Quyết định 5573/QĐ-BYT Tiêu chí phần mềm nội dung phân hệ

• Số hiệu: 5573/QĐ-BYT
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Bộ Y tế
• Người ký: Lê Ngọc Trọng
• Ngày ban hành: 29/12/2006

BỘ Y TẾ -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc --------------
Số: 5573/QĐ-BYT	Hà Nội, ngày 29 tháng 12 năm 2006

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH “TIÊU CHÍ PHẦN MỀM VÀ NỘI DUNG MỘT SỐ PHÂN HỆ PHẦN MỀM TIN HỌC QUẢN LÝ BỆNH VIỆN”

BỘ TRƯỞNG BỘ Y TẾ

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 22/06/2006;
Căn cứ Nghị định số 49/2003/NĐ-CP ngày 15/5/2003 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Y tế;
Theo đề nghị của ông Vụ trưởng Vụ Điều trị và ông Vụ trưởng Vụ Khoa học và Đào tạo,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Tiêu chí phần mềm và nội dung một số phân hệ phần mềm tin học quản lý bệnh viện”.

Điều 2. “Tiêu chí phần mềm và nội dung một số phân hệ phần mềm tin học quản lý bệnh viện” được sử dụng trong các bệnh viện, viện có giường bệnh, các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh công lập và ngoài công lập.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành.

Điều 4. Các ông (bà) Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ Điều trị, Vụ trưởng Vụ Khoa học và Đào tạo, Chánh Thanh tra, Vụ trưởng các Vụ, Cục trưởng các Cục thuộc Bộ Y tế, Giám đốc các bệnh viện, Viện trưởng các Viện có giường bệnh trực thuộc Bộ Y tế, Giám đốc Sở Y tế các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và Thủ trưởng Y tế ngành chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: - Như điều 4; - Văn phòng Chính phủ (Vụ Văn xã); - Bộ trưởng, các Thứ trưởng BYT; - Các Bộ: Bưu chính Viễn thông, Kế hoạch & Đầu tư, Tài chính; - Lưu: VT, ĐTr, K2ĐT.

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Lê Ngọc Trọng

TIÊU CHÍ PHẦN MỀM VÀ NỘI DUNG MỘT SỐ PHÂN HỆ PHẦN MỀM TIN HỌC QUẢN LÝ BỆNH VIỆN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 5573/QĐ-BYT ngày 29 tháng 12 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Y tế)

I. TIÊU CHÍ PHẦN MỀM TIN HỌC QUẢN LÝ BỆNH VIỆN

1. Tiêu chí về quản lý

a) Việc đầu tư xây dựng và triển khai ứng dụng phần mềm tin học quản lý bệnh viện phải theo đúng pháp luật, đúng các quy định hiện hành của Nhà nước.

b) Quy trình quản lý của phần mềm tin học quản lý bệnh viện phải đáp ứng các yêu cầu quản lý trong Quy chế bệnh viện do Bộ Y tế ban hành.

c) Các thông tin và biểu mẫu sử dụng trong phần mềm tin học phải đảm bảo tính tương đồng về mặt cấu trúc dữ liệu với hệ thống biểu mẫu báo cáo, hồ sơ bệnh án của Bộ Y tế ban hành.

d) Thống nhất các danh mục, các dịch vụ kỹ thuật chuyên môn, cận lâm sàng, phẫu thuật, thủ thuật,… theo danh mục Bộ Y tế đã ban hành, nhằm đảm bảo tính đồng bộ giữa chuyên môn, thống kê báo cáo và thanh toán viện phí. Hạn chế việc nhập lại thông tin nhiều lần trong bệnh viện.

đ) Quản lý giá của các dịch vụ kỹ thuật chuyên môn, cận lâm sàng, phẫu thuật, thủ thuật, thuốc, vật tư tiêu hao… theo đúng quy định hiện hành của Bộ Y tế và Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam. Bảng giá các dịch vụ tại bệnh viện phải đảm bảo công bằng, công khai và minh bạch chi phí khám chữa bệnh của người bệnh.

e) Quản lý báo cáo thống kê, hồ sơ bệnh án theo quy định của Bộ Y tế.

2. Tiêu chí về kỹ thuật

a) Kết nối được với phần mềm Medisoft 2003 hoặc in được báo cáo và kết xuất dữ liệu theo chuẩn báo cáo thống kê bệnh viện của Medisoft 2003 do Bộ Y tế ban hành.

b) Kết nối được với phần mềm thanh toán Bảo hiểm y tế (BHYT) hoặc in được báo cáo và kết xuất dữ liệu theo yêu cầu của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.  

c) Đảm bảo an toàn dữ liệu và bảo mật thông tin, có cơ chế phân quyền và xác thực người dùng, cho phép kiểm soát chặt chẽ công việc của từng người dùng và ngăn chặn được sự truy cập trái phép. Hệ thống bảo mật tối thiểu phải có 3 lớp: hệ thống, cơ sở dữ liệu và ứng dụng.

d) Về phông (font) chữ: Thống nhất sử dụng Font chữ Unicode dạng UTF-8.

đ) Về Hệ điều hành và cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ phát triển phần mềm:

Ưu tiên phát triển phần mềm chạy trên hệ điều hành và hệ quản trị cơ sở dữ liệu miễn phí.

Có chức năng sao lưu dự phòng và phục hồi dữ liệu.

Có giải pháp kỹ thuật giải quyết bài toán cơ sở dữ liệu.

Chứng minh được bản quyền của ngôn ngữ phát triển phần mềm.

Đảm bảo tính khách quan trung thực giữa cơ sở dữ liệu và báo cáo thống kê.

e) Thiết kế phần mềm tin học quản lý bệnh viện mang tính mở, thuận tiện cho việc bảo hành, bảo trì và nâng cấp để tiếp tục phát triển trong tương lai.

f) Khuyến khích việc sử dụng các công nghệ, kỹ thuật tiên tiến khi xây dựng và phát triển phần mềm tin học quản lý bệnh viện;

g) Một số danh mục sử dụng trong phần mềm tin học quản lý bệnh viện

Mã hành chính theo Chính phủ (Tổng cục Thống kê) ban hành.

Mã bệnh viện theo danh mục của Bộ Y tế ban hành.

Mã nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu của người bệnh có thẻ BHYT theo BHXH Việt Nam.

Mã người bệnh: Có phương pháp quản lý mã người bệnh tại mỗi bệnh viện.

Mã y tế, mã hồ sơ bệnh án, mã lưu hồ sơ bệnh án trong bệnh viện; Theo quy chế bệnh viện.

Mã hoạt chất thuốc theo hệ thống phân loại về thuốc và hoạt chất của Tổ chức Y tế thế giới: ATC (Anatomical Therapeutic Chemical Classification System).

Mã quản lý kháng sinh đồ theo Tổ chức Y tế thế giới (WHONET).

Mã quản lý bệnh tật theo Tổ chức Y tế thế giới; ICD10 (International Statistical Classification of Diseases and Related Health Problems), phân loại bệnh tật quốc tế.

h) Một số chuẩn cơ sở dữ liệu sử dụng trong phần mềm tin học quản lý bệnh viện

Chuẩn trao đổi dữ liệu y khoa quốc tế: HL7 (Health Level Seven).

Nếu phần mềm chưa hỗ trợ được chuẩn trao đổi dữ liệu quốc tế (HL7), nhà cung cấp phải cam kết bằng văn bản về việc sẵn sàng cung cấp tài liệu kỹ thuật hoặc trợ giúp để bệnh viện chủ động kết nối với các hệ thống phần mềm khác của bệnh viện, của Sở Y tế và Bộ Y tế.

Chuẩn trao đổi dữ liệu hình ảnh DICOM (Digital Imaging and Communications in Medicine).

Chuẩn quản lý hình ảnh dùng trong PACS (Picture Archiving and Communications Systems).

II. NỘI DUNG MỘT SỐ PHÂN HỆ CỦA PHẦN MỀM TIN HỌC QUẢN LÝ BỆNH VIỆN

1. Phân hệ quản lý khoa khám bệnh

Phân hệ (Mô-đun) quản lý khoa khám bệnh, đăng ký khám chữa bệnh có chức năng quản lý các thông tin hành chính và các thông tin khám bệnh của người bệnh để tái sử dụng trong toàn bộ hệ thống phần mềm quản lý bệnh viện và trong các lần khám sau.

a) Quản lý đăng ký khám chữa bệnh (tiếp đón người bệnh)

Cấp mã người bệnh: đảm bảo nguyên tắc hình thành mã người bệnh duy nhất, tránh trùng lặp, một người bệnh chỉ có một mã số duy nhất có thể sử dụng trong các lần khám chữa bệnh sau.  

Quản lý đầy đủ thông tin hành chính theo mẫu hồ sơ bệnh án do Bộ Y tế ban hành:

Các thông tin nhân khẩu học của người bệnh: họ và tên, ngày tháng năm sinh (năm sinh, hoặc tuổi), địa chỉ 4 cấp: thôn/xóm/số nhà - xã/phường/đường phố - huyện/quận - tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương.

Các thông tin về đối tượng người bệnh: Miễn, thu phí, BHYT, hộ nghèo, miễn phí, trẻ em dưới 6 tuổi và các đối tượng khác.

Các thông tin về người bệnh có thẻ BHYT (theo yêu cầu của BHXH Việt Nam): mã số thẻ, nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu, hạn sử dụng, mã hưởng quyền lợi của người bệnh BHYT, nơi phát hành thẻ BHYT lần đầu; lý do đến khám chữa bệnh.

Thông tin nơi chuyển đến: mã số, tên cơ sở y tế…

b) Quản lý phòng/buồng khám bệnh

Quản lý chẩn đoán của người bệnh theo ICD-10 (4 ký tự): Tiền sử bệnh tật; chẩn đoán tuyến trước, chẩn đoán bệnh chính, chẩn đoán các bệnh kèm theo.

Quản lý thông tin khám bệnh: Ngày giờ khám, họ và tên bác sỹ khám bệnh, họ tên người nhập dữ liệu.

Quản lý các chỉ định cận lâm sàng, các chỉ định dịch vụ điều trị.

Quản lý kê đơn thuốc tại phòng khám bệnh, in và lưu đơn.

Quản lý thông tin về xử trí của bác sỹ: cấp đơn cho về, điều trị ngoại trú, nhập viện, chuyển phòng khám…

In phiếu khám bệnh cho người bệnh nhập viện theo mẫu của Bộ Y tế.

c) Quản lý người bệnh điều trị ngoại trú.

Quản lý hồ sơ bệnh án người bệnh điều trị ngoại trú.

Quản lý các chỉ định, dịch vụ điều trị ngoại trú.

Thống kê ngày điều trị ngoại trú.

d) Quản lý người bệnh nằm theo dõi tại khoa khám bệnh (phòng lưu)

Quản lý theo dõi về mặt chuyên môn.

Quản lý các dịch vụ điều trị tại phòng lưu.

đ) Quản lý cận lâm sàng ngoại trú (xem phần quản lý cận lâm sàng)

e) Quản lý dược tại khoa khám bệnh (xem phần quản lý dược)

2. Phân hệ quản lý khoa lâm sàng/người bệnh nội trú

a) Quản lý thông tin người bệnh

Quản lý các thông tin hành chính theo phiếu nhập viện và biểu mẫu hồ sơ bệnh án của Bộ Y tế.

b) Quản lý thông tin bệnh tật

Mã hóa bệnh tật theo ICD-10 4 chữ số.

Quản lý đầy đủ các thông tin về chẩn đoán bệnh: Chẩn đoán của tuyến trước; Chẩn đoán phòng khám; Chẩn đoán nguyên nhân; Chẩn đoán bệnh kèm theo; Tiền sử bệnh tật; Chẩn đoán bệnh chính vào viện; Chẩn đoán bệnh chính vào khoa; Chẩn đoán bệnh chính chuyển khoa; Chẩn đoán bệnh chính ra viện; Chẩn đoán khi tử vong; Chẩn đoán sau khi mổ tử thi.

c) Quản lý thông tin về khoa, giường bệnh

Quản lý giường bệnh: số giường, loại giường, giá tiền, chuyển giường của từng loại giường.

Xuất khoa, chuyển khoa cho người bệnh.

Xuất viện, chuyển viện.

d) Quản lý thông tin phẫu thuật thủ thuật

Sắp xếp lịch phẫu thuật, thủ thuật, chỉ định phẫu thuật, thủ thuật cho người bệnh; Họ và tên, ngày - giờ thực hiện, phẫu thuật viên chính, người gây mê và các thành viên tham gia; loại phẫu thuật, thủ thuật, giá của từng phẫu thuật thủ thuật.

Quản lý các thông tin trong biên bản phẫu thuật, kết quả thực hiện phẫu thuật, thủ thuật.

đ) Quản lý báo cáo thống kê

Kết xuất được báo cáo thống kê hoạt động điều trị theo 11 biểu mẫu thống kê bệnh viện.

Kết xuất được các báo cáo theo yêu cầu của BHXH và các đối tượng khác (nếu có).

Kết xuất được các báo cáo thống kê theo yêu cầu của bệnh viện.

3. Phân hệ quản lý cận lâm sàng

Phân hệ quản lý cận lâm sàng (CLS) được ứng dụng theo từng giai đoạn khác nhau tùy theo khả năng và hạ tầng cơ sở thông tin của từng bệnh viện. Từ quản lý các chỉ định cận lâm sàng (thống kê và tính viện phí), quản lý kết quả cận lâm sàng (phục vụ chuyên môn và bệnh án điện tử), kết nối với máy xét nghiệm để kết xuất kết quả trực tiếp. Đây là một mô-đun phức tạp đòi hỏi phải có sự kết nối với các mô - đun khác như quản lý khoa khám bệnh; quản lý các khoa lâm sàng điều trị nội trú; quản lý kho dược - vật tư y tế, quản lý viện phí.

a) Quản lý danh mục cận lâm sàng

Thống nhất sử dụng tên theo danh mục cận lâm sàng của Bộ Y tế ban hành trong “Mẫu hồ sơ bệnh án” để đồng bộ quản lý giữa chuyên môn và tài chính, giữa danh mục giá của BHYT và danh mục giá dịch vụ, bao gồm

- Danh mục các nhóm xét nghiệm: Sinh hóa, Huyết học; Tế bào; Vi sinh; Giải phẫu bệnh, …

- Danh mục các xét nghiệm thăm dò chức năng: Điện tim; Điện não; Lưu huyết não; Miễn dịch ...

- Danh mục các xét nghiệm chẩn đoán hình ảnh: XQ; Nội soi; Siêu âm; CT-Scanner, MRI…

b) Quản lý cận lâm sàng cho người bệnh ngoại trú

Quản lý các chỉ định xét nghiệm của người bệnh từ khoa khám bệnh: mã người bệnh; tên người bệnh; tên phòng khám chỉ định; tên xét nghiệm; ngày giờ thực hiện; tên bác sỹ yêu cầu xét nghiệm…

c) Quản lý cận lâm sàng cho người bệnh nội trú

Quản lý chỉ định CLS của từng người bệnh.

Quản lý kết quả CLS của người bệnh.

Các tai biến xảy ra trong khi người bệnh được thực hiện thăm dò CLS.

Chuyển tải thông tin như: phim, hình ảnh, âm thanh của người bệnh và thông tin lấy từ các máy thăm dò CLS (nếu có).

d) Quản lý kết quả cận lâm sàng tại các khoa xét nghiệm và chẩn đoán hình ảnh

Cho phép cập nhật, lưu trữ, hiển thị các kết quả thăm dò CLS của người bệnh đã được thực hiện tại khoa CLS kèm theo thông tin của người bệnh.

Thông tin hành chính và thông tin bệnh tật của người bệnh.

Thông tin về khoa và người chỉ định thăm dò CLS.

Thông tin về kết quả thăm dò CLS: tên xét nghiệm; ngày giờ yêu cầu; ngày giờ lấy mẫu; ngày giờ thực hiện; người thực hiện; kết quả của xét nghiệm; ngày giờ trả kết quả; người nhập liệu;…

- Hướng tới kết nối với các máy xét nghiệm để kết xuất kết quả trực tiếp.

đ) Quản lý giá cận lâm sàng (xem phần quản lý viện phí)

e) Quản lý vật tư, hóa chất phục vụ cận lâm sàng (xem phần quản lý dược, vật tư tiêu hao, hóa chất CLS)

f) Quản lý báo cáo thống kê và kết xuất dữ liệu

Kết xuất dữ liệu được ra các biểu mẫu thống kê hoạt động CLS (biểu mẫu về chẩn đoán hình ảnh và xét nghiệm) của biểu mẫu thống kê bệnh viện.

Kết xuất được các báo cáo thống kê theo yêu cầu quản lý của bệnh viện.

4. Phân hệ quản lý dược bệnh viện

a) Quản lý thông tin thuốc - vật tư

Xây dựng danh mục chuẩn thuốc - vật tư tiêu hao thống nhất cho toàn bệnh viện.

Quản lý được các thông tin về hạn sử dụng của thuốc, có khả năng lập bảng theo dõi hạn sử dụng thuốc và có khả năng cảnh báo thuốc sắp hết hạn sử dụng.

Đáp ứng được yêu cầu thu hồi thuốc theo quyết định thu hồi hay đình chỉ lưu hành thuốc do Cục Quản lý Dược Việt Nam ban hành.

Xây dựng được từ điển tra cứu thông tin hướng dẫn sử dụng thuốc.

b) Quản lý xuất nhập thuốc tại kho dược

Thiết kế hệ thống các danh mục phục vụ cho tác nghiệp xuất, nhập thuốc. Xây dựng màn hình nhập liệu cho phép khai báo mới, sửa chữa hay hủy bỏ từng loại danh mục trên.

Xây dựng màn hình nhập liệu cho chức năng nhập thuốc vào kho dược từ các đầu vào khác nhau: nhập từ nhà cung cấp, nhập thuốc trả lại từ khoa phòng, nhập thuốc pha chế trong bệnh viện bao gồm các thông tin theo yêu cầu quản lý của Bộ Y tế.

Xây dựng màn hình nhập liệu cho chức năng xuất thuốc từ kho dược tương ứng với các loại xuất khác nhau: xuất trả nhà cung cấp, xuất kho lẻ… bao gồm đầy đủ các thông tin theo yêu cầu quản lý của Bộ Y tế.

Xây dựng màn hình nhập liệu cho phép lập danh sách các thuốc vật tư phục vụ cho các chức năng xuất khác: xuất để phòng dịch, xuất hủy, xuất thanh lý, xuất mất/hỏng/vỡ… Dựa trên danh sách này thiết kế chức năng của chương trình duyệt xuất cho từng trường hợp tương ứng trên, trong đó bao gồm lập biên bản xuất, phiếu xuất…

c) Quản lý cấp phát thuốc cho bệnh nhân

Xây dựng màn hình nhập liệu cấp phát thuốc cho bệnh nhân theo đơn, cần phân biệt giữa bệnh nhân bảo hiểm y tế và bệnh nhân điều trị ngoại trú, trong trường hợp cần thiết phải lập được “Số sao đơn điều trị ngoại trú”.

Chương trình được thiết kế phải có chức năng dự trù thuốc qua mạng cho bệnh nhân điều trị nội trú trên cơ sở bệnh án điều trị của bệnh nhân. Phân biệt được dự trù thuốc điều trị cho bệnh nhân hay dự trù thuốc bù tủ trực theo bệnh nhân.

Xây dựng chức năng hoàn trả thuốc cho các trường hợp bệnh nhân tử vong, bệnh nhân đổi thuốc hay trốn viện… và chức năng duyệt nhập thuốc hoàn trả, lập phiếu nhập thuốc hoàn trả từ khoa phòng.

d) Các tiêu chí chung cho quản lý xuất nhập và cấp phát thuốc

Phần mềm phải thực hiện quá trình xuất nhập theo nguyên tắc nhập trước xuất trước và dựa trên hạn sử dụng của thuốc theo đúng quy định tồn trữ và phân phối thuốc.

Quản lý được việc nhập, xuất và cấp phát thuốc theo các nguồn kinh phí khác nhau: nguồn ngân sách, nguồn BHYT, nguồn viện trợ…

Phần mềm tin học phải đáp ứng được các yêu cầu tổng hợp, báo cáo thông tin nhập, xuất, tồn kho nhanh chóng và chính xác.

Cung cấp chức năng tra cứu tìm kiếm theo các tiêu chí khác nhau.

Các biểu mẫu phiếu, sổ sách được in từ phần mềm phải tuân theo đúng quy chế Dược chính.

Phần mềm phải kết xuất được các mẫu biểu, báo cáo thống kê về công tác dược bệnh viện quy định trong hệ thống báo cáo thống kê bệnh viện của Bộ Y tế ban hành. Ngoài ra phải đáp ứng được các biểu mẫu báo cáo thống kê khác theo yêu cầu quản lý của Sở Y tế, bệnh viện.

5. Phân hệ quản lý thanh toán viện phí và bảo hiểm y tế

Phân hệ quản lý viện phí và thanh toán bảo hiểm y tế có tính quyết định về hiệu quả của phần mềm quản lý bệnh viện. Phân hệ này kết nối với tất cả các phân hệ hoạt động chuyên môn như: quản lý khoa khám bệnh; xét nghiệm và thăm dò chức năng; quản lý nội trú; quản lý dược… được cài đặt tại phòng tài vụ và các điểm thu viện phí trong bệnh viện. Tại các bệnh viện có triển khai phần mềm quản lý bệnh viện nên thống nhất dùng 1 phần mềm để quản lý thanh toán BHYT, tránh nhập thông tin nhiều lần, gây lãng phí nhân lực và phiền hà cho người bệnh.

a) Quản lý thống nhất danh mục các dịch vụ y tế

Thống nhất quản lý danh mục các dịch vụ y tế về tên gọi (theo Bộ Y tế) giữa quản lý chuyên môn, quản lý thu chi người bệnh dịch vụ và quản lý tài chính BHYT. Sử dụng tên gọi và mã phẫu thuật, thủ thuật theo danh mục của Bộ Y tế ban hành; sử dụng tên gọi và mã về dịch vụ cận lâm sàng (bao gồm cả xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh) theo danh mục của Bộ Y tế ban hành.

Quản lý giá của các dịch vụ điều trị: chuyên môn, cận lâm sàng, phẫu thuật, thủ thuật, thuốc, vật tư tiêu hao… theo các quy định hiện hành của Bộ Y tế và BHXH Việt Nam.

b) Công khai tài chính chi cho người bệnh

Cho phép tính toán viện phí cho tất cả các đối tượng người bệnh tại bất kỳ thời điểm nào của quá trình điều trị và với bất kỳ hình thức thu phí nào.

c) Quản lý thu chi của người bệnh theo đối tượng

Người bệnh thanh toán trực tiếp: người bệnh dịch vụ, người nghèo, thực thanh thực chi.

Người bệnh thanh toán gián tiếp: các nhóm đối tượng người bệnh có thẻ BHYT thanh toán toàn phần và thanh toán một phần chi phí; trẻ em dưới 6 tuổi.

Người bệnh được miễn phí: đối tượng chính sách, người nghèo, thống kê được tổng số tiền bệnh viện đã miễn cho người bệnh.

Các đối tượng khác nếu có.

d) Quản lý viện phí ngoại trú

Quản lý thu viện phí người bệnh ngoại trú tại khoa khám bệnh: tiền khám bệnh; tiền cận lâm sàng; tiền phẫu thuật, thủ thuật; tiền các dịch vụ điều trị tại phòng khám.

đ) Quản lý viện phí nội trú

Quản lý tiền tạm ứng, tạm thu vào viện (với các đối tượng người bệnh thanh toán trực tiếp).

Quản lý chi phí điều trị: tiền thuốc, máu, dịch truyền; tiền giường; tiền phẫu thuật, thủ thuật; tiền dịch vụ cận lâm sàng (xét nghiệm, thăm dò chức năng, chẩn đoán hình ảnh).

Công khai tài chính từng ngày của người bệnh: cho phép tính toán chi phí điều trị của người bệnh tại bất kỳ thời điểm nào.

Cho phép in các loại phiếu thanh toán theo biểu mẫu đã ban hành, in hóa đơn đặc thù.

Ngoài ra đối với người bệnh BHYT cần phải quản lý phí các dịch vụ kỹ thuật cao BHYT chi trả và các khoản mà BHYT không chi trả.

e) Quản lý viện phí của người bệnh có thẻ BHYT

Quản lý phí các dịch vụ kỹ thuật cao BHYT chi trả và các khoản BHYT không chi trả (người bệnh phải tự chi trả).

In báo cáo và kết xuất được dữ liệu chi tiết về chi phí khám chữa bệnh của đối tượng người bệnh có thẻ BHYT theo định dạng dữ liệu của cơ quan BHXH Việt Nam. Trên cơ sở dữ liệu chi tiết của đối tượng tham gia BHYT tại cơ sở khám chữa bệnh sẽ được cán bộ giám định của BHXH rà soát xác nhận để lưu trữ và chuyển dữ liệu về tổng hợp tại BHXH tỉnh, thành phố.

f) In hóa đơn, báo cáo tài chính

Cho phép in hóa đơn thu tiền đặc thù (tùy thuộc bệnh viện đăng ký dịch vụ).

In báo cáo thu viện phí theo các loại từ người bệnh dịch vụ: báo cáo viện phí phòng khám; báo cáo tạm ứng, tạm thu; thanh toán ra viện.

Kết xuất dữ liệu và in được biểu thống kê về hoạt động tài chính viện phí và bảo hiểm y tế trong hệ thống biểu mẫu thống kê bệnh viện.

6. Phân hệ quản lý nhân sự, tiền lương

a) Quản lý nhân sự

Quản lý các thông tin của nhân viên trong hồ sơ lý lịch.

Quản lý quá trình đào tạo cán bộ công chức.

Quản lý thông tin hợp đồng.

Truy cứu được từng vấn đề của tiểu sử bản thân của từng cán bộ công chức, viên chức (quá trình công tác, quá trình đào tạo, gia cảnh, đi nước ngoài).

Quản lý báo cáo thống kê: In và kết xuất báo cáo về tình hình nhân sự theo mẫu thống kê của Bộ Y tế quy định và một số vấn đề cần quan tâm tùy từng đơn vị (ví dụ: Thống kê độ tuổi trung bình của toàn viện, toàn khoa hoặc mức lương bình quân của toàn viện, toàn khoa…).

b) Quản lý tiền lương và BHXH

Quản lý hệ số lương, phụ cấp của từng cán bộ công chức viên chức.

Quản lý về BHXH: Danh sách lao động và quỹ tiền lương nộp BHXH; Bảng đối chiếu nộp BHXH; Danh sách điều chỉnh mức lương phụ cấp nộp BHXH.

Quản lý chấm công, ví dụ như: Chấm công theo từng tháng; Chấm công thêm giờ; Chấm công thủ thuật - phẫu thuật; Chấm công phân công trực chuyên môn; Chấm công bồi dưỡng trực…

c) Quản lý báo cáo thống kê

Quản lý thông tin và in các báo cáo thống kê theo yêu cầu của cơ quan Tài chính Nhà nước, ví dụ: Bảng thanh toán tiền lương, bảng tổng hợp tiền lương, các bảng chấm công…,

Một số biểu mẫu báo cáo hay sử dụng trong phần mềm tin học quản lý nhân sự và tiền lương: Lý lịch nhân viên, lý lịch trích ngang, quá trình đào tạo, gia cảnh, danh sách cán bộ nhân viên bệnh viện, quá trình công tác, danh sách nhân viên nghỉ việc, thống kê nhân sự, đăng ký sử dụng lao động, danh sách đề nghị ký hợp đồng lao động, danh sách lao động đề nghị cấp sổ BHXH, danh sách cán bộ, nhân viên đề nghị nâng lương, thống kê lao động tiền lương, báo cáo chất lượng cán bộ, nhân viên đơn vị bộ phận, trực thuộc, báo cáo số lượng cán bộ, nhân viên giữ các chức vụ lãnh đạo, báo cáo danh sách, tiền lương và chất lượng cán bộ viên chức, báo cáo tổng hợp ngạch, bậc và phụ cấp cán bộ, viên chức, báo cáo tăng giảm biên chế - quỹ lương, danh sách và kết quả nâng bậc lương (theo Bộ Y tế), báo cáo theo yêu cầu của bệnh viện, tổng hợp báo cáo về Bộ Y tế (Medisoft 2003).

7. Phân hệ quản lý chỉ đạo tuyến

Quản lý công tác đào tạo tuyến dưới

Quản lý chăm sóc sức khỏe ban đầu và khám sức khỏe định kỳ tuyến dưới (nếu có).

Quản lý chương trình y tế (nếu có và tùy từng cơ sở).

Quản lý các báo cáo của các công tác trên.

8. Phân hệ quản lý trang thiết bị y tế

Xây dựng danh mục chuẩn các trang thiết bị y tế thống nhất sử dụng trong toàn bệnh viện. Thiết kế hệ thống các danh mục thiết bị y tế phục vụ cho tác nghiệp xuất nhập và cấp phát trang thiết bị. Xây dựng màn hình nhập liệu cho phép khai báo mới, sửa chữa hay hủy bỏ từng loại danh mục trên.

Quản lý được các thông tin tình trạng sử dụng của trang thiết bị y tế, có khả năng kết xuất các báo cáo về tình trạng trang thiết bị hiện tại.

Xây dựng giao diện nhập liệu cho các chức năng nhập trang thiết bị y tế gồm có: nhập mới thiết bị và nhập lại thiết bị từ khoa phòng.

Thiết kế màn hình làm việc cho chức năng cấp phát trang thiết bị cho các khoa phòng, điều chuyển trang thiết bị giữa các khoa phòng và chức năng điều chuyển trang thiết bị ngoại viện. Xây dựng màn hình nhập liệu cho các thông tin sửa chữa, bảo dưỡng trang thiết bị. Xác định được trường hợp sửa chữa nâng cấp làm tăng giá trị thiết bị để có cơ sở tính khấu hao.

Xây dựng màn hình chức năng lập danh sách thanh lý thiết bị xin thanh lý và chức năng thanh lý thiết bị.

Cập nhật được đầy đủ các thông tin cần thiết của quy trình quản lý do Bộ Y tế, Sở Y tế ban hành.

Phải tự động hóa quá trình tính toán, cung cấp chức năng tra cứu, tìm kiếm theo các tiêu chí khác nhau.

Các biểu mẫu báo cáo thống kê được kết xuất từ phần mềm phải đáp ứng đủ, tuân theo các mẫu giấy phiếu thiết bị y tế do Bộ Y tế ban hành.

Đáp ứng được báo cáo thống kê theo yêu cầu của Sở Y tế, của bệnh viện./. 

Tiếng Anh (English)

MINISTRY OF HEALTH -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness --------------
No. 5573/QD-BYT	Hanoi, December 29, 2006

DECISION

ON ADOPTION OF SOFTWARE CRITERIA AND DESCRIPTION OF SOME MODULES OF HOSPITAL MANAGEMENT SOFTWARE

MINISTER OF HEALTH

Pursuant to the Law on Information technology dated June 22, 2006;

Pursuant to the Government's Decree No. 49/2003/ND-CP dated May 15, 2003 defining the functions, tasks, entitlements and organizational structure of the Ministry of Health;

At the request of the Director of the Department and the Director of Science and Training Department,

DECIDES:

Article 1. “Software criteria and description of some modules of hospital management software” is promulgated together with this Decision.

...

...

...

Article 3. This Decision takes effect from the day on which it is signed.

Article 4. The Chief of the Ministry Office, the Director of Treatment Department, the Director of Science and Training Department, chief inspectors, Directors of other Departments affiliated to the Ministry of Health, Directors of hospitals and the institutes that have hospital beds affiliated to the Ministry of Health, Directors of Services of Health, and heads of other health authorities are responsible for the implementation of this Decision./.

PP THE MINISTER
DEPUTY MINISTER




Le Ngoc Trong

SOFTWARE CRITERIA AND DESCRIPTION OF SOME TYPES OF HOSPITAL MANAGEMENT SOFTWARE

I. CRITERION HOSPITAL MANAGEMENT SOFTWARE

1. Managerial criteria

...

...

...

b) The management process of the hospital management software must satisfy the requirements of the Hospital regulations promulgated by the Ministry of Health.

c) The information and forms in the software must be consistent with the system of report forms and medical records promulgated by the Ministry of Health in terms of data structure.

d) Match the lists, the medical services, diagnostic tests, operations, procedures, etc. must be conformable with those complied by the Ministry of Health in order to ensure the consistency between expertise, statistics, and payment of hospital charges. Avoid entering one piece of information multiple times in the hospital.

dd) Prices of medical services, diagnostic tests, operations, procedures, medicines, consumed materials, etc. must be managed in accordance with current regulations of the Ministry of Health and Social Insurance Office The prices of services provided by the hospital must be reasonable and transparent.

e) Statistics and medical records shall be managed in accordance with regulations of the Ministry of Health.

2. Technical criteria

a) The software is able to connect with Medisoft 2003, or able to print reports and export data according to the standards for hospital statistics of Medisoft 2003 introduced by the Ministry of Health.

b) The software is able to connect with health insurance payment software or able to print and export data at the request of Social Insurance Office.

c) The software ensures the safety and confidentiality of information; the software is able to classify and verify users, able to supervise every user’s work and prevent unauthorized access. The security system consists of at least 03 layers: system, database, and application.

...

...

...

dd) Regarding operating systems, database, and programming languages:

dd) The software should be compatible with free operating systems and free database management systems.

Able to backup and restore data.

Able to solve database problems.

Able to prove the copyright of the programming language.

Able to ensure the truthfulness and consistency between the database and statistics.

e) The hospital management software must be designed towards openness that is convenient for maintenance and future upgrade.

f) It is recommended to apply advanced technologies to the development of hospital management software;

g) Some lists applied to hospital management software:

...

...

...

List of hospital codes promulgated by the Ministry of Health.

List of initial medical facilities of patients having health insurance promulgated by Social Insurance Office.

Patients codes: decided by each hospital.

Medical costs, medical record costs: decided by each hospital.

Drug substance codes according to Anatomical Therapeutic Chemical Classification System by WHO.

Antibiogram according WHONET.

International Statistical Classification of Diseases and Related Health Problems (ICD10).

h) Some database standards applied to hospital management software:

International standards for medical data exchange (HL7).

...

...

...

Standards for image exchange: Digital Imaging and Communications in Medicine (DICOM).

Standards for image management: Picture Archiving and Communications Systems (PACS).

II. SOME MODULES OF HOSPITAL MANAGEMENT SOFTWARE

1. Diagnostic ward management modules

The diagnostic ward management module is meant for managing administrative information and diagnosis information of patients that are used for the whole hospital management software system and for the next examinations

a) Patient admission management:

Generating patient codes must be so generated in a way that avoids repetition and every patient has only one code that can be used for the next examinations.

Managing administrative information according to the medical record forms provided by the Ministry of Finance, including:

Information about the patient’s identity: full name, date of birth (or age), address/block/neighborhood - ward/commune/street/ - district - province.

...

...

...

Information about the patient’s insurance (at the request of Social Insurance Office): insurance number, initial hospital, expiration date, initial issuer, reason for examination

Information about the transferor facility: code, name, etc.

b) Sickroom management

Managing patients’ diagnoses according to ICD10 (4 digits): medical histories, previous diagnoses, diagnosis of primary diseases, comorbidity diagnoses.

Managing information about medical examination: time of examination, names of physicians, names of the clerks.

Managing the orders for diagnostic tests and treatments.

Managing prescriptions at the clinic; printing and retaining prescription

Managing information about physicians’ decisions: giving prescriptions, ordering outpatient treatments and hospitalization, transferring patients, etc.

Print examination notes for inpatients using the forms provided by the Ministry of Health.

...

...

...

Managing medical records of outpatients.

Managing the orders for outpatients.

Counting the number of days of outpatient treatment.

d) Management of inpatients at the diagnostic ward.

Managing professional activities

Managing the treatment services at the diagnostic ward.

dd) Management of diagnostic tests for outpatients (see diagnostic test management)

e) Pharmacy management at the diagnostic ward (see Pharmacy management)

2. Clinical/inpatient management module

...

...

...

Managing administrative information according to notes of hospitalization and the forms of medical records provided by the Ministry of Finance.

b) Management of medical information

Encoding diseases according to ICD10 (4 digits).

Managing sufficient information about diagnoses: previous diagnoses; clinical diagnoses, diagnoses of causes, comorbidity diagnoses, medical histories; diagnosis of primary diseases upon hospitalizations, intrahospital transfers, and discharges; diagnoses of death; post-mortem diagnoses.

c) Management of information about the wards and hospital beds

Managing hospital beds: number of beds, types of beds, prices, and transfers of patients.

Intrahospital transfers of patients.

Discharges and hospital-to-hospital transfers of patients

d) Management of information about operations and procedures

...

...

...

Managing information in the operation record, operation and procedure results.

dd) Statistics management

Exporting statistics on treatment according to 11 statistical forms of the hospital.

Exporting the reports at the request of social insurance office and other entities (if any).

Exporting statistics at the request of the hospital.

3. Diagnostic test management module

The application of diagnostic test management module is subject to the capacity and intelligence infrastructure of the hospital. Manage the orders for diagnostic tests (calculate hospital charges), diagnostic test results (serving professional activities and electronic medical records), connect with testing machines to export results directly. This is a complicated module that requires connection with other modules such as diagnostic ward management, inpatient treatment management, storage management, and revenue management.

a) Management of diagnostic tests

Using the names in the list of diagnostic tests of the Ministry of Health in the “Medical record forms” to harmonize medical management and financial management, synchronize the health insurance price list and service price list, including:

...

...

...

- List of function tests: ECG, EEG, cerebral blood flow; immunology, etc.

- List of medical imaging tests: x-ray, endoscopy, ultrasound, CT-Scanner, MRI, etc.

b) Management of diagnostic tests for outpatients

Managing the orders for testing from the diagnostic ward: patients’ codes, names, indicating departments; names, dates of tests; names of ordering physicians, etc.

c) Management of diagnostic tests for inpatients

Managing the orders for diagnostic tests of every patient.

Managing diagnostic test results of patients.

Monitoring the complications during diagnostic tests.

Transmitting data such as films, pictures, and sounds of patients, and acquisition of information from diagnostic equipment (if any).

...

...

...

Allowing the update, storage, and display of diagnostic test results produced by diagnostic wards together with patients’ records.

Providing personal and clinical information about patients.

Providing information about the wards and the physicians that order diagnostic tests.

Providing information about diagnostic test results: names of the tests, time of order, time of sampling, time of testing, names of diagnostic technicians, test results, time of result, typists, etc.

- Connecting to diagnostic equipment to receive results directly.

dd) Management of diagnostic test prices (see Revenue management)

e) Management of supplies and chemicals serving diagnostic tests (see Management of pharmaceuticals, supplies, and chemicals for diagnostic tests)

f) Statistics management and data export.

Exporting data using the in the forms of diagnostic test statistics (about medical imaging and testing).

...

...

...

4. Pharmacy management module

a) Management of information about medicines and supplies

Establishing norms for consumption of medicine and supplies.

Managing information about expiration dates of medicines; make a table to monitor expiration dates and issue warnings of the medicines expire soon.

Satisfying the demand for medicine recall at the request of the Drug Administration of Vietnam.

Developing a medicine dictionary.

b) Management of medicine delivery at the medicine storage

Designing a system of list serving medicine delivery. Providing an interface to enter information about creation, adjustment, or removal of each of the aforesaid lists.

Providing an interface to enter information about the inflow of medicines: medicines from suppliers, medicines returned by the wards and departments, medicines prepared by the hospital, including the information required by the Ministry of Health.

...

...

...

Providing an interface to compile lists of medicines and supplies that are used for precautions against epidemic, liquidated, lost/damaged/broken, etc. The software shall be designed to examine each of these cases according to the lists and issue corresponding records.

c) Medicine dispensary management

Providing an interface enter information about dispensing prescription medicines to patients; separate covered patients and outpatients patients; copies of outpatient records must be made whenever necessary.

The software program must be able to estimate medicines online for inpatients according to their medical records. The software must be able to separate medicines for treatment and medicines for cabinet replenishment.

Developing a mechanism for returning medicines when patients die, change medicines, or leave the hospital without permission, etc. receiving returned medicines, and making notes of medicine returns from the wards and departments.

d) Criteria for inventory management and medicine dispensing

Medicines must be dispensed according to their expiration dates (first in - first out rule).

Medicines must be sorted by funding source such as internal budget, health insurance, aid, etc.

The software must be able to quickly and accurately aggregate and report information about the inventory.

...

...

...

The forms and books printed by the software must be conformable with the Pharmacy Regulation.

The software must be able to export the forms and statistics on about hospital pharmacy according to the statistics system, which is established by the Ministry of Health. Other forms of statistical reports must be available at the request of the Service of Health or the hospital.

5. Health insurance and revenue management module

The health insurance and revenue management module plays a decisive role in the efficiency of the hospital management software. This module is connected with all other modules such as diagnostic ward management; testing, inpatient management, pharmacy management, etc., installed at the finance department and billing posts around the hospital. It is recommended to use only one software program for health insurance billing management, avoid collecting information repetitively for the convenience of patients.

a) Uniform management of the list of medical services

Ensuring the uniformity of the names of medical services in order to harmonize medical management and financial management. Using the names, codes of procedures and operations in the lists compiled by the Ministry of Health; using the names and codes of diagnostic tests (including testing and medical imaging) in the lists compiled by the Ministry of Health.

Managing prices of medical services: clinical services, diagnostic tests, operations, procedures, drugs, supplies, etc. in accordance with regulations of the Ministry of Health and Social Insurance Office.

b) Disclosure of expenditure on patients

Allowing calculation of hospital charges incurred by any patient at any time, regardless of method of payment.

...

...

...

Patients that pay directly:

Patients that pay indirectly: patients having covered by health insurance in part or in full; children under 6.

Patients that are exempt from fees: beneficiaries of incentive policies, the poor. The total exempted fees must be calculated.

Other fee payers (if any).

d) Management of charges for outpatient services

Managing the collection of hospital charges from outpatients at the diagnostic ward: charges for examination, diagnostic tests, operations, procedures, and other treatment services at the clinics.

dd) Management of charges for inpatient services

Managing advance payments (made by the patients that pay directly).

Managing treatment costs: medicines, blood, fluids, bed, operations, procedures, diagnostic tests (testing, medical imaging).

...

...

...

Printing receipts and invoices according to set forms.

Managing the costs of high-tech services covered and not covered by health insurance.

e) Management of hospital charges incurred by holders of health insurance cards.

Managing the costs of high-tech services covered and not covered by health insurance (paid by patients).

Printing reports and exporting detailed information about medical costs incurred by holders of health insurance cards in the formats required by Social Insurance Office. Information about the policyholders of the medical examination and treatment facilities shall be verified by social insurance officials and transferred to the provincial Social Insurance Offices.

f) Printing invoices and financial statements

Printing designed receipts (subject to the hospital).

Printing reports on collected hospital charges, including reports on hospital charges at clinics; reports on advance payments, temporary charges, and payments upon discharge.

Exporting data and printing statistics on hospital charges and health insurance using the set forms.

...

...

...

a) HR management

Managing employees’ profiles

Managing employee training process.

Managing contract information.

Accessing the biography of every employee and manager (work experience, education, family, overseas activities).

Managing statistical reports: printing and exporting HR reports using the form provided by the Ministry of Health and reports on other issues (e.g. average age of hospital or ward personnel, average wage of the hospital or ward, etc.).

b) Social insurance and payroll management

Managing the wages and benefits of every employee.

Social insurance management: List of employees and social insurance fund; social insurance payment table for comparison; list of adjustments to social insurance rates.

...

...

...

c) Statistics management

Managing information and print the statistics at the request of finance authorities e.g. payroll table, timekeeping table, etc.

Some common forms of reports in payroll and HR management software: employees’ profiles, list of employees, employees’ work experience, list of employees that have quit, personnel statistics, employment registration, list of employers that wish to sign labor contracts, list of employees that wish to keep the social insurance books, list of employees that ask for a raise, personnel and payroll statistics, reports on personnel quality of every department, reports on number of employees holding managerial positions, reports on the list, payroll, and quality of officials and civil servants, reports on salary scales, report on contraction or extension of the payroll and salary fund, the list and result of salary scale increase (according to the Ministry of Health) reports requested by the hospital, and summary report to the Ministry of Health (Medisoft 2003)

7. In-line service management module

Ma provision of training for inferior facilities.

Managing initial health care and periodic check-ups at inferior facilities (if any).

Managing medical programs (if any).

Managing reports of the above tasks.

8. Medical equipment management module

...

...

...

Managing information about the condition of medical equipment; export reports on current condition of medical equipment.

Providing an interface to enter information about new equipment and equipment returned by the wards and departments.

Providing an interface to control the allocation and circulation of medical equipment among the wards and departments, and beyond the hospital. Providing an interface to enter information about equipment maintenance and repairs. Identifying the cases of repairs or upgrades in which equipment value is increase as the basis for depreciation.

Providing an interface to compile a list of equipment that needs liquidating and to liquidate equipment.

Updating every information about the management procedure established by the Ministry of Health or the Service of Health.

Automating the calculation; enabling users to search by various criteria.

The statistical reports exported must be conformable with the forms provided by the Ministry of Health.

Statistics must be produced at the request of the Service of Health or the hospital.