|
BỘ
NỘI VỤ
CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ
NHÀ NƯỚC
-------
|
CỘNG
HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------
|
|
Số:
244/QĐ-VTLTNN
|
Hà
Nội, ngày 24 tháng 5 năm 2005
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC MẠNG
TIN HỌC LƯU TRỮ CỦA CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
CỤC TRƯỞNG CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
Căn cứ Quyết định số
177/2003/QĐ-TTg ngày 01/9/2003 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về
công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định
chi tiết một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;
Xét đề nghị của Giám đốc Trung tâm Tin học,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
Ban hành Quy chế tổ chức, quản lý và khai thác mạng tin học
quản lý công tác văn thư, công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước.
Điều 2.
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Điều 3.
Thủ trưởng các đơn vị, tổ chức thuộc Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3,
- Lưu VT, TTTH.
|
Q.
CỤC TRƯỞNG
CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
Trần Hoàng
|
QUY CHẾ
TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC MẠNG TIN HỌC LƯU TRỮ CỦA CỤC
VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
(Ban
hành kèm theo Quyết định số 244/QĐ-VTLTNN ngày 24 tháng 5 năm 2005 của Cục trưởng
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)
Chương I.
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1.
Hệ thống mạng tin học quản lý công tác văn thư, công
tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (sau đây gọi
tắt là mạng tin học lưu trữ) bao gồm hệ thống: máy chủ, thiết bị lưu trữ, máy
tính cá nhân, thiết bị mạng (cable, Hub, Switch, Router, Modem, Firewall...),
các thiết bị tin học khác, phần mềm hệ thống, phần mềm ứng dụng, các cơ sở dữ
liệu phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác văn thư, công tác lưu trữ và
tài liệu lưu trữ của các đơn vị, tổ chức thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Điều 2.
Quy chế này quy định trách nhiệm của các đơn vị, tổ chức
và cá nhân có liên quan trong việc phối hợp thực hiện các biện pháp để bảo đảm
vận hành an toàn và khai thác thông tin trên mạng tin học lưu trữ.
Chương II.
TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ
Điều 3. Mục
tiêu của mạng tin học lưu trữ.
Mạng tin học lưu trữ được
sử dụng nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước; công tác quản lý điều
hành; công tác quản lý, tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ
quốc gia của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và các tổ chức trực thuộc.
Điều 4. Tổ
chức mạng tin học lưu trữ.
Mạng tin học lưu trữ là hệ thống
liên kết dọc, bao gồm:
Các mạng thành viên:
4.1- Mạng cục bộ (LAN) tại Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
4.2- Mạng diện rộng (WAN) tại Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
4.3- Mạng LAN tại Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia I.
4.4- Mạng LAN tại Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia II.
4.5- Mạng LAN tại Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia III.
4.6- Mạng LAN tại Trường Trung học
Văn thư, Lưu trữ TW I.
4.7- Mạng LAN tại Trường Trung học
Văn thư, Lưu trữ TW II.
4.8- Mạng LAN tại Trung tâm Bảo
hiểm tài liệu lưu trữ Quốc gia.
4.9- Mạng LAN tại Trung tâm Tu bổ
phục chế tài liệu lưu trữ Quốc gia.
4.10- Mạng liên kết với cơ quan
chủ quản (mạng LAN của Bộ Nội vụ).
Điều 5.
Trách nhiệm quản lý kỹ thuật mạng tin học lưu trữ.
5.1- Các đơn vị tham gia mạng
tin học lưu trữ chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ mạng nội bộ của đơn vị về
trang thiết bị tin học, phần mềm, cơ sở dữ liệu của đơn vị.
5.2- Trung tâm Tin học chịu
trách nhiệm tham mưu giúp Cục trưởng trong việc quản lý mạng tin học lưu trữ gồm
các nội dung:
- Quản lý thống nhất thiết kế kỹ
thuật mạng.
- Quản lý thống nhất các phần mềm
dùng chung.
- Quản lý thống nhất các chuẩn dữ
liệu đối với các cơ sở dữ liệu dùng chung.
- Quản lý kỹ thuật mạng LAN và
WAN tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
- Tổ chức xây dựng và triển khai
ứng dụng các phần mềm quản lý các CSDL được nêu tại Điều 8.
5.3- Phòng Tin học và Công cụ
tra cứu thuộc các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia chịu trách nhiệm quản lý kỹ thuật
mạng LAN tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.
5.4- Trung tâm Tin học thuộc các
trường Trung học Văn thư, Lưu trữ TW chịu trách nhiệm quản lý kỹ thuật mạng LAN
tại các trường Trung học Văn thư, Lưu trữ TW.
5.5- Các tổ chức trực thuộc Cục
không có đơn vị chuyên trách phải cử cán bộ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm chịu
trách nhiệm quản lý kỹ thuật mạng LAN của đơn vị.
Điều 6.
Trách nhiệm của các đơn vị quản lý kỹ thuật.
6.1- Lập kế hoạch quản lý các cơ
sở dữ liệu, bảo trì, thay thế, bổ sung các thiết bị tin học trên mạng được giao
quản lý kỹ thuật, trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt và tổ chức thực hiện kế
hoạch được phê duyệt.
6.2- Bảo đảm an toàn dữ liệu được
lưu trữ tại máy chủ, tổ chức phòng chống Virus cho toàn bộ hệ thống, bảo đảm kết
nối các máy trong hệ thống mạng LAN và kết nối giữa mạng LAN của đơn vị với mạng
WAN của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
6.3- Cấp đăng ký truy cập mạng,
tổ chức phân quyền truy cập đối với các thành viên trong mạng LAN, các mạng
thành viên, các mạng liên kết.
6.4- Cấp địa chỉ mạng (IP
address) và tham số mạng cho các đơn vị tham gia mạng tin học lưu trữ.
6.5- Cài đặt các phần mềm hệ thống,
phần mềm ứng dụng thống nhất cho mạng được giao quản lý kỹ thuật.
6.6- Lập sổ theo dõi tình trạng
hoạt động và sử dụng của các thiết bị trong mạng được giao quản lý kỹ thuật.
Điều 7.
Trách nhiệm của các cá nhân, đơn vị trong mạng LAN.
7.1- Thủ trưởng đơn vị chịu
trách nhiệm về việc cho phép các tổ chức, cá nhân kết nối vào mạng nội bộ của
đơn vị mình.
7.2- Người được giao sử dụng thiết
bị có trách nhiệm thực hiện quy trình sử dụng, kiểm tra, diệt virus định kỳ
theo hướng dẫn của đơn vị phụ trách kỹ thuật.
7.3- Khi các thiết bị tin học có
sự cố, người sử dụng thiết bị cần báo cho lãnh đạo đơn vị để thông báo cho đơn
vị được giao quản lý kỹ thuật khắc phục. Trong trường hợp không tự khắc phục được
phải báo cáo các cấp lãnh đạo có thẩm quyền để có phương án giải quyết. Trong
quá trình khắc phục phải ghi sổ theo theo dõi tình trạng hoạt động và sử dụng của
thiết bị.
7.4- Trước khi sử dụng thông tin
trên các thiết bị lưu trữ bên ngoài cần kiểm tra và diệt virus.
7.5- Không sử dụng các trang thiết
bị tin học của cơ quan phục vụ các mục đích cá nhân.
Điều 8. Quản
lý cập nhật thông tin.
8.1- Các đơn vị thuộc Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước chịu trách nhiệm cập nhật các CSDL thuộc lĩnh vực đơn vị
phụ trách, cụ thể như sau:
+ Phòng Nghiệp vụ Văn thư, Lưu trữ
TW: Cập nhật CSDL quản lý công tác văn thư, lưu trữ các cơ quan TW.
+ Phòng Nghiệp vụ Văn thư, Lưu
trữ Địa phương: Cập nhật CSDL quản lý công tác văn thư, lưu trữ các cơ quan địa
phương.
+ Trung tâm Tin học: Cập nhật
CSDL thống kê công tác văn thư, lưu trữ, Website LTVN.
+ Phòng Tổ chức Cán bộ: Cập nhật
CSDL quản lý cán bộ công chức.
+ Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt
Nam: Cập nhật CSDL các bài tạp chí.
+ Trung tâm Nghiên cứu khoa học:
Cập nhật CSDL quản lý công tác hợp tác quốc tế, CSDL tư liệu nghiệp vụ về công
tác văn thư, lưu trữ, CSDL quản lý khoa học.
+ Văn phòng: Cập nhật CSDL Phông
Cục văn thư và Lưu trữ nhà nước, CSDL thi đua khen thưởng; CSDL quản lý văn bản
đi, đến; CSDL văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công
tác văn thư lưu trữ.
+ Phòng Kế hoạch Tài chính tích
hợp các CSDL quản l?ý tài sản cố định từ các đơn vị trực thuộc Cục (sử dụng phần
mềm do Bộ Tài chính phát hành).
+ Các Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia: Cập nhật CSDL về phông, bộ sưu tập lưu trữ; thông tin chỉ dẫn lưu trữ; các
CSDL thông tin cấp 2; CSDL thông tin cấp 1 về tài liệu lưu trữ và CSDL tư liệu
lưu trữ.
+ Các CSDL phục vụ công tác quản
lý điều hành riêng của từng đơn vị do Thủ trưởng đơn vị quyết định.
8.2- Để tăng cường bảo đảm an
toàn dữ liệu, Trung tâm Tin học có trách nhiệm tích hợp và lưu trữ toàn bộ các
cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.
Chương
III.
VẬN HÀNH VÀ KHAI THÁC SỬ
DỤNG
Điều 9. Vận
hành.
9.1- Tất cả các mạng thành viên
của mạng tin học lưu trữ phải thực hiện các biện pháp kỹ thuật để bảo đảm an
toàn cho mạng.
9.2- Các máy chủ cơ sở dữ liệu tại
các mạng thành viên phải có chế độ sao lưu dữ liệu định kỳ. Khi máy có sự cố cần
báo cáo các cấp có thẩm quyền và phải có phương án khắc phục.
9.3- Chỉ có người được giao nhiệm
vụ quản trị mạng của đơn vị, cán bộ phụ trách đơn vị được giao quản lý kỹ thuật
mới được làm việc trên các máy chủ.
Điều 10.
Khai thác sử dụng.
10.1- Đối với tài liệu lưu trữ
không thuộc danh mục tài liệu hạn chế sử dụng:
- Độc giả được phép truy cập vào
cơ sở dữ liệu thông tin cấp 2 tại phòng đọc tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.
- Thủ tục cho phép đọc, in
thông tin cấp 1, thông tin cấp 2 tài liệu lưu trữ đã số hoá được quản lý như thủ
tục cho phép đọc, sao chụp tài liệu lưu trữ chưa được số hoá.
- Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước duyệt danh mục tài liệu cho phép phục vụ khai thác sử dụng trên mạng
diện rộng theo đề nghị của Giám đốc các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.
- Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước cho phép các cá nhân được phép truy cập vào CSDL phục vụ khai thác
trên mạng diện rộng.
10.2- Đối với tài liệu thuộc
danh mục tài liệu hạn chế sử dụng:
- Các cơ sở dữ liệu thông tin cấp
2 phải áp dụng các biện pháp bảo mật chống truy nhập trái phép tại mạng LAN của
các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.
- Thủ tục cho phép đọc, in
thông tin cấp 1, thông tin cấp 2 tài liệu lưu trữ đã số hoá được quản lý như thủ
tục cho phép đọc, sao chụp tài liệu lưu trữ chưa được số hoá.
- Không phục vụ khai thác sử dụng
trên mạng diện rộng.
10.3- Đối với các cơ sở dữ liệu
khác, quyền truy cập được quản lý như đối với tài liệu ở dạng truyền thống.
10.4- Qui định chi tiết về vận
hành và khai thác sử dụng từng CSDL tại Điều 8 giao cho các đơn vị liên quan chủ
trì, phối hợp với Trung tâm Tin học xây dựng trình Cục ban hành trên cơ sở các
quy định chung của bản Quy chế này.
10.5- Đối với các CSDL phục vụ
công tác quản lý, điều hành riêng của các đơn vị do thủ trưởng các đơn vị quy định.
Chương IV.
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 11.
Quy chế này áp dụng cho tất cả các đơn vị và cá nhân
tham gia mạng tin học lưu trữ.
Điều 12.
Trung tâm Tin học chủ trì, phối hợp với các đơn vị, tổ
chức thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn, kiểm tra thực hiện Quy chế
này.
Điều 13.
Trong quá trình thực hiện nếu phát hiện được những điểm
chưa hợp lý, các đơn vị, cá nhân có quyền kiến nghị với Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước để xem xét, sửa đổi, bổ sung./.