|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH ĐẮK LẮK
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
05/2015/QĐ-UBND
|
Đắk Lắk, ngày 16
tháng 01 năm 2015
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐẮK LẮK
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND
ngày 26/11/2003;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày
11/11/2011;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật
Lưu trữ;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP
ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP;
Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP
ngày 24/8/2001 của Chính phủ quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định số
31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị
định số 58/2001/NĐ-CP;
Căn cứ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP
ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật
Nhà nước;
Căn cứ Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ, Văn phòng Chính phủ hướng dẫn
về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV
ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính;
Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV
ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV
ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu
trữ của các cơ quan, tổ chức;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ
tại Tờ trình số 10/TTr-SNV ngày 08/01/2015,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết
định này Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk.
Điều 2. Giao Sở Nội vụ chủ
trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị, địa phương triển khai thực hiện Quyết định
này; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực
hiện và báo cáo kết quả với Ủy ban nhân
dân tỉnh theo quy định.
Điều 3. Quyết định này có hiệu
lực sau 10 ngày kể từ ngày ký.
Điều 4. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc các Sở, ban,
ngành có liên quan; Chủ tịch Ủy ban nhân
dân các huyện, thị xã, thành phố; Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp
lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tính chịu trách nhiệm thi hành Quyết định
này./.
|
Nơi nhận:
- Văn phòng Chính phủ;
- Bộ Nội vụ;
- TT Tỉnh ủy, TT HĐND tỉnh;
- Đoàn ĐBQH tỉnh;
- UBMTTQ Việt Nam tỉnh;
- CT, PCTUBND tỉnh;
- Vụ Pháp chế - Bộ Nội vụ;
- Cục Kiểm tra văn bản - Bộ Tư pháp;
- Cục VTLTNN - Bộ Nội vụ;
- Như Điều 4;
- Sở Tư pháp;
- Báo Đắk Lắk, Đài PTTH tỉnh;
- Cổng thông tin điện tử của tỉnh;
- Công báo tỉnh;
- Lãnh đạo VP UBND tỉnh;
- Các phòng thuộc VP UBND tỉnh;
- Lưu: VT,TH (B:110b).
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Y Dhăm Ênuôl
|
QUY CHẾ
CÔNG
TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐẮK LẮK
(Ban hành kèm theo Quyết định số 05/2015/QĐ-UBND ngày 16/01/2015 của
UBND tỉnh Đắk Lắk)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và
đối tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định các hoạt động về văn thư,
lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của
các Sở, ban, ngành cấp tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và
các cơ quan, tổ chức khác thuộc nguồn nộp
lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh (sau đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức).
2. Công tác Văn thư bao gồm các công việc về soạn
thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá
trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào
Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
3. Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập,
chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Điều 2. Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ sau đây được hiểu như
sau:
1. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản,
bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành
(kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến
cơ quan, tổ chức.
2. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản,
bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành
(kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát
hành.
3. Bản thảo văn bản là bản được viết hoặc
đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản.
4. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội
dung, thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của
người có thẩm quyền.
5. Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội
dung, thể thức văn bản và được cơ quan, tổ chức ban hành.
6. Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ,
chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản
sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.
7. Bản trích sao là bản sao một phần nội
dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải
được thực hiện từ bản chính.
8. Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác
nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo
thể thức quy định.
9. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với
nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ
thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm
vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
10. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành
trong quá trình theo dõi, giải quyết công
việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương
pháp nhất định.
11. Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt
động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
12. Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt
động lưu trữ đối với các tài liệu lưu trữ có giá trị vĩnh viễn được tiếp nhận từ
Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.
13. Thu thập tài liệu là quá trình xác định
nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ
cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
14. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác
định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong
hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
15. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh
giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định
của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn
bảo quản và tài liệu hết giá trị.
Điều 3. Trách nhiệm quản lý,
thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
1. Ủy ban
nhân dân tỉnh thống nhất quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên phạm vi toàn tỉnh.
2. Sở Nội vụ có trách nhiệm giúp UBND tỉnh quản lý công tác văn thư, lưu trữ của
tỉnh; tham mưu cho UBND tỉnh trong việc ban hành các văn bản chỉ đạo về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và hướng dẫn thực
hiện thống nhất các quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa
bàn tỉnh. Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực
tiếp quản lý tài liệu tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.
3. Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức trong phạm
vi quyền hạn của mình có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức thực hiện công
tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật.
4. Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc
người phụ trách công tác hành chính (sau đây gọi chung là Chánh Văn phòng), Trưởng
phòng Nội vụ giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn
thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức; đồng thời tổ chức kiểm tra, hướng dẫn nghiệp
vụ về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trực thuộc.
5. Trưởng các phòng, ban chuyên môn, các đơn vị trực
thuộc có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của cơ quan,
tổ chức về công tác văn thư, lưu trữ.
6. Mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình
giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện
nghiêm túc các quy định của cơ quan, tổ chức.
Điều 4. Kinh phí cho hoạt động
văn thư, lưu trữ
1. Sở Tài chính căn cứ quy định của Nhà nước và nhu
cầu của các ngành, các cấp để bố trí kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ.
2. Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm
bố trí kinh phí trong dự toán kinh phí hàng năm để cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ, chỉnh lý tài liệu, mua sắm
trang thiết bị chuyên dụng, văn phòng phẩm và các hoạt động khác của công tác
văn thư, lưu trữ.
Điều 5. Bảo vệ bí mật Nhà nước
trong công tác văn thư, lưu trữ
Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của
cơ quan, tổ chức phải thực hiện theo các quy
định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí
mật Nhà nước và quy định của Quy chế này.
Chương II
CÔNG TÁC VĂN THƯ
Mục 1. SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN
BẢN
Điều 6. Hình thức văn bản
Gồm các loại hình văn bản sau:
a) Văn bản quy phạm pháp luật.
b) Văn bản hành chính.
c) Văn bản chuyên ngành.
d) Văn bản trao đổi
với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân người nước ngoài.
Điều 7. Thể thức văn bản
1. Văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định
tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ
và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
2. Văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
3. Văn bản chuyên ngành thực hiện theo hướng dẫn của
cơ quan quản lý ngành và các quy định của pháp luật.
4. Văn bản trao đổi
với cơ quan tổ chức hoặc cá nhân người nước ngoài thực hiện theo các quy
định hiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế.
Điều 8. Soạn thảo văn bản
1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực
hiện các quy định của Luật số 17/2008/QH12 ngày 16/8/2008 về ban hành văn bản
quy phạm pháp luật và Luật số 31/2004/QH11 ngày 03/12/2004 về ban hành văn bản
quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân.
2. Việc soạn thảo văn bản khác được thực hiện như
sau:
a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn
thảo, lãnh đạo cơ quan, tổ chức giao cho một đơn vị hoặc một công chức, viên chức
soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản.
b) Đơn vị hoặc công chức, viên chức được giao soạn
thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn,
nơi nhận văn bản;
- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
- Soạn thảo văn bản;
- Trường hợp
cần thiết, đề xuất với lãnh đạo cơ quan, tổ chức tham khảo ý kiến của các cơ
quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh
bản thảo;
- Trình duyệt dự thảo văn bản.
Điều 9. Duyệt dự thảo văn bản,
sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt
1. Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký
duyệt văn bản.
2. Trong trường hợp
dự thảo đã được lãnh đạo cơ quan, tổ chức phê duyệt nhưng thấy cần thiết phải sửa
chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn
thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa,
bổ sung.
Điều 10. Kiểm tra văn bản trước
khi ký ban hành
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức chủ trì soạn thảo
văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản,
ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu./.) trước khi trình lãnh đạo cơ
quan, tổ chức ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật
về bảo vệ bí mật Nhà nước để xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản,
trình người ký văn bản quyết định.
2. Chánh Văn phòng giúp người đứng đầu cơ quan, tổ
chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ
tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối
cùng ở “Nơi nhận”.
Điều 11. Ký văn bản
1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định của
pháp luật và Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức.
2. Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ ký của người
có thẩm quyền
a) Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện
theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP và Thông tư số 01/2011/TT-BNV,
cụ thể như sau:
- Đối với các cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ
Thủ trưởng, thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản
của cơ quan hoặc có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn
bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách cấp phó ký thay chịu trách nhiệm
trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và
pháp luật.
- Đối với các cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ
tập thể: Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định
của pháp luật, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số thì việc ký
văn bản do người đứng đầu cơ quan, tổ chức
thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký văn
bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó và các
thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể ký thay (KT.)
người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu
và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
- Ký thừa lệnh:
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản hành
chính thông thường. Việc giao ký thừa lệnh
phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư,
lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
- Ký thừa ủy
quyền: Trong trường hợp đặc biệt, người đứng
đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho
người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức
ký thừa ủy
quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy
quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định.
Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy
quyền theo thể thức và đóng dấu của cơ quan, tổ chức ủy quyền.
b) Chức vụ của người ký
- Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo
chính thức của người ký văn bản. Chỉ ghi chức danh, không ghi lại tên cơ quan,
trừ các văn bản liên ngành.
- Chức vụ ghi trên văn bản của các tổ chức tư vấn,
như: Ban quản lý, Ban chỉ đạo, Hội đồng... của cơ quan ban hành là chức danh
lãnh đạo của người ký văn bản trong Ban, Hội đồng đó. Đối với những Ban Hội đồng
không được phép sử dụng con dấu của cơ quan thì chỉ ghi chức danh của người ký
văn bản trong Ban hoặc Hội đồng. Trường hợp
Ban hoặc Hội đồng được phép sử dụng con dấu của cơ quan thì có thể ghi thêm chức
danh lãnh đạo trong cơ quan của người ký ở dưới.
c) Họ và tên bao gồm: Họ, chữ đệm (nếu có) và tên của
người ký văn bản. Đối với những văn bản hành chính, trước họ và tên của người
ký, không ghi học hàm, học vị hoặc các danh hiệu khác.
3. Không dùng bút chì, bút mực đỏ hoặc mực dễ phai
để ký văn bản. Sử dụng bút có mực màu xanh để sau khi nhân bản dễ dàng nhận dạng
bản gốc lưu trữ tại bộ phận văn thư cơ quan.
Điều 12. Bản sao văn bản
1. Các hình thức bản sao gồm: Sao y bản chính, sao
lục và trích sao.
2. Các thành phần thể thức bản sao văn bản thực hiện
theo Phụ lục III quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
3. Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao văn bản
do lãnh đạo và Chánh Văn phòng cơ quan, tổ chức quyết định.
4. Bản sao y bản chính, trích sao, sao lục được thực
hiện theo đúng quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính.
5. Bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của văn
bản chính) không thực hiện theo đúng quy định tại Khoản 1 Điều này chỉ có giá
trị thông tin, tham khảo.
6. Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ
quan, tổ chức những ý kiến ghi bên lề văn
bản. Trường hợp các ý kiến của lãnh đạo
cơ quan, tổ chức ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công
tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.
Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN
Điều 13. Nguyên tắc chung
1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ
chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan (sau đây gọi tắt là Văn
thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký
riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn
thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được
đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc
tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc (kể cả “Hỏa tốc”
hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được
đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được
hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
3. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước
(sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp
luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn tại Quy chế này.
Điều 14. Trình tự quản lý văn
bản đến
Tất cả văn bản đến cơ quan, tổ chức phải được quản
lý theo trình tự sau:
1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
2. Trình, chuyển giao văn bản đến.
3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết
văn bản đến.
Điều 15. Tiếp nhận, đăng ký
văn bản đến
1. Tiếp nhận văn bản đến thực hiện như sau:
a) Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ,
ngoài giờ làm việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến
phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu
niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
b) Văn bản đến ngoài giờ làm việc, ngày nghỉ, ngày
lễ, nhân viên thường trực bảo vệ của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận,
cất giữ an toàn và bàn giao đầy đủ cho Văn thư vào đầu giờ sáng ngày làm việc
tiếp theo; đối với Văn bản khẩn hoặc nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng
bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi
trên bì phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng để xử lý kịp thời.
c) Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy fax
hoặc qua mạng, Văn thư phải kiểm tra về số lượng văn bản, số trang của mỗi văn
bản; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc
báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. Trong trường hợp cần
thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu đến vào bản chính và làm thủ tục
đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký tại bản fax, bản chuyển fax
qua mạng).
2. Bóc bì, gửi văn bản đến thực hiện như sau:
a) Văn thư không bóc bì văn bản đến có đóng dấu chỉ
các mức độ “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật’’ và dấu “Chỉ người có tên mới được bóc
bì”; văn bản gửi cho tổ chức Đảng và các Đoàn thể, các bì văn bản gửi đích danh
người nhận, được chuyển tiếp đến nơi nhận.
Đối với những văn bản gửi đích danh người nhận, nếu
là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức người nhận văn bản
có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký.
b) Văn thư bóc bì tất cả các loại văn bản đến không
thuộc quy định tại Điểm a khoản này.
Không làm hư hại hoặc để sót văn bản trong bì, kiểm
tra đối chiếu văn bản với số, ký hiệu ghi trên bì; nếu phát hiện có sai
sót, nhầm lẫn hoặc văn bản gửi đến không đúng địa chỉ phải báo cáo lại hoặc gửi
trả lại cơ quan gửi văn bản trong trường hợp cần thiết, văn thư lập biên bản, đồng
thời báo cáo Chánh Văn phòng.
c) Văn bản đến có kèm theo Phiếu gửi, phải đối chiếu
văn bản với Phiếu gửi; ký xác nhận, đóng dấu vào Phiếu gửi và gửi trả cho nơi gửi.
d) Đối với văn bản có dấu hỏa tốc hẹn giờ, đơn thư
khiếu nại, những văn bản cần được kiểm tra, xác minh; văn bản có ngày phát hành
gửi cách quá xa ngày nhận (trên 30 ngày) trên bì và văn bản có độ mật, độ khẩn
hoặc số ký hiệu không thống nhất giữa ngoài bì và trong văn bản, Văn thư phải
giữ lại bì và đính kèm văn bản để theo dõi.
3. Đóng dấu “Đến”, ghi số, ngày đến thực hiện như
sau
a) Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được tập
trung tại Văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được
đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến thuộc diện đăng ký
tại Văn thư không được đăng ký đóng dấu đến của cơ quan, tổ chức, cá nhân không
có trách nhiệm giải quyết.
b) Văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải
được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết).
c) Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng
ký tại Văn thư thì không phải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá
nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết.
d) Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng
giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với những
văn bản có tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng
giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
Mẫu dấu “Đến” thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục
I của Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày
22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,
tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
4. Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc cơ sở dữ liệu văn bản
đến trên máy vi tính được thực hiện như sau:
a) Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ
quan, tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng
ký cho phù hợp.
Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, chính
xác; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không
thông dụng.
Mẫu Sổ đăng
ký văn bản đến và việc đăng ký văn bản đến, văn bản mật đến; Mẫu sổ đăng ký
đơn, thư và việc đăng ký đơn, thư thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục II, Phụ
lục III của Thông tư 07/2012/TT-BNV.
b) Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào cơ sở dữ
liệu văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản
lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
Văn bản mật đến được đăng ký bằng máy vi tính thì
máy vi tính không được nối mạng LAN (mạng nội bộ) hoặc mạng Internet.
Điều 16. Trình, chuyển giao
văn bản đến
1. Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời
trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, cho ý kiến và giải quyết. Việc
chuyển giao văn bản đến phải bảo đảm chính xác và đúng đối tượng. Người nhận
văn bản phải ký nhận vào số. Đối với văn
bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ) phải
ghi rõ thời gian chuyển. Văn bản đến có chỉ các mức độ khẩn phải được trình và
chuyển giao ngay sau khi nhận.
2. Trường hợp phát hiện văn bản đến được chuyển
không chính xác (sai nơi nhận, không đúng chức năng, nhiệm vụ...), các đơn vị
hoặc cá nhân nhận được văn bản có trách nhiệm trả lại Văn thư trong thời gian sớm
nhất để kịp thời xử lý.
3. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm
chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến của cơ quan, tổ chức mình và phối hợp với
các đơn vị khác giải quyết các văn bản đến có liên quan.
Điều 17. Giải quyết và theo
dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Sau khi nhận được văn bản đến, đơn vị, cá nhân
có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của Lãnh đạo
cơ quan, tổ chức theo thời hạn yêu cầu của
văn bản hoặc theo quy định của pháp luật.
2. Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời
hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực theo Quy chế làm việc của cơ
quan, tổ chức.
3. Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản
đến, văn bản đến đã được giải quyết, đã đến
hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Chánh Văn phòng. Đối với văn bản đến
có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả
lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
4. Chánh Văn
phòng có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo cơ quan, tổ chức về tình hình giải
quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị
liên quan.
Điều 18. Trình tự giải quyết
văn bản đi
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản.
2. Đăng ký văn bản đi.
3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn
(nếu có).
4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi
việc chuyển phát văn bản đi.
5. Lưu văn bản đi.
Điều 19. Kiểm tra thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng của văn bản
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người
có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2. Ghi số và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
a) Ghi số của văn bản
- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số
theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực
hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
- Việc ghi số văn bản hành chính được thực hiện
theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
b) Ghi ngày, tháng, năm của văn bản
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm
pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính
được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điếu 9 Thông tư số
01/2011/TT-BNV.
3. Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.
Điều 20. Đăng ký văn bản
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên
máy vi tính.
Lập Sổ đăng
ký văn bản đi: Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, cơ
quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp (văn bản mật đi được đăng ký riêng).
Mẫu Sổ đăng ký
văn bản đi và việc đăng ký văn bản đi, văn bản mật đi thực hiện theo hướng dẫn
tại Phụ lục VII của Thông tư 07/2012/TT-BNV.
Điều 21. Nhân bản, đóng dấu cơ
quan và dấu mức độ khẩn, mật
1. Nhân bản
a) Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được
xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà
trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục
nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư.
b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản
trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có chức năng, thẩm
quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không
gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng
khác chỉ để biết, để tham khảo.
c) Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện
đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.
d) Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của
lãnh đạo cơ quan, tổ chức và được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8
Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước.
2. Đóng dấu cơ quan
a) Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên
khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
b) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và
dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định.
c) Đóng dấu vào phụ lục kèm theo.
Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản
chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một
phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ
lục.
d) Đóng dấu giáp lai.
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu
chuyên ngành và phụ lục kèm theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của
văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu không quá
05 trang.
3. Đóng dấu độ khẩn, mật
a) Việc đóng dấu các độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA
TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại
Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
b) Việc đóng dấu các độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT)
và dấu tài liệu thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2, Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13/9/2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số
33/2002/NĐ-CP.
c) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu phạm
vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn bản
được thực hiện theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số
01/2011/TT-BNV.
Điều 22. Thủ tục phát hành,
chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
1. Thủ tục phát hành văn bản
Văn thư cơ quan, tổ chức tiến hành các công việc
sau đây khi phát hành:
a) Lựa chọn bì.
b) Viết bì.
c) Vào bì và dán bì.
d) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác
lên bì (nếu có).
Mẫu bì văn bản và cách viết bì thực hiện theo hướng
dẫn tại Phụ lục VIII của Thông tư 07/2012/TT-BNV.
2. Chuyển phát văn bản đi
a) Những văn bản làm đầy đủ các thủ tục hành chính
phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong
ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành
sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.
b) Đối với những văn bản “HẸN GIỜ”, “HỎA TỐC”, “KHẨN”,
“THƯỢNG KHẨN” phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành
chính.
c) Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được
đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân
viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ.
Mẫu Sổ gửi
văn bản đi bưu điện và cách ghi sổ thực
hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục X của Thông tư 07/2012/TT-BNV.
d) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị,
cá nhân trong cơ quan, tổ chức hoặc cho các cơ quan, đơn vị cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.
Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đi và cách đăng ký thực
hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX của Thông tư 07/2012/TT-BNV.
đ) Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng:
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh,
văn bản đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng,
đồng thời trong ngày làm việc phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá
trị lưu trữ.
e) Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định
tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại khoản 3,
Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13/9/2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện
Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi
tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước.
3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
a) Công chức, viên chức Văn thư có trách nhiệm theo
dõi việc chuyển phát văn bản đi.
b) Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập
Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký quyết
định.
c) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu
thu hồi”, phải theo dõi thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại phải kiểm tra, đối
chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.
d) Trường hợp
phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo cáo Chánh Văn phòng
để xử lý.
Điều 23. Lưu văn bản đi
1. Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: Bản gốc
lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc.
2. Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức và phải
được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
3. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản
đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo
vệ bí mật Nhà nước.
4. Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng
bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan,
tổ chức.
Mẫu sổ sử dụng bản lưu và cách ghi sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục XI của
Thông tư 07/2012/TT-BNV
Mục 3. LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ
SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 24. Nội dung việc lập hồ
sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Nội dung việc lập hồ sơ
a) Mở hồ sơ
- Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức (lập
Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 13 của
Thông tư 07/2012/TT-BNV) và thực tế công việc được giao, cán bộ, công chức,
viên chức chuẩn bị bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ như: Ký hiệu
hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ.
- Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải
khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc.
Việc viết tiêu đề hồ sơ tham khảo tại Phụ lục XIII
của Thông tư 07/2012/TT-BNV.
b) Thu thập văn bản vào hồ sơ
- Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc,
cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm thu thập tất cả văn bản, giấy tờ và
các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi
âm, bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo...
không để bị thất lạc tài liệu.
- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một
trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp
xếp cho thích hợp (chủ yếu theo trình tự thời gian và diễn biến công việc).
c) Kết thúc và biên mục hồ sơ
- Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết
thúc. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra mức độ
đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sung cho đủ; xem
xét loại ra khỏi hồ sơ những văn bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản
chính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ
quan hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan); bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần
phải lưu giữ.
- Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn,
cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ.
- Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong,
thì chưa thực hiện việc kết thúc, hồ sơ sẽ được chuyển sang năm sau theo dõi giải
quyết và đưa vào Danh mục hồ sơ năm sau.
2. Yêu cầu đối với hồ sơ được lập
- Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm
vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hình thành hồ sơ;
- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có
sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc
hay trình tự giải quyết công việc;
- Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản
tương đối đồng đều.
Điều 25. Giao nhận hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức
1. Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức
a) Cán bộ, công chức, viên chức phải giao nộp hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, tổ chức
theo thời hạn được quy định tại Khoản 2 Điều này. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ,
tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bản cho lưu trữ cơ quan, tổ chức biết và phải được sự đồng ý của lãnh đạo
cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không quá 02 năm.
b) Cán bộ, công chức, viên chức khi chuyển công
tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội thì phải bàn giao hồ sơ, tài
liệu cho cơ quan, tổ chức hoặc cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu
của cơ quan, tổ chức làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức khác.
2. Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu
a) Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị,
cá nhân vào Lưu trữ cơ quan được quy định trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công
việc kết thúc; sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với tài
liệu xây dựng cơ bản.
b) Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ
cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời
hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau:
- Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo
dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ
và có thể tự loại hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành.
- Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong
- Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc
- Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.
3. Thủ tục giao nhận
Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, cán bộ, công
chức, viên chức phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản Biên
bản bàn giao nhận tài liệu. Lưu trữ cơ quan, tổ chức và bên giao tài liệu mỗi
bên giữ mỗi loại một bản.
Điều 26. Trách nhiệm đối với
việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức
1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức
Hàng năm, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách
nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc xây dựng Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và nộp
lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản
lý của mình.
2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng
a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong
việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập
hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối
với các cơ quan, tổ chức mình và các đơn vị trực thuộc.
b) Chỉ đạo việc xây dựng và trình người đứng đầu
ban hành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức
3. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức
Thực hiện theo Điều 21 của Thông tư 07/2012/TT-BNV.
4. Trách nhiệm của công chức, viên chức văn thư,
lưu trữ
a) Trách nhiệm của Văn thư đơn vị
Thực hiện theo Điều 22 của Thông tư 07/2012/TT-BNV.
b) Trách nhiệm của Văn thư cơ quan
Thực hiện theo Điều 23 của Thông tư 07/2012/TT-BNV.
c) Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan
Thực hiện theo Điều 24 của Thông tư 07/2012/TT-BNV.
Mục 4. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
Điều 27. Quản lý con dấu
1. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước người đứng
đầu cơ quan, tổ chức việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức.
2. Các con dấu của cơ quan, tổ chức được giao cho
cán bộ, công chức, viên chức Văn thư quản lý, sử dụng và chịu trách nhiệm trước
lãnh đạo trong việc quản lý và sử dụng con dấu. Cán bộ, công chức, viên chức
Văn thư phải thực hiện những quy định sau:
a) Con dấu phải được bảo quản trong két hoặc
tủ có khóa tại phòng làm việc của công chức, viên chức Văn thư. Trường hợp cần
đưa con dấu ra khỏi cơ quan, tổ chức phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ
quan, tổ chức và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu
phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc.
b) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được
phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
c) Chỉ được đóng dấu vào các văn bản theo quy định.
3. Khi nét dấu bị mòn hoặc bị biến dạng, cán bộ,
công chức, viên chức, Văn thư phải báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức làm
thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị
mất, người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải
báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản.
4. Khi đơn vị có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập
phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới.
Điều 28. Sử dụng con dấu
1. Cán bộ, công chức, viên chức Văn thư phải tự tay
đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, tổ chức.
2. Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản
đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền.
3. Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội
dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các
văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.
Chương III
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Mục 1. CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ
SUNG TÀI LIỆU
Điều 29. Giao nhận hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan
Hàng năm, công chức, viên chức Lưu trữ cơ quan, tổ
chức có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho
lưu trữ cơ quan, cụ thể:
1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
2. Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, công chức, viên
chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
3. Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức
chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
4. Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp
nhận hồ sơ, tài liệu.
5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra, đối
chiếu giữa mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập “Biên bản
giao nhận tài liệu”.
Điều 30. Thu thập, tiếp nhận
tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh
1. Lưu trữ lịch sử tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu
lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn
nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và đơn vị khác theo quy định của pháp
luật.
2. Lưu trữ lịch sử tỉnh sưu tầm tài liệu lưu trữ của
cá nhân trên cơ sở thỏa thuận.
3. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch
sử tỉnh
Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết
thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài
liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ
lịch sử tỉnh.
Thời hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đối với
ngành công an, quốc phòng và của ngành khác thực hiện theo quy định của pháp luật.
Điều 31. Chỉnh lý tài liệu
Hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức phải được chỉnh
lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.
1. Nguyên tắc chỉnh lý
a) Không phân tán phông lưu trữ.
b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa, hoàn thiện,
phục hồi hoặc lập mới hồ sơ) phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự
theo dõi, giải quyết công việc (không phá
vỡ hồ sơ đã lập).
c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các
hoạt động của cơ quan, tổ chức.
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu
a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;
b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;
c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;
d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu
và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;
đ) Lập Danh mục tài liệu hết giá trị.
Điều 32. Xác định giá trị tài
liệu
1. Phòng/Bộ phận Văn thư, Lưu trữ cơ quan, tổ chức
căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày
03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan,
tổ chức; Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày
24/10/2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong
hoạt động của UBND các tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng xây dựng Bảng thời hạn bảo quản
tài liệu trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của
cơ quan có thẩm quyền.
2. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được yêu
cầu sau
a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài
liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể.
b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
Điều 33. Hội đồng xác định giá
trị tài liệu
1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập
để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định thời hạn bảo
quản, lựa chọn tài liệu giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ
của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị.
2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng
đầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng bao gồm:
a) Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức là
Chủ tịch Hội đồng.
b) Người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức là Thư ký Hội
đồng.
c) Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu là Ủy viên.
d) Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định
giá trị là Ủy viên.
3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập
thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc
họp để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
4. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị
tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức
quyết định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa
chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh; hủy tài liệu
hết giá trị theo quy định tại Điều 34 của Quy chế này.
Điều 34. Hủy tài liệu hết giá
trị
1. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu
a) Chủ tịch UBND tỉnh quyết định hủy tài liệu hết
giá trị tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
b) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp
huyện, xã có quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan.
2. Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị
a) Hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan.
Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu,
người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc
Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh
đề nghị Sở Nội vụ thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy; người đứng đầu cơ
quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu
vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức cấp trên trực
tiếp có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị cần hủy.
Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Sở Nội vụ và Hội đồng
xác định giá trị tài liệu hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực tiếp, người có
thẩm quyền quy định tại Khoản 1, Điều này quyết định việc hủy tài liệu hết giá
trị.
b) Hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Theo đề nghị của Hội đồng thẩm tra xác định giá trị
tài liệu, Giám đốc Sở Nội vụ quyết định hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại
Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Giám đốc Sở Nội vụ quyết định thành lập Hội đồng thẩm
tra xác định giá trị tài liệu để thẩm tra tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch
sử và tham mưu, trình Ủy ban nhân dân tỉnh
quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
4. Hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết
thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản.
5. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị, gồm có
a) Quyết định thành lập các Hội đồng;
b) Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản
thuyết minh tài liệu hết giá trị;
c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;
Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu;
d) Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;
đ) Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm
quyền;
e) Quyết định hủy tài liệu hết giá trị;
g) Biên bản bàn giao tài liệu hủy;
h) Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.
6. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản
tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị hủy ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.
Mục 2. THỐNG KÊ, BẢO QUẢN, TỔ
CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 35. Thống kê công tác văn
thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ
Thực hiện theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV, ngày
31/10/2013 của Bộ Nội vụ quy định chế độ
báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
Điều 36. Bảo quản tài liệu lưu
trữ
1. Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ
cơ quan, tổ chức do các cán bộ công chức, viên chức tự bảo quản và phải đảm bảo
an toàn cho các hồ sơ, tài liệu.
2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được
giao nộp vào lưu trữ cơ quan tổ chức và tập trung bảo quản trong kho lưu trữ cơ
quan, tổ chức. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện
cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu.
3. Chánh Văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện
các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ; bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu
chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên
tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu
trữ và tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo
quản tài liệu lưu trữ; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ.
Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ của cơ quan,
tổ chức có trách nhiệm: Bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ tài liệu
trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện
thống kê kiểm tra và tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong
kho để nắm được số lượng, chất lượng tài
liệu.
Điều 37. Đối tượng và thủ tục
khai thác, sử dụng tài liệu
1. Tất cả cán bộ, công chức, viên chức trong, ngoài
cơ quan, tổ chức và mọi cá nhân đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì
mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng.
2. Cán bộ, công chức, viên chức ngoài cơ quan, tổ
chức nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục
đích nghiên cứu tài liệu và phải được lãnh đạo cơ quan, tổ chức hoặc Chánh Văn
phòng đồng ý.
3. Cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu vì mục đích
riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu và phải
được lãnh đạo cơ quan, tổ chức hoặc Chánh Văn phòng đồng ý.
Điều 38. Các hình thức tổ chức
sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ
quan, Lưu trữ lịch sử.
2. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.
3. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện
thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.
4. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.
5. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình
nghiên cứu.
6. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu
trữ.
Điều 39. Thẩm quyền cho phép
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Thẩm quyền quyết định việc cho phép khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ tại cơ quan như sau:
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho phép sử dụng
tài liệu lưu trữ loại mật của cơ quan và các đơn vị thuộc cơ quan.
2. Chánh Văn phòng hoặc Trưởng các đơn vị trực thuộc cho phép sử dụng, sao chụp
tài liệu lưu trữ thông thường của cơ quan, đơn vị đối với người ngoài cơ quan
trên cơ sở đề nghị của bộ phận Lưu trữ cơ quan, đơn vị trực thuộc.
3. Người phụ trách Lưu trữ cơ quan, đơn vị trực thuộc
cho phép khai thác, sao chụp tài liệu lưu trữ thông thường đối với các cán bộ,
công chức, viên chức trong cơ quan.
4. Việc cho phép sử dụng hồ sơ, tài liệu phải được
thể hiện bằng văn bản.
Điều 40. Quản lý việc sử dụng
tài liệu lưu trữ
1. Lưu trữ cơ quan, tổ chức phải có nội quy phòng đọc.
2. Nội quy phòng đọc bao gồm các nội dung sau:
a) Thời gian phục vụ độc giả;
b) Các giấy tờ độc giả cần xuất trình khi đến khai
thác tài liệu;
c) Những vật dụng được và không được mang vào phòng
đọc;
d) Quy định độc
giả phải thực hiện các thủ tục nghiên cứu và khai thác tài liệu theo hướng dẫn
của nhân viên phòng đọc;
đ) Độc giả không được tự ý sao, chụp ảnh tài liệu,
dữ liệu trên máy tính và thông tin trong công cụ tra cứu khi chưa được phép;
e) Ngoài các quy định
trên độc giả cần thực hiện nghiêm chỉnh các quy định có liên quan trong nội quy
ra vào cơ quan; quy định việc sử dụng tài liệu; quy định về phòng chống cháy nổ
của cơ quan, tổ chức;
3. Công chức, viên chức lưu trữ cơ quan, tổ chức phải
lập các sổ nhập, xuất tài liệu, sổ đăng ký Mục lục hồ sơ và sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ
và phục vụ khai thác tài liệu.
Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 41. Tổ chức thực hiện
Người đứng đầu các Sở, ban, ngành cấp tỉnh; Chủ tịch
Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành
phố; các cơ quan, tổ chức khác thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
tỉnh có trách nhiệm phổ biến, triển khai thực hiện Quy chế này đến toàn thể cán
bộ, công chức, viên chức và các đơn vị trong phạm vi quản lý; xây dựng Quy chế
chi tiết về công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với thực tế của cơ quan, tổ chức.
Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có vướng mắc
hoặc vấn đề phát sinh cần điều chỉnh, bổ sung, đề nghị các cơ quan, tổ chức phản
ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Ủy ban
nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.