Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT quản lý bằng tốt nghiệp trung học trung cấp sư phạm bằng cao đẳng

• Số hiệu: 21/2019/TT-BGDĐT
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Giáo dục và Đào tạo
• Người ký: Nguyễn Văn Phúc
• Ngày ban hành: 29/11/2019

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 21/2019/TT-BGDĐT	Hà Nội, ngày 29 tháng 11 năm 2019

THÔNG TƯ

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ BẰNG TỐT NGHIỆP TRUNG HỌC CƠ SỞ, BẰNG TỐT NGHIỆP TRUNG HỌC PHỔ THÔNG, BẰNG TỐT NGHIỆP TRUNG CẤP SƯ PHẠM, BẰNG TỐT NGHIỆP CAO ĐẲNG SƯ PHẠM, VĂN BẰNG GIÁO DỤC ĐẠI HỌC VÀ CHỨNG CHỈ CỦA HỆ THỐNG GIÁO DỤC QUỐC DÂN

Căn cứ Luật Giáo dục ngày 14 tháng 6 năm 2005; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Giáo dục ngày 25 tháng 11 năm 2009;

Căn cứ Luật Giáo dục đại học ngày 18 tháng 6 năm 2012; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Giáo dục đại học ngày 19 tháng 11 năm 2018

Căn cứ Luật Giáo dục nghề nghiệp ngày 27 tháng 11 năm 2014;

Căn cứ Nghị định số 69/2017/NĐ-CP ngày 25 tháng 5 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Giáo dục và Đào tạo;

Căn cứ Nghị định số 75/2006/NĐ-CP ngày 02 tháng 8 năm 2006 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Giáo dục; Nghị định số 31/2011/NĐ-CP ngày 11 tháng 5 năm 2011 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 75/2006/NĐ-CP ngày 02 tháng 8 năm 2006 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Giáo dục; Nghị định số 07/2013/NĐ-CP ngày 09 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ về việc sửa đổi điểm b khoản 13 Điều 1 của Nghị định số 31/2011/NĐ-CP ngày 11 tháng 5 năm 2011 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 75/2006/NĐ-CP ngày 02 tháng 8 năm 2006 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Giáo dục;

Căn cứ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Quản lý chất lượng;

Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Thông tư ban hành Quy chế quản lý bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, bằng tốt nghiệp trung học phổ thông, bằng tốt nghiệp trung cấp sư phạm, bằng tốt nghiệp cao đẳng sư phạm, văn bằng giáo dục đại học và chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân.

Điều 1. Ban hành kèm theo Thông tư này Quy chế quản lý bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, bằng tốt nghiệp trung học phổ thông, bằng tốt nghiệp trung cấp sư phạm, bằng tốt nghiệp cao đẳng sư phạm, văn bằng giáo dục đại học và chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân.

Điều 2. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 01 năm 2020.

Thông tư này thay thế Thông tư số 19/2015/TT-BGDĐT ngày 08 tháng 9 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quy chế quản lý bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, bằng tốt nghiệp trung học phổ thông, văn bằng giáo dục đại học và chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân.

Bãi bỏ Quyết định số 33/2007/QĐ-BGDĐT ngày 20 tháng 6 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quy chế văn bằng, chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân và Thông tư số 22/2012/TT-BGDĐT ngày 20 tháng 6 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế văn bằng, chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân ban hành kèm theo Quyết định số 33/2007/QĐ-BGDĐT ngày 20 tháng 6 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Điều 3. Chánh Văn phòng, Cục trưởng Cục Quản lý chất lượng, Thủ trưởng các đơn vị có liên quan thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo; giám đốc sở giáo dục và đào tạo; giám đốc đại học, học viện; hiệu trưởng trường đại học; hiệu trưởng trường cao đẳng sư phạm; hiệu trưởng trường trung cấp sư phạm và thủ trưởng các cơ sở giáo dục có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Thông tư này./.

Nơi nhận: - Văn phòng Chính phủ; - UBVHGDTNTN&NĐ của QH; - Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc CP; - Bộ trưởng (để báo cáo); - UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TƯ; - Cục kiểm tra văn bản QPPL (Bộ Tư pháp); - Công báo; - Kiểm toán nhà nước; - Như Điều 3; - Cổng TTĐT Bộ GDĐT; - Lưu: VT, Cục QLCL; Vụ PC.

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Nguyễn Văn Phúc

QUY CHẾ

QUẢN LÝ BẰNG TỐT NGHIỆP TRUNG HỌC CƠ SỞ, BẰNG TỐT NGHIỆP TRUNG HỌC PHỔ THÔNG, BẰNG TỐT NGHIỆP TRUNG CẤP SƯ PHẠM, BẰNG TỐT NGHIỆP CAO ĐẲNG SƯ PHẠM, VĂN BẰNG GIÁO DỤC ĐẠI HỌC VÀ CHỨNG CHỈ CỦA HỆ THỐNG GIÁO DỤC QUỐC DÂN
(Ban hành kèm theo Thông tư số 21/2019/TT-BGDĐT ngày 29 tháng 11 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định về quản lý bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, bằng tốt nghiệp trung học phổ thông, bằng tốt nghiệp trung cấp sư phạm, bằng tốt nghiệp cao đẳng sư phạm, văn bằng giáo dục đại học và chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân (sau đây gọi tắt là văn bằng, chứng chỉ), gồm: nội dung, ngôn ngữ ghi trên văn bằng, chứng chỉ, phụ lục văn bằng; in phôi và quản lý văn bằng, chứng chỉ; cấp phát, chỉnh sửa, thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ; cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc.

2. Quy chế này áp dụng đối với:

a) Sở giáo dục và đào tạo hoặc sở có chức năng quản lý nhà nước về giáo dục thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi là sở giáo dục và đào tạo);

b) Phòng giáo dục và đào tạo hoặc phòng có chức năng quản lý nhà nước về giáo dục thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi là phòng giáo dục và đào tạo);

c) Trường trung học cơ sở, trường trung học phổ thông, trường phổ thông có nhiều cấp học;

d) Trung tâm giáo dục thường xuyên, trung tâm ngoại ngữ, trung tâm tin học, trung tâm giáo dục nghề nghiệp - giáo dục thường xuyên;

đ) Trường trung cấp sư phạm, trường trung cấp có các ngành đào tạo giáo viên; trường cao đẳng sư phạm, trường cao đẳng có các ngành đào tạo giáo viên (sau đây gọi là cơ sở đào tạo giáo viên);

e) Đại học, trường đại học, học viện, viện nghiên cứu khoa học được phép đào tạo trình độ tiến sĩ (sau đây gọi là cơ sở giáo dục đại học);

g) Cơ sở giáo dục có vốn đầu tư nước ngoài cấp văn bằng, chứng chỉ của Việt Nam;

h) Các tổ chức, cá nhân có liên quan.

Điều 2. Nguyên tắc quản lý, cấp phát văn bằng, chứng chỉ

1. Văn bằng, chứng chỉ được quản lý thống nhất, thực hiện phân cấp quản lý cho các sở giáo dục và đào tạo, giao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm cho các cơ sở đào tạo giáo viên, cơ sở giáo dục đại học theo quy định tại Điều 3 của Quy chế này.

2. Văn bằng, chứng chỉ được cấp một lần, trừ trường hợp quy định tại Điều 18 của Quy chế này.

3. Nghiêm cấm mọi hành vi gian lận trong cấp phát và sử dụng văn bằng, chứng chỉ.

4. Bảo đảm công khai, minh bạch trong cấp phát văn bằng, chứng chỉ.

Điều 3. Phân cấp và giao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong quản lý văn bằng, chứng chỉ

1. Bộ Giáo dục và Đào tạo thống nhất quản lý văn bằng, chứng chỉ; quy định chi tiết nội dung chính ghi trên văn bằng, phụ lục văn bằng giáo dục đại học; quy định mẫu bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, bằng tốt nghiệp trung học phổ thông, bằng tốt nghiệp trung cấp sư phạm, bằng tốt nghiệp cao đẳng sư phạm, chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân; quy định nguyên tắc in phôi, quản lý, cấp phát, thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ.

2. Sở giáo dục và đào tạo có trách nhiệm quản lý, cấp phát văn bằng, chứng chỉ theo quy định của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo; quản lý việc sử dụng phôi, cấp phát văn bằng, chứng chỉ đối với các phòng giáo dục và đào tạo, cơ sở giáo dục thuộc phạm vi quản lý.

3. Phòng giáo dục và đào tạo có trách nhiệm quản lý việc sử dụng phôi văn bằng, chứng chỉ đã được cấp theo quy định và chịu trách nhiệm về việc cấp văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền.

4. Cơ sở giáo dục đại học, cơ sở đào tạo giáo viên tự chủ và tự chịu trách nhiệm trong việc quản lý, cấp phát văn bằng, chứng chỉ theo quy định của pháp luật và quy định của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Điều 4. Quyền và nghĩa vụ của người được cấp văn bằng, chứng chỉ

1. Người được cấp văn bằng, chứng chỉ có các quyền sau đây:

a) Yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ cấp đúng thời hạn quy định; ghi chính xác, đầy đủ các thông tin trên văn bằng, chứng chỉ; cấp lại văn bằng, chứng chỉ hoặc chỉnh sửa nội dung ghi trên văn bằng, chứng chỉ theo quy định tại Quy chế này;

b) Yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc khi có nhu cầu.

2. Người được cấp văn bằng, chứng chỉ có các nghĩa vụ sau đây:

a) Cung cấp chính xác, đầy đủ các thông tin cần thiết để cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ ghi nội dung trên văn bằng, chứng chỉ;

b) Kiểm tra tính chính xác các thông tin ghi trên văn bằng, chứng chỉ trước khi ký nhận văn bằng, chứng chỉ;

c) Phải có giấy ủy quyền theo quy định của pháp luật khi không trực tiếp đến nhận văn bằng, chứng chỉ;

d) Giữ gìn, bảo quản văn bằng, chứng chỉ; không được tẩy xóa, sửa chữa các nội dung trên văn bằng, chứng chỉ; không được cho người khác sử dụng văn bằng, chứng chỉ;

đ) Sử dụng quyết định chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ kèm theo văn bằng, chứng chỉ sau khi được chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ;

e) Trình báo cho cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ và cơ quan công an nơi gần nhất khi bị mất văn bằng, chứng chỉ;

g) Nộp lại văn bằng, chứng chỉ cho cơ quan có thẩm quyền thu hồi văn bằng, chứng chỉ trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận được quyết định thu hồi văn bằng, chứng chỉ. Trường hợp văn bằng, chứng chỉ bị mất, phải cam kết bằng văn bản về việc bị mất văn bằng, chứng chỉ và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung cam kết.

Điều 5. Trách nhiệm của cơ quan, thủ trưởng cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ

1. Cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ có trách nhiệm:

a) Kiểm tra, đối chiếu và ghi chính xác, đầy đủ các thông tin trong văn bằng, chứng chỉ. Yêu cầu người được cấp văn bằng, chứng chỉ xác nhận về việc đã kiểm tra thông tin, xác nhận các yêu cầu chỉnh sửa thông tin và cung cấp các căn cứ yêu cầu chỉnh sửa thông tin;

b) Lập đầy đủ hồ sơ cấp phát, quản lý văn bằng, chứng chỉ và lưu trữ theo quy định của Quy chế này;

c) Bảo đảm tính chính xác và chịu trách nhiệm về các thông tin trong hồ sơ, trong sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ;

d) Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị, phòng chống cháy nổ để bảo quản văn bằng, chứng chỉ và hồ sơ cấp phát, quản lý văn bằng, chứng chỉ.

2. Thủ trưởng cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ có trách nhiệm:

a) Ban hành quy chế bảo quản, lưu giữ, sử dụng, cấp phát văn bằng, chứng chỉ của cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ. Quy chế phải quy định rõ trách nhiệm của từng đơn vị, cá nhân và chế tài xử lý khi để xảy ra vi phạm;

b) Tổ chức in, cấp văn bằng, chứng chỉ đúng thẩm quyền và đúng thời hạn theo quy định của Quy chế này;

c) Thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ theo quy định tại Điều 25 của Quy chế này;

d) Cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc theo quy định tại Chương IV của Quy chế này;

đ) Cấp phụ lục văn bằng kèm theo văn bằng giáo dục đại học;

e) Xác minh tính xác thực của văn bằng, chứng chỉ khi có yêu cầu của cơ quan, tổ chức, cá nhân;

g) Chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ theo quy định tại Điều 21, Điều 22, Điều 23, Điều 24 của Quy chế này; cấp lại văn bằng, chứng chỉ theo quy định tại Điều 18 của Quy chế này;

h) Chịu trách nhiệm cá nhân trước cơ quan quản lý cấp trên và trước pháp luật về việc quản lý và cấp phát văn bằng, chứng chỉ.

Điều 6. Việc cấp văn bằng, chứng chỉ của cơ sở giáo dục có vốn đầu tư nước ngoài và cơ sở giáo dục Việt Nam khi liên kết đào tạo với cơ sở giáo dục nước ngoài

Cơ sở giáo dục có vốn đầu tư nước ngoài và cơ sở giáo dục Việt Nam khi liên kết đào tạo với cơ sở giáo dục nước ngoài có trách nhiệm thực hiện các quy định tại Quy chế này nếu cấp hoặc đề nghị cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ thuộc hệ thống giáo dục quốc dân của Việt Nam quy định tại khoản 1 Điều 1 Quy chế này.

Điều 7. Nội dung ghi trên văn bằng, chứng chỉ và phụ lục văn bằng

Nội dung chính ghi trên văn bằng giáo dục đại học và phụ lục văn bằng giáo dục đại học thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo. Nội dung ghi trên bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, bằng tốt nghiệp trung học phổ thông, bằng tốt nghiệp trung cấp sư phạm, bằng tốt nghiệp cao đẳng sư phạm và chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành.

Điều 8. Ngôn ngữ ghi trên văn bằng, chứng chỉ

Ngôn ngữ ghi trên văn bằng, chứng chỉ là tiếng Việt. Đối với các văn bằng, chứng chỉ có ghi thêm tiếng nước ngoài, thì tiếng nước ngoài phải được ghi chính xác và phù hợp với nội dung tiếng Việt; kích cỡ chữ nước ngoài không lớn hơn kích cỡ chữ tiếng việt.

Chương II

IN PHÔI, QUẢN LÝ PHÔI VÀ QUẢN LÝ VIỆC CẤP VĂN BẰNG, CHỨNG CHỈ

Điều 9. In phôi bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, bằng tốt nghiệp trung học phổ thông, chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân

1. Bộ Giáo dục và Đào tạo in phôi bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, bằng tốt nghiệp trung học phổ thông, chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân theo số lượng do các cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ đăng ký.

Quy trình quản lý việc in, bảo mật, lập số hiệu, bảo quản và cấp phôi các văn bằng, chứng chỉ trên thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo.

2. Cơ sở giáo dục đại học và cơ sở đào tạo giáo viên được in phôi chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định sau khi báo cáo bằng văn bản với Bộ Giáo dục và Đào tạo. Mẫu phôi chứng chỉ phải gửi báo cáo Bộ Giáo dục và Đào tạo, cơ quan quản lý trực tiếp, công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ sở giáo dục đóng trụ sở chính.

Điều 10. In phôi văn bằng giáo dục đại học, bằng tốt nghiệp trung cấp sư phạm, bằng tốt nghiệp cao đẳng sư phạm

1. Cơ sở giáo dục đại học tự chủ thiết kế mẫu, in phôi văn bằng giáo dục đại học. Cơ sở đào tạo giáo viên in phôi bằng tốt nghiệp trung cấp sư phạm, bằng tốt nghiệp cao đẳng sư phạm theo mẫu do Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định và được bổ sung thêm biểu tượng của cơ sở giáo dục, hoa văn in trên văn bằng.

2. Thủ trưởng cơ sở giáo dục đại học, cơ sở đào tạo giáo viên phê duyệt mẫu phôi văn bằng; gửi mẫu phôi văn bằng cho Bộ Giáo dục và Đào tạo, cơ quan quản lý trực tiếp, công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ sở giáo dục đóng trụ sở chính để báo cáo. Sau thời gian ít nhất 30 ngày làm việc kể từ khi gửi báo cáo, thủ trưởng cơ sở giáo dục đại học, cơ sở đào tạo giáo viên công bố công khai mẫu văn bằng trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử (sau đây gọi chung là cổng thông tin điện tử) của cơ sở giáo dục, tổ chức in phôi văn bằng, chịu trách nhiệm về nội dung in trên phôi văn bằng.

Điều 11. Quản lý phôi văn bằng, chứng chỉ

1. Việc quản lý, sử dụng phôi văn bằng, chứng chỉ phải đảm bảo chặt chẽ, không để xảy ra thất thoát.

2. Phôi văn bằng, chứng chỉ phải có số hiệu để quản lý. số hiệu ghi trên phôi văn bằng, chứng chỉ được lập liên tục theo thứ tự số tự nhiên từ nhỏ đến lớn từ khi thực hiện việc in phôi văn bằng, chứng chỉ; đảm bảo phân biệt được số hiệu của từng loại văn bằng, chứng chỉ và xác định được nơi in phôi văn bằng, chứng chỉ. Mỗi số hiệu chi được ghi duy nhất trên một phôi văn bằng, chứng chỉ.

3. Đối với phôi văn bằng, chứng chỉ bị hư hỏng, viết sai, chất lượng không bảo đảm, chưa sử dụng do thay đổi mẫu phôi thì thủ trưởng cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ phải ra quyết định thành lập hội đồng xử lý. Hội đồng xử lý hợp, xem xét và lập biên bản hủy bỏ ghi rõ số lượng, số hiệu, lý do hủy bỏ, tình trạng phôi văn bằng, chứng chỉ trước khi bị hủy bỏ và cách thức hủy bỏ. Biên bản hủy bỏ phải được lưu trữ vào hồ sơ để theo dõi, quản lý.

Quy định này cũng áp dụng đối với văn bằng, chứng chỉ bị viết sai đã được người có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ ký, đóng dấu.

4. Trường hợp phôi văn bằng, chứng chỉ bị mất, đơn vị quản lý phôi văn bằng, chứng chỉ có trách nhiệm lập biên bản và thông báo ngay với cơ quan công an nơi gần nhất, báo cáo cơ quan quản lý trực tiếp và báo cáo Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Điều 12. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, cơ sở giáo dục trong việc in và quản lý phôi văn bằng, chứng chỉ

1. Thủ trưởng cơ quan có thẩm quyền cấp bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, bằng tốt nghiệp trung học phổ thông, chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân có trách nhiệm:

a) Ban hành quy chế về bảo quản, sử dụng, cấp phát phôi, trong đó quy định rõ trách nhiệm của từng đơn vị, cá nhân và chế tài xử lý khi để xảy ra vi phạm;

b) Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị để bảo quản phôi văn bằng, chứng chỉ;

c) Lập hồ sơ quản lý việc cấp, sử dụng, thu hồi, hủy bỏ phôi văn bằng, chứng chỉ;

d) Phối hợp với cơ quan công an địa phương nơi cơ quan đóng trụ sở chính trong việc quản lý, sử dụng phôi văn bằng, chứng chỉ;

đ) Chỉ đạo thực hiện kiểm tra, thanh tra việc sử dụng phôi văn bằng, chứng chỉ đối với các đơn vị thuộc quyền quản lý.

2. Người đứng đầu cơ sở giáo dục đại học, cơ sở đào tạo giáo viên có trách nhiệm:

a) Ban hành quy chế về quy trình in, quản lý việc in, bảo quản, bảo mật, sử dụng, cấp phát phôi văn bằng, chứng chỉ, trong đó quy định rõ trách nhiệm của từng đơn vị, cá nhân và chế tài xử lý khi để xảy ra vi phạm;

b) Lập hồ sơ quản lý việc in, cấp, sử dụng, thu hồi, hủy bỏ phôi văn bằng, chứng chỉ. Hồ sơ quản lý phải đảm bảo xác định được tình trạng sử dụng đối với từng phôi văn bằng, chứng chỉ khi cần xác minh;

c) Phối hợp với cơ quan công an địa phương nơi cơ sở giáo dục đóng trụ sở chính trong việc in, bảo mật, quản lý, sử dụng phôi văn bằng, chứng chỉ;

d) Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị, an toàn, phòng chống cháy nổ trong việc in, bảo quản phôi văn bằng, chứng chỉ theo quy định của pháp luật;

đ) Quy định việc lập số hiệu, các ký hiệu nhận dạng phôi văn bằng, chứng chỉ do cơ sở giáo dục in để phục vụ việc bảo mật, nhận dạng và chống làm giả phôi văn bằng, chứng chỉ;

e) Tổ chức kiểm tra, thanh tra việc in, bảo quản, cấp phát và sử dụng phôi văn bằng, chứng chỉ.

Điều 13. Quản lý việc cấp văn bằng, chứng chỉ

1. Cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ phải lập sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ theo mẫu quy định, trong đó ghi đầy đủ các thông tin của người được cấp văn bằng, chứng chỉ; số hiệu, số vào sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ.

2. Số vào sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ được lập liên tục theo thứ tự số tự nhiên từ nhỏ đến lớn theo từng năm từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12; đảm bảo phân biệt được số vào sổ gốc cấp của từng loại văn bằng, chứng chỉ và năm cấp văn bằng, chứng chỉ. Mỗi số vào sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ được ghi duy nhất trên một văn bằng, chứng chỉ.

3. Trường hợp văn bằng, chứng chỉ đã được người có thẩm quyền ký, đóng dấu nhưng bị mất trước khi cấp cho người được cấp văn bằng, chứng chỉ, cơ quan hoặc cơ sở giáo dục để xảy ra mất văn bằng, chứng chỉ phải lập biên bản, thông báo ngay với cơ quan công an địa phương nơi cơ quan hoặc cơ sở giáo dục đóng trụ sở chính, báo cáo cơ quan quản lý trực tiếp và báo cáo Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Điều 14. Chế độ báo cáo việc in phôi, quản lý phôi và quản lý văn bằng, chứng chỉ

Trước ngày 31 tháng 12 hằng năm, sở giáo dục và đào tạo, cơ sở đào tạo giáo viên, cơ sở giáo dục đại học báo cáo Bộ Giáo dục và Đào tạo số lượng phôi văn bằng, chứng chỉ đã in (nếu có); số lượng phôi văn bằng, chứng chỉ đã sử dụng; số lượng văn bằng, chứng chỉ đã cấp trong năm.

Chương III

CẤP PHÁT, CẤP LẠI, CHỈNH SỬA, THU HỒI, HỦY BỎ VĂN BẰNG, CHỨNG CHỈ

Điều 15. Thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ

1. Thẩm quyền cấp văn bằng được quy định như sau:

a) Bằng tốt nghiệp trung học cơ sở do trưởng phòng giáo dục và đào tạo cấp;

b) Bằng tốt nghiệp trung học phổ thông do giám đốc sở giáo dục và đào tạo cấp;

c) Bằng tốt nghiệp trung cấp sư phạm, bằng tốt nghiệp cao đẳng sư phạm do người đứng đầu cơ sở đào tạo giáo viên hoặc người đứng đầu cơ sở giáo dục đại học có ngành đào tạo giáo viên cấp;

d) Văn bằng giáo dục đại học do giám đốc đại học, hiệu trưởng trường đại học, giám đốc học viện, viện trưởng viện nghiên cứu khoa học được phép đào tạo và cấp văn bằng ở trình độ tương ứng cấp;

đ) Giám đốc đại học cấp văn bằng giáo dục đại học cho người học của các đơn vị đào tạo, nghiên cứu trực thuộc (trừ các trường đại học thành viên).

2. Giám đốc sở giáo dục và đao tạo, thủ trưởng cơ sở giáo dục cấp chứng chỉ cho người học theo quy định.

Điều 16. Điều kiện cấp văn bằng, chứng chỉ

1. Văn bằng của hệ thống giáo dục quốc dân được cấp cho người học sau khi tốt nghiệp cấp học hoặc sau khi hoàn thành chương trình đào tạo, đạt chuẩn đầu ra của trình độ đào tạo theo quy định và hoàn thành nghĩa vụ, trách nhiệm của người học.

2. Chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân được cấp cho người học để xác nhận kết quả học tập sau khi được đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ học vấn, nghề nghiệp hoặc cấp cho người dự thi lấy chứng chỉ theo quy định của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Điều 17. Thời hạn cấp văn bằng, chứng chỉ

1. Người có thẩm quyền quy định tại khoản 1 Điều 15 của Quy chế này có trách nhiệm cấp văn bằng cho người học trong thời hạn sau:

a) 75 ngày kể từ ngày có quyết định công nhận tốt nghiệp trung học cơ sở, trung học phổ thông;

b) 30 ngày kể từ ngày có quyết định công nhận tốt nghiệp trung cấp sư phạm, cao đẳng sư phạm, đại học;

c) 30 ngày kể từ ngày có quyết định công nhận tốt nghiệp và cấp bằng thạc sĩ;

d) 30 ngày kể từ ngày có quyết định công nhận học vị tiến sĩ và cấp bằng tiến sĩ.

2. Người có thẩm quyền quy định tại khoản 2 Điều 15 của Quy chế này có trách nhiệm cấp chứng chỉ cho người học chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày kết thúc khóa đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ học vấn, nghề nghiệp hoặc dự thi lấy chứng chỉ.

3. Trong thời gian chờ cấp văn bằng, người học đủ điều kiện cấp bằng tốt nghiệp được cơ sở giáo dục nơi đã theo học cấp giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời.

Giám đốc sở giáo dục và đào tạo quy định mẫu giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời cho người đủ điều kiện cấp bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, bằng tốt nghiệp trung học phổ thông trên địa bàn; người đứng đầu cơ sở đào tạo giáo viên, cơ sở giáo dục đại học quy định mẫu giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời cho người đủ điều kiện cấp bằng tốt nghiệp trung cấp sư phạm, bằng tốt nghiệp cao đẳng sư phạm và văn bằng giáo dục đại học.

Điều 18. Cấp lại văn bằng, chứng chỉ

1. Trường hợp văn bằng, chứng chỉ đã cấp nhưng phát hiện bị viết sai do lỗi của cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ thì cơ quan đã cấp văn bằng, chứng chỉ có trách nhiệm cấp lại bản chính văn bằng, chứng chỉ.

2. Thủ trưởng cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ quy định tại Điều 15 của Quy chế này có thẩm quyền cấp lại văn bằng, chứng chỉ.

3. Thủ tục cấp lại văn bằng, chứng chỉ như sau:

a) Người có yêu cầu cấp lại văn bằng, chứng chỉ gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện cho cơ quan có thẩm quyền cấp lại văn bằng, chứng chỉ một bộ hồ sơ gồm: đơn đề nghị cấp lại văn bằng, chứng chỉ; văn bằng, chứng chỉ đề nghị cấp lại; giấy tờ chứng minh cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ viết sai văn bằng, chứng chỉ;

b) Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền cấp lại văn bằng, chứng chỉ xem xét quyết định việc cấp lại văn bằng, chứng chỉ; nếu không cấp lại thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do;

c) Trường hợp mẫu văn bằng, chứng chỉ tại thời điểm cấp văn bằng, chứng chỉ đã thay đổi, cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ sử dụng mẫu văn bằng, chứng chỉ hiện hành để cấp cho người được cấp lại văn bằng, chứng chỉ.

Điều 19. Sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ

1. Sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ là tài liệu do cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ. Sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ ghi đầy đủ những nội dung tiếng Việt của bản chính văn bằng, chứng chỉ mà cơ quan đó đã cấp. Trường hợp văn bằng, chứng chỉ được chỉnh sửa nội dung hoặc được cấp lại thì phải lập phụ lục sổ gốc để ghi các nội dung được chỉnh sửa hoặc thay đổi của văn bằng, chứng chỉ.

Sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ phải được ghi chính xác, đánh số trang, đóng dấu giáp lai, không được tẩy xóa, đảm bảo quản lý chặt chẽ và lưu trữ vĩnh viễn.

Mẫu sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ được quy định từ Phụ lục I đến Phụ lục VII kèm theo Quy chế này.

2. Việc lập sổ gốc cấp văn bằng, cấp phát và quản lý đối với bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, bằng tốt nghiệp trung học phổ thông thực hiện như sau:

a) Sau khi lập sổ gốc cấp văn bằng theo quy định tại khoản 1 Điều này, phòng giáo dục và đào tạo, sở giáo dục và đào tạo giao văn bằng đã được ghi đầy đủ nội dung và ký, đóng dấu cho các trường trung học cơ sở, trường trung học phổ thông, trung tâm giáo dục thường xuyên, trung tâm giáo dục nghề nghiệp - giáo dục thường xuyên (gọi chung là nhà trường) để phát văn bằng cho người được cấp văn bằng;

b) Nhà trường ghi các thông tin của văn bằng vào Sổ đăng bộ và phát văn bằng cho người được cấp văn bằng; người được cấp văn bằng ký nhận văn bằng trong cột ghi chú của Sổ đăng bộ;

c) Giám đốc sở giáo dục và đào tạo quy định cụ thể trình tự, thủ tục giao, nhận văn bằng giữa phòng giáo dục và đào tạo, sở giáo dục và đào tạo với nhà trường; quy định cụ thể trách nhiệm quản lý và phát văn bằng của nhà trường; quy định cụ thể việc lưu trữ văn bằng chưa phát cho người học.

Điều 20. Ký, đóng dấu văn bằng, chứng chỉ

1. Người có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ quy định tại Điều 15 của Quy chế này phải ký theo mẫu chữ ký đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền và ghi đầy đủ họ tên, chức danh trong văn bằng, chứng chỉ.

2. Trường hợp người có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ chưa được cơ quan có thẩm quyền bổ nhiệm, công nhận thì cấp phó được cơ quan có thẩm quyền quyết định giao phụ trách cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ là người ký văn bằng, chứng chỉ. Khi đó, cấp phó ký thay người có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ; chức vụ ghi trên văn bằng, chứng chỉ là chức vụ lãnh đạo chính thức trong cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ (phó hiệu trưởng, phó viện trưởng, phó giám đốc). Bản sao quyết định giao phụ trách cơ quan của cấp phó ký văn bằng, chứng chỉ phải được lưu trong hồ sơ cấp văn bằng, chứng chỉ.

3. Việc đóng dấu trên chữ ký của người có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ thực hiện theo quy định về công tác văn thư hiện hành.

Điều 21. Thẩm quyền quyết định chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ

Người có thẩm quyền quyết định chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ là thủ trưởng cơ quan đã cấp văn bằng, chứng chỉ và đang quản lý sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ. Trường hợp cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ đã sáp nhập, chia, tách, giải thể thì người có thẩm quyền quyết định chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ là thủ trưởng cơ quan đang quản lý sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ.

Điều 22. Các trường hợp chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ

Người được cấp văn bằng, chứng chỉ có quyền yêu cầu chỉnh sửa nội dung ghi trên văn bằng, chứng chỉ trong các trường hợp sau:

1. Được cơ quan có thẩm quyền quyết định thay đổi hoặc cải chính hộ tịch;

2. Được xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính;

3. Được bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch;

4. Được đăng ký khai sinh quá hạn, đăng ký lại việc sinh.

Điều 23. Thủ tục chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ

1. Hồ sơ đề nghị chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ:

a) Đơn đề nghị chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ;

b) Văn bằng, chứng chỉ đề nghị chỉnh sửa;

c) Trích lục hoặc quyết định thay đổi hoặc cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính đối với trường hợp chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ do thay đổi hoặc cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính;

d) Giấy khai sinh đối với trường hợp chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ do bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch, đăng ký lại việc sinh, đăng ký khai sinh quá hạn;

đ) Giấy chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân hợp pháp khác có ảnh của người được cấp văn bằng, chứng chỉ. Thông tin ghi trên các giấy tờ này phải phù hợp với đề nghị chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ. Các tài liệu trong hồ sơ đề nghị chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ quy định tại các điểm b, c, d, đ khoản này là bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính.

2. Trường hợp tài liệu trong hồ sơ đề nghị chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ quy định tại các điểm b, c, d, đ khoản 1 Điều này là bản sao không có chứng thực thì người đề nghị chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ phải xuất trình bản chính để người tiếp nhận hồ sơ đối chiếu; người tiếp nhận hồ sơ phải ký xác nhận, ghi rõ họ tên vào bản sao và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính.

3. Trình tự chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ được quy định như sau:

a) Người đề nghị chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện 01 (một) bộ hồ sơ theo quy định tại khoản 1 Điều này cho cơ quan có thẩm quyền chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ;

b) Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ xem xét quyết định việc chỉnh sửa; nếu không chỉnh sửa thì phải trả lòi bằng văn bản và nêu rõ lý do;

c) Việc chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ được thực hiện bằng quyết định chỉnh sửa; không chỉnh sửa trực tiếp trong văn bằng, chứng chỉ. Quyết định chỉnh sửa phải được lưu trong hồ sơ cấp văn bằng, chứng chỉ.

d) Căn cứ quyết định chỉnh sửa, cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ ghi đầy đủ thông tin về văn bằng, chứng chỉ, các nội dung được chỉnh sửa của văn bằng, chứng chỉ vào phụ lục sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ.

Điều 24. Nội dung chính của quyết định chỉnh sửa và áp dụng việc chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ

1. Quyết định chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ gồm các nội dung chính sau:

a) Họ, chữ đệm, tên; ngày tháng năm sinh của người có văn bằng, chứng chỉ (ghi theo văn bằng, chứng chỉ đã cấp);

b) Tên, số hiệu, ngày tháng năm cấp của văn bằng, chứng chỉ;

c) Nội dung chỉnh sửa;

d) Lý do chỉnh sửa;

đ) Hiệu lực và trách nhiệm thi hành quyết định.

2. Việc chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ được áp dụng đối với cả văn bằng, chứng chỉ được cấp trước ngày Quy chế này có hiệu lực thi hành.

Điều 25. Thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ

1. Văn bằng, chứng chỉ bị thu hồi, hủy bỏ trong các trường hợp sau đây:

a) Có hành vi gian lận trong tuyển sinh, học tập, thi cử, bảo vệ đồ án, khóa luận tốt nghiệp, luận văn, luận án hoặc gian lận trong việc làm hồ sơ để được cấp văn bằng, chứng chỉ;

b) Cấp cho người không đủ điều kiện;

c) Do người không có thẩm quyền cấp;

d) Bị tẩy xóa, sửa chữa;

đ) Để cho người khác sử dụng;

e) Do lỗi của cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ.

2. Cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ quy định tại Điều 15 của Quy chế này có trách nhiệm thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ.

Trường hợp cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ đã sáp nhập, chia, tách, giải thể thì cơ quan có thẩm quyền thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ là cơ quan đang quản lý sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ.

Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo quyết định việc thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ hoặc yêu cầu cơ quan có thẩm quyền thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ trong các trường hợp khác.

3. Thủ trưởng cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ ra quyết định thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ. Nội dung của quyết định nêu rõ lý do thu hồi, hủy bỏ. Quyết định được đăng tải trên cổng thông tin điện tử của cơ quan có thẩm quyền thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ; được gửi đến người bị thu hồi văn bằng, chứng chỉ, cơ quan kiểm tra phát hiện sai phạm (nếu có), cơ quan người bị thu hồi văn bằng, chứng chỉ đang công tác (nếu có) và các cơ quan, tổ chức có liên quan.

Điều 26. Công bố công khai thông tin về cấp văn bằng, chứng chỉ trên cổng thông tin điện tử

1. Cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý văn bằng, chứng chỉ đã cấp cho người học để phục vụ cho việc công khai thông tin về cấp văn bằng, chứng chỉ. Thông tin công bố công khai về cấp văn bằng, chứng chỉ gồm các nội dung: tên văn bằng, chứng chỉ; họ, chữ đệm, tên, ngày tháng năm sinh của người được cấp văn bằng, chứng chỉ; số hiệu và số vào sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ; ngày tháng năm cấp văn bằng, chứng chỉ. Thông tin công bố công khai về cấp văn bằng, chứng chỉ phải đảm bảo chính xác số với sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ, phải được cập nhật và lưu trữ thường xuyên trên cổng thông tin điện tử của cơ quan đã cấp văn bằng, chứng chỉ; bảo đảm dễ quản lý, truy cập, tìm kiếm và phải tuân thủ các quy định của pháp luật. Việc công khai thông tin về cấp văn bằng, chứng chỉ không áp dụng đối với cơ sở giáo dục của ngành công an, quân đội và một số trường hợp khác theo quy định của cơ quan có thẩm quyền.

2. Việc công bố công khai thông tin về cấp, chỉnh sửa, thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ trên cổng thông tin điện tử được thực hiện đối với cả văn bằng, chứng chỉ đã được cấp trước ngày Quy chế này có hiệu lực thi hành.

Chương IV

BẢN SAO VĂN BẰNG, CHỨNG CHỈ TỪ SỔ GỐC

Điều 27. Cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc

1. Cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc là việc cơ quan đang quản lý sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao.

2. Trường hợp mẫu bản sao văn bằng, chứng chỉ tại thời điểm cấp bản sao đã thay đổi, cơ quan đang quản lý sổ gốc sử dụng mẫu bản sao văn bằng, chứng chỉ hiện hành để cấp cho người học.

3. Các nội dung ghi trong bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc phải chính xác so với sổ gốc.

Điều 28. Giá trị pháp lý của bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc

1. Bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, không hợp pháp, cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao văn bằng, chứng chỉ yêu cầu người có bản sao văn bằng, chứng chỉ xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh.

Điều 29. Thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc

Cơ quan đang quản lý sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc. Việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính hoặc sau thời điểm cấp bản chính.

Điều 30. Người có quyền yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc

Những người sau đây có quyền yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc:

1. Người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ.

2. Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ.

3. Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ trong trường hợp người đó đã chết.

Điều 31. Thủ tục cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc

1. Hồ sơ đề nghị cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc gồm:

a) Đơn đề nghị cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ, trong đó cung cấp các thông tin về văn bằng, chứng chỉ đã được cấp;

b) Bản chính hoặc bản sao có chứng thực giấy chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra;

c) Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc là người quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 30 của Quy chế này thì phải xuất trình giấy ủy quyền (đối với người được ủy quyền) hoặc giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ;

d) Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc gửi yêu cầu qua bưu điện thì phải gửi bản sao có chứng thực giấy tờ quy định tại điểm a, b, c khoản này kèm theo 01 (một) phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc.

2. Trình tự cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc được quy định như sau:

a) Người đề nghị cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện 01 (một) bộ hồ sơ theo quy định tại khoản 1 Điều này cho cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc;

b) Ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 03 (ba) giờ chiều, cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng chứng chỉ từ sổ gốc phải cấp bản sao cho người có yêu cầu. Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được gửi qua bưu điện thì thời hạn được xác định từ thời điểm cơ quan tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến;

c) Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu cấp bản sao từ nhiều sổ gốc, yêu cầu số lượng nhiều bản sao, nội dung văn bằng, chứng chỉ phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao không thể đáp ứng được thời hạn quy định tại điểm b khoản này thì thời hạn cấp bản sao được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu cấp bản sao.

3. Cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ căn cứ sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ để cấp bản sao cho người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc. Trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao hoặc không cấp bản sao cho người yêu cầu thì cơ quan tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu và nêu rõ lý do theo thời hạn quy định tại điểm b khoản 2 Điều này.

Điều 32. Sổ cấp bản sao và quản lý việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc

1. Sổ cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc là tài liệu do cơ quan có thẩm quyền quy định tại Điều 29 của Quy chế này lập ra khi thực hiện việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc trong đó ghi đầy đủ những nội dung của bản sao mà cơ quan đó đã cấp.

Sổ cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc phải được ghi chép chính xác, đánh số trang, đóng dấu giáp lai, không được tẩy xóa, đảm bảo quản lý chặt chẽ và lưu trữ vĩnh viễn.

2. Cơ quan có thẩm quyền quy định tại Điều 29 của Quy chế này mỗi lần cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc đều phải ghi vào sổ cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc; phải lập số vào sổ cấp bản sao, đảm bảo mỗi số vào sổ cấp bản sao được ghi duy nhất trên một bản sao văn bằng, chứng chỉ cấp cho người học.

Số vào sổ cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc được lập liên tục theo thứ tự số tự nhiên từ nhỏ đến lớn theo từng năm từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12; đảm bảo phân biệt được số vào sổ cấp bản sao của từng loại văn bằng, chứng chỉ và năm cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc.

Chương V

KIỂM TRA, THANH TRA, XỬ LÝ VI PHẠM

Điều 33. Kiểm tra, thanh tra

1. Cơ quan quản lý nhà nước về giáo dục các cấp tổ chức kiểm tra, thanh tra việc quản lý văn bằng, chứng chỉ theo phân cấp quản lý nhà nước về giáo dục.

2. Bộ Giáo dục và Đào tạo tiến hành kiểm tra, thanh tra việc in, quản lý, cấp phát, sử dụng văn bằng, chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân.

3. Sở giáo dục và đào tạo tiến hành kiểm tra, thanh tra việc in, quản lý, cấp phát, sử dụng văn bằng, chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân đối với cơ sở giáo dục thuộc phạm vi quản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

4. Cơ quan, tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm in phôi, quản lý, cấp phát hoặc sử dụng văn bằng, chứng chỉ có trách nhiệm phối hợp, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, thanh tra.

Điều 34. Xử lý vi phạm

Cơ quan, tổ chức, cá nhân có các hành vi vi phạm quy định tại Quy chế này bị xử lý theo quy định của pháp luật./.

PHỤ LỤC I

MẪU SỔ GỐC CẤP BẰNG TỐT NGHIỆP TRUNG HỌC CƠ SỞ
(Kèm theo Thông tư số 21/2019/TT-BGDĐT ngày 29 tháng 11 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)

CƠ QUAN CẤP VĂN BẰNG -------

SỔ GỐC CẤP BẰNG TỐT NGHIỆP TRUNG HỌC CƠ SỞ

Quyết định công nhận tốt nghiệp số ….. ngày...tháng.... năm....	Năm tốt nghiệp: ……………………..
Học sinh trường: ……………….	Hình thức học: …………………………..

Số TT	Họ và tên người học	Ngày tháng năm sinh	Nơi sinh	Giới tính	Dân tộc	Xếp loại tốt nghiệp	Số hiệu văn bằng	Số vào sổ gốc cấp văn bằng	Ghi chú

Địa danh, ngày ….. tháng .... năm …………. THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN CẤP VĂN BẰNG (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

PHỤ LỤC II

MẪU SỔ GỐC CẤP BẰNG TỐT NGHIỆP TRUNG HỌC PHỔ THÔNG
(Kèm theo Thông tư số 21/2019/TT-BGDĐT ngày 29 tháng 11 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)

CƠ QUAN CẤP VĂN BẰNG -------

SỔ GỐC CẤP BẰNG TỐT NGHIỆP TRUNG HỌC PHỔ THÔNG

Quyết định công nhận tốt nghiệp số ….. ngày...tháng.... năm....
Kỳ thi: …………………………..	Khóa thi: …………………………..
Năm tốt nghiệp: ………………	Học sinh trường: …………………

Số TT	Họ và tên người học	Ngày tháng năm sinh	Nơi sinh	Giới tính	Dân tộc	Điểm thi	Số hiệu văn bằng	Số vào sổ gốc cấp văn bằng	Ghi chú

Địa danh, ngày ….. tháng .... năm …………. THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN CẤP VĂN BẰNG (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

PHỤ LỤC III

MẪU SỔ GỐC CẤP BẰNG CỬ NHÂN/BẰNG TỐT NGHIỆP CAO ĐẲNG SƯ PHẠM/ BẰNG TỐT NGHIỆP TRUNG CẤP SƯ PHẠM
(Kèm theo Thông tư số 21/2019/TT-BGDĐT ngày 29 tháng 11 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)

CƠ SỞ GIÁO DỤC CẤP VĂN BẰNG -------

SỔ GỐC CẤP BẰNG CỬ NHÂN (BẰNG TỐT NGHIỆP CAO ĐẲNG SƯ PHẠM/ BẰNG TỐT NGHIỆP TRUNG CẤP SƯ PHẠM)

Khóa học: ……………………………………………………………………………….

Hình thức đào tạo: ……………………………………………………………………..

Quyết định công nhận tốt nghiệp số .... ngày .... tháng .... năm …………………

Số TT

Họ và tên người học

Ngày tháng năm sinh

Nơi sinh

Giới tính

Dân tộc

Quốc tịch

Ngành đào tạo

Năm tốt nghiệp

Xếp loại tốt nghiệp

Số hiệu văn bằng

Số vào sổ gốc cấp văn bằng

Người nhận văn bằng ký và ghi rõ họ tên

Ghi chú

Địa danh, ngày ….. tháng .... năm …………. THỦ TRƯỞNG CƠ SỞ GIÁO DỤC CẤP VĂN BẰNG (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

PHỤ LỤC IV

MẪU SỔ GỐC CẤP BẰNG THẠC SĨ
(Kèm theo Thông tư số 21/2019/TT-BGDĐT ngày 29 tháng 11 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)

CƠ SỞ GIÁO DỤC CẤP VĂN BẰNG -------

SỔ GỐC CẤP BẰNG THẠC SĨ

Khóa học: ………………………………………………………………….

Hình thức đào tạo: ……………………………………………………….

Quyết định công nhận tốt nghiệp, cấp bằng thạc sĩ số .... ngày .... tháng .... năm ………

Số TT

Họ và tên người học

Ngày tháng năm sinh

Nơi sinh

Giới tính

Dân tộc

Quốc tịch

Quyết định thành lập hội đồng đánh giá luận văn

Ngày bảo vệ

Tên ngành hoặc chuyên ngành đào tạo

Số hiệu văn bằng

Số vào sổ gốc cấp văn bằng

Người nhận văn bằng ký và ghi rõ họ tên

Ghi chú

Địa danh, ngày ….. tháng .... năm …………. THỦ TRƯỞNG CƠ SỞ GIÁO DỤC CẤP VĂN BẰNG (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

PHỤ LỤC V

MẪU SỔ GỐC CẤP BẰNG TIẾN SĨ
(Kèm theo Thông tư số 21/2019/TT-BGDĐT ngày 29 tháng 11 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)

CƠ SỞ GIÁO DỤC CẤP VĂN BẰNG -------

SỔ GỐC CẤP BẰNG TIẾN SĨ

Số TT

Họ và tên người học

Ngày tháng năm sinh

Nơi sinh

Giới tính

Dân tộc

Quốc tịch

Quyết định thành lập hội đồng đánh giá luận án

Ngày bảo vệ

Tên ngành hoặc chuyên ngành đào tạo

Quyết định cấp bằng tiến sĩ

Số hiệu văn bằng

Số vào sổ gốc cấp văn bằng

Người nhận văn bằng ký và ghi rõ họ tên

Ghi chú

Địa danh, ngày ….. tháng .... năm …………. THỦ TRƯỞNG CƠ SỞ GIÁO DỤC CẤP VĂN BẰNG (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

PHỤ LỤC VI

MẪU SỐ GỐC CẤP CHỨNG CHỈ CỦA HỆ THỐNG GIÁO DỤC QUỐC DÂN
(Kèm theo Thông tư số 21/2019/TT-BGDĐT ngày 29 tháng 11 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)

CƠ QUAN/CƠ SỞ GIÁO DỤC CẤP CHỨNG CHỈ -------

SỔ GÓC CẤP CHỨNG CHỈ …………………………(*)

Chương trình đào tạo, bồi dưỡng (nếu có) : ………………………………………………………………………………………………….

Thời gian đào tạo, bồi dưỡng (nếu có): từ ngày … tháng … năm …….. đến ngày … tháng … năm ……….

Hội đồng thi/kiểm tra (nếu có): ………………………………………………………………………………………………………………….

Số TT	Họ và tên người học	Ngày tháng năm sinh	Nơi sinh	Giới tính	Dân tộc	Xếp loại/Điểm thi (nếu có)	Số hiệu chứng chỉ	Số vào sổ gốc cấp chứng chỉ	Người nhận chứng chỉ ký và ghi rõ họ tên	Ghi chú

Ghi chú: (*) Ghi tên chứng chỉ.

Địa danh, ngày ….. tháng .... năm …………. THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN/ CƠ SỞ GIÁO DỤC CẤP CHỨNG CHỈ (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

PHỤ LỤC VII

MẪU PHỤ LỤC SỔ GỐC CẤP VĂN BẰNG, CHỨNG CHỈ
(Kèm theo Thông tư số 21/2019/TT-BGDĐT ngày 29 tháng 11 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)

CƠ QUAN/CƠ SỞ GIÁO DỤC CẤP VĂN BẰNG, CHỨNG CHỈ -------

PHỤ LỤC SỔ GỐC CẤP VĂN BẰNG, CHỨNG CHỈ

Số TT	Họ và tên người học	Ngày tháng năm sinh	Số hiệu văn bằng đã được cấp	Số hiệu văn bằng được cấp lại (nếu có)	Số vào sổ gốc cấp văn bằng mới (nếu có)	Nội dung được chỉnh sửa/thay đổi	Người nhận văn bằng, chứng chỉ mới hoặc được chỉnh sửa nội dung ký và ghi rõ họ tên	Ghi chú

Địa danh, ngày ….. tháng .... năm …………. THỦ TRƯỞNG CƠ SỞ GIÁO DỤC CẤP VĂN BẰNG (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF EDUCATION AND TRAINING -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No. 21/2019/TT-BGDDT	Hanoi, November 29, 2019

CIRCULAR

INTRODUCING REGULATION ON MANAGEMENT OF LOWER SECONDARY DIPLOMAS, UPPER SECONDARY DIPLOMAS, LEVEL 4 OF VQF DIPLOMAS IN TEACHER TRAINING, LEVEL 5 OF VQF ADVANCED DIPLOMAS IN TEACHER TRAINING, HIGHER EDUCATION DEGREES AND CERTIFICATES OF NATIONAL EDUCATIONAL SYSTEM

Pursuant to the Education Law dated June 14, 2005; and the Law amending a number of Articles of the Education Law dated November 25, 2009;

Pursuant to the Law on Higher Education dated June 18, 2012; the Law on amendments to some Articles of the Law on Higher Education dated November 19, 2018;

Pursuant to the Law on Vocational Education dated November 27, 2014;

Pursuant to the Government’s Decree No. 69/2017/ND-CP dated May 25, 2017 on functions, tasks, powers and organizational structure of the Ministry of Education and Training;  

Pursuant to the Government’s Decree No. 75/2006/ND-CP dated August 02, 2006 detailing and guiding the implementation of a number of Articles of the Education Law; the Government’s Decree No. 31/2011/ND-CP dated May 11, 2011 amending a number of Articles of the Decree No. 75/2006/ND-CP; the Government’s Decree No. 07/2013/ND-CP dated January 09, 2013 amending Point b Clause 13 Article 1 of the Decree No. 31/2011/ND-CP;

Pursuant to the Government’s Decree No. 23/2015/ND-CP dated February 16, 2015 on issuance of copies based on master registers, certification of true copies from originals, authentication of signatures and contracts;

...

...

...

The Minister of Education and Training hereby promulgates a Circular introducing the Regulation on management of lower secondary diplomas, upper secondary diplomas, Level 4 of VQF diplomas in teacher training, Level 5 of VQF advanced diplomas in teacher training, higher education degrees and certificates of the national educational system.

Article 1. Promulgated together with this Circular is the Regulation on management of lower secondary diplomas, upper secondary diplomas, Level 4 of VQF diplomas in teacher training, Level 5 of VQF advanced diplomas in teacher training, higher education degrees and certificates of the national educational system.

Article 2. This Circular takes effect from January 15, 2020.

This Circular supersedes the Circular No. 19/2015/TT-BGDDT dated September 08, 2015 by the Minister of Education and Training introducing Regulation on management of lower secondary diplomas, upper secondary diplomas, higher education degrees and certificates of the national educational system.

The Decision No. 33/2007/QD-BGDDT dated June 20, 2007 by the Minister of Education and Training on Regulation on degrees and certificates of national education system and Circular No. 22/2012/TT-BGDDT dated June 20, 2012 by the Minister of Education and Training amending a number of Articles of Regulation on degrees and certificates of national education system enclosed with the Decision No. 33/2007/QD-BGDDT are hereby annulled.

Article 3. Chief of the Ministry Office, head of the Quality Control Department, heads of relevant affiliates of the Ministry of Education and Training; heads of Departments of Education and Training; directors of universities and academies; university principals; principals of pedagogical colleges; principals of pedagogical post-secondary schools and heads of relevant educational institutions shall implement this Circular./.

P.P. THE MINISTER
THE DEPUTY MINISTER




Nguyen Van Phuc

...

...

...

REGULATION

ON MANAGEMENT OF LOWER SECONDARY DIPLOMAS, UPPER SECONDARY DIPLOMAS, LEVEL 4 OF VQF DIPLOMAS IN TEACHER TRAINING, LEVEL 5 OF VQF ADVANCED DIPLOMAS IN TEACHER TRAINING, HIGHER EDUCATION DEGREES AND CERTIFICATES OF NATIONAL EDUCATIONAL SYSTEM

(Enclosed with the Circular No. 21/2019/TT-BGDDT dated November 29, 2019 by the Minister of Education and Training)

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

Article 1. Scope and regulated entities

1. This Regulation provides for management of lower secondary diplomas, upper secondary diplomas, Level 4 of VQF diplomas in teacher training, Level 5 of VQF advanced diplomas in teacher training, higher education degrees and certificates of the national educational system (hereinafter referred to as “degrees and certificates”), including contents and languages on degrees and certificates and appendices thereof; printing of blank degrees and certificates; management of degrees and certificates; issuance, amendment, revocation and annulment of degrees and certificates; and issuance of copies of degrees and certificates based on master degree/certificate registers (“master registers”).

2. This Regulation is applicable to:

a) Departments of Education and Training or departments with competence in state management of education affiliated to provincial-level People’s Committees (hereinafter referred to as “Departments of Education and Training”);

...

...

...

c) Lower secondary schools, upper secondary schools and multi-level schools;

d) Institutions of continuing education, foreign language training centers, computer training centers, institutions of vocational education - continuing education;

dd) Pedagogical post-secondary schools, post-secondary schools providing pedagogical training; pedagogical colleges, and colleges providing pedagogical training (hereinafter referred to as "pedagogical institutions");

e) Universities, and universities, academies and scientific research institutes permitted to provide doctoral training (hereinafter referred to as “higher education institutions”);

g) Foreign-invested educational institutions issuing Vietnamese degrees and certificates;

h) Other relevant organizations and individuals.

Article 2. Rules for management and issuance of degrees and certificates

1. Degrees and certificates shall be under uniform management; Departments of Education and Training shall be assigned management tasks, and pedagogical institutions and higher education institutions may exercise autonomy and shall take responsibility for their own actions according to regulations in Article 3 herein.

2. A degree or certificate shall be issued only once, excluding the cases prescribed in Article 18 herein.

...

...

...

4. Degrees and certificates shall be issued with transparency.

Article 3. Task assignment and permission for autonomy and self-responsibility pertaining to management of degrees and certificates

1. The Ministry of Education and Training shall provide final guidance on management of degrees and certificates; and stipulate basic contents on higher education degrees and appendices thereof; specimens of lower secondary diplomas, upper secondary diplomas, Level 4 of VQF diplomas in teacher training, Level 5 of VQF advanced diplomas in teacher training and certificates of the national educational system; and rules for printing of blank degrees and certificates, management, issuance, revocation and annulment of degrees and certificates.

2. Departments of Education and Training shall manage and issue degrees and certificates according to regulations from the Minister of Education and Training; and manage use of blank degrees and certificates and issuance of degrees and certificates of Bureaus of Education and Training and educational institutions under their management.

3. Bureaus of Education and Training shall manage use of granted blank degrees and certificates as regulated and take responsibility for issuing degrees and certificates intra vires.

4. Higher education institutions and pedagogical institutions may exercise autonomy and shall take responsibility for management and issuance of degrees and certificates according to regulations of laws and of the Minister of Education and Training.

Article 4. Rights and obligations of degree/certificate holders

1. A degree/certificate holder has the rights to:

a) Request the authority with competence in issuance of the degree or certificate (“issuing authority”) to issue the degree or certificate promptly; ensure information on the degree or certificate is accurate and adequate; and reissue the degree or certificate or amend contents thereof  according to regulations in this Regulation;

...

...

...

2. A degree/certificate holder has the obligations to:

a) Provide information to be written on the degree or certificate to the issuing authority accurately and adequately;

b) Review the information written on the degree or certificate before signing to acknowledge receipt of the degree or certificate;

c) Provide a letter of authorization as regulated if the degree or certificate is received by another person;

d) Protect the degree or certificate; neither erase or alter any content written on the degree or certificate nor allow another person to use it;

dd) Use the degree or certificate together with the decision on amendment to the degree or certificate after such amendment;

e) Inform the issuing authority and nearest public security authority upon loss of the degree or certificate;

g) Return the degree or certificate to the authority with competence in its revocation within 30 days starting from the date of receipt of the revocation decision. In case the degree or certificate is lost, draw up a written confirmation of such loss and be held accountable to the law for the confirmed contents.

Article 5. Responsibilities of issuing authorities and heads thereof

...

...

...

a) Review and fill in contents of degrees and certificates precisely and adequately. Request degree/certificate holders to confirm their inspection of such contents, confirm requests for information amendment and provide grounds for such requests;

b) Compile and retain dossiers on issuance and management of degrees and certificates (“issuance dossiers”) according to regulations in this Regulation;

c) Ensure accuracy and take responsibility for information in dossiers and master registers;

d) Ensure facilities, equipment and prevention of fires and explosions to preserve degrees, certificates and issuance dossiers.

2. Responsibilities of heads of issuing authorities:

a) Promulgate the regulation on preservation, retention, use and issuance of degrees and certificates by issuing authorities. Such regulation must specify the responsibility of each unit and individual and sanctions against violations;

b) Organize printing and issuance of degrees and certificates intra vires and promptly according to regulations in this Regulation;

c) Revoke and annul degrees and certificates according to regulations in Article 25 herein;

d) Issue copies of degrees and certificates based on master registers according to regulations in Chapter IV herein;

...

...

...

e) Verify degrees and certificates upon requests from regulatory bodies, organizations and individuals;

g) Amend contents of degrees and certificates as prescribed by Articles 21, 22, 23 and 24 of this Regulation; reissue degrees and certificates according to regulations in Article 18 herein;

h) Be individually answerable to supervisory authorities and the law for management and issuance of degrees and certificates.

Article 6. Issuance of degrees and certificates of foreign-invested educational institutions and of Vietnamese educational institutions providing joint training with foreign educational institutions

Any foreign-invested educational institution or Vietnamese educational institution providing joint training with a foreign educational institution that issues or requests the issuing authority to issue a degree or certificate of the national educational system mentioned in Clause 1 Article 1 herein shall implement the regulations in this Regulation.

Article 7. Contents on degrees and certificates and appendices thereof

Basic contents on higher education degrees and appendices thereof are stipulated by the Minister of Education and Training. Contents on lower secondary diplomas, upper secondary diplomas, Level 4 of VQF diplomas in teacher training, Level 5 of VQF advanced diplomas in teacher training and certificates of the national educational system shall follow the specimens promulgated by the Minister of Education and Training.

Article 8. Languages on degrees and certificates

Degrees and certificates shall be written in Vietnamese. For degrees and certificates that incorporate foreign languages, the contents translated into the foreign languages must hold equivalent meaning to the Vietnamese; and the font size of the writing in foreign languages shall be smaller than that of the Vietnamese.

...

...

...

PRINTING AND MANAGEMENT OF BLANK DEGREES AND CERTIFICATES AND MANAGEMENT OF ISSUANCE OF DEGREES AND CERTIFICATES

Article 9. Printing blank lower secondary diplomas, upper secondary diplomas and certificates of the national educational system

1. The Ministry of Education and Training shall print blank lower secondary diplomas, upper secondary diplomas and certificates of the national educational system in amounts registered by issuing authorities.

Procedures for management of printing, security, code assignment, preservation and provision of blank degrees and certificates are prescribed by the Minister of Education and Training.

2. Higher education institutions and pedagogical institutions may print blank certificates of the national educational system using the specimens provided by the Minister of Education and Training after reporting to the Ministry of Education and Training in writing. The blank certificate specimens must be submitted to the Ministry of Education and Training, and the supervisory authority and the public security authority of the province where each institution’s headquarters is located.

Article 10. Printing blank higher education degrees, Level 4 of VQF diplomas in teacher training and Level 5 of VQF advanced diplomas in teacher training

1. Higher education institutions have the power to design specimens and print blank higher education degrees. Pedagogical institutions have the power to print blank Level 4 of VQF diplomas in teacher training and Level 5 of VQF advanced diplomas in teacher training using the specimens prescribed by the Ministry of Education and Training and may add their logos and additional patterns to such diplomas.

2. The head of a higher education institution or pedagogical institution shall approve and send the degree/certificate specimen to the Ministry of Education and Training, the supervisory authority and the public security authority of the province where the institution’s headquarters is located for reporting. After at least 30 working days from the date of reporting, the head shall announce the specimen on the institution’s website or web portal (“portal”), organize printing of blanks degrees or certificates and take responsibility for the contents written on such blanks degrees or certificates.

Article 11. Management of blank degrees and certificates

...

...

...

2. Blank degrees and certificates must be assigned codes  for management. Such codes shall be natural numbers assigned in a continuous and ascending manner upon printing; ensure codes of each type of degree or certificate are distinguishable and printing location is identifiable. Each code shall be written on a single blank degree or certificate.

3. For blank degrees and certificates that are damaged, wrongly written, of poor quality or have fallen into disuse due to change of specimen, the head of the issuing authority must decide to establish a handling council. The handling council shall convene, consider and draw up a record of disposal specifying the quantity, codes, disposal reason, and state of the blank degrees and certificates pre-disposal and disposal method. Records of disposal must be added to dossiers for monitoring and management.

This regulation is also applicable to wrongly written degrees and certificates that have obtained signatures and seals from persons with competence in issuing such degrees and certificates.

4. In case a blank degree or certificate is lost, the unit managing such blank degree or certificate shall make a record of the incident, immediately inform the nearest public security authority, and report to the supervisory authority and the Ministry of Education and Training.

Article 12. Responsibilities of heads of educational authorities and educational institutions for printing and management of blank degrees and certificates

1. Responsibilities of the head of an authority with competence in issuance of lower secondary diplomas, upper secondary diplomas or certificates of the national educational system:

a) Promulgate the regulation on preservation, use and provision of blank degrees and certificates, which must specify the responsibility of each unit and individual and sanctions against violations;

b) Ensure facilities and equipment for preservation of blank degrees and certificates;

c) Compile dossiers to manage provision, use, revocation and annulment of blank degrees and certificates;

...

...

...

dd) Direct inspection of use of blank degrees and certificates in units under the authority’s management.

2. Responsibilities of the head of a higher education institution or pedagogical institution:

a) Promulgate the regulation on printing procedures and management, and on preservation, security, use and provision of blank degrees and certificates, which must specify the responsibility of each unit and individual and sanctions against violations;

b) Compile dossiers to manage printing, provision, use, revocation and annulment of blank degrees and certificates. Such dossiers must be capable of informing current use of each blank degree or certificate when necessary;

c) Cooperate with the public authority of the locality where the educational institution’s headquarters is located in printing, security, management and use of blank degrees and certificates;

d) Ensure facilities, equipment and prevention of fires and explosions for printing and preservation of blank degrees and certificates as prescribed by law;

dd) Regulate assignment of codes and signs used to identify blank degrees and certificates printed by the educational institution for the purposes of security, identification and prevention of forgery of blank degrees and certificates;

e) Organize inspection of printing, preservation, provision and use of blank degrees and certificates.

Article 13. Management of issuance of degrees and certificates

...

...

...

2. Register entries shall be assigned consecutive natural numbers in ascending order for each year, from January 01 to December 31 inclusive; ensure register entry numbers for each type of degree or certificate are distinguishable from year of issuance. Each register entry number shall be written on a single degree or certificate.

3. In case a degree or certificate signed and stamped by a competent person is lost before it is conferred on its holder, the educational authority or institution responsible for such loss shall draw up a record, immediately inform the public security authority of the locality where its headquarters is located, and report to its supervisory authority and the Ministry of Education and Training.

Article 14. Reporting printing and management of blank degrees and certificates and management of degrees and certificates

Before December 31 of every year, Departments of Education and Training, pedagogical institutions and higher education institutions shall report quantity of blank degrees and certificates printed (if any); quantity of blank degrees and certificates used and quantity of degrees and certificates issued within the year to the Ministry of Education and Training.

Chapter III

ISSUANCE, REISSUANCE, AMENDMENT, REVOCATION AND ANNULMENT OF DEGREES AND CERTIFICATES

Article 15. Competence in issuance of degrees and certificates

1. Competence in issuance of degrees and certificates:

a) Lower secondary diplomas shall be issued by heads of Bureaus of Education and Training;

...

...

...

c) Level 4 of VQF diplomas in teacher training and Level 5 of VQF advanced diplomas in teacher training shall be issued by heads of pedagogical institutions or heads of higher education institutions providing pedagogical training;

d) Higher education degrees shall be issued by university directors, university principals, academy directors and heads of scientific research institutes permitted to provide training and issue degrees appropriate to such training;

dd) University directors shall grant higher education degrees to learners of affiliated training and research units (excluding member universities).

2. Heads of Departments of Education and Training and heads of educational institutions shall grant certificates to learners according to regulations.

Article 16. Conditions for issuance of degrees and certificates

1. A degree of the national educational system will be conferred to learners upon successful completion of an educational level or a training program, achievement of outcome standards of the training qualification as regulated and fulfillment of learner’s obligations and responsibilities.

2. A certificate of the national educational system will be granted to learners to acknowledge their learning results upon successful completion of a training or refresher course to improve their academic or professional qualification, or conferred on candidates of a certification examination as prescribed by the Minister of Education and Training.

Article 17. Time limit for issuance of degrees and certificates

1. The competent persons prescribed in Clause 1 Article 15 of this Regulation shall grant degrees to learners within the following time limits:

...

...

...

b) Within 30 days from the date on which the decision on recognition of pedagogical post-secondary school, pedagogical college or university graduation is issued;

c) Within 30 days from the date on which the  decision on master graduation recognition and master’s degree conferment is issued;

d) Within 30 days from the date on which the decision on doctorate recognition and conferment is issued.

2. The competent persons prescribed in Clause 2 Article 15 of this Regulation shall grant certificates to learners no later than 30 days from the date of completion of a training or refresher course to improve academic or professional qualification or the date of certification examination.

3. While awaiting degree conferral, learners eligible for a degree shall receive a temporary certificate of graduation from the educational institution where they completed their study or training.

Heads of Departments of Education and Training shall elaborate specimens of temporary certificates of graduation granted to learners eligible for a lower secondary diploma or upper secondary diploma within their provinces; heads of pedagogical institutions and higher education institutions shall stipulate specimens of temporary certificates of graduation granted to learners eligible for a Level 4 of VQF diploma in teacher training, Level 5 of VQF advanced diploma in teacher training and higher education degrees

Article 18. Reissuance of degrees and certificates

1. If an issued degree or certificate is found to have been wrongly written by the issuing authority, the issuing authority shall reissue the authentic copy of the degree or certificate.

2. Heads of the issuing authorities specified in Article 15 herein have the power to reissue degrees and certificates.

...

...

...

a) The person who requests a degree or certificate be reissued shall submit an application in person or by post to the authority with competence in reissuing the degree or certificate. The application shall consist of a letter of application for reissuance; the degree or certificate to be reissued; and documentary evidences proving the degree or certificate was incorrectly written by the issuing authority;

b) Within 05 working days from the date of receipt of the valid application, the authority with competence in reissuing the degree or certificate (“reissuing authority”) shall decide on reissuance of such degree or certificate, and send a written explanation to the applicant if the application is rejected;

c) If the specimen of the issued degree or certificate is no longer in use, the reissuing authority shall use the applicable specimen to reissue the degree or certificate.

Article 19. Master registers

1. A master register is a document drawn up by the issuing authority upon issuance of degrees and certificates. It contains all Vietnamese contents written on authentic copies of the degrees and certificates issued by such authority. If a degree or certificate is amended or reissued, an appendix recording the change to the degree or certificate must be included in the master register.

Master registers must be compiled with precision, have their pages numbered and fan stamped and be strictly managed and permanently retained. Erasure of information in master registers is prohibited.

Specimens of master registers are provided for from Appendix I to Appendix VII enclosed therewith.

2. Procedures for master register compilation, issuance and management for lower secondary diplomas and upper secondary diplomas:

a) After compilation of master registers according to regulations in Clause 1 herein, Bureaus of Education and Training and Departments of Education and Training shall transfer diplomas fully filled in, signed and stamped to lower secondary schools, upper secondary schools, continuing education institutions, vocational education - continuing education institutions (“schools”) to have the diplomas awarded to their holders;

...

...

...

c) Heads of Departments of Education and Training shall stipulate procedures for transfer and receipt of diplomas between Bureaus of Education and Training, Departments of Education and Training and schools; responsibilities for management and award of diplomas of schools; and retention of diplomas not yet conferred on learners.

Article 20. Signing and stamping degrees and certificates

1. The competent persons prescribed in Article 15 of this Regulation must add their signatures, which are consistent with the specimens registered with competent authorities, and their full names and positions to degrees and certificates.

2. In case a person with competence in issuing a degree or certificate is not yet appointed or recognized by the competent authority, the degree or certificate shall be signed by the deputy of the issuing authority who is assigned management of the issuing authority by the competent authority. In this case, the deputy shall sign the degree or certificate on behalf of the competent person and put their official position in the issuing authority (vice principal, deputy head of institute, deputy director) on the degree or certificate. A copy of the decision on assignment of management of the issuing authority to the deputy must be included in the issuance dossier of such degree or certificate.

3. Seals shall be applied over signatures of persons with competence in issuing degrees and certificates according to existing regulations on record management.

Article 21. Competence in deciding amendment to contents of degrees and certificates

The person with competence in deciding amendment to contents of a degree or certificate is the head of the authority issuing such degree or certificate and managing the master register containing information on such degree or certificate. In case the issuing authority of the degree or certificate has undergone merger, division or dissolution, the person with competence in deciding amendment to its contents is the head of the authority managing the master register.

Article 22. Cases of amendment to contents of degrees and certificates

A person awarded a degree or certificate has the right to request amendment to the contents written on such degree or certificate in the following cases:

...

...

...

2. Ethnicity re-determination or sex re-assignment;

3. Addition or adjustment to civil status information;

4. Late birth registration or birth re-registration.

Article 23. Procedures for amendment to contents of degrees and certificates

1. An application for amendment to the contents of a degree or certificate:

a) A letter of application for amendment to contents of the degree or certificate;

b) The degree or certificate to be amended;

c) A civil status extract or decision on change or amendment to civil status, ethnicity re-determination or sex re-assignment for cases of amendment due to change or amendment to civil status, ethnicity re-determination or sex re-assignment;

d) A birth certificate for cases of amendment due to addition or adjustment to civil status information, birth re-registration or late birth registration;

...

...

...

2. If the copy of a component specified in Points b, c, d and dd Clause 1 herein is not certified, the applicant shall present its authentic copy for the person receiving the application to inspect; the person receiving the application must sign and leave their full name on the copy to acknowledge it and take responsibility for its accuracy compared to the authentic one.

3. Procedures for amendment to the contents of a degree or certificate:

a) The applicant submits 01 (one) application prescribed in Clause 1 herein in person or by post to the authority with competence in amending the degree or certificate (“amending authority”);

b) Within 05 working days from the date of receipt of the valid application, the amending authority shall decide on amendment of the degree or certificate, and send a written explanation to the applicant if the application is rejected;

c) A degree or certificate shall only be amended upon an amendment decision; direct amendment to a degree or certificate is prohibited. The amendment decision must be retained in the issuance dossier of such degree or certificate.

d) Based on the amendment decision, the issuing authority shall record information on the degree or certificate and amendment thereof in the appendix of the master register.

Article 24. Basic contents of amendment decisions and scope of  amendment to contents of degrees and certificates

1. Basic contents of a decision on amendment to contents of a degree or certificate include:

a) Last name, middle name, first name; and date of birth of the degree/certificate holder (as written on the issued degree or certificate);

...

...

...

c) The content(s) to be amended;

d) Amendment reason;

dd) Effect and implementing responsibility.

2. Degrees and certificates issued before the effective date of this Regulation may be amended according to regulations herein.

Article 25. Revocation and annulment of degrees and certificates

1. A degree or certificate will be revoked and annulled in any of the following cases:

a) Fraudulence in admission, academic performance, examination or defense of the graduate project, thesis or dissertation, or in application for conferral of the degree or certificate;

b) The degree or certificate was granted to an ineligible person;

c) The degree or certificate was not issued by a competent person;

...

...

...

dd) The degree or certificate is used by another person;

e) An error from the issuing authority.

2. The competent authorities prescribed in Article 15 herein shall revoke and annul degrees and certificates.

In case an issuing authority has undergone merger, division or dissolution, the authority with competence in revocation and annulment of a degree or certificate (“annulling authority”) is the authority managing the master register containing information on such degree or certificate.

The Minister of Education and Training has the power to decide revocation and annulment of degrees and certificates or request competent authorities to perform such task in other cases.

3. The head of an issuing authority shall issue decision on revocation and annulment of a degree or certificate. The decision must contain the reason for such revocation and annulment; be posted on the portal of the annulling authority; sent to the holder of the revoked degree or certificate, the inspecting authority which has detected the violation (if any), the workplace of the holder (if any) and relevant regulatory bodies and organizations.

Article 26. Announcement of issuance of degrees and certificates on portals

1. The issuing authority shall develop a database for management of degrees and certificates conferred on learners to announce degree and certificate issuance. Information to be announced includes name of the degree or certificate; last name, middle name, first name and date of birth of degree/certificate holders; code and register entry number; and date of issuance. The announced information must be consistent with that in master registers, and regularly updated and uploaded onto the issuing authority’s portal; ensure ease of management, access and searching and compliance with regulations of laws. Announcement of degree and certificate issuance is not applicable to educational institutions of the public security and the army and other cases as prescribed by competent authorities.

2. Announcement of issuance, amendment, revocation and annulment of degrees and certificates on portals is also required for degrees and certificates issued before the date this Regulation comes into force.

...

...

...

COPIES OF DEGREES AND CERTIFICATES BASED ON MASTER REGISTERS

Article 27. Issuance of copies of degrees and certificates based on master registers

1. Issuance of a copy of a degree or certificate from a master register (“copy issuance”) refers to the process where an authority managing a master register issues a copy of a degree or certificate based on the master register.

2. In case the specimen of a copy of a degree or certificate is no longer in use at the time of copy issuance, the authority managing the master register shall use the applicable specimen to issue a copy of the degree or certificate to learners.

3. Contents of copies of degrees and certificates based on master registers must be consistent with those in master registers.

Article 28. Legal value of copies of degrees and certificates based on master registers

1. Copies of degrees and certificates based on master registers may be used in place of authentic copies in transactions unless otherwise provided for by law.

2. If there is any evidence proving that a copy of a degree or certificate is forged or invalid, the regulatory body or organization receiving the copy shall request the person possessing the copy to present the authentic copy for comparison or verification.

Article 29. Competence in and responsibility for issuance of copies of degrees and certificates based on master registers

...

...

...

Article 30. Persons entitled to request issuance of copies of degrees and certificates based on master registers

Persons entitled to request copy issuance include:

1. The holder of the authentic copy of the degree or certificate.

2. The legal or authorized representative of the holder of the authentic copy of the degree or certificate.

3. Parents, children; spouse; biological siblings; and other heirs of the holder of the authentic copy of the degree or certificate in case the holder is deceased.

Article 31. Procedures for issuance of copies of degrees and certificates based on master registers

1. An application for copy issuance consists of:

a) A letter of application for copy issuance which includes information on the issued degree or certificate;

b) The authentic copy or a certified true copy of an unexpired identity card or passport for the person receiving the application to inspect;

...

...

...

d) If the application is sent by post, the applicant must include certified true copies of the documents specified in Points a, b and c herein and 01 (one) stamped addressed envelope to the authority with competence in copy issuance (“copy issuing authority”).

2. Procedures for copy issuance:

a) The applicant submits 01 (one) application prescribed in Clause 1 herein in person or by post to the copy issuing authority;

b) Within the date of receipt of the application or the next working day (if the application is received after 03:00PM), the copy issuing authority must issue the copy to the applicant. In case the application is submitted by post, the time limit for issuance shall begin from the time of receipt of the valid application attested by the postal mark denoting its arrival;

c) Should the applicant request copies from different master registers or multiple copies, or the degree or certificate contain information that is difficult to inspect or compare, and the copy issuing authority be unable to abide by the time limit prescribed in Point b herein, such time limit may be extended by a maximum of 02 (two) working days or a longer period under a written agreement with the applicant.

3. The copy issuing authority shall issue the copy to the applicant based on the master register; and contents of the copy must be consistent with those retained in the master register. In case the master register is unavailable or missing information necessary for the copy to be issued or the application is rejected, the copy issuing authority shall provide a written explanation to the applicant by the deadline prescribed in Point b Clause 2 herein.

Article 32. Copy registers and management of issuance of copies of degrees and certificates based on master registers

1. Registers of copies of degrees and certificates issued based on master registers (“copy registers”) shall be compiled by the competent authorities specified in Article 29 of this Regulation upon copy issuance, which include full contents of copies issued by such authorities.

Copy registers must be compiled with precision, have their pages numbered and fan stamped and be strictly managed and permanently retained. Erasure of information in copy registers is prohibited.

...

...

...

Register entries shall be assigned consecutive natural numbers in ascending order for each year, from January 01 to December 31 inclusive; ensure register entry numbers for copies of each type of degree or certificate are distinguishable from year of copy issuance.

Chapter V

INSPECTION AND HANDLING OF VIOLATIONS

Article 33. Inspection

1. Educational authorities at all levels shall inspect management of degrees and certificates according to their assigned duties.

2. The Ministry of Education and Training shall inspect printing, management, issuance and use of degrees and certificates of the national educational system.

3. Departments of Education and Training shall inspect printing, management, issuance and use of degrees and certificates of the national educational system in educational institutions under management of provincial People’s Committees.

4. Regulatory bodies, organizations and individuals in charge of printing blank degrees and certificates, or management, issuance or use of degrees and certificates shall assist and facilitate inspection.

Article 34. Handling of violations

...

...

...