|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH THỪA THIÊN HUẾ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 1781/QĐ-UBND
|
Huế, ngày 15
tháng 8 năm 2007
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI
TRUNG TÂM LƯU TRỮ TỈNH
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng
Nhân dân và Ủy ban Nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc
gia ngày 4 tháng 4 năm 2001;
Căn cứ Nghị định số
111/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành
một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia;
Căn cứ Chỉ thị số
05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường
bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;
Căn cứ Quyết định số
1042/1998/QĐ-UB ngày 15 tháng 6 năm 1998 của Ủy ban Nhân dân tỉnh về việc thành
lập Trung tâm Lưu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế;
Xét đề nghị của Chánh Văn
phòng Ủy ban Nhân dân tỉnh,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế khai thác
và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh”.
Điều 2.
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Điều 3.
Chánh Văn phòng Ủy ban Nhân dân tỉnh; Giám đốc Trung tâm
Lưu trữ tỉnh; các cơ quan, tổ chức, cá nhân đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.
|
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Ngô Hòa
|
QUY CHẾ
VỀ VIỆC KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM
LƯU TRỮ TỈNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1781/QĐ-UBND ngày 15 tháng 8 năm 2007 của Ủy
ban Nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1.
Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá
trình hoạt động của các cơ quan Nhà nước, đoàn thể, tổ chức, cá nhân (viết tắt
là: Cơ quan, tổ chức, cá nhân) trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế, có giá trị về
chính trị, quân sự, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật, xã hội... không kể thời
gian, hình thức ghi tin, loại hình tài liệu, được tập trung thống nhất quản lý ở
bộ phận, phòng, kho lưu trữ của các ngành, các cấp có thẩm quyền để phục vụ
nghiên cứu lịch sử, khoa học và công tác thực tiễn khác.
Tài liệu lưu trữ phải là bản
chính, bản gốc của tài liệu được ghi trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình,
băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác, trong trường hợp không
còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
Tài liệu lưu trữ tỉnh Thừa
Thiên Huế thuộc thành phần của Phông Lưu trữ Quốc gia, không một cơ quan, tập
thể, cá nhân nào được chiếm dụng làm của riêng. Nghiêm cấm việc mua bán, trao đổi,
cất giữ, tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữ hoặc sử dụng vào các mục đích trái
với lợi ích của Nhà nước.
Điều 2.
Trung tâm Lưu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế là cơ quan có
trách nhiệm giúp Ủy ban Nhân dân tỉnh, Chánh Văn phòng Ủy ban Nhân dân tỉnh tổ
chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo Quy chế này và quy định hiện hành
của Nhà nước.
Điều 3.
Phạm vi và đối tượng áp dụng:
1. Quy chế này quy định khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế.
2. Quy chế này được áp dụng đối
với các cơ quan, tổ chức, cá nhân (viết tắt là: người khai thác) đến khai thác
và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
Điều 4.
Thành phần tài liệu Phông Lưu trữ Nhà nước tỉnh Thừa Thiên Huế.
1. Tài liệu của các cơ quan, tổ
chức của Chính phủ Cách mạng Lâm thời Cộng hòa Miền Nam Việt Nam và các tổ chức
khác thuộc chính quyền cách mạng trước ngày 30/4/1975.
2. Tài liệu của các cơ quan, tổ
chức thực dân Pháp, phong kiến, đế quốc xâm lược, tổ chức của Việt Nam Cộng hòa
trước ngày 30/4/1975.
3. Tài liệu của các cơ quan, tổ
chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.
4. Các tài liệu khác có giá trị
lịch sử đối với tỉnh Thừa Thiên Huế.
5. Tài liệu lưu trữ quý, hiếm
có ý nghĩa đối với tỉnh, quốc gia.
6. Hồ sơ, tài liệu có độ mật, tối
mật, tuyệt mật.
Điều 5.
Thành phần tài liệu bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh bao gồm:
1. Tài liệu lưu trữ hiện hành:
là toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Ủy ban Nhân
dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban Nhân dân tỉnh được giao nộp vào Lưu trữ hiện hành
theo quy định của Văn phòng Ủy ban Nhân dân tỉnh.
2. Tài liệu lưu trữ lịch sử:
- Tài liệu thuộc Phông Lưu trữ
Nhà nước tỉnh Thừa Thiên Huế tại điều 4.
- Toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình
thành trong quá trình hoạt động của Ủy ban Nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban Nhân
dân tỉnh được lựa chọn và giao nộp vào lưu trữ lịch sử sau năm năm kể từ năm
tài liệu được giao nộp vào Lưu trữ hiện hành.
Điều 6. Các
hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh như
sau:
1. Sử dụng tài liệu tại phòng Đọc.
2. Triển lãm, trưng bày tài liệu
lưu trữ.
3. Thông báo, giới thiệu tài liệu
lưu trữ.
4. Chứng thực, trích sao, sao lục
tài liệu lưu trữ.
5. Sao y tài liệu
lưu trữ.
6. Công bố tài liệu
lưu trữ.
7. Cho mượn tài
liệu lưu trữ.
Chương II
THẨM QUYỀN CHO
PHÉP KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 7. Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh cho phép khai thác, sử dụng các
loại tài liệu lưu trữ:
- Tài liệu thuộc
danh mục bí mật nhà nước (ban hành kèm theo Quyết định số 957/2006/QĐ-UBND ngày
7 tháng 4 năm 2006 của Ủy ban Nhân dân tỉnh).
- Tài liệu lưu trữ
phục vụ mục đích tại mục 6 của điều 6.
- Yêu cầu khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của các tổ chức nước ngoài, người nước ngoài hoặc
các yêu cầu đưa tài liệu ra nước ngoài theo quy định.
Điều 8. Chánh Văn phòng Ủy ban Nhân dân tỉnh cho phép khai thác, sử dụng
các loại tài liệu lưu trữ:
- Tài liệu thuộc
danh mục bí mật nhà nước (ban hành kèm theo Quyết định số 329/QĐ-VPUB ngày 31
tháng 7 năm 2006 của Văn phòng Ủy ban Nhân dân tỉnh).
- Tài liệu lưu trữ
phục vụ mục đích tại các mục 2, 5,7 của điều 6.
- Tài liệu lưu trữ
phục vụ cho công tác điều tra của các cơ quan chức năng.
Điều 9. Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh cho phép khai thác, sử dụng các
loại tài liệu lưu trữ (không thuộc điều 7, điều 8 quy chế này ):
- Tài liệu lưu trữ
đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
- Tài liệu lưu trữ
phục vụ mục đích tại các mục 1, 3, 4 của điều 6.
- Tài liệu lưu trữ
lịch sử thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước tỉnh Thừa Thiên Huế.
Chương III
TRÁCH NHIỆM ĐỐI
VỚI CÔNG TÁC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 10. Trách nhiệm của Người khai thác:
1. Người khai
thác có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh quy chế này và các quy định của pháp
luật có liên quan để phục vụ yêu cầu công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu
chính đáng của mình. Đồng thời thực hiện nghiêm túc quy chế của Văn phòng Ủy
ban Nhân dân tỉnh, đeo thẻ khách đến liên hệ công tác; nội quy phòng đọc, giữ
gìn bí mật các thông tin của tài liệu và thanh toán các chi phí về khai thác, sử
dụng tài liệu theo quy định.
2. Người khai
thác là cán bộ, công chức, viên chức khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì
mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ
chức nơi công tác. Trường hợp nghiên cứu chuyên đề phải có đề cương đính kèm.
3. Người khai
thác là Nhân dân khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải có đơn xin khai
thác có xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú.
4. Người khai
thác là cá nhân được ủy quyền đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải có
giấy ủy quyền và được các cơ quan có thẩm quyền xác nhận.
5. Khi yêu cầu
khai thác sử dụng, Người khai thác phải xuất trình giấy chứng minh nhân dân.
Điều 11. Trách nhiệm của Trung tâm Lưu trữ tỉnh:
1. Giám đốc Trung
tâm lưu trữ có trách nhiệm:
- Trình các cấp có
thẩm quyền xem xét, phê duyệt các loại phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng các loại
tài liệu của Người khai thác quy định tại điều 8, 9.
- Ký duyệt các loại
phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của Người khai thác quy định tại điều
10.
- Ký duyệt xuất
nhập tài liệu bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
2. Lưu trữ viên
phụ trách tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có trách nhiệm:
- Làm thủ tục tiếp
nhận và giao kết quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cho Người khai thác.
- Thực hiện đúng
quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
3. Lưu trữ viên
phụ trách kho ( gọi tắt là: thủ kho) có trách nhiệm:
- Thực hiện đúng
quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Tổ chức công
tác xuất, nhập tài liệu lưu trữ trong kho.
4. Lưu trữ viên
phụ trách phòng Đọc có trách nhiệm:
- Tiếp nhận và hướng
dẫn Người khai thác đến đọc tài liệu, làm quen với các công cụ tra tìm tài liệu,
giới thiệu nội quy phòng đọc, cách sử dụng các thiết bị máy móc (nếu có), nắm vững
các nguyên tắc sử dụng tài liệu lưu trữ, nguyên tắc sao chụp, mượn tài liệu ra
khỏi phòng đọc…
- Lập hồ sơ
nghiên cứu, chuẩn bị các số liệu để tổng kết công tác Người khai thác sau một
thời gian nhất định.
- Trả lời các câu
hỏi về nội dung, thành phần tài liệu do Người khai thác nghiên cứu nêu ra. Các
câu hỏi được nêu ra nếu vượt quá phạm vi và sự hiểu biết của mình thì chuyển
cho các bộ phận có liên quan để nghiên cứu, giải đáp.
- Quản lý những
tài liệu đã được đưa ra phòng Đọc và các trang thiết bị của phòng Đọc.
- Theo dõi việc
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và các đề tài nghiên cứu đã đăng ký tại
Phòng Nghiệp vụ hoặc Kho lưu trữ.
- Tổ chức các buổi
hội thảo và giới thiệu tài liệu cho Người khai thác.
Chương IV
CÔNG TÁC KHAI
THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 12. Công tác Phòng đọc:
1. Phòng Đọc tại
Trung tâm Lưu trữ tỉnh phải tổ chức khoa học, đầy đủ các trang thiết bị cần thiết
(bàn, ghế, tủ), công cụ tra cứu tài liệu (máy vi tính, tủ thẻ, mục lục hồ sơ, tủ
sách pháp luật, công báo) để phục vụ tốt Người khai thác đến khai thác tài liệu
lưu trữ.
2. Phòng Đọc phải
niêm yết nội quy phòng Đọc, nội quy nghiên cứu tài liệu lưu trữ tại phòng Đọc.
3. Đối với Người
khai thác nghiên cứu tài liệu lưu trữ tại Phòng đọc để thực hiện các đề tài, luận
văn… của mình, ngoài việc thực hiện điều 11, cần thực hiện thêm các thủ tục
sau:
- Làm thẻ đọc.
- Nộp đề cương đề
tài, luận văn… cần nghiên cứu.
- Nộp 01 bản
chính cho Trung tâm Lưu trữ tỉnh sau khi đề tài, luận văn hoàn thành.
4. Xuất nhập tài
liệu lưu trữ phục vụ Người khai thác tại phòng Đọc:
- Lưu trữ viên phụ
trách Phòng Đọc phải nhanh chóng phục vụ sau khi nhận phiếu yêu cầu của Người
khai thác đã được các cấp có thẩm quyền phê duyệt; nếu có trở ngại gì phải
thông báo ngay cho Người khai thác.
- Những tài liệu
thuộc danh mục tài liệu đặc biệt quý hiếm và quan trọng, khi xuất nhập thủ kho
phải bàn giao đến từng tờ tài liệu trong hồ sơ.
- Thủ kho phải
ghi chép theo dõi việc xuất nhập tài liệu cho Người khai thác.
Điều 13. Công tác triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ:
1. Trung tâm Lưu
trữ tỉnh xây dựng kế hoạch triển lãm chuyên đề, trưng bày tài liệu lưu trữ nhằm
phục vụ cho các mục đích tuyên truyền nhân dịp các ngày lễ lớn của dân tộc theo
kế hoạch chung của Ủy ban Nhân dân tỉnh.
2. Phối hợp các Bảo
tàng trong tỉnh xây dựng các gian triển lãm tại các bảo tàng theo kế hoạch.
3. Không trưng
bày nguyên bản, chỉ trưng bày các bản photocopy từ nguyên bản.
4. Trung tâm Lưu
trữ tỉnh cử Lưu trữ viên phối hợp với Hướng dẫn viên bảo tàng để thuyết minh và
giải đáp các vấn đề liên quan đến tài liệu lưu trữ trưng bày.
Điều 14. Công tác thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ:
1. Trung tâm Lưu
trữ tỉnh có trách nhiệm thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ đến các cơ quan,
tổ chức, cá nhân sau khi phân tích, nghiên cứu mức độ quan trọng của tài liệu
nhằm giúp cơ quan, tổ chức, cá nhân có thêm thông tin trong hoạt động chuyên
môn của mình.
2. Trung tâm Lưu
trữ tỉnh căn cứ vào các tài liệu lưu trữ tra tìm được để biên soạn một cách có
hệ thống những văn kiện giới thiệu tài liệu chuyên đề, mục lục tài liệu chuyên
đề để phục vụ theo yêu cầu của Người khai thác.
Điều 15. Công tác chứng thực, sao lục, trích sao tài liệu lưu trữ:
Trung tâm Lưu trữ
tỉnh chịu trách nhiệm chứng thực, sao lục, trích sao tài liệu lưu trữ đang được
bảo quản tại Trung tâm.
1. Công tác Chứng
thực tài liệu lưu trữ được thực hiện từ bản chính, bản gốc của hồ sơ, tài liệu.
2. Công tác Sao lục
tài liệu lưu trữ được thực hiện từ bản sao y bản chính của hồ sơ, tài liệu lưu
trữ.
3. Công tác Trích
sao tài liệu lưu trữ được thực hiện từ bản chính của hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Bản
trích sao tài liệu được trích một phần nội dung từ bản chính của tài liệu lưu
trữ.
Điều 16. Công tác Sao y tài liệu lưu trữ:
1. Văn phòng Ủy
ban Nhân dân tỉnh chịu trách nhiệm sao y tài liệu lưu trữ khi có yêu cầu từ Người
khai thác theo đề nghị bằng văn bản của Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
2. Giám đốc Trung
tâm Lưu trữ tỉnh chịu trách nhiệm làm thủ tục trình lãnh đạo
Văn phòng Ủy ban
Nhân dân tỉnh sao y tài liệu lưu trữ.
Điều 17. Công bố tài liệu lưu trữ:
1. Chủ tịch Ủy ban
Nhân dân tỉnh cho phép công bố tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu
trữ tỉnh.
2. Trung tâm Lưu
trữ tỉnh xây dựng danh mục tài liệu lưu trữ công bố theo quy định của Nhà nước,
trình Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh quyết định công bố.
Điều 18. Xuất nhập tài liệu bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh:
1. Xuất nhập tài
liệu phục vụ tại phòng đọc.
2. Xuất nhập tài
liệu phục vụ nhiệm vụ chuyên môn của Trung tâm lưu trữ (chỉnh lý, thống kê, bảo
quản…).
3. Nhập tài liệu lưu
trữ từ các nguồn nộp lưu vào bảo quản Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
4. Xuất tài liệu
loại hết giá trị được phép tiêu hủy.
Điều 19. Trung tâm lưu trữ tỉnh có trách nhiệm quản
lý, bảo quản các công cụ tra cứu theo chế độ tài liệu lưu trữ. Người khai thác
có thể được sử dụng các công cụ tra cứu sau khi có ý kiến của Giám đốc Trung
tâm.
Chương V
KHEN THƯỞNG, XỬ
LÝ VI PHẠM
Điều 20. Khen thưởng
Trong công tác
khai thác và sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh, các đơn vị hoặc cá
nhân có những thành tích sau đây sẽ được khen thưởng theo chế độ chung của Nhà
nước:
1. Cơ quan, tổ chức,
cá nhân hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ bảo quản an toàn, phục vụ khai thác và
sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
2. Phát hiện, tố
giác kịp thời các hành vi chiếm đoạt, làm lộ bí mật, mất tài liệu, làm hư hại
hoặc tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữ.
Điều 21. Xử lý vi phạm
Cơ quan, tổ chức,
cá nhân nào vi phạm các quy định của pháp luật về tài liệu lưu trữ như làm mất,
làm lộ, tiêu hủy trái phép… gây ảnh hưởng có hại đến an ninh, quốc phòng, phát
triển kinh tế, văn hóa khoa học, xã hội của quốc gia thì tùy theo tính chất, mức
độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách
nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.
Chương VI
ĐIỀU KHOẢN THI
HÀNH
Điều 22. Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh có trách nhiệm
xây dựng quy trình tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, nội quy phòng đọc
trình Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt.
Điều 23. Trung tâm Lưu trữ tỉnh có trách nhiệm hướng dẫn
cơ quan, tổ chức, cá nhân đến khai thác, sử dụng tài liệu thực hiện nghiêm túc
quy chế này.
Trong quá trình
thực hiện, tùy theo tình hình thực tế hoặc yêu cầu công tác, Quy chế này sẽ được
điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp./.