|
ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ CẦN THƠ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 31/QĐ-UBND
|
Cần Thơ, ngày 07
tháng 01 năm 2025
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ
VIỆC CÔNG BỐ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ TRONG HỆ THỐNG HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC THUỘC
PHẠM VI CHỨC NĂNG QUẢN LÝ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ CẦN THƠ
CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ CẦN THƠ
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày
19 tháng 6 năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính
phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;
Căn cứ Quyết định số 1085/QĐ-TTg ngày 15 tháng 9
năm 2022 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Kế hoạch rà soát, đơn giản hóa thủ tục
hành chính nội bộ trong hệ thống hành chính nhà nước giai đoạn 2022 - 2025;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Công bố kèm theo
Quyết định này thủ tục hành chính nội bộ trong hệ thống hành chính nhà nước thuộc
phạm vi chức năng quản lý của Ủy ban nhân dân thành phố.
Điều 2. Quyết định này có
hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy
ban nhân dân thành phố, Giám đốc sở, Thủ trưởng cơ quan ban, ngành thành phố;
Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện, xã, phường, thị trấn và các tổ chức, cá
nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Văn phòng Chính phủ;
- UBND TP (1A);
- VP UBNDTP (2B,3EG,4);
- Cổng TTĐT TP;
- Lưu: VT, ĐTS
|
CHỦ TỊCH
Trần Việt Trường
|
THỦ
TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ TRONG HỆ THỐNG HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC THUỘC PHẠM VI CHỨC
NĂNG QUẢN LÝ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ CẦN THƠ
(Kèm theo Quyết định số 31/QĐ-UBND ngày 07 tháng 01 năm 2025 của Chủ tịch
Ủy ban nhân dân thành phố)
PHẦN I. DANH MỤC THỦ TỤC HÀNH
CHÍNH
I. THỦ TỤC HÀNH CHÍNH CẤP THÀNH PHỐ
|
STT
|
Tên thủ tục
hành chính
|
Lĩnh vực
|
Cơ quan thực hiện
|
|
1
|
Phục vụ việc sử dụng tài liệu của độc giả tại
phòng đọc
|
Văn thư, lưu trữ
|
Trung tâm Lưu trữ
lịch sử thành phố
|
|
2
|
Cấp bản sao và chứng thực tài liệu lưu trữ
|
Văn thư, lưu trữ
|
Trung tâm Lưu trữ
lịch sử thành phố
|
II. THỦ TỤC HÀNH CHÍNH CƠ QUAN, ĐƠN VỊ QUẢN LÝ
VÀ ĐƯỢC GIAO NHIỆM VỤ
|
STT
|
Tên thủ tục
hành chính
|
Lĩnh vực
|
Cơ quan thực hiện
|
|
1
|
Tiêu hủy tài liệu lưu trữ (gồm cả tài liệu lưu trữ
điện tử) hết giá trị
|
Văn thư, lưu trữ
|
Cơ quan, tổ chức
|
PHẦN II. NỘI DUNG CỤ THỂ CỦA
TỪNG THỦ TỤC HÀNH CHÍNH
I. THỦ TỤC HÀNH CHÍNH CẤP
THÀNH PHỐ
1. Thủ tục: Phục vụ việc sử dụng
tài liệu của độc giả tại phòng đọc
a) Trình tự thực hiện:
- Bước 1: Độc giả đến sử dụng tài liệu tại Lưu trữ
lịch sử phải xuất trình căn cước công dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng tài
liệu để phục vụ công tác thì phải có Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của
cơ quan, tổ chức nơi công tác.
- Bước 2: Độc giả ghi các thông tin vào Phiếu đăng
ký sử dụng tài liệu, (thực hiện theo mẫu tại Phụ lục số I).
- Bước 3: Độc giả hoàn thành thủ tục đăng ký, viên
chức Phòng đọc đăng ký độc giả vào sổ, mẫu sổ đăng ký độc giả thực hiện theo Phụ lục số II; đối với độc giả khi đến sử
dụng tài liệu tại phòng đọc từ 02 ngày trở lên phải làm thẻ độc giả theo quy định
(Thẻ đọc giả theo Phụ lục số III).
- Bước 4: Viên chức Phòng đọc hướng dẫn độc giả tra
tìm tài liệu và viết phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu.
- Bước 5: Viên chức Phòng đọc trình hồ sơ đề nghị sử
dụng tài liệu của độc giả cho người đứng đầu Lưu trữ lịch sử phê duyệt.
- Bước 6: Sau khi hồ sơ đề nghị sử dụng tài liệu của
độc giả được duyệt, viên chức Phòng đọc giao tài liệu cho độc giả sử dụng. Độc
giả kiểm tra tài liệu và ký nhận vào sổ giao nhận tài liệu.
b) Cách thức thực hiện: nộp hồ sơ trực tiếp tại
Trung tâm Lưu trữ lịch sử.
c) Thành phần, số lượng hồ sơ:
- Thành phần hồ sơ:
+ Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu;
+ Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan,
tổ chức nơi công tác;
+ Phiếu
đăng ký sử dụng tài liệu;
+ Phiếu yêu
cầu đọc tài liệu.
- Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
d) Thời hạn giải quyết:
- Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện
sử dụng rộng rãi chậm nhất là 01 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận Phiếu Yêu
cầu.
- Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện
hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm, chậm nhất là 04 ngày làm việc, kể
từ ngày tiếp nhận Phiếu Yêu cầu.
đ) Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: cơ quan,
tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước có nhu cầu đến khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ lịch sử tại Trung tâm lưu trữ lịch sử để phục vụ mục đích công việc,
nghiên cứu khoa học lịch sử và nhu cầu chính đáng khác.
e) Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính: Trung tâm
Lưu trữ lịch sử.
g) Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: các hồ sơ,
văn bản, tài liệu được độc giả yêu cầu.
h) Phí, lệ phí (nếu có): thực hiện theo Thông tư số
275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính.
i) Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Phiếu yêu cầu đọc tài liệu.
k) Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính
(nếu có): không quy định.
l) Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:
- Luật Lưu trữ năm 2011;
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm
2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
- Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm
2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu Phòng đọc của
các Lưu trữ lịch sử;
- Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14 tháng 11 năm
2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc quy định mức thu, nộp, quản lý và sử dụng
phí sử dụng tài liệu lưu trữ.
Phụ lục I
CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN LƯU TRỮ LỊCH
SỬ...
PHIẾU ĐĂNG KÝ SỬ
DỤNG TÀI LIỆU
Kính gửi:
.....................................................................................................................
Họ và tên độc giả:
.......................................................................................................
Ngày, tháng, năm sinh:
................................................................................................
Quốc tịch: ...................................................................................................................
Số Chứng minh nhân dân /Số Hộ chiếu:
.......................................................................
...................................................................................................................................
Cơ quan công tác:
......................................................................................................
...................................................................................................................................
Địa chỉ liên hệ:
.............................................................................................................
...................................................................................................................................
Số điện thoại:
.............................................................................................................
Mục đích khai thác, sử dụng tài liệu:
............................................................................
...................................................................................................................................
Chủ đề nghiên cứu: .....................................................................................................
...................................................................................................................................
Thời gian nghiên cứu: ..................................................................................................
Tôi xin thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế của
cơ quan lưu trữ và những quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ, khai thác,
sử dụng tài liệu lưu trữ./.
|
XÉT DUYỆT CỦA NGƯỜI
ĐỨNG ĐẦU LƯU TRỮ LỊCH SỬ
|
…., ngày …
tháng … năm ….
Người đăng ký
(ký, họ và tên)
|
2. Thủ tục: Cấp bản sao và chứng
thực tài liệu lưu trữ
a) Trình tự thực hiện:
- Bước 1: Độc giả đến sử dụng tài liệu tại Lưu trữ
lịch sử phải xuất trình căn cước công dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng tài
liệu để phục vụ công tác thì phải có Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của
cơ quan, tổ chức nơi công tác; qua đường bưu chính hoặc thông qua dịch vụ công
trực tuyến.
- Bước 2: Viên chức Phòng đọc xác nhận các thông
tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu trữ của tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử,
gồm: Tờ số, số hồ sơ, số Mục lục hồ sơ, tên phông, số chứng thực được đăng ký
trong Sổ chứng thực. Các thông tin về chứng thực tài liệu được thể hiện trên Dấu
chứng thực. (Mẫu Dấu chứng thực thực hiện theo quy định tại Phụ lục số I).
- Bước 3: Viên chức Phòng đọc điền đầy đủ các thông
tin vào Dấu chứng thực đóng trên bản sao, ghi ngày, tháng, năm chứng thực,
trình người đứng đầu Lưu trữ lịch sử ký xác nhận và đóng dấu của cơ quan Lưu trữ
lịch sử.
- Bước 4: Trang đầu tiên của bản sao đóng dấu bản
sao vào chỗ trống phía trên bên phải. Đối với văn bản, tài liệu có 02 tờ trở
lên, sau khi chứng thực phải được đóng dấu giáp lai. Cơ quan Lưu trữ lịch sử
lưu 01 bản chứng thực để làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết. Dấu chứng thực được
đóng vào chỗ trống, phần cuối cùng của bản sao tài liệu.
- Bước 5: Việc thực hiện chứng thực lưu trữ phải đảm
bảo trung thực, khách quan, chính xác. Người chứng thực phải chịu trách nhiệm
trước pháp luật về việc chứng thực.
- Bước 6: Độc giả có nhu cầu cấp chứng thực tài liệu
phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu chứng thực.
b) Cách thức thực hiện: nộp hồ sơ trực tiếp tại
Trung tâm Lưu trữ lịch sử; qua đường bưu chính hoặc thông qua dịch vụ công trực
tuyến.
c) Thành phần, số lượng hồ sơ:
- Thành phần hồ sơ:
+ Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu;
+ Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan,
tổ chức nơi công tác;
+ Phiếu yêu
cầu chứng thực tài liệu.
- Số lượng hồ sơ: không quy định.
d) Thời hạn giải quyết:
- Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện
sử dụng rộng rãi chậm nhất là 01 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận Phiếu Yêu
cầu.
- Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện
hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm, chậm nhất là 04 ngày làm việc, kể
từ ngày tiếp nhận Phiếu Yêu cầu.
đ) Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: cơ quan,
tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước có nhu cầu đến khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ lịch sử tại Trung tâm lưu trữ lịch sử để phục vụ mục đích công việc,
nghiên cứu khoa học lịch sử và nhu cầu chính đáng khác.
e) Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính: Trung tâm
Lưu trữ lịch sử.
g) Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: các hồ sơ,
văn bản, tài liệu đã được chứng thực.
h) Phí, lệ phí (nếu có): Thực hiện theo Thông tư số
275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính.
i) Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu.
k) Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính
(nếu có): không quy định.
l) Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:
- Luật Lưu trữ năm 2011;
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm
2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
- Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm
2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu Phòng đọc của
các Lưu trữ lịch sử;
- Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14 tháng 11 năm
2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc quy định mức thu, nộp, quản lý và sử dụng
phí sử dụng tài liệu lưu trữ.
Phụ lục I
CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN LƯU TRỮ LỊCH
SỬ...
PHIẾU ĐĂNG KÝ SỬ
DỤNG TÀI LIỆU
Kính gửi:…………………………………………………………………
Họ và tên độc giả:
.......................................................................................................
Ngày, tháng, năm sinh:
................................................................................................
Quốc tịch:
...................................................................................................................
Số Chứng minh nhân dân /Số Hộ chiếu:
.......................................................................
...................................................................................................................................
Cơ quan công tác: ......................................................................................................
...................................................................................................................................
Địa chỉ liên hệ: .............................................................................................................
...................................................................................................................................
Số điện thoại: .............................................................................................................
Mục đích khai thác, sử dụng tài liệu:
............................................................................
...................................................................................................................................
Chủ đề nghiên cứu:
.....................................................................................................
...................................................................................................................................
Thời gian nghiên cứu:
..................................................................................................
Tôi xin thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế của
cơ quan lưu trữ và những quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ, khai thác,
sử dụng tài liệu lưu trữ./.
|
XÉT DUYỆT CỦA NGƯỜI
ĐỨNG ĐẦU LƯU TRỮ LỊCH SỬ
|
…., ngày …
tháng … năm ….
Người đăng ký
(ký, họ và tên)
|
II. THỦ TỤC HÀNH CHÍNH CƠ
QUAN, ĐƠN VỊ QUẢN LÝ VÀ ĐƯỢC GIAO NHIỆM VỤ
1. Thủ tục: Tiêu hủy tài liệu
lưu trữ (gồm cả tài liệu lưu trữ điện tử) hết giá trị
a) Trình tự thực hiện:
- Bước 1: Trình người có thẩm quyền ra Quyết định
tiêu hủy tài liệu
- Bước 2: Đóng gói tài liệu hết giá trị;
- Bước 3: Lập biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị
giữa người quản lý kho lưu trữ và người thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị
- Bước 4: Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị:
- Bước 5: Lập biên bản về việc hủy tài liệu hết giá
trị
- Bước 6: Lập và lưu hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu
hết giá trị
b) Cách thức thực hiện:
- Sau khi có văn bản thuận tiêu hủy tài liệu hết
giá trị của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Cơ quan, tổ chức có tài liệu tiêu hủy
trình người có thẩm quyền ra quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị kèm theo
Danh mục tài liệu hết giá trị (đã được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phê duyệt).
- Sau khi ban hành quyết định tiêu hủy tài liệu hết
giá trị; cơ quan, tổ chức có tài liệu tiêu hủy thực hiện việc tiêu hủy tài liệu
hết giá trị: có thể được thực hiện tại cơ quan bằng máy cắt giấy, ngâm nước hoặc
xé nhỏ; hoặc có thể chuyển đến nhà máy giấy để tái chế,...
c) Thành phần, số lượng hồ sơ:
- Thành phần hồ sơ:
+ Quyết định điều hủy tài liệu hết giá trị;
+ Danh mục tài liệu hết giá trị;
+ Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị;
+ Biên bản tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
- Số lượng hồ sơ: không quy định.
d) Thời hạn giải quyết: không quy định.
đ) Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: các cơ
quan, tổ chức.
e) Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính:
- Cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành
chính: các cơ quan, tổ chức.
- Cơ quan trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính:
các cơ quan, tổ chức.
- Cơ quan phối hợp thực hiện thủ tục hành chính:
không quy định.
g) Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: không quy
định.
h) Phí, lệ phí (nếu có): không quy định.
i) Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: không quy định.
k) Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính
(nếu có):
- Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải
được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu tiêu hủy trong thời hạn ít nhất
hai mươi năm, kể từ ngày tài liệu được tiêu hủy.
- Khi tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm
tiêu hủy hết thông tin ghi trên tài liệu và phải được lập thành biên bản.
- Việc hủy tài liệu lưu trữ điện tử phải được thực
hiện đối với toàn bộ hồ sơ thuộc Danh mục tài liệu hết giá trị đã được phê duyệt
và phải bảo đảm thông tin đã bị hủy không thể khôi phục lại được.
l) Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH2013.
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm
2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.