|
ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HÀ NỘI
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 1287/QĐ-UBND
|
Hà Nội, ngày 07
tháng 3 năm 2024
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ
VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH NỘI BỘ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH CHỨNG THỰC BẢN SAO
ĐIỆN TỬ TỪ BẢN CHÍNH TRÊN CỔNG DỊCH VỤ CÔNG, HỆ THỐNG THÔNG TIN GIẢI QUYẾT THỦ
TỤC HÀNH CHÍNH THUỘC THẨM QUYỀN GIẢI QUYẾT CỦA PHÒNG TƯ PHÁP CẤP HUYỆN, ỦY BAN
NHÂN DÂN CẤP XÃ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI
CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI
Căn cứ Luật Tổ chức chính
quyền địa phương ngày 16/9/2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ
chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22/11/2019;
Căn cứ Nghị định số
45/2020/NĐ-CP ngày 08/04/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính
trên môi trường điện tử;
Căn cứ Văn bản số
5438/VPCP-KSTT ngày 06/7/2020 của Văn phòng Chính phủ về thực hiện thủ tục
chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Cổng Dịch vụ công quốc gia;
Theo đề nghị của Sở Tư pháp
tại Tờ trình số: 597/TTr-STP ngày 29/02/2024.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành Quy
trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính Chứng thực bản sao điện tử từ bản
chính trên Cổng Dịch vụ công, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
thuộc thẩm quyền giải quyết của Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã
trên địa bàn thành phố Hà Nội.
Điều 2. Quyết định này
có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
Điều 3. Chánh Văn phòng
UBND Thành phố, Giám đốc Sở Tư pháp, Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông, Chủ
tịch UBND quận, huyện, thị xã và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách
nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Văn phòng Chính phủ;
- Bộ Tư pháp;
- Chủ tịch UBND Thành phố;
- Các PCT UBND Thành phố;
- Các sở, ban, ngành thuộc Thành phố;
- UBND các quận, huyện, thị xã;
- VPUB: CVP, PCVP C.N.Trang, NC, KSTTHC;
- Lưu: VT, STP, KSTTHC.
|
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Lê Hồng Sơn
|
QUY TRÌNH NỘI BỘ
CHỨNG
THỰC BẢN SAO ĐIỆN TỬ TỪ BẢN CHÍNH THUỘC THẨM QUYỀN CỦA PHÒNG TƯ PHÁP CẤP HUYỆN
1. Chứng thực bản sao điện
tử từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam
cấp hoặc chứng nhận; Chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ
quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của
Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc
chứng nhận trên Cổng Dịch vụ công, Hệ thống Thông tin giải quyết thủ tục hành
chính của thành phố Hà Nội
|
1
|
Mục đích
|
|
|
Quy trình này quy định trình tự và cách thức Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm
quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận; Chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ
quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan,
tổ
chức có thẩm
quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước
ngoài cấp hoặc chứng nhận thuộc thẩm quyền của Phòng Tư pháp cấp huyện
trên Cổng Dịch vụ công
quốc gia, Hệ thống Thông tin giải quyết thủ tục hành
chính của
thành phố Hà Nội.
|
|
2
|
Phạm vi
|
|
|
- Áp dụng đối với việc Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp
hoặc chứng nhận; Chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan,
tổ
chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng
nhận thuộc thẩm quyền của Phòng Tư pháp cấp huyện trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ
thống Thông tin giải quyết thủ tục
hành chính của thành phố Hà Nội.
- Lãnh đạo, công chức thuộc Phòng Tư pháp, Bộ phận TN&TKQ giải quyết TTHC
thuộc UBND cấp huyện chịu trách nhiệm thực
hiện Quy trình này
|
|
3
|
Nội dung quy trình
|
|
3.1
|
Cơ sở pháp
lý
|
|
|
1. Nghị định số 23/2015/NĐ-CP
ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ
ký
và chứng
thực hợp đồng, giao dịch;
2. Nghị định số
30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư;
3. Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày
08/4/2020 của Chính phủ về thực
hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;
4. Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 của Bộ Tư pháp quy đinh
chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP
của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản
sao từ bản chính,
chứng thực
chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;
5. Thông tư số 01/2023/TT-VPCP của Văn phòng Chính phủ quy định một
số
nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả
giải quyết thủ tục hành chính và
thực hiện
thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.
6. Quyết định số 1329/QĐ-BTP
ngày 01/6/2020 của Bộ Tư pháp về việc công bố thủ tục hành chính được sửa
đổi, bổ sung trong lĩnh vực chứng thực thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ
Tư pháp;
7. Thông tư số
226/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ
thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực.
8. Công văn số 5438/VPCP-KSTT
ngày 06/7/2020 của Văn phòng Chính phủ về việc triển khai dịch vụ công chứng
thực bản sao điện tử từ bản chính trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.
|
|
3.2
|
Thành phần hồ sơ
|
Bản chính
|
Bản sao
|
|
|
Bản chính giấy tờ, văn bản
làm cơ sở để chứng thực bản sao điện tử
|
x
|
|
|
|
Bản scan bản chính cần chứng
thực điện tử (nếu có)
|
|
|
|
3.3
|
Số lượng hồ sơ: Không
quy định
|
|
3.4
|
Thời gian giải quyết
|
|
|
- Trong ngày Phòng Tư pháp
cấp huyện tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận
yêu cầu sau 15 giờ.
- Đối với trường hợp cùng một
lúc yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn
bản; bản chính có nhiều trang; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm
tra, đối chiếu mà Phòng Tư pháp cấp huyện không thể đáp ứng được thời hạn quy
định nêu trên thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 (hai)
ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu
cầu chứng thực.
|
|
3.5
|
Nơi tiếp nhận và trả kết
quả
|
|
|
Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và
trả kết quả giải quyết TTHC - UBND cấp huyện
|
|
3.6
|
Phí 2.000 đồng/trang;
từ trang thứ 3 trở lên thì mỗi trang thu 1.000 đồng/trang, tối đa không quá
200.000 đồng/bản
|
|
3.7
|
Kết quả giải quyết thủ tục
hành chính: Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính.
|
|
3.8
|
Điều kiện thực hiện thủ
tục hành chính:
|
|
|
Bản chính giấy tờ, văn bản
không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao: Bản chính bị tẩy xóa, sửa
chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ; Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không
xác định được nội dung; Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp; Bản chính có
nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh,
chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt
Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền
công dân; Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp,
công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại
Khoản 1 Điều 20 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ; Giấy tờ, văn bản do cá nhân
tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
|
|
3.9
|
Quy trình chứng thực bản
sao điện tử từ bản chính
|
|
|
Quy trình chứng thực bản sao
điện tử từ bản chính trên Cổng dịch vụ công quốc gia (CDVCQG), Hệ thống Thông
tin giải quyết thủ tục hành chính của thành phố, các đối tượng tham gia Quy
trình được cấu hình theo quyền thực hiện, 03 bước tương ứng với 03 quyền;
- Quyền tạo bản sao: Công
chức thực hiện công tác chứng thực của Phòng Tư pháp cấp huyện (sau đây gọi
là Công chức thực hiện công tác chứng thực).
- Quyền ký bản sao: Lãnh đạo
Phòng Tư pháp cấp huyện (sau đây gọi chung là Lãnh đạo)
- Quyền đóng dấu bản sao:
người quản lý con dấu Phòng Tư pháp cấp huyện.
Hệ thống cấu hình theo quyền
có thể tùy biến, cấu hình một người thực hiện nhiều quyền, phù hợp với phân
công nhiệm vụ thực tế tại Phòng Tư pháp.
|
|
3.10
|
Mô tả quy trình
|
|
Bước
|
Thao tác
|
Đối tượng
|
Thời gian
|
|
1
|
- Tổ chức, cá nhân có thể đặt
lịch hẹn với Phòng Tư pháp cấp huyện thực hiện chứng thực. Nếu đặt lịch hẹn,
Tổ chức, cá nhân đăng nhập vào Cổng DVCQG, Hệ thống Thông tin giải quyết thủ
tục hành chính của thành phố chọn Phòng Tư pháp có thẩm quyền thực hiện chứng
thực và đặt lịch hẹn.
- Khi thực hiện chứng thực
bản sao từ bản chính, tổ chức, cá nhân mang bản chính giấy tờ cần chứng thực
trực tiếp đến xuất trình tại Phòng Tư pháp cấp huyện thực hiện chứng thực để
yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính
Sau khi được tiếp nhận bản
chính để chứng thực, tổ chức, cá nhân nộp phí chứng thực tại Bộ phận Một cửa
UBND cấp huyện nơi thực hiện chứng thực
|
Công dân/ Tổ chức
|
|
|
2
|
Công chức Phòng Tư pháp cấp
huyện thực hiện công tác chứng thực kiểm tra bản chính cần chứng thực, nếu
bảo đảm các quy định về chứng thực thì đăng nhập vào Cổng DVCQG, Hệ thống
Thông tin giải quyết thủ tục hành chính của thành phố Hà Nội thực hiện tiếp
nhận:
(1) Với trường hợp tổ chức,
cá nhân đặt lịch hẹn, Công chức Phòng Tư pháp cấp huyện thực hiện công tác
chứng thực chọn lịch hẹn trong danh sách lịch hẹn, thông tin tổ chức, cá nhân
được tự động lấy từ thông tin tài khoản
(2) Với trường hợp tổ chức,
cá nhân không đặt lịch hẹn, Công chức Phòng Tư pháp cấp huyện nhập thông tin
của tổ chức, cá nhân. Tổ chức, cá nhân nhập tài khoản DVCQG, trên Hệ thống
Thông tin giải quyết thủ tục hành chính của thành phố Hà Nội thông tin tổ
chức, cá nhân được tự động điền theo thông tin tài khoản.
Sau đó, Công chức Phòng Tư
pháp tạo bản scan, đính kèm file scan bản chính lên Hệ thống (nếu công dân đã
có sẵn bản scan thì công chức kiểm tra, đối chiếu bản scan với bản chính) và chuyển
hồ sơ trình Lãnh đạo Phòng Tư pháp ký.
|
Quyền tạo bản sao (Công chức thực hiện công tác chứng thực)
|
Không quá 04 giờ Trường hợp giấy tờ cần chứng thực phức tạp, số lượng
lớn: Không quá 16 giờ
|
|
3
|
Lãnh đạo Phòng Tư pháp truy
cập vào Cổng DVCQG, Hệ thống Thông tin giải quyết thủ tục hành chính của
thành phố Hà Nội kiểm tra hồ sơ hứng thực đang trình, ký số lên bản scan.
|
Quyền Ký bản sao (Lãnh đạo Phòng Tư pháp)
|
Không quá 02 giờ
|
|
4
|
Công chức Phòng Tư pháp cấp
số chứng thực điện tử do Hệ thống cấp tự động theo sổ chứng thực bản sao điện
tử từ bản chính, ký số Phòng Tư pháp lên bản scan, hoàn thiện quy trình chứng
thực bản sao điện tử từ bản chính
Bản sao điện tử đã chứng thực
từ bản chính được đồng bộ về tài khoản Cổng DVCQG, Hệ thống Thông tin giải
quyết thủ tục hành chính của thành phố Hà Nội, gửi về email cho công dân,
đồng thời lưu tại tài khoản của công chức, lãnh đạo Phòng Tư pháp cấp huyện.
|
Quyền ký số cơ quan (công chức Phòng Tư pháp)
|
Không quá 02 giờ
|
|
|
|
|
|
|
|
HƯỚNG
DẪN SỬ DỤNG TẠO TÀI KHOẢN CỦA CÔNG DÂN TRÊN CỔNG DỊCH VỤ CÔNG QUỐC GIA, HỆ
THỐNG THÔNG TIN GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI
- Để tạo tài khoản công dân
trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống Thông tin giải quyết thủ tục hành
chính của thành phố Hà Nội thực hiện qua 02 bước chính như sau:
(1) Phân quyền tạo tài khoản
cho người dùng là Công chức Bộ phận Một cửa.
(2) Quy trình các bước để tạo
tài khoản công dân từ tài khoản công chức đã được phân quyền.
b) Đối tượng, phạm vi sử dụng
- Công chức được phân quyền
quản trị cấp thành phố: Phân quyền tạo tài khoản cho công chức Bộ phận Một cửa.
- Công chức tại Bộ phận Một
cửa: Tạo lập tài khoản cho công dân có nhu cầu tại Bộ phận Một cửa.
1. Quy trình phân quyền cho
công chức tạo tài khoản
Để được phân quyền tạo tài
khoản, tài khoản quản trị thực hiện như sau:
(Lưu ý: chỉ có công
chức Bộ phận Một cửa mới có thể được phân quyền tạo tài khoản và công chức đó
đã có tài khoản của Cổng Dịch vụ công quốc gia, trên Hệ thống Thông tin giải
quyết thủ tục hành chính của thành phố Hà Nội)
- Bước 1: Tìm kiếm tài khoản
công chức
+
Truy cập vào Hệ thống: https://quantri.dichvucong.gov.vn/
https://quantri.dichvucong.hanoi.gov.vn/ chọn chức năng: Quản trị hệ thống >>
Quản lý người dùng
+ Tìm
kiếm tài khoản công chức:
Quản
trị của địa phương có thể tìm kiếm tài khoản theo Tên, số điện thoại, Số
CCCD/CMND
Lưu
ý: trường hợp không tìm thấy tài khoản, thực hiện thay đổi tiêu chí tìm kiếm
tài khoản ở trạng thái “Không kích hoạt”.
+
Trong trường hợp không tìm thấy tài khoản công chức (mà công chức đã đăng ký
tài khoản trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, trên Hệ thống Thông tin giải quyết
thủ tục hành chính của thành phố Hà Nội) thì sẽ thực hiện bổ sung bước “Thêm
mới tài khoản” như sau:
Chọn
nút 
để thêm
tài khoản công chức; sau đó thực hiện “Tìm kiếm” tài khoản.
-
Bước 2: Cập nhật đơn vị công tác
Chọn
nút 
trên dòng tài
khoản tương ứng để phân quyền đơn vị cho công chức
+
Thực hiện: Tìm kiếm đơn vị theo mã định danh hoặc tên đơn vị.
+ Sau
đó thực hiện Chọn đơn vị bằng cách sử dụng nút 
trên đơn vị cần gán.
+
Chọn 
-
Bước 3: Gán quyền tạo tài khoản công dân cho công chức
Chọn
nút 
để
cấu hình quyền cho cho tài khoản:
+
Tích chọn “Quyền tạo tài khoản cho công dân” trong nhóm Quyền quản trị và lưu
lại bằng cách chọn 
.
2.
Quy trình tạo tài khoản
Khi
công dân tới thực hiện thủ tục hành chính tại Bộ phận Một cửa các cấp, công
chức Một cửa tạo tài khoản cho công dân theo quy trình như sau:
-
Bước 1: Nhập thông tin tài khoản
+
Công chức Một cửa truy cập vào hệ thống quản trị tại địa chỉ:
https://quantri.dichvucong.gov.vn/ https://quantri.dichvucong.hanoi.gov.vn/ bằng
tài khoản đăng ký trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, trên Hệ thống Thông tin giải
quyết thủ tục hành chính của thành phố Hà Nội đã được Quản trị của địa phương
cấp quyền.
Chọn
chức năng: Quản trị hệ thống >> Tạo tài khoản công dân
Hệ
thống hiển thị danh sách các tài khoản công dân do công chức tạo trước đó. Công
chức chọn nút [Thêm mới] để tạo mới thông tin tài khoản cho công dân.
+
Nhập số Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân (CCCD/CMND);
+
Chọn nút 
để tra
cứu tài khoản trong hệ thống tài khoản của Cổng Dịch vụ công quốc gia, trên Hệ
thống Thông tin giải quyết thủ tục hành chính của thành phố Hà Nội.
Lưu
ý: Trường hợp đã có tài khoản với số
CMND/CCCD của công dân thì thông báo cho công dân và không thực hiện tạo mới.
+
Quét CMDN/CCCD: quét 2 mặt CMND, CCCD của công dân, lưu thành 1 file định dạng
doc, docx (word) hoặc pdf.
+
Công chức nhập thông tin của công dân theo CMND/CCCD và một số thông tin khác,
bao gồm:
. Số
CMND/CCCD: bắt buộc;
. Họ
và tên: bắt buộc;
.
Ngày sinh: bắt buộc nhập;
. Số
điện thoại: bắt buộc nhập;
. Yêu
cầu số điện thoại của chính chủ tài khoản đang đăng ký;
.
Đính kèm file CMND, CCCD đã quét: bắt buộc (Lưu ý: Dung lượng không vượt quá
5MB);
.
Email: không bắt buộc;
-
Chọn Bộ phận Một cửa nơi công chức công tác: bắt buộc.
-
Bước 2: Xác nhận của công dân về thông tin tài khoản
+
Công chức chọn [Tải xuống] để tải xuống giấy đề nghị tạo tài khoản theo thông
tin công dân đã cung cấp và yêu cầu công dân kiểm tra thông tin và xác nhận.
+ Xác
nhận số điện thoại của công dân bằng cách chọn [Gửi mã OTP] để gửi mật
khẩu một lần (OTP) đến số máy điện thoại công dân đã đăng ký.
Hệ
thống sẽ gửi 1 tin nhắn đến số điện thoại của công dân mã OTP gồm 6 chữ số.
Trường hợp công dân không nhận được thì thực hiện gửi lại bằng cách chọn [Gửi
mã OTP].
-
Bước 3: Đăng ký tài khoản
Công
chức nhập mã xác nhận mới nhất do công dân cung cấp:
Thực
hiện [Tạo tài khoản]. Hệ thống sẽ gửi thông báo mật khẩu đăng nhập tài
khoản tới công dân.
3.
Một số vấn đề thường gặp
(1)
Công chức không chọn được đơn vị
Nguyên
nhân:
- Tài
khoản công chức chưa được gán vào đơn vị “Bộ phận Một cửa”;
- Bộ
phận Một cửa chưa được đặt tên đúng theo yêu cầu (Tên cơ quan đơn vị chứa chuỗi
ký tự “Bộ phận Một cửa”, không phân biệt chữ hoa, chữ thường).
(2)
Công dân không nhận được mã OTP
Nguyên
nhân:
- Số
điện thoại nhập không đúng;
- Lỗi
mạng, thiết bị. Công chức có thể gửi lại mã OTP. Nếu sau nhiều lần gửi lại mã
OTP vẫn không nhận được, đề nghị công dân khởi động lại điện thoại.
(3)
Công dân không nhận được SMS mật khẩu hoặc không đăng nhập được bằng mật khẩu
đã cấp qua tin nhắn
Nguyên
nhân:
- Tin
nhắn đến chậm do lỗi mạng hoặc thiết bị.
Công
chức đề nghị công dân chờ thêm ít phút hoặc hướng dẫn công dân đổi mật khẩu
theo các bước sau:
+
Truy cập https://dichvucong.gov.vn/; hoặc https://dichvucong.hanoi.gov.vn/
+
Chọn [Đăng nhập];
+
Chọn đăng nhập bằng tài khoản cấp bởi Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc trên Hệ
thống Thông tin giải quyết thủ tục hành chính của thành phố Hà Nội.
+
Chọn [Quên mật khẩu] và thực hiện đổi mật khẩu tại:
