|
ỦY BAN NHÂN
DÂN
TỈNH CAO BẰNG
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
343/2010/QĐ-UBND
|
Cao Bằng, ngày
16 tháng 3 năm 2010
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY ĐỊNH CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ TỈNH
CAO BẰNG
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH CAO BẰNG
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04
tháng 4 năm 2001;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp
lệnh Lưu trữ quốc gia;
Căn cứ Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04
tháng 6 năm 2008 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu
tổ chức của Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh và cấp huyện;
Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm
theo Quyết định này Quy định công tác quản lý văn thư và lưu trữ tỉnh Cao Bằng.
Điều 2. Quyết định này
có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số
2701/2005/QĐ-UBND ngày 21 tháng 10 năm 2005 của Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng.
Điều 3. Chánh Văn phòng
Uỷ ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Nội vụ; Thủ trưởng các sở, ban, ngành; các tổ
chức chính trị - xã hội; tổ chức xã hội; tổ chức xã hội - nghề nghiệp; các tổ
chức kinh tế; các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân
các huyện, thị; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các xã, phường, thị trấn chịu trách
nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TM. ỦY BAN
NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Lý Hải Hầu
|
QUY ĐỊNH
CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ TỈNH CAO BẰNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 343/2010/QĐ-UBND ngày 16 tháng 3 năm 2010 của
Uỷ ban nhân dân tỉnh Cao Bằng)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng
điều chỉnh
1. Quy định này được áp dụng với các Sở, ban,
ngành; Uỷ ban nhân dân các huyện, thị; các tổ chức chính trị - xã hội; tổ chức
xã hội; tổ chức xã hội - nghề nghiệp; các tổ chức kinh tế; các đơn vị lực lượng
vũ trang nhân dân; Uỷ ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn trong phạm vi toàn
tỉnh (gọi chung là các cơ quan, tổ chức).
2. Đối tượng điều chỉnh của Quy định này là công
tác quản lý văn thư và lưu trữ
a) Công tác văn thư gồm các công việc về soạn thảo,
ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình
hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu
trữ; quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư.
b) Công tác lưu trữ gồm các công việc về thu thập,
chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài
liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Điều 2. Giải thích từ ngữ
Trong Quy định này những từ ngữ dưới đây được hiểu
như sau
1. “Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh
máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức;
“Bản chính văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội
dung và thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành. Bản chính có thể được
làm thành nhiều bản có giá trị như nhau;
4. “Bản sao y bản chính” là bản sao đầy đủ,
chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản
sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chớnh;
5. “Bản trích sao” là bản sao một phần nội dung
của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được
thực hiện từ bản chính;
6. “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội
dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể
thức quy định;
7. “Danh mục hồ sơ” là bản kê những hồ sơ mà cơ
quan, tổ chức có ghi thời hạn bảo quản, danh mục hồ sơ được lập từng năm vào dịp
cuối năm để sử dụng cho năm tới;
8. “Hồ sơ” là một tập văn bản, tài liệu có liên
quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc
một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc
của một cá nhân;
9. “Lập hồ sơ” là việc tập hợp và sắp xếp văn bản,
tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ
theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
10. “Tài liệu văn thư” là văn bản, tài liệu khác
được hỡnh thành trong quỏ trỡnh hoạt động của cơ quan, tổ chức.
11. “Lưu trữ hiện hành” là bộ phận lưu trữ của
cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu
trữ được tiếp nhận từ các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức.
12. “Lưu trữ lịch sử” là cơ quan lưu trữ có nhiệm
vụ thu thập, bảo quản lâu dài và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận
từ lưu trữ hiện hành và các nguồn tài liệu khác.
13. “Bảo hiểm tài liệu lưu trữ” là việc thực hiện
các biện pháp sao chụp, bảo quản tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ chuyên dụng
riêng biệt tách rời bản chính, bản gốc đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý,
hiếm nhằm bảo vệ an toàn tài liệu đó.
Điều 3. Trách nhiệm quản
lý, thực hiện công tác văn thư và lưu trữ
1. Sở Nội vụ có trách nhiệm tham mưu, giúp Uỷ
ban nhân dân tỉnh quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; chỉ đạo, hướng
dẫn, kiểm tra việc chấp hành các chế độ, quy định pháp luật về văn thư, lưu trữ;
hướng dẫn kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo quản và tổ chức
sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh và Trung
tâm Lưu trữ tỉnh.
2. Trung tâm Lưu trữ tỉnh có trách nhiệm trực tiếp
quản lý kho lưu trữ; tiếp nhận tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thuộc
diện nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh; thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý,
xác định giá trị tài liệu; sắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ; phục vụ khai
thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
3. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức; Chủ tịch Uỷ
ban nhân dân huyện, thị; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn
trong phạm vi quyền hạn và nhiệm vụ được giao có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn,
tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của Nhà nước và của Uỷ
ban nhân dân tỉnh.
4. Lưu trữ huyện quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử
của huyện; tổ chức chỉnh lý, phân loại, lập mục lục hồ sơ tài liệu lưu trữ và tổ
chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;
5. Mọi cá nhân trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ có trách nhiệm thực
hiện Quy định này và các quy định khác của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.
Điều 4. Tổ chức, nhiệm vụ của
văn thư và lưu trữ cơ quan
1. Các cơ quan, tổ chức căn cứ vào khối lượng
công việc cần có bộ phận chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ (nhiệm vụ cụ
thể quy định tại chương II và chương III của Quy định này).
2. Phòng Nội vụ các huyện tham mưu, giúp Uỷ ban
nhân dân huyện hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp
hành chế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; hướng dẫn, kiểm
tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo quản và tổ chức sử dụng tài
liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện và Lưu trữ huyện.
Điều 5. Cán bộ văn thư và
cán bộ lưu trữ
Cán bộ làm công tác văn thư và lưu trữ trong cơ
quan, tổ chức phải được đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ đảm bảo tiêu
chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của Nhà nước;
có trách nhiệm thực hiện đúng các quy định của pháp luật về công tác văn thư,
lưu trữ.
Điều 6. Kinh phí cho hoạt động
văn thư, lưu trữ
Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức; Chủ tịch Uỷ ban
nhân dân các huyện, thị có trách nhiệm bố trí kinh phí trong dự toán ngân sách
được giao hàng năm để cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ, mua sắm trang thiết bị
chuyên dùng, văn phòng phẩm, ứng dụng khoa học công nghệ phục vụ cho hoạt động
nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ.
Điều 7. Công tác văn thư và
lưu trữ liên quan đến bảo vệ bí mật Nhà nước
Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ
liên quan đến bảo vệ bí mật Nhà nước trong cơ quan, tổ chức phải thực hiện
nghiêm quy định của Pháp luật Bảo vệ bí mật Nhà nước.
Chương II
CÔNG TÁC VĂN THƯ
Mục 1. SOẠN THẢO, BAN HÀNH
VĂN BẢN
Điều 8. Hình thức văn bản
1. Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của
Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 03 tháng 6 năm 2008 và Luật Ban
hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày
03 tháng 12 năm 2004.
a) Hội đồng nhân dân các cấp ban hành Nghị quyết
để thi hành văn bản pháp luật của Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội và các
văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên;
b) Uỷ ban nhân dân các cấp ban hành Quyết định
và Chỉ thị để thi hành văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Ủy ban Thường vụ
Quốc Hội, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên; Nghị quyết của Hội đồng
nhân dân cùng cấp.
2. Văn bản hành chính tất cả các cơ quan, tổ chức
đều được ban hành gồm: Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) quy chế, quy định,
thông báo, thông cáo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo
cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả
thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu,
giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận, giấy xác nhận, phiếu gửi, phiếu
chuyển....
Điều 9. Thể thức văn bản
1. Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản
hành chính
a) Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản
hành chính bao gồm các thành phần sau:
- Quốc hiệu;
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
- Số, ký hiệu của văn bản;
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;
- Nội dung văn bản;
- Chức vụ, họ tờn và chữ ký của người có thẩm
quyền;
- Dấu của cơ quan, tổ chức;
- Nơi nhận;
- Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản
loại khẩn, mật).
b) Đối với công văn, công điện, giấy giới thiệu,
giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển, ngoài các thành phần được quy định tại điểm
a của khoản này, có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-mail; số điện
thoại, số Telex, số Fax.
c) Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản do Bộ
trưởng Bộ Nội vụ và Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ quy định.
2. Thể thức văn bản chuyên ngành
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên
ngành thực hiện theo quy định của Bộ chuyên ngành.
3. Thể thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức
chính trị - xã hội
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức
chính trị, tổ chức chính trị - xó hội do người đứng đầu cơ quan Trung ương của
tổ chức chớnh trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định.
4. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi
với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài được thực hiện theo thông lệ quốc
tế.
Điều 10. Soạn thảo văn bản
1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được
thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 03
tháng 6 năm 2008 và Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân
dân và Uỷ ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004.
2. Việc soạn thảo văn bản khác được thực hiện
như sau
a) Căn cứ tính chất, nội dung văn bản cần soạn
thảo, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc
chủ trì soạn thảo.
b) Đơn vị, cá nhân có trách nhiệm xác định hình
thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập xử lý
thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản; trình duyệt bản thảo văn bản kèm
theo tài liệu có liên quan. Những văn bản có tính chất quan trọng, phức tạp xét
thấy cần thiết thì tham khảo ý kiến của các cơ quan, đơn vị và cá nhân có liên
quan trước khi trình duyệt.
Điều 11. Duyệt bản thảo, sửa
chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền
ký văn bản duyệt;
2. Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản
đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định.
Điều 12. Đánh máy
Việc đánh máy văn bản phải đảm bảo những yêu cầu
sau
1. Đánh máy, hoàn chỉnh văn bản đúng nguyên văn
bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện có
sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy, hoàn chỉnh văn bản
phải hỏi lại người duyệt bản thảo đó;
2. Giữ bí mật nội dung văn bản trong thực hiện
đánh máy, hoàn chỉnh văn bản đúng quy định.
Điều 13. Kiểm tra văn bản
trước khi ký ban hành
1. Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn
thảo, hoàn chỉnh văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của
nội dung văn bản.
2. Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân các cấp,
Chánh Văn phòng các sở, ban, ngành, Trưởng phòng Hành chính cơ quan, đơn vị;
người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công
tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về
hình thức, thể thức, kỹ thật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.
Điều 14. Ký văn bản
1. Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ
Thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả các văn bản
của cơ quan, tổ chức. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của
mình ký thay (KT). Các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
2. Đối với các cơ quan, tổ chức làm việc chế độ
tập thể
a) Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan,
tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo Điều lệ của tổ chức, phải được
thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được quy định như
sau:
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM) tập
thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức;
- Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên
giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể ký thay (KT) người đứng đầu cơ
quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản
thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
- Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền
cho một số cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa ủy quyền (TUQ) một số văn
bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được quy định bằng văn bản
và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được ủy quyền không được ủy
quyền lại cho người khác ký.
b) Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có thể giao cho
Chánh Văn phòng, Trưởng phòng hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh
(TL) một số loại văn bản hành chính thông thường. Việc giao ký thừa lệnh phải
được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư, lưu
trữ của cơ quan, đơn vị.
c) Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng
mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.
Điều 15. Nhân bản văn bản
Bộ phận văn thư cơ quan, đơn vị thực hiện nhân bản
đúng số lượng, đảm bảo thời gian và giữ bí mật theo đúng quy định.
Điều 16. Bản sao văn bản
1. Các hình thức bản sao văn bản gồm bản sao y bản
chính, bản trích sao và bản sao lục
2. Thể thức bản sao được quy định gồm tên cơ
quan, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm
sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức
sao văn bản; nơi nhận.
3. Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao
lục được thực hiện theo đúng quy định tại Quy định này có gía trị pháp lý như bản
chính.
4. Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản
không được thực hiện theo đúng thể thức quy định tại Khoản 2 Điều này chỉ có
giá trị thông tin, tham khảo.
Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN
Điều 17. Trình tự quản lý
văn bản đến
Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến
cơ quan, tổ chức (gọi chung là văn bản đến) phải được quản lý theo trình tự: Tiếp
nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến; giải quyết và theo
dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Điều 18. Tiếp nhận, đăng ký
văn bản đến
Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập
trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn
bản đến không được đăng ký tại văn thư thì các đơn vị, cá nhân không có trách
nhiệm giải quyết.
Điều 19. Trình, chuyển giao
văn bản đến
1. Văn bản đến phải được kịp thời trình cho người
có trách nhiệm và chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết. Văn bản đến
có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
2. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính
xác và giữ bí mật nội dung văn bản và phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.
Điều 20. Giải quyết và theo
dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ
đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức
được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự ủy nhiệm của Thủ trưởng
và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
2. Căn cứ nội dung văn bản đến, Thủ trưởng cơ
quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Đơn vị hoặc cá nhân có
trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy
định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức.
3. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có thể giao cho
Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm xem
xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp; phân
văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết
văn bản đến.
Điều 21. Trình tự quản lý
văn bản đi
Tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành (gọi
chung là văn bản đi) phải được quản lý theo trình tự: Kiểm tra thể thức, hình
thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản; đóng dấu
cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); đăng ký văn bản đi; làm thủ tục, chuyển
phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; lưu văn bản đi.
Điều 22. Chuyển phát văn bản
đi
1. Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn
thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày
làm việc tiếp theo.
2. Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng
Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh.
Điều 23. Việc lưu văn bản
đi
1. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản
chính; một bản lưu tại văn thư cơ quan, tổ chức và một bản lưu trong hồ sơ công
việc. Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan, tổ chức phải là bản ký trực tiếp
và được sắp xếp thứ tự đăng ký.
2. Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản
quan trọng khác của cơ quan, tổ chức phải được làm bằng loại giấy tốt và được
in bằng mực bền lâu.
Mục 3. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON
DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ
Điều 24. Quản lý và sử dụng
con dấu
1. Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công
tác văn thư được thực hiện theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm
2001 của Chính phủ và Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2009 của
Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24
tháng 8 năm 2001 của Chính phủ.
2. Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao
cho nhân viên văn thư và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có
trách nhiệm thực hiện những quy định sau
a) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được
phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;
b) Nhân viên văn thư phải tự tay đóng dấu vào
các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức. Chỉ được đóng dấu vào những văn bản,
giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền; không được đóng dấu khống
chỉ;
3. Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và
con dấu của Văn phòng hay đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau
Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải
đóng dấu của cơ quan, tổ chức; những văn bản do Văn phòng hay đơn vị ban hành
trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu Văn phòng hay dấu của đơn vị
đó.
Điều 25. Đóng dấu
1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều
và dùng đúng loại mực dấu quy định;
2. Khi đóng dấu lên chữ ký phải chùm lên khoảng
1/3 chữ ký về phía bên trái;
3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản
chính phải do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, chùm
lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên phụ lục;
4. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn
bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng
cơ quan quản lý ngành.
Mục 4. LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ
GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC
Điều 26. Nội dung việc lập
hồ sơ hiện hành và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm
a) Mở hồ sơ;
b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình
thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ;
c) Kết thúc và biên mục hồ sơ.
2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập
a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng,
nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan, tổ chức;
b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải
có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc
hay trình tự giải quyết công việc;
c) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải
có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
Điều 27. Giao nộp tài liệu
vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức
1. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong
cơ quan, tổ chức
a) Các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức
phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của
cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định tại khoản 2 Điều này.
b) Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những
hồ sơ, tài liệu đó đến hạn nộp lưu thỡ phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện
hành của cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm.
c) Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi
nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài
liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm.
2. Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện
hành được quy định như sau:
a) Tài liệu hành chính sau một năm kể từ năm
công việc kết thúc;
b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học
và công nghệ sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức;
c) Tài liệu xây dựng cơ bản sau ba tháng kể từ
khi công trình được quyết toán;
d) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài
liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác sau ba tháng kể từ khi công việc kết
thúc.
3. Thủ tục giao nộp
Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục
hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “Biên bản giao nhận tài liệu”. Đơn vị hoặc
cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại
một bản.
Điều 28. Trách nhiệm đối với
công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm
chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối
với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình.
2. Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính, người
được giao trách nhiệm có nhiệm vụ
a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức
trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài
liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới;
b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại cơ quan, tổ chức mình.
3. Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức
chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo
quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành của cơ quan,
tổ chức.
4. Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc,
mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó.
Chương III
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Mục 1. CÔNG TÁC THU THẬP,
CHỈNH LÝ TÀI LIỆU
Điều 29. Thu thập hồ sơ,
tài liệu vào lưu trữ cơ quan
1. Hàng năm, lưu trữ cơ quan có trách nhiệm: lập
kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu; phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định hồ
sơ, tài liệu cần thu thập; hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu
giao nộp và thống kê thành "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu";
2. Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp
nhận tài liệu; Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập "biên bản giao nhận tài
liệu".
3. "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu"
và "Biên bản giao nhận tài liệu" được lập thành hai bản theo mẫu thống
nhất do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn. Đơn vị hoặc cá nhân nộp lưu
và lưu trữ cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản.
Điều 30. Thu thập tài liệu
vào lưu trữ lịch sử
1. Trung tâm Lưu trữ tỉnh; Lưu trữ cấp huyện có
thẩm quyền thu thập tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của
các cơ quan, tổ chức sau
a) Các cơ quan, tổ chức Nhà nước cùng cấp ở địa
phương;
b) Các doanh nghiệp Nhà nước do Chủ tịch Uỷ ban
nhân dân tỉnh quyết định thành lập và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của
pháp luật;
c) Các tổ chức khác theo quy định của pháp luật.
d) Các cá nhân, gia đình, dòng họ tự nguyện tặng
cho, ký gửi hoặc bán tài liệu lưu trữ.
2. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức
a) Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo đúng
thời hạn quy định. Trường hợp cơ quan, tổ chức muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu đã
đến thời hạn giao nộp phải được sự đồng ý bằng văn bản của lưu trữ lịch sử có
thẩm quyền thu thập;
b) Giao nộp tài liệu trên cơ sở hồ sơ hoặc đơn vị
bảo quản được thống kê thành "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu"; giao
nộp đầy đủ hộp, cặp và công cụ tra cứu kèm theo; vận chuyển tài liệu đến nơi
giao nộp.
3. Trách nhiệm của lưu trữ lịch sử: Lập kế hoạch
thu thập tài liệu; phối hợp với lưu trữ hiện hành lựa chọn tài liệu cần thu thập;
hướng dẫn lưu trữ hiện hành chuẩn bị tài liệu giao nộp; chuẩn bị kho tàng và
các phương tiện để tiếp nhận tài liệu; tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập
"Biên bản giao nhận tài liệu".
"Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" và
"Biên bản giao nhận tài liệu" được lập thành hai bản theo mẫu thống
nhất do cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn. Lưu trữ của cơ quan, tổ chức
và lưu trữ lịch sử giữ mỗi loại một bản.
4. Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp
lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh; lưu trữ cấp huyện do Chủ tịch Ủy ban
nhân dân cùng cấp phê duyệt.
Thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử
các cấp thực hiện theo hướng dẫn của Trung tâm lưu trữ tỉnh và lưu trữ cấp huyện.
5. Thời hạn giao nộp các loại tài liệu lưu trữ lịch
sử:
a) Tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa
học, ứng dụng khoa học và công nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản sau năm năm, kể từ
năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức;
b) Tài liệu phim, ảnh, mi-crô-phim; tài liệu ghi
âm, ghi hình, tài liệu khác: sau hai năm kể từ năm tài liệu được giao nộp vào
lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức;
c) Tài liệu của các ngành quốc phòng, Công an
sau ba mươi năm kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của các
cơ quan, tổ chức, trừ tài liệu chưa được giải mật và tài liệu còn giá trị hiện
hành.
6. Quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ
chức khác
Tài liệu lưu trữ hỡnh thành trong hoạt động của
các cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh
và lưu trữ huyện được quản lý tại lưu trữ của cơ quan, tổ chức theo quy định của
Quy định này và quy định của pháp luật có liên quan.
Điều 31. Chỉnh lý tài liệu
1. Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉnh lý
tài liệu của mình; tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt được các yêu cầu sau:
a) Phân loại và lập xong hồ sơ hoàn chỉnh; xác định
thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ hiện hành; xác định tài
liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy đối
với lưu trữ lịch sử;
b) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu; lập Mục lục hồ
sơ, tài liệu; lập Danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu hủy.
2. Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu được thực hiện
theo quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Điều 32. Xác định giá trị
tài liệu
1. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được
các yêu cầu sau
a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và
tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính bằng số lượng năm;
b) Xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra để
tiêu hủy.
2. Lưu trữ các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm
xây dựng trình cấp có thẩm quyền ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu của
cơ quan, tổ chức trên cơ sở bằng thời hạn bảo quản mẫu của lưu trữ cấp trên.
Điều 33. Hội đồng xác định
giá trị tài liệu của cơ quan
1. Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, các
cơ quan, tổ chức phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng có
nhiệm vụ tư vấn cho Thủ trưởng cơ quan, tổ chức về việc quyết định Mục lục hồ
sơ, tài liệu giữ lại bảo quản; Danh mục tài liệu hết giá trị.
2. Thành phần của Hội đồng xác định giá trị tài
liệu gồm
a) Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp
huyện và người đứng đầu đối với cơ quan, tổ chức khác: Chủ tịch Hội đồng;
b) Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu: Ủy viên
c) Đại diện của Lưu trữ cơ quan, tổ chức : Ủy
viên
3. Hội đồng làm việc theo phương thức sau đây
a) Từng thành viên trong Hội đồng xem xét Mục lục
hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản; Danh mục tài liệu hết giá trị; đối với Danh mục
tài liệu hết giá trị, cần kiểm tra thực tế tài liệu;
b) Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo
đa số;
c) Thông qua biên bản, trình Thủ trưởng cơ quan,
tổ chức quyết định.
Điều 34. Tiêu hủy tài liệu
hết giá trị
1. Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu
huỷ được quy định như sau:
a) Lưu trữ tỉnh thẩm tra tài liệu của lưu trữ tỉnh,
lưu trữ huyện và của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu
trữ tỉnh;
b) Lưu trữ huyện thẩm tra tài liệu của các cơ
quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ huyện và của xã;
c) Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp trên thẩm
tra tài liệu của các đơn vị trực thuộc không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào
lưu trữ lịch sử.
2. Thẩm quyền quyết định tiêu huỷ tài liệu hết
giá trị
a) Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quyết định
tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản tại lưu trữ tỉnh;
b) Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn
nộp lưu tài liệu vào lưu trữ tỉnh quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của
cơ quan, tổ chức sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của lưu trữ tỉnh;
c) Chủ tịch ủy ban nhân dân cấp huyện quyết định
tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản tại lưu trữ huyện sau khi có ý kiến thẩm
định bằng văn bản của lưu trữ tỉnh;
d) Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn
nộp lưu tài liệu vào lưu trữ huyện quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của
cơ quan, tổ chức mình sau khi cú ý kiến thẩm định bằng văn bản của lưu trữ huyện;
e) Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã quyết định
tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của xó sau khi cú ý kiến thẩm định bằng văn bản của
lưu trữ huyện;
g) Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức không thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu vào các Trung tâm lưu trữ quốc gia, lưu trữ tỉnh, lưu trữ
huyện quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức mình sau
khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp.
3. Tiêu hủy tài liệu hết giá trị
a) Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị chỉ được
thực hiện sau khi có quyết định bằng văn bản của người có thẩm quyền; khi tiêu
hủy tài liệu phải hủy hết thông tin trong tài liệu;
b) Việc tiêu hủy tài liệu phải được lập thành
biên bản có xác nhận của người thực hiện việc tiêu hủy và cơ quan, tổ chức có
tài liệu; hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ
quan, tổ chức có tài liệu bị tiêu hủy trong thời gian ít nhất hai mươi năm, kể
từ ngày tiêu hủy tài liệu;
c) Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải đảm bảo
đúng qui định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Mục 2. THỐNG KÊ, BẢO QUẢN
TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN
Điều 35. Thống kê tài liệu
lưu trữ
1. Đối tượng thống kê tài liệu lưu trữ bao gồm
thống kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ
và cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ. Thống kê lưu trữ được thực
hiện theo chế độ định kỳ. Số liệu thống kê lưu trữ định kỳ hàng năm được tính từ
0 giờ ngày 01 tháng 01 đến 24 giờ ngày 31 tháng 12.
2. Việc gửi báo cáo thống kê lưu trữ: Uỷ ban
nhân dân cấp xã, các phòng, ban và cơ quan, tổ chức thuộc huyện gửi báo cáo về
Phòng Nội vụ các huyện, thị; các cơ quan, tổ chức khác thuộc tỉnh gửi báo cáo về
Sở Nội vụ; Sở Nội vụ tổng hợp và báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
3. Các cơ quan, tổ chức thực hiện chế độ báo cáo
thống kê theo mẫu và thời hạn theo quy định của Bộ Nội vụ và của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước.
Điều 36. Bảo quản tài liệu
lưu trữ
1. Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải được
bảo vệ, bảo quản an toàn trong kho lưu trữ;
2. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ
đạo thực hiện các quy định sau đây về bảo quản tài liệu lưu trữ
a) Xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu
chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy; nổ; phòng chống
thiên tai; phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ;
b) Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương
tiện bảo quản tài liệu lưu trữ, duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với từng
loại hình tài liệu lưu trữ; thực hiện các biện pháp phòng, chống côn trùng, nấm
mốc, khử a-xít và các tác nhân khác gây hư hỏng tài liệu.
c) Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng
hoặc có nguy cơ bị hư hỏng;
d) Thực hiện chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ đối
với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm.
Mục 3. TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ
DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 37. Đối tượng và thủ tục
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Đối tượng được phép khai thác sử dụng tài liệu
lưu trữ:
a) Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được khai thác,
sử dụng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh và Lưu trữ
các huyện để phục vụ yêu cầu công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính
đáng của mình theo quy định của pháp luật.
b) Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh quy định về sử dụng tài
liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức có tài liệu và các quy định của pháp luật có
liên quan.
c) Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ phải trả phí khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định của
pháp luật.
2. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch
sử:
a) Người đến khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu
trữ lịch sử vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của
cơ quan, tổ chức nơi công tác; vì mục đích cá nhân phải có đơn xin sử dụng tài
liệu và có Giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu (nếu là người nước ngoài);
trường hợp nghiên cứu chuyên đề phải có thêm đề cương nghiên cứu.
b) Người xin cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ
gián tiếp hoặc từ xa vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị của cơ quan, tổ
chức nơi công tác; vì mục đích cá nhân phải có đơn xin cung cấp thông tin tài
liệu lưu trữ có xác nhận của cơ quan, tổ chức nơi công tác hoặc của chính quyền
địa phương nơi cư trú.
3. Thẩm quyền cho phộp khai thác tài liệu lưu trữ
và mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài
a) Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh cho phép khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại lưu trữ lịch sử của địa phương mình;
cho phép mang tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rói bảo quản tại Lưu trữ tỉnh.
b) Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện cho phép khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại lưu trữ lịch sử của địa phương
mình; cho phép mang tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi bảo quản tại Lưu trữ
huyện.
c) Giám đốc Trung tâm lưu trữ cho phép khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm lưu trữ tỉnh, trừ tài liệu
thuộc danh mục bí mật Nhà nước và tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm.
d) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức khác cho phép
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình; cho phép mang
tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rói của cơ quan, tổ chức. Thủ tục khai thác,
sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành do người đứng đầu cơ quan, tổ chức
quy định.
Điều 38. Các hình thức tổ
chức sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Tổ chức phòng đọc để độc giả nghiên cứu tài
liệu tại phòng đọc;
2. Cấp bản sao và chứng thực tài liệu lưu trữ.
a) Người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ thì cho phép sao tài liệu lưu trữ;
b) Việc sao tài liệu lưu trữ phải có cơ quan, tổ
chức trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ thực hiện.
3. Công bố tài liệu lưu trữ
Việc tổ chức công bố tài liệu lưu trữ phải đảm bảo
thực hiện đúng quy định của pháp luật
a) Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện
cho phép công bố tài liệu được sử dụng rộng rãi bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ
tỉnh và Lưu trữ huyện;
b) Thủ trưởng cơ quan, tổ chức cho phép công bố
tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi của cơ quan, tổ chức.
Điều 39. Quản lý việc sử dụng
tài liệu lưu trữ
Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phải có
các loại sổ sách để theo dõi, quản lý như: Sổ đăng ký độc giả, sổ cho mượn tài
liệu lưu trữ.
Chương IV
KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM
VÀ KHIẾU NẠI, TỐ CÁO
Điều 40. Khen thưởng
Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích
trong công tác văn thư và lưu trữ sẽ được khen thưởng theo quy định của pháp luật.
Điều 41. Xử lý vi phạm
Người nào vi phạm quy định này và các quy định
khác của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ thì tùy theo tính chất, mức độ
vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm
hình sự theo quy định của pháp luật.
Điều 42. Khiếu nại, tố cáo
1. Tổ chức, cá nhân có quyền khiếu nại, tố cáo đối
với các hành vi vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;
2. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo trong công
tác văn thư, lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố
cáo.
Chương V
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 43. Các sở, ban,
ngành, các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp;
tổ chức kinh tế; các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân; Uỷ ban nhân dân các
huyện, thị; Uỷ ban nhân dân các xã, phường, thị trấn căn cứ vào quy định này
xây dựng quy chế hoặc quy định chi tiết về công tác văn thư và lưu trữ cho phù
hợp với phạm vi đơn vị mình, ngành mình quản lý./.