|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH SƠN LA
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 1437/QĐ-UBND
|
Sơn
La, ngày 21 tháng 6 năm 2019
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC
BAN HÀNH QUY CHẾ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ’ LỊCH SỬ TỈNH
SƠN LA
CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa
phương ngày 19/6/2015;
Căn cứ Luật Lưu trữ số
01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật
Lưu trữ;
Căn cứ Thông tư số 10/2014/TT-BNV
ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của
các Lưu trữ lịch sử;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ
tại Tờ trình số 391/TTr-SNV ngày 10 tháng 5 năm 2019,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu tại Trung
tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La.
Điều 2.
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 2413/QĐ-UBND
ngày 12/9/2014 của Chủ tịch UBND tỉnh ban hành Quy chế khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ Lịch sử tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh.
Điều 3.
Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Giám đốc
Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu
trách nhiệm thi hành quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Thường trực HĐND tỉnh;
- Chủ tịch, Các Phó Chủ tịch UBND tỉnh;
- Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước;
- Trung tâm thông tin;
- Như điều 3;
- Lưu: VT, NC, Hiệp(40b).
|
KT.
CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH THƯỜNG TRỰC
Tráng Thị Xuân
|
QUY CHẾ
KHAI
THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH SƠN LA
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1437/QĐ-UBND
ngày 21 tháng 6 năm 2019 của Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh Sơn La)
Chương
I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, Đối tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định cụ thể việc
quản lý, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh
Sơn La.
2. Đối tượng áp dụng bao gồm các cơ
quan, tổ chức, cá nhân (bao gồm cả cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài) có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử để phục vụ
công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác (sau
đây gọi là độc giả).
Điều 2. Các hình thức khai thác
tài liệu lưu trữ lịch sử
tỉnh
1. Sử dụng tài liệu tại Phòng đọc.
2. Cấp bản sao, bản chứng thực tài liệu
lưu trữ.
3. Xuất bản ấn phẩm tài liệu lưu trữ.
4. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên
phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử (website).
5. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu
trữ.
6. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong
công trình nghiên cứu và trong triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.
Điều 3. Nguyên tắc khai thác và sử
dụng tài liệu lưu trữ
1. Không gây thiệt hại đến lợi ích
Nhà nước.
2. Bảo đảm giữ gìn bí mật quốc gia.
3. Bảo đảm an toàn tài liệu.
4. Đáp ứng nhu cầu chính đáng của cơ
quan, tổ chức, cá nhân đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Chương
II
QUY ĐỊNH CỤ THỂ
Điều 4. Thẩm quyền cho phép khai
thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Chủ tịch UBND tỉnh
a) Cho phép khai thác, sử dụng tài liệu
thuộc Danh mục tài liệu đặc biệt quý, hiếm của tỉnh; tài
liệu thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật
của tỉnh chưa đến thời hạn giải mật; tài liệu ký gửi của cá nhân, tổ chức khi
được sự đồng ý của cá nhân, tổ chức ký gửi tài liệu.
b) Cho phép cơ quan, tổ chức, công
dân nước ngoài khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc mức độ Mật. Việc
cung cấp thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước cho tổ chức, cá nhân nước
ngoài phải tuân thủ theo các yêu cầu được quy định tại Khoản
2, Điều 19, Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ Quy định
chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước.
2. Giám đốc Sở Nội vụ
Cho phép khai thác, sử dụng tài liệu
thuộc Danh mục tài liệu quý hiếm của tỉnh; tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn
chế sử dụng; tài liệu thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã
quá thời hạn giải mật.
3. Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử
tỉnh
Cho phép cơ quan, tổ chức, cá nhân được
khai thác, sử dụng tài liệu bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh thuộc danh mục
tài liệu hạn chế sử dụng và các tài liệu không quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều
này.
Điều 5. Khai thác sử dụng tài liệu
lưu trữ lịch sử tại phòng đọc
1. Độc giả đến Trung tâm phục vụ hành
chính công tỉnh Sơn La (Cửa số 4 của Sở Nội
vụ) hoặc có thể thực hiện qua đường bưu chính, xuất
trình Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng tài liệu để phục vụ
công tác thì phải có Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức
nơi công tác.
2. Độc giả ghi các thông tin vào Phiếu
đăng ký sử dụng tài liệu.
3. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả gửi
lại độc giả 01 phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu tại phòng đọc.
4. Độc giả cầm phiếu đến Trung tâm
Lưu trữ lịch sử tỉnh, xuất trình phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu tại phòng đọc để
viên chức Trung tâm đăng ký độc giả vào sổ. Viên chức Trung tâm hướng dẫn độc
giả tra tìm tài liệu và viết phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu.
5. Viên chức trình hồ sơ đề nghị sử dụng
tài liệu của độc giả cho người có thẩm quyền quy định tại
Điều 4 Quy định này phê duyệt cho phép khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
6. Sau khi hồ sơ đề nghị sử dụng tài
liệu của độc giả được duyệt, viên chức Phòng đọc giao tài liệu cho độc giả sử dụng.
Độc giả kiểm tra tài liệu và ký nhận vào sổ giao nhận tài
liệu.
Điều 6. Sao tài liệu lưu trữ lịch
sử
1. Độc giả đến Trung tâm Phục vụ hành
chính công tỉnh Sơn La (Cửa số 4 của Sở Nội vụ) hoặc có thể thực hiện
qua đường bưu chính, xuất trình Chứng minh nhân dân hoặc Hộ
chiếu; trường hợp sử dụng tài liệu để phục vụ công tác thì phải có Giấy giới thiệu hoặc
văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác để đăng ký vào Phiếu yêu cầu sao tài liệu và gửi tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh
Sơn La.
2. Sau khi độc giả điền đầy đủ các
thông tin vào Phiếu yêu cầu cần sao tài liệu, bộ phận tiếp
nhận và trả kết quả chuyển đến người có thẩm quyền quy định tại Điều 4 Quy định này phê duyệt.
3. Sau khi được phê duyệt viên chức
ghi vào sổ đăng ký phiếu yêu cầu sao tài liệu và tiến hành
thực hiện sao tài liệu. Độc giả đến nhận bản sao tại Trung tâm Phục vụ hành
chính công tỉnh Sơn La (Cửa số 4 của Sở Nội
vụ).
Điều 7. Chứng thực tài liệu lưu trữ
lịch sử
1. Độc giả đến Trung tâm Phục vụ hành
chính công tỉnh Sơn La (Cửa số 4 của Sở Nội
vụ) hoặc có thể thực hiện qua đường bưu chính, xuất
trình Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng
tài liệu để phục vụ công tác thì phải có Giấy giới thiệu
hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác để
đăng ký vào Phiếu yêu cầu chứng thực
tài liệu và gửi tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Sơn La.
2. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả chuyển đến người có thẩm quyền quy định tại Điều 4 Quy định này phê duyệt.
3. Sau khi được phê duyệt viên chức
xác nhận các thông tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu trữ của tài liệu đang bảo quản
tại Lưu trữ lịch sử, gồm: Tờ số, số hồ sơ, số Mục lục hồ sơ, tên phông, số chứng
thực được đăng ký trong sổ chứng thực. Các thông tin về chứng
thực tài liệu được thể hiện trên Dấu chứng
thực.
4. Viên chức điền đầy đủ các thông
tin vào Dấu chứng thực đóng trên bản sao, ghi ngày, tháng, năm chứng thực,
trình Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh (hoặc người được ủy
quyền) ký xác nhận và đóng dấu của
Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Điều 8. Khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ lịch sử từ xa
1. Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
lịch sử trực tuyến
Độc giả có nhu cầu sử dụng tài liệu tại
Lưu trữ lịch sử tỉnh truy cập vào một trong các trang thông tin điện tử sau:
http://hcc.sonla.gov.vn hoặc: http://sonoivu.sonla.gov.vn hoặc:
http://luutru.sonla.gov.vn.
2. Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
lịch sử qua dịch vụ Bưu chính
Độc giả có nhu cầu sử dụng tài liệu tại
Lưu trữ lịch sử tỉnh gửi hồ sơ yêu cầu qua dịch vụ Bưu chính đến Trung tâm phục
vụ hành chính công tỉnh Sơn La (cửa số 4
Sở Nội vụ) và được thực hiện tiếp nhận hồ sơ và trả kết
quả theo quy định tại Điều 5, Điều 6, Điều 7 của Quy chế này.
Điều 9. Thời hạn phê duyệt và cung
cấp tài liệu lưu trữ lịch sử tại phòng đọc, cấp bản sao và chứng thực lưu trữ lịch
sử
1. Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài
liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi chậm nhất là 01 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp
nhận yêu cầu của độc giả.
2. Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài
liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm, chậm nhất là 04
ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận yêu cầu.
Điều 10. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ
và triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ
1. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ
a) Tài liệu thuộc thẩm quyền cho phép
khai thác, sử dụng của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh hoặc Giám đốc Sở Nội vụ,
Trung tâm Lưu trữ lịch sử trình đề cương ấn phẩm cho cấp
có thẩm quyền tương ứng xem xét, phê duyệt bằng văn bản trước khi gửi hồ sơ qua
Sở Thông tin và Truyền thông để được cấp giấy phép xuất bản.
b) Gửi hồ sơ đến Sở Thông tin và Truyền
thông để xin cấp giấy phép xuất bản và chịu trách nhiệm xuất bản theo quy định
của pháp luật đối với tài liệu thuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng của
Trung tâm Lưu trữ lịch sử
2. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu
trữ
a) Tài liệu thuộc thẩm quyền cho phép
khai thác, sử dụng của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh hoặc Giám đốc Sở Nội vụ;
Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh báo cáo trình danh mục tài liệu lưu trữ cần
trưng bày, triển lãm cho cấp có thẩm quyền tương ứng xem
xét, phê duyệt bằng văn bản trước khi tổ chức thực hiện.
b) Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh chủ
động thực hiện và báo cáo kết quả về Sở Nội vụ, Ủy ban nhân dân tỉnh đối
với tài liệu thuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng của
Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Điều 11. Giới thiệu tài liệu lưu
trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử
1. Trung tâm Lưu trữ lịch sử chủ động
giới thiệu tài liệu lưu trữ được người có thẩm quyền ủy quyền cho phép công bố
để tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng tài liệu của tổ chức và
công dân; định kỳ hàng năm rà soát, báo cáo Giám đốc Sở Nội vụ trình Chủ tịch Ủy
ban nhân dân tỉnh phê duyệt Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ Mật đến
hạn giải mật nhung chưa được sử dụng rộng rãi.
2. Chỉ giới thiệu trên phương tiện
thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử những nội dung thông tin chung về
các phông tài liệu và những tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi.
Điều 12. Trích dẫn tài liệu lưu trữ
trong công trình nghiên cứu và trong triển lãm,
trưng bày tài liệu lưu trữ
Người dùng tin sử dụng tài liệu lưu
trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh vào các công trình nghiên cứu (luận
văn tốt nghiệp, nghiên cứu khoa học...) và trong triển lãm, trưng bày phải
trích dẫn chính xác thông tin và có chỉ dẫn nguồn tài liệu.
Điều 13. Trách nhiệm của các cơ
quan, tổ chức, cá nhân trong việc khai thác và sử dụng tài
liệu lưu trữ
1. Trách nhiệm của Sở Nội vụ
a) Trình cấp có thẩm quyền xem xét,
phê duyệt yêu cầu khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của Độc giả (trong
trường hợp không thuộc thẩm quyền).
b) Ký duyệt phiếu yêu cầu khai thác
và sử dụng tài liệu đối với những trường hợp thuộc thẩm quyền.
c) Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử
tổ chức, quản lý kho lưu trữ lịch sử của tỉnh, đảm bảo thực hiện tốt việc khai thác và sử dụng tài liệu đúng quy định.
2. Trách nhiệm của Giám đốc Trung tâm
Lưu trữ lịch sử tỉnh
a) Trình cấp có thẩm quyền xem xét,
phê duyệt yêu cầu khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của Độc giả (trong
trường hợp không thuộc thẩm quyền).
b) Ký duyệt phiếu yêu cầu khai thác
và sử dụng tài liệu đối với những trường hợp thuộc thẩm quyền.
c) Niêm yết tại trụ sở cơ quan và
đăng tải trên các trang thông tin điện tử nhũng quy định, biểu mẫu về thủ tục
khai thác và sử dụng tài liệu.
3. Trách nhiệm của Độc giả đến khai
thác
a) Có trách nhiệm thực hiện theo quy
định tại Khoản 2, Điều 29 Luật Lưu trữ và Khoản 3, Điều 3 Thông tư số
10/2014/TT-BNV.
b) Khai thác và sử dụng tài liệu lưu
trữ để phục vụ các nhu cầu chính đáng sau khi được các cấp có thẩm quyền cho
phép.
c) Được sử dụng các công cụ tra cứu
nhằm phục vụ cho việc tìm kiếm tài liệu.
Chương III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh,
các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền quản lý việc khai thác, sử dụng tài
liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh và độc giả chịu trách nhiệm thực hiện theo đúng
Quy chế này.
2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện
tốt Quy chế này được xem xét khen thưởng theo quy định hiện hành, nếu làm trái
Quy chế này thì tùy theo mức độ vi phạm bị xử lý theo quy định pháp luật.
3. Trong quá trình
thực hiện nếu có vấn đề vướng mắc phát sinh, các cơ quan, tổ chức, cá nhân có
văn bản gửi về Sở Nội vụ tổng hợp, trình Chủ tịch Ủy ban
nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.