|
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ
MINH
ỦY BAN NHÂN DÂN
QUẬN BÌNH THẠNH
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 03/2011/QĐ-UBND
|
Bình Thạnh, ngày 17 tháng 02 năm 2011
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CƠ QUAN
ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN BÌNH THẠNH
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia
ngày 04 tháng 4 năm 2001;
Căn cứ
Nghị quyết số 725/2009/UBTVQH12 ngày 16 tháng 01 năm 2009 của Ủy ban Thường vụ
Quốc hội khóa XII về điều chỉnh nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng nhân dân, Ủy
ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và quy định nhiệm vụ, quyền
hạn, tổ chức bộ máy của Ủy ban nhân dân huyện, quận, phường nơi không tổ chức Hội
đồng nhân dân huyện, quận, phường;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số
09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số
điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết
thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;
Căn cứ Thông tư liên tịch số
07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 06 tháng 5 năm 2002 của Bộ Công an và Ban Tổ chức
- Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) về việc hướng dẫn thực hiện một số quy định
tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản
lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính
phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
Căn cứ Quyết định số
93/2010/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2010 của Ủy ban nhân Thành phố Hồ Chí Minh
về ban hành Quy chế (mẫu) công tác văn thư, lưu trữ cơ quan;
Xét đề nghị của Trưởng phòng Nội vụ
tại Tờ trình số 44/TTr-NV ngày 26 tháng 01 năm 2011,
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết
định này Quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan.
Điều 2. Quyết định này có hiệu
lực thi hành sau 07 ngày, kể từ ngày ký.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban
nhân dân quận, Trưởng phòng Nội vụ, Thủ trưởng các đơn vị, phòng ban, Thủ trưởng
các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ quận và các Chủ tịch Ủy ban nhân
dân phường chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Sở Nội vụ;
- Phòng Quản lý Văn thư và Lưu trữ - Sở Nội vụ;
- Thường trực Quận ủy;
- TTUB: CT các PCT;
- Lưu: VT.
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
CHỦ TỊCH
Nguyễn Thị Thu Hà
|
QUY CHẾ
VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CƠ QUAN
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 03/2011/QĐ-UBND ngày 17 tháng 02 năm 2011 của
Ủy ban nhân dân quận Bình Thạnh)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi
và đối tượng điều chỉnh
1. Phạm vi áp dụng:
Quy chế này áp dụng công tác quản lý
và hoạt động văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận và các đơn vị, phòng
ban, đoàn thể và các Ủy ban nhân dân phường.
2. Đối tượng điều chỉnh:
a) Công tác văn thư bao gồm các công
việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý, xử lý văn bản đến, văn bản đi,
tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, lập hồ sơ hiện
hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành; quản lý và sử dụng con dấu.
b) Công tác lưu trữ bao gồm các công
việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá
trình hoạt động của cơ quan.
Điều 2. Trách
nhiệm quản lý và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
1. Thủ trưởng cơ quan chịu trách nhiệm
chung về quản lý và hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan mình.
2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân quận
hoặc người phụ trách công tác hành chính giúp người đứng đầu trực tiếp quản lý,
kiểm tra và giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan.
3. Phòng Nội vụ tổ chức hướng dẫn nghiệp
vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho các đơn vị, phòng ban và các Ủy ban nhân
dân phường trực thuộc quận.
4. Toàn thể cán bộ, công chức, viên
chức trong cơ quan có trách nhiệm tuân thủ đúng theo các quy định tại Quy chế
này.
Điều 3. Tổ chức,
nhiệm vụ của văn thư, lưu trữ cơ quan
Căn cứ khối lượng công việc, quy định
về cơ cấu tổ chức của từng cơ quan, có thể thành lập tổ hoặc bố trí người làm
văn thư, lưu trữ cơ quan. Công tác văn thư, lưu trữ cơ quan có thể bố trí nhân
sự làm chuyên trách từng công việc hoặc kiêm nhiệm các công việc thuộc lĩnh vực
văn thư, lưu trữ, cụ thể: phụ trách văn thư; phụ trách lưu trữ; phụ trách văn
thư, lưu trữ; phụ trách và theo dõi việc tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ; theo dõi
công văn đến; theo dõi công văn đi; nhân viên giao liên; phụ trách kho lưu trữ
tài liệu cơ quan...
1. Văn thư cơ quan có những nhiệm vụ
cụ thể sau:
a) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
b) Trình, chuyển giao văn bản đến cho
các đơn vị, cá nhân sau khi có ý kiến của người có thẩm quyền.
c) Giúp Chánh Văn phòng hoặc người được
giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
d) Tiếp nhận các dự thảo văn bản
trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành.
đ) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ
thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật.
e) Đăng ký, làm thủ tục phát hành,
chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
g) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc
tra cứu, sử dụng bản lưu.
h) Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng
ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ,
công chức, viên chức.
i) Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ
quan và các loại con dấu khác.
k) Áp dụng các thành tựu khoa học,
công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ cơ quan.
2. Lưu trữ cơ quan có những nhiệm vụ
cụ thể sau:
a) Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên
chức trong cơ quan lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ
hiện hành.
b) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp
lưu vào lưu trữ hiện hành.
c) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá
trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu.
d) Bảo đảm bí mật, an toàn hồ sơ, tài
liệu.
đ) Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ
sơ, tài liệu lưu trữ.
e) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện
nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định và thực hiện các thủ tục
tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Điều 4. Cán bộ
văn thư và cán bộ lưu trữ
Người được bố trí, giao nhiệm vụ làm
công tác văn thư, lưu trữ phải bảo đảm tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức,
viên chức ngành văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Điều 5. Kinh phí
cho hoạt động văn thư, lưu trữ
1. Hàng năm, thủ trưởng cơ quan có
trách nhiệm chỉ đạo việc lập dự trù kinh phí trang bị các thiết bị chuyên dùng
và tổ chức các hoạt động nghiệp vụ theo yêu cầu của công tác văn thư, lưu trữ của
cơ quan từ nguồn kinh phí được cấp thường xuyên của cơ quan hoặc từ phí khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
2. Trường hợp cần thiết, thủ trưởng
cơ quan chỉ đạo lập dự toán trình cơ quan có thẩm quyền duyệt cấp kinh phí để
thực hiện tốt nhiệm vụ văn thư, lưu trữ của cơ quan mình.
Điều 6. Bảo vệ bí
mật Nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ
1. Mọi hoạt động nghiệp vụ về văn
thư, lưu trữ của cơ quan thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo
vệ bí mật của Nhà nước và quy định tại Quy chế này.
2. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trực
thuộc có trách nhiệm quản lý văn bản độ mật: tuyệt mật, tối mật, mật. Công chức,
viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ có nhiệm vụ phải cam kết bảo vệ bí mật
cơ quan, bí mật Nhà nước theo quy định của pháp luật.
Chương II
CÔNG TÁC VĂN THƯ
Mục 1: SOẠN THẢO,
BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều 7. Hình thức
văn bản
Các loại văn bản hành chính của cơ
quan ban hành được rà soát và đúng theo quy định tại Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính
phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Điều 8. Thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản
Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản của cơ quan được thực hiện đúng theo quy định tại Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
Điều 9. Soạn thảo
văn bản
Cán bộ được giao thụ lý, giải quyết hồ sơ trực tiếp soạn thảo văn bản hành chính thông thường thuộc
phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan chịu trách nhiệm về nội dung, thể thức
văn bản. Người đứng đầu các cơ quan, đơn vị trực thuộc sau khi xem xét, điều chỉnh,
duyệt nội dung và ký nháy ngay cuối dòng nội dung của văn bản, đối với văn bản
quan trọng phải ký nháy ở cuối mỗi trang.
Đối với trường hợp các cơ quan được giao
tham mưu xây dựng văn bản quy phạm pháp luật thì việc soạn thảo văn bản quy phạm
pháp luật được thực hiện theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật hiện
hành.
Điều 10. Duyệt bản
thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
1. Bản thảo văn bản được phân công
duyệt theo quy trình:
Căn cứ tổ chức của cơ quan, quy trình
soạn thảo được quy định cụ thể theo từng bước, từ việc soạn thảo đến trình người
quản lý trực tiếp có ý kiến sửa chữa, bổ sung và trình đến cấp trên phụ trách
trực tiếp và cuối cùng là người đứng đầu cơ quan ký theo thẩm quyền (đối với
các văn bản do người đứng đầu ký). Trước khi trình người đứng đầu ký, Chánh Văn
phòng Ủy ban nhân dân quận hoặc người được phân công rà soát lại lần cuối về thể
thức và nội dung văn bản (nếu phát hiện sai sót, thì đề nghị bộ phận soạn thảo
sửa chữa lại).
2. Trường hợp các loại văn bản người
đứng đầu phân công cho cấp dưới trực tiếp phụ trách ký, thì trước khi trình cấp
dưới trực tiếp của người đứng đầu ký cần phải chuyển cho Chánh Văn phòng Ủy ban
nhân dân quận hoặc người được phân công rà soát lại lần cuối về thể thức và nội
dung văn bản, nếu phát hiện sai sót, thì đề nghị bộ phận soạn thảo sửa chữa lại.
Điều 11. Đánh
máy, nhân bản
1. Việc soạn thảo văn bản hành chính
thông thường do cán bộ, chuyên viên được giao giải quyết công việc thực hiện.
Trường hợp văn bản của lãnh đạo được dự thảo bằng bản viết tay và được giao cho bộ phận văn thư đánh máy, thì việc đánh máy
văn bản phải đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc không rõ ràng
trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt
bản thảo đó.
2. Nhân bản đúng số lượng quy định
phát hành:
a) Số lượng văn bản nhân bản để phát
hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều
nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì bộ phận soạn thảo phải có
phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở văn thư.
b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể
trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan có chức năng, thẩm
quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, giám sát, kiểm tra
liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một
đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác không thuộc phạm vi điều chỉnh và liên
quan đến nội dung của văn bản.
3. Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và
thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.
4. Việc nhân bản văn bản mật do lãnh
đạo quyết định và được thực hiện theo các quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước.
Điều 12. Kiểm
tra văn bản trước khi ký ban hành
1. Cá nhân soạn thảo văn bản phải kiểm
tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, đề xuất mức độ khẩn, đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước xác định
việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký
văn bản quyết định.
2. Chánh Văn phòng hoặc người được
phân công được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan quản lý công tác
văn thư, có trách nhiệm kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ
thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.
Điều 13. Ký văn
bản
Hình thức ký văn bản được sử dụng con
dấu của cơ quan, gồm có:
- Người đứng đầu cơ quan.
- Cấp dưới trực tiếp của người đứng đầu
được người đứng đầu cơ quan theo phân công, ủy quyền cụ thể
bằng văn bản riêng, khi đó thẩm quyền ký sẽ ghi ký thay (KT.).
- Chánh Văn phòng được người đứng đầu
cơ quan giao ký một số văn bản cụ thể bằng văn bản riêng, khi đó thẩm quyền ký
sẽ ghi thừa lệnh (TL.).
- Trường hợp người
đứng đầu đơn vị trong cơ quan được người đứng đầu cơ quan ủy quyền ký một số văn bản cụ thể bằng văn bản riêng, khi
đó thẩm quyền ký sẽ ghi thừa ủy quyền (TUQ.).
Điều 14. Bản sao
văn bản
1. Các hình thức bản sao được quy định
tại Quy chế này gồm bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục.
2. Thể thức bản sao được quy định như
sau:
Hình thức sao: Sao y bản chính hoặc
trích sao, hoặc sao lục; tên cơ quan sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh
và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan sao văn bản; nơi nhận.
3. Bản sao y bản chính, bản trích sao
và bản sao lục được thực hiện theo đúng quy định tại Quy chế này có giá trị
pháp lý như bản chính.
4. Bản sao chụp (photocopy cả dấu và
chữ ký của văn bản chính) không được thực hiện theo đúng thể thức quy định tại
khoản 2 của Điều này, chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
5. Không được sao, chụp, chuyển phát
ra ngoài cơ quan những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp những ý kiến của
lãnh đạo ghi bên lề văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.
Mục 2: QUẢN LÝ VĂN
BẢN
Điều 15. Trình tự
quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá
nhân gửi đến cơ quan (sau đây gọi chung là văn bản đến) phải được quản lý theo
trình tự sau:
1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
2. Trình, chuyển giao văn bản đến.
3. Giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Điều 16. Tiếp nhận,
đăng ký văn bản đến
1. Tất cả văn bản đến tại cơ quan đều
phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan (trừ trường hợp
có quy định khác). Tất cả các loại văn bản (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển
qua mạng và văn bản mật), đơn, thư gửi đến cơ quan được gọi chung là văn bản đến.
Văn bản đến từ mọi nguồn đều phải được
tập trung tại văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký vào chương trình quản
lý văn bản và hồ sơ của cơ quan.
2. Văn bản đến chuyển phát qua máy
Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng
trang của mỗi văn bản, v.v.... Trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời
thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách
nhiệm xem xét, giải quyết. Văn bản đến loại này cũng thuộc diện đăng ký tại văn thư, đối với bản chuyển phát qua máy Fax (loại giấy nhiệt) thì cần chụp
lại trước khi đóng dấu đến, văn bản đến chuyển phát qua mạng, trong trường hợp
cần thiết có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”, đến khi nhận được bản
chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu
“Đến”, ghi số và ngày đến (số đến và ngày đến là sổ thứ tự và ngày, tháng, năm
đăng ký bản Fax, văn bản chuyển qua mạng) và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã
nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.
3. Những văn bản do cán bộ, chuyên
viên đi họp mang về hoặc nhận trực tiếp phải được đăng ký tại văn thư trước khi
xử lý theo quy định. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn
vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
4. Văn bản đến thuộc ngày nào phải được
đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc
tiếp theo.
5. Các bì văn bản đến cán bộ văn thư
không bóc: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ
quan và các bì văn bản gửi đích danh người nhận được chuyển tiếp cho nơi nhận.
Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là
văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan thì cá nhân nhận văn bản có
trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.
6. Đối với những bì thư gửi đích danh
người đứng đầu, văn thư gửi trực tiếp đến tên người nhận hoặc người được phân
công bóc gỡ các bì thư của người đứng đầu; sau khi có ý kiến của người đứng đầu thì văn bản phải được chuyển đến văn thư để được
đăng ký và xử lý tiếp.
7. Đối với những bì thư có ký hiệu mật,
tối mật, tuyệt mật hoặc có ghi “chỉ người có tên mới được bóc bì”, văn thư chỉ
đăng ký và chuyển đến người nhận hoặc người có trách nhiệm
xử lý. Sau khi xử lý xong, các văn bản trên phải chuyển cho người được giao
trách nhiệm quản lý theo chế độ bảo quản tài liệu mật.
8. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc,
ngày lễ, ngày nghỉ, bảo vệ cơ quan có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với
người đứng đầu hoặc người được phân công để xử lý.
9. Khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư
phải kiểm tra về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu
niêm phong (nếu có) đặc biệt lưu ý đối với những bì thư có độ khẩn, mật. Văn bản
đến bị thiếu, rách, bị bóc, hoặc văn bản bên trong không đúng với số ghi ngoài
bì, nơi nhận, văn bản hỏa tốc hẹn giờ mà chuyển đến muộn hơn thời gian ghi ở
ngoài bì hoặc trường hợp phát hiện sai sót, văn thư phải kịp thời thông báo cho
nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét giải quyết, nếu cần
thiết phải lập biên bản có chữ ký xác nhận của người đưa văn bản đến.
10. Văn bản đến được đăng ký vào sổ
đăng ký văn bản đến hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính.
Điều 17. Trình,
chuyển giao văn bản đến
1. Đối với loại văn bản đến có yêu cầu
giải quyết công việc khẩn, được chuyển ngay đến người phụ trách lĩnh vực để xử
lý, sau đó chuyển lại văn thư để được đăng ký.
2. Đối với loại văn bản đến bình thường,
văn thư đăng ký và chuyển cho người phụ trách lĩnh vực để xử lý.
3. Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết,
văn thư vào sổ hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính, chuyển tiếp
theo ý kiến chỉ đạo hoặc lưu tại văn thư.
4. Việc chuyển giao văn bản phải đảm
bảo các yêu cầu về tính chính xác, giữ gìn bí mật nội dung văn bản và phải được
ghi nhận vào chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc của cơ quan (hoặc
vào sổ chuyển giao văn bản).
Điều 18. Giải
quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Người đứng đầu cơ quan có trách
nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến, cấp phó của người đứng đầu được
người đứng đầu phân công trực tiếp chỉ đạo giải quyết các
văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
2. Căn cứ nội dung văn bản đến, người
đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.
Người đứng đầu các đơn vị phân công cho chuyên viên của đơn vị mình nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc
theo quy định của cơ quan.
3. Trong công tác xử lý văn bản đến,
người đứng đầu cơ quan giao cho Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân quận hoặc người
được phân công chịu trách nhiệm thực hiện những công việc sau:
a) Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo
cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp.
b) Chuyển văn bản đến cho các đơn vị,
cá nhân giải quyết.
c) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết
văn bản đến.
4. Trường hợp văn bản đến không có
yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết không quá 15 ngày làm việc.
Điều 19. Trình tự
quản lý văn bản đi
Tất cả văn bản đi của cơ quan phát
hành phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan theo trình
tự sau:
1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ
thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản.
2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn,
mật (nếu có).
3. Đăng ký văn bản đi.
4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo
dõi việc chuyển phát văn bản đi.
5. Lưu văn bản đi.
Điều 20. Chuyển
phát văn bản đi
1. Văn bản đi phải được hoàn thành thủ
tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là
trong ngày làm việc tiếp theo.
2. Văn bản đi có thể được chuyển cho
nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh.
Điều 21. Lưu văn
bản đi
1. Mỗi văn bản đi được lưu hai bản: Bản
gốc lưu tại văn thư cơ quan, được sắp xếp theo thứ tự đăng ký, một bản chính
lưu trong hồ sơ giải quyết công việc và được chuyển giao cho bộ phận lưu trữ
theo thời hạn quy định.
2. Văn bản đi có chế độ mật được lưu
tại văn thư theo chế độ bảo vệ bí mật Nhà nước, được sắp xếp theo số thứ tự và
bảo quản trong cặp, hộp. Tuyệt đối không được mang ra khỏi cơ quan trường hợp cần
khai thác sử dụng phải được sự đồng ý của lãnh đạo.
3. Các văn bản liên ngành mà không lấy
số tại văn thư thì sau khi đóng dấu văn thư có trách nhiệm theo dõi lưu bản
chính.
4. Bản lưu những văn bản quan trọng của
cơ quan phải được in bằng giấy tốt có độ pH trung tính và
được in bằng mực bền màu.
Mục 3: LẬP HỒ SƠ
HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 22. Nội
dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Nguyên tắc:
Tất cả công chức, viên chức khi làm
việc có liên quan đến công văn, giấy tờ đều phải có trách nhiệm lập hồ sơ công
việc mình làm, đến thời hạn quy định nộp vào lưu trữ hiện hành.
2. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành:
a) Mở hồ sơ: Hàng năm, căn cứ vào
danh mục hồ sơ của đơn vị trực thuộc và thực tế công việc được giao, mỗi công
chức, viên chức chuẩn bị các bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa để quản lý
văn bản liên quan đến công việc giải quyết, ngoài bìa ghi rõ tiêu đề hồ sơ.
Trong quá trình giải quyết công việc, sẽ lần lượt đưa các văn bản hình thành có
liên quan vào bìa hồ sơ đó.
b) Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ:
- Công chức, viên chức có trách nhiệm
lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan
đến sự việc được ghi sẵn tên vào bìa hồ sơ.
- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp
xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của văn bản để chọn một
cách sắp xếp cho thích hợp.
- Kết thúc và biên mục hồ sơ: Khi
công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc, công chức, viên chức có
trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn
thiếu và loại ra văn bản trùng, thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần
để trong hồ sơ.
3. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:
- Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan hình thành hồ sơ.
- Văn bản, tài liệu được thu thập vào
hồ sơ có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của
sự việc hay trình tự giải quyết công việc.
- Văn bản trong hồ sơ có giá trị bảo
quản tương đối đồng đều.
- Sau khi giải quyết xong công việc,
hồ sơ giải quyết công việc, bộ phận văn thư có trách nhiệm kiểm tra danh mục,
thành phần hồ sơ và lưu giữ tại văn thư chờ chuyển giao lưu trữ theo quy định.
Trường hợp những hồ sơ đang trong giai đoạn góp ý, lấy ý kiến hoặc trao đổi, phối
hợp giải quyết, thì chuyên viên xử lý hồ sơ cần thể hiện
phần ghi chú trong phiếu trình để văn thư chuyển giao hồ sơ lại cho đơn vị, cá
nhân tiếp tục theo dõi, xử lý.
Công chức, viên chức phải thực hiện
nghiêm túc các quy định về công tác quản lý tài liệu tại cơ quan; tài liệu lưu
trữ phục vụ cho yêu cầu công tác của từng cá nhân phải được sắp xếp gọn gàng, khoa học, tiện cho công tác tra cứu, khai thác sử dụng theo quy định và có hiệu quả.
Điều 23. Giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
1. Trách nhiệm của các đơn vị và cá
nhân trong cơ quan
a) Các đơn vị trực thuộc và cá nhân
trong cơ quan phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ
hiện hành của cơ quan theo thời hạn được quy định tại khoản 2 Điều này.
b) Trường hợp các đơn vị hoặc cá nhân
cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi
cho lưu trữ hiện hành của cơ quan nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai
năm.
c) Cán bộ, công chức, viên chức khi
chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao lại
toàn bộ hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, đơn vị hoặc người kế nhiệm, không được giữ
hồ sơ, tài liệu của cơ quan làm của riêng hoặc mang sang cơ quan khác.
2. Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu
trữ hiện hành được quy định như sau:
a) Tài liệu hành chính, tài liệu
chuyên môn nghiệp vụ: Sau một năm kể từ năm công việc kết thúc.
b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng
dụng khoa học và công nghệ: Sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu
chính thức.
c) Tài liệu xây dựng cơ bản: Sau ba
tháng kể từ khi công trình được quyết toán.
d) Cơ sở dữ liệu, tài liệu ảnh, phim
điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: Sau ba tháng
kể từ khi công việc kết thúc.
3. Thủ tục giao nộp:
Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản
“Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “Biên bản
giao nhận tài liệu”. Các đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện
hành của cơ quan giữ mỗi loại một bản.
Điều 24. Trách
nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
1. Người đứng đầu cơ quan chỉ đạo
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân quận hoặc người được phân công chịu trách nhiệm
tham mưu lập kế hoạch hàng năm để bảo đảm triển khai thực
hiện tốt công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ của cơ quan.
2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân quận
hoặc người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ:
a) Tham mưu cho người đứng đầu trong
việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ hiện hành đối với các đơn vị thuộc cơ quan.
b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ
và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại cơ quan.
3. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị trực
thuộc chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan về việc lập hồ sơ, bảo quản
và giao nộp hồ sơ, tài liệu của cơ quan vào lưu trữ hiện hành.
4. Trách nhiệm của cán bộ, công chức,
viên chức: Lập hồ sơ công việc được phân công theo dõi, giải quyết.
5. Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ:
Cán bộ chuyên trách lưu trữ cơ quan có trách nhiệm hướng dẫn cho các đơn vị và
công chức, viên chức lập hồ sơ công việc theo đúng quy định.
Mục 4: QUẢN LÝ VÀ
SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ
Điều 25. Quản lý
và sử dụng con dấu
1. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân quận
hoặc người được phân công giúp người đứng đầu quản lý và sử dụng con dấu của cơ
quan theo đúng quy định hiện hành.
2. Cán bộ văn thư được giao nhiệm vụ
giữ và sử dụng con dấu của cơ quan; Đảng ủy; Công đoàn cơ quan và các loại dấu
khác (nếu có) theo đúng quy định.
3. Cán bộ văn thư được phân công đóng
dấu, không được mang dấu ra khỏi khu vực đóng dấu khi không có sự chỉ đạo của
lãnh đạo cơ quan.
4. Không được tự ý giao con dấu cho
người khác sử dụng khi không có chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan bằng văn bản.
Điều 26. Đóng dấu
1. Tuyệt đối không được đóng dấu khống
chỉ.
2. Không đóng dấu đối với các văn bản
ký vượt thẩm quyền, thiếu chữ ký nháy của đơn vị chuyên môn soạn thảo văn bản,
các bản sao có chữ ký không rõ ràng, lem luốc.
3. Dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ ký
về bên trái.
4. Đóng dấu lên các phụ lục kèm theo
văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu,
trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
5. Đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi
lên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng,
Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành. Trường hợp đóng dấu lên các bản hợp đồng,
biên bản, dự toán có nhiều trang, dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của
văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.
6. Đối với các tài liệu bí mật Nhà nước,
tùy theo mức độ mật phải đóng dấu độ mật: Tuyệt mật, Tối mật, Mật.
Chương III
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Mục 1: CÔNG TÁC
THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU
Điều 27. Thu thập
hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Hàng năm, lưu trữ cơ quan có trách
nhiệm:
1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài
liệu.
2. Phối hợp với các đơn vị, cá nhân
xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập.
3. Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn
bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp
lưu”.
4. Chuẩn bị các kho tàng và phương tiện
để tiếp nhận tài liệu.
5. Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập
“Biên bản giao nhận tài liệu”.
Đơn vị có hồ sơ, tài liệu giao nộp
lưu trữ có trách nhiệm lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu” theo mẫu do Cục trưởng Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn, mỗi loại hai bản, đơn vị hoặc cá nhân nộp lưu và
lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại một bản.
Điều 28. Chỉnh
lý tài liệu
1. Nguyên tắc:
a) Khi phân loại và lập hồ sơ phải
tôn trọng sự hình thành của tài liệu theo trình tự giải quyết công việc.
b) Tài liệu sau khi chỉnh lý phản ánh
được hoạt động của cơ quan.
c) Cán bộ phụ trách công tác lưu trữ
có trách nhiệm tổ chức phân loại, chỉnh lý tài liệu bảo quản tại kho lưu trữ cơ
quan.
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt
yêu cầu:
a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh.
b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ
sơ, tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn.
c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu.
d) Lập công cụ tra cứu: mục lục hồ
sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu, sử dụng tài liệu.
e) Lập danh mục xác định tài liệu hết
giá trị để làm thủ tục tiêu hủy.
Điều 29. Xác định
giá trị tài liệu
1. Việc xác định giá trị tài liệu phải
đạt được các yêu cầu sau:
a) Xác định tài liệu cần bảo quản
vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính bằng số lượng năm.
b) Xác định tài liệu hết giá trị cần
loại ra để tiêu hủy.
2. Thời hạn bảo quản tài liệu thực hiện
theo Quy định thời hạn bảo quản tài liệu do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước ban hành.
Điều 30. Hội đồng
xác định giá trị tài liệu của cơ quan
1. Khi tiến hành xác định giá trị tài
liệu, cơ quan phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng có
nhiệm vụ tư vấn cho người đứng đầu cơ quan về việc quyết định:
a) Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo
quản.
b) Danh mục tài liệu hết giá trị.
2. Thành phần của Hội đồng xác định
giá trị tài liệu gồm (thực hiện theo Công Văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước về hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị).
3. Hội đồng làm việc theo phương thức
sau đây:
a) Từng thành viên Hội đồng xem xét,
đối chiếu danh mục tài liệu hết giá trị với mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại. Kiểm
tra thực tế tài liệu (nếu cần).
b) Hội đồng thảo luận tập thể và biểu
quyết theo đa số về tài liệu dự kiến tiêu hủy. Biên bản cuộc họp có đủ chữ ký của
các thành viên trong Hội đồng và được lập thành hai bản, một bản lưu tại hồ sơ
hủy tài liệu, một bản đưa vào hồ sơ trình cấp có thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết
giá trị.
c) Thông qua biên bản, trình người đứng
đầu cơ quan quyết định.
Điều 31. Tiêu hủy
tài liệu hết giá trị
1. Nghiêm cấm các đơn vị, cá nhân tự
tiêu hủy hồ sơ, tài liệu dưới bất kỳ hình thức nào và bán tài liệu tiêu hủy ra
thị trường tự do.
2. Thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài
liệu hết giá trị
Lãnh đạo cơ quan quyết định tiêu hủy
tài liệu hết giá trị bảo quản tại lưu trữ cơ quan sau khi có ý kiến thẩm định đề
xuất bằng văn bản của Hội đồng xác định giá trị tài liệu
và ý kiến bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền. Khi tiêu hủy phải hủy hết
thông tin trên tài liệu.
3. Hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị,
bao gồm:
a) Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu
hết giá trị.
b) Danh mục tài liệu hết giá trị kèm
theo bản thuyết minh.
c) Quyết định thành lập Hội đồng xác
định giá trị tài liệu.
d) Biên bản họp Hội đồng xác định giá
trị.
đ) Văn bản của cấp có thẩm quyền về
việc thẩm tra tài liệu hết giá trị.
e) Quyết định của người có thẩm quyền
cho phép tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
g) Biên bản về việc tiêu hủy tài liệu
hết giá trị và các tài liệu liên quan khác.
4. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị
được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và
các quy định pháp luật hiện hành có liên quan.
Điều 32. Nộp lưu
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử (trường hợp cơ quan thuộc diện nộp lưu vào
lưu trữ lịch sử)
1. Trách nhiệm của cơ quan nộp tài liệu
vào Lưu trữ lịch sử:
a) Giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch
sử theo đúng thời hạn quy định.
Trường hợp muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu
đã đến thời hạn giao nộp phải được sự đồng ý bằng văn bản của lãnh đạo cơ quan.
b) Giao nộp tài liệu trên cơ sở hồ sơ
hoặc đơn vị bảo quản được thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
c) Giao nộp đầy đủ hộp, cặp và công cụ
tra cứu kèm theo.
d) Vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp.
2. Trách nhiệm của Lưu trữ lịch sử:
a) Lập kế hoạch thu thập tài liệu.
b) Phối hợp với lưu trữ hiện hành lựa
chọn tài liệu cần thu thập.
c) Hướng dẫn lưu trữ hiện hành chuẩn
bị tài liệu giao nộp.
d) Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện
để tiếp nhận tài liệu.
đ) Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập
“Biên bản giao nhận tài liệu”.
“Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và
“Biên bản giao nhận tài liệu” được lập thành hai bản theo mẫu thống nhất do Cục
trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn. Lưu trữ của cơ quan và Lưu trữ
lịch sử giữ mỗi loại một bản.
3. Thành phần và thời hạn giao nộp
tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước.
Mục 2: THỐNG KÊ,
BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN
Điều 33. Thống
kê tài liệu lưu trữ
1. Đối tượng thống kê lưu trữ bao
gồm: Thống kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản
tài liệu lưu trữ và cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ.
2. Thống kê lưu trữ được thực hiện theo
chế độ định kỳ. Số liệu thống kê lưu trữ định kỳ hàng năm được tính từ 0 giờ
ngày 01 tháng 01 đến 24 giờ ngày 31 tháng 12.
3. Báo cáo thống kê được thực hiện
theo quy định của Bộ Nội vụ về chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn
thư, lưu trữ.
Điều 34. Bảo quản
tài liệu lưu trữ
1. Nguyên tắc:
a) Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp
lưu hoặc không thuộc diện nộp lưu trữ hiện hành do các công chức, viên chức các
đơn vị bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu đó.
b) Hồ sơ, tài liệu lưu trữ tập trung
bảo quản trong kho lưu trữ của cơ quan. Kho lưu trữ được
trang bị đầy đủ các trang thiết bị, phương tiện cần thiết
theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu.
2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân quận
hoặc người được phân công có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo cơ quan chỉ đạo
và tổ chức thực hiện các quy trình về bảo quản tài liệu lưu trữ:
a) Xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ
theo đúng tiêu chuẩn quy định.
b) Thực hiện các biện pháp phòng, chống
cháy, nổ; phòng, chống thiên tai; phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và
tài liệu lưu trữ.
c) Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ
thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ.
d) Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng
phù hợp tài liệu lưu trữ.
đ) Thực hiện các biện pháp phòng, chống
côn trùng, nấm mốc, khử a-xít và các tác nhân khác gây hư hỏng tài liệu; thường
xuyên tổ chức vệ sinh kho tàng theo định kỳ.
e) Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị
hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng.
g) Thực hiện chế độ bảo hiểm tài liệu
lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm.
3. Công chức, viên chức phụ trách
công tác lưu trữ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm có trách nhiệm:
a) Thực hiện đúng các quy định của
Nhà nước và của cơ quan về bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu và kho lưu trữ.
b) Bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu
lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ
thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra
cứu.
c) Thường xuyên kiểm tra tình hình
tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu, trên cơ sở đó
có kế hoạch bảo quản và tu bổ phục chế.
4. Áp dụng theo tiêu chuẩn các loại
kho lưu trữ do Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định.
5. Kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ
được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Mục 3: TỔ CHỨC SỬ
DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN
Điều 35. Đối tượng
và thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Đối tượng được phép khai thác sử dụng
tài liệu lưu trữ hiện hành:
- Cán bộ, công chức, viên chức trong
và ngoài cơ quan đến nghiên cứu và sử dụng tài liệu lưu trữ để thực hiện nhiệm
vụ được giao.
- Cá nhân đến sử dụng tài liệu phục vụ
cho nhu cầu của mình.
- Người nước ngoài đến nghiên cứu tài
liệu.
2. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ hiện hành:
- Các đối tượng là người thuộc cơ
quan phải có ý kiến của lãnh đạo cho phép được nghiên cứu, sử dụng những tài liệu
có liên quan.
- Các đối tượng không phải là người
thuộc cơ quan khi đến nghiên cứu tài liệu lưu trữ phải có giấy giới thiệu của
cơ quan quản lý. Nếu là công dân Việt Nam thì phải có chứng
minh nhân dân, đơn xin trích lục bản chính ghi rõ mục đích khai thác đồng thời
nêu lý do mất và người yêu cầu trích lục phải là người có tên trong văn bản cần
trích lục hoặc giấy ủy quyền của người có liên quan. Đơn xin trích lục và giấy ủy
quyền đều phải có xác nhận của chính quyền nơi cư trú.
- Đối tượng là người nước ngoài đến
nghiên cứu tài liệu lưu trữ phải có hộ chiếu và ý kiến phê duyệt của lãnh đạo.
- Tất cả các đối tượng đến nghiên cứu
tài liệu phải ghi vào phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu.
Điều 36. Các
hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Cán bộ phụ trách công tác lưu trữ
phải lập các sổ nhập, xuất tài liệu, sổ đăng ký mục lục hồ sơ và sổ đăng ký độc giả theo đúng quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu.
2. Mượn tài liệu nghiên cứu tại chỗ:
Sau khi nghiên cứu văn bản xong, người khai thác phải trả đầy đủ tài liệu mượn
và ký trả hồ sơ, tài liệu vào sổ theo dõi mượn tài liệu. Cán bộ phụ trách công
tác lưu trữ phải giám sát trong quá trình mượn và kiểm tra tài liệu sau khi
hoàn trả.
3. Mượn tài liệu về nơi làm việc: Trường
hợp đặc biệt do nhu cầu công tác công chức, viên chức thuộc cơ quan cần sử dụng
hồ sơ, tài liệu ở ngoài kho phải được Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân quận hoặc
người được phân công đồng ý. Người mượn tài liệu phải chịu trách nhiệm bảo quản
an toàn tài liệu và trả đúng hạn.
4. Sao, chụp tài liệu lưu trữ: Người
đến khai thác cần sao chụp tài liệu phải thực hiện đầy đủ thủ tục khai thác và
có giấy xin sao chụp tài liệu, đồng thời phải được sự đồng ý của người có thẩm
quyền mới được phép sao chụp. Việc sao chụp tài liệu lưu trữ phải do cán bộ lưu
trữ thực hiện. Đối với tài liệu mật được thực hiện theo quy chế bảo vệ bí mật
Nhà nước.
5. Đơn vị, cá nhân khi sử dụng tài liệu
lưu trữ phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về bảo mật thông tin và phải
giữ gìn bảo đảm an toàn tài liệu.
Điều 37. Thẩm
quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Thẩm quyền quyết định việc cho phép
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại cơ quan như sau:
1. Người đứng đầu, cấp phó của người
đứng đầu cho phép việc sử dụng bản chính các tài liệu lưu trữ đối với các tổ chức,
cá nhân nước ngoài hoặc có yếu tố nước ngoài; cho phép sử
dụng tài liệu lưu trữ loại mật.
2. Chánh, Phó Chánh Văn phòng Ủy ban
nhân dân quận hoặc người có trách nhiệm cho phép việc sử dụng bản sao, bản điện
tử các tài liệu lưu trữ đối với công chức, viên chức thuộc
cơ quan, đơn vị và cá nhân có nhu cầu chính đáng.
3. Cán bộ phụ trách lưu trữ cơ quan
chỉ cho phép sử dụng tài liệu khi được sự đồng ý của người có thẩm quyền.
4. Việc sao chụp tài liệu lưu trữ phải
được ý kiến phê duyệt của lãnh đạo.
Điều 38. Quản lý
việc sử dụng tài liệu lưu trữ
Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ được quản lý bằng các công cụ sau:
1. Chương trình phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ.
2. Sổ giao nhận tài liệu.
Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 39. Khen
thưởng và xử lý vi phạm
1. Việc thực hiện các nội dung của
Quy chế này là một trong những tiêu chí để bình xét thi đua, khen thưởng đối với tập thể các đơn vị và cá nhân công chức, viên chức, là cơ sở
đánh giá, nhận xét, phân loại công chức, viên chức; xem xét nâng bậc lương,
nâng ngạch công chức, viên chức.
2. Công chức, viên chức vi phạm các
quy định tại Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm phải chịu các
hình thức kỷ luật áp dụng theo quy định của pháp luật về xử lý kỷ luật đối với
cán bộ, công chức, viên chức hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của
pháp luật.
3. Trường hợp công chức, viên chức vi
phạm các quy định tại Quy chế này mà gây thiệt hại vật chất cho cơ quan phải bồi
thường thiệt hại theo quy định của pháp luật hiện hành về trách nhiệm vật chất
đối với cán bộ, công chức, viên chức.
Điều 40. Khiếu nại,
tố cáo
1. Các đơn vị, công chức, viên chức
có quyền khiếu nại, tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật về công tác
văn thư, lưu trữ đối với cơ quan mình.
2. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo
trong công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về
khiếu nại, tố cáo.
Điều 41. Tổ chức
thực hiện
1. Thủ trưởng các cơ quan có trách
nhiệm phổ biến, triển khai thực hiện Quy chế này đến toàn thể cán bộ, công chức,
viên chức trong phạm vi quản lý.
2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân quận
hoặc người được phân công có trách nhiệm đôn đốc, theo dõi việc thực hiện Quy
chế này.
3. Trong quá trình thực hiện, nếu
phát sinh vướng mắc, cần điều chỉnh, bổ sung, Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân
quận hoặc người được phân công đề nghị lãnh đạo cơ quan sửa đổi, bổ sung Quy chế
này phù hợp tình hình thực tế./.