|
Bản dịch này thuộc quyền sở hữu của
THƯ VIỆN PHÁP LUẬT. Mọi hành vi sao chép, đăng tải lại mà không có sự đồng ý của
THƯ VIỆN PHÁP LUẬT là vi phạm pháp luật về Sở hữu trí tuệ.
THƯ VIỆN PHÁP LUẬT has the copyright on this translation. Copying or reposting it without the consent of
THƯ VIỆN PHÁP LUẬT is a violation against the Law on Intellectual Property.
X
CÁC NỘI DUNG ĐƯỢC SỬA ĐỔI, HƯỚNG DẪN
Các nội dung của VB này được VB khác thay đổi, hướng dẫn sẽ được làm nổi bật bằng
các màu sắc:
: Sửa đổi, thay thế,
hủy bỏ
Click vào phần bôi vàng để xem chi tiết.
|
|
|
Đang tải văn bản...
Số hiệu:
|
218/2000/QĐ-BTC
|
|
Loại văn bản:
|
Quyết định
|
Nơi ban hành:
|
Bộ Tài chính
|
|
Người ký:
|
Trần Văn Tá
|
Ngày ban hành:
|
29/12/2000
|
|
Ngày hiệu lực:
|
Đã biết
|
Ngày công báo:
|
Đã biết
|
|
Số công báo:
|
Đã biết
|
|
Tình trạng:
|
Đã biết
|
BỘ
TÀI CHÍNH
********
|
CỘNG
HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
********
|
Số:
218/2000/QĐ-BTC
|
Hà
Nội, ngày 29 tháng 12 năm 2000
|
QUYẾT ĐỊNH
CỦA BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH SỐ 218/2000/QĐ-BTC NGÀY 29 THÁNG
12 NĂM 2000 VỀ VIỆC BAN HÀNH CHẾ ĐỘ LƯU TRỮ TÀI LIỆU KẾ TOÁN
BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH
Căn cứ Pháp lệnh Kế toán và
Thống kê ngày 20/5/1988;
Căn cứ Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia ngày 30/11/1982;
Căn cứ Nghị định số 15/CP ngày 02/3/1993 của Chính phủ quy định về nhiệm vụ,
quyền hạn và trách nhiệm quản lý Nhà nước của Bộ, cơ quan ngang Bộ;
Căn cứ Nghị định số 178/CP ngày 28/10/1994 của Chính phủ quy định về chức
năng nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Bộ Tài chính;
Sau khi có sự thoả thuận của Cục lưu trữ Nhà nước tại Công văn số 521/TTNC-
LTNN ngày 02 tháng 11 năm 2000;
Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Chế độ kế toán và Chánh Văn phòng Bộ,
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1:
Ban hành kèm theo Quyết định này Chế độ lưu trữ tài liệu
kế toán áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế và các
hộ kinh doanh cá thể; các đơn vị hành chính sự nghiệp, đơn vị vũ trang, các tổ
chức chính trị, chính trị xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp có
sử dụng vốn, kinh phí của Nhà nước, của tập thể.
Điều 2:
Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán ban hành kèm theo Quyết định
này áp dụng thống nhất trong cả nước từ ngày 01/01/2001. Các quy định trước đây
về lưu trữ tài liệu kế toán trái với Chế độ này đều bãi bỏ.
Điều 3:
Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, UBND
các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, cơ quan Trung ương của các tổ chức
xã hội chịu trách nhiệm triển khai thực hiện Quyết định này ở các đơn vị thuộc
phạm vi quản lý.
CHẾ ĐỘ
LƯU TRỮ TÀI LIỆU KẾ TOÁN
(Ban hành theo Quyết định số 218/2000/QĐ/BTC ngày 29 tháng 12 năm 2000 của Bộ
trưởng Bộ Tài chính)
Chương 1:
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1:
Tài liệu kế toán phải bảo quản, lưu trữ theo quy định của
Chế độ này là bản chính các tài liệu kế toán được ghi chép trên giấy, có giá trị
pháp lý về kế toán, bao gồm:
1- Chứng từ kế toán, gồm: Chứng
từ gốc và chứng từ ghi sổ;
2- Sổ kế toán, gồm: Sổ kế toán
chi tiết, thẻ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp;
3- Báo cáo Tài chính, gồm: Báo
cáo Tài chính tháng, báo cáo Tài chính quý, báo cáo Tài chính năm;
4- Tài liệu khác liên quan đến kế
toán, là các tài liệu ngoài các tài liệu nói trên, được dùng làm căn cứ để lập
chứng từ kế toán; các tài liệu liên quan đến hoạt động kinh tế (như hợp đồng
kinh tế, hợp đồng vay, khế ước vay, hợp đồng liên doanh...) các tài liệu liên
quan đến vốn, quỹ, lợi tức (như quyết định bổ sung vốn từ lợi tức, phân phối
các quỹ từ lợi tức...); các tài liệu liên quan đến thu, chi ngân sách, sử dụng
vốn, kinh phí (như quyết toán sử dụng kinh phí, quyết toán quỹ ngân sách Nhà nước,
quyết toán vốn đầu tư...); các tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế với Nhà nước
(như quyết định miễn, giảm thuế, hoàn thuế, truy thu thuế, quyết toán thuế hàng
năm...); các tài liệu liên quan đến kiểm kê, định giá tài sản (như các biều mẫu
kiểm kê, biên bản định giá...); các tài liệu liên quan đến kiểm tra, kiểm toán,
thanh tra (như kết luận thanh tra, kiểm tra, báo cáo kiểm toán...); tài liệu về
chương trình kế toán trên máy vi tính, tài liệu liên quan đến tiêu huỷ tài liệu
kế toán.
Điều 2:
Các tài liệu kế toán quy định tại Điều 1 nếu được ghi
chép trên máy, trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán
khi đưa vào lưu trữ phải được in ra giấy và phải có đủ các yếu tố pháp lý theo
quy định của Nhà nước về tài liệu kế toán (như mẫu biểu, mã số, chữ ký, con dấu).
Điều 3:
Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống,
phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ (hồ sơ chứng từ kế toán, sổ kế
toán, báo cáo tài chính...). Trong từng bộ hồ sơ, tài liệu kế toán phải được sắp
xếp theo thứ tự thời gian phát sinh theo mỗi niên độ kế toán, bảo đảm hợp lý, để
tra cứu, sử dụng khi cần thiết.
Điều 4:
Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ theo quy định dưới đây:
1. Tài liệu kế toán của niên độ
kế toán đã kết thúc và không còn sử dụng để ghi sổ kế toán trong niên độ kế
toán tiếp theo, đưa vào lưu trữ chậm nhất là 12 tháng kể từ ngày kết thúc niên
độ kế toán;
2. Tài liệu kế toán về báo cáo
quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành, phải đưa vào lưu trữ chậm nhất là 12
tháng kể từ ngày báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành được duyệt;
3. Tài liệu kế toán liên quan đến
giải thể, phá sản, cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu, đưa vào lưu trữ chậm
nhất là 06 tháng kể từ ngày kết thúc mỗi công việc nói trên.
Điều 5:
Nơi lưu trữ tài liệu kế toán quy định như sau:
1. Tài liệu kế toán của đơn vị
nào được lưu trữ tại kho lưu trữ của đơn vị đó.
2. Tài liệu kế toán của công ty
liên doanh, công ty 100% vốn đầu tư nước ngoài trong thời gian hoạt động tại Việt
Nam theo giấy phép đầu tư được cấp, phải được lưu trữ tại công ty trong lãnh thổ
nước CHXHCN Việt Nam.
3. Tài liệu kế toán của đơn vị
giải thể, phá sản (kể cả công ty liên doanh, công ty 100% vốn nước ngoài), bao
gồm tài liệu kế toán của các niên độ kế toán và tài liệu kế toán liên quan đến
sự kiện giải thể, phá sản được lưu trữ tại cơ quan quyết định thành lập (cấp giấp
phép) hoặc cơ quan cấp giấy đăng ký kinh doanh hoặc lưu trữ tại nơi theo quyết
định của cấp quyết định giải thể, phá sản.
4. Tài liệu kế toán của đơn vị cổ
phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu, bao gồm tài liệu kế toán của các niên độ
kế toán và tài liệu kế toán liên quan đến cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở
hữu phải được lưu trữ tại đơn vị của chủ sở hữu mới hoặc lưu trữ tại nơi theo
quyết định của cấp quyết định cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu.
5. Tài liệu kế toán của các niên
độ kế toán đã hết thúc của các đơn vị được chia, tách thành hai hay nhiều đơn vị
mới: Nếu tài liệu kế toán phân chia được thì lưu trữ tại đơn vị mới; Nếu tài liệu
kế toán không phân chia được thì lưu trữ tại nơi theo quyết định của cấp quyết
định chia, tách đơn vị. Tài liệu kế toán liên quan đến chia, tách thì lưu trữ tại
đơn vị mới chia, tách.
6. Tài liệu kế toán của các niên
độ kế toán đã kết thúc và tài liệu kế toán liên quan đến sát nhập của các đơn vị
bị sát nhập, lưu trữ tại đơn vị nhận sát nhập.
Trường hợp tại đơn vị không tổ
chức bộ phận hoặc kho lưu trữ thì có thể thuê lưu trữ tài liệu kế toán tại các
tổ chức lưu trữ trên cơ sở hợp đồng ký kết giữa các bên. Hợp đồng phải ghi cụ
thể trách nhiệm của mỗi bên đối với tài liệu kế toán thuê lưu trữ, chi phí thuê
và phương thức thanh toán chi phí thuê.
Điều 6:
Tại mỗi đơn vị, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế
toán chịu trách nhiệm giúp Giám đốc (hoặc người đứng đầu) đơn vị tổ chức, phân
loại, sắp xếp tài liệu và làm thủ tục đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ.
Điều 7:
Tài liệu kế toán lưu trữ phải được bảo quản theo pháp luật
hiện hành của Nhà nước về bảo vệ tài liệu lưu trữ và theo quy định của chế độ
này. Tài liệu kế toán lưu trữ phải được bảo quản trong kho lưu trữ của đơn vị.
Kho lưu trữ phải có đủ trang bị, thiết bị bảo quản và các điều kiện bảo đảm sự
an toàn tài liệu kế toán lưu trữ, như: giá, tủ, phương tiện phòng chống hoả hoạn;
chống ẩm, mốc; chống lũ lụt, mối xông, chuột cắn...
Người đứng đầu đơn vị phải chịu
trách nhiệm trước pháp luật về sự an toàn, đầy đủ và hợp pháp các tài liệu kế
toán của đơn vị đang lưu trữ.
Điều 8: Các đơn vị phải mở
"Sổ theo dõi tài liệu kế toán lưu trữ" để ghi chép, theo dõi và quản
lý tài liệu kế toán lưu trữ. Sổ theo dõi tài liệu kế toán lưu trữ phải có các nội
dung chủ yếu: Loại tài liệu lưu trữ, số hiệu, ngày tháng đưa vào lưu trữ, hiện
trạng tài liệu khi đưa vào lưu trữ, thời hạn lưu trữ.
Điều 9: Người được giao
nhiệm vụ quản lý, bảo quản tài liệu kế toán lưu trữ phải chịu trách nhiệm trước
người đứng đầu đơn vị, trước pháp luật về sự mất mát, hư hỏng hoặc sự cố khác đối
với tài liệu kế toán đang lưu trữ do chủ quan mình gây ra.
Người quản lý và bảo quản tài liệu
kế toán lưu trữ không được phép cho bất cứ tổ chức, cá nhân nào xem, sử dụng
tài liệu kế toán lưu trữ nếu không có sự đồng ý bằng văn bản của người đứng đầu
hoặc người được uỷ quyền của người đứng đầu đơn vị. Trường hợp có nguy cơ hoặc
phát hiện tài liệu kế toán lưu trữ bị mất, mối mọt, hư hỏng, người quản lý, bảo
quản tài liệu kế toán phải báo cáo ngay cho người đứng đầu đơn vị để kịp thời
có biện pháp xử lý, khắc phục.
Điều 10:
Tài liệu kế toán đang trong thời gian lưu trữ, có giá trị
pháp lý trong mọi trường hợp khai thác, sử dụng hợp pháp. Việc khai thác, sử dụng
tài liệu kế toán lưu trữ phải được sự đồng ý bằng văn bản của người đứng đầu hoặc
người được uỷ quyền của người đứng đầu đơn vị và được thực hiện tại nơi lưu trữ.
Trường hợp cơ quan Nhà nước có
thẩm quyền được pháp luật quy định, có văn bản yêu cầu cung cấp và mang tài liệu
kế toán lưu trữ ra ngoài đơn vị thì đơn vị và người thực hiện nhiệm vụ của cơ
quan yêu cầu cung cấp tài liệu phải lập biên bản "Biên bản giao nhận tài
liệu kế toán". Ngoài nội dung quy định của một văn thư biên bản,
"Biên bản giao nhận tài liệu kế toán" phải ghi rõ: loại tài liệu, số
lượng, niên độ kế toán của tài liệu, hiện trạng của tài liệu, thời gian sử dụng
và hạn trả lại kho lưu trữ.
Đơn vị phải có trách nhiệm cung
cấp tài liệu kế toán cho cơ quan điều tra, cơ quan thuế và cơ quan Nhà nước có thẩm
quyền thực hiện chức năng thanh tra, kiểm tra. Các cơ quan này phải có trách
nhiệm giữ gìn, bản quản tài liệu kế toán trong thời gian sử dụng và phải hoàn
trả đầy đủ, đúng hạn tài liệu kế toán đã sử dụng.
Trong trường hợp được pháp luật
quy định, cơ quan tiến hành tố tụng có quyết định bằng văn bản thu giữ bản
chính tài liệu kế toán để làm tang chứng, vật chứng thì đơn vị phải lưu trữ bằng
bản copy đối với tài liệu kế toán bị thu giữ. Khi thu giữ tài liệu kế toán, cơ
quan tố tụng và đơn vị phải lập biên bản về thu giữ tài liệu kế toán.
Điều 11:
Mọi tài liệu kế toán đang sử dụng trong niên độ kế toán,
tài liệu kế toán trong thời gian chuẩn bị đưa vào lưu trữ theo quy định tại Điều
4 của Chế độ này phải được quản lý, bảo quản và sử dụng theo chế độ kế toán hiện
hành.
Chương 2:
THỜI HẠN LƯU TRỮ TÀI LIỆU
KẾ TOÁN
Điều 12:
Tất cả tài liệu kế toán quy định tại Điều 1 của Chế độ
này được phân loại và được bảo quản, lưu trữ theo thời hạn sau đây:
1- Thời hạn tối thiểu là 5 năm;
2- Thời hạn 20 năm;
3- Thời hạn trên 20 năm.
Điều 13:
Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường
xuyên không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo Tài chính năm
(như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi không lưu trong tập
chứng từ kế toán của phòng kế toán; báo cáo kế toán hàng ngày, tháng, quý, 6
tháng, 9 tháng...) lưu trữ tối thiểu 5 năm tính từ khi kết thúc niên độ kế
toán.
Điều 14:
Tất cả tài liệu kế toán liên quan trực tiếp đến ghi sổ kế
toán và lập báo cáo Tài chính năm phải lưu trữ 20 năm, quy định cụ thể như sau:
1. Tài liệu kế toán thuộc niên độ
kế toán: lưu trữ 20 năm tính từ khi kết thúc niên độ kế toán;
2. Tài liệu kế toán của các đơn
vị Chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán của các niên độ kế toán, tài liệu kế
toán về báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành: lưu trữ 20 năm tính từ
khi báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành được duyệt;
3. Tài liệu kế toán về tài sản cố
định kể cả tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán TSCĐ: lưu trữ 20
năm tính từ khi hoàn thành việc thanh lý, nhượng bán TSCĐ;
4. Tài liệu kế toán liên quan đến
giải thể, phá sản, cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu: lưu trữ 20 năm
tính từ khi kết thúc mỗi công việc nói trên;
5. Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế
toán lưu trữ và các tài liệu liên quan đến tiêu huỷ tài liệu kế toán: lưu trữ
20 năm tính từ khi lập biên bản,
Điều 15:
Tài liệu kế toán lưu trữ trên 20 năm là những tài liệu
có tính sử liệu, có ý nghĩa kinh tế, chính trị xã hội đối với đơn vị, ngành, địa
phương, như:
1- Sổ kế toán tổng hợp;
2- Báo cáo Tài chính năm;
3- Hồ sơ báo cáo quyết toán vốn
đầu tư dự án hoàn thành;
4- Chứng từ và tài liệu kế toán
khác.Việc xác định tài liệu kế toán lưu trữ trên 20 năm, do đơn vị, ngành hoặc
do cơ quan có thẩm quyền căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu,
thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán
hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.
Điều 16:
Tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ 5 năm hoặc 20 năm
nhưng có liên quan đến các vụ kiện tụng, tranh chấp, các vụ án đã, đang hoặc
chưa xét xử thì không áp dụng thời hạn lưu trữ tại Điều 13, Điều 14, Điều 15 mà
áp dụng theo thời hạn quy định của pháp luật hiện hành có liên quan hoặc theo
quyết định của người có thẩm quyền.
Điều 17:
Trong trường hợp bất khả kháng do thiên tai, hoả hoạn,
tài liệu kế toán bị hư hỏng hoặc mất, đơn vị phải lập Hội đồng phục hồi, xử lý
tài liệu kế toán do người đứng đầu đơn vị làm chủ tịch Hội đồng, kế toán trưởng
hoặc người phụ trách kế toán và đại diện bộ phận có liên quan. Hội đồng phải thực
hiện các công việc:
- Bằng mọi biện pháp phục hồi, bảo
toàn các tài liệu có thể phục hồi được;
- Tiến hành kiểm kê, xác định số
tài liệu hiện còn, số tài liệu bị mất, bị hư hỏng không thể phục hồi được;
- Lập biên bản xác định số tài
liệu hiện còn, số tài liệu bị mất theo từng loại tài liệu kế toán. Biên bản phải
được lưu trữ cùng thời hạn lưu trữ quy định đối với tài liệu bị hư hỏng, bị mất.
Chương 3:
TIÊU HUỶ TÀI LIỆU KẾ
TOÁN HẾT THỜI HẠN LƯU TRỮ
Điều 18:
Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của
chế độ này, nếu không có chỉ định nào khác của người hoặc của cơ quan Nhà nước
có thẩm quyền thì được phép tiêu huỷ theo quyết định của người đứng đầu đơn vị.
Việc tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ phải làm đầy đủ, đúng các
thủ tục theo quy định của chế độ này.
Điều 19:
Thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ:
1- Tài liệu kế toán lưu trữ của
đơn vị nào thì đơn vị đó thực hiện tiêu huỷ;
2- Người đứng đầu đơn vị quyết định
thành lập "Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ".
Thành phần Hội đồng có lãnh đạo đơn vị, kế toán trưởng hoặc người phụ trách
công tác kế toán và đại diện của bộ phận lưu trữ;
3- Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế
toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại theo từng loại tài liệu kế
toán, lập "Danh mục tài liệu kế toán tiêu huỷ" và Danh mục tài liệu kế
toán lưu trữ trên 20 năm";
4- Lập "Biên bản tiêu huỷ
tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ" và tiến hành tiêu huỷ tài liệu kế
toán. Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ, ngoài các nội
dung quy định của một văn thư biên bản, còn phải ghi rõ các nội dung: Loại tài
liệu kế toán đã tiêu huỷ, thời hạn lưu trữ của mỗi loại (từ năm, đến năm), hình
thức tiêu huỷ, kết luận và chữ ký của các thành viên hội đồng.
Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế
toán hết thời hạn lưu trữ kèm theo Danh mục tài liệu kế toán tiêu huỷ và Danh mục
tài liệu kế toán lưu trữ trên 20 năm được dùng làm căn cứ để ghi "Sổ theo
dõi tài liệu kế toán lưu trữ" và lưu trữ 20 năm tại kho lưu trữ của đơn vị.
Điều 20:
Việc tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ phải
được thực hiện ngay trong khi lập Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán. Tuỳ theo
điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị để thực hiện tiêu huỷ tài liệu kế toán theo các
hình thức như: đốt cháy, cắt, xé nhỏ bằng máy hoặc bằng thủ công, bảo đảm tài
liệu kế toán đã tiêu huỷ không thể sử dụng lại được các thông tin, số liệu trên
đó. Trường hợp tận thu giấy vụn làm nguyên liệu, Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế
toán phải thực hiện các hình thức tiêu huỷ nói trên trước khi đưa giấy vụn ra
ngoài đơn vị.
Chương 4:
Quyết định 218/2000/QĐ-BTC về Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán do Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành
THE
MINISTRY OF FINANCE
-------
|
SOCIALIST
REPUBLIC OF VIET NAM
Independence - Freedom - Happiness
----------
|
No:
218/2000/QD-BTC
|
Hanoi,
December 29, 2000
|
DECISION PROMULGATING THE REGIME OF ARCHIVING ACCOUNTING DOCUMENTS THE MINISTER OF FINANCE Pursuant to the May 20, 1988 Ordinance on
Accounting and Statistics;
Pursuant to the November 30, 1982 Ordinance on the Protection of National
Archives;
Pursuant to the Government’s Decree No.15/CP of March 2, 1993 defining tasks, powers
and State management responsibility of the ministries and ministerial-level
agencies;
Pursuant to the Government’s Decree No.178/CP of October 28, 1994 defining
functions, tasks and organizational structure of the Finance Ministry;
After reaching agreement with the State Archives Department in Official
Dispatch No.521/TTNC-LTNN of November 2, 2000;
At the proposals of the director of the Accounting Regime Department and the
director of the Office of the Ministry, DECIDES: Article 1.- To issue together with this Decision the Regime of archiving
accounting documents applicable to all enterprises of different economic
sectors and individual business households; administrative and public-service
units, armed force units, political organizations, socio-political
organizations, social organizations and socio-professional organizations that
use the State’s and/or collectives’ capital and funding. Article 2.- The Regime of archiving accounting documents issued together
with this Decision shall apply uniformly throughout the country as from January
1st, 2001. The earlier regulations on archiving accounting documents contrary
to this Regime are all now annulled. Article 3.- The ministries, the ministerial-level agencies, the agencies
attached to the Government, the People’s Committees of the provinces and
centrally-run cities and the central bodies of social organizations shall have
to deploy the implementation of this Decision in the units under their
respective management. ... ... ... Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents. FOR THE FINANCE MINISTER
VICE MINISTER
Tran Van Ta REGIME
OF ARCHIVING ACCOUNTING DOCUMENTS (Issued
together with the Finance Minister’s Decision No.218/2000/QD-BTC of December
29, 2000) Chapter I GENERAL PROVISIONS Article 1.- Accounting
documents which must be preserved and archived according to the provisions of
this Regime are the originals of accounting materials recorded on paper with
legal validity for accountancy, including: ... ... ... Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents. 2. Accounting books, including: Detailed
accounting books, detailed accounting cards and general accounting books; 3. Financial reports, including: Monthly
financial reports, quarterly financial reports and yearly financial reports; 4. Documents related to accountancy other than
those mentioned above, which serve as basis for making accounting vouchers;
documents related to economic activities (such as economic contracts, loan
contracts, debt agreements, joint-venture contracts...); documents related to capital,
funds and interests (such as decisions on the supplement of capital from
interests, distribution of funds from interests...); documents related to
budget revenues and expenditures, use of capital and funding (such as the
settlement of the use of funding, the settlement of the State budget�s funds and investment
capital...); documents related to the tax obligation towards the State (such as
decisions on tax exemption, reduction, reimbursement, retrospective collection
and annual settlement...); documents related to asset inventory and valuation
(such as the inventory tables and forms, valuation minutes...); documents
related to examination, auditing and inspection (such as inspection and
examination conclusions, auditing reports...); documents on computerized
accounting programs and documents related to the destruction of accounting
documents. Article 2.- If the
accounting documents prescribed in Article 1 are recorded in computers or on
information-carrying objects like tapes, discs or payment cards, when being put
in archives, they must be printed in paper form and have all legal factors
(such as forms and tables, codes, signatures and stamps) under the State’s
regulations on accounting documents. Article 3.- Accounting
documents put in archives must be adequate, systematic, classified and arranged
into files (files of accounting vouchers, accounting books, financial
reports...). Accounting documents in each file must be chronologically arranged
according to each accounting year, ensuring the rationality and accessibility
when needed. Article 4.- The
archiving of accounting documents must comply with the following stipulations: 1. Accounting documents of the already completed
accounting year which are no longer used for accounting book-entry in the
subsequent accounting year must be archived within 12 months after the
completion of the accounting year; 2. Accounting documents being the reports on the
settlement of investment capital of the completed projects must be archived
within 12 months after the ratification of the reports on the settlement of
investment capital of the completed projects; 3. Accounting documents related to the
dissolution, bankruptcy, equitization, or ownership form conversion must be
archived within 6 months after the completion of each of the above-mentioned
jobs. ... ... ... Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents. 1. Accounting documents of a unit shall be
archived at its own repository. 2. Accounting documents of joint-venture
companies and companies with 100% foreign investment capital during the time of
operation in Vietnam under their investment licenses must be archived at their
respective companies within the territory of the Socialist Republic of Vietnam. 3. Accounting documents of dissolved or bankrupt
units (including joint-venture companies and companies with 100% foreign
investment capital), including accounting documents of different accounting
years and accounting documents related to the dissolution or bankruptcy, shall
be archived at the establishment-deciding (licensing) bodies or the business
registration-issuing bodies or at places decided by the authorities that decide
the dissolution or bankruptcy. 4. Accounting documents of the equitized or
ownership-transformed units, including accounting documents of different
accounting years and accounting documents related to the equitization or
ownership transformation must be archived at the new owners’ units or at places
decided by the authorities that decide the equitization or ownership transformation. 5. Regarding accounting documents of the
completed accounting years of the units that are divided or split into two or
more new units: If such accounting documents are divisible, they shall be
archived at the new units; if they are indivisible, they shall be archived at
places decided by the authorities that decide the division or splitting of such
units. Accounting documents related to the division or splitting shall be
archived at the newly divided or split units. 6. Accounting documents of the completed
accounting years and accounting documents related to the merger of the merged
units shall be archived at the merging units. Where units do not organize archiving sections
or archives, they may hire archiving organization(s) to archive their accounting
documents on the basis of contracts signed between the parties. Such a contract
must clearly state each party’s responsibility for the accounting documents
under hired archives, the hiring charge and the mode of payment of the hiring
charge. Article 6.- At each
unit, the chief accountant or the person in charge of accountancy shall have to
assist the director (or the head) of the unit to organize, classify and arrange
accounting documents as well as to fill in the procedures for archiving them. Article 7.- The archived
accounting documents must be preserved according to the State’s current laws on
the protection of archived documents as well as the provisions of this Regime.
The archived accounting documents must be preserved in the units’ archives. The
archives must be adequately equipped with preservation facilities and
conditions to ensure safety for the archived accounting documents, such as
shelves, wardrobes, devices for fire prevention and fight as well as for the
fight against humidity, mould, floods, termites and rats... ... ... ... Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents. Article 8.- Units shall
have to open "books for monitoring the archived accounting documents"
in order to record, monitor and manage them. Books for monitoring the archived
accounting documents must contain the following major details: types of the
archived documents, their numbers, dates of being put in archives, the status
of documents when being put in archives and archiving duration. Article 9.- The persons
tasked to manage and preserve the archived accounting documents shall be
answerable before the heads of the units and before law for the loss or damage
of or any incident to the being archived accounting documents due to subjective
causes. The persons managing and preserving the archived
accounting documents must not allow any organization or individual to have a
look at or use the archived accounting documents without written consents of
the heads of the units or the persons authorized by the unit heads. Where
appears a danger or a detection that the archived accounting documents are
lost, destroyed by termites or damaged, the persons managing and preserving
them must report such immediately to the head of the unit so that the latter
may take timely measures for handling and overcoming the situation. Article 10.- Accounting
documents in an archiving duration shall have the legal validity in any cases
where they are lawfully exploited and used. The exploitation and use of the
archived accounting documents must be approved in writing by the heads of the
units or the persons authorized by them and shall be effected at the archives. Where the competent State agency prescribed by
law has a written request for the supply and bringing of the archived
accounting documents out of a unit, such unit and the person performing task of
the agency requesting the document supply shall have to make a "record on
the hand-over and receipt of accounting documents". In addition to the
contents prescribed for a document, the "record on the hand-over and
receipt of accounting documents" must clearly state types of the
documents, their quantity, their accounting years and current status, the use
duration and deadline for return of such documents to the archives. Units shall have to supply accounting documents
to the investigation agencies, tax agencies and competent State agencies, that
exercise the examination and inspection functions. These agencies shall have to
maintain and preserve the accounting documents in the use duration and return
them in full and on time. In the law-prescribed cases where the legal
proceeding bodies issue decisions to seize the originals of accounting
documents for use as proofs or material evidences, the concerned units shall
have to archive copies of the seized accounting documents. When seizing
accounting documents, the legal proceeding bodies and concerned units shall
have to make records thereon. Article 11.- All
accounting documents being used in an accounting year and accounting documents
prepared for being put in archives according to the provisions of Article 4 of
this Regime must be managed, preserved and used according to the current
accounting regime. Chapter II ... ... ... Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents. Article 12.- All
accounting documents stipulated in Article 1 of this Regime shall be
classified, preserved and archived according to the following time limits: 1. At least 5 years; 2. 20 years; 3. Over 20 years. Article 13.- Accounting
documents used for regular management and administration, which are not
directly used for accounting book-entry and elaboration of financial reports
(such as warehousing and ex-warehousing bills, revenue and expenditure notes
outside the file of accounting vouchers of the accountancy section; daily,
monthly, quarterly, 6-month and 9-month accounting reports...) shall be
archived for at least 5 years after the completion of the accounting year. Article 14.- All
accounting documents directly related to the accounting book-entry and
elaboration of financial reports must be archived for 20 years. Concretely as
follows: 1. Accounting documents of an accounting year:
to be archived for 20 years after the completion of that accounting year; 2. Accounting documents of the investing units,
including accounting documents of different accounting years, accounting
documents on reports on the settlement of investment capital of the completed
projects: to be archived for 20 years after the ratification of reports on the
settlement of investment capital of the completed projects; 3. Accounting documents on fixed assets,
including accounting documents related to the liquidation and sale of fixed
assets: to be archived for 20 years after the completion of the fixed assets
liquidation or sale; ... ... ... Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents. 5. Records on the destruction of the archived
accounting documents and documents related thereto: to be archived for 20 years
after making the records. Article 15.- Accounting
documents to be archived for over 20 years are those of historic character, of
economic, political and social significance for the concerned units, branches
or localities, such as: 1. General accounting books; 2. Annual financial reports; 3. Dossiers of reports on the settlement of
investment capital of the completed projects; 4. Other accounting vouchers and documents. The competent units, branches or authorities
shall determine the accounting documents to be archived for more than 20 years
on the basis of the historic characters and long-term significance of the documents
and information in each specific case, and shall assign the accountancy section
or other sections to archive them in form of originals or other forms. Article 16.- Accounting
documents having been archived for 5 years or 20 years already, which are related
to litigation, disputes or cases that have been, are being or have not been
tried, shall not be subject to the archiving time limits prescribed in Articles
13, 14 and 15 herein but to the time limits prescribed by the relevant current
laws instead or comply with the decisions of the competent persons. Article 17.- In the force
majeure circumstances like natural calamities or fires, where accounting
documents are damaged or lost, the concerned unit shall have to set up a
council to restore and handle such accounting documents, which shall be
composed of the head of the unit as its chairman, the chief accountant or the
person in charge of accountancy of the unit and the representatives of the
relevant sections. The council shall have to perform the following tasks: ... ... ... Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents. - To inventory and determine the number of
documents which still exist, the number of documents lost or unrestorably
damaged; - To make records determining the number of
documents, which still exist or have been lost according to their types. Such
records must be archived according to the archiving time limits prescribed for
the damaged and lost documents. Chapter III DESTRUCTION OF
ACCOUNTING DOCUMENTS UPON THE EXPIRY OF THEIR ARCHIVING TIME LIMITS Article 18.- Upon the
expiry of their archiving time limits prescribed in this Regime, if there’s not
any specific decision from the competent person or State body, accounting
documents shall be destroyed under decisions of the heads of the concerned
units. The destruction of accounting documents upon the expiry of their
archiving time limits must fully and strictly comply with the procedures
stipulated herein. Article 19.- Procedures
for destruction of expired accounting documents: 1. Archived accounting documents of a unit shall
be destroyed by such unit; 2. The head of the unit shall decide the setting
up of the "council for destruction of expired accounting documents".
The council is composed of the unit’s leader, the chief accountant or the
person in charge of accountancy and representative(s) of the archival section; 3. The council for destruction of accounting
documents must conduct the inventory, evaluation and classification of each
type of accounting documents, make a "list of to be- destroyed accounting
documents" and a "list of accounting documents to be archived for
more than 20 years"; ... ... ... Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents. The record on the destruction of expired
accounting documents together with the list of destroyed accounting documents
and list of accounting documents to be archived for more than 20 years shall be
used as basis for making entries into the "book for monitoring archived
accounting documents" and shall be archived for 20 years at the unit’s
archives. Article 20.- The
destruction of expired accounting documents must be effected at the time of
making the record thereon. Depending on the specific conditions of each unit,
accounting documents may be destroyed in such forms as being fired, cut or torn
by machines or manually, ensuring that the information and data on the
destroyed accounting documents cannot be reused. Where the waste paper is made
full use of as raw material, the council for destruction of accounting
documents must effect the above-mentioned destruction forms before the waste
paper is brought out of the unit. Chapter IV IMPLEMENTATION PROVISIONS Article 21.- The Regime
on archiving accounting documents takes effect as from January 1, 2001. The
previous regulations contrary to this Regime are all now annulled. Article 22.- All acts
of destroying, damaging or losing the accounting archives shall, depending on
their nature and seriousness, be administratively sanctioned or handled
according to the provisions of law. Article 23.- Branches
and domains (such as banking, securities...) with particular accounting
documents shall, basing themselves on this Regime, coordinate with the Finance
Ministry and the State Archives Department in working out regimes of archiving
accounting documents for their respective branches and domains.
Quyết định 218/2000/QĐ-BTC ngày 29/12/2000 về Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán do Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành
18.527
|
NỘI DUNG SỬA ĐỔI, HƯỚNG DẪN
Văn bản bị thay thế
Văn bản thay thế
Chú thích
Chú thích:
Rà chuột vào nội dụng văn bản để sử dụng.
<Nội dung> = Nội dung hai
văn bản đều có;
<Nội dung> =
Nội dung văn bản cũ có, văn bản mới không có;
<Nội dung> = Nội dung văn
bản cũ không có, văn bản mới có;
<Nội dung> = Nội dung được sửa đổi, bổ
sung.
Click trái để xem cụ thể từng nội dung cần so sánh
và cố định bảng so sánh.
Click phải để xem những nội dung sửa đổi, bổ sung.
Double click để xem tất cả nội dung không có thay
thế tương ứng.
Tắt so sánh [X] để
trở về trạng thái rà chuột ban đầu.
FILE ĐƯỢC ĐÍNH KÈM THEO VĂN BẢN
FILE ATTACHED TO DOCUMENT
|
|
|
Địa chỉ:
|
17 Nguyễn Gia Thiều, P. Võ Thị Sáu, Q.3, TP.HCM
|
Điện thoại:
|
(028) 3930 3279 (06 lines)
|
E-mail:
|
info@ThuVienPhapLuat.vn
|
Mã số thuế:
|
0315459414
|
|
|
TP. HCM, ngày 31/05/2021
Thưa Quý khách,
Đúng 14 tháng trước, ngày 31/3/2020, THƯ VIỆN PHÁP LUẬT đã bật Thông báo này, và nay 31/5/2021 xin bật lại.
Hơn 1 năm qua, dù nhiều khó khăn, chúng ta cũng đã đánh thắng Covid 19 trong 3 trận đầu. Trận 4 này, với chỉ đạo quyết liệt của Chính phủ, chắc chắn chúng ta lại thắng.
Là sản phẩm online, nên 250 nhân sự chúng tôi vừa làm việc tại trụ sở, vừa làm việc từ xa qua Internet ngay từ đầu tháng 5/2021.
Sứ mệnh của THƯ VIỆN PHÁP LUẬT là:
sử dụng công nghệ cao để tổ chức lại hệ thống văn bản pháp luật,
và kết nối cộng đồng Dân Luật Việt Nam,
nhằm:
Giúp công chúng “…loại rủi ro pháp lý, nắm cơ hội làm giàu…”,
và cùng công chúng xây dựng, thụ hưởng một xã hội pháp quyền trong tương lai gần;
Chúng tôi cam kết dịch vụ sẽ được cung ứng bình thường trong mọi tình huống.
THÔNG BÁO
về Lưu trữ, Sử dụng Thông tin Khách hàng
Kính gửi: Quý Thành viên,
Nghị định 13/2023/NĐ-CP về Bảo vệ dữ liệu cá nhân (hiệu lực từ ngày 01/07/2023) yêu cầu xác nhận sự đồng ý của thành viên khi thu thập, lưu trữ, sử dụng thông tin mà quý khách đã cung cấp trong quá trình đăng ký, sử dụng sản phẩm, dịch vụ của THƯ VIỆN PHÁP LUẬT.
Quý Thành viên xác nhận giúp THƯ VIỆN PHÁP LUẬT được tiếp tục lưu trữ, sử dụng những thông tin mà Quý Thành viên đã, đang và sẽ cung cấp khi tiếp tục sử dụng dịch vụ.
Thực hiện Nghị định 13/2023/NĐ-CP, chúng tôi cập nhật Quy chế và Thỏa thuận Bảo về Dữ liệu cá nhân bên dưới.
Trân trọng cảm ơn Quý Thành viên.
Tôi đã đọc và đồng ý Quy chế và Thỏa thuận Bảo vệ Dữ liệu cá nhân
Tiếp tục sử dụng
![](https://cdn.thuvienphapluat.vn/images/icon_gototop.png)
Cảm ơn đã dùng ThuVienPhapLuat.vn
- Bạn vừa bị Đăng xuất khỏi Tài khoản .
-
Hiện tại có đủ người dùng cùng lúc,
nên khi người thứ vào thì bạn bị Đăng xuất.
- Có phải do Tài khoản của bạn bị lộ mật khẩu
nên nhiều người khác vào dùng?
- Hỗ trợ: (028) 3930.3279 _ 0906.229966
- Xin lỗi Quý khách vì sự bất tiện này!
Tài khoản hiện đã đủ người
dùng cùng thời điểm.
Quý khách Đăng nhập vào thì sẽ
có 1 người khác bị Đăng xuất.
Tài khoản của Quý Khách đẵ đăng nhập quá nhiều lần trên nhiều thiết bị khác nhau, Quý Khách có thể vào đây để xem chi tiết lịch sử đăng nhập
Có thể tài khoản của bạn đã bị rò rỉ mật khẩu và mất bảo mật, xin vui lòng đổi mật khẩu tại đây để tiếp tục sử dụng
|
|