QUY CHẾ
QUẢN LÝ DỰ ÁN CỦA VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 07/2001/QĐ-VPCP ngày 02 tháng 11 năm 2001 của
Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Quy chế này áp dụng cho việc quản lý các dự án tăng cường
năng lực của Văn phòng Chính phủ và các dự án của các tổ chức tư vấn của Thủ tướng
Chính phủ đặt tại Văn phòng Chính phủ do các tổ chức quốc tế hoặc nước ngoài
tài trợ dưới hình thức hỗ trợ phát triển chính thức (sau đây goị chung là dự án
của Văn phòng Chính phủ).
Điều 2. Mục đích của Quy chế nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả quản
lý và thực hiện các dự án tăng cường năng lực của Văn phòng Chính phủ và của
các tổ chức tư vấn của Thủ tướng Chính phủ đặt tại Văn phòng Chính phủ, góp phần
thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao.
Điều 3. Việc xây dựng và thực hiện các dự án; nhiệm vụ và thành
viên của Ban Quản lý của từng dự án cụ thể do Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng
Chính phủ quyết định trên cơ sở đề nghị của các đơn vị hữu quan trong Văn phòng
Chính phủ.
Chương II
TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ VÀ
THỰC HIỆN DỰ ÁN
Điều 4. Trách nhiệm của Ban Quản lý các dự án của Văn phòng Chính phủ
1. Nghiên cứu, xác định nhu cầu về các dự án và
xây dựng kế hoạch dự án tăng cường năng lực của Văn phòng Chính phủ trên cơ sở
đề xuất của các đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ, trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm
phê duyệt.
2. Hướng dẫn các đơn vị có nhu cầu thực hiện dự
án tiến hành xây dựng đề cương, xác định mục tiêu, nội dung của dự án trên cơ sở
chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Chính phủ và phương hướng công tác trong từng
thời kỳ, tránh chồng chéo với các dự án khác; hướng dẫn các Ban Quản lý dự án mới
thành lập về các quy định, quy trình, thủ tục thực hiện dự án.
3. Đóng góp ý kiến vào đề cương dự án, thực hiện
các thủ tục cần thiết để đăng ký đề cương dự án với các cơ quan quản lý nhà nước
có liên quan.
4. Cử các bộ tham gia Ban Chuẩn bị dự án.
5. Thẩm tra và góp ý kiến vào dự thảo văn kiện dự
án, trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm xem xét, quyết định.
6. Giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm trong việc theo
dõi, kiểm tra hoạt động của các dự án nhằm đảm bảo các dự án được thực hiện
đúng mục tiêu, nội dung, tiến độ nêu trong văn kiện dự án, các quy định của nhà
nước và yêu cầu của nhà tài trợ.
7. Giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm trong việc tổ chức
đánh giá hiệu quả của các dự án.
Điều 5. Trách nhiệm của Ban Chuẩn bị dự án
1. Ban Chuẩn bị dự án do Bộ trưởng, Chủ nhiệm
quyết định, bao gồm một số thành viên là cán bộ có trình độ, kinh nghiệm về công
tác thiết kế dự án và lĩnh vực chuyên môn của dự án, làm việc theo chế độ kiêm
nhiệm và tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ.
2. Ban Chuẩn bị dự án có nhiệm vụ sau:
a) Là đầu mối của Văn phòng Chính phủ trong việc
theo dõi, cung cấp thông tin, hỗ trợ Đoàn chuyên gia xây dựng dự án trong qúa
trình soạn thảo, hoàn thiện văn kiện dự án.
b) Soạn thảo “Điều khoản giao việc” cho Đoàn
chuyên gia, bao gồm: nội dung công việc; phương pháp và thời gian làm việc, sản
phẩm và thời hạn giao nộp sản phẩm; các yêu cầu về trình độ, năng lực, kinh
nghiệm chuyên môn,... của chuyên gia, trình Ban Quản lý các dự án của Văn phòng
Chính phủ, nhà tài trợ thông qua.
c) Phối hợp với nhà tài trợ để thuê chuyên gia
tham gia xây dựng dự án, theo các thủ tục và quy định của nhà tài trợ trên cơ sở
điều khoản giao việc và tình hình thực tế của cơ quan.
d) Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình
làm việc của Đoàn chuyên gia, bảo đảm tiến độ và các yêu cầu trong đề cương dự
án.
đ) Đàm phán, thống nhất với Nhà tài trợ về nội
dung dự thảo văn kiện dự án để trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm thông qua; làm thủ tục
đăng ký, thẩm định dự án với các cơ quan liên quan và hoàn thiện thủ tục trình
cấp có thẩm quyền phê duyệt.
3. Trường hợp Nhà tài trợ không yêu cầu phải
thuê chuyên gia xây dựng văn kiện dự án, Ban Chuẩn bị dự án trực tiếp tiến hành
xây dựng văn kiện dự án và làm thủ tục để phê duyệt văn kiện dự án.
Điều 6. Ban Quản lý dự án
1. Ban Quản lý dự án do Bộ trưởng, Chủ nhiệm quyết
định trên cơ sở đề xuất của Ban Quản lý các dự án của Văn phòng Chính phủ, đơn
vị chủ trì dự án và Vụ Tổ chức các bộ.
2. Cơ cấu và số lượng thành viên Ban Quản lý dự
án tuỳ thuộc vào quy định của Nhà tài trợ và yêu cầu của từng dự án, bao gồm:
a) Giám đốc dự án (Chuyên trách hoặc kiêm nhiệm):
là cán bộ cấp Vụ trưởng trở lên, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của dự
án trước Bộ trưởng, Chủ nhiệm và nhà tài trợ. Trong trường hợp Giám đốc dự án
là kiêm nhiệm, có thể có một Phó Giám đốc là cán bộ cấp Vụ để giúp Giám đốc dự
án điều hành, xử lý một số phần việc của dự án theo uỷ quyền của Giám đốc dự
án.
b) Điều phối viên dự án: có trách nhiệm giúp
Giám đốc dự án lập chương trình, kế hoạch và phối hợp các hoạt động của dự án đảm
bảo hiệu quả, tiến độ thực hiện dự án.
c) Kế toán trưởng và kế toán viên dự án: có
trách nhiệm giúp Giám đốc dự án thực hiện việc chi tiêu và quản lý tài chính của
dự án.
d) Thư ký dự án: có trách nhiệm lập và tổ chức
thực hiện chương trình, kế hoạch làm việc của Giám đốc dự án, soạn thảo thư từ
giao dịch, công văn giấy tờ.
3. Ban Quản lý dự án có trách nhiệm:
a) Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện dự án
bảo đảm đúng mục tiêu, nội dung, tiến độ nêu trong văn kiện dự án; thực hiện
đúng chế độ chi tiêu tài chính, chế độ bảo mật, quy trình thực hiện dự án, các
quy định của nhà nước và yêu cầu của nhà tài trợ.
b) Trực tiếp làm việc với đối tác, bảo đảm sự hợp
tác chặt chẽ theo những thoả thuận đã được ký kết giữa hai bên.
Điều 7. Trách nhiệm của các tổ chức, đơn vị trong việc xây dựng, chủ
trì dự án
1. Các đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ có trách
nhiệm đề xuất nhu cầu về các dự án và xây dựng đề cương dự án để Ban Quản lý
các dự án của Văn phòng Chính phủ tổng hợp chung trong kế hoạch dự án của Văn
phòng Chính phủ.
2. Các đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ được
phân công chủ trì các dự án có nội dung liên quan đến lĩnh vực quản lý của đơn
vị; các tổ chức tư vấn của Thủ tướng Chính phủ đặt tại Văn phòng Chính phủ có dự
án thuộc lĩnh vực quản lý, có trách nhiệm:
a) Chủ trì, phối hợp với Ban Quản lý các dự án của
Văn phòng Chính phủ trong việc tìm kiếm và đàm phán với các đối tác.
b) Đề xuất danh sách cán bộ của đơn vị mình tham
gia Ban Chuẩn bị dự án và Ban Quản lý dự án.
c) Hỗ trợ Ban Chuẩn bị dự án, đoàn chuyên gia
trong qúa trình xây dựng văn kiện dự án và góp ý kiến vào dự thảo nội dung văn
kiện dự án.
d) Giám sát, kiểm tra hoạt động của dự án, bảo đảm
thực hiện đúng các quy định trong văn kiện dự án, quy định của nhà nước và yêu
cầu của nhà tài trợ.
Điều 8. Trách nhiệm của các đơn vị có liên quan
1. Vụ Tổ chức cán bộ nghiên cứu ý kiến của các
đơn vị liên quan, đề xuất đơn vị chủ trì dự án, các thành viên tham gia Ban Chuẩn
bị dự án và Ban Quản lý dự án, trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm quyết định.
2. Vụ Quan hệ Quốc tế phối hợp với Ban Quản lý
các dự án của Văn phòng Chính phủ và đơn vị chủ trì dự án để tìm kiếm các nguồn
tài trợ và tham mưu cho lãnh đạo tiếp nhận các nguồn tài trợ cho Văn phòng
Chính phủ một cách có hiệu quả.
3. Phòng Tài vụ của Văn phòng Chính phủ có trách
nhiệm hướng dẫn chế độ tài chính, kế toán theo quy định của nhà nước và thống nhất
các thủ tục hành chính với nhà tài trợ, kiểm tra kế toán định kỳ; giúp Ban Quản
lý dự án chấp hành đúng các quy định về tài chính của nhà tài trợ và của nhà nước;
theo dõi việc sử dụng các tài sản của dự án.
4. Cục Quản trị I, Cục Hành chính - Quản trị II
có trách nhiệm bảo đảm các điều kiện, cơ sở vật chất mà Văn phòng Chính phủ có
nghĩa vụ đóng góp theo nội dung quy định trong văn kiện dự án.
Chương III
XÂY DỰNG DỰ ÁN
Điều 9. Nghiên cứu, đề xuất nhu cầu về các dự án
1. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của
Văn phòng Chính phủ và tình hình, nhiệm vụ cụ thể trong từng giai đoạn, các đơn
vị chủ động đề xuất nhu cầu về dự án hàng năm của đơn vị mình.
2. Ban Quản lý các dự án của Văn phòng Chính phủ
tổng hợp nhu cầu dự án của các đơn vị, xây dựng kế hoạch dự án hàng năm của Văn
phòng Chính phủ, trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm phê duyệt.
Điều 10. Xây dựng và đăng ký đề cương dự án
1. Căn cứ kế hoạch dự án hàng năm đã được phê
duyệt, theo hướng dẫn của Ban Quản lý dự án của Văn phòng Chính phủ, các đơn vị
được phân công chủ trì dự án tiến hành dự thảo đề cương dự án, lấy ý kiến của
các đơn vị liên quan trong Văn phòng Chính phủ để hoàn thiện đề cương và đăng
ký với Ban Quản lý các dự án của Văn phòng Chính phủ.
2. Đề cương dự án cần nêu rõ các nội dung: luận chứng
về sự cần thiết của dự án, các mục tiêu của dự án, dự kiến các sản phẩm và hoạt
động chính, cách thức điều hành và thực hiện dự án, dự kiến đơn vị thực hiện, dự
kiến nhu cầu nguồn lực (và nhà tài trợ nếu có thể).
3. Ban Quản lý các dự án tập hợp, trình Bộ trưởng,
Chủ nhiệm thông qua các đề cương dự án và làm thủ tục đăng ký với các cơ quan
quản lý nhà nước.
Điều 11. Liên hệ với các đối tác và tìm nguồn hỗ trợ
1. Căn cứ vào đề cương dự án đã được Bộ trưởng,
Chủ nhiệm thông qua, Ban Quản lý các dự án của Văn phòng Chính phủ phối hợp với
Vụ Quan hệ quốc tế và đơn vị chủ trì dự án tìm các đối tác có khả năng hỗ trợ dự
án và các phương án tài trợ.
2. Ban Quản lý các dự án của Văn phòng Chính phủ
hướng dẫn các đơn vị chủ trì trong việc đàm phán với các đối tác nhằm đạt được
một dự án hỗ trợ đáp ứng mục tiêu, yêu cầu tăng cường năng lực của Văn phòng
Chính phủ; kịp thời báo cáo xin ý kiến Bộ trưởng, Chủ nhiệm về những vấn đề
quan trọng phát sinh trong qúa trình đàm phán và kết quả đàm phán.
Điều 12. Xây dựng văn kiện dự án
1. Văn kiện dự án phải đáp ứng yêu cầu về mục
tiêu, nội dung đã được xác định trong đề cương dự án. Đối với những vấn đề phát
sinh, thay đổi lớn so với đề cương dự án, Ban Chuẩn bị dự án cần trao đổi, thống
nhất với Ban Quản lý các dự án của Văn phòng Chính phủ để trình Bộ trưởng, Chủ
nhiệm quyết định.
2. Nội dung dự thảo văn kiện dự án phải được đơn
vị chủ trì dự án xem xét, có ý kiến trước khi trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm.
3. Việc xây dựng dự án kết thúc khi dự thảo văn
kiện dự án đã hoàn tất, được Bộ trưởng, Chủ nhiệm và nhà tài trợ thông qua.
Điều 13. Thẩm đinhh và phê duyệt dự án
Sau khi dự thảo văn kiện dự án đã được Bộ trưởng,
Chủ nhiệm và Nhà tài trợ thông qua, Ban Chuẩn bị dự án phối hợp với Ban Quản lý
các dự án của Văn phòng Chính phủ và Vụ Quan hệ quốc tế làm các thủ tục để gửi
các cơ quan hữu quan thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt dự án, bảo đảm
đúng quy trình, thủ tục và thời hạn đã quy định.
Chương IV
QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC THỰC
HIỆN DỰ ÁN
Điều 14. Quản lý tài chính
1. Tuỳ theo quy định của từng Nhà tài trợ, các dự
án được mở tài khoản riêng. Các giao dịch tài chính phải thực hiện thông qua
tài khoản của dự án. Tuỳ từng dự án cụ thể, Bộ trưởng, Chủ nhiệm quyết định người
làm chủ tài khoản và Giám đốc dự án là người thừa uỷ quyền của chủ tài khoản.
2. Giám đốc dự án chịu trách nhiệm trực tiếp đối
với công tác quản lý tài chính của dự án, kể cả đối với nguồn vốn đối ứng cấp từ
ngân sách nhà nước.
3. Uỷ viên phụ trách tài chính của Ban Quản lý
các dự án của Văn phòng Chính phủ giúp Trưởng Ban Quản lý các dự án rà soát các
báo cáo dự toán, quyết toán, bảo đảm thực hiện đúng các quy định nêu trong văn
kiện của dự án.
4. Phòng Tài vụ thực hiện các trách nhiệm quy định
tại khoản 3 Điều 8 của Quy chế này.
5. Việc kiểm toán đối với từng dự án thực hiện
theo quy định trong văn kiện dự án.
Điều 15. Mua sắm trang thiết bị và thuê dịch vụ
Việc mua sắm trang thiết bị và thuê dịch vụ của
dự án được thực hiện theo văn kiện dự án, bảo đảm các quy định của Nhà nước và Nhà
tài trợ, đặc biệt là các quy định về đấu thầu. Trong trường hợp có thể, cần ưu
tiên mua hàng hoá và thuê dịch vụ trong nước.
Điều 16. Chế độ báo cáo định kỳ
Việc tuyển, thuê chuyên gia trong, ngoài nước và
các cán bộ tham gia vào qúa trình thực hiện dự án thực hiện theo các quy định của
văn kiện dự án.
Điều 17. Chế độ báo cáo định kỳ
Giám đốc dự án báo cáo tiến độ thực hiện dự án
cho nhà tài trợ và Ban Quản lý các dự án của Văn phòng Chính phủ theo quy định
trong văn kiện dự án.
Điều 18. Điều chỉnh dự án
Trong qúa trình thực hiện dự án, nếu cần thay đổi,
điều chỉnh nội dung, tiến độ, ngân sách của dự án hoặc ngừng dự án, Ban Điều
hành dự án phải bàn bạc,thống nhất với Ban Quản lý các dự án của Văn phòng
Chính phủ để trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm và nhà tài trợ xem xét, quyết định. Căn
cứ quyết định của Bộ trưởng, Chủ nhiệm và Nhà tài trợ, Ban Quản lý dự án kiến
nghị việc điều chỉnh với các cơ quan quản lý nhà nước.
Điều 19. Kết thúc dự án
1. Giám đốc dự án gửi dự thảo báo cáo tổng kết dự
án (theo các yêu cầu được quy định trong văn kiện dự án) cho Ban Quản lý các dự
án của Văn phòng Chính phủ một tháng trước khi dự án kết thúc.
2. Trên cơ sở dự thảo báo cáo tổng kết, Ban Quản
lý các dự án của Văn phòng Chính phủ chuẩn bị ý kiến cho Bộ trưởng, Chủ nhiệm
(hoặc người được uỷ quyền) tham dự cuộc họp ba bên đánh giá kết thúc dự án.
3. Khi hoạt động cuối cùng của dự án hoàn tất,
Ban Quản lý dự án thực hiện việc khoá sổ tài chính theo quy định của văn kiện dự
án, lập báo cáo quyết toán và làm các thủ tục cần thiết để quyết toán dự án.
Phòng Tài vụ Văn phòng Chính phủ giám sát qúa trình này, đồng thời phối hợp với
Cục Quản trị I, Cục Hành chính - Quản trị II làm thủ tục tiếp nhận, xử lý tài sản
của dự án.
4. Ban Quản lý dự án tiến hành các thủ tục báo
cáo kết thúc dự án với các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan theo các quy định
của Nhà nước về quản lý các dự án viện trợ.
Điều 20. Đánh giá hiệu quả dự án
1. Việc đánh giá hiệu quả dự án được quy định
trong văn kiện dự án, do các chuyên gia độc lập (trong, ngoài nước) thực hiện.
2. Ban Quản lý các dự án của Văn phòng Chính phủ
phối hợp với nhà tài trợ tiến hành việc lựa chọn các chuyên gia đánh giá và tổ
chức thực hiện hoạt động này.
3. Báo cáo đánh giá hiệu quả dự án bao gồm các nội
dung chủ yếu sau: các hoạt động đã thực hiện trong khuôn khổ dự án; những thuận
lợi và khó khăn, những mặt được và chưa được trong qúa trình triển khai thực hiện
dự án; lượng hoá tối đa (trong trường hợp có thể) các tác động mà dự án đem lại
cho cơ quan và quốc gia.
Điều 21. Chế độ bảo mật
1. Việc trao đổi, cung cấp tài liệu, thông tin
giữa hai bên đối tác trong qúa trình xây dựng và thực hiện dự án phải bảo đảm
chế độ bảo mật của nhà nước được quy định tại Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước
năm 1991 và Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước thuộc Văn phòng Chính phủ quản lý
(ban hành theo Quyết định số 03/2000/QĐ-VPCP ngày 24 tháng 3 năm 2000 của Bộ
trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ).
2. Hồ sơ, tài liệu liên quan đến dự án phải được
bảo quản, lưu giữ và sử dụng theo các quy định hiện hành của nhà nước. Những hồ
sơ, tài liệu mật phải được bảo vệ theo đúng chế độ bảo mật.
3. Các dự án cần quy định rõ về cơ chế bảo quản,
lưu giữ tài liệu; cung cấp, sử dụng thông tin và kết quả nghiên cứu của dự án.
Việc trao đổi tài liệu, thông tin với bên thứ ba hoặc sử dụng tài liệu, thông
tin của dự án vào các mục đích khác phải được phép của chủ dự án.
4. Việc trao đổi, giao dịch thư điện tử phải có
địa chỉ đăng ký tại một nhà cung cấp dịch vụ chính thức của Việt Nam; việc khai
thác thông tin trên mạng Internet phải bảo đảm thực hiện đúng Quy chế bảo mật của
nhà nước và Văn phòng Chính phủ; các máy tính sử dụng thư điện tử và Internet
không được nối với mạng LAN của Văn phòng Chính phủ và mạng rộng của Chính phủ.
Chương v
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 22. Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày ký. Trong qúa trình thực
hiện Quy chế, Ban Quản lý các dự án của Văn phòng Chính phủ có trách nhiệm tổng
hợp những vấn đề vướng mắc, phát sinh, trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm xem xét, sửa
đổi cho phù hợp./.