bổ sung hoặc sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung, cách lập và trình bày báo cáo tài chính đã được sử dụng trong hệ thống. Có thể loại bỏ bớt báo cáo tài chính không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống.

1.3. Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán

a. Tự động xử lý, lưu giữ số liệu trên nguyên tắc tuân thủ các quy trình kế toán cũng như phương pháp tính toán các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính theo quy định hiện hành.

b. Đảm bảo sự phù hợp, không trùng lắp giữa các số liệu kế toán.

c. Có khả năng tự động dự báo, phát hiện và ngăn chặn các sai sót khi nhập dữ liệu và quá trình xử lý thông tin kế toán.

1.4. Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu

a. Có khả năng phân quyền đến từng người sử dụng theo chức năng, gồm: Kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) và người làm kế toán. Mỗi vị trí được phân công có nhiệm vụ và quyền hạn được phân định rõ ràng, đảm bảo người không có trách nhiệm không thể truy cập vào công việc của người khác trong phần mềm kế toán của đơn vị, nếu không được người có trách nhiệm đồng ý.

b. Có khả năng tổ chức theo dõi được người dùng theo các tiêu thức, như: Thời gian truy cập thông tin kế toán vào hệ thống, các thao tác của người truy cập vào hệ thống, các đối tượng bị tác động của thao tác đó,…

c. Có khả năng lưu lại các dấu vết trên sổ kế toán về việc sửa chữa các số liệu kế toán đã được truy cập chính thức vào hệ thống phù hợp với từng phương pháp sửa chữa sổ kế toán theo quy định; đảm bảo chỉ có người có trách nhiệm mới được quyền sửa chữa sai sót đối với các nghiệp vụ đã được truy cập chính thức vào hệ thống.

d. Có khả năng phục hồi được các dữ liệu, thông tin kế toán trong các trường hợp phát sinh sự cố kỹ thuật đơn giản trong quá trình sử dụng.

2. Điều kiện của phần mềm kế toán

a. Phần mềm kế toán trước khi đưa vào sử dụng phải được đặt tên, thuyết minh rõ xuất xứ, tính năng kỹ thuật, mức độ đạt các tiêu chuẩn hướng dẫn tại Thông tư này và các quy định hiện hành về kế toán.

b. Phần mềm kế toán khi đưa vào sử dụng phải có tài liệu hướng dẫn cụ thể kèm theo để giúp người sử dụng vận hành an toàn, có khả năng xử lý các sự cố đơn giản.

c. Phần mềm kế toán do tổ chức, cá nhân ngoài đơn vị kế toán cung cấp phải được bảo hành trong thời hạn do hai bên thỏa thuận, ít nhất phải hoàn thành công việc kế toán của một năm tài chính.

3. Điều kiện áp dụng phần mềm kế toán

3.1. Đảm bảo điều kiện kỹ thuật

a. Đơn vị kế toán phải căn cứ vào tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh và yêu cầu quản lý chung, từng phần hành, từng bộ phận cụ thể của đơn vị mình để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp. Phần mềm kế toán được lựa chọn phải đảm bảo tiêu chuẩn, điều kiện phù hợp với tổ chức hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị.

b. Đơn vị kế toán phải trang bị hệ thống thiết bị về tin học phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, trình độ tin học của cán bộ quản lý, đội ngũ nhân viên kế toán.

c. Đơn vị kế toán được vận hành thử nghiệm trước khi áp dụng chính thức phần mềm kế toán nhưng việc thử nghiệm phải được tiến hành song song với việc ghi sổ bằng tay (trường hợp đơn vị chưa áp dụng phần mềm kế toán) hoặc thực hiện song song với phần mềm kế toán mà đơn vị đang áp dụng (trường hợp đơn vị đã áp dụng phần mềm kế toán). Sau quá trình thử nghiệm, nếu phần mềm kế toán đáp ứng được tiêu chuẩn của phần mềm kế toán và yêu cầu kế toán của đơn vị thì đơn vị mới triển khai áp dụng chính thức.

d. Đơn vị kế toán phải xây dựng quy chế sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính theo các yêu cầu: Quản lý máy chủ (nếu có); quản lý dữ liệu; kiểm tra, kiểm soát việc đưa thông tin từ ngoài vào hệ thống; thực hiện công việc sao, lưu dữ liệu định kỳ; phân quyền đối với các máy nhập và xử lý số liệu; phân định chức năng của từng người trong bộ máy kế toán.

đ. Đơn vị kế toán phải tổ chức trang bị và sử dụng các thiết bị lưu trữ an toàn cho hệ thống, được bố trí và vận hành theo đúng yêu cầu kỹ thuật.

3.2. Đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán

a. Đơn vị kế toán phải lựa chọn hoặc tổ chức đào tạo cán bộ kế toán có đủ trình độ chuyên môn, nghiệp vụ kế toán, trình độ sử dụng máy vi tính đáp ứng yêu cầu sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính.

b. Đơn vị kế toán phải lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các khâu công việc: Lập chứng từ vào máy; kiểm tra việc nhập số liệu vào máy; thực hiện các thao tác trên máy theo yêu cầu của phần mềm kế toán; phân tích các số liệu trên sổ kế toán và báo cáo tài chính, quản trị mạng và quản trị thông tin kế toán.

c. Đơn vị kế toán phải quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ liệu trên máy tính; chức năng, nhiệm vụ của từng người sử dụng trong hệ thống; ban hành quy chế quản lý dữ liệu, quy định chức năng, quyền hạn của từng nhân viên; quy định danh mục thông tin không được phép lưu chuyển.

3.3. Đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán

Đối với các đơn vị kế toán có các đơn vị kế toán trực thuộc (Công ty, Tổng Công ty, Công ty mẹ,…) phải lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp nhất cần chỉ đạo các đơn vị kế toán trực thuộc sử dụng phần mềm kế toán đảm bảo thuận tiện cho việc kết nối thông tin, số liệu báo cáo.

4. Vận dụng các tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán

a. Đơn vị kế toán phải lựa chọn phần mềm kế toán có đủ tiêu chuẩn của phần mềm kế toán quy định tại Điểm 1.1 Mục 1 Phần II Thông tư này.

b. Đơn vị kế toán chưa có đầy đủ các điều kiện áp dụng phần mềm kế toán quy định tại Mục 3 Phần II Thông tư này thì có thể lựa chọn các phần mềm kế toán chưa có đầy đủ các tiêu chuẩn quy định tại điểm 1.2, 1.3 và 1.4 Mục 1 Phần II Thông tư này.

c. Đơn vị kế toán có đầy đủ các điều kiện quy định tại Mục 3 Phần II Thông tư này và có các yêu cầu về nối mạng, tổng hợp thông tin trong diện rộng, nhanh, hàng ngày,… thì lựa chọn các phần mềm kế toán có đầy đủ các tiêu chuẩn hướng dẫn tại Thông tư này và có các tiêu chuẩn khác cao hơn.

III - TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày đăng công báo.

2. Nhà nước khuyến khích các đơn vị kế toán áp dụng phần mềm kế toán nhưng phần mềm kế toán phải phù hợp các tiêu chuẩn, điều kiện hướng dẫn tại Thông tư này nhằm nâng cao hiệu quả của công tác kế toán tại đơn vị.

3. Đơn vị kế toán đang áp dụng phần mềm kế toán nếu xét thấy phần mềm kế toán đó không đảm bảo các tiêu chuẩn và điều kiện hướng dẫn tại Thông tư này, phải có kế hoạch nâng cấp, hoàn thiện lại phần mềm kế toán đang áp dụng đáp ứng các tiêu chuẩn và điều kiện hướng dẫn tại Thông tư này.

4. Thủ trưởng, kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) của các đơn vị kế toán áp dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán có trách nhiệm tổ chức, triển khai thực hiện việc lựa chọn phần mềm kế toán theo các tiêu chuẩn và điều kiện hướng dẫn tại Thông tư này.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc đề nghị các đơn vị phản ánh kịp thời về Bộ Tài chính để nghiên cứu, giải quyết./.

Nơi nhận: - Ban Kinh tế TW; - Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chính phủ; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ; - Toà án Nhân dân tối cao; - Viện Kiểm sát Nhân dân tối cao; - Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam; - Các cơ quan TW của các đoàn thể; - UBND các tỉnh, TP trực thuộc TW; - Sở Tài chính, Cục Thuế các tỉnh, TP trực thuộc TW; - Cục kiểm tra văn bản (Bộ Tư pháp); - Các BQL KCX, KCN, KCNC địa phương; - Công báo; - Các đơn vị thuộc Bộ Tài chính; - Vụ Pháp chế (Bộ Tài chính); - Hội Kế toán và Kiểm toán Việt Nam; - Hội kiểm toán viên hành nghề Việt Nam; - Lưu VT (2b), Vụ CĐKT & Kiểm toán.

KT/BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Trần Văn Tá

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF FINANCE -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom - Happiness ----------
No. 103/2005/TT-BTC	Hanoi, November 24, 2005

CIRCULAR

ON ACCOUNTING SOFTWARE CRITERIA AND CONDITIONS

Pursuant to the June 17, 2003 Accounting Law;
Pursuant to the Government's Decree No. 128/2004/ND-CP of May 31, 2004, detailing and guiding the implementation of a number of articles of the Accounting Law applicable to the state accounting domain;
Pursuant to the Government's Decree No. 129/2004/ND-CP of May 31, 2004, detailing and guiding the implementation of a number of articles of the Accounting Law applicable to business activities;
To provide a basis for accounting units to select appropriate accounting software and for accounting software developers to refer to when they develop accounting software, the Ministry of Finance hereby guides criteria and conditions of accounting software used in accounting units as follows:

I. GENERAL PROVISIONS

1. This Circular applies to accounting units that perform computerized accounting with accounting software. When performing computerized accounting with accounting software, accounting units must apply accounting software criteria and conditions guided in this Circular to selecting accounting software suitable to their conditions.

2. When using accounting software, apart from complying with the current provisions of law on accounting, accounting units must also abide by specific provisions on accounting software criteria and conditions in this Circular.

3. Accounting software-providing units must base themselves on current regulations on accounting and refer to accounting software criteria and conditions guided in this Circular to design and develop accounting software suitable to accounting units' requirements.

4. Terms in this Circular are construed as follows:

...

...

...

Accounting software criteria mean compulsory or guiding criteria of the quality and technical utilities of accounting software, serving as a basis for accounting units to select appropriate accounting software and for accounting software developers to refer to when they develop accounting software.

Application conditions mean requirements on units' material foundations, control regulations, organizational apparatus and personnel for performing accounting with accounting software.

II. SPECIFIC PROVISIONS

1. Criteria of accounting software used in accounting units

1.1. Accounting software must help its users observe state regulations on accounting; its use must not change the accounting nature, principles and methods provided for in current legal documents on accounting

Accounting software used by accounting units must meet the following requirements currently provided by the law on accounting:

a/ For accounting vouchers: Accounting vouchers, compiled on the basis of accounting software and printed out, must have the contents specified in Article 17 of the Accounting Law and the current accounting regimes' specific regulations applicable to accounting vouchers of each type. Accounting units may add other contents to computerized accounting vouchers to meet their own management requirements, except for accounting vouchers which must be made according to set forms. Electronic accounting vouchers used for making entries in accounting books on the basis of accounting software must comply with regulations on accounting vouchers and separate regulations on electronic vouchers.

b/ For accounts and accounting methods: The system of accounts used and accounting methods developed in accounting software must comply with the current accounting regulations, suitable to units' operation characteristics and management requirements. The encoding of accounts and accounting objects must be consistent, systematic and convenient for information synthesis and analysis by branches and units.

c/ For accounting books: Accounting books made in accounting software and printed out must satisfy the following requirements: they must be adequate and inter-related; the inspection and collation of data in different accounting books must be possible; accounting books must have sufficient principal contents according to the current accounting regulations; data in accounting books must be taken from original vouchers; and the balance carried forward from a book to another must be accurate. Accounting units may add other data in accounting books to meet their management requirements.

...

...

...

e/ Numerals and scripts in accounting: Numerals and scripts in accounting on the software interface and printed out must comply with the provisions of the Accounting Law. Where accounting units wish to use a foreign language in their accounting books, they may use bilingual books or foreign-language versions which must be consistent with Vietnamese ones. The computer monitor interface must be understandable, accessible and easy-to-search.

f/ Printing out and archive of accounting documents: Accounting documents printed out from accounting software must have full legal elements according to regulations; ensure the consistency between accounting data stored on the computer and those in accounting books or financial statements printed out from the computer for archive. The duration for archive of accounting documents on the computer shall comply with the current regulations on the period of archiving accounting documents. In the course of archive, accounting units must guarantee technical conditions so that archived documents can be read.

1.2. Accounting software must be capable of being upgraded, modified or supplemented to suit certain possible changes in accounting regimes and financial policies, without affecting the existing database

a/ Accounting software must be capable of ensuring the declaration of initial data, including cases of addition of new accounting vouchers, modification of forms, contents and methods of making entries into several accounting vouchers already used in the system. Unused accounting vouchers can be left out without affecting the system.

b/ New accounts can be added or accounting contents or methods can be changed for accounts already used in the system. Unused accounts can be left out without affecting the system.

c/ New forms of accounting books can be added, or forms or contents of, or methods of making entries into, accounting books already used in the system, can be modified, ensuring the systematic relation with other accounting books. Unused accounting books can be left out without affecting the system.

d/ Forms or contents of, or methods of making and presenting, financial statements already used in the system can be supplemented or modified. Unused financial statements can be left out without affecting the system.

1.3. Accounting software must automatically process accounting data and ensure their accuracy

a/ Accounting software must automatically process and store data while observing accounting processes and methods of calculating data in financial statements according to current regulations.

...

...

...

c/ Accounting software must be capable of automatically forecasting, detecting and preventing errors when entering data and processing accounting information.

1.4. Accounting software must ensure information confidentiality and data security

a/ Accounting software must be capable of distinguishing users according to their functions, including chief accountants (or persons in charge of accounting work) and accountants. Each person shall be assigned certain tasks and powers so that persons having no powers cannot access others' work in accounting software of a unit, unless it is so authorized by responsible persons.

b/ Accounting software must be capable of monitoring users in terms of time of entering data in the system, manipulations of persons logging on the system, and objects affected by such manipulations, etc.

c/ Accounting software must be capable of saving on accounting books traces of corrections of accounting data officially entered in the system, suitable to each method of correcting accounting books according to regulations, ensuring that only responsible persons may correct errors of data officially entered in the system.

d/ Accounting software must be capable of recovering accounting data and information in case of occurrence of simple technical breakdowns in the course of use.

2. Accounting software conditions

a/ Accounting software, before being put to use, must be named and accompanied by a clear description of its origin, technical utilities and extent of satisfaction of criteria guided in this Circular and current regulations on accounting.

b/ Accounting software, when being put to use, must be accompanied by manuals to help users operate it safely and handle simple malfunctions.

...

...

...

3. Conditions for application of accounting software

3.1. Ensuring technical conditions

a/ Accounting units must base themselves on production and business activities and management requirements of the whole units as well as of each of their sections to select appropriate accounting software. Selected accounting software must ensure criteria and conditions suitable to the units' organization and operation as well as management requirements.

b/ Accounting units must furnish themselves with computer equipment to meet their requirements and suit the management and computer knowledge and skills of their managerial officials and accountants.

c/ Accounting units may experimentally run accounting software before officially using it provided that such experimental run must be conducted simultaneously with manual making of entries into accounting books (if units have not yet applied accounting software), or with the use of existing accounting software (if units have already applied accounting software). After the time of experimental run, if the accounting software satisfies the criteria and units' requirements, the units shall officially apply it.

d/ Accounting units must make regulations on the use of accounting software on the computer, regarding management of servers (if any); management of data; inspection and control of information entered in the system; periodical copying and storage of data; division of tasks of computers data entering and data processing; assignment of duties to each person in the accounting section.

e/ Accounting units must furnish and use safe storage devices for the system, which must installed and operated strictly according to technical requirements.

3.2. Ensuring conditions on accountants and accounting apparatuses

a/ Accounting units must select or train accountants with proper accounting qualifications and skills and computer skills, meeting the requirements on the use of accounting software on the computer.

...

...

...

c/ Accounting units must clearly define responsibilities for, and requirements of, protecting the confidentiality of computer data; functions and tasks of each user in the system; issue regulations on data management and define functions and powers of each staff member, and lists of information not permitted for circulation.

3.3. Ensuring consistency in accounting work

Accounting units which have dependent accounting sections (companies, corporations, parent companies, etc.) and must make general or consolidated financial statements should direct their dependent accounting sections to use accounting software that facilitates connection of reported information or data.

4. Application of accounting software criteria and conditions

a/ Accounting units must select accounting software that fully meets the criteria specified at Point 1.1, Section 1, Part II of this Circular.

b/ Accounting units that do not yet fully meet the conditions for using accounting software provided for in Section 3, Part II of this Circular, may select accounting software not yet fully meeting the criteria specified at Points 1.2, 1.3 and 1.4, Section 1, Part II of this Circular.

c/ Accounting units that fully meet the conditions provided for in Section 3, Part II of this Circular, and wish to connect to the wide-area network and synthesize information on a fast and daily basis shall select accounting software fully meeting the criteria guided in this Circular and other superior criteria.

III. ORGANIZATION OF IMPLEMENTATION

1. This Circular takes effect 15 days after its publication in "CONG BAO."

...

...

...

3. If accounting units that are using an accounting software deem that such software fails to satisfy the criteria and conditions guided in this Circular, they must work out plans for upgrading or improving it up to the criteria and conditions guided in this Circular.

4. Heads and chief accountants (or persons in charge of accounting work) of accounting units that use accounting software in their accounting work shall have to select accounting software according to the criteria and conditions guided in this Circular.

In the course of implementation, any arising problems should be promptly reported by concerned units to the Finance Ministry for study and settlement.

FOR THE MINISTER OF FINANCE
VICE MINISTER




Tran Van Ta