|
BỘ
NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
******
|
CỘNG
HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
********
|
|
Số:
126/2000/QĐ-BNN-VP
|
Hà Nội, ngày 08 tháng 12 năm
2000
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN HỖ
TRỢ CHƯƠNG TRÌNH CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT
TRIỂN NÔNG THÔN
BỘ TRƯỞNG BỘ NÔNG
NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
Căn cứ Nghị định số 73-CP ngày 1 tháng 11 năm
1995 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của
Bộ Nông nghiệp và Phát triểnnông thôn;
Căn cứ Quyết định số 5714/2000/QĐ/TCCB ngày 7 tháng 12 năm 2000 của Bộ trưởng Bộ
Nông nghiệp và PTNT về việc thành lập Ban Quản lý dự án hỗ trợ chương trình cải
cách hành chính tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn;
Căn cứ Văn kiện dự án "Hỗ trợ chương trình cải cách hành chính tại Bộ Nông
nghiệp và Phát triển nông thôn", mã số VIE 98/O04/B/01/99 đã được ký kết
giữa Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và Chương trình phát triển Liên hợp
quốc tại Việt Nam;
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ, Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1- Ban hành kèm theo quyết định này Quy chế hoạt động của Ban
Quản lý dự án “Hỗ trợ chương trình cải cách hành chính tại Bộ Nông nghiệp và
Phát triển nông thôn”.
Điều 2- Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày ký quyết định ban hành.
Điều 3- Chánh Văn phòng Bộ, Giám đốc dự án, thủ trưởng các cơ quan
liên quan, các thành viên Ban Quản lý dự án căn cứ quyết định thi hành.
|
Nơi nhận:
- Như điều 3;
- Lưu HC, DA
|
KT.
BỘ TRƯỞNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PTNT
THỨ TRƯỞNG
Nguyễn Văn Đẳng
|
QUY CHẾ
HOẠT ĐỘNG CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN HỖ TRỢ CHƯƠNG TRÌNH CẢI CÁCH
HÀNH CHÍNH TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
(Ban
hành theo Quyết định số: 126 /2000-QĐ/BNN-VP ngày 08 tháng 12 năm 2000 của Bộ
trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn)
Chương 1:
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG:
Điều 1- Ban Quản lý Dự án hỗ trợ Chương trình cải cách hành chính
tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (sau đây gọi tắt là Ban Quản lý) được
thành lập để hỗ trợ các chuyên gia quốc tế, chuyên gia trong nước, Tổ Công tác
quản lý cao cấp..., triển khai thực hiện các hoạt động của dự án nhằm đạt các mục
tiêu, các kết quả đã nêu trong Văn kiện dự án.
Điều 2- Ban Quản lý dự án đặt tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát
triển nông thôn, dưới sự chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, và điều hành trực tiếp của
Chánh Văn phòng Bộ, kiêm Giám đốc dự án quốc gia. Các thành viên của Ban Quản lý
bao gồm các công chức của Văn phòng Bộ, Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ Hợp tác quốc tế,
Vụ Chính sách nông nghiệp và PTNT do Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển
nông thôn bổ nhiệm và miễn nhiệm; các nhân viên trợ giúp khác do Giám đốc dự án
lựa chọn quyết định trên cơ sở tuyển dụng theo quy định của Chương trình phát
triển Liên hợp quốc.
Điều 3- Các thành viên của Ban Quản lý làm việc theo chế độ chuyên
trách, hoặc kiêm nhiệm do Giám đốc dự án quyết định, nghĩa vụ và quyền lợi của
các thành viên khi tham gia các hoạt động của dự án sẽ được thực hiện theo các
quy định hiện hành của Chính phủ hoặc Chương trình Phát triển Liên hợp quốc.
Điều 4- Ban Quản lý dự án làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ
trong các hoạt động chung; chế độ thủ trưởng trong điều hành cụ thể; các thành
viên được phân công nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể và có sự phối hợp chặt chẽ với
nhau trong việc thực hiện dự án.
Chương 2:
TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC
THÀNH VIÊN BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN
Điều 5- Giám đốc dự án quốc gia:
a- Chịu trách nhiệm tổng thể về việc điều hành dự
án, tổ chức thực hiện và giám sát chặt chẽ việc triển khai thực hiện dự án; chịu
trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn, trước Chính
phủ và Chương trình phát triển Liên hợp quốc về việc sử dụng các nguồn lực của dự
án đúng mục đích, có hiệu quả.
b- Bảo đảm huy động đầy đủ các khoản đóng góp của
Chính phủ cho dự án theo đúng cam kết.
c- Chịu trách nhiệm tuyển dụng các chuyên gia,
cán bộ dự án. Quản lý chung, bảo đảm cơ cấu tổ chức hoạt động của Ban quản lý dự
án, giám sát hoạt động của Quản đốc dự án (điều phối viên) trong điều hành công
việc hàng ngày.
d- Điều hành hoạt động tài chính của dự án, quyết
định và chịu trách nhiệm về các khoản chi tiêu của dự án, bảo đảm chi tiêu đúng
mục đích, phù hợp với ngân sách dự án, phục vụ tốt nhất cho các hoạt động và kết
quả của dự án.
đ- Chịu trách nhiệm về xây dựng, thống nhất kế
hoạch hoạt động của Dự án với Chương trình phát triển Liên hợp quốc, Bộ Kế hoạch
và đầu tư, các cơ quan Chính phủ khác.
e- Chuẩn bị, thông qua nội dung và đại diện cho
cơ quan điều hành dự án tại các cuộc họp các bên tham gia dự án.
g- Ngoài việc tham gia các cuộc họp, hội thảo,
theo đề nghị của Quản đốc dự án, hàng tuần Giám đốc dự án bố trí ít nhất 02 buổi
làm việc với Ban Quản lý để giải quyết những vấn đề phát sinh trong quản lý hoạt
động của dự án.
Điều 6- Quản đốc dự án (Điều phối viên):
a- Giúp Giám đốc dự án điều hành công việc và chịu
trách nhiệm quản lý các hoạt động hàng ngày theo đúng văn kiện dự án và các quy
định đối với dự án quốc gia điều hành.
b- Chuẩn bị, đàm phán, thống nhất các thoả thuận
với các cơ quan thực hiện dự án. Chuẩn bị và cập nhật kế hoạch hoạt động trình
Giám đốc dự án và báo cáo Chương trình phát triển Liên hợp quốc.
c- Làm việc thường xuyên với Cố vấn kỹ thuật trưởng
để trao đổi, thống nhất nội dung, chương trình làm việc, hỗ trợ Cố vấn kỹ thuật
trưởng trong các buổi làm việc với các Cục, Vụ, các cơ quan Chính phủ và các địa
phương.
d- Chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý các
nguồn lực của dự án, bảo đảm các điều kiện vật chất cho thực hiện các hoạt động
của dự án. Chịu trách nhiệm quản lý tài sản, phương tiện và trang thiết bị văn
phòng của dự án.
đ- Có trách nhiệm hỗ trợ các chuyên gia quốc tế,
chuyên gia trong nước, các cán bộ tham gia dự án trong công việc của họ.
e- Quản lý, phân công nhiệm vụ và giám sát hoạt
động của cá nhân, tập thể chuyên viên Văn phòng Ban Quản lý dự án và các thành
viên là cộng tác viên.
g- Chuẩn bị báo cáo hàng năm, báo cáo kết thúc dự
án, các báo cáo khác theo yêu cầu của Giám đốc dự án và Bộ trưởng. Phối hợp với
Chương trình phát triển Liên hợp quốc tổ chức các cuộc họp đánh giá ba bên, các
đoàn kiểm tra, đánh giá dự án.
Điều 7- Các thành viên chuyên trách và kiêm nhiệm.
1- Công chức chuyên trách của Văn phòng Bộ:
a- Làm việc theo chế độ chuyên trách tại Ban Quản
lý, chịu trách nhiệm thực hiện những nhiệm vụ của dự án liên quan đến Văn phòng
Bộ và những công việc cụ thể khác do Giám đốc dự án phân công.
b- Là đối tác trực tiếp của các chuyên gia trong
nước và quốc tế liên quan đến mục tiêu 1 (tăng cường năng lực thể chế) và mục
tiêu 3 (Chiến lược trao đổi thông tin). Phụ trách việc xây dựng và phát hành Bản
tin hàng quý.
c- Trợ giúp các chuyên gia và Ban quản lý dự án
thẩm định các dự thảo báo cáo, tài liệu liên quan đến mục tiêu 1 và 3, trước
khi trình Tổ Công tác quản lý cao cấp.
d- Tham dự các cuộc họp của Dự án và đi công tác
trong nước theo yêu cầu.
đ- Là đầu mối tổ chức các hoạt động của dự án tại
Văn phòng Bộ.
2- Công chức chuyên trách của Vụ Tổ chức cán bộ.
a- Làm việc theo chế độ chuyên trách tại Quản lý
chịu trách nhiệm thực hiện những nhiệm vụ của dự án liên quan đến Vụ Tổ chức
cán bộ và những công việc cụ thể khác do Giám đốc dự án phân công.
b- Là đại diện của Vụ Tổ chức cán bộ tham gia
vào các hoạt động của dự án theo chức năng của Vụ Tổ chức cán bộ tại Ban quản
lý dự án.
c- Là đối tác trực tiếp của các chuyên gia trong
nước và quốc tế liên quan đến mục tiêu 2 (phát triển tổ chức bộ máy và phát triển
nguồn nhân lực).
d- Trợ giúp các chuyên gia và Ban quản lý dự án
thẩm định các dự thảo báo cáo, tài liệu liên quan đến mục tiêu 2, trước khi
trình Tổ Công tác quản lý cao cấp.
đ- Tham dự các cuộc họp của Dự án và đi công tác
trong nước theo yêu cầu.
e- Là đầu mối hỗ trợ Ban Quản lý dự án tổ chức
các buổi làm việc với Vụ Tổ chức cán bộ.
3- Công chức kiêm nhiệm của Vụ Hợp tác quốc tế:
a- Làm việc theo chế độ kiêm nhiệm tại Ban Quản
lý dự án, chịu trách nhiệm thực hiện những nhiệm vụ của dự án liên quan đến Vụ
Hợp tác quốc tế và những công việc cụ thể khác do Giám đốc dự án phân công.
b- Là đại diện của Vụ Hợp tác quốc tế tham gia
vào các hoạt động quản lý Dự án theo chức năng nhiệm vụ được Bộ giao.
c- Tham gia đánh giá nhu cầu đào tạo ngoại ngữ
cho cán bộ các vụ, cục, cán bộ của Ban quản lý dự án.
d- Hỗ trợ Ban Quản lý dự án giải quyết những vấn
đề phát sinh liên quan đến chuyên gia nước ngoài.
đ- Là đầu mối hỗ trợ Ban Quản lý dự án trong việc
tổ chức làm việc với Vụ Hợp tác quốc tế.
e- Tham dự các cuộc họp của Dự án và đi công tác
trong nước theo yêu cầu.
4- Công chức kiêm nhiệm của Vụ Chính sách nông
nghiệp và PTNT:
a- Làm việc theo chế độ kiêm nhiệm tại Ban Quản
lý chịu trách nhiệm thực hiện những nhiệm vụ của dự án liên quan đến Vụ Chính
sách nông nghiệp và PTNT và những công việc cụ thể khác do Giám đốc dự án phân
công.
b- Tham gia đánh giá nhu cầu đào tạo nâng cao
năng lực xây dựng chính sách cho cán bộ các vụ, cục, các địa phương.
c- Là đối tác chính của các chuyên gia trong nước
và quốc tế liên quan đến chính sách nông nghiệp, phát triển nông thôn.
d- Là đầu mối hỗ trợ Ban Quản lý dự án trong việc
tổ chức làm việc với Vụ Chính sách nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
đ- Hỗ trợ Ban Quản lý dự án trong việc thẩm định
các tài liệu, báo cáo liên quan đến chính sách trước khi trình Tổ Công tác quản
lý cao cấp.
e- Tham dự các cuộc họp của Dự án và đi công tác
trong nước theo yêu cầu.
Các công chức làm việc chuyên trách và kiêm nhiệm
nêu trên làm việc theo chế độ biệt phái tại Ban quản lý dự án với tư cách là
đóng góp của Chính phủ Việt Nam. Lương và các khoản phụ cấp khác do đơn vị cũ
chi trả. Phụ cấp làm việc tại Ban Quản lý dự án được thực hiện theo chế độ hiện
hành. Phụ cấp công tác phí khi được cử đi công tác cho dự án được áp dụng như
những thành viên khác của Ban quản lý.
5- Trợ lý Quản đốc Dự án:
a- Chịu trách nhiệm giúp Quản đốc dự án duy trì
mối quan hệ làm việc với các cục, vụ, các cơ quan trong Bộ, các bộ ngành khác
và các địa phương.
b- Giám sát hoạt động của Văn phòng Ban Quản lý
dự án trong trường hợp Quản đốc dự án vắng mặt.
c- Trợ giúp Quản đốc dự án trong việc lập kế hoạch
công tác, điều hành thực hiện kế hoạch, dự thảo các hợp đồng phụ, mua sắm và quản
lý trang thiết bị.
d- Trợ giúp Giám đốc và Quản đốc dự án trong việc
chuẩn bị nội dung và tổ chức các cuộc họp của Ban Điều hành, Tổ công tác, các
cuộc họp ba bên, các đoàn công tác đánh giá dự án...
đ- Trình ký phát hành văn bản, quản lý văn phòng
phẩm.
e- Trợ giúp Quản đốc dự án trong việc phối hợp
hoạt động của tất cả các bộ phận trong Ban quản lý, chương trình công tác của
các chuyên gia trong và ngoài nước.
g- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của
Giám đốc và Quản đốc dự án.
6- Lái xe:
a- Có trách nhiệm lái xe an toàn phục vụ công tác
của dự án. Giữ gìn, bảo quản xe, sẵn sàng phục vụ các nhu cầu hoạt động của dự
án.
b- Tuân thủ chặt chẽ các quy định về chế độ quản
lý xe, ghi chép đầy đủ các loại giấy tờ sổ sách theo yêu cầu của Chương trình
phát triển Liên hợp quốc.
c- Hỗ trợ thực hiện một số công việc khác của
Ban quản lý theo yêu cầu của Giám đốc và Quản đốc dự án.
7- Tạp vụ:
a- Bảo đảm các phòng làm việc của Ban Quản lý
luôn sạch sẽ, gọn gàng, bảo quản tốt các đồ dùng và trang thiết bị phục vụ công
việc.
b- Chuẩn bị nước uống, công tác hậu cần cho các
cuộc họp, hội thảo và mua sắm đồ dùng cần thiết phục vụ cho các cuộc họp và hội
thảo.
8- Bảo vệ:
a- Phối hợp chặt chẽ với bộ phận bảo vệ của Cơ
quan Bộ bảo đảm an ninh và an toàn của Văn phòng, bảo vệ an toàn các trang thiết
bị, tài sản của dự án trong phạm vi Cơ quan Bộ Nông nghiệp và PTNT.
b- Thực hiện các thủ tục cần thiết với các cơ
quan có trách nhiệm của Bộ và cơ quan bảo vệ pháp luật khi xảy ra mất mát tài sản.
Điều 8- Trách nhiệm của các cán bộ do dự án tuyển dụng:
1- Thư ký kiêm quản lý hành chính (Thư ký hành
chính):
a- Giúp Quản đốc dự án dự thảo lịch công tác
hàng tuần của Ban quản lý, trợ giúp việc thực hiện lịch công tác tuần, sau khi
đã được Giám đốc dự án thông qua.
b- Giải quyết các thủ tục hành chính liên quan đến
công việc tuyển dụng nhân sự, xuất nhập cảnh, các hợp đồng phụ, đào tạo, hội thảo,
các cuộc họp của Ban Điều hành, Tổ Công tác, Ban Quản lý...
c- Dự thảo công văn, thư công tác về các hoạt động
chung của dự án
d- Tổ chức và thực hiện việc lưu trữ tài liệu, hồ
sơ dự án phục vụ công việc chung và trợ giúp các chuyên gia
đ- Trợ giúp Quản đốc dự án trong việc quản lý sử
dụng trang thiết bị văn phòng, tiếp nhận công văn, thông tin đến và báo cáo
Giám đốc, Quản đốc dự án.
e- Thực hiện biên/phiên dịch khi cần thiết và thực
hiện các công việc khác theo yêu cầu của Giám đốc, Quản đốc dự án và Cố vấn kỹ
thuật trưởng.
g- Thực hiện nhiệm vụ thủ qũy của Ban quản lý.
2- Biên dịch và phiên dịch:
a- Trợ giúp Giám đốc dự án, Cố vấn kỹ thuật trưởng
trong các cuộc họp, các khóa đào tạo, trong quan hệ công việc hàng ngày và biên
dịch.
b- Tiến hành phiên dịch từ tiếng Anh sang tiếng
Việt và ngược lại.
c- Thực hiện việc biên dịch theo yêu cầu và đảm
bảo thời gian.
d- Hỗ trợ về biên/phiên dịch cho các cán bộ
chuyên trách và kiêm nhiệm.
đ- Chuẩn bị các báo cáo theo yêu cầu.
e- Giám sát các khóa đào tạo tiếng Anh theo phân
công
g- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của
Giám đốc, Quản đốc dự án và Cố vấn kỹ thuật trưởng.
3- Kế toán của dự án:
a- Chuẩn bị và bảo vệ dự toán ngân sách hàng qúy
và hàng năm từ các nguồn của Chính phủ và Chương trình phát triển Liên hợp quốc,
tiến hành các thủ tục để tạm ứng, bảo đảm đủ nguồn tài chính cho các hoạt động
của dự án.
b- Thực hiện việc chi tiêu từ các nguồn ngân
sách của dự án; kiểm tra, thanh toán các chứng từ chi tiêu của dự án đúng quy định
của Chính phủ và Chương trình phát triển Liên hợp quốc. Lập các báo cáo tài
chính hàng qúy (gồm cả nguồn tài trợ và vốn đối ứng của Việt Nam) gửi Chương
trình phát triển Liên hợp quốc, Văn phòng Bộ, Vụ Tài chính kế toán, Bộ Tài
chính.
c- Tiến hành các thủ tục điều chỉnh ngân sách dự
án khi cần thiết.
d- Trợ giúp Quản đốc dự án trong việc tiến hành
các thủ tục về tài chính để mua sắm trang thiết bị, thực hiện việc kiểm kê,
theo dõi tình trạng hoạt động của các loại trang thiết bị của dự án.
đ- Lưu trữ hồ sơ kế toán và chuẩn bị mọi điều kiện
để sẵn sàng làm việc với cơ quan kiểm toán hoặc thanh tra, kiểm tra tài chính
khi có yêu cầu.
e- Phụ trách tổng đài điện thoại của Ban quản
lý, theo dõi việc liên lạc điện thoại đường dài liên tỉnh và quốc tế.
g- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của
Giám đốc, Quản đốc dự án.
Chương 3:
CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC
Điều 9- Chế độ giao ban, hội nghị, hội thảo:
a- Ban Quản lý dự án họp giao ban định kỳ mỗi
tháng 1 lần để kiểm điểm tình hình triển khai công tác, thông qua những nội
dung công tác lớn của tháng sau, cuộc họp do Giám đốc dự án chủ trì.
b- Chiều thứ 6 hàng tuần Văn phòng Ban Quản lý dự
án họp giao ban do Giám đốc dự án chủ trì, hoặc ủy quyền Quản đốc dự án chủ trì
để kiểm điểm tình hình thực hiện công tác tuần, thông qua chương trình công tác
tuần tiếp theo và bàn biện pháp thực hiện lịch công tác tuần. Thư ký kiêm quản
lý hành chính có trách nhiệm ghi biên bản các cuộc họp giao ban.
c- Các cuộc họp của Tổ công tác và các Tiểu tổ họp
ít nhất mỗi tháng một lần và do Giám đốc dự án quyết định, Quản đốc dự án và
các cán bộ khác có trách nhiệm tổ chức về mặt hành chính và trợ giúp hoàn thành
các tài liệu họp theo phân công. Việc ghi biên bản họp do người chủ trì họp
phân công.
d- Ban Điều hành dự án họp định kỳ 6 tháng một lần,
Quản đốc dự án có trách nhiệm chuẩn bị nội dung trình Giám đốc dự án, các cán bộ
khác có trách nhiệm hỗ trợ Quản đốc dự án trong việc tổ chức họp, Quản đốc dự
án ghi biên bản và dự thảo thông báo kết quả họp Ban Điều hành.
đ- Các buổi làm việc khác của Cố vấn kỹ thuật
trưởng, chuyên gia trong và ngoài nước với các Vụ, Cục thuộc Bộ, các cơ quan
khác được đưa vào lịch công tác tuần và Quản đốc dự án phân công cụ thể việc trợ
giúp thực hiện cho các thành viên Ban Quản lý.
e- Việc tổ chức các hội nghị, hội thảo, các khóa
huấn luyện đào tạo, Văn phòng Ban Quản lý cùng với Cố vấn kỹ thuật trưởng xây dựng
kế hoạch, phân công thực hiện trình Giám đốc dự án thông qua. Sau đó, Quản đốc
dự án phân công trách nhiệm cụ thể cho mỗi thành viên trực tiếp triển khai công
việc.
Điều 10- Trình tự và thủ tục phát hành văn bản (văn bản đi).
Văn bản phát hành bao gồm tất cả các báo cáo,
tài liệu, công văn, thư công tác, được gửi ra bên ngoài bằng các phương tiện
khác nhau như fax, đường bưu điện, thư điện tử...
a- Soạn thảo văn bản: Theo sự phân công của Giám
đốc hoặc Quản đốc dự án, các thành viên Ban Quản lý có trách nhiệm dự thảo văn
bản (tùy theo yêu cầu có thể bằng tiếng Việt, Tiếng Anh, hoặc cả hai thứ tiếng)
đúng thời gian quy định. Người soạn thảo phải ký nháy vào cuối văn bản hoặc ghi
tên vào góc trái bên dưới của văn bản dự thảo, sau đó chuyển cho Quản đốc dự án
kiểm tra, xác nhận trước khi trình Giám đốc dự án. Người soạn thảo và Quản đốc
dự án phải chịu trách nhiệm trước người ký và cùng chịu trách nhiệm liên đới với
người ký trước pháp luật hiện hành của nhà nước, đặc biệt là các văn bản bằng
tiếng Anh.
b- Ký văn bản: Giám đốc dự án là người duy nhất
ký các văn bản. Mọi văn bản, trước khi trình Giám đốc dự án ký phải được Quản đốc
dự án kiểm tra xem xét và chấp thuận trình ký.
Đối với một số văn bản giao dịch thông thường và
thư công tác trong nội bộ, Giám đốc dự án có thể ủy quyền cho Quản đốc, nhưng
phải được Giám đốc dự án thông qua nội dung. Trong trường hợp Giám đốc dự án vắng
mặt mà công việc đòi hỏi gấp, Quản đốc dự án ký và báo cáo lại Giám đốc dự án
phù hợp với những quy định trong Sổ tay quốc gia điều hành dự án và của Bộ Nông
nghiệp và PTNT.
c- Phát hành văn bản: Trợ lý Quản đốc dự án là
người chịu trách nhiệm trình ký và phát hành văn bản đúng địa chỉ đã ghi trong
phần “nơi nhận” của văn bản. Mọi văn bản trước khi phát hành phải lưu lại ít nhất
một bản vào hồ sơ lưu tại Văn phòng Ban Quản lý. Những văn bản giao dịch chính
thức liên quan đến công tác quản lý và tiến độ thực hiện dự án phải gửi 01 bản
cho Vụ hợp tác quốc tế theo quy định chung của Bộ.
Điều 11- Trình tự xử lý văn bản và thông tin đến (văn bản đến)
a- Văn bản, thông tin đến là tất cả các thông tin
Ban Quản lý dự án nhận được bằng văn bản, điện thoại, thư điện tử, fax, truyền
miệng....
b- Tất cả thông tin đến bằng văn bản phải được
Thư ký hành chính vào sổ theo dõi và thông báo cho Quản đốc dự án để phân loại,
xử lý sơ bộ và báo cáo Giám đốc dự án cho ý kiến giải quyết.
c- Sau khi Giám đốc hoặc Quản đốc dự án đã có ý
kiến xử lý, Thư ký hành chính chuyển văn bản cho người có trách nhiệm giải quyết
công việc để thực hiện. Sau khi công việc được giải quyết, Thư ký hành chính phải
lưu văn bản đến vào các cặp hồ sơ tương ứng.
d- Tất cả thông tin nhận được qua điện thoại,
truyền miệng liên quan đến các công việc của dự án, nếu không thuộc trách nhiệm
giải quyết của người nhận thông tin phải khẩn trương báo cáo Quản đốc và Giám đốc
dự án để xem xét giải quyết và phúc đáp. Mọi thông tin, phát ngôn, giao dịch
chính thức giữa dự án với các cơ quan bên ngoài do Giám đốc dự án chịu trách
nhiệm, trong một số trường hợp Giám đốc dự án có thể ủy quyền cho Quản đốc dự
án hoặc các thành viên khác.
Điều 12- Lưu trữ, sao chụp tài liệu và chế độ bảo mật
a- Thư ký hành chính chịu trách nhiệm chung về
lưu trữ hồ sơ, tài liệu về các hoạt động chung của dự án.
b- Kế toán chịu trách nhiệm lưu trữ toàn bộ các
tài liệu, chứng từ về kế toán, tài chính của dự án.
c- Các thành viên Ban quản lý có thể sao chụp
tài liệu từ các hồ sơ lưu để phục vụ công việc nhưng phải thông báo cho Thư ký
hành chính biết và trả lại tài liệu vào hồ sơ lưu ngay sau khi sao chụp xong.
d- Các thành viên Ban Quản lý dự án phải thực hiện
tốt chế độ bảo mật đối với các tài liệu và thông tin theo đúng quy định của Nhà
nước và của Bộ. Việc cung cấp thông tin, tài liệu cho chuyên gia hoặc gửi tài
liệu ra nước ngoài, các thành viên phải báo cáo Quản đốc dự án để xin ý kiến của
Giám đốc dự án quyết định. Việc tổ chức các buổi làm việc với chuyên gia quốc tế,
phải thực hiện theo đúng quy định hiện hành.
Chương 4:
QUẢN LÝ TÀI CHÍNH VÀ TÀI
SẢN CỦA DỰ ÁN
Điều 13- Nguyên tắc chung:
Việc quản lý và sử dụng các nguồn tài chính của
dự án phải được thực hiện theo đúng các quy định của Chính phủ về quản lý sử dụng
vốn đối ứng, quản lý viện trợ và tuân theo các nguyên tắc của Sổ tay quốc gia
điều hành dự án về quản lý sử dụng ngân sách dự án. Giám đốc dự án là người quyết
định và chịu trách nhiệm về việc chi tiêu các nguồn tài chính của dự án đúng mục
đích, Kế toán viên và Quản đốc dự án chịu trách nhiệm trước Giám đốc dự án về
việc quản lý trực tiếp các nguồn tài chính.
Điều 14- Chế độ quản lý vốn đối ứng:
a- Căn cứ vào kế hoạch công tác và các cam kết của
Chính phủ về vốn đối ứng, hàng năm Ban Quản lý dự án lập kế hoạch vốn đối ứng,
làm việc với các Vụ chức năng để thống nhất và trình Lãnh đạo Bộ quyết định kế
hoạch vốn đối ứng cho các hoạt động của dự án.
b- Sau khi được Bộ Tài chính và Bộ Nông nghiệp
và PTNT giao kế hoạch vốn, mọi khoản chi phải bảo đảm đúng mục đích và theo mục
lục ngân sách. Kế toán viên và Quản đốc dự án lập dự trù chi tiêu hàng tháng
trình Giám đốc dự án duyệt. Phòng kế toán tài chính thuộc Văn phòng Bộ là cơ
quan giám sát, quản lý việc chi tiêu nguồn vốn đối ứng của dự án.
Điều 15- Chế độ quản lý nguồn vốn tài trợ của dự án:
a- Về mua sắm trang thiết bị không tiêu hao (sử
dụng từ 3 năm trở lên, có giá trị trên 500 USD):
- Căn cứ vào văn kiện dự án và nhu cầu mua sắm
phù hợp với kế hoạch tài chính qúy, Quản đốc dự án lập tờ trình Giám đốc dự án
về danh mục trang thiết bị cần mua sắm. Sau khi được Giám đốc dự án phê duyệt,
Trợ lý quản đốc chuẩn bị các thông số kỹ thuật và yêu cầu báo giá gửi cho các
nhà cung cấp.
- Trợ lý quản đốc là người giao dịch và xử lý
các công việc liên quan đến việc mua sắm trang thiết bị.
- Đối với các khoản mua sắm trên 1.000USD, tổ chức
họp Ban tư vấn mua sắm để đánh giá các báo giá, lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất.
Ban tư vấn mua sắm gồm Quản đốc, Trợ lý Quản đốc, Kế toán viên và một tư vấn kỹ
thuật (nếu cần).
- Sau cuộc họp của Ban tư vấn mua sắm, Quản đốc
dự án có trách nhiệm trình Giám đốc dự án phê duyệt kết quả, Trợ lý quản đốc
chuẩn bị và gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp được lựa chọn có xác nhận của Quản
đốc dự án, ký duyệt của Giám đốc dự án và tiến hành các thủ tục mua sắm, tiếp
nhận, kiểm tra.
- Kế toán viên có trách nhiệm kiểm tra, nghiệm
thu và thực hiện các thủ tục thanh toán, theo dõi, kiểm kê... theo đúng các quy
định trong Sổ tay quốc gia điều hành dự án.
b- Về mua sắm thiết bị tiêu hao, văn phòng phẩm,
sửa chữa thiết bị...
- Các thành viên Ban Quản lý đăng ký với Trợ lý
Quản đốc dự án nhu cầu mua sắm, sửa chữa thiết bị, văn phòng phẩm... để tổng hợp
nhu cầu hàng tháng, hàng qúy. Trợ lý quản đốc cùng Kế toán viên lập dự trù để
đưa vào kế hoạch tài chính hàng qúy.
- Đối với mỗi khoản mục mua sắm, sửa chữa, Trợ
lý quản đốc cùng Kế toán viên tìm kiếm ít nhất ba nhà cung cấp để yêu cầu báo
giá, so sánh, lựa chọn , báo cáo Quản đốc dự án thông qua, trình Giám đốc dự án
phê duyệt việc mua sắm, sửa chữa.
- Về quản lý sử dụng ngân sách cho các hoạt động
khác của dự án thực hiện theo đúng quy định trong Sổ tay quốc gia điều hành dự
án, bảo đảm công khai, theo kế hoạch. Kế toán viên lập dự trù, báo cáo Quản đốc
dự án xác nhận và trình Giám đốc dự án phê duyệt.
c- Về theo dõi chi tiêu: Kế toán viên bảo đảm việc
mở các sổ kế toán theo quy định. Mọi hoá đơn chứng từ chi tiêu từ Qũy tạm ứng,
hoặc do Chương trình phát triển Liên hợp quốc thanh toán trực tiếp trước khi gửi
Văn phòng Chương trình phát triển Liên hợp quốc phải lưu lại 01 bản sao để tạo
điều kiện cho việc kiểm toán khi có yêu cầu.
d- Báo cáo tài chính: Hàng quý và cuối năm kế
toán viên chịu trách nhiệm chuẩn bị các báo cáo tài chính trình Quản đốc dự án
xác nhận và Giám đốc dự án ký duyệt gửi Bộ, Chương trình phát triển Liên hợp quốc,
Bộ Tài chính và các cơ quan có liên quan.
Điều 16- Chế độ quản lý và sử dụng tài sản:
a-Nguyên tắc chung:
- Tài sản phải được bảo quản tốt và sử dụng đúng
mục đích của dự án. Các thành viên có trách nhiệm bảo vệ tài sản mình đang sử dụng,
nếu để xảy ra mất mát hư hỏng do thiếu tinh thần trách nhiệm của cá nhân thì phải
bồi thường thiệt hại.
- Quản đốc dự án chịu trách nhiệm chung về quản
lý sử dụng tài sản dự án một cách có hiệu quả, nếu có mất mát hư hỏng phải lập
biên bản, tìm hiểu nguyên nhân và đề xuất biện pháp khắc phục. Kế toán viên chịu
trách nhiệm quản lý tài sản không tiêu hao của dự án. Đối với tài sản dự án được
giao cho các cơ quan tham gia thực hiện dự án sử dụng, các cơ quan đó phải có
trách nhiệm bảo quản, Quản đốc dự án lập biên bản bàn giao và thường xuyên kiểm
tra việc sử dụng của các cơ quan tham gia dự án.
- Hàng năm Quản đốc dự án và Kế toán viên có trách
nhiệm tổ chức kiểm kê, đánh giá tài sản không tiêu hao của dự án vào ngày 31/12
để lập báo cáo “kiểm kê tài sản”.
b- Sử dụng điện thoại, fax và hệ thống thông tin
mạng:
- Trên tinh thần tiết kiệm, tránh dùng điện thoại,
fax, hệ thống thông tin nối mạng của dự án vào việc riêng.
- Kế toán viên chịu trách nhiệm quản lý sử dụng
tổng đài điện thoại/các máy điện thoại trực tiếp và có sổ theo dõi gọi điện thoại,
fax liên tỉnh và quốc tế.
- Các thành viên Ban Quản lý có trách nhiệm ghi
chép đầy đủ các cuộc gọi điện thoại, fax liên tỉnh, quốc tế vào sổ theo dõi (điện
thoại/fax quốc tế phải được sự đồng ý của Quản đốc dự án).
- Việc truy cập mạng internet và hệ thống nối mạng
thông tin do Trợ lý Quản đốc dự án, Thư ký hành chính và kế toán viên thực hiện
theo yêu cầu công việc. Thư ký hành chính có trách nhiệm kiểm tra thư điện tử đến
tPrên mạng vào đầu giờ buổi sáng và buổi chiều hàng ngày.
c- Sử dụng xe ô tô:
- Xe ô tô được sử dụng cho các hoạt động của dự
án theo đúng quy định trong Sổ tay quốc gia điều hành dự án.
- Các thành viên Ban Quản lý dự án, các chuyên
gia trong nước và quốc tế khi có nhu cầu sử dụng xe ô tô phải đăng ký trước với
Thư ký hành chính 01 ngày (trừ các trường hợp đột xuất). Các nội dung đăng ký gồm:
nơi đến, mục đích, thời gian sử dụng. Thư ký hành chính có trách nhiệm tổng hợp
nhu cầu đăng ký sử dụng xe ô tô, hàng ngày báo cáo Quản đốc dự án thông qua và
quyết định thứ tự ưu tiên sử dụng xe khi có nhiều người đăng ký sử dụng xe
trong cùng một thời gian.
- Thư ký hành chính mở sổ theo dõi hoạt động của
xe, nhu cầu về xăng dầu, bảo trì, bảo dưỡng và phối hợp với Đội xe Văn phòng Bộ
để quản lý việc sử dụng xe.
- Lái xe có trách nhiệm thực hiện đúng hành
trình của người đăng ký sử dụng xe và có quyền từ chối lái xe ngoài hành trình
đã đăng ký. Lái xe phải ghi chép đầy đủ những nội dung trong sổ nhật ký sử dụng
xe.
d- Chế độ sử dụng trung tâm thông tin tư liệu của
dự án:
- Sách và tài liệu tham khảo tại trung tâm thông
tin tư liệu phục vụ chuyên gia, cán bộ tham gia thực hiện dự án do Cán bộ thông
tin-thư viện quản lý và các thành viên Ban Quản lý có trách nhiệm bảo quản, giữ
gìn.
- Cán bộ và chuyên gia có nhu cầu mượn đọc tại
chỗ, sao chụp, mượn đem ra khỏi phòng đọc phải được sự đồng ý của cán bộ phụ
trách ghi sổ mượn, nếu mất mát phải bồi thường.
đ- Chế độ sử dụng văn phòng phẩm:
- Trợ lý Quản đốc dự án phối hợp với kế toán
viên có trách nhiệm lập nhu cầu sử dụng, tổ chức mua văn phòng phẩm đảm bảo phục
vụ tốt các hoạt động của dự án.
- Trợ lý Quản đốc dự án mở sổ theo dõi việc sử dụng
văn phòng phẩm của Văn phòng Ban quản lý và các chuyên gia, cán bộ tham gia thực
hiện dự án.
Điều 17- Các chế độ khác:
Chế độ xin nghỉ:
- Các thành viên nghỉ việc do ốm đau phải thông
báo kịp thời cho Quản đốc dự án biết và báo cáo về những công việc đang làm cần
hoàn thành đúng hạn để Quản đốc dự án bố trí người khác giải quyết. Nghỉ ốm từ
03 ngày trở lên phải có giấy xác nhận của bác sỹ.
- Các thành viên nghỉ về việc riêng 1-2 ngày phải
viết phiếu xin nghỉ (theo mẫu), báo cáo trước 01 ngày với Quản đốc dự án và bố
trí hoàn thành các công việc theo yêu cầu tiến độ. Khi thành viên nghỉ từ 03
ngày trở lên, Quản đốc dự án phải báo cáo Giám đốc dự án xin ý kiến giải quyết.
b- Sắp xếp bố trí phòng làm việc: Các thành viên
phải bảo đảm phòng làm việc luôn gọn gàng, ngăn nắp, tuân thủ các quy định về
an toàn, phòng chống cháy. Kết thúc ngày làm việc phải kiểm tra kỹ việc tắt các
thiết bị điện, khóa cửa... Thành viên nào không thực hiện đúng quy định, để xảy
ra mất mát, hư hỏng tài sản phải chịu trách nhiệm cá nhân.
Chương 5:
HIỆU LỰC VÀ TỔ CHỨC THỰC
HIỆN
Điều 18- Những quy định khác không có trong quy chế này, được áp dụng
theo những quy định hiện hành của pháp luật Việt nam, quy định trong Sổ tay quốc
gia điều hành dự án, các điều khoản giao việc, mô tả công việc và hợp đồng nhân
sự của mỗi thành viên.
Điều 19- Mọi thành viên tham gia Ban Quản lý Dự án có trách nhiệm chấp
hành nghiêm chỉnh Quy chế này. Quản đốc dự án có trách nhiệm giúp Giám đốc dự
án giám sát việc thực hiện Quy chế và định kỳ tổ chức họp đánh giá tình hình thực
hiện, đề xuất hình thức khen thưởng hoặc kỷ luật theo quy định chung về khen
thưởng-kỷ luật của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
Điều 20- Quy chế này mới quy định những vấn đề chung, trong qúa
trình thực hiện có những vấn đề vướng mắc cần bổ sung và sửa đổi, Quản đốc dự
án tổng hợp trình Giám đốc dự án xem xét, báo cáo Trưởng Ban điều hành cho ý kiến
chỉ đạo.