|
ỦY BAN NHÂN DÂN
QUẬN 6
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 01/2014/QĐ-UBND
|
Quận 6, ngày 21
tháng 01 năm 2014
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC QUẬN
6
ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 6
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Cán bộ, công chức ngày
13 tháng 11 năm 2008;
Căn cứ Luật Viên chức ngày 15
tháng 11 năm 2010;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin
ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà
nước ngày 28 tháng 12 năm 2000;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP
ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng
công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà
nước;
Căn cứ
Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17 tháng 12 năm
2012 của Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức;
Căn cứ Quyết định số
44/2013/QĐ-UBND ngày 10 tháng 10 năm 2013 của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí
Minh ban hành Quy chế quản lý Hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức Thành
phố Hồ Chí Minh;
Xét đề nghị của Trưởng phòng Nội vụ
quận 6 (tại Tờ trình số 30/TTr-NV ngày 15 tháng 01 năm 2014) và ý kiến thẩm định
của Phòng Tư pháp quận 6 (tại Công văn số 06/TP ngày 15 tháng 01 năm 2014),
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý
Hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức Quận 6.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 7 ngày,
kể từ ngày ký.
Điều 3.
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân quận 6, Trưởng
phòng Nội vụ quận 6, Trưởng phòng Tư pháp quận 6, Thủ trưởng các cơ quan chuyên
môn, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân quận 6, Hiệu trưởng các trường:
Trung học cơ sở, tiểu học, mầm non Rạng Đông thuộc Ủy ban nhân dân quận 6, Chủ
tịch Ủy ban nhân dân 14 phường và các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi
hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- UBND thành phố;
- Sở Nội vụ;
- Sở Tư pháp;
- Trung tâm Công báo thành phố;
- TTQU-TTUBND Q6;
- Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND Q6;
- Các đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND Q6;
- UBND 14 phường;
- Lưu: VT, PNV (2b).
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
CHỦ TỊCH
Võ Văn Hoan
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC QUẬN 6
(Ban hành kèm theo Quyết định số 01/2014/QĐ-UBND
ngày 21 tháng 01 năm 2014 của Ủy ban nhân dân Quận
6)
Chương 1.
NHỮNG QUY ĐỊNH
CHUNG
Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh
Quy chế này quy định nguyên tắc, nội dung,
trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ giữa các cơ quan, đơn
vị và cá nhân trong việc quản lý, vận hành và khai thác sử
dụng Hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức (Hồ sơ điện tử).
Điều 2. Đối tượng
áp dụng
1. Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân quận và Ủy ban nhân dân 14 phường.
2. Đối tượng áp dụng quy định tại Quy
chế này bao gồm:
a) Cán bộ, công chức, viên chức theo
quy định của pháp luật;
b) Cán bộ, công chức, cán bộ không
chuyên trách phường theo quy định của pháp luật;
c) Người lao động làm việc trong các
cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban
nhân dân quận;
d) Những người làm việc theo chế độ hợp
đồng quy định tại Nghị định số 68/2000/NĐ-CP ngày 17 tháng 11 năm 2000 của Chính phủ về thực hiện chế độ hợp đồng một số loại công việc
trong cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp.
Điều 3. Giải
thích từ ngữ
1. Hồ sơ điện tử là tập hợp một số
thông tin được chuyển hóa từ hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức thành kỹ thuật số
lưu trữ trên máy tính.
2. Tài khoản người dùng là tên và mật
khẩu để đăng nhập vào phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử.
3. Quản lý tài khoản người dùng là việc
tạo mới, cấp phát, hạn chế, mở rộng hoặc hủy bỏ quyền đăng nhập vào phần mềm quản
lý Hồ sơ điện tử.
4. Quản lý hồ sơ điện tử là việc tạo
lập, sửa đổi nội dung, thay đổi trạng thái hồ sơ điện tử.
5. Khai thác Hồ sơ điện tử là việc thực
hiện các quy trình nghiệp vụ, các chức năng tra cứu, tìm kiếm thông tin về cán
bộ, công chức, viên chức hoặc tổng hợp các tiêu chí thông tin, kết xuất các
thông tin, lập các bảng biểu thống kê, báo cáo và in các kết quả xử lý được ra
màn hình hoặc ra giấy.
Điều 4. Phần mềm
quản lý Hồ sơ điện tử
1. Phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử là một bộ công cụ để phục vụ việc quản lý, sử dụng,
khai thác các thông tin từ Hồ sơ điện tử.
2. Phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử là
thành phần trong hệ thống Mạng thông tin thành phố Hồ Chí Minh, được cài đặt
trên máy chủ đặt tại Trung tâm dữ liệu của thành phố.
3. Địa chỉ truy cập phần mềm quản lý
Hồ sơ điện tử tại http://cbcc.hochiminhcity.gov.vn
Điều 5. Các hành
vi bị nghiêm cấm
1. Truy nhập trái phép hoặc cố ý nâng
quyền truy cập vào phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử.
2. Sử dụng thông tin Hồ sơ điện tử
vào mục đích vụ lợi cá nhân, các mục đích xuyên tạc sự thật,
bôi xấu cán bộ làm ảnh hưởng hoặc chống phá cơ quan nhà nước.
3. Cung cấp hoặc cố ý để lộ tên và mật
khẩu đăng nhập vào phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử cho cá nhân, tổ chức không được
giao quyền và trách nhiệm quản lý, sử dụng.
Chương 2.
QUẢN LÝ, KHAI
THÁC HỒ SƠ ĐIỆN TỬ
Điều 6. Quản lý
tài khoản đăng nhập Hồ sơ điện tử
1. Cơ quan, đơn vị sử dụng cán bộ,
công chức, viên chức được cấp tài khoản người dùng để đăng nhập, khai thác sử dụng
phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử theo quy định tại Khoản 3, Điều 3 Quy chế này.
2. Phòng Nội vụ là cơ quan tham mưu
cho Ủy ban nhân dân quận về công tác quản lý Hồ sơ điện tử và được Ủy ban nhân
dân quận ủy quyền sử dụng tài khoản người dùng của Ủy ban
nhân dân quận để quản lý, khai thác Hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức Quận 6; tham mưu Ủy ban nhân dân quận Quyết định
ủy quyền quản lý, khai thác Hồ sơ điện tử và phân cấp tài khoản người dùng cho các cơ quan, đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân quận theo quy định;
thực hiện chức năng nghiệp vụ về công tác cán bộ, công chức,
viên chức trong toàn quận.
3. Cá nhân được giao nhiệm vụ quản
lý, khai thác, sử dụng Hồ sơ điện tử có trách nhiệm bảo đảm bí mật, an toàn tài
khoản người dùng của cơ quan, đơn vị.
Điều 7. Mô hình tổ
chức Hồ sơ điện tử
Trên cơ sở tài khoản người dùng do Sở
Nội vụ cấp, Hồ sơ điện tử của Quận 6 được tổ chức theo mô hình 2 cấp như sau:
1. Cấp một là cấp có trách nhiệm cập
nhật, quản lý và khai thác Hồ sơ điện tử thuộc các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự
nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân quận và Ủy ban nhân dân 14 phường.
2. Cấp hai là cấp có trách nhiệm quản
lý, tổ chức triển khai phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử; tổng hợp và lưu trữ Hồ
sơ điện tử của các đơn vị cấp một. Ủy ban nhân dân quận thống
nhất quản lý Hồ sơ điện tử và ủy quyền cho Phòng Nội vụ chịu
trách nhiệm quản lý hoạt động của phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử của quận theo
quy định của Quy chế này và các quy định khác của pháp luật.
Điều 8. Nguyên tắc
quản lý Hồ sơ điện tử
1. Cơ quan, đơn vị được ủy quyền cập
nhật, quản lý và khai thác Hồ sơ điện tử có trách nhiệm cập nhật kịp thời,
chính xác và đầy đủ thông tin cán bộ công chức, viên chức
hiện có mặt theo biên chế được giao vào phần mềm quản lý Hồ
sơ điện tử.
2. Hồ sơ điện tử được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật do Nhà nước quy định, chỉ
những người được cơ quan, đơn vị hoặc người có thẩm quyền quản lý Hồ sơ điện
tử đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác
Hồ sơ điện tử.
3. Thông tin trong Hồ sơ điện tử phải
thống nhất với hồ sơ và hồ sơ gốc của cán bộ, công chức,
viên chức; Hồ sơ điện tử có giá trị tương đương hồ sơ và hồ sơ gốc của cán bộ,
công chức, viên chức.
Điều 9. Quy trình
cập nhật Hồ sơ điện tử
Cơ quan, đơn vị được ủy quyền cập nhật,
quản lý và khai thác Hồ sơ điện tử có trách nhiệm cập nhật những biến động thường
xuyên về đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức do cơ quan, đơn vị mình quản lý
vào phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử, cụ thể như sau:
1. Lập hồ sơ mới:
Trong thời gian 60 ngày, kể từ ngày
có quyết định tuyển dụng, cơ quan, đơn vị được giao thẩm quyền quản lý Hồ sơ điện
tử có trách nhiệm cập nhật đầy đủ thông tin cán bộ, công chức, viên chức vào phần
mềm quản lý Hồ sơ điện tử theo quy định.
2. Cập nhật thông tin Hồ sơ điện tử
đã có:
a) Đối với thông tin thay đổi từ phía
cơ quan quản lý nhà nước như: Đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm,
điều động, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật... Cơ quan,
đơn vị được giao thẩm quyền quản lý Hồ sơ điện tử có trách nhiệm cập nhật thông
tin vào Hồ sơ điện tử của người đó (thời gian chậm nhất không quá 15 ngày, kể từ
ngày văn bản có hiệu lực).
b) Đối với thông tin thay đổi từ phía
cá nhân như: Kê khai tài sản, thuế thu nhập cá nhân, kết hôn, ly hôn... cá nhân
có trách nhiệm kê khai với cơ quan, đơn vị theo định kỳ được thực hiện đồng thời
cùng việc kê khai phiếu bổ sung lý lịch hàng năm hoặc theo yêu cầu quản lý của
cơ quan, đơn vị để tiến hành cập nhật vào Hồ sơ điện tử.
Điều 10. Điều
chuyển, tiếp nhận Hồ sơ điện tử
Cán bộ, công chức, viên chức được điều
động, luân chuyển đến cơ quan, đơn vị khác hoặc được bổ nhiệm chức vụ thuộc cơ
quan khác quản lý thì Hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức đó vẫn do
cơ quan, đơn vị quản lý công chức đó lưu giữ, bảo quản và chỉ được chuyển giao
cho các cơ quan, đơn vị khác quản lý khi các cơ quan, đơn vị đó có yêu cầu bằng văn bản.
Điều 11. Khai
thác Hồ sơ điện tử
1. Cơ quan quản lý cán bộ, công chức,
viên chức, cơ quan sử dụng cán bộ, công chức, viên chức và cơ quan quản lý Hồ sơ
điện tử được nghiên cứu, sử dụng và khai thác Hồ sơ điện tử để phục vụ yêu cầu
công tác (tuyển dụng, nâng ngạch, nâng lương, đào tạo...).
2. Cá nhân được giao nhiệm vụ quản
lý, khai thác về Hồ sơ điện tử có trách nhiệm tuân thủ các quy trình về an toàn
bảo mật thông tin.
Điều 12. Lưu trữ,
bảo quản Hồ sơ điện tử
1. Hồ sơ điện tử phải được lưu
trữ lâu dài để phục vụ công tác nghiên cứu và thực hiện chính
sách đối với cán bộ, công chức, viên
chức.
2. Việc lưu trữ phải thực hiện tuân
thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc bảo đảm an ninh, an toàn đối với Hồ sơ điện tử
theo các quy định hiện hành.
3. Hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức,
viên chức đã nghỉ hưu, thôi việc, từ trần vẫn được lưu trữ ở cơ quan, đơn vị để
theo dõi.
4. Cơ quan quản lý hệ thống, phần mềm
Hồ sơ điện tử thường xuyên kiểm tra và có biện pháp bảo đảm an ninh, an toàn Hồ
sơ điện tử; đồng thời bảo đảm tính tương thích trong toàn hệ thống thông tin liên quan đến Hồ sơ điện tử khi có sự thay đổi về thiết bị và công
nghệ.
Điều 13. Chế độ
báo cáo công tác quản lý Hồ sơ điện tử
1. Báo cáo công tác quản lý Hồ sơ điện
tử quy định như sau:
a) Hàng năm các cơ quan chuyên môn,
đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân quận và Ủy ban nhân dân 14 phường
có trách nhiệm báo cáo tình hình thực hiện công tác quản lý Hồ sơ điện tử thuộc
thẩm quyền quản lý về Ủy ban nhân dân quận thông qua Phòng Nội vụ.
Thời hạn gửi báo cáo theo định kỳ
hàng năm: Đợt 1 trước ngày 01 tháng 6; Đợt 2 trước ngày 01 tháng 12.
b) Phòng Nội vụ có trách nhiệm tổng hợp
tham mưu Ủy ban nhân dân quận báo cáo Ủy ban nhân dân
thành phố và Sở Nội vụ về tình hình thực trạng công tác quản lý Hồ sơ điện tử trong toàn quận.
2. Nội dung báo cáo công tác quản lý
Hồ sơ điện tử gồm:
a) Đánh giá việc thực hiện Quy chế quản
lý Hồ sơ điện tử của cơ quan, đơn vị;
b) Báo cáo thực trạng số lượng, chất
lượng Hồ sơ điện tử (các thông tin được kết xuất từ phần mềm quản lý Hồ sơ điện
tử);
c) Tình trạng trang thiết bị phục vụ
công tác quản lý Hồ sơ điện tử.
d) Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ,
công chức, viên chức trực tiếp làm công tác quản lý Hồ sơ điện tử;
đ) Kiến nghị (nếu có).
Chương 3.
TRÁCH NHIỆM, QUYỀN
HẠN CỦA CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRONG VIỆC VẬN HÀNH, KHAI THÁC HỒ SƠ ĐIỆN TỬ
Điều 14. Phòng Nội
vụ
1. Tham mưu cho Ủy ban nhân dân quận
ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về quản lý Hồ sơ
điện tử; đề xuất việc nâng cấp phần mềm bảo đảm yêu cầu về
khai thác, sử dụng phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử.
2. Hướng dẫn các cơ quan chuyên môn,
đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân quận và Ủy ban nhân dân 14 phường
khai thác, sử dụng phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử vào công
tác quản lý cán bộ, công chức, viên chức (tuyển dụng, nâng ngạch, nâng lương,
đào tạo...).
3. Được phép sử dụng tài khoản quản
trị để quản lý các tài khoản người dùng của các cơ quan, đơn vị thuộc quận.
4. Kiểm tra việc xây dựng và quản lý
Hồ sơ điện tử của các cơ quan, đơn vị; tham mưu Ủy ban nhân dân quận báo cáo kết
quả với Ủy ban nhân dân thành phố và Sở Nội vụ theo quy định tại Điểm b, Khoản
1 Điều 13 Quy chế này.
5. Tham mưu Ủy ban nhân dân quận đề
nghị Sở Nội vụ cấp tài khoản người dùng cho cơ quan, đơn vị mới thành lập.
6. Xây dựng và thực hiện kế hoạch bồi
dưỡng nghiệp vụ cho những người làm công tác quản lý Hồ sơ điện tử.
7. Xây dựng dự toán kinh phí hàng năm
để bảo đảm cho việc quản lý và khai thác Hồ sơ điện tử của Quận 6.
8. Chủ trì, phối hợp với Văn phòng Ủy
ban nhân dân quận thông báo bằng văn bản và trên Trang
thông tin điện tử quận 6 cho các cơ quan, đơn vị về việc xảy ra sự cố hoặc nguy
cơ xảy ra sự cố có ảnh hưởng xấu đến việc quản lý và khai
thác sử dụng phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử (khi phần mềm ngừng hoạt động trong
2 ngày làm việc liên tiếp).
Điều 15. Văn
phòng Ủy ban nhân dân quận
1. Có trách nhiệm phối hợp với Phòng
Nội vụ trong suốt quá trình triển khai phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử.
2. Hỗ trợ các yêu cầu kỹ thuật, đường
truyền mạng truyền số liệu chuyên dùng thành phố, mạng riêng ảo (VPN) đảm bảo
cho việc hoạt động thông suốt của phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử trên môi trường
mạng.
Điều 16. Phòng
Tài chính - Kế hoạch
Có trách nhiệm tham mưu Ủy ban nhân
dân quận duyệt dự toán kinh phí hàng năm (trên cơ sở đề xuất của Phòng Nội vụ)
nhằm bảo đảm hiệu quả cho việc quản lý và khai thác Hồ sơ
điện tử của quận.
Điều 17. Các cơ
quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân quận và Ủy ban
nhân dân 14 phường
1. Thực hiện quản lý Hồ sơ điện tử của
cơ quan, đơn vị mình theo quy định tại Điều 8 Quy chế này.
2. Được cấp tài khoản người dùng để
thực hiện việc cập nhật, quản lý và khai thác Hồ sơ điện tử
thuộc cơ quan, đơn vị mình. Quyết định phân công một công chức, viên chức trực
tiếp được phép sử dụng tài khoản người dùng để quản lý, khai thác Hồ sơ điện tử.
3. Xây dựng quy chế quản lý và khai
thác Hồ sơ điện tử của cơ quan, đơn vị mình theo quy định tại Quy chế này.
4. Kiến nghị và đề xuất với cơ quan
có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung những quy định liên quan đến
chế độ cập nhật, quản lý và khai thác Hồ sơ điện tử.
5. Xây dựng dự toán kinh phí hàng năm
để bảo đảm cho việc quản lý và khai thác Hồ sơ điện tử của cơ quan, đơn vị
mình.
Điều 18. Trách
nhiệm của người được phân công trực tiếp làm công tác quản lý, khai thác Hồ sơ
điện tử
1. Được sử dụng tài khoản người dùng
của cơ quan, đơn vị để thực hiện việc cập nhật, quản lý và khai thác Hồ sơ điện
tử của cơ quan, đơn vị mình; thay đổi mật khẩu được cấp và tự bảo mật tài khoản
người dùng của cơ quan, đơn vị.
2. Chịu trách nhiệm về tính kịp thời,
chính xác của các thông tin trong Hồ sơ điện tử, sử dụng có hiệu quả phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử để cung cấp kịp thời, nhanh chóng,
chính xác phục vụ yêu cầu quản lý và tác nghiệp chuyên môn.
3. Áp dụng các biện pháp bảo đảm an
toàn và bảo mật Hồ sơ điện tử; đề xuất các biện pháp bảo đảm sử dụng và khai
thác có hiệu quả Hồ sơ điện tử.
4. Nghiên cứu, phát hiện và báo cáo với
cấp có thẩm quyền xem xét, xử lý các vấn đề phát sinh trong công tác quản lý Hồ
sơ điện tử.
5. Định kỳ báo cáo với người đứng đầu
cơ quan, đơn vị.
6. Trường hợp mất mật khẩu phải báo cáo người đứng đầu cơ quan, đơn vị và báo cáo bằng văn bản về Phòng Nội
vụ để được cấp lại mật khẩu mới.
7. Thường xuyên học tập, trao đổi
kinh nghiệm, bồi dưỡng để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ.
Chương 4.
ĐIỀU KHOẢN THI
HÀNH
Điều 19. Tổ chức
thực hiện
1. Phòng Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp trực thuộc
Ủy ban nhân dân quận và Ủy ban nhân dân 14 phường triển
khai thực hiện Quy chế này. Tổng hợp, tham mưu Ủy ban nhân dân quận báo cáo kết
quả triển khai thực hiện với Ủy ban nhân dân thành phố và
Sở Nội vụ theo quy định.
2. Đây là một trong các tiêu chí để
Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận xem xét, khen thưởng hàng năm cho các cơ quan
chuyên môn, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân quận và Ủy ban nhân dân
14 phường và các cá nhân có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện Quy chế
này.
3. Cơ quan, đơn vị và cá nhân vi phạm
các điều, khoản trong Quy chế này, tùy theo tính chất, mức độ sẽ bị xử lý theo
quy định của pháp luật.
4. Trong quá trình thực hiện, nếu có
vấn đề gì vướng mắc, phát sinh các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp trực
thuộc Ủy ban nhân dân quận và Ủy ban nhân dân 14 phường kịp thời phản ánh về Ủy ban nhân dân quận thông qua Phòng Nội vụ để
tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân quận xem xét, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.