|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH ĐẮK LẮK
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 38/2016/QĐ-UBND
|
Đắk Lắk, ngày 29 tháng 11 năm 2016
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY ĐỊNH QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TRONG HOẠT
ĐỘNG CỦA CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐẮK LẮK
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK
Căn cứ Luật Tổ chức chính
quyền địa phương, ngày 19/6/2015;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin, ngày 29/6/2006;
Căn cứ Luật An toàn thông
tin mạng, ngày 19/11/2015;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP, ngày 10/4/2007 của Chính phủ về Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ
quan Nhà nước;
Căn cứ Nghị quyết số
36a/NQ-CP, ngày 14/10/2015 của Chính phủ về
Chính phủ điện tử;
Căn cứ Chỉ thị số 15/CT-TTg, ngày 22/5/2012 của Thủ tướng
Chính phủ về tăng cường sử dụng văn bản điện tử
trong hoạt động của cơ quan Nhà nước;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở
Thông tin và Truyền
thông tại Tờ trình số 80/TTr-STTTT ngày 18/11/2016.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định quản lý, sử dụng Hệ
thống Quản lý văn bản và Điều hành trong hoạt động của cơ quan Nhà nước trên địa
bàn tỉnh Đắk Lắk.
Điều 2. Giao Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối
hợp với các Sở, ban, ngành; UBND các huyện, thị xã, thành phố triển khai, thực
hiện Quyết định này.
Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày
09/12/2016.
Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc
các Sở, ban, ngành ở tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thị
xã, thành phố; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá
nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Văn phòng Chính phủ;
- Bộ Thông tin và Truyền thông;
- TT Tỉnh ủy, TT HĐND tỉnh;
- Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh;
- CT, các PCT UBND tỉnh;
- UBMTTQVN tỉnh;
- Vụ Pháp chế -
Bộ TT&TT;
- Cục kiểm tra văn bản QPPL - Bộ Tư
pháp;
- Như Điều 3;
- Sở Tư pháp;
- Báo Đắk Lắk, Đài PTTH tỉnh, Cổng TTĐT
tỉnh;
- VP UBND tỉnh: CVP, các PCVP;
- Lưu: VT, TH, KGVX (T.80).
|
TM.
ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Nguyễn Tuấn Hà
|
QUY ĐỊNH
QUẢN
LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN
NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐẮK LẮK
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 38/2016/QĐ-UBND ngày 29/11/2016 của UBND tỉnh
Đắk Lắk)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh
Quy định này quy định về quản lý, sử dụng Hệ thống
Quản lý văn bản và Điều hành trong hoạt động của cơ quan Nhà nước trên địa bàn
tỉnh Đắk Lắk (gọi chung là hệ thống).
Điều 2. Đối tượng
áp dụng
Áp dụng đối với các cơ quan Nhà nước,
cán bộ, công chức, viên chức có liên quan đến hoạt động quản
lý, sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành của tỉnh (gọi chung là các cơ quan, đơn
vị và cá nhân).
Điều 3. Giải thích từ ngữ
1. Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành là hệ thống phần mềm tin học
hóa hoạt động quản lý văn bản, điều hành công việc, lưu trữ
văn bản điện tử phục vụ công tác hành chính hàng ngày
trong các cơ quan, đơn vị hay còn gọi là Văn phòng điện tử.
2. Hồ sơ công việc là tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan trong quá trình luân
chuyển, theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng của
cơ quan, đơn vị và cá nhân tiếp nhận xử lý trên hệ thống.
3. Văn bản điện tử là văn bản được số hóa trên các công cụ, phương
tiện kỹ thuật được thể hiện dưới dạng thông điệp, dữ liệu
điện tử.
4. Dữ liệu điện tử là các thông tin của đối tượng được lưu trữ trên máy tính và được
truyền đưa từ máy tính này đến máy tính khác: Có thể truy nhập vào
dữ liệu để trích xuất ra các thông tin.
5. Thông điệp điện tử là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận, xử lý và được
lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
6. Cơ sở dữ liệu là tập hợp dữ liệu được tổ chức có cấu trúc liên quan với nhau
và được lưu trữ trong máy tính. Cơ sở dữ liệu được thiết kế, xây dựng cho phép người dùng lưu trữ dữ liệu, truy xuất thông tin hoặc cập nhật dữ liệu.
7. Tài khoản (account) là Tên (user name) và Mật khẩu (password)
dùng để đăng nhập vào hệ thống; mỗi cơ quan, đơn vị và cá nhân được cấp một tài khoản để đăng nhập vào hệ thống.
8. Domain (tên miền) là một địa chỉ định danh dẫn tới Hệ
thống Quản lý văn bản và Điều hành, hay còn gọi là tên miền truy cập của hệ thống trên internet.
9. Subdomains (các miền con)
là tên miền con của domain, hay còn gọi là các miền con được phân cấp địa chỉ
truy cập trên internet cho các cơ quan, đơn vị.
Chương II
QUẢN LÝ HỆ THỐNG
Điều 4. Quản lý,
vận hành hệ thống
1. Hệ thống được quản lý, vận hành tập trung tại Trung tâm tích hợp dữ liệu tỉnh thuộc Sở Thông
tin và Truyền thông quản lý; hệ thống sử dụng tên miền chính thức trên internet
là: http://qlvb.daklak.gov.vn; mọi cơ quan, đơn vị phân cấp một subdomains để truy cập trên internet là http://qlvb.<têncơquan,đơnvị>.daklak.gov.vn.
2. Sở Thông tin
và Truyền thông có trách nhiệm như sau:
a) Phân quyền quản
trị subdomains cho các cơ quan, đơn vị; quản lý việc cấp phát tài khoản, sử dụng
của các cơ quan, đơn vị trên các subdomains và công tác an toàn thông tin trên toàn hệ thống.
b) Đảm bảo về hạ
tầng kỹ thuật, kinh phí cho hệ thống hoạt động liên tục. Tổ
chức quản lý, vận hành, phát triển hệ thống đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật, yêu cầu theo tính chất công việc; Triển
khai các giải pháp về lưu trữ dữ liệu theo quy định
pháp luật văn thư, lưu trữ và bảo mật cho hệ thống.
c) Hướng dẫn sử dụng và triển khai
công tác quản trị các subdomains; đồng thời hỗ trợ các cơ
quan, đơn vị khai thác, sử dụng hệ thống đúng quy trình, mục
đích và phát huy hiệu quả cao.
3. Các cơ quan, đơn
vị và cá nhân có trách nhiệm:
a) Tiếp nhận, quản
lý, quản trị, truy cập sử dụng theo phân quyền trên các
subdomains được phân hệ trên hệ thống; quy tắc quản lý, truy cập sử dụng trên
phân hệ các subdomains của các cơ quan, đơn vị hoạt động
trên internet là: http://qlvb.<têncủacơquan,đơnvị>.daklak.gov.vn
b) Cấp phát hoặc hủy bỏ tài khoản sử
dụng đối với cán bộ, công chức, viên chức có liên quan thuộc thẩm quyền quản lý
và triển khai công tác an toàn thông
tin cá nhân khi sử dụng hệ thống.
c) Ban hành quy
định sử dụng nội bộ, triển khai đẩy mạnh các hoạt động sử dụng văn bản điện tử
và quản lý, điều hành công việc của cơ quan, đơn vị trên hệ thống.
Điều 5. Cấp phát tài khoản sử dụng
1. Tài khoản đăng nhập được cấp phát
cho cơ quan, đơn vị và cá nhân đồng bộ với tài khoản trên
Hệ thống thư điện tử công vụ (email công vụ của tỉnh), cụ thể như:
a) Đối với người dùng sử dụng
- Tài khoản của Chủ tịch và các Phó
Chủ tịch UBND tỉnh đặt tên theo quy tắc:
<họ
và tên đầy đủ>@daklak.gov.vn
- Tài khoản của
cán bộ, công chức, viên chức liên quan đặt tên theo quy tắc:
<tên, họ và chữ
lót viết tắt>@<tên cơ quan, đơn vị>.daklak.gov.vn
b) Tài khoản của các Sở, ban, ngành cấp
tỉnh
- Tài khoản đại diện của các Sở, ban,
ngành cấp tỉnh là tài khoản của Văn phòng đơn vị đó, đặt tên
theo quy tắc:
vanphong@<tên
Sở, ban, ngành viết tắt>.daklak.gov.vn
- Tài khoản của các đơn vị trực thuộc
của cấp Sở, ban, ngành đặt tên theo quy tắc:
<tênđơnvịtrựcthuộc>@<tên Sở, ban, ngành(có thể viết tắt)>.daklak.gov.vn
c) Tài khoản của UBND các huyện, thị
xã, thành phố
- Tài khoản đại diện của UBND các huyện,
thị xã, thành phố là tài khoản của Văn phòng HĐND và UBND,
đặt tên theo quy tắc:
vanphong@<tênhuyện,thịxã, thànhphố>.daklak.gov.vn
- Tài khoản các phòng, đơn vị trực
thuộc UBND các huyện, thị xã, thành phố
<tênphòng,đơnvị>@<tênhuyện,thịxã,thànhphố>.daklak.gov.vn
- Tên tài khoản
của UBND các xã, phường, thị trấn
<tên xã, phường, thị trấn>@<tên huyện,thịxã,thànhphố>.daklak.gov.vn
2. Cấp phát đúng
chức danh, nhiệm vụ và trách nhiệm, tránh lãng phí tài nguyên hệ thống. Tài khoản của cá nhân được hủy bỏ hoặc chuyển đổi hoặc cấp mới kịp
thời khi cá nhân đó thay đổi vị trí công tác hoặc không còn công
tác tại cơ quan, đơn vị.
3. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có thẩm
quyền cho tạo mới, hủy bỏ, chuyển đổi
tài khoản của cán bộ, công chức, viên chức mình đang quản lý, sử
dụng đúng mục đích, thiết thực và phục vụ yêu cầu công tác
hành chính của cơ quan, đơn vị.
Điều 6. Phân quyền
quản lý tài khoản sử dụng
1. Các cơ quan,
đơn vị chỉ có trách nhiệm quản trị, tạo lập, chuyển đổi, hủy bỏ tài khoản, dữ
liệu tài khoản trong phân hệ subdomains được phân cấp quản lý nhưng không được
can thiệp vào cấu hình, thay đổi giao diện, quy trình, chức năng của hệ thống khi chưa có chủ trương nâng cấp hoặc sửa đổi.
2. Mọi cơ quan, đơn vị và cá nhân chịu
trách nhiệm về quản lý, bảo mật thông tin về tài khoản của
mình.
Điều 7. Khi hệ thống
có sự cố kỹ thuật
Trong trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật
dẫn tới hệ thống tạm ngừng hoạt động hoặc có sự cố khả
nghi về mất an toàn thông tin thì cơ quan,
đơn vị có trách nhiệm:
1. Thông báo ngay việc tạm dừng sử dụng
và thông báo cho Ban quản trị hệ thống qua đường dây nóng, email được thiết lập
trên hệ thống; nếu xét thấy có dấu hiệu
nghiêm trọng, vi phạm pháp luật phải báo cáo bằng văn bản cho Sở Thông tin và Truyền thông, Công an tỉnh để phối hợp xử lý kịp thời.
2. Việc khắc phục, giải quyết sự cố,
phục hồi hệ thống phải được tiến hành nhanh chóng, hạn chế tối đa thời gian
gián đoạn ảnh hưởng đến công việc chung. Trong trường hợp hệ thống bị lỗi không
khắc phục được, thì phải liên hệ điện thoại kịp thời cho Sở Thông tin và Truyền
thông để có giải pháp xử lý.
Chương III
SỬ DỤNG HỆ THỐNG
Điều 8. Trách nhiệm sử dụng của
các cơ quan, đơn vị và cá nhân
1. Các cơ quan, đơn vị và cá nhân
trong hệ thống quản lý nhà nước các cấp phải sử dụng triệt
để hệ thống, quy trình xử lý văn bản trên hệ thống và đảm bảo công tác văn
thư, lưu trữ theo quy định pháp luật để phục vụ công tác hành
chính hàng ngày.
2. Mọi cá nhân có thiết lập tài khoản
sử dụng, phân quyền sử dụng trên hệ thống phải chịu trách nhiệm pháp lý về việc
tiếp nhận thông tin kịp thời, kết quả xử lý công việc được
giao trên hệ thống và tuân thủ đầy đủ các quy định về trao đổi thông tin, văn bản, tài liệu, hồ sơ công việc trên hệ thống.
3. Sử dụng chứng thực số, chữ ký số
đúng mục đích, yêu cầu theo quy định pháp luật để đảm bảo
tính pháp lý cho văn bản điện tử được phát hành, xử lý trên hệ thống.
4. Mọi cá nhân phải có trách nhiệm
bàn giao tài khoản sử dụng cho cơ quan, đơn vị hoặc cá
nhân được giao tiếp nhận, hoặc yêu cầu hủy tài khoản (nếu được cơ quan, đơn vị
hiện tại đồng ý) trong trường hợp
thay đổi công việc khác không còn phù hợp với công việc hiện tại.
Điều 9. Văn bản,
tài liệu trao đổi, sử dụng trên hệ thống
1. Văn bản, tài liệu được số hóa để
phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh và công
tác hành chính giữa Văn phòng UBND tỉnh, các Sở, ban, ngành, đơn vị thuộc UBND tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành phố
và UBND cấp xã, phường, thị trấn của tỉnh.
2. Văn bản, tài liệu được số hóa để
phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành, công tác hành
chính hàng ngày và công tác văn thư, lưu trữ trong nội bộ của từng cơ
quan, đơn vị.
3. Văn bản, tài liệu được tiếp nhận từ
các cơ quan, đơn vị trung ương, các địa phương khác và các
cơ quan, đơn vị với nhau và được số hóa để phục vụ công tác hành chính (trừ văn bản mật).
Điều 10. Đảm bảo quy trình
nghiệp vụ và liên thông văn bản điện tử trong hệ thống
1. Các cơ quan, đơn vị và cá nhân phải
chấp hành triệt để quy trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ công việc,
văn bản điện tử trên hệ thống nhằm tạo thành hệ thống thông tin điện tử liên thông trong các cơ quan nhà nước với nhau và hiện đại
hóa công tác hành chính.
2. Văn bản, hồ sơ công việc, tài liệu
liên quan trong công tác hành chính hằng ngày phải được thu
thập, số hóa từ một đầu mối và luân chuyển, xử lý liên thông
giữa các cơ quan, đơn vị với nhau trên hệ thống; hạn chế tối đa
việc tạo lập lại, in ra bản giấy để gửi, tránh lãng phí về
thời gian và chi phí hành chính.
Điều 11. Giá trị pháp lý của
văn bản điện tử trên hệ thống
1. Văn bản điện tử, thông tin trao đổi,
xử lý trên hệ thống được bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc,
về danh tính, về thẩm quyền, trách nhiệm cá nhân và có giá trị pháp lý về
giao dịch điện tử trong hệ thống và cơ sở dữ liệu của hệ thống.
2. Mọi cơ quan, đơn vị và cá nhân phải
chịu trách nhiệm về tính pháp lý, tính xác thực về thông
tin được tạo lập, trao đổi trong tài khoản sử dụng của mình
trên hệ thống. Tuyệt đối không được giả mạo, chiếm đoạt tài khoản
hoặc có hành vi khác làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của thông tin, xâm phạm đến công tác an toàn thông
tin của cơ quan, đơn vị và cá nhân khác.
3. Thời điểm gửi, nhận một văn bản,
tài liệu điện tử tới cơ quan, đơn vị và cá nhân trên hệ thống là thời điểm văn bản, tài liệu điện tử này nhập vào hệ thống được luân
chuyển nằm ngoài sự kiểm soát của người khởi tạo, thời gian được
ghi tự động trên hệ thống.
Điều 12. Trách nhiệm nhận, xử
lý văn bản điện tử trong hệ thống
1. Mọi cơ quan, đơn vị và cá nhân phải
có trách nhiệm theo dõi để tiếp nhận, xử lý công việc kịp
thời hàng ngày trên hệ thống.
2. Nếu trường hợp văn bản khẩn, hỏa tốc,
vụ việc cần phối hợp giải quyết ngay thì cơ quan, đơn vị và cá nhân gửi văn bản phải sử dụng song song phương tiện thông
tin liên lạc thứ hai (chuyển fax nhanh, điện thoại,...) để báo cho cơ quan, đơn
vị và cá nhân tiếp nhận được biết để xử lý kịp thời.
3. Thời gian xác định tiếp nhận, xử
lý văn bản là thời điểm văn bản đến được ghi tự động trong hệ thống, tài khoản
của cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản điện tử.
Điều 13. Tạo lập,
luân chuyển, tiếp nhận, xử lý và trao đổi thông tin, văn bản, tài liệu điện tử
trong hệ thống
1. Việc tạo lập, gửi nhận, xử lý và
trao đổi thông tin, văn bản, tài liệu điện tử của các cơ quan, đơn vị và cá
nhân trong hệ thống phải được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu của hệ thống theo quy
định của pháp luật văn thư lưu trữ và công tác an toàn thông tin.
2. Tạo lập văn bản, tài liệu điện tử
và các dạng file (tệp) đính kèm để sử dụng trên hệ thống bằng
các phần mềm máy tính phải sử dụng thống nhất theo định dạng
chung là: <tên>.<phần mở rộng> phần mở rộng (đuôi)*.TXT, *.DOC.
*.DOCX, *.XLS,*.XLSX,*.PDF,*.ODT, *.ODS,*.ODP hoặc bản số
hóa các tài liệu giấy bằng cách quét (scan) để chuyển nội dung bản
giấy sang định dạng file PDF; thống nhất sử dụng bộ gõ tiếng Việt (trình bày
phông chữ tiếng Việt), bảng mã Unicode theo Tiêu chuẩn Việt
Nam TCVN 6909:2001 để soạn thảo văn bản.
Điều 14. Ủy quyền tiếp nhận, xử
lý công việc trên hệ thống
1. Người ủy quyền
và người tiếp nhận ủy quyền về tiếp nhận, xử lý công việc trên hệ thống phải đảm
bảo nguyên tắc theo quy định pháp luật.
2. Người nhận ủy quyền về tiếp nhận,
xử lý công việc trên hệ thống chịu trách nhiệm pháp lý về thông tin, kết quả xử
lý công việc trong thời gian được ủy quyền.
Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 15. Trách nhiệm của Sở
Thông tin và Truyền thông
1. Đảm bảo việc kết nối hạ tầng kỹ
thuật, liên thông hệ thống các cấp, ngành và công tác bảo đảm an toàn thông tin
trên kiến trúc Chính quyền điện tử; đồng thời hướng dẫn, tập huấn, triển khai thực
hiện đồng bộ trên hệ thống.
2. Thực hiện công tác kiểm tra, đánh
giá, theo dõi tình hình sử dụng của các cơ quan, đơn vị, cá nhân. Kịp thời báo
cáo, đề xuất UBND tỉnh chỉ đạo, khắc phục tồn tại, hạn chế và những phát sinh
theo yêu cầu sử dụng.
Điều 16. Trách nhiệm của Sở Nội
vụ
Đẩy nhanh tiến độ cải cách hành chính
gắn kết với ứng dụng công nghệ thông
tin; tham mưu UBND tỉnh chỉ đạo triệt để về việc số hóa, tin
học hóa quy trình, thủ tục hành chính và nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ, công chức phù hợp với điều kiện
ứng dụng công nghệ
thông tin của tỉnh.
Điều 17. Trách
nhiệm của Văn phòng UBND tỉnh
1. Tham mưu UBND
tỉnh đẩy mạnh các hoạt động chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh
được thực hiện trên hệ thống.
2. Là đầu mối tiếp
nhận, xử lý, gửi và sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động cơ quan nhà nước của
tỉnh
Điều 18. Thủ trưởng các Sở,
ban, ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố và các xã, phường, thị
trấn
1. Tổ chức triển khai, sử dụng văn bản
điện tử và thực hiện quy trình quản lý, điều hành, giải quyết công việc trên hệ thống. Quyết liệt trong chỉ đạo các tổ
chức đơn vị trực thuộc và cán bộ, công chức, viên chức liên quan
của cơ quan thực hiện. Đồng thời có các hình thức khen thưởng đối với các đơn vị,
cá nhân thực hiện tốt và có biện pháp
xử lý đối với các đơn vị, cá nhân chưa thực hiện tốt.
2. Trong quá trình thực hiện, nếu có
khó khăn, vướng mắc, phát sinh cần sửa đổi, bổ sung thì kịp thời báo cáo về Sở Thông tin và Truyền thông để điều chỉnh theo chức năng, nhiệm vụ và trình UBND
tỉnh xem xét, giải quyết nếu vượt thẩm
quyền.
Điều 19. Khen
thưởng và xử lý vi phạm
1. Việc thực hiện các quy định của
Quy định này được đưa vào tiêu chí để xét thi đua, khen thưởng hàng năm của các
cơ quan, đơn vị và cá nhân.
2. Cơ quan, đơn
vị và cá nhân vi phạm Quy định hoặc bị nhắc nhở nhiều lần
về việc triển khai thực hiện quy định tại đơn vị, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật theo quy định./.