|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
QUẬN PHÚ NHUẬN
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 71/QĐ-UBND
|
Phú
Nhuận, ngày 16 tháng 01 năm 2018
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ
CÔNG VIỆC QUA MẠNG TẠI QUẬN PHÚ NHUẬN
ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN PHÚ NHUẬN
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày
29 tháng 11 năm 2005;
Căn cứ Nghị quyết số 36a/NQ-CP
ngày 14 tháng 10 năm 2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử;
Căn cứ Quyết định số 4556/QĐ-UBND
ngày 24 tháng 8 năm 2017 của Ủy ban nhân dân Thành
phố về ban hành quy chế quản lý, sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công
việc qua mạng tại Thành phố Hồ Chí Minh;
Căn cứ Quyết định số 99/QĐ-UBND
ngày 10 tháng 02 năm 2017 của Ủy ban nhân dân quận về phân công công việc đối với
Chủ tịch, các Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân quận Phú Nhuận, nhiệm kỳ 2016-2021;
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận tại Tờ trình số 16/TTr-VP ngày 16 tháng 01 năm 2018,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản
lý, sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng tại quận Phú
Nhuận.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Điều 3. Chánh Văn phòng Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân quận, Thủ trưởng các phòng, ban chuyên môn và Chủ tịch
Ủy ban nhân dân 15 phường có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định
này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Ủy viên UBND quận;
- UBMTTQVN và các tổ chức CT-XH
quận;
- VP/HĐND&UBND quận (CVP, các PVP);
- Lưu: VT, VP (BM-39b).
|
KT.CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Võ Thành Minh
|
QUY CHẾ
VỀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC QUA MẠNG
TẠI QUẬN PHÚ NHUẬN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 71/QĐ-UBND, ngày 16 tháng 01 năm 2018 của Ủy ban nhân dân quận Phú Nhuận)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh và đối tượng áp dụng
Quy chế này quy định quản lý, sử dụng
Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng (trừ những loại văn bản mật
theo quy định).
Quy chế này áp dụng
đối với các phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân 15 phường trên địa bàn quận
Phú Nhuận (gọi tắt là đơn vị) và các cán bộ, công chức, viên chức, người lao động
(gọi tắt là cá nhân) thuộc các đơn vị này khi quản lý, sử dụng Hệ thống quản lý
văn bản và hồ sơ công việc qua mạng.
Điều 2. Giải
thích từ ngữ
1. Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ
công việc qua mạng tại Quận Phú Nhuận (gọi tắt là Hệ thống quản lý văn bản và hồ
sơ công việc qua mạng) là Hệ thống phục vụ công tác quản lý, điều hành tác nghiệp,
trao đổi thông tin giữa các đơn vị trên địa bàn thành phố. Hệ thống này bao gồm
Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại đơn vị và Hệ thống trục liên
thông của quận.
2. Hồ sơ công việc: là một tập văn bản,
tài liệu có liên quan đến một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc một
số đặc điểm chung hình thành trong quá trình theo dõi, xử lý công việc thuộc phạm
vi chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của đơn vị hoặc của cá nhân.
3. Đường công văn truyền thống: là
cách chuyển văn bản thông qua các dịch vụ bưu chính của các doanh nghiệp bưu
chính chuyển phát hoặc chuyển trực tiếp từ đơn vị gửi đến đơn vị nhận.
Điều 3. Mục
đích quy định quản lý, sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua
mạng
1. Bảo đảm giá trị pháp lý, tính toàn
vẹn và an toàn thông tin của văn bản điện tử khi được trao đổi trên Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng.
2. Thống nhất quy trình, phương thức trao
đổi văn bản điện tử Hệ thống quản lý văn bản
và hồ sơ công việc qua mạng theo đúng quy định của pháp luật hành chính.
3. Tạo điều kiện tiết giảm chi phí
thường xuyên gửi, nhận, xử lý và lưu trữ các văn bản, tài liệu dạng bản giấy
trong hoạt động của các đơn vị.
4. Thúc đẩy tính minh bạch, công khai
và khả năng tiếp cận thông tin quản lý nhà nước cho tổ chức, cá nhân, đáp ứng
yêu cầu đẩy mạnh cải cách hành chính và phát triển chính quyền điện tử tại quận.
Điều 4. Nguyên tắc
thực hiện
1. Đơn vị sử dụng Hệ thống quản lý văn
bản và hồ sơ công việc để trao đổi văn bản điện tử trong nội bộ đơn vị và giữa
các đơn vị với nhau.
2. Văn bản điện tử đã được ký bằng chữ
ký số theo quy định tại Nghị định số 26/2007/NĐ-CP của
Chính phủ, có giá trị pháp lý như văn bản giấy.
3. Trong quá trình gửi, nhận văn bản
điện tử qua hệ thống liên thông phải tuân thủ các yêu cầu về an toàn thông tin
được quy định tại Thông tư số 23/2011/TT-BTTTT ngày 11 tháng 8 năm 2011 của Bộ
Thông tin và Truyền thông quy định về việc quản lý, vận hành, sử dụng và bảo đảm
an toàn thông tin trên mạng truyền số liệu chuyên dùng của
cơ quan Đảng, Nhà nước và Công văn số 3240/BTTTT-ƯDCNTT
ngày 26 tháng 11 năm 2012 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc hướng dẫn việc
bảo đảm an toàn mạng và thông tin trên mạng truyền số liệu chuyên dùng.
4. Ý kiến chỉ đạo, điều hành tại văn
bản hợp lệ theo quy định tại Điều 8 Quy chế này được trao đổi trên hệ thống quản
lý văn bản và điều hành có giá trị tương đương với ý kiến được ghi trên văn bản
giấy.
Điều 5. Các hành
vi bị nghiêm cấm
1. Cản trở hoặc ngăn cản trái phép
quá trình truyền, gửi, nhận văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và hồ
sơ công việc qua mạng trong hoạt động của các đơn vị tại quận.
2. Truy nhập, thay đổi, giả mạo, sao
chép, tiết lộ, gửi, hủy trái phép một phần hoặc toàn bộ
văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng được
trao đổi.
3. Gian lận, mạo nhận, chiếm đoạt hoặc
sử dụng trái phép tài khoản điện tử, khóa mật mã, chứng
thư số của người khác để gửi, nhận văn bản trên Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng.
4. Lợi dụng việc trao đổi văn bản điện
tử để tiết lộ bí mật nhà nước, bí mật quân sự, an ninh, kinh tế, đối ngoại và những thông tin bí mật khác do pháp luật quy định.
Chương II
QUẢN LÝ, SỬ DỤNG
HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC QUA MẠNG
Điều 6. Tính hợp
lệ của văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng
1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản phải thực hiện theo các quy định tại Chương V, Nghị định số 34/2016/NĐ-CP
ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19
tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ đối với văn bản hành chính.
2. Các loại định dạng văn bản điện tử chuyển qua Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng:
a) Các văn bản, bảng tính, trình diễn
dưới dạng cho phép đọc và chỉnh sửa (.doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx,
odt, .ods, .odp…);
b) Các văn bản điện tử trình diễn dưới dạng chỉ đọc (.pdf, .tiff, .jpeg, .png...) phải được quét (scan) từ văn bản gốc (có chữ ký của người có
thẩm quyền ký văn bản và dấu của đơn vị).
3. Tất cả các văn bản điện tử khi
chuyển qua Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng phải có chữ ký
số theo đúng quy định tại Điều 8 của Quy chế này.
Điều 7. Văn bản
luân chuyển trên Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng
Tất cả các loại văn bản hành chính,
văn bản quy phạm pháp luật đều phải luân chuyển qua Hệ thống
quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng (trừ các văn bản mật,
đơn thư tranh chấp, khiếu nại, tố cáo) theo quy trình như sau:
1. Đối với các văn bản điện tử phù hợp
với các quy định tại Điều 8 của Quy chế này thì có giá trị pháp lý tương đương
văn bản giấy. Các đơn vị chỉ cần chuyển văn bản qua Hệ thống
quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng, không cần gửi
kèm văn bản giấy qua đường công văn truyền thống (trừ những
văn bản mà Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 quy định phải gửi
bản giấy trong quy trình xây dựng văn bản quy phạm pháp luật).
2. Đối với các văn bản điện tử không
phù hợp với quy định tại Điều 8 của Quy chế này thì chỉ có
giá trị tham khảo, không có giá trị pháp lý. Các đơn vị phải gửi kèm văn bản giấy theo đường công văn truyền thống và chuyển văn bản điện
tử qua Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng.
3. Sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn
bản và hồ sơ công việc để gửi các loại văn bản (trừ văn bản mật)
qua mạng (theo Phụ lục 1 danh mục các loại
văn bản gửi qua mạng).
4. Quá trình gửi, nhận văn bản điện tử
qua hệ thống liên thông phải đảm bảo tuân thủ đúng theo quy trình hướng dẫn (đính
kèm Phụ lục 2 hướng dẫn quy trình gửi, nhận văn bản điện tử
qua hệ thống liên thông)
Điều 8. Sử dụng
chữ ký số trong Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng
1. Văn bản điện tử luân chuyển trên Hệ
thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng phải được tích hợp chữ ký số
theo đúng các quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các
văn bản liên quan nhằm đảm bảo tính an toàn, bảo mật, tin cậy, xác thực của dữ
liệu.
2. Chữ ký số sử dụng trong Hệ thống quản
lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng phải được cung cấp và xác thực bởi Tổ chức
cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng là Cục
Chứng thực số và Bảo mật thông tin thuộc Ban Cơ yếu Chính phủ.
3. Văn bản điện tử sử dụng trong Hệ
thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng được xem là hợp lệ khi bao gồm:
- Chữ ký số của đơn vị.
- Chữ ký số của người có thẩm quyền
ký văn bản hoặc bản quét (scan) từ văn bản gốc (có chữ ký của người có thẩm quyền
ký văn bản và dấu đỏ của đơn vị).
4. Văn bản luân chuyển trên Hệ thống
quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng có tích hợp chữ
ký số hợp lệ thì có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy.
Điều 9. Cá nhân sử
dụng Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng
1. Mỗi cá nhân được cấp một tài khoản
(account) để truy cập vào Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng,
được cấp tài liệu và hướng dẫn sử dụng hệ thống nhằm phục vụ công tác chuyên
môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.
2. Khi chuyển công tác đến đơn vị mới
hoặc tiếp nhận chức năng, nhiệm vụ mới tại đơn vị, cá nhân phải liên hệ với bộ
phận phụ trách quản lý Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng tại
đơn vị để đăng ký tài khoản người dùng, cấp quyền truy cập vào hệ thống và được
đào tạo, hướng dẫn sử dụng các chức năng của hệ thống.
3. Phải thường xuyên sử dụng Hệ thống
quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng để kịp thời tiếp nhận và xử lý các
văn bản, công việc được phân công theo đúng trách nhiệm và
quyền hạn được phân công và đúng quy trình được đơn vị quy
định.
4. Bảo vệ mật khẩu, không cung cấp hoặc
để lộ mật khẩu Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng.
5. Khi có sự cố kỹ thuật xảy ra trên
hệ thống, phải ghi nhận lại sự cố và nhanh chóng thông báo với bộ phận phụ
trách quản lý Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng tại đơn vị để
được hỗ trợ và xử lý kịp thời.
Điều 10. Các đơn
vị sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng
1. Khi luân chuyển văn bản điện tử
trên Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng, đơn vị đã được cấp
chứng thư số hợp lệ bắt buộc phải tích hợp chữ ký số theo quy định tại Khoản 3
Điều 8 nhằm đảm bảo tính an toàn, bảo mật, tin cậy, xác thực của dữ liệu và chịu
trách nhiệm về nội dung văn bản điện tử.
2. Đơn vị có trách nhiệm trong việc
quản lý các tài khoản đăng nhập (gồm: tạo mới, xóa, chỉnh sửa...) vào Hệ thống
quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng của các cá nhân thuộc đơn vị.
3. Khi có sự thay đổi về nhân sự hoặc
chức vụ của cá nhân tại đơn vị:
a) Trường hợp nghỉ việc, về hưu hoặc
chuyển công tác đến đơn vị khác: thực hiện vô hiệu hóa tài khoản người dùng
trên hệ thống của đơn vị, đảm bảo cá nhân không đăng nhập và sử dụng được hệ thống
quản lý văn bản và hồ sơ công việc. Đơn vị lưu ý không xóa tài khoản của cá
nhân để tránh trường hợp mất quá trình xử lý của văn bản, công việc;
b) Trường hợp tiếp nhận cá nhân mới:
thực hiện tạo mới và phân quyền tài khoản người dùng để đăng nhập vào hệ thống;
c) Trường hợp thay đổi chức vụ hoặc vị
trí công tác của cá nhân tại đơn vị: thực hiện phân quyền, chỉnh sửa và cập nhật
thông tin tài khoản người dùng trên hệ thống.
4. Trong trường hợp Hệ thống quản lý
văn bản và hồ sơ công việc qua mạng tại đơn vị xảy ra sự cố bị ngưng hoạt động,
đơn vị phải tiến hành xử lý công việc trên giấy hoặc công cụ khác. Đồng thời,
đơn vị phải nhanh chóng liên hệ với Tổ công nghệ thông tin - Văn phòng HĐND và
UBND quận để được hỗ trợ và xử lý kịp thời. Sau khi sự cố đã được khắc phục,
đơn vị phải kiểm tra lại tính ổn định của hệ thống và thực hiện cập nhật các
thông tin đã xử lý vào hệ thống.
5. Định kỳ hàng ngày sao lưu dữ liệu
văn bản tại đơn vị để đảm bảo an toàn, an ninh cho hệ thống.
6. Khi triển khai hay sử dụng các phần
mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại đơn vị cần phối hợp với Sở Thông tin
và Truyền thông để thực hiện việc liên thông kết nối với
trục liên thông của thành phố.
Điều 11. Công
tác đảm bảo an toàn thông tin
1. Sử dụng Mạng đô thị băng thông rộng
của thành phố (Metronet) để kết nối phần
mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc của đơn vị với hệ thống trục liên thông
thành phố.
2. Sử dụng giao thức an toàn HTTPS
(TLS 1.0 trở lên) khi gửi, nhận văn bản điện tử trên hệ thống liên thông.
3. Thực hiện quét, kiểm tra và diệt
mã độc cho các văn bản điện tử trước khi phát hành. Đảm bảo tập tin (file) văn
bản điện tử an toàn, không bị lây nhiễm hoặc bị nhúng các mã độc.
4. Có các biện pháp tăng cường bảo đảm
an toàn thông tin mạng đối với hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc. Bảo
đảm an toàn đối với các tài khoản người dùng để truy cập hệ
thống liên thông và cặp khóa mã xác thực ứng dụng được cấp.
Hạn chế tối đa việc mở cổng kết nối trực tiếp phần mềm quản lý văn bản trên
Internet khi chưa có các biện pháp bảo mật như: mã hóa kênh
truyền, xác thực người dùng bằng mật khẩu mạnh, truy cập hệ thống từ xa bằng mạng
riêng ảo (VPN).
Chương III
TRÁCH NHIỆM CỦA
CÁC ĐƠN VỊ THAM GIA HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC QUA MẠNG
Điều 12. Tổ công
nghệ thông tin
1. Đảm bảo Hệ thống trục liên thông của
thành phố hoạt động ổn định và liên tục; Hỗ trợ kỹ thuật cho các đơn vị trong việc kết nối Hệ thống văn bản và hồ sơ công việc của đơn vị với Hệ thống trục liên thông của
thành phố.
2. Làm đầu mối tiếp nhận và đăng ký chứng
thư số cho các đơn vị và cá nhân; Hướng dẫn kỹ thuật cho các đơn vị ứng dụng chữ
ký số trong việc phát hành văn bản điện tử qua mạng.
3. Thống kê và báo cáo tình hình hoạt
động của Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng cho Ủy ban nhân dân
thành phố định kỳ hàng quý, 6 tháng, hàng năm hoặc theo yêu cầu đột xuất.
4. Căn cứ vào kết quả đánh giá hiệu
quả sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng của các đơn vị
hàng năm, tham mưu cho Ủy ban nhân dân quận hình thức khen
thưởng hoặc xử lý các vi phạm phù hợp.
5. Căn cứ nhu cầu của các đơn vị hàng
năm, phối hợp với phòng Tài chính kế hoạch để lập kế hoạch
kinh phí cho việc quản lý, xây dựng và duy trì Hệ thống quản lý văn bản và hồ
sơ công việc qua mạng để trình Ủy ban nhân dân quận xem xét, quyết định.
6. Thường xuyên theo dõi hoạt động của
hệ thống và tiếp nhận thông tin thông báo sự cố kỹ thuật từ
các đơn vị tham gia vào Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng.
7. Hỗ trợ các đơn vị xử lý và khắc phục
các sự cố về kỹ thuật và lỗi xảy ra trên Hệ thống quản lý
văn bản và hồ sơ công việc qua mạng trong thời gian sớm nhất.
Điều 13. Các đơn
vị tham gia vào Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng
1. Chịu trách nhiệm tổ chức triển khai, quản lý Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc trong
phạm vi quản lý của đơn vị.
2. Quán triệt và chỉ đạo cá nhân thuộc đơn vị sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công
việc qua mạng trong tác nghiệp hàng ngày.
3. Ban hành Quy chế quản lý, sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc nội bộ tại đơn vị.
4. Phải thường xuyên theo dõi hiệu quả
sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng tại đơn vị. Tổng kết,
báo cáo tình hình sử dụng về Tổ công nghệ thông tin - Văn phòng HĐND và UBND quận
hàng quý để tổng hợp báo cáo Ủy ban
nhân dân thành phố.
5. Liên hệ với Tổ công nghệ thông tin
- Văn phòng HĐND và UBND quận khi cần hỗ trợ về kỹ thuật, khắc phục sự cố hoặc
hướng dẫn sử dụng, vận hành Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng.
Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 14. Khen
thưởng và xử lý vi phạm
1. Các đơn vị và cá nhân có thành
tích xuất sắc trong việc tuân thủ và thực hiện Quy chế này sẽ được xem xét khen
thưởng theo quy định.
2. Mọi hành vi vi phạm các điều khoản
trong Quy chế này, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật, xử
lý vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện
hành.
Điều 15. Tổ chức
thực hiện
1. Thủ trưởng các đơn vị tham gia vào
Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng có trách nhiệm tổ chức triển
khai và thực hiện Quy chế này tại đơn vị.
2. Tổ công nghệ thông tin - Văn phòng
HĐND và UBND quận hướng dẫn, đôn đốc kiểm tra các đơn vị và các tổ chức, cá
nhân có liên quan thực hiện Quy chế này.
3. Văn phòng HĐND và UBND quận phối hợp
Phòng Tài chính kế hoạch đề xuất kinh phí duy trì hoạt động và vận hành Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng hàng năm trình Ủy
ban nhân dân quận.
4. Trong quá trình
thực hiện Quy chế này, nếu có vấn đề phát sinh, vướng mắc, các đơn vị phản ánh
kịp thời về Tổ công nghệ thông tin Văn phòng HĐND và UBND quận Phú Nhuận để tổng
hợp báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố xem xét, sửa đổi, bổ
sung cho phù hợp./.
PHỤ LỤC 1
DANH MỤC CÁC LOẠI VĂN BẢN GỬI, NHẬN VĂN BẢN
ĐIỆN TỬ QUA MẠNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 71/QĐ-UBND ngày 16 tháng 01 năm 2018 của Ủy ban nhân dân quận
Phú Nhuận)
1. Văn bản được gửi 100% qua mạng:
- Giấy mời họp nội bộ;
- Tài liệu phục vụ họp;
- Văn bản để biết, để báo cáo;
- Thông báo chung của cơ quan;
- Các tài liệu cần trao đổi trong quá
trình xử lý công việc;
- Lịch công tác cơ quan;
- Công văn;
- Thông tin chỉ đạo, điều hành của
lãnh đạo;
- Các chương trình, kế hoạch cơ quan.
2. Văn bản được gửi qua mạng và đồng
thời gửi bản giấy:
- Tờ trình;
- Quyết định.
PHỤ LỤC 2
HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH GỬI, NHẬN VĂN BẢN ĐIỆN
TỬ QUA HỆ THỐNG LIÊN THÔNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 71/QĐ-UBND ngày 16 tháng 01 năm 2018 của Ủy ban nhân dân quận Phú Nhuận)
I. Giải thích từ ngữ
- Hệ thống liên thông là hệ thống kết
nối, liên thông các phần mềm quản lý văn bản giữa Văn phòng Hội đồng Nhân dân
và Ủy ban Nhân dân quận Phú Nhuận với các phòng chuyên môn thuộc quận và UBND
15 phường. Hệ thống liên thông do Sở Thông tin và Truyền
thông quản lý, vận hành.
- Sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký
văn bản đến điện tử qua hệ thống liên thông (sau đây gọi tắt là sổ văn bản đi,
sổ văn bản đến) là sổ cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản đi, văn bản
đến như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung;
nơi nhận và những thông tin khác trên hệ thống liên thông để quản lý và tra
cứu văn bản.
II. Quy trình xử lý văn bản điện tử
gửi, nhận trên hệ thống liên thông
1. Tiếp nhận, chuyển giao văn bản
đến qua môi trường mạng
- Tiếp nhận văn bản đến
+ Khi tiếp nhận văn bản đến từ hệ thống
liên thông, văn thư cơ quan, đơn vị phải kiểm tra số lượng
văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có
sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người
có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
+ Vào sổ văn bản đến; Tất cả văn bản đang
được cập nhật những thông tin cần thiết về
văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội
dung.
- Chuyển giao văn bản đến
+ Sau khi vào sổ văn bản đến, văn
thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu
cơ quan, đơn vị hoặc người được người đứng đầu
cơ quan, đơn vị giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem
xét và cho ý kiến phân công chỉ đạo giải quyết. Sau khi có ý kiến phân công, ý
kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển
trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ văn bản đến và
chuyển giao cho đơn vị giải quyết (khuyến khích chuyển phân
công trực tiếp trên mạng).
+ Hoặc căn cứ nội dung của văn bản đến;
quy chế làm việc của cơ quan, đơn vị; chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, đơn
vị, văn thư chuyển giao văn bản cho đơn vị giải quyết. Đối với văn bản đến liên
quan đến nhiều đơn vị thì cần ghi rõ đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp và thời hạn
giải quyết của mỗi đơn vị (nếu cần).
- Theo dõi việc tiếp nhận, xử lý văn
bản đến: Văn thư cơ quan, đơn vị (hoặc đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ) có
trách nhiệm theo dõi việc tiếp nhận, xử lý văn bản đến của đơn vị
(hoặc chuyên viên) chủ trì được phân công giải quyết công việc. Đối với các văn
bản có nội dung yêu cầu phải báo cáo hoặc cung cấp thông tin, văn thư (hoặc đơn
vị, cá nhân được giao nhiệm vụ) phải có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn
đơn vị (hoặc chuyên viên) chủ trì lập hồ sơ giải quyết công việc được giao gắn
với văn bản đến.
2. Xử lý văn bản đến
Quy trình xử lý văn bản đến được thực
hiện trên phần mềm quản lý văn bản của các cơ quan, đơn vị. Tuy nhiên, lưu ý một
số nội dung sau:
- Cấp chuyên viên, khi lập hồ sơ giải
quyết công việc được giao cần phải gắn với văn bản đến. Thời hạn xử lý văn bản
được tính kể từ thời gian nhận được văn bản đến.
- Cấp lãnh đạo cơ quan, đơn vị: Xem
xét, kiểm tra hồ sơ trình và dự thảo văn bản. Nếu đồng ý thì phê duyệt phiếu
trình, ký duyệt văn bản (khuyến khích áp dụng ký số cá nhân của lãnh đạo trên văn
bản điện tử). Nêu không đồng ý thì
trao đổi lại với thủ trưởng đơn vị, chuyên viên chủ trì để xem xét, quyết định.
3. Xử lý văn bản đi
Quy trình xử lý văn bản đi được thực
hiện như quy trình phát hành văn bản giấy. Tuy nhiên, lưu ý một số nội dung
sau:
- Sau khi văn bản đã được lãnh đạo cơ
quan, đơn vị duyệt, văn thư kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện
tử; thực hiện ký số trên file văn bản đã được duyệt để chuẩn bị phát hành.
- Vào sổ, phát hành văn bản đi: Tất cả
văn bản phát hành được cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội
dung; nơi nhận và những thông tin khác.
Trường hợp văn bản đi có đề nghị văn
bản phản hồi, phải cập nhật đầy đủ thông tin yêu cầu phản hồi, thời hạn xử lý.
Trường hợp văn bản đi để xử lý hoặc
phản hồi cho văn bản đến, phải có liên kết với văn bản đến.
- Theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi:
+ Văn thư của cơ quan, đơn vị phát
hành văn bản có trách nhiệm theo dõi việc tiếp nhận văn bản của cơ quan, đơn vị
thuộc đối tượng phát hành.
+ Chuyên viên chủ trì có trách
nhiệm theo dõi việc tiếp nhận, xử lý văn bản do cơ quan, đơn vị
mình phát hành. Đối với các văn bản có nội dung yêu cầu phải báo cáo hoặc cung
cấp thông tin, chuyên viên phải cập nhật, theo dõi, đôn đốc thường xuyên; đồng
thời đề xuất, báo cáo lãnh đạo cơ quan, đơn vị biết, xử lý đối với các trường hợp
chậm trễ (nếu có).
4. Phân loại, xử lý văn bản điện tử theo luồng hồ sơ công việc
Chuyên viên khi lập hồ sơ giải quyết
công việc được giao cần phải đề xuất, phân loại văn bản, bao gồm: văn bản không
phải phản hồi ý kiến và văn bản phải phản hồi ý kiến.
- Văn bản không phải phản hồi ý kiến
là loại văn bản mang tính chất phổ biến để đơn vị cấp dưới, đơn vị liên quan biết,
thực hiện.
- Văn bản phải phản hồi ý kiến là loại
văn bản có nội dung yêu cầu, đề nghị đơn vị cấp dưới, các
đơn vị liên quan báo cáo, cung cấp thông tin về các nội dung nhiệm vụ, công việc
cụ thể. Đối với loại văn bản này, khi cơ quan, đơn vị nhận
được văn bản đến, sẽ thực hiện quy trình xử lý văn bản như
đã nêu ở trên, phải gửi báo cáo hoặc cung cấp thông tin về đơn vị theo yêu cầu
tại văn bản đi.
III. Hướng dẫn gửi, nhận văn bản
đi, văn bản đến
1. Thông tin chung
- Phông chữ tiếng Việt sử dụng trong
văn bản điện tử là bộ mã các ký tự chữ Việt Unicode theo tiêu chuẩn TCVN
6909:2001.
- Tất cả các văn bản đi, văn bản đến
gửi qua hệ thống liên thông bắt buộc phải có file đính kèm, có nội dung như văn
bản giấy.
- Các văn bản đi, văn bản đến có định
dạng: *.txt, *.doc, *.docx; các tài liệu bảng tính có định dạng *.csv, *.xls,
*.xlsx; các tài liệu chỉ đọc có định dạng *.pdf; các tài liệu dạng ảnh, đồ thị,
đồ họa chuyên ngành.
2. Yêu cầu cụ thể
- Các phòng ban, chuyên môn thuộc quận
và UBND 15 phường thực hiện kết nối phần mềm quản lý văn
bản của đơn vị mình với hệ thống liên thông tại địa chỉ
https://truclienthong.tphcm.gov.vn, http://10.188.177.38:8081.Tài khoản truy cập
hệ thống, cặp mã khóa xác thực ứng dụng kết nối với hệ thống
liên thông do Sở Thông tin và Truyền thông cung cấp.
- Các nội dung văn bản đi, văn bản đến
gửi, nhận qua hệ thống liên thông phải đảm bảo đóng gói đúng chuẩn edXML theo
quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông (tại văn bản số 2803/BTTT-THH và
Thông tư số 10/2016/BTTTT-THH) và gói tin edXML dành cho
phản hồi trạng thái xử lý văn bản do Văn phòng Chính phủ hướng dẫn.
- Đảm bảo xác định, kiểm tra đúng
danh sách cơ quan, đơn vị nhận trước khi phát hành văn bản đi, tránh trường hợp
gửi nhầm văn bản đi, đến những cơ quan, đơn vị không có trong danh sách phát
hành. Đảm bảo không phát hành cùng một văn bản đi lặp lại nhiều lần cho cùng một
đơn vị nhận.
- Thường xuyên kiểm tra, theo dõi và
đồng bộ đồng hồ thời gian thực trên máy chủ quản lý văn bản của các phòng, ban
chuyên môn thuộc quận và UBND 15 phường khi kết nối với hệ thống liên thông đảm
bảo đúng theo múi giờ Việt Nam (GMT+7).
- Các phòng, ban chuyên môn thuộc quận
và UBND 15 phường xây dựng kế hoạch triển khai chữ ký số do Ban cơ yếu Chính phủ phát hành, đảm bảo các văn bản đi, văn bản đến gửi, nhận
qua hệ thống liên thông phải được ký số./.