Nghị định hướng dẫn Luật Công chứng

• Số hiệu: Khongso
• Loại văn bản: Nghị định
• Nơi ban hành: Chính phủ
• Người ký: Phạm Minh Chính
• Ngày ban hành: 12/02/2025

CHÍNH PHỦ --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: /2025/NĐ-CP	Hà Nội, ngày tháng năm 2025
DỰ THẢO 12/02/2025

NGHỊ ĐỊNH

QUY ĐỊNH CHI TIẾT MỘT SỐ ĐIỀU VÀ BIỆN PHÁP THI HÀNH LUẬT CÔNG CHỨNG

Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 19 tháng 6 năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Luật Công chứng ngày 26 tháng 11 năm 2024;

Theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Tư pháp;

Chính phủ ban hành Nghị định quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng.

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Nghị định này quy định chi tiết một số điều của Luật Công chứng, bao gồm: Khoản 5 Điều 11, khoản 2 Điều 13, khoản 4 Điều 15, khoản 3 Điều 16, khoản 4 Điều 17, khoản 3 Điều 19, điểm b khoản 2 Điều 20, khoản 6 Điều 20, khoản 3 Điều 22, khoản 1 Điều 23, khoản 5 Điều 23, khoản 3 Điều 24, khoản 4 Điều 24, khoản 4 Điều 25, khoản 4 Điều 26, khoản 3 Điều 29, khoản 6 Điều 30, khoản 6 Điều 31, khoản 5 Điều 34, khoản 3 Điều 39, khoản 5 Điều 41, điểm d khoản 2 Điều 46, khoản 1 Điều 50, khoản 3 Điều 51, khoản 4 Điều 52, khoản 4 Điều 59, khoản 3 Điều 61, khoản 2 Điều 62, Điều 63, Điều 64, khoản 3 Điều 65, khoản 2, khoản 6 Điều 66, khoản 6 Điều 68.

2. Nghị định này quy định các biện pháp thi hành Luật Công chứng, bao gồm việc đặt tên của Văn phòng công chứng, bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên, quản lý nhà nước về công chứng, lập sổ yêu cầu công chứng, chụp ảnh người yêu cầu công chứng ký trước mặt công chứng viên...

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Nghị định này áp dụng với công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên, người yêu cầu công chứng, cơ quan quản lý nhà nước về công chứng và cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan.

Chương II

CÔNG CHỨNG VIÊN

Điều 3. Cơ sở đào tạo nghề công chứng

Cơ sở đào tạo nghề công chứng theo quy định tại Điều 11 của Luật Công chứng là Học viện Tư pháp thuộc Bộ Tư pháp.

Điều 4. Thủ tục bổ nhiệm công chứng viên

1. Người đáp ứng đủ tiêu chuẩn quy định tại Điều 13 của Luật Công chứng có quyền nộp hồ sơ đề nghị Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm công chứng viên.

2. Hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên được lập thành 01 bộ, nộp trực tuyến, trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu chính về Sở Tư pháp nơi người đề nghị bổ nhiệm công chứng viên đã đăng ký tập sự hành nghề công chứng.

Hồ sơ gồm các giấy tờ sau đây:

a) Đơn đề nghị bổ nhiệm công chứng viên theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định;

b) Giấy tờ chứng minh thời gian công tác pháp luật theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tư pháp; trường hợp người đề nghị bổ nhiệm thuộc đối tượng quy định tại khoản 5 và khoản 6 Điều 14 của Luật Công chứng thì phải có giấy tờ chứng minh đã miễn nhiệm, đã thu hồi chứng chỉ hành nghề hoặc không còn thuộc các trường hợp này;

c) Phiếu lý lịch tư pháp số 2 cấp trong thời hạn 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ;

d) Giấy khám sức khoẻ do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền cấp theo quy định của pháp luật về khám bệnh, chữa bệnh.

3. Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp có trách nhiệm sau đây:

a) Kiểm tra, xác minh thông tin trong hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên;

b) Có văn bản đề nghị Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm công chứng viên kèm theo hồ sơ đề nghị bổ nhiệm đối với trường hợp đủ tiêu chuẩn theo quy định của Luật Công chứng; trường hợp từ chối đề nghị thì phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.

4. Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Sở Tư pháp và hồ sơ hợp lệ, Bộ trưởng Bộ Tư pháp xem xét, quyết định bổ nhiệm công chứng viên; trường hợp từ chối bổ nhiệm phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do, gửi cho Sở Tư pháp và người đề nghị bổ nhiệm.

Trong trường hợp thông tin trong hồ sơ đề nghị bổ nhiệm chưa đầy đủ, chưa thống nhất hoặc cần xác minh, Bộ trưởng Bộ Tư pháp yêu cầu cơ quan, cá nhân, tổ chức có liên quan bổ sung, làm rõ hoặc quyết định xác minh thông tin trong hồ sơ. Thời hạn 20 ngày quy định tại khoản này được tính từ ngày Bộ trưởng Bộ Tư pháp nhận được kết quả bổ sung, làm rõ, xác minh hồ sơ.

Điều 5. Tạm đình chỉ hành nghề công chứng

1. Các trường hợp tạm đình chỉ và chấm dứt việc tạm đình chỉ hành nghề công chứng được thực hiện theo quy định tại khoản 1 và khoản 3 Điều 15 của Luật Công chứng.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được quyết định hoặc văn bản của cơ quan có thẩm quyền về việc công chứng viên bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính, tổ chức hành nghề công chứng nơi công chứng viên hành nghề có trách nhiệm báo cáo bằng văn bản cho Sở Tư pháp.

2. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày ban hành quyết định tạm đình chỉ hành nghề công chứng hoặc quyết định chấm dứt việc tạm đình chỉ hành nghề công chứng, Sở Tư pháp gửi quyết định cho công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, Hội công chứng viên, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh) nơi công chứng viên hành nghề, cập nhật thông tin vào phần mềm quản lý tổ chức hành nghề công chứng của Bộ Tư pháp, đồng thời đăng tải Quyết định trên Cổng thông tin điện tử hoặc Trang thông tin điện tử của Sở Tư pháp và Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp. Thời hạn đăng tải thông tin tối thiểu là 15 ngày kể từ ngày được đăng tải.

Điều 6. Thủ tục miễn nhiệm công chứng viên

1. Các trường hợp được miễn nhiệm và bị miễn nhiệm được thực hiện theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 16 của Luật Công chứng.

2. Khi có nguyện vọng được miễn nhiệm hoặc trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày có quyết định chuyển làm công việc khác theo quy định tại khoản 1 Điều 16 của Luật Công chứng, công chứng viên lập 01 bộ hồ sơ đề nghị được miễn nhiệm, nộp trực tuyến, trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu chính về Sở Tư pháp nơi công chứng viên được cấp thẻ hoặc Sở Tư pháp nơi đã đề nghị bổ nhiệm đối với công chứng viên chưa được cấp thẻ.

Hồ sơ gồm các giấy tờ sau đây:

a) Đơn đề nghị được miễn nhiệm theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành, kèm theo giấy tờ chứng minh lý do đề nghị được miễn nhiệm;

b) Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên.

Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp có văn bản đề nghị Bộ trưởng Bộ Tư pháp miễn nhiệm công chứng viên, kèm theo hồ sơ đề nghị được miễn nhiệm; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.

3. Sở Tư pháp có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra, rà soát những trường hợp bị miễn nhiệm quy định tại khoản 2 Điều 16 của Luật Công chứng để kịp thời đề nghị miễn nhiệm đối với những trường hợp không còn đủ điều kiện.

Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày có căn cứ cho rằng công chứng viên thuộc trường hợp bị miễn nhiệm quy định tại khoản 2 Điều 16 của Luật Công chứng, Sở Tư pháp có văn bản đề nghị Bộ trưởng Bộ Tư pháp miễn nhiệm công chứng viên, kèm theo các tài liệu liên quan làm căn cứ cho việc đề nghị miễn nhiệm.

Hằng năm, Sở Tư pháp có trách nhiệm thống kê danh sách công chứng viên đương nhiên được miễn nhiệm để báo cáo Bộ Tư pháp.

4. Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ quy định tại khoản 2 hoặc khoản 3 Điều này, Bộ trưởng Bộ Tư pháp xem xét, quyết định việc miễn nhiệm công chứng viên; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.

Đối với công chứng viên thuộc một trong các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 16 của Luật Công chứng mà Sở Tư pháp không đề nghị miễn nhiệm thì Bộ trưởng Bộ Tư pháp tự mình xem xét, quyết định việc miễn nhiệm.

Điều 7. Hồ sơ đề nghị bổ nhiệm lại công chứng viên

1. Hồ sơ đề nghị bổ nhiệm lại công chứng viên được lập thành 01 bộ, nộp trực tuyến, trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu chính về Sở Tư pháp nơi đã đề nghị miễn nhiệm công chứng viên.

2. Hồ sơ gồm các giấy tờ sau đây:

a) Đơn đề nghị bổ nhiệm lại công chứng viên theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định;

b) Các giấy tờ chứng minh đủ điều kiện bổ nhiệm lại quy định tại khoản 1 hoặc khoản 2 Điều 17 của Luật Công chứng.

Chương III

TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

Mục 1. PHÒNG CÔNG CHỨNG

Điều 8. Điều kiện về trụ sở của Phòng công chứng

1. Phòng công chứng thành lập theo quy định của Luật Công chứng phải đáp ứng các điều kiện về trụ sở sau đây:

a) Có diện tích làm việc tối thiểu là 15m^2cho mỗi công chứng viên; tổng diện tích kho lưu trữ tối thiểu là 50m^2; có chỗ để xe cho người yêu cầu công chứng;

b) Có địa chỉ theo địa giới hành chính; có số điện thoại, thư điện tử;

c) Không được sử dụng nhà chung cư có mục đích để ở làm trụ sở;

d) Trường hợp thuê trụ sở thì thời hạn hợp đồng thuê tối thiểu là 02 năm.

2. Phòng công chứng thành lập theo quy định của Luật Công chứng năm 2014 chưa đáp ứng điều kiện về trụ sở theo quy định tại khoản 1 Điều này thì trong thời hạn 01 năm kể từ ngày Luật Công chứng năm 2024 có hiệu lực thi hành phải đáp ứng điều kiện này; trường hợp không đáp ứng thì xem xét giải thể theo quy định.

Điều 9. Mục tiêu, yêu cầu của việc chuyển đổi, giải thể Phòng công chứng

1. Bảo đảm hài hòa lợi ích của Nhà nước và công chứng viên, viên chức khác, người lao động làm việc tại Phòng công chứng được chuyển đổi.

2. Thực hiện công khai, minh bạch, dân chủ, khách quan, theo đúng quy định của Luật Công chứng, Nghị định này và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, bảo đảm kế thừa hoạt động của Phòng công chứng được chuyển đổi.

3. Thực hiện theo lộ trình phù hợp với điều kiện thực tế của địa phương và yêu cầu sắp xếp, tinh gọn bộ máy, bảo đảm hoàn thành việc chuyển đổi, giải thể các Phòng công chứng chậm nhất là ngày 31 tháng 12 năm 2030.

Điều 10. Nguyên tắc chuyển đổi Phòng công chứng

1. Văn phòng công chứng được thành lập từ việc chuyển đổi Phòng công chứng phải kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ và tiếp nhận toàn bộ hồ sơ công chứng của Phòng công chứng đó.

2. Bảo đảm chế độ, chính sách đối với viên chức, người lao động sau khi Phòng công chứng chấm dứt hoạt động theo quy định của pháp luật về viên chức và pháp luật về lao động.

3. Văn phòng công chứng được thành lập từ việc chuyển đổi Phòng công chứng phải ký hợp đồng lao động với viên chức, người lao động của Phòng công chứng đó, trừ trường hợp những người này không có nhu cầu tiếp tục làm việc tại Văn phòng công chứng. Trường hợp có công chứng viên của Phòng công chứng được chuyển đổi không muốn tham gia nhận chuyển đổi mà muốn làm việc theo chế độ hợp đồng cho Văn phòng công chứng được thành lập từ việc chuyển đổi Phòng công chứng thì Văn phòng công chứng phải ký hợp đồng lao động với công chứng viên đó.

Nội dung, thời hạn, điều kiện hợp đồng được thực hiện theo quy định của Nghị định này và các quy định pháp luật khác có liên quan.

4. Bảo đảm tài sản thuộc sở hữu của Nhà nước đang do Phòng công chứng quản lý, sử dụng được xử lý theo đúng quy định của pháp luật, không bị thất thoát, lãng phí trong quá trình chuyển đổi.

Điều 11. Đề án chuyển đổi Phòng công chứng

1. Đối với các địa bàn cấp huyện đã thành lập được ít nhất là 02 Văn phòng công chứng, đã hoạt động ổn định, hiệu quả từ 02 năm trở lên kể từ ngày đăng ký hoạt động, đáp ứng được yêu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức tại địa phương thì Sở Tư pháp xem xét, báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh việc chuyển đổi Phòng công chứng có trụ sở tại địa bàn cấp huyện đó.

2. Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với sở, ngành có liên quan tại địa phương và Hội công chứng viên tổ chức làm việc với công chứng viên, viên chức khác, người lao động đang làm việc tại Phòng công chứng dự kiến chuyển đổi, có sự tham gia của các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội của Phòng công chứng để đánh giá tình hình tổ chức, hoạt động của Phòng công chứng; xem xét nguyện vọng và đề xuất chế độ, chính sách đối với các công chứng viên, viên chức khác, người lao động đang làm việc tại Phòng công chứng; phương án xử lý tài sản của Phòng công chứng và các vấn đề khác có liên quan đến việc chuyển đổi Phòng công chứng.

Nội dung các cuộc họp phải được lập thành biên bản.

3. Trên cơ sở kết quả làm việc với Phòng công chứng được dự kiến chuyển đổi, Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với các sở, ngành có liên quan tại địa phương xây dựng Đề án chuyển đổi Phòng công chứng, trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

Đề án bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Sự cần thiết chuyển đổi Phòng công chứng;

b) Kết quả khảo sát, đánh giá về tổ chức, hoạt động trong 03 năm gần nhất của Phòng công chứng dự kiến chuyển đổi;

c) Phương thức chuyển đổi Phòng công chứng;

d) Dự kiến phương án giải quyết chế độ, chính sách đối với công chứng viên, viên chức khác, người lao động; phương án xử lý tài sản và các vấn đề khác của Phòng công chứng sau khi chuyển đổi;

đ) Trách nhiệm tổ chức thực hiện Đề án của Sở Tư pháp, các sở, ngành và các cơ quan, tổ chức có liên quan.

3. Trong thời hạn 45 ngày, kể từ ngày nhận được Đề án chuyển đổi Phòng công chứng, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra Quyết định phê duyệt Đề án; trường hợp cần thiết thì Ủy ban nhân dân cấp tỉnh lấy ý kiến bằng văn bản của Bộ Tư pháp trước khi quyết định.

4. Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra Quyết định phê duyệt Đề án chuyển đổi Phòng công chứng, Sở Tư pháp thông báo bằng văn bản cho Phòng công chứng dự kiến chuyển đổi, Hội công chứng viên về Đề án chuyển đổi đã được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt.

Điều 12. Phương thức chuyển đổi Phòng công chứng

1. Quyền nhận chuyển đổi Phòng công chứng được chuyển giao cho chính các công chứng viên đang làm việc tại Phòng công chứng dự kiến chuyển đổi. Quyền nhận chuyển đổi Phòng công chứng không bao gồm quyền đối với trụ sở, trang thiết bị và tài sản khác thuộc sở hữu của Nhà nước mà Phòng công chứng đó đang quản lý, sử dụng;

2. Các công chứng viên của Phòng công chứng dự kiến chuyển đổi đều có quyền tham gia nhận chuyển đổi Phòng công chứng; trường hợp không tham gia nhận chuyển đổi thì được giải quyết chế độ, chính sách theo quy định pháp luật. Trưởng Phòng công chứng có trách nhiệm tập hợp danh sách công chứng viên của Phòng công chứng có nhu cầu nhận chuyển đổi Phòng công chứng gửi Sở Tư pháp để báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định.

Điều 13. Quyết định chuyển đổi Phòng công chứng

1. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra Quyết định chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng theo đề nghị của Sở Tư pháp.

2. Văn phòng công chứng thực hiện thủ tục đăng ký hoạt động theo quy định của Luật Công chứng. Phòng công chứng được chuyển đổi tiếp tục hoạt động cho đến khi Văn phòng công chứng được cấp giấy đăng ký hoạt động.

3. Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày được cấp Giấy đăng ký hoạt động, Văn phòng công chứng phải ký hợp đồng lao động với công chứng viên, viên chức khác, người lao động của Phòng công chứng được chuyển đổi.

Hợp đồng lao động giữa Văn phòng công chứng với công chứng viên hoặc viên chức khác của Phòng công chứng được chuyển đổi là hợp đồng không xác định thời hạn, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

Hợp đồng lao động giữa Văn phòng công chứng với người lao động của Phòng công chứng được chuyển đổi là loại hợp đồng mà người lao động đã giao kết trước đó với Phòng công chứng, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

Điều 14. Chế độ, chính sách đối với công chứng viên, viên chức khác, người lao động của Phòng công chứng được chuyển đổi

1. Việc giải quyết chế độ, chính sách đối với công chứng viên, viên chức khác, người lao động của Phòng công chứng được chuyển đổi thực hiện theo quy định của pháp luật đối với đơn vị sự nghiệp chấm dứt hoạt động.

2. Trường hợp công chứng viên, viên chức khác, người lao động của Phòng công chứng được chuyển đổi chuyển sang hành nghề tại Văn phòng công chứng thì chấm dứt hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với Phòng công chứng và được giải quyết chế độ, chính sách theo quy định của pháp luật.

Viên chức, người lao động không phải là công chứng viên đủ điều kiện nghỉ hưu hoặc thôi việc thì được giải quyết chế độ, chính sách theo quy định của pháp luật.

3. Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp, các sở, ngành có liên quan trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định chế độ, chính sách đối với công chứng viên, viên chức khác, người lao động của Phòng công chứng được chuyển đổi quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này.

Điều 15. Xử lý tài sản của Phòng công chứng được chuyển đổi

1. Việc xử lý tài sản thuộc sở hữu của Nhà nước đang do Phòng công chứng quản lý, sử dụng được thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản nhà nước.

2. Sở Tài chính chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định việc xử lý tài sản quy định tại khoản 1 Điều này.

Điều 16. Giải thể Phòng công chứng

1. Trường hợp Phòng công chứng thuộc trường hợp chuyển đổi nhưng không còn đủ ít nhất là 02 công chứng viên tại thời điểm xem xét chuyển đổi hoặc không có từ 02 công chứng viên trở lên đồng ý tham gia nhận chuyển đổi Phòng công chứng hoặc không đáp ứng được điều kiện về trụ sở theo quy định tại khoản 1 Điều 9 của Nghị định này hoặc đã thực hiện quá trình chuyển đổi nhưng vẫn không chuyển đổi được thì Sở Tư pháp lập đề án giải thể Phòng công chứng trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định.

2. Phòng công chứng được giải thể sau khi thực hiện xong các yêu cầu quy định tại khoản 2 Điều 22 của Luật Công chứng và giải quyết chế độ, chính sách cho viên chức của Phòng công chứng theo quy định. Việc giải thể Phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về đơn vị sự nghiệp công lập và các quy định pháp luật có liên quan.

Điều 17. Đăng báo thông tin về việc thành lập, chuyển đổi, giải thể Phòng công chứng

1. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định thành lập Phòng công chứng, Sở Tư pháp phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi có trụ sở của Phòng công chứng trong 03 số liên tiếp về tên, địa chỉ trụ sở của Phòng công chứng; số, ngày, tháng, năm ra quyết định thành lập và ngày bắt đầu hoạt động của Phòng công chứng.

2. Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định thay đổi tên hoặc địa chỉ trụ sở của Phòng công chứng, chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng hoặc giải thể Phòng công chứng, Sở Tư pháp phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi có trụ sở của Phòng công chứng trong 03 số liên tiếp về nội dung thay đổi hoặc việc chuyển đổi, giải thể Phòng công chứng.

Mục 2. VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG

Điều 18. Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân

1. Danh mục đơn vị hành chính cấp huyện được thành lập Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân được ban hành kèm theo Nghị định này.

2. Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân có thể chuyển đổi thành Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh. Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh không được chuyển đổi thành Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân.

3. Việc chuyển đổi Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân (sau đây gọi là Văn phòng công chứng được chuyển đổi) thành Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh (sau đây gọi là Văn phòng công chứng chuyển đổi) được thực hiện nếu Văn phòng công chứng được chuyển đổi đáp ứng các điều kiện sau đây:

a) Không thuộc trường hợp tạm ngừng hoạt động hoặc bị thu hồi quyết định cho phép thành lập, thu hồi giấy đăng ký hoạt động tại thời điểm đề nghị chuyển đổi;

b) Trưởng Văn phòng công chứng cam kết bằng văn bản chịu trách nhiệm cá nhân bằng toàn bộ tài sản của mình đối với các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác chưa thanh toán và cam kết thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác khi đến hạn;

c) Trưởng Văn phòng công chứng cam kết bằng văn bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản với các thành viên hợp danh dự kiến của Văn phòng công chứng sau khi được chuyển đổi về việc tiếp tục thực hiện các yêu cầu công chứng đang được giải quyết; các hợp đồng, giao dịch khác đang thực hiện hoặc chưa chấm dứt, hủy bỏ; tiếp nhận và sử dụng người lao động hiện có của Văn phòng công chứng được chuyển đổi.

4. Hồ sơ đề nghị chuyển đổi Văn phòng công chứng được lập thành 01 bộ, nộp trực tuyến, trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu chính đến Sở Tư pháp nơi Văn phòng công chứng đăng ký hoạt động.

Hồ sơ gồm các giấy tờ sau đây:

a) Đơn đề nghị chuyển đổi Văn phòng công chứng kèm theo phương án về tên gọi, trụ sở và các vấn đề tổ chức, hoạt động khác của Văn phòng công chứng chuyển đổi.

Văn phòng công chứng chuyển đổi có trụ sở trong cùng địa bàn cấp huyện với Văn phòng công chứng được chuyển đổi;

b) Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên của Trưởng Văn phòng công chứng và của các công chứng viên hợp danh dự kiến hợp danh vào Văn phòng công chứng chuyển đổi;

c) Văn bản cam kết hoặc thỏa thuận quy định tại khoản 2 Điều này.

5. Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ quy định tại khoản 4 Điều này, Sở Tư pháp xem xét, đề nghị Ủy ban nhân cấp tỉnh cho phép chuyển đổi Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, ra quyết định chuyển đổi Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.

Văn phòng công chứng chuyển đổi phải đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động theo quy định tại Điều 25 của Nghị định này.

6. Văn phòng công chứng chuyển đổi kế thừa các quyền, nghĩa vụ của Văn phòng công chứng được chuyển đổi kể từ ngày được cấp Giấy đăng ký hoạt động. Trưởng Văn phòng công chứng được chuyển đổi chịu trách nhiệm cá nhân bằng toàn bộ tài sản của mình đối với tất cả khoản nợ phát sinh trước ngày Văn phòng công chứng chuyển đổi được cấp Giấy đăng ký hoạt động.

Điều 19. Tên gọi của Văn phòng công chứng

1. Tên gọi của Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 23 của Luật Công chứng năm 2024.

2. Tên Văn phòng công chứng trùng với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác là tên được viết hoàn toàn giống với tên của tổ chức hành nghề công chứng đã được đăng ký hoạt động trong phạm vi toàn quốc.

3. Tên Văn phòng công chứng gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác là tên thuộc một trong các trường hợp sau đây:

a) Tên của Văn phòng công chứng đề nghị thành lập chỉ khác với tên của Văn phòng công chứng đã được đăng ký hoạt động bởi một số tự nhiên, một số thứ tự hoặc một chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, chữ F, J, Z, W được viết liền hoặc cách ngay sau tên riêng của Văn phòng công chứng đó;

b) Tên của Văn phòng công chứng đề nghị thành lập chỉ khác với của Văn phòng công chứng đã được đăng ký hoạt động bởi một ký hiệu “&” hoặc “và”, “.”, “,”, “+”, “-”, “_”;

c) Tên của Văn phòng công chứng đề nghị thành lập chỉ khác với của Văn phòng công chứng đã được đăng ký hoạt động bởi từ “tân” ngay trước hoặc từ “mới” được viết liền hoặc cách ngay sau hoặc trước tên riêng của doanh nghiệp đã đăng ký;

d) Tên của Văn phòng công chứng đề nghị thành lập chỉ khác với của Văn phòng công chứng đã được đăng ký hoạt động bởi một cụm từ “miền Bắc”, “miền Nam”, “miền Trung”, “miền Tây”, “miền Đông”;

3. Người đề nghị thành lập Văn phòng công chứng không được đề nghị tên Văn phòng công chứng trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của Văn phòng công chứng khác đã đăng ký hoạt động trên phạm vi toàn quốc, trừ trường hợp lựa chọn tên của những Văn phòng công chứng đã chấm dứt hoạt động.

4. Văn phòng công chứng có tên gọi trùng hoặc gây nhầm lẫn với Văn phòng công chứng đã được đăng ký hoạt động phải đổi tên; trường hợp hai Văn phòng công chứng có tên trùng hoặc gây nhầm lẫn được phát hiện trong khi đang đăng ký hoạt động thì Văn phòng nào nộp đơn đăng ký hoạt động trước sẽ được ưu tiên.

Điều 20. Điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng

1. Văn phòng công chứng thành lập theo quy định của Luật Công chứng năm 2024 phải đáp ứng các điều kiện về trụ sở theo quy định tại khoản 1 Điều 9 của Nghị định này.

2. Công chứng viên đề nghị thành lập Văn phòng công chứng nêu rõ các thông tin về trụ sở của Văn phòng công chứng dự kiến thành lập trong đề án thành lập Văn phòng công chứng và nộp các giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng đủ điền kiện tại thời điểm đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng.

3. Sở Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra đủ điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng khi thực hiện đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng.

Điều 21. Chính sách ưu đãi khác đối với Văn phòng công chứng thành lập tại các địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn

1. Ngoài chính sách ưu đãi về thuế theo quy định của pháp luật về thuế, Văn phòng công chứng thành lập tại các địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn có thể được thuê trụ sở với giá ưu đãi, được cho mượn trụ sở, hỗ trợ về trang thiết bị, phương tiện làm việc trong 03 (ba) năm đầu hoạt động.

2. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cụ thể các biện pháp hỗ trợ quy định tại khoản 1 Điều này và các biện pháp hỗ trợ khác phù hợp với điều kiện thực tế tại địa phương mình.

Điều 22. Thủ tục thành lập Văn phòng công chứng

1. Công chứng viên đủ điều kiện thành lập Văn phòng công chứng theo quy định tại Điều 16 của Luật Công chứng lập 01 bộ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, nộp trực tuyến, trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu chính về Sở Tư pháp nơi dự kiến thành lập Văn phòng công chứng.

Hồ sơ gồm các giấy tờ sau đây:

a) Đề án thành lập Văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện;

b) Danh sách thành viên hợp danh dự kiến, bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên của các thành viên này và dự thảo Điều lệ Văn phòng công chứng đối với Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh;

c) Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên của Trưởng Văn phòng công chứng đối với Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân;

d) Giấy tờ chứng minh đã hành nghề công chứng từ đủ 02 năm trở lên đối với công chứng viên dự kiến làm Trưởng Văn phòng công chứng.

2. Danh sách thành viên hợp danh dự kiến của Văn phòng công chứng quy định tại điểm b khoản 1 Điều này bao gồm: họ, tên; số định danh cá nhân; giá trị và tỷ lệ góp vốn, thời hạn góp vốn và chữ ký của từng công chứng viên.

Dự thảo Điều lệ Văn phòng công chứng quy định tại điểm b khoản 1 Điều này gồm các nội dung chủ yếu sau đây: tên, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng; họ, tên, địa chỉ liên lạc của các thành viên hợp danh là công chứng viên; tổng vốn điều lệ, tài sản góp vốn, giá trị và tỷ lệ góp vốn của các thành viên hợp danh là công chứng viên; quyền và nghĩa vụ của thành viên hợp danh là công chứng viên; cơ cấu tổ chức của Văn phòng công chứng, quyền và nghĩa vụ của Trưởng Văn phòng công chứng và các thành viên hợp danh còn lại là công chứng viên; nguyên tắc trả lương, thu nhập; nguyên tắc giải quyết tranh chấp; thể thức sửa đổi, bổ sung Điều lệ.

3. Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng hợp lệ, Sở Tư pháp có văn bản trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được văn bản và đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng hợp lệ của Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.

Điều 23. Thủ tục đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng

1. Văn phòng công chứng đăng ký hoạt động theo quy định tại Điều 25 của Luật Công chứng lập 01 bộ hồ sơ đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, nộp trực tuyến, trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu chính về Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng.

Hồ sơ gồm các giấy tờ sau đây:

a) Đơn đăng ký hoạt động theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định;

b) Giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng phù hợp với nội dung đã nêu trong đề án thành lập;

c) 02 ảnh 2cm x 3cm của mỗi thành viên hợp danh là công chứng viên và giấy tờ chứng minh thành viên hợp danh là công chứng viên đã góp vốn theo cam kết theo quy định của Luật Doanh nghiệp; 02 ảnh 2cm x 3cm và giấy tờ chứng minh về vốn đầu tư của công chứng viên là Trưởng Văn phòng công chứng đối với Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân;

d) Bản sao hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm kèm theo 02 ảnh 2cm x 3cm của mỗi công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại Văn phòng công chứng (nếu có).

3. Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp xem xét, cấp giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng và cấp thẻ cho công chứng viên của Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.

Điều 24. Thủ tục thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, cấp lại giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng

1. Văn phòng công chứng thay đổi nội dung đăng ký hoạt động theo quy định tại khoản 1 Điều 26 của Luật Công chứng năm 2024 lập 01 bộ hồ sơ đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động, nộp trực tuyến, trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu chính về Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động.

Hồ sơ gồm các giấy tờ sau đây:

a) Đơn đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định;

b) Giấy tờ chứng minh nội dung đề nghị thay đổi; trường hợp bổ sung danh sách thành viên hợp danh là công chứng viên thì phải có giấy tờ chứng minh đã nộp đủ số vốn theo thoả thuận và 02 ảnh 2cm x 3cm của mỗi công chứng viên được bổ sung.

2. Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp cấp lại giấy đăng ký hoạt động hoặc ghi nhận nội dung thay đổi vào giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng và cấp thẻ công chứng viên cho các công chứng viên mới được bổ sung; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.

Điều 25. Cung cấp thông tin về nội dung đăng ký hoạt động, thay đổi nội dung đăng ký hoạt động, tạm ngừng hoạt động, chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng; đăng báo nội dung đăng ký hoạt động, chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng

1. Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày cấp hoặc cấp lại giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, Sở Tư pháp phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan công an cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã nơi Văn phòng công chứng đặt trụ sở.

Sở Tư pháp cập nhật thông tin về việc cấp, cấp lại hoặc ghi nhận nội dung thay đổi đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng vào phần mềm quản lý tổ chức hành nghề công chứng của Bộ Tư pháp, đăng tải trên Cổng thông tin điện tử hoặc Trang thông tin điện tử của Sở Tư pháp trong thời hạn quy định tại khoản này.

2. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy đăng ký hoạt động, Văn phòng công chứng phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi đăng ký hoạt động trong 03 số liên tiếp về những nội dung sau đây:

a) Tên, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng;

b) Họ, tên, số quyết định bổ nhiệm của công chứng viên hành nghề tại Văn phòng công chứng;

c) Số, ngày, tháng, năm cấp giấy đăng ký hoạt động, nơi đăng ký hoạt động và ngày bắt đầu hoạt động của Văn phòng công chứng.

3. Trong trường hợp được cấp lại giấy đăng ký hoạt động, Văn phòng công chứng phải thực hiện việc đăng báo về nội dung đăng ký hoạt động theo quy định tại khoản 3 Điều này.

Điều 26. Thủ tục hợp nhất Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh

1. Các Văn phòng công chứng hợp nhất theo quy định tại khoản 1 Điều 29 của Luật Công chứng lập 01 bộ hồ sơ đề nghị hợp nhất, nộp trực tuyến, trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu chính về Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động.

Hồ sơ gồm các giấy tờ sau đây:

a) Hợp đồng hợp nhất Văn phòng công chứng, trong đó có các nội dung chủ yếu sau: Tên, địa chỉ trụ sở của các Văn phòng công chứng bị hợp nhất; tên, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng hợp nhất; thời gian thực hiện hợp nhất; phương án chuyển tài sản của các Văn phòng công chứng bị hợp nhất sang Văn phòng công chứng hợp nhất; phương án sử dụng lao động của Văn phòng công chứng hợp nhất; việc kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của các Văn phòng công chứng bị hợp nhất và các nội dung khác có liên quan.

Mỗi Văn phòng công chứng bị hợp nhất cử một công chứng viên hợp danh làm đại diện để ký kết hợp đồng hợp nhất;

b) Kê khai thuế, báo cáo tài chính trong 03 (ba) năm gần nhất đã được kiểm toán của các Văn phòng công chứng bị hợp nhất tính đến ngày đề nghị hợp nhất;

c) Biên bản kiểm kê các hồ sơ công chứng và biên bản kiểm kê tài sản hiện có của các Văn phòng công chứng bị hợp nhất;

d) Danh sách các công chứng viên hợp danh và công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng tại các Văn phòng công chứng bị hợp nhất;

đ) Quyết định cho phép thành lập và giấy đăng ký hoạt động của các Văn phòng công chứng bị hợp nhất.

2. Trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định tại Khoản 1 Điều này, Sở Tư pháp lấy ý kiến của Hội công chứng viên, trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép hợp nhất Văn phòng công chứng.

3. Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được đề nghị của Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép hợp nhất Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

4. Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được Quyết định cho phép hợp nhất, Văn phòng công chứng hợp nhất phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp. Khi đăng ký hoạt động phải có đơn đăng ký hoạt động, Quyết định cho phép hợp nhất Văn phòng công chứng, giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng hợp nhất và giấy đăng ký hành nghề của các công chứng viên.

Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng hợp nhất, đồng thời thực hiện việc xóa tên các Văn phòng công chứng bị hợp nhất khỏi danh sách đăng ký hoạt động; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

5. Trong thời gian làm thủ tục hợp nhất, các Văn phòng công chứng bị hợp nhất tiếp tục hoạt động cho đến khi Văn phòng công chứng hợp nhất được Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động. Văn phòng công chứng hợp nhất kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ, yêu cầu công chứng đang thực hiện tại các Văn phòng công chứng bị hợp nhất và có trách nhiệm lưu trữ toàn bộ hồ sơ công chứng của các Văn phòng công chứng bị hợp nhất.

6. Việc cung cấp thông tin, đăng báo nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng hợp nhất thực hiện theo quy định tại ... của Nghị định này.

Điều 27. Sáp nhập Văn phòng công chứng Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh

1. Các Văn phòng công chứng sáp nhập theo quy định tại khoản 1 Điều 29 của Luật Công chứng lập 01 bộ hồ sơ đề nghị sáp nhập, nộp trực tuyến, trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu chính về Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động.

Hồ sơ gồm các giấy tờ sau đây:

a) Hợp đồng sáp nhập Văn phòng công chứng, trong đó có các nội dung chủ yếu sau: Tên, địa chỉ trụ sở của các Văn phòng công chứng bị sáp nhập; tên, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng nhận sáp nhập; thời gian thực hiện sáp nhập; phương án chuyển tài sản của các Văn phòng công chứng bị sáp nhập sang Văn phòng công chứng nhận sáp nhập; phương án sử dụng lao động của Văn phòng công chứng nhận sáp nhập; việc kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của các Văn phòng công chứng bị sáp nhập và các nội dung khác có liên quan.

Mỗi Văn phòng công chứng bị sáp nhập và Văn phòng công chứng nhận sáp nhập cử một công chứng viên hợp danh làm đại diện để ký kết hợp đồng sáp nhập.

b) Kê khai thuế, báo cáo tài chính trong 03 (ba) năm gần nhất đã được kiểm toán của các Văn phòng công chứng tính đến ngày đề nghị sáp nhập;

c) Biên bản kiểm kê hồ sơ công chứng và biên bản kiểm kê tài sản hiện có của các Văn phòng công chứng;

d) Danh sách các công chứng viên hợp danh và công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại các Văn phòng công chứng;

đ) Quyết định cho phép thành lập và giấy đăng ký hoạt động của các Văn phòng công chứng.

2. Trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định tại Khoản 1 Điều này, Sở Tư pháp lấy ý kiến của Hội công chứng viên, trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép sáp nhập Văn phòng công chứng.

3. Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được đề nghị của Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép sáp nhập Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

4. Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được Quyết định cho phép sáp nhập, Văn phòng công chứng nhận sáp nhập phải thực hiện thay đổi nội dung đăng ký hoạt động theo quy định tại Điều 24 của Luật Công chứng. Hồ sơ đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động bao gồm: Đơn đề nghị, Quyết định cho phép sáp nhập Văn phòng công chứng, giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng nhận sáp nhập và giấy đăng ký hành nghề của các công chứng viên đang hành nghề tại các Văn phòng công chứng bị sáp nhập.

5. Trong thời gian làm thủ tục sáp nhập, các Văn phòng công chứng bị sáp nhập tiếp tục hoạt động cho đến khi Văn phòng công chứng nhận sáp nhập được thay đổi nội dung đăng ký hoạt động. Văn phòng công chứng nhận sáp nhập kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ, yêu cầu công chứng đang thực hiện tại các Văn phòng công chứng bị sáp nhập và có trách nhiệm lưu trữ toàn bộ hồ sơ công chứng của các Văn phòng công chứng bị sáp nhập.

6. Việc cung cấp thông tin, đăng báo nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng nhận sáp nhập thực hiện theo quy định tại Điều 25 của Nghị định này.

Điều 28. Chuyển nhượng toàn bộ phần vốn góp của toàn bộ thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng

1. Toàn bộ thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng có nhu cầu cầu chuyển nhượng toàn bộ phần vốn góp (sau đây gọi là Văn phòng công chứng được chuyển nhượng) theo quy định tại Điều 30 của Luật Công chứng lập 01 bộ hồ sơ đề nghị chuyển nhượng phần vốn góp, nộp trực tuyến, trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu chính về Sở Tư pháp nơi Văn phòng công chứng đăng ký hoạt động.

Hồ sơ gồm các giấy tờ sau đây:

a) Hợp đồng chuyển nhượng toàn bộ phần vốn góp, trong đó có nội dung chủ yếu sau: Tên, địa chỉ trụ sở và danh sách công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng; tên, số Quyết định bổ nhiệm công chứng viên của các công chứng viên nhận chuyển nhượng; giá chuyển nhượng, việc thanh toán tiền và bàn giao Văn phòng công chứng; quyền, nghĩa vụ của các bên và các nội dung khác có liên quan.

Hợp đồng chuyển nhượng Văn phòng công chứng phải có chữ ký của tất cả công chứng viên hợp danh chuyển nhượng toàn bộ phần vốn góp, các công chứng viên nhận chuyển nhượng;

b) Văn bản cam kết của các công chứng viên nhận chuyển nhượng về việc kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ, tiếp nhận toàn bộ yêu cầu công chứng đang thực hiện và hồ sơ đang được lưu trữ tại Văn phòng công chứng được chuyển nhượng;

c) Biên bản kiểm kê hồ sơ công chứng của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng;

d) Bản sao Quyết định bổ nhiệm công chứng viên của các công chứng viên nhận chuyển nhượng; giấy tờ chứng minh đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên đối với công chứng viên nhận chuyển nhượng dự kiến là Trưởng Văn phòng công chứng;

đ) Quyết định cho phép thành lập và giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng;

e) Kê khai thuế, báo cáo tài chính trong 03 (ba) năm gần nhất đã được kiểm toán của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng.

2. Trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định tại Khoản 1 Điều này, Sở Tư pháp lấy ý kiến của Hội công chứng viên, trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép chuyển nhượng toàn bộ phần vốn góp của toàn bộ thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng..

Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép chuyển nhượng toàn bộ phần vốn góp của toàn bộ thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

3. Các công chứng viên nhận chuyển nhượng lập 01 bộ hồ sơ đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, nộp trực tuyến, trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu chính về Sở Tư pháp nơi Văn phòng công chứng đăng ký hoạt động.

Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

a) Đơn đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động;

b) Quyết định cho phép chuyển nhượng toàn bộ phần vốn góp của toàn bộ thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng;

c) Giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng.

4. Văn phòng công chứng được chuyển nhượng toàn bộ phần vốn góp của toàn bộ công chứng viên hợp danh tiếp tục được hoạt động cho đến khi Văn phòng công chứng của các công chứng viên nhận chuyển nhượng được cấp lại giấy đăng ký hoạt động.

5. Việc cung cấp thông tin, đăng báo nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng sau khi được chuyển nhượng thực hiện theo quy định tại Điều 25 của Nghị định này.

Điều 29. Bán Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân

1. Trưởng Văn phòng công chứng có nhu cầu bán Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân theo quy định tại Điều 31 của Luật Công chứng lập 01 bộ hồ sơ bán Văn phòng công chứng, nộp trực tuyến, trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu chính về Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động.

Hồ sơ gồm các giấy tờ sau đây:

a) Hợp đồng bán Văn phòng công chứng, trong đó có các nội dung chủ yếu sau: Tên, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng được bán; tên, số quyết định bổ nhiệm của công chứng viên Trưởng Văn phòng công chứng; tên, số quyết định bổ nhiệm của công chứng viên mua Văn phòng công chứng; giá bán, việc thanh toán tiền và bàn giao Văn phòng công chứng; việc kế thừa quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của Văn phòng công chứng; quyền, nghĩa vụ của các bên và các nội dung khác có liên quan.

b) Kê khai thuế, báo cáo tài chính trong 03 (ba) năm gần nhất đã được kiểm toán của Văn phòng công chứng tính đến ngày đề nghị bán;

c) Biên bản kiểm kê hồ sơ công chứng và biên bản kiểm kê tài sản hiện có của Văn phòng công chứng được bán;

d) Tên, số quyết định bổ nhiệm của công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại Văn phòng công chứng (nếu có);

đ) Quyết định cho phép thành lập và giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng.

2. Trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định tại Khoản 1 Điều này, Sở Tư pháp lấy ý kiến của Hội công chứng viên, trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định việc cho phép bán Văn phòng công chứng..

Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định việc cho phép bán Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

3. Công chứng viên mua Văn phòng công chứng lập 01 bộ hồ sơ đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng được bán, nộp trực tuyến, trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu chính về Sở Tư pháp nơi Văn phòng công chứng đăng ký hoạt động.

Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

a) Đơn đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng;

b) Quyết định cho phép bán Văn phòng công chứng;

c) Giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng.

4. Văn phòng công chứng đã được bán tiếp tục được hoạt động cho đến khi Văn phòng công chứng được cấp lại giấy đăng ký hoạt động.

5. Việc cung cấp thông tin, đăng báo nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng đã bán thực hiện theo quy định tại Điều 25 của Nghị định này.

Điều 30. Chấm dứt hoạt động Văn phòng công chứng

1. Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 32 của Luật Công chứng có nghĩa vụ đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi đã đăng ký hoạt động trong 03 số liên tiếp về thời điểm dự kiến chấm dứt hoạt động.

2. Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày Văn phòng công chứng thực hiện xong các nghĩa vụ quy định tại khoản 2 Điều 32 của Luật Công chứng, Sở Tư pháp có trách nhiệm thu hồi giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thu hồi quyết định cho phép thành lập và thông báo bằng văn bản cho các cơ quan quy định tại Điều 25 của Nghị định này về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng, đồng thời đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi Văn phòng công chứng đã đăng ký hoạt động trong 03 số liên tiếp về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng đó.

Chương IV.

HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

Mục 1. BẢO HIỂM TRÁCH NHIỆM NGHỀ NGHIỆP CỦA CÔNG CHỨNG VIÊN

Điều 31. Đối tượng bảo hiểm

Đối tượng của bảo trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên là trách nhiệm bồi thường của công chứng viên đối với những thiệt hại công chứng viên gây ra trong quá trình công chứng cho người yêu cầu công chứng và cá nhân, tổ chức khác theo quy định của pháp luật.

Điều 32. Phạm vi bảo hiểm

1. Phạm vi bảo hiểm bao gồm thiệt hại về vật chất mà công chứng viên có nghĩa vụ bồi thường cho người yêu cầu công chứng hoặc cá nhân, tổ chức khác có liên quan trực tiếp đến giao dịch đã được công chứng mà những thiệt hại này do lỗi của công chứng viên gây ra khi hành nghề công chứng trong thời hạn bảo hiểm.

2. Tổ chức hành nghề công chứng hoặc tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên trong trường hợp được tổ chức hành nghề công chứng ủy quyền có thể thỏa thuận với doanh nghiệp bảo hiểm về phạm vi bảo hiểm rộng hơn phạm vi bảo hiểm quy định tại Khoản 1 Điều này.

Điều 33. Điều kiện chi trả bảo hiểm

1. Doanh nghiệp bảo hiểm chi trả bảo hiểm khi có thiệt hại thuộc phạm vi bảo hiểm quy định tại Điều 32 của Nghị định này, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

2. Doanh nghiệp bảo hiểm không có trách nhiệm bồi thường bảo hiểm trong các trường hợp sau đây:

a) Thiệt hại xảy ra do công chứng viên vi phạm quy định về các hành vi bị nghiêm cấm theo quy định của Luật Công chứng khi thực hiện việc công chứng;

b) Thiệt hại xảy ra do công chứng viên thực hiện việc công chứng trong thời gian bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng hoặc tổ chức hành nghề công chứng tạm ngừng hoạt động;

c) Trường hợp khác theo thỏa thuận giữa doanh nghiệp bảo hiểm và tổ chức hành nghề công chứng hoặc tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên trong trường hợp được tổ chức hành nghề công chứng ủy quyền.

Điều 34. Thời hạn bảo hiểm

1. Thời hạn bảo hiểm tối thiểu là 05 (năm) năm kể từ ngày hợp đồng bảo hiểm có hiệu lực, bao gồm cả trường hợp công chứng viên không còn hành nghề tại tổ chức hành nghề công chứng đó, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Doanh nghiệp bảo hiểm và tổ chức hành nghề công chứng hoặc tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên trong trường hợp được tổ chức hành nghề công chứng ủy quyền thỏa thuận về thời hạn bảo hiểm, nhưng không được ngắn hơn thời hạn bảo hiểm tối thiểu quy định tại khoản 1 Điều này.

Điều 35. Mức phí bảo hiểm

1. Phí bảo hiểm là khoản tiền mà tổ chức hành nghề công chứng phải đóng cho doanh nghiệp bảo hiểm khi mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên thuộc tổ chức mình.

2. Doanh nghiệp bảo hiểm và tổ chức hành nghề công chứng hoặc tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên trong trường hợp được tổ chức hành nghề công chứng ủy quyền thỏa thuận mức phí bảo hiểm, nhưng không được thấp hơn 03 (ba) triệu đồng một năm cho một công chứng viên.

3. Kinh phí mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của Phòng công chứng được tính vào chi thường xuyên hoặc trích từ quỹ phát triển sự nghiệp của Phòng công chứng theo quy định của pháp luật.

Kinh phí mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của Văn phòng công chứng được tính vào chi phí hoạt động của Văn phòng công chứng.

Điều 36. Số tiền bảo hiểm tối thiểu[1]

Số tiền bảo hiểm tối thiểu phải được xác định rõ trong hợp đồng bảo hiểm và không được thấp hơn 400 triệu đồng đối với giao dịch có giá trị giao dịch hoặc có giá trị tài sản và theo thỏa thuận đối với giao dịch không xác định giá trị giao dịch hoặc giá trị tài sản.

Điều 37. Nguyên tắc bồi thường bảo hiểm

1. Khi thiệt hại xảy ra, tổ chức hành nghề công chứng mua bảo hiểm có trách nhiệm sau đây:

a) Thông báo ngay cho doanh nghiệp bảo hiểm.

b) Chủ động thu thập và cung cấp các tài liệu quy định trong hồ sơ bồi thường bảo hiểm thuộc trách nhiệm của bên mua bảo hiểm, người được bảo hiểm cho doanh nghiệp bảo hiểm quy định tại Điều 38 của Nghị định này.

d) Tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp bảo hiểm trong quá trình xác minh các tài liệu do mình cung cấp.

2. Khi nhận được thông báo về thiệt hại, doanh nghiệp bảo hiểm phải hướng dẫn tổ chức hành nghề công chứng mua bảo hiểm các biện pháp hạn chế thiệt hại phát sinh, hướng dẫn hồ sơ, thủ tục yêu cầu bồi thường bảo hiểm; phối hợp chặt chẽ với tổ chức hành nghề công chứng và các bên liên quan xác định tổn thất, nguyên nhân và mức độ tổn thất làm căn cứ giải quyết bồi thường bảo hiểm.

3. Trong trường hợp có thỏa thuận về việc tạm ứng bồi thường thì khi xảy ra thiệt hại việc tạm ứng bồi thường được thực hiện theo thỏa thuận đó.

4. Trong thời hạn 05 (năm) ngày làm việc kể từ ngày xảy ra thiệt hại, trừ trường hợp bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan, bên mua bảo hiểm, người được bảo hiểm phải gửi thông báo thiệt hại bằng văn bản hoặc thông qua hình thức điện tử cho doanh nghiệp bảo hiểm.

5. Khi thiệt hại xảy ra, trong phạm vi giới hạn trách nhiệm bảo hiểm, doanh nghiệp bảo hiểm phải bồi thường cho người được bảo hiểm số tiền mà người được bảo hiểm đã bồi thường hoặc sẽ phải bồi thường cho người bị thiệt hại.

Trường hợp người được bảo hiểm chết, mất năng lực hành vi dân sự theo quyết định của Tòa án, doanh nghiệp bảo hiểm bồi thường trực tiếp cho người bị thiệt hại hoặc người thừa kế của người bị thiệt hại hoặc đại diện của người bị thiệt hại theo quy định của pháp luật.

Điều 38. Hồ sơ bồi thường bảo hiểm

Hồ sơ bồi thường bảo hiểm bắt buộc trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên bao gồm các tài liệu sau:

1. Văn bản yêu cầu bồi thường.

2. Tài liệu liên quan đến đối tượng được bảo hiểm: Hợp đồng bảo hiểm, Giấy chứng nhận bảo hiểm.

3. Tài liệu chứng minh thiệt hại:

a) Văn bản yêu cầu bồi thường của bên thứ ba bị thiệt hại;

b) Hóa đơn, chứng từ hợp lệ hoặc bằng chứng chứng minh về việc bồi thường thiệt hại cho bên thứ ba;

c) Biên bản giám định thiệt hại hoặc Biên bản xác nhận về thiệt hại;

d) Biên bản hòa giải giữa người được bảo hiểm và bên thứ ba bị thiệt hại (nếu có);

e) Các giấy tờ, tài liệu khác liên quan đến khiếu nại theo yêu cầu của doanh nghiệp bảo hiểm (nếu có).

4. Quyết định của Tòa án (nếu có)

Mục 2. TỔ CHỨC XÃ HỘI – NGHỀ NGHIỆP CỦA CÔNG CHỨNG VIÊN

Điều 39. Hội công chứng viên

1. Hội công chứng viên các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương là là tổ chức xã hội - nghề nghiệp cấp tỉnh của các công chứng viên hành nghề trên địa bàn theo quy định tại khoản 1 Điều 31 của Luật Công chứng.

Hội công chứng viên được tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tự quản, công khai, minh bạch, phi lợi nhuận, tự chịu trách nhiệm về kinh phí hoạt động phù hợp với quy định của Luật Công chứng, Nghị định này và Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam.

Hội công chứng viên có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng.

2. Tổ chức và hoạt động của Hội công chứng viên chịu sự quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và hướng dẫn của Hiệp hội công chứng viên Việt Nam. Hội công chứng viên không được ban hành nghị quyết, quyết định, nội quy, quy định về phí, khoản thu và các quy định khác trái với quy định của pháp luật và Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam.

Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt động của Hội công chứng viên tại địa phương.

3. Hội viên của Hội công chứng viên là các công chứng viên hành nghề trên địa bàn. Các công chứng viên phải tham gia Hội công chứng viên trước khi hành nghề tại một tổ chức hành nghề công chứng tại địa phương đó.

Quyền và nghĩa vụ của hội viên Hội công chứng viên do Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam quy định.

Điều 40. Các cơ quan của Hội công chứng viên

1. Đại hội toàn thể công chứng viên là cơ quan lãnh đạo cao nhất của Hội công chứng viên.

2. Ban chấp hành Hội công chứng viên là cơ quan chấp hành của Đại hội toàn thể công chứng viên, do Đại hội toàn thể công chứng viên bầu ra.

3. Hội đồng khen thưởng, kỷ luật của Hội công chứng viên do Đại hội toàn thể công chứng viên bầu ra theo nhiệm kỳ của Ban chấp hành Hội công chứng viên.

4. Các cơ quan khác theo quy định của Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam.

Điều 41. Nhiệm vụ và quyền hạn của Hội công chứng viên

1. Đại diện và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của hội viên trong hành nghề theo quy định của Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam và theo quy định của pháp luật.

2. Kết nạp, khai trừ hội viên; khen thưởng, xử lý kỷ luật hội viên; giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định của Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam.

3. Giám sát hội viên trong việc tuân thủ quy định của pháp luật về công chứng, Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng và Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam.

4. Phối hợp với Sở Tư pháp địa phương trong việc bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm cho hội viên; tham gia ý kiến với Sở Tư pháp trong việc bổ nhiệm, miễn nhiệm công chứng viên, thành lập, hợp nhất, sáp nhập, chuyển nhượng, chấm dứt hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng theo quy định của Luật Công chứng, Nghị định này và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan.

5. Thực hiện nghị quyết, quyết định, quy định của Hiệp hội công chứng viên Việt Nam và các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

6. Chấp hành sự kiểm tra, thanh tra của các cơ quan quản lý nhà nước, sự kiểm tra của Hiệp hội công chứng viên Việt Nam.

7. Tham gia hoạt động hợp tác về công chứng ở trong nước và quốc tế theo quy định của pháp luật.

8. Các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam.

Điều 42. Hiệp hội công chứng viên Việt Nam

1. Hiệp hội công chứng viên Việt Nam là tổ chức xã hội - nghề nghiệp toàn quốc của các công chứng viên Việt Nam theo quy định tại khoản 1 Điều 41 của Luật Công chứng.

Hiệp hội công chứng viên Việt Nam được tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tự quản, công khai, minh bạch, phi lợi nhuận, tự chịu trách nhiệm về kinh phí hoạt động phù hợp với quy định của Luật Công chứng và Nghị định này.

Hiệp hội công chứng viên Việt Nam có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng.

2. Hoạt động của Hiệp hội công chứng viên Việt Nam chịu sự quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp, Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

3. Hội viên của Hiệp hội công chứng viên Việt Nam là các Hội công chứng viên của các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các công chứng viên.

Quyền và nghĩa vụ của hội viên Hiệp hội công chứng viên Việt Nam do Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam quy định.

Điều 43. Các cơ quan của Hiệp hội công chứng viên Việt Nam

1. Đại hội đại biểu công chứng viên toàn quốc là cơ quan lãnh đạo cao nhất của Hiệp hội công chứng viên Việt Nam.

2. Hội đồng công chứng viên toàn quốc là cơ quan lãnh đạo của Hiệp hội công chứng viên Việt Nam giữa hai kỳ Đại hội đại biểu công chứng viên toàn quốc.

3. Ban Thường vụ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam là cơ quan điều hành công việc của Hiệp hội công chứng viên Việt Nam giữa hai kỳ họp của Hội đồng công chứng viên toàn quốc.

4. Các cơ quan khác do Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam quy định.

5. Nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của các cơ quan quy định tại khoản 1, 2, 3 và 4 Điều này do Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam quy định.

Điều 44. Nhiệm vụ và quyền hạn của Hiệp hội công chứng viên Việt Nam

1. Đại diện, bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của hội viên theo quy định của Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam và theo quy định của pháp luật.

2. Kết nạp, khai trừ hội viên; khen thưởng, kỷ luật hội viên; giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định của Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam.

3. Ban hành Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng; giám sát hội viên trong việc tuân thủ Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng và quy định của pháp luật về công chứng.

4. Hướng dẫn nghiệp vụ cho hội viên.

5. Phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, tập sự hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật; tham gia xây dựng, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật.

6. Thành lập Quỹ bồi thường thiệt hại trong phạm vi tổ chức mình để hỗ trợ việc bồi thường thiệt hại do lỗi của hội viên khi hành nghề công chứng trong trường hợp bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của hội viên không đủ bồi thường; quản lý Quỹ bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật.

7. Thực hiện các hoạt động hợp tác quốc tế về công chứng theo quy định của pháp luật.

8. Kiểm tra việc thực hiện Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam; đình chỉ thi hành và yêu cầu sửa đổi, hủy bỏ nghị quyết, quyết định, quy định của Hội công chứng viên trái với Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam; kiến nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền đình chỉ thi hành và yêu cầu sửa đổi, hủy bỏ nghị quyết, quyết định, quy định của Hội công chứng viên trái với quy định của pháp luật.

9. Báo cáo Bộ Tư pháp về Đề án tổ chức Đại hội nhiệm kỳ, phương án nhân sự, kết quả Đại hội; thực hiện chế độ báo cáo định kỳ hoặc báo cáo khác theo yêu cầu của Bộ Tư pháp.

10. Các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam.

Điều 45. Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam

1. Căn cứ quy định của Luật Công chứng và Nghị định này, Đại hội đại biểu công chứng viên toàn quốc thông qua Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam.

Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam được áp dụng thống nhất đối với Hiệp hội công chứng viên Việt Nam và các Hội công chứng viên.

2. Điều lệ của Hiệp hội công chứng viên Việt Nam bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tôn chỉ, mục đích và biểu tượng của Hiệp hội công chứng viên Việt Nam;

b) Quyền, nghĩa vụ của hội viên Hiệp hội công chứng viên Việt Nam;

c) Mối quan hệ giữa Hiệp hội công chứng viên Việt Nam và Hội công chứng viên;

d) Thủ tục gia nhập, rút tên khỏi danh sách hội viên của Hội công chứng viên, khai trừ tư cách hội viên;

đ) Nhiệm kỳ, cơ cấu tổ chức, thể thức bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan của Hiệp hội công chứng viên Việt Nam, Hội công chứng viên;

e) Mối quan hệ phối hợp giữa các Hội công chứng viên trong việc thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định;

g) Cơ cấu, nhiệm vụ, quyền hạn của Đại hội đại biểu công chứng viên toàn quốc, Đại hội toàn thể công chứng viên của Hội công chứng viên; trình tự, thủ tục tiến hành Đại hội của Hiệp hội công chứng viên Việt Nam, Hội công chứng viên;

h) Việc ban hành nội quy của Hội công chứng viên;

i) Tài chính của Hiệp hội công chứng viên Việt Nam, Hội công chứng viên;

k) Khen thưởng, kỷ luật hội viên và giải quyết khiếu nại, tố cáo;

l) Nghĩa vụ báo cáo của Hiệp hội công chứng viên Việt Nam, Hội công chứng viên;

m) Quan hệ với cơ quan, tổ chức khác.

3. Trong thời hạn 15 ngày làm việc, kể từ ngày được thông qua, Hội đồng công chứng viên toàn quốc gửi Bộ Tư pháp Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam để xem xét phê duyệt. Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận được Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam, Bộ trưởng Bộ Tư pháp phê duyệt Điều lệ sau khi thống nhất ý kiến với Bộ trưởng Bộ Nội vụ; trường hợp từ chối thì phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

4. Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam bị từ chối phê duyệt trong các trường hợp sau đây:

a) Có nội dung trái với quy định của Hiến pháp và pháp luật;

b) Quy trình, thủ tục thông qua Điều lệ không đảm bảo tính hợp lệ, dân chủ, công khai, minh bạch theo quy định của pháp luật.

5. Trong trường hợp Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam bị từ chối phê duyệt thì Hội đồng công chứng viên toàn quốc phải sửa đổi nội dung Điều lệ hoặc tổ chức lại Đại hội để thông qua Điều lệ theo đúng quy định của pháp luật.

Trong thời hạn 15 ngày làm việc, kể từ ngày Điều lệ sửa đổi, bổ sung được thông qua, Hội đồng công chứng viên toàn quốc gửi Bộ Tư pháp Điều lệ sửa đổi, bổ sung để xem xét, phê duyệt. Việc phê duyệt Điều lệ sửa đổi, bổ sung được thực hiện theo quy định của Điều này.

6. Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam có hiệu lực kể từ ngày được phê duyệt.

Chương IV.

THỦ TỤC CÔNG CHỨNG

Mục 1. THỦ TỤC CHUNG VÀ THỦ TỤC CÔNG CHỨNG MỘT SỐ GIAO DỊCH CỤ THỂ

Điều 46. Sổ yêu cầu công chứng

1. Sổ yêu cầu công chứng do tổ chức hành nghề công chứng lập để ghi thông tin để theo dõi việc tiếp nhận yêu cầu công chứng. Nội dung thông tin ghi trong sổ yêu cầu công chứng gồm họ và tên, số căn cước công dân, hộ chiếu hoặc định danh cá nhân, phương thức nhận thông báo của người yêu cầu công chứng và các thông tin khác theo quy định tại khoản 2 Điều này.

2. Khi yêu cầu công chứng, người yêu cầu công chứng đề nghị với công chứng viên về nội dung yêu cầu công chứng. Công chứng viên tiếp nhận yêu cầu công chứng phải thông báo cho người yêu cầu công chứng theo phương thức mà người yêu cầu công chứng lựa chọn về thời điểm tiếp nhận yêu cầu công chứng, nội dung yêu cầu công chứng, địa điểm ký kết giao dịch và thời điểm dự kiến giao bản gốc văn bản công chứng cho người yêu cầu công chứng. Nội dung thông báo phải phù hợp với nội dung ghi trong sổ yêu cầu công chứng.

Điều 47. Lý do chính đáng khác được thực hiện công chứng ngoài trụ sở

1. Việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng nếu người yêu cầu công chứng thuộc các trường hợp tại điểm a, b và c khoản 2 Điều 46 của Luật Công chứng.

2. Ngoài các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này, việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng là phụ nữ đang trong thời gian nghỉ chế độ thai sản, người đang thực hiện các nhiệm vụ trong quân đội nhân dân, công an nhân dân mà không thể đến thực hiện việc công chứng tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.

Điều 48. Thủ tục niêm yết việc tiếp nhận công chứng văn bản phân chia di sản

1. Việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản phải được niêm yết trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày niêm yết. Việc niêm yết do tổ chức hành nghề công chứng thực hiện tại trụ sở của Ủy ban nhân cấp xã nơi thường trú cuối cùng của người để lại di sản; trường hợp không xác định được nơi thường trú cuối cùng thì niêm yết tại nơi tạm trú có thời hạn cuối cùng của người đó.

Trường hợp di sản gồm cả bất động sản và động sản hoặc di sản chỉ gồm có bất động sản thì việc niêm yết được thực hiện theo quy định tại khoản này và tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có bất động sản.

Trường hợp di sản chỉ gồm có động sản, nếu trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng và nơi thường trú hoặc tạm trú có thời hạn cuối cùng của người để lại di sản không ở cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thì tổ chức hành nghề công chứng có thể đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú hoặc tạm trú có thời hạn cuối cùng của người để lại di sản thực hiện việc niêm yết.

2. Nội dung niêm yết phải nêu rõ họ, tên của người để lại di sản; họ, tên của những người thỏa thuận phân chia di sản; quan hệ của những người thỏa thuận phân chia di sản với người để lại di sản; danh mục di sản. Bản niêm yết phải ghi rõ nếu có khiếu nại, tố cáo về việc bỏ sót, giấu giếm người được hưởng di sản; bỏ sót người thừa kế; di sản không thuộc quyền sở hữu, quyền sử dụng của người để lại di sản thì khiếu nại, tố cáo đó được gửi cho tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc niêm yết.

3. Ủy ban nhân dân cấp xã nơi niêm yết có trách nhiệm bảo quản việc niêm yết trong thời hạn niêm yết, xác nhận thời gian và kết quả niêm yết.

Điều 49. Công bố di chúc lưu giữ tại tổ chức hành nghề công chứng

1. Di chúc bằng văn bản được lưu giữ tại tổ chức hành nghề công chứng thì công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đó thực hiện công bố di chúc.

2. Trường hợp di chúc được lập bằng tiếng nước ngoài thì bản di chúc đó phải được dịch ra tiếng Việt và phải chứng thực chữ ký của người dịch theo quy định của pháp luật về chứng thực.

3. Khi công bố di chúc, công chứng viên phải sao gửi di chúc tới tất cả những người có liên quan đến nội dung di chúc. Người nhận được bản sao di chúc có quyền yêu cầu đối chiếu với bản gốc của di chúc.

4. Hồ sơ công bố di chúc phải có các giấy tờ sau đây:

a) Giấy chứng tử hoặc giấy tờ khác theo quy định của pháp luật chứng minh người lập di chúc đã chết;

b) Giấy nhận lưu giữ di chúc có thông tin về tổ chức hành nghề công chứng nhận lưu giữ di chúc, công chứng viên niêm phong di chúc, người lập di chúc.

Điều 50. Chụp ảnh công chứng viên chứng kiến việc ký kết văn bản giao dịch

1. Công chứng viên phải chụp ảnh cùng với cá nhân (hoặc người đại diện tổ chức) tham gia giao dịch tại thời điểm cá nhân (hoặc người đại diện tổ chức) thực hiện việc ký vào văn bản công chứng, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 50 Luật Công chứng hoặc tại những địa điểm bị cấm quay phim, chụp ảnh theo quy định của pháp luật.

2. Ảnh chụp phải phản ánh được thực tế khách quan, không được cắt ghép, chỉnh sửa, thêm, bớt chi tiết hoặc bối cảnh, đồng thời phải nhận diện được rõ ràng khuôn mặt của người tham gia giao dịch và công chứng viên khi ảnh được in bằng máy in laser trên giấy trắng khổ A4.

3. Trường hợp người tham gia giao dịch ký văn bản giao dịch tại cùng một thời điểm và cùng một địa điểm thì có thể chụp ảnh chung của tất cả những người tham gia giao dịch và công chứng viên hoặc chụp ảnh từng người tham gia giao dịch cùng với công chứng viên.

4. Trường hợp người tham gia giao dịch ký vào văn bản giao dịch tại các thời điểm hoặc địa điểm khác nhau thì tại mỗi thời điểm hoặc mỗi địa điểm, công chứng viên chụp ảnh cùng người tham gia giao dịch tại thời điểm hoặc địa điểm tương ứng.

5. Trường hợp có người phiên dịch, người làm chứng thì người phiên dịch, người làm chứng chụp ảnh cùng công chứng viên và người yêu cầu công chứng cần phiên dịch, làm chứng.

6. Công chứng viên có thể đồng thời quay phim quá trình diễn ra việc ký kết giao dịch để lưu trữ nếu các bên có yêu cầu hoặc công chứng viên thấy cần thiết để bảo đảm an toàn cho giao dịch. Tư liệu hình ảnh là một thành phần của hồ sơ công chứng, chỉ được lưu trữ và sử dụng theo quy định về lưu trữ hồ sơ công chứng.

Mục 2. CÔNG CHỨNG ĐIỆN TỬ

Điều 51. Văn bản công chứng điện tử

1. Văn bản công chứng điện tử được hình thành theo một trong các phương thức sau đây:

a) Văn bản giao dịch được người tham gia giao dịch, công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng ký bằng chữ ký số;

b) Văn bản công chứng giấy được chuyển đổi thành văn bản điện tử được công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng ký bằng chữ ký số.

2. Văn bản công chứng điện tử phải có ký hiệu riêng để tham chiếu, kiểm tra tính xác thực.

3. Việc ký số vào văn bản công chứng điện tử được thực hiện trước mặt công chứng viên, trừ trường hợp người có thẩm quyền đã đăng ký chữ ký mẫu theo quy định tại khoản 2 Điều 50 của Luật Công chứng.

4. Việc đánh số trang của văn bản công chứng điện tử được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 51 của Luật Công chứng. Văn bản công chứng điện tử được xác nhận tính toàn vẹn thông qua việc ký số của người tham gia giao dịch, công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng.

5. Việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng điện tử được lập thành trang văn bản sửa lỗi kỹ thuật có chứa nội dung cần sửa lỗi, được công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận bằng chữ ký số. Trường hợp văn bản công chứng điện tử được chuyển đổi từ văn bản công chứng giấy thì việc sửa lỗi kỹ thuật phải được thực hiện trên văn bản công chứng giấy, sau đó văn bản sửa lỗi kỹ thuật được chuyển đổi thành văn bản điện tử, được công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng ký bằng chữ ký số. Văn bản sửa lỗi kỹ thuật phải được đính kèm với văn bản công chứng điện tử và phải xuất hiện cùng văn bản công chứng điện tử khi được tham chiếu.

6. Việc sửa đổi, bổ sung, chấm dứt, hủy bỏ giao dịch, cấp bản sao văn bản công chứng được thực hiện theo hình thức ban đầu tạo ra văn bản công chứng đó. Văn bản sửa đổi, bổ sung, chấm dứt, hủy bỏ giao dịch phải được đính kèm hoặc chuyển đổi thành văn bản điện tử để đính kèm với văn bản công chứng điện tử và phải xuất hiện cùng văn bản công chứng điện tử khi được tham chiếu.

5. Trường hợp chuyển đổi từ văn bản công chứng giấy sang văn bản công chứng điện tử hoặc chuyển đổi ngược lại thì thời điểm có hiệu lực của văn bản công chứng được tính theo hình thức ban đầu tạo ra văn bản công chứng đó; nội dung văn bản công chứng được tạo ra theo hình thức ban đầu được áp dụng nếu có sự sai lệch nội dung so với văn bản công chứng đã được chuyển đổi hình thức.

Điều 52. Các giao dịch được áp dụng công chứng điện tử

1. Quy trình công chứng điện tử trực tiếp được áp dụng đối với tất cả các loại giao dịch dân sự theo quy định của pháp luật.

2. Quy trình công chứng điện tử trực tuyến được áp dụng với các loại giao dịch dân sự, trừ các trường hợp sau đây:

a) Di chúc và các giao dịch đơn phương khác;

b) Giao dịch có người tham gia giao dịch là người chưa thành niên, người không có chữ ký số hoặc không có khả năng sử dụng các thiết bị điện tử.

3. Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài thực hiện công chứng điện tử đối với các giao dịch theo quy định tại khoản 1 Điều 73 của Luật Công chứng.

Điều 53. Điều kiện cung cấp dịch vụ công chứng điện tử

1. Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, người tham gia giao dịch thực hiện giao dịch công chứng điện tử có tài khoản cung cấp dịch vụ hoặc tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng trên nền tảng công chứng điện tử đáp ứng các quy định tại Nghị định này.

a) Bộ Tư pháp quyết định việc cấp, tạm đình chỉ hoặc thu hồi tài khoản công chứng điện tử đối với công chứng viên, cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam tại nước ngoài, viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao thực hiện việc công chứng; tạm đình chỉ hoặc thu hồi tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng điện tử đổi với cá nhân, tổ chức khác.

b) Sở Tư pháp quyết định việc cấp hoặc thu hồi tài khoản công chứng điện tử đối với tổ chức hành nghề công chứng; tạm đình chỉ tài khoản công chứng điện tử đối với công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi mình quản lý.

c) Mỗi tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch công chứng được tự mình đăng ký 01 tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng điện tử trên nền tảng công chứng điện tử. Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ hướng dẫn tổ chức, cá nhân đăng ký tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng điện tử.

d) Tổ chức, cá nhân bị thu hồi tài khoản công chứng điện tử, tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng điện tử không có quyền truy cập vào tài khoản.

đ) Tổ chức, cá nhân bị tạm đình chỉ tài khoản công chứng điện tử, tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng điện tử có thể truy cập vào tài khoản để tra cứu thông tin nhưng không có quyền thực hiện hoạt động công chứng điện tử hoặc sử dụng dịch vụ công chứng điện tử.

2. Chữ ký số sử dụng trong công chứng điện tử phải đáp ứng các yêu cầu sau đây:

a) Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam tại nước ngoài sử dụng chữ ký số có cấp dấu thời gian do tổ chức của Việt Nam cung cấp chữ ký số theo quy định của pháp luật Việt Nam.

b) Người tham gia giao dịch công chứng sử dụng chữ ký số do tổ chức của Việt Nam cung cấp chữ ký số theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc chữ ký số do tổ chức của nước ngoài cung cấp được pháp luật Việt Nam công nhận và cho phép sử dụng tại Việt Nam, trừ trường hợp pháp luật quy định khác.

3. Cổng tham chiếu dữ liệu công chứng phải đáp ứng các yêu cầu sau đây:

a) Phải được truy cập thông qua một địa chỉ chính thức duy nhất do Bộ Tư pháp hướng dẫn.

b) Bảo đảm tham chiếu được các thông tin về tên, số, ngày, tháng, năm và nội dung toàn văn của văn bản công chứng; công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận văn bản công chứng; thời gian có hiệu lực của văn bản công chứng và tình trạng hiệu lực của văn bản công chứng tại thời điểm được tham chiếu; lịch sử sửa lỗi kỹ thuật, sửa đổi, bổ sung, chấm dứt, hủy bỏ giao dịch và các văn bản sửa lỗi kỹ thuật, sửa đổi, bổ sung, chấm dứt, hủy bỏ giao dịch kèm theo văn bản công chứng; lịch sử tham chiếu, thông tin người yêu cầu tham chiếu, thông tin người đồng ý yêu cầu tham chiếu; trạng thái chuyển đổi hình thức của văn bản công chứng từ văn bản giấy sang văn bản điện tử và ngược lại.

c) Cho phép tổ chức hành nghề công chứng được cập nhật thông tin tham chiếu đối với văn bản công chứng do tổ chức mình chứng nhận. Lịch sử cập nhật thông tin phải được ghi lại tự động theo thời gian thực.

3. Địa điểm tiến hành giao dịch được công chứng điện tử phải được bảo đảm điều kiện về hạ tầng kỹ thuật, không thuộc khu vực bị hạn chế sử dụng đường truyền mạng, thiết bị điện tử vì lý do quốc phòng, an ninh, an toàn thông tin.

Điều 54. Quy trình công chứng điện tử trực tiếp

1. Người yêu cầu công chứng, công chứng viên thực hiện các công việc theo quy định tại khoản 1, 2 Điều 43 Luật Công chứng.

2. Công chứng viên khởi tạo giao dịch công chứng điện tử gồm có những người tham gia giao dịch công chứng và soạn thảo văn bản giao dịch trên nền tảng công chứng điện tử.

Người tham gia giao dịch công chứng đăng nhập vào tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng điện tử của mình trên nền tảng công chứng điện tử.

Người tham gia giao dịch công chứng xuất hiện trực tiếp trước sự chứng kiến của công chứng viên. Công chứng viên sử dụng thiết bị nhân diện sinh trắc học kết hợp đối soát với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để nhận diện và xác thực nhân thân người tham gia giao dịch công chứng.

3. Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo giao dịch đã được soạn thảo trên nền tảng công chứng điện tử hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.

4. Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo giao dịch thì xuất trình giấy tờ quy định tại khoản 7 Điều 42 Luật Công chứng để công chứng viên đối chiếu.

5. Công chứng viên kiểm tra giấy tờ do người yêu cầu công chứng xuất trình, đối chiếu thông tin giấy tờ với cơ sở dữ liệu (nếu có), chuyển đổi toàn bộ giấy tờ do người yêu cầu công chứng xuất trình thành thông điệp dữ liệu. Sau khi đối chiếu, nếu giấy tờ bảo đảm tính xác thực, công chứng viên chứng kiến người tham gia giao dịch sử dụng chữ ký số ký vào văn bản giao dịch.

6. Công chứng viên kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số mà người tham gia giao dịch đã ký, ghi lời chứng và ký chứng nhận văn bản giao dịch bằng chữ ký số.

7. Tổ chức hành nghề công chứng ghi số văn bản công chứng, ký chữ ký số, gửi văn bản công chứng điện tử cho người yêu cầu công chứng theo địa chỉ email hoặc phương thức khác mà người yêu cầu công chứng đăng ký.

8. Tổ chức hành nghề công chứng thực hiện vào sổ công chứng, tập hợp hồ sơ công chứng điện tử đính kèm với văn bản công chứng điện tử và thực hiện lưu trữ hồ sơ công chứng.

Điều 55. Quy trình công chứng điện tử trực tuyến

1. Người yêu cầu công chứng, công chứng viên thực hiện các công việc theo quy định tại khoản 1, 2 Điều 43 Luật Công chứng.

2. Công chứng viên khởi tạo giao dịch công chứng điện tử gồm có những người tham gia giao dịch công chứng, các công chứng viên tham gia chứng nhận giao dịch, thiết lập cầu truyền hình trực tuyến và soạn thảo văn bản giao dịch trên nền tảng công chứng điện tử.

Người tham gia giao dịch công chứng đăng nhập vào tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng điện tử của mình trên nền tảng công chứng điện tử.

Ở mỗi đầu cầu truyền hình, người tham gia giao dịch công chứng xuất hiện trực tiếp trước sự chứng kiến của một công chứng viên, đồng thời xuất hiện trước sự chứng kiến của công chứng viên còn lại thông qua phương tiện truyền hình trực tuyến. Công chứng viên sử dụng thiết bị nhân diện sinh trắc học kết hợp đối soát với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để nhận diện và xác thực nhân thân người tham gia giao dịch công chứng.

Công chứng viên khởi tạo giao dịch công chứng trực tuyến phải đáp ứng quy định tại Điều 44 Luật Công chứng.

3. Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo giao dịch đã được soạn thảo trên nền tảng công chứng điện tử hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.

4. Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo giao dịch thì xuất trình giấy tờ quy định tại khoản 7 Điều 42 Luật Công chứng để công chứng viên đối chiếu.

5. Công chứng viên kiểm tra giấy tờ do người yêu cầu công chứng xuất trình, đối chiếu thông tin giấy tờ với cơ sở dữ liệu (nếu có), chuyển đổi toàn bộ giấy tờ do người yêu cầu công chứng xuất trình thành thông điệp dữ liệu và tải lên nền tảng công chứng điện tử để các công chứng viên cùng đối chiếu thông tin. Sau khi đối chiếu, nếu giấy tờ bảo đảm tính xác thực, công chứng viên chứng kiến người tham gia giao dịch sử dụng chữ ký số ký vào văn bản giao dịch.

6. Công chứng viên kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số mà người tham gia giao dịch đã ký trước sự chứng kiến của mình, ghi lời chứng và ký chứng nhận văn bản giao dịch bằng chữ ký số. Công chứng viên khởi tạo giao dịch công chứng điện tử kiểm tra tính hợp lệ đối với chữ ký số của công chứng viên tại các điểm cầu đã ký.

7. Tổ chức hành nghề công chứng nơi khởi tạo giao dịch công chứng điện tử ghi số văn bản công chứng, ký chữ ký số, gửi văn bản công chứng điện tử cho người yêu cầu công chứng theo địa chỉ email hoặc phương thức khác mà người yêu cầu công chứng đăng ký, chia sẻ quyền truy cập văn bản công chứng cho công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng ở các đầu cầu còn lại đã tham gia chứng nhận giao dịch.

8. Tổ chức hành nghề công chứng nơi khởi tạo giao dịch công chứng thực hiện vào sổ công chứng, tập hợp hồ sơ công chứng điện tử đính kèm với văn bản công chứng điện tử và thực hiện lưu trữ hồ sơ công chứng.

Mục 3. CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG

Điều 56. Cung cấp thông tin cho cơ sở dữ liệu công chứng

1. Văn bản công chứng và tài liệu khác trong hồ sơ công chứng được đưa vào cơ sở dữ liệu công chứng có giá trị pháp lý. Các thông tin khác trong cơ sở dữ liệu công chứng có giá trị tham khảo.

2. Thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản, thông tin về giao dịch đã được công chứng do các tổ chức hành nghề công chứng cung cấp, trực tiếp cập nhật vào cơ sở dữ liệu công chứng của địa phương.

Văn bản công chứng và tài liệu khác trong hồ sơ công chứng được các tổ chức hành nghề công chứng lưu trữ riêng trên cơ sở dữ liệu công chứng của địa phương.

Thông tin về biện pháp ngăn chặn do cơ quan tiến hành tố tụng, cơ quan thi hành án cung cấp và được Sở Tư pháp cập nhật vào cơ sở dữ liệu công chứng của địa phương ngay trong ngày nhận được các thông tin này.

Thông tin cảnh báo rủi ro trong hoạt động công chứng do các cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp

3. Sở Tư pháp có trách nhiệm cập nhật đầy đủ, kịp thời các thông tin về công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng vào cơ sở dữ liệu công chứng của Bộ Tư pháp; theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc cập nhật, cung cấp thông tin thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của mình vào cơ sở dữ liệu công chứng của địa phương.

Bộ Tư pháp có trách nhiệm cập nhật thường xuyên, kịp thời các thông tin về công chứng thuộc trách nhiệm quản lý nhà nước của mình để đưa vào cơ sở dữ liệu công chứng của Bộ Tư pháp.

Điều 57. Khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng

1. Việc thu thập, khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu công chứng phải tuân thủ các quy định của pháp luật về bảo vệ đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình và các quy định tại điểm a khoản 1 Điều 9, điểm e khoản 2 Điều 18, khoản 11 Điều 36 Luật Công chứng.

2. Quy chế cập nhật, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng phải quy định rõ trách nhiệm của các cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan trong cập nhật thông tin, việc khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu và chi phí khai thác, sử dụng.

3. Bộ Tư pháp hướng dẫn nội dung cơ bản của quy chế cập nhật, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 58. Kết nối, chia sẻ, cung cấp thông tin, dữ liệu công chứng

1. Việc chia sẻ thông tin trong cơ sở dữ liệu công chứng của Bộ Tư pháp với các bộ, ngành có liên quan và địa phương phục vụ quản lý nhà nước và giải quyết thủ tục hành chính được thực hiện theo quy định của Chính phủ về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước và pháp luật về giao dịch điện tử.

2. Việc kết nối, chia sẻ dữ liệu công chứng với các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu của Bộ, ngành, địa phương được thực hiện theo từng giai đoạn phù hợp với lộ trình xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng của Bộ Tư pháp và các cơ sở dữ liệu có liên quan.

Điều 59. Đồng bộ cơ sở dữ liệu công chứng của địa phương với cơ sở dữ liệu công chứng của Bộ Tư pháp

1. Bộ Tư pháp có trách nhiệm quy định nội dung dữ liệu, chuẩn dữ liệu đồng bộ từ cơ sở dữ liệu của các địa phương với cơ sở dữ liệu của Bộ Tư pháp.

2. Uỷ ban nhân cấp tỉnh chỉ đạo việc xây dựng, nâng cấp cơ sở dữ liệu công chứng tại địa phương bảo đảm đúng chuẩn dữ liệu theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp.

Mục 4. LƯU TRỮ HỒ SƠ CÔNG CHỨNG

Điều 60. Chuyển đổi hồ sơ công chứng giấy sang lưu trữ điện tử

1. Tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện chuyển đổi hồ sơ công chứng dạng giấy thành thông điệp dữ liệu để lưu trữ điện tử đối với các giao dịch công chứng từ ngày 01/01/2026. Các hồ sơ công chứng thực hiện trước ngày 01/01/2026 được chuyển đổi và lưu trữ điện tử theo nhu cầu của Tổ chức hành nghề công chứng đang chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ đó.

2. Hồ sơ công chứng sau khi chuyển đổi thành thông điệp dữ liệu phải bảo đảm tính chính xác về nội dung so với hồ sơ công chứng giấy; phải được trưởng tổ chức hành nghề công chứng hoặc công chứng viên đã chứng nhận giao dịch đó và tổ chức hành nghề công chứng ký bằng chữ ký số trước khi lưu trữ.

3. Hồ sơ công chứng được lưu trữ điện tử tại cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định tại khoản 3 Điều 66 Luật Công chứng song song với việc lưu trữ hồ sơ công chứng giấy.

Điều 61. Hồ sơ công chứng điện tử

1. Hồ sơ công chứng điện tử bao gồm: văn bản công chứng điện tử; bản sao các giấy tờ mà người yêu cầu công chứng đã nộp và bản in các thông tin tổ chức hành nghề công chứng đã khai thác từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơ sở dữ liệu khác theo quy định của pháp luật; các giấy tờ xác minh, giám định; ảnh người yêu cầu công chứng ký văn bản công chứng trước sự chứng kiến của công chứng viên, trừ trường hợp pháp luật quy định khác.

2. Hồ sơ công chứng điện tử được đánh số thứ tự theo thứ tự thời gian phù hợp với việc thực hiện văn bản công chứng điện tử.

Điều 62. Lưu trữ hồ sơ công chứng điện tử và xác minh văn bản công chứng điện tử

1. Hồ sơ công chứng điện tử được lưu trữ ở dạng thông điệp dữ liệu.

2. Trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công chứng thực hiện theo quy định tại Điều 68 Luật Công chứng. Trường hợp công chứng trực tuyến thì tổ chức hành nghề công chứng nơi khởi tạo giao dịch có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công chứng, thực hiện sửa lỗi kỹ thuật, sửa đổi, bổ sung, chấm dứt giao dịch, cung cấp bản sao văn bản công chứng và hồ sơ công chứng.

3. Tổ chức hành nghề công chứng có thể thuê dịch vụ lưu trữ hồ sơ công chứng điện tử theo công nghệ điện toán đám mây nhưng phải bảo đảm các điều kiện kỹ thuật, chịu trách nhiệm về bảo mật, an toàn thông tin, thời gian lưu trữ theo quy định của pháp luật.

4. Tổ chức hành nghề công chứng phải bảo đảm rằng văn bản công chứng điện tử có thể được tham chiếu khi có yêu cầu hoặc khi yêu cầu của bên thứ ba nhận được sự đồng ý của người tham gia giao dịch hoặc công chứng viên đã chứng nhận văn bản đó.

Chương VI.

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG CHỨNG

Điều 63. Trách nhiệm của Bộ Tư pháp và các Bộ, cơ quan ngang Bộ có liên quan

1. Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm trước Chính phủ trong việc thực hiện quản lý nhà nước về công chứng trên phạm vi cả nước, có các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

a) Ban hành hoặc trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành các văn bản quy phạm pháp luật về công chứng;

b) Xây dựng, trình Chính phủ ban hành chiến lược phát triển về lĩnh vực công chứng, điều kiện thành lập tổ chức hành nghề công chứng;

c) Rà soát, cập nhật, đăng tải các giao dịch phải được công chứng, chứng thực theo quy định của luật, nghị định trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp;

d) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công chứng, chính sách phát triển nghề công chứng;

đ) Bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm công chứng viên;

e) Đăng tải danh sách công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp;

g) Hướng dẫn các địa phương xây dựng Đề án quản lý, phát triển các tổ chức hành nghề công chứng; chủ trì, phối hợp với Bộ, ngành có liên quan hướng dẫn, quản lý hoạt động của công chứng viên và các tổ chức hành nghề công chứng trong cả nước;

h) Phê duyệt Điều lệ của Hiệp hội công chứng viên Việt Nam sau khi thống nhất ý kiến với Bộ Nội vụ; đình chỉ thi hành và yêu cầu sửa đổi nghị quyết, quyết định, quy định, quy tắc đạo đức hành nghề công chứng do Hiệp hội công chứng viên Việt Nam ban hành trái với quy định của Luật này và các quy định khác của pháp luật có liên quan; thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước khác đối với Hiệp hội công chứng viên Việt Nam;

i) Kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm về hoạt động công chứng theo thẩm quyền;

k) Quản lý và thực hiện hợp tác quốc tế về hoạt động công chứng;

l) Nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan.

2. Bộ Ngoại giao chủ trì, phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra việc thực hiện công chứng của cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài, tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng cho viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao được giao thực hiện công chứng; định kỳ hằng năm báo cáo Bộ Tư pháp về hoạt động công chứng của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

3. Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình, có trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc thực hiện quản lý nhà nước về công chứng.

Điều 64. Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

1. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện việc quản lý nhà nước về công chứng tại địa phương và có các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

a) Tổ chức thi hành, tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công chứng, chính sách phát triển nghề công chứng;

b) Ban hành và triển khai thực hiện Đề án quản lý, phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại địa phương phù hợp với quy định của Luật này, chiến lược phát triển về lĩnh vực công chứng và điều kiện thành lập tổ chức hành nghề công chứng; quyết định cho phép thành lập, thay đổi và thu hồi quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng, cho phép hợp nhất, sáp nhập Văn phòng công chứng;

c) Quyết định thành lập Phòng công chứng, bảo đảm cơ sở vật chất và phương tiện làm việc cho các Phòng công chứng; quyết định việc chuyển đổi hoặc giải thể Phòng công chứng theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan;

d) Ban hành mức giá tối đa đối với dịch vụ theo yêu cầu liên quan đến việc công chứng tại địa phương;

đ) Xem xét, quyết định chuyển giao thẩm quyền chứng thực giao dịch từ Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã sang tổ chức hành nghề công chứng tại những địa bàn cấp huyện đã phát triển được tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng yêu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức theo quy định của Chính phủ;

e) Quản lý nhà nước đối với Hội công chứng viên tại địa phương;

g) Kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm về công chứng theo thẩm quyền;

h) Báo cáo Bộ Tư pháp về hoạt động công chứng tại địa phương theo định kỳ hằng năm hoặc theo yêu cầu;

i) Nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan.

2. Sở Tư pháp chịu trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về công chứng tại địa phương, thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan.

Điều 65. Địa bàn cấp huyện đã phát triển được tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng yêu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức

1. Việc chuyển giao thẩm quyền chứng thực giao dịch từ Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã sang tổ chức hành nghề công chứng chỉ được xem xét tại các địa bàn cấp huyện đã đáp ứng các yêu cầu sau đây:

a) Có ít nhất 02 tổ chức hành nghề công chứng đã được thành lập từ 02 năm trở lên và đang hoạt động ổn định, hiệu quả tại thời điểm quyết định việc chuyển giao;

b) Các tổ chức hành nghề công chứng được phân bố hợp lý, thuận lợi cho cá nhân, tổ chức trong phạm vi tỉnh, thành phố.

2. Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh căn cứ vào các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều này để xem xét, quyết định chuyển giao phù hợp với điều kiện thực tế tại địa phương, bảo đảm việc cung cấp dịch vụ công chứng thuận lợi, hiệu quả cho cá nhân, tổ chức có yêu cầu.

Chương VII

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 66. Sửa đổi, bổ sung quy định pháp luật có liên quan

Sửa đổi, bổ sung khoản 4 Điều 5 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch như sau:

“4. Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại điểm a, b và c khoản 1, điểm b khoản 2 Điều này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng (sau đây gọi chung là tổ chức hành nghề công chứng)”.

Điều 67. Hiệu lực thi hành

1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2025.

2. Nghị định này thay thế Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Công chứng năm 2014.

Điều 68. Điều khoản chuyển tiếp

1. Phòng công chứng, Văn phòng công chứng thành lập trước ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành mà chưa đáp ứng các điều kiện về trụ sở theo quy định của Nghị định này thì phải đáp ứng các điều kiện này trong thời hạn 01 năm kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành.

2. Văn phòng công chứng thành lập trước ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành mà chưa có Điều lệ của Văn phòng công chứng thì phải xây dựng Điều lệ theo khoản 2 Điều 22 của Nghị định này.

Trong thời hạn 30 (ba mươi) ngày kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực, Văn phòng công chứng gửi Điều lệ của tổ chức mình đến Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động. Sở Tư pháp có trách nhiệm xem xét Điều lệ của Văn phòng công chứng theo khoản 2 Điều 22 của Nghị định này, nếu không đáp ứng nội dung theo khoản 2 Điều 22 của Nghị định này thì có văn bản thông báo rocx lý do. Văn phòng công chứng phải xây dựng lại Điều lệ bảo đảm nội dung theo khoản 2 Điều 22 của Nghị định này và gửi lại cho Sở Tư pháp.

3. Văn phòng công chứng thành lập trước ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành được tiếp tục hoạt động và trong thời hạn 01 kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành phải đáp ứng điều kiện quy định tại Điều 20 của Nghị định này.

4. Văn phòng công chứng được thành lập trước ngày Luật Công chứng năm 2014 có hiệu lực thi hành phải thay đổi tên gọi theo quy định của Luật Công chứng năm 2014 được ưu tiên lấy lại tên cũ của mình, trừ trường hợp Văn phòng công chứng đó không có yêu cầu hoặc nộp hồ sơ đề nghị thay đổi tên gọi sau Văn phòng công chứng khác.

Điều 69. Trách nhiệm thi hành

Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này./.

Nơi nhận: - Ban Bí thư Trung ương Đảng; - Thủ tướng, các Phó Thủ tướng Chính phủ; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc CP; - HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TW; - Văn phòng Tổng bí thư; - Văn phòng Trung ương và các Ban của Đảng; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Hội đồng Dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội; - Văn phòng Quốc hội; - Tòa án nhân dân tối cao; - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; - Kiểm toán Nhà nước; - UB giám sát tài chính QG; - Ngân hàng Chính sách xã hội; - Ngân hàng Phát triển Việt Nam; - Ủy ban TW Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; - VPCP: BTCN, các PCN, Trợ lý TTCP, TGĐ Cổng TTĐT, các Vụ, Cục, đơn vị trực thuộc, Công báo; - Lưu: VT, KTN (3b).KN.240

TM. CHÍNH PHỦ THỦ TƯỚNG Phạm Minh Chính

---

[1] Theo quy định của Luật Kinh doanh bảo hiểm năm 2022 thì Điều này phải quy định về Giới hạn trách nhiệm bảo hiểm (con số tối đa) chứ không phải là số tiền tối thiểu