|
ỦY BAN NHÂN DÂN
QUẬN BÌNH TÂN
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số:
04/2013/QĐ-UBND
|
Bình Tân, ngày 21
tháng 11 năm 2013
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC QUẬN BÌNH TÂN
ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN BÌNH TÂN
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Cán bộ, công chức ngày 13 tháng 11
năm 2008;
Căn cứ Luật Viên chức ngày 15 tháng 11 năm 2010;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6
năm 2006;
Căn cứ Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước ngày 28
tháng 12 năm 2000;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng
4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ
quan nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17 tháng
12 năm 2012 của Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ
công chức;
Căn cứ Quyết định số 44/2013/QĐ-UBND ngày 10
tháng 10 năm 2013 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh ban hành Quy chế quản
lý Hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức Thành phố Hồ Chí Minh;
Xét đề nghị của Trưởng phòng Nội vụ quận Bình
Tân tại Tờ trình số 1351/TTr-NV ngày 15 tháng 11 năm 2013,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo
Quyết định này Quy chế quản lý Hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức quận
Bình Tân.
Điều 2. Quyết định này có
hiệu lực thi hành sau 7 (bảy) ngày, kể từ ngày ký.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy
ban nhân dân quận, Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc quận, Thủ trưởng các
đơn vị sự nghiệp thuộc quận, Chủ tịch Ủy ban nhân dân 10 phường chịu trách nhiệm
thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- UBND Thành phố;
- Sở Nội vụ Thành phố;
- Sở Tư pháp Thành phố;
- Trung tâm Công báo Thành phố;
- UBND quận: Chủ tịch, các Phó Chủ tịch;
- UB MTTQ VN quận và các đoàn thể quận;
- VP. UBND quận: các Phó Chánh Văn phòng;
- Lưu: VP-NV
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
CHỦ TỊCH
Huỳnh Văn Chính
|
QUY CHẾ
QUẢN
LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC QUẬN BÌNH TÂN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 04/2013/QĐ-UBND ngày 21 tháng 11 năm 2013 của
Ủy ban nhân dân quận Bình Tân)
Chương 1.
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định nguyên tắc, nội dung, trách
nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ giữa các cơ quan, đơn vị và cá nhân trong việc quản
lý, vận hành và khai thác sử dụng Hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức (Hồ
sơ điện tử).
Điều 2. Đối tượng áp dụng
1. Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan chuyên môn,
các đơn vị sự nghiệp thuộc quận và Ủy ban nhân dân 10 phường trên địa bàn quận
Bình Tân.
2. Đối tượng áp dụng quy định tại Quy chế này bao gồm:
a) Cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của
pháp luật;
b) Những người làm việc theo chế độ hợp đồng quy định
tại Nghị định số 68/2000/NĐ-CP ngày 17 tháng 11 năm 2000 của Chính phủ về thực
hiện chế độ hợp đồng một số loại công việc trong cơ quan hành chính nhà nước,
đơn vị sự nghiệp.
c) Người lao động làm việc trong cơ quan chuyên
môn, các đơn vị sự nghiệp thuộc quận và Ủy ban nhân dân 10 phường trên địa bàn
quận Bình Tân.
Điều 3. Giải thích từ ngữ
1. Hồ sơ điện tử là tập hợp một số thông tin được
chuyển hóa từ hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức thành kỹ thuật số lưu trữ trên
máy tính.
2. Tài khoản người dùng là tên và mật khẩu để đăng
nhập vào phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử.
3. Quản lý tài khoản người dùng là việc tạo mới, cấp
phát, hạn chế, mở rộng hoặc hủy bỏ quyền đăng nhập vào phần mềm quản lý Hồ sơ
điện tử.
4. Quản lý hồ sơ điện tử là việc tạo lập, sửa đổi nội
dung, thay đổi trạng thái hồ sơ điện tử.
5. Khai thác Hồ sơ điện tử là việc thực hiện các
quy trình nghiệp vụ, các chức năng tra cứu, tìm kiếm thông tin về cán bộ, công
chức, viên chức hoặc tổng hợp các tiêu chí thông tin, kết xuất các thông tin, lập
các bảng biểu thống kê, báo cáo và in các kết quả xử lý được ra màn hình hoặc
ra giấy.
Điều 4. Phần mềm quản lý Hồ sơ
điện tử
1. Phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử là một bộ công cụ
để phục vụ việc quản lý, sử dụng, khai thác các thông tin từ Hồ sơ điện tử.
2. Phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử là thành phần
trong hệ thống Mạng thông tin Thành phố Hồ Chí Minh, được cài đặt trên máy chủ
đặt tại Trung tâm dữ liệu của Thành phố.
3. Địa chỉ truy cập phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử
tại http://cbcc.hochiminhcity.gov.vn.
Điều 5. Các hành vi bị nghiêm cấm
1. Truy nhập trái phép hoặc cố ý nâng quyền truy cập
vào phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử.
2. Sử dụng thông tin Hồ sơ điện tử vào mục đích vụ
lợi cá nhân, các mục đích xuyên tạc sự thật, bôi xấu cán bộ làm ảnh hưởng hoặc chống
phá cơ quan nhà nước.
3. Cung cấp hoặc cố ý để lộ tên và mật khẩu đăng nhập
vào phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử cho cá nhân, tổ chức không được giao quyền
và trách nhiệm quản lý, sử dụng.
Chương 2.
QUẢN LÝ, KHAI THÁC HỒ SƠ
ĐIỆN TỬ
Điều 6. Quản lý tài khoản đăng
nhập Hồ sơ điện tử
1. Cơ quan, đơn vị sử dụng cán bộ, công chức, viên
chức được cấp tài khoản người dùng để đăng nhập, khai thác sử dụng phần mềm quản
lý Hồ sơ điện tử theo quy định tại Khoản 3, Điều 3 Quy chế này.
2. Phòng Nội vụ là cơ quan tham mưu cho Ủy ban nhân
dân quận về công tác quản lý Hồ sơ điện tử và được Ủy ban nhân dân quận ủy quyền
sử dụng tài khoản người dùng của Ủy ban nhân dân quận để quản lý, khai thác Hồ
sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức quận Bình Tân; tham mưu Ủy ban nhân
dân quận Quyết định ủy quyền quản lý, khai thác Hồ sơ điện tử và phân cấp tài
khoản người dùng cho các cơ quan, đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân quận theo
quy định; thực hiện chức năng nghiệp vụ về công tác cán bộ, công chức, viên chức
quận Bình Tân.
3. Cá nhân được giao nhiệm vụ quản lý, khai thác, sử
dụng Hồ sơ điện tử có trách nhiệm bảo đảm bí mật, an toàn tài khoản người dùng
của cơ quan, đơn vị.
Điều 7. Mô hình tổ chức Hồ sơ
điện tử
Hồ sơ điện tử của quận Bình Tân được tổ chức theo
mô hình 2 cấp như sau:
1. Cấp một là cấp có trách nhiệm cập nhật, quản lý
và khai thác Hồ sơ điện tử của các cơ quan chuyên môn, các đơn vị sự nghiệp thuộc
quận và Ủy ban nhân dân 10 phường.
2. Cấp hai là cấp có trách nhiệm quản lý, tổ chức
triển khai phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử; tổng hợp và lưu trữ Hồ sơ điện tử của
đơn vị cấp một. Ủy ban nhân dân quận thống nhất quản lý Hồ sơ điện tử và ủy quyền
cho Phòng Nội vụ chịu trách nhiệm quản lý hoạt động của phần mềm quản lý Hồ sơ
điện tử theo quy định của Quy chế này và các quy định khác của pháp luật.
Điều 8. Nguyên tắc quản lý Hồ
sơ điện tử
1. Cơ quan, đơn vị được ủy quyền cập nhật, quản lý
và khai thác Hồ sơ điện tử có trách nhiệm cập nhật kịp thời, chính xác và đầy đủ
thông tin cán bộ, công chức, viên chức hiện có mặt theo biên chế được giao vào
phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử.
2. Hồ sơ điện tử được quản lý, sử dụng và bảo quản
theo chế độ tài liệu mật do Nhà nước quy định, chỉ những người được cơ quan,
đơn vị hoặc người có thẩm quyền quản lý Hồ sơ điện tử đồng ý bằng văn bản mới
được nghiên cứu, sử dụng và khai thác Hồ sơ điện tử.
3. Thông tin trong Hồ sơ điện tử phải thống nhất với
hồ sơ giấy; Hồ sơ điện tử có giá trị tương đương hồ sơ giấy.
Điều 9. Quy trình cập nhật Hồ
sơ điện tử
Cơ quan, đơn vị được ủy quyền cập nhật, quản lý và
khai thác Hồ sơ điện tử có trách nhiệm cập nhật những biến động thường xuyên về
đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức do cơ quan, đơn vị mình quản lý vào phần mềm
quản lý Hồ sơ điện tử, cụ thể như sau:
1. Lập hồ sơ mới:
Trong thời gian 60 ngày, kể từ ngày có quyết định
tuyển dụng, cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý Hồ sơ điện tử có trách nhiệm
cập nhật đầy đủ thông tin cán bộ, công chức, viên chức vào phần mềm quản lý Hồ
sơ điện tử theo quy định.
2. Cập nhật thông tin Hồ sơ điện tử đã có:
a) Đối với thông tin thay đổi từ phía cơ quan quản
lý nhà nước như: Đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, điều động, nâng lương, khen thưởng,
kỷ luật... cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý Hồ sơ điện tử có trách nhiệm cập
nhật thông tin vào Hồ sơ điện tử của người đó (thời gian chậm nhất không quá 15
ngày, kể từ ngày văn bản có hiệu lực).
b) Đối với thông tin thay đổi từ phía cá nhân như:
Kê khai tài sản, thuế thu nhập cá nhân, kết hôn, ly hôn... cá nhân có trách nhiệm
kê khai với cơ quan, đơn vị theo định kỳ được thực hiện đồng thời cùng việc kê
khai phiếu bổ sung lý lịch hàng năm hoặc theo yêu cầu quản lý của cơ quan, đơn
vị để tiến hành cập nhật vào Hồ sơ điện tử.
Điều 10. Điều chuyển, tiếp nhận
Hồ sơ điện tử
Cán bộ, công chức, viên chức được điều động, luân
chuyển đến cơ quan, đơn vị khác hoặc được bổ nhiệm chức vụ thuộc cơ quan khác
quản lý thì Hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức đó vẫn do cơ quan,
đơn vị quản lý công chức đó lưu giữ, bảo quản và chỉ được chuyển giao cho các
cơ quan, đơn vị khác quản lý khi các cơ quan, đơn vị đó có yêu cầu bằng văn bản.
Điều 11. Khai thác Hồ sơ điện
tử
1. Cơ quan quản lý cán bộ, công chức, viên chức, cơ
quan sử dụng cán bộ, công chức, viên chức và cơ quan quản lý Hồ sơ điện tử được
nghiên cứu, sử dụng và khai thác Hồ sơ điện tử để phục vụ yêu cầu công tác (tuyển
dụng, nâng ngạch, nâng lương, đào tạo...).
2. Cá nhân được giao nhiệm vụ quản lý, khai thác về
Hồ sơ điện tử có trách nhiệm tuân thủ các quy trình về an toàn bảo mật thông
tin.
Điều 12. Lưu trữ, bảo quản Hồ
sơ điện tử
1. Hồ sơ điện tử phải được lưu trữ lâu dài để phục
vụ công tác nghiên cứu và thực hiện chính sách đối với cán bộ, công chức, viên
chức.
2. Việc lưu trữ phải thực hiện tuân thủ nghiêm ngặt
các nguyên tắc bảo đảm an ninh, an toàn đối với Hồ sơ điện tử theo các quy định
hiện hành.
3. Hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức
đã nghỉ hưu, thôi việc, từ trần vẫn được lưu trữ ở cơ quan, đơn vị để theo dõi.
4. Cơ quan quản lý hệ thống, phần mềm Hồ sơ điện tử
thường xuyên kiểm tra và có biện pháp bảo đảm an ninh, an toàn Hồ sơ điện tử; đồng
thời bảo đảm tính tương thích trong toàn hệ thống thông tin liên quan đến Hồ sơ
điện tử khi có sự thay đổi về thiết bị và công nghệ.
Điều 13. Chế độ báo cáo công
tác quản lý Hồ sơ điện tử
1. Báo cáo công tác quản lý Hồ sơ điện tử quy định
như sau:
a) Hàng năm, các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm báo
cáo tình hình thực hiện công tác quản lý Hồ sơ điện tử thuộc thẩm quyền về Ủy
ban nhân dân quận thông qua Phòng Nội vụ.
Thời hạn gửi báo cáo đợt 1 trước ngày 01 tháng 6; đợt
2 trước ngày 01 tháng 12.
b) Phòng Nội vụ có trách nhiệm tổng hợp, tham mưu Ủy
ban nhân dân quận báo cáo Ủy ban nhân dân Thành phố và Sở Nội vụ Thành phố về
tình hình thực trạng công tác quản lý Hồ sơ điện tử trên địa bàn quận.
2. Nội dung báo cáo công tác quản lý Hồ sơ điện tử
gồm:
a) Đánh giá việc thực hiện Quy chế quản lý Hồ sơ điện
tử của cơ quan, đơn vị;
b) Báo cáo thực trạng số lượng, chất lượng Hồ sơ điện
tử (các thông tin được kết xuất từ phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử);
c) Tình trạng trang thiết bị phục vụ công tác quản
lý Hồ sơ điện tử.
d) Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,
viên chức trực tiếp làm công tác quản lý Hồ sơ điện tử;
đ) Kiến nghị (nếu có).
Chương 3.
TRÁCH NHIỆM, QUYỀN HẠN CỦA
CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRONG VIỆC VẬN HÀNH, KHAI THÁC HỒ SƠ ĐIỆN TỬ
Điều 14. Phòng Nội vụ
1. Tham mưu cho Ủy ban nhân dân quận ban hành các
văn bản quy định về quản lý Hồ sơ điện tử; đề xuất việc nâng cấp phần mềm bảo đảm
yêu cầu về khai thác, sử dụng phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử.
2. Hướng dẫn các cơ quan chuyên môn, các đơn vị sự
nghiệp và Ủy ban nhân dân 10 phường cập nhật, khai thác, sử dụng phần mềm quản
lý Hồ sơ điện tử vào công tác quản lý cán bộ, công chức, viên chức (tuyển dụng,
nâng ngạch, nâng lương, đào tạo...).
3. Được phép sử dụng tài khoản quản trị để quản lý
các tài khoản người dùng của các cơ quan, đơn vị.
4. Kiểm tra việc xây dựng và quản lý Hồ sơ điện tử
của các cơ quan, đơn vị; tham mưu Ủy ban nhân dân quận báo cáo kết quả với Ủy
ban nhân dân Thành phố và Sở Nội vụ Thành phố theo quy định tại Điểm b, Khoản 1
Điều 13 Quy chế này.
5. Xây dựng và thực hiện kế hoạch bồi dưỡng nghiệp
vụ cho những người làm công tác quản lý Hồ sơ điện tử.
6. Xây dựng dự toán kinh phí hàng năm để bảo đảm việc
quản lý, khai thác Hồ sơ điện tử của quận Bình Tân.
7. Chủ trì, phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân
quận thông báo bằng văn bản và trên Cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân
quận cho các cơ quan, đơn vị về việc xảy ra sự cố hoặc nguy cơ xảy ra sự cố có ảnh
hưởng xấu đến việc quản lý và khai thác sử dụng phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử
(khi phần mềm ngừng hoạt động trong 2 ngày làm việc liên tiếp).
Điều 15. Văn phòng Ủy ban nhân
dân quận
1. Bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật an toàn, bảo mật
cho việc vận hành phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử để duy trì sự hoạt động thông
suốt của phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử trên môi trường mạng.
2. Chủ trì, phối hợp với Phòng Nội vụ xây dựng kế
hoạch đầu tư, nâng cấp hạ tầng và phần mềm đáp ứng nhu cầu vận hành của hệ thống
được thông suốt và ổn định.
3. Phối hợp với Phòng Nội vụ và đơn vị cung cấp giải
pháp phần mềm trong việc tổng hợp ý kiến đóng góp từ người dùng để xem xét sửa
đổi, nâng cấp phần mềm nhằm cải tiến phần mềm ngày càng hoàn thiện và thân thiện
với người sử dụng, đáp ứng tốt hơn trong việc quản lý hồ sơ điện tử.
Điều 16. Các cơ quan chuyên
môn, các đơn vị sự nghiệp, Ủy ban nhân dân 10 phường
1. Thực hiện quản lý Hồ sơ điện tử của cơ quan, đơn
vị mình theo quy định tại Điều 8 Quy chế này.
2. Được cấp tài khoản người dùng để thực hiện việc
cập nhật, quản lý và khai thác Hồ sơ điện tử thuộc cơ quan, đơn vị mình. Quyết
định phân công cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp được phép sử dụng tài khoản
người dùng để quản lý khai thác Hồ sơ điện tử.
3. Xây dựng quy chế quản lý và khai thác Hồ sơ điện
tử của cơ quan, đơn vị mình theo quy định tại Điều 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13
Quy chế này.
4. Kiến nghị và đề xuất với cơ quan có thẩm quyền sửa
đổi, bổ sung những quy định liên quan đến chế độ cập nhật, quản lý và khai thác
Hồ sơ điện tử.
5. Xây dựng dự toán kinh phí hàng năm để bảo đảm
cho việc quản lý và khai thác Hồ sơ điện tử của cơ quan, đơn vị mình.
Điều 17. Trách nhiệm của người
được phân công trực tiếp làm công tác quản lý, khai thác Hồ sơ điện tử
1. Được sử dụng tài khoản người dùng của cơ quan,
đơn vị để thực hiện việc cập nhật, quản lý và khai thác Hồ sơ điện tử theo phân
cấp quản lý; thay đổi mật khẩu được cấp và tự bảo mật tài khoản người dùng của
đơn vị.
2. Chịu trách nhiệm về tính kịp thời, chính xác của
các thông tin trong Hồ sơ điện tử, sử dụng có hiệu quả phần mềm quản lý Hồ sơ
điện tử để cung cấp kịp thời, nhanh chóng, chính xác phục vụ yêu cầu quản lý và
tác nghiệp chuyên môn.
3. Áp dụng các biện pháp bảo đảm an toàn và bảo mật
Hồ sơ điện tử; đề xuất các biện pháp bảo đảm sử dụng và khai thác có hiệu quả Hồ
sơ điện tử.
4. Nghiên cứu, phát hiện và báo cáo với cấp có thẩm
quyền xem xét, xử lý các vấn đề phát sinh trong công tác quản lý Hồ sơ điện tử.
5. Định kỳ báo cáo với người đúng đầu cơ quan, đơn
vị.
6. Trường hợp mất mật khẩu phải báo cáo người đứng
đầu cơ quan, đơn vị và báo cáo bằng văn bản về Phòng Nội vụ để được cấp lại mật
khẩu mới.
7. Thường xuyên học tập, trao đổi kinh nghiệm, bồi
dưỡng để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ.
Chương 4.
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 18. Tổ chức thực hiện
1. Phòng Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra,
đôn đốc các cơ quan chuyên môn, các đơn vị sự nghiệp và Ủy ban nhân dân 10 phường
triển khai thực hiện Quy chế này. Tổng hợp, tham mưu Ủy ban nhân dân quận báo
cáo kết quả triển khai thực hiện với Ủy ban nhân dân Thành phố và Sở Nội vụ
Thành phố theo quy định.
2. Đây là một trong các tiêu chí để Chủ tịch Ủy ban
nhân dân quận xem xét, khen thưởng hàng năm cho các cơ quan chuyên môn, các đơn
vị sự nghiệp và Ủy ban nhân dân 10 phường và các cá nhân có thành tích xuất sắc
trong việc thực hiện Quy chế này.
3. Cơ quan, đơn vị và cá nhân vi phạm các điều khoản
trong Quy chế này, tùy theo tính chất, mức độ sẽ bị xử lý theo quy định của
pháp luật.
4. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề gì vướng
mắc, phát sinh các cơ quan chuyên môn, các đơn vị sự nghiệp, Ủy ban nhân dân 10
phường và các tổ chức, cá nhân có liên quan kịp thời phản ánh về Phòng Nội vụ để
tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân quận xem xét, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.