|
BỘ
LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
--------------
|
|
Số:
1370/QĐ-LĐTBXH
|
Hà
Nội, ngày 28 tháng 10 năm 2009
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC PHÊ DUYỆT DỰ ÁN THÍ ĐIỂM ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN VIỆT NAM
TCVN ISO 9001:2008 ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG BỘ
BỘ TRƯỞNG BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
Căn cứ Nghị định 186/2007/NĐ-CP
ngày 25/12/2007 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu
tổ chức của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội;
Căn cứ Quyết định 144/2006/QĐ-TTg ngày 20/6/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc
áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt
động của các cơ quan hành chính nhà nước;
Căn cứ Quyết định số 118/2009/QĐ-TTg ngày 30 tháng 9 năm 2009 của Thủ tướng
Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số
144/2006/QĐ-TTg ngày 20/6/2006 của Thủ tướng Chính phủ quy định áp dụng hệ thống
quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ
quan hành chính nhà nước;
Căn cứ Quyết định số 1366/QĐ-LĐTBXH ngày 28/10/2009 của Bộ trưởng Bộ Lao động –
Thương binh và Xã hội về việc thành lập Ban điều hành dự án “Thí điểm áp dụng
Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN ISO 9001:2008” đối với hoạt động của Văn phòng;
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ, Trưởng Ban điều hành dự án ISO 9001:2000
Văn phòng Bộ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Phê
duyệt dự án Thí điểm áp dụng Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN ISO 9001:2008 đối với hoạt
động của Văn phòng Bộ thuộc Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, với các nội
dung sau:
1. Tên dự án: Thí điểm áp dụng Tiêu
chuẩn Việt Nam TCVN ISO 9001:2008 đối với hoạt động của Văn phòng Bộ.
2. Mục tiêu của dự án: Đổi mới
phương pháp làm việc, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả thực thi nhiệm vụ của
Văn phòng Bộ nhằm đáp ứng các yêu cầu cải cách hành chính.
3. Phạm vi áp dụng:
3.1. Các quy trình hệ thống:
- Sổ tay chất lượng
- Chính sách chất lượng và mục tiêu
chất lượng
- Kiểm soát tài liệu
- Kiểm soát hồ sơ
- Đánh giá nội bộ
- Quy trình Khắc phục, phòng ngừa
3.2. Các quy trình tác nghiệp:
- Quy trình xử lý, quản lý văn bản
đến;
- Quy trình xử lý, quản lý văn bản
đi;
- Quy trình xây dựng chương trình
công tác Lãnh đạo Bộ;
- Quy trình xây dựng báo cáo công
tác;
- Quy trình quản lý, theo dõi tiến
độ văn bản;
- Quy trình thi đua – khen thưởng;
- Quy trình tiếp nhận, quản lý thực
hiện đề nghị sửa chữa mua sắm;
- Quy trình tiếp nhận yêu cầu thanh
toán, quyết toán.
4. Địa điểm thực hiện dự án: Văn
phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.
5. Kinh phí thực hiện dự án:
320.000.000 đồng (Bằng chữ: Ba trăm hai mươi triệu đồng chẵn).
6. Nguồn vốn: trong dự toán chi
ngân sách nhà nước năm 2009 của Văn phòng Bộ.
7. Thời hạn thực hiện: trong 2009,
2010
Điều 2.
Giao Chánh Văn phòng Bộ phê duyệt các nội dung còn lại liên quan đến quá trình
quản lý, thực hiện dự án và tổ chức thực hiện nội dung được phê duyệt tại Điều
1 theo quy định hiện hành.
Điều 3. Quyết
định này có hiệu lực từ ngày ký và thay thế Quyết định số 1026/QĐ-LĐTBXH ngày
07/8/2008 của Bộ trưởng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội phê duyệt Dự án
“Thí điểm áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 đối với hoạt động của Văn phòng
Bộ”
Chánh Văn phòng Bộ, Vụ trưởng Vụ Kế
hoạch – Tài chính, Thủ trưởng các đơn vị liên quan chịu trách nhiệm thi hành
Quyết định này.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Bộ trưởng (để báo cáo);
- Lưu VP, Vụ KHTC.
|
KT.
BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
Nguyễn Trọng Đàm
|
DỰ ÁN
THÍ ĐIỂM ÁP DỤNG MỘT SỐ TIÊU CHUẨN VIỆT NAM TCVN ISO
9001:2008 TẠI VĂN PHÒNG BỘ
(Kèm theo Quyết định số 1370/QĐ-LĐTBXH ngày 28/10/2009 của Bộ trưởng Bộ Lao
động – Thương binh và Xã hội)
I. PHẠM VI DỰ ÁN
1. Mở đầu:
- ISO 9000 là Bộ tiêu chuẩn Quốc tế
về Hệ thống Quản lý Chất lượng, nhằm đưa ra những chuẩn mực về hệ thống quản lý
chất lượng trong Tổ chức, đồng thời tạo sự thuận lợi trong việc thông hiểu lẫn
nhau trong quan hệ thương mại trong nước và Quốc tế. Kể từ khi được ban hành lần
đầu tiên vào năm 1987, cho tới nay đã có hàng trăm ngàn Tổ chức trên toàn Thế
giới áp dụng và thu được nhiều thành công trong việc tăng cường hiệu quả của hệ
thống quản lý, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ, cắt giảm các chi phí và
qua đó mang lại niềm tin cho khách hàng.
- Nhận thức đúng đắn vai trò và sự
cần thiết phải áp dụng ISO 9000 theo xu thế hội nhập nói chung và phù hợp với
yêu cầu về cải cách hành chính Nhà nước, thực hiện Quyết định số
144/2006/QĐ-TTg ngày 20/6/2006 của Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Bộ Lao động –
Thương binh và Xã hội cam kết xây dựng và thí điểm áp dụng Hệ thống Quản lý Chất
lượng theo tiêu chuẩn Quốc tế ISO 9001:2008.
- Để thỏa mãn các yêu cầu của Tiêu
chuẩn, Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội cần phải thiết lập hệ thống
quy trình quản lý chất lượng bằng văn bản, đồng thời thực hiện, duy trì và liên
tục cải tiến Hệ thống Quản lý Chất lượng đã được thiết lập.
- Phần phạm vi công việc trình bày
dưới đây sẽ nêu rõ phạm vi áp dụng của Hệ thống Quản lý Chất lượng theo TCVN
ISO 9001:2008, các nội dung công việc mà Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và
Xã hội phải tiến hành trong thời gian triển khai dự án cho tới khi được chứng
nhận phù hợp tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 của tổ chức Chứng nhận.
2. Căn cứ xây dựng dự án
- Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg
ngày 20/6/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng
theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà
nước.
- Căn cứ Quyết định số
118/2009/QĐ-TTg ngày 30 tháng 9 năm 2009 của Thủ tướng Chính phủ về việc sửa đổi,
bổ sung một số điều của Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20/6/2006 của Thủ tướng
Chính phủ quy định áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN
9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước;
Căn cứ Quyết định số 2885/QĐ-BKHCN
ngày 26/12/2008 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc công bố tiêu chuẩn quốc
gia TCVN ISO 9001:2008 – Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu, thay thế
cho TCVN 9001:2000 và Công văn số 1043/KHCN-TĐC ngày 08/5/2008 của Bộ Khoa học
và Công nghệ về việc áp dụng TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của cơ quan hành
chính Nhà nước
- Quyết định số 124/QĐ-LĐTBXH ngày
22/01/2007 của Bộ trưởng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội về việc ban hành
Chương trình hành động thực hiện nhiệm vụ kế hoạch về lao động, người có công
và xã hội năm 2007, trong đó: Xây dựng dự án “Thí điểm áp dụng hệ thống quản lý
chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 đối với cơ quan Bộ.
- Các văn bản hướng dẫn của Bộ Khoa
học - Công nghệ, Bộ Tài chính về hướng dẫn thực hiện Quyết định số
144/2006/QĐ-TTg ngày 20/6/2006 của Thủ tướng Chính phủ.
3. Mục tiêu và yêu cầu dự án
3.1. Mục tiêu:
Đổi mới phương pháp làm việc, góp
phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả thực thi nhiệm vụ của Văn phòng Bộ nhằm đáp ứng
các yêu cầu giải quyết các công việc và cải cách hành chính.
Xây dựng, áp dụng, duy trì và cải
tiến hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 tại Văn phòng Bộ, dựa
trên các nguyên tắc quản lý chất lượng cơ bản, nhằm tạo ra một phương pháp làm
việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp, thỏa
mãn các yêu cầu của công dân, các yêu cầu của pháp luật và những yêu cầu riêng
của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội được tổ chức chứng nhận độc lập đánh
giá cấp chứng nhận.
3.2. Yêu cầu:
Đáp ứng các yêu cầu trong quá trình
giải quyết công việc đối với khách hàng (sản phẩm cuối cùng); thiết lập sự lãnh
đạo thống nhất giữa mục đích và phương hướng hoạt động của Văn phòng; đảm bảo sự
tham gia toàn diện của mọi cán bộ công chức; đáp ứng được các mục tiêu về hiệu
lực và hiệu quả;
4. Phạm vi áp dụng hệ thống:
4.1. Tiêu chuẩn áp dụng và chứng nhận:
Tiêu chuẩn Quốc tế ISO 9001:2008
(tiêu chuẩn Việt Nam tương đương: TCVN ISO 9001:2008 – phiên bản soát xét lần
2, do Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường ban hành).
4.2. Phạm vi chứng nhận của hệ thống:
Hệ thống quản lý chất lượng theo
TCVN ISO 9001:2008 của Văn phòng được áp dụng cho quá trình quản lý đào tạo, một
số hoạt động quản lý có liên quan tại Văn phòng và các quy trình phụ trợ như
sau:
- Các quy trình hệ thống:
1. Sổ tay chất lượng
2. Chính sách chất lượng và mục
tiêu chất lượng
3. Kiểm soát tài liệu
4. Kiểm soát hồ sơ
5. Đánh giá nội bộ
6. Quy trình Khắc phục, phòng ngừa
- Các quy trình tác nghiệp:
7. Quy trình xử lý, quản lý văn bản
đến;
8. Quy trình xử lý, quản lý văn bản
đi;
9. Quy trình xây dựng chương trình
công tác Lãnh đạo Bộ;
10. Quy trình xây dựng báo cáo công
tác;
11. Quy trình quản lý, theo dõi tiến
độ văn bản;
12. Quy trình tiếp nhận, quản lý thực
hiện đề nghị sửa chữa mua sắm;
13. Quy trình tiếp nhận yêu cầu
thanh toán, quyết toán;
14. Quy trình thi đua – khen thưởng.
4.3. Địa điểm áp dụng: tại Văn
phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.
5. Phạm vi công việc của dự án
Các nội dung công việc mà Văn phòng
Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội tiến hành trong thời gian triển khai dự án
cho tới khi được chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 của tổ chức
Chứng nhận (kể cả quá trình áp dụng, điều chỉnh sửa đổi bổ sung cho phù hợp). Gồm:
5.1. Thành lập Ban điều hành dự án
thực hiện ISO 9000 – Ban điều hành dự án chịu trách nhiệm giám sát và đốc thúc
việc thực hiện dự án và bổ nhiệm Đại diện lãnh đạo về chất lượng theo yêu cầu của
Tiêu chuẩn;
5.2. Đào tạo về khái niệm chung về
Bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9000 cho cán bộ, nhân viên của Văn phòng Bộ nhằm nâng
cao nhận thức về chất lượng và hệ thống quản lý chất lượng, phân tích các yêu cầu
cơ bản của ISO 9001:2008 vào tình huống công việc cụ thể để họ đủ điều kiện
tham gia vào các hoạt động trong khuôn khổ dự án;
5.3. Đánh giá thực trạng Hệ thống
quản lý hiện có so với các yêu cầu của Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 để xác
minh những điểm chưa đầy đủ bổ sung hoặc sửa đổi, đồng thời khảo sát hiện trạng
các quá trình hoạt động của Văn phòng Bộ, lập kế hoạch làm việc cụ thể và thiết
kế hệ thống chất lượng thỏa mãn mục đích quản lý của Văn phòng Bộ và các yêu cầu
tương ứng của TCVN ISO 9001:2008;
5.4. Đào tạo, tư vấn và hỗ trợ các
thành viên dự án của Văn phòng Bộ về kỹ thuật, kỹ năng sử dụng và xây dựng văn
bản hệ thống chất lượng (bao gồm Sổ tay chất lượng, Chính sách và mục tiêu chất
lượng, các quy trình và hướng dẫn công việc);
5.5. Phân công trách nhiệm viết các
tài liệu cụ thể nhằm xác định quy trình công việc và nội dung cần phải được lập
thành văn bản, hướng dẫn chi tiết cách thức văn bản hóa các nội dung cần thiết;
5.6. Xem xét các văn bản/tài liệu của
hệ thống chất lượng đã được các thành viên dự thảo đảm bảo thỏa mãn yêu cầu
tiêu chuẩn và kiểm soát có chất lượng các hoạt động quản lý và tác nghiệp; trình
và phê duyệt.
5.7. Tổ chức đào tạo và hướng dẫn
cho toàn bộ cán bộ công chức của Văn phòng Bộ trực tiếp thực hiện Dự án trong
việc áp dụng các quy trình chất lượng tại các phòng chức năng;
5.8. Theo dõi và xác nhận việc thực
hiện và tuân thủ các quy trình chất lượng theo Sổ tay chất lượng và các quy
trình bằng văn bản cũng như việc đáp ứng các yêu cầu của TCVN ISO 9001:2008;
5.9. Lựa chọn và đào tạo đội ngũ
chuyên gia đánh giá nội bộ của Văn phòng Bộ, đảm bảo các chuyên gia này đủ
trình độ và kỹ năng đánh giá theo yêu cầu của Tiêu chuẩn và có khả năng tiến
hành các cuộc đánh giá chất lượng nội bộ;
5.10. Tiến hành các cuộc đánh giá nội
bộ (có sự tham gia của các chuyên gia đánh giá nội bộ) để đảm bảo sự phù hợp của
hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008; theo đó đề xuất, tiến hành
các biện pháp khắc phục, phòng ngừa và cải tiến các quy trình (nếu cần thiết);
5.11. Lựa chọn tìm hiểu và làm quen
với cách thức đánh giá chứng nhận của bên thứ 3 (Tổ chức chứng nhận độc lập);
5.12. Xem xét kết quả đánh giá của
Tổ chức chứng nhận và thực hiện các biện pháp khắc phục đối với những vấn đề
còn tồn tại (nếu có) cho đến khi nhận được chứng chỉ.
5.13. Tổ chức áp dụng hệ thống quản
lý chất lượng đối với một số lĩnh vực hoạt động của Văn phòng Bộ.
II. CÁC BƯỚC TRIỂN
KHAI DỰ ÁN
1. Mở đầu
Các bước công việc phải làm trên có
thể được chia làm 5 giai đoạn chính:
1.1. Giai đoạn chuẩn bị.
1.2. Giai đoạn Xây dựng Văn bản Hệ
thống quản lý chất lượng
1.3. Giai đoạn Triển khai áp dụng.
1.4. Giai đoạn Đánh giá chất lượng
nội bộ.
1.5. Giai đoạn chứng nhận.
Các bước triển khai dự án trình bày
dưới đây nêu rõ các bước thực hiện dự án theo 5 giai đoạn, phân bổ theo tiến
trình thời gian, tuy nhiên tại một số thời điểm nhất định, các công việc ở các
giai đoạn khác nhau có thể được tiến hành đồng thời nhằm tiết kiệm thời gian và
chi phí.
2. Các giai đoạn triển khai dự
án
2.1. Giai đoạn 1: Chuẩn bị
2.1.1. Lập ban điều hành dự án
ISO 9000.
Trình Bộ trưởng Bộ Lao động –
Thương binh và Xã hội quyết định chính thức thành lập ban điều hành dự án (đề
án) xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO
9001:2008 (gọi tắt là Ban điều hành dự án ISO 9000), thành phần gồm khoảng
07-15 ngày. Ban điều hành dự án (đề án) xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất
lượng theo Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của Văn phòng Bộ có nhiệm vụ: Xem xét, đánh
giá các quy trình của hệ thống chất lượng hiện có; Lập kế hoạch chi tiết cho dự
án ISO 9000; Trực tiếp hoặc phân công viết các Quy trình, Hướng dẫn công việc, Sổ
tay chất lượng; Đào tạo nhân viên về ISO 9000 và hướng dẫn áp dụng; Theo dõi việc
thực hiện, báo cáo Ban lãnh đạo; Tổ chức đánh giá chất lượng nội bộ; Làm việc với
các chuyên gia tư vấn trong việc xây dựng hệ thống chất lượng và tổ chức triển
khai thực hiện quản lý chất lượng theo đúng các quy định pháp luật hiện hành
liên quan và các văn bản hướng dẫn của Bộ.
Thành phần Ban điều hành là Lãnh đạo
Văn phòng Bộ, các cán bộ chủ chốt các Phòng nghiệp vụ trong Văn phòng. (có sự
tham gia của các đơn vị liên quan như Vụ Kế hoạch – Tài chính, Tổ đơn giản hóa
thủ tục hành chính) Ban điều hành dự án có thể sẽ bao gồm các chức danh với chức
năng nhiệm vụ sau:
a. Trưởng ban điều hành dự án.
Có trách nhiệm cam kết và cung cấp
các nguồn lực cần thiết (nhân lực, thời gian, kinh phí …) cho việc triển khai dự
án, xem xét và phê duyệt theo thẩm quyền hoặc trình duyệt việc cung cấp kịp thời
các nguồn lực này. Trưởng ban là người chịu trách nhiệm chính và quyết định đến
sự thành công của dự án. (Trưởng Ban điều hành dự án là Chánh Văn phòng Bộ).
b. Đại diện lãnh đạo về chất lượng
Đại diện lãnh đạo về chất lượng là
người thay mặt Trưởng ban để xử lý tất cả các vấn đề có liên quan đến Hệ thống
quản lý chất lượng. Đại diện lãnh đạo về chất lượng là người am hiểu về các hoạt
động trong Văn phòng, có đầy đủ uy tín, quyền lực để huy động, cổ vũ mọi người
tham gia vào việc xây dựng, duy trì các quy trình quản lý chất lượng. Sau khi
thiết lập các quy trình chất lượng, Đại diện lãnh đạo về chất lượng là người nắm
rõ và sâu sắc đến từng quá trình, hoạt động của các quy trình chất lượng để đảm
bảo được tính liên kết giữa các quá trình này. Đại diện lãnh đạo về chất lượng
có các trách nhiệm chủ yếu sau đây:
- Đảm bảo các quá trình cần thiết của
các quy trình quản lý chất lượng được thiết lập, thực hiện và duy trì.
- Báo cáo Trưởng ban Điều hành về kết
quả hoạt động của Hệ thống quản lý chất lượng, về các đề xuất cải tiến hiệu quả
của Hệ thống.
- Đảm bảo thúc đẩy mọi thành viên
trong Văn phòng nhận thức được tầm quan trọng của việc thỏa mãn yêu cầu khách
hàng.
- Liên hệ với các cơ quan, tổ chức
bên ngoài về các vấn đề có liên quan đến các quy trình quản lý chất lượng.
Đại diện lãnh đạo về chất lượng là
Phó Văn phòng được giao trách nhiệm và được lãnh đạo ủy quyền điều phối triển
khai dự án. Theo kinh nghiệm thực tế, trong suốt thời gian triển khai dự án,
lãnh đạo về chất lượng cần đầu tư nhiều thời gian để dự án thành công, đồng thời
cũng cần phải hiểu biết và nắm chắc các yêu cầu của tiêu chuẩn.
c. Thư ký thường trực:
Làm nhiệm vụ ghi chép các biên bản
làm việc, các văn bản về hệ thống chất lượng, làm các thông báo, báo cáo trong
các cuộc họp, trong các đợt đánh giá chất lượng nội bộ, chuẩn bị tài liệu ….
Thư ký thường trực có chức năng như một điều phối viên dự án. Thư ký thường trực
có thể có từ 1-3 người. Thư ký thường trực là các cán bộ am hiểu công việc,
năng động, nhanh nhẹn, có kỹ năng về sử dụng vi tính văn phòng và thuộc bộ phận
được giao điều phối dự án.
d. Các thành viên:
Là những người tham gia xây dựng
các quy định (quy trình, hướng dẫn, tiêu chuẩn v.v) để kiểm soát các quá trình,
đồng thời sẽ là những người phổ biến, triển khai các quy định này. Thành viên
là các cán bộ chủ chốt tại các phòng ban, bộ phận nằm trong Văn phòng Bộ.
2.1.2. Đào tạo nhận thức chung về
TCVN ISO 9000.
Đào tạo nhận thức chung về Bộ tiêu
chuẩn ISO 9000 nhằm trang bị cho cán bộ, nhân viên của Văn phòng Bộ những kiến
thức cơ bản về quản lý chất lượng, các yêu cầu cụ thể trong tiêu chuẩn ISO
9001:2008 và các kỹ năng cần thiết để soạn thảo văn bản của HTQLCL theo yêu cầu
của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho các cán bộ quản lý và các thành viên trong ban
ISO của Bộ. Các cán bộ này sẽ trở thành những hạt nhân quản lý chất lượng, nắm
bắt và thực hiện những khuyến nghị mà chuyên gia tư vấn nêu ra nhằm thực hiện một
cách có hệ thống các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và các yêu cầu mà
lãnh đạo Bộ mong đợi, đảm bảo hệ thống quản lý vận hành trôi chảy và có hiệu quả.
Đối tượng tham dự là toàn thể cán bộ, công chức của Văn phòng Bộ (các đối tượng
có liên quan đến các quy trình áp dụng tiêu chuẩn), trong đó bắt buộc đối với
các cán bộ trong Ban điều hành ISO của Văn phòng Bộ và thư ký dự án phải qua
khóa đào tạo này.
Tài liệu phục vụ cho khóa đào tạo
bao gồm: 1 quyển Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008, 1 tài liệu tham khảo do đơn vị
Tư vấn biên soạn.
2.1.3. Đánh giá thực trạng
Các thành viên trong Ban điều hành
phối hợp với cán bộ tư vấn tiến hành tìm hiểu và xem xét thực trạng hoạt động
quản lý, triển khai các nghiệp vụ, tài liệu đang sử dụng và cơ sở hạ tầng cần
thiết tại Văn phòng Bộ. Trên cơ sở đối chiếu với các yêu cầu của Tiêu chuẩn
TCVN ISO 9001:2008, đơn vị Tư vấn sẽ cùng với Ban điều hành dự án thiết kế các
quy trình cần thiết phải quản lý chất lượng áp dụng Tiêu chuẩn TCVN ISO
9001:2008 và hoạch định các công việc cần triển khai để đáp ứng các yêu cầu của
bộ tiêu chuẩn và phù hợp với thực tế.
2.1.4. Lập kế hoạch thực hiện
Ban Điều hành xây dựng một kế hoạch
tổng thể về việc Xây dựng và áp dụng TCVN ISO 9001:2008, kế hoạch này được thống
nhất trong tất cả thành viên, là cơ sở để triển khai thực hiện dự án. Nội dung
kế hoạch:
- Các bước xây dựng và áp dụng TCVN
ISO 9000 tại Văn phòng Bộ (5 bước);
- Nội dung, thời gian, trách nhiệm
từng bước thực hiện kế hoạch;
- Các nguồn lực cần thiết.
Kế hoạch tổng thể này sẽ là cơ sở để
xây dựng các kế hoạch chi tiết cho từng bước thực hiện. Ví dụ:
Trong giai đoạn xây dựng văn bản sẽ
có Kế hoạch xây dựng văn bản, trong đó nêu rõ: Các quy trình quản lý tiến hành
áp dụng tiêu chuẩn; các văn bản quản lý chất lượng cần xây dựng cho hệ thống,
trách nhiệm và thời gian biên soạn. Tương tự như vậy, các cán bộ của đơn vị Tư
vấn sẽ từng bước xây dựng và Ban điều hành TCVN ISO 9000 của Văn phòng Bộ sẽ thống
nhất, phê duyệt các kế hoạch chi tiết: Kế hoạch triển khai áp dụng, Kế hoạch
đánh giá chất lượng nội bộ, Kế hoạch lựa chọn tổ chức chứng nhận và tiến hành
đánh giá chứng nhận.
2.2. Giai đoạn 2: Xây dựng hệ
thống văn bản quản lý chất lượng:
2.2.1. Đào tạo xây dựng hệ thống
văn bản
Cán bộ tư vấn sẽ tiến hành một khóa
đào tạo về cách thức xây dựng hệ thống văn bản theo yêu cầu của Tiêu chuẩn TCVN
ISO 9001:2008 cho các cán bộ trong Ban điều hành ISO và những cán bộ khác là những
người sẽ tham gia vào việc biên soạn tài liệu. Mục đích khóa đào tạo này nhằm
cung cấp các kiến thức về cấu trúc hệ thống tài liệu, kỹ năng viết và xây dựng
các loại tài liệu (Chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, quy trình, hướng
dẫn công việc, quy định chức năng, nhiệm vụ) cách thức quản lý (biên soạn, phân
phối, thu hồi và hủy bỏ) tài liệu.
2.2.2. Lập kế hoạch xây dựng văn
bản
Trên cơ sở kết quả đánh giá thực trạng
các quy trình quản lý tại Văn phòng Bộ, các chuyên gia đơn vị Tư vấn sẽ giúp
Ban điều hành lựa chọn các quy trình quản lý cần thiết nhất cần áp dụng Tiêu
chuẩn TCVN ISO 9001:2008 và xây dựng kế hoạch xây dựng văn bản của Hệ thống.
2.2.3. Xây dựng hệ thống văn bản.
Căn cứ kế hoạch xây dựng văn bản đã
thống nhất, các thành viên hoặc cán bộ được phân công của Văn phòng Bộ viết từng
tài liệu theo yêu cầu Tiêu chuẩn và theo thiết kế các quy trình đã được thống
nhất. Đơn vị Tư vấn sẽ phối hợp làm việc với từng người, hướng dẫn cụ thể
phương pháp xây dựng từng tài liệu. Sau khi hướng dẫn sẽ xác định ngày xem xét
lại các tài liệu này. Sau mỗi lần làm việc Cán bộ tư vấn sẽ lập báo cáo bằng
văn bản trình Ban điều hành ISO làm cơ sở kiểm tra và đôn đốc dự án.
Tài liệu nào đã được xem xét, hoàn
chỉnh sẽ được kiến nghị để phê duyệt và ban hành áp dụng ngay, không nhất thiết
phải đợi hoàn thành tất cả các tài liệu của các quy trình quản lý.
2.3. Giai đoạn 3: Triển khai
áp dụng
2.3.1. Ban hành và phổ biến tài
liệu
Sau khi tài liệu các quy trình quản
lý chất lượng của Văn phòng Bộ đã được hoàn thiện và được Ban điều hành ISO nhất
trí thông qua, các cán bộ có trách nhiệm viết tài liệu và phổ biến các tài liệu
này đến tất cả các cán bộ liên quan trong Văn phòng. Việc phổ biến có thể được
tiến hành theo một trong các hình thức sau:
- Phổ biến chung trong toàn Văn
phòng Bộ: Các cán bộ biên soạn tài liệu là người phổ biến, cán bộ liên quan là
người tham gia.
- Từng phòng, ban, đơn vị tự phổ biến
cho các cán bộ, nhân viên trong bộ phận mình.
Mục đích là đảm bảo sự hiểu biết cần
thiết và thống nhất ở các cấp quản lý và cá nhân liên quan về nội dung của các
tài liệu.
2.3.2. Triển khai áp dụng
Ngay sau khi phổ biến, tất cả các
phòng trong Văn phòng Bộ phải triển khai áp dụng theo các quy định trong các
văn bản đã được phê duyệt, tương ứng với các hoạt động có liên quan trong quy
trình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn. Trong thời gian này, cán bộ tư vấn sẽ
hỗ trợ, hướng dẫn Bộ cách thức áp dụng và ghi hồ sơ chất lượng, đồng thời ghi
nhận những điểm chưa hợp lý và đề xuất biện pháp giải quyết.
2.3.3. Xem xét và cải tiến các
quy trình quản lý chất lượng
Trong quá trình áp dụng tài liệu sẽ
phát hiện những bất cập cần bổ sung, sửa đổi, hoặc có thể tìm thấy những cơ hội,
cách thức khác để tiến hành công việc một cách hiệu quả hơn, vì vậy cán bộ tư vấn
sẽ phải luôn luôn phối hợp cùng với các cán bộ của Văn phòng Bộ tiến hành việc
ghi nhận những yêu cầu sửa đổi và cải tiến nhằm làm cho các quy trình quản lý
chất lượng sát với thực tế. Công việc này sẽ được tiến hành liên tục cho đến
lúc chứng nhận và cả hoạt động duy trì, cải tiến sau chứng nhận.
2.4. Giai đoạn 4: Đánh giá chất
lượng nội bộ
2.4.1. Đào tạo đánh giá chất lượng
nội bộ
Đánh giá chất lượng nội bộ là một
yêu cầu bắt buộc của TCVN ISO 9001:2008. Đó là một quá trình không thể thiếu
trong khuôn khổ các quy trình quản lý chất lượng nhằm duy trì và cải tiến các
quy trình chất lượng. Đánh giá chất lượng có những đặc thù riêng, có những kỹ
thuật và phương pháp riêng và được quy định rõ trong các tiêu chuẩn TCVN ISO
liên quan (ISO 9001:2008 và ISO 19011:2002). Vì vậy, cũng theo yêu cầu của tiêu
chuẩn, các cán bộ đánh giá cần phải được đào tạo để có đủ năng lực cần thiết
cho việc đánh giá. Khóa đào tạo đánh giá chất lượng sẽ được tổ chức từ 01 – 02
ngày. Đối tượng tham dự là các thành viên trong Ban điều hành ISO của Văn phòng
Bộ và các cán bộ quản lý, chuyên viên tại các phòng có liên quan đến việc áp dụng
quy trình chất lượng. Tổng số học viên cần thiết phải được đào tạo và đạt yêu cầu
để trở thành các chuyên gia đánh giá chất lượng nội bộ cho Bộ Lao động – Thương
binh và Xã hội khoảng từ 7 đến 10 người. Khóa học này sẽ được tổ chức sau khi
phổ biến áp dụng hệ thống tài liệu được khoảng 1 tháng. Tài liệu dùng cho khóa
đào tạo này bao gồm: Tiêu chuẩn ISO 9001:2008, tài liệu tham khảo do đơn vị Tư
vấn biên soạn. Các tài liệu này được gửi trước cho Ban điều hành để phôtô cho mỗi
học viên 1 bộ. Cuối khóa học các học viên sẽ phải làm một bài kiểm tra. Chỉ những
người thi đạt theo yêu cầu đối với một chuyên gia đánh giá chất lượng nội bộ mới
được cấp chứng chỉ và có thể tham gia đánh giá chất lượng nội bộ.
2.4.2. Đánh giá chất lượng nội bộ.
Sau khi đưa hệ thống văn bản vào áp
dụng được khoảng 01 tháng và sau khi khóa đào tạo đánh giá chất lượng nội bộ có
kết quả, bên Tư vấn sẽ phối hợp với các cán bộ đánh giá của Văn phòng Bộ tiến
hành đánh giá hệ thống chất lượng. Việc đánh giá này sẽ phải được tiến hành từ
2 đến 3 lần. Lần đánh giá đầu tiên cán bộ đánh giá của đơn vị Tư vấn sẽ tiến
hành là chính, các cán bộ đánh giá của Văn phòng Bộ sẽ tham gia để thực tập
cách thức đánh giá – đây cũng được xem như là một phần thực hành của quá trình
đào tạo chuyên gia đánh giá nội bộ. Những lần đánh giá sau Văn phòng Bộ sẽ chủ
động thực hiện với sự tham gia cố vấn của các chuyên gia Tư vấn, cán bộ được
phân công đánh giá cần phải hiểu và tổ chức nhuần nhuyễn hoạt động đánh giá chất
lượng nội bộ để đảm bảo duy trì được hệ thống chất lượng sau này.
2.4.3. Khắc phục sau đánh giá
Sau mỗi đợt đánh giá, phải chỉ ra
được các vấn đề còn tồn tại cần khắc phục. Các bộ phận liên quan có trách nhiệm
khắc phục triệt để những tồn tại này. Trên cơ sở những hành động khắc phục sẽ dần
dần hoàn thiện các quy trình quản lý chất lượng.
2.4.4. Xem xét của lãnh đạo
Lãnh đạo Văn phòng Bộ cần tiến hành
xem xét định kỳ hệ thống chất lượng để đảm bảo hệ thống luôn thích hợp, thỏa
đáng và có hiệu lực. Xem xét của lãnh đạo cần bao quát được những vấn đề sau:
- Kết quả của các cuộc đánh giá chất
lượng.
- Phản hồi của các Vụ, Cục trong Bộ,
cá nhân liên quan đến kết quả hoạt động quản lý của Văn phòng Bộ.
- Việc triển khai các quá trình và
sự phù hợp của sản phẩm, kết quả công việc quản lý.
- Việc thực hiện các hành động khắc
phục, phòng ngừa.
- Các hoạt động triển khai theo quyết
định của đợt xem xét trước.
- Những thay đổi có ảnh hưởng đến hệ
thống chất lượng.
- Các khuyến nghị về cải tiến.
Cho đến trước khi chứng nhận, Văn
phòng Bộ cần phải thực hiện việc xem xét của lãnh đạo ít nhất một lần, bao gồm
đầy đủ các nội dung thích hợp nêu trên, đồng thời lưu lại các hồ sơ của việc
xem xét.
2.5. Giai đoạn 5: Chứng nhận
hệ thống
2.5.1. Chuẩn bị đánh giá chứng
nhận: Đơn vị Tư vấn sẽ:
- Giúp Văn phòng Bộ Lao động – Thương
binh và Xã hội lựa chọn các quy trình áp dụng tiêu chuẩn và hoàn thành các thủ
tục giấy tờ với cơ quan chứng nhận.
- Hỗ trợ Ban điều hành Văn phòng Bộ
khắc phục dứt điểm các điểm không phù hợp được phát hiện trong đợt đánh giá nội
bộ.
- Hướng dẫn Văn phòng Bộ chuẩn bị
các nội dung để sẵn sàng cho việc đánh giá chính thức.
2.5.2. Đánh giá chứng nhận
Sau khi khắc phục xong các vấn đề tồn
tại và xem xét về các quy trình chất lượng, Lãnh đạo Văn phòng Bộ sẽ thống nhất
với cơ quan chứng nhận về thời điểm đánh giá chứng nhận.
- Đơn vị Tư vấn sẽ tham gia với tư
cách quan sát viên trong đợt đánh giá chính thức và hỗ trợ thực hiện ngay các
hành động khắc phục bất kỳ sự không phù hợp nào được phát hiện trong quá trình
đánh giá.
- Đơn vị tư vấn sẽ hỗ trợ Ban điều
hành dự án hoàn tất Hồ sơ kết quả thực hiện các biện pháp khắc phục để gửi tới
cơ quan chứng nhận.
- Sau khi xác nhận các kết quả khắc
phục là đã có hiệu lực, cơ quan chứng nhận sẽ ra quyết định chứng nhận và cấp
chứng chỉ phù hợp tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008. Thông thường, chứng chỉ sẽ được
cấp 1 tháng sau khi đánh giá.
III. NỘI DUNG
CÔNG VIỆC CỦA BAN ĐIỀU HÀNH
Để đảm bảo dự án thành công, phía
Văn phòng Bộ cần thiết phải bố trí thời gian, nhân lực và các phương tiện cần
thiết để tiếp nhận dịch vụ của đơn vị tư vấn. Các nội dung công việc cụ thể bao
gồm:
1. Đối với Lãnh đạo Văn phòng:
- Tham gia khóa đào tạo đầu tiên để
trang bị những kiến thức cần thiết về chất lượng, hệ thống quy trình quản lý chất
lượng, các yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008, cách thức áp dụng của
tiêu chuẩn và phương pháp làm việc của bên Tư vấn;
- Thành lập Ban điều hành dự án ISO
9000 với thành phần là các cán bộ chủ chốt;
- Bổ nhiệm một người trong Ban lãnh
đạo làm Đại diện lãnh đạo về chất lượng: Đại diện lãnh đạo về chất lượng là người
thay mặt Ban lãnh đạo và được trao quyền hạn, trách nhiệm để xử lý tất cả các vấn
đề có liên quan đến hệ thống chất lượng và tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn
áp dụng (ISO 9001:2008);
- Hoạch định chính sách, Mục tiêu
chất lượng cho các quy trình cần áp dụng tiêu chuẩn của Văn phòng Bộ theo yêu cầu
của tiêu chuẩn.
- Định kỳ xem xét các quy trình quản
lý chất lượng đang được xây dựng và áp dụng để đảm bảo các quy trình áp dụng
tiêu chuẩn luôn thích hợp, thỏa đáng và có hiệu lực;
2. Đối với Ban điều hành dự
án ISO cùng với Đại diện lãnh đạo về chất lượng:
- Cam kết và cung cấp các nguồn lực
cần thiết (nhân lực, thời gian, kinh phí và các trang thiết bị cần thiết …) cho
việc triển khai dự án;
- Báo cáo Lãnh đạo Bộ về kết quả hoạt
động của các quy trình quản lý chất lượng, về các đề xuất cần thiết nhằm cải tiến
hiệu quả của các quy trình;
- Khuyến khích và thúc đẩy mọi
thành viên trong Văn phòng Bộ tham gia vào việc xây dựng và thực hiện các quy
trình quản lý chất lượng;
- Làm đầu mối liên hệ với Bên tư vấn,
các cơ quan, tổ chức bên ngoài về các vấn đề có liên quan đến các quy trình quản
lý chất lượng đang được áp dụng tại Văn phòng Bộ;
- Tham gia đầy đủ các khóa đào tạo
do Bên Tư vấn tổ chức, bao gồm: đào tạo nhận thức chung về ISO 9000, về Kỹ thuật
Xây dựng các văn bản quy trình quản lý và Đánh giá chất lượng nội bộ theo tiêu
chuẩn TCVN ISO 9001:2008.
- Tham gia xây dựng văn bản, tài liệu
các quy trình quản lý chất lượng (quy trình, hướng dẫn, tiêu chuẩn …) để kiểm
soát các hoạt động chất lượng và các quá trình trong khuôn khổ áp dụng tiêu chuẩn;
- Tham gia phổ biến và hướng dẫn
triển khai, áp dụng các quy trình đã được xây dựng;
- Tham gia đánh giá nội bộ các quy
trình quản lý chất lượng được xây dựng và áp dụng theo yêu cầu của Tiêu chuẩn
ISO 9001:2008;
- Tham gia vào việc liên hệ, tiếp tổ
chức đánh giá chứng nhận đến đánh giá và chuẩn bị cho Buổi lễ đón nhận chứng chỉ
(nếu thấy cần thiết);
3. Đối với cán bộ các phòng
liên quan
- Tham gia các khóa đào tạo về ISO
do đơn vị tư vấn tổ chức theo sự phân công, hướng dẫn của Ban điều hành ISO và
Đại diện lãnh đạo về chất lượng;
- Tham gia và hỗ trợ Bên tư vấn,
Ban điều hành ISO và Đại diện lãnh đạo về chất lượng trong việc Xây dựng và áp
dụng Hệ thống tài liệu theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008.
IV. ĐIỀU KIỆN THỰC
HIỆN VÀ CHI PHÍ DỰ ÁN.
1. Điều kiện thực hiện:
1.1. Phương tiện làm việc:
Để đảm bảo hiệu quả, chất lượng
công việc theo tiến độ dự án, Đơn vị tư vấn sẽ sử dụng các phương tiện làm việc
hiện đại và hợp lý nhất, bao gồm:
- Máy chiếu LCD projector.
- Máy tính xách tay.
- Các phương tiện thông tin liên lạc:
Thư tín EMS, điện thoại và GSM, Fax, Email …
- Các phương tiện làm việc tại Văn
phòng: Máy tính, mạng LAN, Internet và Intranet và mọi phương tiện cần thiết
khác.
- Phòng họp, làm việc và phòng học,
đủ chỗ cho số cán bộ của dự án, đồng thời trang bị sẵn sàng các phương tiện cần
thiết như bàn ghế, bảng, bút viết …
- Bố trí người tham dự các khóa đào
tạo theo yêu cầu và làm việc với chuyên gia tư vấn theo lịch làm việc đã được
hai bên thỏa thuận, đồng thời tiến hành các nội dung công việc được Bên tư vấn
hướng dẫn và thống nhất thực hiện.
2. Thời gian thực hiện:
Thời gian thực hiện Dự án: trong 02
năm 2009 – 2010.
Thời gian thực tế có thể được điều
chỉnh theo điều kiện cụ thể về các nguồn lực cần thiết xây dựng hệ thống, nhưng
vẫn phải đảm bảo có đủ thời gian áp dụng tối thiểu (không ít hơn 06 tháng) để
có đủ bằng chứng về việc hệ thống quản lý chất lượng đã vận hành một cách phù hợp
và hiệu quả.
3. Chi phí dự án.
3.1. Tổng dự toán: 320.000.000đ (Ba
trăm hai mươi triệu đồng chẵn),
Trong đó:
- Thư khoán tư vấn: 200.000.000đ
- Thuê khoán chứng nhận:
35.000.000đ (đã bao gồm thuế VAT và chi phí đánh giá cấp chứng chỉ)
- Kinh phí triển khai tại VP:
85.000.000đ
3.2. Chi phí duy trì hệ thống, đánh
giá, điều chỉnh, bổ sung hàng năm: trong dự toán chi thường xuyên hàng năm.
Nội dung dự án này sẽ làm căn cứ để
lập hợp đồng kinh tế giữa các bên và là một phần không tách rời của hợp đồng.
BỘ
LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI