Văn bản hợp nhất 109/VBHN-VPQH 2026 Luật Công chứng

Thuộc tính
Nội dung
Tiếng Anh (English)
Văn bản gốc/PDF
Lược đồ
Liên quan hiệu lực
Liên quan nội dung
Thuộc tính
Tải về
Các bản dự thảo

Đang tải văn bản...

Số hiệu:	109/VBHN-VPQH	Loại văn bản:	Văn bản hợp nhất
Nơi ban hành:	Văn phòng quốc hội	Người ký:	Lê Quang Mạnh
Ngày ban hành:	19/05/2026	Ngày hợp nhất:	Đã biết
Ngày công báo:	Đã biết	Số công báo:	Đã biết
		Tình trạng:	Đã biết

VĂN PHÒNG QUỐC HỘI --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 109/VBHN-VPQH	Hà Nội, ngày 19 tháng 5 năm 2026

LUẬT

CÔNG CHỨNG

Luật Công chứng số 46/2024/QH15 ngày 26 tháng 11 năm 2024 của Quốc hội, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2025, được sửa đổi, bổ sung bởi:

1. Luật Thi hành án dân sự số 106/2025/QH15 ngày 05 tháng 12 năm 2025 của Quốc hội, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2026;

2. Luật số 04/2026/QH16 ngày 23 tháng 4 năm 2026 của Quốc hội sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2027.

Căn cứ Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;

Quốc hội ban hành Luật Công chứng^[1].

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Luật này quy định về công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, việc hành nghề công chứng, thủ tục công chứng và quản lý nhà nước về công chứng.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1.^[2] Công chứng là dịch vụ công do công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện để chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của giao dịch bằng văn bản (sau đây gọi là giao dịch) phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài thực hiện công chứng giao dịch theo quy định tại Điều 73 của Luật này.

2.^[3] Công chứng viên là người có đủ tiêu chuẩn theo quy định của Luật này, được Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh) bổ nhiệm để hành nghề công chứng và thực hiện một số nhiệm vụ chứng thực theo quy định của pháp luật.

3. Người yêu cầu công chứng là cá nhân, tổ chức trong nước hoặc cá nhân, tổ chức nước ngoài tham gia giao dịch có yêu cầu công chứng giao dịch theo quy định của Luật này.

4. Văn bản công chứng là giao dịch bằng văn bản đã được công chứng theo quy định của Luật này.

5. Hành nghề công chứng là việc công chứng viên của 01 tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc công chứng theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan.

Điều 3. Giao dịch phải công chứng^[4]

1. Giao dịch phải công chứng là giao dịch quan trọng, đòi hỏi điều kiện tham gia giao dịch chặt chẽ, mức độ an toàn pháp lý cao và được luật quy định phải công chứng.

2. Bộ Tư pháp chủ trì, phối hợp với các Bộ, ngành có liên quan rà soát, cập nhật, đăng tải danh mục các giao dịch phải công chứng, chứng thực trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp.

Điều 4. Chức năng xã hội của công chứng viên

Công chứng viên cung cấp dịch vụ công do Nhà nước ủy nhiệm thực hiện nhằm bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên tham gia giao dịch; phòng ngừa tranh chấp; góp phần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức; ổn định và phát triển kinh tế - xã hội.

Điều 5. Nguyên tắc hành nghề công chứng

1. Tuân thủ Hiến pháp và pháp luật.

2. Khách quan, trung thực.

3. Tuân thủ Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.

4. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc hành nghề công chứng.

Điều 6. Hiệu lực và giá trị pháp lý của văn bản công chứng

1. Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ thời điểm được công chứng viên ký và tổ chức hành nghề công chứng đóng dấu vào văn bản; trường hợp là văn bản công chứng điện tử thì có hiệu lực theo quy định tại khoản 2 Điều 64 của Luật này.

2. Văn bản công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan, là cơ sở để các bên tham gia giao dịch đề nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện các thủ tục liên quan đến giao dịch đã được công chứng.

3. Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.

Điều 7. Tiếng nói và chữ viết dùng trong công chứng

Tiếng nói và chữ viết dùng trong công chứng là tiếng Việt; trường hợp người yêu cầu công chứng sử dụng tiếng nói, chữ viết không phải là tiếng Việt hoặc sử dụng ngôn ngữ của người khuyết tật thì phải dịch sang tiếng Việt.

Điều 8. Trách nhiệm quản lý nhà nước về công chứng

1. Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về công chứng.

2. Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm trước Chính phủ trong việc thực hiện quản lý nhà nước về công chứng trên phạm vi cả nước.

3. Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình, có trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc thực hiện quản lý nhà nước về công chứng.

4. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ^[5], trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình, thực hiện việc quản lý nhà nước về công chứng tại địa phương.

Điều 9. Các hành vi bị nghiêm cấm

1. Nghiêm cấm công chứng viên thực hiện các hành vi sau đây:

a) Tiết lộ thông tin về nội dung công chứng, trừ trường hợp được người yêu cầu công chứng đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác; sử dụng thông tin về nội dung công chứng để xâm hại quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, quyền và lợi ích của Nhà nước;

b) Thực hiện công chứng trong trường hợp mục đích, chủ thể hoặc nội dung của giao dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội; xúi giục, tạo điều kiện cho người tham gia giao dịch thực hiện giao dịch giả tạo hoặc hành vi gian dối khác;

c) Công chứng giao dịch có liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của người thân thích là vợ hoặc chồng; cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi; cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại; anh ruột, chị ruột, em ruột; anh ruột, chị ruột, em ruột của vợ hoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi;

d) Sách nhiễu, gây khó khăn cho người yêu cầu công chứng; nhận, đòi hỏi tiền hoặc lợi ích khác từ người yêu cầu công chứng ngoài phí công chứng, phí, giá dịch vụ theo yêu cầu liên quan đến việc công chứng và chi phí khác đã được xác định, thỏa thuận; nhận, đòi hỏi tiền hoặc lợi ích khác từ người thứ ba để thực hiện hoặc không thực hiện việc công chứng;

đ) Ép buộc cá nhân, tổ chức sử dụng dịch vụ của mình; cấu kết, thông đồng với cá nhân, tổ chức làm sai lệch nội dung của hồ sơ yêu cầu công chứng, hồ sơ công chứng;

e) Chi tiền hoặc lợi ích khác, gây áp lực, đe dọa hoặc thực hiện hành vi vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội để giành lợi thế trong việc công chứng;

g) Quảng cáo trên phương tiện thông tin đại chúng về công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng;

h) Đồng thời hành nghề tại 02 tổ chức hành nghề công chứng trở lên; đồng thời là thừa hành viên ^[6], luật sư, đấu giá viên, quản tài viên, tư vấn viên pháp luật, thẩm định viên về giá; làm việc theo hợp đồng làm việc hoặc hợp đồng lao động tại doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, cơ quan, tổ chức khác hoặc tham gia công việc mà thường xuyên phải làm việc trong giờ hành chính;

i) Tham gia quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã ngoài tổ chức hành nghề công chứng; thực hiện hoạt động môi giới, đại lý hoặc tham gia chia lợi nhuận trong giao dịch mà mình công chứng; thực hiện hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ ngoài phạm vi hoạt động công chứng, chứng thực;

k) Cho người khác sử dụng quyết định bổ nhiệm công chứng viên, thẻ công chứng viên của mình;

l) Đầu tư toàn bộ hoặc góp vốn với công chứng viên khác để thành lập, nhận chuyển nhượng toàn bộ phần vốn góp của toàn bộ thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh mà không tham gia hợp danh vào Văn phòng công chứng đó; góp vốn, nhận góp vốn, hợp tác với tổ chức, cá nhân không phải là công chứng viên để thành lập, nhận chuyển nhượng toàn bộ phần vốn góp của toàn bộ thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh; đầu tư để thành lập hoặc mua Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân mà không làm Trưởng Văn phòng công chứng đó.

2. Nghiêm cấm tổ chức hành nghề công chứng thực hiện các hành vi sau đây:

a) Thực hiện các hành vi quy định tại các điểm a, b, d, đ, e, g, i và l khoản 1 Điều này;

b) Mở chi nhánh, văn phòng đại diện, cơ sở, địa điểm giao dịch khác ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng;

c) Cho người không đủ điều kiện hành nghề công chứng hoặc công chứng viên đang bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng thực hiện việc công chứng, chứng thực tại tổ chức mình;

d) Cho công chứng viên thực hiện việc công chứng, chứng thực tại tổ chức mình khi tổ chức hành nghề công chứng bị thu hồi quyết định cho phép thành lập.

3. Nghiêm cấm cá nhân, tổ chức thực hiện các hành vi sau đây:

a) Giả mạo công chứng viên, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch;

b) Cung cấp thông tin, tài liệu sai sự thật; tiết lộ hoặc sử dụng thông tin mà mình biết được trong hoạt động công chứng theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều này; sử dụng giấy tờ, văn bản giả mạo hoặc bị tẩy xóa, sửa chữa trái pháp luật để yêu cầu công chứng hoặc để đề nghị bổ nhiệm, bổ nhiệm lại công chứng viên;

c) Có hành vi gian dối, không trung thực trong quá trình yêu cầu công chứng, làm chứng, phiên dịch;

d) Cản trở hoạt động công chứng; từ chối cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ việc công chứng trái quy định của pháp luật; từ chối thực hiện thủ tục pháp lý liên quan đến giao dịch được công chứng mà không có căn cứ pháp lý;

đ) Cá nhân không phải là công chứng viên, tổ chức không phải là tổ chức hành nghề công chứng thực hiện các hành vi sau: đầu tư toàn bộ, góp vốn, nhận góp vốn, liên kết, hợp tác chia lợi nhuận trong hoạt động công chứng; cung cấp dịch vụ công chứng; đặt tên tổ chức, doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, treo biển quảng cáo hoặc thực hiện hành vi quảng cáo khác có nội dung cung cấp dịch vụ công chứng hoặc nội dung dịch vụ gây nhầm lẫn với dịch vụ công chứng.

Chương II

CÔNG CHỨNG VIÊN

Điều 10. Tiêu chuẩn bổ nhiệm công chứng viên

Người có đủ các tiêu chuẩn sau đây thì được xem xét bổ nhiệm công chứng viên:

1. Là công dân Việt Nam không quá 70 tuổi;

2. Thường trú tại Việt Nam, tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, có phẩm chất đạo đức tốt và bảo đảm sức khỏe để hành nghề công chứng;

3. Có bằng cử nhân luật hoặc thạc sĩ luật hoặc tiến sĩ luật;

4. Có thời gian công tác pháp luật từ đủ 03 năm trở lên tại cơ quan, tổ chức sau khi có bằng cử nhân luật hoặc thạc sĩ luật hoặc tiến sĩ luật;

5. Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng;

6. Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng.

Điều 11. Đào tạo nghề công chứng

1. Người có bằng cử nhân luật hoặc thạc sĩ luật hoặc tiến sĩ luật được đăng ký tham dự khóa đào tạo nghề công chứng tại cơ sở đào tạo nghề công chứng.

2. Thời gian đào tạo nghề công chứng là 12 tháng, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều này.

3. Những người sau đây có thời gian đào tạo nghề công chứng là 06 tháng:

a) Người đã có thời gian từ đủ 05 năm trở lên làm thẩm phán; kiểm sát viên; điều tra viên; thẩm tra viên chính ngành Tòa án; chấp hành viên trung cấp, thẩm tra viên chính thi hành án dân sự; kiểm tra viên chính ngành kiểm sát; trợ giúp viên pháp lý hạng II; thanh tra viên chính trong lĩnh vực tư pháp ^[7]; chuyên viên chính, pháp chế viên chính, nghiên cứu viên chính, giảng viên chính trong lĩnh vực pháp luật;

b) Thừa hành viên ^[8], luật sư, đấu giá viên đã hành nghề từ đủ 05 năm trở lên;

c) Giáo sư, phó giáo sư chuyên ngành luật; tiến sĩ luật;

d) Người đã là thẩm tra viên cao cấp ngành Tòa án; chấp hành viên cao cấp, thẩm tra viên cao cấp thi hành án dân sự; kiểm tra viên cao cấp ngành kiểm sát; trợ giúp viên pháp lý hạng I; thanh tra viên cao cấp trong lĩnh vực tư pháp ^[9]; chuyên viên cao cấp, pháp chế viên cao cấp, nghiên cứu viên cao cấp, giảng viên cao cấp trong lĩnh vực pháp luật.

4. Người hoàn thành chương trình đào tạo nghề công chứng được cơ sở đào tạo nghề công chứng cấp giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng.

5. Chính phủ quy định về cơ sở đào tạo nghề công chứng.

6.^[10] Việc công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người đó cư trú.

Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định về chương trình khung đào tạo nghề công chứng và hồ sơ, trình tự, thủ tục công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài.

Điều 12. Tập sự hành nghề công chứng

1. Người có giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng liên hệ với tổ chức hành nghề công chứng theo quy định tại khoản 2 Điều này để tập sự hành nghề công chứng; trường hợp không liên hệ tập sự được thì đề nghị Sở Tư pháp bố trí tập sự.

Người tập sự phải đăng ký tập sự tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi có tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự.

Thời gian tập sự hành nghề công chứng là 12 tháng, được tính từ ngày quyết định đăng ký tập sự có hiệu lực.

2. Tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự phải có công chứng viên đủ điều kiện hướng dẫn tập sự theo quy định tại khoản 3 Điều này và có cơ sở vật chất bảo đảm cho việc tập sự.

3. Công chứng viên được phân công hướng dẫn tập sự phải có từ đủ 02 năm kinh nghiệm hành nghề công chứng trở lên. Công chứng viên bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động hành nghề công chứng thì sau 12 tháng kể từ ngày chấp hành xong quyết định kỷ luật, quyết định xử phạt vi phạm hành chính mới được hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng. Công chứng viên đang hướng dẫn tập sự mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động hành nghề công chứng, bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng, chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết, mất tích thì tổ chức hành nghề công chứng phân công công chứng viên khác đủ điều kiện tiếp tục hướng dẫn tập sự; trường hợp không còn công chứng viên đủ điều kiện hướng dẫn tập sự thì tổ chức hành nghề công chứng báo cáo Sở Tư pháp để chỉ định tổ chức hành nghề công chứng khác nhận người tập sự.

Tại cùng một thời điểm, 01 công chứng viên chỉ được hướng dẫn tối đa 02 người tập sự.

Công chứng viên hướng dẫn tập sự phải hướng dẫn và chịu trách nhiệm về các công việc do người tập sự thực hiện theo hướng dẫn của mình.

4. Người tập sự hành nghề công chứng phải bảo đảm thời gian tập sự theo ngày, giờ làm việc của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự; được hướng dẫn các kỹ năng hành nghề và thực hiện các công việc liên quan đến công chứng, chứng thực do công chứng viên hướng dẫn tập sự phân công và chịu trách nhiệm trước công chứng viên hướng dẫn tập sự về những công việc đó.

5. Người đã hoàn thành tập sự được đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng; trường hợp đạt yêu cầu kiểm tra thì được cấp giấy chứng nhận kết quả kiểm tra tập sự hành nghề công chứng.

Giấy chứng nhận kết quả kiểm tra tập sự hành nghề công chứng không có thời hạn, trừ trường hợp trong thời hạn 05 năm kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận kết quả kiểm tra tập sự hành nghề công chứng mà người được cấp giấy không đề nghị bổ nhiệm công chứng viên thì giấy chứng nhận kết quả kiểm tra tập sự hành nghề công chứng hết hiệu lực; người có giấy chứng nhận kết quả kiểm tra tập sự hành nghề công chứng hết hiệu lực muốn bổ nhiệm công chứng viên phải đăng ký tham dự và đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng.

6. Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết Điều này.

Điều 13. Bổ nhiệm công chứng viên

1.^[11] Người đáp ứng đủ tiêu chuẩn quy định tại Điều 10 của Luật này và không thuộc trường hợp không được bổ nhiệm công chứng viên quy định tại các khoản 2, 3, 4, 5, 6, 7 và 8 Điều 14 của Luật này có quyền đề nghị Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi hoàn thành tập sự hành nghề công chứng bổ nhiệm công chứng viên.

2. Chính phủ quy định về hồ sơ, trình tự, thủ tục bổ nhiệm công chứng viên.

Điều 14. Những trường hợp không được bổ nhiệm công chứng viên

1. Người không đủ tiêu chuẩn bổ nhiệm công chứng viên theo quy định tại Điều 10 của Luật này.

2. Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự; người đã bị kết án về tội phạm do vô ý mà chưa được xóa án tích; người đã bị kết án về tội phạm do cố ý, kể cả trường hợp đã được xóa án tích.

3. Người đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính giáo dục tại xã, phường, đặc khu ^[12], đưa vào cơ sở giáo dục bắt buộc, đưa vào cơ sở cai nghiện bắt buộc.

4. Người bị mất năng lực hành vi dân sự hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự; người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi.

5. Người đang là cán bộ, công chức, viên chức, trừ viên chức của Phòng công chứng; đang là sĩ quan, hạ sĩ quan, chiến sĩ, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân; đang là sĩ quan, hạ sĩ quan, chiến sĩ, công nhân trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân.

6. Người đang là thừa hành viên ^[13], luật sư, đấu giá viên, quản tài viên, tư vấn viên pháp luật, thẩm định viên về giá hoặc đang thực hiện công việc theo quy định tại điểm h khoản 1 Điều 9 của Luật này.

7. Cán bộ bị kỷ luật bằng hình thức bãi nhiệm; công chức, viên chức bị kỷ luật bằng hình thức buộc thôi việc; sĩ quan, hạ sĩ quan, chiến sĩ, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân bị kỷ luật bằng hình thức tước danh hiệu quân nhân hoặc buộc thôi việc; sĩ quan, hạ sĩ quan, chiến sĩ, công nhân trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân bị kỷ luật bằng hình thức tước danh hiệu Công an nhân dân hoặc buộc thôi việc.

8. Thừa hành viên ^[14], luật sư, đấu giá viên, quản tài viên, tư vấn viên pháp luật, thẩm định viên về giá bị miễn nhiệm hoặc bị thu hồi chứng chỉ hành nghề do vi phạm pháp luật mà chưa hết thời hạn 03 năm kể từ ngày quyết định miễn nhiệm hoặc quyết định thu hồi chứng chỉ hành nghề có hiệu lực thi hành.

Điều 15. Tạm đình chỉ hành nghề công chứng

1. Công chứng viên bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng trong các trường hợp sau đây:

a) Bị truy cứu trách nhiệm hình sự;

b) Bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính theo quy định tại khoản 3 Điều 14 của Luật này.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được quyết định về việc truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc quyết định áp dụng biện pháp xử lý hành chính đối với công chứng viên, Sở Tư pháp nơi cấp thẻ công chứng viên ra quyết định tạm đình chỉ hành nghề công chứng.

2. Thời gian tạm đình chỉ hành nghề công chứng tối đa là 12 tháng.

3. Việc tạm đình chỉ hành nghề công chứng được chấm dứt trước thời hạn trong các trường hợp sau đây:

a) Có quyết định đình chỉ điều tra, đình chỉ vụ án, bản án đã có hiệu lực của Tòa án tuyên không có tội;

b) Không còn bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của công chứng viên kèm theo giấy tờ chứng minh về việc chấm dứt việc tạm đình chỉ hành nghề công chứng, Sở Tư pháp ra quyết định chấm dứt việc tạm đình chỉ hành nghề công chứng.

4. Chính phủ quy định việc gửi và đăng tải thông tin về quyết định tạm đình chỉ hành nghề công chứng, quyết định chấm dứt việc tạm đình chỉ hành nghề công chứng.

Điều 16. Miễn nhiệm công chứng viên

1. Công chứng viên được miễn nhiệm theo nguyện vọng cá nhân hoặc khi được chuyển làm công việc khác theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

Công chứng viên đương nhiên miễn nhiệm khi quá 70 tuổi.

2. Công chứng viên bị miễn nhiệm trong các trường hợp sau đây:

a) Không còn đủ các tiêu chuẩn quy định tại Điều 10 của Luật này, trừ trường hợp đương nhiên miễn nhiệm quy định tại khoản 1 Điều này;

b) Thuộc trường hợp quy định tại khoản 4 Điều 14 của Luật này;

c) Được tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động giữ một trong các vị trí công tác quy định tại khoản 5 Điều 14 của Luật này, trừ trường hợp đã được miễn nhiệm theo quy định tại khoản 1 Điều này;

d) Thuộc trường hợp quy định tại điểm h khoản 1 Điều 9 của Luật này;

đ) Không hành nghề công chứng trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày được bổ nhiệm, bổ nhiệm lại công chứng viên hoặc không hành nghề công chứng liên tục từ 12 tháng trở lên, trừ trường hợp không hành nghề do bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng theo quy định tại Điều 15 của Luật này, Văn phòng công chứng bị tạm ngừng hoạt động theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 32 của Luật này;

e) Hết thời hạn tạm đình chỉ hành nghề công chứng quy định tại khoản 2 Điều 15 của Luật này mà lý do tạm đình chỉ vẫn còn;

g) Bị xử phạt vi phạm hành chính từ 02 lần trở lên về hoạt động hành nghề công chứng trong thời hạn 12 tháng; hành nghề công chứng khi chưa đủ điều kiện hành nghề công chứng hoặc trong thời gian bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng;

h) Bị xử lý kỷ luật từ 02 lần trở lên trong thời hạn 12 tháng hoặc bị kỷ luật buộc thôi việc;

i) Bị kết tội bằng bản án đã có hiệu lực pháp luật của Tòa án;

k) Thuộc trường hợp không đủ tiêu chuẩn bổ nhiệm công chứng viên tại thời điểm được bổ nhiệm.

3.^[15] Việc miễn nhiệm công chứng viên thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi công chứng viên đang hành nghề; trường hợp công chứng viên đang không hành nghề tại 01 tổ chức hành nghề công chứng tại thời điểm xem xét miễn nhiệm công chứng viên thì việc miễn nhiệm thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi hành nghề cuối cùng của công chứng viên; trường hợp công chứng viên được bổ nhiệm nhưng chưa hành nghề thì việc miễn nhiệm thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đã bổ nhiệm công chứng viên.

Chính phủ quy định về hồ sơ, trình tự, thủ tục miễn nhiệm công chứng viên.

Điều 17. Bổ nhiệm lại công chứng viên

1. Người được miễn nhiệm công chứng viên do chuyển làm công việc khác theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền được xem xét bổ nhiệm lại công chứng viên khi đáp ứng tiêu chuẩn quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 10 của Luật này; trường hợp được miễn nhiệm công chứng viên theo nguyện vọng cá nhân thì được xem xét bổ nhiệm lại công chứng viên khi đáp ứng đủ tiêu chuẩn quy định tại Điều 10 của Luật này.

2. Người đã bị miễn nhiệm công chứng viên theo quy định tại khoản 2 Điều 16 của Luật này được xem xét bổ nhiệm lại công chứng viên khi đáp ứng đủ tiêu chuẩn quy định tại Điều 10 của Luật này, đã hết thời hạn 02 năm kể từ ngày quyết định miễn nhiệm công chứng viên có hiệu lực thi hành và lý do miễn nhiệm không còn, trừ các trường hợp quy định tại khoản 3 Điều này.

3. Người thuộc một trong các trường hợp sau đây thì không được bổ nhiệm lại công chứng viên:

a) Bị miễn nhiệm công chứng viên do bị kết án về tội phạm do vô ý mà chưa được xóa án tích; do bị kết án về tội phạm do cố ý, kể cả trường hợp đã được xóa án tích;

b) Bị miễn nhiệm công chứng viên do hành nghề công chứng khi chưa đủ điều kiện hành nghề công chứng hoặc trong thời gian bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng;

c) Thuộc trường hợp không được bổ nhiệm công chứng viên theo quy định tại Điều 14 của Luật này tại thời điểm đề nghị bổ nhiệm lại công chứng viên.

4.^[16] Việc bổ nhiệm lại công chứng viên thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đã miễn nhiệm công chứng viên đó.

Chính phủ quy định về hồ sơ, trình tự, thủ tục bổ nhiệm lại công chứng viên.

Điều 18. Quyền và nghĩa vụ của công chứng viên

1. Công chứng viên có các quyền sau đây:

a) Được bảo đảm quyền hành nghề công chứng;

b) Thành lập, tham gia thành lập Văn phòng công chứng, tham gia hợp danh vào Văn phòng công chứng hoặc làm việc theo chế độ hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động cho tổ chức hành nghề công chứng;

c) Được công chứng giao dịch theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan; được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản, chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của pháp luật về chứng thực;

d) Đề nghị cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu, được khai thác, sử dụng thông tin từ các cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật để thực hiện việc công chứng;

đ) Quyền khác theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan.

2. Công chứng viên có các nghĩa vụ sau đây:

a) Tuân thủ các nguyên tắc hành nghề công chứng;

b) Tôn trọng và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng;

c) Hành nghề tại 01 tổ chức hành nghề công chứng; bảo đảm thời gian làm việc theo ngày, giờ làm việc của tổ chức hành nghề công chứng;

d) Hướng dẫn người yêu cầu công chứng thực hiện đúng các quy định về thủ tục công chứng và quy định của pháp luật có liên quan; giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng;

đ) Từ chối công chứng trong trường hợp giao dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội và các trường hợp khác theo quy định của Luật này; giải thích rõ lý do từ chối công chứng;

e) Giữ bí mật về nội dung công chứng, trừ trường hợp được người yêu cầu công chứng đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác;

g) Tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hằng năm;

h) Gia nhập Hội công chứng viên tại địa phương nơi muốn hành nghề và duy trì tư cách hội viên trong suốt quá trình hành nghề công chứng tại địa phương đó;

i) Chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước người yêu cầu công chứng về văn bản công chứng mà mình thực hiện;

k) Chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động của Văn phòng công chứng mà mình là thành viên hợp danh hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân;

l) Nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan.

Chương III

TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

Điều 19. Tổ chức hành nghề công chứng^[17]

1. Tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan.

2. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm ban hành Đề án quản lý, phát triển các tổ chức hành nghề công chứng phù hợp với quy định của Luật này, các văn bản hướng dẫn thi hành và tình hình thực tiễn tại địa phương; xem xét, quyết định chuyển giao thẩm quyền chứng thực giao dịch của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cho tổ chức hành nghề công chứng để thực hiện công chứng giao dịch tại những địa bàn cấp xã đã phát triển được tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng yêu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức theo quy định của Chính phủ.

Điều 20. Phòng công chứng

1. Phòng công chứng do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập.

2. Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng, được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này, pháp luật về đơn vị sự nghiệp công lập và đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

a) Có từ 02 công chứng viên trở lên; tại các địa bàn cấp xã^[18] được thành lập Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân thì Phòng công chứng có thể có 01 công chứng viên;

b) Có trụ sở đáp ứng đủ các điều kiện do Chính phủ quy định.

3. Người đại diện theo pháp luật của Phòng công chứng là Trưởng Phòng công chứng, do Giám đốc Sở Tư pháp bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức theo quy định của pháp luật. Trưởng Phòng công chứng phải là công chứng viên và đã hành nghề công chứng từ đủ 02 năm trở lên.

4. Tên của Phòng công chứng bao gồm cụm từ “Phòng công chứng” kèm theo số thứ tự thành lập và tên của tỉnh, thành phố ^[19] nơi Phòng công chứng được thành lập.

5. Con dấu của Phòng công chứng không có hình quốc huy. Phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định thành lập. Thủ tục, hồ sơ đề nghị khắc dấu được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.

6. Việc đăng báo thông tin về thành lập, chuyển đổi, giải thể Phòng công chứng thực hiện theo quy định của Chính phủ.

Điều 21. Thành lập Phòng công chứng

1. Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh về kế hoạch và đầu tư, tài chính, nội vụ xây dựng đề án thành lập Phòng công chứng trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định thành lập Phòng công chứng. Đề án phải nêu rõ sự cần thiết thành lập Phòng công chứng, dự kiến về tổ chức, tên, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, cơ sở vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện.

Phòng công chứng chỉ được thành lập mới tại những địa bàn cấp xã ^[20] chưa phát triển được Văn phòng công chứng đáp ứng yêu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức.

2. Công chứng viên của Phòng công chứng được hành nghề kể từ ngày có quyết định thành lập Phòng công chứng hoặc Phòng công chứng bổ sung công chứng viên.

Điều 22. Chuyển đổi, giải thể Phòng công chứng

1. Trường hợp địa phương đã phát triển được Văn phòng công chứng đáp ứng yêu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức và căn cứ vào quy định của pháp luật có liên quan, Sở Tư pháp lập đề án chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định.

2. Trường hợp không có khả năng chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng thì Sở Tư pháp lập đề án giải thể Phòng công chứng trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định.

Trình tự, thủ tục giải thể Phòng công chứng thực hiện theo quy định của pháp luật về đơn vị sự nghiệp công lập. Phòng công chứng chỉ được giải thể sau khi thanh toán xong các khoản nợ, làm xong thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động đã ký với người lao động, thực hiện xong các yêu cầu công chứng đã tiếp nhận.

3. Chính phủ quy định chi tiết việc chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng; quy định lộ trình hoàn thành việc chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng, giải thể Phòng công chứng tại các địa phương.

Điều 23. Văn phòng công chứng

1.^[21] Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh. Tại các đơn vị hành chính cấp xã có mật độ dân số thấp, cơ sở hạ tầng, dịch vụ chưa phát triển và khó khăn trong việc thành lập Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh thì được thành lập Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân. Đơn vị hành chính cấp xã không còn thuộc trường hợp được thành lập Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân thì Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân đã được thành lập trước đó vẫn được tiếp tục hoạt động.

Chính phủ quy định việc chuyển đổi loại hình Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân thành Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh.

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định danh mục đơn vị hành chính cấp xã được thành lập Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân tại địa phương mình.

2. Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh phải có từ 02 thành viên hợp danh trở lên và không có thành viên góp vốn. Các thành viên hợp danh phải là công chứng viên và có quyền ngang nhau khi quyết định các vấn đề của Văn phòng công chứng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ đủ 02 năm trở lên.

Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân thì chủ doanh nghiệp tư nhân đồng thời là Trưởng Văn phòng công chứng và phải là công chứng viên đã hành nghề công chứng từ đủ 02 năm trở lên.

3. Trưởng Văn phòng công chứng là người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng, thực hiện việc quản lý và điều hành hoạt động của Văn phòng công chứng; không được thuê người khác điều hành Văn phòng công chứng, không được cho thuê Văn phòng công chứng.

4. Tên của Văn phòng công chứng bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” và tên riêng bằng tiếng Việt do các thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh thỏa thuận lựa chọn hoặc công chứng viên là Trưởng Văn phòng công chứng của Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân lựa chọn, bảo đảm các yêu cầu sau đây:

a) Không được sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của Văn phòng công chứng;

b) Không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác đang hoạt động trong phạm vi toàn quốc;

c) Không được sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

5. Văn phòng công chứng phải có trụ sở đáp ứng đủ các điều kiện do Chính phủ quy định.

Văn phòng công chứng có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, giá dịch vụ theo yêu cầu liên quan đến việc công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác theo quy định của pháp luật.

6. Con dấu của Văn phòng công chứng không có hình quốc huy. Văn phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi được cấp giấy đăng ký hoạt động. Thủ tục, hồ sơ đề nghị khắc dấu được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.

Điều 24. Thành lập Văn phòng công chứng

1. Căn cứ vào quy định của pháp luật về điều kiện thành lập Văn phòng công chứng, công chứng viên đề nghị thành lập Văn phòng công chứng lập hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gửi đến Sở Tư pháp nơi dự kiến thành lập Văn phòng công chứng.

2. Công chứng viên thuộc một trong các trường hợp sau đây không được thành lập, tham gia thành lập Văn phòng công chứng mới:

a) Đang là viên chức của Phòng công chứng;

b) Đang là thành viên hợp danh của 01 Văn phòng công chứng;

c) Đang là Trưởng Văn phòng công chứng của Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân;

d)^[22] Chưa hết thời hạn 02 năm theo quy định tại khoản 6 Điều 27, khoản 5 Điều 30, khoản 5 Điều 31 và khoản 4 Điều 34 của Luật này.

3. Văn phòng công chứng thành lập tại các địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn được hưởng chính sách ưu đãi về thuế theo quy định của pháp luật về thuế và các chính sách ưu đãi khác theo quy định của Chính phủ.

4. Chính phủ quy định về hồ sơ, trình tự, thủ tục thành lập Văn phòng công chứng.

Điều 25. Đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng

1. Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày quyết định cho phép thành lập có hiệu lực thi hành, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định.

2. Nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng bao gồm:

a) Tên, loại hình tổ chức của Văn phòng công chứng;

b) Địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng;

c) Họ, tên, số định danh cá nhân, số quyết định bổ nhiệm công chứng viên của Trưởng Văn phòng công chứng;

d) Họ, tên, số định danh cá nhân, số quyết định bổ nhiệm công chứng viên của các thành viên hợp danh đối với Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh;

đ) Danh sách công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động của Văn phòng công chứng (nếu có).

3. Văn phòng công chứng được hoạt động, công chứng viên của Văn phòng công chứng được hành nghề kể từ ngày Văn phòng công chứng được cấp giấy đăng ký hoạt động.

4. Chính phủ quy định về hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng.

Điều 26. Thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng

1.^[23] Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày thay đổi một trong các nội dung quy định tại khoản 2 Điều 25 của Luật này, Văn phòng công chứng phải đăng ký nội dung thay đổi tại Sở Tư pháp nơi Văn phòng công chứng đã đăng ký hoạt động.

Trường hợp bổ sung thành viên hợp danh hoặc công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động của Văn phòng công chứng thì công chứng viên được bổ sung được hành nghề kể từ ngày Văn phòng công chứng được Sở Tư pháp cấp lại giấy đăng ký hoạt động hoặc ghi nhận nội dung thay đổi vào giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng.

Việc thay đổi địa chỉ trụ sở Văn phòng công chứng phải phù hợp với Đề án quản lý, phát triển các tổ chức hành nghề công chứng của địa phương.

Việc thay đổi tên của Văn phòng công chứng phải bảo đảm yêu cầu quy định tại khoản 4 Điều 23 của Luật này.

2.^[24] Văn phòng công chứng thay đổi tên, địa chỉ trụ sở, Trưởng Văn phòng công chứng thì được Sở Tư pháp cấp lại giấy đăng ký hoạt động; trường hợp thay đổi các nội dung đăng ký hoạt động khác thì Sở Tư pháp cấp lại giấy đăng ký hoạt động hoặc ghi nhận nội dung thay đổi vào giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng.

3. Văn phòng công chứng bị mất, bị hỏng giấy đăng ký hoạt động thì được cấp lại giấy đăng ký hoạt động.

4. Chính phủ quy định hồ sơ, trình tự, thủ tục thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, cấp lại giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng; việc cung cấp thông tin về nội dung đăng ký hoạt động, thay đổi nội dung đăng ký hoạt động, tạm ngừng hoạt động, chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng; việc đăng báo nội dung đăng ký hoạt động, chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng.

Điều 27. Chấm dứt tư cách thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng

1. Công chứng viên chấm dứt tư cách thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng trong các trường hợp sau đây:

a) Tự nguyện rút vốn khỏi Văn phòng công chứng hoặc chuyển nhượng toàn bộ phần vốn góp của mình cho một hoặc một số thành viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng; chuyển nhượng toàn bộ phần vốn góp theo quy định tại Điều 30 của Luật này;

b) Có quyết định miễn nhiệm công chứng viên hoặc thuộc trường hợp đương nhiên miễn nhiệm công chứng viên theo quy định của Luật này;

c) Chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết, mất tích;

d) Bị khai trừ khỏi Văn phòng công chứng.

2. Thành viên hợp danh có quyền rút vốn khỏi Văn phòng công chứng hoặc chuyển nhượng toàn bộ phần vốn góp của mình cho một hoặc một số thành viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng khi được ít nhất ba phần tư tổng số thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng chấp thuận bằng văn bản và Văn phòng công chứng phải còn ít nhất 02 thành viên hợp danh tại thời điểm thành viên hợp danh được rút vốn hoặc chuyển nhượng phần vốn góp.

Thành viên hợp danh phải thông báo bằng văn bản cho các thành viên hợp danh khác và Sở Tư pháp nơi Văn phòng công chứng đăng ký hoạt động về yêu cầu rút vốn chậm nhất là 06 tháng trước ngày rút vốn; chỉ được rút vốn vào thời điểm kết thúc năm tài chính và báo cáo tài chính của Văn phòng công chứng trong năm tài chính đó đã được thông qua.

Văn phòng công chứng có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho Sở Tư pháp việc công chứng viên hoàn thành rút vốn hoặc hoàn thành chuyển nhượng phần vốn góp. Tư cách thành viên hợp danh của công chứng viên chấm dứt tại thời điểm được Sở Tư pháp ghi nhận vào giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng. Trường hợp người rút vốn hoặc chuyển nhượng phần vốn góp là Trưởng Văn phòng công chứng thì tư cách thành viên hợp danh của công chứng viên chấm dứt kể từ thời điểm được Sở Tư pháp cấp lại giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng.

3. Thành viên hợp danh bị khai trừ khỏi Văn phòng công chứng theo quy định của Luật Doanh nghiệp. Tài liệu chứng minh và văn bản về việc khai trừ thành viên hợp danh được gửi Sở Tư pháp khi đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động. Tư cách thành viên hợp danh của công chứng viên bị khai trừ chấm dứt tại thời điểm được Sở Tư pháp ghi nhận vào giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng. Trường hợp người bị khai trừ là Trưởng Văn phòng công chứng thì tư cách thành viên hợp danh của công chứng viên chấm dứt kể từ thời điểm được Sở Tư pháp cấp lại giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng.

4. Giá trị phần vốn góp của thành viên hợp danh trong các trường hợp quy định tại các điểm b, c và d khoản 1 Điều này được trả cho công chứng viên hoặc người thừa kế của họ theo tỷ lệ phần vốn góp sau khi trừ đi phần nghĩa vụ thuộc trách nhiệm của công chứng viên đó.

5. Trường hợp tên của công chứng viên chấm dứt tư cách thành viên hợp danh được sử dụng để đặt tên Văn phòng công chứng thì Văn phòng công chứng phải thay đổi tên khi đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng.

6. Trong thời hạn 02 năm kể từ ngày chấm dứt tư cách thành viên hợp danh theo quy định tại các điểm a, b và d khoản 1 Điều này, công chứng viên đã chấm dứt tư cách thành viên hợp danh vẫn phải liên đới chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với các khoản nợ của Văn phòng công chứng phát sinh trong thời gian là thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng đó; hết thời hạn này, công chứng viên mới được thành lập, tham gia thành lập Văn phòng công chứng mới, hợp danh vào Văn phòng công chứng khác hoặc mua Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân.

Điều 28. Tiếp nhận thành viên hợp danh mới của Văn phòng công chứng

1. Văn phòng công chứng có quyền tiếp nhận thành viên hợp danh mới nếu được ít nhất ba phần tư tổng số thành viên hợp danh chấp thuận.

Thành viên hợp danh mới phải nộp đủ số vốn cam kết góp vào Văn phòng công chứng trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày được chấp thuận trở thành thành viên hợp danh. Sau khi thành viên hợp danh mới nộp đủ số vốn cam kết, Văn phòng công chứng phải nộp hồ sơ đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động do bổ sung thành viên hợp danh đó.

2. Trường hợp thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết thì người thừa kế của thành viên hợp danh đó có thể trở thành thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng nếu là công chứng viên và được ít nhất ba phần tư tổng số thành viên hợp danh còn lại chấp thuận.

Điều 29. Hợp nhất, sáp nhập Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh

1. Hai hoặc một số Văn phòng công chứng có trụ sở trong cùng 01 tỉnh, thành phố ^[25] có thể hợp nhất thành 01 Văn phòng công chứng mới (sau đây gọi là Văn phòng công chứng hợp nhất) bằng cách chuyển toàn bộ tài sản, quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp sang Văn phòng công chứng hợp nhất, đồng thời chấm dứt hoạt động của các Văn phòng công chứng bị hợp nhất.

Một hoặc một số Văn phòng công chứng có thể sáp nhập vào 01 Văn phòng công chứng khác có trụ sở trong cùng 01 tỉnh, thành phố ^[26] bằng cách chuyển toàn bộ tài sản, quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp sang Văn phòng công chứng nhận sáp nhập, đồng thời chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng bị sáp nhập.

2. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép hợp nhất, sáp nhập Văn phòng công chứng.

3. Chính phủ quy định hồ sơ, trình tự, thủ tục hợp nhất, sáp nhập Văn phòng công chứng.

Điều 30. Chuyển nhượng toàn bộ phần vốn góp của toàn bộ thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng

1. Sau khi Văn phòng công chứng đã hoạt động được ít nhất 02 năm, toàn bộ thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng có quyền chuyển nhượng toàn bộ phần vốn góp cho ít nhất 02 công chứng viên khác đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại khoản 2 Điều này.

2. Công chứng viên nhận chuyển nhượng phần vốn góp theo quy định tại khoản 1 Điều này phải đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

a) Đã hành nghề công chứng từ đủ 02 năm trở lên đối với người dự kiến làm Trưởng Văn phòng công chứng;

b) Trường hợp đã là công chứng viên hợp danh hoặc Trưởng Văn phòng công chứng của Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân thì đã hết thời hạn 02 năm kể từ ngày chấm dứt tư cách thành viên hợp danh hoặc kể từ ngày không còn là Trưởng Văn phòng công chứng của Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân;

c) Cam kết hành nghề với tư cách thành viên hợp danh tại Văn phòng công chứng mà mình nhận chuyển nhượng phần vốn góp.

3. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép chuyển nhượng toàn bộ phần vốn góp của toàn bộ thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng.

4. Tư cách thành viên hợp danh của công chứng viên chuyển nhượng toàn bộ phần vốn góp của mình chấm dứt tại thời điểm được Sở Tư pháp cấp lại giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng.

5. Trong thời hạn 02 năm kể từ ngày chấm dứt tư cách thành viên hợp danh, công chứng viên đã chấm dứt tư cách thành viên hợp danh vẫn phải liên đới chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với các khoản nợ của Văn phòng công chứng phát sinh trong thời gian là thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng đó; hết thời hạn này, công chứng viên mới được thành lập, tham gia thành lập Văn phòng công chứng mới, hợp danh vào Văn phòng công chứng khác hoặc mua Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân.

6. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

Điều 31. Bán Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân

1. Sau khi Văn phòng công chứng đã hoạt động được ít nhất 02 năm, Trưởng Văn phòng công chứng của Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân có quyền bán Văn phòng công chứng của mình cho 01 công chứng viên khác.

2. Công chứng viên mua Văn phòng công chứng theo quy định tại khoản 1 Điều này phải đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

a) Đã hành nghề công chứng từ đủ 02 năm trở lên;

c) Cam kết hành nghề với tư cách Trưởng Văn phòng công chứng tại Văn phòng công chứng mà mình sẽ mua.

3. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép việc bán Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân.

4. Sau khi bán Văn phòng công chứng, Trưởng Văn phòng công chứng vẫn phải chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của Văn phòng công chứng phát sinh trong thời gian trước ngày chuyển giao Văn phòng công chứng, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng công chứng, người mua và chủ nợ có thỏa thuận khác.

5. Hết thời hạn 02 năm kể từ ngày bán Văn phòng công chứng theo quy định tại Điều này, công chứng viên đã bán Văn phòng công chứng mới được thành lập, tham gia thành lập Văn phòng công chứng mới, hợp danh vào Văn phòng công chứng khác hoặc mua Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân.

6. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

Điều 32. Tạm ngừng hoạt động Văn phòng công chứng

1. Văn phòng công chứng tạm ngừng hoạt động trong các trường hợp sau đây:

a) Toàn bộ công chứng viên của Văn phòng công chứng bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng;

b) Không thể hoạt động vì sự kiện bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan theo quy định của Bộ luật Dân sự.

2. Thời gian tạm ngừng hoạt động của Văn phòng công chứng được quy định như sau:

a) Trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều này, tối đa là 12 tháng;

b) Trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều này là thời gian xảy ra sự kiện bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan.

3. Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày Văn phòng công chứng thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này, Sở Tư pháp nơi Văn phòng công chứng đăng ký hoạt động ra quyết định tạm ngừng hoạt động của Văn phòng công chứng. Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày lý do tạm ngừng không còn, Sở Tư pháp ra quyết định chấm dứt việc tạm ngừng hoạt động của Văn phòng công chứng.

4. Văn phòng công chứng tạm ngừng hoạt động trong trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này có trách nhiệm bàn giao hồ sơ công chứng khi có yêu cầu sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng, sửa đổi, bổ sung, chấm dứt, hủy bỏ giao dịch, cấp bản sao văn bản công chứng, công chứng hợp đồng thế chấp theo quy định tại khoản 2 Điều 56 của Luật này cho tổ chức hành nghề công chứng được Sở Tư pháp chỉ định tiếp nhận hồ sơ thực hiện; Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với Hội công chứng viên và các cơ quan, tổ chức có liên quan thực hiện việc bàn giao hồ sơ công chứng. Hết thời gian tạm ngừng hoạt động, các hồ sơ công chứng này được bàn giao lại cho Văn phòng công chứng.

Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết khoản này.

Điều 33. Thu hồi quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng

1. Văn phòng công chứng bị thu hồi quyết định cho phép thành lập trong các trường hợp sau đây:

a) Văn phòng công chứng không thực hiện đăng ký hoạt động trong thời hạn quy định tại Điều 25 của Luật này hoặc nội dung đăng ký hoạt động không đúng theo hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng đã được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt;

b) Nội dung kê khai trong hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng là giả mạo;

c) Hết thời hạn 06 tháng kể từ ngày được cấp giấy đăng ký hoạt động mà Văn phòng công chứng chưa bắt đầu hoạt động;

d) Văn phòng công chứng không hoạt động liên tục từ 03 tháng trở lên, trừ trường hợp do tạm ngừng hoạt động theo quy định tại Điều 32 của Luật này;

đ) Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh chỉ còn 01 thành viên hợp danh, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này;

e) Toàn bộ thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng hoặc công chứng viên là Trưởng Văn phòng công chứng của Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân bị miễn nhiệm, chết, bị Tòa án tuyên bố là đã chết hoặc bị Tòa án cấm hành nghề công chứng;

g) Văn phòng công chứng không bảo đảm duy trì điều kiện hoạt động theo quy định của Luật này và nghị định quy định chi tiết Luật này;

h) Văn phòng công chứng không duy trì được các điều kiện về công chứng viên và trụ sở theo hồ sơ đề nghị thành lập đã được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt và giấy đăng ký hoạt động đã được Sở Tư pháp cấp trong thời hạn ít nhất 01 năm kể từ ngày được cấp giấy đăng ký hoạt động, trừ trường hợp quy định tại điểm g khoản này;

i) Văn phòng công chứng do tổ chức, cá nhân không phải là công chứng viên thành lập, tham gia thành lập, nhận chuyển nhượng toàn bộ phần vốn góp của toàn bộ thành viên hợp danh hoặc mua Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân;

k) Văn phòng công chứng hết thời gian tạm ngừng hoạt động quy định tại Điều 32 của Luật này mà lý do tạm ngừng vẫn còn, trừ trường hợp tạm ngừng hoạt động do sự kiện bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan.

2. Trường hợp Văn phòng công chứng chỉ còn 01 thành viên hợp danh do thành viên hợp danh còn lại chết, bị Tòa án tuyên bố là đã chết, bị khai trừ khỏi Văn phòng công chứng hoặc bị miễn nhiệm công chứng viên hoặc bị Tòa án cấm hành nghề công chứng thì phải bổ sung ít nhất 01 thành viên hợp danh mới trong thời hạn 06 tháng kể từ ngày Văn phòng công chứng chỉ còn 01 thành viên hợp danh. Hết thời hạn này mà Văn phòng công chứng chưa bổ sung được thành viên hợp danh thì bị thu hồi quyết định cho phép thành lập.

3. Sở Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra, rà soát và lập hồ sơ đề nghị Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định thu hồi quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng.

Điều 34. Chấm dứt hoạt động Văn phòng công chứng

1. Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động trong các trường hợp sau đây:

a) Văn phòng công chứng đề nghị chấm dứt hoạt động;

b) Văn phòng công chứng bị thu hồi quyết định cho phép thành lập;

c) Văn phòng công chứng bị hợp nhất, bị sáp nhập.

2. Trong trường hợp chấm dứt hoạt động theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều này thì chậm nhất là 30 ngày trước ngày dự kiến chấm dứt hoạt động, Văn phòng công chứng phải có báo cáo việc dự kiến chấm dứt hoạt động bằng văn bản gửi Sở Tư pháp nơi đã đăng ký hoạt động. Trước ngày chấm dứt hoạt động, Văn phòng công chứng có nghĩa vụ nộp đủ tiền thuế nợ, thanh toán xong các khoản nợ khác, hoàn thành thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động đã ký với công chứng viên, nhân viên của tổ chức mình, thực hiện các yêu cầu công chứng đã tiếp nhận. Trường hợp không thể thực hiện xong các yêu cầu công chứng đã tiếp nhận thì phải thỏa thuận với người yêu cầu công chứng về việc thực hiện các yêu cầu đó.

Trong trường hợp chấm dứt hoạt động theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều này thì quyền, nghĩa vụ của Văn phòng công chứng do Văn phòng công chứng hợp nhất hoặc Văn phòng công chứng nhận sáp nhập tiếp tục thực hiện.

Sở Tư pháp có trách nhiệm thu hồi giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày Văn phòng công chứng thực hiện xong các nghĩa vụ quy định tại khoản này, báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thu hồi quyết định cho phép thành lập.

3. Trong trường hợp Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều này thì trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày có quyết định thu hồi quyết định cho phép thành lập, Sở Tư pháp có trách nhiệm thu hồi giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng.

Trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày bị thu hồi quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng có nghĩa vụ nộp đủ tiền thuế nợ, thanh toán xong các khoản nợ khác, hoàn thành thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động đã ký với công chứng viên, nhân viên của tổ chức mình; đối với yêu cầu công chứng đã tiếp nhận mà chưa công chứng thì phải trả lại hồ sơ yêu cầu công chứng cho người yêu cầu công chứng. Hết thời hạn này mà Văn phòng công chứng chưa hoàn thành xong các nghĩa vụ về tài sản hoặc trường hợp Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động do bị thu hồi quyết định cho phép thành lập vì toàn bộ thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh hoặc công chứng viên là Trưởng Văn phòng công chứng của Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết thì tài sản của Văn phòng công chứng, của thành viên hợp danh, của chủ doanh nghiệp tư nhân được sử dụng để thanh toán các khoản nợ của Văn phòng công chứng theo quy định của pháp luật về dân sự và quy định khác của pháp luật có liên quan.

4. Hết thời hạn 02 năm kể từ ngày quyết định thu hồi giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng có hiệu lực thi hành, thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng, Trưởng Văn phòng công chứng của Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân chấm dứt hoạt động theo quy định tại điểm a và điểm b khoản 1 Điều này mới được thành lập, tham gia thành lập Văn phòng công chứng mới, hợp danh vào Văn phòng công chứng khác, mua Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân.

5. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

Điều 35. Quyền của tổ chức hành nghề công chứng

1. Ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với công chứng viên quy định tại điểm a và điểm c khoản 1 Điều 37 của Luật này và người lao động khác làm việc cho tổ chức mình.

2. Thu phí công chứng, phí, giá dịch vụ theo yêu cầu liên quan đến việc công chứng, chi phí khác theo quy định của Luật này và luật khác có liên quan.

3. Cung cấp dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức.

4. Được khai thác, sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu có liên quan theo quy định của pháp luật để phục vụ hoạt động công chứng.

5. Quyền khác theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan.

Điều 36. Nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng

1. Theo dõi, bảo đảm cho công chứng viên hành nghề tại tổ chức mình trong việc thực hiện thủ tục công chứng theo quy định của pháp luật, tuân thủ Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng, Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam và thực hiện các quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

2. Chấp hành quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê.

3. Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước và bảo đảm việc công chứng viên, nhân viên của tổ chức mình thực hiện đúng quy định về ngày, giờ làm việc của tổ chức.

4. Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phí công chứng, phí, giá dịch vụ theo yêu cầu liên quan đến việc công chứng và chi phí khác tại trụ sở của tổ chức mình; báo cáo Sở Tư pháp phê duyệt và niêm yết danh sách cộng tác viên dịch thuật của tổ chức mình.

5. Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình theo quy định tại Điều 39 của Luật này; bồi thường thiệt hại theo quy định tại Điều 40 của Luật này.

6. Tiếp nhận, quản lý và tạo điều kiện thuận lợi cho người tập sự hành nghề công chứng trong quá trình tập sự tại tổ chức mình.

7. Tạo điều kiện cho công chứng viên của tổ chức mình trong việc hành nghề công chứng, tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hằng năm.

8. Thực hiện yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc báo cáo, kiểm tra, thanh tra, cung cấp thông tin về giao dịch đã công chứng; giấy tờ, tài liệu đã chứng thực.

9. Lập sổ yêu cầu công chứng, sổ công chứng, các loại sổ khác và lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định của pháp luật.

10. Cung cấp thông tin để đưa vào cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định tại Điều 66 của Luật này.

11. Giữ bí mật về nội dung công chứng, trừ trường hợp được người yêu cầu công chứng đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác.

12. Sử dụng con dấu tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng và thực hiện quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu.

13. Tiếp nhận hồ sơ công chứng do Sở Tư pháp chỉ định theo quy định tại Điều 68 của Luật này.

14. Nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan.

Chương IV

HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

Điều 37. Hình thức hành nghề của công chứng viên

1. Các hình thức hành nghề của công chứng viên bao gồm:

a) Công chứng viên là viên chức của Phòng công chứng;

b) Công chứng viên là thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh hoặc công chứng viên là Trưởng Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân;

c) Công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng.

2. Việc tuyển dụng, quản lý, sử dụng công chứng viên quy định tại điểm a khoản 1 Điều này được thực hiện theo quy định của Luật này và pháp luật về viên chức.

Việc hành nghề của công chứng viên quy định tại điểm b khoản 1 Điều này được thực hiện theo quy định của Luật này và pháp luật về doanh nghiệp.

Việc ký và thực hiện hợp đồng lao động với công chứng viên quy định tại điểm c khoản 1 Điều này được thực hiện theo quy định của Luật này, pháp luật về lao động và pháp luật về đơn vị sự nghiệp công lập.

Điều 38. Thẻ công chứng viên

1. Công chứng viên phải xuất trình thẻ công chứng viên khi hành nghề công chứng.

2. Sở Tư pháp cấp thẻ cho công chứng viên của Phòng công chứng sau khi có quyết định thành lập Phòng công chứng hoặc khi Phòng công chứng bổ sung công chứng viên.

Sở Tư pháp cấp thẻ cho công chứng viên của Văn phòng công chứng khi cấp giấy đăng ký hoạt động, cấp lại hoặc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng đối với trường hợp Văn phòng công chứng bổ sung công chứng viên.

3. Thẻ công chứng viên được cấp lại trong trường hợp thẻ đã được cấp bị mất, bị hỏng hoặc tổ chức hành nghề công chứng thay đổi tên.

4. Thẻ công chứng viên bị thu hồi trong trường hợp miễn nhiệm công chứng viên hoặc công chứng viên không còn hành nghề tại tổ chức hành nghề công chứng mà mình được cấp thẻ, tổ chức hành nghề công chứng giải thể, chấm dứt hoạt động hoặc thay đổi tên.

5. Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết mẫu thẻ công chứng viên, việc cấp, cấp lại và thu hồi thẻ công chứng viên.

Điều 39. Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên

1. Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên là loại hình bảo hiểm bắt buộc.

2. Tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên hành nghề tại tổ chức mình. Việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên phải được duy trì trong suốt thời gian hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng.

Chậm nhất là 10 ngày làm việc kể từ ngày mua bảo hiểm hoặc kể từ ngày thay đổi, gia hạn hợp đồng bảo hiểm, tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm thông báo và gửi bản sao hợp đồng bảo hiểm, hợp đồng thay đổi, gia hạn hợp đồng bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên cho Sở Tư pháp.

3. Chính phủ quy định chi tiết điều kiện, quy tắc bảo hiểm, mức phí bảo hiểm, số tiền bảo hiểm tối thiểu đối với bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên.

Điều 40. Bồi thường thiệt hại trong hoạt động công chứng

1. Tổ chức hành nghề công chứng phải bồi thường thiệt hại cho người yêu cầu công chứng và cá nhân, tổ chức khác do lỗi của công chứng viên, nhân viên của tổ chức mình gây ra trong quá trình công chứng.

Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã chuyển đổi, hợp nhất, sáp nhập thì tổ chức hành nghề công chứng kế thừa quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng đó có trách nhiệm bồi thường thiệt hại; trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã giải thể, chấm dứt hoạt động thì công chứng viên, nhân viên trực tiếp gây thiệt hại phải tự mình bồi thường thiệt hại, kể cả trường hợp người đó không còn là công chứng viên hoặc nhân viên của 01 tổ chức hành nghề công chứng.

2. Công chứng viên, nhân viên trực tiếp gây thiệt hại phải hoàn trả cho tổ chức hành nghề công chứng khoản tiền mà tổ chức đã bồi thường cho người bị thiệt hại theo quy định của pháp luật, kể cả trường hợp người đó không còn là công chứng viên hoặc nhân viên của 01 tổ chức hành nghề công chứng; trường hợp công chứng viên, nhân viên trực tiếp gây thiệt hại không hoàn trả thì tổ chức hành nghề công chứng có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết.

Điều 41. Tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên

1. Tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên là tổ chức tự quản, đại diện và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các công chứng viên, bao gồm Hiệp hội công chứng viên Việt Nam và Hội công chứng viên các tỉnh, thành phố ^[27].

2. Hiệp hội công chứng viên Việt Nam ban hành Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng để áp dụng trên phạm vi toàn quốc. Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng không được trái với quy định của pháp luật và Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam.

3. Tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên có nhiệm vụ và quyền hạn sau đây:

a) Đại diện, bảo vệ quyền, lợi ích của công chứng viên trong hành nghề công chứng;

b) Thực hiện rà soát, đánh giá hằng năm chất lượng đội ngũ công chứng viên; giám sát công chứng viên tuân thủ quy định của pháp luật về công chứng, Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng;

c) Tham gia cùng cơ quan nhà nước trong việc tổ chức đào tạo, tập sự hành nghề công chứng, bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hằng năm, hướng dẫn nghiệp vụ cho hội viên;

d) Nhiệm vụ và quyền hạn khác liên quan đến hoạt động công chứng theo quy định của Luật này và quy định của Chính phủ.

4. Bộ Tư pháp có trách nhiệm phê duyệt Điều lệ của Hiệp hội công chứng viên Việt Nam sau khi thống nhất ý kiến với Bộ Nội vụ; đình chỉ thi hành và yêu cầu sửa đổi nghị quyết, quyết định, quy định, Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng do Hiệp hội công chứng viên Việt Nam ban hành trái với quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan.

5. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

Chương V

THỦ TỤC CÔNG CHỨNG GIAO DỊCH

Mục 1. THỦ TỤC CHUNG VỀ CÔNG CHỨNG

Điều 42. Công chứng giao dịch đã được soạn thảo sẵn

1.^[28] Người yêu cầu công chứng nộp 01 bộ hồ sơ yêu cầu công chứng trực tuyến, trực tiếp hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính đến tổ chức hành nghề công chứng. Hồ sơ yêu cầu công chứng bao gồm các giấy tờ sau đây:

a) Dự thảo giao dịch;

b) Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng, gồm thẻ căn cước hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân khác để xác định nhân thân của người yêu cầu công chứng theo quy định của pháp luật;

c) Giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản hoặc bản án, quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật hoặc quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc xử lý tài sản hoặc giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp giao dịch liên quan đến tài sản đó;

d) Giấy tờ khác có liên quan đến giao dịch mà pháp luật quy định phải có.

Các giấy tờ quy định tại các điểm b, c và d khoản này là bản sao giấy hoặc bản sao điện tử hoặc bản chính điện tử.

2. Công chứng viên kiểm tra các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng, nếu hồ sơ đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì tiếp nhận giải quyết; trường hợp từ chối tiếp nhận thì trực tiếp giải thích rõ lý do hoặc trả lời bằng văn bản có nêu rõ lý do cho người yêu cầu công chứng.

3. Công chứng viên hướng dẫn, giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia giao dịch.

4. Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc tham gia giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, bị cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc công chứng viên tiến hành xác minh, yêu cầu giám định theo đề nghị của người yêu cầu công chứng; trường hợp người yêu cầu công chứng không làm rõ được và từ chối việc xác minh, yêu cầu giám định hoặc đã xác minh, giám định nhưng vẫn không làm rõ được thì công chứng viên từ chối công chứng.

5. Công chứng viên kiểm tra dự thảo giao dịch. Nếu trong dự thảo giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của giao dịch không phù hợp với quy định của pháp luật thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa; trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên từ chối công chứng.

6. Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.

7.^[29] Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo giao dịch thì ký vào từng trang của giao dịch và ký, ghi đủ họ, tên của cá nhân, đóng dấu của tổ chức (nếu có) vào trang cuối của giao dịch; trường hợp điểm chỉ thì thực hiện theo quy định tại Điều 50 của Luật này. Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính giấy hoặc bản chính điện tử của các giấy tờ quy định tại các điểm b, c và d khoản 1 Điều này để kiểm tra, đối chiếu trước khi ký vào lời chứng và từng trang của giao dịch; trường hợp công chứng văn bản từ chối nhận di sản quy định tại Điều 60 của Luật này thì người yêu cầu công chứng không phải xuất trình bản chính giấy hoặc bản chính điện tử của giấy tờ quy định tại điểm c khoản 1 Điều này để công chứng viên kiểm tra, đối chiếu trước khi ký vào lời chứng và từng trang của giao dịch; đối với các giấy tờ quy định tại điểm d khoản 1 Điều này mà người yêu cầu công chứng không có bản chính giấy hoặc bản chính điện tử tại thời điểm công chứng viên ký vào lời chứng thì có thể xuất trình bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính.

7a.^[30] Trong trường hợp đã có dữ liệu về các thông tin trong thành phần hồ sơ yêu cầu công chứng quy định tại khoản 1 Điều này trong cơ sở dữ liệu được cơ quan chủ quản cơ sở dữ liệu công bố thì người yêu cầu công chứng không phải cung cấp giấy tờ có chứa thông tin đó mà có thể tự khai thác dữ liệu để cung cấp cho công chứng viên; trường hợp người yêu cầu công chứng đề nghị công chứng viên khai thác dữ liệu thì phải nộp phí khai thác và sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật; công chứng viên tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng khai thác, sử dụng thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia và các cơ sở dữ liệu khác đã được công bố để xem xét, giải quyết hồ sơ yêu cầu công chứng; không yêu cầu xuất trình bản chính giấy tờ để đối chiếu theo quy định tại khoản 7 Điều này. Công chứng viên chỉ được yêu cầu người yêu cầu công chứng bổ sung giấy tờ trong thành phần hồ sơ yêu cầu công chứng trong trường hợp không khai thác được thông tin trong thời hạn giải quyết yêu cầu công chứng hoặc thông tin khai thác được không đầy đủ, không chính xác.

8. Tổ chức hành nghề công chứng ghi số văn bản công chứng, đóng dấu, giao bản gốc văn bản công chứng cho người yêu cầu công chứng, vào sổ công chứng và lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định tại Điều 68 của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan.

Điều 43. Công chứng giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng

1. Người yêu cầu công chứng nộp 01 bộ hồ sơ theo quy định tại các điểm b, c và d khoản 1 Điều 42 của Luật này và nêu nội dung, mục đích giao kết giao dịch.

2. Công chứng viên thực hiện các việc quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều 42 của Luật này.

Trường hợp nội dung, mục đích giao kết giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì công chứng viên soạn thảo giao dịch.

3.^[31] Các thủ tục khác được thực hiện theo quy định tại các khoản 6, 7, 7a và 8 Điều 42 của Luật này.

Điều 44. Thẩm quyền công chứng giao dịch có đối tượng là bất động sản^[32]

1. Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng chỉ được công chứng giao dịch có đối tượng là bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trừ trường hợp công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền về bất động sản và công chứng việc sửa đổi, bổ sung, chấm dứt, hủy bỏ các giao dịch này theo quy định của pháp luật.

2. Chính phủ quy định lộ trình thực hiện thẩm quyền công chứng giao dịch theo quy định tại khoản 1 Điều này trong phạm vi toàn quốc sau khi cơ sở dữ liệu công chứng quy định tại Điều 66 của Luật này được vận hành và thông tin trong các cơ sở dữ liệu có liên quan đã được cơ quan chủ quản cơ sở dữ liệu công bố theo quy định của pháp luật.

Điều 45. Thời hạn công chứng

1. Thời hạn công chứng được tính từ ngày công chứng viên tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng hợp lệ được ghi nhận trong sổ yêu cầu công chứng đến ngày trả kết quả công chứng. Thời gian xác minh, giám định nội dung liên quan đến giao dịch, niêm yết việc tiếp nhận công chứng văn bản phân chia di sản không tính vào thời hạn công chứng.

2. Thời hạn công chứng không quá 02 ngày làm việc; đối với giao dịch có nội dung phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc. Trong trường hợp có sự kiện bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan hoặc do nguyên nhân từ phía người yêu cầu công chứng dẫn đến không bảo đảm thời hạn theo quy định tại khoản này thì người yêu cầu công chứng có quyền thỏa thuận bằng văn bản với tổ chức hành nghề công chứng về thời hạn công chứng.

Điều 46. Địa điểm công chứng

1. Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, trừ các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

2. Việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng nếu người yêu cầu công chứng thuộc các trường hợp sau đây:

a) Lập di chúc tại chỗ ở theo quy định của Bộ luật Dân sự;

b) Không thể đi lại được vì lý do sức khỏe; đang điều trị nội trú hoặc bị cách ly theo chỉ định của cơ sở y tế;

c) Đang bị tạm giữ, tạm giam; đang thi hành án phạt tù; đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính;

d) Có lý do chính đáng khác theo quy định của Chính phủ.

Điều 47. Chữ viết và cách ghi thời điểm trong văn bản công chứng

1. Chữ viết trong văn bản công chứng phải rõ ràng, dễ đọc, không được viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu, không được viết xen dòng, viết đè dòng, không được tẩy xóa, không được để trống, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Thời điểm công chứng phải được ghi cụ thể ngày, tháng, năm; có thể ghi giờ, phút nếu người yêu cầu công chứng đề nghị hoặc công chứng viên thấy cần thiết. Các con số thể hiện thời điểm công chứng phải được ghi cả bằng số và chữ, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Điều 48. Lời chứng của công chứng viên

1. Lời chứng của công chứng viên đối với giao dịch phải ghi rõ các nội dung sau đây:

a) Thời điểm, địa điểm công chứng;

b) Họ, tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng;

c) Chứng nhận người tham gia giao dịch hoàn toàn tự nguyện, có năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật, mục đích, nội dung của giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội;

d) Chữ ký, dấu điểm chỉ trong giao dịch đúng là chữ ký, dấu điểm chỉ của người yêu cầu công chứng, chữ ký, dấu điểm chỉ của người làm chứng, người phiên dịch trong trường hợp có người làm chứng, người phiên dịch và được ký, điểm chỉ trước sự chứng kiến của công chứng viên hoặc được ký trước đối với trường hợp đăng ký chữ ký mẫu quy định tại khoản 2 Điều 50 của Luật này;

đ) Trách nhiệm của công chứng viên đối với giao dịch;

e) Các thông tin về lý do công chứng ngoài trụ sở, việc làm chứng, phiên dịch trong trường hợp công chứng ngoài trụ sở hoặc việc công chứng có người làm chứng, người phiên dịch.

2. Lời chứng phải có chữ ký của công chứng viên và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng. Đối với văn bản công chứng điện tử thì lời chứng phải có chữ ký số của công chứng viên và chữ ký số của tổ chức hành nghề công chứng.

3. Công chứng viên căn cứ quy định tại khoản 1 Điều này để soạn thảo lời chứng phù hợp với từng giao dịch cụ thể; không được đưa vào lời chứng những nội dung nhằm trốn tránh, loại trừ trách nhiệm của mình hoặc có nội dung vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội.

4. Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết mẫu lời chứng của công chứng viên.

Điều 49. Người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch

1. Người yêu cầu công chứng là cá nhân phải có năng lực hành vi dân sự phù hợp với giao dịch mà mình thực hiện.

Người yêu cầu công chứng là tổ chức thì việc yêu cầu công chứng được thực hiện thông qua người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền của tổ chức đó.

Người yêu cầu công chứng phải xuất trình đủ giấy tờ cần thiết liên quan đến việc công chứng và chịu trách nhiệm về tính chính xác, tính hợp pháp của các giấy tờ đó.

2. Trường hợp người yêu cầu công chứng không đọc được hoặc không nghe được hoặc không ký được và không điểm chỉ được hoặc trong trường hợp khác do pháp luật quy định thì việc công chứng phải có người làm chứng.

Người làm chứng do người yêu cầu công chứng mời hoặc do công chứng viên chỉ định nếu người yêu cầu công chứng không mời được; trường hợp công chứng viên không chỉ định được người làm chứng thì từ chối công chứng.

Người làm chứng phải là người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, không thuộc trường hợp phải có người làm chứng theo quy định tại khoản này và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến việc công chứng.

Người làm chứng phải trực tiếp chứng kiến việc công chứng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc làm chứng của mình.

3. Trường hợp người yêu cầu công chứng không thông thạo tiếng Việt hoặc là người khuyết tật nhìn, người khuyết tật nghe, nói thì phải có người phiên dịch.

Người phiên dịch do người yêu cầu công chứng mời và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc phiên dịch của mình.

Người phiên dịch phải là người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, thông thạo tiếng Việt và ngôn ngữ mà người yêu cầu công chứng sử dụng hoặc là người biết chữ của người khuyết tật nhìn hoặc biết nghe, nói bằng ngôn ngữ, ký hiệu của người khuyết tật nghe, nói và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến việc công chứng.

Người phiên dịch phải dịch đủ, chính xác nội dung giao dịch, nội dung trao đổi của công chứng viên với người yêu cầu công chứng về quyền, lợi ích hợp pháp và nghĩa vụ của các bên khi tham gia giao dịch.

Điều 50. Ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng

1. Người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch phải ký vào từng trang của giao dịch trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này và trường hợp người yêu cầu công chứng không ký được và không điểm chỉ được. Việc ký văn bản công chứng điện tử thực hiện theo quy định của Chính phủ.

Việc ký văn bản công chứng trước sự chứng kiến của công chứng viên phải được chụp ảnh và lưu trữ trong hồ sơ công chứng.

2. Trong trường hợp người có thẩm quyền giao kết giao dịch của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng thì người đó có thể ký trước vào văn bản giao dịch; công chứng viên phải đối chiếu chữ ký của họ trong văn bản giao dịch với chữ ký mẫu trước khi thực hiện việc công chứng.

Việc đăng ký chữ ký mẫu được thực hiện trực tiếp tại tổ chức hành nghề công chứng hoặc bằng văn bản chính thức có chữ ký trực tiếp của người đăng ký và đóng dấu của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã đó.

3. Việc điểm chỉ được thay thế việc ký trong trường hợp người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch không ký được. Khi điểm chỉ, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch sử dụng vân tay của ngón trỏ phải; nếu không sử dụng được vân tay của ngón trỏ phải thì sử dụng vân tay của ngón trỏ trái; trường hợp không thể sử dụng vân tay của 02 ngón trỏ đó thì sử dụng vân tay của ngón khác và công chứng viên phải ghi rõ trong lời chứng việc người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch sử dụng vân tay của ngón nào, của bàn tay nào để điểm chỉ.

4.^[33] Việc điểm chỉ có thể được thực hiện đồng thời với việc ký theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.

Điều 51. Việc đánh số trang, đóng dấu giáp lai trong văn bản công chứng

1. Văn bản công chứng có từ 02 trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự, bắt đầu từ số 1 tại trang thứ nhất của giao dịch và liên tục cho đến trang cuối cùng của lời chứng.

2. Văn bản công chứng có từ 02 tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.

3. Việc đánh số trang, xác nhận tính toàn vẹn của văn bản công chứng điện tử thực hiện theo quy định của Chính phủ.

Điều 52. Sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng

1. Lỗi kỹ thuật là lỗi do sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in ấn văn bản công chứng mà việc sửa lỗi đó không làm ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của người tham gia giao dịch.

2. Việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng nơi đã thực hiện việc công chứng đó; trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hoặc giải thể thì công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng tạm ngừng hoạt động thì việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 32 của Luật này.

3. Công chứng viên thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật có trách nhiệm đối chiếu từng lỗi cần sửa với các giấy tờ trong hồ sơ công chứng, gạch chân chỗ cần sửa, sau đó ghi chữ, dấu hoặc con số đã được sửa vào bên lề của trang được sửa lỗi kỹ thuật, ghi thời điểm sửa lỗi kỹ thuật kèm theo họ, tên, chữ ký của mình và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng; trường hợp khoảng trống bên lề không đủ chỗ để ghi nội dung sửa lỗi kỹ thuật thì có thể ghi vào trang đính kèm có đủ các nội dung nêu trên.

Công chứng viên có trách nhiệm sửa lỗi kỹ thuật đối với tất cả các bản gốc của văn bản công chứng, trừ trường hợp không thể thu hồi được tất cả các bản gốc. Việc sửa lỗi kỹ thuật phải được thông báo bằng văn bản cho những người tham gia giao dịch trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày hoàn thành việc sửa lỗi kỹ thuật.

4. Việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng điện tử thực hiện theo quy định của Chính phủ.

Điều 53. Công chứng việc sửa đổi, bổ sung, chấm dứt, hủy bỏ giao dịch

1. Việc công chứng văn bản sửa đổi, bổ sung, thỏa thuận chấm dứt hợp đồng đã được công chứng chỉ được thực hiện khi có sự thỏa thuận hoặc cam kết bằng văn bản của tất cả những người đã ký kết hợp đồng đó, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Việc công chứng văn bản sửa đổi, bổ sung, chấm dứt, hủy bỏ văn bản là hành vi pháp lý đơn phương được thực hiện khi có yêu cầu của người đã ký kết văn bản đó, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Trừ trường hợp quy định tại khoản 4 Điều 58 của Luật này, việc công chứng văn bản sửa đổi, bổ sung, chấm dứt, hủy bỏ giao dịch đã được công chứng do công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng nơi đã thực hiện việc công chứng đó tiến hành; trường hợp tổ chức hành nghề công chứng nơi đã thực hiện việc công chứng chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hoặc giải thể thì công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thực hiện. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng tạm ngừng hoạt động thì việc sửa đổi, bổ sung, chấm dứt, hủy bỏ giao dịch đã được công chứng thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 32 của Luật này.

3. Thủ tục công chứng việc sửa đổi, bổ sung, chấm dứt, hủy bỏ giao dịch đã được công chứng được thực hiện như thủ tục công chứng giao dịch quy định tại Chương này.

Điều 54. Người có quyền đề nghị Tòa án tuyên bố văn bản công chứng vô hiệu

Công chứng viên đã thực hiện việc công chứng, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan, cơ quan nhà nước có thẩm quyền có quyền đề nghị Tòa án tuyên bố văn bản công chứng vô hiệu khi có căn cứ cho rằng việc công chứng có vi phạm pháp luật.

Mục 2. THỦ TỤC CÔNG CHỨNG MỘT SỐ GIAO DỊCH, NHẬN LƯU GIỮ DI CHÚC

Điều 55. Nguyên tắc thực hiện thủ tục công chứng

Thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản, hợp đồng ủy quyền, di chúc, văn bản phân chia di sản, văn bản từ chối nhận di sản được thực hiện theo các quy định tại Mục 1 Chương này và các quy định tại Mục này đối với từng loại giao dịch.

Điều 56. Công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản

1. Thẩm quyền công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản được thực hiện theo quy định tại Điều 44 của Luật này.

2. Trường hợp bất động sản đã được thế chấp để bảo đảm thực hiện nghĩa vụ và hợp đồng thế chấp đã được công chứng mà sau đó được tiếp tục thế chấp để bảo đảm cho nghĩa vụ khác trong phạm vi pháp luật cho phép thì các hợp đồng thế chấp tiếp theo phải được công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng đã công chứng hợp đồng thế chấp lần đầu. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng lần đầu chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hoặc giải thể thì công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thực hiện việc công chứng hợp đồng thế chấp tiếp theo đó. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng lần đầu tạm ngừng hoạt động thì việc công chứng hợp đồng thế chấp tiếp theo được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 32 của Luật này.

Điều 57. Công chứng hợp đồng ủy quyền trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến 01 tổ chức hành nghề công chứng^[34]

1. Trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến 01 tổ chức hành nghề công chứng thì bên ủy quyền được yêu cầu công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng mà mình lựa chọn chứng nhận việc đề nghị ủy quyền trong hợp đồng ủy quyền; bên được ủy quyền được yêu cầu công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng mà mình lựa chọn chứng nhận tiếp vào bản gốc của hợp đồng ủy quyền đó để xác nhận việc chấp nhận ủy quyền, hoàn thành việc công chứng hợp đồng ủy quyền.

Văn bản công chứng hợp đồng ủy quyền có hiệu lực kể từ thời điểm được công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng mà bên ủy quyền và bên được ủy quyền yêu cầu công chứng ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng đó. Trường hợp là văn bản công chứng điện tử thì phải có chữ ký số của công chứng viên và chữ ký số của các tổ chức hành nghề công chứng đó.

2. Việc công chứng sửa đổi, bổ sung, thỏa thuận chấm dứt hợp đồng ủy quyền trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến 01 tổ chức hành nghề công chứng được thực hiện theo quy định tại Điều 53 của Luật này và khoản 1 Điều này. Văn bản sửa đổi, bổ sung, thỏa thuận chấm dứt hợp đồng ủy quyền có hiệu lực theo quy định tại khoản 1 Điều này.

Trường hợp hai bên cùng yêu cầu công chứng việc sửa đổi, bổ sung, thỏa thuận chấm dứt hợp đồng ủy quyền tại một trong hai tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng trước đó thì tổ chức hành nghề công chứng này có trách nhiệm thông báo và gửi 01 bản sao của văn bản sửa đổi, bổ sung, thỏa thuận chấm dứt hợp đồng cho tổ chức hành nghề công chứng còn lại trong thời hạn 05 ngày làm việc để lưu hồ sơ công chứng.

3. Việc sửa lỗi kỹ thuật của văn bản công chứng theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này được thực hiện tại một trong hai tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Công chứng viên thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật theo quy định tại khoản 3 và khoản 4 Điều 52 của Luật này, thông báo bằng văn bản về việc sửa lỗi kỹ thuật cho những người tham gia giao dịch và tổ chức hành nghề công chứng còn lại đã thực hiện việc công chứng trong thời hạn 05 ngày làm việc; trường hợp tổ chức hành nghề công chứng còn lại đã chấm dứt hoạt động thì thông báo cho tổ chức hành nghề công chứng lưu trữ hồ sơ công chứng của tổ chức hành nghề công chứng đó trong thời hạn 05 ngày làm việc.

Điều 58. Công chứng di chúc

1. Người lập di chúc không được ủy quyền cho người khác mà phải tự mình ký hoặc ký và điểm chỉ vào bản di chúc được công chứng. Trường hợp người lập di chúc không ký được và không điểm chỉ được thì việc lập di chúc phải có người làm chứng theo quy định tại khoản 2 Điều 49 của Luật này.

2. Trường hợp công chứng viên nhận thấy người lập di chúc có dấu hiệu bị mất năng lực hành vi dân sự, bị hạn chế năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi hoặc có căn cứ cho rằng việc lập di chúc có dấu hiệu bị lừa dối, đe dọa hoặc cưỡng ép thì công chứng viên đề nghị người lập di chúc làm rõ, trường hợp không làm rõ được thì công chứng viên từ chối công chứng di chúc đó.

3. Trường hợp tính mạng người lập di chúc bị cái chết đe dọa thì người lập di chúc không phải xuất trình đủ giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều 42 của Luật này nhưng phải ghi rõ trong văn bản công chứng.

Sau 03 tháng kể từ thời điểm lập di chúc theo quy định tại khoản này mà người lập di chúc không còn trong tình trạng nguy hiểm đến tính mạng thì người lập di chúc phải nộp đủ giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều 42 của Luật này, nếu người lập di chúc không nộp đủ giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều 42 của Luật này thì văn bản công chứng di chúc không có hiệu lực.

4. Di chúc đã được công chứng nhưng sau đó người lập di chúc muốn sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc thì có thể yêu cầu công chứng viên của bất kỳ tổ chức hành nghề công chứng nào công chứng việc sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc hủy bỏ đó. Trường hợp di chúc trước đó đang được lưu giữ tại 01 tổ chức hành nghề công chứng thì người lập di chúc phải thông báo cho tổ chức hành nghề công chứng đang lưu giữ di chúc biết việc sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc đó.

Điều 59. Công chứng văn bản phân chia di sản

1. Người thừa kế theo pháp luật hoặc theo di chúc có quyền yêu cầu công chứng văn bản phân chia di sản.

Công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra, bảo đảm việc phân chia di sản được thực hiện theo quy định của Bộ luật Dân sự và quy định khác của pháp luật có liên quan.

2. Ngoài các giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều 42 hoặc khoản 1 Điều 43 của Luật này, hồ sơ yêu cầu công chứng văn bản phân chia di sản còn phải có các giấy tờ sau đây:

a) Giấy chứng tử hoặc giấy tờ khác theo quy định của pháp luật chứng minh người để lại di sản đã chết;

b) Di chúc trong trường hợp thừa kế theo di chúc; giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản trong trường hợp thừa kế theo pháp luật và trường hợp người thừa kế không phụ thuộc vào nội dung của di chúc theo quy định của Bộ luật Dân sự;

c) Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản của người để lại di sản trong trường hợp di sản là quyền sử dụng đất hoặc tài sản pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu.

3. Công chứng viên kiểm tra để xác định người để lại di sản đúng là người có quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản và những người yêu cầu công chứng đúng là người được hưởng di sản; nếu thấy chưa rõ thì công chứng viên yêu cầu làm rõ hoặc tiến hành xác minh, yêu cầu giám định theo quy định tại khoản 4 Điều 42 của Luật này.

4. Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm niêm yết việc tiếp nhận công chứng văn bản phân chia di sản. Công chứng viên chỉ được công chứng văn bản phân chia di sản sau khi có xác nhận về việc đã hoàn thành việc niêm yết và không nhận được khiếu nại, tố cáo nào liên quan đến việc phân chia đó.

Chính phủ quy định chi tiết thủ tục niêm yết việc tiếp nhận công chứng văn bản phân chia di sản quy định tại khoản này.

5. Thủ tục công chứng văn bản phân chia di sản theo quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều này cũng áp dụng đối với trường hợp thừa kế theo di chúc hoặc thừa kế theo pháp luật mà chỉ có 01 người thừa kế.

6. Văn bản phân chia di sản đã được công chứng là căn cứ để cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký việc chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản cho người được hưởng di sản.

Điều 60. Công chứng văn bản từ chối nhận di sản

1. Người thừa kế có thể yêu cầu công chứng văn bản từ chối nhận di sản theo quy định của Bộ luật Dân sự.

2. Ngoài các giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều 42 hoặc khoản 1 Điều 43 của Luật này, hồ sơ yêu cầu công chứng văn bản từ chối nhận di sản còn phải có các giấy tờ sau đây:

a) Giấy chứng tử hoặc giấy tờ khác theo quy định của pháp luật chứng minh người để lại di sản đã chết;

Điều 61. Gửi giữ di chúc và công bố di chúc được lưu giữ

1. Người lập di chúc có thể yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nhận lưu giữ di chúc của mình. Khi nhận lưu giữ di chúc, công chứng viên phải niêm phong bản di chúc trước mặt người lập di chúc, ghi giấy nhận lưu giữ và giao cho người lập di chúc. Giấy nhận lưu giữ di chúc phải có thông tin về tổ chức hành nghề công chứng nhận lưu giữ di chúc, công chứng viên niêm phong di chúc, người lập di chúc.

2. Đối với di chúc đã được tổ chức hành nghề công chứng nhận lưu giữ nhưng sau đó tổ chức này chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hoặc giải thể thì trước khi chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hoặc giải thể, tổ chức hành nghề công chứng phải thỏa thuận với người lập di chúc về việc chuyển cho tổ chức hành nghề công chứng khác lưu giữ di chúc. Trường hợp không có thỏa thuận hoặc không thỏa thuận được thì di chúc và phí lưu giữ di chúc phải được trả lại cho người lập di chúc. Trường hợp không liên hệ được với người lập di chúc thì di chúc được chuyển giao cho tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận hồ sơ của tổ chức hành nghề công chứng đã chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hoặc giải thể.

3. Việc công bố di chúc lưu giữ tại tổ chức hành nghề công chứng được thực hiện theo quy định của Chính phủ.

Mục 3. CÔNG CHỨNG ĐIỆN TỬ

Điều 62. Nguyên tắc và phạm vi công chứng điện tử

1. Công chứng điện tử là việc công chứng được thực hiện bằng phương tiện điện tử để tạo lập văn bản công chứng điện tử, tuân thủ nguyên tắc quy định tại Điều 5 của Luật này và các nguyên tắc sau đây:

a) Bảo đảm an ninh, an toàn, bảo vệ thông điệp dữ liệu và bảo mật thông tin theo quy định của pháp luật; thông tin trong thông điệp dữ liệu đó có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu;

b) Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng được cung cấp dịch vụ công chứng điện tử khi đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định tại Điều 63 của Luật này.

2. Căn cứ vào điều kiện kinh tế - xã hội, nhu cầu và khả năng cung cấp dịch vụ công chứng điện tử trong từng thời kỳ, Chính phủ quy định về phạm vi các giao dịch được công chứng điện tử.

Chính phủ quy định chi tiết Điều 63 và Điều 64 của Luật này.

Điều 63. Điều kiện cung cấp dịch vụ công chứng điện tử

1. Công chứng viên được cung cấp dịch vụ công chứng điện tử khi đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

a) Có tài khoản để thực hiện công chứng điện tử;

b) Có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

2. Tổ chức hành nghề công chứng được cung cấp dịch vụ công chứng điện tử khi đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

a) Có tài khoản để thực hiện công chứng điện tử;

b) Có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử;

c) Có đủ trang thiết bị kỹ thuật để thực hiện công chứng điện tử.

Điều 64. Văn bản công chứng điện tử

1. Văn bản công chứng điện tử là chứng thư điện tử được tạo lập theo nguyên tắc và phạm vi quy định tại Điều 62 của Luật này.

2. Văn bản công chứng điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm được ký bằng chữ ký số của công chứng viên và chữ ký số của tổ chức hành nghề công chứng.

3. Văn bản công chứng điện tử có giá trị pháp lý theo quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 6 của Luật này.

4. Việc chuyển đổi hình thức giữa văn bản công chứng điện tử và văn bản công chứng giấy được thực hiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Văn bản công chứng được chuyển đổi có giá trị như bản gốc khi đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, trừ trường hợp pháp luật quy định loại văn bản đó được chuyển giao quyền sở hữu và chỉ được tồn tại dưới một hình thức duy nhất.

Điều 65. Quy trình, thủ tục, hồ sơ công chứng điện tử

1. Việc công chứng điện tử được thực hiện theo quy trình công chứng điện tử trực tiếp hoặc công chứng điện tử trực tuyến và được quy định như sau:

a) Công chứng điện tử trực tiếp là việc người yêu cầu công chứng giao kết giao dịch trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên; công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận giao dịch bằng chữ ký số để tạo ra văn bản công chứng điện tử;

b) Công chứng điện tử trực tuyến là việc các bên tham gia giao dịch có yêu cầu công chứng không có mặt tại cùng một địa điểm và giao kết giao dịch thông qua phương tiện trực tuyến trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên; công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận giao dịch bằng chữ ký số để tạo ra văn bản công chứng điện tử.

2. Thủ tục công chứng điện tử thực hiện theo quy định tại Mục 1 và Mục 2 Chương này.

3. Chính phủ quy định chi tiết về quy trình, thủ tục công chứng điện tử; quy định về hồ sơ công chứng điện tử.

Chương VI

CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, LƯU TRỮ HỒ SƠ CÔNG CHỨNG

Điều 66. Cơ sở dữ liệu công chứng^[35]

1. Cơ sở dữ liệu công chứng bao gồm các dữ liệu sau đây:

a) Thông tin về công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, giao dịch đã được công chứng;

b) Thông tin về tình trạng giao dịch của tài sản;

c) Thông tin về biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro trong hoạt động công chứng;

d) Văn bản công chứng và tài liệu khác trong hồ sơ công chứng.

2. Cơ sở dữ liệu công chứng phải được cập nhật đầy đủ, chính xác, kịp thời và bảo đảm an ninh, an toàn theo quy định của pháp luật. Việc thu thập, cung cấp thông tin để đưa vào cơ sở dữ liệu công chứng và khai thác, sử dụng, chia sẻ cơ sở dữ liệu công chứng phải tuân thủ quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan về bảo mật thông tin về nội dung công chứng, bảo vệ đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình.

Việc kết nối, chia sẻ thông tin giữa cơ sở dữ liệu công chứng với các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu của Bộ, ngành, địa phương và các cơ sở dữ liệu khác phải bảo đảm hiệu quả, an toàn, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan.

3. Cơ sở dữ liệu công chứng được quản lý tập trung và được phân cấp quản lý theo trách nhiệm quản lý nhà nước về công chứng của Bộ Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

4. Bộ Tư pháp có trách nhiệm xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng đồng bộ, thống nhất từ trung ương đến địa phương theo tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật trong phạm vi cả nước.

Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành quy chế quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ cơ sở dữ liệu công chứng trong phạm vi cả nước.

5. Kinh phí xây dựng, quản lý, vận hành, bảo trì, nâng cấp cơ sở dữ liệu công chứng được sử dụng từ nguồn ngân sách nhà nước và các nguồn khác theo quy định của pháp luật.

6. Chính phủ quy định chi tiết các khoản 1, 2, 3 và 5 Điều này.

Điều 67. Hồ sơ công chứng

1. Hồ sơ công chứng bao gồm: bản gốc văn bản công chứng; bản sao các giấy tờ mà người yêu cầu công chứng đã nộp và bản in các thông tin tổ chức hành nghề công chứng đã khai thác từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơ sở dữ liệu khác theo quy định của pháp luật; các giấy tờ xác minh, giám định; ảnh người yêu cầu công chứng ký văn bản công chứng trước sự chứng kiến của công chứng viên, trừ trường hợp đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng quy định tại khoản 2 Điều 50 của Luật này; giấy tờ liên quan khác.

2. Hồ sơ công chứng phải được đánh số theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong sổ công chứng.

Điều 68. Lưu trữ hồ sơ công chứng

1. Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm bảo quản chặt chẽ, thực hiện đủ các biện pháp an ninh, an toàn về phòng, chống cháy, nổ, ẩm mốc, mối mọt đối với hồ sơ công chứng.

2. Hồ sơ công chứng phải được lưu trữ tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong thời hạn ít nhất 30 năm đối với các giao dịch có đối tượng là bất động sản, ít nhất 10 năm đối với các loại giao dịch khác kể từ ngày văn bản công chứng có hiệu lực; trường hợp lưu trữ ngoài trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở.

3.^[36] Trong trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền có yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản công chứng và giấy tờ khác có liên quan. Việc đối chiếu bản sao văn bản công chứng với bản gốc chỉ được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng nơi đang lưu trữ hồ sơ công chứng, trừ trường hợp cơ quan tiến hành tố tụng yêu cầu cung cấp bản gốc văn bản công chứng để phục vụ việc xác minh, giám định tài liệu. Thời hạn cung cấp bản gốc văn bản công chứng tối đa là 10 ngày làm việc kể từ ngày bàn giao. Cơ quan tiến hành tố tụng chịu trách nhiệm bảo quản và bàn giao lại đầy đủ, nguyên vẹn và đúng thời hạn bản gốc văn bản công chứng cho tổ chức hành nghề công chứng. Việc bàn giao bản gốc văn bản công chứng phải được lập thành văn bản có ghi rõ thời gian bàn giao lại văn bản công chứng đó, người có trách nhiệm bàn giao lại và trách nhiệm trong trường hợp để mất, hư hỏng bản gốc văn bản công chứng.

4. Việc kê biên, khám xét trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện theo quy định của pháp luật và có sự chứng kiến của đại diện Sở Tư pháp, đại diện Hội công chứng viên tại địa phương.

5. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng bị giải thể hoặc chấm dứt hoạt động, tổ chức hành nghề công chứng đó phải thỏa thuận với 01 tổ chức hành nghề công chứng khác trong cùng phạm vi tỉnh, thành phố ^[37] về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng.

Trường hợp không thỏa thuận được thì Sở Tư pháp chỉ định 01 Phòng công chứng tiếp nhận hồ sơ công chứng; trường hợp địa phương không có Phòng công chứng thì Sở Tư pháp chỉ định 01 Văn phòng công chứng đủ điều kiện tiếp nhận hồ sơ công chứng; nếu tổ chức hành nghề công chứng bị giải thể hoặc chấm dứt hoạt động không còn khả năng thanh toán kinh phí lưu trữ hồ sơ công chứng thì kinh phí này do ngân sách địa phương bảo đảm.

Trường hợp Phòng công chứng được chuyển đổi thành Văn phòng công chứng thì hồ sơ công chứng do Văn phòng công chứng được chuyển đổi lưu trữ.

6. Chính phủ quy định chi tiết Điều này và việc lưu trữ hồ sơ công chứng điện tử.

Điều 69. Cấp bản sao văn bản công chứng

1. Việc cấp bản sao văn bản công chứng được thực hiện trong các trường hợp sau đây:

a) Theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong các trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 68 của Luật này;

b) Theo yêu cầu của các bên tham gia giao dịch, người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến giao dịch đã được công chứng.

Việc cấp bản sao văn bản công chứng theo yêu cầu của người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến giao dịch đã được công chứng phải được người yêu cầu công chứng đồng ý; trường hợp người yêu cầu công chứng là cá nhân đã chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết hoặc pháp nhân chấm dứt hoạt động thì phải được sự đồng ý của người thừa kế đối với cá nhân, sự đồng ý của cá nhân, tổ chức kế thừa quyền, nghĩa vụ của pháp nhân đó.

2. Việc cấp bản sao văn bản công chứng do tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ bản gốc văn bản công chứng đó thực hiện.

3. Việc cấp bản sao văn bản công chứng đang được lưu trữ tại tổ chức hành nghề công chứng tạm ngừng hoạt động được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 32 của Luật này.

Chương VII

PHÍ CÔNG CHỨNG; PHÍ, GIÁ DỊCH VỤ THEO YÊU CẦU LIÊN QUAN ĐẾN VIỆC CÔNG CHỨNG VÀ CHI PHÍ KHÁC

Điều 70. Phí công chứng

1. Phí công chứng bao gồm phí công chứng giao dịch, phí nhận lưu giữ di chúc, phí cấp bản sao văn bản công chứng.

Người yêu cầu công chứng giao dịch, gửi giữ di chúc, cấp bản sao văn bản công chứng phải nộp phí công chứng.

2. Mức thu, chế độ thu, nộp, sử dụng và quản lý phí công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về phí, lệ phí.

Điều 71. Phí, giá dịch vụ theo yêu cầu liên quan đến việc công chứng

1. Người yêu cầu công chứng phải thanh toán phí khai thác, sử dụng thông tin liên quan đến giao dịch theo quy định của pháp luật, giá dịch vụ theo yêu cầu liên quan đến việc công chứng khi yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc soạn thảo giao dịch, đánh máy, sao chụp, dịch giấy tờ, văn bản liên quan đến giao dịch.

2. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành giá tối đa đối với dịch vụ theo yêu cầu liên quan đến việc công chứng áp dụng đối với các tổ chức hành nghề công chứng tại địa phương. Tổ chức hành nghề công chứng xác định mức giá dịch vụ đối với từng loại việc không vượt quá mức giá tối đa do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành và niêm yết công khai các mức giá dịch vụ tại trụ sở của mình.

3. Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm giải thích rõ cho người yêu cầu công chứng về phí, giá dịch vụ theo yêu cầu liên quan đến việc công chứng quy định tại Điều này.

Điều 72. Chi phí khác

1. Người yêu cầu công chứng phải trả chi phí trong các trường hợp sau đây:

a) Đề nghị xác minh, yêu cầu giám định phục vụ việc công chứng;

b) Yêu cầu công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng; yêu cầu công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của tổ chức hành nghề công chứng;

c) Tổ chức hành nghề công chứng niêm yết việc tiếp nhận công chứng văn bản phân chia di sản.

2. Mức chi phí do người yêu cầu công chứng và tổ chức hành nghề công chứng thỏa thuận.

3. Tổ chức hành nghề công chứng phải niêm yết nguyên tắc tính chi phí khác và có trách nhiệm giải thích rõ cho người yêu cầu công chứng về các chi phí cụ thể đó.

Chương VIII

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH^[38]

Điều 73. Việc công chứng của cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài

1. Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài được công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, các loại văn bản ủy quyền và các giao dịch khác theo quy định của Luật này và pháp luật về lãnh sự, ngoại giao, trừ hợp đồng mua bán, chuyển đổi, chuyển nhượng, tặng cho, cho thuê, thế chấp, góp vốn bằng bất động sản tại Việt Nam.

2. Viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao được giao thực hiện công chứng phải có bằng cử nhân luật hoặc thạc sĩ luật hoặc tiến sĩ luật hoặc được bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng.

3. Viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao thực hiện công chứng theo thủ tục quy định tại Chương V của Luật này, có quyền quy định tại các điểm c, d và đ khoản 1 và nghĩa vụ quy định tại các điểm a, b, d, đ, e, i và l khoản 2 Điều 18 của Luật này.

Điều 74. Sửa đổi, bổ sung khoản 1 Điều 398 của Bộ luật Tố tụng dân sự số 92/2015/QH13 đã được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Luật số 45/2019/QH14, Luật số 59/2020/QH14, Luật số 13/2022/QH15, Luật số 19/2023/QH15 và Luật số 34/2024/QH15

Sửa đổi, bổ sung khoản 1 Điều 398 như sau:

“1. Công chứng viên đã thực hiện việc công chứng, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan, cơ quan nhà nước có thẩm quyền có quyền yêu cầu Tòa án tuyên bố văn bản công chứng vô hiệu khi có căn cứ cho rằng việc công chứng có vi phạm pháp luật theo quy định của pháp luật về công chứng.”.

Điều 75. Hiệu lực thi hành

1. Luật này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2025.

2. Luật Công chứng số 53/2014/QH13 đã được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Luật số 28/2018/QH14 và Luật số 16/2023/QH15 (sau đây gọi là Luật Công chứng số 53/2014/QH13) hết hiệu lực kể từ ngày Luật này có hiệu lực thi hành, trừ trường hợp quy định tại các khoản 1, 2, 3, 6, 7, 9, 11, 12 và 14 Điều 76 của Luật này.

Điều 76. Quy định chuyển tiếp về hoạt động công chứng kể từ ngày Luật này có hiệu lực thi hành

1. Người đã có giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng theo quy định của Luật Công chứng số 53/2014/QH13 trước ngày Luật này có hiệu lực thi hành được đăng ký tập sự hành nghề công chứng theo quy định của Luật này.

Người tham gia khóa đào tạo nghề công chứng, bồi dưỡng nghề công chứng theo quy định của Luật Công chứng số 53/2014/QH13 mà đến ngày Luật này có hiệu lực thi hành chưa hoàn thành khóa đào tạo, bồi dưỡng thì được tiếp tục hoàn thành khóa đào tạo, bồi dưỡng theo quy định của Luật Công chứng số 53/2014/QH13; việc đăng ký tập sự hành nghề công chứng sau khi được cấp giấy chứng nhận được thực hiện theo quy định của Luật này.

2. Người đã hoàn thành thời gian tập sự theo quy định của Luật Công chứng số 53/2014/QH13 được đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng theo quy định của Luật này.

Người đăng ký tập sự, người tập sự theo quy định của Luật Công chứng số 53/2014/QH13 mà đến ngày Luật này có hiệu lực thi hành chưa tập sự, chưa hoàn thành việc tập sự thì được thực hiện việc tập sự và phải thực hiện các nghĩa vụ của người tập sự theo quy định của Luật này từ ngày Luật này có hiệu lực thi hành; việc đăng ký kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng thực hiện theo quy định của Luật này.

Người đã được cấp giấy chứng nhận kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng theo quy định của Luật Công chứng số 53/2014/QH13 mà kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đến hết thời hạn 05 năm kể từ ngày Luật này có hiệu lực thi hành không đề nghị bổ nhiệm công chứng viên thì giấy chứng nhận hết hiệu lực.

3. Hồ sơ đề nghị bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm công chứng viên được nộp theo quy định của Luật Công chứng số 53/2014/QH13 mà đến ngày Luật này có hiệu lực thi hành chưa được cơ quan nhà nước có thẩm quyền giải quyết xong thì tiếp tục được giải quyết theo quy định của Luật Công chứng số 53/2014/QH13.

4. Người đã được miễn nhiệm hoặc bị miễn nhiệm công chứng viên trước ngày Luật này có hiệu lực thi hành thì việc bổ nhiệm lại công chứng viên được thực hiện theo quy định của Luật này.

5. Công chứng viên quá 70 tuổi đang hành nghề công chứng tại ngày Luật này có hiệu lực thi hành thì được tiếp tục hành nghề công chứng trong thời hạn 02 năm kể từ ngày Luật này có hiệu lực thi hành; công chứng viên từ đủ 68 đến đủ 70 tuổi tại ngày Luật này có hiệu lực thi hành thì được hành nghề công chứng đến khi đủ 72 tuổi. Khi hết thời hạn nêu trên, công chứng viên đương nhiên miễn nhiệm.

6. Văn phòng công chứng được thành lập trước ngày Luật này có hiệu lực thi hành mà đến ngày Luật này có hiệu lực thi hành chưa đăng ký hoạt động thì tiếp tục đăng ký hoạt động theo quy định của Luật Công chứng số 53/2014/QH13.

7. Văn phòng công chứng được thành lập trước ngày Luật này có hiệu lực thi hành mà chưa có Điều lệ thì phải xây dựng Điều lệ và gửi Sở Tư pháp trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày Luật này có hiệu lực thi hành; trường hợp có thành viên hợp danh chưa góp vốn vào Văn phòng công chứng thì phải thực hiện góp vốn và gửi tài liệu chứng minh về Sở Tư pháp trong thời hạn nêu trên.

Việc thu hồi quyết định cho phép thành lập và chấm dứt hoạt động đối với Văn phòng công chứng được thành lập theo quy định của Luật Công chứng số 53/2014/QH13 được thực hiện theo quy định của Luật này.

Văn phòng công chứng chỉ còn 01 thành viên hợp danh tại ngày Luật này có hiệu lực thi hành thì vẫn được bổ sung thành viên hợp danh theo quy định của Luật Công chứng số 53/2014/QH13 trong thời hạn 06 tháng kể từ ngày Văn phòng công chứng chỉ còn 01 thành viên hợp danh.

8. Việc thay đổi thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng được thành lập theo quy định của Luật Công chứng số 53/2014/QH13 được thực hiện theo quy định của Luật này.

Người đã chấm dứt tư cách thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng theo quy định của Luật Công chứng số 53/2014/QH13 thì kể từ ngày Luật này có hiệu lực thi hành, việc thành lập, tham gia thành lập Văn phòng công chứng mới, hợp danh vào Văn phòng công chứng khác hoặc mua Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân được thực hiện theo quy định của Luật này; thời hạn 02 năm được tính từ ngày quyết định của Sở Tư pháp về việc chấm dứt tư cách thành viên hợp danh có hiệu lực thi hành.

9. Thẻ công chứng viên được cấp trước ngày Luật này có hiệu lực thi hành được tiếp tục sử dụng. Việc cấp lại, cấp mới thẻ công chứng viên được thực hiện theo quy định của Luật này.

10. Công chứng viên đang hành nghề công chứng trước ngày Luật này có hiệu lực thi hành mà chưa gia nhập Hội công chứng viên thì trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày Luật này có hiệu lực thi hành phải gia nhập Hội công chứng viên tại địa phương nơi hành nghề và duy trì tư cách hội viên trong suốt quá trình hành nghề công chứng tại địa phương đó.

11. Đối với hợp đồng, giao dịch đã được công chứng trước ngày Luật này có hiệu lực thi hành, việc cấp bản sao, sửa đổi, bổ sung, chấm dứt, hủy bỏ, sửa lỗi kỹ thuật văn bản công chứng được thực hiện theo quy định của Luật này.

Bản dịch đã được công chứng trước ngày Luật này có hiệu lực thi hành tiếp tục có giá trị sử dụng; trường hợp có nhu cầu sử dụng bản dịch thì thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của Luật này và pháp luật về chứng thực.

12. Đối với hồ sơ công chứng đã được lưu trữ theo quy định của Luật Công chứng số 53/2014/QH13 mà đến ngày Luật này có hiệu lực thi hành chưa hết thời hạn lưu trữ thì thời hạn lưu trữ tiếp tục thực hiện theo quy định của Luật Công chứng số 53/2014/QH13.

13. Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày Luật này có hiệu lực thi hành, Chính phủ tổ chức rà soát các quy định về giao dịch phải công chứng tại các văn bản quy phạm pháp luật được ban hành trước ngày Luật này có hiệu lực thi hành và hoàn thành việc sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ theo thẩm quyền hoặc trình cơ quan có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ các quy định không đáp ứng yêu cầu về giao dịch phải công chứng theo quy định tại khoản 1 Điều 3 của Luật này. Sau thời hạn quy định tại khoản này, quy định về giao dịch phải công chứng tại nghị định được ban hành trước ngày Luật này có hiệu lực thi hành mà không được luật giao Chính phủ quy định nhưng đáp ứng các yêu cầu khác quy định tại khoản 1 Điều 3 của Luật này và quy định về giao dịch phải công chứng tại nghị định được ban hành để xử lý kết quả rà soát theo quy định tại khoản này thì vẫn có hiệu lực thi hành.

14. Phòng công chứng được thành lập trước ngày Luật này có hiệu lực thi hành được tiếp tục hoạt động và trong thời hạn 01 năm kể từ ngày Luật này có hiệu lực thi hành phải đáp ứng điều kiện quy định tại Điều 20 của Luật này.

XÁC THỰC VĂN BẢN HỢP NHẤT

CHỦ NHIỆM

Lê Quang Mạnh

[1] Luật Thi hành án dân sự số 106/2025/QH15 có căn cứ ban hành như sau:

“Căn cứ Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Nghị quyết số 203/2025/QH15;

Quốc hội ban hành Luật Thi hành án dân sự.”.

Luật số 04/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng có căn cứ ban hành như sau:

“Căn cứ Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Nghị quyết số 203/2025/QH15;

Quốc hội ban hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng số 46/2024/QH15 đã được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Luật số 106/2025/QH15.”.

[2] Khoản này được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại khoản 1 Điều 1 của Luật số 04/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2027.

[3] Khoản này được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại khoản 1 Điều 1 của Luật số 04/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2027.

[4] Điều này được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại khoản 2 Điều 1 của Luật số 04/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2027.

[5] Cụm từ “Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh)” được thay thế bằng cụm từ “Ủy ban nhân dân cấp tỉnh” theo quy định tại khoản 2 Điều 1 của Luật số 04/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2027.

[6] Cụm từ “Thừa phát lại” được thay thế bằng cụm từ “Thừa hành viên” theo quy định tại khoản 2 Điều 114 của Luật Thi hành án dân sự số 106/2025/QH15, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2026.

[7] Cụm từ “thanh tra viên chính ngành tư pháp” được thay thế bằng cụm từ “thanh tra viên chính trong lĩnh vực tư pháp” theo quy định tại điểm b khoản 18 Điều 1 của Luật số 04/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2027.

[8] Cụm từ “Thừa phát lại” được thay thế bằng cụm từ “Thừa hành viên” theo quy định tại khoản 2 Điều 114 của Luật Thi hành án dân sự số 106/2025/QH15, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2026.

[9] Cụm từ “thanh tra viên cao cấp ngành tư pháp” được thay thế bằng cụm từ “thanh tra viên cao cấp trong lĩnh vực tư pháp” theo quy định tại điểm b khoản 18 Điều 1 của Luật số 04/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2027.

[10] Khoản này được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại khoản 3 Điều 1 của Luật số 04/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2027.

[11] Khoản này được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại khoản 4 Điều 1 của Luật số 04/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2027.

[12] Cụm từ “xã, phường, thị trấn” được thay thế bằng cụm từ “xã, phường, đặc khu” theo quy định tại điểm c khoản 18 Điều 1 của Luật số 04/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2027.

[13] Cụm từ “Thừa phát lại” được thay thế bằng cụm từ “Thừa hành viên” theo quy định tại khoản 2 Điều 114 của Luật Thi hành án dân sự số 106/2025/QH15, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2026.

[14] Cụm từ “Thừa phát lại” được thay thế bằng cụm từ “Thừa hành viên” theo quy định tại khoản 2 Điều 114 của Luật Thi hành án dân sự số 106/2025/QH15, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2026.

[15] Khoản này được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại khoản 5 Điều 1 của Luật số 04/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2027.

[16] Khoản này được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại khoản 6 Điều 1 của Luật số 04/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2027.

[17] Điều này được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại khoản 7 Điều 1 của Luật số 04/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2027.

[18] Cụm từ “địa bàn cấp huyện” được thay thế bằng cụm từ “địa bàn cấp xã” theo quy định tại điểm d khoản 18 Điều 1 của Luật số 04/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2027.

[19] Cụm từ “tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương” được thay thế bằng cụm từ “tỉnh, thành phố” theo quy định tại điểm đ khoản 18 Điều 1 của Luật số 04/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2027.

[20] Cụm từ “địa bàn cấp huyện” được thay thế bằng cụm từ “địa bàn cấp xã” theo quy định tại điểm d khoản 18 Điều 1 của Luật số 04/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2027.

[21] Khoản này được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại khoản 8 Điều 1 của Luật số 04/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2027.

[22] Điểm này được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại khoản 9 Điều 1 của Luật số 04/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2027.

[23] Khoản này được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại khoản 10 Điều 1 của Luật số 04/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2027.

[24] Khoản này được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại khoản 10 Điều 1 của Luật số 04/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2027.

[25] Cụm từ “tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương” được thay thế bằng cụm từ “tỉnh, thành phố” theo quy định tại điểm đ khoản 18 Điều 1 của Luật số 04/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2027.

[26] Cụm từ “tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương” được thay thế bằng cụm từ “tỉnh, thành phố” theo quy định tại điểm đ khoản 18 Điều 1 của Luật số 04/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2027.

[27] Cụm từ “tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương” được thay thế bằng cụm từ “tỉnh, thành phố” theo quy định tại điểm đ khoản 18 Điều 1 của Luật số 04/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2027.

[28] Khoản này được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại điểm a khoản 11 Điều 1 của Luật số 04/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2027.

[29] Khoản này được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại điểm b khoản 11 Điều 1 của Luật số 04/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2027.

[30] Khoản này được bổ sung theo quy định tại điểm b khoản 11 Điều 1 của Luật số 04/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2027.

[31] Khoản này được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại khoản 12 Điều 1 của Luật số 04/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2027.

[32] Điều này được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại khoản 13 Điều 1 của Luật số 04/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2027.

[33] Khoản này được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại khoản 14 Điều 1 của Luật số 04/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2027.

[34] Điều này được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại khoản 15 Điều 1 của Luật số 04/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2027.

[35] Điều này được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại khoản 16 Điều 1 của Luật số 04/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2027.

[36] Khoản này được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại khoản 17 Điều 1 của Luật số 04/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2027.

[37] Cụm từ “tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương” được thay thế bằng cụm từ “tỉnh, thành phố” theo quy định tại điểm đ khoản 18 Điều 1 của Luật số 04/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2027.

[38] Khoản 1 và khoản 3 Điều 115 của Luật Thi hành án dân sự số 106/2025/QH15, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2026 quy định như sau:

“Điều 115. Hiệu lực thi hành

1. Luật này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2026, trừ quy định tại khoản 2 Điều này.

3. Nghị quyết số 107/2015/QH13 ngày 26 tháng 11 năm 2015 của Quốc hội về thực hiện chế định Thừa phát lại; Luật Thi hành án dân sự số 26/2008/QH12 đã được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Luật số 64/2014/QH13, Luật số 23/2018/QH14, Luật số 67/2020/QH14, Luật số 03/2022/QH15, Luật số 31/2024/QH15, Luật số 43/2024/QH15, Luật số 59/2024/QH15, Luật số 81/2025/QH15 và Luật số 84/2025/QH15 (sau đây gọi là Luật Thi hành án dân sự số 26/2008/QH12) hết hiệu lực kể từ ngày Luật này có hiệu lực thi hành, trừ quy định tại khoản 1 Điều 116 của Luật này.”.

Điều 2 và Điều 3 của Luật số 04/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2027 quy định như sau:

“Điều 2. Hiệu lực thi hành

Luật này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 01 năm 2027.

Điều 3. Điều khoản chuyển tiếp

1. Người đã được bổ nhiệm, bổ nhiệm lại công chứng viên trước ngày Luật này có hiệu lực thi hành được tiếp tục hành nghề công chứng và thực hiện các nhiệm vụ chứng thực theo quy định của Luật Công chứng số 46/2024/QH15 đã được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Luật số 106/2025/QH15 và quy định của Luật này.

2. Việc bổ nhiệm công chứng viên đối với người đã hoàn thành tập sự hành nghề công chứng tại tỉnh, thành phố được sắp xếp với tỉnh, thành phố khác thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố sau khi sắp xếp.

3. Việc miễn nhiệm công chứng viên đối với những trường hợp do Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm được thực hiện theo quy định của Luật này. Trường hợp công chứng viên được Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm mà chưa hành nghề thì việc miễn nhiệm thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đã đề nghị bổ nhiệm công chứng viên đó.

4. Việc bổ nhiệm lại công chứng viên đối với những trường hợp đã được miễn nhiệm hoặc bị miễn nhiệm trước ngày Luật này có hiệu lực thi hành được thực hiện theo quy định của Luật này. Trường hợp công chứng viên được Bộ trưởng Bộ Tư pháp miễn nhiệm thì việc bổ nhiệm lại thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đã đề nghị miễn nhiệm công chứng viên đó; trường hợp Bộ trưởng Bộ Tư pháp tự mình miễn nhiệm công chứng viên thì việc bổ nhiệm lại thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi hành nghề cuối cùng của công chứng viên đó.

5. Cơ sở dữ liệu công chứng của các địa phương được xây dựng trước ngày Luật này có hiệu lực thi hành được tiếp tục quản lý, khai thác, sử dụng theo quy định của Luật Công chứng số 46/2024/QH15 đã được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Luật số 106/2025/QH15 cho đến ngày cơ sở dữ liệu công chứng được xây dựng theo quy định của Luật này được đưa vào vận hành, sử dụng và các dữ liệu cần thiết đã được đồng bộ đầy đủ, chính xác vào cơ sở dữ liệu công chứng được xây dựng theo quy định của Luật này.

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm chỉ đạo việc cập nhật, quản lý, khai thác cơ sở dữ liệu công chứng đã có tại địa phương trong thời gian xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định của Luật này; chỉ đạo việc kết nối, tích hợp các dữ liệu công chứng tại địa phương với cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định của Luật này bảo đảm kịp thời, an toàn, đầy đủ, chính xác.

6. Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày Luật này có hiệu lực thi hành, Chính phủ tổ chức rà soát các quy định về giao dịch phải công chứng tại các văn bản quy phạm pháp luật được ban hành trước ngày Luật này có hiệu lực thi hành và hoàn thành việc sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ theo thẩm quyền hoặc trình cơ quan có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ các quy định không đáp ứng yêu cầu về giao dịch phải công chứng theo quy định tại khoản 2 Điều 1 của Luật này.”.

GOVERNMENT OFFICE OF VIETNAM
--------

SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom – Happiness
---------------

No. 109/VBHN-VPQH

Hanoi, May 19, 2026

LAW

ON NOTARIZATION

Law on Notarization No. 46/2024/QH15 dated November 23, 2024 of the National Assembly, which comes into force from July 01, 2025, is amended by:

1. Law on Civil Judgment Enforcement No. 106/2025/QH15 dated December 05, 2025 of the National Assembly, which comes into force from July 1, 2026;

2. Law No. 04/2026/QH16 dated April 23, 2026 of the National Assembly on amendments to the Law on Notarization, which comes into force from January 01, 2027.

Pursuant to Constitution of the Socialist Republic of Vietnam;

The National Assembly hereby promulgates the Law on Notarization.

Chapter I

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

Article 1. Scope

This Law provides for notaries, notarial practice organizations, notarial practice, notarization procedures and state management of notarization.

Article 2. Interpretation of terms

In this Law, the terms below are construed as follows:

1. “Notarization” means a public service provided by notaries of notarial practice organizations to certify the authenticity and lawfulness of written transactions (hereinafter referred to as “transactions”) that are required to be notarized or requested by individuals and organizations themselves.

Overseas embassies and consulates of the Socialist Republic of Vietnam shall notarize transactions according to the provisions of Article 73 of this Law.

2. “Notary” means a qualified person as prescribed by this Law, who is appointed by the Chairperson of the People’s Committee of a province or city (hereinafter referred to as "the provincial People’s Committee”) to practice as a notary and perform certain tasks of authentication as prescribed by law.

3. “notarial requester” means a Vietnamese individual or organization or a foreign individual or organization entering into a transaction needing notarization according to the provisions of this Law.

4. “notarized document” means a transaction in writing which has been notarized according to the provisions of this Law.

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

Article 3. Transactions to be notarized

1. A transaction required by law to be notarized is an important transaction that involve stringent requirements for the parties to the transaction and requires a high degree of legal certainty.

2. The Ministry of Justice shall take charge and cooperate with relevant ministries and central authorities in reviewing, updating and posting the list of transactions to be notarized and authenticated on its web portal.

Article 4. Social functions of notaries

Notaries shall provide public services authorized by the State to ensure legal protection for the parties to transactions; to prevent disputes; to contribute to the protection of the legal rights and interests of individuals and organizations; and to stabilize and develop the socio-economic situation.

Article 5. Principles of notarial practice

1. Compliance with the Constitution and laws.

2. Objectivity and honesty.

3. Compliance with rules on notarial practice ethics.

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

Article 6. Effectiveness and legal value of notarized documents

1. A notarized document shall be effective from the time when a notary signs and appends the seal of his/her notarial practice organization to it; the effective date of an electronic notarized document shall comply with the provisions of clause 2 Article 64 of this Law.

2. A notarized document is binding on related parties, is the basis for the parties to the transaction to request the competent state agency to carry out procedures related to the notarized transaction.

3. Notarized documents may be used as evidence; details and circumstances of notarized documents are not required to be proven, unless such documents are declared to be invalid by courts.

Article 7. Spoken and written language used in notarization

The spoken and written language used in notarization is Vietnamese; in case a notarial requester uses a spoken and written language other than Vietnamese or uses augmentative and alternative communication (AAC) methods, it must be translated into Vietnamese.

Article 8. Responsibilities for state management of notarization

1. The Government shall unify state management of notarization.

2. The Ministry of Justice shall take responsibility to the Government for state management of notarization nationwide.

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

4. The People’s Committees of provinces shall, within their functions, tasks and powers, take responsibility for state management of notarization in their divisions.

Article 9. Prohibited acts

1. Notaries are prohibited from committing the following acts:

a) Disclosing information on notarized contents, unless notarial requesters agree in writing or otherwise provided by law; using information on notarized contents to infringe upon lawful rights and interests of individuals and organizations, and rights and interests of the State;

b) Notarizing translations the purposes, subject matters or contents of which violate law or are contrary to social ethics; inciting or enabling parties to transactions to conduct sham transactions or commit other deceitful acts;

c) Notarizing transactions which are related to property or interests of their own or of their relatives being spouses; natural parents, adoptive parents; natural parents, adoptive parents of their spouses; natural children, adopted children or children-in-law; grandparents, siblings or siblings-in-law; and natural grandchildren, adopted grandchildren;

d) Harassing or causing difficulties for notarial requesters; receiving or requesting money or other benefits from the notarial requesters in addition to notarial fees, fees and prices for on-demand services related to notarial acts and other expenses already determined and agreed; receiving or demanding money or other benefits from a third party to perform or fail to perform notarial acts;

dd) Forcing others to use their services; colluding with others to falsify contents of applications for notarization and notarial records;

e) Spending money or offering other benefits, exerting pressure, threatening or committing acts which are illegal or contrary to social ethics in order to gain advantage in notarial acts;

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

h) A notary practicing his/her profession concurrently at two or more notarial practice organizations; concurrently being a bailiff, lawyer, auctioneer, asset management officer, legal consultant, and appraiser; working under employment contracts or labor contracts at enterprises, cooperatives, cooperative unions, agencies, or other organizations, or participating in jobs that regularly require working during office hours;

i) A notary participating in the management of an enterprise, cooperative, or cooperative union other than his/her notarial practice organization; providing brokerage or agency services or receiving profits from a transaction which he/she has notarized; performing production and trading activities or providing services outside the scope of notarization and authentication;

k) Allowing others to use their decisions on appointing as notaries, or notary’s cards;

l) Providing full or partial funding with other notaries to establish or receive the entire contributed capital transferred from all partners of a notary office organized and operating as a partnership without participating in such notary office as a partner; contributing capital, receiving capital contribution, cooperating with organizations and individuals other than notaries to establish or receive the entire contributed capital transferred from all partners of a notary office organized and operating as a consortium; investing in the establishment or purchase of a notary office organized and operating as a private enterprise without acting as the head of such notary office.

2. A notarial practice organization shall be prohibited from committing the following acts:

a) Performing the acts specified in points a, b, d, dd, e, g, i and l clause 1 of this Article;

b) Opening branches, representative offices, establishments and locations of transaction other than the headquarters of the notarial practice organization;

c) Allowing people who are not eligible for notarial practice or notaries who are temporarily suspended from notarial practice to perform notarization and authentication at the organization;

d) Allowing notaries to perform notarization and authentication at the organization when its decision to permit establishment (hereinafter referred to as “establishment permission”) has been revoked.

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

a) Pretending to be notaries, notarial requesters, witnesses or interpreters;

b) Providing false information and documents; disclosing or using information that they know after performing notarial acts according to the provisions of point a clause 1 of this Article; using counterfeit or illegally erased or modified papers and documents to request notarization or to request appointment or re-appointment of notaries;

c) Committing deceitful or dishonest acts during the process of requesting notarization, witnessing or interpreting;

d) Obstructing notarial activities; refusing to provide information and documents serving the illegal notarization; refusing to carry out legal procedures related to notarized transactions without legal grounds;

dd) Individuals not being notaries, organizations not being notarial practice organizations committing the following acts: Providing full funding, contributing capital, receiving contributed capital, associating or cooperating in sharing profits earned from notarial activities; providing notarial services; naming organizations, enterprises, cooperatives, cooperative unions, hanging billboards or performing other advertising acts with the content of providing notarial services or the content of services causing confusion with notarial services.

Chapter II

NOTARIES

Article 10. Criteria for appointment of notaries

A person who fully satisfies the following criteria shall be considered for appointment as a notary:

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

2. Permanently residing in Vietnam, observing the Constitution and law, having good ethical qualities and being physically fit for notarial practice;

3. Obtaining a bachelor of law or master of law or doctor of law degree;

4. Having performed legal work at agencies or organizations for at least 3 years after obtaining the bachelor of law, master of law or doctor of law degree;

5. Having graduated from a notary training course;

6. Meeting requirements on notarial apprenticeship results.

Article 11. Notary training

1. Those who possess a bachelor of law, master of law or doctor of law degree may attend notary training courses at notary training institutions.

2. A notary training course must last for 12 months, except for cases specified in clause 3 of this Article.

3. The following persons must complete a 6-month notary training course:

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

b) Bailiffs, lawyers and auctioneers who have practiced for full 05 years or more;

c) Professors, associate professors specializing in law; doctors of law;

d) Those who have served as senior verifiers of courts; senior enforcement officers, senior verifiers of civil enforcement; senior inspectors of prosecution; grade I legal assistants; senior inspectors of justice; senior specialists, senior legal officers, senior researchers, senior lecturers in the field of law.

4. Each individual who has completed a notary training program shall be granted a certificate of completion of the notary training course by a notary training institution.

5. The Government shall provide regulations on notary training institutions.

6. The equivalence recognition for persons who have been given notary training abroad shall fall within the competence of the Chairpersons of the People’s Committees of the provinces where such persons reside.

The Minister of Justice shall stipulate the framework program for notary training and applications and procedures for equivalence recognition for persons who have been given notary training abroad.

Article 12. Notarial apprenticeship

1. An individual who has been granted a certificate of graduation from a notary training course should contact the notarial practice organization according to clause 2 of this Article to serve his/her apprenticeship; if he/she cannot contact the notarial practice organization, he/she may request the Justice Department to arrange the apprenticeship.

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

The period of notarial apprenticeship is 12 months from the effective date of the decision on apprenticeship registration.

2. Notarial practice organizations admitting apprentices must have notaries satisfying the conditions for mentoring apprentice prescribed in Clause 3 of this Article and have material facilities satisfying the apprenticeship.

3. Notaries assigned as mentors must have at least two years’ experience in notarial practice. A notary who is disciplined or administratively sanctioned for violations against regulations on notarial practice may not act as a mentor within 12 months after the date of completing the serving of the disciplining decision or administrative sanctioning decision. A notary who is mentoring apprentices but is disciplined or administratively sanctioned for violations against regulations on notarial practice, suspended from notarial practice, dies or is declared dead or missing by a court, the notarial practice organization shall assign another eligible notary to continue mentoring; in case there are no more eligible notaries, the notarial practice organization shall report to the Justice Department for appointing another notarial practice organization to admit apprentices.

A notary may not concurrently tutor more than 2 apprentices.

The mentors shall guide and take responsibility for tasks performed by apprentices under their guidance.

4. Apprentices must fully serve the apprenticeship for a specific number of working days and hours required by the notarial practice organizations admitting them; be provided with guidance on skills of practicing and performing tasks related to notarization and authentication assigned by their mentors guide and take responsibility before their mentors for such tasks.

5. Individuals who have completed their apprenticeship period may take a final test; if they pass the test, they shall be granted a certificate of completion of notarial apprenticeship.

The certificate of completion of notarial apprenticeship is indefinite, except for the case that within 05 years from the date of issuance of the certificate, if the holder of the certificate fails to request appointment as a notary, the certificate will cease to be valid; and then the certificate holder must register for attending and satisfying the requirements of examination of notarial apprenticeship results if he/she wishes to be appointed as a notary.

6. The Minister of Justice shall elaborate this Article.

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

1. Individuals fully satisfying the criteria specified in Article 10 of this Law and not included in the group of individuals ineligible for appointment as notaries specified in clauses 2, 3, 4, 5, 6, 7 and 8 Article 14 of this Law may request the Chairperson of the People’s Committee of the province where they have completed the period of notarial apprenticeship to appoint as notaries.

2. The Government shall stipulate dossiers and procedures for appointment as notaries.

Article 14. Individuals ineligible for appointment as notaries

1. Individuals who fail to fully satisfy the criteria for appointment as notaries as prescribed in Article 10 of this Law.

2. Individuals who are undergoing criminal prosecution; individuals who have been convicted for an unintentional crime but have not had their criminal records expunged, or for an intentional crime, including individuals whose criminal records have been expunged.

3. Individuals incurring administrative penalties that are community-based education or forcibly sent to compulsory educational institutions or compulsory rehabilitation facilities;

4. Individuals who have their civil act capacity lost or restricted; have limited cognition or behavior control.

5. Officials, public employees, except for public employees of Notary bureaus; officers, non-commissioned officers, professional army men, workers and public employees of agencies and units under Vietnam People’s Army; officers, non-commissioned officers, army men, workers and employees of units and agencies under Vietnam People’s Public Security.

6. Bailiffs, lawyers, auctioneers, asset management officers, legal consultants, and appraisers or individuals who are performing the tasks specified in point h clause 1 Article 9 of this Law.

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

8. Bailiffs, lawyers, auctioneers, asset management officers, legal consultants, and valuers who are terminated or have their legal practice certificates revoked due to violations against for less than 03 years from the effective date of the termination decision or revocation of the practice certificate.

Article 15. Suspension from notarial practice

1. A notary shall be under suspension from notarial practice in the following cases:

a) He/she is facing a criminal prosecution;

b) He/she is being subjected to an administrative handling measure as prescribed in clause 3 Article 14 of this Law.

Within 05 working days from the day on which the decision on criminal prosecution or the decision on imposition of administrative handling measure on the notary is received, the Department of Justice which has issued the notary’s card shall issue a decision on suspension from notarial practice.

2. The maximum duration of suspension from notarial practice is 12 months.

3. The suspension from notarial practice shall be cancelled ahead of schedule in the following cases:

a) A decision on termination of investigation or the case is issued, or an effective acquittal is issued by a court;

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

Within 05 working days from the day on which the written request attached to documents proving the cancellation of suspension from notarial practice sent by the notary is received, the Department of Justice shall issue a decision to cancel the suspension from notarial practice.

4. The Government shall stipulate the submission and posting of information on decisions on suspension from notarial practice, decisions to cancel suspension from notarial practice.

Article 16. Termination of notaries

1. A notary may be terminated at his/her own will or reassigned under a decision of a competent authority.

The notary is automatically terminated upon reaching the age of 70.

2. A notary shall be terminated in the following cases:

a) He/she no longer satisfies the criteria for notaries prescribed in Article 10 of this Law, except for individuals automatically terminated specified in clause 1 of this Article.

b) He/she is included in the entities specified in clause 4 Article 14 of this Law;

c) He/she is recruited, appointed or mobilized to hold one of the positions specified in clause 5 Article 14 of this Law, except for individuals who have been terminated as specified in clause 1 of this Article;

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

dd) He/she fails to conduct notarial practice within 2 years after being appointed or re-appointed as a notary or fails to conduct notarial practice for 12 consecutive months or more, except for cases where notaries fail to conduct notarial practice upon suspension from notarial practice as specified in Article 15 of this Law, or their notary offices are suspended from operation as specified in point b clause 1 Article 32 of this Law;

e) The duration of suspension from notarial practice prescribed in Clause 2, Article 14 of this Law has expired but the reason for the suspension still exists;

g) He/she has been sanctioned for administrative violations of regulations on notarial practice for 02 times or more within 12 months; he/she has conducted notarial practice though he/she fails to fully satisfy conditions for notarial practice or while he/she is being suspended from notarial practice;

h) He/she has been disciplined for 02 times or more within 12 months or disciplined by dismissal;

i) He/she is convicted under a court’s legally effective verdict;

k) He/she is ineligible for appointment as a notary at the time of appointment.

3. The Chairpersons of the People's Committees of provinces have the power to terminate notaries practicing in their provinces. Where the notary is not practicing at a notarial practice organization at the time the Chairperson of the People's Committee of the province where the notary last practiced has the power to terminate him/her. Where a notary has been appointed but has not yet commenced practice, the Chairperson of the People's Committee of the province where the notary was appointed has the power to terminate him/her.

The Government shall stipulate dossiers and procedures for termination of notaries.

Article 17. Re-appointment as notaries

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

2. Notaries who have been terminated as specified in clause 2 Article 16 of this Law may be considered to be re-appointed as notaries if they fully satisfy criteria specified in Article 10 of this Law, and the term of termination of notaries of 2 years from the effective date of the decisions on termination of notaries has expired and the reasons for their termination no longer exist, except for the entities specified in clause 3 of this Article.

3. Individuals who fall under one of the following cases shall be ineligible for re-appointment as notaries:

a) Notaries have been terminated in case they are convicted under a sentence of an unintentional crime but have not had their criminal records expunged, or of an intentional crime, including individuals whose criminal records have been expunged.

b) Notaries have been terminated in case they have conducted notarial practice when they fail to fully satisfy criteria for notaries or while they are being suspended from notarial practice;

c) Individuals are ineligible for appointment as notaries as prescribed in Article 14 of this Law at the time of requesting re-appointment as notaries.

4. The re-appointment as notaries shall fall within the competence of the Chairpersons of the People’s Committees of the provinces where such notaries have been terminated.

The Government shall stipulate dossiers and procedures for re-appointment as notaries.

Article 18. Rights and obligations of notaries

1. Notaries shall have the following rights:

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

b) To establish, participate in the establishment of notary offices, participate in notary offices as partners or work under employment contracts or labor contracts for notarial practice organizations;

c) To notarize transactions in accordance with this Law and other relevant laws; to authenticate copies from originals, signatures in documents, instruments, signatures of translators as prescribed by law on authentication;

d) To request related individuals, agencies and organizations to provide information and documents, and to use information from databases as prescribed by law to perform notarial acts;

dd) To exercise other rights according to the provisions of this Law and other relevant laws.

2. Notaries shall have obligations to:

a) adhere to principles of notarial practice;

b) respect and protect lawful rights and interests of notarial requesters;

c) conduct notarial practice at 01 notarial practice organization; work the required days and hours as per regulations of the notarial practice organizations;

d) guide notarial requesters to comply with regulations on notarization procedures and provisions of relevant law; explain to notarial requesters their lawful rights, obligations and interests, and legal significance and consequences of notarization;

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

e) keep contents of notarized documents secret, unless otherwise agreed in writing by notarial requesters or provided by law;

g) attend notary re-training courses every year;

h) join notary associations in divisions where they wish to practice and to maintain their membership status throughout the course of practicing notary practice in such divisions;

i) take responsibility before law and notarial requesters for document they have notarized;

k) take responsibility before law for operations of notary offices of which they are partners or owners of sole proprietorships;

l) fulfill other obligations according to the provisions of this Law and other relevant laws.

Chapter III

NOTARIAL PRACTICE ORGANIZATIONS

Article 19. Notarial practice organizations

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

2. The Provincial People’s Committees shall promulgate Schemes on management and development of notarial practice organizations in accordance with the provisions of this Law, its guidance documents and local actual conditions; consider deciding the transfer of the authority to authenticate transactions from the Chairperson of the commune-level People's Committees to notarial practice organizations for the notarization of transactions in commune-level administrative divisions where notarial practice organizations have been developed to meet the notarization requirements of individuals and organizations as prescribed by the Government.

Article 20. Notary bureaus

1. Notary bureaus shall be established under decisions of provincial People’s Committees.

2. Notary bureaus are public service providers affiliated to the provincial-level Justice Departments, and have their own offices, seals and accounts, and are organized and operate in accordance with the provisions of this Law, and law on public service providers and fully meet the following requirements:

a) A notary must have at least 02 notaries; at commune-level divisions where notary offices are permitted to be established, organized and operate in the form of sole proprietorships, a notary bureau may have 01 notary;

b) The headquarters of notaries must fully satisfy requirements prescribed by the Government.

3. The at-law representatives of notary bureaus shall be the heads of such notary bureaus who are appointed, terminated and dismissed by Directors of Justice Departments as prescribed by law. The heads of notary bureaus must be notaries who have practiced for at lease 02 years.

4. The name of a notary bureau must contain the words “notary bureau” followed by the ordinal number of its establishment and the name of the province or city where it is established.

5. Notary bureaus shall use seals bearing no national emblem. Notary bureaus may have their seals carved and use them after obtaining establishment decisions. Procedures and applications for seal carving shall comply with the law on seals.

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

Article 21. Establishment of Notary bureaus

1. A Justice Department shall take charge and cooperate with relevant agencies affiliated to the provincial-level People’s Committee in charge of planning and investment, finance and internal affairs in developing a scheme on establishing a Notary bureau and submit it to the Provincial-level People’s Committee for consideration and decision. The scheme must state the necessity to establish a Notary bureau, its expected organizational apparatus, name, personnel, location, physical conditions, and implementation plan.

New Notary bureaus may only be established in commune-level divisions where qualified notary offices have not yet been developed to satisfy notarization requests.

2. Notaries of Notary bureaus are permitted to conduct notarial practice from the day on which decisions on establishment of Notary bureaus are issued or Notary bureaus employ more notaries.

Article 22. Conversion and dissolution of Notary bureaus

1. In case a qualified notary office of a local division has been developed to satisfy the notarization demands from applicants and on the basis of the provisions of relevant law, the Justice Department shall prepare a scheme on conversion of the Notary bureau into a notary office and submit it to the provincial-level People’s Committee for consideration and decision.

2. In case a notary bureau cannot be transformed into a notary office, the Justice Department shall prepare a scheme on dissolution of the notary bureau and submit it to the provincial-level People’s Committee for consideration and decision.

Procedures for dissolution of the Notary bureau shall comply with the provisions of law on public service providers. The notary bureau may be dissolved only after it fully pays its debts, completes procedures for termination of labor contracts signed with its employees, and settles all notarization requests already received.

3. The Government shall stipulate in detail the conversion of Notary bureaus into notary offices; regulate timeline for completing the conversion of Notary bureaus into notary offices, dissolution of Notary bureaus in local divisions.

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

1. Notary offices shall be organized and operate according to the provisions of this Law and other provisions of relevant laws applicable to partnerships. In commune-level administrative divisions with low population density, underdeveloped infrastructure and services and difficulties during the establishment of notary offices in the form of partnerships, notary offices may be established in the form of sole proprietorships. If a commune-level administrative division ceases to qualify for establishment of a notary office in the form of a sole proprietorship, any notary office organized and operating in the form of the sole proprietorship that has been previously established may continue its operation

The Government provides for the conversion from a notary office organized and operating in the form of a sole proprietorship to a notary office organized and operating in the form of a partnership.

The provincial People’s Committee shall decide the list of commune-level administrative divisions that are permitted to establish notary offices organized and operating in the form of sole proprietorships within their provinces.

2. A notary office that is organized and operate in the form of a partnership must have at least 02 partners and no capital contributors. Partners must be notaries and have equal rights when deciding on the matters of the notary office. The head of the notary office must be a partner of a Notary bureau and have practiced notarization for at least 02 years.

If the notary office is organized and operate in the form of a sole proprietorship, the owner of the sole proprietorship shall also be the Head of the notary office and must be a notary who has practiced notarization for at least 02 years.

3. The Head of a notary office shall be the at-law representative of the notary office and perform the management and administration of operations of the notary office; they are not permitted to hire others to manage the notary office, nor are they permitted to lease the notary office.

4. The name of a notary office shall contain the words “notary office” followed by the proper name in Vietnamese of the notary office chosen by all partners of the notary office that is organized and operate in the form of a partnership or the notary who is the head of the notary office that is organized and operate in the form of a sole proprietorship in a manner that ensures the following requirements:

a) It is prohibited to use the names of state agencies, units of the people's armed forces, political organizations, socio-political organizations, socio-professional political organizations, social organizations, and socio-professional organizations as all or part of the proper name of the notary office;

b) It must not be identical to or cause confusion with the name of another notarial practice organization operating nationwide;

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

5. The headquarters of notary offices must fully satisfy requirements prescribed by the Government.

Notary offices shall have their own seals and accounts and operate on the principle of financial autonomy with their revenues coming from notarial fees, notarization-related service fees related to the notarization and other lawful sources.

6. Notary offices shall use seals bearing no national emblem. Notary offices may have their seals carved and use them after obtaining registration certificates. Procedures and applications for seal carving shall comply with the law on seals.

Article 24. Establishment of Notary offices

1. On the basis of the provisions of law on requirements for establishing notary offices, notaries requesting establishment of notary offices shall prepare applications for establishment of notary offices and submit them to the Justice Departments of divisions where the notary offices are intended to be established.

2. A notary falling under one of the following cases is not permitted to establish or participate in establishing a new notary office:

a) He/she is being a public employee of a Notary bureau;

b) He/she is being a partner of 01 notary office;

c) He/she is being the Head of a notary office that is organized and operate in the form of a sole proprietorship;

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

3. Notary offices established in divisions with difficult/extremely difficult socio-economic conditions may be given tax incentives in accordance with tax laws and other incentives in accordance with the Government’s regulations.

4. The Government shall stipulate dossiers and procedures for establishment of notary offices.

Article 25. Registration of notary offices

1. Within 90 days from the effective date of the establishment permission decision, the notary office shall be registered with the Justice Department of the division where the decision is issued.

2. The contents of registration of a notary office include:

a) The name and form of organization of the notary office;

b) Address of its headquarters;

c) Full name, personal identification number (PIN), number of the decision on appointment as notary of the Head of the notary office;

d) Full names, personal identification numbers (PINs), numbers of the decisions on appointment as notaries of partners of notary offices that are organized and operate in the form of partnerships;

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

3. Notary offices may be operated, notaries of notary offices may be practiced from the day on which notary offices are granted registration certificates.

4. The Government shall stipulate dossiers and procedures for registration of notary offices.

Article 26. Changes of contents of registration of notary offices

1. 23. Within 10 days from the day on which one of the contents specified in clause 2 Article 25 of this Law is changed, a notary office shall register the changes with the Justice Department of division where the notary office has registered its operations.

Where additional partners or notaries working under employment contracts are admitted to a notary office, such newly admitted notaries may practice from the day on which the Justice Department re-grants the registration certificate or records the changes in the registration certificate of the notary office.

The change in the address of a notary office must be in conformity with the Scheme on management and development of notarial practice organizations of their division.

The change in the name of a notary office must satisfy requirements specified in clause 4 Article 23 of this Law.

2. The Justice Department shall reissue the registration certificate when a notary office changes its name, address of its headquarters or its head; in case of changing other contents of the registration certificate, the Justice Department shall reissue the registration certificate or record the changes in the registration certificate of the notary office.

3. Notary offices that have their registration certificates lost or damaged shall be re-granted.

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

Article 27. Termination of partnership status of notary offices

1. A notary terminates the partnership status of a notary office in the following cases:

a) The notary voluntarily withdraws his/her capital from the notary office or transfers all of his/her contributed capital to one or several other partners of the notary office; transfers all of his/her contributed capital as prescribed in Article 30 of this Law;

b) The notary is given a decision on termination of notary or falls under the case of automatical termination as prescribed by this Law;

c) The notary is dead or declared dead or missing by a court;

d) The notary is expelled from the notary office.

2. A partner may withdraw their capital from a notary office or transfer all of their contributed capital to one or several other partners of the notary office, provided that at least three-quarters of the total number of partners of the notary office approve in writing, and the notary office must have at least two partners remaining at the time the partner withdraws their capital or transfers their contributed capital.

A partner must notify in writing to other partners and the Justice Department where the notary office registers its operations of the request for capital withdrawal at least 06 months before the withdrawal date; capital can only be withdrawn at the end of the financial year and after the financial statements of the notary office for that financial year have been approved.

The notary office shall notify in writing to the Justice Department of the notary’s completion of capital withdrawal or contributed capital transfer. The partnership status of the notary shall terminate at the time the Justice Department records it in the registration certificate of the notary office. In case the Head of the notary office withdraws his/her capital or transfers his/her contributed capital, the partnership status of the notary shall terminate at the time the Justice Department re-grants the registration certificate of the notary office.

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

4. The value of the contributed capital of a partner in any of the cases specified in points b, c and d clause 1 of this Article shall be paid to a notary or their heir according to the proportion of the capital contribution after deducting his/her liabilities.

5. In case the name of a notary whose the partnership status is terminated is used to name a notary office, the notary office must change the name when requesting change of contents of registration of the notary office.

6. Within 02 years from the date of terminating the partnership status according to the provisions in points a, b, and d clause 1 of this Article, the notary whose partnership status has been terminated shall still be jointly liable for all of their property for the debts of the notary office arising during the period they were a partner of that notary office; after this period, the notary may establish or participate in the establishment of a new notary office, join another notary office as a partner, or purchase a notary office that is organized and operate in the form of a sole proprietorship.

Article 28. Admission of new partners of notary offices

1. A notary office may admit new partners if at least three-quarters of the total number of partners agree.

Each partner must fully contribute the capital commitment to the notary office within 15 days from the date of approval to become a partner. After the new partner fully pays the committed capital, the notary office shall submit an application for changing contents of registration due to the admission of such partner.

2. In case a partner of a notary office dies or is declared dead by a court, the heir of that partner may become a partner of the notary office if they are a notary and are approved by at least three-quarters of the remaining partners.

Article 29. Consolidation and merger of notary offices that are organized and operated in the form of partnerships

1. Two or more notary offices located in the same province or city may be consolidated into a new notary office (hereinafter referred to as “consolidated notary office") by transferring all their property and lawful rights, obligations and interests to the consolidated notary office and, at the same time, shutting down the consolidating notary offices.

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

2. The Provincial-level People’s Committees shall consider deciding the permission for consolidation or merger of notary offices.

3. The Government shall stipulate dossiers and procedures for consolidation and merger of notary offices.

Article 30. Transfer of the entire capital contribution of all partners of a notary office

1. After a notary office operated for at least 02 years, the entire partners of the notary office may transfer the entire capital contribution to at least 02 other notaries who fully meet the conditions prescribed in Clause 2 of this Article.

2. A notary receiving the contributed capital by transfer as prescribed in clause 1 of this Article must fully meet the following conditions:

a) The notary have practiced notarization for at least 2 years if he/she is expected to take over the position of head of the notary office;

b) If the notary was a partner or the head of a notary office that is organized and operates in the form of a sole proprietorship, the term of 2 years from the day on which the partnership status is terminated or the day on which the notary is no longer the head of the notary office that is organized and operates in the form of a sole proprietorship must be expired;

c) The notary must undertake to practice as a partner at the notary office that he/she received the contributed capital by transfer.

3. The provincial-level People’s Committees shall consider deciding the permission for transfer of the entire capital contribution of all partners of notary offices.

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

5. Within 02 years from the date of terminating the partnership status, the notary whose partnership status has been terminated shall still be jointly liable for all of their property for the debts of the notary office arising during the period they were a partner of that notary office; after this period, the notary may establish or participate in the establishment of a new notary office, join another notary office as a partner, or purchase a notary office that is organized and operate in the form of a sole proprietorship.

6. The Government of Vietnam shall elaborate this Article.

Article 31. Sale of notary offices that are organized and operate in the form of sole proprietorships

1. After a notary office that is organized and operates in the form of a sole proprietorship has operated for at least 02 years, the head of the notary office may sell his/her notary office to another notary.

2. A notary who purchasing a notary office as prescribed in clause 1 of this Article must fully meet the following conditions:

a) The notary has practiced notarization for at least 02 years;

c) The notary must undertake to practice as the head of the notary office that he/she is intended to purchase.

3. The provincial-level People’s Committees shall consider deciding the permission for sale of notary offices that are organized and operate in the form of sole proprietorships.

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

5. Upon expiration of the term of 2 years from the date of selling a notary office as prescribed in this Article, the notary who has sold the notary office is permitted to establish or participate in establishing a new notary office or participate in another notary office as a partner or purchase a notary office that is organized and operates in the form of a sole proprietorship.

6. The Government of Vietnam shall elaborate this Article.

Article 32. Suspension from operation of notary offices

1. A notary office shall be suspended from operation in the following cases:

a) All notaries of the notary office have been suspended from notarial practice;

b) The notary office is unable to operate due to force majeure events or objective obstacles as prescribed by the Civil Law.

2. The period of suspension from operation of a notary office shall be as follows:

a) The maximum period shall be 12 months for cases specified in point a clause 1 of this Article;

b) The suspension period shall be the period during which a force majeure event or objective obstacle occurs for cases specified in point b clause 1 of this Article.

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

4. A notary office suspends its operation in a case specified in clause 1 of this Article shall transfer notarial records upon request for technical corrections in notarized documents, amendments, supplements, termination, cancellation of transactions, issuance of copies of notarized documents, and notarization of mortgage contracts in accordance with Clause 2 of Article 56 of this Law to a notarial practice organization designated by the Department of Justice to receive the records for implementation; the Department of Justice shall take charge and cooperate with the Notary Association and relevant agencies and organizations in transferring notarial records. Upon expiration of the suspension period, these notarial records shall be handed back to the notary office.

The Minister of Justice shall elaborate this clause.

Article 33. Revocation of establishment permission of notary offices

1. A notary office shall have its establishment permission revoked in the following cases:

a) The notary office fails to register its operation within the prescribed period specified in Article 25 of this Law or contents of registration do not comply with the application for establishment of the notary office approved by the provincial-level People's Committee;

b) The contents declared in the application for establishment of the notary office are forged;

c) The notary office has not yet commenced operations after 06 months from the date of issuance of the registration certificate;

d) The notary office fails to operate continuously for 03 months or more, except in cases of suspension from operations as stipulated in Article 32 of this Law;

dd) The notary office that is organized and operates in the form of a partnership has only one partner, except for the cases specified in clause 2 of this Article;

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

g) The notary office fails to ensure maintenance of the satisfaction with operation conditions according to the provisions of this Law and decrees elaborating this Law;

h) The notary office fails to maintain the satisfaction with requirements regarding notaries and headquarters as per the application for establishment approved by the provincial-level People’s Committee and registration certificate issued by the Justice Department within at least 01 year from the date of issuance of the certificate, except in cases specified in point g of this clause;

i) In case an organization or individual that is not a notary establishes or participates in establishment, receives all of the contributed capital of all partners or purchases the notary office, the notary office shall be operated in the form of a sole proprietorship;

k) The suspension period of the notary office specified in Article 32 of this Law is expired but the reason for suspension still exists, except in case of suspension from operation due to force majeure events or objective obstacles.

2. In case a notary office has only one partner remaining because the other partner dies, is declared dead by a court, is expelled from the notary office, is terminated of notary, or is prohibited from notarial practice by a court, it is required to supplement at least one new partner within 6 months from the date on which the notary office has only one partner remaining. Upon expiration of such period, if the notary office fails to add partners, the establishment permission decision shall be revoked.

3. The Justice Department shall inspect, review and prepare applications for issuing decisions to revoke notary office establishment permission decisions by the Provincial-level People’s Committees.

Article 34. Shutdown of notary offices

1. A notary office shall shut down in the following cases:

a) The notary office requests for shutdown;

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

c) The notary office is consolidated or merged.

2. In case of shutdown according to the provisions of point a clause 1 of this Article, at least 30 days before the planned time of shutdown, a notary office shall send a written report on the planned shutdown to the provincial-level Justice Department with which it has registered. Before the time of shutdown, the notary office shall fully pay its tax and other liabilities, complete procedures to terminate labor contracts signed with notaries and other staff members and settle notarization requests already received. If it is unable to settle notarization requests already received, the notary office shall reach agreement with notarial requesters on the performance of such requests.

In case a notary office shuts down under Point c, Clause 1 of this Article, its rights and obligations shall be further exercised and performed by the consolidated or merging notary office.

A Justice Department shall revoke the registration certificate of a notary office within 7 working days from the day on which the notary office completes its obligations specified in this clause and propose the provincial-level People’s Committee to revoke the establishment permission.

3. In case a notary office shuts down under Point b, Clause 1 of this Article, within 7 working days after a decision to revoke notary office’s establishment permission is issued, the provincial-level Justice Department shall revoke the notary office’s written registration certificate.

Within 60 days after having its establishment permission revoked, a notary office shall fully pay its tax and other liabilities, complete procedures to terminate labor contracts signed with notaries and other employees; for notarization requests it has received but not yet settled, the notary office shall return applications for notarization to notarial requesters. Past this time limit, if the notary office still fails to fulfill its property-related liabilities or the notary office has its establishment permission revoked because all of the partners of the notary office (if it is organized and operates in the form of a partnership) or the notary who is the head of the notary office (if it is organized and operates in the form of a sole proprietorship) die or are declared dead by a court, the property of the notary office, its partners and owner of the sole proprietorships shall be used to pay its liabilities in accordance with the civil law and other relevant laws.

4. After 02 years from the effective date of the decision to revoke the registration certificate of a notary office, its partners (or the head if the notary office is organized and operates in the form of a sole proprietorship) that has been shut down according to the provisions of points a and b clause 1 of this Article may establish, participate in establishing a new notary office, participate in another notary office as a partner, purchase a notary office that is organized and operates in the form of a sole proprietorship.

5. The Government of Vietnam shall elaborate this Article.

Article 35. Rights of notarial practice organizations

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

2. Collect notarial fees, on-demand service fees related to notarization and other expenses as prescribed by this Law and other laws.

3. Provide notarization services outside the working days or hours applicable to state administrative agencies to meet notarization demands of individuals or organizations.

4. Exploit and use information from the notarization database and national population database and relevant databases in accordance with notarization laws.

5. Exercise other rights according to the provisions of this Law and other relevant laws.

Article 36. Obligations of notarial practice organizations

1. Monitor and ensure that notaries practicing at their organizations follow administrative procedures in accordance with the provisions of law, comply with Code of Ethics for notaries, the Charter of the Vietnam Notary Association, and implement the decisions of competent state authorities.

2. Comply with labor, tax, finance, and statistics laws.

3. Apply the working days or hours applicable to state administrative agencies and ensure that their notaries and other employees comply with the their regulations on working days and hours.

4. Post up working timetables, notarization procedures, rules on receipt of notarial requesters, notarial fees, on-demand service fees related to the notarization and other expenses at their headquarters; send reports to Justice Departments for approving and posting up lists of their freelance translators.

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

6. Receive, manage and enable notarial apprentices during their apprenticeship period at their organizations.

7. Enable their notaries to practice notarization, participate in annual re-training for notarial profession.

8. Comply with competent state agencies’ requests concerning reporting, examination, inspection and provision of information on notarized transactions; authenticated papers and documents.

9. Make registers of notarization requests, notarial registers, other types of books, and keep notarial records in accordance with law.

10. Provide information to be entered into notarization databases in accordance with the provisions of Article 66 of this Law.

11. Keep contents of notarized documents secret, unless otherwise agreed in writing by notarial requesters or provided by law;

12. Use seals at the headquarters of notarial practice organizations and comply with the provisions of law on management and use of seals.

13. Receive notarial records designated by the Justice Departments in accordance with the provisions of Article 68 of this Law.

14. Fulfill other obligations according to the provisions of this Law and other relevant laws.

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

NOTARIAL PRACTICE

Article 37. Forms of professional practice by notaries

1. Forms of professional practice by a notary include:

a) The notary is a public employee of a Notary bureau;

b) If the notary was a partner of a notary office that is organized and operates in the form of a partnership or the head of a notary office that is organized and operates in the form of a sole proprietorship, or the notary is the head of a notary office that is organized and operates in the form of a sole proprietorship.

c) The notary works under a labor contract in a Notary bureau or a notary office.

2. The recruitment, management and employment of notaries specified in point a clause 1 of this Article shall comply with the provisions of this Law and public employee laws.

The professional practice of notaries specified in point b clause 1 of this Article shall comply with the provisions of this Law and enterprise laws.

The signing and performance of labor contracts with notaries prescribed at Point c, Clause 1 of this Clause must comply with this Law and labor laws and public service provider laws.

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

1. When practicing notarization, notaries shall carry their notary’s cards.

2. Justice Departments shall issue cards to notaries of Notary bureaus after decisions on establishment of Notary bureaus are issued or Notary bureaus employ more notaries.

Justice Departments shall issue cards to notaries of notary offices when issuing registration certificates, renewing or changing contents of registration certificates of notary offices in case notary offices employ more notaries.

3. In case their granted cards are lost or damaged or notarial practice organizations change their names, notaries shall be re-granted notary’s cards.

4. In case notaries are terminated or they no longer practice notarization at notarial practice organizations granting their cards, notarial practice organizations dissolve, shut down or change their names, notary’s cards shall be revoked.

5. The Minister of Justice shall stipulate in detail the form of notary’s cards, issuance, renewal and revocation of notary’s cards.

Article 39. Professional liability insurance for notaries

1. Professional liability insurance for notaries is compulsory insurance.

2. Notarial practice organizations are obliged to purchase professional liability insurance for their notaries. The purchase of professional liability insurance for notaries shall be maintained throughout the operation duration of a notarial practice organization.

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

3. The Government shall stipulate in detail conditions, rules of insurance, insurance premiums and sum assured of professional liability insurance for notaries.

Article 40. Compensation for damage in notarial activities

1. Notarial practice organizations shall pay compensation for damage caused to notarial requesters and other organizations and individuals due to faults of their notaries or employees in the process of notarization.

In case a notarial practice organization has transformed, consolidated or merged, the heir of its rights and obligations shall pay compensation for damage; in case a notarial practice organization has dissolved or shut down, its notaries or employees who directly cause damage shall pay compensation by themselves, including individuals who no longer are notaries or employees of the notarial practice organization.

2. Notaries, employees who directly cause damage shall indemnify the notarial practice organization for the compensation amount already paid by this organization to the damage sufferer in accordance with law, even if they are no longer notaries or employees of the notarial practice organization; in case they fail to indemnify such amount, the notarial practice organization may request a court to settle.

Article 41. Socio-professional organizations of notaries

1. Socio-professional organization of notaries means a self-managed organization which represents and protects lawful rights and interests of notaries, including the Vietnam Notary Association and the Notary Association of provinces and cities.

2. The Vietnam Notary Association shall issue code of ethics for notarial practice to be applicable nationwide. The code of ethics for notarial practice must not be contrary to the provisions of law and the Charter of the Vietnam Notary Association.

3. A socio-professional organization of notaries shall have the following duties and powers:

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

b) Annually review and evaluate the quality of the notary contingent; supervise notaries complying with the provisions of law on notarization, the code of ethics for notarial practice;

c) Participate with state agencies in organizing training and apprenticeship of notarial practice, annual re-training for notarial profession, professional guidance for members;

d) Other duties and powers related to notarial activities in accordance with the provisions of this Law and the Government's regulations.

4. The Ministry of Justice shall approve the Charter of the Vietnam Notary Association after reaching a consensus with the Ministry of Home Affairs; suspend the implementation and request amendments to resolutions, decisions, regulations, and the Code of Ethics for notarial practice issued by the Vietnam Notary Association that are contrary to the provisions of this Law and other relevant laws.

5. The Government of Vietnam shall elaborate this Article.

Chapter V

PROCEDURES FOR NOTARIZATION OF TRANSACTIONS

Section 1. General procedures for notarization

Article 42. Notarization of ready-made transactions

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

a) The draft transaction;

b) The identity card or passport or another personal identity paper of the notarial requester in accordance with law;

c) The certificate of property ownership or rights to use property, or the legally effective judgment or decision of a court, or another decision of a competent regulatory agency regarding the handling of property or its substitute paper as prescribed by law, for property for which the registration of ownership or rights to use is required by law, where the transaction relates to such property;

d) Other papers related to the transaction as required by law.

The documents specified in points b, c and d of this clause shall be physical or electronic copies or electronic originals.

2. A notary shall check the documents in an application for notarization. When the application is complete and valid as prescribed by law, he/she shall accept and process it; In case of rejection, he/she shall directly explain the reason for rejection or reply in writing to the notarial requester.

3. Notaries shall provide guidance and explanation to notarial requesters the rights, obligations and lawful interests as well as the significance and legal consequences of their entry into transactions.

4. When having grounds to believe that an application for notarization contains unclear matters, the transaction was concluded under threat or coercion, or having doubts about the civil act capacity of the notarial requester, or the object of the transaction has not yet been specifically described, a notary may request the notarial requester to clarify the matters or, at the request of the notarial requester, conduct verification or request assessment; In the event that the notarial requester cannot clarify and refuses verification, assessment request, or the matter has been verified or assessed but still remains unclear, the notary shall refuse to notarize.

5. A notary shall check the draft transaction. If the draft transaction contains some articles and clauses contrary to law or social ethics or the object of the transaction is inconsistent with law, the notary shall point them out for the notarial requester to modify. If the notarial requester fails to modify, the notary has the right to refuse to notarize.

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

7. The notarial requester shall sign every page of the transaction, write his/her full name and affix his/her organization's seal (if applicable) to the last page of the transaction if agreeing with the whole contents of the draft transaction; In case of fingerprinting, it shall be carried out in accordance with the provisions of Article 50 of this Law. The notary shall request the notarial requester to present the physical originals or the electronic originals of the documents specified in point b, c and d clause 1 of this Article for examination and verification prior to writing testimonies and signing every page of the transaction. In the case of notarization of a written disclaimer of estate as prescribed in Article 60 of this Law, the notarial requester shall not be required to present the physical original or electronic original of the document specified at Point c Clause 1 of this Article for the notary's examination and verification prior to writing testimonies and signing every page of the transaction. With respect to the documents specified at Point d Clause 1 of this Article, where the notarial requester does not possess the physical original or electronic original at the time the notary writes testimonies and append a signature, he/she may present a copy from the master register, a certified true copy, or an electronic certified true copy issued from the original.

7a. ^[30] Where information contained in the documents forming part of an application for notarization as prescribed in Clause 1 of this Article is already available in databases that have been made publicly accessible by their owners, the notarial requester shall not be required to submit documents containing such information and may independently access the data for provision to the notary. Where the notarial requester requests the notary to access such data, he/she shall pay the fees for access to and use of information in the databases in accordance with law. The notary receiving the application for notarization shall access and use information already available in the national database and other publicly accessible databases for the purpose of reviewing and processing the application for notarization, and shall not require the presentation of originals for verification as prescribed in Clause 7 of this Article. The notary shall only request the notarial requester to provide additional documents included in the application for notarization where the relevant information cannot be accessed within the prescribed time limit for processing the notarization request, or where the information obtained from the database is incomplete or inaccurate.

8. The notarial practice organization shall write the number of notarized document, affix a seal, give the original of the notarized document to the notarial requester, enter information into the notarial register and keep the notarial record according to the provisions of Article 68 of this Law and other relevant laws.

Article 43. Notarization of transactions drafted by notaries at the request of notarial requesters

1. A notarial requester shall submit a dossier as prescribed in points b, c and d clause 1 Article 42 of this Law and state the contents of, and the intention of concluding, the transaction.

2. A notary shall perform the acts specified in clauses 2, 3 and 4 Article 42 hereof.

When the contents of, and the intention of concluding, the transaction are lawful and consistent with social ethics, the notary shall draft the transaction.

3. Other procedures shall comply with the provisions of clauses 6, 7, 7a and 8 Article 42 of this Law.

Article 44. Authority to notarize real estate-related transactions

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

2. The Government shall provide for a roadmap for the nationwide implementation of the authority to notarize real estate-related transactions as provided in Clause 1 of this Article after the notarization database prescribed in Article 66 of this Law has become operational and the information contained in the relevant databases has been made available by their owners in accordance with law.

Article 45. Notarization time limit

1. The notarization time limit shall be counted from the date of a notary’s acceptance of a valid application for notarization recorded in the record of notarization requests to the time of issuance of notarization results. The time of verification and assessment of contents related to transactions and posting of information on the acceptance for notarization of written agreements on division of estate shall not be included in the notarization time limit.

2. The notarization time limit is two working days; for complicated transactions, this time limit may be longer but must not exceed 10 working days. In the event of force majeure or objective obstacles, or due to reasons from the notarial requester that lead to the inability to ensure the time limit as stipulated in this clause, the notarial requester may reach a written agreement with the notarial practice organizations regarding the notarization time limit.

Article 46. Notarization places

1. Except the cases specified in Clause 2 of this Article, notarization shall be conducted at head offices of notarial practice organizations.

2. Notarization may be conducted outside the head office of a notarial practice organization if the notarial requester falls under one of the following cases:

a) The requester writes a testament at his/her place of residence in accordance with the provisions of the Civil Code;

b) The requester cannot move due to health-related reasons; currently undergo inpatient treatment or isolation as directed by a medical facility;

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

d) The requester has another plausible reason according to the Government's regulations.

Article 47. Scripts and notation of time in notarized documents

1. Scripts in notarized documents must be clear and legible, must not use any abbreviations and symbols, must not be written between two lines or over the lines, and must not be erased; no blank space is allowed, unless otherwise provided by law.

2. The time of notarization shall be expressed in terms of date, month and year; the hour and minute may also be indicated as requested by the notarial requester or considered necessary by the notary. Unless otherwise provided by law, numbers shall be written in both figures and words.

Article 46. Testimonies of notaries

1. Testimonies of a notary for a transaction must clearly state the following contents:

a) The time and place of notarization;

b) The full name of the notary and name of the notarial practice organization;

c) Certifying that the party to the transaction acts on a completely voluntary basis and has civil act capacity, and that the purpose and contents of the transaction are compliant with law and social ethics;

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

dd) Responsibilities of the notary for the transaction;

e) Information on the reason for notarization outside the office, witnessing or interpreting in case of notarization outside the office or notarization with witnesses or interpreters.

2. A testimony must be signed by a notary and sealed by a notarial practice organization. The testimony of an electronic notarized document must be signed digitally by both a notary and a notarial practice organization.

3. A notary shall, pursuant to clause 1 of this Article, draft a testimony in accordance with each specific transaction; he/she must not include in his/her testimony contents aimed at evading or eliminating his/her responsibilities or contents that violate the law or are contrary to social ethics.

4. The Minister of Justice shall elaborate sample testimonies of notaries.

Article 49. Notarial requesters, witnesses, interpreters

1. Notarial requesters being individuals must have civil act capacity that is conformable to the transaction that they conduct.

For notarial requester being organizations, notarization requests shall be made through at-law representatives or authorized representatives of these organizations.

Notarial requesters shall produce all necessary papers related to the notarization and take responsibility for the accuracy and lawfulness of such papers.

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

Witnesses shall be invited by notarial requesters or, if notarial requesters cannot invite witnesses, be designated by notaries; if notaries cannot designate witnesses, the notarization shall be refused.

Witnesses must have full civil act capacity, do not fall under the cases of requiring witnesses as prescribed in this clause and have no rights, interests or obligations related to the notarization.

Witnesses must directly witness the notarization and take responsibility before law for their testimony.

3. In case a notarial requester is not fluent in Vietnamese or is a person with a visual impairment, a person with a hearing and speech disability, an interpreter is required.

The interpreter shall be invited by the notarial requester and take responsibility before law for his/he interpretation.

The interpreter must have full civil act capacity, be fluent in Vietnamese and the language used by the notarial requester or be the person who is literate in language of persons with a visual impairment or can see or hear, speak in the language or sign of persons with a hearing or speech disability and have no rights, interests or obligations related to notarization.

The interpreter must accurately and fully interpret the content of the transaction, the content of the notary's communication with the notarial requester regarding the legal rights, interests, and obligations of the parties involved in the transaction.

Article 50. Signatures, fingerprints in notarized documents

1. A notarial requester, witness or interpreter shall append their signature to each page of a transaction in the presence of a notary, except for the case specified in clause 2 of this Article and the case where the notarial requester cannot affix his/her signature or fingerprint. The notarized document shall be signed according to the Government’s regulations.

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

2. When a person competent to conclude a transaction of a credit institution, enterprise, cooperative or cooperative union has registered his/her specimen signature at a notarial practice organization, he/she may sign the transaction beforehand; a notary shall compare the signature in the transaction with the specimen signature before notarization.

The specimen signature shall be registered directly at the notarial practice organization or by an official document with the direct signature of the registrant and the seal of the credit institution, enterprise, cooperative, or cooperative union.

3. Fingerprints may be used instead of signatures in case notarial requesters, witnesses or interpreters are unable to sign. When fingerprinting, the notarial requester, witness or interpreter shall use his/her right forefinger; if he/she cannot use the right forefinger, he/she may use the left forefinger; if he/she cannot use both forefingers, he/she may use another finger and the notary must clearly record in the testimony which finger and which hand the requester, the witness, and the interpreter used for fingerprinting.

4. The affixing of a fingerprint may be simultaneously with signing at the request of the notarial requester.

Article 51. Pagination of and affixing of seals in notarized documents.

1. A notarized document containing two or more pages shall be continuously paginated, starting from number 1 on the first page of the transaction to the last page of the testimony.

2. A notarized document containing two or more sheets shall be affixed with an overlapping seal on the inner edges of pages.

3. The pagination and verification of the integrity of an electronic notarized document shall be carried out in accordance with the regulations of the Government.

Article 52. Correction of technical errors in notarized documents

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

2. Technical errors in notarized documents shall be corrected at a notarial practice organization that has conducted the notarization. If the notarial practice organization that has conducted the notarization has shut down or been transformed, or dissolved, the notary of the notarial practice organization who is keeping the notarial record shall correct technical errors. In case the notarial practice organization suspends its operation, the correction of technical errors shall comply with the provisions of clause 4 Article 32 of this Law.

3. A notary who corrects technical errors shall match each error against papers in the notarial record, underline the errors to be corrected, write the correct words, marks or numbers on the page margin, write the time of correction and his/her full name and signature and affix the seal of the notarial practice organization; in case the margin space is insufficient to record the technical correction content, it may be noted on an attached page with all the aforementioned content.

The notary is responsible for correcting technical errors in all original notarized documents, except in cases where it is not possible to retrieve all originals. The correction must be notified in writing to the parties to the transaction within 03 working days from the date of completion of the correction of technical errors.

4. The correction of technical errors in notarized documents shall comply with the Government’s regulations.

Article 53. Notarization of the amendment, supplementation, termination or cancellation of transactions

1. Amendments or supplements to, or an agreement on termination of, a notarized contract shall only be notarized with the written agreements or commitments of all signatories to that contract, unless otherwise provided for by law.

The notarization of amendments or supplements to or an agreement on termination or cancellation of a notarized document is a unilateral legal act that is carried out at the request of the person who signed such document, unless otherwise provided by law.

2. Except for the cases specified in Clause 4 of Article 58 of this Law, amendments or supplements to or an agreement on termination or cancellation of a notarized transaction shall be notarized by a notary of a notarial practice organization where the notarization was performed; in the event that the notarial practice organization where the notarization was performed shuts down, is transformed, or is dissolved, the notary of the notarial practice organization currently storing the notarial record shall carry out the notarization. In case the notarial practice organization suspends its operation, the amendment or supplementation or termination or cancellation of notarized transactions shall comply with the provisions of clause 4 Article 32 of this Law.

3. Procedures for notarization of the amendment, supplementation, termination or cancellation of notarized transactions shall be the same as those for notarization of transactions specified in this Chapter.

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

Notaries who have carried out notarization, notarial requesters, witnesses, interpreters, persons with related rights and interests and state agencies have the right to request Courts to declare notarized documents invalid when they have grounds to believe that the notarization is in violation of law.

Section 2. PROCEDURES FOR NOTARIZATION OF TRANSACTIONS AND CUSTODY OF TESTAMENTS

Article 55. Principles of following notarization procedures

Procedures for notarization of real estate mortgage contracts, authorization contracts, testaments, written agreements on division of estate, written disclaimers of estate shall comply with the provisions of Section 1 of this Chapter and provisions of this Section for each type of transaction.

Article 56. Notarization of real estate mortgage contracts

1. The authority to notarize real estate mortgage contracts shall comply with the provisions of Article 44 of this Law.

2. In case a real estate has been mortgaged to secure the performance of one obligation and the mortgage contract has been notarized but such real estate is then further mortgaged to secure the performance of another obligation as permitted by law, a subsequent mortgage contract shall be notarized at the notarial practice organization that has notarized the first mortgage contract. In case the notarial practice organization that has notarized the first mortgage contract has shut down or been transformed or dissolved, a notary of the notarial practice organization that is keeping the notarial record shall notarize the subsequent mortgage contract. In case the notarial practice organization that has notarized the first mortgage contract has suspended its operation, the subsequent mortgage contract shall be notarized in accordance with the provisions of clause 4 Article 32 of this Law.

Article 57. Notarization of an authorization contract in case the authorizing party and authorized party cannot appear together at the same notarial practice organization

1. In case the authorizing party and authorized party cannot jointly appear at a single notarial practice organization, the authorizing party may request a notary of a selected notarial practice organization to certify the request for authorization in an authorization contract; the authorized party may then request a notary of a selected notarial practice organization to make a further certification on the original of such authorization contract, confirming the acceptance of authorization and thereby completing the notarization of the authorization contract.

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

2. The notarization of amendments or supplements to, or an agreement on the termination of, an authorization contract in cases where the authorizing party and the authorized party are unable to jointly appear at a single notarial practice organization shall comply with the provisions of Article 53 of this Law and clause 1 of this Article. The

In case both parties request notarization of the amendments or supplements to, or the agreement on the termination of the authorization contract at one of the two notarial practice organizations that have previously performed the notarization, such notarial practice organization is responsible for notifying and sending one copy of the amendments, supplements to, or the agreement on the termination of the contract to the other notarial practice organization within 05 working days for archiving purposes.

3. Technical errors of notarized documents as prescribed in clause 1 and clause 2 of this Article shall be corrected at one of the two notarial practice organizations that have performed the notarization, unless otherwise provided for by law. The notary shall correct technical errors according to the provisions of clause 3 and clause 4 Article 52 of this Law, and send a written notification of the technical error correction to the parties to the transaction and the other notarial practice organization that have performed the notarization within 05 working days; in cases where the other notarial practice organization has terminated its operations, such notification shall be sent to the notarial practice organization storing the notarial record of such notarial practice organization within 05 working days.”.

Article 58. Notarization of testaments

1. A testator shall personally sign or sign and affix their fingerprint on the notarized testament but may not authorize another person. In case the testator is unable to sign and cannot provide a fingerprint, the testament must be witnessed in accordance with the provisions of Clause 2, Article 49 of this Law.

2. In case the notary finds that the testator shows signs of losing civil capacity, has restricted civil capacity, experiences difficulties in cognition or self-control, or has grounds to believe that the testament is being made under deception, threat, or coercion, the notary shall request the testator to clarify; if clarification cannot be provided, the notary shall refuse to notarize the testament.

3. In case the life of a testator is under threat, the testator is not required to produce all the papers specified in Clause 1, Article 42 of this Law but shall clearly state such in the notarized document.

After 03 months from the making the testament as stipulated in this clause, if the testator is no longer in a life-threatening situation, the testator must submit all documents specified in Clause 1, Article 42 of this Law; if the testator fails to submit the required documents specified in Clause 1, Article 42 of this Law, the notarized testament shall be invalid.

4. The testator who wishes to modify, supplement, replace, or cancel part or the whole of, his/her notarized testament may request a notary of any notarial practice organization to notarize such modification, supplementation, replacement or cancellation. In case the testament was previously kept at a notarial practice organization, the testator shall notify this organization of the modification, supplementation, replacement or cancellation of the testament.

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

1. The heirs at law or under a testament may request notarization of their written agreements on the division of estate.

Notaries are responsible for verifying and ensuring that the division of estate is carried out in accordance with the provisions of the Civil Code and other relevant laws.

2. In addition to the documents specified in Clause 1 of Article 42 or Clause 1 of Article 43 of this Law, an application for notarization of a written agreement on division of estate must include the following documents:

a) Death certificate or other documents as prescribed by law proving the death of the decedent;

b) The testament in the case of testamentary inheritance; documents proving the relationship between the decedent and the estate heir in the case of at-law inheritance and in the case where the heir is decided regardless of the content of the testament as stipulated by the Civil Code;

c) Documents proving the land use rights and property ownership of the decedent in cases where the inheritance consists of land use rights or properties that are legally required to be registered for ownership.

3. A notary shall verify whether a decedent is the person having land use rights or property ownership and the notarial requesters are estate heirs; if there is any uncertainty, the notary shall request clarification or proceed with verification, and request an assessment in accordance with the provisions of Clause 4, Article 42 of this Law.

4. Notarial practice organizations shall post up information on the acceptance for notarization of written agreements on division of estate. Notaries shall only notarize written agreements on division of estate after the completion of posting up the information has been confirmed and no complaints or accusations related to that division have been received.

The Government shall stipulate in detail the procedures for posting up the acceptance for notarization of written agreements on division of estate specified in this clause.

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

6. The notarized written agreements on division of estate shall be the grounds for competent state agencies to register the transfer of LURs or property ownership to estate heirs.

Article 60. Notarization of written disclaimers of estate

1. Heirs may request notarization of written disclaimers of estate in accordance with the Civil Code.

2. In addition to the documents specified in Clause 1 of Article 42 or Clause 1 of Article 43 of this Law, an application for notarization of a written disclaimer of estate must include the following documents:

a) Death certificate or other documents as prescribed by law proving the death of the decedent;

Article 61. Custody of testaments and declaration of custody of testaments

1. A testator may request a notarial practice organization to keep his/her testament in custody. When agreeing to keep a testament in custody, a notary shall seal up the testament in the presence of the testator, make a custody receipt and hand it to the testator. The custody receipt must include information on the notarial practice organization keeping the testament in custody, notary sealing up the testament and the testator.

2. When the notarial practice organization that keeps a testament in custody shuts down or is transformed or dissolved, it shall, before shutdown, conversion or dissolution, reach agreement with the testator on the transfer of the testament to another notarial practice organization for custody. If no such agreement is made or such agreement cannot be reached, the testament and custody charge shall be returned to the testator. In case the organization cannot contact the testator, the testament shall be transferred to the notarial practice organization that has accepted the dossier of the notarial practice organization that has shut down or has been transformed or dissolved.

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

Section 3. ELECTRONIC NOTARIZATION

Article 62. Principles and scope of electronic notarization

1. Electronic notarization means the notarization that is performed by electronic means to create electronic notarized documents, complying with the principles in Article 5 of this Law and the following principles:

a) Ensure security, safety, protection of data messages and information confidentiality in accordance with law; the information in such data messages is accessible and usable for reference;

b) Notaries and notarial practice organizations may provide electronic notarization services if all of the conditions specified in Article 63 of this Law are met.

2. On the basis of the socio-economic conditions, demands and ability to provide electronic notarization services during each period, the Government stipulates the scope of transactions to be notarized electronically.

The Government of Vietnam shall elaborate Article 63 and Article 64 of this Law.

Article 63. Conditions for provision of electronic notarization services

1. A notary may provide electronic notarization services if he/she meets all of the following conditions:

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

b) Have a digital signature and use timestamping services in accordance with the regulations of the law on electronic transactions.

2. A notarial practice organization may provide electronic notarization services if it meets all of the following conditions:

a) Have an account to perform electronic notarization;

b) Have a digital signature and use timestamping services in accordance with the regulations of the law on electronic transactions; and

c) Have sufficient technical equipment to perform electronic notarization.

Article 64. Electronic notarized documents

1. An electronic notarized document means an e-certificate that is created according to the principles and scope specified in Article 62 of this Law.

2. An electronic notarized document shall take effect from the time it is signed digitally by a notary and a notarial practice organization.

3. An electronic notarized document shall have legal validity as specified in clause 2 and clause 3 Article 6 of this Law.

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

The converted notarized document is considered to have the same value as the original when it meets all the conditions stipulated by the law on electronic transactions, except in cases where the law specifies that such document is made to meet conditions for transferring ownership and exists only in a single form.

Article 65. Procedures and electronic notarial records

1. The electronic notarization shall be performed according to the procedures for direct electronic notarization or the online electronic notarization and be regulated as follows:

a) Direct electronic notarization refers to the process in which a notarial requester engages in a transaction in the direct presence of a notary; the notary and the notarial practice organization shall certify the transaction using a digital signature to create an electronic notarized document.

b) Online electronic notarization refers to the process in which the parties involved in a transaction requiring notarization are not present at the same location and conclude the transaction through online means in the direct presence of a notary; the notary and the notarial practice organization shall certify the transaction using a digital signature to create an electronic notarized document.

2. Electronic notarization procedures shall comply with the provisions of Section 1 and Section 2 of this Chapter.

3. The Government shall elaborate the procedures for electronic notarization procedures; stipulate electronic notarial records.

Chapter VI

NOTARIAL DATABASES AND PRESERVATION OF NOTARIAL RECORDS

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

1. A notarial database shall include the following data:

a) Information on the notary, notarial practice organization and notarized transaction;

b) Information on the transaction status of the property;

c) Thông tin về biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro trong hoạt động công chứng;

d) Văn bản công chứng và tài liệu khác trong hồ sơ công chứng.

2. Notarial databases must be updated fully, accurately, promptly in a manner that ensures security and safety in accordance with law. The collection and provision of information for inclusion in the notarial database and the access and use of notarial database must comply with the provisions of this Law and other relevant laws on confidentiality of notarized contents and the protection of privacy, personal secrets and family secrets.

The connection and sharing of information between the notarial database and national databases, databases of ministries, central and local authorities and other databases must ensure effectiveness, safety and compliance with the functions, tasks and powers as prescribed by this Law and other relevant laws.

3. Notarial database shall be managed centrally while management responsibilities shall be decentralized in accordance with the responsibilities for state management of notarization of the Ministry of Justice and the provincial People’s Committees.

4. The Ministry of Justice shall develop a synchronized and uniform notarization database from central authorities to local authorities in accordance with technical standards and technical regulations applicable nationwide.

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

5. Funding for development, management, operation, maintenance and upgrading of notarial databases shall be allocated from the state budget and other sources according to the law.

6. The Government of Vietnam shall elaborate clauses 1, 2, 3 and 5 of this Article.

Article 67. Notarial records

1. A notarial record includes: The original of the notarized document; copies of papers that the notarial requester has submitted and printed documents on information on the notarial practice organization that has accessed information from the national population database and other databases in accordance with law; verification and assessment papers; photograph of the notarial requester signing the notarized document in the presence of the notary, except in cases where a specimen signature has been registered at the notarial practice organization as specified in clause 2 Article 50 of this Law; and other relevant papers.

2. Notarial records shall be numbered chronologically in conformity with the recording in the notarial register.

Article 68. Preservation of notarial records

1. Notarial practice organizations shall strictly preserve and take all security and safety measures for fire, explosion, mold, and termite prevention and fighting for notarial records.

2. Notarial records shall be preserved at the head offices of notarial practice organizations for at least 30 years for transactions with the subjects of real estate; for at least 10 years for other transactions from the effective date of notarized documents; in case of preservation outside head offices of these organizations, it is required to obtain the written agreements from the Justice Departments of divisions where the notarial practice organizations are located.

3. Where a competent regulatory authority make a written request for the provision of a notarial record for supervision, examination, inspection, investigation, prosecution, trial or judgment enforcement related to notarized affairs, the concerned notarial practice organization shall supply copies of notarized documents and other relevant papers. The comparison of copies of a notarized document with its original shall be carried out at the notarial practice organization where the notarial record is stored, except where a procedural authority requests the original notarized document for the purpose of verification or forensic examination of documents. The period for provision of the original notarized document shall not exceed 10 working days from the date of handover. The procedural authority shall be responsible for preserving the original notarized document and returning it to the notarial practice organization fully and punctually. The handover of the original notarized document shall be documented in writing, specifying the time by which it must be returned, the person responsible for returning it and the liability in the event of loss of or damage to the original notarize document.

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

5. In case a notarial practice organization is dissolved or shuts down, the organization must negotiate with another notarial practice organization located in the same province or city on the acceptance of the notarial record.

In case they cannot come to an agreement, the Justice Department shall designate a Notary bureau to accept the notarial record; in case of no Notary bureau, the Justice Department shall designate a qualified notary office to accept the notarial record; if the notarial practice organization is dissolved or shuts down and is no longer able to cover the costs of retention of the notarial record, these costs shall be ensured by the local government budget.

In case the Notary bureau is transformed into a notary office, the notarial record shall be preserved by the transformed notary office.

6. The Government shall elaborate this Article and the preservation of electronic notarial records.

Article 69. Issuance of copies of notarized documents

1. Copies of notarized documents shall be issued in the following cases:

a) At the request of competent state agencies in the cases specified in clause 3 Article 68 of this Law;

b) At the request of the parties involved in transactions, persons with rights and obligations related to the notarized transactions.

The issuance of copies of notarized documents at the request of persons with rights and obligations related to notarized transactions must be agreed by notarial requesters; in case a notarial requester is an individual who has died or has been declared dead by a Court, or a legal entity that has shut down, the consent of the heir for the individual, and the consent of the individual or organization inheriting the rights and obligations of that legal entity must be obtained.

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

3. The issuance of copies of notarized documents that are being kept at notarial practice organizations that suspended from operations shall comply with the provisions of clause 4 Article 32 of this Law.

Chapter VII

NOTARIAL FEES; ON-DEMAND SERVICE FEES RELATED TO NOTARIZATION AND OTHER EXPENSES

Article 70. Notarial fees

1. Notarial fees include fees for notarizing transactions, fees for custody of testaments, fees for issuing copies of notarized documents.

Individuals requesting notarization of transactions, custody of testaments or issuance of copies of notarized documents shall pay notarial fees.

2. The rates, collection, transfer, use and management of notarial fees shall comply with the law on fees and charges.

Article 71. On-demand service fees related to notarization

1. Notarial requesters shall pay fees for access and use of information related to transactions in accordance with law, on-demand service fees related to notarization when requiring notarial practice organizations to draft transactions, type, photocopy, and translate papers and documents related to transactions.

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

3. Notarial practice organizations shall explain clearly to notarial requesters about notarial fees and on-demand service fees related to notarization specified in this Article.

Article 72. Other expenses

1. A notarial requester shall pay expenses in the following cases:

a) He/she requests verification or assessment serving the notarization;

b) He/she requests notarization outside the head office of notarial practice organization; requests notarization outside the working days or hours of the notarial practice organization;

c) The notarial practice organization posts up information on the acceptance for notarization of written agreements on division of estate.

2. Fee rates shall be negotiated by notarial requesters and notarial practice organizations.

3. Notarial practice organizations shall post up principles of calculating other expenses and clearly explain to notarial requesters about such specific expenses.

Chapter VIII

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

Article 73. Notarization by overseas representative missions of the Socialist Republic of Vietnam

1. Overseas diplomatic missions and consulates of the Socialist Republic of Vietnam may notarize testaments, written disclaimers of estate, letters of authorization and other transactions in accordance with this Law and consular and diplomatic laws, excluding contracts on purchase and sale, conversion, transfer, donation, lease, mortgage or contribution of real estate as capital in Vietnam.

2. Consuls or diplomats assigned to conduct notarization must possess a bachelor's degree in law, a master's degree in law, a doctorate in law, or have received re-training in notarization.

3. Consuls or diplomats who conduct notarization according to the procedures specified in Chapter V of this Law have the rights provided at Points c, d and dd, Clause 1, and the obligations specified at Points a, b, d, dd, e, i and l Clause 2, Article 18 of this Law.

Article 74. Amendments to clause 1 Article 398 of Code on Civil Procedures No. 92/2015/QH13 which was amended by Law No. 45/2019/QH14, Law No. 59/2020/QH14, Law No. 13/2022/QH15, and Law No. 19/2023/QH15 and Law No. 34/2024/QH15

Amendments to Clause 1 of Article 398:

“1. Notaries who have carried out notarization, notarial requesters, witnesses, interpreters, persons with related rights and interests and competent state agencies may request Courts to declare notarized documents invalid when they have grounds to believe that the notarization was performed against the law on notarization.”.

Article 75. Effects

1. This Law comes into force from January 01, 2025.

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

Article 76. Transitional provisions on notarial activities applicable from the effective date of this Law

1. Persons who have had certificates of completion of notary re-training courses as specified in the Law on Notarization No. 53/2014/QH13 before the effective date of this Law may register notarial apprenticeship in accordance with this Law.

A participant in a notary training courses or notary re-training course in accordance with Law on Notarization No. 53/2014/QH13, who has not yet completed their course by the effective date of this Law, may continue completing their course in accordance with Law on Notarization No. 53/2014/QH13; the registration of notarial apprenticeship after being granted a certificate of completion shall comply with the provisions of this Law.

2. Persons who have completed apprenticeship period in accordance with the provisions of Law on Notarization No. 53/2014/QH13 may register for notarial apprenticeship result exams in accordance with the provisions of this Law.

Apprenticeship registrants and apprentices under Law on Notarization No. 53/2014/QH13, who has not yet completed their apprenticeship period by the effective date of this Law, may continue be on apprenticeship and must fulfill the obligations of an apprentice as prescribed by this Law from the effective date of this Law; the registration for exams in notarial apprenticeship results shall be comply with the provisions of this Law.

In case persons who have been granted certificates of completion of notarial apprenticeship in accordance with Law on Notarization No. 53/2014/QH13 fail to request the appointment of notaries within the period from the date of issuance of the certificates to the end of the 5-year period from the effective date of this Law, their certificates shall be invalidated.

3. Applications for appointment, re-appointment and termination of notaries submitted in accordance with the provisions of the Law on Notarization No. 53/2014/QH13 that have not yet been processed completely by competent state agencies by the effective date of this Law shall continue to be processed in accordance with the provisions of the Law on Notarization No. 53/2014/QH13.

4. Notaries who have been terminated before the effective date of this Law may be re-appointed as notaries in accordance with the provisions of this Law.

5. Notaries over 70 years old who are practicing notarization on the effective date of this Law may continue practicing notarization for 02 years from the effective date of this Law; notaries aged between full 68 and full 70 on the effective date of this Law may practice notarization until they are full 72 years old. Upon the expiration of the above-mentioned time limit, the notaries shall be automatically terminated.

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

7. Notary offices that have established before the effective date of this Law but have not yet drawn up their charters must develop their charters and submit them to Justice Departments within 03 months from the effective date of this Law; in the case where there are partners who have not contributed capital to notary offices, they must contribute capital and submit the documentary evidence to Justice Departments within the aforementioned time limit.

The revocation of decisions to permit the establishment and shutdown of notary offices established under the provisions of the Law on Notarization No. 53/2014/QH13 shall comply with the provisions of this Law.

In case a notary office has only 01 partner on the effective date of this Law, it is still allowed to add partners according to the provisions of the Law on Notarization No. 53/2014/QH13 within 06 months from the date on which the notary office has only 01 partner.

8. The change of partners of a notary office established under the provisions of the Law on Notarization No. 53/2014/QH13 shall comply with the provisions of this Law.

For persons who have terminated the partnership status of a notary office under the provisions of the Law on Notary No. 53/2014/QH13, from the effective date of this Law, the establishment, participation in the establishment of a new notary office, participation in another notary office as a partner or purchase of a notary office that is organized and operates in the form of a sole proprietorship shall comply with the provisions of this Law; the time limit of 02 years is calculated from the effective date of the decision of the Department of Justice on the termination of the partnership status.

9. Notary’s cards issued before the effective date of this Law may continue to be used. The re-issuance and issuance of new notary’s cards shall comply with the provisions of this Law.

10. Notaries who are practicing notarization before the effective date of this Law but have not yet joined Notary Associations shall, within 03 months from the effective date of this Law, join Notary Associations in divisions where they practice and maintain their membership status throughout the course of practicing notarization in such divisions.

11. For contracts and transactions that were notarized before the effective date of this Law, the issuance of copies, modifications, supplements, termination, cancellation, and correction of technical errors in notarized documents shall comply with the provisions of this Law.

The translations that have been notarized before the effective date of this Law shall continue to be valid; in case there is a need to use a translation, the procedure for authenticating the signature of the translator shall be carried out in accordance with the provisions of this Law and authentication laws.

...

Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.

13. Within one year from the effective date of this Law, the Government shall review provisions on transactions required to be notarized under legislative documents promulgated before the effective date of this Law and complete the amendment, supplementation or abolition thereof within its competence or submit proposals to competent authorities for amendment, supplementation or abolition of provisions that do not meet the requirements applicable to transactions required to be notarized as stipulated in Clause 1, Article 3 of this Law. When the time limit specified in this clause expires, the regulations regarding transactions that must be notarized in the decree issued prior to the effective date of this Law which are not governed by Laws or the Government’s Decrees but still meet other requirements specified in Clause 1, Article 3 of this Law, and the regulations regarding transactions that must be notarized in the decree issued to handle the results of the review according to the provisions of this clause shall still be effective.

14. Notary offices established before the effective date of this Law may continue operating and must meet the conditions specified in Article 20 of this Law within one year from the effective date of this Law.

CERTIFIED BY

CHAIRPERSON

Le Quang Manh