|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH BÌNH ĐỊNH
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 15/2017/QĐ-UBND
|
Bình
Định, ngày 04 tháng 04
năm 2017
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH BÌNH
ĐỊNH
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH ĐỊNH
Căn cứ Luật tổ chức chính quyền địa
phương ngày 19/6/2015;
Căn cứ Luật ban hành văn bản quy
phạm pháp luật ngày 22/6/2015;
Căn cứ Luật lưu trữ ngày 11/11/2011;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu
trữ;
Căn cứ Thông tư số 10/2014/TT-BNV
ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ về việc Quy định sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của
các Lưu trữ lịch sử;
Căn cứ Thông tư số 275/2016/TT-BTC
ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và
sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 258/TTr-SNV ngày 27/3/2017.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết
định này Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Định.
Điều 2. Giao giám đốc Sở Nội vụ chịu trách nhiệm hướng dẫn
triển khai thực hiện Quyết định này.
Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày
15/4/2017.
Điều 4. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ,
Thủ trưởng các Sở, ban, ngành thuộc tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã,
thành phố, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan và Chi cục trưởng
Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 4;
- Cục VT và LT Nhà nước;
- Cục KTVBQPPL - Bộ Tư pháp;
- Thường trực HĐND tỉnh;
- Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh;
- Ủy ban MTTQ Việt Nam tỉnh;
- CT, các PCT UBND tỉnh;
- Trung tâm Công báo tỉnh;
- LĐ, CV VP UBND tỉnh;
- Lưu: VT, K12.
|
TM.
ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Hồ Quốc Dũng
|
QUY CHẾ
KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH BÌNH ĐỊNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 15/2017/QĐ-UBND ngày 04/4/2017 của UBND tỉnh Bình Định).
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh
Quy chế này quy định cụ thể về quản
lý, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lịch sử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Định.
Điều 2. Đối tượng
áp dụng
Quy chế này áp dụng đối với các Sở,
ban, ngành thuộc tỉnh; UBND các huyện, thị xã, thành phố; UBND các xã, phường,
thị trấn; các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc tổ chức khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Định.
Điều 3. Các hình
thức khai thác và sử dụng tài liệu
1. Sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của
Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
2. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.
3. Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
từ xa.
4. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản
chứng thực lưu trữ.
5. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên
phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.
6. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu
trữ.
7. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong
công trình nghiên cứu.
Điều 4. Nguyên
tắc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Không gây thiệt hại đến lợi ích
Nhà nước.
2. Bảo đảm giữ gìn bí mật quốc gia.
3. Bảo đảm an toàn tài liệu.
4. Đáp ứng nhu cầu chính đáng của cơ
quan, tổ chức, cá nhân đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Chương II
QUY ĐỊNH CỤ THỂ
Điều 5. Thẩm quyền
cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Thẩm quyền của Chủ tịch UBND tỉnh
a) Cho phép cơ quan, tổ chức, công
dân nước ngoài khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc mức độ Mật.
b) Cho phép cơ quan, tổ chức, công dân
Việt Nam khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc các mức độ Tối mật, Tuyệt
mật.
c) Cho phép sử dụng tài liệu của cá
nhân tại Lưu trữ lịch sử trong một số trường hợp đặc biệt quy định tại Điều 16
Nghị định số 01/2013/NĐ-CP.
Việc cung cấp thông tin thuộc phạm vi
bí mật nhà nước cho tổ chức, cá nhân nước ngoài phải tuân thủ các yêu cầu theo
quy định tại Khoản 2 Điều 19 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước.
2. Thẩm quyền của Giám đốc Sở Nội vụ:
Cho phép cơ quan, tổ chức, công dân Việt Nam khai thác và sử dụng tài liệu lưu
trữ thuộc mức độ Mật.
3. Thẩm quyền của Chi cục trưởng Chi
cục Văn thư - Lưu trữ
a) Cho phép người dùng tin sử dụng
tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng.
b) Cho phép người dùng tin được khai
thác và sử dụng tài liệu bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh trừ các trường hợp
quy định tại Khoản 1, Khoản 2 Điều này.
Điều 6. Khai
thác, sử dụng tài liệu tại phòng đọc và cấp bản sao chứng thực tài liệu lưu trữ
lịch sử
1. Thủ tục, trình tự khai thác, sử dụng
tài liệu tại phòng đọc và cấp bản sao chứng thực tài liệu lưu trữ lịch sử thực
hiện theo quy định tại Thông tư số 10/2014/TT-BNV của Bộ Nội
vụ.
2. Lệ phí sử dụng tài liệu lưu trữ thực
hiện theo quy định tại Thông tư số 275/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Điều 7. Khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử từ xa
1. Người muốn khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ lịch sử từ xa phải gửi Phiếu đăng ký sử dụng
tài liệu từ xa (theo Phụ lục II đính kèm) theo đường email, bưu điện hoặc fax đến
Chi cục Văn thư - Lưu trữ hoặc đăng ký qua mạng trên trang thông tin điện tử của
Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
2. Trong thời hạn 01 ngày sau khi nhận
được yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu, Chi cục Văn thư - Lưu trữ thông báo kết
quả tra tìm, thời hạn trả kết quả, mức lệ phí phải trả cho độc giả qua điện thoại
hoặc email (theo thông tin ghi trên Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu từ xa).
3. Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể
từ khi nhận được thông báo của Chi cục Văn thư - Lưu trữ,
độc giả đóng phí khai thác, sử dụng tài liệu vào tài khoản của Chi cục Văn thư
- Lưu trữ.
4. Sau khi nhận được thông tin về
đóng phí khai thác tài liệu, Chi cục Văn thư - Lưu trữ viết phiếu yêu cầu theo
mẫu (theo Phụ lục III, Phụ lục IV hoặc Phụ lục V đính kèm) và trực tiếp trình
cho người có thẩm quyền phê duyệt.
Điều 8. Triển
lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ
1) Chi cục Văn thư - Lưu trữ xây dựng
kế hoạch triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ theo chuyên đề nhằm phục vụ cho các mục đích tuyên truyền, giới thiệu và phục vụ các
ngày kỷ niệm, ngày lễ lớn trong năm.
a) Đối với tài liệu lưu trữ lịch sử
thuộc thẩm quyền cho phép khai thác và sử dụng của Chủ tịch UBND tỉnh hoặc Giám
đốc Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ phải trình danh mục tài liệu lưu trữ cần
triển lãm, trưng bày cho cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt bằng văn bản trước
khi tổ chức thực hiện.
b) Đối với tài liệu lưu trữ lịch sử
thuộc thẩm quyền cho phép khai thác và sử dụng của Chi cục trưởng Chi cục Văn
thư - Lưu trữ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ chủ động thực hiện và báo cáo kết quả
cho Sở Nội vụ, UBND tỉnh.
2. Không trưng bày bản gốc, bản
chính, chỉ trưng bày các bản chứng thực và bản photocopy từ nguyên bản.
Điều 9. Trích dẫn
tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu và trong triển lãm, trưng bày tài
liệu lưu trữ
Người dùng tin, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh vào các công trình nghiên cứu
(luận văn tốt nghiệp, nghiên cứu khoa học, kỹ thuật) và trong triển lãm, trưng
bày phải trích dẫn chính xác thông tin và có chỉ dẫn nguồn tài liệu.
Điều 10. Quyền
và trách nhiệm của các tổ chức, cá nhân trong việc khai thác và sử dụng tài liệu
lưu trữ
1. Trách nhiệm của Sở Nội vụ
a) Trình cấp có thẩm quyền xem xét,
phê duyệt yêu cầu khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả (trong trường
hợp không thuộc thẩm quyền).
b) Ký duyệt phiếu yêu cầu khai thác
và sử dụng tài liệu đối với những trường hợp thuộc thẩm quyền.
c) Chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ
tổ chức, quản lý kho lưu trữ lịch sử tỉnh, đảm bảo thực hiện tốt việc khai thác
và sử dụng tài liệu đúng quy định.
2. Trách nhiệm của Chi cục trưởng Chi
cục Văn thư - Lưu trữ
a) Trình cấp có thẩm quyền xem xét,
phê duyệt yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả (trong trường
hợp không thuộc thẩm quyền).
b) Ký duyệt phiếu yêu cầu khai thác
và sử dụng tài liệu đối với những trường hợp thuộc thẩm quyền.
c) Tổ chức, sử dụng quản lý Kho lưu
trữ chuyên dụng.
d) Niêm yết tại trụ sở cơ quan và đăng
tải trên website của Chi cục Văn thư - Lưu trữ các quy định, biểu mẫu về thủ tục
hành chính liên quan đến việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử.
đ) Bảo quản an
toàn, chỉnh lý nâng cấp, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ lịch
sử tỉnh.
e) Ban hành Nội quy khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
3. Quyền và trách nhiệm của độc giả
a) Quyền của độc giả:
- Khai thác và sử dụng tài liệu lưu
trữ lịch sử để phục vụ các nhu cầu chính đáng sau khi được cơ quan có thẩm quyền
cho phép.
- Được sử dụng các công cụ tra cứu (Mục
lục hồ sơ, phần mềm cơ sở dữ liệu đã được số hóa tài liệu, số hồ sơ, thẻ tra
tìm tài liệu), nhằm phục vụ cho việc tìm kiếm tài liệu.
b) Trách nhiệm của độc giả: Độc giả
có trách nhiệm theo quy định tại Khoản 2 Điều 29 Luật lưu trữ và Khoản 3 Điều 3
Thông tư số 10/2014/TT-BNV của Bộ Nội vụ.
Chương III
ĐIỀU KHOẢN THI
HÀNH
Điều 11. Tổ chức
thực hiện
Các tổ chức, cá nhân liên quan đến việc
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử thực hiện nghiêm túc nội dung Quy
chế này.
Trong quá trình thực hiện Quy chế, nếu
có vướng mắc hoặc vấn đề phát sinh, các cơ quan, tổ chức, địa phương phản ánh về
Sở Nội vụ (qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ) tổng hợp, báo cáo đề xuất UBND tỉnh
xem xét, quyết định./.
PHỤ LỤC I
PHIẾU ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG TÀI LIỆU
(Kèm theo Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch
sử tỉnh Bình Định ban hành theo Quyết định số 15/2017/QĐ-UBND ngày 04/4/2017 của UBND tỉnh Bình Định)
SỞ NỘI
VỤ TỈNH BÌNH ĐỊNH
CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
PHIẾU
ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG TÀI LIỆU
SỐ:
…………..
Kính gửi:
…………………………………………………
Họ và tên độc giả:
...............................................................................................................
Ngày, tháng, năm sinh:
.......................................................................................................
Quốc tịch:
............................................................................................................................
Số Chứng minh nhân dân/số Hộ chiếu:
..............................................................................
Cơ quan công tác:
..............................................................................................................
.............................................................................................................................................
Địa chỉ liên hệ:
....................................................................................................................
............................................................................................................................................
Số điện thoại:
......................................................................................................................
Mục đích khai thác, sử dụng tài liệu:
..................................................................................
.............................................................................................................................................
Chủ đề nghiên cứu:.............................................................................................................
.............................................................................................................................................
Thời gian nghiên cứu:..........................................................................................................
.............................................................................................................................................
Tôi xin thực hiện nghiêm túc nội quy,
quy chế của cơ quan lưu trữ và những quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ,
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ./.
|
XÉT DUYỆT CỦA NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU
LƯU TRỮ LỊCH SỬ
|
Bình
Định, ngày ... tháng... năm...
Người đăng ký
(Ký, họ và tên)
|
PHỤ LỤC II
PHIẾU ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG TÀI LIỆU TỪ XA
(Kèm theo Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch
sử tỉnh Bình Định ban hành theo Quyết định số 15/2017/QĐ-UBND ngày 04/4/2017 của UBND tỉnh Bình Định)
SỞ NỘI
VỤ TỈNH BÌNH ĐỊNH
CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
PHIẾU
ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG TÀI LIỆU TỪ XA
Kính gửi:
…………………………………………………
Họ và tên độc giả: ................................................................................................................
Ngày, tháng, năm sinh: ........................................................................................................
Quốc tịch:
.............................................................................................................................
Số Chứng minh nhân dân/Số Hộ chiếu:
..............................................................................
Cơ quan công tác:
...............................................................................................................
Địa chỉ liên hệ:
......................................................................................................................
Số điện thoại:
……………………………………….Email:......................................................
Số tài khoản:
.........................................................................................................................
Mục đích khai thác, sử dụng tài liệu:
....................................................................................
Chủ đề nghiên cứu:...............................................................................................................
Thời gian nghiên cứu:...........................................................................................................
Hình thức khai thác (đề nghị chứng thực,
cấp bản sao, photo tài liệu, đọc tài liệu tại chỗ, mượn
tài liệu): ………………………………….. Số lượng: …………………………………
Phương thức nhận kết quả (qua bưu điện,
nhận trực tiếp, qua thư điện tử) .......................
..............................................................................................................................................
Địa chỉ nhận kết
quả: ...........................................................................................................
Tôi xin thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế của cơ quan lưu trữ và những quy định của
pháp luật hiện hành về bảo vệ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ./.
|
XÉT
DUYỆT CỦA
NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU
LƯU TRỮ LỊCH
|
Ý kiến của
Phòng đọc
|
Người yêu cầu
(Ký, ghi rõ họ tên)
|
PHỤ LỤC III
PHIẾU YÊU CẦU ĐỌC TÀI LIỆU
(Kèm theo Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch
sử tỉnh Bình Định ban hành theo Quyết định số 15/2017/QĐ-UBND ngày 04/4/2017 của UBND tỉnh Bình Định)
SỞ NỘI
VỤ TỈNH BÌNH ĐỊNH
CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
PHIẾU
YÊU CẦU ĐỌC TÀI LIỆU
SỐ: ……………
Họ và tên độc giả:
...............................................................................................................
Số CMND/Hộ chiếu:............................................................................................................
Đề tài nghiên cứu:................................................................................................................
.............................................................................................................................................
|
Số
thứ tự
|
Tên
phông/ khối tài liệu, mục lục số
|
Ký
hiệu hồ sơ/ tài liệu
|
Tiêu
đề hồ sơ/tài liệu
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Bình Định, ngày …
tháng … năm ….
|
XÉT
DUYỆT CỦA
NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU
LƯU TRỮ LỊCH SỬ
|
Ý kiến của
Phòng đọc
|
Người yêu cầu
(Ký, ghi rõ họ tên)
|
PHỤ LỤC IV
PHIẾU YÊU CẦU SAO ĐỌC TÀI LIỆU
(Kèm theo Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch
sử tỉnh Bình Định ban hành theo Quyết định số 15/2017/QĐ-UBND ngày 04/4/2017 của UBND tỉnh Bình Định)
SỞ NỘI
VỤ TỈNH BÌNH ĐỊNH
CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
PHIẾU
YÊU CẦU SAO TÀI LIỆU
SỐ: ……………
Họ và tên độc giả: ................................................................................................................
Số CMND/Hộ chiếu:.............................................................................................................
..............................................................................................................................................
|
Số
thứ tự
|
Tên
phông
|
Ký
hiệu hồ sơ/ tài liệu
|
Tên
văn bản/ tài liệu
|
Từ
tờ đến tờ
|
Tổng
số trang
|
Ghi
chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Bình Định, ngày …
tháng … năm ….
|
XÉT
DUYỆT CỦA
NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU
LƯU TRỮ LỊCH SỬ
|
Ý kiến của
Phòng đọc
|
Người yêu cầu
(Ký, ghi rõ họ tên)
|
PHỤ LỤC V
PHIẾU YÊU CẦU CHỨNG THỰC TÀI LIỆU
(Kèm theo Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch
sử tỉnh Bình Định ban hành theo Quyết định số 15/2017/QĐ-UBND ngày 04/4/2017 của UBND tỉnh Bình Định)
SỞ NỘI
VỤ TỈNH BÌNH ĐỊNH
CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
PHIẾU
YÊU CẦU CHỨNG THỰC TÀI LIỆU
SỐ: ……………
Họ và tên độc giả:
.................................................................................................................
Số CMND/Hộ chiếu:...............................................................................................................
...............................................................................................................................................
|
Số
thứ tự
|
Tên
phông
|
Ký
hiệu hồ sơ/ tài liệu
|
Tên
văn bản/ tài liệu
|
Từ
tờ đến tờ
|
Tổng
số trang
|
Ghi
chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Bình Định, ngày …
tháng … năm ….
|
XÉT
DUYỆT CỦA
NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU
LƯU TRỮ LỊCH SỬ
|
Ý kiến của
Phòng đọc
|
Người yêu cầu
(Ký, ghi rõ họ tên)
|