|
ỦY
BAN DÂN TỘC
--------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số:
155/QĐ-UBDT
|
Hà
Nội, ngày 17 tháng 07 năm 2012
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY ĐỊNH CÔNG TÁC SỐ HÓA VĂN BẢN ĐI, ĐẾN CỦA ỦY BAN
DÂN TỘC
BỘ TRƯỞNG, CHỦ NHIỆM ỦY BAN DÂN TỘC
Căn cứ Nghị định
64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ
thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định số
60/2008/NĐ-CP ngày 09 tháng 5 năm 2008 của Chính phủ về quy định chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban Dân tộc;
Căn cứ Chỉ thị số
15/CT-TTg ngày 22 tháng 05 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường
sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Quyết định số
05/QĐ-UBD ngày 24 tháng 11 năm 2008 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc về
việc ban hành Quy chế làm việc của Ủy ban Dân tộc;
Căn cứ Quyết định số
159/QĐ-UBDT ngày 01 tháng 6 năm 2010 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm ủy ban Dân tộc về
việc ban hành Quy chế Công tác văn thư của Ủy ban Dân tộc;
Xét đề
nghị của Chánh Văn phòng và Giám đốc Trung tâm Thông tin.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều
1. Ban hành kèm
theo Quyết định này Quy định công tác sổ hóa văn bản đi, đến của Ủy ban Dân tộc.
Điều
2. Quyết định
này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Điều 3. Chánh Văn phòng, Giám đốc Trung tâm Thông tin, Thủ trưởng
các Vụ, đơn vị thuộc Ủy ban Dân tộc chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
|
Nơi nhận:
- Như điều 3;
- Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban (để b/c);
- Các Phó Chủ nhiệm Ủy ban;
- Lưu: VT, VP, TTTT.
|
KT.
BỘ TRƯỞNG, CHỦ NHIỆM
PHÓ CHỦ NHIỆM
Phan Văn Hùng
|
QUY ĐỊNH
CÔNG TÁC SỐ HÓA VĂN BẢN ĐI, ĐẾN CỦA ỦY BAN DÂN TỘC
(Ban hành kèm theo Quyết định số 155/QĐ-UBDT ngày 17 tháng 7 năm 2012 của Bộ
trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc)
1.
Mục đích: Nhằm hoàn thiện cơ sở dữ liệu
các văn bản đi, đến của Ủy ban Dân tộc để phục vụ tra cứu cho cán bộ, công chức,
viên chức thuộc Ủy ban.
2.
Phạm vi văn bản đi, đến đưa vào cơ sở dữ liệu điện tử
a) Đối với văn bản đến:
- Nghị quyết, Nghị định,
Chỉ thị, Thông tư, Quyết định và các Văn bản của Trung ương, địa phương gửi Ủy
ban Dân tộc (trừ: các văn bản “Mật” theo quy định của Nhà nước; những văn bản
không liên quan trực tiếp đến công tác dân tộc; các văn bản xin ý kiến đóng góp
của Trung ương, địa phương; các văn bản giới thiệu, giấy mời các loại, thư cám
ơn).
- Các văn bản khác đưa
vào cơ sở dữ liệu do Lãnh đạo Ủy ban xem xét quyết định.
b) Đối với văn bản đi:
- Tờ trình, đề án trình
Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ (xin ý kiến Lãnh đạo Ủy ban trước khi số hóa);
- Văn bản của Ban Cán sự
(xin ý kiến Bí thư Ban Cán sự trước khi số hóa);
- Thông tư, Quyết định và
các văn bản khác (trừ: các văn bản “Mật” theo quy định của Nhà nước; văn bản
góp ý, giấy giới thiệu chữ ký, thư cám ơn: Các quyết định lên lương, kỷ luật;
các hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế khác do Lãnh đạo Ủy ban hay các Vụ, đơn
vị thừa lệnh Lãnh đạo Ủy ban ký kết).
- Các văn bản khác đưa
vào cơ sở dữ liệu do Lãnh đạo ủy ban xem xét quyết định.
3.
Trách nhiệm
a) Văn phòng ủy ban (Phòng
Văn thư - Lưu trữ) chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Ủy ban về việc cung cấp các
văn bản đi, đến trong Ủy ban để Trung tâm Thông tin (Phòng Ứng dụng và Cơ sở dữ
liệu) số hoá văn bản lên hệ thống quản lý; bố trí cán bộ, chuyên viên làm công
tác văn thư để phối hợp và cung cấp văn bản đi đến trong Ủy ban cho cán bộ,
viên chức Phòng ứng dụng và Cơ sở dữ liệu thuộc Trung tâm Thông tin.
b) Trung tâm Thông tin
(Phòng Ứng dụng và Cơ sở dữ liệu) chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Ủy ban số hóa
và cập nhật công văn đi và đến của Ủy ban Dân tộc phục vụ công tác tra cứu,
tham khảo tài liệu của cán bộ, công chức, viên chức thuộc Ủy ban Dân tộc; bố
trí cán bộ, viên chức phối hợp với cán bộ, chuyên viên làm công tác văn thư của
Phòng Văn thư Lưu trữ thuộc Văn phòng Ủy ban để thực hiện số hoá văn bản.
4. Quy trình:
- Hàng ngày, cán bộ,
chuyên viên làm công tác văn thư tại Phòng Văn thư Lưu trữ thuộc Văn phòng Ủy ban
sẽ lựa chọn, sắp xếp các văn bản đi, đến trong Ủy ban để chuyển cho cán bộ,
chuyên viên Phòng ứng dụng và Cơ sở dữ liệu thuộc Trung tâm Thông tin.
- Ngay sau khi nhận văn bản
đi, đến từ cán bộ, chuyên viên làm công tác văn thư của Văn phòng Ủy ban, cán bộ,
viên chức Phòng Ứng dụng và Cơ sở dữ liệu thuộc Trung tâm Thông tin tiến hành số
hóa văn bản đi, đến và cập nhật vào cơ sở dữ liệu điện tử do Trung tâm Thông
tin quản lý để phục vụ công tác tra cứu của cán bộ, công chức, viên chức Ủy ban
Dân tộc. Sau khi số hoá xong các văn bản đi đến, cán bộ, viên chức Phòng Ứng dụng
và Cơ sở dữ liệu phải bàn giao ngay lại cho cán bộ, công chức làm công tác văn
thư của Văn phòng Ủy ban để quản lý văn bản.
5. Địa điểm và thời gian thực
hiện
- Địa điểm: Việc chuyển
giao văn bản đi, đến và số hoá văn bản được thực hiện tại Phòng Văn thư - Lưu
trữ thuộc Văn phòng Ủy ban.
- Thời gian:
+ Đối với văn bản đến:
Cán bộ, viên chức Phòng Ứng dụng và Cơ sở dữ liệu nhận văn bản đến tại Phòng
Văn thư - Lưu trữ từ 10h00 đến 11h00.
+ Đối với văn bản đi: Cán
bộ, viên chức Phòng Ứng dụng và Cơ sở dữ liệu nhận văn bản đi tại Phòng Văn thư
- Lưu trữ từ 16h00 đến 17h00.
+ Trường hợp đặc biệt hoặc
bận việc đột xuất thì chuyển thời gian bàn giao văn bản đi, đến và scan văn bản
sang ngày hôm sau (có thông báo giữa hai bên).
6. Điều khoản thi hành
Lãnh đạo
Văn phòng và Lãnh đạo Trung tâm Thông tin có trách nhiệm triển khai, tổ chức thực
hiện Quy định này. Trong quá trình thực hiện nếu cần thiết, Lãnh đạo hai đơn vị
đề xuất Lãnh đạo Ủy ban để sửa đổi bổ sung cho phù hợp./.