QUY ĐỊNH
VỀ TIÊU CHÍ VÀ CÁCH THỨC THẨM ĐỊNH HỒ SƠ THÀNH LẬP CÁC TỔ CHỨC
HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG NĂM 2013 TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1651/QĐ-UBND ngày 03 tháng 4 năm 2013 của
Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng
điều chỉnh
Quy định này được áp dụng để thẩm định hồ sơ thành
lập tổ chức hành nghề công chứng năm 2013 trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.
Điều 2. Nguyên tắc thẩm định
hồ sơ
Việc thẩm định hồ sơ thành lập tổ chức hành nghề
công chứng trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh phải đảm bảo nguyên tắc công
khai, minh bạch, khách quan và đúng quy định của pháp luật.
Điều 3. Trách nhiệm của
công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị thành lập tổ chức hành nghề công chứng
Công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị thành lập tổ
chức hành nghề công chứng chịu trách nhiệm về tính xác thực của hồ sơ và nộp
kèm các giấy tờ chứng minh về những nội dung trình bày trong Đề án thành lập tổ
chức hành nghề công chứng.
Chương II
TIÊU CHÍ VÀ SỐ ĐIỂM CỦA
CÁC TIÊU CHÍ
Điều 4. Vị trí dự kiến đặt
trụ sở tổ chức hành nghề công chứng
Điểm tối đa là 5 điểm, trong đó:
1. Vị trí đảm bảo khoảng cách hợp lý so với
tổ chức hành nghề công chứng hiện tại trên địa bàn: cộng tối đa 03 điểm.
2. Vị trí thuận lợi cho việc liên hệ của
người dân, không gây ách tắc giao thông: cộng tối đa 02 điểm.
Điều 5. Về trụ sở tổ chức
hành nghề công chứng
Điểm tối đa là 10 điểm, trong đó:
1. Tổng diện tích sử dụng của trụ sở tổ
chức hành nghề công chứng:
a) Diện tích dưới 100 m2: 0 điểm;
b) Diện tích từ 100 m2 đến dưới 150 m2:
cộng tối đa 4 điểm;
c) Diện tích từ 150 m2 đến dưới 200 m2:
cộng tối đa 5 điểm;
d) Diện tích từ 200 m2 đến dưới 250 m2:
cộng tối đa 7 điểm;
đ) Diện tích từ 250 m2 trở lên: cộng
tối đa 8 điểm.
2. Về tính pháp lý của trụ sở tổ chức
hành nghề công chứng:
a) Trường hợp trụ sở tổ chức hành nghề công chứng
thuộc sở hữu của công chứng viên thành lập hoặc thành viên hợp danh: cộng tối
đa 2 điểm.
b) Trường hợp trụ sở tổ chức hành nghề công chứng
có hợp đồng thuê, mượn hợp lệ và có thời hạn thuê từ 1 năm trở lên được cộng tối
đa 2 điểm, cụ thể:
- Hợp đồng thuê, mượn có thời hạn thuê từ 1 năm
đến dưới 5 năm: cộng tối đa 1 điểm;
- Hợp đồng thuê, mượn có thời hạn thuê từ 5 năm
trở lên: cộng tối đa 2 điểm.
Điều 6. Tổ chức bố trí, sắp
xếp vị trí làm việc trong trụ sở tổ chức hành nghề công chứng
Trụ sở làm việc của tổ chức hành nghề công chứng
cần được bố trí thành các khu vực (phòng) khoa học, phù hợp, đảm bảo trật tự,
an toàn, thuận lợi cho người dân đến giải quyết hồ sơ công chứng: cộng tối đa 3
điểm.
Điều 7. Điều kiện thực hiện
các quy định về an ninh trật tự và an toàn giao thông
Điểm tối đa là 3 điểm, trong đó:
1. Diện tích dành cho giữ xe
a) Diện tích giữ xe dưới 50 m2: cộng
tối đa 0,5 điểm;
b) Diện tích giữ xe từ 50 m2 trở lên:
cộng tối đa 1 điểm.
Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng không bố
trí diện tích dành cho giữ xe sẽ không được cộng điểm mục này.
2. Địa điểm giữ xe thuận lợi, đảm bảo an
ninh trật tự, an toàn giao thông: cộng tối đa 1 điểm.
3. Tổ chức hành nghề công chứng có phương
án phòng chống cháy nổ: cộng tối đa 1 điểm.
Điều 8. Cơ sở vật chất để phục
vụ cho hoạt động nghiệp vụ và ứng dụng công nghệ thông tin
Điểm tối đa là 3 điểm, trong đó:
1. Có dự kiến trang bị máy tính và các
trang thiết bị cần thiết khác đảm bảo cho hoạt động của tổ chức hành nghề công
chứng: cộng tối đa 1 điểm.
2. Có dự kiến thiết kế trang web và kết nối
internet: cộng tối đa 1 điểm.
3. Có phương án đầu tư xây dựng phần mềm
quản lý nghiệp vụ, quản lý kế toán: cộng tối đa 1 điểm.
Điều 9. Loại hình của tổ chức
hành nghề công chứng và số lượng công chứng viên
Điểm tối đa là 12 điểm, trong đó:
1. Tổ chức hành nghề công chứng do 1 công
chứng viên thành lập: 0 điểm
2. Tổ chức hành nghề công chứng do nhiều
công chứng viên thành lập: cộng tối đa 4 điểm
3. Số lượng công chứng viên (tối đa là 8
điểm): mỗi công chứng viên là thành viên hợp danh được cộng 2 điểm, mỗi công chứng
viên làm việc theo chế độ hợp đồng được cộng 1 điểm.
Điều 10. Kinh nghiệm của
công chứng viên liên quan đến họat động công chứng
Điểm tối đa là 22 điểm, trong đó số điểm tính
cho từng công chứng viên là thành viên hợp danh như sau:
1. Có thời gian công tác pháp luật, cộng
tối đa 2 điểm, cụ thể:
a) Từ 10 năm đến 15 năm: cộng 1 điểm.
b) Trên 15 năm: cộng 2 điểm.
2. Có thời gian công tác liên quan đến
nghiệp vụ công chứng từ 3 năm trở lên: cộng tối đa 0,5 điểm.
3. Có thời gian làm công tác nghiệp vụ
công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng trước khi bổ nhiệm công
chứng viên được cộng tối đa 2 điểm, cụ thể:
a) Từ 2 năm trở lên: cộng 1 điểm.
b) Từ 3 năm trở lên: cộng 2 điểm.
4. Công chứng viên đã từng hành nghề với
tư cách công chứng viên được cộng tối đa 5 điểm, cụ thể:
a) Dưới 3 năm: cộng 1 điểm;
b) Từ 3 năm đến dưới 5 năm : cộng 2 điểm;
c) Từ 5 năm đến dưới 10 năm: cộng 3 điểm;
d) Từ 10 năm đến dưới 15 năm: cộng 4 điểm;
đ) Từ 15 năm trở lên: cộng 5 điểm.
5. Công chứng viên làm việc theo chế độ hợp
đồng, số điểm của mỗi công chứng viên được tính bằng một nửa số điểm của mỗi
công chứng viên là thành viên hợp danh quy định tại Khoản 1, Khoản 2, Khoản 3
và Khoản 4 Điều này.
Điều 11. Thư ký nghiệp vụ
Điểm tối đa là 14 điểm, trong đó:
1. Mỗi thư ký nghiệp vụ được tính 0,5 điểm.
2. Mỗi thư ký nghiệp vụ được cộng tối đa
2 điểm nếu thuộc các trường hợp sau đây:
a) Có thời gian làm công tác pháp luật từ 5 năm
trở lên: cộng 1 điểm;
b) Đã có chứng chỉ tốt nghiệp khóa bồi dưỡng
nghiệp vụ công chứng: cộng 1 điểm.
3. Mỗi thư ký nghiệp vụ có thời gian công
tác nghiệp vụ công chứng được cộng tối đa 1,5 điểm, cụ thể:
a) Từ 1 năm trở lên: cộng 0,5 điểm;
b) Từ 3 năm trở lên: cộng 1 điểm;
c) Từ 5 năm trở lên: cộng 1,5 điểm.
Điều 12. Nhân sự phụ trách
kế toán
Điểm tối đa là 4 điểm, trong đó:
1. Tổ chức hành nghề công chứng có nhân
viên làm kế toán: cộng tối đa 1 điểm.
2. Nhân viên có bằng đại học hoặc cao đẳng
chuyên ngành kế toán: cộng tối đa 1 điểm;
3. Nhân viên kế toán đã qua lớp đào tạo bồi
dưỡng kế toán trưởng: cộng tối đa 1 điểm;
4. Nhân viên kế toán có thời gian công
tác kế toán được cộng tối đa 1 điểm, cụ thể:
a) Dưới 5 năm: cộng tối đa 0,5 điểm.
b) Từ 5 năm trở lên: cộng tối đa 1 điểm.
Điều 13. Nhân sự phụ trách
công nghệ thông tin
Điểm tối đa là 3 điểm, trong đó:
1. Tổ chức hành nghề công chứng có nhân
viên công nghệ thông tin: cộng tối đa 1 điểm.
2. Nhân viên có bằng đại học hoặc cao đẳng
chuyên ngành công nghệ thông tin: cộng tối đa 1 điểm;
3. Nhân viên công nghệ thông tin có thời
gian công tác công nghệ thông tin được cộng tối đa 1 điểm, cụ thể:
a) Dưới 5 năm: cộng tối đa 0,5 điểm.
b) Từ 5 năm trở lên: cộng tối đa 1 điểm.
4. Nếu tổ chức hành nghề công chứng không
có nhân viên công nghệ thông tin nhưng có phương án thuê dịch vụ công nghệ
thông tin để phục vụ cho hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng: cộng tối
đa 2 điểm.
Điều 14. Nhân sự phụ trách
lưu trữ
Điểm tối đa là 3 điểm, trong đó:
1. Tổ chức hành nghề công chứng có nhân
viên làm công tác lưu trữ: cộng tối đa 1 điểm.
2. Nhân viên có bằng đại học hoặc cao đẳng
chuyên ngành lưu trữ: cộng tối đa 1 điểm;
3. Nhân viên lưu trữ có thời gian công
tác lưu trữ được cộng tối đa 1 điểm, cụ thể:
a) Dưới 5 năm: cộng tối đa 0,5 điểm.
b) Từ 5 năm trở lên: cộng tối đa 1 điểm.
Điều 15. Xây dựng quy trình
nghiệp vụ công chứng và quy trình lưu trữ chặt chẽ, đúng quy định của pháp luật
Điểm tối đa là 5 điểm, trong đó:
1. Xây dựng quy trình nghiệp vụ công chứng
chặt chẽ, đúng quy định pháp luật: cộng tối đa 3 điểm.
2. Xây dựng quy trình lưu trữ chặt chẽ,
đúng quy định pháp luật: cộng tối đa 2 điểm.
Điều 16. Khả năng quản trị
tổ chức hành nghề công chứng
Điểm tối đa là 5 điểm, trong đó:
1. Người đại diện theo pháp luật của tổ
chức hành nghề công chứng có bằng cấp hoặc giấy tờ chứng minh đã qua lớp đào tạo,
bồi dưỡng kiến thức về quản trị được cộng tối đa 2 điểm.
2. Người đại diện theo pháp luật của tổ
chức hành nghề công chứng từng có kinh nghiệm quản trị tổ chức hành nghề công
chứng trên 1 năm được cộng tối đa 3 điểm.
Điều 17. Tính khả thi của Đề
án
Đề án thể hiện được tính khả thi và đảm bảo đầy
đủ các nội dung theo quy định được tính tối đa 8 điểm.
Điều 18. Những trường hợp
không được tính điểm
1. Cùng một nhân sự, địa điểm dự kiến đặt
trụ sở được nêu tại nhiều Đề án thành lập tổ chức hành nghề công chứng trong
cùng một đợt tiếp nhận hồ sơ thành lập tổ chức hành nghề công chứng.
2. Nhân sự đã tham gia các hồ sơ thành lập
tổ chức hành nghề công chứng được Ủy ban nhân dân Thành phố cho phép thành lập
năm 2012 (trừ trường hợp công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng, nay
tham gia thành lập văn phòng công chứng).
3. Công chứng viên, thư ký nghiệp vụ đã từng
bị xử lý kỷ luật trong quá trình công tác, bị xử phạt vi phạm hành chính với
hình thức xử phạt bổ sung tước quyền sử dụng thẻ công chứng viên (có thời hạn
hoặc không có thời hạn) trong thời hạn 3 năm tính đến ngày nộp hồ sơ.
4. Nhân sự có độ tuổi từ 60 trở lên đối với
nữ và từ 65 tuổi trở lên đối với nam tính đến thời điểm nộp hồ sơ.
5. Công chứng viên đã rút tên khỏi thành
viên hợp danh của các tổ chức hành nghề công chứng trong thời gian 6 tháng tính
đến thời điểm Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành tiêu chí này.
6. Mỗi hồ sơ thành lập tổ chức hành nghề
công chứng được tính điểm tối đa 05 công chứng viên và 05 thư ký nghiệp vụ.
Chương III
CÁCH THỨC THẨM ĐỊNH HỒ
SƠ
Điều 19. Tổ thẩm định hồ sơ
1. Giám đốc Sở Tư pháp quyết định thành lập
và ban hành Quy chế làm việc của Tổ thẩm định hồ sơ đề nghị thành lập tổ chức
hành nghề công chứng.
2. Nguyên tắc thẩm định hồ sơ:
Các thành viên của Tổ thẩm định hồ sơ làm việc độc
lập, căn cứ vào tiêu chí và thang điểm nêu tại Mục II của Quy định này để thẩm
định và chấm điểm từng hồ sơ thành lập tổ chức hành nghề công chứng.
Điều 20. Cách thức chấm điểm
1. Điểm của từng hồ sơ được tính bằng
cách lấy điểm chấm của các thành viên cộng lại và chia cho số lượng thành viên
tham gia chấm điểm.
2. Việc thẩm định và chấm điểm hồ sơ phải
được lập thành biên bản và có chữ ký của các thành viên Tổ thẩm định.
3. Hồ sơ được đề nghị xét chọn phải đạt từ
60 điểm trở lên và có số điểm cao nhất trong số hồ sơ xin thành lập trong 1 đơn
vị quy hoạch (quận, huyện). Trường hợp có nhiều hồ sơ có số điểm bằng nhau, thì
hồ sơ đề nghị xét chọn sẽ theo các thứ tự ưu tiên sau đây:
a) Hồ sơ có số điểm chất lượng công chứng viên
cao hơn;
b) Hồ sơ có số điểm chất lượng thư ký nghiệp vụ
cao hơn;
c) Hồ sơ có số điểm cơ sở vật chất cao hơn.
4. Căn cứ vào kết quả thẩm định và số điểm
của từng hồ sơ, Giám đốc Sở Tư pháp trình Ủy ban nhân dân Thành phố xem xét,
quyết định việc cho phép thành lập tổ chức hành nghề công chứng theo quy định.
Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 21. Khiếu nại, tố cáo
1. Người nộp hồ sơ đề nghị thành lập tổ
chức hành nghề công chứng có quyền khiếu nại về việc từ chối cho phép thành lập
tổ chức hành nghề công chứng khi có căn cứ cho rằng việc từ chối đó là trái với
Quy định này.
Việc giải quyết khiếu nại được thực hiện theo
quy định của pháp luật về khiếu nại.
2. Người nộp hồ sơ đề nghị thành lập tổ
chức hành nghề công chứng có quyền tố cáo với cơ quan nhà nước có thẩm quyền về
các hành vi vi phạm pháp luật và Quy định này.
Việc giải quyết tố cáo tuân theo quy định của
pháp luật về tố cáo.
Điều 22. Tổ chức thực hiện
Sở Tư pháp chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện
Quy định này. Trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh vướng mắc thì kịp thời
báo cáo Ủy ban nhân dân Thành phố xem xét việc sửa đổi, bổ sung hoặc bãi bỏ theo
quy định của pháp luật./.