|
ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HÀ NỘI
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 1287/QĐ-UBND
|
Hà Nội, ngày 07
tháng 3 năm 2024
|
QUYẾT
ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH NỘI BỘ GIẢI QUYẾT
THỦ TỤC HÀNH CHÍNH CHỨNG THỰC BẢN SAO ĐIỆN TỬ TỪ BẢN CHÍNH TRÊN CỔNG DỊCH VỤ
CÔNG, HỆ THỐNG THÔNG TIN GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THUỘC THẨM QUYỀN GIẢI
QUYẾT CỦA PHÒNG TƯ PHÁP CẤP HUYỆN, ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH
PHỐ HÀ NỘI
CHỦ TỊCH
ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI
Căn cứ Luật Tổ chức
chính quyền địa phương ngày 16/9/2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của
Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22/11/2019;
Căn cứ Nghị định số
45/2020/NĐ-CP ngày 08/04/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính
trên môi trường điện tử;
Căn cứ Văn bản số
5438/VPCP-KSTT ngày 06/7/2020 của Văn phòng Chính phủ về thực hiện thủ tục
chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Cổng Dịch vụ công quốc gia;
Theo đề nghị của Sở Tư
pháp tại Tờ trình số: 597/TTr-STP ngày 29/02/2024.
QUYẾT
ĐỊNH:
Điều 1. Ban
hành Quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính Chứng thực bản sao điện tử
từ bản chính trên Cổng Dịch vụ công, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành
chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân
cấp xã trên địa bàn thành phố Hà Nội.
Điều 2. Quyết
định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
Điều 3. Chánh
Văn phòng UBND Thành phố, Giám đốc Sở Tư pháp, Giám đốc Sở Thông tin và Truyền
thông, Chủ tịch UBND quận, huyện, thị xã và các tổ chức, cá nhân có liên quan
chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
-
Như Điều 3;
- Văn phòng Chính phủ;
- Bộ Tư pháp;
- Chủ tịch UBND Thành phố;
- Các PCT UBND Thành phố;
- Các sở, ban, ngành thuộc Thành phố;
- UBND các quận, huyện, thị xã;
- VPUB: CVP, PCVP C.N.Trang, NC, KSTTHC;
- Lưu: VT, STP, KSTTHC.
|
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Lê
Hồng Sơn
|
QUY
TRÌNH NỘI BỘ
CHỨNG THỰC BẢN SAO ĐIỆN TỬ TỪ BẢN CHÍNH THUỘC
THẨM QUYỀN CỦA PHÒNG TƯ PHÁP CẤP HUYỆN
1.
Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có
thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận; Chứng thực bản sao từ bản chính
giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ
chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của
nước ngoài cấp hoặc chứng nhận trên Cổng Dịch vụ công, Hệ thống Thông tin giải
quyết thủ tục hành chính của thành phố Hà Nội
|
1
|
Mục đích
|
|
|
Quy trình này quy định trình tự và cách thức Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm
quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận; Chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ
quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan,
tổ
chức có thẩm
quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước
ngoài cấp hoặc chứng nhận thuộc thẩm quyền của Phòng Tư pháp cấp huyện
trên Cổng Dịch vụ công
quốc gia, Hệ thống Thông tin giải quyết thủ tục hành
chính của
thành phố Hà Nội.
|
|
2
|
Phạm vi
|
|
|
- Áp dụng đối với việc Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp
hoặc chứng nhận; Chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan,
tổ
chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng
nhận thuộc thẩm quyền của Phòng Tư pháp cấp huyện trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ
thống Thông tin giải quyết thủ tục
hành chính của thành phố Hà Nội.
- Lãnh đạo, công chức thuộc Phòng Tư pháp, Bộ phận TN&TKQ giải quyết TTHC
thuộc UBND cấp huyện chịu trách nhiệm thực
hiện Quy trình này
|
|
3
|
Nội dung quy trình
|
|
3.1
|
Cơ sở pháp lý
|
|
|
1. Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ
ký
và chứng
thực hợp đồng, giao dịch;
2. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
của
Chính phủ về
công tác văn thư;
3. Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ về thực hiện
thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;
4. Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 của Bộ Tư pháp quy đinh chi
tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP
của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản
sao từ bản chính,
chứng thực
chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;
5. Thông tư số 01/2023/TT-VPCP của Văn phòng Chính phủ quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả
giải quyết thủ tục hành chính và
thực hiện
thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.
6. Quyết định số
1329/QĐ-BTP ngày 01/6/2020 của Bộ Tư pháp về việc công bố thủ tục hành chính
được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực chứng thực thuộc phạm vi chức năng quản
lý của Bộ Tư pháp;
7. Thông tư số
226/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ
thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực.
8. Công văn số
5438/VPCP-KSTT ngày 06/7/2020 của Văn phòng Chính phủ về việc triển khai dịch
vụ công chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Cổng Dịch vụ công quốc
gia.
|
|
3.2
|
Thành phần hồ sơ
|
Bản chính
|
Bản sao
|
|
|
Bản chính giấy tờ,
văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao điện tử
|
x
|
|
|
|
Bản scan bản chính
cần chứng thực điện tử (nếu có)
|
|
|
|
3.3
|
Số lượng hồ sơ: Không quy định
|
|
3.4
|
Thời gian giải
quyết
|
|
|
- Trong ngày Phòng
Tư pháp cấp huyện tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu
tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ.
- Đối với trường
hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ nhiều loại bản chính
giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; nội dung giấy tờ, văn bản phức
tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà Phòng Tư pháp cấp huyện không thể đáp ứng được
thời hạn quy định nêu trên thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không
quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản
với người yêu cầu chứng thực.
|
|
3.5
|
Nơi tiếp nhận và
trả kết quả
|
|
|
Bộ phận Tiếp nhận
hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC - UBND cấp huyện
|
|
3.6
|
Phí 2.000 đồng/trang; từ
trang thứ 3 trở lên thì mỗi trang thu 1.000 đồng/trang, tối đa không quá
200.000 đồng/bản
|
|
3.7
|
Kết quả giải quyết
thủ tục hành chính: Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính.
|
|
3.8
|
Điều kiện thực hiện
thủ tục hành chính:
|
|
|
Bản chính giấy tờ,
văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao: Bản chính bị tẩy
xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ; Bản chính bị hư hỏng, cũ nát,
không xác định được nội dung; Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có
thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp; Bản
chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động
chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của
dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức;
vi phạm quyền công dân; Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước
ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy
định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ; Giấy tờ, văn bản do
cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có
thẩm quyền.
|
|
3.9
|
Quy trình chứng
thực bản sao điện tử từ bản chính
|
|
|
Quy trình chứng
thực bản sao điện tử từ bản chính trên Cổng dịch vụ công quốc gia (CDVCQG),
Hệ thống Thông tin giải quyết thủ tục hành chính của thành phố, các đối tượng
tham gia Quy trình được cấu hình theo quyền thực hiện, 03 bước tương ứng với
03 quyền;
- Quyền tạo bản
sao: Công chức thực hiện công tác chứng thực của Phòng Tư pháp cấp huyện (sau
đây gọi là Công chức thực hiện công tác chứng thực).
- Quyền ký bản sao:
Lãnh đạo Phòng Tư pháp cấp huyện (sau đây gọi chung là Lãnh đạo)
- Quyền đóng dấu
bản sao: người quản lý con dấu Phòng Tư pháp cấp huyện.
Hệ thống cấu hình
theo quyền có thể tùy biến, cấu hình một người thực hiện nhiều quyền, phù hợp
với phân công nhiệm vụ thực tế tại Phòng Tư pháp.
|
|
3.10
|
Mô tả quy trình
|
|
Bước
|
Thao
tác
|
Đối
tượng
|
Thời
gian
|
|
1
|
- Tổ chức, cá nhân
có thể đặt lịch hẹn với Phòng Tư pháp cấp huyện thực hiện chứng thực. Nếu đặt
lịch hẹn, Tổ chức, cá nhân đăng nhập vào Cổng DVCQG, Hệ thống Thông tin giải
quyết thủ tục hành chính của thành phố chọn Phòng Tư pháp có thẩm quyền thực
hiện chứng thực và đặt lịch hẹn.
- Khi thực hiện
chứng thực bản sao từ bản chính, tổ chức, cá nhân mang bản chính giấy tờ cần
chứng thực trực tiếp đến xuất trình tại Phòng Tư pháp cấp huyện thực hiện
chứng thực để yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính
Sau khi được tiếp
nhận bản chính để chứng thực, tổ chức, cá nhân nộp phí chứng thực tại Bộ phận
Một cửa UBND cấp huyện nơi thực hiện chứng thực
|
Công
dân/ Tổ chức
|
|
|
2
|
Công chức Phòng Tư
pháp cấp huyện thực hiện công tác chứng thực kiểm tra bản chính cần chứng
thực, nếu bảo đảm các quy định về chứng thực thì đăng nhập vào Cổng DVCQG, Hệ
thống Thông tin giải quyết thủ tục hành chính của thành phố Hà Nội thực hiện
tiếp nhận:
(1) Với trường hợp
tổ chức, cá nhân đặt lịch hẹn, Công chức Phòng Tư pháp cấp huyện thực hiện
công tác chứng thực chọn lịch hẹn trong danh sách lịch hẹn, thông tin tổ
chức, cá nhân được tự động lấy từ thông tin tài khoản
(2) Với trường hợp
tổ chức, cá nhân không đặt lịch hẹn, Công chức Phòng Tư pháp cấp huyện nhập
thông tin của tổ chức, cá nhân. Tổ chức, cá nhân nhập tài khoản DVCQG, trên Hệ
thống Thông tin giải quyết thủ tục hành chính của thành phố Hà Nội thông tin
tổ chức, cá nhân được tự động điền theo thông tin tài khoản.
Sau đó, Công chức
Phòng Tư pháp tạo bản scan, đính kèm file scan bản chính lên Hệ thống (nếu công
dân đã có sẵn bản scan thì công chức kiểm tra, đối chiếu bản scan với bản
chính) và chuyển hồ sơ trình Lãnh đạo Phòng Tư pháp ký.
|
Quyền
tạo bản sao (Công chức thực hiện công tác chứng thực)
|
Không
quá 04 giờ Trường hợp giấy tờ cần chứng thực phức tạp, số lượng lớn: Không
quá 16 giờ
|
|
3
|
Lãnh đạo Phòng Tư
pháp truy cập vào Cổng DVCQG, Hệ thống Thông tin giải quyết thủ tục hành
chính của thành phố Hà Nội kiểm tra hồ sơ hứng thực đang trình, ký số lên bản
scan.
|
Quyền
Ký bản sao (Lãnh đạo Phòng Tư pháp)
|
Không
quá 02 giờ
|
|
4
|
Công chức Phòng Tư
pháp cấp số chứng thực điện tử do Hệ thống cấp tự động theo sổ chứng thực bản
sao điện tử từ bản chính, ký số Phòng Tư pháp lên bản scan, hoàn thiện quy
trình chứng thực bản sao điện tử từ bản chính
Bản sao điện tử đã
chứng thực từ bản chính được đồng bộ về tài khoản Cổng DVCQG, Hệ thống Thông
tin giải quyết thủ tục hành chính của thành phố Hà Nội, gửi về email cho công
dân, đồng thời lưu tại tài khoản của công chức, lãnh đạo Phòng Tư pháp cấp
huyện.
|
Quyền
ký số cơ quan (công chức Phòng Tư pháp)
|
Không
quá 02 giờ
|
|
|
|
|
|
|
|
HƯỚNG
DẪN SỬ DỤNG TẠO TÀI KHOẢN CỦA CÔNG DÂN TRÊN CỔNG DỊCH VỤ CÔNG QUỐC GIA, HỆ
THỐNG THÔNG TIN GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI
- Để tạo tài khoản
công dân trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống Thông tin giải quyết thủ tục
hành chính của thành phố Hà Nội thực hiện qua 02 bước chính như sau:
(1) Phân quyền tạo
tài khoản cho người dùng là Công chức Bộ phận Một cửa.
(2) Quy trình các
bước để tạo tài khoản công dân từ tài khoản công chức đã được phân quyền.
b) Đối tượng, phạm vi
sử dụng
- Công chức được phân
quyền quản trị cấp thành phố: Phân quyền tạo tài khoản cho công chức Bộ phận
Một cửa.
- Công chức tại Bộ
phận Một cửa: Tạo lập tài khoản cho công dân có nhu cầu tại Bộ phận Một cửa.
1.
Quy trình phân quyền cho công chức tạo tài khoản
Để được phân quyền
tạo tài khoản, tài khoản quản trị thực hiện như sau:
(Lưu ý: chỉ có
công chức Bộ phận Một cửa mới có thể được phân quyền tạo tài khoản và công chức
đó đã có tài khoản của Cổng Dịch vụ công quốc gia, trên Hệ thống Thông tin giải
quyết thủ tục hành chính của thành phố Hà Nội)
- Bước 1: Tìm kiếm
tài khoản công chức
+ Truy cập
vào Hệ thống: https://quantri.dichvucong.gov.vn/
https://quantri.dichvucong.hanoi.gov.vn/ chọn chức năng: Quản trị hệ thống >>
Quản lý người dùng
+ Tìm
kiếm tài khoản công chức:
Quản trị
của địa phương có thể tìm kiếm tài khoản theo Tên, số điện thoại, Số CCCD/CMND
Lưu ý:
trường hợp không tìm thấy tài khoản, thực hiện thay đổi tiêu chí tìm kiếm tài
khoản ở trạng thái “Không kích hoạt”.
+ Trong
trường hợp không tìm thấy tài khoản công chức (mà công chức đã đăng ký tài
khoản trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, trên Hệ thống Thông tin giải quyết thủ
tục hành chính của thành phố Hà Nội) thì sẽ thực hiện bổ sung bước “Thêm mới
tài khoản” như sau:
Chọn nút 
để thêm tài khoản công
chức; sau đó thực hiện “Tìm kiếm” tài khoản.
- Bước 2:
Cập nhật đơn vị công tác
Chọn nút 
trên dòng tài khoản tương
ứng để phân quyền đơn vị cho công chức
+ Thực
hiện: Tìm kiếm đơn vị theo mã định danh hoặc tên đơn vị.
+ Sau đó
thực hiện Chọn đơn vị bằng cách sử dụng nút 
trên đơn vị cần gán.
+ Chọn 
- Bước 3:
Gán quyền tạo tài khoản công dân cho công chức
Chọn nút 
để cấu hình quyền cho cho
tài khoản:
+ Tích
chọn “Quyền tạo tài khoản cho công dân” trong nhóm Quyền quản trị và lưu lại
bằng cách chọn 
.
2. Quy trình tạo tài khoản
Khi công
dân tới thực hiện thủ tục hành chính tại Bộ phận Một cửa các cấp, công chức Một
cửa tạo tài khoản cho công dân theo quy trình như sau:
- Bước 1:
Nhập thông tin tài khoản
+ Công
chức Một cửa truy cập vào hệ thống quản trị tại địa chỉ:
https://quantri.dichvucong.gov.vn/ https://quantri.dichvucong.hanoi.gov.vn/
bằng tài khoản đăng ký trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, trên Hệ thống Thông tin
giải quyết thủ tục hành chính của thành phố Hà Nội đã được Quản trị của địa
phương cấp quyền.
Chọn chức
năng: Quản trị hệ thống >> Tạo tài khoản công dân
Hệ thống
hiển thị danh sách các tài khoản công dân do công chức tạo trước đó. Công chức
chọn nút [Thêm mới] để tạo mới thông tin tài khoản cho công dân.
+ Nhập số
Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân (CCCD/CMND);
+ Chọn
nút 
để tra cứu tài
khoản trong hệ thống tài khoản của Cổng Dịch vụ công quốc gia, trên Hệ thống
Thông tin giải quyết thủ tục hành chính của thành phố Hà Nội.
Lưu ý: Trường
hợp đã có tài khoản với số CMND/CCCD của công dân thì thông báo cho công dân và
không thực hiện tạo mới.
+ Quét
CMDN/CCCD: quét 2 mặt CMND, CCCD của công dân, lưu thành 1 file định dạng doc,
docx (word) hoặc pdf.
+ Công
chức nhập thông tin của công dân theo CMND/CCCD và một số thông tin khác, bao
gồm:
. Số
CMND/CCCD: bắt buộc;
. Họ và
tên: bắt buộc;
. Ngày
sinh: bắt buộc nhập;
. Số điện
thoại: bắt buộc nhập;
. Yêu cầu
số điện thoại của chính chủ tài khoản đang đăng ký;
. Đính
kèm file CMND, CCCD đã quét: bắt buộc (Lưu ý: Dung lượng không vượt quá 5MB);
. Email:
không bắt buộc;
- Chọn Bộ
phận Một cửa nơi công chức công tác: bắt buộc.
- Bước 2:
Xác nhận của công dân về thông tin tài khoản
+ Công
chức chọn [Tải xuống] để tải xuống giấy đề nghị tạo tài khoản theo thông tin
công dân đã cung cấp và yêu cầu công dân kiểm tra thông tin và xác nhận.
+ Xác
nhận số điện thoại của công dân bằng cách chọn [Gửi mã OTP] để gửi mật
khẩu một lần (OTP) đến số máy điện thoại công dân đã đăng ký.
Hệ thống
sẽ gửi 1 tin nhắn đến số điện thoại của công dân mã OTP gồm 6 chữ số. Trường
hợp công dân không nhận được thì thực hiện gửi lại bằng cách chọn [Gửi mã
OTP].
- Bước 3:
Đăng ký tài khoản
Công chức
nhập mã xác nhận mới nhất do công dân cung cấp:
Thực hiện
[Tạo tài khoản]. Hệ thống sẽ gửi thông báo mật khẩu đăng nhập tài khoản
tới công dân.
3. Một số vấn đề thường gặp
(1) Công
chức không chọn được đơn vị
Nguyên
nhân:
- Tài
khoản công chức chưa được gán vào đơn vị “Bộ phận Một cửa”;
- Bộ phận
Một cửa chưa được đặt tên đúng theo yêu cầu (Tên cơ quan đơn vị chứa chuỗi ký
tự “Bộ phận Một cửa”, không phân biệt chữ hoa, chữ thường).
(2) Công
dân không nhận được mã OTP
Nguyên
nhân:
- Số điện
thoại nhập không đúng;
- Lỗi
mạng, thiết bị. Công chức có thể gửi lại mã OTP. Nếu sau nhiều lần gửi lại mã
OTP vẫn không nhận được, đề nghị công dân khởi động lại điện thoại.
(3) Công
dân không nhận được SMS mật khẩu hoặc không đăng nhập được bằng mật khẩu đã cấp
qua tin nhắn
Nguyên
nhân:
- Tin
nhắn đến chậm do lỗi mạng hoặc thiết bị.
Công chức
đề nghị công dân chờ thêm ít phút hoặc hướng dẫn công dân đổi mật khẩu theo các
bước sau:
+ Truy
cập https://dichvucong.gov.vn/; hoặc https://dichvucong.hanoi.gov.vn/
+ Chọn
[Đăng nhập];
+ Chọn
đăng nhập bằng tài khoản cấp bởi Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc trên Hệ thống
Thông tin giải quyết thủ tục hành chính của thành phố Hà Nội.
+ Chọn
[Quên mật khẩu] và thực hiện đổi mật khẩu tại:
