Kế hoạch 4534/KH-UBND 2020 thực hiện Đề án Lưu trữ tài liệu điện tử cơ quan nhà nước Lâm Đồng

• Số hiệu: 4534/KH-UBND
• Loại văn bản: Kế hoạch
• Nơi ban hành: Tỉnh Lâm Đồng
• Người ký: Phan Văn Đa
• Ngày ban hành: 19/05/2020

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LÂM ĐỒNG -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 4534/KH-UBND	Lâm Đồng, ngày 19 tháng 5 năm 2020

KẾ HOẠCH

THỰC HIỆN ĐỀ ÁN LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LÂM ĐỒNG GIAI ĐOẠN 2020 - 2025

Căn cứ Luật Lưu trữ năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”;

Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng ban hành Kế hoạch thực hiện Đề án Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh giai đoạn 2020 - 2025 (sau đây gọi tắt là Đề án) với những nội dung sau:

I. MỤC ĐÍCH YÊU CẦU

1. Mục đích

a) Tuyên truyền, phổ biến quán triệt tới các cấp, các ngành chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài liệu lưu trữ điện tử gắn với xây dựng chính quyền điện tử;

b) Tổ chức thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ và giải pháp đề ra tại Quyết định số 458/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ theo đúng tiến độ nhằm từng bước đạt dược các mục tiêu của Đề án;

c) Áp dụng công nghệ thông tin, cải thiện điều kiện tiếp cận thông tin về pháp luật, giúp người dân và cán bộ sử dụng, khai thác một cách thuận lợi tài liệu lưu trữ đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, kịp thời, thường xuyên, có trọng tâm, trọng điểm;

d) Kế thừa thành quả đạt được, khắc phục hạn chế, tồn tại của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ hiện nay; bảo đảm thống nhất, đồng bộ, tiết kiệm, hiệu quả và phát huy mọi nguồn lực của xã hội.

2. Yêu cầu

a) Xác định vai trò, trách nhiệm của các cá nhân; các cơ quan, tổ chức, đơn vị trong việc chỉ đạo, triển khai, hướng dẫn và thực hiện Đề án trên địa bàn tỉnh;

b) Tăng cường sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan, địa phương, đơn vị có liên quan trong quá trình triển khai Đề án; chuẩn bị cơ sở vật chất (nhân lực, nguồn lực) để đáp ứng việc xây dựng, triển khai Đề án trên địa bàn tỉnh;

c) Bảo đảm tính khả thi, phù hợp với điều kiện thực tế của địa phương, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ chính trị và nhu cầu xã hội để tạo đồng thuận trong quá trình triển khai thực hiện.

II. NỘI DUNG

1. Mục tiêu tổng quát

a) Quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh;

b) Nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước, tài liệu tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh;

c) Xây dựng và hoàn thiện kho lưu trữ số tại phần mềm quản lý văn bản hiện đang thực hiện tại các cơ quan, địa phương, đơn vị trên địa bàn tỉnh.

2. Mục tiêu cụ thể và các chỉ tiêu

(Các mục tiêu cụ thể và chỉ tiêu thực hiện theo phụ lục đính kèm)

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ

a) Là cơ quan đầu mối triển khai, đôn đốc, giám sát quá trình thực hiện Kế hoạch; hàng năm tổng hợp báo cáo UBND tỉnh.

b) Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có nghiệp vụ lưu trữ đáp ứng yêu cầu thực hiện công tác về lưu trữ điện tử; triển khai công tác tuyên truyền về lưu trữ điện tử.

2. Sở Thông tin và Truyền thông

Phối hợp với Sở Nội vụ và các đơn vị có liên quan nghiên cứu, đề xuất xây dựng, trang bị hạ tầng kỹ thuật, hoàn thiện hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo đúng quy định của nhà nước trên địa bàn tỉnh.

3. Sở Kế hoạch và Đầu tư

Thẩm định trình UBND tỉnh phân bổ nguồn vốn từ ngân sách để thực hiện kế hoạch quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.

4. Sở Tài chính

Cân đối ngân sách nhà nước hàng năm, tổng hợp trình UBND tỉnh bố trí kinh phí thực hiện các nhiệm vụ có tính chất thường xuyên hàng năm của các cơ quan, địa phương, đơn vị theo phân cấp quản lý ngân sách nhà nước.

5. Các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố

a) Rà soát, nâng cấp Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại cơ quan, địa phương bảo đảm đáp ứng các yêu cầu của pháp luật;

b) Thực hiện chương trình, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, địa phương, đơn vị; bố trí, sắp xếp cán bộ, công chức, viên chức bảo đảm đủ năng lực, trình độ, kỹ năng quản lý và thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử.

5. Lộ trình xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan

a) Năm 2021: thực hiện tại Sở Nội vụ; Sở Thông tin và Truyền thông; Sở Tài chính; UBND thành phố Đà Lạt và UBND huyện Đức Trọng.

b) Năm 2022: thực hiện tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.

Trong quá trình triển khai thực hiện nếu gặp khó khăn, vướng mắc; các cơ quan, địa phương, đơn vị kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) để được xem xét, giải quyết./.

Nơi nhận: - Bộ Nội vụ; - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; - TTTU, TTHĐND tỉnh; - CT, các PCT UBND tỉnh; - Các sở, ban, ngành thuộc tỉnh; - UBND các huyện, thành phố; - Lưu: VT, TKCT.

KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Phan Văn Đa

PHỤ LỤC

CÁC MỤC TIÊU CỤ THỂ VÀ CHỈ TIÊU THỰC HIỆN KẾ HOẠCH “LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LÂM ĐỒNG GIAI ĐOẠN 2020-2025”
(Kèm theo Kế hoạch số 4534/KH-UBND ngày 19 tháng 5 năm 2020 của UBND tỉnh Lâm Đồng)

Nhiệm vụ	Cơ quan chủ trì (triển khai theo dõi, tổng hợp chung)	Cơ quan thực hiện, phối hợp thực hiện	Thời gian thực hiện
1. Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan
1.1. Bảo đảm tối đa 100% cán bộ, công chức, viên chức và người lao động tại các cơ quan hành chính nhà nước lập được hồ sơ tài liệu điện tử trên môi trường mạng và giao nộp về Kho lưu trữ tài liệu điện tử hiện hành của cơ quan theo quy định.	Sở Nội vụ	Các sở, ban, ngành; các đơn vị sự nghiệp; các Doanh nghiệp Nhà nước thuộc tỉnh; cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh; UBND các huyện, thành phố Đà Lạt và Bảo Lộc.	Kế hoạch năm 2020, triển khai thực hiện năm 2021 - 2025
1.2. Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ tại các cơ quan nhà nước được tạo lập dạng điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và lưu trữ điện tử (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác).	Sở Nội vụ	Các sở, ban, ngành; các đơn vị sự nghiệp; các Doanh nghiệp Nhà nước thuộc tỉnh; cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh; UBND các huyện, thành phố Đà Lạt và Bảo Lộc.	Kế hoạch năm 2020, triển khai thực hiện năm 2021 - 2025
1.3. Bảo đảm tối thiểu 90% Lưu trữ cơ quan thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác).	Sở Nội vụ	Các sở, ban, ngành; các đơn vị sự nghiệp; các Doanh nghiệp Nhà nước thuộc tỉnh; cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh; UBND các huyện, thành phố Đà Lạt và Bảo Lộc.	Triển khai thực hiện năm 2021 - 2025
1.4. Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn được trích xuất chuyển giao vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 03 năm kể từ khi tài liệu được tạo lập (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác).	Sở Nội vụ	Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh	Kế hoạch năm 2021, triển khai thực hiện năm 2025
2. Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh
2.1. Bảo đảm tối thiểu 90% tài liệu giấy đang được bảo quản tại Lưu trữ lịch sử mà không thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng được số hóa, biên mục dữ liệu đặc tả đáp ứng yêu cầu phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến ở mức độ 4 và được tổ chức khai thác sử dụng trên môi trường mạng theo các quy định của Chính phủ, Bộ Nội vụ về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.	Sở Nội vụ	Sở Kế hoạch và Đầu tư; Sở Tài chính.	Xây dựng Đề án năm 2020, triển khai thực hiện năm 2021 - 2025
2.2. Bảo đảm tối thiểu 50% cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh được tích hợp vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước và được quản lý tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia về tài liệu điện tử.	Sở Nội vụ	Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; Sở Thông tin và Truyền thông	Thực hiện theo lộ trình từ năm 2021 - 2025
3. Xây dựng tiêu chuẩn vị trí việc làm, đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có đủ năng lực, trình độ, kỹ năng đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ điện tử trong các cơ quan nhà nước.
3.1. Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức quản lý công tác lưu trữ và công chức, viên chức nghiệp vụ lưu trữ đáp ứng tiêu chuẩn vị trí việc làm và yêu cầu thực hiện nghiệp vụ lưu trữ điện tử.	Sở Nội vụ	Các sở, ban, ngành; các đơn vị sự nghiệp; các Doanh nghiệp Nhà nước thuộc tỉnh; cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh; UBND các huyện, thành phố Đà Lạt và Bảo Lộc.	Triển khai thực hiện năm 2021 - 2025
4. Các giải pháp đảm bảo hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
4.1. Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, xây dựng Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan đáp ứng các yêu cầu của pháp luật, bảo đảm xác thực, an toàn, bảo mật thông tin, tổ chức sử dụng hiệu quả và bảo đảm giải pháp tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất, nộp lưu tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử đối với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu.	- Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ	Các sở, ban, ngành; các đơn vị sự nghiệp; các Doanh nghiệp Nhà nước thuộc tỉnh; cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh; UBND các huyện, thành phố Đà Lạt và Bảo Lộc.	Kế hoạch năm 2020, triển khai thực hiện năm 2021 - 2025
4.2. Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, xây dựng Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Lưu trữ lịch sử đáp ứng các yêu cầu của pháp luật, bảo đảm xác thực, an toàn, bảo mật thông tin, tổ chức sử dụng hiệu quả và có khả năng tích hợp với Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Phông lưu trữ Nhà nước, bảo đảm quản lý tập trung, thống nhất.	- Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ	Các đơn vị có liên quan	Kế hoạch năm 2020, triển khai thực hiện năm 2021 - 2025
4.3. Triển khai xây dựng Kho lưu trữ điện tử của các cơ quan trên địa bàn tỉnh sau khi có Thông tư quy định tiêu chuẩn Kho lưu trữ số.	- Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông	Các sở, ban, ngành; các đơn vị sự nghiệp; các Doanh nghiệp Nhà nước thuộc tỉnh; cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh; UBND các huyện, thành phố Đà Lạt và Bảo Lộc.	Kế hoạch năm 2021, triển khai thực hiện năm 2021 - 2025