Quyết định 218/2000/QĐ-BTC Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán

• Số hiệu: 218/2000/QĐ-BTC
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Bộ Tài chính
• Người ký: Trần Văn Tá
• Ngày ban hành: 29/12/2000

BỘ TÀI CHÍNH ********	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 218/2000/QĐ-BTC	Hà Nội, ngày 29 tháng 12 năm 2000

QUYẾT ĐỊNH

CỦA BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH SỐ 218/2000/QĐ-BTC NGÀY 29 THÁNG 12 NĂM 2000 VỀ VIỆC BAN HÀNH CHẾ ĐỘ LƯU TRỮ TÀI LIỆU KẾ TOÁN

BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH

Căn cứ Pháp lệnh Kế toán và Thống kê ngày 20/5/1988;
Căn cứ Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia ngày 30/11/1982;
Căn cứ Nghị định số 15/CP ngày 02/3/1993 của Chính phủ quy định về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm quản lý Nhà nước của Bộ, cơ quan ngang Bộ;
Căn cứ Nghị định số 178/CP ngày 28/10/1994 của Chính phủ quy định về chức năng nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Bộ Tài chính;
Sau khi có sự thoả thuận của Cục lưu trữ Nhà nước tại Công văn số 521/TTNC- LTNN ngày 02 tháng 11 năm 2000;
Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Chế độ kế toán và Chánh Văn phòng Bộ,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định này Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế và các hộ kinh doanh cá thể; các đơn vị hành chính sự nghiệp, đơn vị vũ trang, các tổ chức chính trị, chính trị xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp có sử dụng vốn, kinh phí của Nhà nước, của tập thể.

Điều 2: Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán ban hành kèm theo Quyết định này áp dụng thống nhất trong cả nước từ ngày 01/01/2001. Các quy định trước đây về lưu trữ tài liệu kế toán trái với Chế độ này đều bãi bỏ.

Điều 3: Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, cơ quan Trung ương của các tổ chức xã hội chịu trách nhiệm triển khai thực hiện Quyết định này ở các đơn vị thuộc phạm vi quản lý.

Trần Văn Tá (Đã ký)

CHẾ ĐỘ

LƯU TRỮ TÀI LIỆU KẾ TOÁN
(Ban hành theo Quyết định số 218/2000/QĐ/BTC ngày 29 tháng 12 năm 2000 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)

Chương 1:

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1: Tài liệu kế toán phải bảo quản, lưu trữ theo quy định của Chế độ này là bản chính các tài liệu kế toán được ghi chép trên giấy, có giá trị pháp lý về kế toán, bao gồm:

1- Chứng từ kế toán, gồm: Chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ;

2- Sổ kế toán, gồm: Sổ kế toán chi tiết, thẻ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp;

3- Báo cáo Tài chính, gồm: Báo cáo Tài chính tháng, báo cáo Tài chính quý, báo cáo Tài chính năm;

4- Tài liệu khác liên quan đến kế toán, là các tài liệu ngoài các tài liệu nói trên, được dùng làm căn cứ để lập chứng từ kế toán; các tài liệu liên quan đến hoạt động kinh tế (như hợp đồng kinh tế, hợp đồng vay, khế ước vay, hợp đồng liên doanh...) các tài liệu liên quan đến vốn, quỹ, lợi tức (như quyết định bổ sung vốn từ lợi tức, phân phối các quỹ từ lợi tức...); các tài liệu liên quan đến thu, chi ngân sách, sử dụng vốn, kinh phí (như quyết toán sử dụng kinh phí, quyết toán quỹ ngân sách Nhà nước, quyết toán vốn đầu tư...); các tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế với Nhà nước (như quyết định miễn, giảm thuế, hoàn thuế, truy thu thuế, quyết toán thuế hàng năm...); các tài liệu liên quan đến kiểm kê, định giá tài sản (như các biều mẫu kiểm kê, biên bản định giá...); các tài liệu liên quan đến kiểm tra, kiểm toán, thanh tra (như kết luận thanh tra, kiểm tra, báo cáo kiểm toán...); tài liệu về chương trình kế toán trên máy vi tính, tài liệu liên quan đến tiêu huỷ tài liệu kế toán.

Điều 2: Các tài liệu kế toán quy định tại Điều 1 nếu được ghi chép trên máy, trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán khi đưa vào lưu trữ phải được in ra giấy và phải có đủ các yếu tố pháp lý theo quy định của Nhà nước về tài liệu kế toán (như mẫu biểu, mã số, chữ ký, con dấu).

Điều 3: Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ (hồ sơ chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính...). Trong từng bộ hồ sơ, tài liệu kế toán phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh theo mỗi niên độ kế toán, bảo đảm hợp lý, để tra cứu, sử dụng khi cần thiết.

Điều 4: Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ theo quy định dưới đây:

1. Tài liệu kế toán của niên độ kế toán đã kết thúc và không còn sử dụng để ghi sổ kế toán trong niên độ kế toán tiếp theo, đưa vào lưu trữ chậm nhất là 12 tháng kể từ ngày kết thúc niên độ kế toán;

2. Tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành, phải đưa vào lưu trữ chậm nhất là 12 tháng kể từ ngày báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành được duyệt;

3. Tài liệu kế toán liên quan đến giải thể, phá sản, cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu, đưa vào lưu trữ chậm nhất là 06 tháng kể từ ngày kết thúc mỗi công việc nói trên.

Điều 5: Nơi lưu trữ tài liệu kế toán quy định như sau:

1. Tài liệu kế toán của đơn vị nào được lưu trữ tại kho lưu trữ của đơn vị đó.

2. Tài liệu kế toán của công ty liên doanh, công ty 100% vốn đầu tư nước ngoài trong thời gian hoạt động tại Việt Nam theo giấy phép đầu tư được cấp, phải được lưu trữ tại công ty trong lãnh thổ nước CHXHCN Việt Nam.

3. Tài liệu kế toán của đơn vị giải thể, phá sản (kể cả công ty liên doanh, công ty 100% vốn nước ngoài), bao gồm tài liệu kế toán của các niên độ kế toán và tài liệu kế toán liên quan đến sự kiện giải thể, phá sản được lưu trữ tại cơ quan quyết định thành lập (cấp giấp phép) hoặc cơ quan cấp giấy đăng ký kinh doanh hoặc lưu trữ tại nơi theo quyết định của cấp quyết định giải thể, phá sản.

4. Tài liệu kế toán của đơn vị cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu, bao gồm tài liệu kế toán của các niên độ kế toán và tài liệu kế toán liên quan đến cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu phải được lưu trữ tại đơn vị của chủ sở hữu mới hoặc lưu trữ tại nơi theo quyết định của cấp quyết định cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu.

5. Tài liệu kế toán của các niên độ kế toán đã hết thúc của các đơn vị được chia, tách thành hai hay nhiều đơn vị mới: Nếu tài liệu kế toán phân chia được thì lưu trữ tại đơn vị mới; Nếu tài liệu kế toán không phân chia được thì lưu trữ tại nơi theo quyết định của cấp quyết định chia, tách đơn vị. Tài liệu kế toán liên quan đến chia, tách thì lưu trữ tại đơn vị mới chia, tách.

6. Tài liệu kế toán của các niên độ kế toán đã kết thúc và tài liệu kế toán liên quan đến sát nhập của các đơn vị bị sát nhập, lưu trữ tại đơn vị nhận sát nhập.

Trường hợp tại đơn vị không tổ chức bộ phận hoặc kho lưu trữ thì có thể thuê lưu trữ tài liệu kế toán tại các tổ chức lưu trữ trên cơ sở hợp đồng ký kết giữa các bên. Hợp đồng phải ghi cụ thể trách nhiệm của mỗi bên đối với tài liệu kế toán thuê lưu trữ, chi phí thuê và phương thức thanh toán chi phí thuê.

Điều 6: Tại mỗi đơn vị, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán chịu trách nhiệm giúp Giám đốc (hoặc người đứng đầu) đơn vị tổ chức, phân loại, sắp xếp tài liệu và làm thủ tục đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ.

Điều 7: Tài liệu kế toán lưu trữ phải được bảo quản theo pháp luật hiện hành của Nhà nước về bảo vệ tài liệu lưu trữ và theo quy định của chế độ này. Tài liệu kế toán lưu trữ phải được bảo quản trong kho lưu trữ của đơn vị. Kho lưu trữ phải có đủ trang bị, thiết bị bảo quản và các điều kiện bảo đảm sự an toàn tài liệu kế toán lưu trữ, như: giá, tủ, phương tiện phòng chống hoả hoạn; chống ẩm, mốc; chống lũ lụt, mối xông, chuột cắn...

Người đứng đầu đơn vị phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về sự an toàn, đầy đủ và hợp pháp các tài liệu kế toán của đơn vị đang lưu trữ.

Điều 8: Các đơn vị phải mở "Sổ theo dõi tài liệu kế toán lưu trữ" để ghi chép, theo dõi và quản lý tài liệu kế toán lưu trữ. Sổ theo dõi tài liệu kế toán lưu trữ phải có các nội dung chủ yếu: Loại tài liệu lưu trữ, số hiệu, ngày tháng đưa vào lưu trữ, hiện trạng tài liệu khi đưa vào lưu trữ, thời hạn lưu trữ.

Điều 9: Người được giao nhiệm vụ quản lý, bảo quản tài liệu kế toán lưu trữ phải chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị, trước pháp luật về sự mất mát, hư hỏng hoặc sự cố khác đối với tài liệu kế toán đang lưu trữ do chủ quan mình gây ra.

Người quản lý và bảo quản tài liệu kế toán lưu trữ không được phép cho bất cứ tổ chức, cá nhân nào xem, sử dụng tài liệu kế toán lưu trữ nếu không có sự đồng ý bằng văn bản của người đứng đầu hoặc người được uỷ quyền của người đứng đầu đơn vị. Trường hợp có nguy cơ hoặc phát hiện tài liệu kế toán lưu trữ bị mất, mối mọt, hư hỏng, người quản lý, bảo quản tài liệu kế toán phải báo cáo ngay cho người đứng đầu đơn vị để kịp thời có biện pháp xử lý, khắc phục.

Điều 10: Tài liệu kế toán đang trong thời gian lưu trữ, có giá trị pháp lý trong mọi trường hợp khai thác, sử dụng hợp pháp. Việc khai thác, sử dụng tài liệu kế toán lưu trữ phải được sự đồng ý bằng văn bản của người đứng đầu hoặc người được uỷ quyền của người đứng đầu đơn vị và được thực hiện tại nơi lưu trữ.

Trường hợp cơ quan Nhà nước có thẩm quyền được pháp luật quy định, có văn bản yêu cầu cung cấp và mang tài liệu kế toán lưu trữ ra ngoài đơn vị thì đơn vị và người thực hiện nhiệm vụ của cơ quan yêu cầu cung cấp tài liệu phải lập biên bản "Biên bản giao nhận tài liệu kế toán". Ngoài nội dung quy định của một văn thư biên bản, "Biên bản giao nhận tài liệu kế toán" phải ghi rõ: loại tài liệu, số lượng, niên độ kế toán của tài liệu, hiện trạng của tài liệu, thời gian sử dụng và hạn trả lại kho lưu trữ.

Đơn vị phải có trách nhiệm cung cấp tài liệu kế toán cho cơ quan điều tra, cơ quan thuế và cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thực hiện chức năng thanh tra, kiểm tra. Các cơ quan này phải có trách nhiệm giữ gìn, bản quản tài liệu kế toán trong thời gian sử dụng và phải hoàn trả đầy đủ, đúng hạn tài liệu kế toán đã sử dụng.

Trong trường hợp được pháp luật quy định, cơ quan tiến hành tố tụng có quyết định bằng văn bản thu giữ bản chính tài liệu kế toán để làm tang chứng, vật chứng thì đơn vị phải lưu trữ bằng bản copy đối với tài liệu kế toán bị thu giữ. Khi thu giữ tài liệu kế toán, cơ quan tố tụng và đơn vị phải lập biên bản về thu giữ tài liệu kế toán.

Điều 11: Mọi tài liệu kế toán đang sử dụng trong niên độ kế toán, tài liệu kế toán trong thời gian chuẩn bị đưa vào lưu trữ theo quy định tại Điều 4 của Chế độ này phải được quản lý, bảo quản và sử dụng theo chế độ kế toán hiện hành.

Chương 2:

THỜI HẠN LƯU TRỮ TÀI LIỆU KẾ TOÁN

Điều 12: Tất cả tài liệu kế toán quy định tại Điều 1 của Chế độ này được phân loại và được bảo quản, lưu trữ theo thời hạn sau đây:

1- Thời hạn tối thiểu là 5 năm;

2- Thời hạn 20 năm;

3- Thời hạn trên 20 năm.

Điều 13: Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo Tài chính năm (như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi không lưu trong tập chứng từ kế toán của phòng kế toán; báo cáo kế toán hàng ngày, tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng...) lưu trữ tối thiểu 5 năm tính từ khi kết thúc niên độ kế toán.

Điều 14: Tất cả tài liệu kế toán liên quan trực tiếp đến ghi sổ kế toán và lập báo cáo Tài chính năm phải lưu trữ 20 năm, quy định cụ thể như sau:

1. Tài liệu kế toán thuộc niên độ kế toán: lưu trữ 20 năm tính từ khi kết thúc niên độ kế toán;

2. Tài liệu kế toán của các đơn vị Chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán của các niên độ kế toán, tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành: lưu trữ 20 năm tính từ khi báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành được duyệt;

3. Tài liệu kế toán về tài sản cố định kể cả tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán TSCĐ: lưu trữ 20 năm tính từ khi hoàn thành việc thanh lý, nhượng bán TSCĐ;

4. Tài liệu kế toán liên quan đến giải thể, phá sản, cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu: lưu trữ 20 năm tính từ khi kết thúc mỗi công việc nói trên;

5. Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán lưu trữ và các tài liệu liên quan đến tiêu huỷ tài liệu kế toán: lưu trữ 20 năm tính từ khi lập biên bản,

Điều 15: Tài liệu kế toán lưu trữ trên 20 năm là những tài liệu có tính sử liệu, có ý nghĩa kinh tế, chính trị xã hội đối với đơn vị, ngành, địa phương, như:

1- Sổ kế toán tổng hợp;

2- Báo cáo Tài chính năm;

3- Hồ sơ báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành;

4- Chứng từ và tài liệu kế toán khác.Việc xác định tài liệu kế toán lưu trữ trên 20 năm, do đơn vị, ngành hoặc do cơ quan có thẩm quyền căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.

Điều 16: Tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ 5 năm hoặc 20 năm nhưng có liên quan đến các vụ kiện tụng, tranh chấp, các vụ án đã, đang hoặc chưa xét xử thì không áp dụng thời hạn lưu trữ tại Điều 13, Điều 14, Điều 15 mà áp dụng theo thời hạn quy định của pháp luật hiện hành có liên quan hoặc theo quyết định của người có thẩm quyền.

Điều 17: Trong trường hợp bất khả kháng do thiên tai, hoả hoạn, tài liệu kế toán bị hư hỏng hoặc mất, đơn vị phải lập Hội đồng phục hồi, xử lý tài liệu kế toán do người đứng đầu đơn vị làm chủ tịch Hội đồng, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán và đại diện bộ phận có liên quan. Hội đồng phải thực hiện các công việc:

- Bằng mọi biện pháp phục hồi, bảo toàn các tài liệu có thể phục hồi được;

- Tiến hành kiểm kê, xác định số tài liệu hiện còn, số tài liệu bị mất, bị hư hỏng không thể phục hồi được;

- Lập biên bản xác định số tài liệu hiện còn, số tài liệu bị mất theo từng loại tài liệu kế toán. Biên bản phải được lưu trữ cùng thời hạn lưu trữ quy định đối với tài liệu bị hư hỏng, bị mất.

Chương 3:

TIÊU HUỶ TÀI LIỆU KẾ TOÁN HẾT THỜI HẠN LƯU TRỮ

Điều 18: Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của chế độ này, nếu không có chỉ định nào khác của người hoặc của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu huỷ theo quyết định của người đứng đầu đơn vị. Việc tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ phải làm đầy đủ, đúng các thủ tục theo quy định của chế độ này.

Điều 19: Thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ:

1- Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị nào thì đơn vị đó thực hiện tiêu huỷ;

2- Người đứng đầu đơn vị quyết định thành lập "Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ". Thành phần Hội đồng có lãnh đạo đơn vị, kế toán trưởng hoặc người phụ trách công tác kế toán và đại diện của bộ phận lưu trữ;

3- Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại theo từng loại tài liệu kế toán, lập "Danh mục tài liệu kế toán tiêu huỷ" và Danh mục tài liệu kế toán lưu trữ trên 20 năm";

4- Lập "Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ" và tiến hành tiêu huỷ tài liệu kế toán. Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ, ngoài các nội dung quy định của một văn thư biên bản, còn phải ghi rõ các nội dung: Loại tài liệu kế toán đã tiêu huỷ, thời hạn lưu trữ của mỗi loại (từ năm, đến năm), hình thức tiêu huỷ, kết luận và chữ ký của các thành viên hội đồng.

Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ kèm theo Danh mục tài liệu kế toán tiêu huỷ và Danh mục tài liệu kế toán lưu trữ trên 20 năm được dùng làm căn cứ để ghi "Sổ theo dõi tài liệu kế toán lưu trữ" và lưu trữ 20 năm tại kho lưu trữ của đơn vị.

Điều 20: Việc tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ phải được thực hiện ngay trong khi lập Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán. Tuỳ theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị để thực hiện tiêu huỷ tài liệu kế toán theo các hình thức như: đốt cháy, cắt, xé nhỏ bằng máy hoặc bằng thủ công, bảo đảm tài liệu kế toán đã tiêu huỷ không thể sử dụng lại được các thông tin, số liệu trên đó. Trường hợp tận thu giấy vụn làm nguyên liệu, Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán phải thực hiện các hình thức tiêu huỷ nói trên trước khi đưa giấy vụn ra ngoài đơn vị.

Chương 4:

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 21: Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 01 năm 2001. Các quy định trước đấy trái với Chế độ này đều bãi bỏ.

Điều 22: Mọi hành vi làm huỷ hoại, làm hư hỏng hoặc mất tài liệu kế toán lưu trữ, tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 23: Các ngành, các lĩnh vực có đặc thù riêng về tài liệu kế toán (như Ngân hàng, thị trường chứng khoán...), căn cứ vào chế độ này, phối hợp với Bộ Tài chính, Cục lưu trữ Nhà nước xây dựng chế độ lưu trữ tài liệu kế toán của ngành, lính vực mình.

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF FINANCE -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom - Happiness ----------
No: 218/2000/QD-BTC	Hanoi, December 29, 2000

DECISION

PROMULGATING THE REGIME OF ARCHIVING ACCOUNTING DOCUMENTS

THE MINISTER OF FINANCE

Pursuant to the May 20, 1988 Ordinance on Accounting and Statistics;
Pursuant to the November 30, 1982 Ordinance on the Protection of National Archives;
Pursuant to the Government’s Decree No.15/CP of March 2, 1993 defining tasks, powers and State management responsibility of the ministries and ministerial-level agencies;
Pursuant to the Government’s Decree No.178/CP of October 28, 1994 defining functions, tasks and organizational structure of the Finance Ministry;
After reaching agreement with the State Archives Department in Official Dispatch No.521/TTNC-LTNN of November 2, 2000;
At the proposals of the director of the Accounting Regime Department and the director of the Office of the Ministry,

DECIDES:

Article 1.- To issue together with this Decision the Regime of archiving accounting documents applicable to all enterprises of different economic sectors and individual business households; administrative and public-service units, armed force units, political organizations, socio-political organizations, social organizations and socio-professional organizations that use the State’s and/or collectives’ capital and funding.

Article 2.- The Regime of archiving accounting documents issued together with this Decision shall apply uniformly throughout the country as from January 1st, 2001. The earlier regulations on archiving accounting documents contrary to this Regime are all now annulled.

Article 3.- The ministries, the ministerial-level agencies, the agencies attached to the Government, the People’s Committees of the provinces and centrally-run cities and the central bodies of social organizations shall have to deploy the implementation of this Decision in the units under their respective management.

...

...

...

FOR THE FINANCE MINISTER
VICE MINISTER




Tran Van Ta

REGIME

OF ARCHIVING ACCOUNTING DOCUMENTS

(Issued together with the Finance Minister’s Decision No.218/2000/QD-BTC of December 29, 2000)

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

Article 1.- Accounting documents which must be preserved and archived according to the provisions of this Regime are the originals of accounting materials recorded on paper with legal validity for accountancy, including:

...

...

...

2. Accounting books, including: Detailed accounting books, detailed accounting cards and general accounting books;

3. Financial reports, including: Monthly financial reports, quarterly financial reports and yearly financial reports;

4. Documents related to accountancy other than those mentioned above, which serve as basis for making accounting vouchers; documents related to economic activities (such as economic contracts, loan contracts, debt agreements, joint-venture contracts...); documents related to capital, funds and interests (such as decisions on the supplement of capital from interests, distribution of funds from interests...); documents related to budget revenues and expenditures, use of capital and funding (such as the settlement of the use of funding, the settlement of the State budget�s funds and investment capital...); documents related to the tax obligation towards the State (such as decisions on tax exemption, reduction, reimbursement, retrospective collection and annual settlement...); documents related to asset inventory and valuation (such as the inventory tables and forms, valuation minutes...); documents related to examination, auditing and inspection (such as inspection and examination conclusions, auditing reports...); documents on computerized accounting programs and documents related to the destruction of accounting documents.

Article 2.- If the accounting documents prescribed in Article 1 are recorded in computers or on information-carrying objects like tapes, discs or payment cards, when being put in archives, they must be printed in paper form and have all legal factors (such as forms and tables, codes, signatures and stamps) under the State’s regulations on accounting documents.

Article 3.- Accounting documents put in archives must be adequate, systematic, classified and arranged into files (files of accounting vouchers, accounting books, financial reports...). Accounting documents in each file must be chronologically arranged according to each accounting year, ensuring the rationality and accessibility when needed.

Article 4.- The archiving of accounting documents must comply with the following stipulations:

1. Accounting documents of the already completed accounting year which are no longer used for accounting book-entry in the subsequent accounting year must be archived within 12 months after the completion of the accounting year;

2. Accounting documents being the reports on the settlement of investment capital of the completed projects must be archived within 12 months after the ratification of the reports on the settlement of investment capital of the completed projects;

3. Accounting documents related to the dissolution, bankruptcy, equitization, or ownership form conversion must be archived within 6 months after the completion of each of the above-mentioned jobs.

...

...

...

1. Accounting documents of a unit shall be archived at its own repository.

2. Accounting documents of joint-venture companies and companies with 100% foreign investment capital during the time of operation in Vietnam under their investment licenses must be archived at their respective companies within the territory of the Socialist Republic of Vietnam.

3. Accounting documents of dissolved or bankrupt units (including joint-venture companies and companies with 100% foreign investment capital), including accounting documents of different accounting years and accounting documents related to the dissolution or bankruptcy, shall be archived at the establishment-deciding (licensing) bodies or the business registration-issuing bodies or at places decided by the authorities that decide the dissolution or bankruptcy.

4. Accounting documents of the equitized or ownership-transformed units, including accounting documents of different accounting years and accounting documents related to the equitization or ownership transformation must be archived at the new owners’ units or at places decided by the authorities that decide the equitization or ownership transformation.

5. Regarding accounting documents of the completed accounting years of the units that are divided or split into two or more new units: If such accounting documents are divisible, they shall be archived at the new units; if they are indivisible, they shall be archived at places decided by the authorities that decide the division or splitting of such units. Accounting documents related to the division or splitting shall be archived at the newly divided or split units.

6. Accounting documents of the completed accounting years and accounting documents related to the merger of the merged units shall be archived at the merging units.

Where units do not organize archiving sections or archives, they may hire archiving organization(s) to archive their accounting documents on the basis of contracts signed between the parties. Such a contract must clearly state each party’s responsibility for the accounting documents under hired archives, the hiring charge and the mode of payment of the hiring charge.

Article 6.- At each unit, the chief accountant or the person in charge of accountancy shall have to assist the director (or the head) of the unit to organize, classify and arrange accounting documents as well as to fill in the procedures for archiving them.

Article 7.- The archived accounting documents must be preserved according to the State’s current laws on the protection of archived documents as well as the provisions of this Regime. The archived accounting documents must be preserved in the units’ archives. The archives must be adequately equipped with preservation facilities and conditions to ensure safety for the archived accounting documents, such as shelves, wardrobes, devices for fire prevention and fight as well as for the fight against humidity, mould, floods, termites and rats...

...

...

...

Article 8.- Units shall have to open "books for monitoring the archived accounting documents" in order to record, monitor and manage them. Books for monitoring the archived accounting documents must contain the following major details: types of the archived documents, their numbers, dates of being put in archives, the status of documents when being put in archives and archiving duration.

Article 9.- The persons tasked to manage and preserve the archived accounting documents shall be answerable before the heads of the units and before law for the loss or damage of or any incident to the being archived accounting documents due to subjective causes.

The persons managing and preserving the archived accounting documents must not allow any organization or individual to have a look at or use the archived accounting documents without written consents of the heads of the units or the persons authorized by the unit heads. Where appears a danger or a detection that the archived accounting documents are lost, destroyed by termites or damaged, the persons managing and preserving them must report such immediately to the head of the unit so that the latter may take timely measures for handling and overcoming the situation.

Article 10.- Accounting documents in an archiving duration shall have the legal validity in any cases where they are lawfully exploited and used. The exploitation and use of the archived accounting documents must be approved in writing by the heads of the units or the persons authorized by them and shall be effected at the archives.

Where the competent State agency prescribed by law has a written request for the supply and bringing of the archived accounting documents out of a unit, such unit and the person performing task of the agency requesting the document supply shall have to make a "record on the hand-over and receipt of accounting documents". In addition to the contents prescribed for a document, the "record on the hand-over and receipt of accounting documents" must clearly state types of the documents, their quantity, their accounting years and current status, the use duration and deadline for return of such documents to the archives.

Units shall have to supply accounting documents to the investigation agencies, tax agencies and competent State agencies, that exercise the examination and inspection functions. These agencies shall have to maintain and preserve the accounting documents in the use duration and return them in full and on time.

In the law-prescribed cases where the legal proceeding bodies issue decisions to seize the originals of accounting documents for use as proofs or material evidences, the concerned units shall have to archive copies of the seized accounting documents. When seizing accounting documents, the legal proceeding bodies and concerned units shall have to make records thereon.

Article 11.- All accounting documents being used in an accounting year and accounting documents prepared for being put in archives according to the provisions of Article 4 of this Regime must be managed, preserved and used according to the current accounting regime.

Chapter II

...

...

...

Article 12.- All accounting documents stipulated in Article 1 of this Regime shall be classified, preserved and archived according to the following time limits:

1. At least 5 years;

2. 20 years;

3. Over 20 years.

Article 13.- Accounting documents used for regular management and administration, which are not directly used for accounting book-entry and elaboration of financial reports (such as warehousing and ex-warehousing bills, revenue and expenditure notes outside the file of accounting vouchers of the accountancy section; daily, monthly, quarterly, 6-month and 9-month accounting reports...) shall be archived for at least 5 years after the completion of the accounting year.

Article 14.- All accounting documents directly related to the accounting book-entry and elaboration of financial reports must be archived for 20 years. Concretely as follows:

1. Accounting documents of an accounting year: to be archived for 20 years after the completion of that accounting year;

2. Accounting documents of the investing units, including accounting documents of different accounting years, accounting documents on reports on the settlement of investment capital of the completed projects: to be archived for 20 years after the ratification of reports on the settlement of investment capital of the completed projects;

3. Accounting documents on fixed assets, including accounting documents related to the liquidation and sale of fixed assets: to be archived for 20 years after the completion of the fixed assets liquidation or sale;

...

...

...

5. Records on the destruction of the archived accounting documents and documents related thereto: to be archived for 20 years after making the records.

Article 15.- Accounting documents to be archived for over 20 years are those of historic character, of economic, political and social significance for the concerned units, branches or localities, such as:

1. General accounting books;

2. Annual financial reports;

3. Dossiers of reports on the settlement of investment capital of the completed projects;

4. Other accounting vouchers and documents.

The competent units, branches or authorities shall determine the accounting documents to be archived for more than 20 years on the basis of the historic characters and long-term significance of the documents and information in each specific case, and shall assign the accountancy section or other sections to archive them in form of originals or other forms.

Article 16.- Accounting documents having been archived for 5 years or 20 years already, which are related to litigation, disputes or cases that have been, are being or have not been tried, shall not be subject to the archiving time limits prescribed in Articles 13, 14 and 15 herein but to the time limits prescribed by the relevant current laws instead or comply with the decisions of the competent persons.

Article 17.- In the force majeure circumstances like natural calamities or fires, where accounting documents are damaged or lost, the concerned unit shall have to set up a council to restore and handle such accounting documents, which shall be composed of the head of the unit as its chairman, the chief accountant or the person in charge of accountancy of the unit and the representatives of the relevant sections. The council shall have to perform the following tasks:

...

...

...

- To inventory and determine the number of documents which still exist, the number of documents lost or unrestorably damaged;

- To make records determining the number of documents, which still exist or have been lost according to their types. Such records must be archived according to the archiving time limits prescribed for the damaged and lost documents.

Chapter III

DESTRUCTION OF ACCOUNTING DOCUMENTS UPON THE EXPIRY OF THEIR ARCHIVING TIME LIMITS

Article 18.- Upon the expiry of their archiving time limits prescribed in this Regime, if there’s not any specific decision from the competent person or State body, accounting documents shall be destroyed under decisions of the heads of the concerned units. The destruction of accounting documents upon the expiry of their archiving time limits must fully and strictly comply with the procedures stipulated herein.

Article 19.- Procedures for destruction of expired accounting documents:

1. Archived accounting documents of a unit shall be destroyed by such unit;

2. The head of the unit shall decide the setting up of the "council for destruction of expired accounting documents". The council is composed of the unit’s leader, the chief accountant or the person in charge of accountancy and representative(s) of the archival section;

3. The council for destruction of accounting documents must conduct the inventory, evaluation and classification of each type of accounting documents, make a "list of to be- destroyed accounting documents" and a "list of accounting documents to be archived for more than 20 years";

...

...

...

The record on the destruction of expired accounting documents together with the list of destroyed accounting documents and list of accounting documents to be archived for more than 20 years shall be used as basis for making entries into the "book for monitoring archived accounting documents" and shall be archived for 20 years at the unit’s archives.

Article 20.- The destruction of expired accounting documents must be effected at the time of making the record thereon. Depending on the specific conditions of each unit, accounting documents may be destroyed in such forms as being fired, cut or torn by machines or manually, ensuring that the information and data on the destroyed accounting documents cannot be reused. Where the waste paper is made full use of as raw material, the council for destruction of accounting documents must effect the above-mentioned destruction forms before the waste paper is brought out of the unit.

Chapter IV

IMPLEMENTATION PROVISIONS

Article 21.- The Regime on archiving accounting documents takes effect as from January 1, 2001. The previous regulations contrary to this Regime are all now annulled.

Article 22.- All acts of destroying, damaging or losing the accounting archives shall, depending on their nature and seriousness, be administratively sanctioned or handled according to the provisions of law.

Article 23.- Branches and domains (such as banking, securities...) with particular accounting documents shall, basing themselves on this Regime, coordinate with the Finance Ministry and the State Archives Department in working out regimes of archiving accounting documents for their respective branches and domains.