|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH THỪA THIÊN HUẾ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
41/2018/QĐ-UBND
|
Thừa Thiên Huế,
ngày 02 tháng 7 năm 2018
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY CHẾ VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền
địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11
tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng
01 năm 2013 của Chính phủ về việc quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng
4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của
các cơ quan, tổ chức;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình
số 521/TTr-SNV ngày 23 tháng 5 năm 2018.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế về công tác lưu trữ
trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế”.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 16 tháng 7 năm 2018 và
thay thế Quyết định số 27/2014/QĐ-UBND ngày 27 tháng 5 năm 2014 của UBND tỉnh về
quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế và Quyết định
số 24/2015/QĐ-UBND ngày 18 tháng 6 năm 2015 của UBND tỉnh ban hành quy định về
việc ứng dụng văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước trên địa
bàn tỉnh Thừa Thiên Huế.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ
trưởng các sở, ban, ngành cấp tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã
và thành phố Huế; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn và thủ trưởng
các cơ quan, tổ chức liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
CHỦ TỊCH
Phan Ngọc Thọ
|
QUY CHẾ
VỀ
CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 41/2018/QĐ-UBND ngày
02/7/2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH
CHUNG
Điều 1. Phạm vi
và đối tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định các hoạt động
về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế.
2. Quy chế này áp dụng đối với các sở, ban, ngành,
tổ chức thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã và thành
phố Huế; Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn trên địa
bàn tỉnh (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ
chức).
3. Công tác lưu trữ bao gồm các công
việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài
liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Điều 2. Giải
thích từ ngữ
1. Quy chế công tác lưu trữ bao gồm
những quy định chung về hoạt động lưu trữ đối với các loại hình cơ quan, tổ chức
để các cơ quan, tổ chức vận dụng xây dựng Quy chế công tác lưu trữ của mỗi cơ
quan, tổ chức.
2. Quy chế công tác lưu trữ của cơ quan,
tổ chức bao gồm tất cả những quy định về hoạt động lưu trữ trong quá trình quản
lý, chỉ đạo, điều hành của cơ quan, tổ chức để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của
mình.
3. Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu
thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.
4. Tài liệu là vật mang tin được hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản
vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản,
dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản
thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài
liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác.
5. Tài liệu lưu trữ là tài liệu có
giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn
để lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản
chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản
sao hợp pháp.
6. Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu
được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu
lưu trữ trên các vật mang tin khác.
7. Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện
tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc
có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc
thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
8. Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện
hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
9. Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện
hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được
tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.
10. Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu
lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của
cá nhân.
11. Thu thập tài liệu là quá trình
xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào
Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
12. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại,
xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành
trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
13. Xác định giá trị tài liệu là việc
đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo
quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ,
thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
14. Bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ
là bản sao từ tài liệu lưu trữ theo phương pháp, tiêu chuẩn nhất định nhằm lưu
giữ bản sao đó dự phòng khi có rủi ro xảy ra đối với tài liệu lưu trữ.
15. Phần mềm Lưu trữ cơ quan và phần
mềm Lưu trữ lịch sử nhằm thống nhất việc xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ, nhằm
tăng cường hiệu quả công tác quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Điều 3. Trách
nhiệm đối với công tác lưu trữ
1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ
quan, tổ chức trong việc quản lý công tác lưu trữ
a) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo
việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác lưu trữ theo quy định của pháp
luật và của Ủy ban nhân dân tỉnh.
b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ,
quy định về công tác lưu trữ đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc; giải quyết
khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác lưu trữ theo thẩm quyền.
2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng,
Trưởng phòng Hành chính hoặc người phụ trách công tác hành chính (sau đây gọi
chung là Chánh Văn phòng)
Chánh Văn phòng giúp thủ trưởng cơ
quan, tổ chức trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác lưu
trữ và tin học hóa công tác lưu trữ tại cơ quan, tổ chức; đồng thời, tổ chức hướng
dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ, vận hành phần mềm Lưu trữ cơ quan cho cơ
quan, tổ chức và đơn vị trực thuộc.
3. Trách nhiệm của Trưởng các đơn vị
chức năng (phòng, ban và tương đương), người đứng đầu các đơn vị trực thuộc
(sau đây gọi chung là Trưởng các đơn vị).
Trưởng các đơn vị có trách nhiệm triển
khai và tổ chức thực hiện các quy định của cơ quan, tổ chức về công tác lưu trữ.
4. Trách nhiệm của mỗi cá nhân
Cán bộ, công chức, viên chức trong
quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác lưu trữ phải thực hiện
nghiêm túc các quy định về lưu trữ, hệ thống quản lý hồ sơ công việc trên môi
trường mạng và các quy định tại Quy chế này.
5. Người làm công tác lưu trữ phải đảm
bảo các quy định tại Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ
Nội vụ quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên
ngành lưu trữ.
Điều 4. Bảo vệ bí
mật nhà nước trong công tác lưu trữ
Mọi hoạt động trong công tác lưu trữ
của cơ quan, tổ chức phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về
bảo vệ bí mật nhà nước.
Điều 5. Kinh phí
cho hoạt động lưu trữ
1. Kinh phí đầu tư cho hoạt động lưu
trữ bao gồm:
a) Ngân sách nhà nước.
b) Các khoản thu phí khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ.
c) Tài trợ của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài
nước.
2. Hàng năm, các cơ quan, tổ chức dự toán kinh phí
hoạt động cho công tác lưu trữ trong dự toán ngân sách Nhà nước theo quy định của
Điều 39 của Luật Lưu trữ. Cụ thể:
a) Xây dựng và cải tạo kho lưu trữ của cơ quan, tổ
chức.
b) Mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản và phục vụ
việc sử dụng tài liệu lưu trữ.
c) Sưu tầm, mua tài liệu lưu trữ quý hiếm.
d) Chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
đ) Thực hiện các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu
lưu trữ.
e) Tu bổ, lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ.
g) Công bố, giới thiệu, trưng bày, triển lãm tài liệu
lưu trữ.
h) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao
công nghệ lưu trữ.
i) Những hoạt động khác phục vụ hiện đại hóa công
tác lưu trữ.
3. Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính có trách nhiệm:
Hàng năm, cân đối ngân sách, bố trí kinh phí cho
các hoạt động của công tác lưu trữ. Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức lập dự toán
ngân sách hàng năm cho công tác lưu trữ.
Chương II
QUY ĐỊNH CỤ THỂ
Mục 1. CÔNG
TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU
Điều 6. Giao nhận
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Hàng năm, công chức, viên chức lưu trữ
của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp
lưu vào kho lưu trữ cơ quan, cụ thể:
1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài
liệu.
2. Phối hợp với các đơn vị, cán bộ,
công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ
cơ quan.
3. Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công
chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp
lưu”.
4. Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo
quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu,
kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và
lập Biên bản giao nhận tài liệu.
6. Vận hành phần mềm Lưu trữ cơ quan
để tiếp nhận tài liệu điện tử được đồng bộ từ phần mềm quản lý văn bản và điều
hành.
Điều 7. Chỉnh lý
tài liệu
Hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức
phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.
1. Nguyên tắc chỉnh lý
a) Không phân tán phông lưu trữ.
b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa
hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu
theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập).
c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản
ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức.
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt
yêu cầu:
a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh.
b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ
sơ, tài liệu.
c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu.
d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ
sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu
sử dụng tài liệu.
đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị.
Điều 8. Xác định
giá trị tài liệu
1. Bộ phận văn thư, lưu trữ cơ quan,
tổ chức có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu
trình thủ trưởng cơ quan, tổ chức ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của cơ
quan có thẩm quyền về văn thư, lưu trữ.
2. Việc xác định giá trị tài liệu phải
đạt được yêu cầu sau
a) Xác định tài liệu cần bảo quản
vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể.
b) Xác định tài liệu hết giá trị để
tiêu hủy.
Điều 9. Hội đồng
xác định giá trị tài liệu
1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu
được thành lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định
thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn
tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và loại
tài liệu hết giá trị.
2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu
do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập
Thành phần của Hội đồng bao gồm:
a) Chủ tịch Hội đồng;
b) Người làm lưu trữ của cơ quan, tổ
chức là Thư ký Hội đồng;
c) Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu
là ủy viên;
d) Người am hiểu về lĩnh vực có tài
liệu cần xác định giá trị là ủy viên.
3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu
thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào
biên bản cuộc họp để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
4. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng
xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thời hạn
bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn
tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; hủy
tài liệu hết giá trị theo quy định tại Điều 10 của Quy chế này.
Điều 10. Hủy tài
liệu hết giá trị
1. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị
a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức
quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan.
b) Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết
định hủy tài liệu hết giá trị đang bảo quản tại Lưu trữ lịch
sử tỉnh.
2. Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết
giá trị
a) Theo đề nghị của Hội đồng xác định
giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đề nghị Chi cục Văn thư -
Lưu trữ thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy; người đứng đầu cơ quan, tổ chức
không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ
lịch sử tỉnh đề nghị Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp có
ý kiến đối với tài liệu hết giá trị cần hủy.
Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồng
xác định giá trị tài liệu hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực tiếp, người có
thẩm quyền quy định tại Khoản 1 Điều này quyết định việc hủy tài liệu hết giá
trị.
b) Theo đề nghị của Hội đồng xác định
giá trị tài liệu của Lưu trữ lịch sử tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ quyết định hủy
tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Hội đồng thẩm tra xác định giá trị
tài liệu do Giám đốc Sở Nội vụ quyết định thành lập để thẩm tra tài liệu hết
giá trị tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
3. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải
bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản.
4. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị, gồm
có:
a) Quyết định thành lập Hội đồng;
b) Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ
trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị.
c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá
trị tài liệu. Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu.
d) Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý
kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị.
đ) Văn bản thẩm định, cho ý kiến của
cơ quan có thẩm quyền.
e) Quyết định hủy tài liệu hết giá trị.
g) Biên bản bàn giao tài liệu hủy.
h) Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.
5. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải
được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị hủy ít nhất 20 năm, kể từ
ngày hủy tài liệu.
Điều 11. Thời hạn
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh
1. Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm
công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn
nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào
Lưu trữ lịch sử tỉnh.
2. Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu
trữ lịch sử tỉnh của ngành công an, quốc phòng, ngoại giao và các ngành khác được
thực hiện theo quy định của Nhà nước.
Điều 12. Giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh
1. Các cơ quan, tổ chức thuộc diện
giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh được thực hiện theo quy định tại Quyết
định số 3070/QĐ-UBND ngày 28 tháng 12 năm 2015 của UBND tỉnh về việc ban hành
danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
cấp tỉnh.
2. Trình tự, thủ
tục giao nộp tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn
giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp.
Điều 13. Quản lý
tài liệu lưu trữ cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu hoặc tài liệu không thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào
Lưu trữ lịch sử tỉnh
Tài liệu lưu trữ được hình thành trong
quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu hoặc tài liệu không thuộc Danh mục
tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh
được quản lý tại Lưu trữ cơ quan.
Điều 14. Quản lý
tài liệu lưu trữ của xã, phường, thị trấn
Tài liệu hình thành trong quá trình
hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, các tổ chức xã hội, tổ chức
xã hội - nghề nghiệp của xã, phường, thị trấn được lựa chọn và lưu trữ tại Văn
phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.
Mục 2. BẢO QUẢN, TỔ
CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 15. Bảo quản
tài liệu lưu trữ
1. Hồ sơ, tài liệu
chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức do các cán bộ, công chức, viên chức tự
bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu.
2. Hồ sơ, tài liệu
lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức và tập trung bảo quản trong kho lưu trữ cơ quan, tổ chức. Kho lưu trữ phải được
trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an
toàn cho tài liệu.
3. Chánh Văn phòng có trách nhiệm chỉ
đạo thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ: Bố trí kho lưu trữ
theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ,
phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu
trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu
trữ; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ.
4. Công chức, viên chức văn thư, lưu
trữ của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm: Bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu
trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông
tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường xuyên kiểm tra
tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu.
5. Các cơ quan, tổ chức phải bố trí
kho lưu trữ đáp ứng được các yêu cầu về bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu
trữ; không bố trí kho bảo quản tài liệu lưu trữ ở tầng hầm hoặc tầng trên cùng
của trụ sở cơ quan; tránh cửa hướng Tây, tránh gần khu vực ẩm ướt, ô nhiễm, dễ
gây cháy, nổ. Đảm bảo các phương tiện phòng chống cháy nổ, chống thiên tai,
giá, máy hút ẩm, quạt thông gió, máy điều hòa; thực hiện các biện pháp phòng,
chống côn trùng, nấm mốc và các tác nhân khác gây hư hỏng hồ sơ, tài liệu. Khi
xây dựng kho lưu trữ mới phải đảm bảo tiêu chuẩn, kỹ thuật theo quy định của
Nhà nước, của Bộ Nội vụ về hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.
6. Thực hiện vệ sinh tài liệu, kho
giá định kỳ theo quy định của pháp luật.
Điều 16. Khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Tất cả cán bộ, công chức, viên chức
trong, ngoài cơ quan, tổ chức và mọi cá nhân đều được khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng.
2. Cán bộ, công chức, viên chức ngoài
cơ quan, tổ chức nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu
ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu và phải được lãnh đạo cơ quan, tổ chức hoặc
Chánh Văn phòng đồng ý.
3. Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu
vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hoặc
hộ chiếu và phải được lãnh đạo cơ quan, tổ chức hoặc Chánh Văn phòng đồng ý.
4. Việc khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh thực hiện theo quy định tại Quyết định số
656/QĐ-UBND ngày 01 tháng 4 năm 2016 của UBND tỉnh về việc ban hành Quy chế
khai thác và sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế.
Điều 17. Các
hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của
Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
2. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.
3. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên
phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.
4. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu
trữ.
5. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong
công trình nghiên cứu.
6. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản
chứng thực lưu trữ.
Điều 18. Thẩm
quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Thực hiện theo quy định tại Điều 31
và Điều 34 Luật Lưu trữ năm 2011 và các quy định khác của Nhà nước có liên
quan.
Thẩm quyền cho phép khai thác và sử dụng
tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh thực hiện theo quy định tại Quyết định
số 656/QĐ-UBND ngày 01 tháng 4 năm 2016 của UBND tỉnh.
Điều 19. Quản lý
việc sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Lưu trữ cơ quan phải có Nội quy
Phòng đọc.
2. Nội quy Phòng đọc bao gồm các nội
dung cần quy định sau:
a) Thời gian phục vụ độc giả.
b) Các giấy tờ độc giả cần xuất trình khi đến khai thác tài liệu.
c) Những vật dụng được và không được
mang vào Phòng đọc.
d) Quy định độc giả phải thực hiện các thủ tục nghiên cứu và khai thác tài liệu theo hướng dẫn của nhân viên Phòng đọc.
đ) Độc giả không được tự ý sao, chụp ảnh
tài liệu, dữ liệu trên máy tính và thông tin trong công cụ tra cứu khi chưa được phép.
e) Ngoài các quy định trên, độc giả cần thực hiện nghiêm chỉnh các quy định
có liên quan trong Nội quy ra, vào cơ quan; Quy định về sử dụng tài liệu; Quy định về phòng chống cháy nổ của cơ quan, tổ chức.
3. Công chức, viên chức lưu trữ cơ
quan, tổ chức phải lập các sổ nhập, xuất tài liệu, sổ đăng ký mục lục hồ
sơ và sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu.
Mục 3. QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
ĐIỆN TỬ
Điều 20. Xác định giá trị tài
liệu lưu trữ điện tử
1. Tài liệu lưu trữ điện tử được xác
định giá trị theo nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị nội
dung như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác và phải đáp ứng các yêu cầu
sau:
a) Bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn
và xác thực của thông tin chứa trong tài liệu điện tử kể từ khi tài liệu lưu trữ
điện tử được khởi tạo lần đầu dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh.
b) Thông tin chứa trong tài liệu lưu
trữ điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh.
2. Tài liệu lưu trữ điện tử đáp ứng
các điều kiện quy định tại Khoản 1 Điều này có giá trị như bản gốc.
Điều 21. Tài liệu lưu
trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức
1. Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong
quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được lập hồ sơ, lựa chọn và bảo quản
theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin trong hệ thống quản lý
tài liệu điện tử.
2. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải bảo
đảm các yêu cầu kỹ thuật để tài liệu lưu trữ điện tử có tính xác thực, toàn vẹn,
nhất quán, an toàn thông tin, có khả năng truy cập ngay từ khi tài liệu được tạo
lập.
Điều 22. Tài liệu lưu
trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin
khác
1. Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc
số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn
dữ liệu thông tin đầu vào. Cơ quan, tổ chức, cá nhân không được hủy tài liệu
lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hóa.
2. Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm sử dụng chữ
ký số đối với tài liệu số hóa.
3. Chữ ký số của cơ quan, tổ chức phải đáp ứng
các yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử.
Điều 23. Thu thập tài
liệu lưu trữ điện tử
1. Trường hợp tài liệu lưu trữ điện tử và tài
liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng nhau thì thu thập cả hai loại.
2. Khi giao nhận tài liệu lưu trữ điện tử, Lưu
trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh phải kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn và
khả năng truy cập của hồ sơ. Hồ sơ phải bảo đảm nội dung, cấu trúc, bối cảnh
hình thành, được bảo vệ để không bị hư hỏng hoặc bị hủy hoại, sửa chữa hay bị mất
dữ liệu và thực hiện theo quy định tại Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ.
3. Việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào
Lưu trữ cơ quan được thực hiện theo quy trình sau:
a) Lưu trữ cơ quan thông báo cho đơn vị giao nộp
tài liệu Danh mục hồ sơ nộp lưu;
b) Lưu trữ cơ quan và đơn vị giao nộp tài liệu
thống nhất về yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển;
c) Đơn vị, cá nhân giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc
tả kèm theo;
d) Lưu trữ cơ quan kiểm tra để bảo đảm hồ sơ
nhận đủ và đúng theo Danh mục; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất; liên kết
chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra virút;
đ) Lưu trữ cơ quan chuyển hồ sơ vào hệ thống
quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của cơ quan và thực hiện các biện pháp sao lưu
dự phòng;
e) Lập hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu lưu trữ
điện tử vào Lưu trữ cơ quan.
4. Việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào
Lưu trữ lịch sử tỉnh được thực hiện theo quy trình sau:
a) Lưu trữ lịch sử tỉnh và Lưu trữ cơ quan thống
nhất Danh mục hồ sơ nộp lưu, yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển;
b) Lưu trữ cơ quan giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc
tả kèm theo;
c) Lưu trữ lịch sử tỉnh kiểm tra để bảo đảm hồ
sơ nhận đủ và đúng theo Danh mục; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất; liên kết
chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra virút;
d) Lưu trữ lịch sử tỉnh chuyển hồ sơ vào hệ thống
quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ lịch sử tỉnh và thực hiện các biện
pháp sao lưu dự phòng;
đ) Lập hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu lưu trữ
điện tử vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
5. Cơ quan, tổ chức, cá nhân chỉ được hủy hồ
sơ, tài liệu lưu trữ điện tử sau khi việc giao nộp hồ sơ, tài liệu đó đã thành
công và được Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử tỉnh kiểm tra, xác nhận.
6. Tiêu chuẩn kỹ thuật trong quá trình nộp lưu
và thu thập tài liệu lưu trữ điện tử giữa Lưu trữ cơ quan với Lưu trữ lịch sử tỉnh
phải được thực hiện theo tiêu chuẩn về trao đổi dữ liệu theo quy định của pháp
luật.
Điều 24. Bảo quản tài
liệu lưu trữ điện tử
1. Tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản
an toàn và được chuyển đổi theo công nghệ phù hợp.
2. Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh phải
thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy
cập của tài liệu lưu trữ điện tử và sử dụng các biện pháp kỹ thuật để việc phân
loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội dung tài liệu.
3. Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử
phải được bảo quản trong môi trường lưu trữ thích hợp.
4. Sở Nội vụ quy định chi tiết các yêu cầu bảo
quản tài liệu lưu trữ điện tử.
Điều 25. Sử dụng tài
liệu lưu trữ điện tử
1. Thẩm quyền cho phép đọc, sao, chứng thực
lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ điện tử được thực hiện như đối với tài liệu
lưu trữ trên các vật mang tin khác.
2. Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm đăng tải
thông tin về quy trình, thủ tục, chi phí thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu
trữ điện tử trên trang tin điện tử của cơ quan, tổ chức.
3. Khuyến khích việc thực hiện dịch vụ sử dụng
tài liệu lưu trữ điện tử trực tuyến.
4. Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử
thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng không được kết nối và sử dụng trên mạng
diện rộng.
Điều 26. Bảo đảm an
toàn và bảo mật tài liệu lưu trữ điện tử
1. Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm định kỳ kiểm
tra và bảo đảm an toàn hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
2. Cơ quan, tổ chức thực hiện các biện pháp bảo
đảm an ninh, an toàn và bảo mật phù hợp với quy định của pháp luật trong việc
quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
Điều 27. Hủy tài liệu
lưu trữ điện tử hết giá trị
1. Tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị được hủy
theo thẩm quyền, thủ tục như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác hết
giá trị.
2. Việc hủy tài liệu lưu trữ điện tử phải được
thực hiện đối với toàn bộ hồ sơ thuộc Danh mục tài liệu hết giá trị đã được phê
duyệt và phải bảo đảm thông tin đã bị hủy không thể khôi phục lại được.
Chương III.
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 28. Tổ chức thực hiện
1. Sở Nội vụ có trách nhiệm thanh
tra, kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc việc thực hiện Quy chế này tại các cơ quan, tổ
chức.
2. Sở Thông tin và
Truyền thông chỉ đạo Trung tâm Thông tin dữ liệu điện tử trực thuộc Sở có
phương án đảm bảo việc quản lý và lưu trữ điện tử.
3. Thủ trưởng các sở, ban, ngành, tổ
chức thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân
các huyện, thị xã và thành phố Huế; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị
trấn trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm:
a) Phổ biến, triển khai thực hiện các
quy định tại Quy chế này;
b) Căn cứ Quy chế này và các văn bản
pháp luật có liên quan xây dựng quy chế công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
Nếu các cơ quan, tổ chức không có quy định gì khác chi tiết hơn các quy định của
Quy chế này thì áp dụng Quy chế này cho cơ quan, tổ chức mình.
4. Trong quá trình thực hiện, nếu có
vấn đề phát sinh hoặc cần sửa đổi, bổ sung, các cơ quan, tổ chức phản ánh bằng
văn bản về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.