Thông tư liên tịch 32/2007/TTLT-BLĐTBXH-TLĐLĐVN hướng dẫn tổ chức hoạt động của hội nghị người lao động trong công ty cổ phần, công ty TNHH

• Số hiệu: 32/2007/TTLT-BLĐTBXH-TLĐLĐVN
• Loại văn bản: Thông tư liên tịch
• Nơi ban hành: Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, Tổng liên đoàn Lao động Việt Nam
• Người ký: Nguyễn Thị Kim Ngân, Đặng Ngọc Tùng
• Ngày ban hành: 31/12/2007

BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI - TỒNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM ------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc -------------
Số: 32/2007/TTLT-BLĐTBXH-TLĐLĐVN	Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2007

THÔNG TƯ LIÊN TỊCH

HƯỚNG DẪN TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA HỘI NGHỊ NGƯỜI LAO ĐỘNG TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN, CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN

Căn cứ Quy chế thực hiện dân chủ ở công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn, ban hành kèm theo Nghị định số 87/2007/NĐ-CP ngày 28/5/2007 của Chính phủ, Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội và Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam hướng dẫn tổ chức hoạt động của Hội nghị người lao động trong công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn, như sau:

I. QUY ĐỊNH CHUNG

1. Phạm vi, đối tượng áp dụng

a. Phạm vi áp dụng: công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn được thành lập, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp năm 2005 (sau đây gọi chung là công ty).

b. Đối tượng áp dụng: Hội đồng quản trị; Hội đồng thành viên; Chủ tịch công ty; Tổng Giám đốc, Giám đốc các Công ty cổ phần, Công ty trách nhiệm hữu hạn (sau đây gọi chung là Giám đốc công ty); Ban chấp hành Công đoàn hoặc Ban Chấp hành Công đoàn lâm thời (sau đây gọi chung là Ban chấp hành Công đoàn công ty); người lao động trong Công ty cổ phần, Công ty trách nhiệm Hữu hạn.

c. Khuyến khích các doanh nghiệp tư nhân, Công ty hợp danh vận dụng, thực hiện quy định của Thông tư liên tịch này để tổ chức Hội nghị người lao động, góp phần tích cực vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

2. Mục đích tổ chức Hội nghị người lao động

a. Tổ chức Hội nghị người lao động trong Công ty cổ phần, Công ty trách nhiệm hữu hạn nhằm phát huy quyền dân chủ trực tiếp của người lao động; tạo điều kiện để người lao động được biết, được tham gia ý kiến, được quyết định và giám sát những vấn đề có liên quan đến quyền, lợi ích, nghĩa vụ và trách nhiệm của người lao động.

b. Thông qua thực hiện dân chủ trực tiếp tại Hội nghị người lao động xây dựng quan hệ lao động hài hòa, ổn định, góp phần phòng ngừa và hạn chế tranh chấp lao động; thực hiện dân chủ trong khuôn khổ pháp luật, xây dựng doanh nghiệp phát triển bền vững.

3. Nguyên tắc tổ chức hoạt động của Hội nghị người lao động.

a. Hội nghị người lao động trong công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn phải được tổ chức hằng năm. Trong những trường hợp cần thiết Giám đốc hoặc Ban chấp hành công đoàn có thể đề xuất tổ chức Hội nghị người lao động bất thường.

b. Hội nghị người lao động được thừa nhận là hợp lệ khi có sự tham dự của trên 2/3 tổng số đại biểu được Giám đốc và Ban chấp hành Công đoàn công ty quyết định triệu tập.

c. Nghị quyết của Hội nghị người lao động có giá trị khi có trên 50% tổng số đại biểu chính thức biểu quyết tán thành.

II. NỘI DUNG HỘI NGHỊ NGƯỜI LAO ĐỘNG

1. Nội dung Hội nghị người lao động cấp phòng ban, phân xưởng

Trưởng phòng, ban; Quản đốc phân xưởng; Tổ trưởng, Đội trưởng của tổ, đội sản xuất: báo cáo kết quả thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch của năm trước và các chỉ tiêu, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh được giao trong năm kế hoạch của đơn vị.

Chủ tịch Công đoàn bộ phận (Tổ trưởng Công đoàn): báo cáo đánh giá việc thực hiện các chế độ, chính sách đối với người lao động trong phạm vi phòng, ban, phân xưởng, tổ, đội sản xuất và các kiến nghị của người lao động; trình bày dự thảo mới hoặc dự thảo sửa đổi, bổ sung Thỏa ước lao động tập thể, dự thảo mới hoặc dự thảo sửa đổi, bổ sung các nội quy, quy chế công ty.

Người lao động: thảo luận về các giải pháp để hoàn thành và hoàn thành vượt mức các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh; đề xuất những sáng kiến, kiến nghị cải thiện điều kiện làm việc tại phòng, ban, phân xưởng, đội sản xuất; nêu những kiến nghị với Giám đốc công ty và Ban chấp hành Công đoàn công ty; thảo luận nội dung dự thảo mới hoặc dự thảo sửa đổi, bổ sung Thỏa ước lao động tập thể, dự thảo mới hoặc dự thảo sửa đổi, bổ sung các nội quy, quy chế công ty.

Bầu đại biểu dự Hội nghị người lao động công ty.

2. Nội dung Hội nghị người lao động toàn công ty

2.1. Phần nghi thức:

a. Bầu Đoàn chủ tịch và thư ký hội nghị:

- Đoàn chủ tịch hội nghị bao gồm: Giám đốc, Chủ tịch Công đoàn công ty; thành viên khác (do Hội nghị quyết định bằng hình thức biểu quyết), Đoàn chủ tịch có trách nhiệm chủ trì hội nghị.

- Đoàn chủ tịch dự kiến thư ký và lấy biểu quyết hội nghị. Thư ký hội nghị có trách nhiệm ghi biên bản, dự thảo nghị quyết của hội nghị.

b. Báo cáo tình hình Đại biểu dự hội nghị.

2.2. Phần nội dung:

a. Giám đốc công ty báo cáo các nội dung sau:

- Báo cáo kết quả sản xuất, kinh doanh năm qua; tình hình thực hiện các chế độ chính sách liên quan tới quyền, lợi ích của người lao động.

- Trình bày phương hướng, nhiệm vụ kế hoạch, biện pháp phát triển sản xuất, kinh doanh, phương án sắp xếp tổ chức bộ máy quản lý điều hành, sắp xếp lao động, đổi mới thiết bị, công nghệ trong thời gian tới.

- Báo cáo đánh giá về các biện pháp nhằm đảm bảo an toàn vệ sinh lao động, phòng, chống cháy, nổ, bảo vệ môi trường, cải thiện điều kiện làm việc, nâng cao đời sống vật chất và tinh thần, đào tạo và đào tạo lại nghề cho người lao động.

- Báo cáo tình hình xây dựng và thực hiện các nội quy, quy chế của công ty, những nội dung sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình sản xuất, kinh doanh và mô hình quản lý của công ty.

- Báo cáo công khai mức trích lập quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng thành viên, trích nộp kinh phí công đoàn, trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; công khai tài chính về các nội dung liên quan đến người lao động.

- Trả lời các câu hỏi của đại biểu có liên quan đến công tác điều hành, quản lý, tiếp thu và giải quyết các kiến nghị thuộc thẩm quyền của Giám đốc.

- Tiếp thu các nội dung để kiến nghị với Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, Đại Hội đồng cổ đông giải quyết theo thẩm quyền.

b. Ban chấp hành Công đoàn công ty báo cáo nội dung như sau:

- Báo cáo kết quả tổ chức hoạt động Hội nghị người lao động cấp phòng, ban, phân xưởng, đội sản xuất và các kiến nghị của người lao động đã tập hợp từ hội nghị cấp dưới.

- Báo cáo việc tham gia xây dựng, sửa đổi các nội quy, quy chế liên quan trực tiếp đến quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động.

- Báo cáo tình hình sử dụng quỹ phúc lợi, quỹ khen thưởng, thực hiện Thỏa ước lao động tập thể, những nội dung đã được thực hiện, chưa thực hiện được, nguyên nhân chưa thực hiện.

- Trình bày nội dung dự thảo Thỏa ước lao động tập thể mới hoặc dự thảo sửa đổi, bổ sung Thỏa ước lao động tập thể.

- Báo cáo các kiến nghị của tập thể người lao động với Giám đốc công ty, Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông.

- Tiếp thu ý kiến của đại biểu về những vấn đề thuộc vai trò, trách nhiệm của Công đoàn.

c. Đại biểu thảo luận tại hội nghị.

d. Ký kết Thỏa ước lao động tập thể mới hoặc ký sửa đổi, bổ sung Thỏa ước lao động tập thể (khi đã hoàn thành thương lượng theo luật định).

e. Khen thưởng, phát động thi đua, ký kết các giao ước thi đua phấn đấu hoàn thành các chỉ tiêu sản xuất, kinh doanh năm kế hoạch.

g. Biểu quyết thông qua Nghị quyết Hội nghị người lao động.

3. Nội dung Hội nghị người lao động bất thường

Nội dung của Hội nghị người lao động bất thường tập trung bàn và quyết định các vấn đề là nguyên nhân phải triệu tập hội nghị.

III. TỔ CHỨC HỘI NGHỊ

1. Thời điểm tổ chức Hội nghị người lao động

a. Hội nghị người lao động tại các phòng, ban, phân xưởng, đội sản xuất tiến hành sau khi có kế hoạch tổ chức Hội nghị người lao động công ty, có số lượng phân bổ đại biểu đi dự Hội nghị người lao động công ty.

b. Hội nghị người lao động công ty được tổ chức khi có kế hoạch sản xuất kinh doanh của năm tiếp theo được Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên thông qua.

2. Hình thức tổ chức Hội nghị người lao động.

a. Hội nghị toàn thể được tổ chức ở các công ty có dưới 100 lao động.

b. Hội nghị đại biểu được tổ chức ở các công ty có từ 100 lao động trở lên.

c. Hội nghị người lao động cấp phòng ban, phân xưởng được tổ chức khi công ty tổ chức hội nghị đại biểu.

d. Hội nghị bất thường: Khi có những biến động lớn, ảnh hưởng tới tình hình sản xuất, kinh doanh của công ty, tác động trực tiếp tới quyền lợi, nghĩa vụ của người lao động trong công ty thì Giám đốc hoặc Ban Chấp hành Công đoàn công ty có thể đề xuất việc tổ chức Hội nghị người lao động bất thường.

3. Thành phần tham dự Hội nghị người lao động

a. Hội nghị toàn thể

- Thành phần tham dự hội nghị gồm toàn thể người lao động, có hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 12 đến 36 tháng tại thời điểm tổ chức hội nghị.

- Ở những công ty do đặc thù sản xuất kinh doanh, người lao động không thể rời vị trí sản xuất thì Giám đốc và Ban chấp hành Công đoàn công ty thỏa thuận thành phần tham dự hội nghị.

b. Hội nghị đại biểu

- Thành phần tham dự hội nghị đại biểu bao gồm đại biểu đương nhiên và đại biểu được bầu từ phòng, ban, phân xưởng, đội sản xuất theo cơ cấu và số lượng do Giám đốc và Ban chấp hành Công đoàn công ty thống nhất quyết định theo nguyên tắc sau:

+ Đại biểu đương nhiên gồm: Thành viên Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên; Giám đốc, Phó Giám đốc, Kế toán trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Ủy viên thường vụ Ban chấp hành Công đoàn công ty (ủy viên Ban chấp hành nơi không có thường vụ); Bí thư Đảng ủy hoặc Bí thư chi bộ (nơi không có Đảng ủy); Bí thư Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh; Trưởng ban Kiểm soát; Trưởng ban nữ công.

+ Đại biểu bầu: Việc bầu đại biểu dự Hội nghị người lao động công ty được tiến hành bằng hình thức bỏ phiếu kín hoặc giơ tay biểu quyết tại hội nghị người lao động cấp phòng, ban, phân xưởng, đội sản xuất.

Số lượng đại biểu bầu do Giám đốc và Ban chấp hành Công đoàn công ty thống nhất, quyết định phân bổ trên cơ sở số lao động của các phòng, ban, phân xưởng, đội sản xuất.

Đại biểu được bầu dự Hội nghị người lao động công ty là người được trên 50% số phiếu bầu. Trường hợp nếu có nhiều người được trên 50% số phiếu bầu thì lấy theo thứ tự từ người được số phiếu cao nhất trở xuống cho đến khi đủ số đại biểu được phân bổ; Trường hợp bầu lần thứ nhất chưa đủ số đại biểu được phân bổ thì tiếp tục bầu cho đến khi có đủ số đại biểu; Trong trường hợp nhiều đại biểu có cùng số phiếu bầu vượt quá số đại biểu được phân bổ thì tổ chức bầu tiếp những người có cùng số phiếu bầu này để lấy từ người có phiếu bầu cao nhất đến đủ số đại biểu được phân bổ.

c. Hội nghị cấp phòng ban, phân xưởng:

Thành phần dự hội nghị là người lao động trong các phòng, ban, phân xưởng, tổ đội sản xuất.

d. Hội nghị bất thường:

Thành phần dự hội nghị là đại biểu đã tham dự Hội nghị người lao động thường niên trước đó.

4. Trách nhiệm của các bên tham gia Hội nghị người lao động

4.1. Trách nhiệm của Giám đốc công ty

a. Trước khi tổ chức hội nghị:

- Chủ trì xây dựng kế hoạch tổ chức Hội nghị người lao động tại công ty, thống nhất với Ban chấp hành Công đoàn công ty về hình thức hội nghị, số đại biểu phân bổ cho các đơn vị, ra quyết định triệu tập hội nghị.

- Chuẩn bị báo cáo về tình hình thực hiện kế hoạch năm qua, phương hướng nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh năm tới và các báo cáo khác có liên quan.

- Chủ trì phối hợp với Công đoàn Công ty chuẩn bị dự thảo mới hoặc nội dung sửa đổi, bổ sung Thỏa ước lao động tập thể; dự thảo các nội quy, quy chế và các văn bản khác để đưa ra lấy ý kiến tại Hội nghị người lao động cấp phòng, ban, phân xưởng.

- Chuẩn bị các điều kiện vật chất, kỹ thuật để tổ chức Hội nghị người lao động công ty.

b. Trong quá trình tổ chức hội nghị:

Thực hiện các nội dung quy định tại mục II, khoản 2, điểm 2.2, tiết a Thông tư này.

c. Sau khi tổ chức hội nghị:

- Giám đốc chịu trách nhiệm chỉ đạo các phòng, ban, phân xưởng, đội sản xuất lập kế hoạch, triển khai thực hiện Nghị quyết Hội nghị người lao động; nghiên cứu sửa đổi, bổ sung các quy định của công ty phù hợp với những nội dung đã thông qua tại Hội nghị người lao động công ty.

- Triển khai thực hiện Nghị quyết Hội nghị người lao động và Thỏa ước lao động tập thể đã ký kết giữa Giám đốc và đại diện Ban chấp hành Công đoàn công ty.

- Định kỳ 6 tháng, cùng với Ban chấp hành Công đoàn đánh giá tình hình thực hiện Nghị quyết Hội nghị người lao động, Thỏa ước lao động tập thể, kết quả các phong trào thi đua và thông báo cho người lao động trong công ty biết.

4.2. Trách nhiệm của Ban chấp hành Công đoàn công ty

a. Trước khi tổ chức hội nghị:

- Phối hợp với Giám đốc công ty xây dựng kế hoạch tổ chức Hội nghị người lao động công ty.

- Chuẩn bị báo cáo về tình hình thực hiện Thỏa ước lao động tập thể, sử dụng các quỹ khen thưởng, phúc lợi, các quỹ do người lao động đóng góp.

- Giám sát tình hình thực hiện Hội nghị người lao động các phòng ban, phân xưởng, đội sản xuất, tập hợp các kiến nghị của người lao động.

- Tiến hành thương lượng các nội dung dự thảo mới hoặc dự thảo sửa đổi, bổ sung Thỏa ước lao động tập thể (theo quy định của pháp luật).

- Tham gia xây dựng dự thảo mới hoặc dự thảo sửa đổi, bổ sung các nội dung, quy chế công ty.

b. Trong quá trình tổ chức hội nghị:

Thực hiện các nội dung quy định tại mục II, khoản 2, điểm 2.2, tiết b Thông tư này.

c. Sau khi tổ chức Hội nghị:

- Báo cáo kết quả tổ chức hoạt động của Hội nghị người lao động công ty với Công đoàn cấp trên trực tiếp.

- Phối hợp với Giám đốc chỉ đạo, triển khai thực hiện Nghị quyết Hội nghị người lao động và Thỏa ước lao động tập thể.

- Tham gia với Giám đốc trong việc thực hiện sửa đổi, bổ sung các quy định của công ty cho phù hợp với Thỏa ước lao động tập thể, nội quy, quy chế công ty mà Hội nghị người lao động đã thông qua.

- Giám sát việc thực hiện Nghị quyết Hội nghị người lao động. Phối hợp với các đoàn thể trong công ty động viên người lao động thực hiện Nghị quyết Hội nghị người lao động, Thỏa ước lao động tập thể, các nội quy, quy chế đã thông qua.

- Định kỳ 6 tháng, cùng với Giám đốc công ty đánh giá tình hình thực hiện Nghị quyết Hội nghị người lao động công ty, Thỏa ước lao động tập thể, kết quả các phong trào thi đua và thông báo cho người lao động trong công ty biết.

4.3. Trách nhiệm Đại biểu dự Hội nghị người lao động công ty

a. Thảo luận và tham gia ý kiến trực tiếp những vấn đề Giám đốc, Công đoàn công ty trình bày: những giải pháp thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất, kinh doanh đề ra; những sáng kiến và các biện pháp nhằm nâng cao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm, hạ giá thành, tiết kiệm nguyên vật liệu, an toàn lao động, vệ sinh lao động, bảo vệ môi trường, cải thiện điều kiện làm việc, sắp xếp bố trí lao động hợp lý; đề xuất những giải pháp cải thiện quan hệ lao động trong công ty, cải thiện đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động.

b. Thảo luận nội dung dự thảo mới Thỏa ước lao động tập thể hoặc nội dung dự thảo sửa đổi, bổ sung Thỏa ước lao động tập thể để đại diện Ban chấp hành Công đoàn và Giám đốc công ty ký (nếu đảm bảo các quy định của pháp luật hiện hành).

c. Thảo luận và biểu quyết những nội dung kiến nghị với Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên công ty về những vấn đề vượt quá thẩm quyền của Giám đốc; Biểu quyết thông qua Nghị quyết Hội nghị người lao động công ty.

d. Truyền đạt lại kết quả Hội nghị người lao động công ty cho những người không đi dự hội nghị.

5. Kinh phí tổ chức Hội nghị người lao động

Doanh nghiệp đảm bảo kinh phí để tổ chức Hội nghị người lao động công ty và hội nghị người lao động các phòng ban, phân xưởng, đội sản xuất.

IV. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo.

2. Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, giám đốc công ty có trách nhiệm phối hợp với Ban chấp hành công đoàn công ty thực hiện Thông tư này.

3. Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố phối hợp với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội; Công đoàn ngành Trung ương, Công đoàn Tổng công ty trực thuộc Tổng Liên đoàn phối hợp với cơ quan chức năng triển khai thực hiện Thông tư liên tịch này và báo cáo kết quả về Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam và Bộ Lao động – Thương Binh và Xã hội.

4. Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam phối hợp với Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hằng năm kiểm tra, đánh giá việc tổ chức Hội nghị Người lao động trong các công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn, kịp thời tháo gỡ và giải quyết các vướng mắc của cơ sở./.

TM. ĐCT TỔNG LIÊN ĐOÀN LĐVN CHỦ TỊCH Đặng Ngọc Tùng

BỘ TRƯỞNG BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI Nguyễn Thị Kim Ngân

Nơi nhận: - Thủ tướng, các Phó Thủ tướng Chính phủ; - Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chính phủ; - Văn phòng Trung ương Đảng và các Ban của Đảng; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, Cơ quan thuộc Chính phủ; - Các cơ quan Trung ương các đoàn thể; - Tòa án nhân dân tối cao; - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; - Kiểm toán Nhà nước; - UBND các tỉnh, Tp trực thuộc Trung ương; - Sở LĐTB&XH các tỉnh, TP trực thuộc Trung ương; - LĐLĐ các tỉnh, TP trực thuộc Trung ương; - Các Công đoàn ngành TW; - Công đoàn TCT trực thuộc TLĐ; - Cục kiểm tra văn bản – Bộ Tư pháp; - Công báo Chính phủ; - Lưu: VTTLĐ, VT Bộ LĐ-TB&XH, CSKTXH, Vụ LĐVL.

Tiếng Anh (English)

MNISTRY OF LABOR – INVALIDS AND SOCIAL AFFAIRS – VIETNAM GENERAL CONFEDERATION OF LABOR ------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness -------------
No.: 32/2007/TTLT-BLDTBXH-TLDLDVN	Hanoi, December 31, 2007

JOINT CIRCULAR

GUIDING ORGANIZATION AND OPERATION OF EMPLOYEES CONFERENCES IN THE JOINT-STOCK COMPANIES, LIMITED LIABILITY COMPANIES

Pursuant to the Regulation on the implementation of democracy in joint-stock companies, limited liability companies, issued together with Decree No.87/2007/ND-CP dated 28/5/2007 of the Government, Ministry of Labour - Invalids and Social Affairs and Vietnam General Confederation of Labour guide the organization and operation of the Meetings of employees in the joint-stock companies, limited liability companies, as follows:

I. GENERAL PROVISIONS

1. The scope and subjects of application

a. Scope of application: joint-stock companies, limited liability companies established and operating under the 2005 Enterprise Law (hereinafter referred to as company).

b. Subjects of application: the Boards of Management; Members’ Councils, Chairmen of the companies; General Directors, Directors of the Joint Stock companies, Limited Liability Companies (hereinafter referred to as company directors); Union Executive Committee or Provisional Union Executive Committee (hereinafter referred to as the Union Executive Committee of the company); employees in the Joint Stock companies, Limited Liability Companies.

c. To encourage the private enterprises, partnership to apply, to implement the provisions of this Joint Circular to hold the Conferences of employees, contributing to the sustainable development of enterprises.

...

...

...

a. The holding of the Meetings of employees in the joint-stock companies, limited liability companies is to promote the direct democracy right of the employees; to facilitate the employee to be known, contributed opinions, made the decision and monitored issues related to rights, benefits, obligations and responsibilities of employees.

b. Through the implementation of direct democracy at the Meetings of employees, to build harmonious and stable labor relations contributing to prevention and limitation of labor disputes and to carry out democracy in the legal framework, building enterprises of sustainable development.

3. Principles of organization and operation of the Meetings of the employees.

a. The Meetings of the employees in the joint-stock companies, limited liability companies shall be held annually. In case of necessity, the Director or the Union Executive Committee may propose the irregular Meetings of the employees.

b. The Meeting of the employees shall be recognized as valid when attended by over two thirds of delegates decided to convene by Director and the company Union Executive Committee.

c. Resolution of the Meeting of the employees is valid when there are more than 50% of the official delegates voted.

II. CONTENTS OF THE MEETING OF EMPLOYEES

1. The contents of the meetings of employees at levels of departments, workshops

Managers of departments and the Workshop manager; group leaders, team leaders of production group, team: report the results of the implementation of planned targets of the previous year and targets, production and business tasks assigned in the plan year of the unit.

...

...

...

The employees: to discuss solutions to complete and fulfill in access of the targets of production and business plans; propose the initiatives and recommendations to improve working conditions in the departments and divisions, workshops, production teams; raise proposals to company director and Union Executive Committee of company; discuss the new draft’s contents or draft amending and supplementing collective labor agreement, the new draft or draft amending and supplementing internal rules and regulations of the company.

Elect delegates to participate in the Meeting of employees of the company.

2. The contents of the Meeting of employees of the whole company

2.1. Ritual Part:

a. To elect the Presidium and secretary of the meeting:

- Presidium of the meeting includes: Director, Chairman of the company Trade Union; other members (decided by the meeting by voting), the Presidium shall preside over the meeting.

- Presidium prepares Secretary and gets the meeting’s vote. Secretary of the meeting shall be responsible for recording minute and resolution draft of the meeting.

b. Report on the meeting delegates.

2.2. The Content Part:

...

...

...

- The results of manufacturing and trading in a year; the status of implementation of policies related to rights and interests of employees.

- The direction, planning tasks, development methods of production, business, plans for arrangement, organization of executive management apparatus, labor arrangements, innovation of equipment and technology in the future.

- Assessment on measures to ensure occupational hygiene and safety, of prevention and fighting of fire and explosion, environmental protection, improvement of working conditions, improvement of material and spiritual life, training and retraining for employees.

- The formulation and implementation of internal rules and regulations of the company, its amendments, and supplements to suit the situation of production, business, and management models of the company.

- Publication of the level of appropriating reward fund, welfare fund as decided by the General Meeting of Shareholders, the Members’ Council, deducting to pay trade union fees, social insurance, health insurance; the financial disclosure of the contents related to the employees.

- Answers the questions of delegates involved in the works of operating, managing, receiving, and settling proposals under the jurisdiction of the Director.

- Absorbs the contents to propose to the Board of Management, the Members’ Council, and General Meeting of Shareholders for settlement according to their competence.

b. Union Executive Committee of Company reports the following contents:

- The results of organizing activities of meeting of employees at level of departments, workshops, production teams and the recommendations of the laborers which have been gathered from the lower level meeting.

...

...

...

- The use of welfare and reward funds and implementation of the collective labor agreement, the contents made, not been implemented yet, its cause.

- Presents draft’s contents of new collective labor agreement or draft of amendment and supplement of collective labor agreement.

- Reports on the recommendations of the collective of employees to the company director, the Board of Management, the Members’ Council, General Meeting of Shareholders.

- Absorbs the delegates’ commends on the issues of the role and responsibilities of Trade Unions.

c. Delegates discuss at the meeting.

d. Signing of new collective labor agreement or signing of amendment and supplement of collective labor agreement (when it has been completed negotiations by law).

e. Commendation, launch of the competition, signing of covenants to effort to fulfill the production and business targets in the plan year.

g. Vote to adopt Resolution of the meeting of employees.

3. The contents of the irregular meeting of employees

...

...

...

III. MEETING ORGANIZATION

1. Time for organizing the meeting of employees

a. The meetings of employees in the departments, workshops, production teams are carried out after having the plan to hold the meeting of employees of company, having number delegates allocated to attend the meeting of employees of company.

b. The meeting of employees of company is held when having the plan of production, business of the following year passed by the Management Board, Members’ Council.

2. Form to hold the meeting of employees.

a. The General meetings are held in the companies with less than 100 employees.

b. The meetings of delegates are held in the companies with 100 employees or more.

c. The meetings of employees at level of the departments, workshops are held when the company hold meeting of delegates.

d. Irregular meetings: When there are big changes, affecting the production and business of the company, impacting directly to the rights and obligations of employees in the company, the Director or Union Executive Committee of company may propose the organization of the irregular meeting of employees.

...

...

...

a. The General meeting

- Participants of the meeting include all employees having labor contracts with indefinite term, labor contracts with definite terms of full 12 to 36 months at the time of the meeting.

- In the companies that because of particular production and business, employees can not leave their positions, Directors and Union Executive Committees of the companies agree the participants of the meeting.

b. Meeting of delegates

- Participants of the meeting of delegates include representatives as a matter of course, and representatives to be elected from departments, workshops, team production according to structure and quantities agreed to decide by Director and Union Executive Committee of the company by the following principles:

+ Representatives as a matter of course include: Members of the Management Board, Members’ Council, director, deputy directors, chief accountant, Chairman, Vice Chairman, Members of Standing Union Executive Committee of company (Executive Committee members where there is no Standing); Party Secretary or Secretary of cell (where there is no Party); Secretary of the Communist Youth Union of Ho Chi Minh; Head of Inspection Committee; Head of Women's Affairs.

+ Representatives to be elected: The election of delegates to attend the meeting of employees of the company shall be conducted in the form of secret ballot vote or voting by a show of hands at the meeting of employees at level of departments, workshops, and the production teams.

The number of delegates to be elected shall be agreed, decided to allocate by the Director and Union Executive Committee of company on the basis of the number of employees of the departments, workshops, and the production teams.

Delegates to be elected at the meeting of employees of the company are the one who have more than 50% of the votes. If there are many people who have more than 50% of the votes, it shall be taken in order from the one who has the highest number of votes, counted down until sufficient number of delegates allocated; if the first vote has insufficient number of representatives allocated, it shall continue to vote until having sufficient number of representatives; In the case many representatives have the same number of votes exceeding the allocated number of delegates, it shall be continued to vote for these people to choose from the one who has the highest number of votes till sufficient number of delegates allocated.

...

...

...

Participants in the meeting are the employees in the departments, workshops, the production teams.

d. Irregular meeting:

Participants in the meeting are the delegates who attended the annual meeting of employees previously.

4. The responsibilities of the parties to attend the meeting of employees

4.1. Responsibilities of Director

a. Before the meeting:

- Preside over the formulation of plan to hold meeting of employees at the company, consistent with Union Executive Committee of company on the form of the meeting, number of delegates allocated to the units, make decision to convene the meeting.

- Prepare the reports on the implementation of the plan of the preceding year, the oriented task of manufacturing, business of the following year and other relevant reports.

- Preside over and coordinate with Trade union of company to prepare a new draft or draft of amendment and supplement of collective labor agreement; the draft of internal rules, regulations and other documents to consult at the meeting for employees at level of departments, workshops.

...

...

...

b. During the meeting:

Implement the internal rules provided for in item II, point 2.2, clause 2, section a of this Circular.

c. After the meeting:

- Director is responsible for directing the departments, workshops, production teams to plan, implement the Resolution of the meeting of employees; studying to amend and supplement the provisions of the company to suite the passed contents at the meeting of employees of the company.

- Implement the Resolution of the meeting of employees and the collective labor agreement signed between the Director and representative of Union Executive Committee of the company.

- Every six months, along with the Union Executive Committee review the implementation of Resolution of the meeting of employees, collective labor agreement, results of the competition movement and notify the employees in company.

4.2. Responsibilities of the Union Executive Committees of companies

a. Before the meeting:

- Coordinate with the Director of the company to set up plan of organizing the meeting of employees of the company.

...

...

...

- Monitor the implementation of the employee meetings at the departments, workshops, production teams, gather recommendations of the employees.

- Conduct negotiations of the contents of new draft or draft of amendment, supplement of the collective labor agreement (as defined by law.

- Participate in compiling new draft or draft of amendment, supplement of the contents and regulations of the company.

b. During the meeting:

Implement the contents provided for in Item II, clause 2, point 2.2, section b of this Circular.

c. After the meeting:

- Report the results of the organization and operation of the meeting of employees to superior Trade union.

- Coordinate with the Director to direct and implement the Resolution of the meeting of employees and collective labor agreement.

- Participate with the Director in the implementation of amendment and supplement of the provisions of the company in accordance with collective labor agreement, internal rules, and regulations passed by the meeting of employees.

...

...

...

- Every six months, along with company director review the implementation of Resolution of the meeting of employees and collective labor agreement, results of the competition movement and notify the employees in company.

4.3. Responsibility of delegates attending the company meeting of employees

a. Discuss and comment directly issues that director or Trade union of company present: the solutions to implement the targets, plans of production, business set up; the initiatives and measures to improve labor productivity, product quality, lower cost, save raw materials, of labor safety, labor hygiene, environmental protection, improve working conditions, arrange labor suitably; propose the measures to improve labor relations in the company, improve the material and morale life for employees.

b. Discuss contents of new draft of collective labor agreement or the draft of amendment and supplement of the collective labor agreement for representative of the Union Executive Committee and Director of the company to sign (if it guarantees to comply with current provisions of law).

c. Discuss and vote on the recommendations to the General Meeting of Shareholders, the Management Board, the Members’ Council of the company on matters beyond the competence of the Director; vote for passing the Resolution of the meeting of employees of the company.

d. Communicate the results of the meeting of employees of the company to those who do not attend the meeting.

5. Funds for organizing the meeting of employees

Enterprise ensures funding for organizing the meeting of employees of company and the meeting of employees at the departments, workshops, production teams.

IV. IMPLEMENTATION PROVISIONS

...

...

...

2. Management Board, Members’ Council, Director of the company shall coordinate with the Union Executive Committee of the company to implement ​​this Circular.

3. Labor Confederation of provinces and cities coordinate with the Department of Labour - Invalids and Social Affairs; the Central Branch Trade Union, Trade Unions of Corporations under the General Confederation coordinate with functional agencies to implement this Joint Circular and report the results to the General Confederation of Labour of Vietnam and Ministry of Labour - Invalids and Social Affairs.

4. General Confederation of Labour of Vietnam shall coordinate with the Ministry of Labour - Invalids and Social Affairs to annually inspect and assess the organization of the meeting of employees in the stock companies, limited liability companies to timely solve problems of the establishment./. 

FOR PRESIDIUM OF VIETNAM GENERAL CONFEDERATION OF LABOR




Dang Ngoc Tung

MINISTER OF LABOR – INVALIDS AND SOCIAL AFFAIRS




Nguyen Thi Kim Ngan