|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH QUẢNG NINH
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 32/2019/QĐ-UBND
|
Quảng
Ninh, ngày 31 tháng 10 năm 2019
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN
HÌNH TRỰC TUYẾN TỈNH QUẢNG NINH
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NINH
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật ngày 22/06/2015;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin
ngày 29/6/2006;
Căn cứ Luật An toàn thông tin mạng
ngày 19/11/2015;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP
ngày 10/4/2007 của Chính phủ, quy định về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt
động của cơ quan nhà nước;
Theo đề nghị của Sở Thông tin và
Truyền thông tại Tờ trình số 805/TTr-STTTT ngày 10/10/2019 về việc ban hành Quy
chế quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị truyền
hình trực tuyến trên địa bàn tỉnh Quảng Ninh; Báo cáo thẩm định số 225/BC/STP ngày 04/10/2019 của Sở Tư pháp,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết
định này Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực
tuyến tỉnh Quảng Ninh.
Điều 2. Quyết định này có hiệu
lực kể từ ngày 15 tháng 11 năm 2019.
Các Ông (bà): Chánh Văn phòng Tỉnh ủy,
Chánh Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh; Thủ trưởng các sở, ban, ngành,
đoàn thể, tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh; Bí thư các huyện ủy, thị ủy,
thành ủy; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố; Giám
đốc Công ty Điện lực Quảng Ninh; Giám đốc Viễn thông Quảng Ninh; UBND các xã,
phường, thị trấn và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị liên quan chịu trách nhiệm
thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Bộ TT&TT (b/c);
- CT các PCT UBND tỉnh;
- Như Điều 3;
- V0-4, các CVNCTH;
- TTTT; HC-TC-QT-TV;
- Cổng thông tin điện tử tỉnh;
- Lưu: VT, XD6.
N.05-QĐ10.05
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
CHỦ TỊCH
Nguyễn Văn Thắng
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN TỈNH
QUẢNG NINH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 32/2019/QĐ-UBND, ngày 31/10/2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng
Ninh)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh
Quy chế này quy định việc quản lý, vận
hành và sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Quảng Ninh để tổ
chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, tập huấn, bồi dưỡng, trao đổi chuyên
môn, chuyên đề nghiệp vụ (sau đây gọi chung là Hội nghị) giữa các cơ quan, đơn
vị cấp tỉnh với các cơ quan, đơn vị cấp huyện, cấp xã.
Điều 2. Đối tượng
áp dụng
Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng Đoàn
ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh; các Ban Đảng của Tỉnh ủy, các Ban của HĐND tỉnh, các sở,
ban, ngành, Ủy ban MTTQ tỉnh và đoàn thể chính trị - xã hội cấp tỉnh; Các huyện
ủy, thị ủy, thành ủy; UBND cấp huyện, thị xã, thành phố và các đơn vị khác có
liên quan khai thác, sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến của tỉnh
Quảng Ninh.
Điều 3. Giải
thích từ ngữ
1. Hội nghị truyền hình trực tuyến
(sau đây gọi tắt là HNTHTT): Là hình thức hội nghị sử dụng hệ thống thiết bị để
truyền tải hình ảnh, âm thanh giữa các phòng họp ở nhiều địa điểm khác nhau
(các điểm cầu) kết nối qua hệ thống mạng viễn thông, giúp các đại biểu tham gia
họp trực tuyến tại các phòng họp khác nhau có thể nhìn thấy nhau và tương tác
như đang cùng ngồi trong cùng một phòng họp.
2. Hệ thống HNTHTT tỉnh Quảng Ninh:
Là hệ thống kết nối điểm cầu trung tâm, điểm cầu chủ tọa và các điểm cầu vệ
tinh thông qua mạng truyền số liệu chuyên dùng (hình thức thuê dịch vụ của Viễn
thông Quảng Ninh) với thiết bị điều khiển trung tâm (MCU) đặt tại VNPT Quảng
Ninh và các thiết bị đầu cuối đặt tại
các điểm cầu. Hệ thống HNTHTT tỉnh Quảng Ninh được triển khai bao gồm 3 cấp (cấp
tỉnh; cấp huyện; cấp xã):
a) Cấp tỉnh: Các điểm cầu tại Văn
phòng Tỉnh ủy, Văn Phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh và các sở, ban, ngành.
b) Cấp huyện: 14 điểm cầu tại Thành ủy,
Huyện ủy, Thị ủy và 14 điểm cầu tại Ủy ban nhân dân cấp
huyện, thị xã, thành phố.
c) Cấp xã: 186 điểm cầu tại 186 Ủy
ban nhân dân xã, phường, thị trấn.
Hệ thống Hội nghị truyền hình tỉnh (kết
nối với điểm cầu các cơ quan Đảng, các cơ quan đơn vị thuộc Bộ Chỉ huy Quân sự
tỉnh, Bộ chỉ huy BĐBP tỉnh, Công an tỉnh, Hải quan tỉnh, Trụ sở tiếp dân -
Thanh tra tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông, Liên cơ quan
số 4, Tòa án tỉnh, Trung tâm Điều hành sản xuất than Quảng Ninh, Đảng bộ Than Cẩm Phả, Công ty than Uông Bí (các điểm có thể mở rộng khi có yêu cầu).
3. Cơ quan chủ trì cuộc họp: Là cơ
quan đưa ra yêu cầu, nội dung của cuộc họp hoặc cơ quan tham mưu tổ chức cuộc họp
do lãnh đạo Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp
huyện chủ trì...
4. Điểm cầu trung tâm: Là nơi lắp đặt
thiết bị điều khiển đa điểm cầu (Multipoint Control Unit: MCU) để kết nối điểm
cầu chủ tọa với các điểm cầu vệ tinh nhằm thiết lập HNTHTT
của tỉnh. Điểm cầu trung tâm hiện được đặt và quản lý tại Viễn thông Quảng
Ninh.
5. Điểm cầu chủ tọa: Là điểm cầu được
sử dụng để chủ trì mỗi cuộc HNTHTT cụ thể; Điểm cầu chủ tọa có thiết bị và được
cài đặt phần mềm có thể điều khiển và cho phép các điểm cầu vệ tinh tương tác để
tham gia vào HNTHTT của tỉnh. Các phòng họp có thể làm điểm cầu chủ tọa được đặt
tại địa điểm: Văn phòng Tỉnh ủy, Văn Phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh, Hội
trường A- Trung tâm tổ chức hội nghị tỉnh và các điểm cầu khác do cơ quan chủ trì đề nghị thiết lập làm điểm cầu chủ tọa.
6. Điểm cầu vệ tinh: Là điểm cầu được
lắp đặt thiết bị để kết nối với điểm cầu trung tâm, điểm cầu chủ tọa và các điểm
cầu khác thuộc hệ thống HNTHTT của tỉnh. Điểm cầu vệ tinh được đặt tại các địa
điểm: 14 huyện, 186 điểm cầu các xã, Bộ chỉ huy quân sự tỉnh, Bộ chỉ huy Bộ đội
Biên phòng tỉnh, Công an tỉnh, Hải quan tỉnh, Trụ sở tiếp
dân - Thanh tra tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông, Liên
cơ quan số 4, Tòa án tỉnh, Trung tâm Điều hành sản xuất than Quảng Ninh, Đảng bộ than Cẩm Phả, Công ty
than Uông Bí và các điểm khác khi được mở rộng.
7. Phòng họp trực tuyến: Là phòng họp
tại các điểm cầu được bố trí tại trụ sở các cơ quan và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về thiết bị, kết nối để phục vụ các HNTHTT.
8. Cán bộ kỹ thuật:
Là cán bộ công chức, viên chức tại các cơ quan đơn vị được phân công phụ trách
vận hành hệ thống thiết bị trực tuyến, và cán bộ kỹ thuật của VNPT được phân công phụ trách hỗ trợ kỹ thuật
cho các điểm cầu trực tuyến.
Chương II
CÁC QUY ĐỊNH CỤ
THỂ
Điều 4. Quy định
đối với các phòng họp trực tuyến
1. Phòng họp trực tuyến tại các điểm
cầu chủ tọa
- Phòng họp trực tuyến tại Văn phòng
Tỉnh ủy: Phục vụ các HNTHTT do Tỉnh ủy, các Ban Đảng của Tỉnh ủy chủ trì tổ chức.
- Phòng họp trực tuyến tại Văn phòng
Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh: Phục vụ các HNTHTT do Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh
chủ trì tổ chức.
- Phòng họp trực tuyến Hội trường
A-Trung tâm tổ chức hội nghị tỉnh: Phục vụ các HNTHTT do Tỉnh chủ trì tổ chức.
2. Phòng họp trực tuyến tại các điểm
cầu vệ tinh
- Phục vụ HNTHTT của huyện ủy, thị ủy,
thành ủy; HĐND và UBND các huyện, thị xã, thành phố; Ủy
ban Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị-xã hội cấp huyện, thị xã và các
đơn vị khác có liên quan khai thác, sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực
tuyến của tỉnh Quảng Ninh.
- Phòng họp trực tuyến được lắp đặt tại
các huyện, thị xã, thành phố, Bộ chỉ huy quân sự tỉnh, Bộ
Chỉ huy Bộ đội Biên phòng tỉnh, Công an tỉnh, Hải quan tỉnh, Trụ sở tiếp dân -
Thanh tra tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông, Liên cơ quan số 4, Tòa án tỉnh,
UBND các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh; Trung tâm Điều hành sản xuất
than Quảng Ninh, Đảng bộ than Cẩm Phả, Công ty than Uông
Bí... phải được ưu tiên sử dụng phục vụ cho các phiên họp trực tuyến từ cấp tỉnh đến cấp xã theo lịch tổ chức HNTHTT của đơn vị chủ trì gửi thông báo.
3. Các phòng họp trực tuyến phải đảm
bảo
- Các điều kiện về kết nối mạng, ánh
sáng, bàn ghế; công tác phòng chống cháy nổ, môi trường,
nguồn điện và các trang thiết bị phục vụ khác để các
HNTHTT đạt kết quả tốt.
- Có sổ ghi biên bản để ghi chép những
thông tin trực kỹ thuật, chất lượng kết nối HNTHTT của các phiên kết nối thử và
phiên HNTHTT chính thức, ghi chép các lỗi xảy ra khi vận hành hệ thống và công tác
xử lý, khắc phục các lỗi (nếu có), ký
xác nhận và lưu giữ sổ để phục vụ việc
kiểm tra định kỳ, đột xuất công tác
duy trì, sử dụng hệ thống HNTHTT tại các đơn vị. Sở Thông tin và Truyền thông
hướng dẫn chi tiết mẫu ghi sổ biên bản đến các đơn vị.
Chương III
QUY TRÌNH VẬN
HÀNH HỆ THỐNG HNTHTT
Điều 5. Quy trình
chung
1. Thông báo tổ chức họp qua hệ thống
HNTHTT
1.1. Cơ quan chủ trì cuộc họp có văn
bản thông báo tổ chức họp qua hệ thống HNTHTT trước ngày họp chính thức ít nhất
03 (ba) ngày làm việc, văn bản này gửi đến các cơ quan, đơn vị sau:
a) VNPT Quảng Ninh để chuẩn bị thiết
bị điều khiển trung tâm và các điều kiện kỹ thuật, đảm bảo mạng truyền số liệu
chuyên dùng phục vụ cuộc họp.
b. Công ty Điện lực tỉnh Quảng Ninh để
có kế hoạch đảm bảo và nguồn điện ổn định phục vụ cuộc họp;
c) Các cơ quan, đơn vị cùng dự họp
(các điểm cầu vệ tinh).
Văn bản thông
báo nêu rõ các nội dung sau:
- Tên cơ quan chủ trì cuộc họp (điểm
cầu trung tâm);
- Số lượng, tên cơ quan thành phần dự
họp (điểm cầu vệ tinh);
- Thời gian tổ chức họp chính thức;
- Thời gian tổ chức vận hành thử.
Cơ quan chủ trì cuộc
họp nếu có nhu cầu ghi lại toàn bộ nội dung, diễn biến cuộc
họp hoặc các yêu cầu về kỹ thuật khác (trình chiếu slide,
phát video,...) cần thông tin cho VNPT Quảng Ninh biết trước khi cuộc họp diễn
ra tối thiểu 01 (một) ngày làm việc để kịp thời chuẩn bị.
1.2. Trường hợp họp đột xuất, khẩn cấp
(như bão, lũ lụt, thiên tai, hỏa hoạn,...) cơ quan chủ trì thông báo bằng điện
thoại cho VNPT Quảng Ninh (số điện thoại: 02033.825.547)
và các đơn vị liên quan ít nhất trước 01 giờ để kịp thời chuẩn bị điều kiện kỹ
thuật phục vụ cuộc họp.
2. Công tác chuẩn bị, vận hành thử hệ
thống HNTHTT trước cuộc họp chính thức
2.1. Các công việc chuẩn bị cho 1 phiên truyền hình hội nghị tổ chức trước cuộc họp chính thức 01 ngày.
Trước khi phiên tổng duyệt diễn ra,
cán bộ kỹ thuật các điểm cầu kiểm tra tình trạng hoạt động các trang thiết bị
phục vụ cho buổi thử nghiệm (thiết bị truyền hình hội nghị,
màn hình, âm thanh, thiết bị mạng,,..) và đảm bảo nguồn điện cho các thiết bị
nêu trên, một số công việc cần phải thực hiện như sau:
- Thiết bị âm thanh:
+ Đối với các phòng họp sử dụng Micro
đa hướng kèm theo thiết bị đầu cuối truyền hình hội nghị (VCS) có độ nhạy cao cần để micro sát bàn chủ tọa, hạn chế các nguồn phát âm thanh không mong muốn tại phòng họp ảnh hưởng đến chất
lượng chung.
+ Đối với các phòng họp có hệ thống
âm thanh chuyên dụng:
i/ Cán bộ kỹ thuật tại điểm cầu này cần
nắm rõ nguyên lý hoạt động của hệ thống, vận hành thành thạo các thiết bị.
ii/ Tiến hành thử toàn bộ micro và
các thành phần khác trước khi kết nối vào phiên tổng duyệt, phiên họp chính thức
(bảo đảm không bị hú, rít, nhiễu);
iii/ Ghi chép các thông số chuẩn của hệ
thống âm thanh và đánh giá chất lượng âm thanh tại mỗi
phiên họp.
- Thiết bị đầu cuối truyền hình hội
nghị (VCS): Bật thiết bị, kiểm tra tình trạng hoạt động, thông số cài đặt của thiết bị, bao gồm:
+ Địa chỉ IP;
+ Chế độ hiển thị hình ảnh (thông thường
mỗi điểm sẽ hiển thị 2 nguồn hình ảnh khác nhau);
+ Kiểm tra tín hiệu âm thanh vào/ra;
+ Chất lượng hình ảnh, khả năng điều
khiển của Camera và đánh dấu các vị trí quay, quét camera nhanh (Preset
camera);
+ Thông số cơ bản khác như định dạng
hình ảnh (HD720p/1080p), băng thông kết nối, băng thông cho trình chiếu dữ liệu,
chế độ triệt vọng,...
+ Đường truyền: Kiểm tra, đánh giá chất
lượng đường truyền đến thiết bị cổng kết nối, thiết bị điều khiển trung tâm
(MCU) (Nếu có sự cố, cần chủ động kiểm tra, xác định lỗi và
liên lạc với đơn vị phụ trách về đường truyền để phối
hợp xử lý).
Bắt đầu kết nối vào phiên tổng duyệt,
các đơn vị sẽ tiến hành thử nghiệm và diễn tập theo kịch bản do đơn vị chủ trì điều
hành. Trong khi thử âm thanh, hình ảnh với điểm cầu trung tâm, cán bộ kỹ thuật
tại điểm cầu vệ tinh cần ngồi đúng vị trí chủ tọa để tiến hành thử nghiệm (đây là vị trí thường xuyên phát biểu). Trong quá trình thử nghiệm, cán bộ kỹ thuật các điểm cầu vệ tinh phối
hợp với cán bộ kỹ thuật điểm cầu chính thực hiện tinh chỉnh và xử lý lỗi (nếu
có) của hệ thống. Giữ nguyên tình trạng của hệ thống sau khi đã tinh chỉnh
thành công.
2.2. Các nội dung thực hiện trước khi
bắt đầu diễn ra phiên họp
- Trước khi diễn ra phiên họp 01 giờ
30 phút, cán bộ kỹ thuật các điểm cầu cần có mặt tại phòng họp các điểm cầu; đảm bảo các trang thiết
bị tại phòng họp không có sự thay đổi so với buổi thử nghiệm trước đó.
- Kiểm tra trạng thái hoạt động và đảm
bảo việc cung cấp nguồn điện ổn định đầy đủ cho các thiết bị: VCS, màn hình, âm
thanh, thiết bị mạng trong suốt phiên họp.
- Cán bộ kỹ thuật tại điểm cầu trung
tâm bắt đầu kết nối với thiết bị tại các điểm cầu vệ tinh; nếu thấy không có kết
nối với điểm cầu trung tâm thì cán bộ kỹ thuật trực tại các điểm cầu vệ tinh
liên lạc với cán bộ kỹ thuật ở điểm cầu trung tâm để xác định nguyên nhân và chủ
động phối hợp với cán bộ của VNPT Quảng Ninh tại khu vực đó để khắc phục kịp thời.
- Sau khi hoàn tất quá trình kết nối,
từ đầu cầu trung tâm, cán bộ kỹ thuật của VNPT Quảng Ninh sẽ tiến hành thử tiếng
và hình ảnh các điểm cầu, nếu thấy chất lượng chưa tốt, cán bộ kỹ thuật tại các
đầu cầu thông báo ngay với cán bộ của VNPT Quảng Ninh để phối hợp xử lý. Trong
quá trình tinh chỉnh, từng điểm cầu sẽ thông báo họ tên, số điện thoại liên hệ
của cán bộ kỹ thuật phục vụ tại điểm cầu đó cho điểm cầu trung tâm.
- Lưu ý: Tại quá trình này, cán bộ kỹ
thuật tại các điểm cầu cần thực hiện:
+ Không tự động thực hiện kết nối đến
các điểm cầu khác mà cần chờ cán bộ kỹ thuật của VNPT Quảng Ninh từ điểm cầu
trung tâm gọi về.
+ Không bật các tính năng như trình
chiếu slide khi không có thông báo trước.
+ Theo dõi phiên thử và tiến hành thử
với điểm cầu trung tâm khi được yêu cầu.
3. Điều khiển hệ thống HNTHTT trong
cuộc họp chính thức
- Trong thời gian diễn ra phiên họp nếu cuộc gọi bị ngắt hoặc thấy chất lượng dịch vụ suy giảm, cán bộ kỹ thuật trực tại các đầu cầu cần thông báo ngay cho cán bộ của
VNPT Quảng Ninh tại khu vực để kiểm tra và xử lý.
- Trên màn hình hội nghị tại các điểm
cầu, màn hình sẽ hiển thị hình ảnh chính tại điểm cầu trung tâm hoặc hình ảnh
các điểm cầu vệ tinh đang phát biểu (tùy theo kịch bản của mỗi phiên họp), cán bộ kỹ thuật tại các điểm cầu không điều chỉnh chế độ
hiển thị này.
- Cán bộ kỹ thuật tại các điểm cầu
theo dõi nội dung phiên họp và chủ động bật/tắt micro, điều chỉnh hệ thống âm
thanh, điều chỉnh camera tại điểm cầu của mình khi được gọi phát biểu.
- Cán bộ kỹ thuật tại các điểm cầu cần
lưu một số vị trí quay của camera vào nút nhớ của điều khiển nhanh, như: Vị trí
chủ tọa tại đầu cầu, bên trái, bên phải,
phóng to, thu nhỏ,... Trong quá trình diễn ra hội nghị có thể chuyển các vị trí
camera để hình động thêm sinh động. Khi đại biểu tại đơn vị
phát biểu, ngay lập tức quay camera vào người đang phát biểu.
4. Kết thúc
phiên họp
- Cán bộ kỹ thuật tại các điểm cầu thống
kê các tồn tại (nếu có), cập nhật kết quả, đánh giá chất lượng phiên họp, tổng
hợp theo từng tháng để báo cáo về Sở Thông tin và Truyền thông 03 tháng /lần.,
- Cán bộ VNPT Quảng Ninh trực tại điểm
cầu tiếp nhận các tồn tại (nếu có) và có biện pháp khắc phục
kịp thời, ký xác nhận việc đánh giá chất lượng phiên họp.
Điều 6. Quy trình
cụ thể theo từng cấp quy mô
1. Đối với hội nghị quy mô lớn từ
Trung ương tới Tỉnh và chuyển tiếp tới tất cả các xã, phường trong toàn tỉnh.
- Tại đầu cầu của tỉnh, cán bộ của
VNPT Quảng Ninh phụ trách thực hiện vận hành phiên họp, theo dõi chất lượng
phiên họp và kịp thời xử lý các lỗi kỹ thuật đảm bảo sự hoạt động ổn định của hệ
thống trong suốt quá trình diễn ra phiên họp. Trung tâm Điều hành thông tin của
VNPT Quảng Ninh đảm bảo chất lượng mạng lưới, theo dõi, ghi lại lưu lượng kết nối
và chất lượng đường truyền đến MCU và
các điểm đầu cầu.
- Việc vận hành hệ thống phải tuân thủ
theo đúng kịch bản (phương án) đã đề ra. Số lượng các điểm
họp lớn (trên 200 điểm) cần dành 1/2 ngày để các đầu cầu cấp 2 (cấp huyện, thị xã, thành phố) kết nối và
thử chất lượng với các đầu cầu cấp 3 (các phường, xã) thuộc đầu cầu cấp 2
(phòng họp riêng trên hệ thống).
- Dành 1/2 ngày
tiếp theo để kết nối tất cả các đầu cầu cấp 2, 3 vào phòng họp chung và kiểm
tra chất lượng tổng thể.
- Tiến hành kết nối với điểm cầu
Trung ương và kiểm tra các đầu cầu cấp 2,3 đảm bảo chất lượng tốt mới kết thúc việc thử hệ thống.
- Yêu cầu các cán bộ kỹ thuật tại điểm
cầu cấp 2,3 bật thiết bị trước 01 giờ 30 phút và kiểm tra
kết nối trước khi diễn ra phiên họp. Mọi lỗi kỹ thuật
không kết nối được hoặc chất lượng kém cần báo nhân viên của VNPT Quảng Ninh kịp
thời xử lý.
- Trước khi diễn ra phiên họp 01 giờ
30 phút, cán bộ kỹ thuật của VNPT Quảng Ninh cần có mặt tại phòng họp tại điểm
cầu trung tâm của tỉnh thực hiện kết nối với điểm cầu trung tâm của Trung ương,
nếu cách thời điểm họp 20 phút mà thấy đơn vị mình chưa được
kết nối thì cán bộ kỹ thuật của VNPT Quảng Ninh trực tại các đầu cầu liên lạc với
Trung tâm điều hành kỹ thuật của Cục Bưu điện Trung ương thuộc vùng quản lý để
phối hợp xử lý.
- Sau khi hoàn tất quá trình kết nối, từ đầu cầu trung tâm, cán bộ kỹ thuật của Cục Bưu điện Trung
ương sẽ tiến hành thử tiếng và hình ảnh các điểm cầu, nếu thấy chất lượng chưa
tốt, cán bộ kỹ thuật của VNPT Quảng Ninh tại các đầu cầu thông báo ngay với Trung tâm điều hành kỹ thuật của Cục Bưu điện
Trung ương để phối hợp xử lý. Trong quá trình tinh chỉnh,
từng điểm cầu sẽ thông báo họ tên, số điện thoại liên hệ của cán bộ kỹ thuật phục
vụ tại điểm cầu đó cho điểm cầu trung tâm.
- Trong thời gian diễn ra phiên họp:
Nếu cuộc gọi bị ngắt hoặc thấy chất lượng dịch vụ suy giảm,
cán bộ kỹ thuật của VNPT Quảng Ninh trực tại các đầu cầu cần
thông báo ngay về các đơn vị Trung tâm điều hành kỹ thuật
theo vùng quản lý của Cục Bưu điện Trung ương để kiểm tra và xử lý.
- Kết thúc phiên họp: Cán bộ kỹ thuật
của VNPT Quảng Ninh tại điểm cầu cập nhật kết quả phiên họp, thống kê các tồn tại (nếu có) và
báo cáo tới đầu mối của Cục Bưu điện
Trung ương.
2. Đối với hội
nghị quy mô cấp tỉnh
2.1. Quy mô kết
nối từ tỉnh tới tất cả các xã, phường trong tỉnh:
- Các điểm đầu cuối kết nối trực tiếp
đến thiết bị điều khiển trung tâm (MCU) tỉnh để tham gia vào phiên hội nghị.
- Việc quản lý, tổ chức và thiết lập
hội nghị, quản trị hệ thống qua thiết bị điều khiển trung tâm (MCU) do VNPT Quảng
Ninh thực hiện.
2.2. Quy mô kết nối từ trong phạm vi
cấp huyện hay giữa các đơn vị hành chính trực thuộc tỉnh với nhau
- Các điểm đầu
cuối trong huyện kết nối đến hệ thống thiết bị điều khiển trung tâm (MCU) tỉnh.
- Việc tổ chức và điều hành phiên hội
nghị diễn ra hoàn toàn chủ động, không cần bất cứ sự can
thiệp nào từ quản trị hệ thống cấp tỉnh.
3. Đối với các hội nghị từ cấp huyện
(đầu cầu cấp 2) đến các xã (đầu cầu cấp 3)
- Điểm đầu cầu trung tâm (đầu cầu cấp
2) gọi các đầu cầu cấp 3 kết nối với thiết bị điều khiển trung tâm (MCU). Đầu cầu
cấp 2 điều khiển phiên họp.
- Cán bộ quản trị hệ thống thuộc
Trung tâm Công nghệ thông tin của VNPT Quảng Ninh theo dõi hệ thống và chất lượng
phiên họp. Kịp thời xử lý khi có sự cố.
- Cán bộ thuộc Trung tâm Điều hành
thông tin và kỹ thuật của VNPT Quảng Ninh tại đơn vị hỗ trợ
đường truyền, kịp thời xử lý khi có sự cố.
Trong quá trình khai thác hệ thống,
VNPT Quảng Ninh cử cán bộ kỹ thuật thường xuyên theo dõi, kiểm tra hoạt động của
hệ thống. Reset lại hệ thống sau khi kết thúc phiên thử và kết nối lại kiểm tra
chất lượng của phiên họp nhằm đảm bảo chất lượng phiên họp diễn ra đạt chất lượng
tốt. Các trung tâm viễn thông của VNPT Quảng Ninh cử nhân viên kỹ thuật địa bàn
kiểm tra các thiết bị trực tuyến như cách bảo quản thiết bị,
đấu nối nguồn điện có qua bộ lưu điện (UPS) hay không....
Chương IV
YÊU CẦU TRONG
QUÁ TRÌNH VẬN HÀNH HỆ THỐNG HNTHTT
Điều 7. Yêu cầu
chung
1. Giữ bí mật tài khoản truy cập vào
hệ thống.
2. Đảm bảo các yêu cầu về an toàn
thông tin.
3. Đảm bảo các yêu cầu về quy trình phối
hợp, quản lý vận hành nêu tại Chương 3 của Quy chế này.
4. Bật, tắt, vận hành hệ thống HNTHTT
phải đúng quy trình kỹ thuật. Tắt thiết bị khi không sử dụng, không bật để thiết
bị chạy qua đêm.
5. Không được tự ý di chuyển thiết bị
được trang bị phục vụ HNTHTT, sử dụng thiết bị vào mục đích khác hoặc thay đổi
các tham số cấu hình của thiết bị không theo hướng dẫn của VNPT Quảng Ninh.
6. Nghiêm chỉnh chấp hành và thực hiện
cuộc họp HNTHTT theo đúng kịch bản, nội dung do điểm cầu chủ tọa yêu cầu.
Điều 8. Yêu cầu tại
điểm cầu chủ tọa
Cán bộ kỹ thuật phụ trách tại điểm cầu
chủ tọa có trách nhiệm:
1. Trực tiếp điều chỉnh khung hình hiển
thị hình ảnh, âm thanh, ánh sáng cho phù hợp với từng thời điểm diễn ra trong
cuộc họp.
2. Phối hợp với các cán bộ phụ trách
vận hành hệ thống HNTHTT ở các điểm cầu vệ tinh để kịp thời xử lý, khắc phục
khi có sự cố về đường truyền, tín hiệu âm thanh, hình ảnh, hạn chế tối đa thời
gian gián đoạn cuộc họp.
3. Cập nhật các đăng ký phát biểu tại
các điểm cầu cho người chủ trì cuộc họp.
Điều 9. Yêu cầu tại
các điểm cầu vệ tinh
1. Các điểm cầu vệ tinh có trách nhiệm
phối hợp với điểm cầu trung tâm thực hiện nghiêm túc các nội dung trước, trong
và sau phiên họp HNTHTT.
- Cử cán bộ kỹ thuật chuyên trách để
kiểm tra, rà soát lại các thông số kỹ thuật đã thiết lập cho thiết bị hệ thống
HNTHTT; phối hợp với điểm cầu chủ tọa để kết nối giữa điểm cầu vệ tinh với điểm
cầu chủ tọa, tổ chức chạy thử các thiết bị để kiểm tra chất
lượng âm thanh, hình ảnh đảm bảo phục vụ phiên họp HNTHTT trước 01 ngày và trước
01 giờ 30 phút khai mạc phiên họp HNTHTT.
- Gửi thông tin cán bộ kỹ thuật trực
vận hành hệ thống HNTHTT tại các điểm cầu vệ tinh về điểm cầu chủ tọa để thuận
tiện cho việc liên lạc điều phối, hỗ trợ kỹ thuật từ điểm cầu chủ tọa.
2. Trách nhiệm của cán bộ kỹ thuật
chuyên trách vận hành tại điểm cầu vệ tinh khi tham gia phiên họp HNTHTT
- Phối hợp với cán bộ phụ trách điều
khiển tại điểm cầu trung tâm điều chỉnh hình ảnh, âm thanh, ánh sáng trong
phòng họp đảm bảo chất lượng tốt nhất phục vụ phiên họp.
- Trực tiếp vận hành hệ thống trong
toàn bộ quá trình diễn ra phiên họp theo đúng kịch bản và nội dung theo yêu cầu
của điểm cầu chủ tọa.
- Liên lạc kịp thời để phối hợp với
cán bộ kỹ thuật của điểm cầu trung tâm, cán bộ VNPT trên địa bàn kiểm tra, khắc
phục nếu bị mất kết nối; báo cáo chủ trì cuộc họp tại điểm cầu mình phụ trách đồng
thời báo cáo cán bộ trực phụ trách điểm cầu chủ tọa để được hỗ trợ kịp thời.
- Thực hiện đăng ký phát biểu của điểm
cầu mình với cán bộ trực phụ trách điểm cầu chủ tọa qua điện thoại.
Chương V
TRÁCH NHIỆM CỦA
CÁC ĐƠN VỊ CÓ LIÊN QUAN
Điều 10. Trách
nhiệm của Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh
1. Văn phòng Tỉnh ủy
- Trực tiếp quản lý và bảo quản hệ thống
thiết bị phục vụ HNTHTT lắp đặt ở phòng họp trực tuyến tại
đơn vị; tiếp nhận đăng ký tổ chức HNTHTT, sắp xếp lịch họp HNTHTT trình Thường trực tỉnh ủy (đối
với các HNTHTT do Tỉnh ủy, các Ban của Tỉnh ủy chủ trì) quyết định.
- Bố trí 02 (hai) cán bộ kỹ thuật trực
tiếp vận hành sử dụng các thiết bị phục vụ các HNTHTT, tham gia đầy đủ các chương trình đào tạo, tập huấn công tác vận
hành hệ thống trang bị cho phòng họp trực tuyến do Sở Thông tin và Truyền thông
tổ chức.
2. Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND
tỉnh
- Trực tiếp quản lý và bảo quản hệ thống
thiết bị phục vụ HNTHTT lắp đặt ở phòng họp trực tuyến Hội trường A-Trung tâm tổ
chức hội nghị tỉnh và phòng họp trực tuyến tại đơn vị; tiếp nhận đăng ký tổ chức
HNTHTT, sắp xếp lịch họp HNTHTT trình Thường trực HĐND tỉnh (đối với các HNTHTT
do HĐND tỉnh chủ trì), trình Thường trực UBND tỉnh (đối với các HNTHTT do UBND
tỉnh chủ trì) và trình lãnh đạo Đoàn ĐBQH tỉnh (đối với các HNTHTT do Đoàn ĐBQH
tỉnh chủ trì) quyết định.
- Bố trí 02
(hai) cán bộ kỹ thuật trực tiếp vận hành sử dụng các thiết bị phục vụ các
HNTHTT, tham gia đầy đủ các chương trình đào tạo, tập huấn công tác vận hành hệ
thống trang bị cho phòng họp trực tuyến do Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức.
Điều 11. Trách
nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông
1. Là đơn vị đầu mối quản trị chung hệ
thống HNTHTT của toàn tỉnh; phối hợp với các đơn vị có lắp đặt điểm cầu để vận
hành toàn bộ hệ thống HNTHTT; có trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị quản
lý và sử dụng có hiệu quả hệ thống HNTHTT của tỉnh.
2. Chủ trì, phối
hợp với các điểm cầu và các đơn vị liên quan kiểm tra định kỳ, đột xuất tại các
điểm cầu lắp đặt phòng họp HNTHTT để kịp thời phát hiện và
xử lý các lỗi của hệ thống, đôn đốc
nhắc nhở các đơn vị quản lý, vận hành các trang thiết bị phục
vụ họp HNTHTT đúng quy định, đảm bảo hệ thống sẵn sàng hoạt động khi có yêu cầu.
3. Thực hiện việc đánh giá chất lượng
hệ thống HNTHTT của tỉnh đối với các điểm cầu theo định kỳ 06 tháng/1 lần vào các
ngày 30/6 và 31/12 hàng năm để đảm bảo thực hiện công tác thanh toán với đơn vị
cho thuê dịch vụ. Hàng năm rà soát hệ thống HNTHTT, tiếp nhận và tổng hợp các ý
kiến phản ánh của các cơ quan, đơn vị để nghiên cứu đưa ra
các giải pháp nâng cấp, mở rộng hệ thống;
Điều 12. Trách
nhiệm của đơn vị chủ trì tổ chức HNTHTT
1. Phát hành văn bản triệu tập, giấy
mời và các tài liệu Hội nghị đến các thành phần tham dự bằng văn bản điện tử
thông qua phần mềm quản lý văn bản hoặc
thư điện tử công vụ.
2. Gửi thông báo bằng văn bản điện tử
về kế hoạch tổ chức HNTHTT cho VNPT Quảng Ninh ít nhất 03 (ba)
ngày trước khi tiến hành HNTHTT chính thức để phối hợp chuẩn bị các điều kiện kỹ
thuật phục vụ cuộc họp, trừ trường hợp khẩn cấp, đột xuất; phối hợp với VNPT Quảng
Ninh kiểm tra, thử hệ thống HNTHTT trước khi tổ chức
HNTHTT và đảm bảo công tác tổ chức, vận hành hệ thống trong các phiên HNTHTT
chính thức.
3. Thông báo cho VNPT Quảng Ninh,
Công ty Điện lực Quảng Ninh trước ít nhất 03 (ba) ngày để đảm bảo chất lượng đường
truyền, nguồn điện phục vụ phiên họp HNTHTT tại các điểm cầu theo Kế hoạch.
4. Trường hợp cần tổ chức HNTHTT đột
xuất, khẩn cấp (như bão lụt, thiên tai...) đơn vị chủ trì
phải chủ động thông báo bằng điện thoại, fax, thư điện tử công vụ cho Viễn
thông Quảng Ninh, Công ty Điện lực Quảng Ninh và các cơ quan liên quan để kịp
thời chuẩn bị điều kiện kỹ thuật phục vụ phiên HNTHTT.
Điều 13. Trách
nhiệm của các đơn vị có lắp đặt điểm cầu vệ tinh
1. Các đơn vị lắp đặt điểm cầu vệ
tinh có trách nhiệm quản lý và bảo quản các thiết bị của hệ thống HNTHTT; ban
hành và niêm yết nội quy phòng họp trực tuyến, bảo đảm các điều kiện quy định
trong Quy chế này; phối hợp kịp thời với điểm cầu chủ tọa trong quá trình chuẩn
bị cũng như khi diễn ra phiên họp HNTHTT chính thức.
2. Bố trí 02
(hai) cán bộ kỹ thuật chuyên trách hoặc cán bộ phụ trách vận hành hệ thống thiết
bị phục vụ HNTHTT. Riêng đối với các huyện, xã bố trí cán bộ kỹ thuật chuyên
trách hoặc cán bộ phụ trách trực tiếp vận hành hệ thống
thiết bị phục vụ HNTHTT như sau:
- 01 (một) cán bộ thuộc huyện ủy, thị
ủy, thành ủy và 01 (một) cán bộ thuộc UBND cấp huyện tham gia đào tạo, tập huấn
để có thể vận hành tốt hệ thống HNTHTT.
- Các HNTHTT do Tỉnh ủy, các Ban của
Tỉnh ủy, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội cấp tỉnh chủ
trì tổ chức thì cán bộ kỹ thuật thuộc huyện ủy, thị ủy, thành ủy chịu trách nhiệm
vận hành hệ thống HNTHTT cấp huyện; các HNTHTT do HĐND, UBND tỉnh, các sở, ban,
ngành chủ trì tổ chức thì cán bộ kỹ thuật thuộc UBND cấp huyện chịu trách nhiệm
vận hành hệ thống HNTHTT cấp huyện.
3. Cung cấp
thông tin lãnh đạo đơn vị, cán bộ kỹ thuật (phụ trách chính), cán bộ kỹ thuật
(hỗ trợ) về Sở Thông tin và Truyền thông (theo phụ lục
III); tham gia đầy đủ các chương trình đào tạo, tập huấn công tác vận hành hệ thống trang bị cho phòng họp trực tuyến do Sở
Thông tin và Truyền thông tổ chức; khi thay đổi hoặc luân chuyển cán bộ làm nhiệm vụ khác phải kịp thời cử cán bộ
thay thế và thông báo cho Sở Thông tin và Truyền thông biết
để có kế hoạch tập huấn vận hành và sử dụng hệ thống
HNTHTT.
4. Phối hợp với VNPT Quảng Ninh, đơn
vị chủ trì tổ chức HNTHTT thực hiện việc kiểm tra thử hệ thống HNTHTT trước khi
diễn ra phiên HNTHTT chính thức và đảm bảo kỹ thuật trong suốt quá trình diễn
ra phiên HNTHTT chính thức.
5. Phối hợp với đại diện của VNPT Quảng
Ninh, Chi nhánh điện lực tại địa bàn đảm bảo chất lượng đường truyền, nguồn điện
phục vụ hệ thống HNTHTT an toàn, thông suốt.
6. Có phương án về nguồn điện dự
phòng cho phòng họp trực tuyến để đảm bảo phục vụ các phiên họp HNTHTT không bị
gián đoạn khi có sự cố trên lưới điện tại địa bàn.
7. Hàng năm lập dự toán kinh phí
trong hoạt động của đơn vị để phục vụ việc duy trì, bảo trì, nâng cấp hệ thống
kịp thời (đối với các điểm cầu do đơn vị tự đầu tư, trang bị) và hỗ trợ cho cán bộ kỹ thuật trực tiếp quản lý, vận hành hệ thống sau mỗi cuộc
họp.
8. Báo cáo thống kê:
- Các điểm cầu lập sổ theo dõi, thống
kê số lượng, chất lượng cuộc họp HNTHTT (Mẫu sổ theo dõi
thống kê tại Phụ lục I).
- Báo cáo các điểm cầu: Các điểm cầu
cấp cấp xã tổng hợp báo cáo đánh giá chất lượng hoạt động gửi UBND huyện tổng hợp;
Điểm cầu cấp huyện tổng hợp kết quả
đánh giá đánh giá chất lượng hoạt động của các điểm cầu cấp xã và cấp huyện do
đơn vị quản lý báo cáo Sở Thông tin và Truyền thông; Các
điểm cầu cấp tỉnh và các điểm cầu vệ tinh báo cáo đánh giá chất lượng
hoạt động gửi Sở Thông tin và Truyền thông (Mẫu báo cáo chất lượng hoạt động theo phụ lục II).
- Thời gian báo cáo (hàng quý và
năm): Báo cáo Quý được tính từ ngày 01 tháng đầu tiên của quý đến ngày cuối
cùng quý báo cáo đó; Báo cáo năm được
tính từ ngày 01/01 cho đến ngày 31/12 của năm.
Điều 14. Trách
nhiệm của VNPT Quảng Ninh
1. Bố trí cán bộ kỹ thuật chuyên
trách trực, giám sát việc vận hành hệ thống thiết bị phục
vụ HNTHTT lắp đặt tại phòng họp trực tuyến thuộc điểm cầu trung tâm, các điểm cầu
Chủ tọa là Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng HĐND, UBND tỉnh và
Hội trường A-Trung tâm tổ chức hội nghị tỉnh và các điểm cầu khác do cơ quan chủ
trì đề nghị thiết lập làm điểm cầu chủ tọa.
2. Đề xuất và báo cáo với Sở Thông
tin và Truyền thông trong việc xây dựng các kế hoạch đào tạo
nhân lực trực tiếp quản lý, vận hành và bảo quản các thiết bị tại các điểm cầu
của hệ thống HNTHTT; xây dựng các phương án ứng phó xử lý sự cố và bảo đảm an toàn thông tin mạng trên hệ thống HNTHTT của tỉnh; lập dự
toán kinh phí hàng năm để phục vụ cho việc quản lý, duy trì hoạt động, bảo trì,
nâng cấp hệ thống điều khiển trung tâm và phục vụ việc họp trực tuyến để tổng hợp
trong dự toán hoạt động chung của đơn vị.
3. Tiếp nhận kế hoạch tổ chức HNTHTT
của đơn vị chủ trì tổ chức HNTHTT. Phối hợp với các đơn vị có lắp đặt điểm cầu
vệ tinh kiểm tra, thử hệ thống HNTHTT trước khi tổ chức HNTHTT ít nhất 01 ngày
và đảm bảo công tác tổ chức, vận hành hệ thống trong phiên HNTHTT chính thức.
4. Cung cấp đường truyền, bảo đảm các
tiêu chuẩn kỹ thuật và chất lượng đường truyền cho hệ thống HNTHTT; đảm bảo đường
truyền an toàn, liên tục và có phương án dự phòng ứng phó xử lý ngay các sự cố
khi đang có cuộc họp HNTHTT.
5. Hỗ trợ kỹ thuật cho các đơn vị có
lắp đặt điểm cầu thiết lập các thông số kỹ thuật, điều khiển thiết bị hệ thống
HNTTTT. Cử cán bộ kỹ thuật phối hợp với các điểm cầu, thường
trực tại các điểm cầu trung tâm và cấp huyện trong các
phiên thử hệ thống HNTTTT và toàn bộ thời gian diễn ra phiên họp HNTTTT chính
thức để kịp thời phối hợp xử lý các sự cố về đường truyền, thiết bị xảy ra (nếu có); phân công cán bộ kỹ thuật phụ trách khu vực điểm cầu cấp xã để kịp
thời xử lý các sự cố xảy ra trong các phiên họp thử hệ thống
HNTTTT và toàn bộ thời gian diễn ra phiên họp HNTTTT chính thức. Đảm bảo thiết
bị dự phòng thay thế khi cố sự cố xảy ra các các điểm cầu vệ tinh.
6. Lập sổ theo dõi, thống kê số lượng,
chất lượng cuộc họp HNTHTT để báo cáo Sở Thông tin và Truyền thông định kỳ 01
tháng một lần hoặc đột xuất khi có yêu cầu (Mẫu sổ theo
dõi, thống kê tại Phụ lục I).
Điều 15. Trách
nhiệm của Công ty Điện lực Quảng Ninh
1. Chỉ đạo các
đơn vị trực thuộc có kế hoạch đảm bảo cung cấp nguồn điện ổn định cho hệ thống
thiết bị lắp đặt tại các điểm cầu của hệ thống HNTHTT trong các phiên họp
HNTHTT theo kế hoạch do đơn vị chủ trì cuộc họp thông báo.
2. Cung cấp thông tin của bộ phận kỹ
thuật thường trực xử lý sự cố điện để phục vụ việc xử lý sự cố về điện khi có cuộc họp HNTHTT tại các điểm cầu.
Chương VI
ĐIỀU KHOẢN THI
HÀNH
Các cơ quan, đơn vị trong phạm vi chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện
Quy chế này.
Trong quá trình thực hiện có khó
khăn, vướng mắc các cơ quan, đơn vị phản ánh kịp thời về Sở Thông tin và Truyền
thông để tổng hợp, báo cáo đề xuất, trình Ủy ban nhân dân tỉnh kịp thời chỉ đạo./.
2. Địa chỉ:
.........................................................................................................................
3. Điện thoại đơn vị:
.........................................................................................................
4. E-mail (của đơn vị hoặc lãnh đạo phụ trách
CNTT): ...................................................
5. Tên cán bộ liên hệ: ……………………………………… ĐT:
........................................