|
TỔNG
CỤC HẢI QUAN
CỤC HẢI QUAN
TỈNH BÌNH DƯƠNG
----------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 1026/QĐ-HQBD
|
Bình Dương, ngày 20 tháng 12 năm 2016
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY CHẾ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CỤC HẢI QUAN TỈNH BÌNH
DƯƠNG
CỤC TRƯỞNG CỤC HẢI QUAN BÌNH DƯƠNG
Căn cứ Luật Lưu trữ số
01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ về việc Quy định chi tiết
thi hành một số điều của Luật lưu trữ;
Căn cứ Thông tư số 155/2013/TT-BTC
ngày 6/11/2013 của Bộ Tài chính quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu
hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành Tài chính;
Căn cứ Thông tư số 16/2014/TT-BNV
ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào lịch sử các cấp;
Căn cứ Thông tư số 17/2014/TT-BNV
ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp
lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp;
Căn cứ Quyết định số 2449/QĐ-BTC
ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính về việc ban hành Quy chế công tác lưu trữ của
Bộ Tài chính;
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Cục
Hải quan tỉnh Bình Dương.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết
định này Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Cục Hải quan tỉnh Bình
Dương.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và được
áp dụng thống nhất trong toàn Cục từ ngày 01/01/2017.
Điều 3. Chánh Văn phòng, Trưởng các đơn vị thuộc và trực
thuộc, CBCC Cục Hải quan tỉnh Bình Dương chịu trách nhiệm thi hành quyết định
này./.
|
Nơi nhận:
- Như điều 3;
- TCHQ;
- LĐ Cục (để b/c);
- Lưu: VT, VP.
|
CỤC TRƯỞNG
Nguyễn Phước Việt Dũng
|
QUY CHẾ
KHAI
THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CỤC HẢI QUAN BÌNH DƯƠNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1026/QĐ-HQBD ngày 20 tháng 12 năm 2016 của
Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh Bình Dương)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi
và đối tượng áp dụng
1. Phạm vi áp dụng
Quy chế này quy định việc khai thác
và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Cục Hải
quan tỉnh Bình Dương.
2. Đối tượng áp dụng
- Quy chế này được áp dụng đối với
Kho lưu trữ Cục và các Chi cục trực thuộc Cục.
- Lãnh đạo, CBCC các đơn vị thuộc và
trực thuộc Cục; tổ chức, cá nhân trong và ngoài cơ quan đến khai thác và sử dụng
tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ Cục và Kho lưu trữ của các Chi cục trực thuộc.
Điều 2. Giải
thích từ ngữ
1. Tài liệu, tài liệu lưu trữ
là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử
được lựa chọn để lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế
bằng bản sao hợp pháp.
2. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn
bản được Cục Hải quan tỉnh Bình Dương ban hành và có chữ
ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
3. Bản gốc, bản chính văn bản là bản
hoàn chỉnh về nội dung và thể thức văn bản, có chữ ký sống trực tiếp của người có thẩm quyền và được Cục Hải
quan tỉnh Bình Dương ban hành.
4. Bản sao y bản chính là bản
sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy
định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản
chính.
5. Bản trích sao là bản sao một
phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức
quy định. Bán trích sao phải được thực hiện từ bản chính.
6. Bản sao lục là bản sao đầy
đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và
trình bày theo thể thức quy định.
7. Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của
Cục Hải quan tỉnh Bình Dương.
8. Chứng thực tài liệu là việc
cơ quan nhà nước có thẩm quyền căn cứ và bản chính để chứng thực bản sao là
đúng với bản chính.
Điều 3. Thành
phần tài liệu tại Kho lưu trữ Cục Hải quan Bình Dương
1. Tài liệu của Phông lưu trữ Cục Hải
quan Bình Dương từ khi thành lập đến nay.
2. Tài liệu của các đơn vị thuộc và
trực thuộc Cục giao nộp vào Kho lưu trữ Cục.
3. Hồ sơ khai báo Hải quan bao gồm: tờ
khai Hải quan, hồ sơ thanh khoản hàng SXXK, Gia công...
4. Các hồ sơ, tài liệu khác có giá trị
còn đang lưu giữ.
Điều 4. Các hình
thức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Sử dụng tài liệu ngay tại kho.
2. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ.
3. Cấp bản chứng thực tài liệu lưu trữ.
4. Cho mượn tài liệu.
Chương II
QUY ĐỊNH CỤ THỂ
Điều 5. Thẩm quyền
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Đối với tài liệu mật: thẩm
quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mật được thực hiện theo quy
định tại Thông tư 161/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 31/10/2014 về quy định
công tác bảo vệ bí mật nhà nước của ngành Tài chính.
2. Đối với tài liệu thường:
Chánh Văn phòng hoặc người được ủy quyền quản lý công tác lưu trữ
cho phép sử dụng tài liệu thường.
3. Tài liệu lưu trữ mang ra ngoài cơ quan
- Đối với việc mang tài liệu lưu trữ
mang ra ngoài cơ quan hoặc mang ra nước ngoài để phục vụ công tác, nghiên cứu
khoa học và các nhu cầu chính đáng do Lãnh đạo Cục quyết định.
- CBCC các đơn vị thuộc, trực thuộc Cục
khi có nhu cầu mượn và mang tài liệu lưu trữ ra ngoài cơ quan để phục vụ công
tác nghiệp vụ của đơn vị phải lập phiếu yêu cầu mượn tài liệu theo phụ lục
VII và do Chánh Văn phòng hoặc người được ủy quyền quyết định.
- Tài liệu mang ra ngoài cơ quan phải
được sử dụng đúng mục đích, bảo quản và hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ
đó.
4. CBCC bộ phận lưu trữ các đơn vị phải lập các sổ nhập, xuất tài liệu, sổ đăng ký mục lục hồ sơ theo Phụ
lục VIII để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai
thác tài liệu, định kỳ cuối năm báo cáo Chánh Văn phòng, thủ trưởng đơn vị tình
hình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Điều 6. Quyền và
trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân đến khai thác và sử dụng tài liệu lưu
trữ
1. Các đơn vị, cá nhân trong và ngoài
cơ quan đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và các
nhu cầu riêng chính đáng.
2. Khi khai thác tài liệu lưu trữ phục
vụ công vụ, các đơn vị, cá nhân phải có văn bản đề nghị ghi rõ mục đích khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ (Phụ lục l). Các đơn vị, cá nhân trong và
ngoài cơ quan phải có giấy giới thiệu
ghi rõ mục đích khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và phải
được Lãnh đạo cơ quan có thẩm quyền đồng ý.
3. Cá nhân trong và ngoài cơ quan
khai thác sử dụng tài liệu vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu,
chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu và phải được lãnh đạo cơ quan có thẩm quyền
đồng ý.
4. Thực hiện nghiêm túc nội quy khai
thác và sử dụng tài liệu lưu trữ; phải có trách nhiệm giữ gìn bí mật những
thông tin của tài liệu lưu trữ theo chế độ bảo mật hiện hành, đảm bảo bí mật quốc
gia; thực hiện đúng các quy định về khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
5. Đối với các tài liệu có nguy cơ bị hư hỏng chỉ được khai thác và sử dụng ngay tại kho
lưu trữ hoặc mượn phục vụ cho hoạt động công vụ dưới dạng là bản sao hợp pháp.
Điều 7. Tiếp nhận
và giải quyết các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Tiếp nhận yêu cầu khai thác tài liệu
Việc tiếp nhận yêu cầu khai thác và sử
dụng tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ được thực hiện trong các ngày làm việc, từ
thứ Hai đến thứ Sáu hàng tuần (trừ các ngày nghỉ theo quy định). Trong trường hợp
đặc biệt, theo yêu cầu của Lãnh đạo Cục, Chánh văn phòng hoặc người được ủy quyền
bố trí công chức, viên chức phục vụ ngoài giờ làm việc.
2. Giải quyết yêu cầu khai thác tài
liệu lưu trữ
- Đối với đơn vị, cá nhân thuộc Cục:
từ 1 đến 3 ngày làm việc.
- Đối với tổ chức, cá nhân ngoài cơ
quan: không quá 7 ngày làm việc.
Điều 8. Trách nhiệm
của Văn phòng Cục
1. Trách nhiệm của Chánh văn phòng hoặc
người được ủy quyền
- Trình lãnh đạo Cục xem xét, phê duyệt
quy trình, thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của đơn vị, tổ chức, cá nhân có nhu cầu tại Điều 6 quy chế này.
- Ký duyệt các văn bản yêu cầu khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định tại Khoản 2
Điều 5 Quy chế này.
- Quản lý tài liệu lưu trữ của toàn bộ
cơ quan.
- Quản lý, bảo quản các công cụ tra cứu
tài liệu lưu trữ.
2. Trách nhiệm của CBCC kho lưu trữ
- Làm thủ tục tiếp nhận và giao tài
liệu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ sau khi được cấp trên phê duyệt.
- Ký duyệt xuất, nhập tài liệu bảo quản
tại kho lưu trữ.
- Thu thập, quản lý, bảo quản an toàn
bí mật tài liệu lưu trữ, không cho phép mang bản gốc, bản
chính tài liệu lưu trữ ra khỏi kho lưu trữ khi chưa được
phép của cấp trên theo quy định; phục vụ tốt việc khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ.
- Hướng dẫn cơ quan, tổ chức, cá nhân
trong và ngoài cơ quan thực hiện đúng các quy định khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ.
- Quản lý những tài liệu lưu trữ và
các trang thiết bị của kho lưu trữ.
- Lập sổ theo dõi việc khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ (Phụ lục II).
- Thực hiện đúng các quy định về khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Điều 9. Khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Sử dụng tài liệu ngay tại kho.
- Kho lưu trữ Cục bố trí các trang
thiết bị cần thiết (bàn, ghế, tủ), công cụ tra cứu tài liệu (máy vi tính, phần
mềm quản lý, mục lục hồ sơ...) để phục vụ tốt nhu cầu khai
thác tài liệu lưu trữ.
- Cán bộ Kho lưu trữ trực tiếp hướng dẫn và phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngay tại
Kho lưu trữ.
2. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ.
- Tài liệu được sao dưới các hình
thức: sao chụp, in từ bản số hóa nguyên văn toàn bộ hoặc một phần
nội dung thông tin của văn bản, tài liệu từ nguyên bản tài liệu lưu trữ.
- Bản sao tài liệu bao gồm: bản sao
không chứng thực và bản sao có chứng thực theo yêu cầu của người khai thác tài
liệu.
- Việc sao tài liệu lưu trữ do cán bộ
kho lưu trữ thực hiện sau khi có ý kiến đồng ý của cấp trên.
3. Cấp bản chứng thực tài liệu lưu trữ.
a) Hình thức chứng thực tài liệu bao
gồm: chứng thực bản sao nguyên văn toàn bộ văn bản, tài liệu và chứng thực bản
sao một phần nội dung thông tin của văn bản, tài liệu.
b) Nội dung chứng thực tài liệu
- Cán bộ Kho lưu trữ xác nhận các
thông tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu giữ của tài liệu đang bảo quản tại Kho lưu
trữ gồm: Tờ số, hồ sơ số, tên phông, số chứng thực được đăng ký trong sổ chứng
thực (Phụ lục VI). Các thông tin về chứng thực tài liệu được thể hiện
trên dấu chứng thực (Phụ lục IX).
- Cán bộ Kho lưu trữ điền đầy đủ các
thông tin vào dấu chứng thực đóng trên bản sao ghi ngày, tháng, năm chứng thực,
trình Lãnh đạo Văn phòng ký xác nhận và đóng dấu của cơ quan.
- Trang đầu tiên của bản sao đóng dấu
bản sao (Phụ lục IX) vào chỗ trống phía trên bên phải. Đối với văn bản,
tài liệu có từ 02 tờ trở lên, sau khi chứng thực phải được đóng dấu giáp lai.
Cán bộ kho lưu trữ có trách nhiệm lưu 01 bản chứng thực để làm căn cứ đối chiếu
khi cần thiết. Hồ sơ chứng thực tài liệu được bảo quản ít nhất 20 năm, kể từ
ngày chứng thực.
c) Việc chứng thực tài liệu lưu trữ
phải đảm bảo trung thực, khách quan, chính xác. Người chứng thực phải chịu
trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực.
4. Cho mượn tài liệu.
- Cơ quan, tổ chức, cá nhân phải lập
văn bản đề nghị mượn tài liệu lưu trữ trong đó ghi rõ loại tài liệu, thời gian
mượn, thời gian trả.
- Người mượn phải thực hiện các thủ tục
nghiên cứu và khai thác tài liệu theo hướng dẫn của nhân
viên Phòng lưu trữ.
- Người mượn không được tự ý sao, chụp
ảnh tài liệu, dữ liệu trên máy tính và thông tin trong công cụ tra cứu khi chưa
được phép.
- Ngoài các quy định trên, người mượn
cần thực hiện nghiêm chỉnh các quy định có liên quan trong Nội quy ra, vào cơ quan; Quy định về sử dụng tài liệu; Quy định về phòng chống cháy
nổ của cơ quan, tổ chức.
- Công chức, viên chức lưu trữ cơ
quan phải lập các Sổ nhập, xuất tài liệu, Sổ đăng ký mục lục hồ sơ và sổ đăng
ký người mượn hồ sơ để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu./.
Ghi chú:
Tổ chức, cá nhân và cán bộ Kho lưu trữ phải sử dụng các biểu mẫu theo quy định
khi khai thác, sử dụng tài liệu. (Từ phụ lục I đến phụ lục VIII).
Phụ
lục I
|
TỔNG
CỤC HẢI QUAN
CỤC HẢI QUAN
TỈNH BÌNH DƯƠNG
----------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: /PĐK-KTTL
|
Bình Dương, ngày tháng
năm 2016
|
PHIẾU ĐĂNG KÝ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI
LIỆU LƯU TRỮ
Kính gửi:......................................................
Họ và tên: .............................................................................................................................
Ngày, tháng, năm sinh: ........................................................................................................
Số chứng minh nhân dân: ...................................................................................................
Đơn vị công tác: ..................................................................................................................
Địa chỉ liên hệ: ....................................................................................................................
.………………………………………………………………………………………………………
Số điện thoại: ......................................................................................................................
Mục đích khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ: .......................................................................
.………………………………………………………………………………………………………
.………………………………………………………………………………………………………
Thời gian khai thác, sử dụng tài liệu:
..................................................................................
Tôi xin thực hiện nghiêm túc nội quy,
quy chế của Cục hải quan tỉnh Bình Dương và những quy định của pháp luật hiện
hành về bảo vệ, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
|
XÉT DUYỆT CỦA CHÁNH VĂN PHÒNG
|
..............., ngày tháng năm 2016
Người đăng ký
|
Phụ
lục II
|
TỔNG
CỤC HẢI QUAN
CỤC HẢI QUAN
TỈNH BÌNH DƯƠNG
----------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
SỔ ĐĂNG KÝ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1. Quy cách sổ
a) Khổ giấy A4
b) Kiểu trình bày ngang.
2. Cấu tạo sổ
a) Tờ bìa gồm các thông tin:
- Tên cơ quan:
+ Dòng trên: CỤC HẢI QUAN TỈNH BÌNH
DƯƠNG
+ Dòng dưới: VĂN PHÒNG
- Tên sổ: Sổ đăng
ký khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
- Địa danh và thời gian sử dụng Sổ
b) Nội dung sổ:
|
STT
|
Ngày
tháng năm đăng ký
|
Họ
và tên người yêu cầu
|
Quốc
tịch
|
Số
CMNN/Hộ chiếu
|
Cơ
quan công tác
|
Nội
dung khai thác
|
Địa
chỉ liên hệ, Số ĐT
|
Ghi
chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
(1) Số thứ tự: Ghi số thứ tự người
đăng ký trong năm.
(2) Ngày/tháng/năm: Ghi ngày tháng
năm người yêu cầu sử dụng tài liệu.
(3) Họ và tên: Ghi họ và tên người
đăng ký sử dụng tài liệu.
(4) Quốc tịch: Ghi Quốc tịch người đăng
ký sử dụng tài liệu.
(5) Số CMNN/Hộ chiếu: Ghi Số CMNN/Hộ
chiếu người ĐK sử dụng tài liệu.
(6) CQ công tác: Ghi tên cơ quan công
tác của người đăng ký sử dụng tài liệu.
(7) Nội dung khai thác: Ghi nội dung
người đăng ký sử dụng tài liệu yêu cầu.
(8) ĐC liên hệ, số ĐT: Ghi địa chỉ và
số ĐT của người đăng ký sử dụng tài liệu.
(9) Ghi chú: Ghi chép khác.
Phụ
lục III
|
TỔNG
CỤC HẢI QUAN
CỤC HẢI QUAN
TỈNH BÌNH DƯƠNG
----------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: /PYC-STL
|
Bình Dương, ngày tháng
năm 2016
|
PHIẾU YÊU CẦU SAO TÀI LIỆU
Họ và tên: .............................................................................................................................
Ngày, tháng, năm sinh: ........................................................................................................
Số chứng minh nhân dân: ...................................................................................................
Đơn vị công tác: ...................................................................................................................
Địa chỉ liên hệ: .....................................................................................................................
...............................................................................................................................................
Số điện thoại: ........................................................................................................................
|
STT
|
Tên
phông
|
Ký
hiệu hồ sơ/tài liệu
|
Tên
văn bản/tài liệu
|
Từ
tờ đến tờ
|
Tổng
số trang
|
Ghi
chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
XÉT DUYỆT CỦA CHÁNH VĂN PHÒNG
|
..............., ngày tháng năm 2016
Người yêu cầu
|
Phụ
lục IV
|
TỔNG
CỤC HẢI QUAN
CỤC HẢI QUAN
TỈNH BÌNH DƯƠNG
----------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
SỔ ĐĂNG KÝ PHIẾU YÊU CẦU SAO TÀI LIỆU
1. Quy cách sổ
a) Khổ giấy A4
b) Kiểu trình bày ngang.
2. Cấu tạo sổ
a) Tờ bìa gồm các thông tin:
- Tên cơ quan:
+ Dòng trên: CỤC HẢI QUAN TỈNH BÌNH
DƯƠNG
+ Dòng dưới: VĂN
PHÒNG
- Tên sổ: Sổ đăng
ký phiếu yêu cầu sao tài liệu lưu trữ
- Địa danh và thời gian sử dụng Sổ
b) Nội dung sổ:
|
STT
|
Ngày
tháng năm đăng ký
|
Họ
và tên người yêu cầu
|
Cơ
quan công tác
|
Tên
phông/ khối tài liệu
|
Ký
hiệu hồ sơ/tài liệu
|
Tên
văn bản/tài liệu
|
Từ
tờ đến tờ
|
Tổng
số trang
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
(1) Số thứ tự: Ghi số thứ tự người
đăng ký trong năm.
(2) Ngày/tháng/năm: Ghi ngày tháng
năm người yêu cầu sao tài liệu.
(3) Họ và tên: Ghi họ và tên người
đăng ký sao tài liệu.
(4) CQ công tác: Ghi tên cơ quan công
tác của người đăng ký sao chụp tài liệu.
(5) Tên phông/khối tài liệu: Ghi tên
phông/khối tài liệu người yêu cầu sao chụp tài liệu.
(6) Ký hiệu hồ sơ/tài liệu: Ghi ký hiệu
hồ sơ/tài liệu người yêu cầu sao chụp tài liệu.
(7) Tên văn bản/tài liệu: Ghi tên văn
bản/tài liệu người yêu cầu sao chụp tài liệu.
(8) Từ tờ đến tờ: Ghi cụ thể từ tờ đến
tờ văn bản/tài liệu người yêu cầu sao chụp tài liệu.
(9) Tổng số trang: Ghi tổng số trang
người yêu cầu sao chụp tài liệu.
Phụ
lục V
|
TỔNG
CỤC HẢI QUAN
CỤC HẢI QUAN
TỈNH BÌNH DƯƠNG
----------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: /PYC-CTTL
|
Bình Dương, ngày tháng năm 2016
|
PHIẾU YÊU CẦU CHỨNG THỰC TÀI LIỆU
Họ và tên: .............................................................................................................................
Ngày, tháng, năm sinh: ........................................................................................................
Số chứng minh nhân dân: ...................................................................................................
Đơn vị công tác: ...................................................................................................................
Địa chỉ liên hệ: .....................................................................................................................
..............................................................................................................................................
Số điện thoại: .......................................................................................................................
|
STT
|
Tên
phông
|
Ký
hiệu hồ sơ/tài liệu
|
Tên
văn bản/tài liệu
|
Từ
tờ đến tờ
|
Tổng
số trang
|
Ghi
chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
XÉT DUYỆT CỦA CHÁNH VĂN PHÒNG
|
..............., ngày tháng
năm 2016
Người yêu cầu
|
Phụ
lục VI
|
TỔNG
CỤC HẢI QUAN
CỤC HẢI QUAN
TỈNH BÌNH DƯƠNG
----------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
SỔ ĐĂNG KÝ PHIẾU YÊU CẦU CHỨNG THỰC TÀI LIỆU
3. Quy cách sổ
c) Khổ giấy A4
d) Kiểu trình bày ngang.
4. Cấu tạo sổ
c) Tờ bìa gồm các thông tin:
- Tên cơ quan:
+ Dòng trên: CỤC HẢI QUAN TỈNH BÌNH DƯƠNG
+ Dòng dưới: VĂN PHÒNG
- Tên sổ: Sổ đăng
ký phiếu yêu cầu sao tài liệu lưu trữ
- Địa danh và thời gian sử dụng Sổ
d) Nội dung sổ:
|
STT
|
Ngày
tháng năm chứng thực
|
Họ
và tên người yêu cầu
|
Cơ
quan công tác
|
Tên
văn bản/tài liệu
|
Số
chứng thực
|
Tổng
số trang
|
Người
ký chứng thực
|
Ghi
chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
(1) Số thứ tự: Ghi số thứ tự người
đăng ký chứng thực tài liệu trong năm.
(2) Ngày/tháng/năm: Ghi ngày tháng
năm người yêu cầu chứng thực tài liệu.
(3) Họ và tên: Ghi họ và tên người
đăng ký chứng thực tài liệu.
(4) CQ công tác: Ghi tên cơ quan công
tác của người đăng ký chứng thực tài liệu.
(5) Tên văn bản/tài liệu: Ghi tên văn
bản/tài liệu người yêu cầu chứng thực tài liệu.
(6) Số chứng thực: Ghi số chứng thực
tài liệu.
(7) Tổng số trang: Ghi tổng số trang
người yêu cầu chứng thực tài liệu.
(8) Người ký chứng thực: Ghi tên người
có thẩm quyền ký chứng thực.
(9) Ghi chú: Ghi chép khác.
Phụ
lục VII
|
TỔNG
CỤC HẢI QUAN
CỤC HẢI QUAN
TỈNH BÌNH DƯƠNG
----------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: /PYC-MTL
|
Bình Dương, ngày tháng năm 2016
|
PHIẾU YÊU CẦU MƯỢN TÀI LIỆU
Họ và tên: ............................................................................................................................
Đơn vị: .................................................................................................................................
Đề nghị đơn vị: ....................................................................................................................
Vui lòng cho mượn những tài liệu - hồ
sơ sau:
|
STT
|
Tên
hồ sơ
|
Mã
số
|
Thời
gian trả
|
Mục
đích sử dụng
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ý KIẾN CỦA ĐƠN
VỊ CUNG CẤP
□ Chấp nhận □ Không chấp nhận
Lý do không chấp nhận: ………………….
……………………………………………….
………………………………………………..
Ngày…….tháng……..năm 20……
ĐƠN VỊ CUNG CẤP
|
Ngày…….tháng……..năm
20……
ĐƠN VỊ ĐỀ NGHỊ
|
Tình trạng hồ sơ khi trả: □ Chấp
nhận □ Không chấp nhận
Ý kiến khác: .........................................................................................................................
………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………..
|
ĐƠN VỊ CUNG CẤP
|
Ngày…….tháng……..năm
20……
ĐƠN VỊ ĐỀ NGHỊ
|
Phụ
lục VIII
|
TỔNG
CỤC HẢI QUAN
CỤC HẢI QUAN
TỈNH BÌNH DƯƠNG
----------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
SỔ ĐĂNG KÝ PHIẾU YÊU CẦU MƯỢN TÀI LIỆU
1. Quy cách sổ
a) Khổ giấy A4
b) Kiểu trình bày ngang.
2. Cấu tạo sổ
a) Tờ bìa gồm các thông tin:
- Tên cơ quan:
+ Dòng trên: CỤC HẢI QUAN TỈNH BÌNH DƯƠNG
+ Dòng dưới: VĂN PHÒNG
- Tên sổ: Sổ đăng
ký phiếu yêu cầu mượn tài liệu
- Địa danh và thời gian sử dụng Sổ
b) Nội dung sổ:
|
STT
|
Ngày
tháng năm mượn tài liệu
|
Họ
và tên người yêu cầu
|
Cơ
quan công tác
|
Tên
văn bản/ tài liệu
|
Mục
đích sử dụng
|
Ký
nhận tài liệu
|
Thời gian trả tài liệu
|
Ký
giao trả tài liệu
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
(1) Số thứ tự: Ghi số thứ tự người
đăng ký mượn tài liệu trong năm.
(2) Ngày/tháng/năm mượn tài liệu: Ghi ngày tháng năm người yêu cầu mượn tài liệu.
(3) Họ và tên: Ghi họ và tên người
đăng ký mượn tài liệu.
(4) CQ công tác: Ghi tên cơ quan công
tác của người đăng ký mượn tài liệu.
(5) Tên văn bản/tài liệu: Ghi tên văn
bản/tài liệu người yêu cầu mượn tài liệu.
(6) Mục đích sử dụng: Ghi mục đích mượn tài liệu.
(7) Ký nhận tài liệu: người mượn
tài liệu ký nhận.
(8) Ngày/tháng/năm trả tài liệu:
Ghi ngày tháng năm giao trả tài liệu cho kho lưu trữ.
(9) Ký trả tài liệu: người mượn
tài liệu ký trả tài liệu cho kho lưu trữ.
Phụ
lục IX
MẪU DẤU SAO VÀ CHỨNG THỰC TÀI LIỆU
1. Mẫu
dấu sao
a) Hình dạng: Hình chữ nhật
b) Kích thước: Dài: 25 mm, rộng: 10
mm
2. Dấu chứng thực tài liệu
a) Hình dạng: Hình chữ nhật
b) Kích thước: Dài 80 mm, rộng: 40 mm
c) Các thông tin trên Dấu chứng thực
bản sao từ nguyên bản tài liệu lưu trữ
|
Chứng thực bản
sao đúng với
nguyên bản trong hồ sơ lưu trữ
Tài liệu được sao từ:
Phông:
............................................................
Mục lục số: ……..Hồ sơ số:……….Tờ số: …….
Số chứng thực: ……………
|
|
|
…………..,
ngày.... tháng... năm..........
CHÁNH VĂN PHÒNG
(Ký, đóng dấu)
|
|
|
|
|
|
d) Các thông tin trên Dấu chứng thực
bản sao một phần của tài liệu
|
Chứng thực bản
sao đúng với
nguyên bản trong hồ sơ lưu trữ
Nội dung văn bản, tài liệu được sao từ
Phông:
............................................................
Mục lục số: ……..Hồ sơ số:……….Tờ số: …….
Số chứng thực: ……………
|
|
|
…………..,
ngày.... tháng... năm..........
CHÁNH VĂN PHÒNG
(Ký, đóng dấu)
|
|
|
|
|
|