|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH VĨNH LONG
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 2067/QĐ-UBND
|
Vĩnh Long, ngày
08 tháng 9 năm 2023
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ GỬI NHẬN, XỬ LÝ, LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC VÀ LƯU
TRỮ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ QUA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TRONG
CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH VĨNH LONG
CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH LONG
Căn cứ Luật Tổ chức chính
quyền địa phương ngày 19/6/2015; Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ
chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22/11/2019;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử
ngày 29/11/2005;
Căn cứ Luật Công nghệ thông
tin ngày 29/6/2006;
Căn cứ Nghị định số
64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin
trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định số
24/2014/NĐ-CP ngày 04/4/2014 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên
môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Nghị định số
107/2020/NĐ-CP ngày 14/9/2020 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của
Nghị định số 24/2014/NĐ-CP ngày 04/4/2014 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ
quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
Căn cứ Nghị định số
130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật
giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chữ ký số;
Căn cứ Nghị định số
30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số
01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số
điều của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Nghị định số
85/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về đảm bảo an toàn hệ thống thông
tin theo cấp độ;
Căn cứ Nghị định số
47/2020/NĐ-CP ngày 09/4/2020 của Chính phủ về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu
số của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Quyết định số
28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản
điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 02/TT-BNV
ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ về quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào
và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;
Căn cứ Quyết định số
3077/QĐ-UBND ngày 22/12/2016 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long về việc
vận hành chính thức hệ thống thông tin quản lý Văn bản chỉ đạo điều hành của Ủy
ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long;
Căn cứ Quyết định số
1822/QĐ- BND ngày 09/7/2021 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long về việc
Mã định danh điện tử của các cơ quan, đơn vị phục vụ kết nối, chia sẻ dữ liệu
trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long;
Theo đề nghị của Chánh Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long tại Tờ trình số 1299/TTr-VPUBND ngày
23/8/2023.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban
hành kèm theo Quy chế gửi nhận, xử lý văn bản, lập hồ sơ công việc và lưu trữ
văn bản điện tử qua Hệ thống thông tin quản lý Văn bản và điều hành trong các
cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long.
Điều 2. Giao
Chánh Văn phòng UBND tỉnh triển khai hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện Quy
chế này đối với các cơ quan, đơn vị đảm bảo việc tiếp nhận, xử lý, lập hồ sơ
công việc và lưu trữ văn bản điện tử qua Hệ thống thông tin quản lý Văn bản và
điều hành hiệu quả, đúng quy định.
Giao giám đốc Sở Nội vụ tổ chức
hướng dẫn nghiệp vụ về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử (bao gồm: lưu trữ cơ
quan, lưu trữ lịch sử) thực hiện qua Hệ thống thông tin quản lý Văn bản và điều
hành, đảm bảo đúng theo quy định tại Quy chế này và các quy định khác có liên
quan.
Điều 3. Chánh
Văn phòng UBND tỉnh; Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện,
thị xã, thành phố; các xã, phường, thị trấn và các tổ chức, cá nhân có liên
quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.
Quyết định này có hiệu lực thi
hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 480/QĐ-UBND ngày 10/03/2022 của Chủ
tịch UBND tỉnh về việc ban hành Quy chế quản lý và vận hành Hệ thống thông tin
quản lý Văn bản và điều hành tỉnh Vĩnh Long./.
|
Nơi nhận:
- Như điều 3;
- TT Tỉnh uỷ (báo cáo);
- VPCP (thay báo cáo);
- CT, PCT UBND tỉnh;
- Lãnh đạo VP.UBND tỉnh;
- Các phòng, ban, TT thuộc VP.UBND tỉnh;
- Cổng TTTĐ Chính phủ;
- Cổng TTTĐ tỉnh đưa tin;
- Lưu: VT, 3.30.06.
|
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Nguyễn Thị Quyên Thanh
|
QUY CHẾ
GỬI NHẬN, XỬ LÝ, LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN ĐIỆN
TỬ QUA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC
TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH VĨNH LONG
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 2067/QĐ-UBND ngày 08/9/2023 của Chủ tịch
BND tỉnh Vĩnh Long)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1.
Phạm vi điều chỉnh
1. Quy chế này quy định việc gửi
nhận, xử lý, lập hồ sơ công việc và lưu trữ văn bản điện tử qua Hệ thống thông
tin quản lý văn bản và điều hành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước trên
địa bàn tỉnh (sau đây gọi tắt là cơ quan, đơn vị).
2. Các thông tin, văn bản, tài
liệu thuộc danh mục bí mật Nhà nước; các thông tin, văn bản, tài liệu đã được ấn
định và đóng dấu mức độ mật từ nơi khác chuyển đến không thuộc phạm vi điều chỉnh
của Quy chế này.
Điều 2. Đối
tượng áp dụng
1. Các cơ quan, đơn vị trên địa
bàn tỉnh.
2. Khuyến khích các cơ quan,
đơn vị không thuộc Khoản 1 Điều này áp dụng các quy định tại Quy chế này.
Điều 3.
Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ
dưới đây được hiểu như sau:
1. Gửi, nhận, xử lý văn bản điện
tử là việc các cơ quan, đơn vị sử dụng giải pháp, thiết bị công nghệ thông tin
để kết nối, gửi nhận văn bản điện tử trên môi trường mạng.
2. Hệ thống thông tin quản lý
Văn bản và điều hành là hệ thống phần mềm dùng chung (gọi tắt là hệ thống
QLVBĐH) được xây dựng phục vụ việc tin học hóa công tác quản lý văn bản, theo
dõi văn bản chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, lập hồ sơ
công việc và lưu trữ văn bản điện tử của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.
3. Hệ thống liên thông văn bản
là hệ thống kết nối, liên thông toàn bộ văn bản điện tử của tỉnh, được kết nối
thông suốt giữa UBND tỉnh với các sở, ban, ngành tỉnh; UBND cấp huyện, cấp xã
và kết nối liên thông văn bản với Trục liên thông văn bản quốc gia để gửi nhận,
xử lý, quản lý và lưu trữ văn bản điện tử đi, đến trong và ngoài tỉnh theo quy
định của Chính phủ.
4. Bên gửi là các cơ quan, đơn
vị ban hành và phát hành văn bản điện tử. Bên gửi không bao gồm đối tượng hoạt
động với tư cách trung gian liên quan đến hoạt động gửi, nhận văn bản điện tử.
5. Bên nhận là các cơ quan, đơn
vị tiếp nhận văn bản điện tử theo chủ ý của bên gửi. Bên nhận không bao gồm đối
tượng hoạt động với tư cách trung gian liên quan đến hoạt động gửi, nhận văn bản
điện tử.
6. Văn bản điện tử là văn bản
dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và
trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng và có ký số theo quy định.
7. Văn bản điện tử đi (sau đây
gọi tắt là văn bản đi) là tất cả các loại văn bản, hồ sơ do cơ quan, đơn vị
phát hành qua Hệ thống QLVBĐH trên môi trường mạng.
8. Văn bản điện tử đến (sau đây
gọi tắt là văn bản đến) là tất cả các loại văn bản, hồ sơ do cơ quan, đơn vị nhận
được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến thông qua Hệ thống QLVBĐH trên
môi trường mạng.
9. Sổ đăng ký văn bản đi, sổ
đăng ký văn bản đến điện tử (sau đây gọi tắt là sổ văn bản đi, sổ văn bản đến)
là sổ cập nhật các thông tin về văn bản đi, văn bản đến hàng ngày như: tên loại;
số, ký hiệu; ngày, tháng, năm; cơ quan ban hành; trích yếu nội dung; nơi nhận
và những thông tin khác qua Hệ thống QLVBĐH để quản lý và tra cứu theo quy định.
10. Lưu trữ điện tử là tập hợp
các văn bản, hồ sơ điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công
việc của các cơ quan, đơn vị đã được nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan qua Hệ thống
QLVBĐH theo quy định.
11. Hồ sơ là tập hợp các văn bản,
tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể
hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc
thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
12. Danh mục hồ sơ là bảng kê
có hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập trong năm của cơ quan, tổ chức.
13. Lập hồ sơ là việc tập hợp,
sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công
việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
14. Hồ sơ điện tử (Hồ sơ công
việc thực hiện trên môi trường mạng) là tập hợp các tài liệu điện tử có liên
quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm
chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
15. Lập hồ sơ điện tử là việc
áp dụng công cụ công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình
thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá
nhân hình thành hồ sơ điện tử.
16. Trục liên thông văn bản quốc
gia là giải pháp kỹ thuật, công nghệ được triển khai từ Văn phòng Chính phủ tới
các bộ, ngành, địa phương để kết nối, liên thông gửi, nhận văn bản điện tử trên
phạm vi toàn quốc.
17. Chữ ký số của cơ quan, đơn
vị là chữ ký số được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cấp cho
cơ quan, đơn vị theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
18. Chữ ký số của người có thẩm
quyền là chữ số được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cấp cho
người có thẩm theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Điều 4.
Nguyên tắc thực hiện
1. Tất cả Văn bản đi, văn bản đến
của cơ quan, đơn vị phải được xử lý trên Hệ thống QLVBĐH (trừ văn bản Mật). Trường
hợp phát sinh văn bản giấy đến, văn bản giấy đi thì đều được số hoá (Scan) đưa
vào Hệ thống QLVBĐH.
2. Văn bản giấy đi, văn bản giấy
đến phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là
trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có các mức độ khẩn như: “Hỏa tốc”,
“Thượng khẩn” và “Khẩn” phải được đăng ký, trình và chuyển giao đến đúng địa chỉ
ngay sau khi nhận.
3. Văn bản điện tử đến được Văn
thư cơ quan, đơn vị chuyển đến Lãnh đạo Văn phòng phân phối trong thời gian
không quá 2 giờ (trong giờ hành chính). Văn bản điện tử đi phải được phát hành
trong ngày ký văn bản, chậm nhất là trong sáng ngày làm việc tiếp theo (đối với
văn bản thông thường).
4. Cơ quan, đơn vị thực hiện việc
gửi, nhận, xử lý, lập hồ sơ điện tử và lưu trữ văn bản điện tử phải tuân theo
nguyên tắc được quy định tại các khoản 3, 4, 5 Điều 5 và Điều 40 của Luật Giao
dịch điện tử; các quy định khác của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, công
nghệ thông tin, an toàn, an ninh thông tin và văn thư, lưu trữ.
5. Bên nhận có quyền từ chối nhận
văn bản điện tử, nếu văn bản điện tử đó không bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu về
gửi, nhận và phải chịu trách nhiệm về việc từ chối đó, đồng thời Bên nhận phản
hồi cho Bên gửi được biết thông qua Hệ thống QLVBĐH hoặc Hệ thống liên thông
văn bản của tỉnh hoặc Trục liên thông văn bản quốc gia để xử lý theo quy định.
6. Bên gửi có trách nhiệm theo
dõi trạng thái gửi văn bản, kịp thời xử lý khi văn bản không được gửi đến bên
nhận, văn bản bị bên nhận từ chối. Đối với trường hợp bên gửi có yêu cầu thu hồi,
thay thế văn bản khi bên nhận đã đăng ký, vào sổ văn bản thì bên nhận có trách
nhiệm thực hiện phản hồi trạng thái (đồng ý hoặc từ chối) trên Hệ thống QLVBĐH
để bên gửi biết.
Điều 5. Hệ
thống quản lý tiếp nhận yêu cầu gửi, nhận văn bản điện tử
1. Cơ quan, đơn vị đã tham gia
Hệ thống QLVBĐH có địa chỉ truy cập là https://hscv.vinhlong.gov.vn đây
là hệ thống dùng chung của tỉnh bắt buộc sử dụng hệ thống này để gửi, nhận và xử
lý văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan, đơn vị và giữa các cơ quan, đơn vị với
nhau.
2. Cơ quan, đơn vị thực hiện quản
lý Tài liệu lưu trữ điện tử trên Hệ thống QLVBĐH tại địa chỉ
https://hscv.vinhlong.gov.vn với chức năng “Lưu trữ cơ quan” đối với quản
lý “Lưu trữ cơ quan” và quản lý Tài liệu lưu trữ điện tử đối với “Lưu trữ lịch
sử ” tại địa chỉ https://hslt.vinhlong.gov.vn.
3. Cơ quan, đơn vị chưa tham
gia Hệ thống QLVBĐH, thực hiện việc gửi, nhận văn bản điện tử cho các cơ quan
nhà nước trên địa bàn tỉnh qua Hệ thống liên thông văn bản điện tử của tỉnh tại
địa chỉ https://lienthong.vinhlong.gov.vn
Điều 6. Yêu
cầu gửi, nhận văn bản điện tử
1. Văn bản điện tử phải được bảo
đảm tính xác thực về nguồn gốc, sự toàn vẹn, an toàn thông tin, dữ liệu trong quá
trình gửi, nhận, xử lý và lưu trữ. Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các
quy định về tính xác thực, toàn vẹn của văn bản điện tử hoặc gửi sai nơi nhận
thì phải trả lại cho cơ quan, đơn vị gửi văn bản trên Hệ thống QLVBĐH. Trường hợp
phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì Văn thư cơ quan, đơn vị báo
cáo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.
2. Văn bản điện tử phải gửi
ngay trong ngày sau khi văn bản đó được ký ban hành hoặc chậm nhất là trong buổi
sáng của ngày làm việc tiếp theo. Văn bản điện tử đến sau khi được tiếp nhận, nếu
giá trị pháp lý của văn bản được đảm bảo phải được xử lý kịp thời, không phải
chờ văn bản giấy (nếu có). Trường hợp văn bản điện tử thuộc loại khẩn phải ghi
rõ mức độ khẩn, đăng ký, trình và chuyển giao xử lý ngay sau khi tiếp nhận.
3. Văn bản điện tử phải được
theo dõi, cập nhật tự động các trạng thái gửi, nhận, xử lý,… trên Hệ thống
QLVBĐH theo quy định.
4. Các cơ quan, đơn vị phải đảm
bảo các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin và giải pháp
kết nối, liên thông với Hệ thống QLVBĐH của tỉnh.
5. Nội dung thông tin của văn bản
điện tử được gửi, nhận trên Hệ thống QLVBĐH, bao gồm: nội dung của văn bản điện
tử và toàn bộ nội dung hồ sơ, tài liệu được gửi kèm theo.
Điều 7. Thể
thức và định dạng văn bản điện tử
1. Thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản điện tử
a) Đối với văn bản quy phạm
pháp luật thực hiện theo quy định tại Chương V, Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày
14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số Điều và biện pháp thi hành Luật
ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Nghị định số 154/2020/NĐ-CP ngày
31/12/2020 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện
pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
b) Đối với văn bản hành chính
thực hiện theo quy định tại Chương II, Mục 1, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP , ngày
05/3/2020 của Chính phủ về Công tác văn thư.
2. Nội dung văn bản điện tử sử
dụng bộ mã các ký tự tiếng Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 .
3. Định dạng văn bản điện tử thực
hiện theo quy định tại Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15/12/2017 của Bộ trưởng
Bộ Thông tin và Truyền thông về việc ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng
dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước.
4. Dung lượng các văn bản điện
tử được sử dụng để đính kèm trên Hệ thống QLVBĐH không quá 100Mb.
Điều 8. Các
loại văn bản điện tử và đầu mối gửi, nhận dưới dạng điện tử
1. Tất cả các văn bản điện tử
thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của cơ quan, đơn vị trong hệ thống các
cơ quan nhà nước bắt buộc phải gửi, nhận qua Hệ thống QLVBĐH và phải được xác
thực bằng chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số hợp
pháp cấp theo quy định của pháp luật về chữ ký số. Trừ trường hợp bên gửi hoặc
bên nhận chưa đáp ứng các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông
tin, giải pháp kết nối, liên thông để gửi, nhận văn bản điện tử.
2. Các loại văn bản điện tử
a) Văn bản điện tử do cơ quan
ban hành theo thẩm quyền, được soạn thảo đúng hình thức, thể thức, kỹ thuật
trình bày và thực hiện ký số theo quy định tại Điều 9 Quy chế này.
b) Văn bản điện tử được thực hiện
số hóa (Scan) từ bản chính văn bản giấy do cơ quan ban hành theo thẩm quyền, có
ký số của cơ quan theo quy định tại Mục 1, Phần 2 Phụ lục 1, Nghị định số
30/2020/NĐ-CP của Chính phủ.
c) Văn bản điện tử được thực hiện
số hóa (Scan) từ bản chính văn bản giấy của cơ quan gửi do cơ quan tiếp nhận thực
hiện và có ký số của cơ quan tiếp nhận theo quy định tại Mục 1, Phần 2 Phụ lục
1, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ.
3. Đầu mối cơ quan quản lý kết
nối, liên thông gửi, nhận văn bản điện tử
Văn phòng UBND tỉnh là đầu mối
quản lý tập trung việc gửi, nhận văn bản điện tử của tỉnh theo quy định tại Điểm
c, Khoản 3, Điều 7 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng
Chính phủ.
Điều 9. Ký
số văn bản điện tử
1. Thực hiện theo quy định tại
Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số và các
văn bản hướng dẫn của các Bộ, ngành Trung ương.
2. Chữ ký số của người có thẩm
quyền
a) Hình ảnh, vị trí chữ ký số của
người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy,
màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt.
b) Vị trí: Đặt canh giữa chức vụ
của người ký và họ tên người ký.
3. Dấu, chữ ký số của cơ quan,
đơn vị ban hành văn bản điện tử
a) Hình ảnh, vị trí chữ ký số của
cơ quan, đơn vị là hình ảnh dấu của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản trên văn bản,
màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong
suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên
trái.
b) Chữ ký số của cơ quan, đơn vị
trên văn bản kèm theo văn bản chính được thể hiện như sau:
Văn bản kèm theo cùng tệp tin với
nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không
thực hiện ký số lên văn bản kèm theo; văn bản không cùng tệp tin với nội dung
văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, đơn vị trên văn bản
kèm theo.
- Vị trí: Góc trên, bên phải,
trang đầu của văn bản kèm theo.
- Hình ảnh chữ ký số của cơ
quan, đơn vị: Không hiển thị.
- Thông tin: Số và ký hiệu văn
bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu
chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường,
kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
c) Dấu, chữ ký số của cơ quan,
đơn vị được trình bày tại ô số 8 Phụ lục I, Nghị định số số 30/2020/NĐ-CP của
Chính phủ.
4. Chữ ký số của cơ quan, đơn vị
trên bản sao định dạng điện tử
a) Các hình thức bản sao được
quy định tại Điều 25 Nghị định số 30/2020/NĐ- CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ
bao gồm: Sao y, sao lục, trích sao
b) Thể thức về kỹ thuật trình
bày bản sao y, sao lục, trích sao được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I,
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ.
5. Giá trị pháp lý của bản sao
Bản sao y, bản sao lục và bản
trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày
05/3/2020 của Chính phủ có giá trị pháp lý như bản chính.
Điều 10.
Tính pháp lý và sử dụng văn bản điện tử
1. Văn bản điện tử được ký số
hoặc văn bản điện tử được số hóa (Scan) từ bản chính văn bản giấy có ký số cơ
quan theo quy định tại khoản 2 Điều 8 Quy chế này, được gửi, nhận qua Hệ thống
QLVBĐH có giá trị tương đương văn bản giấy (theo Điều 5 Nghị định số
30/2020/NĐ-CP của Chính phủ).
2. Cơ quan, đơn vị khi
ban hành văn bản thuộc thẩm quyền, thực hiện hình thức ký số văn bản điện tử hoặc
số hóa (Scan) từ bản chính văn bản giấy có xác thực ký số của cơ quan theo quy
định tại khoản 4 Điều 9 Quy chế này; phát hành qua Hệ thống QLVBĐH thì không
phát hành văn bản giấy. Trừ trường hợp quy định tại điểm đ, khoản 2 Điều 11 Quy
chế này.
Lưu hồ sơ văn bản điện tử trên ứng
dụng; đồng thời, lưu hồ sơ văn bản giấy tại Văn thư theo quy định tại khoản 5
Điều 11 Quy chế này.
3. Cơ quan, đơn vị nhận hồ sơ
văn bản điện tử quy định tại Khoản 1 Điều này thực hiện tiếp nhận phân công
công chức xử lý văn bản theo quy định, không phải chờ văn bản giấy.
4. Văn bản được gửi, nhận trong
nội bộ của cơ quan, đơn vị phải áp dụng hình thức văn bản điện tử, không gửi
văn bản giấy.
Chương II
QUY TRÌNH GỬI NHẬN, XỬ
LÝ VĂN BẢN VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
Điều 11. Gửi
văn bản điện tử
1. Văn bản điện tử do cơ quan,
đơn vị ban hành theo thẩm quyền phải được phát hành ngay; thực hiện gửi qua Hệ
thống QLVBĐH theo quy định tại Chương IV quy định này.
2. Văn bản điện tử (bao gồm các
hồ sơ, tài liệu,... kèm theo văn bản), được dự thảo bởi người xử lý văn bản,
sau khi được người có thẩm quyền duyệt bản thảo và ký ban hành, thông tin văn bản
được chuyển đến bộ phận văn thư của cơ quan, đơn vị trên Hệ thống QLVBĐH, thực
hiện theo quy trình như sau:
a) Người tham mưu xử lý hồ sơ,
văn bản đến, dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét phê duyệt gửi
vào chức năng “Trình duyệt dự thảo” của Hệ thống QLVBĐH.
b) Người có thẩm quyền duyệt dự
thảo vào chức năng “Trình duyệt dự thảo” của Hệ thống QLVBĐH để duyệt dự
thảo văn bản trình người có thẩm quyền ký ban hành.
c) Người có thẩm quyền ký ban
hành văn bản vào chức năng “Trình ký ban hành” của Hệ thống QLVBĐH, thực
hiện ký số văn bản điện tử theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Quy chế này và ký
ban hành văn bản.
d) Văn thư cơ quan, đơn vị vào
chức năng “Chờ phát hành” của Hệ thống QLVBĐH, thực hiện:
+ Cấp số; ngày, tháng, năm của
văn bản đi (hệ thống tự động) trên Form quản lý văn bản đi.
+ Ghi số và ngày, tháng, năm
vào văn bản điện tử đi; thực hiện ký số cơ quan (đóng dấu điện tử) lên chữ ký số
của người ký ban hành văn bản điện tử và đóng dấu điện tử tất cả các tập tin
(file) đính kèm theo văn bản đi (nếu có) theo khoản 3 Điều 9 Quy chế này.
+ Thực hiện kiểm tra, làm thủ tục
phát hành văn bản điện tử trên Hệ thống QLVBĐH. Đối với các văn bản có phụ lục,
phải đính kèm đầy đủ các phụ lục theo quy định.
đ) Văn thư thực hiện gửi văn bản
giấy cho đối tượng sau
+ Cơ quan, tổ chức, cá nhân
không đáp ứng điều kiện hạ tầng kỹ thuật công nghệ để nhận văn bản điện tử.
+ Cơ quan, tổ chức, cá nhân phải
sử dụng văn bản giấy để thực hiện các giao dịch khác theo quy định của pháp luật.
e) Gửi văn bản điện tử (không gửi
kèm văn bản giấy) đối với các văn bản thuộc Danh mục văn bản điện tử của Quyết
định số 1154/QĐ-UBND, ngày 14/5/2020 của Chủ tịch UBND tỉnh về việc ban hành
Danh mục văn bản điện tử không gửi kèm bản giấy giữa các cơ quan hành chính nhà
nước trên địa bàn tỉnh.
f) Trường hợp cần phát hành văn
bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơ quan thực hiện theo quy định tại điểm
c, khoản 1 Điều 25 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ.
g) Trường hợp cần phát hành văn
bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền: Văn thư cơ quan thực hiện
in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan,
đơn vị để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản.
3. Văn bản điện tử được ký số,
phát hành và gửi đến cơ quan tiếp nhận như sau:
a) Văn bản điện tử được gửi giữa
các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh, thực hiện thông qua Hệ thống QLVBĐH.
b) Văn bản điện tử được gửi giữa
các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh với Văn phòng Chính phủ hoặc các bộ,
ngành Trung ương và các địa phương ngoài tỉnh thực hiện thông qua Hệ thống
QLVBĐH, Hệ thống liên thông văn bản của tỉnh và Trục liên thông văn bản Quốc
gia.
4. Văn thư có trách nhiệm theo
dõi, kiểm tra các văn bản điện tử đã được gửi qua Hệ thống QLVBĐH, Hệ thống
liên thông văn bản điện tử của tỉnh, đảm bảo văn bản được gửi đến đúng cơ quan,
đơn vị tiếp nhận thông qua các trạng thái xử lý văn bản (đã đến, đã tiếp nhận,
đã chuyển xử lý, đang xử lý, đã hoàn thành, từ chối nhận, thu hồi, xóa,...)
theo quy định của Văn phòng Chính phủ. Trường hợp thu hồi, thay thế văn bản điện
tử, văn thư cần thực hiện trên Hệ thống QLVBĐH để bên nhận biết để có hướng xử
lý theo quy định.
5. Lưu Văn bản điện tử trên Hệ
thống QLVBĐH. Đồng thời, ghi số, ngày, tháng, năm, đóng dấu văn bản giấy và lưu
hồ sơ văn bản giấy tại Văn thư cơ quan, đơn vị theo quy định.
Điều 12.
Nhận và xử lý văn bản điện tử
1. Tất cả văn bản đến cơ quan,
đơn vị phải được tiếp nhận vào Hệ thống QLVBĐH được quy định tại Chương IV quy
định này.
2. Trước khi tiếp nhận, Bên nhận
phải kiểm tra chữ ký số theo quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử
trong cơ quan nhà nước tại Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 của Bộ
trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông; đồng thời kiểm tra tính đầy đủ, toàn vẹn của
văn bản điện tử và tiến hành kiểm tra cập nhật đầy đủ các chỉ tiêu thông tin
theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ- CP của Chính phủ, để tiếp nhận văn bản
trên Hệ thống QLVBĐH.
3. Khi tiếp nhận văn bản đến từ
Hệ thống QLVBĐH, văn thư cơ quan phải kiểm tra số lượng văn bản kèm theo, số lượng
trang của mỗi văn bản, số phụ lục kèm theo văn bản (nếu có). Nếu phát hiện sai sót
phải kịp thời thông báo, báo cáo người có trách nhiệm giải quyết và thông báo
cho cơ quan, đơn vị gửi văn bản. Đồng thời, bên nhận có quyền từ chối nhận văn
bản theo Khoản 3 Điều 4 Quy chế này.
4. Sau khi tiếp nhận và kiểm
tra văn bản đến, văn thư thực hiện đăng ký văn bản đến, chuyển lãnh đạo (hoặc
chuyên viên) được giao nhiệm vụ phân công văn bản, chuyển cho chuyên viên được
giao nhiệm vụ xử lý văn bản, thực hiện nhiệm vụ trên Hệ thống QLVBĐH.
5. Đối với các văn bản được gửi
đến thông qua hình thức văn bản giấy, Văn thư có trách nhiệm số hóa (scan) từ bản
chính văn bản giấy đó, gắn tập tin (file) văn bản đã được số hóa vào Hệ thống
QLVBĐH, thực hiện ký số cơ quan theo điểm b, khoản 3 Điều 8 của Quy chế này và
đăng ký văn bản đến như đối với tiếp nhận văn bản điện tử đến.
6. Đối với các văn bản có hạn xử
lý, văn thư phải thực hiện chuyển ngay cho lãnh đạo (hoặc chuyên viên) được
giao nhiệm vụ xử lý sau khi đăng ký văn bản đến. Đồng thời, khi thực hiện dự thảo
văn bản đi trả lời cho văn bản này, chuyên viên (người dự thảo) phải thực hiện
chọn mục “Trả lời cho văn bản đến” rồi thêm liên kết của văn bản đến
trên Hệ thống QLVBĐH để văn bản đang xử lý được kết thúc, quy trình cụ thể như
sau:
Bước 1: Văn thư đăng ký văn bản
và chuyển ngay cho lãnh đạo.
Bước 2: Lãnh đạo phân công văn
bản cho bộ phận xử lý (người xử lý chính).
Bước 3: Người xử lý chính thực
hiện dự thảo văn bản đi, tại mục “Trả lời cho văn bản đến” của Form dự
thảo văn bản đi, thực hiện gắn kèm liên kết văn bản đến có hạn (văn bản đang xử
lý) và trình duyệt dự thảo cho lãnh đạo trực tiếp (Trưởng phòng/Phó Trưởng
phòng,…) theo sự phân công quản lý của đơn vị.
Bước 4: Lãnh đạo trực tiếp thực
hiện duyệt văn bản dự thảo và trình ký cho lãnh đạo cơ quan.
Bước 5: Lãnh đạo cơ quan thực
hiện ký số và ký ban hành văn bản.
Bước 6: Văn thư ký số cơ quan
và phát hành văn bản.
7. Đối với các văn bản là nhiệm
vụ chỉ đạo điều hành của UBND, Chủ tịch UBND tỉnh (văn bản có hạn xử lý), đơn vị
thực hiện theo quy định tại khoản 6 của Điều này, đồng thời thực hiện vào chức
năng “Chỉ đạo điều hành” của Hệ thống QLVBĐH (hoặc vào Trang theo dõi
nhiệm vụ chỉ đạo điều hành tại địa chỉ
https://hscv.vinhlong.gov.vn/qlvb/vbcddh.nsf (theo tài khoản được cấp) để cập
nhật thông tin xử lý.
Điều 13. Nội
dung và yêu cầu thông tin của văn bản điện tử
1. Nội dung của văn bản điện tử
được gửi, nhận trên Hệ thống QLVBĐH bao gồm:
a) Văn bản điện tử được gửi hoặc
nhận.
b) Các phụ lục, hồ sơ, tài liệu,…
kèm theo (nếu có).
2. Hệ thống QLVBĐH phải thể hiện
các thông tin sau đây của văn bản điện tử:
a) Mã định danh của cơ quan,
đơn vị được quy định tại Quyết định số 1822/QĐ-UBND ngày 09 tháng 7 năm 2021 của
UBND tỉnh về ban hành Mã định danh điện tử của các cơ quan, đơn vị phục vụ kết
nối, chia sẻ dữ liệu trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long
b) Mã định danh văn bản được
thiết lập như sau: Mã định danh của cơ quan, đơn vị theo quy định của pháp luật,
năm ban hành văn bản, số thứ tự văn bản được ban hành trong năm.
c) Số và ký hiệu văn bản.
d) Ngày, tháng, năm văn bản.
đ) Loại văn bản.
e) Trích yếu nội dung văn bản.
g) Hồ sơ, tài liệu gửi kèm.
h) Trạng thái xử lý (đã đến, đã
tiếp nhận, đã chuyển xử lý, đang xử lý, đã hoàn thành, từ chối nhận (trả lại),
thu hồi, xóa...).
i) Chức vụ, họ tên người ký.
k) Mức độ khẩn (khẩn/thượng khẩn/hỏa
tốc).
l) Bên gửi.
m) Bên nhận.
n) Thời gian gửi, nhận.
o) Thời hạn xử lý.
p) Lịch sử gửi, nhận văn bản.
q) Thông tin khác (nếu có).
Chương
III
LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC,
GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 14. Yêu
cầu của việc lập hồ sơ, giao nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống
QLVBĐH.
1. Đối với Danh mục hồ sơ
a) Danh mục hồ sơ gồm các thành
phần như sau: các đề mục, số và ký hiệu của hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo
quản của hồ sơ, người lập hồ sơ. Nội dung cụ thể được quy định tại Phụ lục số
V, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư.
b) Danh mục hồ sơ được cập nhật
cho từng cá nhân của cơ quan, đơn vị trên Hệ thống QLVBĐH.
2. Đối với việc lập hồ sơ
a) Hồ sơ công việc được lập
trên Hệ thống QLVBĐH phải được lập đồng bộ trong quá trình quản lý điều hành của
cơ quan, đơn vị trên Hệ thống QLVBĐH.
b) Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin
đầu vào của cơ sở dữ liệu hồ sơ điện tử thực hiện theo theo quy định của pháp
luật về công tác văn thư, lưu trữ.
3. Đối với việc nộp lưu hồ sơ
điện tử vào Lưu trữ cơ quan
a) Hồ sơ điện tử nộp lưu vào
Lưu trữ cơ quan đúng thời hạn, cụ thể:
- Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng
cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán.
- Đối với hồ sơ, tài liệu khác:
Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.
b) Trình tự, thủ tục giao nộp
lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan thực hiện theo quy định tại Nghị định số
30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư và Thông tư số
02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông
tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
Điều 15. Tạo
lập Hồ sơ điện tử
1. Cá nhân được giao nhiệm vụ
giải quyết công việc căn cứ vào Danh mục hồ sơ xác định thành phần tài liệu
trong hồ sơ cập nhật vào Hệ thống QLVBĐH (theo tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu
vào quy định tại Chương II Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội
vụ). Trường hợp phát sinh hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ đã ban hành, cá
nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc thực hiện cập nhật bổ sung hồ sơ
vào Danh mục hồ sơ trong Hệ thống QLVBĐH sau khi được phê duyệt.
2. Mã định danh của cơ quan,
đơn vị lập Danh mục hồ sơ
a) Mã định danh của cơ quan,
đơn vị được thực hiện theo quy định tại Quyết định số 1822/QĐ-UBND ngày
09/7/2021 của Chủ tịch UBND tỉnh về việc Mã định danh điện tử của các cơ quan,
đơn vị phục vụ kết nối, chia sẻ dữ liệu trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long; Thông tư số
01/2022/TT-BTTTT ngày 17/02/2022 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông sửa
đổi 1:2022 QCVN 102:2016/BTTTT Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định
danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản
và điều hành và Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định
tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện
tử.
b) Năm hình thành hồ sơ, số và
ký hiệu hồ sơ
Năm hình thành hồ sơ, số và ký
hiệu hồ sơ được xác định theo Danh mục hồ sơ, các thành phần của mã hồ sơ được
phân định bằng dấu chấm.
Ví dụ 1: H61.01.2022.01.TH, là
Hồ sơ số 01 nhóm Tổng hợp, năm 2022 của Văn phòng UBND tỉnh. Trong đó: H61.01
là Mã định danh của Văn phòng UBND tỉnh Vĩnh Long; 2022 là năm hình thành hồ
sơ; 01.TH là số ký hiệu hồ sơ.
3. Khi công việc hoàn thành,
người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống QLVBĐH các thông tin còn
thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng các chức năng của
Hệ thống QLVBĐH.
Điều 16.
Giao nộp, quản lý hồ sơ điện tử tại Lưu trữ cơ quan
1. Việc giao nộp, quản lý hồ sơ
điện tử tại Lưu trữ cơ quan được thực hiện theo quy định tại Điều 30 Nghị định
số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ và Chương II Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày
03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
2. Cá nhân được giao nhiệm vụ
giải quyết công việc căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị có trách nhiệm
nộp lưu tài liệu điện tử và các tài liệu định dạng khác nếu có vào Lưu trữ cơ
quan qua Hệ thống QLVBĐH.
3. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm
kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ
sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý tại phân hệ “Lưu trữ cơ quan” trên
Hệ thống QLVBĐH.
Chương IV
QUẢN LÝ, DUY TRÌ HỆ THỐNG
THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH
Điều 17.
Trách nhiệm cập nhật, luân chuyển thông tin trên Hệ thống QLVBĐH
1. Tất cả cán bộ, công chức,
viên chức và người lao động (gọi chung là công chức, viên chức) thuộc cơ quan,
đơn vị được phân công tham gia vào quy trình xử lý văn bản đều được cấp một tài
khoản (account) để truy cập Hệ thống QLVBĐH và tài liệu hướng dẫn sử dụng.
2. Văn thư cơ quan có trách nhiệm
tiếp nhận tất cả văn bản (hồ sơ, tài liệu kèm theo) từ các nơi gửi đến (cả văn
bản giấy và điện tử) chuyển số hóa (Scan) nếu là văn bản giấy; thực hiện cập nhật
quản lý văn bản đến trên Hệ thống QLVBĐH theo Quy chế này, chuyển lãnh đạo phân
công công chức xử lý văn bản. Đồng thời, thực hiện cập nhật quản lý văn bản đi
trên Hệ thống QLVBĐH theo quy định tại Quy chế này.
3. Công chức, viên chức được
phân công xử lý hồ sơ văn bản có trách nhiệm xử lý văn bản đến và cập nhật những
thông tin do mình đã xử lý vào Hệ thống QLVBĐH theo quy định; trình lãnh đạo cơ
quan ký ban hành và chuyển văn thư cơ quan cập nhật quản lý văn bản đi; phát
hành văn bản theo quy định.
4. Trong trường hợp xảy ra sự cố
kỹ thuật dẫn tới Hệ thống QLVBĐH bị ngưng hoạt động, người có trách nhiệm cập
nhật thông tin nêu tại Khoản 1 điều này tạm thời ghi nhận việc xử lý bằng các
phương tiện khác (ghi nhận bằng giấy tờ hoặc trên tệp văn bản,…) và tiếp tục cập
nhật các thông tin đã xử lý ngay sau khi sự cố kỹ thuật đã được khắc phục.
Điều 18.
Trách nhiệm của cấp lãnh đạo cơ quan (Thủ trưởng, Phó Thủ trưởng) và Lãnh đạo
các phòng, ban (Trưởng, Phó Trưởng phòng, ban, trung tâm và tương đương)
1. Thường xuyên truy cập, theo
dõi Hệ thống QLVBĐH của cơ quan, đơn vị để nhận biết thông tin về tiến độ xử lý
văn bản của các phòng, ban, trung tâm trong cơ quan, kịp thời đôn đốc xử lý các
văn bản đến tồn đọng.
2. Lãnh đạo cơ quan sử dụng Hệ
thống QLVBĐH để chuyển văn bản đến các cá nhân hay phòng, ban, trung tâm theo
lĩnh vực được phân công để xử lý; duyệt văn bản đi hoặc ký số ban hành văn bản
điện tử và chuyển văn thư cơ quan để phát hành văn bản theo quy định.
3. Trường hợp phát hiện văn bản,
hồ sơ xử lý quá hạn, lãnh đạo cơ quan phải kịp thời chỉ đạo, đôn đốc các bộ phận
liên quan xử lý khắc phục.
4. Lãnh đạo cơ quan có thể ủy
quyền cho cán bộ trong cơ quan thay mình thực hiện: Phân công xử lý văn bản,
theo dõi việc xử lý văn bản trong cơ quan.
Điều 19.
Trách nhiệm của công chức xử lý văn bản
1. Tiếp nhận văn bản đến trên Hệ
thống QLVBĐH: công chức, viên chức trực tiếp xử lý văn bản phải cập nhật các
thông tin xử lý văn bản và hồ sơ công việc do mình thụ lý vào Hệ thống QLVBĐH của
cơ quan, đơn vị đảm bảo đầy đủ các tiêu chí thông tin phục vụ việc xử lý, quản
lý văn bản và lưu vào hệ thống.
2. Xử lý văn bản đến: Khi nhận
được văn bản đến trên Hệ thống QLVBĐH, công chức phải mở xem nội dung văn bản.
Tùy theo nội dung văn bản chuyển đến và thẩm quyền của mình để lựa chọn hình thức
xử lý: Soạn (dự thảo) văn bản đi để trả lời, xem để biết và bổ sung văn bản vào
hồ sơ, báo cáo kết quả hay kết thúc văn bản.
Trường hợp văn bản đến không cần
phải trả lời văn bản, công chức có trách nhiệm cập nhật thông tin xử lý kết
thúc xử lý văn bản bằng chức năng “Không cần xử lý” trên Hệ thống QLVBĐH
để đảm bảo văn bản được kết thúc.
3. Xử lý văn bản đi: Khi có nhu
cầu soạn văn bản đi; Công chức sử dụng chức năng dự thảo văn bản đi của Hệ thống
QLVBĐH để cập nhật đầy đủ các thông tin văn bản đi (trích yếu, tên loại văn bản,
người ký…), thực hiện liên kết văn bản đến tại mục “Trả lời cho văn bản đến”,
gắn hồ sơ kèm theo (nếu có) tại mục “hồ sơ kèm theo” và trình duyệt
dự thảo đến lãnh đạo đơn vị theo phân công quản lý.
Điều 20.
Trách nhiệm của người xử lý văn bản
1. Trong giờ làm việc tại cơ
quan bắt buộc công chức phải sử dụng Hệ thống QLVBĐH để giải quyết công việc.
2. Tần suất kiểm tra và sử dụng
Hệ thống
a) Đối với lãnh đạo cơ quan (hoặc
người được ủy quyền), lãnh đạo phòng, ban, trung tâm phải kiểm tra Hệ thống
QLVBĐH mỗi ngày vào đầu buổi sáng và đầu buổi chiều.
b) Đối với công chức xử lý văn
bản phải thường xuyên kiểm tra Hệ thống QLVBĐH để xử lý kịp thời công văn đến.
3. Người sử dụng Hệ thống
QLVBĐH có trách nhiệm:
a) Bảo vệ mật khẩu tài khoản sử
dụng Hệ thống. b) Quản lý và lưu trữ các văn bản của cá nhân.
c) Chịu trách nhiệm về nội dung
cập nhật trên Hệ thống QLVBĐH của mình.
d) Không truy nhập vào tài khoản
của người khác và không cung cấp tài khoản của mình cho người khác cập nhật vào
Hệ thống QLVBĐH để xem hoặc xử lý văn bản.
đ) Thường xuyên kiểm tra Hệ thống
QLVBĐH để xử lý văn bản được phân công.
e) Khi gặp sự cố phải thông báo
cho cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin của cơ quan, đơn vị để hướng dẫn và
xử lý kịp thời.
Điều 21.
Trách nhiệm của cá nhân liên quan khác
1. Lãnh đạo các phòng, ban của
cơ quan phải thường xuyên tham gia sử dụng và nhắc nhở, đôn đốc cán bộ của
phòng, ban thực hiện đúng quy chế này.
2. Cán bộ chuyên trách công nghệ
thông tin của cơ quan phải hướng dẫn, hỗ trợ kỹ thuật cho cán bộ sử dụng Hệ thống
QLVBĐH tại cơ quan, tổ chức. Phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh thường xuyên rà
soát, cập nhật các chức năng mới cho Hệ thống nhằm bảo đảm:
a) Các chức năng luôn đầy đủ,
phù hợp với quy định của Chính phủ, hướng dẫn của các bộ, ngành có liên quan và
quy chế này.
b) Chỉnh sửa các chức năng chưa
đáp ứng để hoàn thiện hệ thống.
c) Chỉnh sửa các lỗi phát sinh
trong quá trình sử dụng của hệ thống.
3. Cán bộ chuyên trách công nghệ
thông tin của đơn vị có trách nhiệm thông báo cho đơn vị quản lý, vận hành Hệ
thống QLVBĐH khi phát hiện hệ thống phát sinh lỗi.
Điều 22. Ủy
quyền và xử lý khi có sự thay đổi cơ quan công tác
1. Hệ thống QLVBĐH của từng cơ
quan, đơn vị do các thủ trưởng cơ quan, đơn vị quản lý và có thể ủy quyền, phân
công cho lãnh đạo cấp thấp hơn khi đi công tác hoặc nghỉ phép.
2. Thủ trưởng cơ quan (hoặc người
được thủ trưởng ủy quyền) phải kiểm tra Hệ thống QLVBĐH hàng ngày để kịp thời
phát hiện các văn bản còn tồn đọng hoặc quá hạn.
3. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị
(hoặc người được thủ trưởng ủy quyền) chịu trách nhiệm về những nội dung thông
tin trong Hệ thống QLVBĐH cơ quan, đơn vị mình khi đã phát hành.
4. Người được ủy quyền không được
cung cấp mật khẩu cho người khác hoặc để lộ mật khẩu đăng nhập vào Hệ thống QLVBĐH
làm ảnh hưởng đến hoạt động xử lý văn bản của cơ quan, tổ chức.
5. Khi có sự luân chuyển công
tác, cán bộ phải bàn giao tài khoản, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu liên
quan đến việc sử dụng Hệ thống QLVBĐH cho cơ quan, tổ chức.
Chương V
HẠ TẦNG KỸ THUẬT, CÔNG
NGHỆ
Điều 23. Bảo
đảm hạ tầng kỹ thuật
1. Các cơ quan, đơn vị có trách
nhiệm chuẩn bị điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để thực hiện gửi, nhận
văn bản điện tử đảm bảo thông suốt, an toàn, phù hợp với quy định của pháp luật
về công nghệ thông tin, viễn thông và lưu trữ.
2. Các điều kiện tối thiểu về hạ
tầng công nghệ thông tin các đơn vị phải đảm bảo gồm: máy tính cá nhân, mạng cục
bộ (LAN) có kết nối Internet, chứng thư số do Ban Cơ yếu Chính phủ cấp cho cơ
quan và lãnh đạo cơ quan.
3. Hệ thống liên thông văn bản
điện tử của tỉnh được kết nối, liên thông với Hệ thống QLVBĐH của các cơ quan,
đơn vị trên địa bàn tỉnh qua Mạng truyền số liệu chuyên dùng của các cơ quan Đảng,
Nhà nước (gọi tắt là TSLCD cấp 2) và mạng Internet.
4. Hệ thống QLVBĐH của các cơ
quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh phải bảo đảm hạ tầng kỹ thuật kết nối với Hệ thống
liên thông văn bản điện tử của tỉnh.
Điều 24. Bảo
đảm an toàn thông tin
1. Sử dụng cách thức an toàn
khi gửi, nhận văn bản điện tử qua Hệ thống QLVBĐH đúng quy định này.
2. Thực hiện quét và kiểm tra,
diệt virus, mã độc cho văn bản điện tử trước khi phát hành; bảo đảm văn bản điện
tử an toàn, không bị lây nhiễm virus hoặc bị nhúng mã độc.
3. Có biện pháp tăng cường đảm bảo
an toàn thông tin đối với Hệ thống QLVBĐH và người dùng bằng hình thức mã hóa dữ
liệu tài khoản người dùng. Hạn chế tối đa việc truy cập vào Hệ thống QLVBĐH
trên các máy tính công cộng hoặc thiết bị của người ngoài cơ quan.
4. Thông báo ngay cho đơn vị quản
lý và vận hành Hệ thống QLVBĐH trong trường hợp xảy ra sự cố an toàn thông tin
đối với Hệ thống cơ quan, đơn vị hoặc liên quan đến kết nối, liên thông.
Điều 25. Kết
nối liên thông Hệ thống QLVBĐH
1. Đơn vị quản lý và vận hành Hệ
thống QLVBĐH có trách nhiệm tham mưu UBND tỉnh xây dựng, quản lý, quản trị kỹ
thuật Hệ thống QLVBĐH; Hệ thống liên thông văn bản của tỉnh đảm bảo kết nối,
trao đổi văn bản điện tử với Chính phủ và bộ ngành Trung ương, các địa phương
ngoài tỉnh theo quy định. Đồng thời, bảo đảm việc trao đổi dữ liệu giữa Hệ thống
quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ lịch sử với Hệ thống quản lý tài
liệu điện tử của Lưu trữ cơ quan qua Hệ thống QLVBĐH.
2. Các cơ quan, đơn vị sử dụng
các Hệ thống QLVBĐH phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về khai thác sử dụng,
quản lý, vận hành, kết nối liên thông đảm bảo Hệ thống vận hành ổn định, thông
suốt phục vụ tốt cho việc gửi, nhận văn bản điện tử của cơ quan, đơn vị theo
quy định. Đồng thời, báo cáo những khó khăn, vướng mắc trong quá trình sử dụng
về đơn vị quản lý và vận hành Hệ thống QLVBĐH để có biện pháp xử lý, khắc phục
kịp thời.
Điều 26.
Chế độ thông tin báo cáo
1. Các cơ quan, đơn vị có trách
nhiệm báo cáo kết quả thực hiện việc gửi nhận văn bản điện tử định kỳ hàng quý,
6 tháng, năm hoặc đột xuất gửi về Văn phòng UBND tỉnh tổng hợp báo cáo Chủ tịch
UBND tỉnh. Các đơn vị gửi Báo cáo qua Hệ thống thông tin báo cáo tỉnh Vĩnh Long
theo quy định.
2. Nội dung báo cáo bao gồm:
a) Tỷ lệ hình thức, loại hình
và phương thức gửi, nhận văn bản điện tử.
b) Hiện trạng hạ tầng kỹ thuật
và tình hình đảm bảo an toàn, an ninh thông tin của Hệ thống QLVBĐH.
c) Tồn tại, vướng mắc, thuận lợi,
khó khăn, kiến nghị trong quá trình thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử trên
môi trường mạng.
d) Các phụ lục đính kèm (nếu
có).
3. Văn phòng UBND tỉnh tổ chức
tổng hợp theo định kỳ kết quả xử lý văn bản của từng đơn vị, đồng thời công bố
trên Cổng thông tin điện tử tỉnh Vĩnh Long theo quy định.
Chương VI
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 27.
Trách nhiệm Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh
1. Quản lý và vận hành Hệ thống
QLVBĐH, hạ tầng kỹ thuật (hệ thống mạng, phương tiện kết nối, phần mềm, phần cứng,
hệ thống liên thông, phương tiện bảo mật…) phục vụ việc gửi, nhận văn bản điện
tử qua Hệ thống QLVBĐH cho các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh và kết nối với
Chính phủ, bộ ngành Trung ương và địa phương ngoài tỉnh qua Trục liên thông văn
bản Chính phủ.
2. Chủ trì, phối hợp với đơn vị
có liên quan xử lý, khắc phục các sự cố về kỹ thuật, đảm bảo an toàn thông tin
Hệ thống QLVBĐH đảm bảo vận hành ổn định, an toàn và bảo mật.
3. Phối hợp với các cơ quan,
đơn vị cấp tài khoản đăng nhập vào Hệ thống QLVBĐH cho cán bộ, công chức, viên
chức; đề nghị cấp có thẩm quyền cấp chứng thư số chuyên dùng phục vụ ký số văn
bản điện tử theo quy định.
4. Thực hiện tổng hợp, trích xuất
thông tin, dữ liệu về tình hình gửi, nhận văn bản điện tử của các cơ quan, đơn
vị thông qua Hệ thống QLVBĐH.
5. Xây dựng và thực hiện kế hoạch
bảo trì, duy trì hoạt động Hệ thống QLVBĐH, bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ,
công chức, viên chức các cơ quan, đơn vị tham gia khai thác sử dụng và quản trị
kỹ thuật Hệ thống QLVBĐH.
6. Chủ trì phối hợp Sở Thông
tin và Truyền thông thực hiện công tác đảm bảo an toàn thông tin Hệ thống
QLVBĐH theo quy định; kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở các cơ quan, đơn vị thực hiện
Quy chế này; tổng hợp báo cáo định kỳ hàng năm hoặc báo cáo đột xuất tình hình
thực hiện.
7. Chủ trì, phối hợp với Sở Nội
vụ và các cơ quan có liên quan tham mưu UBND tỉnh chỉ đạo mở rộng áp dụng hình
thức sử dụng văn bản điện tử, tiến tới sử dụng hoàn toàn điện tử đối với hồ sơ
trình cấp có thẩm quyền.
8. Chủ trì, phối hợp với Sở Nội
vụ và các cơ quan có liên quan tham mưu UBND tỉnh ban hành Danh mục văn bản điện
tử không sử dụng văn bản giấy.
Điều 28.
Trách nhiệm Sở Nội vụ
1. Chủ trì, phối hợp Văn phòng
UBND tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức đánh giá, chấm điểm công tác cải
cách hành chính liên quan đến việc thực hiện Quy chế này; xét thi đua, khen thưởng
hàng năm.
2. Chủ trì, phối hợp Văn phòng
UBND tỉnh tổ chức hướng dẫn thực hiện quản lý về Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch
sử qua Hệ thống QLVBĐH đảm bảo kịp thời và đúng quy định.
3. Chủ trì, phối hợp với Văn
phòng UBND tỉnh và các cơ quan có liên quan hướng dẫn thực hiện quy định quản
lý Tài liệu lưu trữ điện tử, hồ sơ điện tử để đưa vào áp dụng, đảm bảo hiệu quả
và đúng quy định.
4. Chủ trì, phối hợp với Văn
phòng UBND tỉnh và các cơ quan có liên quan, cơ quan quản lý Lưu trữ lịch sử và
cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử bảo đảm hạ tầng,
thiết bị, giải pháp an toàn thông tin, giải pháp công nghệ và các điều kiện
khác để thực hiện hoạt động thu thập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử;
tổ chức khoa học và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định.
Điều 29.
Trách nhiệm Sở Thông tin và Truyền thông
1. Tham mưu UBND tỉnh thực hiện
công tác quản lý nhà nước đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động
gửi, nhận văn bản điện tử qua Hệ thống QLVBĐH trên địa bàn tỉnh.
2. Phối hợp Văn phòng UBND tỉnh
thực hiện đảm bảo an toàn thông tin Hệ thống QLVBĐH theo quy định và kiểm tra,
đôn đốc, nhắc nhở các cơ quan, đơn vị thực hiện Quy chế này.
4. Chủ trì phối hợp với các cơ
quan, đơn vị và Ban Cơ yếu Chính phủ đảm bảo cung cấp kịp thời chữ ký số cho
các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh theo quy định.
Điều 30.
Trách nhiệm Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính
Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh bố
trí kinh phí từ nguồn kinh phí đầu tư, kinh phí sự nghiệp để nâng cấp, duy trì
hoạt động Hệ thống QLVBĐH đảm bảo phục vụ tốt cho việc gửi, nhận văn bản điện tử,
quản lý tài liệu lưu trữ điện tử cho các cơ quan Nhà nước trên phạm vi toàn tỉnh
theo quy định.
Điều 31.
Trách nhiệm các cơ quan, đơn vị
1. Thủ trưởng các cơ quan, đơn
vị căn cứ chức năng, nhiệm vụ ban Danh mục hồ sơ công việc của cơ quan, đơn vị
mình cập nhật vào Hệ thống QLVBĐH để quản lý sử dụng theo quy định.
2. Thủ trưởng các cơ quan, đơn
vị chịu trách nhiệm chỉ đạo triển khai, tổ chức thực hiện Quy chế này; thường
xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện; gương mẫu trong việc sử dụng
văn bản điện tử và thực hiện việc quản lý, điều hành công việc qua Hệ thống
QLVBĐH, chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND tỉnh về kết quả thực hiện quy chế
này.
3. Triển khai Hệ thống QLVBĐH
thuộc phạm vi quản lý, chỉ đạo, điều hành của cơ quan, đơn vị bảo đảm việc gửi,
nhận thông suốt trong nội bộ cơ quan, tổ chức; các cơ quan, đơn vị trong và
ngoài tỉnh.
4. Chủ động phối hợp với Văn
phòng UBND tỉnh thiết lập tài khoản đăng nhập Hệ thống QLVBĐH cho cán bộ, công
chức, viên chức để gửi, nhận văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan, tổ chức.
5. Đảm bảo điều kiện hạ tầng kỹ
thuật triển khai thực hiện gửi nhận, xử lý, văn bản điện tử, quản lý tài liệu
lưu trữ điện tử qua Hệ thống QLVBĐH và thực hiện các giải pháp, biện pháp đảm bảo
an toàn, an ninh thông tin trong việc gửi, nhận văn bản điện tử và thường xuyên
kiểm tra, giám sát việc thực hiện.
6. Đẩy mạnh công tác tuyên truyền,
kết hợp với các hình thức hỗ trợ, hướng dẫn nhằm khuyến khích cơ quan, tổ chức,
cán bộ, công chức, viên chức tăng cường sử dụng văn bản điện tử, đặc biệt trong
thực hiện các dịch vụ công trực tuyến.
Điều 32.
Khen thưởng và kỷ luật
1. Các cơ quan, đơn vị thực hiện
nghiêm túc, có hiệu quả Quy chế này được biểu dương, khen thưởng theo quy định pháp
luật hiện hành về thi đua khen thưởng.
2. Kết quả thực hiện Quy chế
này là một trong những tiêu chí để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ và bình
xét các danh hiệu thi đua khen thưởng hàng năm của các cơ quan, tổ chức, của cá
nhân Thủ trưởng và của cán bộ.
3. Các cơ quan, đơn vị và cá
nhân thực hiện không đầy đủ hoặc vi phạm các quy định của Quy chế này, tùy theo
mức độ sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.
Điều 33. Trong
quá trình thực hiện có khó khăn, vướng mắc và cần sửa đổi, bổ sung, các cơ quan,
đơn vị và cá nhân kịp thời phản ánh về Văn phòng UBND tỉnh để tổng hợp báo cáo
UBND tỉnh xem xét, quyết định./.