|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH QUẢNG BÌNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
15/2018/QĐ-UBND
|
Quảng Bình, ngày
19 tháng 6 năm 2018
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY ĐỊNH VỀ CÔNG KHAI XIN LỖI TỔ CHỨC, CÁ NHÂN KHI GIẢI QUYẾT THỦ TỤC
HÀNH CHÍNH SAI SÓT, QUÁ HẠN TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG BÌNH
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG BÌNH
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày
19/6/2015;
Căn cứ Luật cán bộ, công chức ngày 13/11/2008;
Căn cứ Luật viên chức ngày 15/11/2010;
Căn cứ Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018
của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết
thủ tục hành chính;
Căn cứ Quyết định số 03/2007/QĐ-BNV ngày
26/02/2007 của Bộ Nội vụ ban hành quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức
làm việc trong bộ máy chính quyền địa phương;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình
số 779/TTr-SNV ngày 14/6/2018 và ý kiến thẩm định của Sở Tư pháp tại Báo cáo số
1049/BC-STP ngày 06/6/2018.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về công khai xin lỗi
tổ chức, cá nhân khi giải quyết thủ tục hành chính sai sót, quá hạn trên địa
bàn tỉnh Quảng Bình.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 30 tháng 6
năm 2018.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các Sở,
ban, ngành cấp tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Chủ
tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn; thủ trưởng các cơ quan, đơn vị
và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định
này./.
|
Nơi nhận:
- Như điều 3;
- Văn phòng Chính phủ;
- Bộ Nội vụ;
- Cục Kiểm tra văn bản - Bộ Tư pháp;
- Ban TV Tỉnh uỷ;
- Thường trực HĐND tỉnh;
- Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh;
- UBMTTQ Việt Nam tỉnh;
- Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh;
- Sở Tư pháp;
- Đài PTTH QB, Báo Quảng Bình;
- Trung tâm Tin học - Công báo tỉnh;
- Lưu: VT, KSTT.
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
CHỦ TỊCH
Nguyễn Hữu Hoài
|
QUY ĐỊNH
VỀ
CÔNG KHAI XIN LỖI TỔ CHỨC, CÁ NHÂN KHI GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH SAI SÓT,
QUÁ HẠN TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG BÌNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 15/2018/QĐ-UBND ngày 19/ 6/2018 của Ủy ban
nhân dân tỉnh Quảng Bình)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
Quy định
này quy định về trách nhiệm và quy trình công khai xin lỗi tổ chức, cá
nhân, doanh nghiệp (sau đây gọi tắt là tổ chức, cá nhân) khi các cơ quan hành
chính nhà nước được giao thẩm quyền trên địa bàn tỉnh Quảng Bình để xảy ra sai
sót, quá hạn trong quá trình giải quyết thủ tục hành
chính.
Điều 2. Đối tượng áp dụng
1. Các cơ quan hành chính nhà nước
các cấp trên địa bàn tỉnh Quảng Bình (sau đây gọi tắt là cơ quan, đơn vị, địa
phương) có trách nhiệm giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân được
cơ quan có thẩm quyền công bố.
2. Người có thẩm quyền giải quyết
hồ sơ, thủ tục hành chính làm việc trong các cơ quan, đơn vị, địa phương.
3. Tổ chức, cá nhân có yêu cầu giải quyết hồ sơ thủ
tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của các cơ quan, đơn vị, địa phương
trên địa bàn tỉnh Quảng Bình.
Điều 3. Nguyên tắc thực hiện
xin lỗi
1. Việc công khai xin lỗi tổ chức,
cá nhân phải được thực hiện kịp thời, nghiêm túc khi cơ quan hoặc người có thẩm
quyền giải quyết hồ sơ, thủ tục hành chính có hành vi vi phạm, có lỗi dẫn đến
sai sót, quá hạn.
2. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, địa
phương chịu trách nhiệm chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức khắc phục trong thời
gian sớm nhất đối với trường hợp hồ sơ quá hạn hoặc kết quả giải quyết có sai
sót hoặc để hồ sơ bị mất, bị thất lạc, bị hư hỏng trong quá trình giải quyết
thủ tục hành chính do lỗi của cơ quan, đơn vị, địa phương.
3. Cán bộ, công chức, viên chức có hành vi vi phạm
phải khắc phục, sửa chữa những khuyết điểm đã mắc phải và chịu sự giám sát của
tổ chức, cá nhân về việc khắc phục những sai phạm đã cam kết sửa chữa khi công
khai xin lỗi.
4. Việc công khai xin lỗi tổ chức, cá nhân phải được
thực hiện bằng văn bản hoặc lời nói tại cơ quan tiếp công dân của cơ quan, đơn
vị, địa phương (xin lỗi trực tiếp) có sự chứng kiến và xác nhận của lãnh đạo cơ
quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân được xin lỗi.
5. Nghiêm cấm các hành vi lợi dụng việc thực hiện
quy định này để hạ thấp uy tín, danh dự của cơ quan, đơn vị, cán bộ, công chức,
viên chức trong thực thi nhiệm vụ, công vụ.
Chương II
CÁC TRƯỜNG HỢP PHẢI THỰC
HIỆN XIN LỖI QUY TRÌNH, HÌNH THỨC XIN LỖI VÀ XỬ LÝ VI PHẠM
Điều 4. Các trường
hợp phải thực hiện xin lỗi
1. Tiếp nhận hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết (do
lỗi của công chức khi tiếp nhận hồ sơ).
2. Giải quyết hồ sơ quá hạn.
3. Quá trình giải quyết có sự
sai sót trong kết quả giải quyết thủ tục hành chính.
4. Quá trình giải quyết để hồ sơ
bị mất, bị thất lạc, bị hư hỏng.
Điều 5.
Quy trình thực hiện thư xin lỗi
1. Trách nhiệm thực hiện xin lỗi.
Người đứng đầu cơ quan, đơn vị hoặc cấp phó được
giao nhiệm vụ giải quyết hồ sơ có trách nhiệm thực hiện xin lỗi, trực tiếp ký
thư xin lỗi tổ chức, cá nhân và chịu trách nhiệm về việc thực hiện thư xin lỗi
của cơ quan, đơn vị. Trường hợp cấp phó trực tiếp ký thư xin lỗi phải báo cáo
cho người đứng đầu cơ quan, đơn vị biết.
Đối với việc giải quyết thủ tục hành chính theo cơ
chế một cửa liên thông, cơ quan, đơn vị nào có lỗi thì gửi thư xin lỗi tổ chức,
cá nhân đến Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của cơ quan, đơn vị tiếp nhận hồ
sơ lần đầu. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ lần đầu có trách nhiệm chuyển
thư xin lỗi đến tổ chức, cá nhân.
2. Quy trình thực hiện thư xin lỗi.
a) Trường hợp đề nghị tổ
chức, cá nhân bổ sung hồ sơ sau khi đã tiếp nhận hồ
sơ do lỗi của cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận.
- Hồ sơ của tổ chức, cá nhân do cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ
phận tiếp nhận và trả kết quả của các cơ quan, đơn vị, địa phương và
Trung tâm Hành chính công tỉnh (sau đây gọi chung là người
tiếp nhận hồ sơ) nhưng qua thẩm tra, cán bộ, công chức,
viên chức được phân công giải quyết hồ sơ (sau đây gọi chung là người
giải quyết hồ sơ) hoặc
cơ quan phối hợp trong thực hiện giải quyết thủ tục hành chính phát hiện hồ sơ chưa đầy đủ thành phần theo
quy định do lỗi người tiếp nhận hồ sơ thì người tiếp nhận hồ sơ có trách
nhiệm liên hệ qua số điện thoại hoặc
email hoặc đến gặp trực tiếp tổ chức, cá nhân để đề nghị tổ chức, cá nhân bổ sung hồ sơ ngay sau khi nhận được thông tin về sai sót.
- Đồng thời, người tiếp
nhận hồ sơ có trách nhiệm chuyển Thư xin lỗi (theo Mẫu số 01-XL
ban hành kèm theo Quy định này) trực tiếp cho tổ chức, cá nhân kèm theo
thông báo bổ sung hồ sơ thủ tục hành chính hoặc gửi qua đường bưu điện trong
trường hợp cá nhân, tổ chức đăng ký trả hồ sơ qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc
gửi qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến.
- Trường hợp tổ chức, cá nhân nộp
hồ sơ qua hệ thống một cửa, một cửa liên thông điện tử, qua đường bưu chính hoặc
những thủ tục hành chính có quy định thêm thời gian để thẩm tra trước khi giải
quyết, thì việc đề nghị cá nhân, tổ chức bổ
sung hồ sơ không được xem là sai sót của cơ quan, đơn vị.
b) Trường hợp trả kết quả quá
hạn giải quyết theo quy định do lỗi của cán bộ, công chức, viên chức giải quyết
hồ sơ.
- Khi giải quyết hồ sơ không đảm bảo thời gian quy
định, người giải quyết hồ sơ (bao gồm người giải
quyết hồ sơ của các cơ quan phối hợp thực hiện giải quyết thủ tục hành
chính) có trách nhiệm trình thủ trưởng cơ quan, đơn vị ký Thư xin lỗi (theo
Mẫu số 02-XL ban hành kèm theo Quy định này), gửi cho người tiếp nhận hồ sơ
chậm nhất vào cuối ngày làm việc trước ngày hẹn trả kết quả đươc nêu trong phiếu
hẹn. Việc hẹn lại ngày trả kết quả được thực hiện không quá một lần.
- Người tiếp nhận hồ sơ có trách
nhiệm thông báo qua số điện thoại hoặc qua email hoặc đến gặp trực tiếp thông
báo cho cá nhân, tổ chức biết trước thời điểm hẹn trả kết quả về tiến độ
đang giải quyết, lý do quá hạn, biện pháp khắc phục và thời hạn trả
kết quả lần sau để cá nhân, tổ chức đến nhận kết quả.
- Người tiếp nhận hồ sơ có trách
nhiệm gửi thông Thư xin lỗi cho cá nhân, tổ chức trong thời gian sớm nhất. Trường
hợp cá nhân, tổ chức đăng ký nhận kết quả thủ tục hành chính trực tiếp tại cơ
quan, đơn vị thì gửi Thư xin lỗi cho cá nhân, tổ chức ngay khi đến giao dịch.
Trường hợp cá nhân, tổ chức đăng ký nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính công ích
thì gửi Thư xin lỗi qua đường bưu điện. Trường hợp cá nhân, tổ chức thực hiện
thủ tục hành chính qua dịch vụ công trực tuyến thì chuyển Thư xin lỗi qua phần
mềm dịch vụ công trực tuyến.
c) Trường hợp kết quả giải
quyết thủ tục hành chính có sự sai sót, quá hạn do lỗi của cơ quan,
đơn vị.
- Khi cơ quan, đơn vị có thẩm quyền
giải quyết thủ tục hành chính hoặc cá nhân, tổ chức phát hiện kết quả
giải quyết thủ tục hành chính có sai sót hoặc để hồ sơ bị mất, bị thất
lạc, bị hư hỏng hoặc quá hạn và yêu cầu khắc phục, thủ trưởng cơ quan,
đơn vị tiến hành kiểm tra, nếu phát hiện sai sót, quá hạn do lỗi của cơ
quan, đơn vị thì chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức giải quyết hồ sơ khắc
phục trong thời gian sớm nhất, đồng thời phải chịu mọi chi phí liên quan đến
việc khắc phục hậu quả.
- Người đứng đầu cơ quan, đơn vị
hoặc cấp phó được giao nhiệm vụ giải quyết hồ sơ để xảy ra sai sót, quá hạn
có trách nhiệm xin lỗi tổ chức, cá nhân bằng Thư xin lỗi (theo mẫu số
03-XL ban hành kèm theo Quy định này); đồng thời, chỉ đạo cán bộ, công chức,
viên chức trả kết quả tại địa điểm tổ chức, cá nhân yêu cầu (có thể
trả kết quả qua đường bưu chính đối với trường hợp hồ sơ không phải thực hiện
nghĩa vụ tài chính hoặc đã thực hiện nghĩa vụ tài chính).
d) Trường hợp để hồ sơ bị mất, bị
thất lạc, bị hư hỏng quá trình giải quyết thủ tục hành chính .
Khi cơ quan, đơn vị có thẩm quyền giải quyết thủ tục
hành chính hoặc cá nhân, tổ chức phát hiện hồ sơ bị mất, bị thất lạc, bị hư
hỏng trong quá trình giải quyết, thủ trưởng cơ quan, đơn vị chỉ đạo cán bộ,
công chức, viên chức có liên quan có trách nhiệm phối hợp với tổ chức, cá nhân
có hồ sơ, giấy tờ bị mất, bị thất lạc hoặc bị hư hỏng và cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền để khắc phục hậu quả; xác định cơ quan, tổ chức, cá nhân đã làm mất, thất
lạc, hư hỏng hồ sơ để quy trách nhiệm chi trả mọi chi phí phát sinh trong việc
xin cấp lại hồ sơ, giấy tờ, các trách nhiệm khác có liên quan và gửi Thư xin lỗi
tổ chức, cá nhân về sự cố này (theo mẫu số 04-XL ban hành kèm theo Quy định
này). Trường hợp làm mất, thất lạc, hư hỏng hồ sơ liên quan đến hành vi vi
phạm pháp luật thì tùy theo tính chất, mức độ của hành vi vi phạm, tổ chức, cá
nhân có hành vi vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.
Hồ sơ kết quả giải quyết thủ tục hành chính trả qua
dịch vụ bưu chính công ích bị mất, bị thất lạc, bị hư hỏng được xử lý theo quy
định của pháp luật có liên quan.
Điều 6. Hình thức
xử lý đối với cán bộ, công chức, viên chức để xảy ra tình trạng sai sót, quá hạn
hoặc để hồ sơ bị mất, bị thất lạc, bị hư hỏng trong giải quyết thủ tục hành
chính
1. Cán bộ, công chức, viên chức tiếp
nhận giải quyết hồ sơ sai sót, quá hạn hoặc để hồ sơ bị mất, bị thất lạc, bị
hư hỏng thì tùy theo số lần, mức độ ảnh hưởng của sai sót, sự cố mất,
thất lạc, bị hư hỏng, thủ trưởng cơ quan, đơn vị xem xét xử lý kỷ luật theo quy
định.
2. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị hoặc
cấp phó được giao nhiệm vụ giải quyết hồ sơ để tình trạng tiếp nhận, giải quyết
hồ sơ sai sót, quá hạn hoặc để hồ sơ bị mất, bị thất lạc, bị hư hỏng mà không
có lý do chính đáng thì tùy theo mức độ vi phạm, thủ trưởng cơ quan, đơn vị cấp
trên trực tiếp xem xét xử lý kỷ luật theo quy định.
Điều 7. Hình thức
quản lý, lưu trữ Thư xin lỗi
Thư xin lỗi được tạo lập (hoặc lưu
vào sổ điện tử tự động thông qua Hệ thống thông tin một cửa điện tử của tỉnh)
xuất thành 03 bản, 01 bản gửi cho tổ chức, cá nhân, 01 bản niêm yết tại Bộ phận
tiếp nhận và trả kết quả của các cơ quan, đơn vị, địa phương hoặc Trung tâm
hành chính công tỉnh trong thời hạn 05 ngày làm việc, 01 bản được gửi cho cơ
quan, đơn vị, địa phương quản lý để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ hàng
năm.
Chương III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 8. Trách nhiệm
của thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương
1. Tăng cường phổ biến, quán triệt và
thường xuyên kiểm tra, theo dõi, đôn đốc cán bộ, công chức, viên chức trong cơ
quan, đơn vị, địa phương thực hiện nghiêm túc quy định này.
2. Tăng cường trách nhiệm của cán bộ,
công chức, viên chức trong tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả giải quyết
thủ tục hành chính; nghiêm túc thực hiện xin lỗi tổ chức, cá nhân khi giải quyết
thủ tục hành chính sai sót, quá hạn hoặc để hồ sơ bị mất, bị thất lạc, bị hư hỏng.
3. Chỉ đạo niêm yết công khai thủ tục
hành chính tại trụ sở, trang thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị; hướng dẫn tổ
chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính đầy đủ, rõ ràng, chính xác, bảo đảm
giải quyết thủ tục hành chính nhanh chóng, thuận tiện; việc yêu cầu bổ sung hồ
sơ chỉ được thực hiện không quá một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
4. Chỉ đạo tăng cường kiểm tra, thanh
tra công vụ tại cơ quan, đơn vị, địa phương; chủ động khắc phục hoặc đề xuất giải
pháp khắc phục các nguyên nhân ảnh hưởng đến tiến độ giải quyết hồ sơ, đảm bảo
trả kết quả giải quyết hồ sơ đúng hạn.
5. Xem xét bổ sung vào quy trình giải
quyết thủ tục hành chính của cơ quan, đơn vị, địa phương việc thực hiện xin lỗi.
Có cơ chế kiểm soát việc thực hiện xin lỗi khi giải quyết thủ tục hành chính
sai sót, quá hạn hoặc để hồ sơ bị mất, bị thất lạc, bị hư hỏng tại cơ quan, đơn
vị, địa phương, bảo đảm mỗi hồ sơ giải quyết sai sót, quá hạn phải thực hiện
thư xin lỗi không quá một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
6. Bổ sung việc thực hiện xin lỗi vào
tiêu chí thi đua của cơ quan, đơn vị để xem xét đánh giá cán bộ, công chức,
viên chức hằng năm. Có hình thức xử lý nghiêm (không xem xét thi đua, có hình
thức xử lý kỷ luật phù hợp, không xem xét quy hoạch bổ nhiệm…) đối với cán bộ,
công chức, viên chức giải quyết thủ tục hành chính có sai sót, quá hạn hoặc để
hồ sơ bị mất, bị thất lạc, bị hư hỏng từ hai (02) lần/năm trở lên mà không có
lý do chính đáng.
7. Định kỳ hàng quý, sáu tháng, năm
báo cáo tình hình và kết quả xử lý các hành vi vi phạm về Ủy ban nhân dân tỉnh
(qua Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh) trong báo cáo cải cách hành chính hàng
quý, sáu tháng, năm của cơ quan, đơn vị, địa phương (theo Mẫu 05-XL ban hành
kèm theo Quy chế này).
Điều 9. Trách
nhiệm của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh
1. Chủ trì, phối hợp với cơ quan, đơn
vị có liên quan theo dõi, kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ việc giải quyết thủ tục
hành chính và thực hiện xin lỗi khi giải quyết thủ tục hành chính sai sót, quá
hạn hoặc để hồ sơ bị mất, bị thất lạc, bị hư hỏng tại các cơ quan, đơn vị, địa
phương trên địa bàn tỉnh.
2. Hướng dẫn, theo dõi việc
triển khai thực hiện Quy định này và tổng hợp các khó khăn, vướng mắc của các
cơ quan, đơn vị, địa phương (nếu có) trong quá trình thực hiện, báo cáo Ủy ban
nhân dân tỉnh xem xét, bổ sung Quy định cho phù hợp.
3. Chủ động tham mưu, đề xuất Ủy ban
nhân dân tỉnh các biện pháp chấn chỉnh, xử lý nghiêm các trường hợp giải quyết
thủ tục hành chính sai sót, quá hạn hoặc để hồ sơ bị mất, bị thất lạc, bị hư hỏng
nhưng không thực hiện việc thông tin hoặc không xin gia hạn thời gian trả kết
quả trong trường hợp chậm trễ; giải quyết thủ tục hành chính sai sót, quá hạn
hoặc để hồ sơ bị mất, bị thất lạc, bị hư hỏng xảy ra thường xuyên, đã nhắc nhở
và yêu cầu khắc phục nhưng kết quả khắc phục không hiệu quả.
Điều 10. Trách
nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông
1. Chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan truyền thông
trên địa bàn tỉnh thực hiện tuyên truyền để nhân dân hiểu rõ quyền được
xin lỗi, quyền giám sát quá trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính của
các cơ quan, đơn vị, địa phương.
2. HHướng dẫn các
cơ quan, đơn vị, địa phương quản lý, sử dụng phần mềm và kịp thời cập nhật
thông tin về tình hình tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính, tình trạng giải quyết
thủ tục hành chính trên phần mềm Một cửa liên thông và dịch vụ hành chính công.
3. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị, địa
phương có liên quan nghiên cứu xây dựng phần mềm quản lý, kiểm soát việc thực
hiện thư xin lỗi về giải quyết thủ tục hành chính sai sót, quá hạn hoặc để hồ
sơ bị mất, bị thất lạc, bị hư hỏng để triển khai thực hiện thống nhất, hiệu quả
trên địa bàn tỉnh.
Điều 11. Điều khoản thi hành
Các Mẫu ban hành kèm theo Quy định này thay thế cho
Mẫu đơn xin gia hạn thời gian giải quyết được ban hành kèm theo Quyết định số
20/2014/QĐ-UBND ngày 05 tháng 9 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy
định về quy trình tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính
tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế
một cửa, một cửa liên thông của các cơ quan hành chính Nhà nước trên địa bàn tỉnh
Quảng Bình.
Trong quá trình triển
khai thực hiện Quy định nếu có khó khăn, vướng mắc các cơ quan, đơn vị, tổ
chức, cá nhân kịp thời phản ánh (qua Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh) để được
xem xét, sửa đổi và bổ sung cho phù hợp./.