|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH QUẢNG NGÃI
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 196/QĐ-UBND
|
Quảng Ngãi, ngày
16 tháng 02 năm 2012
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN
BẢN TẠI VĂN PHÒNG UBND TỈNH QUẢNG NGÃI
CHỦ TỊCH UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NGÃI
Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và
UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Nghị định số
09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số
điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP;
Căn cứ Quyết định số 1467/QĐ-VPCP
ngày 21 tháng 9 năm 2010 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ ban hành
Quy chế mẫu về tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng Uỷ
ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
Theo đề nghị của Chánh Văn phòng
UBND tỉnh tại Tờ trình số 916/VP-HCTC ngày 15 tháng 12 năm 2011 ban hành Quy
chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND tỉnh
Quảng Ngãi,
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1.
Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tiếp nhận,
xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND tỉnh Quảng Ngãi.
Điều 2.
Tổ chức thực hiện
1. Chánh Văn phòng UBND tỉnh có
trách nhiệm tổ chức cho các phòng, đơn vị trực thuộc và cán bộ, công chức Văn
phòng UBND tỉnh thực hiện đầy đủ, đúng Quy chế ban hành kèm theo Quyết định này.
2. Thủ trưởng các sở, ban, ngành,
Chủ tịch UBND các huyện, thành phố có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các nội
dung liên quan đúng Quy chế ban hành kèm theo Quyết định này.
Điều 3.
Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
Bãi bỏ Quyết định số 645/QĐ-VP ngày 01/10/2004 của Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân
dân tỉnh.
Điều 4.
Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Thủ trưởng các sở, ngành,
Chủ tịch UBND huyện, thành phố chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
QUY CHẾ
TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG
UBND TỈNH QUẢNG NGÃI
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 196/QĐ-UBND ngày 16/02/2012 của Chủ tịch Uỷ
ban nhân dân tỉnh Quảng Ngãi)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1.
Văn bản đến và văn bản đi
Văn bản đến là toàn bộ văn bản được
ban hành dưới hình thức quy định tại khoản 3, khoản 4 Điều 4 Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ, khoản 2 Điều 1 Nghị định số
09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ, đơn thư kiến nghị, khiếu nại, tố cáo...
của các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước gửi UBND tỉnh,
Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh, Chánh, các Phó Văn
phòng, các đơn vị và chuyên viên Văn phòng UBND tỉnh được chuyển đến theo đường
công văn, gửi trực tiếp hoặc gửi qua mạng tin học.
Văn bản đi là toàn bộ các văn bản
do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh ban hành, gửi các cơ quan,
đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.
Điều 2.
Nguyên tắc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản
Việc tiếp nhận, xử lý, phát hành
và quản lý văn bản đảm bảo các nguyên tắc sau:
1. Đảm bảo yêu cầu cải cách hành
chính; đáp ứng có hiệu quả công tác quản lý nhà nước của UBND tỉnh.
2. Quy trình liên thông, khoa học,
hợp lý, đảm bảo sự tập trung, thống nhất, xác định rõ trách nhiệm của các cơ
quan, đơn vị, cá nhân trong quá trình thực hiện.
3. Đảm bảo yêu cầu bí mật đối với
thông tin, tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước.
Điều 3.
Trách nhiệm tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản
1. Phòng Hành chính - Tổ chức giúp
Chánh Văn phòng UBND tỉnh tổ chức tiếp nhận, phân loại ban đầu, chuyển giao văn
bản đến, phát hành văn bản đi; sao in và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND
tỉnh.
2. Phòng Hành chính - Tổ chức chịu
trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản tại các phòng, đơn vị thuộc
Văn phòng UBND tỉnh; tổng hợp báo cáo tình hình xử lý văn bản trong các buổi
giao ban hàng tuần của Văn phòng.
3. Các Trưởng phòng, đơn vị, các
chuyên viên chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về tình hình, xử lý văn bản;
quản lý hồ sơ, tài liệu; kiểm tra và báo cáo thống kê tình hình xử lý văn bản
hàng tuần của phòng, đơn vị mình.
4. Chuyên viên theo dõi lĩnh vực
có trách nhiệm nghiên cứu, thẩm tra, lập Phiếu trình giải quyết công việc;
soạn thảo văn bản đúng trình tự, thủ tục, thời hạn và chịu trách nhiệm về nội
dung do mình đề xuất; lập hồ sơ, quản lý hồ sơ, tài liệu và giữ bí mật về vấn
đề mình theo dõi xử lý theo quy định.
5. Các phòng, đơn vị, chuyên viên
được hỏi ý kiến có nhiệm vụ trả lời trong thời hạn quy định và chịu trách nhiệm
về những ý kiến của mình đối với vấn đề được hỏi.
6. Trung tâm Công báo và Tin học
có trách nhiệm hướng dẫn chương trình quản lý văn bản; thực hiện chế độ bảo mật
thông tin; phân quyền truy cập phục vụ hoạt động tiếp nhận, xử lý, phát hành và
và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND tỉnh.
Chương II
TIẾP NHẬN VÀ CHUYỂN GIAO
VĂN BẢN ĐẾN
Điều 4.
Tiếp nhận văn bản đến
1. Phòng Hành chính - Tổ chức là
đầu mối tiếp nhận, kiểm tra toàn bộ văn bản đến gửi UBND tỉnh, Chủ tịch, các Phó
Chủ tịch UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh, Chánh Văn phòng, các Phó Văn phòng,
các đơn vị và chuyên viên Văn phòng UBND tỉnh.
2. Cán bộ, chuyên viên khi nhận
được những văn bản do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh, lãnh đạo Văn phòng UBND
tỉnh chuyển lại hoặc trực tiếp nhận từ các cơ quan cá nhân bên ngoài đều phải
chuyển ngay cho Phòng Hành chính - Tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận và chuyển
giao theo quy trình xử lý chung của Văn phòng UBND tỉnh.
Điều 5. Xử
lý ban đầu đối với văn bản đến
Phòng Hành chính - Tổ chức xử lý
ban đầu đối với văn bản đến như sau:
1. Đối với điện Mật
a) Phòng Hành chính - Tổ chức làm
thủ tục và chuyển ngay cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh, Chánh Văn
phòng UBND tỉnh xử lý.
b) Sau khi có ý kiến chỉ đạo của
Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh, Chánh Văn phòng UBND tỉnh, chuyển ngay cho
phòng, đơn vị có trách nhiệm xử lý theo ý kiến của người có thẩm quyền.
c) Khi xử lý xong, các phòng, đơn
vị chức năng chuyển lại cho Phòng Hành chính - Tổ chức để làm thủ tục hoàn trả
cho Cơ yếu theo chế độ bảo mật.
2. Đối những bì công văn đóng dấu
Mật, Tối Mật, Tuyệt Mật gửi đích danh hoặc những bì công văn thường nhưng ghi
“chỉ người có tên trên phong bì mới được bóc”, không bóc bì, chỉ đăng ký vào sổ
và chuyển cho người có tên hoặc có trách nhiệm xử lý.
3. Các văn bản còn lại
Bóc bì, đối chiếu số công văn trong
và ngoài bì; kiểm tra dấu, số, ngày tháng; đóng dấu “Đến” lên góc phía trái
ngay dưới phần trích yếu của trang đầu văn đến, ghi ngày đến vào dấu “Đến” để
chuyển cho người có trách nhiệm phân văn bản đến.
Điều 6.
Phân loại văn bản đến
1. Phòng Hành chính - Tổ chức phân
sơ bộ văn bản đến thành hai loại: văn bản phải làm thủ tục trả lại nơi gửi và
văn bản để trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh, Chánh Văn phòng UBND
tỉnh.
2. Văn bản phải làm thủ tục trả
lại
Văn bản phải làm thủ tục trả lại
gồm những văn bản gửi không đúng địa chỉ, văn bản trình không thuộc thẩm quyền
giải quyết của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh, văn bản
trình không đúng trình tự, thủ tục, trình vượt cấp, ký và đóng dấu không đúng
thẩm quyền, không dấu, không số, không ghi ngày, tháng, năm, dấu đen (trừ bản
fax, văn bản trong hồ sơ kèm theo), v.v…
Văn bản trả lại phải được đăng ký
trước khi làm thủ tục trả lại nơi gửi
3. Văn bản thuộc thẩm quyền giải
quyết của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh, đúng trình tự,
thủ tục, Phòng Hành chính - Tổ chức chuyển các văn bản này đến cho Chánh Văn
phòng UBND tỉnh phân phối và ghi cụ thể tên cá nhân, hoặc phòng, đơn vị xử lý
văn bản vào dấu “Đến”; nhập vào máy tính tên các phòng, đơn vị, cá nhân để
chuyển cho các phòng, đơn vị, cá nhân trong ngày.
4. Phòng Hành chính - Tổ chức cập
nhật vào máy tính theo chương trình quản lý văn bản các bì có dấu dấu Mật, Tối
Mật, Tuyệt Mật hoặc gửi đích danh và toàn bộ văn bản, tài liệu sau khi được phân
phối, trước khi chuyển giao cho phòng, đơn vị hoặc cá nhân xử lý.
5. Xử lý đơn, thư khiếu nại, tố
cáo thực hiện theo các quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.
Điều 7.
Chuyển giao văn bản đến
Việc chuyển giao văn bản đến được
thực hiện như sau:
1. Các phòng, đơn vị có trách nhiệm
tiếp nhận văn bản, tài liệu của đơn vị mình tại Phòng Hành chính - Tổ chức; cập
nhật vào máy tính các thông tin cần thiết để phục vụ cho việc theo dõi xử lý
văn bản của từng chuyên viên trong phòng, đơn vị.
2. Khi chuyển giao văn bản đến,
Phòng Hành chính - Tổ chức lập Sổ giao nhận công văn, người nhận kiểm
tra và ký vào Sổ giao nhận công văn.
3. Đối với loại văn bản có nội dung
yêu cầu giải quyết gấp, Phòng Hành chính - Tổ chức chuyển trực tiếp cho phòng,
đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm xử lý ngay sau khi tiếp nhận.
4. Đối với tài liệu phục vụ các
phiên họp UBND tỉnh, các cuộc họp do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh chủ
trì, Phòng Hành chính - Tổ chức chuyển đến các phòng, đơn vị, chuyên viên có
trách nhiệm chuẩn bị nội dung họp hoặc các thành phần họp theo Quy chế làm việc
của UBND tỉnh.
5. Những bì công văn hoặc văn bản
chuyển nhầm địa chỉ xử lý, các phòng, đơn vị, các chuyên viên trả lại ngay cho
Phòng Hành chính - Tổ chức để kịp thời chuyển đúng địa chỉ.
Chương
III
XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN
Điều 8. Xử
lý văn bản đến ở cấp chuyên viên
Chuyên viên xử lý văn bản đến hoặc
công việc được giao theo đúng nhiệm vụ, quyền hạn và theo trình tự, thủ tục sau:
1. Đối với những văn bản, đề án
đã đủ thủ tục
a) Nghiên cứu hồ sơ; lấy ý kiến
đơn vị, chuyên viên có liên quan (nếu có).
b) Thẩm tra, có ý kiến đánh giá
độc lập và đề xuất phương án xử lý; lập Phiếu trình giải quyết công việc,
soạn thảo văn bản (nếu có).
c) Trình Lãnh đạo Văn phòng UBND
tỉnh Phiếu trình giải quyết công việc, ý kiến của các chuyên viên, đơn
vị liên quan, dự thảo văn bản và hồ sơ để xem xét, xử lý.
Chuyên viên không gạch dưới hoặc
ghi ý kiến của mình lên các văn bản trong hồ sơ do các cơ quan trình.
2. Đối với những văn bản, đề án,
còn thiếu ý kiến, có những vấn đề chưa rõ hoặc còn ý kiến khác nhau.
a) Những văn bản, đề án trình còn
thiếu ý kiến các cơ quan liên quan, hoặc các đề án trình hồ sơ chưa đầy đủ thì
chuyên viên theo dõi phải thông báo hoặc trình lãnh đạo Văn phòng chuyển lại
cho cơ quan trình chuẩn bị thêm hoặc bổ sung đủ hồ sơ.
Trường hợp cá biệt, do yêu cầu phải
giải quyết gấp, chuyên viên theo dõi có thể dự thảo công văn trình lãnh đạo Văn
phòng UBND tỉnh ký gửi các sở, ngành, địa phương liên quan đề nghị tham gia ý
kiến.
b) Đối với những văn bản, đề án
còn có nội dung chưa rõ hoặc còn ý kiến khác nhau, chuyên viên theo dõi trình lãnh
đạo Văn phòng xin ý kiến Phó Chủ tịch UBND tỉnh phụ trách lĩnh vực hoặc Chủ
tịch UBND tỉnh (nếu Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực đi vắng) yêu cầu cơ quan
trình, cơ quan chủ đề án giải trình bổ sung làm rõ thêm hoặc giúp lãnh đạo Văn
phòng UBND tỉnh tổ chức họp giải quyết trước khi trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch
UBND tỉnh.
Thời hạn, quy trình chuẩn bị, gửi,
nhận tài liệu họp thực hiện theo Quy chế làm việc của UBND tỉnh.
3. Đối với những vấn đề thuộc phạm
vi, trách nhiệm giải quyết của lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh, chuyên viên theo
dõi nghiên cứu hồ sơ, lấy ý kiến của các phòng, đơn vị, các chuyên viên có liên
quan, đề xuất phương án xử lý, lập Phiếu trình giải quyết công việc, dự
thảo văn bản, kèm hồ sơ trình lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh phụ trách lĩnh vực
giải quyết. Trường hợp lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh phụ trách lĩnh vực đó đi
vắng trong khi vấn đề cần xử lý ngay thì trình Chánh Văn phòng UBND tỉnh xử lý.
4. Tất cả các đề án, vấn đề thuộc
phạm vi, thẩm quyền giải quyết, xử lý của UBND tỉnh, Chủ tịch, Phó Chủ tịch
UBND tỉnh, Chánh Văn phòng UBND tỉnh đều phải có ý kiến của các phòng, đơn vị,
các chuyên viên liên quan thuộc Văn phòng UBND tỉnh trước khi trình.
Chuyên viên phối hợp có trách nhiệm
trả lời và chịu trách nhiệm về ý kiến của mình đối với những vấn đề phối hợp.
Điều 9. Xử
lý văn bản ở cấp lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh
Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng
UBND tỉnh trong phạm vi nhiệm vụ được phân công, có trách nhiệm giải quyết công
việc như sau:
1. Xử lý ngay những vấn đề gấp sau
khi tiếp nhận từ Phòng Hành chính - Tổ chức.
2. Duyệt hồ sơ và Phiếu trình
giải quyết công việc, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục
ban hành văn bản, trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh.
3. Chủ trì các cuộc họp với lãnh
đạo các sở, ngành, Uỷ ban nhân dân huyện, thành phố liên quan để xử lý những
vấn đề chưa rõ hoặc còn có những ý kiến khác nhau trước khi trình Uỷ ban nhân
dân, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh quyết định.
4. Ký công văn đề nghị các sở,
ngành, Uỷ ban nhân dân huyện, thành phố liên quan bổ sung tài liệu, văn bản đối
với những hồ sơ trình còn thiếu.
5. Ký các văn bản thuộc thẩm quyền
của Văn phòng UBND tỉnh.
Điều 10.
Hồ sơ trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh
Hồ sơ trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch
UBND tỉnh gồm:
1. Từ cơ quan trình
a) Văn bản trình của cơ quan trình
có dấu đăng ký công văn đến của Văn phòng UBND tỉnh.
b) Ý kiến chính thức bằng văn bản
của cơ quan thẩm định (nếu có) và các cơ quan liên quan đến vấn đề trình.
c) Các tài liệu cần thiết khác liên
quan đến vấn đề trình.
d) Dự thảo văn bản để người có thẩm
quyền xem xét, quyết định ban hành.
đ) Hồ sơ trình Chủ tịch, Phó Chủ
tịch UBND tỉnh trong trường hợp đã trình và có ý kiến trước đó của Chủ tịch,
Phó Chủ tịch UBND tỉnh, ngoài các tài liệu đã nêu trên, phải có cả ý kiến trước
đó của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh phụ trách lĩnh vực.
2. Từ Văn phòng UBND tỉnh
a) Phiếu trình giải quyết công việc.
b) Ý kiến của các phòng, đơn vị,
chuyên viên liên quan trong Văn phòng UBND tỉnh và của Lãnh đạo Văn phòng UBND
tỉnh theo trình tự.
c) Hoàn chỉnh dự thảo văn bản trình
Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định ban hành.
Điều 11.
Nguyên tắc trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh giải quyết công việc
1. Những vấn đề thuộc lĩnh vực nào
thì trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh phụ trách lĩnh vực đó.
2. Vấn đề liên quan đến nhiều lĩnh
vực thì trình Chủ tịch UBND tỉnh.
3. Trường hợp Chủ tịch, Phó Chủ
tịch UBND tỉnh phụ trách lĩnh vực đã giải quyết, nhưng cơ quan trình hoặc chuyên
viên theo dõi của Văn phòng UBND tỉnh có đề nghị khác thì phải trình lại Chủ
tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh đó; nếu người đó đi vắng trong khi vấn đề cần giải
quyết ngay thì chuyên viên theo dõi phải xin ý kiến của lãnh đạo Văn phòng UBND
tỉnh để trình Chủ tịch UBND tỉnh (hoặc Phó Chủ tịch thường trực).
Sau khi đã được Chủ tịch, Phó Chủ
tịch UBND tỉnh giải quyết, chuyên viên theo dõi phải báo cáo lãnh đạo Văn phòng
UBND tỉnh kết quả xử lý trước khi phát hành văn bản. Sau đó, chuyên viên theo
dõi phải báo cáo lại Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh phụ trách lĩnh vực đó
biết lý do và quá trình giải quyết công việc trong thời gian người đó vắng mặt.
4. Không trình Chủ tịch, các Phó
Chủ tịch UBND tỉnh giải quyết các trường hợp sau:
a) Vấn đề thuộc thẩm quyền của Giám
đốc sở, ngành, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, thành phố.
b) Văn bản do các phòng, đơn vị,
cá nhân trình không đúng thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ hoặc chưa có ý kiến
của các phòng, đơn vị, chuyên viên liên quan trong Văn phòng UBND tỉnh (trường
hợp phải lấy ý kiến) và của lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh.
5. Các sở, ngành, địa phương trình
Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh phải qua Văn phòng UBND tỉnh để thẩm tra hồ
sơ, trình tự, thủ tục, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, có ý kiến đánh giá
độc lập về nội dung văn bản trước khi trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh
xem xét, quyết định.
Điều 12.
Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, giải quyết công việc
1. Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh
giải quyết công việc trên cơ sở hồ sơ do Văn phòng UBND tỉnh trình.
2. Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh
xem xét, xử lý hồ sơ trình, ký văn bản, phân công Phó Chủ tịch, uỷ quyền cho
Chánh Văn phòng UBND tỉnh ký văn bản theo quy định của pháp luật hoặc cho ý kiến
chỉ đạo để các cơ quan tiếp tục hoàn chỉnh hồ sơ, văn bản trước khi xem xét, ký
ban hành.
Điều 13.
Thời hạn xử lý công việc, thẩm quyền ký ban hành văn bản
Thời hạn xử lý công việc và thẩm
quyền duyệt, ký các văn bản thực hiện theo pháp luật hiện hành và Quy chế làm
việc của UBND tỉnh.
Chương IV
PHÁT HÀNH VĂN BẢN
Điều 14.
Đầu mối phát hành văn bản
Văn bản của UBND tỉnh, Chủ tịch,
các Phó Chủ tịch UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh được tập trung vào một đầu mối
là Phòng Hành chính - Tổ chức để làm thủ tục phát hành.
Điều 15.
Soạn thảo, đánh máy văn bản
1. Chuyên viên tham mưu có trách
nhiệm soạn thảo, rà soát văn bản dự thảo của cơ quan chuyên môn trình về nội
dung, thẩm quyền ban hành đảm bảo văn bản dự thảo phải tuân thủ theo quy định
của Quyết định số 25/2011/QĐ-UBND ngày 19/10/2011 của UBND tỉnh ban hành Quy
định về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và ban hành văn bản hành chính
của tỉnh Quảng Ngãi.
2. Văn bản có nội dung mật do Chủ
tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký, chuyên viên soạn thảo trên máy riêng không
nối mạng.
Điều 16.
Đăng ký, làm thủ tục phát hành văn bản
1. Chuyên viên soạn thảo rà soát
lần cuối văn bản, đề xuất các yêu cầu về độ mật, độ khẩn, số lượng bản, phân
loại văn bản, tài liệu phải gửi kèm (nếu có), chuyển cho Phòng Hành chính - Tổ
chức để làm thủ tục phát hành.
2. Phòng Hành chính - Tổ chức kiểm
tra thủ tục hành chính, đăng ký số, ngày, tháng của văn bản trước khi nhân bản
đúng số lượng và thời gian yêu cầu.
Chỉ tiếp nhận để phát hành những
văn bản đã được đánh máy đúng quy định, sạch sẽ, không sửa chữa, tẩy xoá.
3. Văn bản sau khi phát hành, Phòng
Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm cập nhật vào chương trình quản lý văn bản
và hồ sơ công việc lên mạng nội bộ của Văn phòng (trừ văn bản mật); đồng thời
chuyển 01 bản đến Trung tâm Công báo và Tin học để cập nhật trên website
tỉnh/Cổng Thông tin điện tử của tỉnh (trừ văn bản MẬT). Tất cả các văn bản báo cáo,
trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ, ngoài văn bản giấy
phải đính kèm file điện tử toàn bộ hồ sơ trình.
Điều 17.
Gửi văn bản
Văn bản chỉ gửi cho các cơ quan,
cá nhân có tên trong mục “Nơi nhận”. Việc chuyển văn bản phát hành ra các cơ
quan ngoài của Văn phòng được thực hiện bằng đường công văn (Bưu điện hệ 1). Trường
hợp nhận trực tiếp, phải có giấy giới thiệu của cơ quan được nhận văn bản hoặc
được sự đồng ý của lãnh đạo Văn phòng hoặc Trưởng Phòng Hành chính - Tổ chức.
Người nhận trực tiếp phải ký nhận vào Sổ giao nhận văn bản.
Điều 18.
Quản lý và sử dụng con dấu
1. Quản lý con dấu
Phòng Hành chính - Tổ chức có trách
nhiệm quản lý con dấu của UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh.
Trưởng Phòng Hành chính - Tổ chức
và cán bộ văn thư được giao quản lý con dấu chịu trách nhiệm trước pháp luật về
việc quản lý và sử dụng con dấu.
2. Sử dụng con dấu
a) Người được giao giữ con dấu chỉ
được đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký đúng thẩm quyền của người
ký văn bản. Trước khi đóng dấu phải đối chiếu chữ ký trong văn bản với chữ ký
mẫu đã đăng ký. Không cho người khác mượn hoặc giao con dấu cho người khác khi
chưa có quyết định của người có thẩm quyền.
b) Đóng dấu vào văn bản phải ngay
ngắn, rõ ràng và trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái; trường hợp đóng
dấu nhầm, không được trùm lên dấu cũ mà phải huỷ văn bản đó và làm lại văn bản.
c) Văn bản có phụ lục kèm theo phải
đóng dấu trùm lên phần bên trái chữ Phụ lục của bản phụ lục.
d) Khi đóng dấu những văn bản, tài
liệu không do Phòng Hành chính - Tổ chức phát hành (trường hợp đóng dấu các hợp
đồng, các biên bản nghiệm thu, và các loại giấy chứng nhận…) thì cán bộ văn thư
phải lập sổ theo dõi riêng.
đ) Nghiêm cấm việc đóng dấu khống
chỉ.
Chương V
QUẢN LÝ VÀ LƯU VĂN BẢN
Điều 19.
Trách nhiệm quản lý văn bản
1. Cán bộ, chuyên viên Văn phòng
UBND tỉnh có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu; cất giữ văn bản, tài liệu
vào tủ có khoá khi hết giờ làm việc; niêm phong tủ đựng văn bản, tài liệu và
phòng làm việc trong những đợt nghỉ Lễ, Tết dài ngày; lập, quản lý và chuyển lưu
hồ sơ công việc theo quy định.
2. Không cung cấp cho những cơ quan,
đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm biết những thông tin, hồ sơ, tài liệu đã
và đang xử lý của UBND tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh, các văn bản có bút tích của
Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh.
3. Tất cả các văn bản, tài liệu
của các sở, ngành, địa phương, tổ chức, cá nhân gửi trực tiếp Chủ tịch, Phó Chủ
tịch UBND tỉnh và có bút phê của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh đều phải
chuyển lãnh Chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực xử lý để chuyển đến Phòng Hành
chính - Tổ chức làm các thủ tục cần thiết, tuyệt đối không được chuyển lại nơi
gửi.
4. Cán bộ, chuyên viên không được
mang hồ sơ, tài liệu cơ quan về nhà; chuyển sang cơ quan khác khi chuyển công
tác làm tư liệu riêng hoặc tuỳ tiện cung cấp cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị,
cá nhân khác.
Điều 20.
Quản lý tài liệu mật
Các loại hồ sơ, tài liệu mật phải
được quản lý chặt chẽ theo chế độ bảo mật của Nhà nước. Phòng Hành chính - Tổ
chức lập hồ sơ theo dõi việc chuyển giao tài liệu mật và thực hiện kiểm tra định
kỳ 06 tháng 1 lần việc quản lý hồ sơ, tài liệu mật hiện hành và báo cáo kết quả
cho lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh.
Điều 21.
Lưu văn bản
1. Phòng Hành chính - Tổ chức lưu
bản gốc (bản ký trực tiếp) đối với tất cả các loại văn bản do UBND tỉnh và Văn
phòng UBND tỉnh ban hành. Riêng đối với văn bản quy phạm pháp luật và quyết định
cá biệt của UBND tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh lưu thêm 02 bản chính.
2. Phòng Hành chính - Tổ chức sắp
xếp khoa học, hệ thống, dễ tra cứu các tập lưu văn bản phát hành để phục vụ nghiên
cứu sử dụng trong thời gian chưa đến hạn nộp vào Chi cục Văn thư và Lưu trữ tỉnh.
3. Các phòng, đơn vị soạn thảo văn
bản trong Văn phòng UBND tỉnh lưu 02 bản chính, 01 bản để theo dõi quá trình
thực hiện và 01 bản đính kèm hồ sơ công việc để nộp vào Lưu trữ hiện hành theo
quy định./.