|
UỶ BAN NHÂN
DÂN
TỈNH THỪA THIÊN HUẾ
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
2683/QĐ-UBND
|
Huế, ngày 27
tháng 12 năm 2010
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ VÀ BAN HÀNH VĂN
BẢN CỦA CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN, CƠ QUAN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THỪA THIÊN
HUẾ
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng Nhân dân và Ủy
ban Nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng
4 năm 2004 về công tác văn thư của Chính phủ;
Căn cứ Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng
02 năm 2010 của Chính phủ về sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư;
Căn cứ Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính
phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Ủy ban Nhân
dân tỉnh,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo quyết định này “Quy định về tiếp nhận, xử
lý và ban hành văn bản” của các cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc Ủy ban Nhân
dân tỉnh Thừa Thiên Huế.
Điều 2. Căn cứ vào nội dung Quy định này, Thủ trưởng các cơ quan
chuyên môn, cơ quan thuộc UBND tỉnh chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác
tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản tại cơ quan của mình.
Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Điều 4. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Thủ trưởng các cơ quan chuyên
môn, cơ quan thuộc Ủy ban Nhân dân tỉnh chịu trách nhiệm thi hành Quyết định
này./.
|
|
TM. ỦY BAN
NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Nguyễn Văn Cao
|
QUY ĐỊNH
TIẾP NHẬN, XỬ LÝ VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA CÁC CƠ QUAN CHUYÊN
MÔN, CƠ QUAN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2683/QĐ-UBND ngày 27 tháng 12 năm 2010 của Ủy
ban Nhân dân tỉnh)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng
điều chỉnh
1. Quyết định này quy định về nguyên tắc,
trình tự, thủ tục tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản của các cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc Ủy ban
Nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế (sau đây gọi chung là Sở).
2. Việc tiếp nhận, xử lý,
ban hành và quản lý văn bản mật được thực hiện theo quy định hiện hành và quy
chế làm việc của Sở.
3. Thủ trưởng các cơ quan
chuyên môn, cơ quan thuộc Ủy ban Nhân dân tỉnh và các tổ
chức, cá nhân có quan hệ làm việc chịu sự điều chỉnh của Quy định này.
4. Khuyến khích các cơ quan sự nghiệp cấp tỉnh
áp dụng Quy định này trong quá trình tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản.
Điều 2. Khái niệm chung
1. Văn bản đến là toàn bộ văn bản được ban hành
dưới hình thức quy định tại Khoản 3, Khoản 4 Điều 4 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08/4/2004 của Chính phủ, khoản 2 Điều 1 Nghị định số 09/2010/ NĐ-CP ngày
08/02/2010 của Chính phủ, đơn thư kiến nghị, khiếu nại, tố cáo... của các cơ
quan, địa phương, đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước gửi sở, Giám đốc,
các Phó Giám đốc, các đơn vị và chuyên viên, được chuyển đến theo đường công
văn, gửi trực tiếp hoặc gửi qua mạng tin học diện rộng của Tỉnh.
2. Văn bản đi là toàn bộ các văn bản do Giám đốc,
các Phó Giám đốc sở ban hành gửi các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và
ngoài nước.
3. “Bản thảo văn bản” là bản được viết tay hoặc
đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản.
4. “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội
dung, thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của
người có thẩm quyền.
5. “Bản chính văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội
dung, thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành.
6. “Bản sao văn bản” là bản sao đầy đủ, hoặc một
phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao có
3 loại: sao y bản chính, trích sao và sao lục.
“Bản sao y bản chính” là bản sao đầy đủ, chính
xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản
chính phải được thực hiện từ bản chính;
“Bản trích sao” là bản sao một phần nội dung của
văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực
hiện từ bản chính;
“Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội
dung của văn bản, Bản sao lục được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình
bày theo thể thức quy định.
Bản sao văn bản do sở thực hiện được xem là văn
bản đi.
Điều 3. Nguyên tắc tiếp nhận,
xử lý và ban hành văn bản
Việc tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản đảm bảo
các nguyên tắc sau:
1. Đảm bảo yêu cầu cải cách hành chính; đáp ứng
hiệu quả công tác quản lý nhà nước.
2. Quy trình liên thông, khoa học, hợp lý, đảm bảo
sự tập trung, thống nhất, xác định rõ trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, cá
nhân trong quá trình thực hiện.
3. Đảm bảo yêu cầu bí mật đối với thông tin, tài
liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước.
Điều 4. Trách nhiệm của
Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức) và cán bộ công chức, viên
chức trong việc quản lý, tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản của sở.
1. Chánh Văn phòng sở (Trưởng phòng Hành chính -
Tổ chức) có trách nhiệm:
a) Giúp Giám đốc sở quản lý công tác văn thư tại
sở.
b) Chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình
bày văn bản và thủ tục ban hành văn bản trước Giám đốc sở, sở và trước pháp luật.
c) Giúp Giám đốc sở ban hành, phổ biến, thực hiện
thủ tục xử lý văn bản đến, văn bản đi và việc sao in văn bản của sở, Giám đốc,
các Phó Giám đốc sở; theo dõi thời gian xử lý văn bản theo Quy chế làm việc của
sở, báo cáo tổng hợp tình hình xử lý văn bản đến - đi trong các buổi giao ban
hàng tháng của sở.
2. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm:
a) Chuyển đến Bộ phận Văn thư để làm thủ tục tiếp
nhận toàn bộ công văn, hồ sơ, thư từ chuyển đến qua bưu điện hoặc do nhân viên
của cơ quan khác đưa đến trực tiếp, do cán bộ công chức, viên chức đi họp mang
về hoặc do Giám đốc, các Phó Giám đốc sở chuyển lại...; chỉ thụ lý hồ sơ sau
khi được bộ phận văn thư làm các thủ tục đăng ký theo quy định, trường hợp đặc
biệt thụ lý hồ sơ theo sự chỉ đạo của Giám đốc, các Phó Giám đốc sở thì sau đó
phải thực hiện lại các thủ tục đăng ký tại bộ phận văn thư như xử lý văn bản đến
theo quy định.
b) Kiểm tra tài liệu nhận được do Bộ phận Văn
thư chuyển và đối chiếu với số liệu trong phần mềm Quản lý văn bản và điều hành
(nếu có); chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo sở về tình hình, kết quả xử lý văn bản,
quản lý hồ sơ, tài liệu của cá nhân, đơn vị mình; báo cáo thống kê hàng tháng về
tình hình xử lý văn bản đến theo BM 01/QĐ-TNXL.
c) Đối với các loại hồ sơ, tài liệu mật phải được
quản lý chặt chẽ theo chế độ bảo mật của Nhà nước. Không được tuỳ tiện sao, chụp
lại hồ sơ, tài liệu mật, truyền tải hồ sơ tài liệu mật bằng phương tiện máy
Fax, email... Trường hợp đặc biệt cần thiết phải được Lãnh đạo sở quyết định.
d) Đối với các file điện tử được lưu ở máy tính
công vụ, máy tính cá nhân, thẻ nhớ, đĩa từ... được quản lý, lưu trữ như văn bản
giấy.
đ) Không được mang hồ sơ tài liệu của cơ quan về
nhà làm tư liệu riêng, đem sang cơ quan khác khi chuyển công tác hoặc tuỳ tiện
cung cấp tài liệu cho cá nhân, đơn vị khác.
3. Bộ phận Văn thư có trách nhiệm:
a) Đầu mối tiếp nhận văn bản đến và ban hành
toàn bộ văn bản đi, song song việc gửi và nhận văn bản trên mạng diện rộng của
tỉnh (WAN) và mạng tin học nội bộ của sở (LAN).
b) Cập nhật đầy đủ văn bản đến, văn bản đi, kèm
file văn bản theo quy định tại Khoản 3, Điều 6 và
Điểm b Khoản 1, Điều 12 Quy định này vào phần mềm Quản lý văn bản và
điều hành.
4. Cán bộ chuyên trách công nghệ thông
tin có trách nhiệm quản lý, vận hành thông suốt mạng tin học nội bộ của sở, hướng
dẫn thực hiện, sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành và các chương
trình khác, thực hiện chế độ bảo mật thông tin bảo đảm an toàn, an ninh mạng,
thông tin trên mạng, phân quyền truy cập theo quy định.
Chương II
QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, XỬ
LÝ VĂN BẢN ĐẾN
Điều 5. Nguyên tắc tiếp nhận
văn bản đến
1. Bộ phận Văn thư là đầu mối tiếp nhận văn bản
đến của sở, Giám đốc, các Phó Giám đốc (tiếp nhận văn bản đến trên mạng tin học,
song song với việc nhận văn bản trực tiếp hay qua bưu điện).
2. Đối với văn bản đến tiếp nhận tại Bộ phận Tiếp
nhận và hoàn trả kết quả (Tổ Một cửa), Bộ phận Tiếp nhận và hoàn trả kết quả có
trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, văn bản cập nhật vào Hệ thống phần mềm Tổ Một cửa,
in “Phiếu trình giải quyết hồ sơ Một cửa” cập nhật các thông tin theo
BM 02/QĐ-TNXL, và xử lý theo đúng quy trình Tiếp nhận và hoàn trả kết quả
tại đơn vị.
3. Đối với các tài liệu đến có nội dung tuyệt mật,
tối mật, mật (ký hiệu A, B, C), ngoài việc đăng ký vào phần mềm Quản lý văn bản
và điều hành còn phải được ghi vào một sổ riêng để dễ theo dõi; Bộ phận Văn thư
căn cứ các quy định hiện hành, thực hiện quản lý tài liệu có độ mật theo đúng
quy định.
Điều 6. Phân loại, trình và
chuyển giao văn bản đến
Bộ phận Văn thư có trách nhiệm phân loại và chuyển
giao văn bản đến như sau:
1. Đối với những bì thư đến ghi rõ họ tên người
nhận, tên các đơn vị thì chuyển trực tiếp cho cá nhân, đơn vị đó.
2. Đối với những bì thư đến có ký hiệu “Mật”, “Tối
mật”, “Tuyệt mật”, không bóc bì, chỉ đăng ký vào sổ theo số công văn ghi ngoài
phong bì và chuyển đến người có trách nhiệm xử lý. Văn bản có độ “mật” sau khi
được xử lý xong, phải được quản lý theo đúng quy định.
3. Văn bản đến sau khi bóc bì (trừ các văn bản
quy định tại Khoản 1, 2 Điều này):
a) Bộ phận Văn thư ngay sau khi nhận được văn bản
đến, kiểm tra địa chỉ gửi văn bản và nơi nhận, bóc bì (trừ các văn bản quy định
tại Khoản 3, Điều 5 và Khoản 1, 2, Điều 6 quy định này); đóng dấu “Công văn
đến” vào góc phía trái ngay dưới phần số ký hiệu hoặc trích yếu của trang đầu
văn bản đến; ghi số đến, ngày đến vào khung dấu “Công văn đến”.
b) Kiểm tra hộp thư văn bản đến qua mạng trên hệ
thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, cập nhật các thông tin văn bản đến
vào phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, thực hiện việc gắn kèm file, in “Phiếu
xử lý văn bản đến” theo BM 03/QĐ-TNXL đính kèm vào văn bản đến chuyển
cho Chánh Văn phòng sở đề xuất ý kiến sau đó trình lãnh đạo sở xử lý theo quy định.
- Đối với loại văn bản đến có ký hiệu “Khẩn”,
“Thượng khẩn”, “Hỏa tốc”, các giấy mời họp hoặc văn bản đến có nội dung yêu cầu
giải quyết công việc khẩn, phải chuyển ngay đến người nhận hoặc lãnh đạo sở để
xử lý;
- Đối với những văn bản đến thông thường, hàng
ngày bộ phận Văn thư trình Lãnh đạo sở xử lý 02 lần/ngày.
- Căn cứ ý kiến xử lý của Lãnh đạo sở, cập nhật
vào phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của sở, chuyển vào hộc tài liệu (nếu
có) của chuyên viên hay các đơn vị trong ngày làm việc.
c) Trách nhiệm của Trưởng các đơn vị và chuyên
viên:
- Hàng ngày, đến nhận tài liệu tại Bộ phận văn
thư.
- Kiểm tra, đối chiếu số lượng văn bản đến trên
phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của sở với số văn bản thực nhận; xác nhận
việc nhận văn bản trên phần mềm để kịp thời phát hiện, xử lý nhầm lẫn, hoặc thiếu
văn bản.
4. Đối với văn
bản trả lại nơi gửi: những văn bản không có chữ ký của người có thẩm quyền,
không đóng dấu, mực dấu không rõ ràng, dấu đen (trừ bản Fax và các văn bản
trong hồ sơ kèm theo), thiếu trang hoặc quá mờ, rách, nhàu nát…
Bộ phận Văn thư có trách nhiệm kiểm tra, rà soát
khi tiếp nhận văn bản, nếu phát hiện văn bản không đúng theo quy định thì làm “Phiếu
gửi lại văn bản” theo BM 04/QĐ-TNXL đính kèm văn bản của cơ quan gửi,
chuyển trả lại cơ quan gửi văn bản. Trường hợp tài liệu đó có nội dung hoả tốc
thì phải báo cáo ngay Lãnh đạo sở để xử lý.
Trường hợp văn bản đã được chuyển sang chuyên
viên thụ lý thì chuyên viên có trách nhiệm chuyển trả lại cho Bộ phận Văn thư,
để Bộ phận Văn thư làm “Phiếu gửi lại văn bản” gửi trả lại cơ quan gửi
văn bản.
Điều 7. Nguyên tắc giải quyết
văn bản đến, triển khai các ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Sở
1. Kết quả xử lý văn bản đến theo đường công
văn, xử lý theo nội dung bút tích của Lãnh đạo sở, xử lý theo ý kiến chỉ đạo trực
tiếp của Lãnh đạo sở hoặc ý kiến tự đề xuất của chuyên viên phải được thể hiện
bằng văn bản do Giám đốc, các Phó Giám đốc sở ký.
Đối với việc xử lý theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh
đạo sở hoặc theo đề xuất của chuyên viên thì chuyên viên phải thể hiện rõ người
chỉ đạo, đề xuất trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành.
2. Chánh Văn phòng sở (Trưởng phòng Hành chính -
Tổ chức) theo dõi, đôn đốc công việc xử lý văn bản đến của chuyên viên được cập
nhật vào Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành.
Điều 8. Thời hạn xử
lý văn bản đến
1. Văn bản đến phải được xử lý kịp thời nhanh
chóng; thời gian xử lý văn bản đến được tính từ ngày nhận văn bản đến (theo dấu
văn bản đến) đến ngày ban hành văn bản trả lời theo đúng thời hạn pháp luật quy
định hoặc theo quy định tại Quy chế làm việc của sở.
2. Đối với các công việc đã được cụ thể hóa bằng
quy trình ISO thì thời gian thực hiện tuân thủ theo quy trình ISO.
Điều 9. Soạn thảo và rà soát
văn bản
1. Chuyên viên tham mưu có trách nhiệm soạn thảo,
rà soát văn bản dự thảo của cơ quan chuyên môn trình về nội dung, thẩm quyền
ban hành đảm bảo văn bản dự thảo phải tuân thủ theo quy định của Thông tư liên
tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn
phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quy định
danh mục các cơ quan tổ chức, cá nhân là nơi nhận đối với từng loại văn bản đảm
bảo gửi đúng, đủ thành phần nhận văn bản.
2. Khi soạn thảo văn bản nội dung có tính chất
“mật”, người soạn thảo văn bản phải đề xuất mức độ mật của văn bản dựa trên các
quy định hiện hành; người duyệt ký văn bản chịu trách nhiệm quyết định đóng dấu
độ mật và phạm vi lưu hành tài liệu.
Điều 10. Nguyên tắc trình,
duyệt ký văn bản
1. Thẩm quyền duyệt, ký các văn bản được thực hiện
theo quy định hiện hành của pháp luật và theo quy định của Quy chế làm việc của
sở.
2. Các cơ quan, đơn vị trực thuộc
sở (nếu có) không trình trực tiếp Giám đốc, Phó Giám đốc sở, duyệt, ký
ban hành văn bản mà phải qua Văn phòng sở xem xét về mặt pháp lý và thể thức
văn bản trước khi trình Giám đốc, Phó Giám đốc ký.
Chương III
BAN HÀNH, QUẢN LÝ VÀ LƯU
TRỮ VĂN BẢN
Điều 11. Nguyên tắc
ban hành văn bản
1. Tất cả các văn bản ban hành xử lý công việc của
sở được tập trung vào một đầu mối là bộ phận văn thư để làm thủ tục phát hành.
2. Trưởng phòng phải kiểm tra và chịu trách nhiệm
về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày, nội dung và thủ tục ban hành văn bản
thuộc lĩnh vực mình quản lý.
Điều 12. Thủ tục phát hành
1. Đăng ký phát hành văn bản
Tất cả các loại văn bản sau khi ký duyệt, Trưởng
các đơn vị hoặc chuyên viên chủ trì soạn thảo có trách nhiệm:
a) Đảm bảo theo đúng quy định của pháp luật về
thể thức, hình thức và nội dung của văn bản phát hành; in “Phiếu yêu cầu
phát hành văn bản” trừ văn bản Một cửa, cập nhật các thông tin theo
BM 05/QĐ-TNXL trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành và chuyển cho bộ
phận văn thư để làm thủ tục phát hành.
b) Cập nhật các thông tin văn bản phát hành vào
phần mềm Quản lý văn bản và điều hành kèm theo file toàn văn trừ văn bản “Mật”.
c) Chịu trách nhiệm về nội dung văn bản phát
hành và tệp file văn bản gửi qua phần mềm Quản lý văn bản và điều hành.
d) Kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn
bản trước Giám đốc sở, tổ chức và pháp luật.
2. Đăng ký văn bản đi
a) Tất cả văn bản phát hành chính thức của sở đều
do bộ phận Văn thư thống nhất đăng ký số và ký hiệu theo quy định.
b) Bộ phận Văn thư chỉ tiếp nhận phát hành những
văn bản đã có chữ ký duyệt của người có thẩm quyền, không sửa chữa, tẩy xóa,
hình thức, thể thức theo quy định, kèm theo file toàn văn (trừ các văn
bản quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 12 quy định này).
c) Bộ phận Văn thư tổng hợp rà soát lần cuối về
thể thức, hình thức và nội dung văn bản trước khi phát hành. Trường hợp có điểm
nghi ngờ hoặc chưa rõ về nội dung, câu chữ, số liệu… thì không được tự ý sửa chữa,
mà phải trao đổi ngay với người soạn thảo văn bản hoặc báo cáo Lãnh đạo sở để
giải quyết.
3. Quản lý và sử dụng con dấu
a) Quản lý con dấu
Chánh Văn phòng sở (Trưởng phòng Hành chính - Tổ
chức) có trách nhiệm quản lý con dấu của sở và các tổ chức Đảng, đoàn thể cơ
quan Sở (nếu có).
Chánh Văn phòng sở (Trưởng phòng Hành chính - Tổ
chức) và cán bộ Văn thư được giao quản lý con dấu chịu trách nhiệm trước pháp
luật về quản lý và sử dụng con dấu.
b) Sử dụng con dấu
Bộ phận Văn thư có trách nhiệm:
- Quản lý chặt chẽ và sử dụng các con dấu đúng
quy định và chỉ có cán bộ văn thư có trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu, ấn
chỉ mới được đóng dấu.
- Trước khi đóng dấu, phải đối chiếu chữ ký
trong văn bản với chữ ký mẫu đã đăng ký. Cán bộ Văn thư được giao quản lý, sử dụng
con dấu phải tự tay mình đóng dấu vào văn bản, không được nhờ người khác đóng hộ.
- Dấu đóng trên văn bản phải đúng chiều, ngay ngắn,
rõ ràng và trùm lên khoảng 1/3 chữ ký ở phía trái.
- Việc đóng dấu phụ lục kèm theo văn bản chính
do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần
tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
- Đóng dấu giáp lai: các văn bản quan trọng có từ
02 tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai.
c) Nghiêm cấm đóng dấu vào các giấy tờ chưa ghi
nội dung (khống chỉ) hoặc chưa có chữ ký của người có trách nhiệm.
d) Đối với văn bản phát hành hoặc tài liệu Hội
nghị, các cuộc họp của sở nằm trong danh mục Bảo vệ bí mật nhà nước thì chuyên
viên phải có trách nhiệm đăng ký sử dụng dấu độ mật, ấn chỉ, tài liệu thu hồi tại
Bộ phận Văn thư.
4. Phát hành văn bản đi
a) Các văn bản phát hành đi, sau khi đã được
đăng ký số, ngày tháng phát hành và đóng dấu đều phải do bộ phận Văn thư làm thủ
tục gửi đi. Việc chuyển giao văn bản phát hành phải đảm bảo kịp thời, chính
xác, đúng nơi nhận. Phải ghi rõ và đầy đủ trên “bì công văn” theo BM
06/QĐ-TNXL: tên cơ quan hoặc người nhận văn bản; số và ký hiệu văn bản có
trong phong bì. Nếu là văn bản hỏa tốc hẹn giờ thì cần ghi thêm ngày giờ văn bản
phải đến nơi nhận.
- Đối với các văn bản có độ mật, tài liệu thu hồi
căn cứ vào “Phiếu yêu cầu phát hành văn bản” của chuyên viên, Bộ phận
Văn thư có trách nhiệm đóng dấu mức độ mật, dấu thu hồi tài liệu... thực hiện
phát hành, quản lý, lưu trữ theo quy định.
b) Thời gian kiểm tra, nhân bản và làm thủ tục
phát hành ở bộ phận Văn thư:
- Văn bản có tính chất khẩn, hỏa tốc thì phải
làm thủ tục phát hành ngay.
- Phát hành ngay trong ngày kể từ khi bộ phận
Văn thư nhận văn bản phát hành từ chuyên viên, chậm nhất là trong ngày làm việc
tiếp theo (thời gian phát hành văn bản căn cứ vào thời gian nhận văn
bản và thời gian nhận file điện tử qua phần mềm Quản lý văn bản và điều hành).
c) Văn bản phát hành chỉ gửi cho các cơ quan,
đơn vị cá nhân có trách nhiệm thi hành và liên quan tới nội dung văn bản theo
thành phần có tên trong mục “Kính gửi” và “Nơi nhận” (trừ trường hợp chuyên
viên có yêu cầu phát hành thêm trong “Phiếu yêu cầu phát hành văn bản”).
Việc chuyển văn bản phát hành ra các cơ quan bên
ngoài được thực hiện bằng đường bưu điện hoặc gửi trực tiếp và đều phải được
đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện theo BM 07/QĐ-TNXL, BM
08/QĐ-TNXL.
Trường hợp các đơn vị, cá nhân có tên trong nơi
nhận muốn được nhận văn bản trực tiếp, phải có giấy giới thiệu của cơ quan và
người nhận văn bản trực tiếp phải ký nhận vào “Sổ giao nhận văn bản trực tiếp”
của bộ phận Văn thư theo BM 09/QĐ-TNXL.
d) Đối với tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật, tài
liệu có quy định thu hồi, phải đánh số bản, ghi tên nơi nhận hay người nhận và
đóng dấu thu hồi lên phía trên trang đầu của tài liệu.
Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo
quy định tại Điều 10 và Điều 16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại
Khoản 3 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11)
e) Song song với việc phát hành văn bản qua đường
bưu điện, bộ phận Văn thư có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc việc gửi và nhận
văn bản trên mạng diện rộng của tỉnh (WAN) và mạng tin học nội bộ của sở (LAN).
Văn thư thực hiện phát hành trên mạng diện rộng, mạng nội bộ theo địa chỉ nơi
nhận theo quy định ngay sau khi đăng ký số phát hành.
5. Theo dõi chuyển phát văn bản đi
Bộ phận Văn thư có trách nhiệm:
- Theo dõi, kiểm tra chặt chẽ việc chuyển phát
văn bản để nắm chắc kết quả giao nhận tài liệu; kịp thời phát hiện và xử lý những
trường hợp chậm trễ, thất lạc, đặc biệt đối với những tài liệu khẩn.
- Đối với văn bản phát hành hoặc tài liệu hội
nghị có đóng dấu thu hồi, bộ phận Văn thư phối hợp chuyên viên phụ trách theo
dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm
văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.
Điều 13. Y sao, sao lục văn
bản
1. Thể thức bản sao được thực hiện theo Thông tư
liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và
Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
2. Nguyên tắc và trình tự sao văn bản
a) Chuyên viên có trách nhiệm:
- Sau khi nhận văn bản đến trong thời hạn không
quá 3 ngày đề xuất thành phần sao gửi (sao y hoặc sao lục) trên “Phiếu xử lý
văn bản đến”, xin ý kiến Giám đốc, các Phó Giám đốc sở.
- Sau khi Giám đốc, các Phó Giám đốc sở có ý kiến,
cập nhật các thông tin phát hành bản sao, in phiếu “Yêu cầu phát hành
văn bản sao” theo BM 10/QĐ-TNXL trên phần mềm Quản lý văn bản
và điều hành và chuyển cho bộ phận văn thư để làm thủ tục phát hành.
b) Bộ phận Văn thư sau khi tiếp nhận cập nhật
các thông tin vào phần mềm Quản lý văn bản và điều hành trình Lãnh đạo sở ký
duyệt nội dung văn bản sao theo BM 11/QĐ-TNXL, theo nguyên tắc Lãnh đạo
sở phụ trách lĩnh vực nào thì xem xét và ký sao gửi lĩnh vực đó.
c) Thời gian làm thủ tục sao văn bản và phát
hành bản sao tại Bộ phận Văn thư không quá 1 ngày, chậm nhất trong ngày làm việc
tiếp theo kể từ khi nhận được văn bản từ chuyên viên.
d) Việc thực hiện gửi văn bản sao qua mạng trên
hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành được thực hiện theo Điểm e Khoản
4 Điều 12 tại Quy định này.
Điều 14. Lưu văn bản đi
1. Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định
tại Điều 19 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công
tác văn thư của Chính phủ. Bản lưu tại Văn thư phải là bản gốc có chữ ký trực
tiếp của người có thẩm quyền.
2. Việc lưu giữ bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản
lưu văn bản đi có đóng dấu các độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật
về bảo vệ bí mật nhà nước.
Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều
15. Chánh
Văn phòng UBND tỉnh tổ chức, theo dõi các cơ quan chuyên môn, cơ quan
thuộc UBND tỉnh triển khai thực hiện ứng dụng phần mềm Quản lý văn bản và điều
hành, định kỳ hàng tháng báo cáo UBND tỉnh tình hình truyền, nhận văn bản trên
mạng của các cơ quan, đơn vị đã được nối mạng diện rộng.
Điều
16. Giám
đốc sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh giúp UBND tỉnh hướng dẫn
kiểm tra, đôn đốc các cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND tỉnh trong việc tiếp
nhận, xử lý và ban hành văn bản theo quy định của pháp luật và Quy định này.
Điều
17. Giám
đốc các cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND tỉnh, Thủ trưởng các cơ quan
ban, ngành có liên quan có trách nhiệm thi hành nghiêm túc quy định này.
Trong quá trình thực
hiện, nếu phát sinh vướng mắc, yêu cầu các cơ quan, đơn vị báo cáo kịp thời về
UBND tỉnh qua Văn phòng UBND tỉnh để xem xét sửa đổi, bổ sung Quy định cho phù
hợp./.