|
UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH HOÀ BÌNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 53/1999/QĐ-UB
|
Hoà Bình, ngày 30
tháng 7 năm 1999
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH BẢN QUY
ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ ĐỊA PHƯƠNG
UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH HOÀ BÌNH.
- Căn cứ Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ
ban nhân dân ngày 21-6-1994;
- Căn cứ Pháp lệnh về tài liệu lưu trữ Quốc
gia được ban hành kèm theo Lệnh của Hội đồng Nhà nước số 08-CT/HĐNN7 ngày
11-12-1982;
- Căn cứ công văn số 66/NVĐP ngày 11-3-1995
của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành đề cương mẫu bản quy định công tác
Lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân các cấp;
Theo đề nghị của ông Chánh Văn phòng Uỷ ban
nhân dân tỉnh Hoà Bình.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định này
Bản quy định về công tác Lưu trữ tỉnh Hoà Bình.
Điều 2: Quyết định này có hiệu lực thi
hành sau 15 ngày kể từ ngày ký.
Điều 3 : Các ông: Chánh Văn phòng Uỷ ban
nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các
huyện, thị xã căn cứ quyết định thi hành./.
|
Nơi nhận :
- Như điều 3.
-Văn phòng Chính phủ.
-Cục Lưu trữ Nhà nước.
- TV Tỉnh uỷ.
- TT HĐND tỉnh.
- Chủ tịch, các Phó Chủ tịch
UBND tỉnh.
-Chánh,Phó VPUB.
-Các Phòng và TTLưu trữ /VPUB.
- Lưu VT.
|
TM UỶ BAN NHÂN
DÂN TỈNH HÒA BÌNH
CHỦ TỊCH
Vương Xuân Sơn
|
QUY ĐỊNH
VỀ CÔNG TÁC LƯU
TRỮ CỦA TỈNH HOÀ BÌNH.
(Ban hành kèm theo Quyết định số 53/1999/QĐ-UB ngày 30/07/1999 của UBND
tỉnh Hoà Bình)
I/ QUY ĐỊNH CHUNG:
Điều 1: Tài liệu lưu trữ là tài liệu được
hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể.... có ý nghĩa
về chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, khoa học, lịch sử ....được đưa vào bảo
quản ở các kho lưu trữ ở các cơ quan, đoàn thể.
Tài liệu lưu trữ là cơ sở pháp lý giúp cho sự
điều hành công việc của các cơ quan, đoàn thể thực hiện chức năng, nhiệm vụ
quản lý nhà nước của mình được chính xác, đúng đường lối chủ trương chính sách
của Đảng và Nhà nước.
Tài liệu lưu trữ là sản phẩm phản ánh quá trình
hoạt động của các cơ quan, đoàn thể. Trải qua các quá trình lịch sử khác nhau,
tài liệu lưu trữ có ý nghĩa lịch sử và giá trị khác nhau. Do đó, tài liệu lưu
trữ là tài sản không thể thiếu được trong các cơ quan quản lý nhà nước, nên tài
liệu lưu trữ phải được bảo quản tập trung, thống nhất trong các kho lưu trữ
thuộc Trung tâm Lưu trữ tỉnh và kho lưu trữ của các cơ quan, đoàn thể, huyện,
thị xã.
II/ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ
TỈNH :
1. Chức năng :
Điều 2 : Trung tâm Lưu trữ tỉnh thuộc Văn
phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh có chức năng giúp việc Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân
dân tỉnh thực hiện các chức năng quản lý Nhà nước về công tác Lưu trữ và tài
liệu trong phạm vi toàn tỉnh và của cơ quan Văn phòng.
Điều 3 : Căn cứ vào các quy định của Nhà
nước về công tác lưu trữ, soạn thảo các văn bản về quản lý công tác lưu trữ tại
địa phương để Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh trình Uỷ ban nhân dân tỉnh
ban hành.
2. Nhiệm vụ :
Trung tâm Lưu trữ tỉnh có nhiệm vụ :
Điều 4 : Giúp Chánh Văn phòng quản lý tài
liệu lưu trữ của Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh; thu tài liệu lưu trữ đã đến
hạn nộp lưu của các sở, ban, ngành trực thuộc tỉnh về kho lưu trữ Trung tâm Lưu
trữ tỉnh;
- Báo cáo tình hình thực hiện công tác lưu
trữ của địa phương;
- Giúp Chánh Văn phòng lập kế hoạch xây
dựng kho tàng, mua sắm trang thiết bị để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ.
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ở Trung
tâm Lưu trữ tỉnh.
- Hướng dẫn các cán bộ chuyên môn thuộc
Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh lập hồ sơ theo công việc.
a. Thu thập :
Điều 5 : Trung tâm Lưu trữ tỉnh có nhiệm
vụ thu thập, thống kê, quản lý và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ toàn bộ
khối tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của Văn phòng Uỷ ban
nhân dân tỉnh, và toàn bộ hồ sơ công việc đã hoàn thành trong quá trình hoạt
động của các cơ quan trực thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh.
Thành phần tài liệu nộp lưu là những tài liệu
trong quá trình giải quyết xong công việc, lập thành từng hồ sơ (gọi là hồ sơ
công việc) được nộp lưu hàng năm (đối với cán bộ chuyên viên thuộc Văn phòng Uỷ
ban nhân dân tỉnh), sau 2 năm (đối với kho lưu trữ các cơ quan thuộc tỉnh) vào
Trung tâm lưu trữ tỉnh.
Điều 6 : Khi nộp lưu tài liệu lưu trữ vào
Trung tâm Lưu trữ tỉnh :
- Phải lập biên bản giao - nhận, có sổ ghi mục
lục hồ sơ.
- Phương tiện vận chuyển do bên giao tài
liệu đảm nhận
- Chỉ nhận tài liệu lưu trữ đã chỉnh lý lập
thành hồ sơ, nếu tài liệu chưa chỉnh lý, chưa phân loại, chưa lập thành hồ sơ,
thì bên giao có trách nhiệm đầu tư kinh phí để chỉnh lý, phân loại và lập hồ sơ
theo hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước.
Điều 7 : Các cán bộ trước khi nghỉ hưu
trí, thôi việc hoặc chuyển công tác đều phải nộp các tài liệu có liên quan đến
công tác của cơ quan, kể cả sổ công tác vào kho lưu trữ.
Điều 8 : Hồ sơ tài liệu lưu trữ của một
cơ quan này được sáp nhập với một cơ quan khác, hoặc của 2 cơ quan sáp nhập
thành một cơ quan mới, do lưu trữ của cơ quan mới tiếp nhận và lưu giữ hồ sơ
lưu trữ.
Trường hợp một cơ quan được tách ra 2 hoặc nhiều
cơ quan thì phần hồ sơ tài liệu lưu trữ liên quan đến công việc của cơ quan nào
sẽ do cơ quan ấy tiếp nhận để giải quyết tiếp công việc của mình.
Đối với các cơ quan trực thuộc Uỷ ban nhân dân
tỉnh giải thể thì toàn bộ tài liệu lưu trữ của cơ quan đó phải nộp vào Trung
tâm Lưu trữ tỉnh.
b. Bảo quản tài liệu :
Điều 9 : Tài liệu lưu trữ phải được quản
lý và bảo quản tập trung thống nhất tại kho lưu trữ; Tránh tình trạng thất
thoát tài liệu, cá nhân tuyệt đối không được giũ tài liệu lưu trữ làm của riêng
mình mà khi giải quyết xong công việc phải lập hồ sơ, biên mục nộp hồ sơ tài
liệu vào kho lưu trữ.
Điều 10 : Cán bộ làm công tác lưu trữ khi
nhận hồ sơ lưu trữ nhất thiết phải lập biên bản, vào sổ nhập tài liệu, có ký
nhận của bên giao tài liệu.
Cán bộ lưu trữ phải sắp xếp tài liệu, hệ thống
hoá tài liệu để thuận tiện cho việc tra tìm tài liệu, đảm bảo an toàn tài liệu.
Điều 11: Kho lưu trữ phải có đầy đủ các
trang thiết bị như máy điều hoà nhiệt độ, hút bụi, hút ẩm, giá sắt, cặp hộp
đựng tài liệu, dụng cụ phòng chống hoả hoạn, mối, mọt nhằm đảm bảo độ bền của
tài liệu.
Điều 12 : Cán bộ lưu trữ phải đánh giá
giá trị tài liệu lưu trữ để phân loại, thống kê, bảo quản tốt các loại hồ sơ có
giá trị bảo quản vĩnh viễn, lâu dài...theo đơn vị phông.
Đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thời hạn tạm
thời, tài liệu trùng, thừa ... (gọi chung là tài liệu hết giá trị ) được loại
ra để tiêu huỷ. Trước khi tiêu huỷ nhất thiết phải thành lập Hội đồng đánh giá
lại giá trị tài liệu để tiến hành tiêu huỷ.
Thành phần Hội đồng đánh giá gía trị tài liệu
lưu trữ tại điạ phương quy định như sau :
- Chánh Văn phòng UBND làm chủ tịch
-Đại diện cơ quan có hồ sơ, tài liệu lưu trữ làm
uỷ viên
- Phụ trách kho lưu trữ làm uỷ viên.
Điều 13 : Chỉ được tiêu huỷ những hồ sơ
tài liệu lưu trữ hết giá trị theo quyết định của Hội đồng đánh giá hồ sơ tài
liệu lưu trữ có thẩm quyền. Phải lập biên bản về số lượng, thành phần tài liệu
tiêu huỷ.
Trước khi tiến hành tiêu huỷ tài liệu lưu trữ đã
hết giá trị thì Hội đồng đánh giá giá trị tài liệu lưu trữ phải báo cáo với Chủ
tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh.
Điều 14 : Kho lưu trữ phải có nội quy
quản lý và bảo quản, gữi gìn bí mật và an toàn tài liệu lưu trữ.
c) Phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ:
Điều 15 : Đối tượng sử dụng tài liệu lưu
trữ :
- Cán bộ , công chức VPUBND tỉnh để thực hiện
nhiệm vụ chuyên môn.
- Các Tổ chức, cá nhân ( bao gồm cả người nước
ngoài ).
Việc sử dụng tài liệu lưu trữ thực hiện
theo quy định tại các Điều 17,18 và 19 của Bản Quy định này.
Điều16 : Hình thức phục vụ :
- Phòng đọc
- Danh mục thống kê (mục lục hồ sơ, mục lục văn
bản...). bảng chỉ dẫn tổng quát ...
Điều 17 : Trung tâm Lưu trữ tỉnh được
cung cấp hồ sơ tài liệu lưu trữ cho cán bộ nghiên cứu thuộc Văn phòng Uỷ ban
nhân dân tỉnh để thực hiện nhiệm vụ được giao.
- Đối với cán bộ, nhân viên và các cá nhân ngoài
cơ quan có yêu cầu chính đáng đến nghiên cứu, sử dụng hồ sơ tài liệu lưu trữ
(trong đó có tài liệu "Mật" phải xuất trình giấy giới thiệu và được
Chánh Văn phòng đồng ý thì Trung tâm lưu trữ tỉnh mới được đưa tài liệu lưu trữ
ra phục vụ.
- Đối tượng khai thác tài liệu lưu trữ là người
nước ngoài phải có ý kiến của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh đồng ý thì mới được
đưa tài liệu ra phục vụ nghiên cứu.
Điều 18: Tài liệu lưu trữ đưa ra phục vụ
nghiên cứu, khai thác phải là những tài liệu bản sao, người đến nghiên cứu khai
thác tài liệu lưu trữ phải chấp hành nội quy khai thác, chỉ được nghiên cứu hồ
sơ, tài liệu ngay tại phòng đọc của Trung tâm Lưu trữ.
Điều 19 : Trường hợp cần sao chụp tài
liệu lưu trữ, Giám đốcTrung tâm Lưu trữ phải báo cáo với Chánh Văn phòng để báo
cáo với Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh (nếu là người nước ngoài); Sau khi có ý
kiến phê duyệt thì Trung tâm Lưu trữ giải quyết.
III./ ĐỐI VỚI KHO LƯU TRỮ CÁC CƠ QUAN, HUYỆN,
THỊ :
1. Chức năng :
Điều 20 : Lưu trữ các cơ quan sở, ban,
nghành, huyện, thị xã (gọi chung là Lưu trữ cơ quan) phải là cán bộ lưu trữ có
trình độ chuyên môn nghiệp vụ về lưu trữ.
Lưu trữ các cơ quan có chức năng giúp Chánh Văn
phòng Uỷ ban nhân dân huyện, thị và các Trưởng phòng Hành chính các sở, ban,
ngành thực hiện quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ trong phạm vi các cơ quan,
huyện, thị xã thuộc tỉnh; quản lý kho lưu trữ của các cơ quan, huyện, thị xã.
2. Nhiệm vụ :
Điều 21 : Thu thập, bổ sung tài liệu lưu
trữ đến thời hạn nộp lưu vào kho lưu trữ của cơ quan, huyện, thị. Khi giao nộp
tài liệu lưu trữ phải lập biên bản giao nhận.
Điều 22 : Thường xuyên vệ sinh lau chùi,
kiểm tra tình trạng của tài liệu lưu trữ tránh để tài liệu bị mối, mọt.
Sử dụng hoá chất chống mối mọt theo định kỳ để
bảo quản tốt tài liệu lưu trữ.
Điều 23 : Kho lưu trữ cần xây dựng kiên
cố, ở nơi khô ráo, thoáng khí, tránh những tác động có hại do thời tiết mưa,
nắng gây ra, có khoá cửa chắc chắn. Trước mắt nếu chưa có kho phải bố trí ngay
diện tích nhà cần thiết để làm kho bảo quản tốt tài liệu lưu trữ; Từng bước có
kế hoạch xây dựng kho lưu trữ theo quy định.
Trong kho cần trang bị giá sắt, cặp đựng tài
liệu, sắp xếp hồ sơ lưu trữ khoa học, thuận lợi cho việc phục vụ khai thác tài
liệu.
Điều 24 : Kho tài liệu lưu trữ phải bảo
đảm đầy đủ sổ sách thống kê, bảng chỉ dẫn để tra tìm (do Văn phòng UBND tỉnh
hướng dẫn), như sau :
- Sổ nhập tài liệu.
- Sổ xuất tài liệu.
- Mục lục hồ sơ
- Sơ đồ bố trí trong kho.
IV./ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ:
Điều 25 : Chánh văn phòng Uỷ ban nhân dân
tỉnh chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ tỉnh thực hiện báo cáo định kỳ hàng năm theo nội
dung Quyết định Liên Bộ số 149/CLT-TCTK ngày 23-10-1987 của Cục Lưu trữ Nhà
nước và Tổng Cục Thống kê; hướng dẫn các cơ quan trực thuộc tỉnh và Uỷ ban nhân
dân huyện, thị xã thực hiện thống nhất các chế độ quy định về quản lý công tác
lưu trữ, tài liệu lưu trữ và báo cáo về công tác lưu trữ.
Điều 26 : - Thủ trưởng các sở, ban, ngành
chỉ đạo Lưu trữ của đơn vị mình thực hiện tốt các yêu cầu về công tác nghiệp vụ
lưu trữ. Báo cáo về công tác lưu trữ theo định kỳ và nộp lưu đầy đủ các hồ sơ
tài liệu lưu trữ đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ tỉnh.
- Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã chỉ
đạo Lưu trữ huyện, thị xã quản lý và bảo quản tốt tài liệu lưu trữ của các
ngành và các đơn vị trực thuộc báo cáo về công tác lưu trữ theo định kỳ về Uỷ
ban nhân dân tỉnh. Hàng năm có kế hoạch thu thập tài liệu của các đơn vị trực thuộc
về kho lưu trữ huyện, thị xã.
Điều 27 : Trưởng Ban Tổ chức chính quyền
tỉnh chủ trì, phối hợp với Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh lập kế hoạch
đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho công chức làm
công tác văn thư-lưu trữ trong toàn tỉnh.
V./ ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH :
Điều 28 : Thủ trưởng các sở, ban, ngành,
Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã có trách nhiệm kiểm tra công tác lưu
trữ của cơ quan, thực hiện tốt việc quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ theo
quy định hiện hành của Nhà nước và bản quy định này.
Điều 29 : Các tổ chức, cá nhân có thành
tích thực hiện công tác lưu trữ sẽ được khen thưởng. Tổ chức, cá nhân nào vi
phạm thì tuỳ theo mức độ, phải bị xử lý kỷ luật, xử phạt hành chính, truy tố
theo quy định của Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ của Nhà nước./.