|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH VĨNH LONG
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
--------------
|
|
Số:
2787/2005/QĐ-UBND
|
Vĩnh
Long, ngày 12 tháng 12 năm 2005
|
QUYẾT
ĐỊNH
VỀ VIỆC QUY ĐỊNH CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TRÌNH
BÀY VĂN BẢN
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
VĨNH LONG
Căn cứ Luật tổ chức Hội đồng
Nhân dân và Uỷ ban Nhân dân của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt
Nam ngày 26/11/2003 ;
Căn cứ Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
văn thư ;
Căn cứ Thông tư số: 21/2005/TT-BNV, ngày 01/02/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ
quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân ;
Căn cứ Thông tư liên tịch số: 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội
vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
Căn cứ Quyết định số 3833/2004/QĐ-UB ngày 10/11/2004 của Ủy ban nhân dân tỉnh
Vĩnh Long về việc ban hành Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh;
Căn cứ Quyết định số 2924/2003/QĐ-UB ngày 03/9/2003 của Ủy ban nhân dân tỉnh
Vĩnh Long Về việc sửa đổi, bổ sung quy định về quản lý, sử dụng mạng tin học
diện rộng của tỉnh ban hành kèm theo Quyết định số: 3034/2000/QĐ.UBT ngày
13/11/2000 của UBND tỉnh Vĩnh Long;
Theo Tờ trình số: 238 /TTr-VPUBND ngày 12 / 12 /2005 của Chánh văn phòng Uỷ ban
nhân dân tỉnh về việc ban hành Quyết định của UBND tỉnh quy định công tác văn
thư - lưu trữ và quản lý trình bày văn bản,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều
1. Nay ban hành kèm theo Quyết định nầy
" Quy định tổ chức công tác văn thư - lưu trữ và quản lý, trình bày văn
bản " đối với các cơ quan, tổ chức thuộc các ngành, các cấp trong tỉnh.
Các quy định trước đây trái
với nội dung Quyết định này đều bãi bỏ.
Điều
2. Thủ trưởng các sở - ban -
ngành tỉnh, Chủ tịch UBND huyện, thị xã tổ chức triển khai đến tất cả các cơ
quan, tổ chức thuộc các ngành, các cấp trong tỉnh thống nhất thực hiện Quy định
kèm theo quyết định này. Chánh văn phòng UBND tỉnh thường xuyên kiểm tra, nhắc
nhở các ngành, các cấp thực hiện đúng quy định về tổ chức công tác văn thư -lưu
trữ và quản lý ban hành văn bản.
Điều
3. Các Ông, Bà: Chánh Văn phòng Uỷ ban
nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân
huyện, thị xã chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.
Quyết định có hiệu lực thi
hành sau 10 ngày, kể từ ngày ký và được đăng Công báo của tỉnh./.
|
Nơi nhận:
- Như điều 3;
- VPCP, Cục VTLT nhà nước
- TT.HĐND tỉnh;
- CT, PCT.UBT;
- Các doanh nghiệpNN, Công ty cổ phần;
- TAND tỉnh, VKSND tỉnh;
- LĐVP, Công an, Bộ CHQS;
- Phòng HC-QT-NC-NV;
- TTTH, TTLT, Ban TG-DT;
Lưu: VT,1.15.02 - 7.14
|
TM.
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
KT.CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Phạm Văn Đấu
|
QUY
ĐỊNH
VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TRÌNH BÀY VĂN BẢN
( Ban hành kèm theo quyết định số: 2787/2005/QĐ-UBND ngày 12 tháng 12 năm
2005 của UBND tỉnh )
Để đảm bảo tính hệ thống đối
với việc tổ chức công tác văn thư - lưu trữ và tính thống nhất trong quản lý,
soạn thảo trình bày văn bản; thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào công
tác quản lý văn thư và tài liệu lưu trữ, Ủy ban nhân dân tỉnh quy định về công
tác văn thư - lưu trữ và quản lý, trình bày văn bản thực hiện trong toàn tỉnh.
Chương
I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều
1. Phạm vi điều chỉnh
Công tác văn thư, lưu trữ và
quản lý trình bày văn bản tại quy định này điều chỉnh việc tổ chức hoạt động về
công tác văn thư - lưu trữ, quản lý sử dụng con dấu, luân chuyển, tiếp nhận,
phát hành văn bản và hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày khi soạn thảo văn
bản của cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức
kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).
Điều
2. Đối tượng áp dụng
Quy định này được áp dụng
đối với các cơ quan hành chính nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp,
tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân trong toàn tỉnh.
Cán bộ, công chức, viên chức
thực hiện nhiệm vụ về công tác quản lý văn thư, lưu trữ, soạn thảo văn bản quy
phạm pháp luật, văn bản hành chính và các bản sao văn bản của các cơ quan, tổ chức
phải thực hiện đúng quy trình, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo
Quy định này.
Điều
3. Giải thích từ ngữ
Trong Quy định này, các từ
ngữ dưới đây được hiểu như sau:
"Công tác văn thư"
là toàn bộ quá trình xây dựng, ban hành và quản lý văn bản phục vụ thông tin
cho yêu cầu hoạt động của cơ quan, tổ chức, bao gồm các công việc về quản lý
văn bản đi, đến, luân chuyển, phát hành; quản lý sử dụng con dấu; xử lý soạn
thảo ban hành văn bản, lập hồ sơ trình ký, hồ sơ công việc và tài liệu khác; giao
nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành hình thành trong quá trình hoạt động
của cán bộ, công chức để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức.
"Công tác lưu trữ"
bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, sắp xếp, tài liệu lưu trữ hiện hành
(về lưu trữ lịch sử có quy chế riêng), bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng
tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.
"Văn bản đến"
là toàn bộ văn bản, tài liệu, đơn thư kiến nghị, khiếu nại, tố cáo ... của các
cơ quan Trung ương, địa phương, các sở, ban, ngành, cơ quan, đơn vị, tổ chức,
cá nhân trong và ngoài nước gửi cơ quan, tổ chức hoặc gửi các đơn vị và cá nhân
thuộc cơ quan, tổ chức được chuyển đến qua Bưu điện; gửi trực tiếp; Fax hoặc
gửi qua mạng tin học.
"Văn bản đi"
là toàn bộ các văn bản của cơ quan, tổ chức ban hành, gửi các cơ quan Trung
ương, địa phương, các sở, ban, ngành, cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân trong
và ngoài nước.
Điều
4. Thực hiện chủ trương hiện đại hoá công
tác quản lý hành chính nhà nước, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức phải chỉ đạo,
kiểm tra thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ; xây dựng và ban hành văn bản
nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời, nội dung chính xác, số liệu phải đầy
đủ, luận cứ phải rõ ràng đảm bảo tính liên tục và kế thừa nhằm nâng cao chất
lượng, hiệu quả trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức và phải
củng cố, chuẩn hoá biên chế công chức, viên chức của cơ quan, tổ chức mình đưa
công tác quản lý hành chính, văn thư, lưu trữ vào nề nếp.
Điều
5. Hội đồng thi đua khen thưởng tỉnh, Thủ
trưởng cơ quan, tổ chức phải xác định việc tổ chức biên chế chuyên trách công
tác văn thư, lưu trữ; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật
trình bày; quản lý văn bản đến, xử lý, phát hành văn bản đi thực hiện đúng quy
trình nghiệp vụ; sắp xếp tài liệu lưu trữ đúng quy định là một trong những tiêu
chí để làm cơ sở xét đánh giá thi đua hàng năm giữa các cơ quan, tổ chức và cá
nhân trong tỉnh.
Các văn bản chỉ đạo và phát
động hàng năm về công tác thi đua khen thưởng của Thủ trưởng cơ quan, tổ chức
phải xây dựng việc thực hiện tốt các quy định về công tác văn thư, lưu trữ
thành một tiêu chí để đánh giá thi đua giữa các đơn vị và cán bộ, công chức
thuộc cơ quan, tổ chức mình quản lý.
Chương
II
QUY ĐỊNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
Điều
6. Công tác văn thư, lưu trữ là một công
việc quan trọng không thể thiếu ở bất kỳ cơ quan, tổ chức nào; nó diễn ra hàng
ngày để cung cấp thông tin đảm bảo tính hệ thống, liên tục, kế thừa, đầy đủ,
kịp thời, chính xác ảnh hưởng rất lớn đến năng suất, chất lượng và hiệu quả
hoạt động của cơ quan, tổ chức. Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức bắt buộc
phải thực hiện tốt công tác này được xác định tại thông tư số:21/2005/TT-BNV,
ngày 01/02/2005 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và tổ
chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ
và Ủy ban nhân dân các cấp. Ủy ban nhân dân tỉnh xác định công tác văn thư, lưu
trữ chuyên trách về quản lý con dấu, văn bản đi, đến và sắp xếp tài liệu lưu trữ
là nghiệp vụ chuyên môn mang tính sự nghiệp hoạt động trong cơ quan, tổ chức
được bố trí biên chế sự nghiệp và sắp xếp tổ chức như sau:
1. Văn phòng UBND tỉnh:
thành lập Phòng Hành chính -Tổ chức, có chức năng giúp Chánh văn phòng tham mưu
cho Chủ tịch UBND tỉnh quản lý nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ trên địa
bàn tỉnh và tổ chức thực hiện công tác chuyên môn về quản lý các con dấu, văn
bản đi, đến; theo dõi quá trình xử lý văn bản đến và sắp xếp tài liệu lưu trữ
hiện hành của UBND và Văn phòng UBND tỉnh. Nhiệm vụ quyền hạn của Phòng Hành
chính - Tổ chức do Chánh văn phòng UBND tỉnh quyết định.
2. Các Sở trực thuộc UBND
tỉnh : thành lập Tổ văn thư - lưu trữ thuộc Văn phòng sở, có chức năng giúp
Giám đốc sở chỉ đạo thực hiện công tác văn thư - lưu trữ đối với các đơn vị
trực thuộc Sở và tổ chức thực hiện công tác chuyên môn về quản lý con dấu, văn
bản đi, đến và sắp xếp tài liệu lưu trữ của Sở. Nhiệm vụ quyền hạn của Tổ văn
thư,lưu trữ do Giám đốc sở quyết định.
3. Các cơ quan chuyên môn,
phòng, ban thuộc UBND tỉnh, các tổ chức có tư cách pháp nhân, con dấu và tài
khoản, phải bố trí công chức chuyên trách công tác văn thư, lưu trữ để quản lý
con dấu, văn bản đi, đến và sắp xếp tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
Nhiệm vụ quyền hạn của cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ do thủ
trưởng cơ quan, tổ chức quyết định.
4. Văn phòng HĐND và UBND
huyện - thị xã : thành lập Tổ văn thư - lưu trữ, có chức năng giúp Chánh văn
phòng tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện - thị quản lý nhà nước về công tác văn
thư - lưu trữ thuộc phạm vi huyện - thị và tổ chức thực hiện công tác chuyên
môn về quản lý con dấu, văn bản đi, đến và sắp xếp tài liệu lưu trữ của HĐND -
UBND và Văn phòng HĐND-UBND huyện - thị. Nhiệm vụ quyền hạn của Tổ văn thư, lưu
trữ do Chánh văn phòng HĐND và UBND huyện - thị quyết định.
6. Trung tâm lưu trữ tỉnh và
Kho lưu trữ huyện - thị là đơn vị sự nghiệp lưu trữ lịch sử được thành lập, tổ
chức và hoạt động theo quy chế riêng do đơn vị lập và trình cấp có thẩm quyền
quyết định.
7. Văn phòng HĐND và UBND xã
- phường - thị trấn (gọi chung là xã) bố trí công chức Văn phòng - thống kê phụ
trách công tác văn thư - lưu trữ, chịu trách nhiệm trước UBND xã tổ chức thực
hiện công tác chuyên môn về quản lý con dấu, văn bản đi, đến và sắp xếp tài
liệu lưu trữ của Xã.
Điều
7. Tiêu chuẩn cán bộ, công chức làm công
tác văn thư, lưu trữ
Cán bộ, công chức, viên chức
làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức phải có đủ tiêu chuẩn
nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật. Thủ
trưởng cơ quan, tổ chức phải sắp xếp biên chế ổn định và có kế hoạch bồi dưỡng,
đào tạo, đào tạo lại đối với cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư,
lưu trữ. Nếu tuyển dụng mới phải đảm bảo đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch
công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo pháp luật quy định.
Chương
III
CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
Điều
8. Quản lý văn bản đi - đến
Tất cả văn bản đi, đến của
cơ quan, tổ chức phải được đăng ký quản lý tập trung, lập thủ tục tiếp nhận
hoặc phát hành tại Văn thư của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật.
Lãnh đạo hoặc chuyên viên
trực tiếp nhận văn bản từ cơ sở (hoặc từ các cuộc hội nghị) phải chuyển cho văn
thư của cơ quan, tổ chức để lập thủ tục đăng ký tiếp nhận văn bản đến theo quy
định để quản lý và tránh trùng lập trong tham mưu xử lý văn bản.
Cập nhật đăng ký văn bản đi,
đến thực hiện như sau:
- Cơ quan, tổ chức chưa ứng
dụng phần mềm quản lý Văn thư - Hồ sơ công việc - Hồ sơ lưu trữ (gọi tắt là
phần mềm quản lý văn thư - lưu trữ) dùng chung của tỉnh thì văn thư thực hiện
cập nhật đăng ký văn bản đi, đến vào sổ theo quy định.
Sổ công văn đi, đến được mở
từ ngày 01/01 và đóng vào ngày 31/12 của năm. Mẫu sổ thực hiện theo quy định
thống nhất của Cục văn thư và Lưu trữ nhà nước.
- Những cơ quan, tổ chức
thực hiện ứng dụng trên hệ phần mềm quản lý văn thư - lưu trữ dùng chung của
tỉnh thì cập nhật văn bản đi, đến vào phần mềm ứng dụng trên máy vi tính hàng
ngày theo quy định, khởi đầu từ 01/01 và kết sổ in ra giấy, đóng lại thành tập
vào 31/12 của năm.
Điều
9. Trách nhiệm kiểm tra văn bản
Văn bản do cơ quan, tổ chức
ban hành, Nhân viên văn thư phải kiểm tra hình thức, thể thức, kỹ thuật trình
bày văn bản theo nội dung ở các phụ lục I,II,III và phụ lục IV kèm theo quy
định này và hồ sơ kèm theo (nếu có) trước khi cập nhật đăng ký văn bản đi, nhân
bản, đóng dấu, phát hành và lưu trữ đầy đủ hồ sơ đúng quy định.
Chánh văn phòng (hoặc Trưởng
phòng hành chính) và nhân viên văn thư của cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm về
hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục phát hành văn bản và lưu trữ
hồ sơ.
Thủ trưởng cơ quan, tổ chức
và cán bộ, chuyên viên soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về độ chính xác của
nội dung, câu chữ và lỗi chính tả của văn bản.
Điều
10. Lập cơ sở dữ liệu văn bản điện tử
Cán bộ, công chức của cơ
quan, tổ chức làm việc trên máy vi tính thuộc mạng thành viên trong hệ thống
mạng tin học diện rộng của tỉnh khi xử lý, soạn thảo văn bản phải thực hiện đầy
đủ ứng dụng đúng theo quy trình mà phần mềm quản lý văn thư - lưu trữ dùng
chung của tỉnh đã xác lập và phải gắn tập tin (file) văn bản điện tử kèm theo
chuyển đến Văn thư để lập thủ tục phát hành văn bản trên mạng (trừ những văn
bản thuộc diện quản lý theo chế độ bảo mật).
Điều
11. Phát hành văn bản đi
Văn bản chuyển phát hành
không có tập tin (file) văn bản điện tử kèm theo chuyển trên mạng (đối với các
cơ quan, tổ chức thuộc đơn vị mạng thành viên trong hệ thống mạng tin học diện
rộng của tỉnh); Văn bản không đúng hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày hoặc
thiếu hồ sơ kèm theo để đảm bảo cơ sở pháp lý khi ban hành văn bản, Nhân viên
văn thư không lập thủ tục phát hành mà báo cáo Lãnh đạo trực tiếp và trả lại
chuyên viên soạn thảo văn bản đó để thực hiện chuyển văn bản điện tử trên mạng,
chỉnh sửa lại văn bản hoặc bổ sung hồ sơ, mọi sự chậm trể cán bộ, công chức
soạn thảo văn bản đó phải chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan, tổ chức.
Điều
12. Tiếp nhận văn bản đến
Văn bản không đúng hình
thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và ký sai thẩm quyền, gửi vượt cấp, nội dung
văn bản bị nhòe không đọc được, văn bản trình bày không đúng quy định tại khoản
3, Điều 17 Quy định này thì Nhân viên văn thư được quyền từ chối không tiếp
nhận mà ra văn bản tham mưu Lãnh đạo trả lại nơi gởi. Thủ trưởng cơ quan, tổ
chức phải chịu trách nhiệm do thực hiện không đúng quy định về tổ chức, quản lý
công tác hành chính, văn thư, lưu trữ gây ra sự ách tắc, trì trệ đối với hoạt
động của cơ quan, tổ chức mình quản lý.
Điều
13. Lập quy trình quản lý văn thư, lưu
trữ
Thủ trưởng cơ quan, tổ chức
phải xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ (theo văn bản chỉ đạo số
950/UBND ngày 08/6/2005 của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh) tại cơ quan, tổ chức
mình quản lý. Xây dựng quy trình tiếp nhận, luân chuyển, phối hợp, trao đổi
thông tin trong xử lý văn bản. Căn cứ chức năng nhiệm vụ được giao xây dựng bộ
mã mục lục hồ sơ lưu thuộc lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức mình quản lý
và phân công cán bộ, công chức phụ trách từng lĩnh vực, từng vấn đề theo mục
lục mã hồ sơ lưu đó. Tổ chức hệ thống hóa văn bản và cập nhật thông tin lên hệ
thống mạng kịp thời theo quy định.
Hàng năm, vào trung tuần
tháng 12, Thủ trưởng cơ quan, tổ chức thực hiện xem xét và ra quyết định điều
chỉnh bổ sung bộ mã hồ sơ lưu của cơ quan, tổ chức mình cho phù hợp yêu cầu
nhiệm vụ. Đồng thời phân công lại cán bộ, công chức phụ trách từng vấn đề theo
bộ mã hồ sơ lưu đó để thực hiện từ 01/01 của năm sau.
Quá trình hoạt động của cơ
quan, tổ chức trong năm nếu phát sinh những vấn đề, chuyên đề mới cần hệ thống
theo dõi thì cán bộ, công chức hoặc nhân viên văn thư đề xuất lãnh đạo bổ sung
mã hồ sơ và giao cho nhân viên quản trị ứng dụng cập nhật bổ sung vào danh mục
hồ sơ để vận hành chung.
Điều
14. Quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu của cơ quan, tổ chức
do Nhân viên văn thư quản lý và thực hiện đóng dấu vào văn bản theo quy định
tại Nghị định số: 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử
dụng con dấu, Nghị định số:110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư và Thông tư liên tịch số: 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 06/5/2002
của Bộ Công an - Ban tổ chức cán bộ Chính phủ về hướng dẫn thực hiện một số quy
định tại Nghị định số:58/2001/NĐ-CP của Chính phủ.
Nghiêm cấm đóng dấu khống
chỉ trong sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức.
Điều
15. Quản lý văn thư qua mạng
Đối với cơ quan, tổ chức có
mạng LAN-WAN là mạng thành viên trong hệ thống mạng tin học diện rộng của tỉnh,
phải thực hiện phát hành văn bản đi hoặc tiếp nhận văn bản đến qua phần mềm
dùng chung quản lý văn thư - lưu trữ (trừ các văn bản quản lý theo chế độ bảo
mật). Việc tiếp nhận hoặc phát hành văn bản trên mạng phải chuyển đến tập trung
qua máy vi tính quản lý văn bản đi - đến của cơ quan, tổ chức để Nhân viên văn
thư thực hiện lập thủ tục tiếp nhận hoặc phát hành (chuyên viên chuyển văn bản
điện tử đến văn thư cơ quan phải thực hiện đồng thời với chuyển văn bản giấy).
Trao đổi thông tin giữa cán
bộ, công chức với nhau thực hiện qua hộp thư điện tử cá nhân trên hệ thống mạng
hoặc gửi qua mục trao đổi thông tin trên trang web điều hành tác nghiệp nội bộ
mạng LAN của cơ quan, tổ chức.
Trao đổi thông tin trong
nội bộ để xử lý văn bản phải thực hiện ứng dụng theo phần mềm quản lý văn thư -
lưu trữ.
Các văn bản của Chính phủ và
các cơ quan Trung ương gởi đến UBND tỉnh, Phòng Hành chính -Tổ chức thuộc Văn phòng
UBND tỉnh lập thủ tục đăng ký tiếp nhận văn bản đến, gắn tập tin văn bản điện
tử vào phần mềm ứng dụng quản lý văn thư - lưu trữ (trường hợp không có tập tin
văn bản điện tử thì dùng máy scanner để tạo tập tin điện tử), thực hiện sao y
chuyển trên mạng đến các cơ quan, tổ chức có liên quan trong tỉnh để triển khai
thực hiện.
Đối với cơ quan, tổ chức
không tham gia hệ thống mạng tin học diện rộng của tỉnh nhưng có nối kết mạng
Internet thì trao đổi thông tin, văn bản qua mạng Internet như sau:
- Trao đổi thông tin, văn
bản của các cơ quan, tổ chức thông qua địa chỉ hộp thư công của cơ quan, tổ
chức.
- Trao đổi thông tin giữa
các cá nhân công chức thông qua địa chỉ hộp thư riêng (Email) của cán bộ, công
chức, viên chức đã được thông báo.
Hàng ngày, Nhân viên văn thư
của cơ quan, tổ chức phải kiểm tra tiếp nhận văn bản đến trên mạng qua phần mềm
dùng chung về quản lý văn thư, lưu trữ và hộp thư điện tử của cơ quan, tổ chức,
lập thủ tục tiếp nhận văn bản trên mạng theo quy định.
Chương
IV
THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN
Điều
16. Văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính và bản sao văn bản khi soạn thảo ban hành và phát hành phải thực
hiện đúng quy trình, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
theo pháp luật quy định. Căn cứ Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của
Chính phủ về công tác văn thư, Thông tư liên tịch số: 55/2005/TTLT-BNV-VPCP
ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về hình thức, thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản, Ủy ban nhân dân tỉnh quy định như sau:
1. Hình thức, thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản.
Thực hiện theo Thông tư liên
tịch số:55/2005/TTLT-BNV-VPCP của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ.
Đối với ký hiệu văn bản hành
chính không có tên loại (công văn) phải ghi ký hiệu tên tắt cơ quan ban hành
văn bản và ghi ký hiệu đơn vị soạn thảo văn bản. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức
quy định tên viết tắt của các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức mình để ghi ký hiệu
đơn vị soạn thảo văn bản nhất quán, thống nhất.
Riêng đối với Tờ trình là loại
văn bản mà cơ quan cấp dưới trình cấp trên để giải quyết những vấn đề thuộc
thẩm quyền của cấp trên, nên tờ trình phải ghi kính gởi thủ trưởng cơ quan mà
nội dung trình xác định thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan đó, để xác định
rõ trách nhiệm cơ quan giải quyết và nơi nhận ghi gởi những cơ quan có liên
quan để biết và phối hợp.
Phần nơi nhận dưới vị trí ô
13 theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản (Phụ lục III) ghi mã hồ sơ
lưu và số lượng bản phát hành của văn bản.
2. Phông chữ dùng trong
trình bày văn bản điện tử.
Phông chữ sử dụng để trình
bày văn bản thực hiện theo Quyết định số: 72/2002/QĐ-TTg ngày 10/6/2002 của Thủ
tướng Chính phủ về việc thống nhất dùng bộ mã ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn
TCVN 6909:2001 trong trao đổi thông tin điện tử giữa các tổ chức của Đảng và
Nhà nước. Kiểu chữ chân phương, bảo đảm tính trang trọng, nghiêm túc của văn
bản. Bộ mã dùng bỏ dấu tiếng việt là bộ mã định sẳn của Unicode. Đối với những
văn bản dùng trong trao đổi thông tin điện tử giữa các cơ quan, tổ chức thuộc
tỉnh Vĩnh Long thống nhất sử dựng kiểu chữ Arial, nội dung văn bản theo cở chữ
12 - 14.
Điều
17. Về nơi nhận của văn bản
Cán bộ, công chức cập nhật
văn bản đi, đến, soạn thảo văn bản có trách nhiệm phải xác định rõ thành phần
nơi nhận để đảm bảo thông tin chuyển đến các đối tượng chính xác đạt yêu cầu
đặt ra. Đồng thời phải xác định đúng mã số hồ sơ lưu để thực hiện hệ thống hóa
văn bản theo quy định.
Về xác định kính gởi và nơi
nhận của văn bản thực hiện như sau:
1) Khi soạn thảo văn bản quy
phạm pháp luật để trình cấp có thẩm quyền ban hành, phần nơi nhận ngoài việc
xác định đủ thành phần theo đối tượng, phạm vi điều chỉnh của văn bản còn phải
ghi thêm thành phần theo quy định của Nghị định số 135/2003/NĐ-CP ngày
14/11/2003 của Chính phủ về kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật là: Sở
Tư pháp, Cục kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật của Bộ Tư pháp, Văn phòng
Chính phủ và Bộ, Ngành có liên quan đến lĩnh vực quản lý mà nội dung văn bản
quy phạm pháp luật đó điều chỉnh.
2) Quyết định giải quyết
khiếu nại cuối cùng của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, mục nơi nhận ngoài việc
xác định rõ thành phần có liên quan thuộc đối tượng điều chỉnh của quyết định
còn phải ghi thêm ở thành phần nơi nhận là: Thanh tra Chính phủ và Bộ, Ngành có
chức năng quản lý chuyên ngành liên quan đến vấn đề khiếu nại đó.
3) Đối với Tờ trình gửi cơ
quan cấp trên và văn bản không có tên loại (công văn) của cấp dưới gởi cơ quan
cấp trên (hoặc cơ quan chuyên môn ngang cấp) về yêu cầu giải quyết vấn đề thuộc
chức năng nhiệm vụ cụ thể của cơ quan đó, để xác định rõ cơ quan chịu trách
nhiệm xử lý chính và cơ quan có trách nhiệm phối hợp trong xử lý, phần kính gửi
của văn bản chỉ ghi một cơ quan có chức năng, thẩm quyền và chịu trách nhiệm
chính để giải quyết vấn đề mà nội dung văn bản đặt ra. Phần nơi nhận ghi như
trên và ghi những cơ quan có liên quan để biết phối hợp xử lý.
Đối với văn bản không có tên
loại (công văn) của cơ quan cấp trên gửi cơ quan cấp dưới (hoặc cơ quan chuyên
môn ngang cấp) để hướng dẫn hoặc chỉ đạo những vấn đề thuộc nhiệm vụ của nhiều
cơ quan cấp dưới phải thực hiện, phần kính gửi ghi nhiều cơ quan có liên quan
mà những cơ quan đó có trách nhiệm phải thực hiện nội dung văn bản, phần nơi
nhận ghi như trên, ghi cơ quan cấp trên thay báo cáo và các cơ quan có liên
quan biết để phối hợp.
Điều
18. Về thực hiện gửi văn bản
Để quản lý tập trung văn bản
đi, đến điều phải đăng ký qua văn thư của cơ quan, tổ chức, việc lập thủ tục
gửi văn bản thực hiện như sau:
1) Văn bản đi, đến gửi trên
mạng bằng thực hiện ứng dụng theo phần mềm quản lý văn thư - lưu trữ hoặc gởi
bằng thư tín điện tử đều phải khai báo chuyển đến máy vi tính quản lý công tác
văn thư của cơ quan, tổ chức để văn thư tiếp nhận cập nhật quản lý theo quy
định.
2) Văn bản giấy gởi trực
tiếp hoặc gửi qua bưu điện ngoài bì thư phải ghi rõ tên cơ quan, tổ chức để gửi
và văn thư của cơ quan, tổ chức thực hiện tiếp nhận theo Điều 8 quy định này.
3) Đối với văn bản mật,
tuyệt mật, tối mật, văn bản gửi mang tính chất thư riêng để thông tin theo chế
độ chức danh, thực hiện gửi và quản lý bằng đóng dấu đến lên bì thư vào sổ, ghi
ngày nhận, số đăng ký đến, đơn vị gửi (hoặc người gửi), người được gửi và người
nhận thư để chuyển giao theo quy định.
Chương
V
KHEN THƯỞNG - KỸ LUẬT
Điều
19. Cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện
đầy đủ các yêu cầu của phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ theo quy định, soạn
thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày, không sai sót, sử
dụng phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ đạt hiệu quả cao lập nhiều thành tích sẽ
được khen thưởng theo quy định hiện hành của Nhà nước.
Điều
20. Cơ quan, tổ chức, cá nhân vi phạm các
quy định về thực hiện phần mềm ứng dụng quản lý văn thư - lưu trữ; về hình
thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản khi soạn thảo; văn bản bị sai sót
gây thiệt hại cho việc quản lý hành chính nhà nước của các ngành, các cấp...,
tùy tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỹ luật theo quy định của pháp luật
hiện hành.
Chương
VI
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều
21. Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu Chủ tịch
UBND tỉnh giao chỉ tiêu biên chế chuyên trách về công tác văn thư, lưu trữ cho
các sở, ban, ngành và các huyện, thị xã trong tỉnh, đảm bảo từ nay đến cuối năm
2007 củng cố và đưa hoạt động chuyên trách công tác văn thư, lưu trữ ở các
ngành, các cấp trong toàn tỉnh đi vào nề nếp ổn định.
Điều
22. Chánh văn phòng UBND tỉnh chịu trách
nhiệm hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện quy định này đối với các cơ quan, tổ
chức trong tỉnh. Báo cáo và đề xuất kịp thời với Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh
các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện phần mềm quản lý văn thư, lưu
trữ, soạn thảo trình bày văn bản nhằm đảm bảo cho việc quản lý công tác văn
thư, lưu trữ được thống nhất, góp phần phục vụ đạt hiệu quả cao đối với công
tác quản lý hành chính Nhà nước của UBND tỉnh.
Điều
23. Thủ trưởng các Cơ quan, tổ chức trong
tỉnh căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị mình, chịu trách nhiệm
triển khai, hướng dẫn, tổ chức thực hiện quy định nầy./.
|
FILE ĐƯỢC
ĐÍNH KÈM THEO VĂN BẢN
|