Thông tư 20/2002/TT-BGDĐT hướng dẫn thực hiện việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ và xác nhận các giấy tờ khác trong lĩnh vực giáo dục

• Số hiệu: 20/2002/TT-BGDĐT
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Giáo dục và Đào tạo
• Người ký: Lê Vũ Hùng
• Ngày ban hành: 12/04/2002

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ******	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 20/2002/TT-BGDĐT	Hà Nội, ngày 12 tháng 04 năm 2002

THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN VIỆC CẤP BẢN SAO VĂN BẰNG, CHỨNG CHỈ VÀ XÁC NHẬN CÁC GIẤY TỜ KHÁC TRONG LĨNH VỰC GIÁO DỤC

Căn cứ Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 của Chính phủ về công chúng, chứng thực;
Căn cứ Chỉ thị số 01/2001/CT-TTg ngày 05 tháng 3 năm 2001 của Thủ tướng Chính phủ về việc triển khai thực hiện Nghị định của Chính phủ về công chứng, chứng thực;Bộ Giáo dục và Đào tạo hướng dẫn thực hiện việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ và xác nhận các giấy tờ khác có liên quan đến kết quả học tập, thi cử trong lĩnh vực giáo dục theo Điều 73 Nghị định số 75/2000/NĐ-CP như sau:

I. CẤP BẢN SAO VĂN BẰNG, CHỨNG CHỈ

1. Bản sao văn bằng, chứng chỉ trong Thông tư này được hiểu là bản in do Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định có đầy đủ nội dung như bản chính (nhưng có hoa văn, ký hiệu phân biệt với bản chính, có in chữ "bản sao" ) có xác nhận của cơ quan cấp văn bằng, chứng chỉ.

2. Bản sao văn bằng, chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân theo quy định tại Thông tư này bao gồm:

 a) Bản sao bằng tốt nghiệp tiểu học, bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, bằng tốt nghiệp trung học phổ thông, bằng tốt nghiệp trung học chuyên nghiệp, bằng tốt nghiệp đào tạo nghề, bằng tốt nghiệp cao đẳng, bằng tốt nghiệp đại học, bằng thạc sĩ, bằng tiến sĩ.

 b) Bản sao chứng chỉ giáo dục thể chất; chứng chỉ giáo dục quốc phòng; chứng chỉ giáo dục không chính quy; chứng chỉ nghề do trung tâm kỹ thuật tổng hợp - hướng nghiệp hoặc trường trung học chuyên nghiệp cấp; chứng chỉ ngoại ngữ, chứng chỉ tin học và các loại chứng chỉ khác do các cơ sở giáo dục cấp theo quy định hiện hành.

3. Bản sao văn bằng, chứng chỉ được nhà trường, trung tâm giáo dục, cơ quan quản lý giáo dục (sau đây gọi chung là cơ sở giáo dục) có thẩm quyền cấp đồng thời với bản chính hoặc được cấp từ sổ gốc có giá trị như bản sao được công chứng, chứng thực theo quy định tại Nghị định số 75/2000/NĐ-CP. Người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ khi có nhu cầu có quyền đề nghị cơ sở giáo dục đã cấp bản chính cấp cho bản sao từ sổ gốc hoặc đề nghị Phòng Công chứng, Uỷ ban nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh công chứng, chứng thực theo quy định tại Điều 21 và Điều 22 Nghị định số 75.

4. Việc công chứng bản dịch các văn bằng, chứng chỉ, giấy tờ từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại được thực hiện tại Phòng Công chứng; việc công chứng, chứng thực bản sao giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ bằng tiếng nước ngoài được thực hiện tại Phòng Công chứng, Uỷ ban nhân dân cấp huyện theo quy định tại Điều 21, 22 Nghị định số 75.

5. Nguyên tắc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ:

 a) Cơ sở giáo dục có thẩm quyền cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ nào (theo quy định của Luật Giáo dục) thì có quyền và trách nhiệm cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ đó.

 b) Thủ trưởng cơ sở giáo dục có thẩm quyền ký bản chính văn bằng, chứng chỉ nào thì có thẩm quyền và trách nhiệm ký bản sao văn bằng, chứng chỉ đó và chịu trách nhiệm trước pháp luật.

 c) Việc ghi các nội dung ở bản sao văn bằng, chứng chỉ được thực hiện chính xác theo các nội dung của bản chính; tuyệt đối không được gian dối hoặc để xảy ra sai sót trong quá trình cấp bản sao.

 d) Bản sao văn bằng, chứng chỉ được cấp đồng thời với bản chính hoặc được cấp từ sổ gốc (sổ cấp bằng, chứng chỉ) khi người được cấp bản chính có yêu cầu.

 e) Việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ phải được ghi vào sổ cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ.

6. Thủ tục, trình tự cấp bản sao.

 a) Người yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ đồng thời với bản chính khi tốt nghiệp phải đăng ký trước với cơ sở giáo dục có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ.

 b) Người yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc có thể trực tiếp đề nghị hoặc gửi đề nghị cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ đến cơ sở giáo dục đã cấp bản chính qua đường bưu điện kèm theo lệ phí theo quy định.

Đối với yêu cầu trực tiếp, nếu cơ sở cấp bản sao thấy đủ điều kiện hợp lệ, việc cấp bản sao được thực hiện ngay trong ngày. Trường hợp yêu cầu cấp bản sao với số lượng lớn hoặc không có người ký ngay trong ngày thì phải hẹn lại. Thời hạn hẹn lại không quá 3 ngày làm việc.

Đối với yêu cầu gửi qua đường bưu điện, việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ được thực hiện trong thời hạn 3 ngày làm việc, kể từ khi nhận được đề nghị và lệ phí nếu cơ sở có thẩm quyền cấp bản sao thấy đủ điều kiện hợp lệ.

 c) Đối với trường hợp quy định tại điểm b của Mục này thì hồ sơ cần có khi yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ là:

Đối với người không có bản chính văn bằng, chứng chỉ khi trực tiếp đề nghị cấp bản sao phải:

Nộp phiếu yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ ghi đầy đủ các nội dung có trong bản chính văn bằng, chứng chỉ và số lượng bản sao xin cấp.

Xuất trình giấy chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ hợp lệ khác (học bạ, hộ khẩu hoặc giấy giới thiệu của cơ quan đang công tác).

Nếu người có bản chính văn bằng, chứng chỉ khi trực tiếp đề nghị cấp bản sao, có xuất trình bản chính thì không phải nộp các giấy tờ nêu trên.

Đối với người được ủy quyền của người có bản chính văn bầng, chứng chỉ yêu cầu cấp bản sao phải:

Nộp giấy ủy quyền của người có bản chính, trong đó ghi đầy đủ các nội dung có trong bản chính văn bằng, chứng chỉ; họ tên người ủy quyền, hộ khẩu thường trú, số chứng minh nhân dân, số lượng bản sao xin cấp, họ tên người được ủy quyền, số chứng minh nhân dân, nội dung ủy quyền, cam đoan của người ủy quyền. Giấy ủy quyền phải có chữ ký của người ủy quyền, người được ủy quyền và xác nhận của cơ quan người ủy quyền hoặc chính quyền địa phương nơi người ủy quyền có hộ khẩu thường trú.

Xuất trình giấy chứng minh nhân dân của người được ủy quyền.

Đối với người yêu cầu cấp bản sao qua đường bưu điện phải gửi đến cơ sở giáo dục đã cấp bản chính.

Đơn yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ trong đó ghi đầy đủ các nội dung có trong bản chính; hộ khẩu thường trú, số chứng minh nhân dân, số lượng bản sao xin cấp. Đơn yêu cầu phải có xác nhận của cơ quan hoặc chính quyền địa phương.

Bản chụp giấy chứng minh nhân dân.

Lệ phí theo quy định và cước phí bưu điện.

7. Nhiệm vụ, quyền hạn của người thực hiện thủ tục cấp bản sao, người yêu cầu cấp bản sao:

 a) Người thực hiện thủ tục cấp bản sao có nhiệm vụ: tiếp nhận yêu cầu, hồ sơ, ghi nội dung bản sao để trình ký, đóng dấu; vào sổ cấp văn bằng, chứng chỉ, sổ cấp bản sao. 

 b) Người thực hiện thủ tục cấp bản sao phải khách quan, trung thực và chịu trách nhiệm trước cơ quan và pháp luật về việc thực hiện thủ tục cấp bản sao của mình và có quyền hạn:

Chỉ thực hiện việc cấp bản sao thuộc thẩm quyền của cơ quan, đơn vị mình; từ chối cấp bản sao không thuộc thẩm quyền của cơ quan, đơn vị mình.

Yêu cầu người yêu cầu cấp bản sao xuất trình các giấy tờ cần thiết cho việc thực hiện cấp bản sao theo quy định tại mục 6 điểm c của Thông tư này; tiếp nhận, kiểm tra các giấy tờ đó; nếu thấy phù hợp thì cấp bản sao, nếu thấy có dấu hiệu giả mạo thì phải xác minh.

 c) Người yêu cầu cấp bản sao có trách nhiệm và quyền sau đây:

Người yêu cầu cấp bản sao phải xuất trình đủ các giấy tờ cần thiết liên quan đến việc xin cấp bản sao theo quy định tại mục 6 điểm c của Thông tư này và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp của các giấy tờ đó.

Nộp đủ lệ phí, cước phí bưu điện cấp bản sao theo quy định.

Có quyền yêu cầu cơ sở giáo dục có thẩm quyên cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ thực hiện yêu cầu cấp bản sao hợp pháp của mình: cấp bản sao đồng thời với cấp bản chính hoặc cấp (trực tiếp hay qua bưu điện) bản sao từ sổ gốc theo quy định tại Thông tư này.

II. XÁC NHẬN CÁC GIẤY TỜ KHÁC TRONG LĨNH VỰC GIÁO DỤC

1. Các giấy tờ khác có liên quan đến kết quả học tập, thi cử trong lĩnh vực giáo dục bao gồm: học bạ, bảng điểm, giấy chứng nhận hoàn thành khóa học, kết quả thi học sinh giỏi, thi Olympíc, văn nghệ, thể thao..: (sau đây gọi chung là giấy tờ) do cơ sở giáo dục có thẩm quyền cấp.

2. Cơ sở giáo dục có thẩm quyền đã cấp bản chính giấy tờ nào thì có quyền và trách nhiệm xác nhận bản sao giấy tờ đó. Việc xác nhận bản sao giấy tờ phải được ghi vào sổ xác nhận bản sao giấy tờ.

3. Việc xác nhận giấy tờ chỉ được thực hiện từ bản chính; bản sao giấy tờ (để xác nhận) có thể là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh bằng vi tính nhưng phải có đầy đủ nội dung, y như bản chính.

4. Thủ trưởng cơ sở giáo dục có thẩm quyền ký bản chính giấy tờ nào thì có trách nhiệm ký xác nhận hoặc có thể ủy quyền cho cấp dưới một cấp ký xác nhận giấy tờ đó theo quy định cụ thể như sau:

 a) Đối với Bộ Giáo dục và Đào tạo: Bộ trưởng có thể ủy nhiệm cho Chánh Văn phòng Bộ ký xác nhận giấy tờ và đóng dấu của Bộ.

 b) Đối với các trường đại học cao đẳng, trung học chuyên nghiệp: Hiệu trưởng nhà trường có thể ủy nhiệm cho Trưởng Phòng Đào tạo ký xác nhận giấy tờ và đóng dấu của trường.

 c) Đối với các Sở và Phòng Giáo dục và Đào tạo, các trường phổ thông, các trung tâm và các cơ sở giáo dục khác: Giám đốc, Phó giám đốc Sở, Trưởng, Phó Phòng Giáo dục và đào tạo; Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng, Giám đốc, Phó giảm đốc trung tâm; Thủ trưởng của cơ sở giáo dục ký xác nhận giấy tờ và đóng dấu của đơn vị.

5. Người xác nhận giấy tờ phải kiểm tra bản chính nếu thấy phù hợp thì xác nhận; trong trường hợp người yêu cầu xác nhận đã chuẩn bị sẵn bản sao giấy tờ để ký xác nhận thì phải đối chiếu, rà soát các nội dung được sao từ bản chính; nếu thấy có dấu hiệu giả mạo thì phải xác minh.

6. Để xác nhận giấy tờ phải đóng dấu chữ "SAO Y BẢN CHÍNH", có chữ ký của người có thẩm quyền ký xác nhận giấy tờ và đóng dấu đơn vị trên trang bản sao có chụp chữ ký và dấu của bản chính giấy tờ đó. Từng trang khác của bản sao phải được đóng dấu giáp lai và đóng dấu chữ "BẢN SAO" vào chỗ trống phía trên bên phải. Sau khi đóng dấu, phải lưu 1 bản tại đơn vị xác nhận giấy tờ.

7. Các quy định khác đối với việc xác nhận giấy tờ cũng thực hiện như các quy định đối với việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ.

III. LỆ PHÍ CẤP BẢN SAO, XÁC NHẬN GIẤY TỜ

Người yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ, xác nhận giấy tờ phải nộp lệ phí khi yêu cầu cấp bản sao, xác nhận giấy tờ đã được thực hiện.

Mức lệ phí, chế độ quản lý, sử dụng lệ phí cấp bản sao, xác nhận giấy tờ thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ theo quy định tại Thông tư này chỉ thực hiện đối với các văn bằng, chứng chỉ được cấp kể từ thời điểm Thông tư này có hiệu lực. Đối với các văn bằng, chứng chỉ được cấp trước thời điểm Thông tư này có hiệu lực nếu có nhu cầu, đương sự có thể đến Phòng công chứng yêu cầu công chứng hoặc đến Uỷ ban nhân dân cấp huyện yêu cầu chứng thực.

2. Đơn vị thuộc cơ sở giáo dục được giao nhiệm vụ quản lý cấp văn bằng, chứng chỉ thì có nhiệm vụ quản lý việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ của cơ sở đó.

3. Các cơ sở giáo dục có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ và các giấy tờ khác của hệ thống giáo dục quốc dân căn cứ vào các quy định của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ; Chỉ thị số 01/2001/CT-TTg ngày 05/3/2001 của Thủ tướng Chính phủ và hướng dẫn của Thông tư này có trách nhiệm bố trí cán bộ có phẩm chất, năng lực; bảo đảm cơ sở vật chất, phương tiện cần thiết và có kế hoạch thực hiện việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ (cấp đồng thời với bản chính và cấp từ sổ gốc) và xác nhận các giấy tờ khác của đơn vị mình theo đúng quy định.

4. Các cơ sở giáo dục hàng năm vào đầu năm học cần chủ động đăng ký số lượng nhu cầu phôi bản sao văn bằng, chứng chỉ của đơn vị với cơ quan có thẩm quyền (hoặc tự in) theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo, đảm bảo có đủ bản sao văn bằng, chứng chỉ cấp cho người học đồng thời với bản chính khi tốt nghiệp, kết thúc khóa học và nhu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ thường xuyên từ sổ gốc.

5. Các cơ sở giáo dục cần thông báo cho người học biết các quy định của Nghị định số 75, Thông tư này và quy định thời gian cấp để họ chủ động đăng ký nhu cầu cấp bản sao đồng thời với bản chính ngay từ đầu năm học cuối khóa, để đơn vị đủ thời gian chuẩn bị bản sao cùng với bản chính văn bằng, chứng chỉ cấp cho người học vào thời điểm phát bằng tốt nghiệp.

6. Lưu trữ sổ sách, hồ sơ cấp bản sao: 

    a) Sổ cấp bằng, chứng chỉ trong đó có ghi theo dõi việc cấp bản sao, sổ cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ và sổ xác nhận bản sao giấy tờ phải được bảo quản chặt chẽ, lưu trữ lâu dài. Hồ sơ cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ (là toàn bộ những giấy tờ đương sự đã nộp khi yêu cầu cấp bản sao) phải được lưu trữ lâu dài.

    b) Cơ sở giáo dục có thẩm quyền cấp bản chính và bản sao văn bằng, chứng chỉ phải thực hiện các biện pháp an toàn, phòng chống cháy, ẩm, ướt, mối mọt đối với hồ sơ cấp bản sao, sổ cấp bằng, chứng chỉ, sổ cấp bản sao và sổ xác nhận bản sao giấy tờ

7. Thủ trưởng cơ sở giáo dục có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ, xác nhận giấy tờ chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính pháp lý, tổ chức và lề lối hoạt động cấp bản sao và xác nhận giấy tờ tại đơn vị mình.

8. Cán bộ được giao nhiệm vụ thực hiện việc cấp bản sao, xác nhận giấy tờ phải nêu cao tinh thần trách nhiệm trong công việc, không được gây phiền hà, sách nhiễu, thu đúng lệ phí theo quy định. Trong khi thi hành nhiệm vụ, quyền hạn cấp bản sao, người thực hiện thủ tục cấp bản sao, xác nhận giấy tờ, người ký bản sao, ký xác nhận giấy tờ do thiếu tinh thần trách nhiệm hoặc cố ý làm trái với các quy định tại Thông tư này và các văn bản quy phạm pháp luật khác về cấp văn bằng, chứng chỉ, tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

9. Người yêu cầu cấp bản sao, xác nhận giấy tờ có hành vi sửa chữa giấy tờ, sử đụng giấy tờ giả mạo để yêu cầu cấp bản sao, xác nhận giấy tờ thì tùy mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

Thông tư này có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2002. Các quy định trước đây trái với Thông tư này đều bãi bỏ.

Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, các Sở Giáo dục và Đào tạo, các trường, cơ sở giáo dục kiến nghị để Bộ Giáo dục và Đào tạo xem xét, sửa đổi kịp thời

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

1. Sổ xác nhận bản sao giấy tờ là tài liệu lưu trữ của Nhà nước, được sử dụng để ghi các việc xác nhận được thực hiện tại đơn vị có thẩm quyền xác nhận, phục vụ việc theo dõi, tra cứu, kiểm tra và thống kê số liệu giấy tờ đã được xác nhận.

2. Sổ phải được đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối, phải được giữ sạch, không được để nhòe hoặc rách nát.

3. Chữ viết trong sổ phải rõ ràng, không tẩy xóa, phải viết cùng một thứ mực tốt mầu đen.

4. Trước khi ghi vào sổ phải kiểm tra các dữ liệu sẽ ghi vào sổ để tránh nhầm lẫn. Trường hợp viết nhầm, sửa lỗi kỹ thuật phải gạch đi viết lại, không được viết đè lên chữ cũ; khi viết lại phải ký, ghi rõ họ tên người thực hiện vào cột ghi chú và đóng dấu vào chỗ sửa.

5. Phải ghi đầy đủ các cột mục có trong sổ.

6. Khi sử dụng phải ghi ngày mở sổ, khi kết thức phải ghi ngày khóa sổ.

7. Sổ phải được bảo quản chặt chẽ, lưu trữ theo quy định tại đơn vị có thẩm quyền.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THỨ TRƯỞNG   Lê Vũ Hùng

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF EDUCATION AND TRAINING -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom - Happiness ------------
No: 20/2002/TT-BGDDT	Hanoi, April 12, 2002

CIRCULAR

GUIDING THE ISSUANCE OF DIPLOMA AND CERTIFICATE DUPLICATES AND THE CERTIFICATION OF OTHER PAPERS IN THE EDUCATIONAL FIELD

Pursuant to the Government’s Decree No. 75/2000/ND-CP of December 8, 2000 on notarization and authentication;
Pursuant to the Prime Minister’s Directive No. 01/2001/CT-TTg of March 5, 2001 on the implementation of the Government’s Decree on notarization and authentication;
The Ministry of Education and Training hereby guides the issuance of diploma and certificate duplicates and the certification of other papers related to study and examination results in the educational field under Article 73 of Decree No. 75/2000/ND-CP as follows:

I. ISSUANCE OF DUPLICATES OF DIPLOMAS AND CERTIFICATES

1. Diploma and certificate duplicates in this Circular are construed as printed copies prescribed by the Ministry of Education and Training, containing the full contents as the originals (but having designs and symbols for distinction from the originals, and printed with the word "duplicate") and the certification of the diploma- or certificate-issuing agencies.

2. Duplicates of diploma and certificates of the national educational system prescribed in this Circular include:

a/ Duplicates of primary education graduation diplomas, junior and senior secondary education graduation diplomas, professional secondary education graduation diplomas, vocational training graduation diplomas, college graduation diplomas, university graduation diplomas, master�s diplomas and doctoral diplomas.

b/ Duplicates of physical education certificates, defense education certificates, non-formal education certificates, job certificates issued by the general technical and vocational training centers or professional secondary education schools, foreign language certificates, informatics certificates, and other certificates issued by educational institutions according to current regulations.

...

...

...

4. The notarization of the translations of diplomas, certificates and papers from Vietnamese into foreign languages or vice versa shall be effected at the public notaries; the notarization or authentication of the copies of foreign-language papers, diplomas and certificates shall be effected at the public notaries or the district-level People’s Committees according to the provisions in Articles 21 and 22 of Decree No. 75.

5. Principles for the issuance of diploma and certificate duplicates

a/ The educational institutions competent to issue the original diplomas and certificates (under the provisions of the Education Law) shall have the right as well as responsibility to issue the duplicates thereof.

b/ The heads of the educational institutions who are competent to sign the original diplomas and certificates shall have the competence as well as responsibility to sign the duplicates thereof and take responsibility therefor before law.

c/ The contents of the diploma and certificate duplicates shall be inscribed exactly as the contents of the originals; in the process of issuance of duplicates it is strictly forbidden to let any cheating or errors occur.

d/ Diploma and certificate duplicates shall be issued simultaneously with the originals or from the original registers (diploma or certificate issuance registers) if the issuees of the originals so request.

e/ The issuance of the diploma and certificate duplicates must be recorded in the diploma or certificate duplicate issuance registers.

6. Procedures for and order of issuance of duplicates

a/ The requesters of the issuance of diploma or certificate duplicates together with the originals thereof upon their graduation must register such in advance with the educational institutions competent to issue such diplomas or certificates.

...

...

...

For direct requests, if the duplicate-issuing institutions find that all conditions are properly satisfied, the issuance of duplicates shall be effected immediately on the day. For requests for duplicates in a large quantity or the signer is not available on the day, an appointment must be made within three working days.

For mailed requests, the issuance of duplicates shall be effected within only three working days after the date the institutions competent to issue the duplicates receive the requests and fees and find that all conditions are properly satisfied.

c/ For the cases specified at Point b of this Section, the dossiers of request for diploma or certificate duplicates consist of:

- For those who possess no diploma or certificate originals, when applying in person for the duplicates thereof, they must:

+ Submit the written requests for diploma or certificate duplicates, containing the full contents of the original diplomas or certificates, and the required number of duplicates.

+ Produce the people’s identity card or other valid papers (study book, household residence book, or the paper of introduction by the agency where the requester is working).

If the requesters possess the original diplomas or certificates and present them when requesting in person the duplicates thereof, they do not need to submit the above-mentioned papers.

- For the persons authorized by the holders of the original diplomas or certificates to request the duplicates thereof, they must:

+ Submit the authorization letter of the original holder, containing the full contents of the original diploma or certificate; the full name of the authorizing person, his/her permanent address and people’s identity card number, the required number of duplicates, the full name of the authorized person and his/her people’s identity card number, the authorization contents, and the authorizing person’s undertaking. The authorization letter must be signed by the authorizing person, the authorized person and certified by the authorizing person’s agency or the administration of the locality where the authorizing person has registered his/her permanent residence.

...

...

...

- For those requesting by mail duplicates, they must send to the educational institutions which have issued the originals the following:

+ The written request for the issuance of diploma or certificate duplicates, containing the full contents of the original, the requester’s permanent address, and people’s identity card number, and the required number of duplicates. The written request must be certified by the requester’s agency or local administration.

+ A copy of the people’s identity card.

+ The prescribed fee and postage.

7. Tasks and powers of the persons who carry out the duplicate-issuing procedures, and of the requesters of duplicates

a/ The persons who carry out the duplicate-issuing procedures shall have the tasks of receiving the requests and dossiers, inscribing the contents of the duplicates and submitting them for signing and stamping; recording such in the diploma or certificate issuance registers and the duplicate issuance registers.

b/ The persons who carry out the duplicate-issuing procedures must be unbiased and honest and answerable to their agencies and law for carrying out the duplicate-issuing procedures, and have the powers to:

- Issue only the duplicates falling under the competence of their agencies or units; refuse to issue those falling beyond the competence of their agencies or units.

- Ask the requesters of the issuance of duplicates to present the papers necessary for the issuance of duplicates as provided for at Item 6, Point c of this Circular; receive and check these papers; if finding that they are compatible, issue the duplicates; if detecting any forgery, verify it.

...

...

...

- They must present all necessary papers related to the issuance of duplicates as provided for at Item 6, Point c, this Circular, and be responsible to law for the validity of these papers.

- To pay fully the prescribed fee and postage for issuance of duplicates.

- To ask the educational institutions competent to issue diploma or certificate duplicates to satisfy their lawful requests for duplicates: To issue duplicates together with their originals or issue (directly or by mail) duplicates from the original registers under the provisions in this Circular.

II. CERTIFICATION OF OTHER PAPERS IN THE EDUCATIONAL FIELD

1. Other papers related to the study and examination results in the educational field include: study books, transcripts, study course completion certificates, excellent pupils contest results, Olympic contest results, art performance or sport competition results (hereinafter collectively called papers), which are issued by competent educational institutions.

2. The competent educational institutions which have issued the original papers shall have the right as well as duty to certify the copies thereof. The certification of these copies must be recorded in the copy certification registers.

3. The certification of papers shall be effected only on the basis of their originals; the papers copies (for certification) may be photocopied, printed, or computer type-written ones but must contain full contents as their originals.

4. The heads of the competent educational institutions which have signed the original papers shall have the duty to sign for certification or may authorize their immediate subordinates to sign for certification these papers according to the following specific provisions:

a/ For the Ministry of Education and Training: The minister may authorize the director of the Ministry’s Office to sign for certification the papers and affix thereon the Ministry’s stamp.

...

...

...

c/ For the provincial/municipal Education and Training Services, the district-level Education and Training Sections, the general education schools, the educational centers and other educational institutions: The directors and deputy directors of the provincial/municipal Education and Training Services; the heads of the district-level Education and Training Sections; the principals and vice principals, the directors and deputy directors of the centers; the heads of the educational institutions shall sign for certification the papers and affix the unit’s stamp thereon.

5. The paper certifiers must check the originals and certify their copies if finding that they are compatible; where the certification requesters have prepared in advance the papers copies for signing for certification, they must compare and scrutinize the contents copied from the originals, if detecting any sign of forgery, they must verify them.

6. To certify the copies of papers, the words "true copy" must be affixed thereon, and the persons competent to sign the papers shall sign and affix the unit’s stamp on the copies copying the signature and stamp of the original papers. Every other paper of the copy must be affixed with the overlapping stamp, and the word "copy" on the blank space on the upper right. After the copies are affixed with the stamp, one shall be archived at the paper-certifying unit.

7. The certification of papers shall also comply with the provisions on the issuance of diploma and certificate duplicates.

III. FEES FOR ISSUANCE OF DUPLICATES AND CERTIFICATION OF PAPERS

The requesters of the issuance of diploma and certificate duplicates, or the certification of papers shall have to pay fees after their requests are met.

The fee rates and the regime of management and use of the fees for the issuance of duplicates or certification of papers shall comply with the regulations of the Ministry of Finance and the Ministry of Justice.

IV. ORGANIZATION OF IMPLEMENTATION

1. The issuance of diploma and certificate duplicates under the provisions of this Circular shall be applied to the diplomas and certificates issued from the effective date of this Circular. For those which were issued before that date, the concerned persons can request the notarization from the public notaries or the authentication from the district-level People’s Committees.

...

...

...

3. The educational institutions competent to issue diplomas, certificates and other papers of the national educational system under the provisions of the Government’s Decree No. 75/2000/ND-CP of December 8, 2000, the Prime Minister’s Directive No. 01/2001/CT-TTg of March 5 , 2001 and the guidance in this Circular, shall have to arrange qualified personnel, ensure necessary material bases and means and work out plans for the issuance of diploma and certificates duplicates (issued simultaneously with the originals and issued from the original registers) and for the certification of other papers of their own institutions according to regulations.

4. Annually at the beginning of the school year the educational institutions should register at their own initiative the needed quantities of pre-printed forms of duplicates of their diplomas and certificates with the competent agencies (or print them on their own) according to the regulations of the Ministry of Education and Training, ensuring enough diploma and certificate duplicates to be issued to the learners simultaneously with the originals upon their graduation or course completion, and at the regular requests for the issuance of diploma and certificate duplicates from the original registers.

5. The educational institutions should notify the learners of the provisions of Decree No. 75 and this Circular and set the issuance timetable for them to register their demands for the issuance of duplicates together with the originals right at the beginning of the school year or at the end of each course so that the units can have enough time for preparing the duplicates together with the original diplomas and certificates and issuing them to the learners at the time of conferment of graduation diplomas.

6. Archival of records and dossiers of issuance of duplicates:

a/ The diploma or certificate issuance register recording for monitoring the issuance of duplicates, the diploma or certificate duplicate issuance registers and the registers of certification of papers� copies shall be preserved strictly and archived for a long period. The dossiers of issuance of diploma and certificate duplicates (including all papers submitted by the requesters when requesting the issuance of duplicates) must be archived for a long period.

b/ The educational institutions competent to issue the original diplomas and certificates and the duplicates thereof must apply safety measures to prevent and fight fires, moisture and rodents harming the dossiers of issuance of duplicates, the diploma or certificate issuance registers, the duplicate issuance registers, and the registers for certification of papers� copies.

7. The heads of the educational institutions competent to issue diploma and certificate duplicates and/or certify papers shall be responsible before law for the legality of, and organizing, the duplicate-issuing and paper-certifying processes at their own units.

8. The offices assigned to issue duplicates and/or certify papers must uphold the sense of responsibility in their work, must not cause troubles, and must collect fees as prescribed. While performing their duplicate-issuing tasks and powers, if the persons who carry out the procedures for issuing duplicates and/or certifying papers, the signers of duplicates or the signers of papers for certification lack the sense of responsibility or deliberately breach the provisions of this Circular and other legal documents on the issuance of diplomas and certificates, they shall, depending on the seriousness of their breaches, be disciplined, administratively sanctioned or examined for penal liability according to the provisions of law.

9. If the requesters of the issuance of duplicates or certification of papers alter the papers or use forged papers for this purpose, they shall, depending on the seriousness of their violations, be disciplined, administratively sanctioned or examined for penal liability according to the provisions of law.

...

...

...

If meeting any problems in the course of implementation, the provincial/municipal Education and Training Services, schools and educational institutions should report them to the Ministry of Education and Training for examination and timely settlement.

FOR THE MINISTER OF EDUCATION AND TRAINING
VICE MINISTER




Le Vu Hung