Quyết định 1557/QĐ-UBND 2019 vị trí số người làm việc mô tả công việc Sở Ngoại vụ tỉnh Hà Tĩnh

• Số hiệu: 1557/QĐ-UBND
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Tỉnh Hà Tĩnh
• Người ký: Đặng Quốc Khánh
• Ngày ban hành: 27/05/2019

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HÀ TĨNH -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 1557/QĐ-UBND	Hà Tĩnh, ngày 27 tháng 5 năm 2019

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC PHÊ DUYỆT DANH MỤC VỊ TRÍ VIỆC LÀM, SỐ NGƯỜI LÀM VIỆC, BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ KHUNG NĂNG LỰC VỊ TRÍ VIỆC LÀM TRONG CƠ QUAN SỞ NGOẠI VỤ

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;

Căn cứ Nghị định số 36/2013/NĐ-CP ngày 22/4/2013 của Chính phủ về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức;

Căn cứ Thông tư số 05/2013/TT-BNV ngày 25/6/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện Nghị định số 36/2013/NĐ-CP của Chính phủ vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức;

Căn cứ Quyết định số 2043/QĐ-BNV ngày 31/12/2015 của Bộ Nội vụ về phê duyệt danh mục vị trí việc làm trong các cơ quan tổ chức hành chính của tỉnh Hà Tĩnh;

Căn cứ các Quyết định của UBND tỉnh: Số 10/2016/QĐ-UBND ngày 21/3/2016 quy định chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy Sở Ngoại vụ; số 42/2018/QĐ-UBND ngày 08/11/2018 về việc sửa đổi Điểm a, Khoản 2, Điều 3 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Ngoại vụ ban hành kèm theo Quyết định số 10/2016/QĐ-UBND;

Xét đề nghị của Sở Ngoại vụ tại Văn bản số 170/SNgV-VP ngày 26/3/2019 và Sở Nội vụ tại Văn bản số 573/SNV-CCVC ngày 04/5/2019,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt Danh mục vị trí việc làm, số người làm việc, Bản mô tả công việc và Khung năng lực vị trí việc làm trong cơ quan Sở Ngoại vụ (có các Phụ lục kèm theo).

Điều 2. Sở Ngoại vụ căn cứ Danh mục vị trí việc làm, số người làm việc, Bản mô tả công việc và Khung năng lực vị trí việc làm được phê duyệt tại Điều 1 Quyết định này và số biên chế được giao hàng năm để bố trí, sử dụng, quản lý công chức trong cơ quan hành chính thuộc phạm vi quản lý theo vị trí việc làm và tiêu chuẩn ngạch công chức đã được Bộ Nội vụ phê duyệt.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ban hành.

Chánh Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội, HĐND, UBND tỉnh; Giám đốc các Sở: Ngoại vụ, Nội vụ và Thủ trưởng các cơ quan liên quan căn cứ Quyết định thi hành./.

Nơi nhận: - Như Điều 3; - Các Bộ: Nội vụ, Ngoại giao; - Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh; - Trung tâm TT-CB-TH tỉnh; - Lưu: VT, NC1.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Đặng Quốc Khánh

PHỤ LỤC 1

DANH MỤC VỊ TRÍ VIỆC LÀM, SỐ NGƯỜI LÀM VIỆC
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1557/QĐ-UBND ngày 27/5/2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh)

TT	Tên Vị trí việc làm	Ngạch công chức tối thiểu	Số người làm việc đến năm 2021
I	Nhóm lãnh đạo, quản lý, điều hành	06	10
1	Giám đốc	Chuyên viên chính	1
2	Phó Giám đốc	Chuyên viên ….	2
3	Trưởng phòng	Chuyên viên	2
4	Chánh Văn phòng	Chuyên viên	1
5	Phó Trưởng phòng	Chuyên viên	2
6	Phó Chánh Văn phòng	Chuyên viên	2
II	Nhóm chuyên môn, nghiệp vụ	8	7
1	Hợp tác quốc tế	Chuyên viên	1
2	Phiên dịch	Chuyên viên	1
3	Lễ tân đối ngoại	Chuyên viên	1
4	Quản lý hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài	Chuyên viên	1
5	Công tác lãnh sự	Chuyên viên	1
6	Theo dõi người Việt Nam ở nước ngoài	Chuyên viên	1
7	Theo dõi công tác biên giới	Chuyên viên	1
8	Thanh tra	Thanh tra viên	Kiêm nhiệm
III	Nhóm công việc hỗ trợ, phục vụ	13	6
1	Tổ chức nhân sự	Chuyên viên	Kiêm nhiệm
2	Hành chính tổng hợp	Chuyên viên	Kiêm nhiệm
3	Hành chính một cửa	Chuyên viên	Kiêm nhiệm
4	Quản trị công sở	Cán sự	Kiêm nhiệm
5	Công nghệ thông tin	Chuyên viên	1
6	Kế toán	Kế toán viên trung cấp	1
7	Thủ quỹ	Nhân viên	Kiêm nhiệm
8	Văn thư	Nhân viên	1
9	Lưu trữ	Nhân viên	Kiêm nhiệm
10	Nhân viên kỹ thuật	Nhân viên	Kiêm nhiệm
11	Lái xe	Nhân viên	2
12	Phục vụ	Nhân viên	Kiêm nhiệm
13	Bảo vệ	Nhân viên	1
	Tổng cộng	27	23

PHỤ LỤC SỐ 2

KHUNG NĂNG LỰC CỦA VỊ TRÍ VIỆC LÀM TRONG CƠ QUAN SỞ NGOẠI VỤ
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 1557/QĐ-UBND ngày 27/5/2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh)

TT	Vị trí việc làm	Năng lực, kỹ năng
I	Nhóm lãnh đạo, quản lý (Giám đốc, Phó Giám đốc Sở; lãnh đạo phông chuyên môn)	1. Năng lực chung: - Am hiểu chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước đã ban hành để vận dụng vào công việc chuyên môn. - Nắm được nguyên tắc, chế độ, chính sách, quy định quản lý nhà nước về các lĩnh vực trong công việc chuyên môn, có khả năng tham mưu về chiến lược phát triển ngành. - Khả năng quyết định. - Khả năng chuyên nghiệp, đạo đức công vụ. - Khả năng tham mưu phối hợp, quy tụ, tập hợp. - Khả năng truyền đạt giao tiếp công vụ. - Chịu được áp lực của công việc. - Có kinh nghiệm trong lĩnh vực công tác từ đủ 3 năm trở lên. - Tuổi bổ nhiệm lần đầu không quá 55 tuổi đối với nam và không quá 50 tuổi đối với nữ. 2. Năng lực lãnh đạo, quản lý, điều hành - Nắm được đường lối, chính sách chung, phương hướng chủ trương, chính sách của ngành, của đơn vị về lĩnh vực phụ trách. - Hiểu biết về tình hình chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội, an ninh, quốc phòng, công tác xây dựng Đảng, đoàn thể ở trong nước và địa phương. - Có năng lực chỉ đạo, điều hành công việc, phương pháp làm việc dân chủ, khoa học, thực hiện đạo đức công vụ. - Có khả năng xây dựng, thẩm định các đề án, tổng kết thực tiễn, kinh nghiệm trong tổ chức triển khai hoạt động nghiệp vụ; nghiên cứu khoa học, soạn thảo tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ trong lĩnh vực được phân công phụ trách. Khả năng tư duy chiến lược; tham mưu phối hợp. Năng lực tổ chức; dự đoán, năng lực sáng tạo, năng lực thể hiện. - Khả năng vận dụng kiến thức, kinh nghiệm vào thực tế quản lý; 3. Năng lực chuyên môn: - Trình độ chuyên môn nghiệp vụ: Tốt nghiệp Đại học trở lên, có ngành đào tạo phù hợp với vị trí việc làm đảm nhận. - Trình độ ngoại ngữ: Có trình độ tương đương bậc 2 khung năng lực ngoại ngữ theo quy định tại Thông tư số 01/2014/TT-BGDĐT ngày 24/01/2014 của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam; - Trình độ Tin học: Có trình độ đạt chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin cơ bản theo quy định tại Thông tư số 03/2014/TT-BTTTT ngày 11/3/2014 của Bộ Thông tin và Truyền thông. 4. Kỹ năng: Có năng lực giải quyết và xử lý tốt các vấn đề phát sinh; khả năng phân tích; kỹ năng giao tiếp; kỹ năng soạn thảo văn bản; kỹ năng thu thập thông tin.
1	Giám đốc, Phó Giám đốc	Trình độ chuyên môn: Đại học trở lên một trong các chuyên ngành: Luật, Quan hệ quốc tế, Quốc tế học, Chính trị quốc tế và Ngoại giao, Kinh tế quốc tế, Ngôn ngữ Anh, Pháp, Lào hoặc các ngành khác phù hợp với vị trí việc làm. Lý luận chính trị: Cao cấp hoặc cử nhân trở lên. Đạt tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch chuyên viên chính trở lên
2	Chánh Văn phòng, Phó Chánh văn phòng	Trình độ chuyên môn: Đại học trở lên, thuộc một trong các ngành: Luật, Luật Kinh tế, Luật kinh tế quốc tế, Giáo dục chính trị, Quản trị Văn phòng, Xã hội học, Tài chính ngân hàng, Ngôn ngữ Anh, Pháp, Lào hoặc các ngành khác phù hợp với vị trí việc làm đảm nhận; Lý luận chính trị: Trung cấp hoặc tương đương trở lên. Trình độ Quản lý Nhà nước: Bồi dưỡng kiến thức Quản lý Nhà nước ngạch chuyên viên trở lên
3	Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng	Trình độ chuyên môn: Đại học trở lên, thuộc một trong các ngành: Luật, Luật Kinh tế quốc tế, Luật Kinh tế, Quan hệ quốc tế, Tài chính ngân hàng, Giáo dục chính trị, Ngôn ngữ Anh, Pháp, Lào, Tiếng Anh Thương mại, Quản trị Văn phòng hoặc các ngành khác phù hợp với vị trí việc làm đảm nhận. Lý luận chính trị: Trung cấp hoặc tương đương trở lên. Trình độ Quản lý Nhà nước: Bồi dưỡng kiến thức Quản lý Nhà nước ngạch chuyên viên trở lên
II	Nhóm chuyên môn, nghiệp vụ	1. Năng lực chung: - Am hiểu chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước để vận dụng vào công việc chuyên môn. - Nắm được nguyên tắc, chế độ, chính sách, quy định quản lý nhà nước về các lĩnh vực trong công việc chuyên môn. - Khả năng chuyên nghiệp, đạo đức công vụ. - Khả năng tham mưu phối hợp. - Khả năng truyền đạt giao tiếp công vụ. - Chịu được áp lực của công việc. 2. Năng lực chuyên môn: - Trình độ ngoại ngữ: Có trình độ tương đương bậc 2 khung năng lực ngoại ngữ Việt Nam theo quy định tại Thông tư số 01/2014/TT-BGDĐT ngày 24/01/2014 của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam. - Trình độ Tin học: Có trình độ đạt chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin cơ bản theo quy định tại Thông tư số 03/2014/TT-BTTTT ngày 11/3/2014 của Bộ Thông tin và Truyền thông. - Trình độ Quản lý Nhà nước: Bồi dưỡng kiến thức Quản lý Nhà nước ngạch chuyên viên trở lên. - Trình độ chuyên môn nghiệp vụ: Tốt nghiệp Đại học trở lên có ngành đào tạo phù hợp với vị trí việc làm đảm nhận. 3. Kỹ năng: Xử lý tình huống; khả năng phân tích; kỹ năng giao tiếp; kỹ năng soạn thảo văn bản; kỹ năng thu thập thông tin.
1	Hợp tác quốc tế	Đại học trở lên, thuộc một trong các ngành: Quan hệ quốc tế, kinh tế đối ngoại, Kinh tế quốc tế, Luật, Chính trị quốc tế và Ngoại giao; Ngôn ngữ: tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Trung Quốc, tiếng Hàn, tiếng Lào, tiếng Nga, tiếng Đức.
2	Phiên dịch	Đại học trở lên, thuộc một trong các ngành: Ngôn ngữ tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Lào, tiếng Nhật, tiếng Hàn, tiếng Trung Quốc, tiếng Nga, tiếng Đức
3	Lễ tân đối ngoại	Đại học trở lên, thuộc một trong các ngành: Luật, Quan hệ quốc tế, Kinh tế quốc tế, Tài chính ngân hàng, phân tích và đầu tư tài chính, Thương mại quốc tế, Ngôn ngữ tiếng Anh
4	Quản lý hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài	Đại học trở lên, thuộc một trong các ngành: Luật, Luật kinh tế, Kinh tế quốc tế, Thương mại quốc tế, Quản trị kinh doanh, Ngôn ngữ tiếng Anh
5	Công tác lãnh sự	Đại học trở lên, thuộc một trong các ngành: Luật, Luật kinh tế, Kinh tế quốc tế, Thương mại quốc tế, Quản trị kinh doanh; Ngôn ngữ: tiếng Anh, tiếng Trung Quốc, tiếng Lào
6	Theo dõi người Việt Nam ở nước ngoài	Đại học trở lên, thuộc một trong các ngành: Luật, Kinh tế quốc tế, Thương mại quốc tế, Giáo dục chính trị, Quản trị kinh doanh; Ngôn ngữ: tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Trung Quốc, tiếng Lào
7	Theo dõi công tác biên giới	Đại học trở lên, thuộc một trong các ngành: Luật, Tài chính ngân hàng, Luật kinh tế, Quan hệ quốc tế, Thương mại quốc tế; Ngôn ngữ: tiếng Anh, tiếng Lào
8	Thanh tra	Đại học trở lên, thuộc một trong các ngành: Luật, Luật kinh tế, Luật quốc tế
III	Vị trí việc làm Hỗ trợ phục vụ	1. Năng lực chung: - Am hiểu chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước để vận dụng vào công việc chuyên môn. - Nắm được nguyên tắc, chế độ, chính sách, quy định quản lý nhà nước về các lĩnh vực trong công việc chuyên môn. - Khả năng chuyên nghiệp, đạo đức công vụ. - Khả năng tham mưu phối hợp. - Khả năng truyền đạt giao tiếp công vụ. - Chịu được áp lực của công việc. 2. Năng lực chuyên môn: - Trình độ ngoại ngữ: Có trình độ tương đương bậc 2 khung năng lực ngoại ngữ Việt Nam theo quy định tại Thông tư số 01/2014/TT-BGDĐT ngày 24/01/2014 của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam. - Trình độ Tin học: Có trình độ đạt chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin cơ bản theo quy định tại Thông tư số 03/2014/TT-BTTTT ngày 11/3/2014 của Bộ Thông tin và Truyền thông. - Trình độ chuyên môn nghiệp vụ: Tốt nghiệp Đại học trở lên có ngành đào tạo phù hợp với vị trí việc làm đảm nhận (ngoại trừ vị trí việc làm: Văn thư, Lưu trữ, Lái xe, Phục vụ, Bảo vệ). 3. Kỹ năng: Xử lý tình huống; khả năng phân tích; kỹ năng giao tiếp; kỹ năng soạn thảo văn bản; kỹ năng thu thập thông tin.
1	Tổ chức nhân sự	Đại học trở lên, thuộc một trong các ngành: Luật, Luật kinh tế, Khoa học quản lý, Quản trị nhân lực, Quản lý nhà nước, Ngôn ngữ: tiếng Anh, tiếng Pháp
2	Hành chính tổng hợp	Đại học trở lên, thuộc một trong các ngành: Luật, Luật kinh tế, Quản trị Văn phòng, Quản trị nhân lực, Quản lý nhà nước, Ngôn ngữ Anh
3	Hành chính một cửa	Đại học trở lên, thuộc một trong các ngành: Luật kinh tế, Quản trị Nhân lực, Quản lý nhà nước, Quản trị Văn phòng, Ngôn ngữ: tiếng Anh, tiếng Trung Quốc
4	Quản trị công sở	Đại học trở lên, thuộc một trong các ngành: Luật, Luật kinh tế, Quản trị Nhân lực, Quản trị Văn phòng.
5	Công nghệ thông tin	Đại học trở lên, thuộc ngành: Công nghệ thông tin
6	Kế toán	Đại học trở lên ngành: Kinh tế quốc tế, Kế toán, Tài chính - Ngân hàng
7	Thủ quỹ	Trung cấp trở lên, thuộc một trong các ngành: Quản trị văn phòng, Kế toán, Tài chính - Ngân hàng
8	Văn thư	Đại học trở lên, thuộc một trong các ngành: Văn thư, Lưu trữ; lưu trữ học
9	Lưu trữ	Đại học trở lên, thuộc một trong các ngành: Văn thư, Lưu trữ học, Lưu trữ học.
10	Nhân viên kỹ thuật	Trung cấp trở lên, thuộc một trong các lĩnh vực Kỹ thuật cơ khí, công nghệ thông tin, Điện, điện tử, Kỹ thuật điện
11	Lái xe	Có Giấy phép lái xe hạng B2 trở lên; Nam giới.
12	Phục vụ	Tốt nghiệp Trung học phổ thông trở lên.
13	Bảo vệ	Được bồi dưỡng nghiệp vụ bảo vệ, có chứng chỉ Vệ sỹ hoặc Bộ đội, Công an xuất ngũ.

PHỤ LỤC 3

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA VỊ TRÍ VIỆC LÀM TRONG CƠ QUAN SỞ NGOẠI VỤ
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 1557/QĐ-UBND ngày 27/5/2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh)

TT	Tên vị trí việc làm	Mô tả công việc	Ghi chú
A	Nhóm lãnh đạo, quản lý, điều hành
1	Giám đốc	- Điều hành toàn bộ các hoạt động của Sở Ngoại vụ theo chức năng, nhiệm vụ quy định của pháp luật và UBND tỉnh, Bộ Ngoại giao giao. - Trực tiếp phụ trách công tác: Kế hoạch; Tài chính; Tổ chức cán bộ; Thanh tra, giải quyết khiếu nại tố cáo, phòng chống tham nhũng, cải cách hành chính. - Trực tiếp chỉ đạo các phòng, đơn vị: Văn phòng; Trung tâm Dịch thuật và Dịch vụ đối ngoại. - Chủ tịch Hội đồng Thi đua - khen thưởng, Hội đồng nâng lương Sở. - Thường trực công tác biên giới; công tác tìm kiếm người Mỹ mất tích trong chiến tranh (MIA); công tác phi chính phủ; Liên hiệp các tổ chức hữu nghị tỉnh và tham gia thành viên các Ban khác của tỉnh liên quan đến ngành phụ trách.
2	Phó Giám đốc	- Giúp Giám đốc chỉ đạo, kiểm tra, giám sát, điều hành các hoạt động của Sở và điều hành, giải quyết các công việc thuộc trách nhiệm của Giám đốc khi Giám đốc đi vắng và được ủy quyền. - -Giúp Giám đốc chỉ đạo và thực hiện các lĩnh vực: Quản trị hành chính, lễ tân đối ngoại, rà soát các văn bản quy phạm pháp luật, duyệt các nội dung đăng lên Cổng thông tin điện tử của Sở. - Trực tiếp phụ trách công tác: lãnh sự - biên giới; quản lý đoàn ra, đoàn vào; hợp tác quốc tế; quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế; biển đông hải đảo; lễ tân, thông tin, văn hóa đối ngoại; công tác người Việt Nam ở nước ngoài. - Chủ trì và tham dự các cuộc họp khi được Giám đốc Sở phân công. - Xem xét, phê duyệt các văn bản các lĩnh vực được phân công phụ trách. - Chỉ đạo công tác tổng hợp báo cáo hoạt động của Sở. - Chỉ đạo tham mưu xây dựng văn bản quản lý thuộc lĩnh vực phụ trách. - Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở phân công.
3	Trưởng phòng và tương đương
3.1	Chánh Văn phòng	- Lập kế hoạch triển khai công việc của phòng; chỉ đạo, hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, tổ chức thực hiện; báo cáo, đề xuất với Lãnh đạo Sở về triển khai thực hiện các nhiệm vụ của phòng. - Tham mưu Lãnh đạo Sở về công tác tổ chức cán bộ; thi đua khen thưởng - kỷ luật; công tác tài chính, tài sản. - Chỉ đạo, đôn đốc các phòng thực hiện nội quy, quy chế cơ quan; tham gia các cuộc họp khi có yêu cầu. - Xem xét, ký nháy các văn bản trình Lãnh đạo Sở phê duyệt. Xem xét và ký các văn bản thừa lệnh Giám đốc phê duyệt và các văn bản của Văn phòng. - Chỉ đạo thực hiện các công việc khác theo chức năng, nhiệm vụ của phòng.
3.2	Trưởng phòng Hợp tác quốc tế	- Lập kế hoạch triển khai công việc của phòng; chỉ đạo, hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, tổ chức thực hiện; báo cáo, đề xuất với lãnh đạo Sở về triển khai thực hiện các nhiệm vụ của phòng - Chỉ đạo thực hiện chế độ báo cáo thuộc lĩnh vực chuyên môn của phòng. Kiểm tra, ký nháy các văn bản của phòng trước khi trình Lãnh đạo Sở. - Quản lý các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của phòng: công tác đối ngoại Đảng; hội nhập quốc tế, hợp tác quốc tế; kinh tế đối ngoại; hội nghị, hội thảo quốc tế; ký kết thỏa thuận quốc tế; công tác viện trợ phi chính phủ nước ngoài và quản lý hoạt động của các tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại tỉnh; phối hợp thực hiện các dự án viện trợ không hoàn lại. Chỉ đạo trực tiếp công tác hội nhập quốc tế, hợp tác quốc tế. - Tham gia các cuộc họp, làm việc theo yêu cầu.
3.3	Trưởng phòng Lãnh sự - Biên giới	- Lập kế hoạch triển khai công việc của phòng; chỉ đạo, hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, tổ chức thực hiện; báo cáo, đề xuất với Lãnh đạo Sở về triển khai thực hiện các nhiệm vụ của phòng. - Quản lý các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của phòng và chỉ đạo trực tiếp mảng công tác biên giới trên đất liền, trên biển. Tham mưu Lãnh đạo Sở hướng dẫn, kiểm tra và quản lý các văn bản, tài liệu, bản đồ và hồ sơ về biên giới thuộc phạm vi quản lý của tỉnh; theo dõi, tổng hợp và báo cáo tình hình thực hiện các điều ước quốc tế về biên giới, lãnh thổ quốc gia và các vấn đề nảy sinh trên biên giới đất liền và trên biển tại địa phương. - Chỉ đạo thực hiện chế độ báo cáo thuộc lĩnh vực chuyên môn của phòng. Kiểm tra, ký nháy các văn bản của phòng trước khi trình Lãnh đạo Sở. - Tham gia các cuộc họp, làm việc theo yêu cầu.
4	Phó Trưởng phòng và tương đương
4.1	Phó Chánh Văn phòng	- Tham mưu công tác tổng hợp, báo cáo; xây dựng báo cáo đối ngoại hàng tuần, tháng, quý, năm. Tham mưu cho Chánh Văn phòng lập kế hoạch triển khai công việc của phòng; chỉ đạo, hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, tổ chức thực hiện; báo cáo, đề xuất với Chánh Văn phòng về triển khai thực hiện các nhiệm vụ của phòng. - Giúp Chánh Văn phòng thực hiện nhiệm vụ tham mưu lãnh đạo Sở về công tác thanh tra, tiếp dân, giải quyết khiếu nại tố cáo; phòng chống tham nhũng, pháp chế; cải cách hành chính, ISO, quản trị mạng; văn thư - lưu trữ; công tác thống kê; kế hoạch đón tiếp các đoàn khách nước ngoài vào thăm và làm việc với lãnh đạo tỉnh; ứng dụng CNTT, công tác đào tạo, bồi dưỡng; góp ý văn bản các sở, ngành, đơn vị, địa phương. - Giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo thực hiện các công việc khác theo chức năng, nhiệm vụ của phòng. - Thay mặt Chánh Văn phòng điều hành hoạt động của phòng khi được ủy quyền.
4.2	Phó Trưởng phòng Hợp tác quốc tế	- Tham mưu cho Trưởng phòng lập kế hoạch triển khai công việc của phòng; chỉ đạo, hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, tổ chức thực hiện; báo cáo, đề xuất với Trưởng phòng về triển khai thực hiện các nhiệm vụ của phòng. - Giúp Trưởng phòng tham mưu Lãnh đạo Sở thực hiện công tác đối ngoại Đảng; hội nghị, hội thảo quốc tế; ký kết và thực hiện thỏa thuận quốc tế. - Giúp Trưởng phòng chỉ đạo thực hiện các công việc khác theo chức năng, nhiệm vụ của phòng. - Thay mặt Trưởng phòng điều hành hoạt động của phòng khi được ủy quyền.
4.3	Phó Trưởng phòng Lãnh sự - Biên giới	- Tham mưu cho Trưởng phòng lập kế hoạch triển khai công việc của phòng; chỉ đạo, hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, tổ chức thực hiện; báo cáo, đề xuất với Trưởng phòng về triển khai thực hiện các nhiệm vụ của phòng. - Giúp Trưởng phòng chỉ đạo thực hiện các công việc khác theo chức năng, nhiệm vụ của phòng, phụ trách công tác lãnh sự, bảo hộ công dân; theo dõi công tác quản lý đoàn ra, đoàn vào, MIA, công tác thông tin đối ngoại, người Việt Nam ở nước ngoài; công tác tìm kiếm, quy tập hài cốt liệt sỹ chuyên gia quân tình nguyện Việt Nam hy sinh tại Lào về nước. - Thay mặt Trưởng phòng điều hành hoạt động của phòng khi được ủy quyền.
B	Nhóm chuyên môn, nghiệp vụ
1	Chuyên viên hợp tác quốc tế	- Tham mưu Lãnh đạo phòng theo dõi công tác quản lý nhà nước về hợp tác và hội nhập quốc tế trên địa bàn tỉnh - Thực hiện chế độ báo cáo theo lĩnh vực được giao - Thực hiện các nhiệm vụ khác của phòng khi được Lãnh đạo phòng phân công và báo kết quả với Lãnh đạo phòng.
2	Chuyên viên phiên dịch	- Thực hiện công tác biên dịch, phiên dịch - Thực hiện các nhiệm vụ khác của phòng khi được Lãnh đạo phòng phân công và báo kết quả với Lãnh đạo phòng.
3	Chuyên viên lễ tân đối ngoại	- Tham mưu Lãnh đạo phòng theo dõi công tác đối ngoại Đảng. - Tham mưu về lễ tân và hậu cần cho các đoàn của lãnh đạo tỉnh đi thăm làm việc ở nước ngoài; tổ chức thực hiện công tác lễ tân đối ngoại, đón tiếp các đoàn nước ngoài đến thăm làm việc với lãnh đạo tỉnh; hướng dẫn các ngành, địa phương về công tác lễ tân đối ngoại trong đón tiếp khách quốc tế. - Thực hiện chế độ báo cáo theo lĩnh vực được giao. - Thực hiện các nhiệm vụ khác của phòng khi được Lãnh đạo phòng phân công và báo kết quả với Lãnh đạo phòng.
4	Chuyên viên quản lý hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài	- Tham mưu Lãnh đạo phòng theo dõi công tác quản lý hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài tổ chức trên địa bàn tỉnh. Tiếp nhận hồ sơ, thẩm định nội dung các hội nghị, hội thảo quốc tế: hướng dẫn, kiểm tra, các cơ quan đơn vị địa phương thực hiện các quy định về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài. - Theo dõi công tác quản lý nhà nước về các tổ chức phi chính phủ hoạt động trên địa bàn; tham mưu các văn bản đề nghị gia hạn, sửa đổi, bổ sung hoạt động của các tổ chức phi chính phủ. - Thực hiện chế độ báo cáo theo lĩnh vực được giao - Thực hiện các nhiệm vụ khác của phòng khi được Lãnh đạo phòng phân công và báo kết quả với Lãnh đạo phòng.
5	Chuyên viên theo dõi công tác lãnh sự	- Tham mưu lãnh đạo phòng theo dõi công tác quản lý đoàn ra, đoàn vào. Tiếp nhận hồ sơ và trình UBND tỉnh cho phép các đoàn vào thăm, làm việc với các ngành, đơn vị, địa phương trên địa bàn. Tham mưu thủ tục đoàn ra đối với các đoàn của lãnh đạo tỉnh và hướng dẫn các ngành, địa phương về đoàn ra theo quy định. - Tham mưu Lãnh đạo phòng theo dõi công tác lãnh sự và bảo hộ công dân. - Thực hiện chế độ báo cáo theo lĩnh vực được giao - Thực hiện các nhiệm vụ khác của phòng khi được Lãnh đạo phòng phân công và báo kết quả với Lãnh đạo phòng.
6	Chuyên viên theo dõi người Việt Nam ở nước ngoài	- Tham mưu công tác về người Việt Nam, đặc biệt là người Hà Tĩnh ở nước ngoài. - Tham mưu Lãnh đạo phòng theo dõi công tác tìm kiếm người Mỹ mất tích trong chiến tranh (MIA). - Thực hiện chế độ báo cáo theo lĩnh vực được giao. - Thực hiện các nhiệm vụ khác của phòng khi được Lãnh đạo phòng phân công và báo kết quả với Lãnh đạo phòng.
7	Chuyên viên theo dõi công tác biên giới	- Tham mưu Lãnh đạo phòng theo dõi công tác biên giới (trên biển, đất liền), công tác biển Đông, hải đảo; công tác tìm kiếm, quy tập hài cốt liệt sỹ quân tình nguyện và chuyên gia Việt Nam hy sinh tại Lào về nước; công tác di cư tự do và kết hôn không giá thú khu vực biên giới. - Tham mưu Lãnh đạo phòng theo dõi công tác thông tin đối ngoại, văn hóa đối ngoại. - Thực hiện chế độ báo cáo theo lĩnh vực được giao - Thực hiện các nhiệm vụ khác của phòng khi được Lãnh đạo phòng phân công và báo kết quả với Lãnh đạo phòng.
8	Chuyên viên thanh tra	- Tham mưu công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại tố cáo trong ngành Ngoại vụ. - Thực hiện chế độ báo cáo theo lĩnh vực được giao.
C	Nhóm công việc hỗ trợ, phục vụ
1	Tổ chức nhân sự	- Tham mưu cho Chánh Văn phòng công tác quy hoạch, quản lý công chức, viên chức, người lao động của Sở; thực hiện việc quản lý hồ sơ công chức, người lao động của Sở. - Tham mưu cho Chánh Văn phòng công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật; công tác tiền lương; đánh giá công chức, viên chức, người lao động; điều động, luân chuyển. - Tham mưu cho Chánh Văn phòng và thực hiện việc lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng. - Thực hiện chế độ báo cáo liên quan đến tổ chức bộ máy, nhân sự cơ quan.
2	Hành chính tổng hợp	- Tham mưu, đề xuất để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực Hành chính và công tác hành chính của Sở. - Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác cải cách hành chính. - Thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết của Sở. - Phụ trách kiểm soát thủ tục hành chính, cải cách hành chính của Sở; việc thực hiện các thủ tục hành chính theo ISO. - Tham mưu xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác phòng, chống thiên tai và tìm kiếm cứu nạn của Sở. - Theo dõi, tổng hợp tình hình hoạt động của Sở, báo cáo kịp thời cho Chánh Văn phòng và đề xuất phương án giải quyết. - Thực hiện chế độ báo cáo có liên quan.
3	Hành chính một cửa	- Tiếp nhận các thủ tục hành chính của Sở; xem xét, kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ. - Hướng dẫn, chuẩn bị hồ sơ thực hiện thủ tục hành chính của Sở cho tổ chức, cá nhân đến giao dịch; Quy trình, thời hạn giải quyết thủ tục hành chính; Mức và cách thức nộp thuế, phí, lệ phí hoặc các nghĩa vụ tài chính khác (nếu có); Cung cấp các thông tin, tài liệu liên quan đến việc thực hiện thủ tục hành chính khi tổ chức, cá nhân yêu cầu theo quy định pháp luật. - Trả hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính. - Thực hiện chế độ báo cáo về hành chính một cửa.
4	Quản trị công sở	- Lập hồ sơ quản lý công sở; bổ sung hồ sơ trong quá trình sử dụng. - Bố trí sắp xếp chỗ làm việc hiệu quả và thuận lợi cho hoạt động của công chức, viên chức, người lao động. - Xây dựng Quy chế nội bộ về quản lý sử dụng công sở của Sở. - Lập kế hoạch bảo trì, mua sắm các trang thiết bị làm việc cho cơ quan, công chức, viên chức theo quy định. - Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu về công sở. - Kiểm tra, xử lý các vi phạm trong quản lý sử dụng công sở.
5	Công nghệ thông tin	- Tham mưu công tác ứng dụng công nghệ thông tin, quản trị Cổng thông tin điện tử Sở và viết tin bài, phối hợp các phòng biên tập bài viết và cập nhật lên Cổng thông tin điện tử Sở. Theo dõi hệ thống máy tính, hỗ trợ công chức, viên chức, người lao động các nội dung liên quan đến công nghệ thông tin. - Quản lý các thiết bị công nghệ thông tin của Sở, xử lý các sự cố về mạng. - Lập kế hoạch bảo trì, nâng cấp hệ thống, thiết bị của Sở; đề xuất các phương án bảo trì, nâng cấp hệ thống. - Hỗ trợ quản lý, bảo trì, sửa chữa, thay thế tài sản thiết bị văn phòng.
6	Kế toán	- Tham mưu cho Lãnh đạo Sở, Chánh Văn phòng và xây dựng, lập dự toán ngân sách, kế hoạch thu chi ngân sách, phí, lệ phí và các văn bản liên quan đến hoạt động kế toán hành chính. - Tham mưu cho Lãnh đạo Sở, Chánh Văn phòng công tác quản lý tài chính, tài sản và tổ chức thực hiện thu, chi ngân sách Nhà nước được phân bổ; thanh toán kinh phí hoạt động thường xuyên và không thường xuyên từ nguồn ngân sách cấp, và các nguồn khác. - Tham mưu cho cán bộ công chức, viên chức về các chế độ, chính sách. - Hướng dẫn công chức, viên chức, người lao động hồ sơ thủ tục thanh toán. - Tổng hợp lập dự toán thu chi NSNN của Sở và đơn vị trực thuộc xây dựng dự toán chung của ngành. Hướng dẫn, tiếp nhận đăng ký mua sắm tài sản của các phòng, đơn vị. - Tham mưu báo cáo tài chính định kỳ, đột xuất theo quy định. - Quyết toán nguồn kinh phí và lập các báo cáo có liên quan.
7	Thủ quỹ	- Thực hiện việc kiểm tra lần cuối về tính hợp pháp và hợp lý của chứng từ trước khi xuất, nhập tiền khỏi quỹ. - Thực hiện thu, chi, kiểm đếm thu, chi tiền mặt chính xác và bảo quản an toàn quỹ tiền mặt của Sở. - Hạch toán chính xác đầy đủ các nghiệp vụ của quỹ tiền mặt. - Thực hiện chế độ báo cáo về quỹ tiền mặt.
8	Văn thư	- Quản lý văn bản đến: tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến; lưu văn bản đến. - Quản lý văn bản đi: Kiểm tra thể thức, thể loại, thẩm quyền ban hành văn bản và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản; đóng dấu cơ quan; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có); đăng ký văn bản đi; làm thủ tục phát hành và theo dõi việc phát hành văn bản đi; lưu văn bản đi. - Lập hồ sơ hiện hành: Mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ; kết thúc và biên mục hồ sơ. - Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. - Theo dõi, vận hành phần mềm "Quản lý văn bản và hồ sơ công việc” của Sở; các phần mềm guinhanvb.hatinh.gov.vn; vanbanchidao.hatinh.gov.vn, hệ thống hộp thư điện tử [e-mail] và các phần mềm khác của Bộ Ngoại giao, Tỉnh ủy, UBND tỉnh. - Quản lý, sử dụng và bảo quản các loại con dấu. - Hướng dẫn các phòng, đơn vị sự nghiệp về nghiệp vụ văn thư.
9	Lưu trữ	- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu. - Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan. - Hướng dẫn các đơn vị, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”. - Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu. - Tham mưu và thực hiện việc xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu; nội quy, quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. - Chỉnh lý tài liệu; lập các Sổ nhập, xuất tài liệu, Sổ đăng ký mục lục hồ sơ và sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu. - Bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu. - Thực hiện chế độ báo cáo liên quan đến công tác lưu trữ.
10	Nhân viên kỹ thuật	- Giám sát quá trình vận hành hệ thống điện, nước của cơ quan. - Kiểm tra, lập kế hoạch bảo trì, sửa chữa thiết bị điện, nước, vật tư của Sở. - Thực hiện sửa chữa vật tư, thiết bị theo đúng quy trình, quy phạm kỹ thuật chuyên môn và quy chế của Sở.
11	Lái xe	- Trực tiếp lái xe theo đúng quy định của pháp luật và quy chế của Sở. - Trực tiếp lái xe hoặc phụ lái hỗ trợ cho các công chức khác hoàn thành nhiệm vụ công tác trong phạm vi được phân công. - Bảo quản tốt phương tiện và trang bị làm việc.
12	Phục vụ	- Đảm bảo vệ sinh trong cơ quan. - Chuẩn bị phương tiện, dụng cụ, hỗ trợ cho các công chức khác để hoàn thành nhiệm vụ công tác.
13	Bảo vệ	- Kiểm tra, hướng dẫn người và các phương tiện ra - vào cơ quan. - Đảm bảo an toàn, an ninh trật tự về người và tài sản trong cơ quan. - Đề xuất về công tác kiểm tra, sửa chữa và kiến nghị với thủ trưởng về các giải pháp phòng cháy chữa cháy trong phạm vi được phân công. - Bảo quản tốt các phương tiện và trang bị làm việc.