Quyết định 2603/QĐ-UBND 2022 quy trình số hóa hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính Đắk Lắk

• Số hiệu: 2603/QĐ-UBND
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Tỉnh Đắk Lắk
• Người ký: Nguyễn Tuấn Hà
• Ngày ban hành: 22/11/2022

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 2603/QĐ-UBND	Đắk Lắk, ngày 22 tháng 11 năm 2022

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH SỐ HÓA HỒ SƠ, KẾT QUẢ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRONG TIẾP NHẬN VÀ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TẠI BỘ PHẬN MỘT CỬA CÁC CẤP

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22/11/2019;

Căn cứ Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính (TTHC); Nghị định số 107/2021/NĐ-CP ngày 06/12/2021 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ;

Căn cứ Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”;

Căn cứ Công văn số 9318/VPCP-KSTT ngày 21/12/2021 của Văn phòng Chính phủ Về việc hướng dẫn số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC;

Căn cứ Kế hoạch số 10357/KH-UBND ngày 22/10/2021 của UBND tỉnh về triển khai hệ thống Quản lý tài liệu điện tử tỉnh và số hóa kết quả giải quyết TTHC trên địa bàn tỉnh giai đoạn 2021 - 2025;

Căn cứ Quyết định số 321/QĐ-UBND ngày 28/01/2022 của UBND tỉnh về việc sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ một số nội dung của Kế hoạch số 10357/KH- UBND ngày 22/10/2021 của Chủ tịch UBND tỉnh về triển khai hệ thống quản lý tài liệu điện tử tỉnh và số hóa kết quả giải quyết TTHC trên địa bàn tỉnh giai đoạn 2021 - 2025;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 129/TTr-STTTT ngày 14/11/2022.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này quy trình số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC trong tiếp nhận và giải quyết TTHC tại Bộ phận Một cửa các cấp.

Điều 2. Triển khai thực hiện

1. Các Sở, ban, ngành, Văn phòng UBND tỉnh; UBND các huyện, thị xã, thành phố:

a) Tuyên truyền, quán triệt đến cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan, đơn vị, địa phương xác định việc số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC trong tiếp nhận, giải quyết TTHC là một nhiệm vụ mới, thay thế dần phương thức tiếp nhận, giải quyết TTHC truyền thống thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin, góp phần cắt giảm, đơn giản hóa hồ sơ, giấy tờ, chi phí thực hiện TTHC cho người dân, doanh nghiệp đồng thời nâng cao chất lượng phục vụ, tăng năng suất lao động của các cơ quan hành chính trên địa bàn tỉnh.

b) Tiếp tục thực hiện rà soát, sắp xếp lại nhân sự làm việc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh, Bộ phận Một cửa cấp huyện, cấp xã, bổ sung trang thiết bị kỹ thuật và các điều kiện cần thiết khác để triển khai việc số hóa đạt chất lượng, hiệu quả.

c) Chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức ngoài thực hiện các quy định trong tiếp nhận, giải quyết TTHC theo quy định tại Điều 17, Điều 18, Điều 19 và Điều 20 Nghị định số 61/2018/NĐ-CP đồng thời thực hiện thêm nhiệm vụ số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC được quy định tại khoản 11 Điều 1 Nghị định số 107/2021/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định số 61/2018/NĐ-CP và quy trình được ban hành tại Quyết định này. Đảm bảo thời gian bắt đầu triển khai thực hiện số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC trong tiếp nhận, giải quyết TTHC tại Bộ phận Một cửa các cấp theo đúng quy định tại khoản 2, Điều 4 Nghị định số 107/2021/NĐ-CP .

2. Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan theo dõi, hướng dẫn việc thực hiện số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC trong tiếp nhận và giải quyết TTHC trên địa bàn tỉnh.

Điều 3. Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố và Thủ trưởng các đơn vị liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: - Như Điều 3; - Cục Kiểm soát TTHC -VPCP (B/c); - Thường trực HĐND tỉnh; - CT, PCT UBND tỉnh (Đ/c Hà); - PCVP UBND tỉnh (Đ/c Thượng); - Viễn thông Đắk Lắk; - Các phòng, TT: KGVX, HCTC, PVHCC, CN&CTTĐT; - Lưu: VT, KSTTHC (HLy 3).

KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Nguyễn Tuấn Hà

PHỤ LỤC

QUY TRÌNH SỐ HÓA HỒ SƠ, KẾT QUẢ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRONG TIẾP NHẬN VÀ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TẠI BỘ PHẬN MỘT CỬA CÁC CẤP
(Kèm theo Quyết định số 2603/QĐ-UBND ngày 22/11/2022 của Chủ tịch UBND tỉnh)

1. Đối tượng và địa điểm áp dụng

- Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh, Bộ phận Một cửa cấp huyện, Bộ phận Một cửa cấp xã (gọi chung là Bộ phận Một cửa các cấp).

- Cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp có nhu cầu khai thác, trao đổi thông tin, thực hiện thủ tục hành chính (TTHC) và các dịch vụ tiện ích khác.

- Cán bộ, công chức, viên chức của các cơ quan, đơn vị thực hiện tiếp nhận hồ sơ TTHC (công chức một cửa).

- Cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan, đơn vị thực hiện xử lý, giải quyết TTHC (cán bộ xử lý hồ sơ).

- Lãnh đạo: UBND tỉnh, sở, ban, ngành thuộc tỉnh, lãnh đạo UBND các huyện, thị xã, thành phố, UBND các xã, phường, thị trấn (lãnh đạo cấp có thẩm quyền).

- Hệ thống Dịch vụ hành chính công trực tuyến tích hợp một cửa điện tử liên thông của tỉnh (Hệ thống iGate của tỉnh).

2. Quy trình số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính

Căn cứ quy định về số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC trong tiếp nhận, giải quyết TTHC tại Điều 21a Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết TTHC (đã được sửa đổi, bổ sung một số điều tại Nghị định số 107/2021/NĐ-CP ngày 06/12/2021 của Chính phủ) và các quy định về ứng dụng công nghệ thông tin trong tiếp nhận, giải quyết TTHC, quy trình và thao tác nghiệp vụ số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC (theo hướng dẫn của Văn phòng Chính phủ tại Văn bản số 9318/VPCP-KSTT ngày 21/12/2021 về việc hướng dẫn số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC) được diễn giải cụ thể như sau:

* Diễn giải quy trình:

- Bước 1: Cá nhân, tổ chức tới Bộ phận Một cửa các cấp để thực hiện TTHC. Nộp hồ sơ cho công chức một cửa.

- Bước 2: Công chức một cửa tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra sự tồn tại của tài khoản số của cá nhân, tổ chức trên Cổng Dịch vụ công quốc gia qua số định danh cá nhân của công dân Việt Nam (số căn cước công dân (CCCD); cơ quan, tổ chức (mã định danh cơ quan, mã số thuế/mã số doanh nghiệp) hoặc trên Hệ thống Dịch vụ hành chính công trực tuyến tích hợp một cửa điện tử liên thông của tỉnh (đối với tài khoản đã đăng ký).

- Trường hợp ủy quyền giải quyết TTHC, tài khoản số được xác định theo số định danh của tổ chức, cá nhân ủy quyền.

- Trường hợp cá nhân, tổ chức chưa có tài khoản trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, Bộ phận Một cửa các cấp phân công, bố trí công chức một cửa hướng dẫn hoặc thực hiện quy trình tạo tài khoản trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Công chức một cửa hướng dẫn công dân liên kết tài khoản Cổng Dịch vụ công quốc gia với tài khoản của cá nhân, tổ chức qua số định danh cá nhân của công dân Việt Nam (số CCCD); cơ quan, tổ chức (mã định danh cơ quan, mã số thuế/mã số doanh nghiệp) trên Hệ thống Dịch vụ hành chính công trực tuyến tích hợp một cửa điện tử liên thông của tỉnh để hình thành mỗi cá nhân/tổ chức có một định danh duy nhất, cho phép liên kết, chia sẻ dữ liệu cá nhân/tổ chức.

- Trường hợp cá nhân, tổ chức đã có tài khoản trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, hệ thống kiểm tra tài khoản trên Hệ thống Dịch vụ hành chính công trực tuyến tích hợp một cửa điện tử liên thông của tỉnh và liên kết 2 tài khoản qua số định danh cá nhân của công dân Việt Nam (số CCCD); cơ quan, tổ chức (mã định danh cơ quan, mã số thuế/mã số doanh nghiệp).

- Bước 3: Công chức một cửa nhập các thông tin cơ bản về bộ hồ sơ trên Hệ thống Dịch vụ hành chính công trực tuyến tích hợp một cửa điện tử liên thông của tỉnh (gồm các thông tin: người nộp, tên TTHC) và kiểm tra các thành phần hồ sơ theo quy định TTHC (các thành phần hồ sơ được tích hợp, kết nối, chia sẻ dữ liệu trên Hệ thống Dịch vụ hành chính công trực tuyến tích hợp một cửa điện tử liên thông với Cổng Dịch vụ công quốc gia và các Cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác (nếu có).

Căn cứ vào TTHC mà cá nhân, tổ chức cần giải quyết; trên cơ sở chia sẻ dữ liệu của các Hệ thống thông tin (nếu có) hoặc các dữ liệu có sẵn trên Hệ thống Dịch vụ hành chính công trực tuyến tích hợp một cửa điện tử liên thông, công chức một cửa kiểm tra tính chính xác các thành phần hồ sơ đã lưu hoặc được tích hợp, đồng bộ trong hồ sơ TTHC của cá nhân, tổ chức trên Hệ thống Dịch vụ hành chính công trực tuyến tích hợp một cửa điện tử liên thông hoặc Cổng Dịch vụ công quốc gia (nếu có).

(1) Trường hợp thành phần hồ sơ đã có dữ liệu điện tử

- Các tài liệu này sẽ được xác nhận việc chia sẻ dữ liệu, tính chính xác, cập nhật từ người dân, doanh nghiệp và đưa vào hồ sơ điện tử. Tổ chức, cá nhân không phải khai lại thông tin hoặc nộp lại hồ sơ, giấy tờ, tài liệu đã có dữ liệu điện tử.

- Trường hợp khi tiếp nhận, phát hiện thông tin trong hồ sơ, giấy tờ chưa có sự thống nhất với thông tin, dữ liệu, hồ sơ, giấy tờ điện tử trong các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành thì thực hiện tiếp nhận hồ sơ giấy; việc điều chỉnh, sửa đổi thông tin thực hiện theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

(2) Trường hợp thành phần hồ sơ chưa có dữ liệu điện tử

Công chức một cửa thực hiện tiếp nhận hồ sơ giấy; phân loại; sao chụp và chuyển thành tệp tin trên hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu theo quy định tại Điều 25 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP bảo đảm tính đầy đủ, toàn vẹn, chính xác các nội dung theo bản giấy; ký số tài liệu trên Hệ thống một cửa điện tử tỉnh hoặc trên phần mềm số hóa tài liệu (phần mềm ký số) đã có.

Hồ sơ sau khi được số hóa được công chức một cửa kiểm tra và chuyển cho cán bộ, công chức xử lý hoặc phòng ban, đơn vị xử lý theo quy trình điện tử.

Các hồ sơ số hóa này sau khi có kết quả giải quyết TTHC sẽ được cập nhật vào mục Cập nhật kết quả giải quyết và chuyển vào Kho dữ liệu hồ sơ TTHC trên Hệ thống Dịch vụ hành chính công trực tuyến tích hợp một cửa điện tử liên thông của tỉnh hoặc Cơ sở dữ liệu quốc gia, Cơ sở dữ liệu chuyên ngành (trong trường hợp được kết nối, chia sẻ dữ liệu với Kho dữ liệu cá nhân, tổ chức trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công tỉnh).

Bước 4: Công chức xử lý hồ sơ thực hiện kiểm tra thông tin trên tệp tin mà Công chức một cửa chuyển đến và chuyển sang dữ liệu điện tử để lưu vào Kho dữ liệu hồ sơ TTHC trên Hệ thống Dịch vụ hành chính công trực tuyến tích hợp một cửa điện tử liên thông tỉnh hoặc Cơ sở dữ liệu quốc gia, Cơ sở dữ liệu chuyên ngành (trong trường hợp được kết nối, chia sẻ dữ liệu với Kho dữ liệu cá nhân, tổ chức trên Cổng Dịch vụ công quốc gia; đồng bộ trạng thái xử lý với Hệ thống Dịch vụ hành chính công trực tuyến tích hợp một cửa điện tử liên thông của tỉnh) đối với loại giấy tờ phải số hóa thuộc phạm vi quản lý của cơ quan, đơn vị theo quy định tại Nghị định số 45/2020/NĐ-CP .

- Trong trường hợp phải thẩm tra, xác minh, lấy ý kiến các cơ quan liên quan trong quá trình xử lý hồ sơ thì kết quả thẩm tra, xác minh và kết quả trả lời của cơ quan liên quan phải được số hóa thành dữ liệu điện tử để lưu vào Kho dữ liệu hồ sơ TTHC trên Hệ thống Dịch vụ hành chính công trực tuyến tích hợp một cửa điện tử liên thông tỉnh.

- Kết quả giải quyết TTHC trình lãnh đạo cấp có thẩm quyền ký số, phát hành theo quy định pháp luật về công tác văn thư để trả cả bản giấy và bản điện tử cho tổ chức, cá nhân (trừ trường hợp TTHC chỉ quy định cung cấp bản kết quả giải quyết điện tử hoặc cá nhân, tổ chức chỉ yêu cầu cung cấp bản điện tử).

- Kết quả giải quyết TTHC được đưa vào Kho dữ liệu hồ sơ TTHC của cá nhân, tổ chức trên Hệ thống Dịch vụ hành chính công trực tuyến tích hợp một cửa điện tử liên thông hoặc Cơ sở dữ liệu quốc gia, Cơ sở dữ liệu chuyên ngành (trong trường hợp được kết nối, chia sẻ dữ liệu với Kho dữ liệu cá nhân, tổ chức trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công tỉnh).

- Đối với thành phần hồ sơ điện tử (là kết quả giải quyết TTHC hoặc phải số hóa theo quy định pháp luật, yêu cầu quản lý) thuộc phạm vi quản lý của cơ quan, đơn vị được ký số của cơ quan, tổ chức vào bản sao y theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

Bước 5: Trả kết quả giải quyết TTHC

- Kết quả giải quyết điện tử lưu trữ trên Hệ thống Dịch vụ hành chính công trực tuyến tích hợp một cửa điện tử liên thông và trong Cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc Cơ sở dữ liệu chuyên ngành (kết nối, chia sẻ dữ liệu với Kho dữ liệu cá nhân, tổ chức trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công tỉnh).

- Kết quả giải quyết điện tử được trả cho cá nhân, tổ chức tại mục Quản lý hồ sơ công dân trên Cổng Dịch vụ công tỉnh, được kết nối, chia sẻ với mục Dịch vụ công của tôi trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, trừ trường hợp TTHC theo quy định của pháp luật chuyên ngành phải có mặt để trực tiếp nhận kết quả.

- Công chức, viên chức một cửa trả kết quả giải quyết TTHC bằng bản giấy theo quy định tại Nghị định số 61/2018/NĐ-CP , trừ trường hợp TTHC chỉ quy định cung cấp bản kết quả giải quyết điện tử cho cá nhân, tổ chức.

3. Quy trình phân loại, số hóa hồ sơ

Theo quy định tại Nghị định số 107/2021/NĐ-CP và Nghị định số 45/2020/NĐ-CP , việc số hóa hồ sơ, giấy tờ trong tiếp nhận, xử lý, trả kết quả giải quyết TTHC cho cá nhân, tổ chức được thực hiện theo nguyên tắc phân loại như sau:

- Hồ sơ, giấy tờ phải thực hiện số hóa theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 21a Nghị định số 61/2018/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 107/2021/NĐ-CP) và Nghị định số 45/2020/NĐ-CP bao gồm:

(1) Giấy tờ trong thành phần hồ sơ mà cá nhân, tổ chức nộp là kết quả giải quyết của TTHC trước đó;

 (2) Giấy tờ trong thành phần hồ sơ phải số hóa theo quy định của pháp luật chuyên ngành mà chưa có dữ liệu điện tử;

(3) Số hóa giấy tờ trong thành phần hồ sơ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp tỉnh do Chủ tịch UBND tỉnh quyết định;

- Hồ sơ, giấy tờ còn lại không thuộc 5 trường hợp nêu trên được thực hiện số hóa theo nhu cầu trên cơ sở đề nghị của cá nhân, tổ chức. Bộ phận Một cửa đáp ứng các yêu cầu về trang thiết bị, máy móc để phục vụ số hóa đối với các loại giấy tờ theo nhu cầu.

- Trường hợp này cá nhân, tổ chức phải trả chi phí số hóa bằng mức chi theo quy định pháp luật cho việc tạo lập, chuyển đổi thông tin điện tử, kinh phí số hoá thông tin trên môi trường mạng phục vụ hoạt động thường xuyên của cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước.

Quy trình phân loại hồ sơ, số hóa gắn với quá trình tiếp nhận, xử lý, trả kết quả giải quyết TTHC như sau:

* Mô tả quy trình:

Bước 1: Công chức một cửa phân loại giấy tờ chưa có bản điện tử có giá trị pháp lý trong thành phần hồ sơ của cá nhân, tổ chức và tiến hành số hóa, cụ thể:

- Đơn, tờ khai: Thực hiện scan hoặc sao chụp chuyển thành tệp tin trên Hệ thống Dịch vụ hành chính công trực tuyến tích hợp một cửa điện tử liên thông tỉnh.

- Giấy tờ là kết quả giải quyết TTHC: Nếu thuộc phạm vi quản lý của cơ quan xử lý hồ sơ, công chức một cửa thực hiện scan hoặc sao chụp chuyển thành tệp tin trên Hệ thống Dịch vụ hành chính công trực tuyến tích hợp một cửa điện tử liên thông tỉnh. Trường hợp còn lại, công chức một cửa thực hiện scan hoặc sao chụp chuyển thành tệp tin và ký số trên Hệ thống Dịch vụ hành chính công trực tuyến tích hợp một cửa điện tử liên thông tỉnh; đồng thời, chuyển tệp tin (không cần ký số) để thực hiện chứng thực (nếu có bộ phận chứng thực được bố trí ngay tại Bộ phận một cửa) hoặc chuyển tệp tin đã ký số đến cơ quan quản lý giấy tờ này để kiểm tra, số hóa theo quy định.

- Giấy tờ trong thành phần hồ sơ phải số hóa theo yêu cầu quản lý, pháp luật chuyên ngành hoặc theo yêu cầu quản lý: Công chức một cửa thực hiện scan hoặc sao chụp chuyển thành tệp tin trên Hệ thống Dịch vụ hành chính công trực tuyến tích hợp một cửa điện tử liên thông tỉnh;

- Trường hợp theo yêu cầu quản lý, pháp luật chuyên ngành có quy định khác về việc số hóa các giấy tờ này thì thực hiện theo quy định của pháp luật chuyên ngành (ví dụ: Điểm a khoản 7 Điều 15 Nghị định số 15/2021/NĐ-CP ngày 03/3/2021 của Chính phủ quy định người đề nghị thẩm định có trách nhiệm nộp bản chụp (định dạng .PDF) tài liệu Báo cáo nghiên cứu khả thi, thiết kế xây dựng đã đóng dấu thẩm định cho cơ quan chuyên môn về xây dựng) hoặc các loại giấy tờ, thành phần hồ sơ là các Báo cáo kinh tế kỹ thuật, hồ sơ dự án, các tập tài liệu là bản thảo có kích thước, khổ lớn.

- Giấy tờ số hóa theo nhu cầu: Thực hiện scan hoặc sao chụp chuyển thành tệp tin và ký số cơ quan, tổ chức theo quy định tại Điều 25, 26, 27 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

* Tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của Bộ phận Một cửa và loại giấy tờ cần phải số hóa để tổ chức công việc, bố trí nhân sự Bộ phận Một cửa phù hợp, trong đó có một số loại hồ sơ, giấy tờ cần chú ý đặc biệt:

- Hồ sơ có khổ lớn, bao gồm bản thiết kế, bản đồ,... Đối với các tài liệu này có thể cần thiết bị máy tính, máy scan, sao chụp chuyên dụng.

- Hồ sơ, tài liệu có kích thước nhỏ hơn mức bình thường.

- Hồ sơ gồm nhiều loại tài liệu có kích thước, màu sắc, chất lượng giấy, mực, làm bằng các chất liệu khác nhau.

- Hồ sơ bị nhăn, ghim, đóng gáy, cuộn,... cần chuẩn bị thêm trước khi số hóa.

- Hồ sơ dễ hỏng mà có thể gặp rủi ro trong quá trình số hóa (nếu là hồ sơ quan trọng, có thể đưa đến quyết định không số hóa).

- Hồ sơ có lớp phủ đặc biệt (trong suốt, bán trong suốt, mờ), bề mặt phản chiếu, dấu nổi thì cần phải chuẩn bị thêm trước khi số hóa hoặc cần tối ưu ảnh sau khi số hóa.

- Hồ sơ là sản phẩm nghe - nhìn như băng, đĩa cần các thiết bị chuyên dụng và các bước xử lý khác thông thường.

- Hồ sơ có giá trị văn hóa, lịch sử thì ngoài việc số hóa có thể cần thực hiện các giải pháp lưu trữ hồ sơ gốc thích hợp.

Việc sao chụp hồ sơ cần đảm bảo tối thiểu các yêu cầu sau:

- Chụp cả hai mặt tài liệu, trừ khi tất cả các tờ đều trắng một mặt.

- Xác thực số lượng hồ sơ gốc theo số lượng bản sao chụp để đảm bảo tất cả các hồ sơ gốc đều được số hóa.

- Số lượng ảnh ở bản sao chụp phải bằng số lượng trang đầu vào và được sắp xếp theo đúng thứ tự.

- Tạo hai bản quét cho các trang có gắn giấy ghi chú: Một bản có giấy có ghi chú trên văn bản và một bản đã bỏ giấy ghi chú.

- Đảm bảo chụp toàn bộ văn bản.

- Đảm bảo các bản sao chụp chính xác, toàn diện, đầy đủ so với bản gốc.

- Đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu trong quá trình chuyển giao xử lý.

- Về thông số kỹ thuật phải đáp ứng tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

Bước 2: Hồ sơ điện tử được công dân ký số (nộp qua hình thức trực tuyến) hoặc được công chức một cửa ký số, chuyển đến cơ quan, đơn vị, phòng ban chủ trì xử lý, thẩm định hồ sơ và các cơ quan phối hợp (nếu có) trên Hệ thống Dịch vụ hành chính công trực tuyến tích hợp một cửa điện tử liên thông tỉnh. Công chức, viên chức xử lý thực hiện kiểm tra, xử lý hồ sơ.

- Nếu hồ sơ không đạt yêu cầu: Thông báo cho cá nhân, tổ chức theo quy định về kết quả thẩm định, xử lý hồ sơ.

- Nếu hồ sơ đạt yêu cầu: Công chức, viên chức xử lý kiểm tra giấy tờ là kết quả giải quyết TTHC thuộc phạm vi quản lý của cơ quan và giấy tờ phải số hóa theo quy định của pháp luật chuyên ngành hoặc theo yêu cầu quản lý để thực hiện số hóa (chuyển sang dữ liệu điện tử trên hệ thống), cập nhật, lưu trữ vào hệ thống.

Việc số hóa của cán bộ xử lý được thực hiện trên Hệ thống Dịch vụ hành chính công trực tuyến tích hợp một cửa điện tử liên thông tỉnh và theo yêu cầu nghiệp vụ (Cơ sở dữ liệu quốc gia/Cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác theo quy định).

Quá trình xử lý hồ sơ, kết quả thẩm tra, xác minh và kết quả trả lời của cơ quan liên quan phải được cơ quan thẩm tra, xác minh, cơ quan phối hợp số hóa theo dữ liệu điện tử để lưu vào hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu.

Bước 3: Công chức xử lý hồ sơ trình cấp có thẩm quyền ký duyệt kết quả giải quyết TTHC điện tử theo quy định.

- Kết quả giải quyết TTHC điện tử được ký số, phát hành theo quy định công tác văn thư và lưu trữ vào Cơ sở dữ liệu quốc gia/Cơ sở dữ liệu chuyên ngành/Hệ thống thông tin cung cấp dịch vụ công của bộ, ngành (lưu trữ đường links vào Kho dữ liệu hồ sơ TTHC) hoặc lưu trữ trên Kho dữ liệu hồ sơ TTHC trong trường hợp không có Cơ sở dữ liệu quốc gia/Cơ sở dữ liệu chuyên ngành/Hệ thống thông tin cung cấp dịch vụ công tập trung của bộ, ngành.

- Bản điện tử của giấy tờ là kết quả giải quyết TTHC thuộc phạm vi quản lý của cơ quan và giấy tờ phải số hóa theo quy định của pháp luật chuyên ngành hoặc theo yêu cầu quản lý được ký số của cơ quan, tổ chức vào bản sao y theo quy định tại Điều 25, 26, 27 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

Bước 4: Kết quả giải quyết TTHC được trả cho cá nhân, tổ chức cả bản giấy và bản điện tử, trừ trường hợp TTHC chỉ quy định cung cấp bản điện tử hoặc cá nhân, tổ chức chỉ yêu cầu cung cấp bản điện tử.

* Một số yêu cầu:

- Quá trình số hóa phải bảo đảm tính đầy đủ, chính xác, toàn vẹn dữ liệu của hồ sơ, giấy tờ được số hóa và tính hoàn thiện về nội dung, quy trình số hóa.

- Thường xuyên tổ chức kiểm soát chất lượng bản số hóa trên cơ sở các tiêu chuẩn quy định dữ liệu đầu vào như: Kiểm soát chất lượng hoạt động của máy quét; kiểm tra mẫu trong trường hợp thực hiện số hóa đồng loạt; kiểm tra chất lượng ảnh; kiểm tra dữ liệu đặc tả,...

* Trong quá trình thực hiện, nếu gặp khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị chủ động liên hệ các đầu mối sau để được phối hợp, hướng dẫn, hỗ trợ:

- Đồng chí Nguyễn Thanh Quang, chuyên viên Trung tâm Công nghệ thông tin, Viễn thông Đắk Lắk, số điện thoại: [phone];

- Đồng chí Kim Văn Toản, chuyên viên phòng Công nghệ thông tin, Sở Thông tin và Truyền thông Đắk Lắk, số điện thoại: [phone]./.