|
BỘ
NGOẠI GIAO
******
Số:
80/2004/LPQT
|
Hà
Nội, ngày 18 tháng 8 năm 2004
|
Viện trợ cho Dự án tăng cường
năng lực thanh tra Bộ Kế hoạch và Đầu tư nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt
Nam/Vương quốc Anh năm 2004 có hiệu lực từ ngày 25 tháng 5 năm 2004./.
|
|
TL.
BỘ TRƯỞNG BỘ NGOẠI GIAO
KT. VỤ TRƯỞNG VỤ LUẬT PHÁP VÀ ĐIỀU ƯỚC QUỐC TẾ
PHÓ VỤ TRƯỞNG
Nguyễn Hoàng Anh
|
VIỆN TRỢ CHO DỰ ÁN TĂNG CƯỜNG NĂNG LỰC THANH TRA BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU
TƯ NƯỚC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM/VƯƠNG QUỐC ANH NĂM 2004
1. Tôi
vinh hạnh thông báo tới Ngài rằng tiếp theo các thảo luận gần đây giữa hai
Chính phủ chúng ta về việc hỗ trợ phát triển, Chính phủ Vương quốc Anh và Bắc
Ailen có ý định cung cấp một khoản viện trợ (từ sau đây gọi là “Khoản viện trợ”)
tối đa £ 493,103 (Bốn trăm chín mươi ba nghìn một trăm lẻ ba Bảng Anh) cho
Chính phủ Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam để phân bổ cho Dự án Tăng cường
Năng lực thanh tra Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
2. Cơ chế của dự
án và mục đích sử dụng vốn được phân bổ sẽ được quy định trong Biên bản Dự án
đính kèm đây. Chi tiết của cơ chế có thể thay đổi trong khuôn khổ phân bổ tổng
thể đã được hai Chính phủ chúng ta thống nhất.
3. Việc phân bổ
sẽ được tiến hành phù hợp với các Thủ tục và Thông lệ áp dụng cho việc Chi tiêu
các Nguồn Viện trợ Tài chính của Vương quốc Anh (từ sau đây gọi là “Các thủ tục”).
4. Toàn bộ tiền
viện trợ sẽ được dùng cho chi phí trong nước. Khoản viện trợ này được cung cấp
trên cơ sở hiểu biết rằng việc kiểm toán sẽ được thu xếp theo các khoản 11 và
12 của các Thủ tục. Các chi phí trong nước thuộc Dự án này phải được kiểm toán
Nhà nước Việt Nam kiểm toán hàng năm. Các báo cáo Kiểm toán năm hoàn chỉnh về
chi phí thực tế và cần thiết phát sinh đã được chi trả trong một năm tài chính
cụ thể sẽ phải chuyển cho Chính phủ của chúng tôi trong vòng 12 tháng sau khi kết
thúc năm tài chính. Cơ chế kiểm toán cũng được quy định tại Biên bản Dự án.
Phương pháp tiến hành được quy định tại Bên bản Dự án.
5. Khoản viện
trợ sẽ không được dùng để đáp ứng các chi phí từ thuế nhập khẩu hoặc hải quan
do Chính phủ của Ngài đặt ra. Trừ khi Chính phủ của tôi có quyết định khác, Khoản
viện trợ sẽ không được sử dụng để thanh toán bất kỳ khoản nghĩa vụ hoặc thuế
nào khác (*kể cả thuế đánh vào lương) phí hoặc các phụ phí tương tự do Chính phủ
của Ngài hoặc bất cứ cơ quan nhà nước địa phương tại Việt Nam đánh vào trực tiếp
hoặc gián tiếp vào hàng hóa và/hoặc dịch vụ được cung cấp.
6. Chính phủ của
Ngài sẽ có thư theo mẫu Phụ lục I để chỉ định Công ty Crow Agents Financial
Services Ltd (từ sau đây gọi là CAFSL), làm Đại lý của Ngài tại Vương quốc Anh,
để quản lý các cơ chế tài chính quy định trong Công hàm này. Sau khi CAFSL được
chỉ định, Chính phủ của Ngài sẽ đề nghị CAFSL mở một tài khoản đặc biệt phù hợp
với các điều kiện tại khoản 5.1 của Các Thủ tục. Tài khoản đặc biệt sẽ có tên
là Tài khoản Viện trợ năm 2004 cho Dự án Tăng cường Năng lực Thanh tra Bộ Kế hoạch
và Đầu tư Việt Nam (từ sau đây gọi là “Tài khoản”) .
7. Xét việc
CAFSL chấp thuận là Đại lý của Ngài theo chỉ định, Chính phủ của Ngài sẽ cam kết
bồi hoàn và tránh để CAFSL phải bồi hoàn trước các khiếu nại thanh toán tiền của
bên thứ ba và các nghĩa vụ (ngoài chi phí gián tiếp) phát sinh trong quá trình
Đại lý thực hiện nghiêm chỉnh các nghĩa vụ trong khuôn khổ Khoản viện trợ.
8. Trừ khi Chính
phủ của tôi có chấp thuận khác, thời hạn giải ngân của Khoản viện trợ này sẽ tiếp
tục cho đến khi kết thúc dự án, ngày 31 tháng 5 năm 2006.
9. Một Đại lý đấu
thầu mua sắm được Chính phủ của tôi chấp thuận sẽ mua sắm và thu xếp hợp đồng
“thoả thuận hợp tác” quốc tế với một định chế kiểm toán quy định tại khoản
38(v) và Phụ lục 3 của Biên bản Dự án và được Khoản Viện trợ cấp kinh phí.
Chính phủ của Ngài sẽ chỉ định một Đại lý mua sắm được chấp thuận bằng cách gửi
một thư chỉ định Đại lý đó theo mẫu quy định tại Phụ lục 1 của Công hàm này.
10. Chính phủ
của Ngài sẽ cho phép các nhân viên có thẩm quyền của Chính phủ tôi đi thăm dự
án được rút vốn từ Khoản viện trợ và sẽ cung cấp các thông tin liên quan đến dự
án, tiến độ và nguồn tài trợ theo yêu cầu của các nhân viên này.
11. Chính phủ
của tôi bảo lưu quyền rà soát các thủ tục và thực tế mua sắm để đảm bảo hiệu quả
đầu tư, tính minh bạch và liêm khiết. Chính phủ của ngài sẽ đảm bảo rằng các
đơn vị và nhân sự được sử dụng để mua sắm hàng hóa và dịch vụ được thanh toán
theo cơ chế này sẽ tạo điều kiện tiếp cận đẩy đủ cho nhân viên Chính phủ tôi tiến
hành kiểm tra và đánh giá nghiêm túc tính hiệu quả, kể cả việc kiểm tra và đánh
giá các văn bản về quy trình mua sắm, đánh giá đấu thầu, cấp hợp đồng, các quyết
định của ban chấm thầu và các văn bản liên quan khác, cũng như cách tiến hành
công việc hàng ngày. Chính phủ của Ngài sẽ đảm bảo quyền tiếp cận cho các đại
diện của Chính phủ của tôi theo quy định tại các hợp đồng giữa cơ quan mua sắm
và người mua của Chính phủ của ngài.
12. Chính phủ
của tôi sẽ có quyền kiểm tra phần trăm các chi phí mua hàng hóa dịch vụ, và thực
trạng và xuất xứ các mặt hàng cung ứng. Chi phí cho các cuộc kiểm tra này do
DFID Việt Nam tài trợ.
13. Chính phủ
của Ngài sẽ cấp kinh phí bổ sung cho Khoản viện trợ khi cần thiết để hoàn thành
(các) dự án đã được phê chuẩn và sẽ đảm bảo rằng kinh phí được cấp trong cùng
khoảng thời gian với Khoản viện trợ và phù hợp với mọi chương trình giải ngân
được hai Chính phủ chúng ta thống nhất quyết định.
14. Trừ khi
hai Chính phủ chúng ta có thỏa thuận khác, Chính phủ của ngài sẽ đảm bảo rằng mọi
hàng hóa và dịch vụ có tính liên tục được thanh toán từ Khoản Viện trợ, sẽ được
dùng cho mục đích, và bởi người sử dụng chừng nào các hàng hóa và dịch vụ đó
còn dùng được, và trong trường hợp các hàng hóa hoặc dịch vụ đó không hoặc bị dừng
sử dụng, Chính phủ của tôi sẽ có quyền thu hồi từ Chính phủ của Ngài giá trị
hàng hóa và dịch vụ liên quan.
15. Nếu có bất
kỳ thay đổi nào mà theo quan điểm của Chính phủ tôi làm tổn hại lớn đến giá trị
phát triển của dự án, hai Chính phủ chúng ta sẽ tham vấn theo thông lệ các biện
pháp giải quyết vấn đề và các tiến trình giải pháp có thể. Trong trường hợp có
thay đổi như vậy Chính phủ của tôi có quyền thay đổi hoặc chấm dứt đóng góp tài
chính của mình cho dự án.
16. Chính phủ
của Ngài sẽ đảm bảo rằng, trong trường hợp phát sinh tố tụng hình sự từ các cuộc
thanh tra thí điểm theo khuôn khổ Dự án, tố tụng đó sẽ không dẫn đến việc cơ
quan hữu quan của Ngài áp dụng hình phạt từ hình đối với ngài áp dụng hình phạt
tử hình đối với người bị buộc tội.
17. Trong trường
hợp tài liệu này được dịch, bản tiếng Anh sẽ có giá trị quyết định.
18. Xin đề nghị
Ngài ký vào dưới đây nếu các cơ quan quy định ở trên được Chính phủ Cộng hoà xã
hội chủ nghĩa Việt Nam chấp thuận.
19. Nhân dịp
này tôi xin gửi tới Ngài lời chào trân trọng nhất.
|
|
THAY
MẶT CHÍNH PHỦ VƯƠNG QUỐC ANH
BỘ PHÁT TRIỂN QUỐC TẾ ANH
THỨ TRƯỞNG THỨ NHẤT
Ngài Nghị sỹ Gareth Thomas,
|
Ngày 25 tháng 5 năm 2004.
Tôi xin xác nhận rằng Chính phủ
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam chấp nhận nội dung Thông báo của Ngài và
Thông báo ghi lại các hiểu biết của Chính phủ hai nước chúng ta vấn đề này. Tôi
cũng hiểu rằng CAFSL với vai trò là Đại lý của chúng tôi sẽ viết thư gửi Chính
phủ của tôi về việc triển khai thỏa thuận này bắt đầu có hiệu lực từ ngày hôm
nay. Thỏa thuận sẽ được gọi là Viện trợ cho Dự án xây dựng Năng lực Thanh tra Bộ
Kế hoạch và Đầu tư của Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam/Vương quốc Anh năm
2004.
|
|
THAY
MẶT CHÍNH PHỦ NƯỚC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
BỘ TRƯỞNG BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ
Ngài Võ Hồng Phúc
|
Ngày 25 tháng
5 năm 2004.
PHỤ LỤC I.
VIỆN TRỢ CHO DỰ ÁN XÂY DỰNG NĂNG LỰC THANH TRA BỘ KẾ HOẠCH
VÀ ĐẦU TƯ CỦA CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM/ VƯƠNG QUỐC ANH NĂM 2004
1. Tôi xác nhận việc chỉ định
công ty của Ngài làm Đại lý của Chính phủ Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
(“Chính phủ ”) để mua sắm và dàn xếp việc cung cấp các dịch vụ “thỏa thuận hợp
tác” quốc tế (và mọi việc vận chuyển hàng) được yêu cầu theo khoản Viện trợ nêu
trên về “Dự án xây dựng Năng lực Thanh tra Bộ Kế hoạch và Đầu tư” với số tiền tối
đa là 103.000USD (một trăm và ba nghìn Đôla Mỹ).
2. Việc mua các dịch vụ và mọi
dàn xếp vận chuyển hàng hóa sẽ được tiến hành theo thủ tục do Bộ phát triển Quốc
tế của Chính phủ Vương quốc Anh (DFID) quy định.
3. Các tài liệu gốc phát sinh hoặc
bất kỳ hàng hóa hay tài liệu nào công ty của Ngài cầm giữ liên quan đến Hợp đồng
này sẽ thuộc tài sản của Chính phủ. Không được hủy bỏ các vật đó nếu không có sự
đồng ý bằng văn bản của DFID.
4. Phương pháp tính phí và chi
phí dịch vụ cung ứng phải được sự chấp thuận trước của Phòng Tư vấn và giám sát
mua sắm của DFID.
5. Các khoản phí đã được chấp
thuận của Ngài đối với việc mua sắm và thu xếp vận chuyển sẽ được CAFSL, đại diện
Chính phủ, thanh toán trực tiếp cho Ngài, khi công ty Ngài xuất trình hóa đơn về
số tiền đến hạn thanh toán.
6. Thỏa thuận này được lập trên
cơ sở hiểu biết rằng các đại diện của Chính phủ Vương quốc Anh, vào mọi thời điểm,
có thể tiếp cận trực tiếp các tài liệu gốc và các thông tin khi cần thiết để giải
trình các khoản phí và chi phí đã tính.
|
|
THAY
MẶT CHÍNH PHỦ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
BỘ TRƯỞNG BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ
Võ Hồng Phúc
|
THỦ TỤC
VÀ THÔNG LỆ ÁP DỤNG ĐỐI VỚI VIỆC CHI CÁC NGUỒN LỰC VIỆN TRỢ TÀI CHÍNH CỦA VƯƠNG
QUỐC ANH
Nội dung:
1. Phê duyệt dự án và hợp đồng.
2. Phụ lục A: Đại lý mua sắm –
Thư chỉ định.
3. Phụ lục B: Giấy chứng nhận
thanh toán.
4. Phụ lục C: Yêu cầu hoàn chi
phí trong nước.
PHÊ DUYỆT DỰ ÁN VÀ HỢP ĐỒNG
1. Dự án.
1.1. Mọi đề án phân bổ tiền từ
các nguồn lực viện trợ đối với một dự án cụ thể, cùng với toàn bộ chi tiết của
dự án, kể cả địa điểm, phân chia giai đoạn, tổng chi phí và công tác triển khai
của nhà thầu, sẽ được Chính phủ nước đề nghị gửi cho Cao Ủy Anh, Đại Sứ quán
Anh hoặc Văn phòng Thống đốc, để chuyển tiếp tới Bộ phát triển Quốc tế (DFID).
1.2. Để phê duyệt các đề án đó,
DFID sẽ định rõ:
i) Số tiền viện trợ phân bổ cho
dự án;
ii) Số tiền phân bổ được dùng
cho các chi phí trong nước;
iii) Liệu có chỉ định, và theo
quy trình nào Đại lý mua sắm sẽ được chỉ định để thu xếp mua sắm cho dự án;
iv) Hình thức kiểm toán áp dụng
đối với việc phân bổ mọi chi phí trong nước hoặc mua sắm;
v) Mọi điều kiện đặc biệt khác.
Không được phép sửa đổi dự án đã
được DFID phê duyệt cũng như các điều kiện do DFID ràng buộc với việc tài trợ
cho dự án mà không có sự chấp thuận trước DFID; và trừ khi được quy định trong
các hiệp định phù hợp hoặc Biên bản Ghi nhớ, chấp thuận đó phải bằng văn bản.
1.3. Quốc gia có dự án sẽ sử dụng
thư chỉ định quy định tại Phụ lục A, chỉ định một Đại lý Mua sắm được Phòng
Chính sách và Thông lệ Mua sắm (PPU) của DFID chấp thuận.
1.4. Sau khi đã có phê duyệt dự
án và Đại lý Mua sắm, và Công ty Crown Agents Financial Services Limited (cơ
quan quản lý các thoả thuận viện trợ tài chính – xem khoản 6) đã được chỉ định,
(nếu các tổ chức khác tham gia) hai tổ chức trên phải được thông báo về người
có thẩm quyền ký của Chính phủ nước có dự án để ký yêu cầu mua sắm.Các yêu cầu
mua sắm hàng hóa và dịch vụ đã ký sau đó sẽ được gửi Đại lý Mua sắm.
2. Hợp đồng
bên ngoài Quốc gia có dự án.
2.1. Để có thể được cấp kinh
phí, mọi hợp đồng mua hàng hóa và dịch vụ ngoài quốc gia có dự án được Đại lý
Mua sắm được chỉ định chấp thuận phải, trừ khi DFID đồng ý khác, được ký kết
sau khi cơ chế viện trợ được bắt đầu.
3. Hợp đồng
trong nước và mua sắm khác trong nước.
3.1. Để được cấp kinh phí, mọi hợp
đồng trong nước hoặc việc mua sắm khác trong nước cho một dự án đã được phê duyệt
phải, trừ khi được DFID chấp thuận khác:
i) Được DFID phê duyệt trước;
ii) Được cấp chỉ sau khi đã mời
thầu; giấy mời thầu phải được DFID phê duyệt và phải gồm các điều kiện hợp đồng
và danh mục công việc mời thầu. Hợp đồng được đưa ra đấu thầu phù hợp với phê
duyệt đó. Mọi đề án đấu thầu do những người thắng thầu đưa ra phải được DFID
phê duyệt trước khi ký hợp đồng nếu các đề án đó được đưa vào hợp đồng.
iii) Lưu và cung cấp hồ sơ tài
chính để tiến hành kiểm toán;
iv) Chịu sự giám sát của một
công ty tư vấn.
4. Chuyên
gia tư vấn.
4.1. Chỉ có các hãng tư vấn được
lựa chọn trên cơ sở tham vấn với và các điều khoản tham chiếu đã được phê duyệt
bởi, DFID mới đủ điều kiện được chỉ định cung cấp dịch vụ liên quan đến bất kỳ
hợp đồng được duyệt nào.
5. Vận
chuyển hàng hóa.
5.1. Các hàng hóa sẽ được vận
chuyển và bảo hiểm phù hợp với thông lệ cạnh tranh thương mại và không được chỉ
định cho các tầu hoặc công ty thuộc bất kỳ quốc gia đặc biệt nào. Quy định sẽ
được ghi rõ trong mọi trường hợp đồng cung ứng hàng hóa và dịch vụ để có thể được
thanh toán từ các nguồn lực viện trợ.
THỦ TỤC RÚT VỐN
6. Tài khoản.
6.1. Ngay sau khi hoàn tất Trao
đổi Công hàm Công ty Crown Agents Financial Services Limited với vai trò là Đại
lý của Chính phủ tiếp nhận viện trợ sẽ mở một tài khoản đặc biệt (sau đây gọi
là “Tài khoản”). Tài khoản sẽ được mở duy nhất phục vụ mục đích, và phù hợp với
thỏa thuận viện trợ. Tài khoản cũng sẽ được quản lý phù hợp với các khoản sau của
các Thủ tục này.
6.2. Ngay sau khi tài khoản được
mở, và trước khi tiến hành bất kỳ bước nào theo yêu cầu của cơ chế này để nhận
được tiền viện trợ phân bổ, các mẫu chữ ký của cá nhân được ủy quyền ký Yêu cầu
Hoàn chi phí trong nước được dẫn chiếu dưới đây thay mặt cho Chính phủ nước tiếp
nhận viện trợ phải được cung cấp cho DFID. Mọi thay đổi về cá nhân đó phải được
thông báo theo cách thức tương tự. Công ty Crown Agents Financial Services
Limited sẽ, đồng thời và theo số lần thay đổi, thông báo cho DFID tên của các
quan chức của Crown Agents Financial Services Limited được ủy quyền hợp lệ đại
diện cho mình ký Đề nghị Rút vốn được dẫn chiếu dưới đây, và sẽ cung cấp mẫu
đúp chữ ký của từng quan chức đó.
6.3. DFID sẽ thanh toán thường
xuyên vào Tài khoản khi nhận được đề nghị mà công ty Crown Agents Financial
Services Limited được uỷ quyền xuất trình thay mặt Chính phủ nước tiếp nhận. Từng
khoản thanh toán sẽ cấu thành việc rút tiền viện trợ. Số tiền viện trợ được rút
theo bất kỳ lần nào sẽ đủ, cùng với bất kỳ số dư còn lại trên Tài khoản, để
trang trải các khoản thanh toán đến hạn từ tiền viện trợ với các điều kiện của
Trao đổi Công hàm. Chính phủ nước tiếp nhận phải hoàn trả bằng văn Bảng Anh mọi
số tiền thanh toán từ Tài khoản và sau đó được một chủ thầu hoặc một người bảo lãnh
hoàn tiền cho Chính phủ nước tiếp nhận.
6.4. Công ty Crown Agents
Financial Services Limited sẽ thanh toán trực tiếp hoặc hoàn tiền từ Tài khoản
đối với các hợp đồng, tư vấn hoặc các mua sắm trong nước khác được phê duyệt
theo các Mục từ 1 đến 5 ở trên. Crown Agents Financial Services Limited vào cuối
mỗi tháng sẽ gửi một sao kê chi tiết thống kê mọi khoản nợ và ghi có của Tài
khoản trong tháng đó.
7. Thanh
toán trực tiếp.
7.1. Đối với các khoản thanh
toán trực tiếp đến hạn theo một hợp đồng về hàng hóa hoặc dịch vụ với một công
ty nước ngoài quốc gia có dự án, việc rút tiền từ Tài khoản chỉ được tiến hành
khi Công ty Crown Agents Financial Services Limited nhận được Chứng chỉ Thanh
toán từ các chủ thầu liên quan theo mẫu tại Phụ lục B cùng với các hóa đơn dẫn
chiếu tại Phụ lục; hoặc
8. Hoàn tiền.
8.1. Đối với hoàn tiền đã thanh
toán cho các hàng hóa và dịch vụ tại nước có dự án, việc rút tiền từ Tài khoản
phải được tiến hành phù hợp với đề nghị Hoàn chi phí trong nước theo mẫu tại Phụ
lục C. Từng Đề nghị Hoàn chi phí trong nước phải được chuyển với hai biên lai
cho DFID để ký tiếp và được đính kèm với danh mục chi tiết tại Mục 3 hoặc 5 của
Đề nghị đó.
8.2. Mọi Đề nghị Hoàn Chi phí
Trong nước phải có chữ ký được ủy quyền quy định tại khoản 6.2 ở trên.
9. Phí và
tiền công Đại lý.
9.1. Phí cho việc tiến hành mua
sắm và thu xếp vận chuyển theo khoản 1.4 nêu trên của Đại lý mua sắm sẽ được
thanh toán bởi và được ghi nợ vào Tài khoản. Phí cho việc quản lý các cơ chế viện
trợ tài chính của Công ty Crown Agents Financial Services Limited theo khuôn khổ
khoản Viện trợ đại diện cho Chính phủ nước tiếp nhận được DFID thanh toán từ
trung tâm và không lấy từ tiền viện trợ.
10. Số dư
hiện còn trong Tài khoản.
10.1. Mọi số dư còn lại trong
tài khoản 6 tháng sau ngày giải ngân cuối cùng của tiền viện trợ phải được gửi
lại DFID.
CHI PHÍ TRONG NƯỚC: CHỨNG TỪ KẾ TOÁN.
11. Thanh
toán thông qua Chính phủ nước tiếp nhận.
11.1. Việc thanh toán các chi
phí trong nước thông qua các Tài khoản của Chính phủ nước tiếp nhận phải được bổ
trợ hoặc bởi các sao kê được chứng nhận và kiểm toán hợp lệ hoặc bởi các chứng
từ phù hợp khác.Chứng từ có thể cung cấp theo ba phương thức sau:
a) Báo cáo được kiểm toán hàng
năm
Chính phủ nước tiếp nhận chứng
nhận rằng một số tiền cụ thể đã được chi cho các mục đích đã thỏa thuận và báo
cáo này được kiểm toán độc lập và một giấy chứng nhận do cơ quan kiểm toán độc
lập trong nước cấp. Từng báo cáo năm đã kiểm toán được cung cấp thành ba bản
cho DFID và được ký tiếp bởi cấp kiểm toán phù hợp; Báo cáo ghi số tiền viện trợ
đã rút và các chi phí thực tế phát sinh trong năm tài chính và chứng nhận rằng
các chi phí phát sinh phù hợp với các điều khoản và điều kiện của Hiệp định viện
trợ và mọi điều kiện để dự án được chấp thuận tài trợ từ tiền viện trợ;
b) Kiểm toán của Tổ chức.
Một hệ thống kế toán và kiểm
toán nội bộ được thành lập trong khuôn khổ cơ cấu giám sát quản lý của một dự
án quy mô lớn. Các hàng mục trong nước được thanh toán trực tiếp cho nhà thầu
khi xuất trình đề nghị thanh toán đã được một chuyên gia tư vấn xác nhận; một
kiểm toán viên bên ngoài được DFID chấp thuận sẽ được chỉ định để kiểm toán tài
khoản của chuyên gia tư vấn. Các báo cáo hoặc giấy chứng nhận phải được cung cấp
cho DFID và Cơ quan Kiểm toán Quốc gia (NAO) như một nghĩa vụ;
c) Kiểm toán thường xuyên.
Từng đề nghị hoàn tiền theo Phụ
lục E của Chính phủ nước tiếp nhận được một kiểm toán viên bên ngoài được DFID
chấp thuận xác nhận và được Chính phủ nước tiếp nhận thường sử dụng theo các điều
khoản Hợp tác Kỹ thuật. Kiểm toán viên xác nhận rằng đề nghị thanh toán là
chính xác và phù hợp với các điều khoản thuận viện trợ và có thể thanh toán.
12. Thanh
toán trực tiếp.
12.1. Theo phương thức này DFID
tiếp quản chức năng kế toán từ Chính phủ sở tại theo cách không cần kiểm toán
thường xuyên. Việc thanh toán được tiến hành từ các tài khoản sở tại mà DFID kiểm
soát trực tiếp tới các nhà cung ứng và nhà thầu địa phương trên cơ sở các giấy
chứng nhận mà các Quan chức hợp tác Kỹ thuật (TCOs) hoặc các bên được ủy quyền
khác cung cấp thông qua sử dụng hệ thống sau (đôi khi có thể được sửa đổi với từng
dự án với sự chấp thuận của DFID);
i) Các đề nghị thanh toán đã được
chứng nhận của các chủ thầu trong nước có các chứng từ đính kèm cần gửi cho đại
diện được phép của Vương quốc Anh tại nước hoặc khu vực của nước tiếp nhận.
ii) Đại diện của Vương quốc Anh
theo các điều khoản của biên bản dự án sẽ được thanh toán cho chủ thầu theo thỏa
thuận tại hợp đồng.
iii) Đại diện Vương quốc Anh sẽ gửi
từng đề nghị thanh toán cho DFID cùng với hóa đơn ghi rõ số tiền đã trả và giá
trị Bảng Anh tương đương của số tiền đã trả.
iv) DFID sẽ uỷ quyền cho Crown
Agents Financial Services Limited hoàn cho đại diện Vương quốc Anh số tiền đề
nghị và số tiền này sẽ được hạch toán là một khoản rút tiền viện trợ.
12.2. Không kiểm toán nhưng sẽ
lưu giữ các tài khoản tại DFID hoặc bởi Crown Agents Financial Services Limited
cùng mọi chứng từ liên quan và sẵn sàng cung cấp để NAO kiểm toán.
PHỤ LỤC A
Thưa Ngài
Vương quốc Anh/Viện trợ
………………..*19….
* Phân bổ/Tên dự án:
1. Tôi xác nhận việc chỉ định
Ngài làm Đại lý của Chính phủ ………………........ (sau đây được gọi là “Chính phủ ”)
để mua sắm và thu xếp vận chuyển hàng hoá theo yêu cầu phân bổ viện trợ nêu
trên cho số tiền tối đa .....................
2. Việc mua sắm và thu xếp vận
chuyển hàng hóa được xử lý theo thủ tục do Bộ Phát triển Quốc tế (DFID) quy định.
3. Các chứng từ gốc phát sinh hoặc
mọi hàng hóa hoặc chứng từ liên quan đến Hợp đồng này mà công ty của Ngài cầm
giữ sẽ thuộc tài sản của Chính phủ. Không được phép thải loại các vật đó mà
không có sự chấp thuận trước bằng văn bản của DFID.
4. Phương pháp tính phí và tiền
công của Ngài cho các dịch vụ cung ứng phải được sự chấp thuận trước của Phòng
Chính sách và Thông lệ mua sắm của DFID.
5. Phí của Ngài về việc tiến
hành mua sắm và thu xếp vận chuyển đã được duyệt sẽ được Crown Agents Financial
Services Limited đại diện cho Chính phủ thanh toán trực tiếp cho Ngài khi xuất
trình hóa đơn của công ty ngài về số tiền đến hạn.
6. Thỏa thuận này được lập trên
cơ sở hiểu biết rằng các đại diện hoặc người được chỉ định của DFID được tiếp cận
trực tiếp, vào mọi thời điểm, các chứng từ gốc và các thông tin các đại diện hoặc
người được chỉ định có thể yêu cầu liên quan đến mọi khoản phí và tiền công đã
tính.
Kính thư
Thay mặt Chính phủ …………………………
* Xoá nếu cần
PHỤ LỤC B
GIẤY CHỨNG NHẬN THANH TOÁN
1. Tham chiếu: Đại lý
……………………………………………………………......
Mã số DFID (MIS):
……………………………………………………………......
Nhà thầu/Nhà cung ứng:
…………………………………………………………….
2. Tên khoản viện trợ:
……………………………………………………………….
3. Dự án:
……………………………………………………………………………
4. Ngày chào hàng/hợp đồng:
……………………………………………………….
5. Mô tả hàng hóa:
…………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………......
6. Tổng giá …………………… và Các điều
khoản ………………………………...
|
Số hóa đơn
|
Ngày
|
Số tiền
|
Mô tả tóm tắt hàng hóa,
công việc và /hoặc dịch vụ
|
|
|
|
|
|
8. Tại đây tôi chứng nhận rằng:
a) Số tiền tham chiếu trong (các)
hóa đơn liệt kê ở trên, hoặc các bản sao hóa đơn, đính kèm giấy chứng nhận
thanh toán đã đến hạn thanh toán;
b) Tôi có quyền thay mặt công ty
có tên dưới đây ký giấy chứng nhận này;
c) (Đối với mọi hợp đồng
CFR/CIF) hàng hóa đã được vận chuyển và bảo hiểm phù hợp với thông lệ cạnh
tranh thương mại và không được chỉ định cho các công ty, tầu hoặc máy bay thuộc
bất kỳ quốc tịch hoặc quốc gia đặc biệt nào.
|
Ký tên
Tên
Chức vụ
|
……………………….
……………………….
……………………….
|
Tên công ty
Và địa chỉ
Telephone
Fax
|
……………………………………
……………………………………
……………………………………
……………………………………
……………………………………
……………………………………
……………………………………
|
PHỤ LỤC C
ĐỀ NGHỊ HOÀN CHI PHÍ TRONG NƯỚC
Các thông tin được yêu cầu trong
tất cả các mục phải được cung cấp trước khi tiến hành thanh toán:
Số sêri của Giấy chứng nhận
này………………………………..
Mục (1) (Nguồn và phân bổ
viện trợ)
(a) Tên nguồn viện trợ (Vương quốc
Anh/…………….. Viện trợ ………… 19..)
(b) Tên phân bổ dự án
………………………………………
Mục (2) (Địa điểm Dự án)
(a) Cung cấp các chi tiết về địa
điểm dự án, nghĩa là các tham chiếu bản đồ và địa chỉ chính thức của:
(i) Công trình …………………………..
(ii) Trung tâm quản trị dịch vụ
……………………………….
(iii) Các địa điểm mua hàng nếu
không phải tại (i) hoặc (ii) ……………………….
Mục (3) (Chứng từ Kiểm
toán).
(a) Ghi rõ phương pháp phương thức
kiểm tra các chi phí trong nước thuộc dự án này, (xem mục 3 của thủ tục).
……………………………
(b) Hãy xác nhận rằng cơ quan kiểm
toán đã được thông báo và cung cấp các chi tiết liên quan đến đề nghị thanh
toán này.
(c) Nếu hệ thống chứng từ không
chỉ thuộc kiểm toán, hãy đính kèm mọi chứng từ gốc liên quan với đề nghị thanh
toán gửi đại diện hữu quan của Vương quốc Anh .
Mục (4) (các chi tiết về
chi phí của Dự án).
1. Ghi rõ giá trị chi phí trong
nước của Dự án tới thời điểm này.
………………………………………………………………….
2. Trừ mọi chi phí trong nước do
tổ chức khác cung cấp.
3. Trừ mọi chi phí trong nước
không đủ điều kiện để hoàn tiền.
………………………………………………………………….
4. Trừ mọi chi phí trong nước đã
đề nghị thanh toán
………………………………………………………………….
5. Số tiền đề nghị hoàn tiền cần
được thanh toán
………………………………………………………………….
Mục (5) (Các chi tiết về
chi phí của đề nghị thanh toán này).
Hãy đính kèm các chi tiết về
cách thức đã sử dụng số tiền được đề nghị thanh toán tại Mục (4) 5, nghĩa là khối
lượng công việc đã tiến hành, nguyên vật liệu đã mua, lao động đã sử dụng, máy
móc đã thuê hoặc mua, các hợp đồng đã ký, và các dịch vụ đã sử dụng v.v…
Mục (6) (Chứng nhận)
Chứng nhận Đề nghị Thanh toán
và Đề nghị Hoàn tiền.
Tôi xác nhận rằng đề nghị hoàn số
tiền …………. là chính xác và số tiền được đề nghị đã đến hạn hợp lệ trên cơ sở
các thông tin đã cung cấp ở trên và khối lượng công việc đã tiến hành, nguyên vật
liệu đã mua, và các chi phí cần thiết khác đã phát sinh liên quan đến Dự án.
Tôi có thẩm quyền ký thay mặt
Chính phủ
……………………………………………………………………
Ký tên ……………………...
Ngày ……………………….
Mục (7)
Tôi đã kiểm tra đề nghị này và tự
thấy thỏa mãn rằng các thông tin yêu cầu tại tất cả các mục đã được cung cấp,
và đề nghị phù hợp với các điều khoản Trao đổi Công hàm. Tôi có quyền ký thay mặt
cho Chính phủ Vương quốc Anh.
Đề nghị hoàn tiền được duyệt.
Ký tên ………………………..
Ngày ………………………….