Quyết định 03/2012/QĐ-KTNN kiểm toán Dự án đầu tư xây dựng công trình

• Số hiệu: 03/2012/QĐ-KTNN
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Kiểm toán Nhà nước
• Người ký: Đinh Tiến Dũng
• Ngày ban hành: 04/04/2012

KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 03/2012/QĐ-KTNN	Hà Nội, ngày 04 tháng 04 năm 2012

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY TRÌNH KIỂM TOÁN DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH

TỔNG KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC

Căn cứ Luật Ngân sách nhà nước;

Căn cứ Luật Kiểm toán nhà nước;

Căn cứ Luật Xây dựng;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008;

Căn cứ Quyết định số 02/2008/QĐ-KTNN ngày 15/02/2008 của Tổng Kiểm toán Nhà nước ban hành Quy chế soạn thảo, thẩm định và ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Kiểm toán Nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 02/2009/QĐ-KTNN ngày 07/4/2009 của Tổng Kiểm toán Nhà nước về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế soạn thảo, thẩm định và ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Kiểm toán Nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 04/2007/QĐ-KTNN ngày 02/8/2007 của Tổng Kiểm toán Nhà nước ban hành Quy trình kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước;

Xét đề nghị của Kiểm toán trưởng Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành IV, Vụ trưởng Vụ Pháp chế, Vụ trưởng Vụ Chế độ và Kiểm soát chất lượng kiểm toán,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy trình kiểm toán Dự án đầu tư xây dựng công trình.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 45 ngày, kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 05/2007/QĐ-KTNN ngày 02/8/2007 của Tổng KTNN ban hành Quy trình kiểm toán Dự án đầu tư.

Điều 3. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Kiểm toán Nhà nước, các tổ chức và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: - Ban Bí thư Trung ương Đảng; - Uỷ ban Thường vụ Quốc hội; - Văn phòng TƯ và các Ban của Đảng; - Thủ tướng Chính phủ; - Văn phòng Chủ tịch nước; VP Quốc hội; VP Chính phủ; - Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội; các Ban của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; - Các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực TW; - VKSND tối cao, TAND tối cao; - Các cơ quan TW của các đoàn thể; - Các Tập đoàn kinh tế, Tổng công ty 91; - Cục Kiểm tra VBQPPL - Bộ Tư pháp; - Công báo; - Lãnh đạo KTNN; các đơn vị trực thuộc KTNN; - Lưu: VT.

TỔNG KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC Đinh Tiến Dũng

QUY TRÌNH

KIỂM TOÁN DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 03 /2012/QĐ-KTNN ngày 04 tháng 04 năm 2012 của Tổng Kiểm toán Nhà nước)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Đối tượng áp dụng

Quy trình kiểm toán dự án đầu tư xây dựng công trình (sau đây gọi tắt là dự án đầu tư) được áp dụng đối với các cuộc kiểm toán dự án đầu tư do Kiểm toán Nhà nước thực hiện. Khi thực hiện kiểm toán dự án đầu tư, Đoàn kiểm toán, thành viên đoàn kiểm toán và các cá nhân, đơn vị có liên quan phải tuân thủ các quy định tại Quy trình kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước và các quy định tại Quy trình này.

Điều 2. Phạm vi điều chỉnh

1. Quy trình kiểm toán dự án đầu tư quy định trình tự, nội dung, thủ tục tiến hành các bước công việc của cuộc kiểm toán dự án đầu tư, bao gồm các bước:

a) Chuẩn bị kiểm toán;

b) Thực hiện kiểm toán;

c) Lập và gửi báo cáo kiểm toán;

d) Kiểm tra việc thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán.

2. Tuỳ theo đặc điểm, tính chất của từng cuộc kiểm toán có thể áp dụng một, hai hoặc cả ba loại hình kiểm toán như: Kiểm toán báo cáo tài chính; Kiểm toán tuân thủ; Kiểm toán hoạt động.

Chương II

CHUẨN BỊ KIỂM TOÁN

Mục 1. KHẢO SÁT, THU THẬP THÔNG TIN VỀ DỰ ÁN ĐẦU TƯ VÀ ĐƠN VỊ ĐƯỢC KIỂM TOÁN

Điều 3. Thu thập thông tin

1. Những thông tin về dự án đầu tư cần thu thập bao gồm:

a) Sự cần thiết của dự án đầu tư; mục đích đầu tư; quy mô công trình; địa điểm xây dựng; thời gian khởi công, hoàn thành dự án đầu tư theo kế hoạch và thực tế;

b) Chủ đầu tư; cơ quan cấp trên của chủ đầu tư; cấp quyết định đầu tư; các đơn vị tư vấn; các đơn vị nhận thầu xây lắp và cung cấp thiết bị;

c) Tổng mức đầu tư (tổng số, cơ quan lập, thẩm định và phê duyệt dự án, số lần điều chỉnh - nếu có); nguồn vốn đầu tư được duyệt (ngân sách trung ương, ngân sách địa phương, nguồn vốn vay, huy động khác…); Dự toán xây dựng công trình (tổng số, cơ quan lập, thẩm định và phê duyệt); Giá gói thầu, giá trúng thầu được duyệt, số lần điều chỉnh giá gói thầu;

d) Hình thức quản lý dự án (Chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án; thuê tổ chức tư vấn quản lý dự án);

đ) Hình thức hợp đồng: Hợp đồng trọn gói, hợp đồng theo đơn giá cố định, hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh, hợp đồng theo thời gian, hợp đồng theo tỷ lệ %; hình thức lựa chọn nhà thầu: Đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, chỉ định thầu, tự thực hiện, chào hàng cạnh tranh...

e) Báo cáo quyết toán: Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, báo cáo vốn đầu tư thực hiện theo niên độ năm (đối với dự án đang thực hiện);

g) Vốn đầu tư thực hiện: Tổng số, chi phí xây lắp, chi phí thiết bị, chi phí bồi thường hỗ trợ và tái định cư, chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn, chi phí khác; Vốn đầu tư đã cấp, tình hình tạm ứng, thanh toán từ khởi công đến khi hoàn thành bàn giao hoặc đến thời điểm khảo sát (tổng số, xây lắp, thiết bị, chi phí khác...);

h) Công tác bồi thường, hỗ trợ và tái định cư: Đơn vị thực hiện, hình thức quản lý; nguồn kinh phí; giá trị theo quyết định phê duyệt; đã chi trả; nội dung bồi thường, hỗ trợ các hộ dân, di dời công trình, tái định cư, tổ chức thực hiện...

i) Tình hình lập và lưu giữ hồ sơ của dự án trong quá trình thực hiện, lập và lưu giữ hồ sơ hoàn công;

k) Hệ thống văn bản pháp lý liên quan tới việc chuẩn bị, tổ chức, điều hành, quản lý, thực hiện dự án;

l) Tình hình thanh tra, kiểm tra, kiểm toán trước đó.

2. Thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ

a) Môi trường kiểm soát nội bộ: Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động, tổ chức bộ máy kiểm soát, chức năng nhiệm vụ, năng lực quản lý của Ban quản lý dự án và các bộ phận nghiệp vụ như kỹ thuật, kế hoạch, tài chính kế toán... ; đặc điểm của Ban quản lý dự án; hình thức quản lý dự án; khó khăn, thuận lợi do khách quan, chủ quan có liên quan đến dự án; chính sách, quy chế quản lý nội bộ của đơn vị về giám sát kỹ thuật thi công, nghiệm thu, thanh quyết toán; tài chính, kế toán …; công tác giám sát của nhân dân; đơn vị tư vấn; các đơn vị thực hiện công tác bồi thường, hỗ trợ và tái định cư.

b) Hoạt động kiểm soát và các thủ tục kiểm soát.

Việc thực hiện các quy chế quản lý trong các khâu: Giám sát kỹ thuật thi công, nghiệm thu, thanh quyết toán; tài chính, kế toán …

c) Công tác kế toán: Chế độ kế toán áp dụng; tổ chức bộ máy kế toán; tổ chức hạch toán kế toán (hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán).

d) Kiểm toán, thanh tra và kiểm tra nội bộ: Các thông tin thu thập từ kết quả kiểm toán, thanh tra và kiểm tra nội bộ; kết quả thực hiện và xử lý theo các kết luận, kiến nghị kiểm toán, thanh tra và kiểm tra nội bộ.

3. Đối với dự án đầu tư kiểm toán thường xuyên, chỉ tiến hành khảo sát thu thập thông tin lần đầu, các đợt kiểm toán tiếp theo nếu có thêm thông tin thì bổ sung.

Điều 4. Nguồn thông tin và phương pháp thu thập thông tin

1. Thông tin từ đơn vị quản lý dự án

a) Thu thập thông tin qua nghiên cứu tài liệu:

Hồ sơ thủ tục đầu tư (Văn bản thẩm định phê duyệt dự án; thiết kế, dự toán xây dựng công trình; kế hoạch và quyết định giao thầu; biên bản nghiệm thu, tổng nghiệm thu công trình; báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành; báo cáo thẩm tra quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành; quyết định phê duyệt Báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành của cấp có thẩm quyền; các vấn đề về bồi thường, hỗ trợ và tái định cư…); các báo cáo kế toán, thống kê theo quy định của Nhà nước; quyết định về tổ chức bộ máy quản lý dự án; các văn bản hướng dẫn của các cơ quan có thẩm quyền liên quan đến việc tổ chức thực hiện dự án; hiệp định vay vốn và những quy định, hướng dẫn của nhà tài trợ liên quan đến quản lý, sử dụng vốn vay (nếu có); các văn bản trao đổi giữa các bên tham gia quản lý, thực hiện dự án; các báo cáo thanh tra, kiểm tra, kiểm toán những năm trước (nếu có).

b) Thông tin từ tập thể và cá nhân tham gia dự án.

c) Thông tin từ báo cáo của đơn vị về tình hình thực hiện dự án.

2. Thông tin từ bên ngoài đơn vị quản lý dự án (trong trường hợp cần thiết và nếu đơn vị quản lý dự án không thể cung cấp đủ thông tin lập kế hoạch kiểm toán)

a) Cơ quan chủ quản: thông tin về nguồn vốn, vốn đầu tư thực hiện, cơ chế quản lý của cơ quan chủ quản;

b) Cơ quan cấp phát vốn, tình hình thanh toán giải ngân tại Kho bạc Nhà nước;

c) Cơ quan đã tiến hành thanh tra, kiểm tra, kiểm toán trước đó: các báo cáo, biên bản kết luận;

d) Các phương tiện thông tin đại chúng: các bài viết về dự án; các tư liệu khác;

đ) Các đơn vị khác (nếu có).

3. Phương pháp thu thập thông tin

a) Gửi văn bản đề nghị đơn vị quản lý dự án cung cấp thông tin, tài liệu theo đề cương khảo sát.

b) Thu thập và đánh giá tài liệu từ đơn vị quản lý dự án và bên ngoài đơn vị quản lý dự án.

c) Cập nhật và đánh giá tài liệu của các lần kiểm toán trước.

d) Phỏng vấn, trao đổi trực tiếp.

đ) Quan sát, thực nghiệm.

Mục 2. ĐÁNH GIÁ THÔNG TIN THU THẬP ĐƯỢC VÀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA ĐƠN VỊ ĐƯỢC KIỂM TOÁN, XÁC ĐỊNH TRỌNG TÂM VÀ RỦI RO KIỂM TOÁN

Điều 5. Đánh giá thông tin thu thập được và hệ thống kiểm soát nội bộ

1. Đặc điểm của Ban quản lý dự án: Thời gian thành lập, kinh nghiệm quản lý dự án; ban chuyên trách hay kiêm nhiệm.

2. Hình thức quản lý dự án: Chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án hay thuê tổ chức tư vấn quản lý dự án.

3. Phân công, phân cấp chức năng và nhiệm vụ giữa các bộ phận trong đơn vị: Có đảm bảo rõ ràng, hợp lý, không chồng chéo và có thể kiểm soát lẫn nhau.

4. Trình độ, năng lực của cán bộ quản lý (có đáp ứng được yêu cầu công việc).

5. Các chính sách và quy chế quản lý của đơn vị.

6. Đánh giá các đơn vị tư vấn: Năng lực, kinh nghiệm, uy tín.

7. Đánh giá các đơn vị thực hiện công tác bồi thường, hỗ trợ và tái định cư: Năng lực thực hiện.

8. Những khó khăn, thuận lợi; nguyên nhân khách quan, chủ quan có liên quan đến dự án.

Điều 6. Xác định trọng tâm kiểm toán

1. Căn cứ vào quy mô, tính chất, đặc điểm của từng dự án để xác định trọng tâm kiểm toán nhằm đảm bảo mục tiêu đánh giá dự án về: Thủ tục đầu tư; tiến độ; chất lượng và giá.

2. Trọng tâm kiểm toán dự án đầu tư được xác định theo từng nội dung kiểm toán và lựa chọn trong các nội dung kiểm toán như:

a) Việc tuân thủ trình tự thủ tục đầu tư;

b) Công tác bồi thường, hỗ trợ và tái định cư;

c) Xây lắp, thiết bị;

d) Chi phí tư vấn, chi phí quản lý dự án và chi phí khác;

đ) Tính kinh tế, hiệu lực, hiệu quả;

e) Những vấn đề khác (nếu có).

Điều 7. Xác định rủi ro kiểm toán 

1. Những vấn đề có rủi ro tiềm tàng cao đối với dự án đầu tư

a) Những khối lượng xây lắp của bộ phận, hạng mục công trình dễ xảy ra gian lận, sai sót (khối lượng, hạng mục ngầm, bị che khuất...);

b) Các đơn giá phát sinh vào thời điểm “giao thời” hiệu lực thi hành của những thay đổi về chế độ, chính sách của Nhà nước trong lĩnh vực quản lý đầu tư xây dựng có liên quan đến dự án; các đơn giá đặc thù ;

c) Vấn đề bồi thường, hỗ trợ và tái định cư; ảnh hưởng của môi trường, sự xuống cấp của công trình, dự án...;

d) Dự án đầu tư có địa bàn rộng, hạng mục có kết cấu phức tạp...

2. Những vấn đề có rủi ro kiểm soát cao đối với dự án đầu tư

a) Mô hình và cơ chế hoạt động của các ban quản lý dự án còn nhiều bất cập; trình độ năng lực của Ban quản lý dự án hạn chế;

b) Những nội dung liên quan đến thay đổi chính sách;

c) Những nội dung phát sinh: Khối lượng công việc phát sinh do thay đổi thiết kế, do điều chỉnh bổ sung trong quá trình thực hiện, đơn giá và khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng;

d) Vấn đề điều chỉnh giá và điều chỉnh hợp đồng; vấn đề trượt giá liên quan đến nhiều loại đồng tiền; vấn đề trượt giá do chậm tiến độ;

đ) Những tồn tại được chỉ ra từ những cuộc kiểm toán, thanh tra, kiểm tra trước đó, những sai sót có tính hệ thống chưa được khắc phục (nếu có);

e) Những vấn đề nổi cộm trong quá trình quản lý dự án, bao gồm cả quản lý tài chính, kế toán;

g) Những sai sót trong chiến lược, quy hoạch; việc tuân thủ và tính hợp lý của quy hoạch ngành, vùng; sự thiếu sót trong quản lý dẫn tới các yếu kém đã được xác định như đầu tư chưa phù hợp, chậm tiến độ, chi phí đầu tư vượt trội, không đạt các mục tiêu đã đề ra;

h) Trùng lắp hoặc chồng chéo trong điều hành;

i) Những vấn đề khác (nếu có).

Điều 8. Đánh giá rủi ro

Trên cơ sở kết quả phân tích về hệ thống kiểm soát nội bộ và các thông tin về dự án đầu tư ở giai đoạn trên, đánh giá về rủi ro của mỗi vấn đề theo loại rủi ro (rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát) và mức độ rủi ro (cao, trung bình, thấp).

Mục 3. LẬP KẾ HOẠCH KIỂM TOÁN CUỘC KIỂM TOÁN DỰ ÁN ĐẦU TƯ

Điều 9. Yêu cầu của việc lập kế hoạch kiểm toán

Căn cứ vào các thông tin đã thu thập và phân tích về đối tượng, đơn vị được kiểm toán và nguồn lực hiện có để tiến hành lập kế hoạch kiểm toán theo mẫu quy định của Kiểm toán Nhà nước. Kế hoạch kiểm toán của cuộc kiểm toán bao gồm những nội dung chủ yếu quy định từ Điều 10 đến Điều 15 của Quy trình này.

Điều 10. Mục tiêu kiểm toán

Trên cơ sở mục tiêu kiểm toán chung của toàn ngành và yêu cầu của từng cuộc kiểm toán để xác định mục tiêu cụ thể.

Điều 11. Nội dung kiểm toán

1. Kiểm toán tuân thủ pháp luật, chế độ quản lý dự án đầu tư, chế độ tài chính kế toán;

2. Kiểm toán công tác quản lý chất lượng và tiến độ của dự án đầu tư;

3. Kiểm toán báo cáo quyết toán vốn đầu tư công trình hoàn thành hoặc hạng mục công trình hoàn thành; báo cáo vốn đầu tư thực hiện theo niên độ năm (Đối với dự án đang thực hiện);

4. Kiểm toán tính kinh tế, tính hiệu quả, tính hiệu lực của dự án đầu tư;

5. Tuỳ theo từng dự án và kết quả phân tích các thông tin ban đầu và mục tiêu kiểm toán, nội dung kiểm toán phải được xác định cụ thể dựa trên kết quả đánh giá các trọng tâm, rủi ro kiểm toán.

Điều 12. Phạm vi và giới hạn kiểm toán

1. Phạm vi kiểm toán

a) Thời kỳ được kiểm toán.

b) Đơn vị được kiểm toán.

c) Xác định giới hạn công việc phải thực hiện theo từng nội dung kiểm toán (giá trị, tỷ lệ phần trăm giá trị được kiểm toán, gói thầu, công trình, hạng mục công trình được kiểm toán, nguồn vốn đầu tư...); việc tuân thủ pháp luật, chế độ quản lý dự án đầu tư, chế độ tài chính kế toán; những vấn đề, lĩnh vực cần đánh giá có liên quan đến việc kiểm toán tính kinh tế, tính hiệu quả của dự án đầu tư.

2. Giới hạn kiểm toán: Nêu những nội dung không kiểm toán và lý do không thực hiện.

Điều 13. Nguyên tắc đánh giá tính kinh tế, hiệu quả, hiệu lực của dự án đầu tư

1. Đánh giá tính kinh tế

a) Đánh giá các yếu tố tiết kiệm và lãng phí trong việc sử dụng nguồn lực đầu vào của dự án;

b) Chú trọng đánh giá mức độ tiết kiệm, mức độ lãng phí của việc sử dụng kinh phí dự án.

2. Đánh giá tính hiệu quả

Sử dụng hai nguyên tắc đánh giá: Chi phí tối thiểu và kết quả tối ưu cho từng nội dung và cho toàn dự án, đánh giá hiệu quả kinh tế xã hội của dự án;

3. Đánh giá tính hiệu lực: Đánh giá mức độ đạt được của các mục tiêu đề ra, hiệu lực của các văn bản quản lý dự án.

Điều 14. Phương pháp kiểm toán

Ngoài các phương pháp được quy định tại Quy trình kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, trong kiểm toán dự án đầu tư cần chú trọng áp dụng phương pháp kiểm tra hiện trường và sử dụng chuyên gia.

Điều 15. Nội dung khác của kế hoạch kiểm toán

Các quy định về thời hạn kiểm toán; bố trí nhân sự kiểm toán; kinh phí và các điều kiện vật chất cần thiết cho cuộc kiểm toán; xét duyệt kế hoạch kiểm toán; phổ biến quyết định, kế hoạch và cập nhật kiến thức cho thành viên Đoàn kiểm toán; chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho Đoàn kiểm toán được thực hiện tại Quy trình kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước.

Chương III

THỰC HIỆN KIỂM TOÁN

Mục 1. KIỂM TOÁN TUÂN THỦ PHÁP LUẬT, CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ, CHẾ ĐỘ TÀI CHÍNH KẾ TOÁN

Điều 16. Kiểm toán công tác lập, thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư

Nội dung kiểm toán công tác lập, thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư được quy định tại Điều 17, Điều 18 và Điều 19 của Quy trình này.

Điều 17. Căn cứ kiểm toán công tác lập, thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư

1. Căn cứ pháp lý

a) Luật Xây dựng, Luật Đấu thầu và các văn bản hướng dẫn thi hành;

b) Quy chế quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (đối với công trình xây dựng cơ bản sử dụng vốn hỗ trợ của nước ngoài);

c) Các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

2. Hồ sơ dự án đầu tư

a) Quyết định về quy hoạch vùng, ngành; các hiệp định ký kết đối với các nguồn vốn vay;

b) Báo cáo đầu tư xây dựng công trình, dự án đầu tư xây dựng công trình hoặc Báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng công trình và quyết định của cấp có thẩm quyền cho phép tiến hành đầu tư xây dựng công trình;

c) Quyết định giao nhiệm vụ chủ đầu tư và thành lập ban quản lý dự án, hợp đồng thuê tư vấn quản lý dự án (nếu có);

d) Kế hoạch năm về chuẩn bị đầu tư của cấp có thẩm quyền giao; dự toán kinh phí được phê duyệt;

đ) Hợp đồng điều tra, khảo sát, tư vấn lập Báo cáo đầu tư xây dựng công trình, dự án đầu tư xây dựng công trình hoặc Báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng công trình;

e) Giấy phép kinh doanh, chứng chỉ hành nghề của đơn vị thực hiện hợp đồng điều tra, khảo sát, tư vấn, lập báo cáo đầu tư xây dựng công trình, dự án đầu tư xây dựng công trình hoặc Báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng công trình;

g) Văn bản thẩm tra, thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư hoặc báo cáo kinh tế, kỹ thuật; biên bản nghiệm thu bàn giao tài liệu;

h) Tài liệu khác (nếu có).

Điều 18. Nội dung kiểm toán công tác lập, thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư

1. Sự phù hợp của việc lập dự án với quy hoạch được duyệt.

2. Thẩm quyền của cơ quan quyết định đầu tư: Kiểm tra việc ra quyết định đầu tư có đúng thẩm quyền.

3. Thẩm quyền của cơ quan thẩm định Báo cáo đầu tư xây dựng công trình, Dự án đầu tư xây dựng công trình hoặc Báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng công trình.

4. Năng lực của các đơn vị tư vấn: Kiểm tra sự phù hợp của giấy phép kinh doanh của đơn vị tư vấn với nội dung dự án đầu tư đang thực hiện; kiểm tra chứng chỉ hành nghề của cá nhân tham gia dự án.

5. Việc chấp hành trình tự, thủ tục đầu tư : Báo cáo đầu tư xây dựng công trình, Dự án đầu tư xây dựng công trình hoặc Báo cáo kinh tế – kỹ thuật xây dựng công trình phải được lập, thẩm định, phê duyệt đúng quy định trình tự, thời gian và nội dung.

6. Kiểm tra sự đầy đủ và phù hợp của hồ sơ thiết kế cơ sở với chủ trương, mục tiêu đầu tư.

7. Cơ sở của việc lập tổng mức đầu tư; Tính đúng đắn của phương pháp tính tổng mức đầu tư.

Điều 19. Kiểm toán công tác thực hiện dự án đầu tư

Nội dung kiểm toán công tác thực hiện dự án đầu tư được quy định tại Điều 20, Điều 21, Điều 22 và Điều 23 của Quy trình này.

Điều 20. Căn cứ kiểm toán công tác thực hiện dự án đầu tư

1. Hồ sơ khảo sát, thiết kế, dự toán; báo cáo thẩm tra, thẩm định hồ sơ thiết kế, dự toán; quyết định phê duyệt thiết kế, dự toán xây dựng công trình.

2. Hồ sơ bồi thường, hỗ trợ và tái định cư.

3. Hồ sơ đấu thầu:

a) Kế hoạch đấu thầu, thông báo mời thầu, hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu, quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu kèm theo báo cáo đánh giá xếp hạng nhà thầu của chủ đầu tư (trường hợp đấu thầu);

b) Hồ sơ yêu cầu, quyết định chỉ định thầu, hồ sơ đề xuất, hồ sơ chỉ định thầu (trường hợp chỉ định thầu, chào hàng cạnh tranh).

4. Giấy phép xây dựng (trường hợp dự án đầu tư yêu cầu phải có giấy phép xây dựng), giấy phép khai thác tài nguyên (trường hợp dự án đầu tư có nhu cầu khai thác tài nguyên).

5. Hợp đồng kinh tế, hồ sơ thanh lý hợp đồng kinh tế giao nhận thầu xây lắp, mua sắm thiết bị và chi phí khác.

6. Kế hoạch đầu tư hàng năm.

7. Hồ sơ quản lý chất lượng công trình: Bản vẽ hoàn công, nhật ký công trình, hồ sơ nghiệm thu...; hồ sơ thanh toán, quyết toán.

8. Các quy định về quản lý giá, thi công xây lắp, chất lượng, thanh quyết toán.

9. Các căn cứ khác (nếu có).

Điều 21. Nội dung kiểm toán công tác thực hiện dự án đầu tư

1. Tính hợp pháp của các tổ chức, cá nhân tham gia thực hiện dự án (khảo sát, thiết kế, tư vấn, thi công... có đủ tư cách pháp nhân và giấy phép kinh doanh, chứng chỉ hành nghề phù hợp theo quy định).

2. Việc chấp hành quy định về: Sự tuân thủ của thiết kế với quy chuẩn và tiêu chuẩn khung của dự án đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt; thẩm quyền của cơ quan thẩm định (thiết kế, dự toán và quyết toán); thẩm quyền của cơ quan ra quyết định phê duyệt đề cương khảo sát, thiết kế - dự toán hoặc cấp giấy phép…

3. Việc chấp hành trình tự, thủ tục đầu tư như: Trình tự thiết kế công trình theo các bước đã được quy định; hồ sơ thiết kế, dự toán phải được thẩm tra, thẩm định trước khi phê duyệt; điều kiện khởi công công trình; các quy định khác (nếu có).

4. Kiểm tra nội dung các văn bản quy định về thủ tục đầu tư. So sánh về quy mô, mức độ, chỉ tiêu với các văn bản, thủ tục khác của dự án đầu tư đã ban hành trước có tính pháp lý cao hơn, như:

a) Thiết kế bước sau phải phù hợp với bước thiết kế trước đã được phê duyệt về quy mô, công nghệ, công suất, cấp công trình, tiêu chuẩn, quy chuẩn xây dựng;

b) Dự toán xây dựng công trình phải phù hợp với tổng mức đầu tư và không được vượt tổng mức đầu tư;

c) Hợp đồng trong hoạt động xây dựng phải phù hợp với Luật Xây dựng, các văn bản hướng dẫn và các văn bản liên quan, như: công việc phải thực hiện; chất lượng công việc; thời gian khởi công, hoàn thành; điều kiện nghiệm thu thanh toán; giá hợp đồng, thưởng phạt hợp đồng...;

d) Kiểm tra thủ tục thanh lý hợp đồng.

5. Kiểm tra hồ sơ thủ tục đấu thầu hoặc chỉ định thầu về tính đầy đủ, đúng đắn, hợp lệ… theo đúng quy định của luật pháp (Luật Xây dựng, Luật Đấu thầu và các văn bản hướng dẫn).

6. Kiểm tra giá trị dự toán công trình: khối lượng xây lắp đúng với thiết kế; đơn giá, phụ phí có áp dụng đúng với chế độ quy định.

7. Kế hoạch đầu tư hàng năm phải đúng chế độ quy định về điều kiện được ghi kế hoạch, thẩm quyền giao kế hoạch.

8. Trình tự, thủ tục quản lý giá công trình, công tác thanh quyết toán; việc xây dựng và phê duyệt đơn giá phải đúng chế độ quy định.

9. Kiểm tra sự phù hợp của việc thay đổi thiết kế, kiểm toán khối lượng phát sinh (các lệnh thay đổi) với chế độ, hồ sơ dự thầu và các quy định của hợp đồng.

10. Kiểm tra việc tuân thủ các quy định trong công tác bồi thường, hỗ trợ và tái định cư:

a) Thành phần Hội đồng bồi thường, hỗ trợ và tái định cư theo quy định;

b) Việc ban hành đơn giá bồi thường, hỗ trợ của Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố;

c) Việc phê duyệt phương án bồi thường, hỗ trợ và tái định cư;

d) Kiểm tra việc xác nhận của cơ quan có thẩm quyền đối với bản đồ hiện trạng; hồ sơ kỹ thuật thửa đất... do đơn vị tư vấn lập;

đ) Kiểm tra sự đầy đủ của hồ sơ bồi thường, hỗ trợ và tái định cư theo quy định: Tờ kê khai tài sản đền bù của hộ dân; Biên bản kiểm kê tài sản đền bù của Hội đồng bồi thường, hỗ trợ và tái định cư (có cả bản vẽ sơ hoạ tài sản đền bù); Biên bản xác định giá đền bù, Biên bản thẩm định của Hội đồng bồi thường, hỗ trợ và tái định cư; phiếu chi tiền đền bù;

e) Kiểm tra việc bố trí nhà tái định cư.

Điều 22. Kiểm tra công tác nghiệm thu, quyết toán, đưa công trình vào khai thác, sử dụng

1. Căn cứ kiểm toán

a) Luật Xây dựng và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan;

b) Các biên bản nghiệm thu công việc, bộ phận, giai đoạn, hạng mục, toàn bộ dự án đầu tư;

c) Bản vẽ hoàn công, báo cáo kết quả thực hiện dự án (nếu có)...;

d) Báo cáo quyết toán vốn đầu tư hoàn thành.

2. Nội dung kiểm toán

a) Hồ sơ nghiệm thu: Kiểm tra các biên bản nghiệm thu công việc, bộ phận, giai đoạn, hạng mục, toàn bộ dự án đầu tư;

b) Kiểm tra hồ sơ hoàn thành công trình theo quy định;

c) Kiểm tra việc lập báo cáo quyết toán vốn đầu tư công trình hoàn thành theo quy định;

d) Tình hình thực tế sử dụng tài sản, công trình sau bàn giao.

Điều 23. Kiểm toán việc chấp hành chế độ tài chính kế toán của nhà nước

1. Công tác quản lý tài chính

a) Kiểm toán việc quản lý, sử dụng các nguồn vốn đầu tư của dự án: vốn ngân sách nhà nước, vốn vay, vốn khác;

b) Kiểm toán việc chấp hành các quy định về chi tiêu thường xuyên phục vụ ban quản lý;

c) Kiểm toán việc tuân thủ các thủ tục giải ngân, thanh toán: căn cứ vào chế độ và quy định của hợp đồng kiểm tra trình tự, thủ tục thanh toán;

d) Kiểm toán việc tuân thủ quy định trong chi phí khác của dự án;

e) Kiểm toán việc quản lý, mua sắm, sử dụng tài sản.

2. Công tác kế toán

a) Việc đối chiếu công nợ, thanh toán đối với các nhà thầu, với cơ quan cấp phát, cho vay;

b) Tổ chức bộ máy kế toán của ban quản lý dự án: Việc tổ chức, quản lý hạch toán nguồn vốn, chi phí đầu tư cho từng dự án. Việc phân bổ chi phí có tính chất chung (chi phí ban quản lý, chi phí tư vấn, lệ phí thanh toán…).

c) Việc tuân thủ chế độ kế toán chủ đầu tư về chứng từ kế toán, sổ kế toán, tài khoản kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tài chính.

Mục 2. KIỂM TOÁN CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG VÀ TIẾN ĐỘ CỦA DỰ ÁN ĐẦU TƯ

Điều 24. Kiểm toán công tác quản lý chất lượng

1. Căn cứ kiểm toán

a) Luật Xây dựng, Luật Đấu thầu và các văn bản hướng dẫn;

b) Nghị định của Chính phủ về quản lý chất lượng công trình xây dựng;

c) Hệ thống tiêu chuẩn xây dựng;

d) Hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu;

đ) Hồ sơ chất lượng công trình: hồ sơ chất lượng về khảo sát, thiết kế, thi công...;

e) Hồ sơ hợp đồng;

g) Hồ sơ hoàn công.

2. Nội dung kiểm toán

Căn cứ kết quả trong bước thực hiện kiểm toán tuân thủ việc chấp hành các văn bản pháp luật về quản lý dự án đầu tư và căn cứ vào các văn bản pháp luật về quản lý chất lượng công trình xây dựng để đánh giá chất lượng từng khâu trong thực hiện dự án đầu tư và toàn dự án cụ thể như.

a) Kiểm tra đánh giá chất lượng công tác lập dự án: Tính tuân thủ quy hoạch, nhu cầu đầu tư, quy mô đầu tư, phương án chọn về thiết kế xây dựng và dây chuyền công nghệ...

b) Kiểm tra đánh giá chất lượng công tác khảo sát: Kiểm tra tính tuân thủ Nhiệm vụ khảo sát, phương pháp khảo sát, tiêu chuẩn khảo sát áp dụng, giám sát khảo sát của nhà thầu và chủ đầu tư cùng các nội dung trong báo cáo khảo sát...

c) Kiểm tra đánh giá chất lượng công tác thiết kế: Tính tuân thủ nhiệm vụ thiết kế, thiết kế cơ sở, kết quả khảo sát và tiêu chuẩn thiết kế, sự rõ ràng đầy đủ của bản vẽ thiết kế để đảm bảo cho công tác lập dự toán và thi công.

d) Kiểm tra đánh giá chất lượng công tác thi công xây dựng công trình bao gồm: Kiểm tra công tác giám sát chất lượng thi công xây dựng công trình của nhà thầu; kiểm tra công tác giám sát chất lượng thi công xây dựng công trình và nghiệm thu công trình xây dựng của chủ đầu tư; kiểm tra công tác giám sát tác giả của nhà thầu thiết kế xây dựng công trình; kiểm tra việc tuân thủ về chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn chịu lực và chứng nhận sự phù hợp chất lượng công trình xây dựng; kiểm tra tính tuân thủ về bảo hành, bảo trì công trình theo quy định.

e) Sử dụng kết quả đánh giá của các cơ quan chuyên môn.

Điều 25. Kiểm toán công tác quản lý tiến độ

1. Căn cứ kiểm toán

a) Luật Xây dựng, Luật Đấu thầu và các văn bản hướng dẫn;

b) Nghị định của Chính phủ về quản lý chất lượng công trình xây dựng;

c) Quyết định của cấp có thẩm quyền cho phép tiến hành đầu tư xây dựng công trình;

d) Hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu;

đ) Hồ sơ chất lượng công trình;

e) Hồ sơ hợp đồng;

g) Hồ sơ hoàn công.

2. Nội dung kiểm toán

a) Xác định thời gian chậm tiến độ theo từng công việc từ lập dự án đến thi công xây lắp, hoàn thành bàn giao các hạng mục và toàn bộ công trình theo nội dung hợp đồng đã ký kết;

b) Thời gian chậm tiến độ dự án theo kế hoạch ban đầu;

c) Xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan;

d) Đánh giá việc xử lý chậm tiến độ của chủ đầu tư;

đ) Kiến nghị xử lý vi phạm.

Mục 3. KIỂM TOÁN BÁO CÁO QUYẾT TOÁN VỐN ĐẦU TƯ THỰC HIỆN

Điều 26. Kiểm toán nguồn vốn đầu tư

1. Căn cứ kiểm toán

a) Luật xây dựng và các văn bản hướng dẫn thực hiện;

b) Quy chế quản lý và sử dụng nguồn vốn ODA, hiệp định đã ký kết với tổ chức cho vay vốn;

c) Quyết định phê duyệt đầu tư dự án;

d) Các chế độ quản lý tài chính, kế toán của Nhà nước.

2. Nội dung kiểm toán

a) Kiểm tra tính đầy đủ của nguồn vốn đã đầu tư: Chứng từ, sổ kế toán, thực hiện đối chiếu số vốn đã cấp, cho vay, thanh toán do chủ đầu tư đã báo cáo với số xác nhận của cơ quan cấp vốn, cho vay, thanh toán liên quan; trường hợp nhận vốn bằng ngoại tệ phải thực hiện kiểm tra việc quy đổi theo tỷ giá quy định tại thời điểm phát sinh;

b) Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các nguồn vốn đầu tư đã sử dụng;

c) Kiểm tra sự phù hợp trong việc sử dụng các loại nguồn vốn đầu tư so với cơ cấu xác định trong quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền.

Điều 27. Kiểm toán chi phí đầu tư

Nội dung kiểm toán chi phí đầu tư xây dựng công trình được quy định tại Điều 28, Điều 29 của Quy trình này.

Điều 28. Căn cứ kiểm toán chi phí đầu tư

1. Luật Xây dựng, Luật Đấu thầu và các văn bản hướng dẫn thực hiện.

2. Các chế độ quản lý tài chính, kế toán của Nhà nước.

3. Hồ sơ, tài liệu do đơn vị cung cấp: Các hồ sơ bản vẽ thiết kế, hồ sơ dự toán, hồ sơ hợp đồng, biên bản nghiệm thu, bản vẽ hoàn công, quyết toán A - B…; hồ sơ địa chính, hồ sơ bồi thường, hỗ trợ và tái định cư và các tài liệu khác có liên quan.

Điều 29. Nội dung kiểm toán chi phí đầu tư

1. Kiểm toán chi phí xây lắp

Khi tiến hành kiểm toán, kiểm toán viên phải nghiên cứu kỹ hồ sơ, bản vẽ thiết kế, hoàn công và các tài liệu có liên quan, chọn mẫu những khối lượng xây lắp có giá trị lớn, những phần công việc có nhiều khả năng trùng lắp để đi sâu kiểm tra chi tiết.

a) Kiểm tra thực tế tại hiện trường: kiểm tra tổng thể công trình về khối lượng, chất lượng, kỹ thuật, mỹ thuật công trình...; chọn mẫu một số công việc, hạng mục, kiểm tra kích thước thông qua các phương pháp đo, đếm ...; kiểm tra quy cách phẩm chất vật tư, vật liệu; sử dụng các thiết bị kiểm tra sự phù hợp của thực tế với bản vẽ hoàn công, biên bản nghiệm thu kỹ thuật và nhật ký thi công; kiểm tra xem xét địa điểm, địa hình, địa vật công trình để xác định điều kiện áp dụng các hệ số vận chuyển, khoảng cách vận chuyển trong quyết toán so với thực tế thi công. Đối với việc kiểm tra các công trình đang giai đoạn thi công cần phải kiểm tra các phần công việc chìm khuất trước khi thực hiện các công việc tiếp theo.

b) Kiểm tra việc tính khối lượng và việc lập đơn giá xây lắp trong thanh toán, quyết toán: Căn cứ thiết kế, bản vẽ hoàn công, biên bản nghiệm thu kỹ thuật, nhật ký thi công, các kết quả kiểm tra hiện trường tính toán lại khối lượng so với số liệu trong thanh toán, quyết toán; kiểm tra đơn giá xây lắp trong thanh toán, quyết toán giá trị khối lượng xây lắp hoàn thành theo từng trường hợp cụ thể, phụ thuộc vào hình thức hợp đồng giao nhận thầu: Hợp đồng trọn gói, hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh, hợp đồng theo đơn giá cố định, hợp đồng theo thời gian; hợp đồng theo tỷ lệ (%); tính hợp pháp của các trường hợp có sự thay đổi thiết kế và chủng loại vật liệu trong quá trình thi công làm thay đổi giá quyết toán so với giá trúng thầu; việc áp dụng các phụ phí xây lắp theo chế độ quy định cho từng thời kỳ như chi phí chung, thu nhập chịu thuế tính trước và thuế GTGT; đối với chi phí đầu tư phát sinh, thực hiện kiểm toán theo các điều kiện nêu trong hợp đồng và các tài liệu khác có liên quan.

c) Sử dụng các phương tiện kỹ thuật đặc biệt hoặc trưng cầu tư vấn giám định: Trong trường hợp đặc biệt, nếu có nghi ngờ về chất lượng xây dựng đã nghiệm thu thanh toán mà khó có thể xác định được ngay bằng mắt thường, những công việc đòi hỏi chuyên môn sâu có thể thuê các phương tiện kỹ thuật đặc biệt hoặc thuê chuyên gia khi được sự đồng ý của lãnh đạo Kiểm toán Nhà nước.

2. Kiểm toán chi phí thiết bị

a) Kiểm tra trên hồ sơ, chứng từ và các tài liệu có liên quan: Danh mục, chủng loại, tiêu chuẩn kỹ thuật, xuất xứ của thiết bị công nghệ, phụ tùng kèm theo và các trang bị khác với hợp đồng và yêu cầu của hồ sơ mời thầu; kiểm tra giá trị của thiết bị: Xem xét hồ sơ đấu thầu mua sắm thiết bị, hợp đồng mua bán, chứng từ gốc của thiết bị đã mua trong nước hoặc nhập khẩu; việc áp dụng tỷ giá quy đổi (đối với thiết bị mua bằng ngoại tệ) so với quy định; chi phí vận chuyển, bảo quản, bảo dưỡng, gia công thiết bị như: Chí phí vận chuyển, bốc xếp theo giá cước quy định, chi phí bảo quản, bảo dưỡng gia công thiết bị theo dự toán được duyệt, hợp đồng, nghiệm thu…(đối với thiết bị do chủ đầu tư tự mua); chi phí thuế nhà thầu đối với dự án có nhà thầu nước ngoài.

b) Chọn mẫu một số thiết bị để kiểm tra thực tế tại hiện trường nhằm xác định sự hiện hữu của tài sản về danh mục, chủng loại, tiêu chuẩn kỹ thuật, xuất xứ của thiết bị công nghệ, phụ tùng kèm theo và các trang bị khác (cần thiết phải lập bảng danh mục để kiểm kê).

3. Kiểm toán chi phí khác

a) Kiểm toán nhóm chi phí theo định mức: Căn cứ vào việc áp dụng định mức, tỷ lệ quy định; điều kiện cam kết của hợp đồng thực hiện kiểm tra chi phí lập dự án và báo cáo đầu tư; chi phí và lệ phí thẩm định dự án, báo cáo đầu tư; chi phí khảo sát xây dựng, thiết kế công trình, chi phí mô hình thí nghiệm; chi phí thẩm định thiết kế, dự toán công trình; chi phí lập hồ sơ mời thầu, chi phí cho việc phân tích, đánh giá kết quả đấu thầu; chi phí giám sát thi công xây dựng và lắp đặt thiết bị; chi phí thẩm tra và phê duyệt quyết toán công trình…

b) Kiểm toán nhóm chi phí tính trực tiếp theo dự toán được duyệt

Kiểm tra việc lập, thẩm định, phê duyệt dự toán; việc quyết toán đối với chi phí tuyên truyền quảng cáo dự án (nếu có); chi phí nghiên cứu khoa học công nghệ liên quan đến dự án; chi phí khởi công công trình; chi phí rà phá bom mìn; chi phí bảo vệ an toàn, bảo vệ môi trường trong quá trình xây dựng (nếu có); chi phí bảo hiểm công trình; lãi vay trong quá trình đầu tư; chi phí tháo dỡ công trình tạm, công trình phụ trợ phục vụ thi công; chi phí đào tạo công nhân và cán bộ kỹ thuật và cán bộ quản lý sản xuất; chi phí thuê chuyên gia vận hành chạy thử trong thời gian chạy thử; chi phí nguyên liệu, năng lượng và nhân lực cho quá trình chạy thử không tải và có tải ...

c) Kiểm toán chi phí bồi thường, hỗ trợ và tái định cư: Tính hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ bồi thường, hỗ trợ và tái định cư, việc xây dựng và phê duyệt phương án bồi thường, hỗ trợ và tái định cư; căn cứ vào hồ sơ bồi thường, hỗ trợ và tái định cư, hồ sơ địa chính kết hợp với kiểm tra thực tế để xác định diện tích, nguồn gốc đất đền bù; dự toán các công trình trên đất phải bồi thường, di chuyển; việc áp dụng giá bồi thường, hỗ trợ về đất, hoa màu và các công trình trên đất căn cứ vào chính sách của nhà nước theo từng thời kỳ; giá trị quyết toán các công trình tái định cư, các công trình xây dựng để thực hiện bồi thường (nếu có).

d) Kiểm toán chi phí ban quản lý dự án: căn cứ vào chứng từ, hoá đơn và các tài liệu có liên quan kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của toàn bộ các khoản chi phí của ban quản lý dự án; đối chiếu các nội dung chi với dự toán đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt; chi phí thực tế so với tỷ lệ, định mức quy định; việc mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản.   

Trường hợp ban quản lý dự án quản lý nhiều công trình, dự án cùng một thời điểm mà không theo dõi chi tiết theo từng công trình: Thực hiện kiểm tra toàn bộ chi phí của ban; việc phân bổ chi phí quản lý dự án cho từng công trình, dự án so với tỷ lệ, định mức nhà nước quy định.

Điều 30. Kiểm toán chi phí đầu tư tính vào giá trị công trình

1. Căn cứ kiểm toán

a) Luật xây dựng, Quy định về quản lý đầu tư và xây dựng và các văn bản hướng dẫn thực hiện;

b) Hồ sơ quyết toán và các quyết định phê duyệt của cấp có thẩm quyền;

c) Kết quả kiểm toán phần chi phí đầu tư dự án theo từng công trình đã thực hiện hàng năm;

d) Biên bản xác định giá trị thiệt hại, quyết định huỷ bỏ của cấp có thẩm quyền.

2. Nội dung kiểm toán chi phí đầu tư tính vào giá trị công trình

a) Xác định chi phí đầu tư tính vào giá trị công trình theo phương pháp: Lấy chi phí đầu tư sau khi kiểm toán trừ chi phí đầu tư không tính vào giá trị công trình;

b) Cách xác định chi phí đầu tư không tính vào giá trị công trình trên cơ sở các căn cứ đánh giá thiệt hại (kiểm kê tài sản và giá trị thiệt hại của Hội đồng kiểm kê cơ sở…); đối chiếu với giá trị khối lượng công trình được nghiệm thu; kiểm tra tính đúng đắn của quyết định huỷ bỏ; kiểm tra các căn cứ để tính giá trị khối lượng huỷ bỏ (khối lượng, đơn giá…).

Điều 31. Kiểm toán giá trị tài sản bàn giao cho sản xuất sử dụng

1. Căn cứ kiểm toán

a) Luật xây dựng, các văn bản hướng dẫn thực hiện;

b) Hồ sơ quyết toán và các quyết định phê duyệt của cấp có thẩm quyền;

c) Kết quả kiểm toán phần chi phí đầu tư dự án theo từng công trình đã thực hiện hàng năm;

d) Biên bản bàn giao tài sản cho các đơn vị sử dụng;

đ) Mặt bằng giá, các chế độ chính sách của Nhà nước tại thời điểm bàn giao;

e) Các văn bản hướng dẫn phương pháp quy đổi chi phí dự án đầu tư xây dựng đã thực hiện về mặt bằng giá tại thời điểm bàn giao.

2. Nội dung kiểm toán giá trị tài sản bàn giao

a) Kiểm tra danh mục tài sản bàn giao, bao gồm cả tài sản cố định và tài sản lưu động cho các đối tượng quản lý;

b) Kiểm tra việc tính toán quy đổi chi phí đầu tư về mặt bằng gía tại thời điểm bàn giao theo hướng dẫn của Bộ Xây dựng: Kiểm tra việc tổng hợp chi phí đã thực hiện từng năm; việc xác định hệ số quy đổi; kiểm tra việc tính toán và tổng hợp chi phí quy đổi;

c) Kiểm tra tính đúng đắn của việc phân loại giá trị tài sản cố định, tài sản lưu động bàn giao cho sản xuất sử dụng. Phát hiện những trường hợp phân loại không đúng giữa tài sản cố định và tài sản lưu động;

d) Kiểm tra tính đúng đắn của giá trị tài sản bàn giao cho các đối tượng sử dụng và mục đích sử dụng: Chi phí đầu tư để tính toán quy đổi giá và bàn giao cho đơn vị sử dụng là chi phí đầu tư sau khi đã được kiểm toán loại trừ những chi phí không hợp lý, bổ sung phần thiếu sót hoặc nhận bàn giao chi phí đầu tư của dự án khác; một công trình hoàn thành có thể bàn giao cho nhiều đối tượng sử dụng.

Trường hợp ban quản lý dự án không giải thể, tiếp tục quản lý tài sản đang dùng cho hoạt động của ban thì những tài sản đó không tính vào giá trị bàn giao.

Điều 32. Kiểm toán tình hình công nợ và vật tư, thiết bị tồn đọng

1. Căn cứ kiểm toán

a) Các quyết định điều chuyển tài sản;

b) Sổ kế toán theo dõi vật tư, tài sản, tình hình công nợ và các chứng từ, tài liệu liên quan;

c) Các biên bản kiểm kê tài sản, đối chiếu công nợ với các khách hàng;

d) Chế độ của nhà nước về quản lý và xử lý tài sản khi kết thúc dự án;

e) Hồ sơ thanh lý, nhượng bán tài sản.

2. Nội dung kiểm toán công nợ và vật tư, thiết bị tồn đọng:

a) Kiểm toán công nợ phải trả: Kiểm tra số phải trả cho từng khách hàng: Căn cứ vào kết quả kiểm tra giá trị thực hiện đầu tư về xây lắp, thiết bị, kiến thiết cơ bản khác được chấp nhận thanh toán ở phần trên, tổng hợp, phân loại theo từng nhà thầu để xác định; kiểm tra sổ sách kế toán, và các chứng từ để xác định số tiền thực tế đã thanh toán cho từng nhà thầu; xác định số nợ phải trả bằng số tiền chấp nhận trả trừ đi số đã trả; thực hiện đối chiếu xác minh công nợ với các nhà thầu hoặc gửi thư xác nhận (nếu thấy cần thiết).

b) Kiểm tra tài sản và vốn tồn đọng theo phương pháp: Cân đối nhập, xuất, tồn để xác định số tồn của từng loại vật tư, tài sản, sau đó đối chiếu với số liệu theo sổ kế toán, báo cáo tài chính, tài liệu kiểm kê xem có khớp đúng không. Trong đó, chọn mẫu một số vật tư, tài sản tồn kho với số lượng lớn để đối chiếu thực tế;

c) Kiểm tra tiền mặt tồn quỹ thông qua việc kiểm kê thực tế đối chiếu với số dư trên sổ kế toán;

d) Đối với các khoản tiền gửi ngân hàng thông qua việc đối chiếu với sổ phụ và trực tiếp lấy xác nhận của ngân hàng, đối chiếu xác nhận số dư tài khoản tại cơ quan cấp vốn;

đ) Xem xét hướng xử lý của chủ đầu tư đối với tài sản (vật tư, thiết bị) dư thừa, phế liệu chưa xử lý, các khoản tiền vốn thu được chưa nộp ngân sách, tồn dư tiền gửi, tiền mặt…

Mục 4. KIỂM TOÁN TÍNH KINH TẾ, HIỆU LỰC VÀ HIỆU QUẢ CỦA DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH

Điều 33. Yêu cầu trong việc kiểm toán tính kinh tế, hiệu lực, hiệu quả của dự án đầu tư xây dựng công trình

Tùy theo đặc thù từng dự án để xác định các tiêu chí đánh giá tính kinh tế, hiệu quả, hiệu lực. Trên cơ sở các tiêu chí đã được xác định, căn cứ vào kết quả kiểm toán trên các nội dung lập dự án, thiết kế, dự toán, lựa chọn nhà thầu, quản lý chất lượng, quản lý chi phí đầu tư... để đánh giá trên các mặt kinh tế, hiệu lực và hiệu quả của dự án đầu tư.

Điều 34. Tính kinh tế

Đánh giá việc thực hiện dự án có đảm bảo tiết kiệm hoặc lãng phí; mức độ tiết kiệm hoặc lãng phí trong từng nội dung và toàn dự án.

Điều 35. Tính hiệu quả

Đánh giá kết quả đầu ra so với chi phí đã đầu tư; việc thực hiện dự án đã ảnh hưởng đến hiệu quả kinh tế xã hội như thế nào trong từng nội dung và toàn dự án.

Điều 36. Tính hiệu lực

Đánh giá mức độ đạt được của các mục tiêu của dự án, hiệu lực của các văn bản quản lý dự án trong từng phần việc và toàn bộ dự án.

Mục 5. MỘT SỐ NỘI DUNG LƯU Ý TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN KIỂM TOÁN DỰ ÁN ĐẦU TƯ

Điều 37. Các sai sót, gian lận thường gặp khi thực hiện kiểm toán dự án đầu tư

Kiểm toán viên tham khảo tại Phụ lục I (đính kèm)

Điều 38. Danh mục câu hỏi

Kiểm toán viên tham khảo danh mục câu hỏi tại Phụ lục II, III, IV (đính kèm)

Chương IV

LẬP VÀ PHÁT HÀNH BÁO CÁO KIỂM TOÁN

Điều 39. Yêu cầu đối với việc lập và phát hành báo cáo kiểm toán dự án đầu tư

1. Trình tự, thủ tục thực hiện bước lập và gửi báo cáo kiểm toán dự án đầu tư được thực hiện theo Quy trình kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước; Quy định về lập, thẩm định, xét duyệt và phát hành báo cáo kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước.

2. Báo cáo kiểm toán dự án đầu tư được lập theo mẫu quy định tại Hệ thống mẫu biểu hồ sơ của Kiểm toán nhà nước.

Điều 40. Nội dung cơ bản của Báo cáo kiểm toán dự án đầu tư

1. Phần mở đầu gồm những nội dung cơ bản sau:

a) Nội dung kiểm toán: Ghi theo quyết định kiểm toán;

b) Phạm vi và giới hạn kiểm toán: Ghi rõ những nội dung không kiểm toán và lý do không thực hiện;

c) Căn cứ kiểm toán.

2. Phần nội dung gồm:

a) Khái quát tình hình dự án: Quyết định đầu tư, chủ đầu tư; mục đích, quy mô đầu tư; tổng mức đầu tư, ngày khởi công, ngày hoàn thành;

b) Kết quả kiểm toán quyết toán của dự án theo các nội dung kiểm toán: Nguồn vốn đầu tư thực hiện; chi phí đầu tư thực hiện; các nội dung khác của báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành (nếu có). Trong từng nội dung phải nêu rõ kết quả và nguyên nhân chênh lệch;

Về tính đúng đắn, trung thực của Báo cáo (số liệu) quyết toán của Dự án;

c) Kết quả kiểm toán việc chấp hành pháp luật, chính sách, chế độ trong quản lý dự án đầu tư và các văn bản pháp luật khác có liên quan. Trong mỗi nội dung cần phân tích, đánh giá những vấn đề nổi bật: ưu điểm, những mặt làm được; khuyết điểm, tồn tại, hạn chế; trách nhiệm của tập thể, cá nhân liên quan;

d) Kết quả kiểm toán việc đánh giá tính kinh tế, hiệu lực và hiệu quả của dự án.

3. Kiến nghị

Căn cứ vào các sai sót, tồn tại cơ bản đã phát hiện, kiến nghị với các đơn vị, cơ quan có liên quan.

Chương V

KIỂM TRA VIỆC THỰC HIỆN KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ KIỂM TOÁN

Điều 41. Kiểm tra việc thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán

Thực hiện theo quy định tại khoản 2 điều 57 Luật Kiểm toán Nhà nước và Quy trình kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước./.

PHỤ LỤC KÈM THEO

Phụ lục I: Một số sai sót, gian lận thường gặp

Phụ lục II: Danh mục câu hỏi 01 – Giai đoạn thiết kế công trình xây dựng

Phụ lục III: Danh mục câu hỏi 02 – Giai đoạn đấu thầu và giao thầu

Phụ lục IV: Danh mục câu hỏi 03 – Giai đoạn thi công, giám sát thi công và nghiệm thu công trình

PHỤ LỤC I

MỘT SỐ SAI SÓT, GIAN LẬN THƯỜNG GẶP
(Ban hành kèm theo Quyết định số 03/2012/QĐ-KTNN ngày 04 tháng 04 năm 2012 của Tổng Kiểm toán Nhà nước)

I. KIỂM TOÁN VIỆC CHẤP HÀNH PHÁP LUẬT, CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG

1. Công tác lập, thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư

- Công tác lập, thẩm định, phê duyệt dự án không đúng về trình tự, thẩm quyền và thời gian;

- Nội dung dự án đầu tư sơ sài không đầy đủ theo quy định;

- Những tài liệu điều tra thăm dò thị trường, nguồn vật liệu, động lực, môi sinh, môi trường, phương án giải phóng mặt bằng, tái định cư, nguồn vốn đầu tư… không đầy đủ;

- Những công việc tư vấn chưa có quy định về định mức chi phí nhưng không lập, duyệt dự toán hoặc lập, duyệt với đơn giá cao;

- Dự án không phù hợp với quy hoạch ngành, vùng;

- Xác định tổng mức đầu tư không chính xác và không đủ cơ sở.

2. Công tác thực hiện dự án đầu tư

- Hồ sơ khảo sát không đầy đủ, chưa đủ căn cứ để thiết kế;

- Nội dung hồ sơ thiết kế kỹ thuật, và thiết kế thi công không đầy đủ theo quy định, sai lệch về quy mô, công nghệ, công suất, cấp công trình, vốn, diện tích đất sử dụng…so với quyết định đầu tư;

- Công tác dự toán: Vận dụng sai định mức, đơn giá, xác định giá đối với những công việc chưa có quy định về giá thiếu căn cứ;

- Giải phóng mặt bằng: lập, phê duyệt và thực hiện phương án đền bù không đúng quy định; hồ sơ đền bù không đầy đủ, vv;

- Công tác đấu thầu: Hồ sơ mời thầu không đầy đủ, rõ ràng, chi tiết; phê duyệt hồ sơ và kế hoạch đấu thầu không đúng thẩm quyền, không đủ số lượng nhà thầu tham dự tối thiểu, không chấp hành quy định về thời gian; mở thầu không đủ thành phần; xét thầu không công bằng, thiếu cơ sở; vv.

- Hợp đồng thi công không chặt chẽ, đầy đủ, đúng quy định;

- Khối lượng phát sinh không có thiết kế, dự toán phê duyệt bổ sung, sửa đổi;

- Thi công sai thiết kế được duyệt;

- Nghiệm thu, thanh toán sai quy định của hợp đồng;

- Không chấp hành đúng quy định về giám sát thi công, giám sát quyền tác giả của tư vấn thiết kế;

- Hồ sơ nghiệm thu không đầy đủ: thiếu biên bản nghiệm thu từng phần, các tài liệu kết quả thí nghiệm vật liệu, bê tông, kết cấu, vv.

- Nhật ký công trình ghi không đầy đủ diễn biến phát sinh và sự cố trong quá trình thi công…

3. Công tác nghiệm thu, thanh quyết toán, đưa công trình vào khai thác, sử dụng

- Hồ sơ nghiệm thu tổng thể không đầy đủ;

- Hồ sơ hoàn công không đầy đủ, không đúng với thực tế;

- Báo cáo quyết toán vốn đầu tư công trình hoàn thành chưa lập hoặc lập không đúng quy định.

II. KIỂM TOÁN TÍNH KINH TẾ, TÍNH HIỆU QUẢ, TÍNH HIỆU LỰC CỦA DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH

1. Lập, thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư

- Các thông tin, thông số làm căn cứ lập dự án đầu tư không hợp lý: Các chỉ số về kinh tế, thị trường; các thông số về môi trường (nước thải, tiếng ồn, ô nhiễm, vv); các chỉ số kỹ thuật (mức độ chịu bão, gió, mưa, động đất, vv); các tiêu chuẩn kỹ thuật không phù hợp (độ bền, tuổi thọ, chất lượng vật liệu, ...);

- Chưa xem xét tất cả các phương án đầu tư có thể có để có sự lựa chọn tối ưu;

- Lựa chọn địa điểm đầu tư không hợp lý, theo ý chủ quan chưa tính đến các yếu tố liên quan (địa chất, giao thông, nguồn nguyên liệu, thị trường, nguồn nhân lực, ...);

- Lựa chọn công nghệ không không theo tiêu chí so sánh chi phí – hiệu quả; không đảm bảo tính đồng bộ, không nêu rõ các tiêu chuẩn, đặc tính và thông số kinh tế kỹ thuật của thiết bị;

- Tính toán không xem xét đến điều kiện thực tế về hạ tầng hiện có như điện, nước, thoát nước, ...;

- Lựa chọn giải pháp xây dựng chưa lưu ý đến sự lạc hậu về công nghệ và tiến bộ của khoa học kỹ thuật.

2. Thiết kế, dự toán

- Thiết kế khi chưa đủ thông tin về nhu cầu đầu tư, chưa căn cứ trên nhu cầu;

- Khảo sát thiếu chính xác dẫn tới phương án thiết kế không phù hợp;

- Thiết kế, bố trí dây chuyền công nghệ không hợp lý;

- Thiết kế không đầy đủ, chưa lường hết được các phạm vi khối lượng công việc cần thiết dẫn tới phát sinh khối lượng lớn phải giao thầu bổ sung làm chậm tiến độ và vượt dự toán chi phí;

- Thiết kế trang thiết bị kỹ thuật và thiết kế xây dựng không có sự phối hợp đồng bộ;

- Thiết kế quá nhu cầu của bên sử dụng, giải pháp quá tốn kém: hành lang và lối thông nhau quá rộng một cách không cần thiết; trang bị nội thất quá xa xỉ; thiết bị vận hành kỹ thuật quá tốn kém về các chi phí không chỉ ban đầu mà cả chi phí thường xuyên, duy tu, bảo dưỡng nảy sinh trong quá trình vận hành về sau, ...;

- Thời hạn thiết kế quá ngắn vì vậy đến khi thi công việc thiết kế mới được hoàn thành đầy đủ dẫn tới tiến độ thi công bị ảnh hưởng và không thể kiểm soát được chi phí;

- Dự toán chi phí chưa chính xác do thông tin chưa đầy đủ, thiếu cẩn thận trong tính toán hoặc chủ ý lập dự toán thấp để dự án dễ được phê duyệt và khi đã thi công sẽ đề nghị duyệt kinh phí bổ sung để hoàn thành; ngược lại, lập dự toán cao để có nguồn kinh phí mua sắm những trang thiết bị đắt tiền;

- Dự toán bị cắt giảm một cách vô cớ trong quá trình thẩm định và phê duyệt, sau này lại phải duyệt bổ sung;

- Dự toán chi phí khối lượng phát sinh được lập muộn, thậm chí khi đã thi công xong hạng mục, vì vậy không có tác dụng đối với việc quản lý chi phí.

3. Lựa chọn nhà thầu

- Không đấu thầu rộng rãi mà chỉ đấu thầu hạn chế hoặc chỉ định thầu.

- Hồ sơ mời thầu lập có sai sót dẫn tới việc lựa chọn nhà thầu không đảm bảo yêu cầu dự án làm ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng công trình;

- Mô tả gói thầu không đầy đủ, rõ ràng dẫn đến cách hiểu không như nhau dễ dẫn đến xẩy ra tranh chấp khi thực hiện hợp đồng;

- Chủ đầu tư và nhà thầu thông đồng với nhau nên đã thông tin cho nhà thầu về một phần khối lượng công việc nào đó trong gói thầu sẽ được giao bổ xung. Nhà thầu biết thông tin sẽ bỏ với đơn giá cao đột biến cho những công việc đó, giảm đơn giá các công việc còn lại để thắng thầu, khi được thanh toán sẽ được hưởng lợi rất lớn ở phần giao bổ xung, dẫn tới chi phí công trình tăng;

- Thông thầu: một nhà thầu mua tất cả hồ sơ mời thầu; các nhà thầu thoả hiệp với nhau để một nhà thầu nào đó thắng thầu rồi phân chia lợi ích giữa các nhà thầu với nhau (thường là trong đấu thầu hạn chế), ...;

- Thẩm định thiếu chính xác, phê duyệt giá gói thầu quá cao;

- Xét thầu thiếu công bằng, không theo những tiêu thức đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Tiêu chí đánh giá hồ sơ dự thầu không hợp lý, qua đó tạo điều kiện cho các nhà thầu có ít năng lực, kinh nghiệm vẫn có thể tham gia đấu thầu và trúng thầu hoặc có thể đưa ra những tiêu chí đánh giá bất lợi cho các nhà thầu có năng lực.

4. Hợp đồng và thực hiện hợp đồng

- Các điều khoản hợp đồng không chặt chẽ;

- Giá trên hợp đồng không căn cứ vào giá trúng thầu;

- Hợp đồng không được điều chỉnh kịp thời khi thay đổi thiết kế, do đó không có được cái nhìn tổng quát về diễn biến chi phí, chi phí vượt trội không được phát hiện kịp thời. Trong những trường hợp đó, thường giá cả của chi phí phát sinh, bổ sung thường cao hơn giá hợp đồng gốc (các ban quản lý xây dựng thường lấy lý do là thi công không cùng thời điểm).

5. Quản lý thi công xây dựng

- Tiến độ bị kéo dài do nguyên nhân chủ quan, khách quan;

- Do giám sát không tốt nên không phát hiện kịp thời các hạng mục có khiếm khuyết kỹ thuật, sử dụng nguyên vật liệu kém chất lượng; các trang thiết bị kỹ thuật không đúng thông số đã thoả thuận ... dẫn đến hư hại công trình xây dựng;

- Khi nghiệm thu các hạng mục phát hiện ra khiếm khuyết nhưng không kiên quyết yêu cầu đơn vị thi công khắc phục ngay;

- Việc quá chậm trễ đưa ra yêu cầu sửa chữa các khiếm khuyết có thể do đơn vị sử dụng sau khi nhận bàn giao công trình đã không thông báo kịp thời và đầy đủ cho ban QLXD về những khiếm khuyết đó, dẫn đến bên nhận thầu có thể viện lý do hết hiệu lực thời hạn bảo hành, sẽ tốn kém chi phí cho việc khắc phục.

6. Điều kiện, năng lực của tổ chức cá nhân trong hoạt động xây dựng

- Các tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động xây dựng không có đủ năng lực về tài chính, kỹ thuật, chuyên môn;

- Các tổ chức cá nhân không đúng chức năng, ngành nghề, không có đủ độ tin cậy và kinh nghiệm…

III. KIỂM TOÁN BÁO CÁO QUYẾT TOÁN VỐN ĐẦU TƯ CÔNG TRÌNH HOÀN THÀNH HOẶC HẠNG MỤC CÔNG TRÌNH HOÀN THÀNH

1. Nguồn vốn đầu tư

- Hạch toán không đầy đủ nguồn vốn, áp dụng sai tỷ giá sai thời điểm dẫn đến sai lệch số dư nguồn vốn trên báo cáo của đơn vị so với số liệu của cơ quan cấp, cho vay vốn;

- Các nguồn vốn bị phân loại một cách sai lệch;

- Nguồn vốn sử dụng không đúng nguyên tắc tài chính và quyết định đầu tư;

- Nguồn vốn sử dụng không đúng mục đích.

2. Chi phí đầu tư

2.1. Đối với giá trị khối lượng xây lắp hoàn thành

- Về khối lượng:

+ Quyết toán khống khối lượng, không đúng thực tế thi công;

+ Tính toán khối lượng sai so thiết kế và bản vẽ hoàn công;

+ Tính trùng khối lượng xây lắp của công trình (thường xẩy ra ở những điểm giao);

+ Quyết toán chi phí của công trình khác;

+ Quyết toán thiếu thủ tục theo quy định;

+ Quyết toán khối lượng phải dỡ bỏ do lỗi của nhà thầu;

+ Quyết toán không trừ sản phẩm, vật tư thu hồi;

+ Quyết toán khối lượng phát sinh do lỗi của nhà thầu tính thiếu trong hồ sơ dự thầu đã được thể hiện trong hồ sơ mời thầu và hồ sơ thiết kế;

+ vv…

- Về đơn giá:

+ Áp dụng sai giá khu vực, giá trúng thầu hoặc đơn giá công trình;

+ Áp dụng sai hệ số vận chuyển, hệ số điều chỉnh giá;

+ Vật tư đưa vào công trình không đúng chủng loại quy định;

+ Tính sai khối lượng vật liệu được tính chênh lệch giá do áp dụng sai định mức;

+ Áp dụng sai thời điểm được quy định tính chênh lệch giá…;

+ Áp dụng sai chỉ số trượt giá: sai nguồn chỉ số, sai thời điểm.

- Các khoản phụ phí:

+ Tính sai định mức quy định;

+ Tính phụ phí xây lắp trên giá trị thiết bị đưa vào lắp đặt;

- Tính sai số học về giá trị quyết toán.

2.2. Đối với chi phí thiết bị hoàn thành:

- Thiết bị không đảm bảo tính năng kỹ thuật và chất lượng và xuất xứ theo yêu cầu;

- Số lượng thiết bị, phụ tùng thay thế không đầy đủ như quy định trong hợp đồng;

- Áp dụng sai tỷ giá ngoại tệ đối với thiết bị nhập ngoại;

- Thiếu thủ tục thanh toán, chứng từ không hợp lệ hoặc thanh toán sai chế độ về: chí phí kho bãi, kiểm tra hàng hoá tại cảng, cước phí vận chuyển, chi phí bảo hành bảo dưỡng thiết bị…;

- Phân bổ chi phí vận chuyển, bảo quản, bảo dưỡng thiết bị vào từng tài sản cố định không đúng;

- Thanh toán các nội dung không có trong hợp đồng;

- vv.

2.3. Đối với chi phí khác

- Khối lượng khảo sát tính sai, tính khống khối lượng;

- Chi phí khác tính theo định mức: Đơn vị áp dụng sai tỷ lệ phần trăm quy định, xác định các căn cứ để tính chưa đúng, vận dụng sai lệch hoặc lẫn lộn giữa các loại chi phí xây lắp, thiết bị, kiến thiết cơ bản khác;

- Chi phí chưa có quy định về định mức như: Không có dự toán hoặc dự toán không được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Chi phí đền bù giải toả mặt bằng không đúng với khối lượng thực tế, đền bù sai diện tích đất, sai đơn giá, tiền đền bù không được thanh toán đầy đủ đến tay người dân được đền bù, thanh toán cho cả diện tích đất công cộng, xác định sai cấp nhà, loại đất, …;

- Các chứng từ chi phí không hợp lệ, quyết toán vượt giá trị hợp đồng đã ký kết;

- Quyết toán trùng các khoản chi phí;

- Không ghi thu hồi giá trị sản phẩm thu được trong thời gian sản xuất thử hoặc thu hồi giá trị phế liệu sau đầu tư;

- Áp sai thuế xuất; thanh toán cho nhà thầu có thuế nhưng nhà thầu xuất hoá đơn không thuế;

- Quyết toán tiền bảo hiểm công trình nhưng thực tế không mua;

- Nhận tiền bồi thường bảo hiểm công trình nhưng không giảm chi phí công trình;

- Tính và phân bổ lãi vay đầu tư không đúng quy định;

- Không nộp ngân sách nhà nước các khoản cho thuê trụ sở, thiết bị, tài sản;

- vv.

3. Chất lượng và tiến độ công trình

- Chất lượng:

+ Sai sót trong khảo sát, thiết kế làm ảnh hưởng đến chất lượng sử dụng;

+ Thi công không đảm bảo quy trình kỹ thuật và yêu cầu của dự án; sử dụng nguyên vật liệu không đúng tiêu chuẩn dự án... làm ảnh hưởng chất lượng công trình;

+ Quản lý thi công không tốt, không phát hiện và kịp thời xử lý sai sót làm ảnh hưởng tới chất lượng.

- Tiến độ:

Nguyên nhân chậm tiến độ:

+ Do năng lực nhà thầu không đảm bảo: huy động máy móc thiết bị không đúng theo hồ sơ thầu; năng lực tài chính không đáp ứng; năng lực quản lý kém...;

+ Do nhà thầu cố tình kéo dài để có lợi trong thanh toán;

+ Do năng lực quản lý của tư vấn và chủ đầu tư;

+ Do công tác khảo sát thiết kế không phù hợp dẫn tới phải thay đổi bổ sung nhiều nội dung...;

+ Do biến động về giá lớn;

+ Do các điều kiện bất khả kháng.

4. Chi phí đầu tư tính vào giá trị công trình

- Những thiệt hại về chi phí vật tư, thiết bị do bên B phải chịu lẫn lộn vào chi phí đầu tư thực hiện xin huỷ bỏ của Chủ đầu tư;

- Tính sai khối lượng xin huỷ bỏ;

- Các sai sót khác đã nêu trong phần kiểm toán vốn đầu tư thực hiện;

- vv.

5. Giá trị tài sản bàn giao cho sản xuất sử dụng

- Những dự án đầu tư thực hiện trong nhiều năm, việc quy đổi giá rất khó khăn phức tạp nên dễ bị tính sai;

- Nhiều loại tài sản khó phân loại là tài sản cố định hay tài sản lưu động nên thường bị lẫn lộn;

- Bỏ sót giá trị đầu tư nhận bàn giao của các dự án khác trong quá trình đầu tư hoặc bỏ sót đối tượng bàn giao tài sản đầu tư.

6. Kiểm toán tình hình công nợ và vật tư, thiết bị tồn đọng

- Công nợ thiếu cơ sở để xác định tính chính xác;

- Đơn vị (hoặc cá nhân) có nợ đã giải thể, thay đổi tổ chức bộ máy… không nắm được tình hình công nợ hoặc không có khả năng thu nợ;

- Vật tư, thiết bị tồn đọng không được kiểm kê, đánh giá lại và quản lý chặt chẽ.

PHỤ LỤC II

DANH MỤC CÂU HỎI 01 – GIAI ĐOẠN THIẾT KẾ CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 03/2012/QĐ-KTNN ngày 04 tháng 04 năm 2012 của Tổng Kiểm toán Nhà nước)

1. Cơ sở thiết kế

1.1. Trước khi thiết kế có tìm hiểu thông tin về khu đất xây dựng công trình hay không? hoặc tiến hành khảo sát địa chất nền móng công trình hay không?

1.2. Có tham khảo những kết quả rút ra từ những thông tin trên vào công tác thiết kế sau đó hay không?

2. Tổ chức công tác thiết kế

2.1. Công tác thiết kế công trình có dựa trên cơ sở những quy định chung và những yêu cầu của chủ đầu tư không? Có tuân thủ các quy định đó không?

2.2. Có thành lập Ban quản lý dự án hay không? và những nhiệm vụ quy định về thẩm quyền giao cho Ban quản lý dự án có rõ ràng và hợp lý không?

2.3. Có các biện pháp để đảm bảo rằng thiết kế được xem xét đầy đủ đến yếu tố chi phí vận hành, duy tu bảo dưỡng sau này không?

3. Thiết kế kỹ thuật

3.1. Trong thiết kế có xem xét đến các phương án thay thế:

- Dạng công trình (ví dụ: cầu hay đường hầm);

- Cách thức xây dựng (ví dụ: đổ bê tông tại chỗ, lắp ghép các cấu kiện bê tông đúc sẵn);

- Thi công móng (ví dụ: móng dải hay móng bè).

3.2. Các biện pháp thi công cụ thể có lưu ý xem xét đến các yếu tố, đặc biệt như:

- Khảo sát địa chất nền móng;

- Các quy định của cơ quan nhà nước;

- Các quy định và yêu cầu của chủ đầu tư.

3.3. Khi lựa chọn phương án có đặc biệt chú ý đến những tiêu chí:

- Mối tương quan chi phí - hiệu quả;

- Điều kiện để sau này có thể mở rộng hoặc thay đổi về sử dụng;

- Chi phí vận hành và duy tu bảo dưỡng cũng như các chi phí đi kèm khác;

- Bảo vệ môi trường, phòng chống cháy nổ;

- Thời gian thi công khác nhau.

3.4. Có còn những băn khoăn về phương thức thi công, vật liệu xây dựng đã lựa chọn (về mặt kỹ thuật và kinh nghiệm có đảm bảo thực hiện được phương án đó hay không?).

3.5. Thiết kế phần khung chịu lực có kịp thời để có thể kiểm tra được tính kinh tế của thiết kế này (kiểm tra tính kinh tế của thiết kế khung dầm chịu lực)?

3.6. Những thay đổi thiết kế và những tác động của nó có được các cơ quan có thẩm quyền phê duyệt kịp thời không?

3.7. Những bản vẽ thiết kế tương ứng với tiến độ thiết kế có được lập kịp thời và đầy đủ không? Có được phê duyệt của các cơ quan có thẩm quyền không?

4. Kế hoạch tiến độ

4.1. Có đặt ra cho dự án đó một kế hoạch tiến độ không? Có được xây dựng kịp thời không?

4.2. Kế hoạch tiến độ đó có phù hợp với quy mô, yêu cầu của dự án không; có thích hợp cho việc kịp thời chỉ ra những sai lệch để có những ứng phó cần thiết không?

4.3. Có theo dõi đầy đủ tất cả các hoạt động quan trọng đối với công tác thi công xây dựng và đã đặt ra những thời hạn cụ thể cho từng phần việc tách bạch không?

4.4. Những thời gian đặt ra cho từng hoạt động cụ thể, hoặc ấn định những thời hạn cuối cùng phải hoàn thành những công việc đó có được xác định một cách thực tế, trao đổi thống nhất với các cơ quan liên quan không?

4.5. Các đối tượng liên quan có biết về những hoạt động mà nếu nó bị chậm tiến độ thì sẽ có thể ảnh hưởng đến thời hạn hoàn thành của toàn bộ công trình không?

4.6. Những thời hạn đã dự kiến có được tuân thủ không?

4.7. Nếu câu trả lời là „không“, thì có phải là nguyên nhân nằm ở khâu lập kế hoạch tiến độ hay do ai chịu trách nhiệm về những chậm chễ đó?

4.8. Bên giao thầu đã rút ra những điều gì?

PHỤ LỤC III

DANH MỤC CÂU HỎI 02 – GIAI ĐOẠN ĐẤU THẦU VÀ GIAO THẦU
(Ban hành kèm theo Quyết định số 03/2012/QĐ-KTNN ngày 04 tháng 04 năm 2012 của Tổng Kiểm toán Nhà nước)

1. Mô tả công việc, mô tả thi công, danh mục công việc

1.1. Mô tả thi công và danh mục công việc có được xây dựng trên cơ sở thiết kế đã được phê duyệt, có đầy đủ không?

1.2. Nếu câu trả lời là “không” thì phải tìm hiểu xem điều đó đã gây ra những hệ quả tiêu cực gì?

1.3. Nội dung mô tả công việc (mô tả gói thầu) có được xây dựng một cách trung lập với tất cả các nhà thầu không? hoặc có đưa ra những thông tin đặc thù có lợi cho một nhà thầu nào đó không?

1.4. Có huy động sự tham gia của các nhà thầu tiềm năng không? có xuất hiện những lợi thế cạnh tranh đối với những nhà thầu đó hay không?

1.5. Nội dung giữa các phần của bản mô tả gói thầu có thống nhất với nhau không?

1.6. Bản mô tả nhiệm vụ thi công có đưa ra một cái nhìn bao quát về mục tiêu dự kiến của công việc xây dựng; có giới hạn những số liệu mang tính kỹ thuật không?

1.7. Bản mô tả khái quát nhiệm vụ thi công có đầy đủ, rõ ràng không, đặc biệt về:

- Mục đích của biện pháp xây dựng;

- Địa thế và địa chất của khu đất nơi xây dựng công trình;

- Những khả năng giao thông hiện có tới địa điểm xây dựng;

- Phương thức xây dựng và những phần việc quan trọng nhất của dự án;

- Những toà nhà và các công trình hiện đã có sẵn.

1.8. Bản mô tả khái quát nhiệm vụ thi công có dựa trên kết quả của việc nghiên cứu khảo sát địa chất công trình, việc khảo sát đó có đủ để đánh giá về địa chất, tỷ lệ nước và những ảnh hưởng môi trường có thể xẩy ra không?

1.9. Trong trường hợp một dự án xây dựng cần được thực hiện theo 2 hay nhiều bước tách bạch với nhau, thì điều đó có được thể hiện trong bảng mô tả thi công hay không?

1.10. Bản mô tả xây dựng có bao gồm lưu ý về những quy định của cơ quan nhà nước, đặc biệt là những yêu cầu về kỹ thuật của chủ đầu tư không?

1.11. Danh mục công việc có tập hợp tất cả những hạng mục công việc đã được thể hiện trong bản thiết kế không?

1.12. Danh mục công việc có đưa ra những khả năng thay thế cho những mục cần có sự so sánh về giá cả không?

1.13. Trong bố cục danh mục công việc có lưu ý đến việc chỉ nhóm những công việc cùng thể loại vào cùng một mục hay không?

1.14. Có tiến hành một sự phân định rõ ràng với các mục của danh mục công việc, nhằm ngăn ngừa sự trùng lắp và khả năng tính toán kép có thể xẩy ra không?

1.15. Những công việc phải thực hiện có được mô tả rành mạch và tỷ mỷ hay không? (tới mức độ mà tất cả các nhà thầu có thể hiểu như nhau)

1.16. Những khối lượng nêu ra trong bản danh mục công việc có được tính toán một cách chuẩn xác và có nằm trong khuôn khổ mà bên giao thầu cho phép không?

1.17. Nguyên nhân của những chênh lệch nằm ở đâu và biện pháp đối phó với những chênh lệch đó là gì?

1.18. Các đơn vị tính khối lượng dùng cho các mục công việc có hợp lý cho việc tổng hợp và kiểm tra khối lượng trong giai đoạn quyết toán hay không?

2. Điều kiện hợp đồng

2.1. Các điều kiện hợp đồng đặt ra có tuân thủ nguyên tắc là: chỉ đưa vào trong hợp đồng những quy định có giá trị với tất cả các công việc đơn lẻ không?

2.2. Nội dung những điều kiện hợp đồng có vấn đề gì không rõ ràng và có mâu thuẫn không?

2.3. Những vấn đề không rõ ràng, mâu thuẫn đó có được phát hiện, khắc phục không? hoặc có gây ra những bất lợi nào đó cho bên giao hợp đồng không?

2.4. Trong điều kiện hợp đồng có đặt ra những yêu cầu về việc sử dụng nhân lực và sử dụng những trang thiết bị công trường hay không?

2.5. Hợp đồng có quy định một cách chặt chẽ, đầy đủ cách thức xử lý đối với những trường hợp gián đoạn công việc giữa chừng không?

2.6. Hợp đồng có đặt ra những điều kiện phạt cho trường hợp không tuân thủ thời hạn hoàn thành đã thoả thuận?

2.7. Mức phạt có được giới hạn và có đặt ra một mức trần không?

2.8. Trong những điều kiện hợp đồng, có mô tả rõ ràng tất cả những phương tiện cần thiết cho công tác thi công không? (ví dụ: điện và nước, liên quan đến vị trí: cách thức và những khả năng về thoát nước thải, rác thải)

2.9. Trong hợp đồng có điều chỉnh một cách cụ thể công việc giữ vệ sinh công trường, giải phóng rác thải và vật liệu xây dựng thải cũng như việc phân bổ gánh chịu chi phí không?

2.10. Trong các điều kiện hợp đồng có kêu gọi các nhà thầu đưa ra những kiến nghị giải pháp thay thế có thể nâng cao hiệu quả kinh tế không?

2.11. Những phụ lục kèm theo hợp đồng có quy định:

- Giao thầu các hạng mục công việc theo từng gói thầu giai đoạn;

- Bảo lãnh;

- Nghiệm thu;

- Nhật ký công trường;

- Bảo hành;

- Những sự cố cản trở và gián đoạn công việc xây dựng;

- Cách thức sử lý trong những trường hợp có bất đồng về thanh toán;

- Những quy định cho trường hợp quyết toán có sự trợ giúp của điện toán.

3. Mời thầu

3.1. Có những quy định, hướng dẫn về hồ sơ mời thầu không?

3.2. Những quy định này có hợp lý và có được tuân thủ không?

3.3. Những công việc đấu thầu có được thực hiện bởi những cơ quan có thẩm quyền không?

3.4. Khi mời thầu đã đầy đủ các điều kiện cần thiết theo quy định chưa?

3.5. Nếu việc mời thầu đã được thực hiện trước, thì phải xem việc giải trình lý do có chính đáng không?

3.6. Trong việc lựa chọn nhà thầu (xét thầu) có đặc biệt chú ý xem xét những khía cạnh:

- Uy tín – mà trước hết là tính tin cậy và sự tuân thủ thời hạn;

- Vị trí của nhà thầu trên thị trường;

- Trình độ kỹ thuật, năng lực và chất lượng;

- Khoảng cách địa lý.

3.7. Trong trường hợp chỉ định thầu hoặc đấu thầu hạn chế, chủ đầu tư có liên tục thay đổi việc chỉ định nhà thầu hay không?

3.8. Có hiện tượng thông thầu giữa các nhà thầu với nhau hay không?

3.9. Có đặt ra những quy định nội bộ rằng sẽ lấy bao nhiêu bản chào thầu hay không?

3.10. Số lượng những bản chào thầu được yêu cầu có tương xứng với quy mô công việc hay không?

3.11. Trong trường hợp đấu thầu rộng rãi, chủ đầu tư có thông báo mời thầu rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng theo quy định hiện hành không?

3.12. Lý do để bỏ qua việc lấy các bản chào thầu cạnh tranh có chính đáng không?

3.13. Tất cả các nhà thầu tham dự đấu thầu có được nhận hồ sơ mời thầu một cách đầy đủ, có cùng nội dung và cùng thời điểm không?

3.14. Các thông tin về gói thầu có cung cấp cho tất cả các nhà thầu một cách bình đẳng không?

3.15. Có lập danh sách theo dõi các nhà tham thầu không?

3.16. Tất cả các nhà tham thầu có được tham khảo bản vẽ, tham quan hiện trường để biết địa thế công trình, thể loại và quy mô những công việc phải thực hiện hay không?

3.17. Những điều kiện đã được đặt ra trong hồ sơ mời thầu liên quan đến nộp hồ sơ chào thầu, có được tuân thủ không?

3.18. Thời gian cho dành cho công việc xét thầu có thoả đáng không?

3.19. Việc bảo quản an toàn những bản chào thầu đã nhận tính đến thời điểm mở thầu có được thực hiện đúng quy định không?

3.20. Thời hạn nộp hồ sơ thầu và giao hợp đồng có thống nhất với kế hoạch tổng thể không?

4. Mở thầu, kiểm tra hồ sơ thầu và xét thầu

4.1. Những hồ sơ thầu đã được nộp đúng hạn có được mở bởi một bộ phận trung lập hay không?

4.2. Có tiến hành biện pháp an toàn (tiến hành ký từng trang hoặc đóng dấu giáp lai tất cả các trang hồ sơ thầu) nhằm tránh gian lận không?

4.3. Những kiến nghị đặc biệt được phép có được xem xét và tham khảo trong khi xét thầu không?

4.4. Có tiến hành lập biên bản mở thầu hay không và biên bản đó có đầy đủ chữ ký của những người tham dự cuộc mở thầu không?

4.5. Xử lý đối với những hồ sơ dự thầu nộp chậm ra sao?

4.6. Trong lúc kiểm tra hồ sơ, có kiểm tra tất cả những hồ sơ đã nộp không?

4.7. Những hồ sơ đã nộp có đầy đủ hay không?

4.8. Những hồ sơ thầu đã nộp có được xét thầu đúng quy định không?

4.9. Những mục mang tính lựa chọn, những chào thầu phụ, phần bổ sung và những kiến nghị sửa đổi về khía cạnh kinh tế và kỹ thuật có được kiểm tra đánh giá không?

4.10 . Giá gói thầu có đảm bảo chính xác không?

4.11. Biểu giá dự thầu có phù hợp với hồ sơ mời thầu; có giá bất thường không?

4.12.  Việc chỉnh lý sửa đổi hồ sơ dự thầu có đúng quy định không?

4.13. Có hiện tượng thông đồng giá không?

4.14. Cuộc đấu thầu có bị huỷ không? Nếu huỷ, thì có lý do không và có ghi chép để chứng minh không?

4.15. Trước khi quyết định giao hợp đồng có tiến hành thẩm định và phê duyệt kết quả đấu thầu không?

4.16. Những tính toán kết cấu hoặc bản vẽ thiết kế do nhà thầu cung cấp có được kiểm tra về mặt kỹ thuật và tính kinh tế không?

4.17. Có lý do đầy đủ và xác đáng đối với những trường hợp loại bỏ nhà thầu hoặc huỷ đấu thầu không?

4.18. Có lưu giữ những bản chào thầu không được xét thầu hay không?

5. Đàm phán hợp đồng

5.1. Có tiến hành đàm phán hợp đồng không?

5.2. Trong đàm phán hợp đồng về giá cả, điều kiện hợp đồng, những vấn đề kỹ thuật ... có đảm bảo nguyên tắc đối xử bình đẳng với tất cả những nhà thầu có khả năng trúng thầu không?

5.3. Những ghi chép theo dõi các cuộc đàm phán hợp đồng có đầy đủ không? và những điều chỉnh khác với những quy định trong hồ sơ mời thầu có hợp lý không?

6. Giao thầu và ký hợp đồng

6.1. Trong hợp đồng có quy định thời hạn thanh toán không?

6.2. Hợp đồng ký kết có đúng những yêu cầu đã được phê duyệt không?

6.3. Có giải trình bằng văn bản lý do tại sao đã lựa chọn nhà thầu không chào giá thấp nhất không?

6.4. Có đầy đủ tài liệu để chứng minh việc quyết định nhà thầu được chọn là hợp lý không?

6.5. Tài liệu hợp đồng có chứa đựng đầy đủ những thoả thuận đã được hai bên thống nhất không?

6.6. Hợp đồng có được giao bởi những cá nhân và cơ quan có thẩm quyền không?

6.7. Có quy định để đảm bảo tuân thủ nguyên tắc „chỉ thực hiện một công việc nào đó sau khi có thoả thuận bằng văn bản“ không?

6.8. Có chia nhỏ gói thầu để lách quy định về thẩm quyền phê duyệt và thẩm quyền ký hợp đồng hay không?

6.9. Nếu trong hợp đồng không điều chỉnh thời hạn bắt buộc về tiến độ thi công, thì có được thoả thuận với nhà thầu thông qua văn bản giao nhiệm vụ không?

6.10. Có giao hợp đồng cho nhà thầu có chào thầu hợp lý nhất về tính kinh tế, tính kỹ thuật và chất lượng không?

6.11. Hợp đồng có được soạn thảo theo đúng mẫu quy định hay không?

7. Điều chỉnh hợp đồng

7.1. Lý do dẫn đến sự cần thiết phải có những điều chỉnh hợp đồng và hợp đồng bổ sung là gì? có xác đáng không?

7.2. Có thể nhìn thấy trước khả năng xẩy ra những điều chỉnh hợp đồng, hợp đồng bổ sung đó không?

7.3. Những điều chỉnh hợp đồng có cần thiết phải đàm phán lại về giá cả và thoả thuận bằng văn bản không?

7.4. Có sớm thoả thuận về giá cả cho những công việc điều chỉnh, bổ sung không? hay đến khi đã thực hiện xong những công việc này thì mới thoả thuận giá cả?

7.5. Có kiểm tra tính hợp lý về giá cả của những phần điều chỉnh, bổ sung hợp đồng không?

7.6. Những phần điều chỉnh, bổ sung hợp đồng có được đánh số liên tục không và có sắp xếp đúng vào những hạng mục xây dựng tương ứng không?

7.7. Những hợp đồng điều chỉnh, bổ sung có dẫn đến những thay đổi kế hoạch thời gian và kế hoạch thanh toán không?

7.8. Có quan tâm đúng mức tới những vấn đề phải điều chỉnh, bổ sung không?

7.9. Việc điều chỉnh hợp đồng có tuân thủ các điều kiện trong hợp đồng; có phù hợp với các quy định pháp luật về điều chỉnh hợp đồng, điều chỉnh giá.

PHỤ LỤC IV

DANH MỤC CÂU HỎI 03 – GIAI ĐOẠN THI CÔNG, GIÁM SÁT THI CÔNG VÀ NGHIỆM THU CÔNG TRÌNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 03/2012/QĐ-KTNN ngày 04 tháng 04 năm 2012 của Tổng Kiểm toán Nhà nước)

1. Thi công

1.1. Khi khởi công công trình đã đầy đủ các thủ tục:

- Giấy phép xây dựng,

- Các bản vẽ thiết kế thi công và danh mục công việc

- Các quy định điều kiện giàng buộc khác của nhà nước

1.2. Nhà thầu có huy động đủ máy móc, thiết bị và năng lực theo cam kết trong hồ sơ dự thầu?

1.3. Những công việc có được thực hiện đúng khối lượng, quy mô và đảm bảo chất lượng quy định hay không?

1.4. Vật tư đưa vào công trình có đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật của dự án?

1.5. Việc chậm tiến độ có những nguyên nhân nào?

1.6. Có tiến hành lập các bản vẽ hoàn công đúng với thực tế thi công không?

2. Điều chỉnh thi công

Có những điều chỉnh thi công không và lý do tại sao?

Có ghi chép giải trình một cách đầy đủ về những lý do dẫn đến những điều chỉnh không? Có sự phê duyệt của các cơ quan có thẩm quyền trước khi thực hiện những điều chỉnh đó không?

Có thông báo một cách đầy đủ những thay đổi về chi phí của những điều chỉnh không?

Trong trường hợp phải cấp thiết điều chỉnh do yêu cầu của bộ phận giám sát thi công mà chưa kịp phê duyệt, thì những điều chỉnh đó có được giải trình đầy đủ không? Và có được trình kịp thời cho các cơ quan có thẩm quyền để phê duyệt bổ sung không?

Việc quyết toán các khối lượng bổ sung, thay đổi thiết kế có đầy đủ thủ tục và thực hiện đúng quy định không?

3. Giám sát thi công

3.1. Có bố trí đủ nhân sự cho công tác giám sát thi công công trình không?

3.2. Bộ phận giám sát thi công của bên giao hợp đồng có kiểm tra chủng loại và chất lượng vật liệu một cách liên tục không?

3.3. Có theo dõi, ghi chép những sai sót đã được phát hiện trong quá trình thi công không? Có tiến hành yêu cầu bên nhà thầu khắc phục những sai sót đó không?

3.4. Sai sót có được khắc phục đúng yêu cầu, thời hạn và có được theo dõi, ghi chép không?

3.5. Việc sử dụng nhân lực, vật liệu và máy móc có được kiểm soát và ghi chép đầy đủ để phục vụ cho công việc quyết toán về sau được hợp lệ không?

3.6. Bản vẽ hoàn công có phản ánh đầy đủ những điều chỉnh để quyết toán không?

3.7. Những phần việc che khuất có được nghiệm thu đầy đủ trước khi thực hiện các phần việc khác không?

4. Giám sát thời hạn thực hiện

4.1. Chủ đầu tư có hoàn thành kịp thời những phần việc sau đây không?

- Cung cấp những tài liệu cần thiết cho công tác thi công;

- Đặt ra những mục tiêu chính và ấn định những cao điểm;

- Bố trí mặt bằng xây dựng và các đường giao thông;

- Điều phối các công ty bằng việc đặt ra thời hạn.

4.2. Nhà thầu có tập kết và huy động đầy đủ nhân lực, vật liệu và máy móc thiết bị cần thiết đáp ứng yêu cầu thi công không?

4.3. Có giám sát chặt chẽ việc tuân thủ những thời hạn đặt ra trong hợp đồng không? Những thời hạn đó có được tuân thủ không?

4.4. Những sự cố làm gián đoạn thi công và nhưng chỉ thị của bộ phận giám sát thi công có được theo dõi ghi chép đầy đủ không?

4.5. Có xẩy ra chậm tiến độ hay không? Ai là người chịu trách nhiệm về điều đó?

4.6. Nhà thầu có yêu cầu thanh toán thêm do chậm tiến độ thuộc lỗi của chủ đầu tư không và nếu có thì có thoả đáng hay không?

4.7. Trong trường hợp để các hạng mục đơn lẻ không hoàn thành tiến độ thì có biện pháp bảo đảm tiến độ của tổng thể công trình không? Điều đó có làm tăng chi phí không? Chi phí tăng thêm này có được quy trách nhiệm cho bên gây ra sự chậm trễ phải chịu không?

4.8. Nếu việc không hoàn thành tiến độ thuộc trách nhiệm của nhà thầu thì có gia hạn cho nhà thầu một thời hạn thích hợp để hoàn thành hợp đồng và có yêu cầu họ thực hiện những thoả thuận liên quan không?

4.9. Thời hạn điều chỉnh, bổ sung thi công có hợp lý và có tiến hành ngay những điều chỉnh cần thiết trong kế hoạch tiến độ không?

4.10. Có thông tin đầy đủ và kịp thời cho những bộ phận liên quan về những thời hạn đã hoặc sẽ xẩy ra và có thoả thuận lại những thời hạn mới có tính ràng buộc không?

5. Nghiệm thu

5.1. Có tiến hành nghiệm thu hay không?

5.2. Những văn bản nghiệm thu có đầy đủ những nội dung cần thiết và chữ ký của những người có trách nhiệm không?

5.3. Thời hạn đặt ra cho việc khắc phục những sai sót đã phát hiện trong quá trình nghiệm thu có thoả đáng không?

5.4. Có đủ chứng chỉ kiểm định cần thiết và những xác nhận nghiệm thu của cơ quan nhà nước không, ví dụ:

- Chứng chỉ thí nghiệm vật liệu;

- Biên bản nghiệm thu cốt thép;

- vv.

5.5. Khi nghiệm thu có sự tham gia của các nhà chuyên môn không?

5.6. Giá trị quyết toán của các hạng mục công trình có được tổng hợp chính xác và có phù hợp với những biên bản nghiệm thu không?

5.7. Nếu những sai sót không thể khắc phục được hoặc khắc phục thì phải tốn kém chi phí tới mức không tương xứng, thì có thoả thuận về việc giảm thanh toán không và mức giảm có thoả đáng không?

5.8. Trong trường hợp nhà thầu không chịu khắc phục những sai sót, thì có sử dụng đến tất cả các biện pháp xử lý không?

5.9. Có hạng mục công việc nào có khiếm khuyết mà vẫn được chủ đầu tư nghiệm thu không? Những khiếm khuyết đó có phải xuất phát từ những sai sót của bên giao thầu không (ví dụ: từ bản mô tả thầu không đầy đủ hoặc từ những chỉ đạo không đúng chuyên môn của bên giao thầu) không?

5.10. Tỷ lệ sai sót có được xác định một cách rõ ràng, đúng đối tượng chịu trách nhiệm không?

5.11. Nếu không tiến hành nghiệm thu thì lý do là gì và có gây thiệt hại cho chủ đầu tư không?

5.12. Có lập các danh mục bảo hành kèm thời hạn bảo hành cho tất cả các hạng mục công trình và thông báo cho các nhà thầu không?

5.13. Có tiến hành kiểm tra các công trình trước khi kết thúc thời hạn bảo hành không?

Tiếng Anh (English)

THE STATE AUDIT --------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No.: 03/2012/QD-KTNN	Ha Noi, April, 04, 2012

DECISION

PROMULGATING THE AUDIT PROCESS OF WORK CONSTRUCTION INVESTMENT PROJECT

STATE AUDITOR GENERAL

Pursuant to the Law on State Budget;

Pursuant to the Law on State Audit;

Pursuant to the Construction Law;

Pursuant to the Law on Promulgation of legal normative documents 2008;

Pursuant to Decision No. 02/2008/QD-KTNN dated February 15, 2008 of the State Auditor General promulgating the regulations on drafting and assessing and promulgating legal normative documents of the state audit;

...

...

...

Pursuant to Decision No. 04/2007/QD-KTNN dated August 02, 2007 of the State Auditor General promulgating the auditing process of the state audit;

Considering the proposal of the Chief Auditor of the State Audit specialized IV, the Director of Legal Affairs Department, Director of Audit Policy and Quality Monitoring Department.

DECIDES:

Article 1. Promulgating together with this Decision the Audit Process of work construction investment project

Article 2. This Decision will take effect after 45 days from its signing date and supersede the Decision No. 05/2007/QD-KTNN dated August 02, 2007 of the State Auditor General promulgating the audit process of the investment projects.

Article 3. Heads of units directly under the State audit, organizations and individuals concerned are liable to execute this Decision.

STATE AUDITOR GENERAL




Dinh Tien Dung

...

...

...

PROCESS

AUDIT OF WORK CONSTRUCTION INVESTMENT PROJECT
(Promulgated together with Decision No. 03 /2012/QD-KTNN dated April 04, 2012 of the State Auditor General)

Chapter I

GENERAL REGULATIONS

Article 1. Subjects of application

The auditing process of work construction investment project (hereafter referred to as investment project) is applicable to the audit of investment projects implemented by the state auditor. When implementing the auditing of investment projects, the audit team, members of audit team and individuals and units concerned must comply with the regulations in the Auditing Process of the State audit and provisions in this Process.

Article 2. Scope of adjustment

1. The auditing process of investment projects stipulates the order, content and procedures of the steps of audit of investment projects, including the following steps:

a) Preparing the audit;

...

...

...

c) Making and sending auditing report;

d) Verifying the implementation of conclusion and proposal of audit;

2. Depending on the characteristics and nature of each audit, they can apply one, two or all three types of auditing such as: Audit of financial statement, compliance audit; operational audit.

Chapter II

PREPARING AUDIT

Section 1. SURVEYING, COLLECTING INFORMATION ON INVESTMENT PROJECT AND THE UNIT TO BE AUDITED

Article 3. Collecting information

1. The information on the investment project that needs collection including:

a) The necessity of the investment project, investment purpose, scale of the works; construction site; start time, completion of investment project as planned and in actuality;

...

...

...

c) Total investment (total number, formulation agency, assessment and approval of project, number of times of adjustment if any), investment capital approved (central budget, local budget, loan capital, and other sources ...); Estimate of works construction (total number, formulation agency, assessment and approval); bid package price, bid winning price approved, number of times of adjustment of bid package price;

 d) Form of project management (the investor will directly manage the project and hire the project management consultation organization.

dd) Form of contract: The package contract, the fixed unit price contract, the adjusted unit price contract, the time-based contract, percentage contract; form of contractor selection: Public bidding, limited bidding, appointment of contractors, self-performance, competitive offer ...

e) Final report: The final report of project completed, report on investment capital implemented on the yearly basis (for ongoing project)

g) Implementation investment capital: The total number, costs construction and installation, costs of equipment, costs of compensation for assistance and resettlement, the costs of project management, the costs of consultancy and other costs; the funded investment capital, the situation of advance and payment from the start time to the completion and delivery or to the time of survey (total number, construction and installation, equipment and other costs...);

h) Work of compensation, assistance and resettlement: Performance unit, management form; fund source, value by decision approved, payment made, content of compensation and assistance of households, relocation, resettlement, implementation organization…

i) Situation of formulation and dossier keeping of project in the course of implementation, formulation and keeping of as-built dossier;

k) The legal document system relating to the preparation, organization, operation, management and implementation of the project.

l) Situation of ealier inspection, verification and audit

...

...

...

a) Internal control environment:

The organizational structure of the operational machine, control machine organization, function, duties, management capacity of the project management Board and other professional departments such as engineering, planning, finance and accounting .. . ; the characteristics of the project management board; form of project management; difficulties and advantages due to objective and subjective relating to the project, policy and regulation on internal management of the unit on monitoring the constructional technique, acceptance, payment and settlement; finance and accounting ...; the monitoring work of people; consulting unit; the units implementing work of compensation, assistance and resettlement.

b) Control activities and control procedures.

The implementation of management regulations in phases: supervision of performance technique, acceptance, payment and settlement, finance, accounting…

c) Work of accounting: The applied accounting regulation; organization of accounting machine, organization of accounting (system of documents, accounts, accounting books and accounting report)

d) Audit, internal inspection and verification: the information collected from the result of auditing, inspection and internal verification; result of implementation and handling under conclusion and proposal of auditing, internal inspection and verification.

3. For the frequent accounting investment project, only conducting the survey to collect information for the first time, for the subsequent audits, upon having additional information, the supplement will be made

Article 4. Information sources and method of information collection

1. Information from project management unit

...

...

...

The dossier of investment procedures (written assessment of project approval, design, works construction cost estimates; plan and decision on tender handover; record of acceptance, total acceptance of works; investment capital settlement report on the project completion, report on settlement verification of investment capital of the project completion, decision on approval of investment capital settlement report of the project completion of the competent authorities; issues of compensation, assistance and resettlement…); accounting reports and statistics in accordance with the State's decision; decision on the machine organization of the project management, the guiding documents of the competent agencies concerning the organization of project implementation; loan agreement and regulations, guidance of the donors relating to the management and use of loan capital (if any); documents exchanged between the parties taking part in management and implementation of the project; reports of inspection, verification and audit of the previous years (if any)

b) Information from collective and individuals participating in the project

c) Information from report of the unit on the situation of project implementation.

2. Information from the outside of the project management unit (in necessary case and if the project management unit cannot provide enough information to make the plan of audit)

a) The governing agency: information on capital source, implementation investment capital, management mechanism of the governing agency

b) The capital allocation agency, situation of payment and disbursement at the State Treasury

c) The agency has conducted the earlier inspection, verification and auditing earlier: the reports and records of conclusion;

d) Mass media: the articles about the project and other documentation;

đ) Other units (if any)

...

...

...

a) Sending written request to the project management unit for supply of information and materials under the survey outline.

b) Collecting and evaluating materials from the project management unit and outside of the project management unit.

c) Updating and evaluating materials of the previous times of audit

d) Directly interviewing and exchanging

đ) Observing and experimenting

Section 2. EVALUATING INFORMATION COLLECTED AND INTERNAL CONTROL SYSTEM OF THE UNIT TO BE AUDITED, DETERMINING FOCUS AND AUDITING RISK

Article 5. Evaluating information collected and internal control system

1. Characteristics of the project management Board: Time of establishment, experience of project management; board of responsibility and plurality.

2. Form of project management: The investor directly manages the project or hires the project management consultation organization.

...

...

...

4. Qualification and capacityof management officials (able to meet requirement of work)

5. The policies and regulations on management of the unit.

6. Evaluating consulting units: Capacity, experience and prestige

7. Evaluating the units performing work of compensation, assistance and resettlement: Capacity of performance

8. The difficulties, advantages, objective and subjective causes concerning the project

Article 6. Determining the focus of audit.

1. Based on the scale, nature and characteristics of each project in order to determine the focus of audit to ensure the target of project assessment on: Investment procedures; progress, quality and price.

2. The focus of audit of the investment project is determined by each auditing content and selected in auditing contents such as:

a) The observance of the order of investment procedures

...

...

...

c) Construction and installation and equipment;

d) Cost of consultation, cost of project management and other costs;

đ) The economy, effect and effectiveness

e) Other issues (if any).

Article 7. Determining the risks of audit

1. The issues with high potential risks for the investment project

a) The volume of construction and installation of departments; work items prone to fraud and shortcomings (volume, underground and obscured items…)

b) The price unit arising at the time of "transition" of the effect of changes on the regime, the State's policies in the field of construction investment management relating to the project and the particular unit prices

c) The issues of compensation, assistance and resettlement, environmental effect and degradation of the works and projects ...;

...

...

...

2. The issues with high-risk control for the investment project

a) Model and operation mechanism of the project management boards are still inadequate; the qualification and capacity of the project management board are limiting..

b) The content relating to the change of policy;

c) The content arising: the volume of work arising due to change of design, adjustment and supplement in the process of implementation, price and volume arising outside of the contract.

d) The issue of price and contract adjustment; issue of price slippage relating to many types of currency, issue of price slippage due to progress slowing

dd) The shortcomings are indicated from the previous audits, inspections and verifications, the systematic shortcomings have not been corrected (if any);

e) The big issues in the process of project management, including the finance and accounting management.

g) The shortcomings in the strategy and planning; the compliance and reasonability of sectorial and regional planning; the shortcomings in management leading to weaknesses that are identified as unsuitable investment, progress slowing, exceeding investment costs, unable to meet the objectives set out;

h) Coinciding or overlapping in operation;

...

...

...

Article 8. Risk assessment

On the basis of analysis of internal control system and information on investment project in the above stage, risk assessment of each issue under the type of risk (potential risk, control risk) and risk level (high, medium, low).

Section 3. AUDIT PLANNING OF AN AUDIT OF THE INVESTMENT PROJECT

Article 9. Requirements of the audit plan making.

Based on the information collected and analyzed on the subjects and units audited and the current resources in order to conduct an audit plan under the form prescribed of the State audit. The audit plan of an audit includes essential contents as stipulated from Article 10 to Article 15 of this Process

Article 10. Audit target

On the basis of the general auditing target of the whole sector and the requirements of each audit in order to determine the specific target.

Article 11. Audit content.

1. Auditing the compliance with the law, regulation on management of investment project and regulation on finance and accounting;

...

...

...

3. Auditing reports on the settlement of investment capital of works completed or work items completed, report on investment capital implemented on the yearly basis (for ongoing projects);

4. Auditing the economy, effectiveness and effect of the investment project;

5. Depending on each project and result of analysis of initial information and the audit target, the audit content must be determined specifically on the basis of result of assessment of focuses and risks of audit

Article 12. Scope and limit of audit

1. Audit scope

a) Audited period

b) Audited unit

c) Determining the limit of work to be performed by each auditing content (value, percentage of the value audited, bidding package, works, work items audited, and investment capital sources..), the observance of law, regulations on investment project management, regulations on finance and accounting; the issues and areas needing assessment relating to the audit of economy and effectiveness of investment project.

2. Audit limit: Specifying the contents not audited and the reasons for non-performance.

...

...

...

1. Assessing the economy

a) Assessing the economical and wasteful factors in the use of input resources of the project;

b) Focusing on assessment of the level of thrift, level of the wastefulness of the use of project funds.

2. Assessing the effectiveness

Using 02 assessment principles: The minimum cost and the optimum result for each content and for the entire project, assessment of the social and economic effects of the project;

3. Assessing the effect: Assessing the achievement of the objectives set out and the effect of documents of the project management.

Article 14. Audit method

In addition to the methods specified in the audit process of the State audit, in the audit of investment project, the method of field testing and using of experts should be focused on the implementation.

Article 15. Other content of audit plan

...

...

...

Chapter III

AUDIT IMPLEMENTATION

Section 1. AUDITING THE COMPLIANCE WITH THE LAW, REGULATION ON MANAGEMENT OF INVESTMENT PROJECT AND REGULATIONS ON FINANCE AND ACCOUNTING;

Article 16. Auditing work of formulation, assessment and approval of investment project

The audit content of work of formulation, assessment and approval of the investment project is prescribed in Article 17, Article 18 and Article 19 of this Process.

Article 17. Foundation for auditing the work of formulation, assessment and approval of investment project.

1. Legal foundation

a) Construction Law, Bidding Law and documents of implementation guidance;

b) Regulations on management and use of official development assistance resources (for basic constructional works using foreign assistance capital);

...

...

...

2. Dossier of investment project

a) Decision on sectorial and regional planning; the agreements signed for loan capital resources.

b) Report on work construction investment, work construction investment project or technical, economic report of works construction and decisions of the competent authorities permitting the performance of work construction investment;

c) Decision on tasks assignment for the investor and establishment of project management board, contract of project management consultation hiring (if any)

d) Yearly plan on investment preparation assigned by the competent authorities; the cost estimate approved;

dd) Contract of inspection, survey and consultation for making the Report on work construction investment, the work construction investment project or the technical and economic Report of work construction;

e) Business license and certificate of practice of the unit performing the Contract of inspection, survey and consultation for making Report on work construction investment, the work construction investment project or the technical and economic Report of work construction;

g) The written verification and assessment and approval of investment project or the technical, economic Report, record of acceptance and documents handover;

h) Other documents (if any)

...

...

...

1. The conformity of the project formulation with the approved plan.

2. The competence of investment-deciding agency: Inspecting whether the decision on investment is under competence.

3. The competence of the appraisal agency of the Report on work construction investment, the work construction investment Project or the technical and economic Report of work construction;

4. Capacity of consulting unit: Inspecting the conformity of consultation unit’s business license with the content of investment project under implementation; inspecting the certificate of practice of individuals participating in the project.

5. The compliance of order and procedures for the investment: Report on work construction investment, Project of work construction investment or the technical and economic Report of works construction must be set up, appraised and approved in accordance with the order, time and content.

6. Inspecting the adequacy and conformity of the basic design dossier with the policies and objectives of the investment.

7. The foundation for formulation of total invested capital; The properness of calculation method of the total invested capital;

Article 19. Auditing the work of investment project implementation

The audit content of the work of investment project implementation as prescribed in Article 20, 21, 22 and 23 of this Process.

...

...

...

1. Dossier of survey, design, estimate; report on verification and appraisal of the dossier of design and estimate; decision on approval of design and work construction estimate.

2. Dossier of compensation, assistance and resettlement

3. Bidding dossier:

a) Bidding plan, bidding invitation, bidding document, bid, decision on approval of bidding result attached to the report on contractor rating of the investor ( in case of procurement)

b) Dossier of requirement, decision on appointment of contractors, proposal dossier, contractor appointment dossier (in case of appointment of contractors and competitive offering)

4. License of construction ( in case the investment project requiring license of construction), license of natural resources extraction ( in case the investment project having need of natural resources extraction)

5. Economic contract, dossier of liquidation of economic contract of construction tender handover, equipment purchase and other costs.

6. Plan of annual investment

7. Dossier of work quality control: As-built drawings, work diary, acceptance document.., document of payment and settlement

...

...

...

9. Other foundation (if any)

Article 21. Content of auditing the work of investment project implementation

1. The legality of organizations and individuals participating in project implementation (survey, design, consultation, performance…with full legal entity and business license and appropriate certificate of practice as prescribed.)

2. The observance of regulations on: the compliance of design with the framwork regulations and standards of the project approved by the competent authorities; the competence of the appraisal agency (design, cost estimate and settlement); competence of the agency making decision on approving the outline of survey, design - estimate or license issuance…

3. The observance of order, procedures for investment such as: Order of works design by the steps prescribed; dossier of design and cost estimates must be verified and assessed before approval; conditions for works starting process and other regulations (if any).

4. Inspecting content of documents stipulating the investment procedures. Comparing the scale, degree and targets with the other documents and procedures of the investment project previously issued with higher legality such as:

a) The late design steps must be consistent with the previous design steps approved in terms of scale, technology, capacity, work grade, standards and constructional regulations;

b) The cost estimate of work construction must be consistent with the total invested capital and must not exceed the total invested capital;

c) The contract in constructional operation must be consistent with the Construction Law, the relevant guiding documents such as: work to be performed; work quality; starting time and completion; condition for acceptance and payment; contract price, contract bonus or penalty..;

...

...

...

5. Inspecting dossier and procedures for bid or direct contracting on the completeness, properness, validity ... in accordance with regulations of law (Construction Law, Bidding Law and the guiding documents).

6. Inspecting value of work estimate: constructional volume in conformity with design; unit price, surcharge applied in accordance with regulation as prescribed.

7. The annual investment plan must be in accordance with the policies on the condition of plan recording and competence of plan assignment

8. Order and procedure for work management, work of payment and settlement; the formulation and approval of unit price must be in accordance with regulation prescribed.

9. Inspecting the conformity of the change on design, auditing of volume generated (the change order) with regulations, bid and regulations of contract.

10. Inspecting the observance of regulations on the work of compensation, assistance and resettlement.

a) Members of the compensation, assistance and resettlement Council as prescribed.

b) The promulgation of compensation and assistance unit price of provincial/municipal People’s Committees

c) The approval of the plan for compensation, assistance and resettlement.

...

...

...

dd) Inspecting the completeness of dossier of compensation, assistance and resettlement as prescribed: Declaration of household’s compensated property; Record of inventory of compensated property of the Council of compensation, assistance and resettlement (including copy of draft drawing of the compensated property; Record of compensation price determination, Record of the appraisal of compensation, assistance and resettlement Council; slip of compensation payment.

e) Inspecting the arrangement of settlement housing.

Article 22. Inspecting the work of acceptance, settlement and putting works into operation.

1. Audit foundation

a) Construction Law and relevant legal normative documents;

b) Records of acceptance of work, divisions, phases, items, the whole of investment project;

c) As-built drawings, report on project implementation result (if any)…;

d) Report on settlement of the completed investment capital

2. Audit content

...

...

...

b) Inspecting document of work completion as prescribed;

c) Inspecting the formulation of Report on the settlement of investment capital of works completed as prescribed;

d) The actual situation of work and property using after the hand-over.

Article 23. Auditing the compliance with the state accounting and finance regulation

1. Work of financial management

a) Auditing the management and use of the project investment capital resources: state budget capital, loan capital and other capital;

b) Auditing the compliance of regulations on regular expenditure to serve the management board;

c) Auditing the observance of procedures for disbursement and payment: Based on regulation and stipulation of the contract of examination of order and payment procedures;

d) Auditing the observance of regulation in other costs of the project;

...

...

...

2. Accounting work

a) The comparision of public debt and payment for the contractors and allocating and lending agency;

b) Organizing the accounting machine of the project management board: The organization and management of capital accounting, investment cost for each project. The cost allocation with the general nature (cost of management board, consultation cost, payment charge…)

c) The observance of investor accounting regulation on accounting documents, accounting books, accounting accounts, settlement report and financial report.

Section 2. AUDITING WORK OF QUALITY CONTROL AND PROGRESS OF INVESTMENT PROJECT

Article 24. Auditing Work of Quality Control

1. Audit foundation

a) Construction Law, Bidding Law and guiding documents;

b) Government’s Decree on constructional work quality management

...

...

...

d) Bidding documents and bid;

đ) Document of work quality: document of quality of survey, design and performance…;

e) Contracting dossier;

g) As-built dossier

2. Audit content

Based on the result of auditing implementation steps of the observance of legal documents on investment project management and based on legal documents on constructional work quality control to assess the quality of each phase in implementation of investment project and the whole of project specifically as follows:

a) Inspecting and assessing the work of project formulation quality: The observance of planning, investment demand, investment scale, plan for selection of constructional design and technological line….

b) Inspecting and assessing the work of survey: Inspecting the observance of of the task of survey, method of survey, applied standard of survey, supervising survey of contractor and investor with contents in the report of survey…

c) Inspecting and assessing the quality of work of design: The observance of the tasks of design, basic design, result of survey and design standard, the clarity and completeness of design drawing to ensure the work of cost estimate and performance.

...

...

...

e) Using assessment result of specialized agencies

Article 25. Auditing the work of progress control

1. Auditing foundation

a) Construction Law, Bidding Law and guiding documents;

b) Government’s Decree on constructional work quality management

c) Decision of competent authorities for the permission of the performance of work construction investment;

d) Bidding documents and bid;

đ) Document of work quality;

e) Contracting dossier;

...

...

...

2. Audit content

a) Determining the time of progress slowing by each work from the project formulation to the construction, installation, completion and handover of items and the whole of works under the content of the signed contract;

b) The time of progress slowing of the project according to the initial planning;

c) Determining the objective and subjective causes

d) Assessing the treatment of investor’s progress slowing;

dd) Proposing the handling of violation.

Section 3. AUDITING THE REPORT OF SETTLEMENT OF THE INVESTMENT CAPITAL IMPLEMENTED

Article 26. Auditing the investment capital resources

1. Audit foundation

...

...

...

b) Regulations on management and use of ODA capital resources, agreements signed with capital loan organization;

c) Decision on approval of project investment;

d) Regime of the state’s accounting and finance management regulation.

2. Audit content

a) Inspecting the completeness of the invested capital resources: Documents, accounting books, implementation of comparison of capital allocated, loaned and paid by the investor’s report with the confirmed number of the relevant agency allocating and loaning capital and making payment; in case of receiving capital in foreign currency, the inspection of exchange rate prescribed at the arising time of must be made.

b) Inspecting the legality and validity of the investment capital resources that have been used;

c) Inspecting the conformity in the use of the type of investment capital resources compared with the structure determined in the decision on investment of the competent authorities.

Article 27. Auditing the investment cost.

The audit content of the cost of work construction investment is prescribed in Article 28 and 29 of this Process.

...

...

...

1. The Construction Law, Bidding Law and documents of implementation guidance;

2. The regulations of the state’s accounting and finance management

3. Dossier and documents provided by the unit: Dossier of design drawing, cost estimate, contract, record of acceptance, as-built drawings, A-B settlement…, cadastral dossier, compensation, assistance and resettlement dossier and other relevant documents

Article 29. Content of auditing the investment cost

1. Auditing the cost of construction and installation.

Upon conducting the audit, the auditor must carefully study dossier, design drawings, as-built drawings and relevant documents and sample the construction and installation volumes with high value, the portion of work with much likely overlapping in order to go into detailed examination.

a) Actually inspecting at the site: Inspecting the overall works on volume, quality, technique and work fine art…, sampling some work, items, inspecting size through methods of measurement and counting..., inspecting specification and quality of materials; using equipment for inspecting the conformity of the actuality with the as-built drawing, record of technical acceptance and performance diary, inspecting and examining location, topography and the terrain for determining the condition in order to apply the transporting coefficients, transporting distance in the settlement compared with the performance actuality. For the inspection of works under performance, the hidden portion of work must be inspected before implementing the next work.

b) Inspecting the calculation of volume and the formulation of unit price of construction and installation in payment and settlement: Based on the design, as-built drawing, record of technical acceptance, the performance diary, the field test results and re-calculation of the volume compared with the data in payment and settlement; inspecting the construction and installation unit price in payment and settlement of value of construction and installation volume completed for each specific case, depending on the form of building contract: The package contract, the adjusted unit price contract, the fixed unit price contract, the time-based contract and the percentage(%) contract; the legality of cases having change on the settlement price compared with the winning bid price; the application of the surcharge construction under regulation prescribed for each period such as general cost, profit as defined and VAT; for the investment cost generated, perform audit under conditions specified in the contract and other relevant documents.

c) Using special technical means or requesting assessment consultation: In special cases, if there is doubt about the quality of construction accepted and paid but it is difficult to identify immediately even with the naked eye, the work that requires expertise and can rented special technical means or hired experts upon having consent of the leader of the State audit.

...

...

...

a) Inspecting on dossier, documents and relevant documents: Lists, types, technical standards, orgin of technological equipment and spare parts accompanied and other equipment with contract and requirements of the bidding document, inspecting equipment value: Reviewing the bidding dossier for equipment purchase, sale contract and original documents of equipment domestically purchased or imported; the application of exchange rate(for equipment purchased in foreign currency) compared with regulations; cost of transport, preservation, maintenance and equipment processing under estimate approved and accepted…(for equipment purchased by the investor); cost of transport, loading and unloading under the prescribed rate of price, cost of preservation and maintenance and equipment processing under estimate approved, contract, acceptance…(for equipment purchased by the investor); tax cost of contractor for project with foreign contractor.

b) Sampling some equipment for actual inspection at the site in order to determine the existence of property on lists, types, technical standards, orgin of technological equipment and spare parts accompanied and other equipment (it is necessary to make list for inventory).

3. Auditing other costs

a) Auditing cost group by norms: Based on the application of norms, the prescription rate; committed conditions of the contract to implement the inspection of the project formulation costs and investment report; costs and fees project assessment, investment report; costs for construction survey, work design, costs of experimental model, costs of design assessment, work estimates, costs of bidding document formulation, costs for the analysis and assessment of bidding results; costs for construction and equipment installation, costs of verification and approval of settlement of works...

b) Auditing cost group directly calculated under cost estimates approved

Inspecting the formulation, assessment and approval of the cost estimates; the settlement for the cost of project publicization and advertising (if any); costs of technological and scientific research relating to the project; costs of work starting; costs of bomb and mine clearance; costs of safety protection, environmental protection during the constructional process (if any); costs of work insurance, interest loan during investment process; costs of temporary work dismantlment, ancillary works serving the performance; costs of workers and technical officials and production management officials; costs of expert hiring for operation on trial during running test, costs of materials, energy and manpower for the test run without load and with load…

c) Auditing the costs of compensation, assistance and resettlement: The legality and completeness of the dossier for compensation, assistance and resettlement, the construction and approval of the plan for compensation, assistance and resettlement; based on the dossier for compensation, assistance and resettlement, cadastral dossier combined with actual inspection in order to determine the surface, origin of land compensated; cost estimates of works on the land to be compensated and removed; the application of the price on compensation and assistance on land, crops and building on the land based on the state policies for each period; the value of settlement of resettlement and construction works for implementation of compensation (if any).

d) Auditing the cost of the project management board: based on documents, invoices and relevant documents, inspecting the rationality and validity of the whole costs of the project management board; comparing the contents of expenditure with the cost estimates allocated with approval from the competent authorities; the actual cost compared with the rate and norms prescribed; the purchase and management and using of property.

In case the project management board manages a lot of works and projects at the same time without monitoring in detaid each works: Implementing the inspection of the whole costs of the board; the allocation of project management cost for each works and project compared with the rate and norm prescribed by the state.

...

...

...

1. Audit foundation

a) Construction Law, Regulation on management of investment and construction and documents of implementation guidance;

b) Dossier of resettlement and decisions on approval of the competent authorities;

c) Result of auditing the cost of project investment for each works performed annually;

d) Record of damage value determination, decision on annulment of the competent authorities.

2. Content of auditing the investment cost included in the work value

a) Determining the investment cost included in the work value by the method: taking the investment cost after audit subtracted by the investment cost not included in the work value.

b) The way of determining the investment cost not included in the work value on the basis of the grounds of damage assessment (inventory of property and damage value of basic inventory Council…); compared with the value of the work volume accepted; inspecting the properness of the annulment decision; inspecting the grounds in order to calculate the value of volume annulled (volume, unit price…)

Article 31. Auditing the value of property handed over for production and use

...

...

...

a) Construction Law, and documents of implementation guidance;

b) Dossier of resettlement and decisions on approval of competent authorities;

c) Result of auditing the cost of project investment for each works performed annually;

d) Record of property handover to units for use;

dd) The plan of cost price and the state regulations and policies at the time of handover;

e) The documents guiding the method of cost conversion of construction investment project implemented on the plan of cost price at the time of handover;

2. Content of auditing the handed-over property value.

a) Inspecting the list of handed-over property including the fixed and liquid property for the management subjects

b) Inspecting the calculation and conversion of investment cost on the plan of cost price at the time of handover under the guidance of the Ministry of Construction: Inspecting the aggregation of cost done annually; the determination of conversion coefficient; inspecting the calculation and aggregation of conversion costs;

...

...

...

d) Inspecting the properness of property value handed over to the subjects for use and purpose of use: The investment costs for calculating the price conversion and handing over to units for use is the investment costs after audited to eliminate the irrational costs and supplement the missing portions or receiving the cost handover of other project investment; a works completed can be handed over to many subjects for use.

In case the project management board are not dissolved and keeps on managing the property under use for the board’s activities, those property will not be included in the handover value.

Article 32. Auditing the state of debt, material and equipment in stock

1. Audit foundation

a) Decisions on transfer of property;

b) Accounting book to monitor materials, property, state of debts and relevant documents and materials;

c) The records of property inventory, comparison of debt with customers;

d) The state regulations on management and property treatment upon project termination;

e) The dossier of liquidation and sale of property.

...

...

...

a) Auditing the debts payable: Inspecting the amount payable to each customer: Based on the result of the inspection of investment implementation value on construction, installation, other basic construction approved for payment above mentioned, aggregating and classifying according to each contractor in order to determine and inspect the accounting books and documents to dertermine the amount of money paid to each contractor; determining the debt to be paid by the amount of money accepted for payment subtracted by the paid amount; performing the comparison and verification of debts with the contractors or sending confirmation letter ( if necessary)

b) Inspecting the property and stagnant capital by the method: balance of stock receiving, stock delivery and inventory in order to determine the amount of inventory of each material, property and then comparing with the data by accounting book, financial statement and inventory document to see whether they are consistent or not, in which sampling some materials and property in stock with a large number for actual comparison.

c) Checking the cash balance through the actual inventory in comparison with the balance in the accounting books;

d) For bank deposits through the comparison with subsidiary book and directly getting the confirmation of the bank, comparing the account balance confirmation at the fund-allocating agency;

dd) Considering the way of treatment of the investor for the redundant property (materials and equipment) untreated waste material, amount of capital collected not yet paid to the budget, residual of deposit and cash…

Section 4. AUDITING THE ECONOMY, EFFECT AND EFFECTIVENESS OF THE WORK CONSTRUCTION INVESTMENT PROJECT

Article 33. Requirements in the audit of the economy, effect and effectiveness of the work construction investment project

According to the particularity of each project to determine the criteria of the economy, effect and effectiveness. On the basis of criteria specified, based on the audit result on the contents of project formulation, design, cost estimate, contractor selection, quality control and investment cost management….in order to assess the economy, effect and effectiveness of the investment project.

Article 34. The economy

...

...

...

Article 35. The effectiveness

Assessing the output result compared with the cost invested; the way the implementation of project affecting the social and economic in each content and the entire project

Article 36. The effect

Assessing the degree of achievement of project objectives, the effect of the project management documents in each work portion and the entire project.

Section 5. SOME CONTENTS TO NOTE IN THE PROCESS OF AUDIT IMPLEMENTATION OF THE INVESTMENT PROJECT

Article 37. The shortcomings and fraud frequently met upon the audit implementation of the investment project.

Auditor should refer to the Annex I (attached herein)

Article 38. List of questions

Auditor should refer to the list of questions in Annex II, III and IV (attached herein)

...

...

...

FORMULATING AND ISSUING THE AUDIT REPORT

Article 39. Requirements for the formulation and issuance the audit report of the investment project

1. The order and procedures for the implementation of the step of formulating and sending the audit report of the investment project implemented under the audit Process of the state audit; Regulations on formulation, assessment, approval and issuance of audit report of the state audit;

2. The audit report of investment project is formulated under the form prescribed in the System of forms and records of the state audit.

Article 40. The basic content of the audit report of the investment project

1. The introduction consists of the following basic contents:

a) Audit content: Recording in accordance with the audit decision;

b) Audit scope and limit: Clearly specifying the contents without audit and the reason of the non-implementation;

c) Audit foundation

...

...

...

a) Generalizing the project situation: Decision on investment, investor; purpose, investment scale total invested capital, starting date and completion date.

b) The result of estimate audit of the project under the auditing contents: The capital resources implemented; investment costs implemented; other contents of the investment capital settlement report of the project completion (if any). The result and cause of difference in each content must be clearly specified.

About the properness and honesty of the settlement Report (data) of the Project;

c) The audit result of the observance of the law, policies, regulations in the investment project management and other relevant documents. In each content, the outstanding issues need analyzing and assessing: advantages, well-done aspects; shortcomings, remaining issues, limitation, responsibilities of collective and individuals concerned;

d) The audit result of assessment of the economy, effect and effectiveness of the project.

3. Proposal

Based on the shortcomings and basic remaining issues detected, proposing the units and agencies concerned.

Chapter V

INSPECTING THE IMPLEMENTATION OF AUDIT CONCLUSION AND PROPOSAL

...

...

...

Implemented in accordance with regulation in clause 2, Article 57 of the Law on State Audit and the Process for inspection of the implementation of audit conclusion and proposal of the State audit.

ANNEX ATTACHED

Annex I: Some shortcomings and fraud frequently met.

Annex II: List of questions 01 – Phase of construction works design

Annex III: List of questions 02 – Phase of bidding and tender handover

Annex IV: List of questions 03 – Phase of performance, supervision of performance and work acceptance.

ANNEX 1

SOME SHORTCOMINGS AND FRAUD FREQUENTLY MET
(Promulgated together with the Decision No. 03/2012/QD-KTNN dated April 04, 2012 of the State Auditor General)

...

...

...

1. Work of formulation, assessment and approval of investment project

- The work of formulation, assessment and approval of project is inconsistent with the order, competence and time;

- The content of investment project is sketchy and incomplete as prescribed.

- The researching and surveying documents, materials resources, dynamics, ecology, environment, plans for site clearance, resettlement, investment capital ... are incomplete;

- The consultation work for which there are not regulations on the cost norms but not formulated and approved the cost estimates or formulated and approved with the high unit price

- The project is inconsistent with the sectorial and regional planning;

- Determining the total invested capital incorrectly and insufficient foundation.

2. Work of investment project implementation.

- The surveying dossier is incomplete and there is insufficient grounds for design;

...

...

...

- Work of estimate: The wrong application of norms, unit price, price determination for work having no regulations on the price with the shortage of grounds..

- Site clearance: The formulation, approval and implementation of the plan for compensation are inconsistent with regulations; incomplete compensation dossier, etc

- Bidding work: The bidding document is not complete, clear and detailed; the approval of dossier and bidding plan are not under the right competence, there are inadequate numbers of minimal participating bidders, failing to comply with regulations on the time; bid opened without enough present participants, unfair bid evaluation, insufficient foundation, etc.

- Construction contract is not strict, complete and proper as specified

- The volume arising without any design, cost estimate approved for supplement and amendment;

- Improperly performing as in the approved design.

- Acceptance and payment are not in conformity with contract;

- Failing to comply with regulations on the supervision of the performance and copyright of design consultants;

- The acceptance dossier is incomplete: missing partial acceptance records, documents on test results of materials, concrete, structure, etc..

...

...

...

3. Work of acceptance, payment and settlement and putting the works into operation and use

- The overall acceptance dossier is incomplete;

- The as-built dossier is not complete and actually correct;

- The report on the settlement of investment capital of works completed isnot formulated or formulated inconsistently with regulations

II. AUDITING THE ECONOMY, EFFECTIVENESS AND EFFECT OF THE WORK CONSTRUCTION INVESTMENT PROJECT

1. Formulation, assessment and approval of investment project

- The information and parameters used as a basis for formulation of investment project are not rational: The indexes on economy and market; the parameters on environment (waste water, noise, pollution, etc); the technical indexes ( the level subject to storm, wind, rain, earthquake, etc); the inconsistent technical standards ( durability, longevity, quality of materials,...)

- Failing to consider all investment plan likely to be in order to have an optimal choice

- Selection of the investment location is irrational and subjective not mentioning the relevant factors (geology, transportation, raw materials resources, markets, human resources, ...);

...

...

...

- Calculation made without considering the actual conditions on existing infrastructure such as electricity, water, water drainage, ...;

- Selecting the constructional solution without taking into account the technological backwardness and technological and scientific advances.

2. Design and cost estimate

- Design performed upon insufficient information on investement demand, not basing on the needs.

- Inaccurate survey led to the inconsistent design;

- Irrational design and arrangement of technological line ;

- Inadequate design, not foreseeing the extent of necessary workload leading to large volume generated to be contracted additionally and causing slow progress and exceeding cost estimates;

- Design of technical equipment and constructional design wihtout synchronous coordination;

- The design exceeds the needs of the using party, the solution is too expensive: the hallway and interconnected way is too broad unnecessarily; too expensive furniture, the technical operation equipment is too expensive not only for initial cost but the frequent cost of repair and maintenance arising from the process of operation later ...;

...

...

...

- The cost estimate is inaccurate due to incomplete information, lack of carefulness in calculation or deliberately making low estimate for the project easily approved and upon performance, request for additional funding approval will be made for completion ; conversely, making high estimate to get the fund for purchase of expensive equipment;

- The estimate is cut unreasonably in the process of assessment and approval, then additional approval must be made later again;

- The cost estimate of the volume arising is made late, even upon the completion of the performance of the items, so the cost management becomes ineffective.

3. Selection of contractor

- No wide tender made but only limited tender or appointment of contractors

- The bidding document formulated with the shortcomings leads to the unqualified contractor selected for the project and affects the progress and quality of the works;

- Describing the bidding package incompletely and clearly leading to different understanding and therefore to the occurrence of dispute upon performance of the contract;

- The investor and contractor have colluded with each other so the contractor is provided with information on one portion of a certain workload in the bidding package that will be additionally allocated. The contractor upon knowing this information will make a bid with a sudden high price for these works and decrease the unit price for the remaining works in order to win the bid. When payment made, the contractor will enjoy a huge profit for the additional allocation that leads to the increase in the work cost.

- Bidder collusion: One contractor will purchase all bidding documents; the contractors will compromise one another to let a certain contractor win the bid and then share benefits among the contractors (usually in limited tender)…;

...

...

...

- Unfair bid evaluation, inconsistent with the criteria already approved by the competent authorities;

- The criteria for evaluation of bidding documents are irrational, thereby enabling the contractors with little capacity and experience to participate in the bidding and win the bid or offer criteria of unfavorable evaluation for qualified contractors.

4. Contract and contract implementation

- The terms of contract are not formulated closely;

- The price on contract is not based on the winning price;

- Contracts are not adjusted on schedule upon change on design, so there is no overview on the development of costs; the exceeding costs not detected in time. In such cases, usually the price of the cost generated and supplemented is higher than that of the original contract (the construction management boards often makes an excuse that the performance is not in the same time).

5. Management of construction performance

- The progress is prolonged due to the subjective and objective causes;

- Due to bad supervision so the shortcomings of the technical items are not detected in a timely manner, using materials with low quality; the technical equipment is inconsistent with the parameters as agreed....leading to the damage of the constructional works.

...

...

...

- The delay to request a remedy of defects can be that the unit, upon receiving the work handover, has not notified the construction management board completely and in a timely manner of these defects leading to the fact that the contractor can make an excuse of the expiration of the warranty period and that the remedy will be costly.

6. Condition and capacity of organizations and individuals in the contructional activities

- The organizations and individuals participating in the contructional activities do not have professional, technical and financial capacity;

- The organizations and individuals are not in proper function and sector and without sufficient reliability and experience....

III. AUDITING REPORTS ON THE SETTLEMENT OF INVESTMENT CAPITAL OF WORKS COMPLETED OR WORK ITEMS COMPLETED.

1. Investment capital resources

- Inadequate accounting of the capital resources, misapplication of the rates at the wrong time leading to the divergence of the capital balance on the report of the unit compared to that of the capital-allocating and capital-loaning agencies.

- The capital resources are classified divergently;

- The capital resources are used inconsistent with the financial principles and investment decision;

...

...

...

2. Investment costs

2.1. For the value of construction and installation volume completed

- About the volume:

+ Fraudulent settlement of the volume; inconsistent with the actual performance;

+ Wrong calculation of the volume compared with the design and as-built drawing;

+ Doubly counting the same volume of construction works (usually occurring at the points of intersection);

+ Settlement of costs of other works

+ Lack of procedures for the settlement as prescribed;

+ Settlement of volume that must be removed due to the fault of the contractor;

...

...

...

+ Settlement of volume arising due to the contractor’s fault in indequate calculation shown in the bid, bidding document and design dossier;

+ etc…

- About the unit price:

+ Applying area price incorrectly, bid wining price or work unit price;

+ Applying transport coefficients and price adjustment coefficients incorrectly

+ The material brought into the works are inconsistent with the types as prescribed;

+ Miscalculating the material volume with the price difference calculated due to wrong application of norms;

+ Applying the wrong time as prescribed for the calculation of price difference…..,

+ Misapplying the slippage index: wrong index resource and the wrong point of time.

...

...

...

+ Miscalculating the norms as prescribed;

+ Calculating the surcharge of construction and installation over the value of equipment brought for installation;

- Miscalculating arithmetically the settlement value

2.2. For the equipment costs completed:

- The equipment does not ensure the technical features, quality and origin as required;

- The number of equipment and spare parts is not adequate as prescribed in the contract;

- Misapplying the rate of exchange for imported equipment;

- Lack of payment procedures, invalid documents or payment made with the wrong regulations on: warehousing costs, inspection of goods at the port, freight, costs of warranty, maintenance of equipment…;

- Wrongly allocating the cost of transportation, preservation, maintenance of equipment to each fixed property;

...

...

...

- etc

2.3. For other costs

- Miscalculating the survey volume and fraudulently calculating the volume;

- Other costs calculated according to the norms: The unit has misapplied the percentage as specified, determining the basis for incorrect calculation, misleading use or confusion between different types of costs of construction and installation, equipment and other basic construction;

- The costs donot have regulations on the norms such as: there is no settlement or the settlement is not approved by the competent authorities;

- The costs for site clearance are inconsistent with the actual volume, compensation made for the wrong land surface, wrong unit price, the compensation is not made fully to the people compensated, payment even made to the public land surface, wrongly dertermining the house degree, land type,...;

- The documents and costs are invalid, the settlement exceeds the contract value signed;

- Settlement made coincides with the costs;

- Failing to record the recovery of product value recovered during the pilot production or recovery of the waste material value after the investment;

...

...

...

- Making the settlement of the insurance of the works but failing to purchasing it in fact;

- Receiving the insurance compensation of the works but failing to reduce the work costs;

- Failing to calculate and allocate the investment loan interest as prescribed;

- Failing to make payment to the state budget the items of the lease of office, equipment and property;

- etc

3. Quality and and progress of works

- Quality:

+ There are shortcomings in survey and design affecting the quality of use;

+ The performance does not ensure the technical process and the requirements of the project; using materials inconsistent with the standards of the project ... affecting the quality of works;

...

...

...

- Progress:

Cause of progress slowing:

+ Because the contractor’s capacity does not ensure: to mobilize equipment and machine inconsistently with the bidding documents; the limited financial capacity and bad management capacity…

+ Intentionally prolonging the progess by the contractor to get the benefit in payment;

+ Due to the management capacity of the consultant and investor;

+ Due to unsuitable work of survey and design that leads to the change and supplement of many contents...;

+ Due to large price fluctuations;

+ Due to unforeseen conditions

4. Investment costs included in the work value

...

...

...

- Miscalculating the volume for cancellation;

- Other shortcomings that are specified in the audit of investment capital implemented;

- etc.

5. Value of property handed over for the production using

- The investment projects have been implemented for many years, the price conversion is very difficult and complex and susceptible to wrong calculation;

- Many types of property are so difficult to classify as fixed property or liquid property so causing confusion;

- Omitting the investment value handed over of other projects in the investment process or omitting the subjects for handling over the investment property.

6. Auditing the state of debt and materials and equipment in stock

- There is insufficient grounds for the debt to determine the accuracy;

...

...

...

- The materials and equipment in stock are not inventoried and re-evaluated and tightly controlled

ANNEX II

LIST OF QUESTIONS 01 – PHASE OF CONSTRUCTIONAL WORK DESIGN
(Promulgated together with the Decision No. 03/2012/QD-KTNN dated April 04, 2012 of the State Auditor General)

1. Design foundation

1.1. Before design, is there any information searched on the land lot used for work construction or not? Or is the geological survey of the work foundation conducted or not?

1.2. Is there any reference to the result drawn from the above information and applied to the work of design after that or not?

2. Organizing work of design

2.1. Is the work of design based on the grounds of general regulations and the contractor’s requirements? Are those regulations complied with or not?

...

...

...

2.3. Are there any measures to ensure that the design is fullly considered for the factor of operation and maintenance cost later?

3. Technical design

3.1. In design, is there consideration on the plan of alternatives:

- Type of works ( for example: bridge or tunnel);

- Way of construction (for example: poured-in-place concrete, assembly of precast concrete components

- Foundation performance (for example: strip foundation or raft foundation).

3.2. Do the measures of specific performance pay attention to the factors, especially:

- Geological survey of the foundation;

- Regulations of the state agencies;

...

...

...

3.3. Upon selection of plan, is there any special attention to the norms:

- Correlation between cost and efficiency;

- Conditions for the later expansion or change on the use;

- Cost of operation and maintenance as well as other associated costs

- Environmental protection, fire and explosion prevention;

- Different time of performance

3.4. Is there any concern about the method of performance, the chosen constructional material (in terms of engineering and experience is there any assurance for the plan to be performed or not?)

3.5. Is the design of the load bearing frame timely in order to test the economy of this design (testing the economy of the design of the load bearing frame)?

3.6. Are the changes on design and their impacts approved by the competent authorities in a timely manner?

...

...

...

4. Progress plan

4.1. Is there a progress plan for that project? Is it formulated in a timely manner?

4.2. Is that progress planning consistent with the scale and requirements of the project; is it suitable for the timely indication of the shortcomings in order to have necessary responses?

4.3. Are the important activities for the work of construction performance fully monitored and is the specific time limit set for each separate portion of work?

4.4. Is the time set for each specific activity or set the deadline to complete those works determined actually and exchanged consistently with the agencies concerned?

4.5. Are the subjects concerned aware of the activities that if their progress gets slow, will the time limit for the completion of the whole works will be affected?

4.6. Are the estimated time limits complied with?

4.7. If the answer is “No“, is it the cause in the phase of progress planning formulation or is there anyone responsible for those delays?

4.8. What does the contracting party draw?

...

...

...

ANNEX III

LIST OF QUESTIONS 02 – BIDDING PHASE AND CONTRACTING PHASE
(Promulgated together with Decision No. 03/2012/QD-KTNN dated April 04, 2012 of the State Auditor General)

1. Describing work, performance and list of work.

1.1. Is the description of the performance and the list of work built on the basis of approved design complete?

 1.2. If the question is “ No“, find out that this has caused what negative effects?

1.3. Is the content of work description ( bidding package description) formulated neutrally with all contractors? Or is there any specific information in favor of a certain contractor?

1.4. Are potential contractors mobilized to take part in? Are there competitive advantages for those contractors?

1.5. Is the content of the portions of bidding package description consistent with one another?

1.6. Does the description of performance tasks provide an overview on the estimated objectives of the constructional work; is there a limit of technical data?

...

...

...

- The purpose of the constructional measure;

- The topography and geology of the land lot where the works will be built.

- The current traffic capacity leads to constructional site;

- The constructional mode and the most important portions of work of the project;

- The buildings and works are currently available.

1.8. Is the general description of construction tasks based on the result of the geological research and survey of works, is that survey complete to evaluate the geology, water ratio and environmental effects likely to occur?

1.9. In case one constructional project needs implementing by 02 or many separate steps with one another, is this indicated in the description of performance?

1.10. Does the constructional description include the caution on the state agencies’ regulations, especially the technical requirements of the investor?

1.11. Does the list of work aggregate all work items indicated in the design?

...

...

...

1.13. In the layout of work items, is the attention paid to the group of work of the same category put into the same item?

1.14. Is there any implementation of a clear delimitation of the list with the items of the work list in order to prevent the coincidence and double calculation capacity to take place?

1.15. Are the work to be done described coherently and in detailed? ( to the extent that all contractors can understand the same)

1.16. Is the volume indicated in the list of work items calculated correctly and in the framework that the contracting party permit?

1.17. Where does the cause of differences lie and what are the measures to deal with those differences?

1.18. Are the volume calculation units used for the work items reasonable for the aggregation and examination of volume in the settlement period or not?

2. Conditions of contract

2.1. Do the conditions of contract set comply with the rules: only included in the contract the valid provisions for all the single work?

2.2. Does the content of conditions of contract have any unclear and contrary issues?

...

...

...

2.4. In the conditions of the contract, are there requirements on the use of manpower and site equipment?

2.5. Is the contract closely and completely stipulated by the way to handle the case of work interruption at interval?

2.6. Does the contract set out the penalty conditions for the case of non-compliance of the time limit of completion as agreed?

2.7. Is the level of penalty limited and set out a ceiling level?

2.8. In the conditions of contract, is there any clear description of all necessary facilities for the work of performance? (eg. power and water, concerning the location: way and capacity of drainage of waste water and waste rubbish)

2.9. In the contract, is there any specific adjustment to keep clean for the site, clearing rubbish and waste building materials as well as the allocation of the bearing of the cost?

2.10. In the conditions of contract, is there any call for the contractors to give out their proposals and alternative measures in order to improve the economic efficiency?

2.11. The annexes attached to the contract prescribe that:

- Contracting the work items by each period bidding package

...

...

...

- Acceptance;

- Site diary;

- Warranty;

- Incidents hindering and interrupting the constructional work;

- Way of handling in the case of dispute on payment;

- Regulations on the case of settlement with the assistance of computer.

3. Invitation for bid

3.1. Is there any regulation and guidance on bidding documents?

3.2. Are these regulations rational and complied with?

...

...

...

3.4. Upon invitation for bid, are there enough prerequisites as prescribed?

3.5. If the invitation for bid is implemented in advance, must the explanation of the reason be considered reasonable or not?

3.6. In the selection of contractor ( bid evaluation), is the attention specially paid to the aspects:

- Prestige – the first thing is the reliability and compliance with the time limit;

- Contractor's position in the market;

- Technical qualification, capacity and quality;

- Geographical distance.

3.7. In case of appointment of contractors or limited tender, does the investor continuously change the appointment of contractors?

3.8. Is there a phenomenon of bidder collusion among contractors or not?

...

...

...

3.10. Is the number of bid offering copies required proportional to the scale of work?

3.11. In case of open bidding, does the investor widely inform the bidding on the mass media as prescribed by the current regulations?

3.12. Is the reason to ignore the taking of a competitive bid offering copies justified?

3.13. Do all contractors taking part in the bidding fully receive the bidding documents with the same content and at the same time?

3.14. Is the information on the bidding package provided to all contractors equally?

3.15. Is there any monitoring list of the contractors?

3.16. Are all contractors entitled to refer to drawing, visiting the site to know the site topography, types and scale of work to be done or not?

3.17. Are the conditions set in the bidding document relating to the submission of bid offering document complied?

3.18. Is the time for the bidding evaluation satisfactory?

...

...

...

3.20. Is the time limit for the submission of bidding document and contract handover consistent with the overall planning?

4. Bid opening, bidding document verification and bid evaluation

4.1. Are the bidding documents submitted in a timely manner opened by a neutral division?

4.2. Are the safety measures implemented (signing each page or affixing the joint pages stamp on all pages of the bidding documents) in order to avoid the fraud?

4.3. Are allowable special proposals considered and referred during the bid evaluation?

4.4. Is the record of bid opening made and does that record bear all signatures of the participants in the bid opening?

4.5. How are the bidding documents submitted late treated?

4.6. Are all documents submitted verified during the verification of the documents?

4.7. Are dossiers submitted complete?

...

...

...

4.9. Are the optional items, sub-bid offering, additional portion and amendment proposal in terms of economic and technical aspects verified and evaluated?

4.10 . Is the price of the bidding package definitely accurate?

4.11. Is the price list of bidding consistent with the bidding document? Is there unusual price?

4.12. Is the rectification and modification of the bidding document in accordance with regulations?

4.13. Is there any phenomenon of price collusion?

4.14. Is the tender annulled? If annulled, is there reasons and record for demonstration?

4.15. Before deciding to hand over the contract, is the assessment and approval of the bidding result conducted?

4.16. Is the calculation of structure or design drawing provided by the contractor verified on the economy and technical aspect?

4.17. Is there any sufficient and plausible reason for the cases of contractor’s removal or tender annulment?

...

...

...

5. Contract negotiation

5.1. Is the contract negotiation conducted?

5.2. In contract negotiation on price, the contractual conditions, technical issues...guarantee the principles of equal treatment with all contractors able to win the bid?

5.3. Are the notes and track of the contract negotiations complete? And are other adjustments with the regulations in the bidding document rational?

6. Tender handover and contract signing

6.1. Is there any regulation on the time limit for payment in the contract?

6.2. Is the contract signed in accordance with requirements approved?

6.3. Is there any explanation in writing on the reason why having selected the contractor who does not offer the lowest price?

6.4. Is there sufficient documents to prove the decision on the contractor selected reasonable?

...

...

...

6.6. Is the contract handed over by competent individuals and agencies?

6.7. Is there any regulation to guarantee the compliance of the principle “only performing a certain work after having agreement in writing^“?

6.8. Are the bidding package subdivided in order to dodge the regulation on approval competence and contract signing competence?

6.9. If in the contract there is no adjustment of obligatory time limit on the performance progress, is there any agreement with the contractor through the task-allocating document?

6.10. Is the contract handed over to the contractor with the most reasonable bid offering on the economy, technique and quality?

6.11. Is the contract compiled in accordance with the form prescribed?

7. Contract adjustment

7.1. What is the reason leading to the necessity of contract adjustment and additional contract?

7.2. Can we foresee the probability of contract adjustment and additional contract ?

...

...

...

7.4. Is there early agreement on prices for the work adjusted and supplemented? or until these works are done, then the agreement on the price comes?

7.5. Is the reasonability on the price of the parts adjustment and supplement of the contract verified?

7.6. Are the parts adjusted and supplemented consecutively numbered and correctly sorted into the corresponding construction items?

7.7. Does the contracts adjusted and supplemented lead to changes on the plan of time and payment?

7.8. Is there proper attention to the issued needing amendment and supplement?

7.9. Does the adjustment of the contract comply with the conditions of the contract; Is it consistent with the legal provisions on the adjustment of contract and price adjustment. 

ANNEX IV

LIST OF QUESTIONS 03 – PHASE OF PERFORMANCE, SUPERVISION OF PERFORMANCE AND WORK ACCEPTANCE
(Promulgated together with Decision No. 03/2012/QD-KTNN dated April 04, 2012 of the State Auditor General)

...

...

...

1.1. Upon starting the works, are there complete procedures:

- License of construction,

- Drawing of performance design and work items

- Other state’s binding provisions and conditions

1.2. Does the contractor mobilize sufficient machinery, equipment and capacity as committed in the bidding document?

1.3. Are these works carried out with the correct volume and scale and do they guarantee the quality as prescribed?

1.4. The materials that are brought into the works guarantee the technical standard of the project?

1.5. What are the causes for the progress slowing?

1.6. Are the as-built drawings formulated in accordance with the actual performance?

...

...

...

Are there performance adjustments and the reason why?

Are the reasons leading to adjustments fully recorded and explained? Is there any approval of the competent authorities before making those adjustments?

Are the changes on the costs of the adjustments fully notified?

In case of urgent adjustments at the requirement of the performance supervision division without timely approval, are those adjustments fully explained and submitted to the competent agencies for additional approval?

The settlement of the additional volume, change of design with complete procedures and fully implemented as prescribed?

3. Performance supervision

3.1. Are there sufficient employees for the work of performance supervision of works?

3.2. Does the performance supervision division of the contract-allocating party inspect the types and quality of the materials continuously?

3.3. Are the shortcomings detected, monitored and recorded during the process of performance? Is the contractor required to remedy these shortcomings?

...

...

...

3.5. Is the use of manpower, material and machinery controlled and fully recorded to serve the work of the valid settlement later?

3.6. Does the as-built drawing fully reflect the adjustments for the settlement?

3.7. Are the hidden portions of work fully accepted before carrying out other portions?

4. Supervising the time limit of the performance

4.1. Does the investor complete the following portion of work in a timely manner?

- Providing neccessary materials for the work of performance;

- Setting the main objectives and defining the major parts;

- Arranging the construction ground and traffic roads;

- Coordinating the companies by setting out the time limit.

...

...

...

4.3. Is there a close supervision of the compliance with the time limits set out in the contract? Are these time limits closely complied with?

4.4. Are the incidents interrupting the performance and the directives of the supervision division fully monitored and recorded?

4.5. Does the progress slowing occur? Who is responsible for that?

4.6. Does the contract require additional payment due to progress slowing by the investor’s fault and is it adequate if any?

4.7. Is there any measure to guarantee the progress of the overall works in case the single items are not completed with the progress? Does this make the cost increase? Is this extra cost blamed for the party causing the delay to bear it?

4.8. Upon the incompletion of progress under the contractor’s responsibbility, is the contractor extended an appropriate time limit to complete the contract and required to carry out the relevant agreements?

4.9. Is the time limit for the amendment and supplement reasonable and are the neccessary adjustments carried out immediately in the progress planning?

4.10. Is there timely sufficient information for the divisions concerned on the time limits occurred or likely to occur and is the re-negotiation of the binding new time limits made?

5. Acceptance

...

...

...

5.2. Do the acceptance documents have necessary and sufficient contents and signatures of the responsible person?

5.3. Is the time limit set for the remedy of the shortcomings detected during the acceptance satisfactory?

5.4. Is there any necessary inspection certificate and acceptance confirmations of the competent state authorities, eg:

- Certificate of material experiment;

- Record of reinforcing acceptance;

- etc

5.5. Upon acceptance, is there a participation of the experts?

5.6. Is the settlement value of the work items accurately synthesized and consistent with the records of acceptance?

5.7. If the shortcomings cannot be remedied or are remedied with the cost to an inadequate extent, is there an agreement on payment reduction and the rate of reduction is adequate?

...

...

...

5.9. Is there any work item with defects but still accepted by the investor? Do these defects generate from the contracting party’s shortcomings (eg. From the incomplete bidding description or from the non-professional direction of the contracting party)

5.10. Is the rate of shortcoming determined explicitely and rightly at responsible subject?

5.11. What is the reason if failing to conduct the acceptance and can this cause damage for the investor?

5.12. Is the list of warranty items together with the warranty period for all work items formulated and are the contractors notified?

5.13. Are the works inspected before the end of the warranty period?