|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH CAO BẰNG
--------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số:
2701/2005/QĐ-UBND
|
Cao
Bằng, ngày 21 tháng 10 năm 2005
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ TỈNH CAO BẰNG
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH CAO BẰNG
Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND
ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Pháp lệnh lưu trữ quốc
gia ngày 04 tháng 4 năm 2001;
Căn cứ Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư và Nghị định số
111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số
điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia;
Thực hiện Công văn số
260/VTLTNN-NVĐP ngày 06/5/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn
xây dựng Quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan;
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng
UBND tỉnh Cao Bằng,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
Ban hành kèm theo Quyết định này bản Quy định về công tác
Văn thư và Lưu trữ tỉnh Cao Bằng.
Điều 2.
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế
Quyết định số 1430/QĐ-LT-UB ngày 24/7/1998 của UBND tỉnh Cao Bằng.
Điều 3.
Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Thủ trưởng các Sở, ban,
ngành; các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề
nghiệp; tổ chức kinh tế; các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân; Chủ tịch UBND
các huyện, thị xã chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như điều 3 (để thi hành);
- Cục VT và LTNN (b/c);
- Cục Kiểm tra VB- Bộ Tư pháp;
- TT. UBND tỉnh;
- CVP, các PVP;
- Các Đ/c CV;
- Phòng HC-QT;
- Lưu: VT, TTLT.
|
TM.
UBND TỈNH CAO BẰNG
CHỦ TỊCH
Lô Ích Giang
|
QUY ĐỊNH
VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ TỈNH CAO BẰNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2701/2005/QĐ-UBND ngày 21 tháng 10 năm
2005 của UBND tỉnh Cao Bằng)
Chương 1.
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm
vi và đối tượng điều chỉnh
Quy định được áp dụng đối với các Sở,
ban, ngành; các huyện, thị xã; các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội,
tổ chức xã hội – nghề nghiệp; tổ chức kinh tế; các đơn vị lực lượng vũ trang
nhân dân trong phạm vi toàn tỉnh (Sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).
Đối tượng điều chỉnh của quy định
là công tác văn thư và lưu trữ:
- Công tác Văn thư bao gồm các công
việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ hiện hành
và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn
thư.
- Công tác lưu trữ bao gồm các công
việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Điều 2. Trách
nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư và lưu trữ
- Trung tâm Lưu trữ tỉnh có trách
nhiệm giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho UBND tỉnh chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức
thực hiện quản lý Nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ trong phạm vi toàn tỉnh
và trực tiếp quản lý kho lưu trữ tỉnh.
- Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức;
Chủ tịch UBND các huyện, thị xã trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có
trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức thực hiện tốt công tác văn thư và lưu
trữ theo quy định của Nhà nước và UBND tỉnh.
- Mọi cá nhân trong quá trình theo
dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư và lưu trữ phải thực
hiện nghiêm chỉnh quy định này và các quy định khác của pháp luật về công tác
văn thư và lưu trữ.
Điều 3. Tổ chức,
nhiệm vụ của văn thư và lưu trữ cơ quan
- Các cơ quan, tổ chức căn cứ khối
lượng công việc phải có bộ phận chuyên trách làm công tác văn thư - lưu trữ
(nhiệm vụ cụ thể quy định tại chương II, III của quy định này).
- Văn phòng HĐND và UBND các huyện,
thị xã (sau đây gọi chung là huyện) có bộ phận văn thư và lưu trữ chuyên trách
giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho UBND huyện chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức thực
hiện và quản lý công tác Văn thư – lưu trữ của toàn huyện; Bảo quản và phục vụ
khai thác tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ lịch sử của huyện; thực hiện các nhiệm
vụ của lưu trữ hiện hành tại Văn phòng HĐND và UBND huyện.
Điều 4. Cán bộ
văn thư và cán bộ lưu trữ
Cán bộ làm công tác văn thư và lưu
trữ trong cơ quan, tổ chức phải được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn đảm
bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức ngành văn thư và lưu trữ theo quy
định của Nhà nước.
Điều 5. Kinh
phí cho hoạt động văn thư và lưu trữ
Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức; Chủ
tịch UBND các huyện, thị xã có trách nhiệm bố trí kinh phí trong dự toán ngân
sách được giao hàng năm để cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ, mua sắm trang thiết bị,
văn phòng phẩm chuyên dùng phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ của công tác văn thư
và lưu trữ.
Điều 6. Bảo vệ
bí mật Nhà nước trong công tác văn thư và lưu trữ
Mọi hoạt động trong công tác Văn
thư và Lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải thực hiện theo Pháp lệnh Bảo vệ bí mật
Nhà nước ngày 28/12/2000 và Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/03/2002 Quy định
chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước.
Chương 2.
CÔNG TÁC VĂN THƯ
MỤC 1. SOẠN THẢO,
BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều 7. Hình thức
văn bản
- Văn bản Quy phạm pháp luật: Theo
quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND số
31/2004/QH11, ngày 03/12/2004 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt
Nam;
+ HĐND các cấp được ban hành Nghị
quyết để thi hành Văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc
hội và các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên;
+ UBND các cấp được ban hành Quyết
định và Chỉ thị để thi hành Văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Ủy ban Thường
vụ Quốc hội và các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên; văn bản do UBND ban
hành còn để thi hành Nghị quyết của HĐND cùng cấp.
- Văn bản hành chính: Gồm có Quyết
định (cá biệt), Chỉ thị (cá biệt), thông báo, thông cáo, chương trình, kế hoạch,
phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, công văn, … tất cả các cơ quan,
tổ chức đều được ban hành.
Điều 8. Thể thức
văn bản
- Thể thức văn bản là tập hợp các
thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với
các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối
với một số văn bản nhất định theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư và Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ hướng
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Thể thức văn bản bao gồm các thành
phần chính như: Quốc hiệu; Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; Số, ký hiệu của
Văn bản; Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; Tên loại và trích yếu nội
dung của văn bản; Nội dung văn bản; Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm
quyền; Dấu của cơ quan, tổ chức; Nơi nhận; Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những
loại văn bản khẩn, mật).
- Đối với văn bản quy phạm pháp luật
còn phải ghi thêm năm ban hành văn bản sau số của văn bản (Ví dụ số:
26/2005/QĐ-UBND).
Điều 9. Soạn thảo
văn bản
- Việc soạn thảo văn bản quy phạm
pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp
luật ngày 12/11/1996; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản
quy phạm pháp luật ngày 16/12/2002 và Luật ban hành Văn bản quy phạm pháp luật
của HĐND và UBND, ngày 03/12/2004.
- Việc soạn thảo văn bản khác được
quy định như sau:
+ Căn cứ tính chất, nội dung văn bản
cần soạn thảo, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn
thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
+ Đơn vị, cá nhân có trách nhiệm
xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; Thu
thập xử lý thông tin có liên quan; Soạn thảo văn bản; Trình duyệt bản thảo văn
bản kèm theo tài liệu có liên quan.
Điều 10. Duyệt
bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
- Bản thảo văn bản phải do người có
thẩm quyền ký văn bản duyệt.
- Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản
thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định.
Điều 11. Đánh
máy, nhân bản
Việc đánh máy, nhân bản văn bản phải
bảo đảm những yêu cầu sau:
- Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo,
đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc
không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá
nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó;
- Nhân bản đúng số lượng quy định;
- Giữ gìn bí mật nội dung văn bản
và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.
Điều 12. Kiểm
tra văn bản trước khi ký ban hành
- Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ
trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội
dung văn bản.
- Chánh Văn phòng UBND các cấp (sau
đây gọi tắt là Chánh Văn phòng); Trưởng phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức
không có Văn phòng (sau đây gọi tắt là Trưởng phòng hành chính); người được
giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư ở
những cơ quan, tổ chức khác (sau đây gọi tắt là người được giao trách nhiệm) phải
kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ
tục ban hành văn bản.
Điều 13. Ký
văn bản
- Đối với cơ quan, tổ chức làm việc
theo chế độ Thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả
văn bản của cơ quan, tổ chức. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp
phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ
trách.
- Đối với các cơ quan, tổ chức làm
việc chế độ tập thể:
+ Đối với những vấn đề quan trọng của
cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo Điều lệ của tổ chức,
phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được quy
định như sau:
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức
thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức;
Cấp phó của người đứng đầu và các
thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng
đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những
văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
- Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có thể
ủy quyền cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp thừa ủy quyền (TUQ.) một số
văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được quy định bằng văn
bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được ủy quyền không được ủy
quyền lại cho người khác ký.
- Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có thể
giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký
thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản hành chính thông thường.
- Khi ký văn bản không dùng bút
chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.
Điều 14. Bản
sao văn bản
- Các hình thức bản sao văn bản gồm:
+ Bản sao y bản chính: Là bản sao đầy
đủ, chính xác nội dung văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản
sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính;
+ Bản trích sao: Là bản trích sao một
phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích
sao phải được thực hiện từ bản chính;
+ Bản sao lục: Là bản sao đầy đủ,
chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình
bày theo thể thức quy định.
- Thể thức bản sao được quy định gồm:
Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng,
năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ
chức sao văn bản; nơi nhận.
- Bản sao y bản chính, bản trích
sao và bản sao lục được thực hiện theo đúng quy định trên có giá trị pháp lý
như bản chính.
- Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của
văn bản không được thực hiện theo đúng thể thức quy định chỉ có giá trị thông
tin, tham khảo.
MỤC 2. QUẢN LÝ
VĂN BẢN
Điều 15. Trình
tự quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do
cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là văn bản đến), phải được
quản lý theo trình tự: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; Trình, chuyển giao văn bản
đến; Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Điều 16. Tiếp
nhận, đăng ký văn bản đến
Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều
phải được tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng
ký. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không
có trách nhiệm giải quyết.
Điều 17.
Trình, chuyển giao văn bản đến
- Văn bản đến phải được kịp thời
trình cho người có trách nhiệm và chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết.
Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau
khi nhận được.
- Việc chuyển giao văn bản phải bảo
đảm chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn bản và phải ký nhận vào sổ chuyển
giao văn bản.
Điều 18. Giải
quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Thủ trưởng cơ quan, tổ chức phải
có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Cấp phó của người đứng
đầu cơ quan, tổ chức được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự ủy
nhiệm của Thủ trưởng và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ
trách.
- Căn cứ nội dung văn bản đến, Thủ
trưởng cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Đơn vị hoặc cá
nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp
luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức.
- Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có thể
giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách
nhiệm xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn
cấp; Phân văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết; Theo dõi, đôn đốc việc
giải quyết văn bản đến.
Điều 19. Trình
tự quản lý văn bản đi
Tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức
phát hành (sau đây gọi chung là văn bản đi) phải được quản lý theo trình tự: Kiểm
tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của
văn bản; Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); Đăng ký văn bản đi;
Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; Lưu văn bản
đi.
Điều 20. Chuyển
phát văn bản đi
- Văn bản đi phải được hoàn thành
thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là
trong ngày làm việc tiếp theo.
- Văn bản đi có thể được chuyển cho
nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh.
Điều 21. Việc
lưu văn bản đi
- Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất
hai bản chính; một bản lưu tại văn thư cơ quan, tổ chức và một bản lưu trong hồ
sơ công việc. Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan, tổ chức phải là bản ký trực
tiếp và được sắp xếp thứ tự đăng ký.
- Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật
và văn bản quan trọng khác của cơ quan, tổ chức phải được làm bằng loại giấy tốt
và được in bằng mực bền lâu.
(Nghiệp vụ quản lý văn bản đi được
thực hiện theo quy định của Nhà nước và Văn bản hướng dẫn của Văn phòng UBND tỉnh).
MỤC 3. LẬP HỒ SƠ
HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC
Điều 22. Nội
dung việc lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
- Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu
có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có
một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; Cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ
quan, tổ chức hoặc một cá nhân;
- Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành
bao gồm; Mở hồ sơ; Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ; Kết thúc và biên mục hồ sơ;
- Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:
Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ
quan, tổ chức; Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan
chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự
giải quyết công việc; Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị
bảo quản tương đối đồng đều.
Điều 23. Giao
nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức
- Trách nhiệm của các đơn vị và cá
nhân trong cơ quan, tổ chức:
+ Các đơn vị và cá nhân trong cơ
quan, tổ chức phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ
hiện hành của cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định;
+ Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần
giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho
lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không được quá
hai năm;
+ Mọi cán bộ, công chức, viên chức
trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ
sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm.
- Thời hạn giao nộp tài liệu vào
lưu trữ hiện hành được quy định như sau:
+ Tài liệu hành chính: sau một năm
kể từ năm công việc kết thúc;
+ Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng
dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính
thức;
+ Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba
tháng kể từ khi công trình được quyết toán;
+ Tài liệu ảnh, phim điện ảnh;
mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau ba tháng kể từ khi
công việc kết thúc.
- Thủ tục giao nộp hồ sơ tài liệu
vào lưu trữ cơ quan:
Khi giao nộp tài liệu phải lập hai
bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “Biên bản giao nhận tài liệu”.
Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức
giữ mỗi loại một bản.
Điều 24. Trách
nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan
- Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có
trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình.
- Chánh Văn phòng, Trưởng phòng
Hành chính, người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ: Tham mưu cho Thủ trưởng cơ
quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới; Tổ
chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành
tại cơ quan, tổ chức mình.
- Trưởng các đơn vị trong cơ quan,
tổ chức chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo
quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành của cơ quan,
tổ chức.
- Mỗi cá nhân trong quá trình theo
dõi, giải quyết công việc, phải lập hồ sơ về công việc đó.
MỤC 4. QUẢN LÝ
VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ
Điều 25. Quản
lý và sử dụng con dấu
- Việc quản lý và sử dụng con dấu
trong công tác văn thư được thực hiện theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày
24/8/2001 của Chính phủ và các quy định của Pháp luật về quản lý và sử dụng con
dấu.
- Con dấu của cơ quan, tổ chức phải
được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên
văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
+ Không giao con dấu cho người khác
khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;
+ Chỉ được đóng dấu vào những văn bản,
giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền; Không được đóng dấu khống
chỉ.
- Việc sử dụng con dấu của cơ quan,
tổ chức và con dấu của Văn phòng hay của đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy
định như sau:
Những văn bản do cơ quan, tổ chức
ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức; Những văn bản do Văn phòng hay đơn
vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của Văn phòng hay dấu
của đơn vị đó.
Điều 26. Đóng
dấu
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn,
đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định; Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng
phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm
theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu,
trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
Chương 3.
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
MỤC 1. CÔNG
TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU
Điều 27. Thu
thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Hàng năm, lưu trữ cơ quan có trách
nhiệm: Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu; Phối hợp với các đơn vị, cá nhân
xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập; Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ
sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”;
- Chuẩn bị kho tàng và các phương
tiện để tiếp nhận tài liệu; Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận
tài liệu”.
“Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”
và “Biên bản giao nhận tài liệu” được lập thành hai bản theo mẫu thống nhất do
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn. Đơn vị hoặc cá nhân nộp lưu và lưu
trữ của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản.
Điều 28. Chỉnh
lý tài liệu
- Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm
chỉnh lý tài liệu của mình; Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt được các yêu cầu
sau:
+ Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn
chỉnh; Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ hiện
hành; xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị cần loại
ra để tiêu hủy đối với lưu trữ lịch sử;
+ Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu; Lập
mục lục hồ sơ, tài liệu; Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu hủy.
- Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu được
thực hiện theo hướng dẫn của Cục văn thư và lưu trữ Nhà nước và Trung tâm lưu
trữ tỉnh.
Điều 29. Xác định
giá trị tài liệu
- Việc xác định giá trị tài liệu phải
đạt được các yêu cầu sau:
+ Xác định tài liệu cần bảo quản
vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính bằng số lượng năm;
+ Xác định tài liệu hết giá trị cần
loại ra để tiêu hủy.
- Lưu trữ các cơ quan, tổ chức có
trách nhiệm nghiên cứu xây dựng trình cấp có thẩm quyền Ban hành bảng thời hạn
bảo quản tài liệu của cơ quan, tổ chức trên cơ sở bảng thời hạn bảo quản mẫu của
lưu trữ cấp trên.
Điều 30. Hội đồng
xác định giá trị tài liệu của cơ quan
- Khi tiến hành xác định giá trị
tài liệu, các cơ quan, tổ chức phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho Thủ trưởng cơ quan, tổ chức về việc quyết định:
Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản; Danh mục tài liệu hết giá trị.
- Thành phần của Hội đồng xác
định giá trị tài liệu gồm:
+ Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp
tỉnh, cấp huyện và cấp phó của người đứng đầu đối với cơ quan, tổ chức khác: Chủ
tịch Hội đồng;
+ Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài
liệu: Ủy viên.
+ Đại diện của lưu trữ cơ quan, tổ
chức: Ủy viên.
- Hội đồng làm việc theo
phương thức sau đây:
+ Từng thành viên Hội đồng xem xét
Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản; Danh mục tài liệu hết giá trị; đối với
danh mục tài liệu hết giá trị, cần kiểm tra thực tế tài liệu;
+ Hội đồng thảo luận tập thể và biểu
quyết theo đa số;
+ Thông qua biên bản, trình Thủ trưởng
cơ quan, tổ chức quyết định.
Điều 31. Tiêu
hủy tài liệu hết giá trị
- Thẩm tra tài liệu hết giá
trị trước khi tiêu hủy được quy định như sau:
+ Lưu trữ tỉnh thẩm tra tài liệu của
lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện và của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài
liệu vào lưu trữ tỉnh;
+ Lưu trữ huyện thẩm tra tài liệu của
các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ huyện và của xã;
+ Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức
cấp trên thẩm tra tài liệu của các đơn vị trực thuộc không thuộc nguồn nộp lưu
tài liệu vào lưu trữ lịch sử.
- Thẩm quyền quyết định tiêu
hủy tài liệu hết giá trị:
+ Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị bảo quản tại lưu trữ tỉnh;
+ Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ tỉnh quyết định tiêu hủy tài liệu hết
giá trị của cơ quan, tổ chức sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của lưu
trữ tỉnh;
+ Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện
quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị bảo quản tại lưu trữ huyện sau khi có
ý kiến thẩm định bằng văn bản của lưu trữ tỉnh;
+ Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ huyện quyết định tiêu hủy tài liệu hết
giá trị của cơ quan, tổ chức mình sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của
lưu trữ huyện;
+ Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã
quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của xã sau khi có ý kiến thẩm định bằng
văn bản của lưu trữ huyện;
+ Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức
không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện
quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức mình sau khi có ý
kiến thẩm định bằng văn bản của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp.
- Tiêu hủy tài liệu hết giá
trị:
+ Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị
chỉ được thực hiện sau khi có quyết định bằng văn bản của người có thẩm quyền;
Khi tiêu hủy tài liệu phải hủy hết thông tin tài liệu;
+ Việc tiêu hủy tài liệu phải được
lập thành biên bản có xác nhận của người thực hiện việc tiêu hủy và của cơ
quan, tổ chức có tài liệu; Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được
bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị tiêu hủy trong thời hạn ít nhất
hai mươi năm, kể từ ngày tài liệu bị tiêu hủy.
- Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị
được thực hiện theo hướng dẫn của Trung tâm lưu trữ tỉnh.
Điều 32. Nộp
lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử
+ Trung tâm Lưu trữ tỉnh; Lưu trữ
huyện, thị xã thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là lưu trữ huyện) có thẩm quyền thu
thập tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ
chức sau:
+ Các cơ quan, tổ chức Nhà nước
cùng cấp ở địa phương;
+ Các doanh nghiệp Nhà nước do Chủ
tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập và các tổ chức kinh tế khác
theo quy định của pháp luật;
+ Các tổ chức khác theo quy định của
pháp luật;
- Trách nhiệm của các cơ
quan, tổ chức:
+ Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch
sử theo đúng thời hạn quy định này. Trường hợp cơ quan, tổ chức muốn giữ lại hồ
sơ, tài liệu đã đến thời hạn giao nộp phải được sự đồng ý bằng văn bản của lưu
trữ lịch sử có thẩm quyền thu thập;
+ Giao nộp tài liệu trên cơ sở hồ
sơ hoặc đơn vị bảo quản được thống kê thành “Mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu”;
Giao nộp đầy đủ hộp, cặp và công cụ tra cứu kèm theo; Vận chuyển tài liệu đến
nơi giao nộp.
- Trách nhiệm của lưu trữ lịch
sử: Lập kế hoạch thu thập tài liệu; Phối hợp với lưu trữ hiện hành lựa
chọn tài liệu cần thu thập; Hướng dẫn lưu trữ hiện hành chuẩn bị tài liệu giao
nộp; Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu; Tổ chức tiếp
nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”.
“Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”
và “Biên bản giao nhận tài liệu” được lập thành hai bản theo mẫu thống nhất do
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn. Lưu trữ của cơ quan, tổ chức và lưu
trữ lịch sử giữ mỗi loại một bản.
- Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện do Chủ tịch Ủy ban nhân
dân cùng cấp phê duyệt.
Thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu
trữ lịch sử các cấp thực hiện theo hướng dẫn của Trung tâm lưu trữ tỉnh và lưu
trữ huyện.
- Thời hạn giao nộp các loại tài
liệu vào lưu trữ lịch sử:
+ Tài liệu hành chính, tài liệu
nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản
sau năm năm, kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của các cơ
quan, tổ chức của tỉnh;
+ Tài liệu phim, ảnh, phim điện ảnh;
mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình, tài liệu khác: sau hai năm, kể từ năm
tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức.
+ Tài liệu của các ngành quốc
phòng, Công an: sau ba mươi năm kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện
hành của cơ quan, tổ chức.
MỤC 2. THỐNG
KÊ BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN
Điều 33. Thống
kê tài liệu lưu trữ
- Đối tượng thống kê lưu trữ bao gồm:
Thống kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ
và cán bộ, công chức lưu trữ. Thống kê lưu trữ được thực hiện theo chế độ định
kỳ. Số liệu thống kê lưu trữ định kỳ hàng năm được tính từ 0 giờ ngày 01 tháng
01 đến 24 giờ ngày 31 tháng 12.
- Việc gửi báo cáo thống kê lưu trữ
được quy định như sau:
+ UBND cấp xã, các phòng, ban và cơ
quan, tổ chức thuộc huyện gửi báo cáo về lưu trữ huyện; Các huyện, thị xã và cơ
quan, tổ chức khác thuộc tỉnh gửi báo cáo về lưu trữ tỉnh.
+ Lưu trữ tỉnh tổng hợp số liệu và
gửi báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
- Các cơ quan, tổ chức thực hiện chế
độ báo cáo thống kê theo quyết định số: 13 và 14/2005/QĐ-BNV ngày 6/01/2005 của
Bộ Nội vụ về việc Ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở và thống kê tổng hợp
công tác văn thư, lưu trữ.
Điều 34. Bảo
quản tài liệu lưu trữ
- Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ
chức phải được bảo vệ, bảo quản an toàn trong kho lưu trữ.
- Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có
trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định sau đây về bảo quản tài liệu lưu trữ:
+ Xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ
theo đúng tiêu chuẩn quy định; Thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy, nổ;
phòng, chống thiên tai; phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu
trữ;
+ Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ
thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ như: Máy điều hòa nhiệt độ, quạt
thông gió, giá sắt đựng tài liệu, hộp cát tông… Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh
sáng phù hợp với từng loại hình tài liệu lưu trữ; Thực hiện các biện pháp
phòng, chống côn trùng, nấm mốc, khử a-xít và các tác nhân khác gây hư hỏng tài
liệu.
MỤC 3. TỔ CHỨC
SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 35. Đối
tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Đối tượng được phép khai
thác sử dụng tài liệu lưu trữ:
- Cơ quan, tổ chức, cá nhân được
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm lưu trữ tỉnh và
Lưu trữ các huyện, thị xã để phục vụ yêu cầu công tác, nghiên cứu khoa học và
các nhu cầu chính đáng của mình theo quy định của pháp luật.
- Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh quy định
về sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức có tài liệu và các quy định của
pháp luật có liên quan.
2. Thủ tục khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ:
- Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu
tại lưu trữ lịch sử:
+ Người đến khai thác, sử dụng tài
liệu tại lưu trữ lịch sử vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị hoặc giấy
giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi công tác; vì mục đích cá nhân phải có đơn
xin sử dụng tài liệu và có Giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu (nếu là người
nước ngoài); trường hợp nghiên cứu chuyên đề phải có thêm đề cương nghiên cứu.
+ Người xin cung cấp thông tin tài
liệu lưu trữ gián tiếp hoặc từ xa vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị của
cơ quan, tổ chức nơi công tác; vì mục đích cá nhân phải có đơn xin cung cấp
thông tin tài liệu lưu trữ có xác nhận của cơ quan, tổ chức nơi công tác hoặc của
chính quyền địa phương nơi cư trú.
- Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ tại lưu trữ hiện hành do Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quy định.
Điều 36. Các
hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
- Tổ chức phòng đọc để độc giả
nghiên cứu tài liệu tại phòng đọc;
- Cấp bản sao và chứng thực tài liệu
lưu trữ.
+ Người có thẩm quyền cho phép khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thì cho phép sao tài liệu lưu trữ;
+ Việc sao tài liệu lưu trữ phải do
cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ thực hiện.
- Công bố tài liệu lưu trữ:
+ Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh,
cấp huyện cho phép công bố tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi bảo quản tại
lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện.
+ Thủ trưởng cơ quan, tổ chức cho
phép công bố tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi của cơ quan, tổ chức.
Điều 37. Thẩm
quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
- Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh,
cấp huyện cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại lưu trữ lịch
sử của địa phương mình.
- Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức
cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại kho lưu trữ của cơ
quan, tổ chức của mình.
Điều 38. Quản
lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ
Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ phải có các loại sổ sách để theo dõi, quản lý như: Sổ đăng ký độc giả, sổ
cho mượn tài liệu lưu trữ.
Điều 39. Khen
thưởng
- Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có
thành tích trong công tác văn thư và lưu trữ sẽ được khen thưởng theo quy định
của pháp luật.
Điều 40. Xử lý
vi phạm
Người nào vi phạm quy định này và
các quy định khác của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ thì tùy theo tính
chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy
cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.
Chương 4.
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 41.
Các Sở, ban, ngành, các tổ chức chính trị - xã hội,
tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp; tổ chức kinh tế; các đơn vị lực
lượng vũ trang nhân dân; UBND các huyện, thị xã căn cứ vào bản quy định này xây
dựng văn bản quy định chi tiết về công tác văn thư và lưu trữ cho phù hợp với
phạm vi đơn vị mình, ngành mình quản lý.
Điều 42.
Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Thủ trưởng các Sở, ban,
ngành; các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề
nghiệp; tổ chức kinh tế; các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân; Chủ tịch UBND
các huyện, thị xã có trách nhiệm thực hiện bản quy định này./.