|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH ĐẮK LẮK
--------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
05 /2017/QĐ-UBND
|
Đắk
Lắk, ngày 22 tháng 02 năm 2017
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, CẬP NHẬT, KHAI THÁC VÀ SỬ
DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐẮK LẮK
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền
địa phương ngày 19/6/2015;
Căn cứ Luật Công chứng số
53/2014/QH13 ngày 20/6/2014;
Căn cứ Luật Công nghệ thông
tin số 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở
Tư pháp tại Tờ trình số 93/TTr-STP ngày 30/12/2016.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết
định này Quy chế quản lý, vận hành, cập nhật, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu
công chứng trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk.
Điều 2. Giao Sở Tư pháp chủ
trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan triển khai thực hiện Quyết định
này; đồng thời theo dõi, kiểm tra, đôn đốc và tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân
tỉnh kết quả thực hiện và những khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện.
Điều 3.
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Tư
pháp, Giám đốc Sở Tài chính, Chủ tịch Hội Công chứng viên của tỉnh, Trưởng các
tổ chức hành nghề công chứng và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu
trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày
04/3/2017./.
|
|
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Phạm Ngọc Nghị
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, CẬP NHẬT, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ
LIỆU CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐẮK LẮK
(Ban hành kèm theo Quyết định số 05/2017/QĐ-UBND ngày 22 tháng 02 năm
2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
và đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định về
việc quản lý, vận hành, cập nhật, tra cứu dữ liệu, cung cấp, sử dụng và lưu trữ
cơ sở dữ liệu công chứng các hợp đồng, giao dịch về động sản và bất động sản
trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk trong phần mềm quản lý công chứng (gọi chung là cơ
sở dữ liệu công chứng); trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có
liên quan trong việc thực hiện Quy chế này.
2. Đối tượng áp dụng: Các tổ chức hành nghề công
chứng trên địa bàn tỉnh, Hội công chứng viên của tỉnh, các cơ quan, tổ chức, cá
nhân có liên quan trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk.
Điều 2. Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu
như sau:
1. Cập nhật dữ liệu là hình thức chuyển
thể từ văn bản giấy thành thông tin điện tử dưới dạng thông tin dữ liệu, bảo đảm
tính chính xác và đầy đủ các thông tin của văn bản giấy.
2. Cơ sở dữ liệu công chứng là tập hợp
các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các
thông tin về biện pháp ngăn chặn, giải tỏa việc ngăn chặn được áp dụng đối với
tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được các tổ chức hành nghề công
chứng trên địa bàn tỉnh thực hiện theo quy định của pháp luật về công chứng.
3. Văn bản ngăn chặn là văn bản do cơ quan có thẩm quyền đề nghị ngừng công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài
sản của cá nhân, tổ chức. Văn bản ngăn chặn là căn cứ pháp
lý để công chứng viên xem xét tính hợp pháp khi thực hiện việc công chứng các
giao dịch có liên quan. Cơ quan yêu cầu ngăn chặn chịu trách nhiệm về yêu cầu của
mình.
4. Văn bản giải tỏa ngăn chặn là văn bản
do chính cơ quan đã có văn bản đề nghị ngăn chặn, yêu cầu hủy bỏ việc ngăn chặn.
Văn bản giải tỏa ngăn chặn là căn cứ pháp lý để công chứng viên xem xét tính hợp
pháp khi thực hiện việc công chứng các giao dịch về tài sản đã bị ngăn chặn. Cơ
quan yêu cầu giải tỏa ngăn chặn chịu trách nhiệm về yêu cầu của mình.
5. Thông tin về hợp đồng, giao dịch là
các dữ liệu được cập nhật từ các hợp đồng, giao dịch liên
quan đến tài sản đã được công chứng; căn cứ thông tin này, công chứng
viên xem xét, quyết định việc giải quyết yêu cầu công chứng đảm bảo phù hợp với
quy định pháp luật về công chứng.
6. Tài khoản truy cập vào cơ sở dữ liệu
là những thông số nhất định mà người quản lý, khai thác, sử dụng được cấp để
truy cập vào cơ sở dữ liệu công chứng gồm: tên người sử dụng và mật khẩu.
Điều 3. Nguyên tắc quản
lý, vận hành, cập nhật, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng
1. Việc quản lý, vận hành, cập nhật, khai thác
và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng được thực hiện theo quy định của Quy chế
này và hướng dẫn của Sở Tư pháp về sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng.
2. Các hoạt động cập nhật, khai thác, sử dụng,
lưu trữ và quản lý cơ sở dữ liệu công chứng theo Quy chế này là một hoạt động nghiệp
vụ của các tổ chức hành nghề công chứng; không làm phát sinh thủ tục hành chính
đối với người có yêu cầu công chứng.
3. Thông tin về hợp đồng, giao dịch đã được công
chứng đối với tài sản phải được cập nhật, tra cứu, sử dụng, lưu trữ và quản lý
theo chế độ thường xuyên, tập trung, thống nhất và được xây dựng thành cơ sở dữ
liệu công chứng trên phạm vi toàn tỉnh.
4. Trước khi công chứng hợp đồng, giao dịch về
tài sản, ngoài việc kiểm tra tính chính xác của các giấy tờ liên quan theo
quy định, công chứng viên phải tra cứu những thông tin có liên quan tại cơ sở dữ
liệu công chứng nhằm xem xét tính hợp pháp khi quyết định giải quyết yêu cầu
công chứng để phù hợp với quy định của pháp luật.
5. Việc cập nhật thông tin phải chính xác, đầy đủ,
nhanh chóng, thuận tiện, đúng mục đích và đáp ứng nguyên tắc bảo mật.
6. Thông tin có trong cơ sở dữ liệu công chứng,
kể cả thông tin được tạo lập, sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, chấm dứt, đơn phương chấm
dứt hoặc sửa lỗi kỹ thuật đối với các hợp đồng, giao dịch đều phải trung thực,
chính xác với văn bản ngăn chặn, văn bản giải tỏa ngăn chặn hay hồ sơ công chứng
thực tế (bản giấy).
Điều 4. Những hành vi bị
nghiêm cấm
1. Cho người khác sử dụng
tài khoản của mình để truy cập vào cơ sở dữ
liệu công chứng khi chưa được sự đồng ý của Thủ trưởng đơn vị, Trưởng các tổ chức
hành nghề công chứng.
2. Sửa đổi, xóa
bỏ thông tin trong cơ sở dữ liệu công chứng trái quy định, làm biến dạng, sai lệch,
thay đổi dữ liệu hay bất kỳ hành vi nào khác tác
động đến hoạt động hay thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu công chứng.
3. Truy cập vào cơ sở dữ liệu công chứng để thực hiện các công việc không được giao, sử dụng
cơ sở dữ liệu công chứng và thông tin trong cơ sở dữ liệu công chứng vào những
mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục vụ cho hoạt động công chứng của
tổ chức mình hay hoạt động quản lý nhà nước về công chứng.
4. Tiết lộ trái pháp
luật những thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác mà mình
biết được trong quá trình quản lý, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công
chứng.
5. Những hành
vi vi phạm pháp luật khác.
Điều 5. Sao lưu cơ sở dữ liệu
công chứng, văn bản ngăn chặn và văn bản giải tỏa ngăn chặn
1. Việc sao lưu cơ sở dữ liệu công chứng phải được
Sở Tư pháp thực hiện thường xuyên.
Việc cập nhật văn bản công chứng,
văn bản ngăn chặn, văn bản giải tỏa ngăn chặn phải được Sở Tư pháp và các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện kịp thời, thường
xuyên.
2. Văn bản ngăn
chặn, văn bản giải tỏa ngăn chặn phải được lưu trữ, bảo quản cẩn thận, có hệ thống
tại Sở Tư pháp và các tổ chức hành nghề công chứng.
3. Sở Tư pháp tổ chức việc cập nhật,
lưu trữ văn bản quy định tại khoản 2 Điều này khi nhận được văn bản đề nghị của
cơ quan có thẩm quyền gửi đến Sở Tư pháp.
4. Tổ chức hành nghề công chứng phải
bảo quản chặt chẽ, thực hiện biện pháp an toàn đối với các hồ sơ đã được công
chứng theo đúng quy định pháp luật; cập nhật và lưu trữ các
thông tin từ văn bản ngăn chặn, văn bản giải
tỏa ngăn chặn kịp thời, chính xác, bảo đảm an toàn thông tin.
Điều 6. Cấp, quản lý, sử dụng
tài khoản
1. Trách nhiệm của Sở Tư pháp:
a) Quản trị, tạo lập, cấp, cấp lại, chuyển đổi
và hủy bỏ tài khoản về khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng.
b) Cấp tài khoản cập nhật, khai thác, sử dụng cơ
sở dữ liệu công chứng cho tổ chức hành nghề công chứng khi có văn bản của tổ chức
đó đề nghị được khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng.
c) Cấp phát tài khoản phải đúng chức danh và nhiệm
vụ.
2. Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân được cấp tài
khoản:
a) Quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu
trách nhiệm về những tác động của tài khoản được cấp đối với cơ sở dữ liệu công
chứng. Trường hợp bị mất hoặc quên tài khoản phải thông báo kịp thời cho Sở Tư
pháp để xem xét, xử lý theo quy định.
b) Cá nhân được cấp tài khoản phải có trách nhiệm
bàn giao tài khoản sử dụng cho cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân khác được giao tiếp
nhận khi có sự phân công của cơ quan, đơn vị hoặc yêu cầu hủy tài khoản được cấp
khi thay đổi công việc khác không còn phù hợp với công việc hiện tại hoặc khi
chấm dứt hợp đồng lao động.
3. Xóa, thay đổi tài khoản:
Tài khoản truy cập vào cơ sở dữ liệu công chứng
sẽ bị xóa hoặc thay đổi trong các trường hợp: tổ chức được cấp tài khoản đã
chuyển đổi, chuyển nhượng, sáp nhập, hợp nhất; cá nhân làm việc của cơ quan, tổ
chức được cấp tài khoản chấm dứt hợp đồng lao động, chuyển công tác, nghỉ hưu,
nghỉ việc, mất tích, chết.
Điều 7. Khi cơ sở dữ liệu
công chứng có sự cố kỹ thuật
Trong trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật dẫn tới
cơ sở dữ liệu công chứng tạm ngừng hoạt động hoặc có sự cố khả nghi về mất an
toàn thông tin công chứng thì tổ chức, cá nhân liên quan có trách nhiệm:
1. Kịp thời tạm ngừng sử dụng và thông báo cho Sở
Tư pháp; nếu xét thấy có dấu hiệu nghiêm trọng, vi phạm pháp luật phải báo cáo
bằng văn bản cho Sở Tư pháp, Công an tỉnh để phối hợp xử lý.
2. Việc khắc phục, giải quyết sự cố, phục hồi cơ
sở dữ liệu công chứng phải được tiến hành nhanh chóng, hạn chế tối đa thời gian
gián đoạn làm ảnh hưởng đến công việc chung. Trong thời hạn 24 giờ (kể từ khi
cơ sở dữ liệu công chứng bị sự cố) vẫn không khắc phục được, thì Trưởng tổ
chức hành nghề công chứng phải có văn bản báo cáo sự cố đến Sở Tư pháp để có biện
pháp xử lý.
Chương II
THÔNG TIN NGĂN CHẶN
Điều 8. Cung cấp và tiếp
nhận thông tin ngăn chặn
1. Sở Tư pháp và các tổ chức hành nghề công chứng
là cơ quan tiếp nhận các văn bản ngăn chặn, văn bản giải tỏa ngăn chặn để cập
nhật, quản lý thông tin vào cơ sở dữ liệu công chứng, bao gồm:
a) Văn bản yêu cầu việc ngừng giao dịch, chấm dứt
việc ngừng giao dịch về tài sản của Tòa án nhân dân tỉnh, Tòa án nhân dân các
huyện, thị xã, thành phố.
b) Văn bản yêu cầu ngăn chặn giao dịch liên quan
đến tài sản, giả mạo người, giả mạo giấy tờ, lừa đảo chiếm đoạt tài sản… của Cơ
quan An ninh điều tra và Cơ quan Cảnh sát điều tra Công an tỉnh và Cơ quan Cảnh
sát điều tra Công an cấp huyện.
2. Cục Thi hành án dân sự tỉnh, Chi cục Thi hành
án dân sự cấp huyện có trách nhiệm gửi văn bản, quyết định có liên quan đến việc
kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, ngừng việc chuyển quyền sở hữu tài sản,
chấm dứt ngừng việc chuyển quyền sở hữu tài sản đến Sở Tư pháp và các tổ chức
hành nghề công chứng để cập nhật, quản lý thông tin vào cơ sở dữ liệu công chứng.
3. Cơ quan có thẩm quyền về quản lý, đăng ký, cấp
giấy trong lĩnh vực đất đai của tỉnh và các huyện, thị xã, thành phố có trách
nhiệm kịp thời thông tin bằng văn bản về các trường hợp thu hồi đất; thu hồi, hủy,
mất giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn
liền với đất và các trường hợp cần ngăn chặn khác đến Sở Tư pháp và các tổ chức
hành nghề công chứng để cập nhật, quản lý thông tin vào cơ sở dữ liệu công chứng.
Điều
9. Cập nhật thông tin ngăn chặn
1. Sau khi tiếp
nhận văn bản ngăn chặn, văn bản giải tỏa ngăn chặn, chuyên viên Sở Tư pháp,
nhân viên tổ chức hành nghề công chứng được giao nhiệm vụ phải cập nhật kịp thời,
đầy đủ và chính xác các thông tin thể hiện trong văn bản ngăn chặn, văn bản giải
tỏa ngăn chặn vào mục thông tin ngăn chặn.
2. Đối với văn bản ngăn chặn đã có dữ liệu trên
thông tin ngăn chặn thì chuyên viên Sở Tư pháp, nhân viên tổ chức hành nghề
công chứng kiểm tra lại thông tin: nếu thông tin đã có hoàn toàn phù hợp 100% với
văn bản ngăn chặn nhận được thì không nhập lại dữ liệu vào thông tin ngăn chặn,
nếu thông tin đã có không hoàn toàn phù hợp 100% với văn bản ngăn chặn nhận được
thì phải nhập dữ liệu thông tin vào thông tin ngăn chặn.
Đối với văn bản giải tỏa ngăn chặn đã có dữ liệu
trên thông tin ngăn chặn thì chuyên viên Sở Tư pháp, nhân viên tổ chức hành nghề
công chứng kiểm tra lại thông tin: nếu văn bản giải tỏa ngăn chặn đúng 100% với
thông tin đã có, thì thực hiện việc giải tỏa ngăn chặn; nếu văn bản giải tỏa
ngăn chặn không đúng với thông tin đã có, thì tham mưu văn bản trình Lãnh đạo Sở
Tư pháp, Trưởng tổ chức hành nghề công chứng để chuyển trả văn bản giải tỏa
ngăn chặn mới nhận đó cho cơ quan có thẩm quyền đã gửi văn bản ngăn chặn và phải
nêu rõ lý do không chấp nhận.
Điều 10. Chỉnh sửa các
thông tin đã cập nhật
Việc chỉnh sửa các thông tin đã cập nhật vào cơ
sở dữ liệu công chứng chỉ được thực hiện đối với các sai sót về kỹ thuật trong
văn bản (sai sót trong ghi chép, đánh máy, in ấn) trong quá trình cập nhật
thông tin.
Chương III
CẬP NHẬT, KHAI THÁC VÀ SỬ
DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG
Điều 11. Cập nhật thông
tin về hợp đồng, giao dịch trong cơ sở dữ liệu công chứng
1. Khi có yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch,
thì tổ chức hành nghề công chứng thực hiện các bước tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ
và điều kiện để công chứng theo quy định pháp luật.
Nếu hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, hợp pháp,
không trái đạo đức xã hội, tài sản và đối tượng giao dịch không có thông tin
ngăn chặn thì công chứng viên hoặc nhân viên tổ chức hành nghề công chứng thụ
lý và tạo lập hợp đồng, giao dịch trong cơ sở dữ liệu công chứng.
2. Khi tạo lập hợp đồng, văn bản, công chứng
viên, chuyên viên, nhân viên tổ chức hành nghề công chứng phải kiểm tra các
thông tin có trong cơ sở dữ liệu công chứng về tài sản, người tham gia giao dịch,
lịch sử giao dịch có liên quan. Trường hợp thông tin về tài sản, người tham gia
giao dịch hoàn toàn giống với thông tin đã có trong quản lý hợp đồng công chứng
thì kế thừa sử dụng thông tin, không tạo mới thông tin về tài sản, người yêu cầu
công chứng.
3. Trường hợp phát hiện giao dịch đã hoặc đang
thực hiện tại nhiều nơi, thông tin về tài sản, chủ sở hữu hay người tham gia
giao dịch không phù hợp hay thông tin khác không rõ ràng, công chứng viên phải
báo cáo Trưởng tổ chức hành nghề công chứng để tiến hành xác minh, làm rõ theo
quy định.
Nếu phát hiện có dấu hiệu tội phạm hình sự hay
vi phạm pháp luật khác thì công chứng viên báo cáo ngay với Trưởng tổ chức hành
nghề công chứng. Thủ trưởng đơn vị chủ động có biện pháp thích hợp, phối hợp với
các cơ quan có thẩm quyền để xử lý vụ việc đúng quy định pháp luật.
4. Các tình huống phát sinh cụ thể khác trong việc
cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch trong cơ sở dữ liệu công chứng, công
chứng viên, chuyên viên, nhân viên báo cáo Trưởng tổ chức hành nghề công chứng,
Thủ trưởng đơn vị báo cáo Sở Tư pháp để được hướng dẫn, giải quyết.
5. Ngay sau khi thực hiện việc công chứng, vào số
và thu phí công chứng, thì người thực hiện việc vào số và thu phí công chứng phải
thực hiện các công việc tương ứng trong cơ sở dữ liệu công chứng.
6. Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, chấm dứt, đơn
phương chấm dứt, sửa lỗi kỹ thuật đối với văn bản, hợp đồng đã được công chứng
cũng phải được cập nhật kịp thời và đầy đủ trong cơ sở dữ liệu công chứng.
Điều 12. Các hợp đồng, giao
dịch đã thực hiện trước khi triển khai áp dụng cơ sở dữ liệu công chứng
Các hợp đồng, giao dịch đã thực hiện kể từ khi
thành lập tổ chức hành nghề công chứng đến ngày Sở Tư pháp triển khai áp dụng
cơ sở dữ liệu công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng, do các tổ chức
hành nghề công chứng tự cập nhật thông tin theo từng đơn vị để quản lý, khai
thác và chịu trách nhiệm trong việc sử dụng các thông tin về hợp đồng, giao dịch
đã thực hiện trước khi triển khai áp dụng cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn
tỉnh.
Điều 13. Khai thác và sử dụng
cơ sở dữ liệu công chứng
1. Các tổ chức hành nghề công
chứng, công chứng viên và nhân viên các tổ chức hành nghề công chứng được khai
thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng để:
a) Phục vụ cho hoạt động công chứng;
b) Thực hiện thống kê, báo cáo tình hình hoạt động
công chứng định kỳ hoặc đột xuất theo quy định của cơ quan nhà nước và các thống
kê, báo cáo khác có liên quan.
2. Sở Tư pháp được khai thác cơ sở dữ liệu công
chứng để phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước về hoạt động công chứng trên địa
bàn tỉnh.
3. Sở Tài nguyên và Môi trường, Công an tỉnh và
các cơ quan có liên quan được khai thác dữ liệu công chứng để phục vụ công tác
chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của pháp luật khi được sự đồng ý của Sở Tư
pháp.
Chương
IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 14. Trách nhiệm của Sở
Tư pháp
1. Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai, thực hiện
việc quản lý cơ sở dữ liệu công chứng, có trách nhiệm và quyền hạn theo quy định
của pháp luật và Quy chế này.
2. Phối hợp với các cơ quan, tổ chức có liên
quan để quản lý, vận hành, sử dụng và khai thác hiệu quả cơ sở dữ liệu công chứng,
nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý nhà nước về công chứng trên địa bàn tỉnh.
3. Tổ chức quản lý, vận hành cơ sở dữ liệu công
chứng đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật, yêu cầu tính chất công việc và an toàn thông
tin; triển khai các giải pháp về lưu trữ dữ liệu theo quy định pháp luật về văn
thư, lưu trữ và bảo mật cơ sở dữ liệu công chứng.
4. Hướng dẫn các yêu cầu về cơ sở vật chất, đường truyền để cài đặt, cập nhật, khai thác và sử dụng
cơ sở dữ liệu công chứng.
5. Đảm bảo về hạ tầng kỹ thuật, kinh phí cho phần
mềm quản lý cơ sở dữ liệu công chứng hoạt động liên tục để đáp ứng nhu cầu hoạt
động công chứng và công tác quản lý hoạt động công chứng.
6. Triển khai thực hiện các nhiệm vụ cụ thể thuộc
trách nhiệm của Sở Tư pháp trong việc quản lý, vận hành, cập nhật và khai thác
cơ sở dữ liệu công chứng.
7. Đôn đốc, theo dõi tình hình thực hiện Quy chế
này; tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh việc sửa đổi, bổ sung Quy chế khi cần thiết.
Điều 15. Trách nhiệm của
Sở Tài chính
Chủ trì, đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí
kinh phí hằng năm cho việc duy trì hoạt động, nâng cấp cơ sở vật chất để cập nhật
và lưu trữ dữ liệu của cơ sở dữ liệu công chứng, từ nguồn kinh phí ứng dụng và
phát triển công nghệ thông tin của tỉnh.
Điều 16. Trách nhiệm của
các Sở, ngành có liên quan
Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, các
Sở, ngành có trách nhiệm phối hợp với Sở Tư pháp cung cấp các thông tin liên
quan đến tình trạng giao dịch của tài sản, thông tin về biện pháp ngăn chặn để
hoàn thiện cơ sở dữ liệu công chứng.
Điều 17. Trách nhiệm của Hội
công chứng viên của tỉnh
Hội công chứng viên của tỉnh hướng dẫn, giám sát
công chứng viên là thành viên của tổ chức mình và các tổ chức hành nghề công chứng
thực hiện nghiêm túc quy định của pháp luật và Quy chế này nhằm góp phần nâng
cao chất lượng hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh; phối hợp với Sở Tư pháp
xử lý nghiêm khắc đối với các hành vi không cập nhật thông tin kịp thời, trung
thực hoặc hành vi vi phạm khác liên quan đến cơ sở dữ liệu công chứng, làm ảnh
hưởng đến hoạt động công chứng, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức,
an toàn pháp lý trong các hợp đồng, giao dịch.
Điều 18. Trách nhiệm của tổ
chức hành nghề công chứng
1. Đảm bảo và
duy trì cơ sở vật chất, đường truyền để cài đặt và sử dụng cơ sở dữ liệu công
chứng theo hướng dẫn của Sở Tư pháp.
2. Cử công chứng viên, chuyên viên và nhân viên của đơn vị tham gia các lớp đào tạo sử dụng, khai
thác cơ sở dữ liệu công chứng do Sở Tư pháp tổ chức.
3. Yêu cầu và tạo điều
kiện để công chứng viên và nhân viên của tổ chức mình sử dụng cơ sở dữ
liệu công chứng, có kế hoạch cập nhật quản lý, khai
thác dữ liệu công chứng của đơn vị theo quy định tại Điều 12 của Quy chế.
4. Thực hiện đầy đủ,
chính xác, kịp thời việc cung cấp, cập nhật các thông tin đã được công chứng viên của tổ chức mình
thực hiện công chứng để đưa vào cơ sở dữ liệu công chứng; trừ trường hợp
sự cố kỹ thuật xảy ra dẫn tới cơ sở dữ liệu công chứng phải tạm ngừng hoạt động
hoặc có sự cố khả nghi về mất an toàn thông tin công chứng.
5. Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp
các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng tại
đơn vị; tích cực phối hợp với Sở Tư pháp để khắc phục
các vấn đề liên quan đến cơ sở dữ liệu công chứng.
6. Chịu trách nhiệm bảo
quản, bảo mật đối với tài khoản trong cơ sở dữ liệu công chứng đã được cung cấp; thông báo ngay cho Sở Tư pháp nếu để lộ
hoặc mất tài khoản.
Điều 19. Trách nhiệm của
công chứng viên, chuyên viên, nhân viên tổ chức hành nghề công chứng
1. Cập nhật thông tin, tra cứu thông tin trong cơ sở dữ liệu công chứng khi thụ lý, giải quyết yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch;
xem xét, quyết định việc công chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định.
2. Tham gia các buổi
đào tạo về sử dụng, khai thác cơ sở dữ liệu công chứng do Sở Tư pháp tổ chức.
3. Sử dụng cơ sở
dữ liệu công chứng theo hướng dẫn của Sở Tư pháp.
4. Kịp thời báo cáo Trưởng tổ chức hành nghề
công chứng về các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng cơ sở dữ liệu công
chứng.
5. Chịu trách nhiệm
pháp lý trong việc cập nhật, đảm bảo tính chính xác của thông tin; bảo quản, bảo
mật thông tin và tài khoản đã được cung cấp.
6. Các quyền và nghĩa
vụ khác theo quy định của pháp luật.
Điều 20. Xử lý vi phạm
Tổ chức, cá nhân vi phạm quy định tại Quy chế
này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp
luật và bị khóa tài khoản trong các trường hợp vi phạm khoản 1, khoản 2 và khoản
3 Điều 4 của Quy chế này./.