Dirrective No.01/2001/CT-TTg, promulgated by the Prime Minister of Government, on the enforcement of the Government's Decree on notarization and authentication.

• Số hiệu: 01/2001/CT-TTg
• Loại văn bản: Chỉ thị
• Nơi ban hành: Thủ tướng Chính phủ
• Người ký: Phan Văn Khải
• Ngày ban hành: 05/03/2001

THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ ********	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 01/2001/CT-TTg	Hà Nội, ngày 05 tháng 3 năm 2001

CHỈ THỊ

VỀ VIỆC TRIỂN KHAI THỰC HIỆN NGHỊ ĐỊNH CỦA CHÍNH PHỦ VỀ CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC

Ngày 08 tháng 12 năm 2000 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 75/2000/NĐ-CP về công chứng, chứng thực và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 4 năm 2001 để thay thế Nghị định số 31/CP ngày 18 tháng 5 năm 1996 về tổ chức và hoạt động Công chứng nhà nước. Để triển khai thực hiện nghiêm chỉnh Nghị định này, Thủ tướng Chính phủ chỉ thị:

I. Tổ chức việc rà soát các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành có liên quan đến công chứng, chứng thực; ban hành văn bản hướng dẫn thi hành Nghị định về công chứng, chứng thực.

1. Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phải tiến hành việc rà soát các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành do Bộ, ngành, địa phương mình ban hành và hoàn thành việc sửa đổi, bổ sung hoặc hủy bỏ các văn bản có liên quan không còn phù hợp với Nghị định mới về công chứng, chứng thực; báo cáo kết quả cho Bộ Tư pháp trước ngày 31 tháng 3 năm 2001.

Riêng về việc sao y giấy tờ, Bộ Tư pháp phối hợp với Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội và Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ tiến hành rà soát để hủy bỏ các quy định bắt buộc người dân phải nộp bản sao giấy tờ do Phòng Công chứng chứng nhận trong hồ sơ tuyển sinh, tuyển dụng, bổ nhiệm, tuyển lao động, giải quyết chính sách...; Bộ Giáo dục và Đào tạo có trách nhiệm hướng dẫn các trường học, cơ sở giáo dục và đào tạo trong cả nước về việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ và các giấy tờ khác từ sổ gốc, không dồn công việc cho cơ quan công chứng, chứng thực. Cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận giấy tờ xét thấy cần bản chính để đối chiếu, thì phải tự mình đối chiếu bản chụp với bản chính.

2. Từ nay đến hết quý I năm 2001:

- Bộ Tư pháp ban hành Thông tư hướng dẫn thi hành Nghị định về công chứng, chứng thực; hướng dẫn việc sử dụng thống nhất các sổ công chứng, sổ chứng thực, quy định và hướng dẫn việc sử dụng mẫu hợp đồng, giao dịch thông dụng và mẫu nội dung lời chứng;

- Bộ Tài chính phối hợp với Bộ Tư pháp ban hành Thông tư liên tịch về lệ phí công chứng, chứng thực và chi phí khác theo quy định tại Điều 16 của Nghị định về công chứng, chứng thực;

- Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ phối hợp với Bộ Tư pháp, Bộ Tài chính và Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội nghiên cứu sửa đổi, bổ sung các quy định liên quan đến chế độ lương đối với công chứng viên tại Nghị định số 25/CP ngày 23 tháng 5 năm 1993 của Chính phủ quy định tạm thời chế độ tiền lương mới của công chức, viên chức hành chính, sự nghiệp và lực lượng vũ trang, trình Chính phủ xem xét, ban hành.

II. Kiện toàn tổ chức, bảo đảm về nhân sự và cơ sở vật chất cho hoạt động công chứng, chứng thực.

1. Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tiến hành rà soát lại tổ chức, biên chế, trụ sở, phương tiện làm việc và cơ sở vật chất của các Phòng Công chứng hiện có tại địa phương mình. Trong thời hạn 1 năm, kể từ ngày Nghị định về công chứng, chứng thực có hiệu lực, phải thực hiện xong việc kiện toàn, sắp xếp lại, bảo đảm cho các Phòng Công chứng có đủ tiêu chuẩn, điều kiện quy định tại Điều 26 của Nghị định về công chứng, chứng thực; những nơi còn thiếu so với nhu cầu, thì ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thành lập thêm Phòng Công chứng bảo đảm thuận lợi cho việc thực hiện yêu cầu công chứng của cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức tại địa phương mình. Việc phân chia thẩm quyền địa hạt giữa các Phòng Công chứng theo quy định tại khoản 1 Điều 23 của Nghị định về công chứng, chứng thực phải được thực hiện xong trước ngày 31 tháng 3 năm 2001.

Bộ Tư pháp phối hợp với Bộ Kế hoạch và Đầu tư và Bộ Tài chính chuẩn bị đề án tiếp tục triển khai Dự án tin học hoá công chứng đến các Phòng Công chứng còn lại trong cả nước, trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định.

2. Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm chỉ đạo ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh bố trí cán bộ tư pháp có trình độ cử nhân Luật chuyên trách thực hiện công tác chứng thực ở cấp huyện, đồng thời bố trí ổn định người có đủ tiêu chuẩn theo quy định của Nghị định số 09/1998/NĐ-CP ngày 23 tháng 01 năm 1998 và Nghị định số 83/1998/NĐ-CP ngày 10 tháng 10 năm 1998 giúp ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn trong công tác chứng thực; việc đăng ký chữ ký tại Sở Tư pháp của những người thực hiện chứng thực theo quy định tại khoản 2 Điều 22 và khoản 2 Điều 24 của Nghị định về công chứng, chứng thực phải được thực hiện xong trước ngày 31 tháng 3 năm 2001. ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm bảo đảm cơ sở vật chất, phương tiện cần thiết cho hoạt động chứng thực của ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và xã, phường, thị trấn.

3. Theo sự hướng dẫn của Bộ Tư pháp, Chủ tịch ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm chấn chỉnh hoạt động công chứng, chứng thực tại địa phương mình, không để hiện tượng ùn tắc, quá tải về hoạt động công chứng, chứng thực. Người thực hiện công chứng, chứng thực phải nêu cao tinh thần trách nhiệm trong công việc, không gây phiền hà, sách nhiễu cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức yêu cầu công chứng, chứng thực. Chủ tịch ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và Chủ tịch ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn chịu trách nhiệm về chất lượng và lề lối hoạt động chứng thực tại địa phương mình.

III. Chuẩn bị Đề án thực hiện thí điểm việc chuyển hoạt động của một số Phòng Công chứng sang chế độ tự trang trải.

Bộ Tư pháp phối hợp với Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ, Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch và Đầu tư tiến hành khảo sát, nghiên cứu và chuẩn bị Đề án thực hiện thí điểm việc chuyển hoạt động của một số Phòng Công chứng sang chế độ tự trang trải trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định vào quý IV năm 2001.

Bộ Tư pháp có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện Chỉ thị này và báo cáo Thủ tướng Chính phủ trước ngày 15 tháng 4 năm 2001.

Chỉ thị này có hiệu lực kể từ ngày ký. Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Chỉ thị này.

Phan Văn Khải (Đã ký)

Tiếng Anh (English)

THE PRIME MINISTER OF GOVERNMENT -----	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom - Happiness ----------
No: 01/2001/CT-TTg	Hanoi, March 05, 2001

DIRECTIVE

ON THE ENFORCEMENT OF THE GOVERNMENT�S DECREE ON NOTARIZATION AND AUTHENTICATION

On December 8, 2000, the Government promulgated Decree No.75/2000/ND-CP on notarization and authentication, which takes effect as from April 1, 2001 in replacement of Decree No.31/CP of May 18, 1996 on the organization and operation of the State Notary Public. In order to organize the strict implementation of this Decree, the Prime Minister gives the following instructions:

I. TO ORGANIZE THE REVISION OF THE CURRENT LEGAL DOCUMENTS RELEVANT TO NOTARIZATION AND AUTHENTICATION; AND TO PROMULGATE DOCUMENTS GUIDING THE IMPLEMENTATION OF THE DECREE ON NOTARIZATION AND AUTHENTICATION

1. The ministries, the ministerial-level agencies, the agencies attached to the Government and the Peoples Committees of the provinces and centrally-run cities shall have to revise the current legal documents respectively promulgated by themselves and complete the amendment, supplement or annulment of the relevant documents which are no longer consistent with the new Decree on notarization and authentication; then report the results thereof to the Justice Ministry before March 31, 2001.

Particularly for the duplication of papers, the Justice Ministry shall coordinate with the Ministry of Education and Training, the Ministry of Labor, War Invalids and Social Affairs and the Government Commission for Organization and Personnel in revising and annulling regulations on compulsory inclusion of copies of papers notarized by the notary public offices in the dossiers for student enrollment, labor recruitment, appointment, entitlement of preferential policies...; the Ministry of Education and Training shall have to guide schools and educational and training establishments throughout the country in issuing copies of diplomas, certificates and other papers on the basis of original records kept by themselves, in order to reduce the workload of notary public and authentication bodies. When bodies and organizations, upon receiving papers, deem it necessary to compare copies with their originals, they shall have to request and compare such copies with the originals by themselves.

2. From now till the end of the first quarter of 2001:

- The Justice Ministry shall promulgate a Circular to guide the implementation of the Decree on notarization and authentication; guide the unified use of notary public books and authentication books, set out forms of common contracts and transactions as well as formal notary inscriptions, and guide the use thereof;

...

...

...

- The Government Commission for Organization and Personnel shall coordinate with the Justice Ministry, the Finance Ministry and the Ministry of Labor, War Invalids and Social Affairs in studying the amendments and/or supplements to the regulations related to the wage regime for the notaries in the Governments Decree No.25/CP of May 23, 1993 on provisional regulation on new wage regime for public servants, administrative and public-service employees and armed forces servicemen, then submitting them to the Government for consideration and promulgation.

II. TO STRENGTHEN THE ORGANIZATION AND ENSURE THE ADEQUATE PERSONNEL AND MATERIAL FACILITIES FOR THE NOTARIZATION AND AUTHENTICATION ACTIVITIES

1. The Peoples Committees of the provinces and centrally-run cities shall revise the organization, pay-roll, working offices and means and material facilities of the existing notary public offices in their respective localities. Within 1 year from the effective date of the Decree on notarization and authentication, they shall have to complete the strengthening and reorganization and ensure that all notary public offices are up to the standards and meet all the conditions prescribed in Article 26 of the Decree on notarization and authentication. Where the existing notary public offices are incapable of satisfying the notarization and authentication demands, the concerned People�s Committees of the provinces and centrally-run cities shall set up more notary public offices in order to facilitate the performance of notarization requirements of individuals, enterprises and organizations in their respective localities. The division of regional competence among the notary public offices according to the provisions in Clause 1, Article 23 of the Decree on notarization and authentication must be completed before March 31, 2001.

The Justice Ministry shall coordinate with the Ministry of Planning and Investment and the Finance Ministry in preparing the plan on continued execution of the project for computerization of notarization activities of the notary public offices which have not yet computerized their notarization activities, throughout the country, then submitting it to the Prime Minister for consideration and decision.

2. The Peoples Committees of the provinces and centrally-run cities shall have to direct the Peoples Committees of rural districts, urban districts, provincial capitals, provincial towns in disposing judicial officials of the law bachelor level to carry out on the full-time basis the authentication work at the district level, and at the same time make stable appointment of personnel who are qualified according to the provisions of the Governments Decrees No.09/1998/ND-CP of January 23, 1998 and Decree No.83/1998/ND-CP of October 10, 1998, to assist the Peoples Committees of communes, wards and district townships in authentication activities. The registration of signatures at the provincial/municipal Justice Services by the authentication performers according to the provisions of Clause 2, Article 22 and Clause 2, Article 24, of the Decree on notarization and authentication must be completed before March 31, 2001. The Peoples Committees of the provinces and centrally-run cities shall have to furnish material facilities and means necessary for authentication activities of the Peoples Committees of rural districts, urban districts, provincial capitals, provincial towns, communes, wards and district townships.

3. Under the Justice Ministrys guidance, the presidents of the Peoples Committees of the provinces and centrally-run cities shall have to rectify the notarization and authentication activities in their respective localities, thus avoiding the state of congestion and overload in notarization and authentication activities. Notarization and authentication performers must show their sense of responsibility in their work, must not cause troubles to and harass individuals, enterprises and organizations that request notarization and authentication. The presidents of the Peoples Committees of rural districts, urban districts, provincial capitals and provincial towns and the presidents of the Peoples Committees of communes, wards and district townships shall be responsible for the quality and arrangement of authentication activities in their respective localities.

III. TO PREPARE THE PLAN FOR EXPERIMENTAL APPLICATION OF THE SELF-FINANCING REGIME TO ACTIVITIES OF A NUMBER OF NOTARY PUBLIC OFFICES

The Justice Ministry shall coordinate with the Government Commission for Organization and Personnel in conducting surveys, study and elaboration of the plan for experimental application of the self-financing regime to activities of a number of notary public offices, then submitting it to the Prime Minister for consideration and decision in the fourth quarter of 2001.

The Justice Ministry shall have to monitor, urge and inspect the implementation of this Directive and report it to the Prime Minister before April 15, 2001.

...

...

...

THE PRIME MINISTER OF GOVERNMENT




Phan Van Khai