|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH HÒA BÌNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 2699/QĐ-UBND
|
Hòa Bình, ngày 14 tháng 12 năm 2015
|
QUYẾT
ĐỊNH
BAN HÀNH QUY ĐỊNH TRAO ĐỔI, LƯU
TRỮ, XỬ LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRÊN MÔI TRƯỜNG MẠNG TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN
NHÀ NƯỚC TỈNH HÒA BÌNH
CHỦ TỊCH
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HÒA BÌNH
Căn
cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2013;
Căn cứ
Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006; Luật Giao dịch điện tử ngày
29/11/2005; Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011;
Căn cứ
Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ Quy định chi tiết thi
hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số; Nghị
định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị
định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành
Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số; Nghị định
số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong
hoạt động của cơ quan nhà nước; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
Căn cứ
Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03/12/2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng
cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước; Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012
của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động
của cơ quan nhà nước;
Xét đề
nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 63/TTr-STTTT
ngày 01/12/2015,
QUYẾT
ĐỊNH:
Điều
1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy định trao
đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trên môi trường mạng trong hoạt động của
các cơ quan nhà nước tỉnh Hòa Bình”.
Điều
2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Điều
3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc
các Sở, thủ trưởng các Ban, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố
và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định
này./.
|
Nơi
nhận:
- Như Điều 3;
- Bộ TT&TT;
- TT.TỈnh ủy;
- TT. HĐND tỉnh;
- Chủ tịch, các Phó Chủ tịch
UBND tỉnh;
- Chánh, Phó Chánh VPUBND tỉnh;
- Lưu: VT, VX (Vu
45b).
|
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Nguyễn Văn Chương
|
QUY ĐỊNH
VỀ VIỆC TRAO ĐỔI,
LƯU TRỮ, XỬ LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRÊN MÔI TRƯỜNG MẠNG TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN
NHÀ NƯỚC TỈNH HÒA BÌNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số
2699/QĐ-UBND ngày 14/12/2015 của
Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Hòa Bình)
Chương
I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều
1. Phạm vi điều chỉnh
1. Quy định
này quy định việc trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trên môi trường mạng
trong hoạt động nội bộ của cơ quan nhà nước, giữa các cơ quan nhà nước với nhau
và giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức, doanh nghiệp và người dân trên địa bàn
tỉnh Hòa Bình.
2. Các văn bản
thuộc loại mật, tuyệt mật, tối mật và văn bản liên quan đến việc xử lý khiếu
nại, tố cáo không thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy định này.
Điều 2. Đối tượng áp dụng
1. Quy định
này áp dụng đối với các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Hòa Bình, gồm: Các Sở,
Ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, đơn vị sự nghiệp các cấp; Ủy
ban nhân dân các xã, phường, thị trấn.
2. Cán bộ, công
chức, viên chức đang làm việc trong các cơ quan, đơn vị
quy định tại Khoản 1, Điều này và những tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân tham gia
sử dụng, trao đổi với các hệ thống thông tin của cơ quan nhà nước trên địa bàn
tỉnh.
Điều 3. Giải thích từ ngữ
1. Văn bản điện
tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. Văn bản điện tử được
tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
2. Hệ thống
phần mềm văn phòng điện tử của các cơ quan nhà nước tỉnh Hòa Bình là phần mềm ứng
dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý, điều hành tác nghiệp, xử lý
văn bản đi, đến; Trao đổi thông tin, chia sẻ dữ liệu của các cơ quan nhà nước
tỉnh Hòa Bình.
3. Hệ thống
thư điện tử công vụ tỉnh Hòa Bình là phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin phục
vụ cho công tác trao đổi thông tin điện tử của các cơ quan nhà nước tỉnh Hòa
Bình.
4. Tính toàn
vẹn của văn bản điện tử là khi nội dung của văn bản điện tử chưa bị thay đổi,
trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc
hiển thị văn bản điện tử.
5. Trao đổi
văn bản điện tử trên môi trường mạng trong hoạt động của cơ
quan nhà nước là việc cơ quan nhà nước sử dụng giải pháp, thiết bị công nghệ thông
tin để gửi, nhận qua mạng văn bản điện tử trong hoạt động nội bộ của cơ quan
nhà nước và giữa các cơ quan nhà nước, trong giao dịch của cơ quan nhà nước với
tổ chức và cá nhân.
Điều
4. Mục đích quy định việc trao đổi văn bản điện tử trên môi trường mạng
1. Bảo đảm giá
trị pháp lý, tính toàn vẹn và an toàn thông tin của văn bản điện tử khi được trao đổi trên môi trường mạng.
2. Thống nhất
quy trình, phương thức trao đổi văn bản điện tử trên môi
trường mạng theo đúng quy định của pháp luật.
3. Tiết kiệm chi phí trong việc gửi, nhận, xử lý và lưu trữ các văn bản, tài liệu
dạng văn bản giấy trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
4. Thúc đẩy
tính minh bạch, công khai và khả năng tiếp cận thông tin quản lý nhà nước cho tổ
chức, cá nhân, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính và góp phần phát triển chính
quyền điện tử.
Điều 5. Nguyên tắc thực hiện
1. Cơ quan nhà
nước tham gia trao đổi văn bản điện phải thực hiện đúng các nguyên tắc quy định
của Luật Giao dịch điện tử và tuân theo các các quy định khác của pháp luật về
bảo vệ bí mật nhà nước, công nghệ thông tin, viễn thông, văn thư, lưu trữ.
2. Cơ quan
nhà nước có quyền từ chối nhận văn bản điện tử được truyền đưa trên môi trường
mạng nếu độ tin cậy và bí mật thông tin của văn bản này
không được bảo đảm nhưng phải chịu trách nhiệm về việc đó.
3. Phương thức
trao đổi văn bản điện tử trên môi trường mạng phải bảo đảm độ tin cậy, tính kịp
thời, chính xác và an toàn, an ninh thông tin.
4. Quy trình
trao đổi, xử lý, lưu trữ văn bản điện tử thực hiện theo Quy định này đồng thời
tuân thủ các quy định của Nhà nước và các hướng dẫn của Bộ Nội vụ, Bộ Thông tin
và Truyền thông.
Điều 6. Các hành vi bị nghiêm cấm
1. Cản trở hoặc
ngăn cản trái phép quá trình truyền, gửi, nhận văn bản điện tử trên môi trường mạng trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
2. Truy nhập,
thay đổi, giả mạo, sao chép, tiết lộ, gửi, hủy trái phép
một phần hoặc toàn bộ văn bản điện tử được trao đổi.
3. Gian lận,
mạo nhận, chiếm đoạt hoặc sử dụng trái phép tài khoản điện
tử, khóa mật mã, chứng thư số của người khác để gửi, nhận
văn bản điện tử.
4. Trao đổi
văn bản điện tử để tiết lộ bí mật nhà nước, bí mật quân sự, an ninh, kinh tế, đối
ngoại và những thông tin bí mật khác do pháp luật quy định.
Chương II
PHƯƠNG THỨC TRAO ĐỔI, NỘI
DUNG, GIÁ TRỊ PHÁP LÝ CỦA VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
Điều
7. Các hệ thống thông tin phục vụ trao đổi văn bản điện tử qua môi trường mạng
1. Các hệ thống
thông tin phục vụ trao đổi văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan và giữa các cơ
quan nhà nước với nhau gồm: Hệ thống phần mềm văn phòng
điện tử của tỉnh, hệ thống thư điện tử công vụ, cổng/trang
thông tin điện tử của các cơ quan nhà nước.
a) Các cơ quan,
đơn vị đã được trang bị hệ thống phần mềm văn phòng điện tử phải sử dụng đầy đủ
các tính năng, chức năng để trao đổi, luân chuyển văn bản
nội bộ và công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan, đơn vị qua hệ thống. Các cơ quan, đơn vị chưa được trang bị phải tăng cường
công tác trao đổi văn bản điện tử qua hệ thống thư điện tử
công vụ.
b) Các cơ quan,
đơn vị đã được trang bị hệ thống phần mềm văn phòng điện
tử phải sử dụng tính năng liên thông để gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ
quan, đơn vị.
c) Đối với các
văn bản cần phổ biến rộng rãi phải được đăng tải, cập nhật trên trang thông tin
điện tử của các cơ quan, đơn vị.
2. Các hệ thống
thông tin phục vụ trao đổi văn bản điện tử giữa cơ quan
hành chính nhà nước với các tổ chức, doanh nghiệp và người dân gồm: Hệ thống
thư điện tử công vụ, cổng/trang thông tin điện tử của các cơ quan nhà nước.
3. Các cơ quan
phải có quy định, quy trình chi tiết về việc trao đổi văn bản điện tử trong nội
bộ cơ quan và với các cơ quan, tổ chức, cá nhân để đảm bảo
thông tin trao đổi được quản lý chặt chẽ theo quy định của Nhà nước và phù hợp
với chức năng sử dụng của từng hệ thống thông tin. Các quy định, quy trình phải
được phổ biến rộng rãi giúp các cơ quan, tổ chức, cá nhân
có thể tiếp cận, khai thác và dễ dàng sử dụng trên các hệ
thống thông tin.
4. Việc trao
đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan phải thực hiện đúng
quy trình và phù hợp với chức năng sử
dụng của mỗi hệ thống thông tin, nhằm đảm bảo sự liên thông giữa các hệ thống,
giảm tối đa các thao tác xử lý trên phần mềm; giảm chi phí liên quan đến giấy
tờ, in ấn và tạo thuận lợi cho việc lưu trữ, quản lý, sử dụng thông tin, dữ
liệu trên các hệ thống.
Điều
8. Tính hợp pháp của văn bản điện tử trao đổi qua môi trường mạng.
1. Giá trị pháp
lý của văn bản điện tử được quy định tại Điều 35 Nghị định
số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước:
a) Văn bản điện
tử phù hợp với pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các
cơ quan nhà nước.
b) Văn bản điện
tử gửi đến cơ quan nhà nước không nhất thiết phải sử dụng chữ ký điện tử nếu
văn bản đó có thông tin về người gửi, bảo đảm tính xác thực
về nguồn gốc và tính toàn vẹn của văn bản.
2. Hình thức
văn bản điện tử:
a) Thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản: Thực hiện theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP
ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày
19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính.
b) Sử dụng bộ
mã các ký tự tiếng Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 để thể hiện các nội dung
văn bản điện tử.
c) Định
dạng văn bản điện tử được thực hiện theo quy định tại các điểm 3.4, 3.5 và 3.7
của Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ
thông tin trong cơ quan nhà nước ban hành kèm theo Thông tư số 22/2013/TT-BTTTT
ngày 23/12/2013 của Bộ Thông tin và Truyền thông, cụ thể:
- Các tài liệu
văn bản có định dạng: *.txt, *.rtf, *.doc; *.docx, *.odt.
- Các tài liệu
bảng tính có định dạng: *.csv, *.xls, *.xlsx, *.ods.
- Các tài liệu
chỉ đọc có định dạng *.pdf.
- Các tài liệu
đồ họa, đồ thị, đồ họa phục vụ quản lý chuyên ngành.
3. Thực hiện
triển khai ứng dụng chữ ký số nhằm thay thế dần việc bắt buộc gửi tài liệu, văn
bản hành chính dạng bản giấy (có chữ ký và đóng dấu) bằng hình thức gửi văn bản
điện tử được xác thực bằng chữ ký số qua mạng.
4. Văn bản điện
tử được xác thực bằng chữ ký số phải được thực hiện đúng theo quy định của pháp
luật về giao dịch điện tử. Các loại tài liệu, văn bản hành chính đã được xác
thực bằng chữ ký số và gửi qua môi trường mạng thì không phải gửi thêm văn bản
giấy (ngoại trừ các tài liệu, văn bản theo quy định phải lưu trữ bản giấy tại
cơ quan nhận văn bản).
Điều
9. Danh mục văn bản trao đổi hoàn toàn qua môi trường mạng:
1. Lịch làm
việc, lịch công tác (tuần, tháng, quý,...) của lãnh đạo UBND
tỉnh; các sở, ban, ngành; UBND cấp huyện, UBND cấp xã…;
2. Công điện,
Giấy mời họp, hội nghị và các tài liệu kèm theo;
3. Các tài liệu
phục vụ cho các cuộc họp, trao đổi công việc, hội nghị để nghiên cứu trước hoặc
để góp ý; các văn bản sao y;
4. Báo cáo chuyên
đề; báo cáo tuần, tháng, quý, năm;
5. Văn bản dự
thảo để xin ý kiến; văn bản để biết, để báo cáo, thông báo;
6. Các văn bản,
tài liệu khác mà cơ quan nhận văn bản không yêu cầu gửi bản chính thức.
Điều
10. Danh mục các văn bản trao đổi qua môi trường mạng, đồng thời gửi kèm văn
bản giấy
1. Các văn bản
trao đổi qua môi trường mạng, đồng thời gửi văn bản giấy qua đường công văn
truyền thống gồm: Văn bản quy phạm pháp luật, quyết định, tờ
trình, kế hoạch, thông tin chỉ đạo, điều hành, các loại văn bản khác không kể
các văn bản được quy định tại Điều 9.
2. Các văn bản
nêu tại Khoản 1 Điều này gửi qua môi trường mạng đã được xác thực bằng chữ ký
số thì không phải gửi kèm theo văn bản giấy (ngoại trừ các tài liệu, văn bản theo
quy định phải lưu trữ bản giấy tại cơ quan nhận văn bản như: tài liệu thực hiện
thủ tục hành chính, các quyết định cá biệt, văn bản giải quyết các công việc cá
biệt, kê khai tài sản, kết luận thanh tra, hồ sơ chứng từ tài chính,...).
Chương III
QUY TRÌNH TRAO ĐỔI, XỬ LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
Điều
11. Trao đổi, xử lý văn bản điện tử qua hệ thống phần mềm văn phòng điện tử
1. Tiếp nhận
văn bản đến:
a) Trường hợp tiếp nhận văn bản đến dạng bản giấy: Văn thư tiến hành quét văn bản đến,
cập nhật thông tin tiếp nhận trên phần mềm và chuyển Lãnh đạo xử lý theo quy
trình xử lý nội bộ của cơ quan.
b) Trường hợp văn bản đến là văn bản điện tử được gửi liên thông từ cơ quan khác: Văn
thư trong giờ làm việc phải thường xuyên truy cập vào phần mềm văn phòng điện
tử để luôn sẵn sàng tiếp nhận văn bản đến. Khi nhận được văn bản đến, văn thư
tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của văn bản (Bao gồm cả chữ
ký số, trong trường hợp có sử dụng chữ ký số), cập nhật thông tin tiếp nhận vào
phần mềm, chuyển lãnh đạo xử lý theo quy trình xử lý nội bộ của cơ quan.
c) Cập nhật
thông tin ban đầu của văn bản đến bao gồm: số thứ tự (số đến); ngày đến; nơi gửi;
số và ký hiệu văn bản, ngày tháng văn bản; loại văn bản; lĩnh vực; trích yếu
nội dung văn bản; họ tên người ký và chức vụ; tính chất (mức độ khẩn); nơi lưu; ghi chú;...
2. Phát hành
văn bản đi:
a) Đối với cơ
quan đã triển khai sử dụng chữ ký số: Văn thư tiến hành đăng ký số văn bản đi
theo quy định cho văn bản điện tử đã được ký bằng chữ ký số và lưu dưới dạng file
mềm (*.doc; *.odt;...).
b) Đối với cơ
quan chưa triển khai sử dụng chữ ký số: Văn thư tiến hành đăng ký số văn bản đi
theo quy định, sau đó quét văn bản (bản chính được đóng dấu) thành văn bản điện
tử dưới dạng tập tin (file) *.pdf.
c) Khi phát
hành văn bản đi, Văn thư thực hiện cập nhật thông tin phát hành trên phần mềm và
gửi văn bản qua môi trường mạng, đồng thời gửi văn bản giấy (đã ký và đóng dấu)
kèm theo văn bản điện tử đối với những văn bản được quy định tại Điều 10 Quy
định này hoặc do bên nhận yêu cầu. Việc lưu trữ hồ sơ văn bản giấy tại cơ quan
đối với văn bản phát hành thực hiện theo quy định thông thường.
d) Thông tin
cập nhật đầu vào của văn bản đi bao gồm: Loại văn bản, số và ký hiệu văn bản,
ngày tháng văn bản; ngày gửi văn bản; lĩnh vực, tính chất văn bản (theo mức độ
khẩn); chức vụ và họ tên người ký văn bản; trích yếu nội dung văn bản; nơi
nhận; số lượng bản phát hành; số trang; tập tin đính kèm; thông tin ghi chú (tùy
theo đặc thù của từng cơ quan, đơn vị);...
Điều
12. Trao đổi, xử lý văn bản điện tử qua Hệ thống thư điện tử công vụ
1. Trao đổi
văn bản điện tử qua thư điện tử công vụ giữa các cơ quan hành chính nhà nước với
nhau; giữa cơ quan hành chính nhà nước với các tổ chức, doanh nghiệp và người
dân:
a) Tiếp nhận
văn bản đến: Văn thư trong giờ làm việc phải truy cập vào
hộp thư điện tử công vụ của cơ quan để luôn sẵn sàng tiếp nhận văn bản điện tử được gửi đến từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Khi nhận
văn bản điện tử đến, văn thư tiến
hành kiểm tra tính hợp lệ của văn bản (Bao gồm cả chữ ký
số, trong trường hợp có sử dụng chữ ký số), cập nhật văn bản vào phần mềm văn
phòng điện tử hoặc in ra bản giấy (trường hợp chưa có Phần mềm văn phòng điện tử) và chuyển Lãnh đạo xử lý theo quy định nội bộ
của cơ quan.
b) Phát hành
văn bản đi:
Văn thư
phát hành văn bản điện tử thông qua hệ thống thư điện tử công vụ được thực hiện
như Khoản 2 Điều 11 của Quy định này.
2. Trao đổi
văn bản điện tử của cán bộ, công chức, viên chức qua hộp thư điện tử công vụ cá
nhân
a) Cán bộ, công
chức, viên chức bắt buộc phải sử dụng hộp thư điện tử công vụ được cấp để thực
hiện trao đổi văn bản điện tử trong quá trình thực thi
công vụ. Hộp thư cá nhân phải thường xuyên mở kiểm tra trong giờ làm việc để
tiếp nhận, xử lý công việc và hỏi đáp kịp thời thư điện tử
của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân.
b) Khi tham
gia trong hệ thống thư điện tử công vụ, cá nhân được cấp hộp thư phải tuân thủ các
Quy định về quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ, được ban hành kèm
theo Quyết định số 06/2010/QĐ-UBND ngày 05/3/2010 của Ủy ban nhân dân tỉnh Hòa
Bình.
Điều
13. Trao đổi, xử lý văn bản điện tử qua Cổng/Trang thông tin điện tử
1. Cổng thông
tin điện tử của tỉnh, trang thông tin điện tử của các cơ quan đảm bảo cung cấp
đầy đủ các thông tin, dịch vụ công trực tuyến theo Quy định tại Nghị định số
43/2011/NĐ-CP ngày 13/6/2011 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin
và dịch vụ công trực tuyến trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin
điện tử của cơ quan nhà nước và các văn bản hướng dẫn liên quan.
2. Đối với các
văn bản dự thảo cần lấy ý kiến trước khi ban hành, các cơ quan thực hiện cung
cấp nội dung văn bản dự thảo lên trên Cổng/Trang thông tin điện tử của cơ quan
để tạo thuận lợi cho việc tiếp cận và tham gia góp ý của các đối tượng liên quan, đồng thời cung cấp các công cụ,
phương tiện để việc tiếp nhận các ý kiến được thuận lợi, chính xác.
Điều
14. Thời điểm gửi/nhận văn bản điện tử
1. Thời điểm
gửi một văn bản điện tử tới cơ quan hành chính nhà nước là thời điểm mà văn bản
điện tử đó được gửi thành công trên hệ thống thông tin (tại cơ quan phát hành)
và có hồi báo văn bản điện tử gửi thành công.
2. Thời điểm
nhận một văn bản điện tử tại cơ quan hành chính nhà nước được xác định là thời điểm văn bản điện tử đó được nhập (tự động) vào
hệ thống thông tin của cơ quan tiếp nhận; nếu thời điểm văn bản nhập vào hệ
thống ngoài giờ hành chính thì thời điểm tiếp nhận văn bản điện tử đến, được tính là thời điểm bắt đầu giờ hành
chính kế tiếp.
Điều 15. Xử lý văn bản điện tử
Cơ quan có
quyền sử dụng các biện pháp kỹ thuật để làm cho văn bản
điện tử dễ đọc, dễ lưu trữ và dễ phân loại nhưng phải đảm bảo không thay đổi
nội dung văn bản điện tử đó.
Chương IV
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
Điều 16. Quy định về lưu trữ văn bản điện tử
1. Văn bản điện
tử khi lưu trữ phải đáp ứng các yêu cầu sau:
a) Đảm bảo độ
tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực của thông tin chứa trong văn bản điện tử kể
từ khi văn bản điện tử được tạo lập lần đầu từ văn bản giấy.
b) Thông tin
chứa trong văn bản điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh.
2. Việc sử dụng
(đọc, sao, chứng thực, lưu trữ,...) văn bản điện tử được
thực hiện như đối với các tài liệu lưu trữ trên các vật mang thông tin khác.
3. Thường xuyên
kiểm tra, sao lưu để đảm bảo an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập, khai
thác của văn bản lưu điện tử và sử dụng các biện pháp kỹ thuật để việc phân
loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng phải đảm bảo không thay
đổi nội dung.
4. Khi lưu trữ
văn bản điện tử thuộc danh mục tài liệu hạn chế sử dụng thì
không được kết nối và sử dụng trên môi trường mạng (LAN, WAN, Internet).
5. Trường hợp
văn bản điện tử và văn bản giấy có nội
dung trùng nhau thì lưu trữ cả hai loại.
Điều
17. Thu thập, lưu trữ văn bản điện tử
1. Cơ quan,
đơn vị khi lập danh mục hồ sơ cơ quan cần xác định rõ các hồ sơ được lưu trữ dưới dạng điện tử.
2. Căn cứ vào
danh mục hồ sơ điện tử của cơ quan, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm
mở hồ sơ, thu thập và cập nhật tất cả văn bản, tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng.
3. Việc lưu
trữ và quản lý văn bản điện tử được thực hiện theo cơ chế lưu trữ của các hệ thống
thông tin đang áp dụng kết hợp với các ràng buộc về phân cấp, phân quyền người
sử dụng và mức độ an toàn, bảo mật của thông tin, dữ liệu. Đối với cơ quan chưa
có các hệ thống thông tin phục vụ trao đổi trên môi trường mạng theo Điều 8 Quy
định này thì việc tạo lập và quản lý được thực hiện trên
máy tính của cơ quan.
4. Các thông
tin, dữ liệu phát sinh trong quá trình trao đổi, xử lý văn bản điện tử phải
được cập nhật thống nhất và phù hợp với quy định sử dụng của mỗi hệ thống thông
tin nhằm đảm bảo việc lưu trữ được thuận lợi.
5. Bảo quản
văn bản điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ điện tử.
Điều 18. Nộp lưu trữ và hủy văn bản điện tử
1. Việc nộp
lưu trữ và thực hiện lưu trữ văn bản điện tử được thực hiện
theo quy định về lưu trữ văn bản điện tử trong cơ quan
hành chính nhà nước.
2. Khi giao
nhận văn bản điện tử, lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử phải
kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của văn bản điện tử. Hồ sơ điện tử phải đảm bảo đúng nội
dung, cấu trúc, không bị hư hỏng hay mất dữ liệu.
3. Văn bản điện
tử hết giá trị được hủy theo thẩm quyền, thủ tục như tài
liệu lưu trữ trên các vật mang thông tin khác hết giá trị. Việc hủy văn bản điện tử phải được thực hiện đối với toàn bộ hồ sơ thuộc danh mục hồ sơ hết giá trị đã được phê duyệt
và phải đảm bảo thông tin đã bị hủy không thể khôi phục lại được.
4. Cơ quan,
đơn vị, cá nhân chỉ được hủy văn bản điện tử sau khi hoàn thành
việc giao nộp lưu trữ.
Chương V
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 19. Các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh
1. Các cơ quan,
đơn vị khai thác, sử dụng hiệu quả hệ thống phần mềm văn
phòng điện tử đang triển khai tại cơ quan, đơn vị trong hoạt động trao đổi văn
bản điện tử trên môi trường mạng; sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ của tỉnh
vào trao đổi thông tin, văn bản điện tử trong cơ quan, đơn
vị và giữa các cơ quan, đơn vị. Tăng cường sử dụng văn bản
điện tử thay thế văn bản giấy trong quản lý, điều hành và trao đổi thông tin.
2. Đảm bảo về
nội dung, độ chính xác và bảo mật các thông tin trao đổi trên các hệ thống thông
tin đang triển khai sử dụng tại cơ quan.
3. Đảm bảo các
điều kiện hạ tầng kỹ thuật phục vụ cho việc trao đổi, sử dụng văn bản điện tử
trong nội bộ cơ quan; Triển khai các biện pháp tổ chức, quản
lý và xử lý kỹ thuật để đảm bảo an ninh, an toàn và bảo mật thông tin trong cơ
quan.
4. Ban hành
các quy định về trao đổi, xử lý, lưu trữ văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan đối với từng hệ thống thông tin đang
sử dụng.
5. Định kỳ,
hàng năm phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức tập huấn về cách thức
trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trên các hệ thống
thông tin cho cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan để có thể tiếp cận đầy
đủ và sử dụng thành thạo các phần mềm đang triển khai.
6. Từng bước
triển khai số hóa các văn bản, tài liệu lưu trữ để phục vụ việc trao đổi, tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin của cán
bộ, công chức, viên chức qua mạng.
7. Báo cáo tình
hình thực hiện theo định kỳ 1 năm hoặc báo cáo đột xuất theo yêu cầu, gửi Sở
Thông tin và Truyền thông tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân
tỉnh.
Điều 20. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh
1. Kiểm tra,
giám sát và đôn đốc việc trao đổi, sử dụng văn bản điện tử
trong hoạt động của các cơ quan.
2. Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu việc triển khai sử dụng các phần mềm và thư điện tử công vụ phục vụ cho việc gửi/nhận văn bản
điện tử trong các cơ quan.
3. Tiên phong
triển khai sử dụng trao đổi văn bản điện tử trên môi trường mạng trong hoạt
động của cơ quan, đơn vị; làm đầu mối trung tâm trong việc sử dụng thư điện tử
công vụ phục vụ cho việc gửi, nhận văn bản điện tử trong
các cơ quan nhà nước.
Điều
21. Sở Thông tin và Truyền thông
1. Tổ
chức phổ biến, tuyên truyền nâng cao nhận thức về trao đổi, sử dụng
văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước.
2. Chủ trì,
phối hợp với các cơ quan liên quan tổ chức, hướng dẫn triển khai thực hiện Quy định
này.
3. Chủ trì,
phối hợp Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức kiểm tra, theo
dõi, đôn đốc thực hiện Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03 tháng 12 năm 2008 của
Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước; Chỉ thị số 15/CT-TTg
ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước
và Quy định này trên phạm vi toàn tỉnh.
4. Đảm bảo hạ
tầng kỹ thuật, duy trì, hướng dẫn, giải pháp kỹ thuật vận hành hệ thống phần mềm
văn phòng điện tử chung của tỉnh; cổng Thông tin điện tử tỉnh
Hòa Bình; lập phương án, biện pháp kỹ thuật khắc phục sự cố hệ thống, đảm bảo
hoạt động ổn định, liên thông, thông suốt, an toàn và bảo mật thông tin.
5. Đề
xuất giải pháp, xây dựng và tham mưu ban hành các chính sách, quy
định nhằm đảm bảo an toàn, an ninh thông tin trong việc trao đổi, lưu trữ, xử lý
văn bản điện tử; tổ chức tập huấn công tác đảm bảo an toàn, an ninh thông tin.
6. Chủ trì,
phối hợp với các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn triển khai sử dụng chữ ký số để phục vụ gửi, nhận văn bản điện tử giữa
cơ quan nhà nước các cấp trên địa bàn tỉnh.
7. Hàng năm,
phối hợp với Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính đề xuất, tham mưu UBND tỉnh
phê duyệt kinh phí cho công tác quản lý, sử dụng văn bản điện tử trên địa bàn tỉnh; phối hợp với Sở Nội vụ đề xuất việc xét thi đua khen thưởng
đối với các cơ quan hành chính nhà nước triển khai có hiệu quả Quy định này.
8. Theo dõi,
tổng hợp, báo cáo định kỳ hàng năm, báo cáo đột xuất Ủy ban nhân dân tỉnh về
kết quả thực hiện Quy định này.
9. Hàng năm,
phối hợp với Sở Nội vụ đề xuất việc xét thi đua khen thưởng đối với các cơ quan
nhà nước triển khai có hiệu quả và đạt kết quả tốt Quy định này.
Điều 22. Sở Nội vụ
1. Chủ trì,
phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông nghiên cứu và tham mưu ban hành tiêu
chí đánh giá trong việc xét thi đua, khen thưởng hàng năm cho
các cơ quan hành chính nhà nước triển khai thực hiện tốt Quy định này.
2. Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông triển khai đào tạo, tập huấn cho cán
bộ văn thư, cán bộ công chức, viên chức các cơ quan hành chính nhà nước về trao
đổi, sử dụng văn bản điện tử.
3. Chủ trì,
phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu ban hành quy định và hướng dẫn
về việc lưu trữ, giao nộp và bảo quản văn bản điện tử, hồ
sơ điện tử.
Điều 23. Khen thưởng và xử lý vi phạm
1. Các cơ quan
hành chính nhà nước; các cán bộ, công chức, viên chức thuộc các cơ quan hành
chính nhà nước có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện Quy định này được
xét khen thưởng theo quy định.
2. Mọi hành
vi vi phạm các Điều khoản của Quy định này, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ
bị xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật hiện hành.
Điều 24. Điều khoản thi hành
1. Giám đốc
các sở, Thủ trưởng các Ban, ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố và các tổ
chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thực hiện theo đúng Quy định này.
2. Trong quá
trình thực hiện nếu có vấn đề vướng mắc phát sinh, các cơ quan, đơn vị gửi văn
bản về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.