ĐỀ ÁN
TRIỂN KHAI THỰC HIỆN MÔ
HÌNH MỘT CỬA TẬP TRUNG CẤP TỈNH CỦA TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU
(Ban hành theo Quyết định số 935/QĐ-UBND ngày 08 tháng 5 năm 2015 của Chủ
tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu)
I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG
1. Cơ sở pháp
lý:
- Luật Tổ chức
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003.
- Nghị quyết
số 30c/NQ-CP ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Chính phủ ban hành Chương trình tổng
thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 - 2020; Nghị quyết số 76/NQ-CP
ngày 13/6/2013 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị
quyết 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ ban hành Chương trình tổng thể
cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 - 2020.
- Nghị định số
63/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 6 năm 2010 của Chính phủ về kiểm soát thủ tục hành chính;
Nghị định số 48/2013/NĐ-CP ngày 14 tháng 05 năm 2013 của Chính phủ sửa đổi, bổ
sung một số điều của các Nghị định liên quan đến kiểm soát thủ tục hành chính.
- Quyết định
số 09/2015/QĐ-TTg ngày ngày 25 tháng 3 năm 2015 của Thủ tướng Chính phủ ban
hành quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan
hành chính nhà nước ở địa phương (thay thế Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22
tháng 6 năm 2007).
2. Sơ lược quá
trình nghiên cứu, triển khai thực hiện mô hình một cửa, một cửa liên thông tại
tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu:
- Từ năm 1994
-2003 - Giai đoạn bước đầu thực hiện mô hình “một cửa”: Thực hiện Nghị quyết số
38/CP ngày 04 tháng 5 năm 1994 của Chính phủ về cải cách một bước thủ tục hành
chính trong việc giải quyết công việc cho công dân và các tổ chức, các sở,
ngành, địa phương rà soát và niêm yết công khai thủ tục hành chính, phí, lệ
phí, từng bước đơn giản hóa một số thủ tục, giấy tờ; mẫu hoá một số biểu mẫu,
hồ sơ. Năm 1997 Đề án thí điểm mô hình “một cửa” đã được thực hiện tại 04 đơn
vị, trong đó có 02 Sở (Sở Xây dựng; Sở Du lịch) với các thủ tục về nhà đất, xây
dựng cơ bản, cấp các loại giấy phép. Đến năm 1999 mô hình “một cửa” đã được mở
rộng thực hiện tại 07/07 Ủy ban nhân dân cấp huyện; 21/21 sở, ban, ngành; 73/73
Ủy ban nhân dân cấp xã theo Đề án do Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt theo hướng
tập trung đầu mối, đơn giản giấy tờ, rút ngắn thời gian giải quyết theo quy
định. Đề án thực hiện mô hình “một cửa” cấp huyện, cấp xã được Ủy ban nhân dân
tỉnh phê duyệt thống nhất thay thế các Đề án riêng lẻ trước đây.
- Từ 2004-2007
- Giai đoạn củng cố cơ chế “một cửa”: Thực hiện Quyết định số 181/2003/QĐ-TTg
ngày 04 tháng 9 năm 2003 của Thủ tướng Chính phủ ban hành quy chế thực hiện cơ
chế một cửa tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương trên cơ sở hoàn thiện
mô hình “một cửa” trước đây tại 08/08 Ủy ban nhân dân cấp huyện, 82/82 Ủy ban
nhân dân cấp xã; 25/25 cơ quan hành chính cấp tỉnh. Bộ phận một cửa được bố trí
cán bộ, công chức chuyên trách có năng lực, đạo đức, kỹ năng giao tiếp để thực
hiện nhiệm vụ; quy trình thủ tục hành chính được Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành
thay thế các Đề án trước đây.
- Từ 2007 -
đến nay - Giai đoạn tiếp tục củng cố, hoàn thiện cơ chế một cửa và triển khai
cơ chế một cửa liên thông: thực hiện Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22 tháng
6 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ, cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại tỉnh
đã có sự đột phá, thay đổi mạnh mẽ về chất thông qua việc hoàn thiện quy trình,
tăng cường ứng dụng hệ thống công nghệ thông tin trong tiếp nhận, giải quyết hồ
sơ. Bộ phận một cửa cấp huyện, cấp xã được đầu tư xây dựng rộng rãi, thoáng mát
với các tiện ích phục vụ người dân; có sự tham gia của cán bộ, công chức do các
phòng, bộ phận chuyên môn cử đến nhằm nâng cao chất lượng tư vấn, hướng dẫn,
góp phần đẩy nhanh tiến độ giải quyết hồ sơ cho người dân. Đặc biệt cuối năm
2010 tỉnh đã hoàn tất công tác rà soát, đơn giản hóa và công bố công khai Bộ
thủ tục hành chính tại các cấp chính quyền theo đúng quy định của Trung ương
làm cơ sở thực hiện một cách thống nhất trên địa bàn tỉnh.
3. Tính cấp
thiết của việc xây dựng và triển khai Đề án:
- Trung tâm
Hành chính - Chính trị tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu đã được đầu tư xây dựng đồng bộ,
tập trung, thuận lợi cho việc liên hệ giải quyết công việc của người dân, doanh
nghiệp và tăng cường cơ chế phối hợp giữa các sở, ngành cấp tỉnh là xu thế tất
yếu theo lộ trình cải cách hành chính của Trung ương và của tỉnh.
- Để việc đầu
tư ứng dụng hạ tầng trang thiết bị công nghệ thông tin hiện đại trong tiếp
nhận, giải quyết thủ tục hành chính được hiệu quả, cần thiết phải có sự tập
trung đầu mối giao dịch, tránh dàn trải, lãng phí do khối lượng giao dịch không
đồng đều giữa các sở, ngành của tỉnh.
- Cần thiết
phải có sự kiểm soát chặt chẽ các hoạt động tiếp nhận, luân chuyển, xử lý hồ sơ
hành chính một cách hiệu quả, hình thành môi trường tiếp xúc với người dân,
doanh nghiệp đảm bảo tính công khai, chuyên nghiệp. Thực hiện việc đo lường sự
hài lòng của người dân, doanh nghiệp một cách thường xuyên, hiệu quả.
- Phải hình
thành một đầu mối cung cấp các thông tin liên quan đến thủ tục hành chính cho
người dân, doanh nghiệp một cách kịp thời. Qua việc cập nhật thông tin giải
quyết thủ tục hành chính giúp xây dựng hệ thống dữ liệu chung phục vụ cho công
tác chỉ đạo, điều hành của tỉnh.
- Quyết định
số 09/2015/QĐ-TTg ngày ngày 25 tháng 3 năm 2015 của Thủ tướng Chính phủ ban
hành quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan
hành chính nhà nước ở địa phương cho phép các tỉnh/thành phố trực thuộc Trung
ương đã xây dựng Trung tâm hành chính tập trung được thành lập Bộ phận một cửa
tập trung cấp tỉnh.
Vì vậy, việc
xây dựng Đề án mô hình một cửa tập trung cấp tỉnh là nhiệm vụ nghiên cứu hết
sức cần thiết trong bối cảnh hiện nay của tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.
4. Mục tiêu Đề
án:
4.1. Mục tiêu
tổng quát:
Xây dựng mô
hình một cửa tập trung cấp tỉnh của tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu đảm bảo tính chuyên
nghiệp, hiện đại; đầy đủ các trang thiết bị công nghệ thông tin truyền thông;
có hệ thống phần mềm một cửa điện tử hỗ trợ phù hợp với cơ chế tổ chức, hoạt
động và quy trình tiếp nhận, giải quyết, trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính
tập trung của các cơ quan, đơn vị.
4.2. Mục tiêu
cụ thể:
- Tổ chức mô
hình một cửa tập trung cấp tỉnh hoạt động ổn định; thông suốt, phối hợp nhịp
nhàng; đảm bảo cơ chế một cửa, một cửa liên thông được thực hiện đối với tất cả
thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của các sở, ban, ngành;
- Hạ tầng công
nghệ thông tin, phần mềm một cửa điện tử được được thiết kế với tính năng phù
hợp với mô hình tổ chức và hoạt động, kết hợp với trang thiết bị công nghệ
thông tin truyền thông đầy đủ, hiện đại.
- Về lâu dài,
tổ chức mô hình một cửa tập trung cấp tỉnh sẽ đầu mối tương tác đối với người
dân, doanh nghiệp; nơi cung cấp và kiểm soát đối với toàn bộ hoạt động cung cấp
dịch vụ công của các sở, ngành cấp tỉnh theo hướng chuyên nghiệp, hiện đại.
- Cung cấp số
liệu thống kê cùa tỉnh trong việc giải quyết công việc cho tổ chức, công dân
qua cơ chế một cửa, một cửa liên thông.
- Xây dựng đội
ngũ công chức tiếp nhận, giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính chuyên nghiệp.
5. Sản phẩm
của đề án:
Đề án triển
khai mô hình một cửa tập trung cấp tỉnh của tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu gồm:
- Quy định về
cơ chế tổ chức, hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả: vị trí, chức
năng, nhiệm vụ, thẩm quyền, cơ cấu tổ chức, quy chế hoạt động, điều phối; cơ
chế điều hành, phối hợp trong quá trình giải quyết tất cả thủ tục hành chính
thuộc thẩm quyền của các sở, ban, ngành.
- Quy định về
các thủ tục hành chính tiếp nhận, giải quyết theo cơ chế một cửa, cơ chế một
cửa liên thông tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung.
- Quy định về
các tính năng cơ bản của hệ thống một cửa điện tử tập trung: cung cấp thông
tin, cơ sở dữ liệu, quy trình xử lý các giao dịch hành chính tại bộ phận một
cửa tập trung của tỉnh; danh mục trang thiết bị công nghệ thông tin và truyền
thông.
- Quy định về
trụ sở làm việc của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung với những yêu
cầu đảm bảo cho hoạt động được thông suốt, hiệu quả.
- Giải pháp tổ
chức triển khai thực hiện Đề án có hiệu quả trên thực tế.
6. Đối tượng
áp dụng
- Ủy ban nhân
dân tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu;
- Sở, ban,
ngành; cơ quan, đơn vị có liên quan đến hoạt động của bộ phận tiếp nhận và trả
kết quả tỉnh.
- Các cơ quan
Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh (có giải quyết thủ tục hành chính liên quan
đến các quy định của Đề án).
- Ủy ban nhân
dân các huyện, thành phố, UBND xã, phường, thị trấn.
- Khách hàng
(công dân, tổ chức thực hiện giao dịch hành chính).
II. THỰC TRẠNG THỰC HIỆN CƠ CHẾ MỘT CỬA, MỘT CỬA LIÊN THÔNG
TẠI CÁC SỞ, BAN, NGÀNH HIỆN NAY CỦA TỈNH
1. Về thực
hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông:
a) Ưu điểm:
Hiện nay cơ chế một cửa được thực hiện tại 19 cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban
nhân dân tỉnh, Ban Quản lý các khu công nghiệp tỉnh và các cơ quan thuộc hệ
thống ngành dọc: Cục thuế, Kho bạc Nhà nước, Hải quan, Công an tỉnh, Bảo hiểm
Xã hội tỉnh. Mô hình thực hiện theo hướng từng Sở thành lập Bộ phận tiếp nhận
và trả kết quả, có quy chế làm việc cụ thể do Thủ trưởng các sở, ngành ban hành
và thực hiện.
- Biên chế
công chức làm việc tại Bộ phận này từ 01-03 người (chuyên trách) có tiêu chuẩn
tốt nghiệp từ Đại học trở lên, do 01 Lãnh đạo Văn phòng Sở phụ trách, theo dõi,
một số đơn vị ít thủ tục hành chính thì bố trí Văn thư kiêm nhiệm. Do điều kiện
thực tế của trụ sở (tập trung thống nhất tại Trung tâm Hành chính - Chính trị
tỉnh), Bộ phận một cửa được bố trí tại tầng trệt của các sở, ngành với diện
tích, điều kiện làm việc đảm bảo yêu cầu. Thực hiện niêm yết thủ tục hành chính
theo mẫu thống nhất phù hợp với hướng dẫn của Trung ương và thực tế của tỉnh.
- Về ứng dụng
công nghệ thông tin: các sở, ngành sử dụng hệ thống Văn phòng điện tử eoffice
để thực hiện việc tiếp nhận, luân chuyển và xử lý hồ sơ hành chính. Riêng lĩnh
vực Đăng ký kinh doanh (thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư) có hệ thống dữ liệu quốc
gia để thực hiện. Các sở, ngành đều được đầu tư Trang thông tin điện tử để thực
hiện công khai thủ tục hành chính (trừ Ban Dân tộc đang triển khai xây dựng).
Một số Sở có thủ tục hành chính, số lượng giao dịch nhiều như Sở Giao thông -
vận tải có trang bị máy xếp hàng tự động.
- Quy trình
tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hành chính được rà soát công bố, niêm yết và thực
hiện theo Đề án 30 cho từng sở, ngành (với khoảng 1569 thủ tục), theo hướng:
Công chức tiếp nhận hồ sơ, ghi biên nhận hồ sơ và chuyển cho các phòng, ban
chuyên môn giải quyết theo quy định và chuyển lại Bộ phận tiếp nhận để trả kết
quả hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ.
- Chính sách
hỗ trợ: Đội ngũ công chức chuyên trách tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả tại các
sở, ngành được hỗ trợ 400.000đ/ người/ tháng theo hướng dẫn của Bộ Tài chính;
được hỗ trợ đồng phục làm việc; được tập huấn kỹ năng giao tiếp, ứng xử, đạo
đức công vụ.
Ngoài ra còn
có các thủ tục hành chính thực hiện theo cơ chế một cửa liên thông đang được
thực hiện liên quan đến đầu tư ngoài các khu công nghiệp, khu chế xuất; thủ tục
đăng ký thành lập doanh nghiệp đầu mối Sở Kế hoạch - Đầu tư; các thủ tục do Sở
Ngoại vụ; Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tiếp nhận ....
b) Khó khăn,
hạn chế:
- Đầu mối tiếp
nhận hồ sơ phân tán tại các sở, ngành theo chức năng, thẩm quyền, do đó có khó
khăn nhất định khi xác định nơi liên hệ, nhất là đối với những đối tượng không thường
xuyên liên hệ cơ quan nhà nước, những người ít am hiểu về thủ tục hành chính.
Một số cơ quan chưa thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông đối với một số
các thủ tục hành chính bắt buộc theo quy định.
- Việc công bố
thủ tục hành chính, niêm yết công khai thủ tục hành chính tại các sở, ngành có
lúc còn chậm, hình thức niêm yết chưa thực sự thiết thực phục vụ người dân,
doanh nghiệp.
- Việc thống
kê, theo dõi và báo cáo chung về tình hình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ của các
đơn vị cấp tỉnh gặp khó khăn, do các đơn vị báo cáo không đầy đủ.
- Việc theo
dõi tiếp nhận hồ sơ để đôn đốc giải quyết theo quy định còn hạn chế do chưa có
sư kiểm soát chặt chẽ với đội ngũ tiếp nhận hồ sơ, cập nhật trên phần mềm, trên
sổ theo dõi theo quy định.
- Việc thông
báo bằng văn bản cho người dân, doanh nghiệp về hồ sơ trễ hạn rất ít được thực
hiện. Nhiều trường hợp cán bộ, công chức tự ý liên hệ với người dân, doanh
nghiệp (không có sự kiểm soát của người có thẩm quyền) dẫn đến những bức xúc
phát sinh.
- Việc ứng
dụng các trang thiết bị hiện đại khó thực hiện do từng cơ quan với quy mô, số
lượng hồ sơ ít, không đồng đều, có thể dẫn đến lãng phí khi áp dụng ví dụ: hệ
thống camera quan sát, máy bốc số (xếp hàng tự động), màn hình tra cứu thủ tục
hành chính, hệ thống lấy ý kiến người dân bằng máy điện tử...
- Có tình
trạng các sở, ngành không tuyển dụng hoặc tuyển dụng, bố trí công chức không đủ
tiêu chuẩn đáp ứng yêu cầu tiếp nhận hồ sơ. Bố trí kiêm nhiệm các công việc
khác nhau, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
III. MÔ HÌNH TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN TIÉP NHẬN VÀ
TRẢ KẾT QUẢ TẬP TRUNG
1. Thành lập
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hiện đại tập trung:
1.1. Tên gọi:
“Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hiện đại tập trung cấp tỉnh tỉnh Bà Rịa -
Vũng Tàu”: thống nhất theo Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25 tháng 3 năm
2015 của Thủ tướng Chính phủ ban hành quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế
một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương.
1.2. Vị trí,
chức năng, nhiệm vụ của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hiện đại tập trung:
a) Vị trí: Bộ
phận tiếp nhận và trả kết quả hiện đại tập trung cấp tỉnh tỉnh Bà Rịa - Vũng
Tàu là một bộ phận do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh thành lập, đặt tại Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và chịu sự quản lý, chỉ đạo của Văn phòng Ủy ban
nhân dân tỉnh theo 02 giai đoạn:
- Giai đoạn 1
(từ 2015 đến 2018): Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hiện đại tập trung được
thành lập trên cơ sở công chức của các sở, ngành cử đến làm việc, do Văn phòng
Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý về mặt nội quy, quy chế; có kết hợp một số lĩnh
vực hồ sơ ít để tránh lãng phí nhân lực.
- Giai đoạn 2
(từ 2018 đến 2020): Sau khi sơ kết giai đoạn 1 sẽ hình thành Bộ phận tiếp nhận
và trả kết quả theo hướng công chức được điều chuyển từ các sở, ngành về Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để quản lý toàn diện.
b) Chức năng,
nhiệm vụ:
- Hướng dẫn,
tư vấn công dân, tổ chức đến giao dịch thủ tục hành chính;
- Tiếp nhận hồ
sơ;
- Luân chuyển
hồ sơ đến các bộ phận chuyên môn thuộc các sở, ban, ngành và cơ quan, đơn vị
liên quan có trách nhiệm xử lý theo quy định tại bộ thủ tục hành chính để xử lý
theo thẩm quyền;
- Theo dõi
tình trạng xử lý hồ sơ để đôn đốc và trả lời, cung cấp thông tin cho khách
hàng, cơ quan liên quan khi được yêu cầu;
- Nhận kết quả
giải quyết từ các sở, ban, ngành;
- Trả kết quả
và thu phí, lệ phí theo quy định;
- Tổ chức khảo
sát ý kiến của khách hàng đối với các dịch vụ hành chính đã được cung cấp;
- Tiếp nhận và
phối hợp giải đáp các ý kiến đóng góp của khách hàng liên quan đến chất lượng
giải quyết dịch vụ hành chính công của các sở, ban, ngành; phản ánh góp ý đơn
giản hóa thủ tục hành chính;
- Phục vụ các
dịch vụ hỗ trợ quá trình giao dịch thủ tục hành chính của công dân, tổ chức;
cung ứng dịch vụ hành chính công của cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành.
- Từng bước
liên kết tối đa các giao dịch hành chính từ các huyện, thành phố và xã, phường,
thị trấn.
- Quản lý nhân
sự, tài chính, tài sản tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hiện đại tập trung
cấp tỉnh theo quy định của pháp luật.
- Quản lý về
chấp hành nội quy, quy chế, quy trình, thời gian làm việc, mối quan hệ phối hợp
phục vụ phục vụ công dân, tổ chức đối với công chức trưng tập từ các sở, ban,
ngành làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hiện đại tập trung.
1.3. Cơ cấu tổ
chức:
Bộ phận tiếp
nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh do 01 Phó Chánh Văn phòng Ủy ban nhân
dân tỉnh làm Trưởng bộ phận; Trưởng phòng Kiểm soát thủ tục hành chính Sở Tư
pháp làm Phó trưởng Bộ phận; Trưởng phòng CCHC Sở Nội vụ làm Phó Trưởng bộ
phận, về cơ cấu tổ chức được hình thành theo từng giai đoạn:
a) Giai đoạn 1 gồm 03 Tổ:
- Tổ tư vấn,
hướng dẫn khách hàng và luân chuyển hồ sơ (sau đây gọi tắt là Tổ tư vấn, hướng
dẫn): Từ 01 đến 02 người có nhiệm vụ sau: Hướng dẫn chung về quy trình hoạt
động tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung; giúp công dân, tổ chức xác
định cơ quan, đơn vị và bộ phận cần liên hệ để giải quyết thủ tục hành chính.
Tổ chức khảo sát ý kiến của khách hàng đối với các dịch vụ hành chính đã được
cung cấp. Tư vấn hướng dẫn qua điện thoại, email đối với tổ chức, công dân liên
quan đến thủ tục hành chính. Thực hiện luân chuyển hồ sơ từ Bộ phận tiếp nhận
và trả kết quả tập trung đến các sở, ban, ngành chuyên môn; phối hợp với Tổ
tiếp nhận hồ sơ để nhận hồ sơ chuyển bổ sung, hồ sơ trả lại do không đủ điều
kiện, chuyển trả kết quả giải quyết từ các sở, ban, ngành khi có yêu cầu (theo
sự phân công của phụ trách Bộ phận).
- Tổ tiếp nhận
hồ sơ (kiêm tư vấn, hướng dẫn thủ tục hành chính): Từ 18 đến 20 người có nhiệm
vụ sau: Hướng dẫn, giải đáp cho tổ chức, công dân về thủ tục hành chính. Tiếp
nhận hồ sơ đầu vào của tất cả thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết
của các sở, ban, ngành. Trực tiếp tiếp nhận hồ sơ chuyên trả bổ sung, hồ sơ trả
lại do không đủ điều kiện, nhận kết quả giải quyết từ các sở, ban, ngành để
chuyển cho Tổ trả kết quả. Tổ tiếp nhận hồ sơ gồm có 20 quầy giao dịch tương
ứng với mỗi cơ quan sử dụng 1 quầy; số cửa tiếp nhận hồ sơ của các sở, ban,
ngành, cơ quan Trung ương tương ứng với số lượng người làm nhiệm vụ tiếp nhận.
Tất cả thủ tục
hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân tỉnh do các sở, ban,
ngành tiếp nhận và tham mưu xử lý: tập trung đầu mối luân chuyển và trình Ủy ban
nhân dân tỉnh thông qua quầy giao dịch của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tại
Bộ phận này để theo dõi và kiểm soát chung.
- Tổ trả kết
quả (kiêm thu phí, lệ phí): Từ 01 đến 02 người, có nhiệm vụ sau: Tiếp nhận kết
quả giải quyết, hồ sơ trả lại để bổ sung, hồ sơ trả lại do không đủ yêu cầu từ
Tổ tiếp nhận hồ sơ, Tổ tư vấn, hướng dẫn khách hàng để trả cho tổ chức, công
dân. Thực hiện thu và nộp tất cả các loại phí, lệ phí liên quan đến quá trình
tiếp nhận, giải quyết TTHC tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung để
phân phối lại cho các sở, ban, ngành chuyên môn. Theo dõi, thống kê chung về
tình hình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập
trung.
- Phương án bố
trí biên chế cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh như sau:
sử dụng 24 biên chế hành chính làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
tập trung, cụ thể:
Biệt phái 22
công chức chuyên trách tiếp nhận hồ sơ đã được Ủy ban nhân dân tỉnh phân bổ cho
các sở, ban, ngành đến làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung.
Những cơ quan đã phân bổ biên chế nhưng chưa có nhân sự, có trách nhiệm bổ sung
nhân sự đủ tiêu chuẩn để biệt phái đến làm nhiệm vụ. Riêng Thanh tra tỉnh, Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chưa được phân bổ biên chế có trách nhiệm tụ cân đối
biên chế và nhân lực để cử đến thực hiện nhiệm vụ tại Tổ tiếp nhận hồ sơ (mỗi
đơn vị 01 người).
Văn phòng Ủy
ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm cân đối để phân công thực hiện nhiệm vụ tại 03
Tổ theo hướng: công chức của sở, ban, ngành chuyên môn nào sẽ trực tiếp tiếp
nhận hồ sơ của cơ quan đó, riêng 04 cơ quan có số lượng hồ sơ ít và chưa được
bố trí công chức chuyên trách sẽ bố trí như sau: 04 cơ quan có số lượng hồ sơ
ít gồm Sở Ngoại vụ, Sở Khoa học - Công nghệ, Ban Dân tộc, Sở Thông tin - Truyền
thông: bố trí công chức của các cơ quan có tính chất công việc tương đối tương
đồng để kiêm nhiệm tiếp nhận. Cân đối trong số lượng biên chế để bố trí công
chức vào làm việc tại 02 Tổ còn lại.
Ngoài ra, Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh phân công 01 công chức quản trị mạng để kiêm thực
hiện nhiệm vụ duy trì hoạt động của hệ thống công nghệ thông tin tại Bộ phận
tiếp nhận và trả kết quả tập trung.
Chi tiết về
phương án bố trí biên chế, nhân sự cụ thể:
Stt
|
Lĩnh vực
|
Số TTHC được tiếp nhận tại Bộ phận TN&TK Q
|
Số hồ sơ tiếp nhận/năm
|
Số hồ sơ tiếp nhận/ngày
|
Biên chế một cửa được giao
|
PA cân đối BC, NS
|
Ghi chú
|
1
|
Sở Giao thông - vận tải
|
101
|
55.238
|
213,2
|
2
|
2
|
|
2
|
Sở Nông nghiệp và Phát
triển Nông thôn (bao gồm 02 Chi cục)
|
112
|
7.161
|
27,6
|
|
1
|
|
Chi cục Khai thác và
BVNLTS
|
9557
|
36,9
|
1
|
3
|
Sở Y tế
|
73
|
14.351
|
55,4
|
1
|
1
|
|
4
|
Sở Lao động - Thương
binh và Xã hội
|
101
|
8.143
|
31,4
|
1
|
1
|
|
5
|
Sở Tư pháp
|
149
|
7.128
|
27,5
|
1
|
1
|
|
6
|
Sở Ngoại vụ
|
10
|
259
|
1,0
|
0
|
7
|
Sở Công thương
|
62
|
6.828
|
26,4
|
2
|
2
|
|
8
|
Sở Kế hoạch và Đầu
tư
|
166
|
6.658
|
25,7
|
2
|
2
|
|
9
|
Sở Tài nguyên và Môi
trường
|
89
|
2.116
|
8,2
|
2
|
2
|
Đang sử dụng (01HĐ+1 VC)
|
10
|
Ban Quản lý các Khu công
nghiệp
|
58
|
1.144
|
4,4
|
1
|
1
|
|
11
|
Sở Xây dựng
|
56
|
1.148
|
4,4
|
2
|
2
|
|
12
|
Sở Tài chính
|
28
|
722
|
2,8
|
1
|
1
|
|
13
|
Sở Giáo dục và Đào tạo
|
34
|
700
|
2,7
|
1
|
1
|
|
14
|
Sở Văn hóa -
TT&DL
|
104
|
531
|
02
|
3
|
3
|
|
15
|
Sở Khoa học và Công nghệ
|
41
|
135
|
0,5
|
0
|
|
16
|
Sở Thông tin và Truyền
thông
|
17
|
130
|
0,5
|
0
|
|
17
|
Sở Nội vụ (Kể cả đơn
vị trực thuộc)
|
46
|
310
|
1,2
|
2
|
2
|
|
18
|
Ban Dân tộc
|
1
|
677
|
2,6
|
0
|
|
19
|
Thanh tra tỉnh
|
05
|
629
|
2,4
|
0
|
1
|
|
20
|
Văn phòng Ủy ban nhân
dân tỉnh
|
|
|
|
0
|
1
|
|
|
Tổng
|
1569
|
|
|
22
|
24
|
|
b) Giai đoạn
2: Trên cơ sở đánh giá, rút kinh nghiệm trong giai đoạn 1, tiếp tục hình thành
06 Tổ chuyên trách:
- Tổ tư vấn, hướng dẫn
khách hàng: tiếp tục duy trì thực hiện nhiệm vụ như giai đoạn 1, trường hợp cần
thiết Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định bổ sung thêm nhiệm vụ, nhân sự.
Tiến tới thực hiện việc tư vấn, hướng dẫn sâu về hồ sơ, thủ tục hành chính các
lĩnh vực.
- Tổ tiếp nhận hồ sơ:
Tiếp tục duy trì và củng cố nhân sự, nhiệm vụ chuyên trách trên cơ sở đánh giá
hiệu quả của giai đoạn 1. Trong đó bổ sung một số thủ tục hành chính cần thiết
khác theo quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
- Tổ luân chuyển hồ
sơ: chuyên trách thực hiện nhiệm vụ chuyển hồ sơ giữa Bộ phận tiếp nhận và trả
kết quả tập trung với các sở, ban, ngành chuyên môn và ngược lại.
- Tổ trả kết quả giải
quyết hồ sơ, thu phí, lệ phí: chuyên trách thực hiện nhiệm vụ trả kết quả; tham
mưu thông báo, đôn đốc về tình trạng xử lý hồ sơ.
- Tổ hành chính, tổng
hợp: chuyên trách thực hiện nhiệm vụ về công tác điều hành, kiểm soát nội bộ,
hành chính, tổng hợp; kiểm soát trang thiết bị, công nghệ thông tin tại Bộ phận
01 cửa; thực hiện điều tra xã hội học.
- Dịch vụ hỗ trợ: để
thực hiện nhiệm vụ hỗ trợ truy cập internet và đăng ký dịch vụ trực tuyến; dịch
vụ hỗ trợ có thu tiền về in ấn, photocopy... ; bưu điện.
1.4. Chế độ
phụ cấp đối với công chức người lao động làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả
kết quả tập trung cấp tỉnh: Công chức, viên chức, người lao động làm việc tại
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tỉnh được hưởng lương, phụ cấp theo quy định
hiện hành.
IV. QUY TRÌNH TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH
TẠI BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ TẬP TRUNG
1. Danh mục
TTHC được tiếp nhận tại Bộ phận một cửa tập trung
a) Giai đoạn 1: thực
hiện đối với TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của các sở, ban, ngành (theo Nghị
định số 63/2010/NĐ-CP của Chính phủ về kiểm soát thủ tục hành chính). Thực hiện
cơ chế một cửa liên thông đối với TTHC theo Quyết định số 23/2007/QĐ-UBND của
Ủy ban nhân dân tỉnh quy định về trình tự, thủ tục giải quyết các thủ tục hành
chính về lĩnh vực đầu tư bên ngoài các khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công
nghệ cao trên địa bàn tỉnh. Thực hiện cơ chế một cửa liên thông đối với TTHC
thuộc lĩnh vực đăng ký thành lập doanh nghiệp.
b) Giai đoạn 2: Tiếp
tục thực hiện đối với các thủ tục theo giai đoạn 1 và bổ sung các thủ tục hành
chính, công việc cần thiết khác của các sở, ban, ngành, các cơ quan thuộc hệ
thống ngành dọc theo quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
2. Quy trình
và mối quan hệ phối hợp trong quá trình tiếp nhận, luân chuyển, giải quyết và
trả kết quả hồ sơ
2.1. Giai đoạn
1:
a) Tư vấn TTHC
(do công chức ở Tổ tiếp nhận thực hiện):
Công dân, tổ chức có
yêu cầu giải quyết công việc liên hệ trực tuyến (thông qua điện thoại hoặc
internet) hoặc trực tiếp với công chức tiếp nhận hồ sơ để được tư vấn, hướng
dẫn về thủ tục hành chính. Sau khi hoàn chỉnh hồ sơ, công dân, tổ chức nộp hồ
sơ tại Tổ tiếp nhận.
b) Tiếp nhận
hồ sơ (do công chức ở Tổ tiếp nhận thực hiện):
- Hướng dẫn tổ chức,
công dân lựa chọn, đăng ký hình thức nhận kết quả (trực tiếp tại Bộ phận tiếp
nhận và trả kết quả tập trung, qua đường bưu điện; hình thức thông báo tình
trạng hồ sơ qua điện thoại, email.
- Xem xét kỹ hồ sơ của
công dân, tổ chức, tiếp nhận hồ sơ, in phiếu biên nhận hồ sơ, giao cho công
dân, tổ chức. Trường hợp hồ sơ chưa đúng, chưa đầy đủ theo quy định thì hướng
dẫn bằng phiếu hướng dẫn (in ra từ phần mềm) để tổ chức, công dân bổ sung, hoàn
chỉnh.
Trong quá trình tiếp
nhận hồ sơ, nếu thủ tục còn vướng mắc, chưa rõ ràng thì các Tổ tiếp nhận hồ sơ
trực tiếp trao đổi ngay với sở chuyên ngành (điện thoại, hệ thống phần mềm một
cửa điện tử, hoặc mời công chức có liên quan trực tiếp cùng phối hợp để xem xét
nội dung hồ sơ...) để thống nhất trước khi nhận hồ sơ hoặc hướng dẫn chi tiết
khác.
Thủ trưởng các
sở, ban, ngành, cơ quan Trung ương có trách nhiệm phân công, lập danh sách công
chức chuyên môn có trách nhiệm giải quyết hồ sơ; thông báo về Bộ phận tiếp
nhận và trả kết quả tỉnh để phối hợp thông suốt trong quá trình tiếp nhận, giải
quyết và trả kết quả hồ sơ.
- Tất cả thủ tục hành
chính thuộc thẩm quyền quyết định của Ủy ban nhân dân tỉnh do các sở, ban,
ngành tham mưu xử lý: Hồ sơ trình Ủy ban nhân dân tỉnh được tiếp nhận tập trung
tại quầy giao dịch của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để thực hiện theo cơ chế
một cửa.
Việc tiếp nhận, giải
quyết và trả kết quả được thực hiện như đối với thủ tục hành chính thuộc thẩm
quyền của các sở, ban, ngành. Trong đó, đối tượng nộp hồ sơ là sở, ban, ngành.
Cơ quan giải quyết là Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
- Những hồ sơ thuộc
các thủ tục hành chính theo danh mục tiếp nhận tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết
quả tỉnh được chuyển đến các sở, ban, ngành qua đường bưu điện thì văn thư các
sở, ban, ngành có trách nhiệm luân chuyển cho công chức phụ trách quầy giao
dịch tương ứng để thực hiện thủ tục tiếp nhận, quản lý hồ sơ như hồ sơ nộp trực
tiếp.
- Những thủ tục hành
chính thuộc thẩm quyền quyết định của các sở chuyên ngành do các đơn vị trực
thuộc sở tiếp nhận, tham mưu xử lý: Hồ sơ trình lãnh đạo sở được tiếp nhận trực
tiếp tại sở chuyên ngành hoặc qua đường văn thư.
c) Luân chuyển hồ sơ
(do công chức ở tổ tư vấn, hướng dẫn thực hiện):
- Sau khi tiếp nhận hồ
sơ, Tổ tiếp nhận lưu chuyển theo phần mềm cho sở chuyên ngành có thẩm quyền
giải quyết, đồng thời trích xuất phiếu lưu chuyển (hoặc danh sách lưu chuyển)
từ phần mềm đính kèm hồ sơ để ký nhận khi bàn giao hồ sơ.
- Tổ tư vấn hướng dẫn
thực hiện luân chuyển hồ sơ đến các cơ quan chuyên ngành giải quyết.
Thời gian lưu chuyển
hồ sơ là 30 phút cuối mỗi buổi làm việc, vào lúc 10h30 và 14h30 hằng ngày (02
lần/ngày). Trường hợp hồ sơ được tiếp nhận trong 30 phút cuối buổi làm việc thì
chuyển hồ sơ cho sở chuyên ngành vào đầu giờ của buổi làm việc kế tiếp. Chuyển
ngay sau khi nhận bàn giao từ Tổ tiếp nhận hồ sơ trong trường hợp hồ sơ cần
giải quyết nhanh.
- Sở chuyên ngành có
thẩm quyền xử lý, giải quyết hồ sơ có trách nhiệm: Tiếp nhận hồ sơ được luân
chuyển. Nếu hồ sơ do công chức tiếp nhận hồ sơ chuyển đến mà sở chuyên ngành
kiểm tra không đúng theo quy định thì sở chuyên ngành chuyển trả lại Tổ tiếp
nhận, không trực tiếp yêu cầu công dân, tổ chức bổ sung hồ sơ. Phụ trách Bộ phận
tiếp nhận có trách nhiệm liên hệ xin lỗi và đề nghị bổ sung hồ sơ (thông qua Tổ
trả kết quả để thông báo cho tổ chức, công dân).
d) Xử lý, giải
quyết hồ sơ của cơ quan chuyên ngành:
- Sở chuyên ngành thẩm
định, xử lý hồ sơ theo quy định hiện hành, chuyển trả kết quả giải quyết hồ sơ
theo thời hạn quy định.
- Riêng đối với thủ
tục hành chính liên thông hoặc cần phối hợp thông tin để giải quyết, Sở chuyên
ngành chủ động phối hợp với các sở, ban, ngành khác có liên quan cùng xử lý hồ
sơ.
Việc luân chuyển hồ sơ
giữa các cơ quan, đơn vị trong quá trình giải quyết hồ sơ phải đảm bảo đúng
thời hạn giải quyết tại từng đơn vị theo quy định. Thời gian công chức chuyên
môn chuyển giao hồ sơ cho cơ quan, đơn vị khác và thời gian công chức chuyên
môn nhận lại kết quả giải quyết từ cơ quan, đơn vị đó phải được thể hiện rõ
trong phiếu lưu chuyển hồ sơ (hoặc danh sách lưu chuyển).
Trường hợp hồ sơ do cơ
quan, đơn vị giao hồ sơ chuyển đến chưa hợp lệ theo quy định, cơ quan, đơn vị
nhận hồ sơ yêu cầu đơn vị giao hồ sơ bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ bằng phiếu hướng
dẫn, theo nguyên tắc cụ thể, một lần, đầy đủ. Cơ quan, đơn vị giao hồ sơ có
trách nhiệm hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định.
đ) Trả kết quả
giải quyết và thu phí, lệ phí (do Tổ trả kết quả thực hiện):
- Các sở, ban, ngành
chuyển trả kết quả giải quyết hồ sơ cho Tổ tiếp nhận hồ sơ theo đúng thời gian
quy định để chuyển cho Tổ trả kết quả trả cho tổ chức, công dân. Tổ trả kết quả
thực hiện trả kết quả cho tổ chức, công dân, thu phí, lệ phí theo quy định.
Trường hợp nhận được kết quả giải quyết hồ sơ sớm hơn thời gian hẹn trả hồ sơ
thì chủ động gọi điện thoại, hoặc gửi tin nhắn (theo yêu cầu của tổ chức công
dân khi nộp hồ sơ) để thông báo cho công dân, tổ chức đến nhận hồ sơ.
Trường hợp sở, ban,
ngành giải quyết hồ sơ chậm hơn thời gian quy định: Trước thời gian hẹn trả kết
quả ít nhất 4 giờ, các sở, ban, ngành chuyên môn thông báo cho Tổ tiếp nhận hồ
sơ, kèm theo văn bản xin lỗi, giải thích để thông báo cho công dân, tổ chức,
không để công dân, tổ chức phải đi lại nhiều lần.
- Riêng đối với những
thủ tục hành chính không xác định được thời gian giải quyết hồ sơ thì ngay sau
khi nhận hồ sơ đã giải quyết từ sở chuyên ngành, Tổ tiếp nhận hồ sơ chủ động
điện thoại (hoặc email) thông báo cho công dân, tổ chức đến nhận kết quả.
- Đối với các TTHC có
tính chất đặc thù, theo quy định pháp luật phải do sở chuyên ngành trực tiếp
trao trả kết quả giải quyết cho công dân, tổ chức thì sau khi có kết quả giải
quyết, sở chuyên ngành thông báo cho Tổ tiếp nhận hồ sơ để biết (luân chuyển
theo phần mềm), đồng thời chủ động trả kết quả trực tiếp cho công dân, tổ chức
và thực hiện thu phí, lệ phí theo quy định pháp luật.
2.2. Giai đoạn 2: Quy
trình tiếp nhận, luân chuyển, giải quyết hồ sơ và trả kết quả được thực hiện
chuyên trách theo nhiệm vụ của các Tổ. Quy trình cụ thể được xây dựng trên cơ
sở sơ kết, rút kinh nghiệm sau khi sơ kết giai đoạn 1.
3. Quy định
công nhận giá trị pháp lý về thông tin khách hàng thông qua xác thực dữ liệu
điện tử:
- Trong quá trình giải
quyết hồ sơ, dữ liệu thông tin ban đầu về công dân, tổ chức đã tiến hành giao
dịch thủ tục hành chính (họ tên, địa chỉ thường trú, số CMND, số điện thoại, ID
khách hàng ...) được lưu giữ trên phần mềm một cửa điện tử hoặc cơ sở dữ liệu
chuyên ngành, cơ sở dữ liệu dân cư đã được tích hợp. Dữ liệu này được sử dụng
là dữ liệu xác thực pháp lý khi tiếp nhận, giải quyết các thủ tục hành chính kể
từ lần giao dịch thứ 2.
- Cơ quan tiếp nhận,
giải quyết hồ sơ lần đầu có trách nhiệm bảo đảm tính pháp lý của các dữ liệu
đầu vào khi tiếp nhận, giải quyết hồ sơ ban đầu.
- Cơ quan giải quyết
hồ sơ kể từ lần giao dịch thứ 2 không được yêu cầu công dân, tổ chức xuất trình
các thông tin ban đầu đã được lưu trữ điện tử trên hệ thống các phần mềm được
tích hợp theo yêu cầu nêu trên.
V. HỆ THỐNG PHẦN MỀM MỘT CỬA TẬP TRUNG VÀ TRANG THIẾT BỊ
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN - TRUYỀN THÔNG
1. Hệ thống
phần mềm:
1.1. Yêu cầu chung:
phần mềm được xây dựng đáp ứng các yêu cầu cho việc thực hiện cơ chế một cửa,
một cửa liên thông hiện đại theo quy định của Bộ, ngành, Trung ương và đáp ứng
các yêu cầu sau:
a) Khả năng tích hợp
dễ dàng với các phần mềm hiện có của các sở, ngành, địa phương (quản lý đăng ký
kinh doanh, quản lý đất đai, quản lý cấp phép xây dựng, quản lý hộ tịch, phần
mềm một cửa cấp huyện, cấp xã...).
b) Giúp kết nối các cơ
quan công quyền của tỉnh vào một hệ thống cùng chia sẻ các nguồn tài nguyên, cơ
sở dữ liệu, chia sẻ các yêu cầu mà tổ chức và công dân đòi hỏi để phối hợp xử
lý một cách nhanh chóng, chính xác và minh bạch.
c) Dễ dàng mở rộng,
nâng cấp, có khả năng tùy biến cao, đảm bảo khả năng phát triển sau này.
đ) Tiết kiệm chi phí
triển khai.
1.2. Đối tượng
sử dụng, vận hành phần mềm
a) Tổ hướng dẫn, hỗ
trợ tư vấn;
b) Tổ tiếp nhận hồ sơ
TTHC;
c) Tổ trả kết quả giải
quyết hồ sơ và thu phí, lệ phí;
d) Tổ hành chính, tổng
hợp;
đ) Công dân và tổ chức
có giao dịch TTHC;
e) Lãnh đạo Bộ phận
tiếp nhận và trả kết quả tỉnh;
g) Lãnh đạo các sở,
ban, ngành xem số liệu tổng hợp, theo dõi, chỉ đạo, điều hành quá trình xử hồ
sơ;
h) Công chức chuyên
môn tại các sở, ban, ngành được phân quyền truy cập xử lý hồ sơ.
1.3. Các tương
tác với hệ thống (phụ lục số 1 kèm theo Đề án);
1.4. Mô tả các
phân hệ (phụ lục số 1 kèm theo Đề án);
1.5. Xây dựng mã số hồ
sơ: Thực hiện theo quy định hiện hành.
2. Hệ thống
thiết bị công nghệ thông tin và thiết bị điện tử chuyên dụng:
Chi tiết tại Phụ lục
số 02. Trong đó trang bị 02 máy chủ (đặt tại Trung tâm tích hợp dữ liệu) phục
vụ cho hoạt động của hệ thống được thông suốt.
VI. QUY ĐỊNH VỀ TRỤ SỞ LÀM VIỆC, CƠ SỞ VẬT CHẤT CẦN THIẾT
CỦA BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ TẬP TRUNG:
1. Trụ sở làm
việc:
Trụ sở làm việc được
xây dựng mới đảm bảo về diện tích để phục vụ cho làm việc, có tính đến việc dự
phòng mở rộng, bổ sung lĩnh vực hoạt động, trong đó dành tối thiểu 50% diện
tích để phục vụ cho người dân, tổ chức khi giao dịch thủ tục hành chính. Vị trí
thuận tiện, gần Trung tâm Hành chính - Chính trị tỉnh để thuận lợi cho công tác
phối hợp, giải quyết hồ sơ.
2. Các trang thiết bị cần thiết:
- Các quầy làm
việc của công chức, tương ứng với các sở, ban, ngành.
- Có lối đi đành riêng
cho công chức khi làm việc.
- Có đầy đủ bàn, ghế
làm việc; ghế ngồi chờ của người dân, tổ chức;
- Trang bị hệ thống
máy điều hòa nhiệt độ, có hệ thống máy phát điện dự phòng;
- Có chỗ trông giữ xe
miễn phí; nhà vệ sinh dành riêng cho tổ chức, công dân;
- Có phòng phục vụ cho
quản lý, điều hành; quầy hỗ trợ điện thoại, photocopy .v.v.
Sơ đồ bố trí theo mô
hình tại phụ lục số 03.
VII.
TIẾN ĐỘ VÀ KINH PHÍ THỰC HIỆN
1. Tiến độ
thực hiện
- Quý II/2015: trình
Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt Đề án.
- Từ tháng 5/2015 đến
Quý III/2015: Tổ chức triển khai Đề án.
- Quý IV/2015: vận
hành mô hình một cửa hiện đại tập trung cấp tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.
2. Về kinh phí
thực hiện
a) Giao Sở Xây dựng
chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ lập dự toán, đề xuất phương án thiết kế, xây
dựng và trang bị các trang thiết bị làm việc và phục vụ nhân dân tại Bộ phận
tiếp nhận và trả kết quả tỉnh theo yêu cầu của Đề án từ nguồn ngân sách tỉnh.
b) Giao Sở Thông tin
và Truyền thông chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ và các cơ quan liên quan xây
dựng dự toán đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm một cửa điện
tử tập trung từ nguồn ngân sách tỉnh.
VIII.
TRÁCH NHIỆM TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ ÁN
1. Sở Nội vụ
- Chủ trì
triển khai Đề án;
- Tham mưu Ủy ban nhân
dân tỉnh thành lập Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh; tham
mưu Ủy ban nhân dân tỉnh quy định về tổ chức bộ máy, biên chế, chức năng, quyền
hạn, nhiệm vụ;
- Chủ trì, phối hợp
với các sở, ngành liên quan tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh quy định việc tuyển
dụng công chức, nhân sự cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung theo
hướng: Các sở, ngành chuyên môn có trách nhiệm tạo nguồn nhân lực chuyên ngành,
cung cấp nhân lực có chất lượng cho Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để bổ sung
vào những vị trí cần thiết phục vụ cho việc tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận tiếp
nhận và trả kết quả tập trung.
- Phối hợp với các cơ
quan liên quan, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt phương án chuẩn bị nhân
sự cụ thể; chế độ chính sách đối với công chức, người lao động làm việc tại Bộ
phận tiếp nhận và trả kết quả tỉnh;
- Chủ trì, theo dõi,
hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, đơn vị liên quan tổ chức triển khai
thực hiện Đề án sau khi được Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt.
2. Sở Tư pháp: chủ trì
phối hợp với Sở Nội vụ, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, các cơ quan liên quan
tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh công bố danh mục, quy trình tiếp nhận, giải quyết
các TTHC thuộc thẩm quyền tiếp nhận và trả kết quả của Bộ phận tiếp nhận và trả
kết quả tỉnh.
3. Văn phòng
Ủy ban nhân dân tỉnh:
- Phối hợp chặt chẽ
với Sở Nội vụ để hình thành Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tỉnh theo các nội
dung được phê duyệt tại Đề án.
- Chịu trách nhiệm với
chất lượng hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh,
kịp thời đề xuất bổ sung nhân lực, nhất là đối với những vị trí yêu cầu cao về
chuyên ngành từ các sở, ngành đến làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
tập trung.
- Chủ trì tham mưu Ủy
ban nhân dân tỉnh ban hành quy chế làm việc phối hợp trong giữa Bộ phận tiếp
nhận và trả kết quả tỉnh và các sở, ban, ngành trong quá trình giải quyết TTHC;
Quy chế phối hợp trong việc đánh giá, phân loại công chức làm việc tại Bộ phận
tiếp nhận và trả kết quả tập trung.
- Xây dựng quy chế tổ
chức và hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tỉnh; tổ chức quản lý,
điều hành có hiệu quả Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tỉnh theo Đề án được phê
duyệt và theo quy định của pháp luật.
- Tham mưu tổ chức tập
huấn sâu về nghiệp vụ tiếp nhận hồ sơ, luân chuyển, trả kết quả cho đội ngũ
công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung. Trang bị thẻ
tên cho công chức khi làm việc để đảm bảo quản lý được chặt chẽ; trang bị đồng
phục khi làm việc cho công chức.
- Lập dự toán kinh phí
đảm bảo hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh khi
vận hành.
4. Sở Tài chính:
- Có trách nhiệm cân
đối và trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét quyết định kinh phí phục vụ việc đầu
tư triển khai mô hình một cửa hiện đại tập trung cấp tỉnh.
- Cân đối và tham mưu
Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét phân bổ kinh phí hoạt động phục vụ cho việc triển
khai mô hình một cửa hiện đại tập trung cấp tỉnh;
- Chủ trì, phối hợp
với Sở Nội vụ và Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc đề xuất cơ chế thu,
quản lý, sử dụng tiền phí, lệ phí thực hiện thủ tục hành chính tại Bộ phận tiếp
nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh.
- Thực hiện kiểm tra
tài chính trong việc thực hiện Đề án; tổng hợp tình hình cấp phát kinh phí và
duyệt quyết toán kinh phí theo quy định khi Đề án kết thúc.
- Thực hiện chức năng
quản lý tài chính nhà nước đối với hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
tập trung cấp tỉnh.
5. Sở Thông
tin và Truyền thông
- Chủ trì, phối hợp
với Sở Nội vụ và các cơ quan liên quan tiến hành rà soát hiện trạng hạ tầng
công nghệ thông tin hiện có của tỉnh. Trên cơ sở đó tiến hành tư vấn, thiết kế
và triển khai phần mềm điện tử và các trang thiết bị công nghệ thông tin,
truyền thông phục vụ hoạt động của Bộ phận tiếp nhận vả trả kết quả tỉnh đảm
bảo tiết kiệm, hiệu quả.
- Thẩm định về thiết
kế kỹ thuật hệ thống trang thiết bị công nghệ thông tin và phần mềm một cửa
điện tử tập trung.
- Tham mưu Ủy ban nhân
dân tỉnh triển khai chữ ký điện tử phục vụ cho quy trình giải quyết hồ sơ TTHC
của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.
6. Sở Xây dựng
Chủ trì, phối hợp với
Sở Nội vụ, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh lập dự toán; thiết kế; giám sát thi
công, lắp đặt trang thiết bị làm việc và phục vụ nhân dân tại Bộ phận tiếp nhận
và trả kết quả tỉnh theo yêu cầu của Đề án.
7. Thủ trưởng
các sở, ban, ngành
- Đánh giá lại đầy đủ,
chính xác tình hình giải quyết TTHC của cơ quan, đơn vị, phục vụ cho việc triển
khai Đề án thông suốt;
- Phối hợp với Sở Nội
vụ, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện Đề án, đề xuất công chức có đủ
trình độ, năng lực và kinh nghiệm chuyên môn đến làm việc tại Bộ phận tiếp nhận
và trả kết quả tỉnh. Kịp thời có sự phân công công chức thay thế trong trường
hợp đột xuất để đảm bảo hoạt động được thông suốt.
- Xây dựng quy chế làm
việc nội bộ; phân công rõ đầu mối chịu trách nhiệm trong quá trình giải quyết
TTHC và phối hợp làm việc với Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tỉnh; hướng dẫn
chuyên môn, theo dõi, kiểm tra và chịu trách nhiệm cao nhất đối với tình hình
giải quyết TTHC trên lĩnh vực chuyên môn thuộc thẩm quyền.
- Chủ động phối hợp
chặt chẽ với các sở, ban, ngành khác trong việc thực hiện các phương án liên
thông, liên kết trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính cho công dân, tổ
chức; không để xảy ra tình trạng trễ, sai sót hồ sơ TTHC vì nguyên nhân không
thực hiện tốt mối quan hệ phối hợp trong thực hiện Đề án.
8. Thủ trưởng
các cơ quan Trung ương có nội dung TTHC liên quan đến hoạt động của Bộ phận
tiếp nhận và trả kết quả tỉnh
- Bố trí cán bộ làm
việc tập trung tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung để hướng dẫn,
tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính được thực hiện liên thông,
liên kết với thủ tục hành chính các sở, ban, ngành.
- Tăng cường giám sát,
kiểm tra việc thực hiện quy trình giải quyết thủ tục hành chính của cán bộ trực
thuộc trong quá trình cùng tham gia với Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc triển
khai mô hình một cửa hiện đại của tỉnh.
9. Truyền
thông về Đề án
Các cơ quan báo Bà Rịa
- Vũng Tàu, Đài Phát thanh - Truyền hình tỉnh thường xuyên phát sóng tuyên
truyền, giới thiệu về mô hình một cửa hiện đại tập trung của tỉnh để đông đảo
nhân dân được biết.
Trong quá trình triển
khai thực hiện, nếu có vướng mắc, phát sinh, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, tổ
chức và cá nhân có liên quan kịp thời phản ánh về Ủy ban nhân dân tỉnh (thông
qua Sở Nội vụ) để xem xét sửa đổi, bổ sung, hoàn chỉnh Đề án cho phù hợp./.
PHỤ
LỤC 01:
CÁC TÍNH NĂNG CỦA
PHẦN MỀM MỘT CỬA HIỆN ĐẠI TẬP TRUNG
(Các tương tác với hệ thống; Mô tả các phân hệ);
I. Các
tương tác với hệ thống
1. Đối với Tổ tiếp nhận:
a) Dữ liệu phải cập nhật trên hệ thống:
- Nội dung tiếp nhận hồ sơ (nội dung đơn, các
tài liệu kèm theo hồ sơ, thời gian tiếp nhận, thời gian hẹn trả kết quả...);
- Yêu cầu bổ sung hồ sơ trong trường hợp hồ sung
không hợp lệ hoặc thiếu;
- Cập nhật các nội dung bổ sung hồ sơ do khách
hàng cung cấp;
- Luân chuyển hồ sơ tới các phòng chuyên môn tại
các đơn vị có liên quan để xử lý hồ sơ;
- Chọn thứ tự các đơn vị thực hiện xử lý hồ sơ
trong trường hợp nhiều cơ quan cùng phối hợp xử lý hồ sơ (tự hệ thống phải tự
định nghĩa không cần cán bộ tiếp nhận hồ sơ cập nhật tiến độ).
- Chọn đơn vị liên thông và chuyển hồ sơ đến đơn
vị được liên thông trong trường hợp nhận yêu cầu liên thông hồ sơ từ đơn vị thụ
lý ban đầu (tự hệ thống phải tự định nghĩa không cần cán bộ tiếp nhận hồ sơ
phải chọn đơn vị).
- Cập nhật kết quả phối hợp giải quyết hồ sơ của
các đơn vị (tự hệ thống phải tự định nghĩa không cần cán bộ tiếp nhận hồ sơ cập
nhật tiến độ).
b) Các thông tin được cung cấp từ hệ
thống:
- Kết xuất được các biên nhận, các loại sổ tiếp
nhận hồ sơ và trả kết quả;
- Tra cứu thông tin các hồ sơ đang giải quyết,
kết quả giải quyết hồ sơ của các đơn vị;
- Xem danh sách các hồ sơ tiếp nhận theo đơn vị
đang chịu trách nhiệm giải quyết, in sổ theo dõi tiếp nhận hồ sơ;
- Xem quá trình xử lý và kết quả xử lý hồ sơ của
các đơn vị chuyên môn;
- Thống kê các hồ sơ hợp lệ và không hợp lệ.
2. Đối với tổ tư vấn, hướng dẫn
a) Dữ liệu phải cập nhật trên hệ thống:
- Bộ TTHC, các bước thực hiện một hồ sơ TTHC
theo từng lĩnh vực;
- Nội dung các câu hỏi khảo sát ý kiến của công
dân đối với dịch vụ hành chính công.
b) Các thông tin được cung cấp từ hệ
thống:
- Thông tin chi tiết về quá trình giải quyết
TTHC để trả lời cho công dân;
- Thông tin hướng dẫn về trình tự, biểu mẫu của
các thủ tục hành chính;
- Tra cứu thông tin các hồ sơ đã giải quyết để
trả lời công dân khi có yêu cầu;
- Tra cứu được các thông tin hướng dẫn về trình
tự, biểu mẫu của các thủ tục hành chính.
3. Đối với Tổ trả kết quả và thu phí, lệ
phí:
a) Dữ liệu phải cập nhật trên hệ thống
phục vụ cho trả kết quả:
- Cập nhật nội dung giải quyết hồ sơ;
- Dữ liệu
trả kết quả cho công dân (ngày trả, người nhận);
- Cập nhật
các ý kiến chỉ đạo, trao đổi trong quá trình giải quyết hồ sơ;
- Cập nhật
trạng thái xử lý của hồ sơ (đúng, sớm, trễ hẹn).
- Cập nhật
lý do trễ hẹn hồ sơ.
b) Các thông tin được cung cấp từ hệ
thống:
- Thông
tin chi tiết về quá trình giải quyết một hồ sơ;
- Tra cứu
thông tin trạng thái hồ sơ TTHC theo số biên nhận, theo ngày tiếp nhận, theo
tên của chủ hồ sơ...
c) Dữ liệu phải cập nhật trên hệ thống
phục vụ cho thu phí, lệ phí:
- Cập nhật
tất cả các thông tin liên quan đến các loại phí, lệ phí liên quan đến quá
trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ TTHC;
- Cập nhật
dữ liệu về phí, lệ phí của các hồ sơ.
- Các thông
tin được cung cấp từ hệ thống:
+ Tra cứu thông tin về các khoản phí lệ phí theo
TTHC;
+ Tra cứu thông tin về các hồ sơ TTHC.
4. Đối với Tổ hành chính, tổng hợp
a) Dữ liệu phải cập nhật trên hệ thống:
- Cập nhật
thông tin liên quan đến cán bộ công chức;
- Cập nhật
danh mục các thủ tục hành chính.
b) Các thông tin được cung cấp từ hệ
thống:
- Danh sách
cán bộ công chức và các nhiệm vụ đảm trách;
- Tra cứu
thông tin của các cán bộ công chức;
- Danh sách
các thủ tục hành chính có thể được phân theo lĩnh vực;
- Tra cứu thông tin thủ tục hành chính.
- Tổng hợp
tình hình xử lý hồ sơ của các đơn vị
5. Đối với khách hàng (công dân, tổ
chức):
a) Các thao
tác trên hệ thống:
- Tra cứu
thông tin trên trang thông tin thủ tục hành chính, trên hệ thống màn hình cảm
ứng;
- Tra cứu trạng thái xử
lý hồ sơ trên hệ thống màn hình cảm ứng hoặc trên trang thông tin điện tử bằng
cách cung cấp mã số biên nhận;
- Gửi câu
hỏi đề nghị tư vấn về thủ tục giải quyết hồ sơ TTHC qua mạng;
- Tạo lập hồ sơ TTHC điện tử và gửi qua mạng.
b) Các thông
tin được cung cấp:
- Thông
tin hướng dẫn về hồ sơ, trình tự, biểu mẫu của các TTHC;
- Thông
tin tư vấn về hồ sơ, trình tự, biểu mẫu của các TTHC (dưới dạng các câu hỏi - đáp);
- Thông
tin về trạng thái giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính;
- Thông
tin yêu cầu bổ sung các hồ sơ trong trường hợp cần bổ sung hồ sơ.
II. Mô tả các phân hệ:
1. Phân hệ tiếp nhận hồ sơ:
a) Đối tượng:
Công chức thuộc Tổ tiếp nhận hồ sơ.
b) Chức năng:
- Tiếp nhận
hồ sơ, cập nhật thông tin hồ sơ (nội dung đơn, các tài liệu kèm theo hồ sơ,
thời gian tiếp nhận, thời gian hẹn trả kết quả.
- Cập nhật
danh mục tài liệu của hồ sơ;
- Yêu cầu
bổ sung hồ sơ trong trường hợp hồ sung không hợp lệ hoặc thiếu;
- Cập nhật
các nội dung bổ sung hồ sơ do khách hàng cung cấp;
- Luân chuyển
hồ sơ tới các đơn vị có liên quan để xử lý hồ sơ;
- In phiếu biên nhận cho khách hàng
- In lại
phiếu biên nhận cho khách hàng khi khách hàng bổ sung lại hồ sơ, tự động tính
lại ngày hẹn trả.
- Cập nhật
lệ phí cho khách hàng.
2. Phân hệ giải quyết hồ sơ:
a) Đối tượng: Công chức
thuộc bộ phận chuyên môn tại các cơ quan, đơn vị.
b) Chức năng:
- Xem danh
sách hồ sơ đã tiếp nhận;
- Phân luồng
hồ sơ tiếp nhận theo đơn vị thụ lý;
- Phân luồng
hồ sơ theo lĩnh vực hồ sơ tiếp nhận;
- Phân luồng
hồ sơ theo loại hình tiếp nhận
- Phân luồng
hồ sơ theo đối tượng nộp hồ sơ;
- Xác định
loại hồ sơ và đơn vị chịu trách nhiệm xử
lý hồ sơ;
- Phân công
các đơn vị phối hợp xử lý và xác định thứ tự quy trình xử lý cho các đơn vị trong
trường hợp hồ sơ liên quan nhiều đơn vị;
- Tra cứu
thông tin hồ sơ đã tiếp nhận: theo tên, theo loại hình tiếp nhận, theo lĩnh vực
tiếp nhận, theo đơn vị tiếp nhận...
3. Phân hệ quản lý danh mục thủ tục, hồ
sơ, biểu mẫu:
a) Đối tượng:
Quản trị hệ thống, thành viên được phân quyền.
b) Chức năng:
- Quản trị
thông tin các danh mục bao gồm các chức năng cập nhật, thêm, sửa, xóa, tìm kiếm.
Cụ thể gồm:
+ Danh mục thông tin lĩnh vực TTHC, nội dung các
quy định về hồ sơ thủ tục hành chính.
+ Danh mục đơn vị, tổ chức.
+ Danh mục các bộ phận thuộc Trung tâm Hành
chính - Chính trị tập trung.
+ Danh mục chức vụ.
+ Danh mục trình độ.
+ Danh mục cấp xử lý.
+ Danh mục nhóm công việc.
+ Danh mục công việc.
+ Danh mục loại hình hồ sơ.
+ Danh mục hỏi đáp.
+ Danh mục quản trị liên thông.
+ Các danh mục khác.
+ Đính kèm / Tải các biểu mẫu, hồ sơ lên hệ
thống.
4. Phân hệ liên thông - liên kết giải
quyết hồ sơ thủ tục hành chính:
a) Đối tượng:
Cán bộ quản lý hệ thống một cửa tập trung
b) Chức năng:
- Trao đổi thông tin dữ liệu giữa các
đơn vị.
- Xem danh
sách các hồ sơ đã được tiếp nhận và phân luồng.
- Tìm kiếm hồ sơ theo trạng thái hồ sơ:
hồ sơ chờ liên thông - liên kết.
- Xem danh
sách hồ sơ đang chờ luân chuyển để xử lý.
- Chọn đơn
vị luân chuyển hồ sơ.
- Xem danh
sách các hồ sơ đang chờ liên thông xử lý.
- Chọn đơn
vị cần liên thông hồ sơ để chuyển hồ sơ xử lý.
- Xem danh
sách hồ sơ và các đơn vị được phân công phối hợp giải quyết.
- Chọn các
đơn vị phối hợp xử lý hồ sơ.
- Cập nhật
các kết quả phối hợp xử lý hồ sơ.
- In phiếu bàn giao hồ sơ cho bộ phận chuyên môn
liên quan của các đơn vị.
- Theo dõi
tình trạng giải quyết hồ sơ của các đơn vị.
- Cập nhật
các ý kiến chỉ đạo, trao đổi trong quá trình giải quyết hồ sơ.
- Lưu trữ
nội dung chi tiết kết quả giải quyết hồ sơ, liên thông và phối hợp giải quyết
hồ sơ của các đơn vị.
- Tra cứu
thông tin các hồ sơ đang giải quyết.
5. Phân hệ xử lý hồ sơ thủ tục hành
chính:
a) Đối tượng:
Công chức thuộc đơn vị được phân công tiếp nhận và xử lý hồ sơ.
b) Chức năng:
- Xem danh
sách hồ sơ chờ giải quyết.
- Tiếp nhận
hoặc từ chối tiếp nhận xử lý hồ sơ.
- Lọc danh
sách hồ sơ theo lĩnh vực TTHC.
- Tra cứu
thông tin các hồ sơ đang chờ giải quyết (thuộc đơn vị thụ lý).
- Cập nhật
nội dung chi tiết về kết quả giải quyết hồ sơ.
- Lưu trữ
nội dung chi tiết công việc giải quyết hồ sơ.
- In
nội dung giải quyết hồ sơ trình lãnh đạo ký.
- Chọn các
đơn vị để liên thông xử lý hồ sơ trong trường hợp hồ sơ liên thông - liên
kết.
- Xem các
kết quả xử lý của hồ sơ liên thông - liên kết do đơn vị được liên thông.
- Liên kết
xử lý chuyển về.
- Xem các
ý kiến chỉ đạo, trao đổi trong quá trình giải quyết hồ sơ liên thông - liên kết.
- Phối hợp
giải quyết hồ sơ trong trường hợp hồ sơ liên quan đến nhiều đơn vị.
- Xem các
kết quả phối hợp xử lý hồ sơ.
- Lưu trữ
nội dung chi tiết kết quả giải quyết hồ sơ, liên thông – liên kết và phối hợp
giải quyết hồ sơ của các đơn vị.
- Cập nhật
lý do
trễ hẹn hồ sơ.
- Theo dõi
tình trạng giải quyết hồ sơ của các đơn vị liên thông - liên kết, phối hợp xử
lý.
- In sổ
theo dõi hồ sơ liên thông - liên kết, hồ sơ phối hợp xử lý.
6. Phân hệ trả kết quả hồ sơ thủ tục
hành chính:
a) Đối tượng: Công chức thuộc Tổ trả kết
quả hồ sơ.
b) Chức năng:
- Xem danh
sách hồ sơ chờ trả kết quả;
- Cập nhật
thông tin trả kết quả cho công dân (Người nhận, thời gian trả..);
- Tra cứu
thông tin các hồ sơ đã giải quyết, kết quả giải quyết hồ sơ của các đơn vị;
- Xem kết
quả giải quyết các hồ sơ TTHC của các đơn vị;
- Cập nhật
lý do trễ hẹn hồ sơ;
- In sổ
theo dõi tình hình giải quyết hồ sơ theo đơn vị thụ lý;
- Tra cứu
thông tin trạng thái hồ sơ TTHC theo số biên nhận, theo ngày tiếp nhận, theo
tên của chủ hồ sơ...
7. Phân hệ thanh toán phí, lệ phí:
a) Đối tượng: Công chức
thuộc Tổ trả kết quả và thu phí, lệ phí.
b) Chức năng:
- Xem danh
sách hồ sơ đã được xử lý;
- Cập nhật
thông tin về các khoản phí, lệ phí và xác nhận thanh toán trước khi cập nhật
trạng thái trả kết quả cho công dân;
- Tra cứu
thông tin về các khoản phí, lệ phí;
- Tra cứu
thông tin về các hồ sơ đã được xử lý xong.
8. Phân hệ báo cáo, thống kê:
a) Đối tượng:
Tất cả công chức, lãnh đạo.
- Chuyên
viên: chỉ xem được báo cáo hồ sơ lĩnh vực mà chuyên viên đó phụ trách.
- Trường
bộ phận: chỉ xem các hồ sơ lĩnh vực thuộc bộ phận mình phụ trách.
- Lãnh đạo
Bộ phận TN&TKQ tỉnh: xem tất cả các hồ sơ.
- Lãnh đạo
các đơn vị: Xem tất cả các hồ sơ TTHC do cơ quan, đơn vị tiếp nhận và xử lý theo
nhiều tiêu chí: theo tên chủ hồ sơ, theo lĩnh vực hồ sơ.
b) Chức năng:
- Kết xuất
các loại sổ, báo cáo thống kê, ví dụ:
+ Số tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ TTHC.
+ Sổ luân chuyển, liên thông hồ sơ TTHC.
+ Sổ theo dõi phối hợp xử lý hồ sơ.
+ Thống kê tổng hợp về tình hình tiếp nhận, giải
quyết hồ sơ TTHC (số hồ sơ đã tiếp nhận, sổ hồ sơ đã giải quyết, số hồ sơ đang
giải quyết, số hồ sơ chậm giải quyết)
+ Thống kê tổng hợp về lệ phí đã thu...
- Kết xuất báo cáo tình hình tiếp nhận và giải
quyết hồ sơ TTHC để báo cáo lên cho cấp trên.
- Kết xuất báo cáo tình
hình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ của từng đơn vị (bao gồm hồ sơ tiếp nhận qua
mạng tại các đơn vị) để báo cáo cấp trên.
9. Phân hệ phục vụ chỉ đạo, điều hành:
a) Đối tượng: Lãnh đạo
các cơ quan, đơn vị.
b) Chức năng:
- Kiểm
tra tình hình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính tại bộ phận
một cửa và đề ra các ý kiến chỉ đạo, điều hành công tác giải quyết hồ sơ;
- Kiểm tra
tình hình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính tại các đơn vị, đề
ra các ý kiến chỉ đạo, điều hành công tác giải quyết hồ sơ tại các đơn vị,...
- Xem báo
cáo thống kê về tình hình giải quyết các hồ sơ về thủ tục hành chính của các
đơn vị.
10. Phân hệ tra cứu hồ sơ
a) Đối tượng:
Tất các các đối tượng tham gia hệ thống.
b) Chức
năng:
- Đối với
cán bộ, công chức:
+ Tra cứu thông tin của hồ sơ đang giải quyết
theo đơn vị thụ lý.
+ Tra cứu thông các hồ sơ đã giải quyết và trả
kết quả cho công dân theo đơn vị thụ lý.
+ Tra cứu hồ sơ không được giải quyết,...
+ Tra cứu trạng thái hồ sơ đã tiếp nhận.
- Đối với
khách hàng:
+ Phục vụ công dân, tổ chức mang hồ sơ đến bộ
phận một cửa và tra cứu tình trạng xử lý hồ sơ bằng máy quét mã vạch, bằng màn hình cảm
ứng.
+ Phục vụ công dân, tổ chức tra cứu các thủ tục
hành chính bằng màn hình cảm ứng.
+ Phục vụ công dân, tổ chức tra cứu thủ tục hành
chính, trạng thái hồ sơ TTHC tại trang website chuyên ngành.
11. Phân hệ giao tiếp khách hàng:
a) Đối tượng: Công chức
thuộc Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
b) Chức năng:
- Đối với
cán bộ hướng dẫn, tư vấn:
+ Cập nhật thông tin lĩnh vực hồ sơ TTHC.
+ Cập nhật nội dung các bộ thủ tục hành chính,
các bước thực hiện một hồ sơ TTHC theo lĩnh vực;
+ Cập nhật nội dung các câu hỏi khảo sát ý kiến
của công dân, tổ chức đối với dịch vụ hành chính.
+ Xem thông tin chi tiết về quá trình giải quyết
thủ tục hành chính để trả lời cho công dân, tổ chức khi có yêu cầu;
+ Xem thông tin hướng dẫn về trình tự, biểu mẫu
của các thủ tục hành chính;
+ In nội dung hướng dẫn, thủ tục giải quyết hồ
sơ cho công dân, tổ chức khi có yêu cầu;
+ Tra cứu thông tin các hồ sơ đã giải quyết để
trả lời công dân, tổ chức khi có yêu cầu;
+ Tra cứu được các thông tin hướng dẫn về trình
tự, biểu mẫu của các thủ tục hành chính.
- Đối với khách hàng:
+ Xem thông tin chi tiết về quá trình giải quyết
thủ tục hành chính trên màn hình cảm ứng, hoặc các website chuyên ngành...
+ Tra cứu thông tin hồ sơ TTHC theo lĩnh vực yêu
cầu;
+ Bổ sung hồ sơ nếu đang trong tiến trình xử lý
mà thiếu sót;
+ Công dân, tổ chức có thể xem tình trạng hồ sơ
trên mạng (Internet) nếu đăng nhập mã hồ sơ vào hệ thống.
12. Phân
hệ tra cứu hồ sơ:
a) Đối tượng:
Tất các các đối tượng tham gia hệ thống.
b) Chức năng:
- Đối với
công chức:
+ Tra cứu thông tin của hồ sơ đang giải quyết
theo đơn vị thụ lý;
+ Tra cứu thông các hồ sơ đã giải quyết và trả
kết quả cho công dân theo đơn vị thụ lý;
+ Tra cứu hồ sơ không được giải quyết;
+ Tra cứu tổ/quầy giao dịch;
+ Tra cứu trạng thái hồ sơ đã tiếp nhận.
- Đối với khách hàng:
+ Phục vụ công dân, tổ chức mang hồ sơ đến bộ
phận một cửa và tra cứu tình trạng xử lý hồ sơ bằng máy quét mã vạch, bằng màn
hình cảm ứng;
+ Phục vụ công dân, tổ chức tra cứu các thủ tục
hành chính bằng màn hình cảm ứng;
+ Phục vụ công dân, tổ chức tra cứu thông tin hồ
sơ trên website chuyên ngành.
13. Phân hệ trao đổi thông tin với các
hệ thống khác:
a) Đối
tượng:
Quản trị hệ thống.
b) Chức
năng: Giao tiếp, tích hợp, tương tác và đồng bộ dữ liệu với các hệ thống sau:
- Liên thông
hồ sơ giữa các đơn vị.
- Liên thông
tiến độ giải quyết hồ sơ, tình trạng xử lý hồ sơ, thời hạn xử lý, bộ phận nào
đang thụ lý, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo.
- Liên thông
kết quả giải quyết công việc.
- Giao tiếp
với hệ thống nhắn tin SMS, cho phép tra cứu tình trạng giải quyết hồ sơ thông
qua hệ thống tin nhắn SMS/ điện thoại;
- Tích hợp
phần mềm quản lý hệ thống văn bản;
- Tích hợp
hệ thống đánh giá cán bộ công chức;
- Tích hợp
dữ liệu với website chuyên ngành của đơn vị, cho phép tra cứu thủ tục hành
chính, đăng ký trực tuyến hồ sơ trên trang thông tin điện tử;
- Giao tiếp
và trao đổi thông tin với hệ thống một cửa hiện tại của các đơn vị;
- Hệ thống
xếp hàng tự động.
14. Phân hệ phục vụ khảo sát lấy ý kiến
khách hàng
a) Đối tượng:
Khách hàng, lãnh đạo bộ phận tiếp nhận.
b) Chức năng:
- Đánh giá
sự hài lòng, không hài lòng của người dân.
- Tổng hợp
kết quả lấy ý kiến người dân thông qua công cụ thống kê của hệ thống.
- Cập nhật
thông tin các vấn đề cần xin ý kiến người dân.
- Cập nhật
thông tin cán bộ tiếp nhận.
- Đánh giá
giải quyết theo từng hồ sơ thủ tục hành chính.
15. Phân hệ quản trị hệ thống
a) Đối tượng:
Quản trị hệ thống.
b) Chức năng:
- Quản trị người sử dụng.
- Quản trị
nhóm người sử dụng.
- Phân quyền
người dùng.
- Sao lưu
phục hồi dữ liệu.
- Phục hồi
hệ thống.
- Ủy quyền
tài khoản người dùng.
- Ghi nhật
kí lỗi hệ thống.
- Cấu hình
hỗ trợ nhập liệu tự động.
- Cấu hình
(thêm xóa sửa ..) các loại thủ tục hành chính.
- Cấu hình
(thêm xóa sửa ..) liên thông giữa các đơn vị.
- Các chức
năng quản trị khác.
PHỤ LỤC 02:
DANH MỤC TRANG THIẾT BỊ CNTT
Stt
|
Danh mục
|
Mục đích sử dụng
|
Đơn vị tính
|
Số lượng
|
1
|
Hệ thống máy chủ và
UPS
|
Cài đặt hệ thống phần
mềm tiếp nhận, giải quyết hồ sơ.
|
Bộ
|
2
|
2
|
Hệ thống máy trạm và
UPS, máy in tại quầy
|
Trang bị cho cán bộ thuộc
bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ TTHC. Phục vụ việc tác nghiệp với phần
mềm giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa liên thông.
|
Bộ
|
39
|
3
|
Hệ thống xếp hàng tự
động
|
Phục vụ công dân lấy
số thứ tự đăng ký giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính.
|
Hệ thống
|
1
|
4
|
Máy phân luồng khách
hàng (máy tính + màn hình cảm ứng)
|
Hệ thống màn hình cảm
ứng – phần mềm hướng dẫn công dân từ điểm lấy phiếu đến quầy phục vụ.
|
Bộ
|
5
|
5
|
Hệ thống máy tính và
màn hình tra cứu
|
Tra cứu trình tự, thủ
tục, tình hình giải quyết và kết quả giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính.
|
Bộ
|
5
|
6
|
Hệ thống máy tính và
màn hình (42inch) hiển thị thông tin chung theo lĩnh vực đặt tại quầy giao dịch.
|
Thông báo thông tin chung
và chi tiết về tình hình tiếp nhận, thụ lý hồ sơ tại các tổ giao dịch.
|
Bộ
|
5
|
7
|
Hệ thống truyền hình
phục vụ khách hàng
|
Để phục vụ ngồi chờ xem
thông tin, giải trí.
|
Cái
|
5
|
8
|
Hệ thống máy tính hỗ
trợ truy cập Internet và đăng ký dịch vụ trực tuyến
|
Phục vụ công dân truy
cập internet, đăng ký dịch vụ công trực tuyến tại bộ phận tiếp nhận và trả
kết quả.
|
Bộ
|
5
|
9
|
Hệ thống máy tính và
màn hình cảm ứng phục vụ khảo sát lấy ý kiến khách hàng
|
Đặt tại bộ phận một cửa
với phần mềm để lấy ý kiến đánh giá, phản hồi của khách hàng về thái độ hài
lòng khi được cung cấp dịch vụ.
|
Bộ
|
5
|
10
|
Hệ thống camera giám
sát (có màn hình hiển thị chuyên dụng)
|
Ghi lại toàn bộ hoạt
động tại bộ phận TN và TKQ. Theo dõi thái độ phục vụ của cán bộ công chức và hành
vi của công dân.
|
Hệ thống
|
1
|
11
|
Hệ thống máy hỗ trợ tự
thanh toán phí, lệ phí
|
Phục vụ nhiều phương
thức thanh toán thuận lợi cho công dân, tổ chức.
|
Bộ
|
1
|
12
|
Thiết bị tại quầy dịch
vụ hỗ trợ (máy tính, máy in, máy photo copy, điện thoại...)
|
Phục vụ các dịch vụ hỗ
trợ cho công dân như đánh máy, photo copy, in ấn biểu mẫu, điện thoại...
|
Bộ
|
1
|
13
|
Thiết bị scan tốc độ
cao (01 quầy/01 bộ)
|
Phục vụ quá trình
scan sao lưu, luân chuyển hồ sơ trên phần mềm
|
Bộ
|
20
|