Chỉ thị 37/CT-TTg năm 2014 công tác quản lý đấu thầu ký kết và thực hiện hợp đồng trong dự án sử dụng nguồn hỗ trợ ODA

• Số hiệu: 37/CT-TTg
• Loại văn bản: Chỉ thị
• Nơi ban hành: Thủ tướng Chính phủ
• Người ký: Nguyễn Tấn Dũng
• Ngày ban hành: 30/12/2014

THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------------
Số: 37/CT-TTg	Hà Nội, ngày 30 tháng 12 năm 2014

CHỈ THỊ

VỀ VIỆC CHẤN CHỈNH CÔNG TÁC QUẢN LÝ ĐẤU THẦU, THƯƠNG THẢO, KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG TRONG CÁC DỰ ÁN SỬ DỤNG NGUỒN HỖ TRỢ PHÁT TRIỂN CHÍNH THỨC (ODA) VÀ NGUỒN VỐN VAY ƯU ĐÃI CỦA CÁC NHÀ TÀI TRỢ

Thời gian qua, công tác quản lý và thực hiện các dự án, chương trình sử dụng vốn ODA và vốn vay ưu đãi đã có chuyển biến tích cực. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều tồn tại, vướng mắc dẫn đến những khiếu kiện phức tạp, đặc biệt liên quan đến việc bồi thường hợp đồng, làm tăng chi phí và giảm hiệu quả đầu tư. Trong đó, nguyên nhân chủ yếu là năng lực, kinh nghiệm của một số nhà thầu còn yếu; năng lực đàm phán, ký kết và quản lý hợp đồng của các Chủ đầu tư, Chủ dự án (sau đây gọi chung là Chủ dự án) và Ban quản lý dự án còn chưa đáp ứng yêu cầu.

Để tăng cường hiệu quả công tác quản lý đấu thầu, góp phần tích cực trong việc sử dụng hiệu quả các chương trình, dự án sử dụng vốn ODA và vốn vay ưu đãi, Thủ tướng Chính phủ yêu cầu:

I. Về công tác quản lý đấu thầu và thực hiện hợp đồng

1. Các Bộ, ngành, địa phương, tập đoàn kinh tế, tổng công ty nhà nước, đặc biệt là các đơn vị có các dự án chậm tiến độ, giải ngân thấp và có nhiều vấn đề vướng mắc trong quá trình thực hiện, tiến hành rà soát, kiểm điểm những tồn tại trong hoạt động lựa chọn nhà thầu, thương thảo và ký hợp đồng đối với các gói thầu sử dụng vốn ODA, vốn vay ưu đãi trong thời gian vừa qua và đề ra những giải pháp khắc phục triệt để. Nghiêm túc thực hiện các thỏa thuận, cam kết đã được ký kết giữa Chính phủ Việt Nam với nhà tài trợ.

2. Các Chủ dự án cần thực hiện tốt các nội dung sau:

a) Đối với các gói thầu chưa phát hành hồ sơ mời thầu:

- Nội dung hồ sơ mời thầu phải phù hợp với quy định của điều ước quốc tế, thỏa thuận quốc tế đã ký với nhà tài trợ. Đồng thời, tuân thủ đầy đủ quy định về trình, thẩm định và phê duyệt các nội dung trong đấu thầu theo đúng quy định pháp luật về đấu thầu của Việt Nam;

- Đưa tiêu chuẩn đánh giá chi tiết phù hợp với yêu cầu của gói thầu vào hồ sơ mời thầu để tạo sự minh bạch, hiệu quả trong đấu thầu nhằm lựa chọn được nhà thầu đáp ứng đầy đủ về tư cách hợp lệ, năng lực, kinh nghiệm và có giải pháp khả thi để thực hiện gói thầu;

b) Đối với các gói thầu đang trong giai đoạn thương thảo hợp đồng:

- Phải đảm bảo tiến độ, nguồn vốn cho công tác đền bù, giải phóng mặt bằng trước khi ký hợp đồng. Trường hợp cấp bách cần thực hiện ngay mà chưa đảm bảo tiến độ trong công tác giải phóng, bàn giao mặt bằng như dự kiến trong hợp đồng thì chủ dự án phải đề xuất phương án xử lý trình cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định;

- Xác định rõ các cơ chế tài chính trong hợp đồng để ràng buộc nhà thầu phải bảo đảm theo yêu cầu tiến độ, chất lượng của công trình, đồng thời kiểm soát chi phí trong tổng mức đầu tư (bồi thường, thưởng, phạt, dừng hoặc chấm dứt hợp đồng). Trong quá trình thương thảo hợp đồng, rà soát tổng giá trị hợp đồng, không đưa các chi phí gián tiếp thuộc các hạng mục khác không có nguồn vốn thanh toán của dự án vào hợp đồng;

- Dự báo đối với rủi ro về tỷ giá trong trường hợp nhà thầu chào các chi phí liên quan đến việc thực hiện gói thầu bằng đồng tiền ngoại tệ, đặc biệt không cùng loại với đồng tiền thanh toán của nhà tài trợ. Trong hợp đồng phải quy định rõ nguồn chỉ số giá, phương pháp, cách thức tính giá trị tương đương, tỷ giá quy đổi. Có biện pháp kiểm soát rủi ro liên quan đến sự biến động của tỷ giá ngoại tệ trong hợp đồng;

- Quy định rõ công thức tính trượt giá đối với hàng hóa (vật tư, thiết bị, vật liệu, nguyên liệu, nhiên liệu) mua trong nước, hàng hóa mua từ nước ngoài phù hợp với quy định của pháp luật đối với loại hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh. Đồng thời nêu rõ cách thức xử lý trong trường hợp có những phát sinh do trượt giá mà chưa có công thức tính;

- Báo cáo cấp có thẩm quyền để có giải pháp cụ thể, bao gồm cả việc thuê tư vấn pháp lý trong quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng (nếu cần thiết) để tránh tình trạng tranh chấp hợp đồng;

- Trong quá trình đàm phán hợp đồng, nếu nhà thầu có đề xuất khác so với hồ sơ mời thầu, cần xem xét tính hợp lý để đưa ra quyết định nhưng phải bảo đảm về chất lượng, tiến độ và giá cả theo đúng yêu cầu của hồ sơ mời thầu, đồng thời chịu trách nhiệm về quyết định của mình.

c) Đối với các gói thầu đang thực hiện hợp đồng:

- Tăng cường giám sát, bảo đảm thực hiện hợp đồng theo đúng kế hoạch, tiến độ đã nêu trong hồ sơ dự thầu và trong hợp đồng đã ký kết;

- Thực hiện nghiêm túc việc xử lý vi phạm hợp đồng đối với các hành vi chậm tiến độ, không bảo đảm chất lượng vật tư, thiết bị, công trình... Thực hiện nghiêm túc việc công khai thông tin xử lý vi phạm theo quy định tại khoản 4 Điều 90 của Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13;

- Thực hiện việc báo cáo đầy đủ thông tin của nhà thầu nước ngoài trúng thầu tại Việt Nam theo quy định tại Điều 128 của Nghị định số 63/2014/NĐ-CP ngày 26 tháng 6 năm 2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu về Bộ Kế hoạch và Đầu tư để tổng hợp, theo dõi;

- Phối hợp chặt chẽ với chính quyền địa phương trong việc tổ chức rà soát các vướng mắc trong công tác giải phóng mặt bằng không đáp ứng tiến độ bàn giao mặt bằng như trong thỏa thuận hợp đồng, báo cáo cấp có thẩm quyền để có phương án xử lý kịp thời;

- Yêu cầu nhà thầu thực hiện biện pháp bảo lãnh tạm ứng hợp đồng tương ứng với giá trị được tạm ứng nhằm bảo toàn nguồn vốn trong trường hợp nhà thầu vi phạm hợp đồng. Đồng thời có giải pháp để giám sát nhà thầu phải sử dụng tiền tạm ứng đúng với mục đích và yêu cầu của gói thầu.

d) Phân cấp rõ trách nhiệm giữa Chủ dự án và Ban quản lý dự án theo đúng quy định hiện hành. Trường hợp cần thiết hoặc theo yêu cầu của nhà tài trợ, Ban quản lý dự án có thể đại diện Chủ dự án để thực hiện một số công việc của Chủ dự án nhưng phải có giấy ủy quyền của Chủ dự án hoặc phải có văn bản quy định phân cấp cho Ban quản lý dự án thực hiện các công việc cụ thể.

II. Về tăng cường năng lực của các Ban quản lý dự án

1. Các Bộ, ngành, địa phương, tập đoàn kinh tế, tổng công ty nhà nước cần tiến hành đánh giá năng lực của các Chủ dự án, Ban quản lý dự án để chấn chỉnh ngay việc phân cấp trong đấu thầu bảo đảm theo đúng quy định.

2. Chủ dự án khi thành lập Ban quản lý dự án phải tính đến việc sử dụng các Ban quản lý dự án hiện có, có đủ năng lực hoặc Ban quản lý dự án chuyên nghiệp để thực hiện tốt nhiệm vụ hỗ trợ thực hiện dự án và quản lý hợp đồng, phải xây dựng tiêu chí cho từng vị trí trong Ban quản lý dự án nhằm hình thành các Ban quản lý dự án chuyên nghiệp, đủ trình độ và kỹ năng về quản lý dự án; nghiên cứu và thực hiện việc phân cấp trách nhiệm cho các Ban quản lý dự án nhằm rút ngắn thời gian thực hiện các quy trình thủ tục.

3. Chủ dự án rà soát đội ngũ cán bộ Ban quản lý dự án để tăng cường bồi dưỡng năng lực chuyên môn về đấu thầu và quản lý dự án, bảo đảm tuân thủ yêu cầu chuyên môn của Chủ dự án, bên mời thầu, tổ chuyên gia đấu thầu và các cá nhân theo quy định hiện hành đồng thời nâng cao ý thức đạo đức nghề nghiệp, trách nhiệm cá nhân.

III. Tổ chức thực hiện

1. Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Chủ tịch Hội đồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng thành viên của các tập đoàn kinh tế, tổng công ty nhà nước theo chức năng, nhiệm vụ và trong phạm vi quản lý của mình chỉ đạo Chủ dự án và Ban quản lý dự án có sử dụng vốn ODA và vốn vay ưu đãi quán triệt và thực hiện tốt Chỉ thị này. Định kỳ có báo cáo hàng năm gửi về Bộ Kế hoạch và Đầu tư để tổng hợp, báo cáo Thủ tướng Chính phủ.

2. Bộ Kế hoạch và Đầu tư chủ trì, phối hợp với các Bộ, ngành, địa phương thường xuyên theo dõi, đôn đốc việc thực hiện Chỉ thị; Kiến nghị Thủ tướng Chính phủ xử lý nghiêm theo quy định hiện hành đối với các trường hợp vi phạm./.

Nơi nhận: - Ban Bí thư Trung ương Đảng; - Thủ tướng, các Phó Thủ tướng Chính phủ; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; - Văn phòng Trung ương và các Ban của Đảng; - Văn phòng Tổng Bí thư; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Hội đồng Dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội; - Văn phòng Quốc hội; - Tòa án nhân dân tối cao; - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; - Cơ quan Trung ương của các đoàn thể; - Các Tập đoàn kinh tế và Tổng công ty nhà nước; - VPCP: BTCN, các PCN, Trợ lý TTg, TGĐ Cổng TTĐT, các Vụ, Cục, Công báo; - Lưu: Văn thư, KTN (3b).

THỦ TƯỚNG Nguyễn Tấn Dũng

Tiếng Anh (English)

THE PRIME MINISTER -------	THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom – Happiness ----------------
No. 37/CT-TTg	Hanoi, December 30, 2014

DIRECTIVE

ON RECTIFYING THE BIDDING MANAGEMENT, NEGOTIATION, ENTRY INTO AND PERFORMANCE OF CONTRACTS IN PROJECTS FUNDED WITH OFFICIAL DEVELOPMENT ASSISTANCE (ODA) AND CONCESSIONAL LOANS OF DONORS

In the past, the management and implementation of projects and programs funded with ODA capital and concessional loans have seen positive changes. However, there remain many problems leading to complicated complaints or lawsuits, especially those related to contractual compensation, thus increasing costs and reducing investment effectiveness. This situation is mainly attributable to the poor capacity and experience of a number of contractors and unsatisfactory capacity of project owners and project management units to negotiate, enter into and manage contracts.

In order to increase the effectiveness of the bidding management, actively contributing to the effective implementation of programs and projects funded with ODA capital and concessional loans, the Prime Minister requests:

I. Regarding bidding management and contract performance

1. The ministries, sectors and localities, state economic groups and corporations, especially units having projects which are implemented behind schedule, have a low disbursement rate and encounter problems in the implementation process, to identify and review problems in the selection of contractors and the negotiation and entry into of contracts for bidding packages funded with ODA capital or concessional loans in the past, thereby devising thorough solutions; and to strictly implement the agreements and commitments already concluded between the Vietnamese Government and donors.

2. Project owners to properly perform the following contents:

a/ For bidding packages for which bidding dossiers have not yet been issued:

...

...

...

- To incorporate criteria for detailed evaluation that meet the requirements of bidding packages into bidding dossiers so as to ensure transparent and effective bidding to select contractors that are fully eligible in terms of status, capacity and experience and offer feasible solutions to executing bidding packages;

b/ For bidding packages in the process of contract negotiation:

- To ensure schedule and funding for compensation and ground clearance work before entering into contracts. In case of urgency to immediately execute bidding packages when still unable to ensure the planned compensation and ground clearance schedule stated in the contracts, project owners shall propose handling solutions to competent authorities for consideration and decision;

- To clearly determine financial mechanisms in the contracts to bind the contractors to ensure the schedule and quality of works, while controlling expenses in total investment amounts (compensation, bonus, fine, suspension or termination of contracts). In the process of negotiating contracts and reviewing total contract values, not to include in the contracts indirect expenses for other items that have no payment sources;

- To forecast exchange rate risks in case contractors offer bidding package execution expenses in foreign currencies, especially those different from the payment currencies of donors. Contracts must clearly state the source of price index, way of calculating equivalent values and exchange rates. To take measures to control risks related to the fluctuation of foreign exchange rates in contracts;

- To clearly determine the formula of calculating inflation rates for goods (supplies, equipment, materials, raw materials, fuels) purchased at home and for goods purchased from abroad in accordance with regulations applicable to adjustable unit price-based contracts. At the same time to clearly state the handling methods for arising amounts caused by inflation for which no calculation formula is available;

- To report to competent authorities for specific solutions, including also hiring legal consultants in the process of negotiating and entering into contracts (if necessary) in order to avoid contract disputes;

- In the course of negotiating contracts, if contractors make proposals different from bidding dossiers, to consider the reasonability of these proposals before making decision ensuring quality, schedule and price as required in bidding dossiers and take responsibility for such decision.

c/ For bidding packages for which contracts are being performed:

...

...

...

- To strictly handle contractual breaches like delayed execution, failure to ensure quality of supplies, equipment, works, etc. To disclose information on the handling of violations prescribed in Clause 4, Article 90 of Bidding Law No. 43/2013/QH13;

- To fully report on information of foreign contractors that win contracts in Vietnam under Article 128 of the Government’s Decree No. 63/2014/ND- CP of June 26, 2014, detailing a number of articles of the Bidding Law regarding contractor selection, to the Ministry of Planning and Investment for summarization and monitoring;

- To closely coordinate with local administrations in reviewing problems in ground clearance work that cause delays in the handover of ground areas agreed in the contracts and report them to competent authorities for timely handling plans;

- To request contractors to provide a guarantee for contract advances equivalent to the value of such advances in order to secure funding sources in case contractors breach contracts. At the same time to apply measures to make sure that contractors use advances for proper purposes and requirements of bidding packages.

d/ To clearly determine their responsibilities and those of project management units under current regulations. In case of necessity or at the request of donors, project management units may represent project owners to perform a number of tasks of the latter provided they have letters of authorization by project owners or documents stating the decentralization of powers to the project management units to perform specific tasks.

II. Regarding capacity building for project management units

1. The ministries, sectors and localities and state economic groups and corporations should evaluate the capacity of project owners and project management units in order to immediately rectify the decentralization of powers in bidding according to regulations.

2. Project owners, when setting up project management units, shall take into account the use of existing capable project management units or professional ones in order to properly perform the tasks of assisting the project implementation and contract management, develop criteria for each position in a project management unit in order to form professional project management units with sufficient project management qualifications and skills; study and implement the decentralization of responsibilities to project management units in order to curb time for carrying out procedures.

3. Project owners shall review project management unit staffs in order to increase bidding and project management training to ensure satisfaction of professional requirements by project owners, bid solicitors, bidding experts groups and persons according to current regulations while raising their sense of professional ethics and personal responsibility.

...

...

...

1. The ministers, heads of ministerial-level agencies, heads of government-attached agencies, chairpersons of provincial-level People’s Committees, chairpersons of Boards of Directors and chairpersons of Members’ Councils of state economic groups and corporations shall, according to their respective functions, tasks and scope of management, direct owners and management units of projects funded with ODA capital or concessional loans to thoroughly grasp and properly implement this Directive. They shall send annual reports to the Ministry of Planning and Investment for summarization and reporting to the Prime Minister.

2. The Ministry of Planning and Investment shall assume the prime responsibility for, and coordinate with other ministries, sectors and localities in, monitoring and urging the implementation of the Directive; and propose the Prime Minister to strictly handle violations under current regulations.-

PRIME MINISTER




Nguyen Tan Dung